Aula 03 Arquivologia

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-RJ

CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO – TEORIA E EXERCÍCIOSPROFESSOR: MAYKO GOMES

Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 1

AULA 03 – Legislação Arquivística

Olá a todos mais uma vez! Como estamos nos estudos? Espero que aindacom muito gás! Hoje vamos dar nosso último passo em nossa jornada, e enfim

teremos estudado todo o conteúdo pedido em edital.

De acordo com nosso cronograma, vamos estudar a Legislação

Arquivística. As Leis mais comuns em provas são as seguintes:

Resolução CONARQ 14.

E como entrou em vigor recentemente a Lei 123.527/11 (Lei de Acesso à

Informação), vamos fazer alguns comentários sobre ela, pois tem relaçãodireta com nossos estudos.

Ainda, como se trata de um concurso em nível estadual, vamos comentartambém sobre as normas do estado do Rio de Janeiro que podem aparecer.

São as seguintes:

Lei 5.562/09;

Decreto 43.156/11.

Voltando à comparação singela feita na segunda aula, aprendemos naprimeira aula O QUE É o arquivo; na segunda aprendemos O QUE FAZ o

arquivo, ou seja, suas funções, métodos e ferramentas. Agora vamos aprenderas NORMAS que regem o arquivo e seu funcionamento.

Então sem mais o que esperar, hora de começar!

Prof. Mayko GomesJulho/2012

Lei 8.159/91 e Decreto 4.073/02;

Decreto 4.915/03;

Lei 5.433/68, Decreto 1.799/96 e Resolução CONARQ 10; Decreto 4.553/02;




Introdução

Começando por alguns excertos da Constituição Federal, vamoscomentar a Legislação Arquivística que mais comumente aparece em provas.

Não vou colocar as leis na íntegra para não ocupar todo o espaço da aulae nem lhe passar informações que sejam “desnecessárias”. Contudo, peço a

vocês que, caso disponham de algum tempo, leiam as leis para não lhes faltar

nenhuma informação. As leis possuem textos pequenos e pouco técnicos, oque facilita seu entendimento.

Partiremos em nossos estudos, conforme manda o Direito, seguindo a

hierarquia das normas, fazendo nossos comentários sobre alguns excertos daConstituição que tratam do assunto.

Toda legislação arquivística se baseia em três principais excertos daConstituição: o art. 5º (inciso XXXIII), o artigo 215 e o artigo 216

(especialmente o §2º deste). Vamos comentá-los.

O artigo 5º, em seu inciso XXXII, afirma o seguinte:

Todos têm direito a receber dos órgãos públicos

informações de seu interesse particular, ou de interessecoletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob

pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigiloseja imprescindível à segurança da sociedade e do

Estado.

(Constituição Federal de 1988, art. 5º, inciso XXXIII).

Assim, A Constituição já deixa claro que o Estado tem o dever de

garantir que as informações sejam preservadas e estejam acessíveis a todosque a procuram. O excerto acima inclusive já menciona a possibilidade de

responsabilização do Estado pelo não cumprimento da norma. Contudo, aprópria Constituição também limita as informações as quais os cidadãos terão

direito de acesso: podem ter acesso somente às informações de caráterparticular, coletivo ou geral, E NÃO PODEM ter acesso a informações que

comprometam a segurança da sociedade e do Estado. São exemplos deinformações que comprometam a segurança da sociedade os resultados de

pesquisa científica, informações sobre acordos políticos, diplomáticos einternacionais, etc. E são exemplos de documentos que comprometem a

segurança do Estado os planos e operações de guerra e os acordosdiplomáticos.

Até alguns meses atrás este excerto da Constituição era regulamentadopela Lei Federal 11.111/05. Mas esta Lei foi revogada e substituída pela Lei

Federal 12.527/11, de que falaremos mais adiante.




O artigo 215 trata indiretamente da Arquivística. Na verdade, ele afirma

que o Estado tem também o dever de proteger, promover, valorizar e difundira criação cultural do país. O Estado tem o dever de proteger a produção

cultural sob as diversas formas em que se apresentem. Podemos considerartambém os documentos como uma dessas formas de produção cultural (uma

vez que, como vimos, os documentos podem ter valor para a Cultura).

O artigo 216 trata de definir os bens que constituem o patrimôniocultural brasileiro. Destaca que esses bens podem ser de “natureza material e

imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referência àidentidade, à ação, à memória dos diferentes grupos formadores da sociedade

brasileira”. Especificamente no inciso IV temos a afirmação de que os

documentos podem ser considerados bens que constituem o patrimôniocultural, “frisando” o dever do Estado de protegê-los e garantir o seu acesso.

De forma ainda mais direta, a Constituição determina que o Poder

Público deve promover a Gestão de Documentos de caráter publico, conformeo texto extraído:

Cabem à administração pública, na forma da lei, agestão da documentação governamental e as

providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

(Constituição Federal de 1988, art. 216, § 2º)

Esta lei a que se refere o parágrafo é a Lei 8.159/91, que estudaremosmais adiante.

Para terminar esta introdução da aula, vamos resumir o que determina a

Constituição: é deve do Estado preservar as informações e garantir o acesso aelas, observado o caráter particular, coletivo ou geral; e a segurança da

sociedade e do Estado.

Tratamos aqui da base constitucional das leis Arquivísticas. Contudo não

precisam se preocupar com essa parte, pois o conteúdo da Constituição nãoaparece quando as provas tratam do assunto.

No Brasil existem programas que buscam a divulgação de documentos

que o governo não publica. Há um movimento muito grande em torno dadivulgação de documentos sobre a Guerra do Paraguai que ainda permanecem

sigilosos; ou sobre questão do prazo de guarda dos documentos, onde existe aintenção do governo em aumentar os prazos já definidos (lembrem-se da

classificação dos documentos quanto à natureza do assunto). O mais

importante deles diz respeito á divulgação de documentos sobre o período daDitadura Militar, que o governo se nega a conceder acesso irrestrito, mesmo

tendo vencido o prazo dos graus de sigilo.




Lei Federal nº 8.159/91 e Decreto Federal nº 4.073/02

A lei federal nº 8.159/91 é a mais importante norma que regulamenta aatividade de gestão de arquivos no país. Também é conhecida como “Lei deArquivos” ou Política de Arquivos.

Esta lei trata da Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, ou

seja, estabelece algumas diretrizes a serem observadas por todos na gestão e

preservação de documentos de arquivo. Importante ressaltar que esta lei tratade vários assuntos já abordados no curso, como a Gestão de documentos e o

Ciclo Vital. Portanto, não estranhem se nos depararmos com alguns conceitos,pois será uma revisão sob a ótica da legislação.

Vamos ressaltar alguns artigos mais importantes e comentá-los, à

medida que também acompanharemos pelo Decreto.

Art. 2º: Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter

público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da

informação ou a natureza dos documentos.

Este artigo é muito importante por trazer, como vimos na primeira aula,

uma das definições de arquivo. Sob a ótica da lei, o arquivo sempre é formadopor conjunto de documentos produzidos em decorrência do exercício de

atividade específica, não importando seu tamanho, formato, suporte, gênero,

etc.

O Decreto, em seus artigos de 15 a 17, define o que são arquivospúblicos, os produzidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais e

municipais, dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; por agentespúblicos no exercício do cargo ou função; por empresas públicas e sociedades

de economia mista; e por organizações sociais e serviços sociais autônomos.

Afirma ainda o Decreto que é do agente público ou da entidade a

responsabilidade pela manutenção e preservação dos documentos públicos; etambém que os arquivos de empresas em processo de desestatização deverão

ser “recolhidos” à instituição pública de sua esfera de competência (federal,estadual ou municipal).

Art. 3º: Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso,

avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua

eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Aqui temos a definição legal de Gestão de Documentos. Notem que a Lei

traz as três fases: a produção, a utilização e a destinação.




O Decreto, em seus artigos de 18 a 21, trata da transferência e do

recolhimento dos documentos públicos aos arquivos públicos. Afirma que todosos órgãos e entidades da Administração Pública Federal devem ter uma

“Comissão Permanente de Avaliação de Documentos”. A esta comissão cabe avaliar e analisar os documentos para lhes atribuir valor e destinação. A

comissão deve observar, para os documentos relativos à atividade meio, aaplicação da Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação elaborados

pelo CONARQ para toda a Administração Pública Federal. Para os documentosrelativos à atividade fim, a comissão deve elaborar uma Tabela de

Temporalidade e um Plano de Classificação nos moldes do CONARQ.

Esta Tabela de Temporalidade e este Plano de Classificação de

Documentos das Atividades Meio são objeto de estudo da Resolução doCONARQ nº 14, que veremos ainda nesta aula.

Art. 4º: Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em

documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à

segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Aqui temos o que afirma a própria Constituição, sobre o direito do

cidadão a ter acesso às informações de seu interesse, e sobre o dever doEstado em fornecê-las, ressalvados os casos de segurança da sociedade e do

próprio Estado.

Art. 7º: Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de

âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e

recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

§ 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística

pública ou a sua transferência à instituição sucessora.

Este artigo traz novamente a questão da definição de arquivo. Mas sua

importância está em seus parágrafos.

No primeiro traz a consideração, muito importante, de que serão

considerados públicos os documentos de pessoas físicas e jurídicas de caráterparticular, DESDE QUE SEJAM ENCARREGADAS DA GESTÃO DE SERVIÇOS

PÚBLICOS. Não significa que todos os documentos de uma instituição privada




serão públicos, mas apenas aqueles relativos à atividade pública que a

instituição desenvolve. Por exemplo: se uma empresa de transporte atua notransporte público municipal, os documentos dessa empresa relativos a esta

atividade serão públicos. Mas se a mesma empresa também trabalha na áreade excursões turísticas, uma atividade privada, os documentos dessa empresa

relativos a esta atividade serão privados.

No segundo parágrafo determina o que acontece com os documentos deuma instituição quando esta cessa suas atividades. Seria a questão do “fundo

fechado”, que tratamos na primeira aula. Quando uma instituição encerra suas atividades, seu arquivo não pode mais receber documentos, devendo ser

também encerrado. Se não houver uma instituição que a substituirá em suas

atividades o fundo fechado deve ser recolhido à instituição arquivística públicae lá será mantido. Se houver uma instituição que a substitua em suas

atividades, o fundo fechado permanecerá aos cuidados desta instituição.Atenção para que, mesmo o fundo estando aos cuidados da nova instituição,

não deve ser confundido nem misturado: serão dois fundos diferentes aoscuidados de uma só instituição.

A respeito de recolhimento, o Decreto afirma que os documentos de

valor permanente recolhidos ao Arquivo Nacional deverão estar avaliados,organizados, higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento

descritivo que permita sua identificação e controle. Afirma ainda que todos os

custos decorrentes dessas operações devem correr por conta da entidadeprodutora, e que cabe ao Ministro da Justiça baixar instrução normativa que

regulamentará essas operações.

Art. 8º: Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que,

mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes.

§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo,

aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor

histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Aqui não há muito que falar, senão que o tratamento que a lei dá a

chamada Teoria das Três Idades. Pode-se perceber a importância dessa teoriapela sua menção no texto da lei. Então peço a atenção de vocês para que

gravem o conceito apresentado aqui.

Art. 10: Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.




Uma ligação ao Princípio da Territorialidade. Os documentos compõem,

conforme mencionado na Constituição, os bens culturais do país. Portantodevem permanecer aqui, em território nacional. Sendo inalienáveis, os

documentos não devem ser doados, vendidos ou trocados, e seus direitos nãodevem ser cedidos nem transferidos a terceiros devido ao seu valor

secundário. Sendo imprescritíveis, os documentos devem ser preservados parasempre.

Art. 12: Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como

conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico

nacional.

Este artigo determina que os documentos de instituições privadas que

tenham relevante importância para a sociedade devem ser declarados deinteresse público, e tratados como tal. É o caso, por exemplo, de acervos

documentais de pessoas importantes, que contribuíram para odesenvolvimento da sociedade (médicos, políticos, jornalistas, etc). O Poder

Público tem preferência na aquisição de arquivos particulares, desde que sejamde interesse público.

O Decreto afirma que os documentos particulares podem ser declaradosde interesse público mediante decreto presidencial, por solicitação do CONARQ

e ouvido o Ministro da Justiça. A declaração de interesse público não implicasua transferência ou recolhimento ao arquivo público, ficando o detentor dos

arquivos responsável por sua guarda e preservação. Contudo, o detentor podefirmar acordos e ajuste a fim de receber apoio para o desenvolvimento de

atividades relacionadas à organização, preservação e divulgação do acervo. Aperda total ou parcial do acervo, ou sua transferência de local de guarda

devem ser comunicadas ao CONARQ; e caso o detentor pretenda alienar essesarquivos deve notificar a União para que manifeste interesse na aquisição no

prazo de 60 dias.

Ainda segundo o Decreto, estão automaticamente considerados

documentos privados de interesse público e social os documentos tombadospelo Poder Público, os registros civis das entidades religiosas e os arquivos

presidenciais, conforme veremos mais adiante.

Art. 18: Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como

preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.

Artigo muito importante, pois determina a competência do ArquivoNacional, que é a Gestão e o recolhimento dos documentos do PODER

EXECUTIVO FEDERAL. Deve ainda facilitar a consulta a esses documentos,




além de implementar a Política Nacional de Arquivos. Veremos mais

detalhadamente quando tratarmos do SINAR.

Dica de prova: O Art. 23, que era muito comum em provas deconcurso, foi revogado pela Lei 12.527/11.

Como esse artigo determinava que decreto fixasse as categorias (graus)

de sigilo, e isso foi feito pelo Decreto 4.553/02, alguns juristas entendem que

houve uma revogação tácita desta norma.

Já para outros não houve revogação do Decreto por que o mesmo trata de outros assuntos além dos graus de sigilo de documentos.

Então como essa discussão ainda não teve um fim, vamos estudar o

Decreto normalmente, mas os alerto para que tenham sempre em mente que

ele pode estar revogado!

Art. 25: Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

Novamente temos o cuidado da lei em garantir a preservação dos

documentos e a responsabilização daqueles que contribuírem ou nãoimpedirem sua perda.

Art. 26: Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos,

como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).

Um dos artigos mais importante, pois trata da criação do Sistema Nacionalde Arquivos, o SINAR. Também cria o Conselho Nacional de Arquivos, o

CONARQ, órgão superior do Arquivo Nacional.

Vimos que uma das funções do Arquivo Nacional é definir e implementar aPolítica Nacional de Arquivos. Ele realiza essas atividades através do CONARQ

e do SINAR. Vejamos:

CONARQ = define a Política Nacional de Arquivos públicos e privados.

SINAR= implementa a racionalização das atividades arquivísticas.

O Decreto trata da composição e da competência do CONARQ. Afirma que

este é vinculado ao Arquivo Nacional e órgão central do SINAR. É formado porrepresentantes do Arquivo Nacional, incluindo seu presidente, dos Poderes

Executivo, Legislativo e Judiciário, as instituições arquivísticas estaduais, do DFe municipais, das instituições de ensino superior onde exista curso de

Arquivologia, das associações de arquivistas e outras instituições que




congreguem profissionais das áreas de ensino, pesquisa, preservação ou

acesso às fontes de informação.

Já falando do SINAR, o Decreto afirma que é formado pelo CONARQ (que

é o órgão central), pelo Arquivo Nacional e pelos arquivos dos PoderesExecutivo, Legislativo e Judiciário Federal, pelos arquivos dos Três Poderes

estaduais e do DF, e pelos arquivos dos Poderes Executivo e Legislativomunicipais. Ainda há a possibilidade de pessoas físicas e jurídicas de direito

privado comporem o SINAR, mediante acordo com o CONARQ, que é o órgãocentral.

(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) Segundo a lei em questão, a gestão de

documentos compreende o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de

documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou transferência para guarda permanente.

Resolução

O item está incorreto. Apesar de descrever exatamente quais são osconjuntos de procedimentos que fazem parte da gestão de documentos,

também afirma que os documentos são transferidos para o arquivopermanente, e segundo aprendemos na aula 02, os documentos somente são

transferidos para o arquivo intermediário; quando enviados ao arquivo

permanente, eles são recolhidos.

(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) O Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, representa, no Brasil, o CONARQ.

Resolução

O item está incorreto. Houve uma inversão nas definições de SINAR eCONARQ. O CONARQ é órgão vinculado ao Arquivo Nacional e

simultaneamente órgão central do SINAR.

Decreto 4.915/03

Este Decreto trata da função mencionada no artigo 18 da Lei 8.159/91.

A Gestão de Documentos, no âmbito dos órgãos e entidades daadministração pública FEDERAL, fica organizada sob a forma de sistema,

denominada Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA.

O Decreto em si trata apenas de sua composição e finalidades.




Art. 2º: O SIGA tem por finalidade:

I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às

informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais;

II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram;

III - disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;

IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública;

V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública;

VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração

pública federal;

VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou

indiretamente na gestão da informação pública federal.

Notem que as finalidades são os objetivos a serem alcançados com a

Gestão de Documentos, além de cumprir com as obrigações legais do Estadoquanto ao acesso e preservação dos documentos. Ainda, importante citar que

o SIGA não edita qualquer norma, tendo apenas o dever de disseminá-las.Também deve procurar meios eficientes para a produção de documentos, com

o objetivo de reduzir custos e utilização de recursos.

Art. 3º: Integram o SIGA:

I - como órgão central, o Arquivo Nacional;

II - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação

das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e órgãos equivalentes;

III - como órgãos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministérios e

órgãos equivalentes.

Aqui o Decreto deixa evidente a relação de hierarquia no SIGA: o ArquivoNacional como órgão central; logo abaixo estão as unidades responsáveis pela

gestão de arquivos nos ministérios ou equivalentes (setoriais); e unidadesgestoras de arquivos e entidades vinculadas aos ministérios, como as

autarquias, por exemplo.




Art. 4º: Compete ao órgão central:

I - acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais do SIGA, a aplicação das normas relacionadas à gestão de documentos de arquivos

aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República;

II - orientar a implementação, coordenação e controle das atividades e

rotinas de trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais;

III - promover a disseminação de normas técnicas e informações de interesse para o aperfeiçoamento do sistema junto aos órgãos setoriais do

SIGA;

IV - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com

instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais;

V - estimular e promover a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na área de gestão de

documentos de arquivo.

A partir de agora o Decreto trata das obrigações de cada órgão do SIGA.

Começando pelo central (Arquivo Nacional), podem perceber que suas

obrigações são de natureza diretiva, ou seja, ele deve acompanhar asatividades de Gestão de Documentos nos órgãos setoriais e seccionais, e

orientar-lhes em métodos, normas e procedimentos que lhes dêem melhoresresultados.

Art. 5º: Compete aos órgãos setoriais:

I - implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de

documentos de arquivo, em seu âmbito de atuação e de seus seccionais, em conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da

Presidência da República;

II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais, visando à padronização dos

procedimentos técnicos relativos às atividades de produção, classificação, registro, tramitação, arquivamento, preservação, empréstimo, consulta,

expedição, avaliação, transferência e recolhimento ou eliminação de

documentos de arquivo e ao acesso e às informações neles contidas;

III - coordenar a elaboração de código de classificação de documentos de arquivo, com base nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou

entidade, e acompanhar a sua aplicação no seu âmbito de atuação e de seus seccionais;




IV - coordenar a aplicação do código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos as atividades-

meio, instituída para a administração pública federal, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais;

V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de

Documentos e de que trata o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de

temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim;

VI - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais;

VII - proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de

documentos de arquivo a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem garantindo constante atualização.

Agora tratando dos órgãos setoriais, vemos que suas atividades são de

natureza mais executiva, tratando de implementar as rotinas da Gestão deDocumentos. Cabem ainda a estes órgãos a elaboração das Tabelas de

Temporalidade e dos Códigos de Classificação dos documentos da atividade fime sua remessa para aprovação do Arquivo Nacional.

Notem que todos devem contar com uma Comissão Permanente de

Avaliação, que tem a função de elaborar as ferramentas descritas, cuidar das

suas atualizações e avaliar os documentos da instituição.

Notem também que lhes é reservada alguma atividade de naturezadiretiva, quando se trata de auxiliar e supervisionar os órgãos seccionais.

Art. 6º: Fica instituída, junto ao órgão central, a Comissão de

Coordenação do SIGA, cabendo-lhe:

I - assessorar o órgão central no cumprimento de suas atribuições;

II - propor políticas, diretrizes e normas relativas à gestão de documentos de arquivo, a serem implantadas nos órgãos e entidades da

administração pública federal, após aprovação do Chefe da Casa Civil da

Presidência da República;

III - propor aos órgãos integrantes do SIGA as alterações ou adaptações necessárias ao aperfeiçoamento dos mecanismos de gestão de documentos de

arquivo;




IV - avaliar os resultados da aplicação das normas e propor os ajustamentos que se fizerem necessários, visando à modernização e ao

aprimoramento do SIGA.

Essa Comissão de Coordenação uma espécie de órgão de

assessoramento ou aconselhamento.

Art. 7º: Compõem a Comissão de Coordenação do SIGA:

I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a presidirá;

II - um representante do órgão central, responsável pela coordenação do SIGA, designado pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional;

III - um representante do Sistema de Administração dos Recursos de Informação e Informática - SISP, indicado pelo Ministro de Estado do

Planejamento, Orçamento e Gestão;

IV - um representante do Sistema de Serviços Gerais - SISG, indicado pelo Ministro do Planejamento, Orçamento e Gestão;

V - os coordenadores das subcomissões dos Ministérios e órgãos equivalentes.

§ 1o Poderão participar das reuniões como membros ad-hoc, por

solicitação de seu Presidente, especialistas e consultores com direito a voz e não a voto, quando julgado necessário pela maioria absoluta de seus

membros.

Esta parte dificilmente aparecerá em provas. Quando se trata desteDecreto, o que mais costuma ser pedido são sua composição e suas funções ou

finalidades. Mesmo assim, peço atenção especial neste assunto, pois comodito, a FGV não tem costume de elaborar concursos para esta área, e pode

“inovar” em suas questões sobre o tema.

Art. 8º: Deverão ser constituídas nos Ministérios e nos órgãos

equivalentes, no prazo máximo de trinta dias após a publicação deste Decreto,

subcomissões de coordenação que reúnam representantes dos órgãos seccionais de seu âmbito de atuação com vistas a identificar necessidades e

harmonizar as proposições a serem apresentadas à Comissão de Coordenação do SIGA.

Parágrafo único. As subcomissões serão presididas por representante

designado pelo respectivo Ministro.

Em resumo, dentro dos órgãos setoriais deve haver subcomissões decoordenação, como existe uma para assessorar o órgão central. Atenção para




que estas serão compostas por membros do ministério, designados pelo

ministro, e por membros dos órgãos seccionais.

(ABIN/2010 – Cespe/UnB) São órgãos setoriais do SIGA as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos de

arquivo nos ministérios e órgãos equivalentes.

Resolução

O item está correto. Sua afirmação é exatamente o que determina o

artigo 3º, II.

(ABIN/2010 – Cespe/UnB) Incluem-se entre as competências dos órgãos seccionais do SIGA a coordenação da elaboração do código de classificação de documentos de arquivo e o acompanhamento de sua aplicação.

Resolução

O item está correto. Uma das competências dos órgãos seccionais é

coordenar a atividade de elaboração do código de classificação junto à

Comissão Permanente de Avaliação.

Lei Federal nº 5.433/68; Decreto Federal nº 1.799/96; Resolução

CONARQ 10

Devem se recordar de nossa primeira aula, onde tratamos da

classificação dos documentos quanto ao seu gênero. E uma dessasclassificações era o gênero dos documentos micrográficos, ou seja, aqueles em

suporte de microficha que são resultado do processo de microfilmagem.

A técnica da microfilmagem é tratada pela Lei n° 5.433, de 08 de maiode 1968, e regulamentada pelo Decreto nº 1.799, de 30 de Janeiro de 1996.

Essa prática surgiu como solução para a falta de espaços nos arquivos,

conseqüência do alto volume na produção de documentos. Assim, o principalobjetivo da microfilmagem é a economia ou redução do espaço a ser ocupado

pelo arquivo (cerca de 98%!). Atualmente é utilizada em grande escala porbancos (que microfilmam cheques) e cartórios. Outras entidades a utilizam em

pequena escala.

Contudo a microfilmagem apresenta outras vantagens, como a facilidadena conservação dos documentos, a preservação dos originais e a manutenção

do sigilo da informação. As desvantagens são o alto custo do processo e adificuldade de comparar uma imagem microfilmada a outra.




Considerando os outros motivos para realizar a microfilmagem, esta

pode receber nomes específicos:

Microfilmagem de segurança: realizada com o objetivo de garantir a

autenticidade da informação. Geralmente é utilizada para evitar adulteraçõesfraudulentas no conteúdo de documentos, ou para manter a informação em

caso de danos irreparáveis ao mesmo.

Microfilmagem de substituição: realizada com o objetivo de manter a

informação após a eliminação documento. Utiliza-se em documentos de valortemporário que contenham informações relevantes. Assim os documentos

podem ser eliminados e a informação mantida.

Microfilmagem de complemento: realizada com o objetivo de manter

no arquivo da instituição documentos que pertencem a outras instituições.Geralmente são documentos muito importantes para uma instituição e

pertencem a outras nações. Como exemplo há documentos que mostram ahistória da extração de diamantes em Minas Gerais, mas que pertencem a

Portugal. O mais comum é que esses documentos pertençam a países que

tinham colônias em outros continentes.

Microfilmagem de preservação: realizada com o objetivo de evitar o

manuseio dos documentos originais. Geralmente é utilizada em documentosmuito antigos, frágeis ou parcialmente danificados, para que sejam

preservados por mais tempo. Os documentos originais são armazenados sob condições favoráveis, e os usuários têm acesso somente aos microfilmes.

Dica Super Ultra Importantíssima de prova: Vou chamar a atençãopara dois pontos muito importantes, pontos estes que o examinador usa paraconfundir o candidato quando se trata desse assunto:

Primeiro: o documento microfilmado tem o mesmo valor legal dos documentos originais, produzindo os mesmos efeitos em juízo ou fora dele.

Segundo: os documentos digitalizados poderão ser eliminados a critério

da autoridade competente, salvo os de valor histórico que, como vimos, devemser preservados indefinidamente. De fato, o documento que foi microfilmado,

apenas por este motivo não pode ser destruído. O que vai determinar a

destruição do documento original é apenas a Tabela de Temporalidade eDestinação, que vimos nas aulas anteriores. O fato de estar microfilmado ou

não pouco importa para esse fim.

Outra consideração, os documentos microfilmados, mesmo queautorizada a sua eliminação, devem estar arquivados, isto é, não podem estar

em trâmite.

Vamos a algumas questões:




(Correios/2011 – Cespe/UnB) Após a microfilmagem de documentos de arquivo, os documentos originais podem ser eliminados, independentemente

de terem valor primário ou secundário.

Resolução

O item está incorreto. Vimos que o fato de estar microfilmado não ésuficiente para determinar se um documento pode ou não ser eliminado. Esse

fato pode até influenciar na decisão por manter ou não um documento, mas

não determina que deva ser eliminado.

(ABIN/2010 – Cespe/UnB) Embora a microfilmagem constitua importante tecnologia para a redução das massas documentais acumuladas nos arquivos, a cópia microfilmada de um documento oficial não é reconhecida legalmente.

Resolução

O item está incorreto. Por meio de determinação legal, que veremos

mais adiante, todos os documentos microfilmados têm o mesmo valor legal,

produzindo os mesmos efeitos em juízo ou fora dele, desde que observadas as

normas estabelecidas para o processo.

Aproveito para, mais uma vez, chamar a atenção do candidato para as

duas considerações em que os examinadores mais apostam para eliminar oscandidatos desavisados: os documentos microfilmados têm o mesmo valor

legal que os originais; e o fato de um documento estar microfilmado não éfator para decidir sobre sua eliminação.

A Lei Federal nº 5.433/68 trata da prática da microfilmagem, instituídacom objetivos de segurança e economia de recursos em meados da década de 50. Esta Lei é bem pequena, razão pela qual daremos mais atenção ao Decreto

nº 1.799/96, que a regulamenta. Vamos a eles então:

A Lei possui apenas seis artigos, do que vou destacar os tópicos mais

importantes:

Por esta lei, é autorizada a prática da microfilmagem de documentosoficiais em todo o território nacional.

Os microfilmes e cópias fotográficas obtidas a partir dos filmes produzirãoos mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele.

Muito importante que o candidato tenha isso em mente, pois as bancas sempretentam confundir com esse assunto!

Os documentos microfilmados podem ser eliminados ou transferidos para

outro local, desde que haja lavratura de termo, por autoridade competente,




em livro próprio. No caso da eliminação, só podem ser eliminados documentos

microfilmados que não estejam mais em trâmite (tenham sido arquivados) e que não possuam valor permanente.

A regra é que só podem ser microfilmados documentos que tenham sido

arquivados (não estão mais em trâmite). Contudo, por autorização deautoridade competente e por excepcional medida de segurança, podem ser

microfilmados documentos ainda em trâmite.

Vamos passar agora pelo Decreto. Ele trata mais de questões da prática

da microfilmagem, que é objeto de estudo do nosso concurso. O mesmo defineas etapas do processo de microfilmagem, que são:

Preparo: aqui é feito o tratamento do documento para a microfilmagem.

Deve ser higienizado, desamassado, retirado todos os grampos e objetosmetálicos, e procedimentos similares.

Microfilmagem: aqui os documentos serão colocados no equipamentoque fará a leitura da imagem. O equipamento e a tecnologia a serem

escolhidos dependerão de vários fatores.

Processamento: aqui começa o processo de visibilidade ao documentomicrofilmado. O equipamento utilizado vai trabalhar para gerar uma imagem

do documento.

Duplicação: aqui os microfilmes originais serão copiados, e as cópias

serão guardadas em local diverso por motivo de segurança.

O Decreto define o microfilme como sendo o resultado do processo dereprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos

ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. Muito importante tambémlevar este conceito para a prova!

A microfilmagem será feita sempre em filme original, com o mínimo de180 linhas por milímetro de definição, e com garantia de qualidade da imagem,

de segurança e de reprodução do material. É obrigatória a extração de filmecópia, por motivo de segurança, que deverá ser guardado em local diferente

do original. E não é permitida a utilização de filmes que sejam atualizáveis,tanto para a confecção do microfilme original quanto do filme cópia.

Como já dito, a microfilmagem pode ser feita em qualquer grau deredução, desde que garantida a legibilidade do documento e a qualidade da

reprodução. Em caso de o documento ser maior que o equipamento utilizadopara a microfilmagem (faltar pedaço de documento que não coube na

bandeja), poderá ser feita em etapas, desde que haja repetição de uma parteda imagem anterior na imagem subsequente, de modo que se possa




identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes

microfilmadas.

As séries de documentos microfilmados deverão constar de imagens deabertura e de fechamento com os seguintes elementos:

Abertura:

- identificação do detentor dos documentos; - número do microfilme, se for o caso;

- local e data da microfilmagem; - registro no Ministério da Justiça;

- ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados;

- menção, quando for o caso, de que a série de documentos a seremmicrofilmados é continuação da série contida em microfilme anterior;

- identificação do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do graude redução;

- nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do

detentor dos documentos a serem microfilmados; - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável

pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem.

(TJDFT/2008 – Cespe/UnB) A imagem de abertura de cada série de documentos microfilmados deverá ter os seguintes elementos: grau de

redução e equipamento utilizado.

Resolução

O item está correto. De acordo com o determinado no Decreto, estas sãoalgumas das informações que devem constar na imagem de abertura do

microfilme.

Fechamento:

- identificação do detentor dos documentos microfilmados;

- informações complementares relativas à identificação dos documentos microfilmados;

- termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições

legais; - menção, quando for o caso, de que a série de documentos

microfilmados continua em microfilme posterior; - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável

pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem.

A microfilmagem poderá ser realizada por empresas e cartórios

regularmente registradas no Ministério da Justiça e sujeitas a fiscalização deste




quanto aos cumprimentos legais sobre a sua prática. Estas empresas e

cartórios deverão fornecer um documento de garantia, declarando que:

O processo foi realizado de acordo com as normas legais;

Responsabilizam-se pelo padrão de qualidade exigido; O usuário passa a ser o responsável pelo manuseio e conservação

do microfilme.

Os microfilmes produzidos no exterior somente terão valor legal quando

autenticados por autoridade estrangeira competente, tiverem firmareconhecida por autoridade consular brasileira, e vierem acompanhados de

tradução oficial.

Os microfilmes deverão observar os prazos de guarda e destinação de

seus documentos originais quando necessários à prestação de contas ousujeitos à fiscalização

A empresa ou cartório que incorrer em infração às normas do Decretoestão sujeitas às penalidades de advertência e suspensão do registro. Em caso

de reincidência, o registro será cassado definitivamente. As penalidades

mencionadas não causam prejuízo a outras sanções penais e civis cabíveis.

(ABIN/2010 – Cespe/UnB) Os documentos microfilmados que apresentarem imagens ilegíveis, por falha de operação ou por problema

técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no filme original.

Resolução

O item está correto. Como os filmes não podem ser editáveis, não é

permitido fazer cortes para acrescentar eu retirar. Caso algum documentotenha ficado fora, deve ser microfilmado em outro filme com as devidas

anotações.

(MPU/2010 – Cespe/UnB) A extração de filme cópia do original e o seu armazenamento em local distinto do de guarda do original constituem medidas

de segurança obrigatórias.

Resolução

O item está correto. Tanto a Lei quanto o Decreto determinam que, do

processo de microfilmagem, devem ser produzidos um filme original e uma

cópia, que permanecerão guardados em locais diferentes.




Resolução n° 10

A Resolução nº 10 do CONARQ pode ser tratada como um complementoda Lei nº 5.433/68, pois determina a aplicação dos símbolos da ISO

9878/1990 no processo de microfilmagem de documentos.

Estes símbolos, ou sinaléticas, como pode aparecer na prova, e seus

significados devem ser decorados pelo candidato. As bancas costumammostrar um deles e inverter seus significados, portanto peço atenção ao tratar

desse assunto.

Notem que os símbolos que tratam do início, fim e continuação do rolo

de microfilmes devem ser adotados sempre; e os demais devem ser adotadosconforme a necessidade da situação.

(MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo abaixo indica o final do rolo.

Resolução

O item está correto. Esta sinalética informa que o rolo está no fim, e não

há mais imagens que pertença a aquela série microfilmada.




(MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo a seguir indica existência de texto ilegível no original.

Resolução

O item está incorreto. Conforme vimos pela norma estudada, estasinalética informa que o documento original está com numeração de folhas,

páginas ou datas incorretas.

(MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo a seguir indica que o documento não foi reproduzido, na íntegra, no mesmo rolo de microfilme e que, portanto,

continua no próximo rolo.

Resolução

O item está incorreto. Segundo a resolução, esta sinalética informa que

há páginas ou números em falta no documento original.

Decreto Federal nº 4.553/02 (pode estar revogado)

O Decreto 4.553 trata da salvaguarda de dados, informações,

documentos e materiais considerados sigilosos por interesse da segurança dasociedade e do Estado. Vale lembrar que sua aplicação somente é obrigatória

no âmbito Federal. Devido a sua extensão e à diversidade de assuntos quetrata, vamos fazer como caso da Lei 8.159: colocarei aqui aqueles artigos mais

importantes e farei os comentários.

Art. 2º: São considerados originariamente sigilosos, e serão como tal

classificados, dados ou informações cujo conhecimento irrestrito ou divulgação possa acarretar qualquer risco à segurança da sociedade e do Estado, bem

como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da

vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Parágrafo único. O acesso a dados ou informações sigilosos é restrito e condicionado à necessidade de conhecer.




Neste artigo o Decreto trata de definir o que é documento sigiloso, e

também reafirma a sua restrição de acesso.

Art. 5º: Os dados ou informações sigilosos serão classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razão do seu teor ou dos seus elementos intrínsecos.

§ 1º São passíveis de classificação como ultra-secretos, dentre outros, dados ou informações referentes à soberania e à integridade territorial

nacionais, a planos e operações militares, às relações internacionais do País, a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico e tecnológico de interesse da

defesa nacional e a programas econômicos, cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave à segurança da sociedade e do

Estado.

§ 2º São passíveis de classificação como secretos, dentre outros, dados ou informações referentes a sistemas, instalações, programas, projetos, planos

ou operações de interesse da defesa nacional, a assuntos diplomáticos e de

inteligência e a planos ou detalhes, programas ou instalações estratégicos, cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano grave à segurança da

sociedade e do Estado.

§ 3º São passíveis de classificação como confidenciais dados ou informações que, no interesse do Poder Executivo e das partes, devam ser de

conhecimento restrito e cuja revelação não-autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano à segurança da sociedade e do Estado.

§ 4º São passíveis de classificação como reservados dados ou informações cuja revelação não-autorizada possa comprometer planos,

operações ou objetivos neles previstos ou referidos.

Muito importante ter em mente este artigo, pois aparece muito em

prova. Aqui o Decreto já adianta quais documentos serão classificados comosigilosos e em quais graus de sigilo. Notem que não importa o assunto do

documento, e sim a gravidade do dano que seu conhecimento ou divulgaçãonão autorizada pode acarretar à sociedade e ao Estado. Vamos fazer um

esquema para resumir este artigo:

Ultrassecreto = acarreta dano excepcionalmente grave;

Secreto = acarreta dano grave; Confidencial = acarreta dano;

Reservado = compromete planos e operações.

Art. 6º: A classificação no grau ultra-secreto é de competência das

seguintes autoridades:

I - Presidente da República;




II - Vice-Presidente da República; III - Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas;

IV - Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; e V - Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no

exterior.

§ 1o Excepcionalmente, a competência prevista no caput pode ser delegada pela autoridade responsável a agente público em missão no exterior.

§ 2o Além das autoridades estabelecidas no caput, podem atribuir grau de sigilo:

I - secreto: as autoridades que exerçam funções de direção, comando,

chefia ou assessoramento, de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal; e

II - confidencial e reservado: os servidores civis e militares, de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou entidade da Administração

Pública Federal.

Outro artigo muito importante, pois regula dispositivo legal. A Lei 8.159

determina que somente autoridade competente possa atribuir graus de sigiloaos documentos. Este artigo vem justamente dizer quem são essas

autoridades competentes. Por uma questão lógica, quando uma autoridadeclassifica um documento como sigiloso, este pode ser reclassificado por

determinação de autoridade hierarquicamente superior.

Art. 7º: Os prazos de duração da classificação a que se refere este

Decreto vigoram a partir da data de produção do dado ou informação e são os seguintes:

I - ultra-secreto: máximo de trinta anos; II - secreto: máximo de vinte anos;

III - confidencial: máximo de dez anos; e IV - reservado: máximo de cinco anos.

Parágrafo único. Os prazos de classificação poderão ser prorrogados uma vez, por igual período, pela autoridade responsável pela classificação ou

autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a matéria.

O MAIS IMPORTANTE ARTIGO DO DECRETO! Sempre que uma banca

apresenta uma questão sobre os documentos sigilosos, perguntam sobre osprazos de duração e suas respectivas prorrogações. Então o concursando deve

decorar esses prazos!

Art. 10: A desclassificação de dados ou informações nos graus ultra-secreto, confidencial e reservado será automática após transcorridos os prazos




previstos nos incisos I, II, III e IV do art. 7o, salvo no caso de sua prorrogação,

quando então a desclassificação ocorrerá ao final de seu termo.

Este artigo repete o que já comentamos na aula: quando vence um prazo

estipulado para o documento sigiloso, automaticamente este documento setorna ostensivo, e sua consulta pode ser aberta a todo o público.

Contudo, não é demais lembrar que uma Comissão pode determinar asua manutenção como restrito ao público, apesar de tratar mais de um

documento sigiloso.

Art. 20: A marcação, ou indicação do grau de sigilo, deverá ser feita em todas as páginas do documento e nas capas, se houver.

§ 1º As páginas serão numeradas seguidamente, devendo cada uma

conter, também, indicação do total de páginas que compõem o documento.

§ 2º O DSC também expressará, nas capas, se houver, e em todas as suas páginas, a expressão "Documento Sigiloso Controlado (DSC)" e o

respectivo número de controle.

Trata-se de uma forma de manter o controle sobre o acesso aodocumento. Essa sinalética deve estar sempre visível para que o usuário saiba

que o a informação que está consultando é sigilosa e sua divulgação implicaráem sua responsabilização.

Art. 25: A expedição, condução e entrega de documento ultra-secreto, em princípio, será efetuada pessoalmente, por agente público autorizado,

sendo vedada a sua postagem.

Parágrafo único. A comunicação de assunto ultra-secreto de outra forma

que não a prescrita no caput só será permitida excepcionalmente e em casos extremos, que requeiram tramitação e solução imediatas, em atendimento ao

princípio da oportunidade e considerados os interesses da segurança da sociedade e do Estado.

Todos os documentos sigilosos no grau ultra-secreto devem serentregues pessoalmente, por agente autorizado. Salvo a exceção mencionada

no parágrafo do artigo, é terminantemente proibida a postagem de

documentos ou a utilização de qualquer serviço de entrega.

Art. 26: A expedição de documento secreto, confidencial ou reservado poderá ser feita mediante serviço postal, com opção de registro, mensageiro oficialmente designado, sistema de encomendas ou, se for o caso, mala

diplomática.




Parágrafo único. A comunicação dos assuntos de que trata este artigo poderá ser feita por outros meios, desde que sejam usados recursos de

criptografia compatíveis com o grau de sigilo do documento, conforme previsto no art. 42.

Para os documentos em outros graus de sigilo pode haver a utilização deserviços de entrega oficiais, mencionadas no Decreto. Contudo, como o próprio

Decreto determina, é importante tomar as medidas para garantir aconfiabilidade do serviço, da inviolabilidade do documento e da restrição de

acesso à informação nele contida.

Estes são os artigos do Decreto que tem relação direta com os

documentos de arquivo. Os demais não aparecem em provas de Arquivologia.Contudo, ressalto mais uma vez a importância de ler o texto da norma na

íntegra.

Importante: Já mencionei acima que foi publicada uma nova Lei, 12.527/11, que regula o acesso à informações. Esta Lei chega a alterar os

prazos de classificação dos documentos sigilosos, estabelecidos neste Decreto,

e também a eliminar a classificação “confidencial”. Contudo, esta Lei foi publicada a pouco mais de três meses, e a própria determina que o prazo para

que entre em vigor é de seis meses a contar de sua publicação. Assim, até adata de 18 de maio prevalecerão as normas contidas neste Decreto!

(TST/2008 – Cespe/UnB) Desclassificação é o ato pelo qual a autoridade competente estabelece o grau de sigilo de determinado documento.

Resolução

O item está incorreto. A desclassificação é o ato pelo qual o documento

perdeu seu caráter sigiloso e automaticamente torna-se ostensivo.

(TJ-PA/2006 – Cespe/UnB) Entre as regras para tramitação de documentos sigilosos, está o seu acondicionamento em envelope duplo.

Resolução

O item está correto. Os documentos sigilosos deverão tramitar sempreem envelope duplo, com a indicação do grau de sigilo atribuída ao mesmo.




Resolução nº 14 do CONARQ

A Resolução nº 14, já conhecida nossa, trata da implementação doCódigo de Classificação de Documentos da Atividade Meio, e a Tabela de

Temporalidade para Documentos da Atividade Meio. Estas ferramentas são deaplicação obrigatória para todos os órgãos e entidades integrantes do SINAR.

Cumpre ressaltar que os integrantes do SINAR devem adotar essasferramentas como modelo, ou seja, podem elaborar tabelas e códigos

diferentes, mas nos mesmos padrões desta. É o caso de estados e municípiosque possuem um sistema d arquivos e adotam tabelas e códigos que lhes

sejam mais convenientes. Contudo, estas ferramentas estão no mesmo padrãodas ferramentas elaboradas pelo CONARQ.

Tabela de Temporalidade: documentos da atividade meio.

A figura acima é uma parte da Tabela de Temporalidade elaborada peloCONARQ. Esta parte retrata os prazos de retenção (lembrar da aula anterior)

para documentos que tratam de assuntos diversos, alem de sua destinação. Ocampo observações serve para anotar qualquer fato ou consideração que

interfira ou que seja relevante para a escolha dos prazos ou para a adoção deoutros prazos.

Cito como exemplo o caso de documentos que tratam da compra demateriais: no geral seu prazo de retenção é de um ano no arquivo corrente,




cinco anos no arquivo intermediário e depois deve ser eliminado. Contudo,

devemos observar que os prazos de retenção podem diferir do determinado se,por acaso, os materiais comprados forem produtos químicos ou farmacêuticos,

que possuem legislação específica.

Outra consideração é que esta Tabela é dirigida apenas aos documentos

da atividade meio, conforme já dito. Para os documentos da atividade fim cadainstituição deverá elaborar sua própria Tabela, que deverá ser aprovada pela

entidade arquivística da sua esfera de competência.

Ainda, mesmo que os documentos tenham cumprido seus prazos de

retenção e tenha como destino a eliminação, esta somente ocorrerá com aautorização da entidade arquivística da sua esfera de competência.

Plano de Classificação: documentos da atividade meio.




Devem notar pela estrutura que o Plano adotado pelo CONARQ é do tipo

ideográfico numérico decimal (lembrem-se da aula anterior, onde estudamosos métodos de classificação).

Por esta estrutura, no código de classificação as funções, atividades,espécies e tipos documentais são genericamente denominados assuntos, e

estão hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividadesdesempenhadas pela instituição. Os assuntos recebem códigos numéricos, os

quais refletem a hierarquia funcional, partindo-se sempre do geral para oparticular.

Classe 000Classe 100Classe 200Classe 300Classe 400Classe 500Classe 600Classe 700Classe 800Classe 900

Tomando como exemplo a classe 000, vamos realizar o seudesenvolvimento para conhecer as subclasses:

010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 020 – PESSOAL 030 – MATERIAL 040 – PATRIMÔNIO 050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS 060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 070 – COMUNICAÇÕES 080 – (vaga) 090 – OUTROS ASSUNTOS DA ADMINISTRAÇÃO GERAL

Continuando seu desenvolvimento, teremos os grupos e subgrupos. Paraexemplo, vamos desenvolver parte da subclasse 010:

CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL SUBCLASSE 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTOGRUPO 012 COMUNICAÇÃO SOCIALSUBGRUPOS 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA

012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS

E assim se faz com todos os demais códigos. É importante que saibam:as classes 000 e 900 foram reservadas à classificação de documentos da

atividade meio; e as classes de 100 a 800 estão reservadas à classificação de documentos da atividade fim. Estas cada instituição deve desenvolver

conforme as peculiaridades e necessidades de suas atividades finalísticas, e




remeter à instituição arquivística em sua esfera de competência para

aprovação.

Rotinas para a Classificação dos documentos

Os documentos devem passar pelo estudo, que é a leitura de seuconteúdo para o conhecimento do assunto de que tratam (exceto os sigilosos e

particulares); e pela codificação, que é a atribuição do código referente aoassunto de que trata o documento. Eis as rotinas para a classificação:

1. Receber o documento para classificação;

2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo

com seu conteúdo;

3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo,

utilizando o índice, quando necessário;

4. Anotar o código na primeira folha do documento;

5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos secundários.

Rotinas para o Arquivamento dos documentos

Os documentos, depois de classificados e tramitados, devem ser

arquivados. Passam pelas atividades de inspeção, que consiste em verificar seo documento destina-se ao arquivamento, se possui anexos e o código de

classificação; e de ordenação, que a reunião de documentos classificados nomesmo assunto. Eis as rotinas para o arquivamento:

1. Verificar a existência de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto);

2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronológica decrescente, sendo o

documento com data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente;

3. Ordenar os documentos que não possuem antecedentes, de acordo com a ordem

estabelecida (cronológica, alfabética, geográfica ou outra), formando dossiês. Verificar a

existência de cópias, eliminando-as. Caso o original não exista, manter uma única cópia;

4. Fixar cuidadosamente os documentos às capas apropriadas com prendedores

plásticos, com exceção dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas,

permanecem soltos para facilitar o manuseio;

5. Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visível as

pastas suspensas, gavetas e caixas;

6. Manter reunida a documentação seriada, como por exemplo boletins e atas, em

caixas apropriadas, procedendo o registro em uma única folha de referência, arquivada em

pasta suspensa, no assunto correspondente, repetindo a operação sempre que chegar um

novo número.

Rotinas para Destinação de documentos na fase corrente

1. Ler atentamente as explicações contidas neste instrumento;

2. Verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os

conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo à organização, se for o caso;

3. Observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos, pois, neste caso, ele

deverá ser arquivado no conjunto documental que possui maior prazo de guarda ou que tenha

sido destinado à guarda permanente, registrando-se a alteração nos instrumentos de controle;

4. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de

guarda estabelecido para esta fase;

5. Eliminar as cópias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo

conjunto ou dossiê;




6. Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;

7. Proceder à eliminação;

8. Elaborar termo de eliminação;

9. Elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para a fase

intermediária (guias/listagens de transferência);

10. Operacionalizar a transferência, seguindo orientações do setor responsável pelo

arquivamento intermediário.

Rotinas para Destinação de documentos na fase intermediária

1. Ler atentamente as explicações contidas neste instrumento;

2. Verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os

conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo à organização, se for o caso;

3. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de

guarda estabelecido para esta fase;

4. Proceder à triagem dos documentos selecionados para a guarda permanente,

separando aqueles que, em relação ao conjunto documental ao qual pertencem, não

constituem elemento de prova e/ou informação que justifique sua guarda;

5. Proceder à alteração de suporte, se for o caso;

6. Proceder ao registro dos documentos eliminados;

7. Proceder à eliminação;

8. Elaborar termo de eliminação;

9. Elaborar listagem dos documentos destinados ao recolhimento (guia/relação/listagem

de recolhimento);

10. Operacionalizar o recolhimento, segundo orientações da instituição arquivística

responsável pela guarda permanente.

Triagem de documentos na fase intermediária

A triagem se confunde com a avaliação, na medida em que ambos os

processos se relacionam à depuração dos documentos de arquivos,

eliminando-se os desprovidos de valor e preservando-se aqueles que otenham, seja para fins administrativos ou de pesquisa histórico-científica. A

tabela de temporalidade pode prever a triagem em seu próprio conteúdoquando assinala que serão preservados apenas exemplares únicos de

documentos repetitivos, ou quando destina conjuntos documentais àeliminação, uma vez que outros, recapitulativos ou de mesmo teor, já se

encontram preservados.

Contudo, outros critérios de triagem podem ser estabelecidos para

documentos que, embora corretamente classificados, não possuam o mesmovalor dos demais pertencentes ao conjunto documental, no que concerne ao

conteúdo das informações. Nestes casos, os responsáveis pela destinação dosdocumentos em fase intermediária devem realizar a triagem previamente ao

recolhimento, garantindo que o arquivo permanente receba apenas as peçascujo conteúdo justifique sua guarda do ponto de vista probatório e/ou

informativo.

Caso queiram consultar os documentos na íntegra (o que é muitorecomendado), podem acessar a versão digital disponível no sítio do CONARQ:

www.conarq.arquivonacional.gov.br.

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/




Comentários sobre a Lei 12.527/11

Esta Lei, que entrou em vigor há poucas semanas, já tem alterado muitoo cenário tanto político quanto administrativo do Estado. Portanto é

fundamental que a estudem, não só para a Arquivologia, mas para disciplinascomo Atualidades ou Direito. Vamos fazer uma análise dela, mesmo não

havendo questões de prova para orientação.

Garantias do direito de acesso

Em seus artigos 3º, 6º e 7º a Lei não só reafirma o direito constitucionalde todo cidadão a ter acesso a informações públicas, como também o dever do

Estado em garantir esse acesso inclusive com observância de diretrizes e dosprincípios básicos da administração pública.

Regras sobre a divulgação de rotina ou proativa de informações

Nos artigos 8º e 9º a Lei determina as categorias de informações, os

modos de divulgação e os serviços utilizados para divulgação. As informaçõesmínimas a serem divulgadas são:

- Registro das competências e estrutura organizacional, endereços e

telefones das respectivas unidades e horários de atendimento ao público; - Registros de quaisquer repasses ou transferências de recursos

financeiros; - Registros das despesas;

- Informações concernentes a procedimentos licitatórios, inclusive osrespectivos editais e resultados, bem como a todos os contratos celebrados;

- Dados gerais para o acompanhamento de programas, ações, projetos e obras de órgãos e entidades;

- Respostas a perguntas mais frequentes da sociedade.

Para divulgar as informações o órgão ou entidade deve utilizar de todos

os meios e ferramentas de que dispuser, especialmente os sites oficiais, quedeverão conter possibilidades de pesquisa, acesso automatizado em sistemas

externos e formatos abertos, garantia de autenticidade e atualização dainformação, canal de comunicação do cidadão com a instituição, e garantia de

acesso por pessoas deficientes.

O acesso a essas informações está assegurado mediante criação deserviço de informações ao cidadão e realização de audiências ou consultas

públicas, incentivo à participação popular ou a outras formas de divulgação.

Processamento de pedidos de Informação

Em seus artigos de 10 a 14 a Lei trata dos pedidos de informação. Estespodem ser apresentados por qualquer cidadão, desde que tenha a identificação

do requerente e a especificação da informação solicitada. Os pedidos devem




ser protocolados no órgão ou entidade, e mesmo assim, essas devem oferecer

a alternativa de realização do pedido pelos seus sites oficiais da internet.

Após o recebimento do pedido, o órgão ou entidade deve fornecer o

acesso imediato à informação solicitada, ou fazê-lo em um prazo de nomáximo 20 dias, prorrogável por mais 10 dias com justificativa expressa,

informando ao requerente a data, local e modo para realizar sua consulta,reprodução ou emissão de certidão.

O órgão ou entidade deve ainda fornecer meios para que o requerentepesquise a informação solicitada, bem como comunicar ao requerente caso não

possua a informação solicitada, indicando que instituição ou pessoa a possui, eo motivo da não autorização para consulta, em caso de documento sigiloso,

dos prazos, condições e indicação de autoridade competente a quem dirigir orecurso contra a decisão.

O serviço de busca e fornecimento de informações, em regra, é gratuito,sendo cobrado apenas o valor decorrente de custos de reprodução (energia

gasta, materiais utilizados, ferramentas, etc). Caso a informação esteja em

documento cuja manipulação ofereça risco à sua conservação, pode seroferecido o serviço de cópias com certificação, ou caso não seja possível, é

possível solicitar que a reprodução seja realizada por outros meios, àsexpensas do requerente e sob supervisão de servidor.

Direito de recurso a recusa de liberação de informação

O recurso contra decisão que negue o acesso à informação solicitada

deve ser realizado em até dez dias, a contar do conhecimento da decisão. Esterecurso deve ser dirigido à autoridade hierarquicamente superior, que terá o

prazo de cinco dias para apresentar decisão.

Em caso de decisão denegatória neste recurso, o requerente pode

realizar nova interposição de recurso à Controladoria Geral da União, quetambém tem o prazo de cinco dias para manifestação.

Exceções ao direito de acesso

Nem todas as informações podem ser acessadas por todos os cidadãos.

Aquelas cujo conteúdo ofereça riscos à sociedade ou ao Estado são

classificadas como sigilosas, e, portanto, tem seu acesso restrito a pessoasautorizadas.

Informações e documentos sigilosos poderão ser classificados nosseguintes graus de sigilo:

- Ultrassecreta: até 25 anos; - Secreta: até 15 anos;

- Reservada: até 05 anos.




Os prazos passam a contar sempre da produção do documento. E vocês

devem se atentar para as seguintes situações:

1 - como alternativa aos prazos citados, podem ser estabelecidos o

acontecimento de fatos específicos como condição para a desclassificação deum documento sigiloso, desde que observados os prazos máximos. Exemplo:

classifico um documento como reservado, e determino que ele fique assim atéo acontecimento de x evento. Neste caso o documento será automaticamente

desclassificado se o evento ocorrer, ou se atingir o prazo máximo declassificação nesse grau de sigilo (o que vier primeiro).

2 – mediante provocação ou de ofício, um documento pode serreavaliado pela autoridade que o classificou, ou autoridade superior a esta,

para mudança de grau de sigilo, para desclassificação ou mesmo para reduçãode prazo, caso em que o novo prazo continua a ser contado da produção do

documento.

Tratamento de Informações Pessoais

Quanto às informações pessoais devem ser tratadas com transparência e

respeito à honra, imagem, intimidade, vida privada, liberdades e garantiasindividuais. Essas informações são de acesso restrito somente a agentes

públicos autorizados e às pessoas a que se refiram, ou por estas autorizadas. Arestrição de acesso será por um período de cem anos, a contar da produção do

documento.

A restrição de acesso à informações pessoais não pode ser invocada com

o objetivo de prejudicar processo de apuração de irregularidades em que otitular das informações estiver envolvido, ou ações voltadas para a

recuperação de fatos históricos de maior relevância.

Responsabilidade dos Agentes Públicos

O agente público estará sujeito a responsabilidade nos seguintes casos:

- Recusar-se a fornecer informação requerida, retardar deliberadamente

o seu fornecimento ou fornecê-la intencionalmente de forma incorreta,incompleta ou imprecisa;

- Utilizar indevidamente, subtrair, destruir, inutilizar, desfigurar, alterar

ou ocultar, total ou parcialmente, informação sob sua guarda ou a que tenhaacesso ou conhecimento em razão do exercício das atribuições de cargo,

emprego ou função pública; - Agir com dolo ou má-fé na análise das solicitações de acesso à

informação; - Divulgar, permitir a divulgação, acessar ou permitir acesso indevido à

informação sigilosa ou informação pessoal; - Impor sigilo à informação para obter proveito pessoal ou de terceiro, ou

para fins de ocultação de ato ilegal cometido por si ou por outrem;




- Ocultar da revisão de autoridade superior competente informação

sigilosa para beneficiar a si ou a outrem, ou em prejuízo de terceiros; - Destruir ou subtrair documentos referentes a possíveis violações de

direitos humanos por parte de agentes do Estado

Também pessoas físicas ou jurídicas de direito privado que detiver

informações em virtude de vínculo de qualquer natureza com a administraçãopúblico e deixar de observar os dispositivos legais estará sujeita às seguintes

sanções:

- Advertência;

- Multa; - Rescisão do vínculo com o poder público;

- Suspensão temporária de participar em licitação e impedimento decontratar com a administração pública por prazo não superior a 2 (dois) anos;

- Declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com aadministração pública, até que seja promovida a reabilitação perante a própria

autoridade que aplicou a penalidade.

Os órgãos e entidades públicas, as pessoas físicas ou entidade privadaque, em virtude de vínculo de qualquer natureza com órgãos ou entidades

respondem diretamente pelos danos causados em decorrência da divulgaçãonão autorizada ou utilização indevida de informações sigilosas ou informações

pessoais, passíveis de responsabilidade.

Esses são os assuntos mais prováveis de aparecer em provas de

concurso. Mas caso desejem conhecer a Lei na íntegra, ou saber mais detalhessobre sua aplicação, o que é muito recomendado, sugiro que também estudem

o Decreto 7.724/12, que regulamenta a aplicação da Lei.

Comentários sobre a Lei 5.562/09 e Decreto 43.156/11 (RJ)

E como prometido no início da aula, vamos fazer algumas considerações

também sobre as normas estaduais de Arquivo. Não é comum que apareçamem provas, mas como se trata de um concurso a nível estadual, nada impede

que a banca coloque esses assuntos.

São muitas normas estaduais que têm relação com a Arquivologia. Noentanto, acredito que essas são as mais importantes, pois tratam da Política

Estadual de Arquivos, e as demais apenas tratam parcialmente do assunto.

E como no estudo da Lei 8.159/91, vou colocar alguns artigos e

comparar com o Decreto.

Art. 1º - É dever dos órgãos e entidades da Administração Pública

Estadual a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos,




como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento

social, educacional e científico e como elementos de prova e informação do Estado e do cidadão, para a efetividade dos direitos e garantias individuais e

coletivos.

Já no primeiro artigo a Lei determina a obrigação do poder público em

manter, organizar e divulgar os documentos públicos.

Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de

documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráterpúblico e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades

específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Também nos traz, sem novidades, o conceito de arquivo. Percebam que

é o mesmo conceito trazido pela Lei 8.159/91.

Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de

procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação,avaliação, tramitação, uso e arquivamento em fase corrente e intermediária,

visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§1º São instrumentos básicos de gestão de documentos o plano declassificação de documentos e a tabela de temporalidade.

§2º Os documentos de valor histórico-cultural terão sua preservaçãoassegurada, inclusive mediante recolhimento ao Arquivo Público Estadual.

§3º Os documentos de valor histórico-cultural são inalienáveis e

imprescritíveis.

Também não temos novidades quanto ao conceito da Gestão de

Documentos, inclusive quanto à impossibilidade de alienação e prescrição dosdocumentos permanentes. Mas esta Lei inova em determinar as ferramentas

básicas da Gestão de Documentos: o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade.

Art. 4º - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações deseu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral contidas em

documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena deresponsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à

segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Uma reafirmação do direito fundamental de acesso à informação,

disposto até mesmo na Constituição. O Decreto 43,156/11 determina quetodos os cidadãos tem acesso livre e pleno a documentos das extintas




Delegacias de Polícia Política, unidades de inteligência das polícias civil e

militar, e de assessorias de informação e comunicação da administraçãopública estadual, especialmente os relacionados ao período da Ditadura Militar.

Art. 6º - O Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro deverá procederà desclassificação dos documentos sigilosos, recolhidos à sua custódiapermanente, de modo a garantir o livre acesso e o pleno exercício da

cidadania.

Uma nota importante para o concurso: nenhum documento de arquivo

permanente deve ser sigiloso ou sofrer qualquer restrição de acesso. ODecreto determina que os interessados em consultar os arquivos dos órgãos de

inteligência devem assinar um termo de responsabilidade, constandoexpressamente a ciência das restrições de difusão das informações.

Art. 9º - São arquivos públicos os conjuntos de documentos:

I - produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãospúblicos de âmbito estadual e municipal, em decorrência de suas funções

administrativas, legislativas e judiciárias;

II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício deseu emprego, cargo e/ou função;

III - produzidos e recebidos por pessoas naturais e jurídicas que,embora se submetam a regime jurídico de direito privado, desenvolvam

atividades públicas, por força de lei;

IV - produzidos e recebidos pelas autarquias, fundações instituídas oumantidas pelo Poder Público, empresas públicas, sociedades de economia

mista e entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.

§1º Os documentos públicos, estaduais ou da esfera estadual, de valor

permanente, incluindo os que integram o acervo arquivístico das empresaspúblicas em processo de desestatização, parcial ou total, extinção ou

liquidação, serão recolhidos ao Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro,por serem inalienáveis e imprescritíveis.

§2º A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público

implica o recolhimento de sua documentação ao Arquivo Público do Estado do

Rio de Janeiro ou a sua transferência à instituição sucessora.

Também não temos novidades quanto ao conceito de arquivo público. Oconceito trazido por esta Lei é o mesmo da Lei 8.159/91.

Art. 10 - Os documentos públicos são identificados como correntes,

intermediários e permanentes.




§1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que,

mesmo sem movimentação, são mantidos junto às unidades produtoras porserem objeto de consultas freqüentes.

§2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo

de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo,aguardam, nas unidades que tenham atribuições de arquivo nas Secretarias de

Estado ou no Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, a sua eliminação ourecolhimento para guarda permanente.

§3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valorhistórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados

no Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro.

§4º Às pessoas naturais e jurídicas mencionadas no art. 9º compete aresponsabilidade pela preservação adequada dos documentos produzidos e

recebidos no exercício de atividades públicas.

A Lei também trata da Teoria das Três Idades, definindo o que é arquivo

corrente, intermediário e permanente, uma vez que essa teoria tem relaçãoíntima com a Gestão de Documentos. Além disso, há a atribuição de

responsabilidade pela preservação dos documentos públicos.

Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse público esocial não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade

documental, nem transferidos para o exterior.

Os arquivos privados (cuja definição já conhecemos) pode ser declarado

de interesse público e social, mediante decreto do Governador e após análise eparecer do Conselho Estadual de Arquivos – CONEARQ. Caso isso ocorra, não

só o Estado tem preferência na alienação dos arquivos como fica proibida suaalienação com perdas de unidades e sua transferência para o exterior.

Além disso, o acesso a esses arquivos pode ser franqueado com aautorização de seu proprietário; e poderão ser depositados (a título revogável)

ou doados a instituições arquivísticas públicas.

Art. 17 - Compete ao Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiroimplementar a política estadual de arquivos, definida pelo Conselho Estadual

de Arquivos - CONEARQ, criado pelo Decreto Estadual nº 29.387, de 15 deoutubro de 2001, além da gestão, transferência, recolhimento, processamento

técnico, preservação e divulgação dos documentos produzidos e recebidos peloPoder Executivo Estadual, garantindo pleno acesso à informação, visando

apoiar as decisões governamentais de caráter político-administrativo, o

cidadão na defesa de seus direitos e incentivar a produção de conhecimento científico e cultural.




§1º É também competência do Arquivo Público do Estado do Rio de

Janeiro a implementação do programa de gestão de documento do PoderExecutivo Estadual.

§2º Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Público do Estado

do Rio de Janeiro poderá criar unidades locais.

Como a administração de documentos públicos compete às instituições

arquivísticas públicas na sua respectiva esfera de competência, então cabe aoCONEARQ definir a Política Estadual de Arquivos e ao Arquivo Público do

Estado do Rio de Janeiro implementá-la. Notem que é muito semelhante aoCONARQ, que deve definir a Política Nacional de Arquivos. Mas a

implementação fica por conta do Arquivo Público, e não de um sistema.

Art. 18 - Compete ao Arquivo do Poder Legislativo Estadual a gestão e orecolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo

Estadual no exercício de suas funções, bem como preservar e facultar o acessoaos documentos sob sua guarda.

Art. 19 - Compete ao Arquivo do Poder Judiciário Estadual a gestão e orecolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário

Estadual no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos decartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos

documentos sob sua guarda.

Aqui a Lei determina a competência para os Poderes Legislativo e

Judiciário para tratarem e recolherem seus documentos. Também não temosnovidades, uma vez que o mesmo se aplica em âmbito Federal. Mas notem

que o Poder Judiciário, além de seus próprios documentos, deve tratar erecolher também aqueles oriundos de cartórios e secretarias.

Art. 20 - A eliminação de documentos, produzidos por instituições

públicas e de caráter público estadual, é decorrente do trabalho de avaliaçãodocumental conduzido pelas respectivas Comissões de Avaliação de

Documentos de Arquivo e deverá ser executada de acordo com os prazos estabelecidos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos das atividades-

meio e das atividades-fim dos órgãos da Administração Pública Estadual.

Temos a obrigação da utilização das ferramentas da Gestão de

Documentos. Todas as eliminações devem ser autorizadas e seguirrigorosamente os prazos da Tabela de Temporalidade. Caso algum documento

não conste na Tabela, sua eliminação fica condicionada ao serviço arquivísticoda sua competência.




Exercícios

01 - (STM/2011 – Cespe/UnB) O ano é a unidade de tempo utilizada na

tabela de temporalidade de documentos de arquivo do CONARQ.

02 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) Aos órgãos e entidades queadotarem o código de classificação da área-meio do Conselho Nacional de

Arquivos (CONARQ) cabe proceder o desenvolvimento das classes relativas àssuas atividades específicas ou atividades-fim, as quais devem ser aprovadas

pela instituição arquivística pública federal.

03 - (ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) Organizadas sob a forma de sistema,

as atividades de gestão de documentos no âmbito da administração públicafederal fazem parte do Sistema de Serviços Gerais (SISG).

04 - (MTE/2008 – Cespe/UnB) O MTE tem total autonomia para lidarcom seus arquivos, pois, no Brasil, não existe ainda uma política nacional que

oriente os órgãos e entidades da administração pública federal com relação a

arquivos.

05 - (MDS/2006 – Cespe/UnB) A lei determina que os órgãos públicos

têm a obrigação de fornecer, a qualquer cidadão que solicitar, as informaçõescontidas em documentos de arquivo que forem do interesse particular do

solicitante ou que representem interesse geral da sociedade, excetuadasaquelas consideradas sigilosas, cujo sigilo foi estabelecido porque tais

informações podem afetar a segurança da sociedade e do Estado ou violar aintimidade, a honra, ou a imagem das pessoas.

06 - (MS/2010 – Cespe/UnB) Para os documentos considerados de

guarda permanente, a microfilmagem pode ser utilizada como uma maneira depreservar o original, sem eliminá-lo.

07 - (ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) Na microfilmagem, pode ser utilizadoqualquer grau de redução, devendo o armazenamento do filme original ser

feito em local diferente daquele em que se encontra o respectivo filme-cópia.

08 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo abaixo significa documentooriginal em cores.

09 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) É proibida a utilização de filmesatualizáveis para confecção de microfilme original, visto que tais filmes devem

ser utilizados exclusivamente para extração de cópias.




10 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) Emprega-se o símbolo sequinte para

indicar ausência de partes do documento ou de documentos inteiros noconjunto microfilmado.

11 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) Qualquer documento original, oficial ou

público pode ser eliminado após ser microfilmado e autenticado.

12 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) Utiliza-se o símbolo abaixo para indicar o

início do rolo.

13 - (TRE-ES/2010 – Cespe/UnB) De acordo com a legislação em vigor,o original do documento permanente microfilmado não pode ser eliminado.

14 - (ABIN/2010 – Cespe/UnB) O Conselho Nacional de Arquivos,

formulador da política nacional de arquivos, é o órgão central do SIGA.

15 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) A implantação de uma política de

gestão de documentos em um órgão público tem por objetivo a produção, amanutenção e a preservação de documentos confiáveis, autênticos, acessíveis

e compreensíveis.

16 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) O programa de gestão de documentos

deve ter como base uma política arquivística e a designação deresponsabilidades, além de estar alinhado com a missão institucional e a

legislação arquivística em vigor.

17 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) Uma das competências do ConselhoNacional de Arquivos é subsidiar a elaboração de planos nacionais de

desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional dearquivos públicos e privados.

18 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A Constituição Federal e a lei que

determina a política nacional de arquivos garantem que todo cidadão temdireito de acesso a informações que sejam de seu interesse particular, ou que

sejam de interesse geral da sociedade, contidas em documentos de arquivosdos órgãos públicos. Assim, a administração pública tem a obrigação de

permitir a consulta aos documentos, ou fornecer as informações solicitadas.

19 - (STM/2011 – Cespe/UnB) O Sistema Nacional de Arquivos temcomo finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e

privados.




20 - (TRT-21/2011 – Cespe/UnB) Para a implementação da Política

Nacional de Arquivos Públicos, criou-se o Sistema Nacional de Arquivos(SINAR), que tem por objetivos a gestão, a preservação e o acesso aos

documentos de arquivos exclusivamente públicos, sem se estender aosarquivos privados.

21 - (TRE-ES/2010 – Cespe/UnB) A elaboração da política nacional dearquivo compete ao Sistema Nacional de Arquivo.

22 - (TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) Na reclassificação dos documentos comgrau de sigilo, o novo prazo de duração é contado a partir da data de produção

do dado ou informação.

23 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) O direito de receber informações dos

órgãos públicos é restrito, pois não se aplica àquelas cujo sigilo sejaimprescindível para a segurança da sociedade e do Estado.

24 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) O SIGA tem como objetivo garantir aocidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal o acesso

aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, preservando os

aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais.

25 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) Além dos arquivos do Poder Executivo, do

Legislativo e do Judiciário, também integram o Sistema Nacional de Arquivos(SINAR), mediante acordo ou ajuste com o Conselho Nacional de Arquivos

(CONARQ), os arquivos de pessoas físicas e jurídicas de direito privado.

26 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) No código de classificação

recomendado pelo CONARQ, é proposta a utilização de uma classificação porassuntos, a fim de agrupar os documentos sob um mesmo tema, que deve

servir de base para a recuperação da informação e para todas as demaistarefas arquivísticas, por serem realizadas com base no conteúdo do

documento.

27 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) O resultado da avaliação é um

instrumento conhecido como tabela de temporalidade. Segundo o CONARQ, éindispensável que a estrutura da tabela contenha um campo para o assunto,

onde devem aparecer os conjuntos documentais relativos a um mesmo tema,

um campo para registrar os prazos de guarda em cada fase do ciclo vital e umcampo para palavras-chave, que permite agilizar a localização dos elementos

na tabela.

28 - (Serpro/2008 – Cespe/UnB) Em um órgão público federal, quando

há, na Tabela de Temporalidade, a indicação para eliminação de documentos,os funcionários elaboram uma lista dos documentos a serem destruídos,

encaminham-na para análise no Congresso Nacional e, uma vez aprovada aeliminação naquela instância, deverá ser sancionada pelo presidente da

República, para que possa ser executada.




Gabarito

Item Resposta Comentário 01 Certo Os prazos de guarda dos documentos, em uma tabela, sempre serão expressos em anos.

02 Errado Deve ser aprovada pela instituição arquivística pública da respectiva esfera de competência.

03 Errado As atividades de gestão de documentos estão organizadas no Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.

04 Errado O MTE deve seguir as normas e diretrizes estabelecidas pelo CONARQ, pois existe a política arquivística.

05 Certo É direito de todo cidadão, estabelecido não só na Constituição como na Lei de Arquivos.

06 Errado Os documentos de guarda permanente não podem ser eliminados, mesmo os microfilmados.

07 Certo É o que determina a Lei: obrigação de extração de filme cópia e guarda em local diferente do original.

08 Certo A sinalética deve ser utilizada quando o documento original for colorido.

09 Errado Não é obrigatória a utilização do filme atualizável para a extração de cópia.

10 Errado Esta sinalética dever ser utilizada para indicar que o documento original está deteriorado.

11 Errado O fato de estar microfilmado não é suficiente para determinar a eliminação ou não de documentos.

12 Certo Esta sinalética deve ser utilizada para indicar que o rolo é o início de uma série microfilmada.

13 Certo Não importa se está microfilmado ou não: documentos permanentes jamais podem ser eliminados.

14 Errado O Conselho Nacional de Arquivos é órgão central do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.

15 Certo A finalidade da Gestão de Documentos é garantir a função primordial do arquivo: proteger os documentos

16 Certo O arquivo deve subsidiar a administração, e por isso deve estar alinhada com a instituição.

17 Certo O CONARQ deve cuidar de todas as diretrizes que se refiram à Política Nacional de Arquivos.

18 Certo A administração pública tem o dever de zelar pelos documentos e atender aos cidadãos em seus acessos.

19 Certo É dever do CONARQ definir e do SINAR implementar as diretrizes da Política Nacional de Arquivos.

20 Certo O SINAR deve atender às entidades privadas que compõem sua estrutura.

21 Errado A elaboração da política nacional de arquivo compete ao CONARQ.

22 Certo Os prazos para documentos sigilosos sempre são contados da data de sua produção.

23 Certo É um direito condicionado à natureza do assunto e ao interessado direto.

24 Certo O SIGA deve garantir e controlar o acesso aos documentos públicos.

25 Certo É possível que entidades privadas e pessoas físicas integrem o SINAR por acordo firmado com o CONARQ.

26 Certo O Código do CONARQ agrupa todos os documentos por assunto, pois considera a sua informação.

27 Errado A Tabela deve conter um campo para assunto, um para os prazos e um para observações gerais.

28 Errado A eliminação deve ser aprovada pela instituição arquivística na respectiva esfera de atuação.

ARQUIVOLOGIA PARA TÉCNICO LEGISLATIVO DO SENADO

ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA – TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES


Pois bem, caros alunos e candidatos, chegamos ao fim de nossa aula, e

também de nosso curso. Com esta aula já tratamos de todos os conteúdospedidos no nosso edital.

Gostaria antes de informar a todos que as normas foram estudadas aquiapenas de forma parcial: coloquei apenas aqueles artigos que mais costumam

aparecer, ou que podem causar alguma confusão ou dificuldade na hora daprova. Então peço que analisem as normas na íntegra, para conhecer seu

conteúdo por completo. Estarei disponível para discutir e tirar dúvidas quetenham sobre qualquer uma delas.

Quanto à Lei de Acesso à Informação, ela entrou em vigor há apenasalgumas semanas, e sua “presença” em concursos somente ocorreu agora,

com a publicação do edital da ANATEL. Então não sabemos como a banca podepedi-la em prova, e por isso peço que leiam com muita atenção!

Já a Lei Estadual 5.562/09 e Decreto 43.156/11 não costumam serpedidos. Apenas fiz alguns comentários, pois o nosso edital foi um tanto vago

com relação às lei, e como se trata de um concurso em nível estadual, nada

impede a banca de elaborar questões sobre essas normas. Além disso, viramque praticamente não há diferenças entre essa Lei e a Lei de Arquivos

8.159/91. Portanto peço que também a estudem, apenas para garantir.

Agradeço a todos por terem escolhido e confiado em mim e na equipe do

Ponto dos Concursos para ajudá-los a alcançar seus objetivos profissionais.Saibam que foi uma grande honra estar com vocês nessa caminhada, e podem

contar com meu apoio sempre! Peço mil perdões pelas falhas que ocorreramnesse tempo, e tenham a certeza de que suas críticas serão muito bem

recebidas e analisadas, contribuindo para melhorar o meu trabalho.

Espero que mais do que aprender o conteúdo para a prova, tenham

aprendido que esta disciplina pode ser muito interessante, ao contrário do queafirmam muitas “lendas urbanas”.

Mesmo com o fim das aulas estarei disponível no fórum do curso, queestará ativo até o dia da prova; e também no e-mail:

[email protected]. Vou responder a quaisquer dúvidas que

tenham, seja a respeito deste ou de outros concursos.

A todos os meus agradecimentos, meus desejos de sorte no concurso e

sucesso na carreira! Um forte abraço e bons estudos!!!

Até breve.

Prof. Mayko Gomes

Julho/2012

mailto:[email protected]




Questões Resolvidas na Aula

(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) Segundo a lei em questão, a gestão dedocumentos compreende o conjunto de procedimentos e operações técnicas

referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dedocumentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou

transferência para guarda permanente.

(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) O Sistema Nacional de Arquivos (SINAR),

órgão vinculado ao Arquivo Nacional, representa, no Brasil, o CONARQ.

(ABIN/2010 – Cespe/UnB) São órgãos setoriais do SIGA as unidadesresponsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos de

arquivo nos ministérios e órgãos equivalentes.

(ABIN/2010 – Cespe/UnB) Incluem-se entre as competências dos órgãosseccionais do SIGA a coordenação da elaboração do código de classificação de

documentos de arquivo e o acompanhamento de sua aplicação.

(Correios/2011 – Cespe/UnB) Após a microfilmagem de documentos de

arquivo, os documentos originais podem ser eliminados, independentementede terem valor primário ou secundário.

(ABIN/2010 – Cespe/UnB) Embora a microfilmagem constitua importantetecnologia para a redução das massas documentais acumuladas nos arquivos,

a cópia microfilmada de um documento oficial não é reconhecida legalmente.

(TJDFT/2008 – Cespe/UnB) A imagem de abertura de cada série de

documentos microfilmados deverá ter os seguintes elementos: grau deredução e equipamento utilizado.

(ABIN/2010 – Cespe/UnB) Os documentos microfilmados queapresentarem imagens ilegíveis, por falha de operação ou por problema

técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou

inserção no filme original.

(MPU/2010 – Cespe/UnB) A extração de filme cópia do original e o seu

armazenamento em local distinto do de guarda do original constituem medidasde segurança obrigatórias.

(MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo abaixo indica o final do rolo.




(MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo a seguir indica existência de texto

ilegível no original.

(MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo a seguir indica que o documentonão foi reproduzido, na íntegra, no mesmo rolo de microfilme e que, portanto,

continua no próximo rolo.

(TST/2008 – Cespe/UnB) Desclassificação é o ato pelo qual a autoridadecompetente estabelece o grau de sigilo de determinado documento.

(TJ-PA/2006 – Cespe/UnB) Entre as regras para tramitação dedocumentos sigilosos, está o seu acondicionamento em envelope duplo.

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Aula 03 Arquivologia