Auguste RAKOTONDRANAIVO (1) , Jean-Pierre GRANDHAYE (2)

(1) Réseau Régional de Cancérologie de la Lorraine ONCOLOR(2) Equipe de Recherche sur les Processus Innovatifs (ERPI)

- Institut National Polytechnique de Lorraine

Apports des TIC pour innover l’évaluation des performances

la plateforme multimédia « EvaPTic »

Plan de la présentation

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Intégration des NTIC au sein des organisations de santé

Place centrale de l’évaluation et les difficultés rencontrées

Plateforme « EvaPTic »Bénéfices d’informatisation de la démarche d’évaluationSpécifications fonctionnellesSpécifications techniques

Conclusion et perspectives

Intégration des NTIC dans les organisations de santé

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Gestion administrative et financière : gestion du personnel, facturation, comptabilité, statistiques…

Gestion des soins et des dossiers des patients SIH Logiciels médicaux Carte du patient (sesam-vitae) et celle du professionnel de santé

(CPS) Projet de Dossier Médical Personnel, DCC…

Outils de travail collaboratif ont fait leur entrée parallèlement au développement des réseaux de santé : télémédecine, web conférence…

La plateforme multimédia « EvaPTic » s’inscrit dans cette démarche d’impulsion de projets informatiques innovants dans les organisations de santé

Place centrale de l’évaluation au sein organisations de santé

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Nécessité et devient de plus en plus une obligationAide au pilotage quant à la poursuite, à l’adaptation ou à

l’arrêt d’une action ou d’une organisationFait partie intégrante de la démarche qualité Réalisation des actions d’évaluation : arguments pour négocier

le soutien et le financement des tutelles et des financeurs, donc un gage de pérennité

Préoccupations actuelles des autorités de santé Mise en place en routine des évaluations au sein des

établissements de santé et leur appropriation par les professionnels de santé EPP, DPC…

Difficultés rencontrées

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Malgré son importance capitale, nos expériences de terrain montrent Freins culturels, méthodologiques et organisationnels Lourdeur et difficultés de mise en œuvre

Avec l’essor des TICDe plus en plus proposés : questionnaires en ligne, recueils

et le suivis d’indicateurs, outils de « reporting » permettant de réaliser des rapports d’activités

Par contre, pas d’outil informatique permettant de gérer l’évaluation dès sa conception jusqu’à la diffusion des rapports finaux

Objectifs

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Concevoir et développer un outil informatique d’accompagnement pratique, innovant, collaboratif faciliter les démarches d’évaluation, favoriser leur

appropriation et leur mise en œuvre alléger le temps et le coût de la collecte de données,

l’analyse, le suivi et le retour d’informations

Evaluation : mode d’emploi

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Protocole

Recueil

Saisie

Exploitation

RésultatsInterprétation

Retour d’informations

Suivi des préconisations

Bénéfices attendus de la plateforme « EVaPTic » (1)

Evaluation non informatisée Evaluation et pilotage assistés par ordinateur

Conception du protocole consommateur de temps même s’il s’agit d’enquêtes itératives

Conception facilitée surtout s’il s’agit d’enquêtes de routine

Lourdeur de la collecte d’informations (reprographie, envoi, réception…)

Administration et collecte de données allégées

Rectification difficile voire impossible des réponses envoyées (cas des questionnaires papiers)

Rectification possible des réponses envoyées car les répondeurs peuvent accéder au potail de recueil pendant sa phase d’administration

Problèmes de circulation de questionnaire ou formulaire présentant des données à remplir par plusieurs personnes et plusieurs services (ex : audit de structures), pouvant entraîner un retard de remplissage, un manque de données voire une perte du formulaire

Les répondants ont accès à un formulaire commun accessible sur la plateforme et peuvent renseigner les données leur concernant sans besoin de faire circuler le document. Il suffit d’indiquer le lien

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Protocole

Recueil

Bénéfices attendus de la plateforme « EVaPTic » (2)

Evaluation non informatisée Evaluation et pilotage assistés par ordinateur

Saisie des données consommatrice de temps, difficultés d’interprétation des informations en cas d’écriture illisible

Saisie des données automatisée Pas de problème de lecture car les répondants rentrent directement dans le système les données les concernant via un clavier

Coûts engendrés et temps dépensé à l’exploitation des données

Exploitation automatisée

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Saisie

Exploitation

Bénéfices attendus de la plateforme « EVaPTic » (3)

Evaluation non informatisée Evaluation et pilotage assistés par ordinateur

Interprétation des résultats et choix d’actions d’amélioration réalisée seulement par les personnes/organismes promoteurs de l’évaluation ou il faut une réunion physique

Contribution possible des personnes concernées par l’évaluation qui peuvent donner leur avis sur les résultats accessibles via la plateforme

Retour d’information rare voire inexistant Les personnes ou organismes concernés par les activités d’évaluation peuvent accéder directement aux « reporting » mis sur la plateforme

Suivi-évaluation des actions d’amélioration rare

Existence d’outil de planification et de suivi des actions d’amélioration avec des tableaux de bord associés

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Résultats

Retour d’informations

Suivi des préconisations

Bénéfices attendus de la plateforme « EVaPTic » (4)

Evaluation non informatisée Evaluation et pilotage assistés par ordinateur

Absence d’outil d’évaluation continue Outil d’évaluation accessible de façon permanente sur la plateforme.

Manque d’accès à des logiciels d’outils qualité Accès à des logiciels d’outils qualité

Insuffisance d’appropriation et de démarche collective des activités d’évaluation

Facilitation et démarche collective des activités d’évaluation.Espace de travail collaboratif dans la plateforme pour chaque activité d’évaluation

Lieux de capitalisation des connaissances et des pratiques en matière d’évaluation souvent éparpillés

Capitalisation des connaissances et des pratiques en matière d’évaluation

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Spécifications fonctionnelles

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F1 : Proposer une interface utilisateur convivialeF2 : Recueillir et rectifier les informations de façon simple et conviviale F3 : Permettre de définir des indicateurs pertinents F4 : Disposer d’outils d’aide à l’analyse des données F5 : Permettre le retour d’informations des résultatsF6 : Disposer d’une base de données des résultats et des connaissances en évaluationF7 : Proposer des outils collaboratifs en évaluationF8 : Intégrer l’évaluation via EVaPTic dans les pratiques des utilisateurs

Caractérisation des fonctions de service

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Critères Niveau Flexibilité

Accès aux différents menus du page d’accueil Menus faciles à trouver F0

Graphisme Taux satisfaction des utilisateurs > 80 % F1

Navigation entre les pages Affichage page après 1 clic F0

Fonctions aides 24h/24 7j/7 F1

Moteur de recherche interne 24h/24 7j/7 par mots clés

F1

F1 : Proposer une interface utilisateur conviviale

Arbre fonctionnel vision utilisateur

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F1Proposer une interface utilisateur conviviale

F2Recueillir et rectifier les informations de façon simple et conviviale

F4Disposer d’outils d’aide à l’analyse des données

F5Permettre le retour

d’informations des résultats

F 3Permettre de

définir des indicateurs pertinents

F6Disposer

d’une base de données des

résultats et des connaissances en évaluation

F8Intégrer

l’évaluation via EVaPTic

dans les pratiques des

utilisateurs F7Proposer des outils collaboratifs en évaluation

Pourquoi Comment

Spécifications techniques

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Conclusion et perspectives

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Conduire une évaluation assistée par ordinateur dès sa conception jusqu’aux résultats finaux constitue une démarche nouvelle

Démarche de conception bien avancée Développement du logiciel Tests auprès de nos partenaires hospitaliers et réseaux

Sa mise en œuvre laisse encore des interrogations relatives à l'acceptation de l'interface informatique avec les utilisateurs A gérer les résistances et les envies au changement face aux

innovations technologiques Tests permettront de confirmer sa faisabilité et son acceptabilité

Outil générique qui peut être implémenté au sein d’autres organisations s’il s’avère faisable et efficace

Outil pédagogique dans les différentes formations relatives à l’évaluation et pilotage des performances

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