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1 Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld Auftaktveranstaltung zur ERP-Einführung Bielefeld, 22.04.2009

Auftaktveranstaltung zur ERP-Einführung · IT / SAP Basis & Berechtigungen Lenkungsausschuss Change Management. Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld Folie

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1

Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

Auftaktveranstaltung zur ERP-Einführung

Bielefeld, 22.04.2009

Folie Nr. 2Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

� Einleitung

� Auftrag und Zielsetzung

� Projektorganisation und –steuerung

� Planung und Durchführung des Projekts

� Grundlagen für die gemeinsame Projektarbeit

� Ausblick: Nächste Schritte

Agenda

Folie Nr. 3Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

� Einleitung

� Auftrag und Zielsetzung

� Projektorganisation und –steuerung

� Planung und Durchführung des Projekts

� Grundlagen für die gemeinsame Projektarbeit

� Ausblick: Nächste Schritte

Agenda

Folie Nr. 4Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

Einleitung

� Auslöser für die Einrichtung der Projektgruppe in 2008: Veränderte Rahmenbedingungen und politische Vorgaben (Land NRW, EU, HIS)

� Projekthistorie – Was ist bisher geschehen?

� Erarbeitung eines Eckpunktepapiers – Festlegung der wesentlichen Zielkategorien

� Aufnahme der Ist-Prozesse in den Bereichen Rechnungswesen (inklusive finanzrelevanter Personalprozesse) und Beschaffung

� Modellierung der Soll-Prozesse in den oben genannten Bereichen unter der Maßgabe der Einführung des Kaufmännischen Rechnungswesens

� Erstellung einer Ausschreibung „Integrierte Finanzsoftware“

� Erteilung des Zuschlags an die IBM zur Implementierung der neuen Prozesse mit der Software SAP

� IBM: Implementierung der Software SAP (IBM Hochschulmaster)

� IDS Scheer: Begleitung des Projektes mit den Themen Prozessmanagement, Change Management und Qualitätssicherung

Folie Nr. 5Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

� Einleitung

� Auftrag und Zielsetzung

� Projektorganisation und –steuerung

� Planung und Durchführung des Projekts

� Grundlagen für die gemeinsame Projektarbeit

� Ausblick: Nächste Schritte

Agenda

Folie Nr. 6Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

Überblick Gesamtprojekt

Einführung kaufm. RechnungswesenEinführung kaufm. RechnungswesenSollkonzeption Prozesse kaufm. RechnungswesenSollkonzeption Prozesse kaufm. Rechnungswesen

(Re-) OrganisationBeschaffung (Konzept)

(Re-) OrganisationBeschaffung (Konzept)

Einführung BeschaffungsprozesseEinführung BeschaffungsprozesseStrategie-Workshop Beschaffung

Einführung DMS / WF-ProzesseEinführung DMS / WF-ProzesseStrategie-Workshop DMS / WF

(Re-) OrganisationReWe (Konzept)

(Re-) OrganisationReWe (Konzept)

2008 2009

Auswahl IT-Lösung Beschaffung

Auswahl IT-Lösung Beschaffung

QualifizierungQualifizierung

Definition CM-Strategie

Definition CM-Strategie

Planung der VeränderungPlanung der Veränderung

Realisierung der Veränderung

Realisierung der Veränderung

Verankerung der Veränderung

Verankerung der Veränderung Change

Management

Dokumenten- / Workflow-

management

Beschaffung

Kaufm. Rechnungswesen

ProjektmanagementProjektmanagement Projekt-management

Auswahl IT-Lösung DMS / WF

Auswahl IT-Lösung DMS / WF

Initialisierung CM

Initialisierung CM

Einführung HCM-ProzesseEinführung HCM-ProzesseSollkonzeption HCM-Prozesse

Sollkonzeption HCM-Prozesse PersonalStrategie-Workshop

HCM

Sollkonzeption DMS- / WF-Prozesse im Finanzbereich

Sollkonzeption DMS- / WF-Prozesse im Finanzbereich

Sollkonzeption Beschaffungsprozesse

Sollkonzeption Beschaffungsprozesse

Auswahl ERP-Software ReWe, ProjektvorbereitungAuswahl ERP-Software

ReWe, Projektvorbereitung

Folie Nr. 7Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

Auftrag und Zielsetzung

� Prozessorientierte Einführung einer integrierten ERP-Lösung zum 01.01.2010

� Kaufmännisches Rechnungswesen

� Finanz- und Anlagenbuchhaltung (inkl. Erstellung Eröffnungsbilanz zum 01.01.2010)

� Kosten- und Leistungsrechnung, Drittmittelmanagement

� Personalkostenübernahme

� Beschaffung

� Einkauf / Beschaffung

� Webbasierte Katalogbeschaffung

� Personal

� Personalkostenplanung und /-prognose

� Organisationsmanagement / Personaladministration

� DMS / WF-gestützte elektronische Rechnungsbearbeitung

� Change Management als elementarer Bestandteil des Projektvorgehens

Folie Nr. 8Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

Auftrag und Zielsetzung

� Ablösung der bisherigen DV-Verfahren durch Einführung der integrierten Standardsoftware SAP Enterprise Ressource Planning (ERP) 6.0

� Einsatz des IBM-Hochschulmasters

MasterplanPraxiserprobtes Einführungskonzept IBM Ascendant

Technische AusprägungBerechtigungswesen, Altdatenübernahmen, Schnittstellen

Fachliche Ausprägung Hochschulspezifische Prozesse des Rechnungs-wesens und der Logistik

Organisatorische AusprägungHochschulspezifisches Wissen insb. über Umstellung der Kameralistik auf ein im Verbund geführtes Rechnungswesen

Systemtechnische BasisinfrastrukturStabile und integrierte IT-Architektur

� gebündeltes Branchenwissen

� erprobte Standardsoftware

� schnelle Einarbeitung des Projektteams

� zeitnahe Bereitstellung eines Prototypen

� vereinfachtes Customizing

� unmittelbar umsetzbare Lösungsansätze

� planmäßige und sichere Umsetzung

� flexible Anpassungs- und funktionale

Erweiterungsmöglichkeiten

tech

nisc

he

Aus

präg

ung

fach

liche

Aus

präg

ung

orga

nisa

tor.

Aus

präg

ung

systemtechnische Basisinfrastruktur

Masterplan

Folie Nr. 9Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

Prozessorientierte Vorgehensweise

� Sollprozesse dienen als Grundlage und fachlicher Rahmen für die ERP-Implementierung

� Konzeption:

� Delta-Analyse: Bestätigung / Erweiterung der bestehenden Sollprozesse

� Prozessorienterte Fachkonzeption derUmsetzung im IBM-Hochschulmaster

� Realisierung & Test

� Umsetzung der Sollprozesse im SAP ERP-System mit Ergänzung der „Lücken“ durch Alternativen des IBM Hochschulmasters

� Aufbau prozessorientierter Testfälle im SAP Solution Manager

� Schulung

� Konzeption und Umsetzung prozessorientierter SAP-Anwenderschulungen

Finanz- undRechnungswesen

Stammdatenpflege

Hauptbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Berichtswesen

Debitorenbuchhaltung

Kreditorenbuchhaltung

AbschlussarbeitenBankbuchhaltung

StammdatenpflegeKosten- und

Leistungsrechnung

PlanungKosten- und Leistungs-rechnung

Ist-Buchungen Kosten-und Leistungsrechnung

Periodische ArbeitenKosten- und Leistungs-

rechnung

BerichtswesenKosten- und Leistungs-

rechnung

Drittmittel-management

Personalwesen FacilityManagement

Stammdatenpflege

Hauptbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Berichtswesen

Debitorenbuchhaltung

Kreditorenbuchhaltung

AbschlussarbeitenBankbuchhaltung

StammdatenpflegeKosten- und

Leistungsrechnung

PlanungKosten- und Leistungs-rechnung

Ist-Buchungen Kosten-und Leistungsrechnung

Periodische ArbeitenKosten- und Leistungs-

rechnung

BerichtswesenKosten- und Leistungs-

rechnung

Kosten- und Leistungsrechnung

Beschaffung

Hochschulsteuerung(Strategische & operative)

Offene Postenfür Zahlungvorhanden

Offene Posten ermitteln

Bankbuchhalter/-in

Offene Postenermittelt

ERP-ModulBank-

buchhal tung

Zahlungenvorschlagen

Bankbuchhalter/-inERP-Modul

Bank-buchhal tung

Zahlungs-vorschlagsliste

erstellt

Vorschlagslisteüberprüfen

ERP-ModulBank-

buchhal tungBankbuchhalter/-in

Vorschlagslisteüberprüft

Zahlprogrammstarten

ERP-ModulBank-

buchhal tung

Leiter/-inUniversi tätskasse

Zahlprogrammgestartet

Auszahlungs-datei

erstellen

Leiter/-inUniversi tätskasse

Auszahlungs-dateien

Dateitransferriert

Dateifreigeben

Leiter/-inUniversi tätskasse

Datei anKreditinstitutetransferriert

Auszahlungs-dateien

Zahlsperreist gesetzt

Beleg prüfen und Zahlsperre aufheben

Bankbuchhalter/-in

Zahls perre istaufgehoben

Belege mit Zahlsperre

Kredi torischeRechnung ist

gebucht

Kreditorenrechnungbearbeiten

ERP-ModulKreditoren-

buchhal tung

Zahlungsaviserstellt

Ausnahmel isteerstellt

Zahlsperresetzen

Personenkontogesperrt

Beleggesperrt

Bankbuchhalter/-inERP-ModulKreditoren-buchhaltung

DTA-Begleitzettelund Zahlungsbegleitliste

erstellt

Rechnungen per Zahllauf auszahlenStatus: In Bearbeitung

letzte Änderung: 30.05.08 17:57:31letzter Bearbeiter: daleStatus: In Bearbeitung

letzte Änderung: 30.05.08 17:57:31letzter Bearbeiter: daleStatus: In Bearbeitung

letzte Änderung: 30.05.08 17:57:31letzter Bearbeiter: dale

Anzahlungist erfolgt

Kredi torische Anzahlung (Vorauszahlung an Lieferant)

bearbeiten

Personalkosten an LBV erstatten

Folie Nr. 10Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

Vorgehensmodell Change Management

Folie Nr. 11Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

� Einleitung

� Auftrag und Zielsetzung

� Projektorganisation und –steuerung

� Planung und Durchführung des Projekts

� Grundlagen für die gemeinsame Projektarbeit

� Ausblick: Nächste Schritte

Agenda

Folie Nr. 12Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

Das IBM-Team

Matthias SchwarteAssociate Partner

Gesamtverantwortung IBM

Dr. Jörg DiehlSenior Managing ConsultantGesamtprojektleiter

Bernd NiemeyerConsultant

Finanzwesen/ Beschaffungswesen

Nicole MeissnerConsultant

Finanzwesen

Bahram MaghsoudiSenior Managing Consultant

TPL Haushalts- u. Rechnungswesen

Matthias ReiterManaging Consultant

Technologie/ Basis

Ottmar KöhlerSenior Managing Consultant

Personalwesen

Stefan KusaySenior Consultant

Kosten- und Leistungsrechnung

Dr. Anne Müller-OstenSenior Consultant

Qualifizierung und Qualitätssicherung

Andrea SchröerSenior Consultant

Personalwesen

Jurek GörbigApplikationsentwickler

Programmierung

Stephan MautnerSenior Consultant

Beschaffungswesen/ Technologie

Folie Nr. 13Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

Das IDS-Team

� Mitglieder Lenkungsausschuss und Gesamtprojektleitung

� Teilprojektleitungen

� Expertenpool Prozessmanagement & Qualitätssicherung

Dr. Carsten WittKaufm. Verantwortlicher IDS Lenkungsausschuss

Dirk SchossigGesamtprojektleitungProzess-Experte KLR, Berichtswesen

Katja LangeTPL ProzessmanagementARIS-Expertin

Volker SchwarzTPL Change Management

Prozess-Experte Personal

David LehmkuhlProzess-Experte Drittmittelmanagement

Ben LeschProzess-Experte Personal,ARIS-Experte

Heiko SchönfeldProzess-Experte Beschaffung

Frank JacobProzess-Experte Jahresabschluss & Bilanzierung

Folie Nr. 14Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

Organisation des Gesamtprojektes „Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld“

Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration)

Berichtswesen

Prozess-management

Rechnungswesen

Finanzbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung & Inventur

KLR & Drittmittel

Zahlungsverkehr

IT / SAP Basis & Berechtigungen

Lenkungsausschuss

Change Management

Folie Nr. 15Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

ProjektorganisationLenkungsausschuss, Projektleitung, TP Integrationsmanagement

Gesamtprojektleitung

� Herr Spiekermann (Projektleiter), Frau Frevert, Herr Klapper, Herr Vogel (erweiterte Projektleitung)

� Herr Dr. Diehl (IBM), Herr Schossig (IDS)

Lenkungsausschuss

� Professor König, Professor Kummert, Herr Simm, Herr Klapper, Herr Spiekermann, Frau Bzydk

� Herr Schwarte (IBM), Herr Dr. Witt (IDS)

Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration)

Berichtswesen

Prozess-management

Rechnungswesen

Finanzbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung & Inventur

KLR & Dri ttmittel

Zahlungsver kehr

IT / SAP Basis & Berechtigungen

Lenkungsausschuss

Change Management

Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration)

Berichtswesen

Prozess-management

Rechnungswesen

Finanzbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung & Inventur

KLR & Dri ttmittel

Zahlungsver kehr

IT / SAP Basis & Berechtigungen

Lenkungsausschuss

Change Management

Teilprojekt Integrationsmanagement

� Herr Spiekermann, Kreienkamp, Tillmann [Klapper] (-> SAP / IT), Frau Frevert (-> Prozesse))

� Herr Maghsoudi (IBM), Herr Schossig (IDS)

Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration)

Berichtswesen

Prozess-management

Rechnungswesen

Finanzbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung & Inventur

KLR & Dri ttmittel

Zahlungsver kehr

IT / SAP Basis & Berechtigungen

Lenkungsausschuss

Change Management

Folie Nr. 16Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

ProjektorganisationTeilprojekt Kaufmännisches Rechnungswesen

� Das Teilprojekt „Kaufmännisches Rechnungswesen“besteht aus 4 Arbeitsgruppen

� Finanzbuchhaltung� Anlagenbuchhaltung & Inventur� KLR & Drittmittel � Zahlungsverkehr

� Teilprojektleitung� Herr Spiekermann (TP-Leitung Bielefeld)� Herr Maghsoudi (TP-Leitung IBM)

� AG KLR & Drittmittel

� AGL UBI Herr Wohlgemuth / Frau Faltz� AGL IBM: Herr Maghsoudi, Herr Kusay

� AG Zahlungsverkehr � AGL UBI: Herr Bastel� AGL IBM: Herr Maghsoudi, Frau Meissner,

Herr Niemeyer

Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration)

Berichtswesen

Prozess-management

Rechnungswesen

Finanzbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung & Inventur

KLR & Dri ttmittel

Zahlungsver kehr

IT / SAP Basis & Berechtigungen

Lenkungsausschuss

Change Management

� AG Finanzbuchhaltung� AGL UBI: Frau Bangert� AGL IBM: Herr Maghsoudi, Frau Meissner,

Herr Niemeyer

� AG Anlagenbuchhaltung & Inventur � AGL UBI: Herr Weißelbaum� AGL IBM: Herr Maghsoudi, Frau Meissner,

Herr Niemeyer

Folie Nr. 17Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

ProjektorganisationTP Beschaffung, TP Personal, TP Berichtswesen

Teilprojekt Beschaffung

� Herr Pollhans (TP-Leitung UBI)� Herr Dr. Diehl (TP-Leitung IBM), Herr Niemeyer (TP-Mitglied

IBM), Herr Mautner (TP-Mitglied IBM)

Teilprojekt Personal

� Herr Burhenne (TP-Leitung UBI) � Herr Köhler (TP-Leitung IBM), Frau Schröer (TP-Mitglied IBM)� Herr Schwarz, Herr Lesch (Prozessexperten IDS für

Sollkonzeption Personalprozesse)

Teilprojekt Berichtswesen

� Herr Spiekermann (TP-Leitung UBI), Zuarbeit durch TP-Leitungen ReWe, Beschaffung, Personal

� Herr Maghsoudi (IBM)

Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration)

Berichtswesen

Beschaffung

Prozess-management

Rechnungswesen

Finanzbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung & Inventur

KLR & Dri ttmittel

Zahlungsver kehr

IT / SAP Basis & Berechtigungen

Lenkungsausschuss

Change Management

Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration)

Berichtswesen

Personal

Beschaffung

Prozess-management

Rechnungswesen

Finanzbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung & Inventur

KLR & Dri ttmittel

Zahlungsver kehr

IT / SAP Basis & Berechtigungen

Lenkungsausschuss

Change Management

Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration)

Berichtswesen

Personal

Beschaffung

Prozess-management

Rechnungswesen

Finanzbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung & Inventur

KLR & Dri ttmittel

Zahlungsver kehr

IT / SAP Basis & Berechtigungen

Lenkungsausschuss

Change Management

Folie Nr. 18Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

ProjektorganisationTP Prozessmanagement, TP IT-/SAP-Basis, Berechtigungen

Teilprojekt Prozessmanagement

� Frau Frevert (TP-Leitung UBI), Frau Lange (TP-Leitung IDS)� Expertenpool IDS Prozessmanagement & QS

� Beschaffung (Heiko Schönfeld, Andreas Schondorff)� Personal (Volker Schwarz, Ben Lesch)� Kaufm. Rechnungswesen (Frank Jacob, Thomas Schoop)� KLR & Berichtswesen (Dirk Schossig), � Drittmittel (David Lehmkuhl)� Dokumenten- und Workflowmanagement (Michael Klika)

Teilprojekt IT- / SAP-Basis, Berechtigungen

� Herr Klapper (TP-Leitung UBI)� Herr Reiter (TP-Leitung IBM), Herr Mautner (TP-Mitglied IBM)

Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration)

Berichtswesen

Beschaffung

Prozess-management

Rechnungswesen

Finanzbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung & Inventur

KLR & Dri ttmittel

Zahlungsver kehr

IT / SAP Basis & Berechtigungen

Lenkungsausschuss

Change Management

Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration)

Berichtswesen

Personal

Beschaffung

Prozess-management

Rechnungswesen

Finanzbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung & Inventur

KLR & Dri ttmittel

Zahlungsver kehr

IT / SAP Basis & Berechtigungen

Lenkungsausschuss

Change Management

Teilprojekt Change Management

� Frau Frevert (TP-Leitung UBI)� Herr Schwarz (TP-Leitung IDS), SAP-bezogene

Qualifizierung: Frau Dr. Müller-Osten (IBM)

Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration)

Berichtswesen

Beschaffung

Prozess-management

Rechnungswesen

Finanzbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung & Inventur

KLR & Dri ttmittel

Zahlungsver kehr

IT / SAP Basis & Berechtigungen

Lenkungsausschuss

Change Management

Folie Nr. 19Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

Überblick Projektgremien und Abstimmrunden

� Statusrunde Gesamtprojekt

� Regelmäßige Statusrunde (alle 3-4 Wochen, nach Bedarf / Projektphase)

� Projektleitung, TP-Leitungen intern

� Integrationsrunde

� Regelmäßige Statusrunde an demselben Tag wie Statusrunde Gesamtprojekt (nur TP Integrationsmanagement)

� Dritte wie z.B. TP-Leitungen (extern / intern) oder Prozess-Experten nach Bedarf

� Teilprojekte / Arbeitsgruppen

� Keine gesonderten Statusrunden, sondern fortlaufende Abstimmung Im Rahmen der Projektarbeit

� TP-Leiter (extern / intern) erstellen gemeinsam Statusbericht, der dann vom TP intern in Statusrunde Gesamtprojekt vorgestellt wird

Folie Nr. 20Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

� Einleitung

� Auftrag und Zielsetzung

� Projektorganisation und –steuerung

� Planung und Durchführung des Projekts

� Grundlagen für die gemeinsame Projektarbeit

� Ausblick: Nächste Schritte

Agenda

Folie Nr. 21Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

SAP – Marktführer für kaufmännische Systeme

� SAP wurde 1972 in Weinheim/ Baden gegründet. Heute ansässig in Walldorf/ Baden

� ERP-Geschichte� 1981 SAP R/2

� 1993 SAP R/3

� 2005 SAP ERP 6.0

� Kennzahlen� ca. 51.500 Beschäftigte weltweit (2008)

� 11,7 Milliarden Euro Umsatz (2008) � viertgrößte Softwarefirma der Welt.

� über 30.000 Installationen weltweit mit mehr als 12 Mio. Lizenzen

� über 50 Forschungseinrichtungen und Hochschulen in Deutschland arbeiten im SAP

� Softwarekomponenten in ERP� SAP ERP besteht aus mehr als 25 Hauptkompenten (z.B. Finanzwesen,

Materialwirtschaft, Controlling, Instandhaltung, Personalabrechnung)

� Branchenlösungen

� Webbasierte Anwendungen

Folie Nr. 22Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

SAP – Die Lösung für die Universität Bielefeld

PSProjekt-system

PSProjekt-system

SRMBestelltool

SRMBestelltool

COControlling

COControlling

MMMaterial-wirtschaft

MMMaterial-wirtschaft

FIFinanzen

FIFinanzen

HRPersonal

HRPersonal

Folie Nr. 23Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

Ascendant – IBM Ansatz zur SAP-Einführung

Projektsteuerung

Anforderungen

Organisation

Anwendung

Architektur

Betrieb

Dom

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IBM

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B –

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Wei

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SAP AG for AcceleratedSAP

Ascendant SAP Project Lifecycle

Folie Nr. 24Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

Der IBM-Hochschulmaster

MasterplanPraxiserprobtes Einführungskonzept IBM Ascendant

Technische AusprägungBerechtigungswesen, Altdatenübernahmen, Schnittstellen

Fachliche Ausprägung Hochschulspezifische Prozesse des Rechnungs-wesens und der Logistik

Organisatorische AusprägungHochschulspezifisches Wissen insb. über Umstellung der Kameralistik auf ein im Verbund geführtes Rechnungswesen

Systemtechnische BasisinfrastrukturStabile und integrierte IT-Architektur

� gebündeltes Branchenwissen

� erprobte Standardsoftware

� schnelle Einarbeitung des Projektteams

� zeitnahe Bereitstellung eines

Prototypen

� vereinfachtes Customizing

� unmittelbar umsetzbare

Lösungsansätze

� planmäßige und sichere Umsetzung

� flexible Anpassungs- und funktionale

Erweiterungsmöglichkeiten

tech

nisc

he

Aus

präg

ung

fach

liche

Aus

präg

ung

orga

nisa

tor.

Aus

präg

ung

systemtechnische Basisinfrastruktur

Masterplan

Folie Nr. 25Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

Fünf Phasen bis zum Produktivbetrieb

Initialisierung Konzeption Realisierung Prod.-vorbereitung

Produktiv-setzung

Grobe Übersicht der Aktivitäten

04/09 04/09 – 07/09 07/09 – 11/09 10/09 – 12/09 01/10

�Initiale Projektplanung

�Aufnahme der technischenAnforderungen

�Durchführungder Auftakt-veranstaltung

�Delta-Analyse Sollprozesse

�Festlegung derOrganisationsstruktur

�Durchführung fachliche Workshops

�Entwicklung der fachlichen Konzeption

�Entwicklung Qualifizierungskonzept

�Aufbau Q-System

�Umsetzungder System-konfiguration

�Fortschreiben der Sollprozesse

�Durchführung der Systemtests

�Berechtigungen/ Rollen

�Sicherstellungdes System-betriebs

�Datenübernahme

�Qualifizierung derEndanwender

�Vorbereitung desProduktivbetriebs

�Produktivsetzung

�Stabilisierungdes Produktiv-betriebs

�Unterstützungbei Sonder-tätigkeiten

�Anlaufbetreuung

Folie Nr. 26Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

Projektplan

April2009

November 2007

Dezember2007

Juli2009

August2009

September2009

Oktober2009

November2009

Mai 2009

Juni2009

Dezember2009

Januar2010

22.4.2009Projekt Kick Off

Konzeption23.4.-15.7.09

Realisierung1.7.-30.9.09

Tests5.10.-6.11.09

Schulungen9.11.-18.12.09

Produktivvorbereitung15.10.-23.12.09

Betreuung1.-31.1.10

Produktivstart01.1.2010

Folie Nr. 27Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

� Einleitung

� Auftrag und Zielsetzung

� Projektorganisation und –steuerung

� Planung und Durchführung des Projekts

� Grundlagen für die gemeinsame Projektarbeit

� Ausblick: Nächste Schritte

Agenda

Folie Nr. 28Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

Projektorganisation – Statusbericht� Die Statusberichte sind 14-tägig

durch die Teilprojektleiter zuerstellen.

� In den Statusberichten werden diewesentlichen projektrelevantenAktivitäten und Ergebnisseaufgeführt.

� Zudem werden etwaige Gefahrenund Probleme des Projekteshinsichtlich der Kategorien

� Projektziele

� Projektplan und

� Projektarbeit

dokumentiert, adressiert und bewertet.

Statusberichte

Folie Nr. 29Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

Gemeinsame Nutzung des Projektlaufwerks

Workshop-Materialien

Informationen zumSystemaufbau

Schulungs-Unterlagen

Kontakte Termin-Kalender

Kontakt-Liste

12

VKC

Die gesamte Projektdoku-mentation wird im web-basierten VKC geführt.

Die Informationsversorgungist eine Holschuld aller Teammitglieder!

� Nutzung eines gemeinsamen Projektlaufwerks

� Ablage sämtlicher projektrelevanter Dokumente wie z.B. Fachkonzepte, Workshop-Unterlagen, Protokolle und Offene-Punkte-Listen

� Nutzung des DV-Tools „VKC“, webbasierter Zugriff möglich

� Vorgegebene Ordnerstruktur durch Projektleitung,

� Aktualisierung Dokumente erfolgt jeweils durch zuständige (Teil-) Projektleitung

Projektlaufwerk

Folie Nr. 30Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

� Liste Integrationsmanagement

� Sammlung aller integrativen, prozess- / modulübergreifenden Fragestellungen

� Pflege erfolgt durch TP Integrationsmanagement

� Offene-Punkte-Listen

� Offene Punkte-Liste Gesamtprojekt, Pflege erfolgt durch Projektleitung

� Offene-Punkte-Listen Teilprojekte, Pflege erfolgt durch jeweilige TP-Leitungen

� Ablage auf Projektlaufwerk / VKC

Liste Integrationsmanagement, Offene-Punkte-Listen

Folie Nr. 31Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

� Projektkalender

� Nutzung des DV-Tools „MeetingMaker“

� Dokumentation aller relevanten Projekttermine

� UBI-internen Versendung von Termineinladungen

� Ablage aller relevanten Projektereignisse (Termine, Teilnehmer, Räume)

� Pflege erfolgt durch die verantwortlichen internen (Teil-) Projektleiter der UBI

� Externer Zugriff über das Web möglich

� Anwesenheitsliste der IBM Mitarbeiter

� Ablage auf Projektlaufwerk / VKC

� Pflege erfolgt jeweils durch die externen (Teil-) Projektleiter

Projektkalender & Anwesenheitsliste

Folie Nr. 32Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

� Einleitung

� Auftrag und Zielsetzung

� Projektorganisation und –steuerung

� Planung und Durchführung des Projekts

� Grundlagen für die gemeinsame Projektarbeit

� Ausblick: Nächste Schritte

Agenda

Folie Nr. 33Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

Nächste Schritte

� Abstimmung Workshoptermine in den einzelnen Teilprojekten (22.04.2009)

� Auftakt-Workshop zur Delta-Analyse der bereits erarbeiteten Sollprozesse (nur TP „Kaufm. Rechnungswesen“ und „Beschaffung“)

� Fachworkshops (alle TP)

� Integrationsworkshop (23.04.2009)

� Vorstellung des IBM-Hochschulmasters

� Festlegung SAP-Organisationseinheiten

Folie Nr. 34Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit…

22. April 2009