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Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Auftaktveranstaltung zur ERP-Einführung
Bielefeld, 22.04.2009
Folie Nr. 2Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
� Einleitung
� Auftrag und Zielsetzung
� Projektorganisation und –steuerung
� Planung und Durchführung des Projekts
� Grundlagen für die gemeinsame Projektarbeit
� Ausblick: Nächste Schritte
Agenda
Folie Nr. 3Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
� Einleitung
� Auftrag und Zielsetzung
� Projektorganisation und –steuerung
� Planung und Durchführung des Projekts
� Grundlagen für die gemeinsame Projektarbeit
� Ausblick: Nächste Schritte
Agenda
Folie Nr. 4Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Einleitung
� Auslöser für die Einrichtung der Projektgruppe in 2008: Veränderte Rahmenbedingungen und politische Vorgaben (Land NRW, EU, HIS)
� Projekthistorie – Was ist bisher geschehen?
� Erarbeitung eines Eckpunktepapiers – Festlegung der wesentlichen Zielkategorien
� Aufnahme der Ist-Prozesse in den Bereichen Rechnungswesen (inklusive finanzrelevanter Personalprozesse) und Beschaffung
� Modellierung der Soll-Prozesse in den oben genannten Bereichen unter der Maßgabe der Einführung des Kaufmännischen Rechnungswesens
� Erstellung einer Ausschreibung „Integrierte Finanzsoftware“
� Erteilung des Zuschlags an die IBM zur Implementierung der neuen Prozesse mit der Software SAP
� IBM: Implementierung der Software SAP (IBM Hochschulmaster)
� IDS Scheer: Begleitung des Projektes mit den Themen Prozessmanagement, Change Management und Qualitätssicherung
Folie Nr. 5Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
� Einleitung
� Auftrag und Zielsetzung
� Projektorganisation und –steuerung
� Planung und Durchführung des Projekts
� Grundlagen für die gemeinsame Projektarbeit
� Ausblick: Nächste Schritte
Agenda
Folie Nr. 6Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Überblick Gesamtprojekt
Einführung kaufm. RechnungswesenEinführung kaufm. RechnungswesenSollkonzeption Prozesse kaufm. RechnungswesenSollkonzeption Prozesse kaufm. Rechnungswesen
(Re-) OrganisationBeschaffung (Konzept)
(Re-) OrganisationBeschaffung (Konzept)
Einführung BeschaffungsprozesseEinführung BeschaffungsprozesseStrategie-Workshop Beschaffung
Einführung DMS / WF-ProzesseEinführung DMS / WF-ProzesseStrategie-Workshop DMS / WF
(Re-) OrganisationReWe (Konzept)
(Re-) OrganisationReWe (Konzept)
2008 2009
Auswahl IT-Lösung Beschaffung
Auswahl IT-Lösung Beschaffung
QualifizierungQualifizierung
Definition CM-Strategie
Definition CM-Strategie
Planung der VeränderungPlanung der Veränderung
Realisierung der Veränderung
Realisierung der Veränderung
Verankerung der Veränderung
Verankerung der Veränderung Change
Management
Dokumenten- / Workflow-
management
Beschaffung
Kaufm. Rechnungswesen
ProjektmanagementProjektmanagement Projekt-management
Auswahl IT-Lösung DMS / WF
Auswahl IT-Lösung DMS / WF
Initialisierung CM
Initialisierung CM
Einführung HCM-ProzesseEinführung HCM-ProzesseSollkonzeption HCM-Prozesse
Sollkonzeption HCM-Prozesse PersonalStrategie-Workshop
HCM
Sollkonzeption DMS- / WF-Prozesse im Finanzbereich
Sollkonzeption DMS- / WF-Prozesse im Finanzbereich
Sollkonzeption Beschaffungsprozesse
Sollkonzeption Beschaffungsprozesse
Auswahl ERP-Software ReWe, ProjektvorbereitungAuswahl ERP-Software
ReWe, Projektvorbereitung
Folie Nr. 7Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Auftrag und Zielsetzung
� Prozessorientierte Einführung einer integrierten ERP-Lösung zum 01.01.2010
� Kaufmännisches Rechnungswesen
� Finanz- und Anlagenbuchhaltung (inkl. Erstellung Eröffnungsbilanz zum 01.01.2010)
� Kosten- und Leistungsrechnung, Drittmittelmanagement
� Personalkostenübernahme
� Beschaffung
� Einkauf / Beschaffung
� Webbasierte Katalogbeschaffung
� Personal
� Personalkostenplanung und /-prognose
� Organisationsmanagement / Personaladministration
� DMS / WF-gestützte elektronische Rechnungsbearbeitung
� Change Management als elementarer Bestandteil des Projektvorgehens
Folie Nr. 8Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Auftrag und Zielsetzung
� Ablösung der bisherigen DV-Verfahren durch Einführung der integrierten Standardsoftware SAP Enterprise Ressource Planning (ERP) 6.0
� Einsatz des IBM-Hochschulmasters
MasterplanPraxiserprobtes Einführungskonzept IBM Ascendant
Technische AusprägungBerechtigungswesen, Altdatenübernahmen, Schnittstellen
Fachliche Ausprägung Hochschulspezifische Prozesse des Rechnungs-wesens und der Logistik
Organisatorische AusprägungHochschulspezifisches Wissen insb. über Umstellung der Kameralistik auf ein im Verbund geführtes Rechnungswesen
Systemtechnische BasisinfrastrukturStabile und integrierte IT-Architektur
� gebündeltes Branchenwissen
� erprobte Standardsoftware
� schnelle Einarbeitung des Projektteams
� zeitnahe Bereitstellung eines Prototypen
� vereinfachtes Customizing
� unmittelbar umsetzbare Lösungsansätze
� planmäßige und sichere Umsetzung
� flexible Anpassungs- und funktionale
Erweiterungsmöglichkeiten
tech
nisc
he
Aus
präg
ung
fach
liche
Aus
präg
ung
orga
nisa
tor.
Aus
präg
ung
systemtechnische Basisinfrastruktur
Masterplan
Folie Nr. 9Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Prozessorientierte Vorgehensweise
� Sollprozesse dienen als Grundlage und fachlicher Rahmen für die ERP-Implementierung
� Konzeption:
� Delta-Analyse: Bestätigung / Erweiterung der bestehenden Sollprozesse
� Prozessorienterte Fachkonzeption derUmsetzung im IBM-Hochschulmaster
� Realisierung & Test
� Umsetzung der Sollprozesse im SAP ERP-System mit Ergänzung der „Lücken“ durch Alternativen des IBM Hochschulmasters
� Aufbau prozessorientierter Testfälle im SAP Solution Manager
� Schulung
� Konzeption und Umsetzung prozessorientierter SAP-Anwenderschulungen
Finanz- undRechnungswesen
Stammdatenpflege
Hauptbuchhaltung
Anlagenbuchhaltung
Berichtswesen
Debitorenbuchhaltung
Kreditorenbuchhaltung
AbschlussarbeitenBankbuchhaltung
StammdatenpflegeKosten- und
Leistungsrechnung
PlanungKosten- und Leistungs-rechnung
Ist-Buchungen Kosten-und Leistungsrechnung
Periodische ArbeitenKosten- und Leistungs-
rechnung
BerichtswesenKosten- und Leistungs-
rechnung
Drittmittel-management
Personalwesen FacilityManagement
Stammdatenpflege
Hauptbuchhaltung
Anlagenbuchhaltung
Berichtswesen
Debitorenbuchhaltung
Kreditorenbuchhaltung
AbschlussarbeitenBankbuchhaltung
StammdatenpflegeKosten- und
Leistungsrechnung
PlanungKosten- und Leistungs-rechnung
Ist-Buchungen Kosten-und Leistungsrechnung
Periodische ArbeitenKosten- und Leistungs-
rechnung
BerichtswesenKosten- und Leistungs-
rechnung
Kosten- und Leistungsrechnung
Beschaffung
Hochschulsteuerung(Strategische & operative)
Offene Postenfür Zahlungvorhanden
Offene Posten ermitteln
Bankbuchhalter/-in
Offene Postenermittelt
ERP-ModulBank-
buchhal tung
Zahlungenvorschlagen
Bankbuchhalter/-inERP-Modul
Bank-buchhal tung
Zahlungs-vorschlagsliste
erstellt
Vorschlagslisteüberprüfen
ERP-ModulBank-
buchhal tungBankbuchhalter/-in
Vorschlagslisteüberprüft
Zahlprogrammstarten
ERP-ModulBank-
buchhal tung
Leiter/-inUniversi tätskasse
Zahlprogrammgestartet
Auszahlungs-datei
erstellen
Leiter/-inUniversi tätskasse
Auszahlungs-dateien
Dateitransferriert
Dateifreigeben
Leiter/-inUniversi tätskasse
Datei anKreditinstitutetransferriert
Auszahlungs-dateien
Zahlsperreist gesetzt
Beleg prüfen und Zahlsperre aufheben
Bankbuchhalter/-in
Zahls perre istaufgehoben
Belege mit Zahlsperre
Kredi torischeRechnung ist
gebucht
Kreditorenrechnungbearbeiten
ERP-ModulKreditoren-
buchhal tung
Zahlungsaviserstellt
Ausnahmel isteerstellt
Zahlsperresetzen
Personenkontogesperrt
Beleggesperrt
Bankbuchhalter/-inERP-ModulKreditoren-buchhaltung
DTA-Begleitzettelund Zahlungsbegleitliste
erstellt
Rechnungen per Zahllauf auszahlenStatus: In Bearbeitung
letzte Änderung: 30.05.08 17:57:31letzter Bearbeiter: daleStatus: In Bearbeitung
letzte Änderung: 30.05.08 17:57:31letzter Bearbeiter: daleStatus: In Bearbeitung
letzte Änderung: 30.05.08 17:57:31letzter Bearbeiter: dale
Anzahlungist erfolgt
Kredi torische Anzahlung (Vorauszahlung an Lieferant)
bearbeiten
Personalkosten an LBV erstatten
Folie Nr. 10Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Vorgehensmodell Change Management
Folie Nr. 11Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
� Einleitung
� Auftrag und Zielsetzung
� Projektorganisation und –steuerung
� Planung und Durchführung des Projekts
� Grundlagen für die gemeinsame Projektarbeit
� Ausblick: Nächste Schritte
Agenda
Folie Nr. 12Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Das IBM-Team
Matthias SchwarteAssociate Partner
Gesamtverantwortung IBM
Dr. Jörg DiehlSenior Managing ConsultantGesamtprojektleiter
Bernd NiemeyerConsultant
Finanzwesen/ Beschaffungswesen
Nicole MeissnerConsultant
Finanzwesen
Bahram MaghsoudiSenior Managing Consultant
TPL Haushalts- u. Rechnungswesen
Matthias ReiterManaging Consultant
Technologie/ Basis
Ottmar KöhlerSenior Managing Consultant
Personalwesen
Stefan KusaySenior Consultant
Kosten- und Leistungsrechnung
Dr. Anne Müller-OstenSenior Consultant
Qualifizierung und Qualitätssicherung
Andrea SchröerSenior Consultant
Personalwesen
Jurek GörbigApplikationsentwickler
Programmierung
Stephan MautnerSenior Consultant
Beschaffungswesen/ Technologie
Folie Nr. 13Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Das IDS-Team
� Mitglieder Lenkungsausschuss und Gesamtprojektleitung
� Teilprojektleitungen
� Expertenpool Prozessmanagement & Qualitätssicherung
Dr. Carsten WittKaufm. Verantwortlicher IDS Lenkungsausschuss
Dirk SchossigGesamtprojektleitungProzess-Experte KLR, Berichtswesen
Katja LangeTPL ProzessmanagementARIS-Expertin
Volker SchwarzTPL Change Management
Prozess-Experte Personal
David LehmkuhlProzess-Experte Drittmittelmanagement
Ben LeschProzess-Experte Personal,ARIS-Experte
Heiko SchönfeldProzess-Experte Beschaffung
Frank JacobProzess-Experte Jahresabschluss & Bilanzierung
Folie Nr. 14Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Organisation des Gesamtprojektes „Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld“
Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration)
Berichtswesen
Prozess-management
Rechnungswesen
Finanzbuchhaltung
Anlagenbuchhaltung & Inventur
KLR & Drittmittel
Zahlungsverkehr
IT / SAP Basis & Berechtigungen
Lenkungsausschuss
Change Management
Folie Nr. 15Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
ProjektorganisationLenkungsausschuss, Projektleitung, TP Integrationsmanagement
Gesamtprojektleitung
� Herr Spiekermann (Projektleiter), Frau Frevert, Herr Klapper, Herr Vogel (erweiterte Projektleitung)
� Herr Dr. Diehl (IBM), Herr Schossig (IDS)
Lenkungsausschuss
� Professor König, Professor Kummert, Herr Simm, Herr Klapper, Herr Spiekermann, Frau Bzydk
� Herr Schwarte (IBM), Herr Dr. Witt (IDS)
Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration)
Berichtswesen
Prozess-management
Rechnungswesen
Finanzbuchhaltung
Anlagenbuchhaltung & Inventur
KLR & Dri ttmittel
Zahlungsver kehr
IT / SAP Basis & Berechtigungen
Lenkungsausschuss
Change Management
Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration)
Berichtswesen
Prozess-management
Rechnungswesen
Finanzbuchhaltung
Anlagenbuchhaltung & Inventur
KLR & Dri ttmittel
Zahlungsver kehr
IT / SAP Basis & Berechtigungen
Lenkungsausschuss
Change Management
Teilprojekt Integrationsmanagement
� Herr Spiekermann, Kreienkamp, Tillmann [Klapper] (-> SAP / IT), Frau Frevert (-> Prozesse))
� Herr Maghsoudi (IBM), Herr Schossig (IDS)
Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration)
Berichtswesen
Prozess-management
Rechnungswesen
Finanzbuchhaltung
Anlagenbuchhaltung & Inventur
KLR & Dri ttmittel
Zahlungsver kehr
IT / SAP Basis & Berechtigungen
Lenkungsausschuss
Change Management
Folie Nr. 16Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
ProjektorganisationTeilprojekt Kaufmännisches Rechnungswesen
� Das Teilprojekt „Kaufmännisches Rechnungswesen“besteht aus 4 Arbeitsgruppen
� Finanzbuchhaltung� Anlagenbuchhaltung & Inventur� KLR & Drittmittel � Zahlungsverkehr
� Teilprojektleitung� Herr Spiekermann (TP-Leitung Bielefeld)� Herr Maghsoudi (TP-Leitung IBM)
� AG KLR & Drittmittel
� AGL UBI Herr Wohlgemuth / Frau Faltz� AGL IBM: Herr Maghsoudi, Herr Kusay
� AG Zahlungsverkehr � AGL UBI: Herr Bastel� AGL IBM: Herr Maghsoudi, Frau Meissner,
Herr Niemeyer
Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration)
Berichtswesen
Prozess-management
Rechnungswesen
Finanzbuchhaltung
Anlagenbuchhaltung & Inventur
KLR & Dri ttmittel
Zahlungsver kehr
IT / SAP Basis & Berechtigungen
Lenkungsausschuss
Change Management
� AG Finanzbuchhaltung� AGL UBI: Frau Bangert� AGL IBM: Herr Maghsoudi, Frau Meissner,
Herr Niemeyer
� AG Anlagenbuchhaltung & Inventur � AGL UBI: Herr Weißelbaum� AGL IBM: Herr Maghsoudi, Frau Meissner,
Herr Niemeyer
Folie Nr. 17Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
ProjektorganisationTP Beschaffung, TP Personal, TP Berichtswesen
Teilprojekt Beschaffung
� Herr Pollhans (TP-Leitung UBI)� Herr Dr. Diehl (TP-Leitung IBM), Herr Niemeyer (TP-Mitglied
IBM), Herr Mautner (TP-Mitglied IBM)
Teilprojekt Personal
� Herr Burhenne (TP-Leitung UBI) � Herr Köhler (TP-Leitung IBM), Frau Schröer (TP-Mitglied IBM)� Herr Schwarz, Herr Lesch (Prozessexperten IDS für
Sollkonzeption Personalprozesse)
Teilprojekt Berichtswesen
� Herr Spiekermann (TP-Leitung UBI), Zuarbeit durch TP-Leitungen ReWe, Beschaffung, Personal
� Herr Maghsoudi (IBM)
Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration)
Berichtswesen
Beschaffung
Prozess-management
Rechnungswesen
Finanzbuchhaltung
Anlagenbuchhaltung & Inventur
KLR & Dri ttmittel
Zahlungsver kehr
IT / SAP Basis & Berechtigungen
Lenkungsausschuss
Change Management
Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration)
Berichtswesen
Personal
Beschaffung
Prozess-management
Rechnungswesen
Finanzbuchhaltung
Anlagenbuchhaltung & Inventur
KLR & Dri ttmittel
Zahlungsver kehr
IT / SAP Basis & Berechtigungen
Lenkungsausschuss
Change Management
Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration)
Berichtswesen
Personal
Beschaffung
Prozess-management
Rechnungswesen
Finanzbuchhaltung
Anlagenbuchhaltung & Inventur
KLR & Dri ttmittel
Zahlungsver kehr
IT / SAP Basis & Berechtigungen
Lenkungsausschuss
Change Management
Folie Nr. 18Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
ProjektorganisationTP Prozessmanagement, TP IT-/SAP-Basis, Berechtigungen
Teilprojekt Prozessmanagement
� Frau Frevert (TP-Leitung UBI), Frau Lange (TP-Leitung IDS)� Expertenpool IDS Prozessmanagement & QS
� Beschaffung (Heiko Schönfeld, Andreas Schondorff)� Personal (Volker Schwarz, Ben Lesch)� Kaufm. Rechnungswesen (Frank Jacob, Thomas Schoop)� KLR & Berichtswesen (Dirk Schossig), � Drittmittel (David Lehmkuhl)� Dokumenten- und Workflowmanagement (Michael Klika)
Teilprojekt IT- / SAP-Basis, Berechtigungen
� Herr Klapper (TP-Leitung UBI)� Herr Reiter (TP-Leitung IBM), Herr Mautner (TP-Mitglied IBM)
Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration)
Berichtswesen
Beschaffung
Prozess-management
Rechnungswesen
Finanzbuchhaltung
Anlagenbuchhaltung & Inventur
KLR & Dri ttmittel
Zahlungsver kehr
IT / SAP Basis & Berechtigungen
Lenkungsausschuss
Change Management
Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration)
Berichtswesen
Personal
Beschaffung
Prozess-management
Rechnungswesen
Finanzbuchhaltung
Anlagenbuchhaltung & Inventur
KLR & Dri ttmittel
Zahlungsver kehr
IT / SAP Basis & Berechtigungen
Lenkungsausschuss
Change Management
Teilprojekt Change Management
� Frau Frevert (TP-Leitung UBI)� Herr Schwarz (TP-Leitung IDS), SAP-bezogene
Qualifizierung: Frau Dr. Müller-Osten (IBM)
Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration)
Berichtswesen
Beschaffung
Prozess-management
Rechnungswesen
Finanzbuchhaltung
Anlagenbuchhaltung & Inventur
KLR & Dri ttmittel
Zahlungsver kehr
IT / SAP Basis & Berechtigungen
Lenkungsausschuss
Change Management
Folie Nr. 19Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Überblick Projektgremien und Abstimmrunden
� Statusrunde Gesamtprojekt
� Regelmäßige Statusrunde (alle 3-4 Wochen, nach Bedarf / Projektphase)
� Projektleitung, TP-Leitungen intern
� Integrationsrunde
� Regelmäßige Statusrunde an demselben Tag wie Statusrunde Gesamtprojekt (nur TP Integrationsmanagement)
� Dritte wie z.B. TP-Leitungen (extern / intern) oder Prozess-Experten nach Bedarf
� Teilprojekte / Arbeitsgruppen
� Keine gesonderten Statusrunden, sondern fortlaufende Abstimmung Im Rahmen der Projektarbeit
� TP-Leiter (extern / intern) erstellen gemeinsam Statusbericht, der dann vom TP intern in Statusrunde Gesamtprojekt vorgestellt wird
Folie Nr. 20Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
� Einleitung
� Auftrag und Zielsetzung
� Projektorganisation und –steuerung
� Planung und Durchführung des Projekts
� Grundlagen für die gemeinsame Projektarbeit
� Ausblick: Nächste Schritte
Agenda
Folie Nr. 21Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
SAP – Marktführer für kaufmännische Systeme
� SAP wurde 1972 in Weinheim/ Baden gegründet. Heute ansässig in Walldorf/ Baden
� ERP-Geschichte� 1981 SAP R/2
� 1993 SAP R/3
� 2005 SAP ERP 6.0
� Kennzahlen� ca. 51.500 Beschäftigte weltweit (2008)
� 11,7 Milliarden Euro Umsatz (2008) � viertgrößte Softwarefirma der Welt.
� über 30.000 Installationen weltweit mit mehr als 12 Mio. Lizenzen
� über 50 Forschungseinrichtungen und Hochschulen in Deutschland arbeiten im SAP
� Softwarekomponenten in ERP� SAP ERP besteht aus mehr als 25 Hauptkompenten (z.B. Finanzwesen,
Materialwirtschaft, Controlling, Instandhaltung, Personalabrechnung)
� Branchenlösungen
� Webbasierte Anwendungen
Folie Nr. 22Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
SAP – Die Lösung für die Universität Bielefeld
PSProjekt-system
PSProjekt-system
SRMBestelltool
SRMBestelltool
COControlling
COControlling
MMMaterial-wirtschaft
MMMaterial-wirtschaft
FIFinanzen
FIFinanzen
HRPersonal
HRPersonal
Folie Nr. 23Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Ascendant – IBM Ansatz zur SAP-Einführung
Projektsteuerung
Anforderungen
Organisation
Anwendung
Architektur
Betrieb
Dom
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IBM
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tere
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ickl
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SAP AG for AcceleratedSAP
Ascendant SAP Project Lifecycle
Folie Nr. 24Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Der IBM-Hochschulmaster
MasterplanPraxiserprobtes Einführungskonzept IBM Ascendant
Technische AusprägungBerechtigungswesen, Altdatenübernahmen, Schnittstellen
Fachliche Ausprägung Hochschulspezifische Prozesse des Rechnungs-wesens und der Logistik
Organisatorische AusprägungHochschulspezifisches Wissen insb. über Umstellung der Kameralistik auf ein im Verbund geführtes Rechnungswesen
Systemtechnische BasisinfrastrukturStabile und integrierte IT-Architektur
� gebündeltes Branchenwissen
� erprobte Standardsoftware
� schnelle Einarbeitung des Projektteams
� zeitnahe Bereitstellung eines
Prototypen
� vereinfachtes Customizing
� unmittelbar umsetzbare
Lösungsansätze
� planmäßige und sichere Umsetzung
� flexible Anpassungs- und funktionale
Erweiterungsmöglichkeiten
tech
nisc
he
Aus
präg
ung
fach
liche
Aus
präg
ung
orga
nisa
tor.
Aus
präg
ung
systemtechnische Basisinfrastruktur
Masterplan
Folie Nr. 25Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Fünf Phasen bis zum Produktivbetrieb
Initialisierung Konzeption Realisierung Prod.-vorbereitung
Produktiv-setzung
Grobe Übersicht der Aktivitäten
04/09 04/09 – 07/09 07/09 – 11/09 10/09 – 12/09 01/10
�Initiale Projektplanung
�Aufnahme der technischenAnforderungen
�Durchführungder Auftakt-veranstaltung
�Delta-Analyse Sollprozesse
�Festlegung derOrganisationsstruktur
�Durchführung fachliche Workshops
�Entwicklung der fachlichen Konzeption
�Entwicklung Qualifizierungskonzept
�Aufbau Q-System
�Umsetzungder System-konfiguration
�Fortschreiben der Sollprozesse
�Durchführung der Systemtests
�Berechtigungen/ Rollen
�Sicherstellungdes System-betriebs
�Datenübernahme
�Qualifizierung derEndanwender
�Vorbereitung desProduktivbetriebs
�Produktivsetzung
�Stabilisierungdes Produktiv-betriebs
�Unterstützungbei Sonder-tätigkeiten
�Anlaufbetreuung
Folie Nr. 26Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Projektplan
April2009
November 2007
Dezember2007
Juli2009
August2009
September2009
Oktober2009
November2009
Mai 2009
Juni2009
Dezember2009
Januar2010
22.4.2009Projekt Kick Off
Konzeption23.4.-15.7.09
Realisierung1.7.-30.9.09
Tests5.10.-6.11.09
Schulungen9.11.-18.12.09
Produktivvorbereitung15.10.-23.12.09
Betreuung1.-31.1.10
Produktivstart01.1.2010
Folie Nr. 27Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
� Einleitung
� Auftrag und Zielsetzung
� Projektorganisation und –steuerung
� Planung und Durchführung des Projekts
� Grundlagen für die gemeinsame Projektarbeit
� Ausblick: Nächste Schritte
Agenda
Folie Nr. 28Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Projektorganisation – Statusbericht� Die Statusberichte sind 14-tägig
durch die Teilprojektleiter zuerstellen.
� In den Statusberichten werden diewesentlichen projektrelevantenAktivitäten und Ergebnisseaufgeführt.
� Zudem werden etwaige Gefahrenund Probleme des Projekteshinsichtlich der Kategorien
� Projektziele
� Projektplan und
� Projektarbeit
dokumentiert, adressiert und bewertet.
Statusberichte
Folie Nr. 29Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Gemeinsame Nutzung des Projektlaufwerks
Workshop-Materialien
Informationen zumSystemaufbau
Schulungs-Unterlagen
Kontakte Termin-Kalender
Kontakt-Liste
12
VKC
Die gesamte Projektdoku-mentation wird im web-basierten VKC geführt.
Die Informationsversorgungist eine Holschuld aller Teammitglieder!
� Nutzung eines gemeinsamen Projektlaufwerks
� Ablage sämtlicher projektrelevanter Dokumente wie z.B. Fachkonzepte, Workshop-Unterlagen, Protokolle und Offene-Punkte-Listen
� Nutzung des DV-Tools „VKC“, webbasierter Zugriff möglich
� Vorgegebene Ordnerstruktur durch Projektleitung,
� Aktualisierung Dokumente erfolgt jeweils durch zuständige (Teil-) Projektleitung
Projektlaufwerk
Folie Nr. 30Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
� Liste Integrationsmanagement
� Sammlung aller integrativen, prozess- / modulübergreifenden Fragestellungen
� Pflege erfolgt durch TP Integrationsmanagement
� Offene-Punkte-Listen
� Offene Punkte-Liste Gesamtprojekt, Pflege erfolgt durch Projektleitung
� Offene-Punkte-Listen Teilprojekte, Pflege erfolgt durch jeweilige TP-Leitungen
� Ablage auf Projektlaufwerk / VKC
Liste Integrationsmanagement, Offene-Punkte-Listen
Folie Nr. 31Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
� Projektkalender
� Nutzung des DV-Tools „MeetingMaker“
� Dokumentation aller relevanten Projekttermine
� UBI-internen Versendung von Termineinladungen
� Ablage aller relevanten Projektereignisse (Termine, Teilnehmer, Räume)
� Pflege erfolgt durch die verantwortlichen internen (Teil-) Projektleiter der UBI
� Externer Zugriff über das Web möglich
� Anwesenheitsliste der IBM Mitarbeiter
� Ablage auf Projektlaufwerk / VKC
� Pflege erfolgt jeweils durch die externen (Teil-) Projektleiter
Projektkalender & Anwesenheitsliste
Folie Nr. 32Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
� Einleitung
� Auftrag und Zielsetzung
� Projektorganisation und –steuerung
� Planung und Durchführung des Projekts
� Grundlagen für die gemeinsame Projektarbeit
� Ausblick: Nächste Schritte
Agenda
Folie Nr. 33Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Nächste Schritte
� Abstimmung Workshoptermine in den einzelnen Teilprojekten (22.04.2009)
� Auftakt-Workshop zur Delta-Analyse der bereits erarbeiteten Sollprozesse (nur TP „Kaufm. Rechnungswesen“ und „Beschaffung“)
� Fachworkshops (alle TP)
� Integrationsworkshop (23.04.2009)
� Vorstellung des IBM-Hochschulmasters
� Festlegung SAP-Organisationseinheiten