Funções PROCV e SOMASE 1

EXCEL – FUNÇÕES PROCV E SOMASE

OBJETIVOS DA AULA:

� Demonstrar a utilização das funções PROCV e SOMASE do Microsoft

Excel para busca e soma de valores em uma planilha.

� Apresentar os procedimentos para a criação de uma tabela fazendo uso

das funções PROCV e SOMASE.

MATERIAL:

O material usado nessa aula foi desenvolvido com base no artigo da

revista “INFO EXAME/OUTUBRO 2006” e do site “BLOG AND

OFFICE” - http://blogandoffice.wordpress.com e encontra-se disponível

para acesso e download no site: www.adrianovirgilio.com/excel.html e

www.adrianovirgilio.com/download/aula_de_excel.pdf

DEFINIÇÃO DE FUNÇÃO:

As funções sãos os meios utilizados no Excel para buscar e testar valores e

verificar se esses valores atendem às condições definidas pelo usuário. A função é uma

fórmula predefinida com argumentos e seu uso é indicado para reduzir fórmulas longas

e complexas, a fim de potencializar a manipulação de dados.

DEFINIÇÃO DA FUNÇÃO PROCV (VLOOKUP)

A função PROCV procura por um valor num intervalo de células (uma matriz).

Uma vez encontrada a linha com a faixa de valores correpondente, uma das suas células

(indicada por um índice) é retornada.

Seu funcionamento é similar a procurar por um valor numa tabela usando uma

coluna como índice de pesquisa e as demais como dados desejados.

Funções PROCV e SOMASE 2

A função PROCV (Função de procura) é usada quando os dados são listados em

colunas e precisamos localizar um valor específico em uma tabela, ou seja, esta função

permite a “extração” de um valor de uma tabela com base num valor de pesquisa

fornecido pelo usuário. Ele pode buscar esse valor na mesma planilha ou até mesmo em

planilhas diferentes. Ela busca um valor na primeira coluna à esquerda de uma tabela e

retorna um valor na mesma linha de uma coluna especificada na tabela.

A sintaxe da função:

=PROCV (valor_procurado; matriz_tabela; número_indice_coluna; procura_intervalo).

valor_procurado É o valor a ser procurado na primeira coluna da tabela. Pode

ser um número, uma referência ou um texto.

matriz_tabela É a tabela onde os dados são pesquisados.

núm_indice_coluna É o número da coluna de onde o valor corresponde é extraído.

procura_intervalo É um valor lógico que indica se a pesquisa deve ser exata ou

por aproximação. Ou seja, se o parâmetro for omitido a função

localiza um valor aproximado. Caso o parâmetro seja falso

(valor 0) a função localiza a valor exato.

De início parece complicado, mas quando desenvolvendo um exemplo fica

mais fácil entender a funcionalidade e as muitas possibilidades que a função PROCV

oferece.

APLICAÇÃO PRÁTICA:

Com a função PROCV vamos preencher a coluna preços com os valores

existentes na planilha de preços:

Onde:

• valor_procurado – é o valor que você deseja encontrar na outra tabela (PRODUTO)

• matriz_tabela – é a tabela na qual constam os valores que você deseja obter (PLANILHA DE PREÇOS)

• núm_índice_coluna – Na matriz_tabela é o número da coluna que contem os valores (Na planilha de Preços os valores estão na coluna 2, logo, o num_índice será 2)

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• procurar_intervalo – Pode ser Verdadeiro ou Falso. Dependerá da tabela matriz. Em nosso exemplo, ela está em ordem alfabética e utilizaremos o VERDADEIRO.

Passo a Passo:

1 – Na célula C3 digitaremos a função.

2 – O valor procurado será a célula A3 que contém a descrição do produto. Basta clicar sobre a célula.

Repare que neste momento, Matriz_tabela está em negrito (Próximo passo) e que o ponto e vírgula aparecem automaticamente.

3 – Selecione toda a tabela de preços

• Depois de selecionada a área, clique com o mouse em A11 e pressione F4, depois faça o mesmo com o B15.

• Isso será importante, pois esta formula será copiada para as células abaixo e não perderemos a referencia da tabela Matriz.

4 – Posicione o cursor após A11:B15 e digite ponto e vírgula. Depois disso, digite 2 e novamente ponto e vírgula.

Perceba que apareceu uma lista de opções: VERDADEIRO ou FALSO.

Escolha VERDADEIRO se a tabela matriz estiver em ordem alfabética, caso contrário escolha FALSO.

Agora, arraste o conteúdo da célula C3 para baixo até a célula C7.

Pronto. Não foi necessário digitar os valores novamente.

Não há limites para utilização do PROCV, você poderia arrastar este formula até a última linha, desde que realize os procedimentos descritos na etapa 3.

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Em outro exemplo vamos criar duas planilhas, uma funcionando como matriz e

servindo de banco de dados para a outra planilha que vai acessar os dados através da

função PROCV. Na figura baixo temos a planilha que vai servir de matriz para a função

PROCV.

Na imagem seguinte podemos ver planilha que vai acessar os dados da “Plan2”

Funções PROCV e SOMASE 5

utilizando a função PROCV.

=PROCV(A3;Plan2!$A$3:$D$20;2;0)

No argumento “matriz_tabela”, deve se colocar o símbolo $, que serve para

definir uma referência absoluta. Isso que na prática, não muda os valores das células

quando copiamos e colocamos a fórmula em outras células. O símbolo $ entra antes da

referência que queremos “travar”.

Na próxima tabela temos o resultado da busca de informações na planilha que

serve de matriz_tabela.

Funções PROCV e SOMASE 6

Toda vez que o usuário digita um código no campo “CÓDIGO DO PRODUTO”

(célula A3), a função PROCV pesquisa o conteúdo da determinada célula, na primeira

coluna da tabela especificada que chamamos aqui em nosso exemplo de “Plan2” e que

fornece os dados para “Plan1”.

Na coluna “VALOR UNITÁRIO” será utilizado a mesma fórmula alterando apenas o

número de índice da coluna.

DEFINIÇÕES DA FUNÇÃO SOMASE (SUMIF)

É a integração da função SOMA com a função SE. Ela recebe duas listas

(intervalo de dados) e um critério como parâmetros, e realiza a soma somente das

células que satisfaçam o critério de soma.

Sua sintaxe:

=SOMASE(intervalo;critérios;intervalo_soma)

Intervalo É o intervalo de células para a validação do critério.

Critérios Condição ou condições que irão limitar a soma. A condição

será verificada no intervalo (primeiro argumento desta

função).

intervalo_soma Intervalo que realmente serão somados, quando satisfeita a

condição do argumento critérios do número da coluna de onde

o valor corresponde é extraído.

Como exemplo para ver a utilização dessa função na prática, vamos simular

uma planilha para somar todas as comissões que foram pagas para um vendedor em um

determinado mês:

Funções PROCV e SOMASE 7

De acordo com o exemplo, vemos a função SOMASE composta por três

partes: área onde iremos buscar o “intervalo” (vermelho), o nome dos garçons que nos

interessa “critérios” (verde), e a área que contém os valores a serem somados

“intervalo_soma” (azul).

Agora, imagine a situação a seguir com base na planilha apresentada. O dono desta loja

quer saber quanto pagará de comissão apenas para os vendedores que venderam

R$ 300.000.00 ou acima deste valor. Se somarmos "de cabeça" verá que isto resultará

em R$ 180.000,00.

Funções PROCV e SOMASE 8

Podemos ler a função assim:

Some os valores que estiverem entre B2 até B7 SE os valores de A2 até A7 forem maiores ou iguais a 300.000. Resumindo: some somente as Comissões de B2 até B7 para as Vendas que forem maiores ou iguais a R$ 300.000,00

Dica: note que a condição ">=300000" está entre aspas.

Conclusão

O uso da função PROCV e SOMASE auxilia em muito a manipulação de dados na tabela. Com um pouco de tempo e fazendo uma boa combinação de funções é possível criar tabelas dinâmicas e com um layout profissional.

O objetivo destes exemplos foi mostrar aos alunos uma aplicação prática das funções apresentadas. Muitas melhorias ainda podem ser implementadas.

No endereço www.adrianovirgilio.com/download você pode fazer o download

das tabelas usadas como exemplo nessa aula.