AutoFutur ja KoneFutur HL Group sähköinen kaupan liitäntä · HL Groupin kanssa. Samassa yhteydessä HL Group Oy toimittaa käyttäjätunnukset ja salasanat, joihin tässä ohjeessa

HL Groupin sähköisen kaupan liitäntä - 1 -

AutoFutur ja KoneFuturHL Group sähköinen kaupan liitäntä

Käyttöohje

Päivitetty 29.1.2010


KÄYTTÖÖNOTTO .................................................................................................................................................. 3

YLEISTÄ ................................................................................................................................................................. 3TOIMINNON REKISTERÖIMINEN KÄYTTÖÖN ............................................................................................................... 3HL GROUPIN TOIMITTAJANUMERON TARKISTAMINEN / VAIHTAMINEN ...................................................................... 3ASETUSTEN JA TUNNUSTEN LAITTAMINEN ................................................................................................................ 4

TILAUKSEN LÄHETTÄMINEN ............................................................................................................................ 5

TILAUSVAHVISTUSTEN NOUTO ........................................................................................................................ 6

SAATAVUUSKYSELY ............................................................................................................................................ 8

KÄYTTÖÖNOTTO ..................................................................................................................................................... 8YKSITTÄISEN TUOTTEEN SAATAVUUSKYSELY ........................................................................................................... 8VASTAUKSET KYSELYYN: ........................................................................................................................................ 8KAIKKIEN TUOTERIVIEN SAATAVUUSKYSELY KERRALLA .......................................................................................... 9VASTAAVIEN TUOTTEIDEN SAATAVUUSKYSELY .......................................................................................................10

HINNASTOJEN NOUTO ........................................................................................................................................11

YLEISTÄ ................................................................................................................................................................11KÄYTTÖ.................................................................................................................................................................11VAIN MUUTTUNEIDEN HINTOJEN PÄIVITTÄMINEN ....................................................................................................12

MIHIN YHTEYS ONGELMATILANTEISSA? .....................................................................................................13


Käyttöönotto

Yleistä

Tämä ohje on tehty 2010 versiolle.

HL Group Oy:n sähköisen kaupankäynnin liitäntä sisältävät seuraavat osat:- Tilaus- Tilausvahvistus- Saatavuuskysely- Hinnastopäivitysten automatisoitu nouto

Yhteydet tapahtuvat internetin kautta. Yrityksellä tulee ennen käyttöönottoa olla käytössäänriittävän nopea internet- yhteys.

Toiminnon rekisteröiminen käyttöön

Kyseessä on ohjelman maksullinen lisämoduuli. Rekisteröintiä varten tulee saadarekisteröintikoodi. Rekisteröintikoodin saamiseksi pitää sopia ensin tilausliitännän käyttöönotostaHL Groupin kanssa. Samassa yhteydessä HL Group Oy toimittaa käyttäjätunnukset ja salasanat,joihin tässä ohjeessa viitataan.

Kun koodi on saatu, se syötetään päävalikon kohdassa Asetukset - Lisätoimintojen käyttöönotto.Tällä ruudulla selataan kohtaan ”Tilausliitäntä HL Group”, ja sen kohdalla painetaan ”Rekisteröikohdalla oleva toiminto käyttöön” tai napsautetaan riviä. Ja syötetään annettu koodi.

Koodi riippuu yrityksen tarkasta nimestä. Joten jos ohjelma ei hyväksy saatua koodia, pitääilmoittaa ruudulla näkyvä yrityksen nimi, ja pyytää sitä vastaava uusi koodi.

HL Groupin toimittajanumeron tarkistaminen / vaihtaminen

HL Groupin toimittajanumero on ohjelmassa oletuksena 6. Jos käytössä on tästä poikkeava numero,se pitää vaihtaa. Ohjelma kohdistaa kyseisen toimittajanumeron tilaukset ja kyselyt HL Groupille.Jos toimittajanumero on siis vakiosta poikkeava, se vaihdetaan seuraavasti:

- Mennään kohtaan Asetukset / Lisäasetukset- Siellä välilehdelle ”Liitännät”- Täällä kohdassa ”Toimittajanumero HL Group” annetaan oikea toimittajanumero.


Asetusten ja tunnusten laittaminen

Toiminnon rekisteröinnin ja toimittajanumeron tarkistamisen jälkeen toiminto on käytettävissä.Tilausjärjestelmän tiedot syötetään toimittajien hallintaruudulla. Sinne mennään ensin päävalikonTiedot- välilehdeltä kohdasta Toimittajat. Tällä ruudulla haetaan ensin HL Group Oy.

Toimittajan tietoruudulle syötetään seuraavat tiedot.

Asiakasnumero, jolla yritys asioi HL Groupin kanssa. Se on aina numeromuotoinen. Elikoskaan sisällä kirjaimia. Tämä kohta on ruudun Yleiset- välilehdellä. Se voi olla jo ennestäänasetettuna.

www- palvelimen osoite. Tämä on normaalisti ”194.251.185.131”. Vaihtoehtoisesti voidaankäyttää osoitetta ”www.hlweb.fi” joka vastaa samaa ip-osoitetta. Osoite voi kuitenkin jatkossamuuttua, joten viimeisin tieto tulee ongelmatilanteessa kysyä suoraan HL Groupin atk-tuesta.Aktiivisuus pitää olla "AKTIIVINEN".

Seuraavat kentät ovat puolestaan ruudun Sähköinen kauppa- välilehdellä, eli napsautetaan ensintämä välilehti auki. Ruudun tekstit vaihtelevat hieman käytettävistä toiminnoista riippuen.

Tälle ruudulle täydennetään seuraavat tiedot:www käyttäjätunnus. Tämä oy HL Groupin antama käyttäjätunnus. Tämä saadaan ainaerikseen HL Groupilta. Siinä voi olla sekä kirjaimia ja numeroita.www salasana, eli salasana, joka myös saadaan HL Groupilta.Muut kentät, kuten ovt ja nimilyhenne saavat olla ennallaan, niillä ei ole tälle asialle merkitystä.

Tämän jälkeen voidaan poistua toimittajien hallintaruudulta. Kun tiedot on annettu, jakäyttäjätunnukset avattu HL Groupilla, voidaan liitännän käyttö aloittaa, lähettämällä ensinesimerkiksi testitilaus. Jos testitilaukseen tulee tilausvahvistus, noin 5 min. sisällä, on liitäntätoiminnassa. Muussa tapauksessa otetaan yhteys HL Groupille.


Tilauksen lähettäminen

Ensin tilaus hyväksytään normaaliin tapaan. Sen jälkeen painetaan tilauskirjalla oltaessa painiketta"Lähetä". Avautuva ruutu on oheisen tyyppinen, ulkonäkö riippuu siitä mitä toimintoja on käytössä.Oheisessa tilanteessa käyttäjällä on käytössään Autolinkki toiminnot. Muussa tapauksessa siihenliittyvät kohdat eivät ole näkyvissä.

Ruudulla ei normaalisti tarvitse muuttaa mitään valintoja, vaan voidaan painaa heti alareunassaolevaa ”Lähetä” -painiketta. Sillä on myös pikanäppäin F12.

Ruudun alaosassa ovat näkyvissä HL Groupin hyväksytyt ja lähettämättömät ostotilaukset.Oletuksena kaikki ruudulla näkyvät tilaukset ovat valittuna eli näkyvät sinisinä. Jos tilauksia ontehty jostakin syystä useampi ennen niiden lähettämistä, voidaan tarvittaessa hiirellä valita mitkälähetetään.

Tilauksen lähettäminen kestää yleensä noin kymmenen sekuntia.

Mikäli lähetys onnistuu, poistuu tilaus listalta ja ruudun alareunaan tulee teksti”Tilaus lähetetty (HL Group)”.

Ruudun voidaan sen jälkeen sulkea Sulje- painikkeella tai ESC- näppäimellä. Sen jälkeen tuleenormaalisti muutaman minuutin sisällä tilausvahvistus. Ellei vahvistusta tule, ota yhteys HLGroupille ja selvitä tilauksen tila. Tilausvahvistusten nouto on kerrottu seuraavassa tarkemmin.


Tilausvahvistusten nouto

Jos ohjelma tilausvahvistusten haku (esim. Autolinkistä) on jo käytössä, mikään ei muutu käytössä.Vahvistukset haetaan tällöin normaaliin tapaan. Ohjelma osaa hakea vahvistukset samalla kertaakaikista käytössä olevista lähteistä (esim. Autolinkki, Motoral, Örum, Koivunen).

Seuraavassa kerrotaan miten käyttö tapahtuu, ellei tilausvahvistuksia ole ennen haettu.

Avaa ikkuna tilausvahvistukset Ostot- välilehdeltä. Tilausvahvistusten ruutu avautuu.Napsauta ”Hae viimeisimmät”, jolloin ohjelma hakee uudet vahvistukset.

Tilausvahvistuksia voidaan selata ruudulla. Puuterivit, joissa toimitettava määrä poikkeaa tilatusta,näkyvät ruudun alareunassa punaisella värillä. Vahvistus saadaan paperille painamalla ”Tulostavalittu”.

Ruudulla voidaan myös rajata kohdasta ”Näytä rivit”, selataanko vain puuterivejä vai kaikkia rivejä.

Ruudulla on myös painike ”Puuteraportti” josta nähdään kaikkien ruudulla olevien tilaustenpuuterivit paperilla. Siinä voidaan ruksata myös ”Vain pikatilaukset”, joka tarkoittaa sitä, ettäsaadaan lista niistä asiakkaalle menevistä tuotteista joita ei toimittajalla ollut. Niiden tilalle siis pitääjoko tilata muu vastaava tuote tai ilmoittaa asiakkaalle että toimitus viivästyy.


Puuterivit myös tallentuvat ostotilausten tietoihin. Kun tilauksia kirjataan varastoon, ohjelmaehdottaa näille puuteriveille saapuneeksi määräksi tätä toimittajan ilmoittamaa määrää. Toimittajantoimittama määrä voi olla nolla tai esimerkiksi tietty kiinteä pakkauskoko.

Nämä puuterivit näkyvät myös varastoontuloruudulla punaisella taustavärillä. Tällöin tilaustensaapuminen- ruudun otsikossa näkyy teksti ”Vahvistettu” eli tilauksesta on silloin saatu sähköinentilausvahvistus.


Saatavuuskysely

KäyttöönottoSaatavuuskyselyllä kysytään tuotteiden saatavuutta suoraan HL Groupin tietojärjestelmältä. Tietotulee suoraan reaaliaikaisesti ko. toimittajan varastojärjestelmästä.

Yksittäisen tuotteen saatavuuskysely

Kun myynti-, lähete-, työmääräys- tai ostoruudulla on haettu ”Tuotteet” riville HL Groupin tuote,voidaan riviä napsauttamalla ja painamalla Saatavuus- painiketta. Tällöin avautuu saatavuuskyselynruutu, jolla voidaan vielä muuttaa kysyttävää kappalemäärää. Oletukseksi tulee rivillä oleva määrä.

Sama onnistuu pikanäppäimellä CTRL - S (pidä Ctrl pohjassa ja näppäile S).

Jos käytössä on Autolinkki, tapahtuu kysely Autolinkin saatavuuskyselyn painikkeesta. Jos ohjelmahavaitsee, että käytössä on HL Groupin tilausliitäntä, kysely tapahtuu silloin suoraan HL Groupille.

Vastaukset kyselyyn:Vastauksena voi tulla seuraavat:

Kysytty määrä kokonaan saatavissaEi saatavissaSaatavissa osittainTuntematon tuotekoodi

Eli esimerkiksi kun tuotetta ei saatavissa lainkaan (0 kpl varastossa):

Tuotetta saatavissa kokonaan kysytty määrä:


Osa kysytystä määrästä on saatavilla. Tällöin kannattaa siis kysellä pienempää määrää saadakseentarkemman tiedon.

Jos tuotekoodi on tuntematon, tulee ilmoitus "Tuotekoodi tuntematon”. Oikea tuotekoodi on tällöinsyytä selvittää esim. uusimmasta hinnastosta.

Kaikkien tuoterivien saatavuuskysely kerralla

Jos on haettu useita kyseisen toimittajan tuotteita kerralla myyntiruutuun, voidaan niille tehdä myössaatavuuskysely kerralla. Tämä onnistuu joko

a) Painamalla ”Saatavuus” painiketta ja sieltä edelleen ”Saatavuuskysely kaikilta riveiltä”.b) Painamalla myyntiruudussa Ctrl+ Shift + A.

Huom! Jos useiden tuotteiden kyselyssä tulee vastauksena ”Tuotekoodi tuntematon”, on syytämennä kyseiselle tuoteriville tekemään tarkempi kysely. Ruudulla näkyvä tekstikentän koko onrajallinen, eikä siihen mahdu kaikkea mahdollista tietoa, kuten tietoa korvaavasta tuotteesta. Elipoikkeavista riveistä on hyvä tehdä perään erillinen saatavuuskysely.


Vastaavien tuotteiden saatavuuskysely

Myös vastaavien tuotteiden ruudulla, eli tuotetyyppiruudulla, on painike ”Selvitä saatavuudet”. Joskyseisessä tuotetyypissä on mukana HL Groupin tuotteita, se tekee silloin niille saatavuuskyselyn.Jos ruudulla on muita toimittajia joilla on sähköinen saatavuuskysely käytössä, tehdään myös niillesama kysely. Eli nähdään miltä toimittajalta saa kyseistä tuotetta varastosta.


Hinnastojen nouto

Yleistä

Hinnastot voidaan hakea suoraan HL Groupin tietojärjestelmästä ohjelmaan.Näin hintamuutokset saadaan välittömästi käyttöön niiden tultua voimaan.

Käyttö

Mennään ensin hinnastojen päivitysruudulle. Eli päävalikon välilehdeltä Tiedot, kohtaHinnastopäivitys. Täältä ruudulta painetaan painiketta ”Nouda hinnastot”.

Tämän ruudun valintakohdasta valitaan kohta ”HL Group”. Tällä ruudulla on näkyvissä kaikki nehinnastonoudot, jotka on rekisteröity käyttöön. Esimerkiksi kohta ”Autolinkki” on näkyvissä, josyritys on hankkinut Autolinkki tilausjärjestelmän.

Alareunasta painetaan sen jälkeen ”Näytä hinnastot”.

Jos tunnukset ovat oikein, ruudulle tulee tämän jälkeen näkyviin HL Groupin hinnaston tiedot.Tärkein tieto on ”Tiedoston pvm” joka kertoo milloin hinnasto on viimeksi muuttunut. Sen mukaankäyttäjä voi päätellä, onko hinnasto tarpeen päivittää.


Tiedoston koko puolestaan kertoo, miten suuri hinnasto on. Jos tiedoston koko on esimerkiksi nolla,tiedetään että se on virheellinen eikä sitä pidä päivittää. Hinnasto voi silloin olla esimerkiksi juurimuodostumassa uudelleen.

Hinnasto noudetaan painamalla ”Siirrä valitut hinnastot”. Tässä tapauksessa ei ole tarpeen värjätäsiniseksi hinnastoja, koska niitä on ruudulla vain yksi.

Kun hinnasto on noudettu, se löytyy hakemistosta ”c:\tukkurit\HL Group.dat”

Tämän jälkeen hinnastopäivitysruudulla valitaan toimittajaksi HL Group ja tulkintaohjeeksi”HL Group automaattinouto”. Tällöin ohjelma löytää suoraan oikean tiedoston, ja näyttää tiedotesikatselussa.

Tulkintaohje pitää ensin olla perustettuna. Tällöin perustetaan uusi tulkintaohje, esimerkiksipainamalla hinnastopäivitysruudulla ”Tulkintaohjeet”, ja sieltä ”Uusi”. Tulkintaohje pitää perustaaseuraavan kuvan mukaisilla tiedoilla:

Vain muuttuneiden hintojen päivittäminen

Ruudulla on valinta hinnaston tyypistä, eli koko hinnasto tai muuttuneet tuotteet. Muuttuneettuotteet ovat 30 päivän sisällä muuttuneet ja uudet tuotteet.


Vain muuttuneiden tuotteiden päivittäminen on nopeampaa, koska hinnastopäivitykseen kuluva aikavoi olla esimerkiksi vain kymmenesosa koko hinnastosta. Näin tällaisia pieniä hinnastopäivityksiävoidaan ajaa myös kesken päivän, ilman että ne hidastavat järjestelmää.

Mihin yhteys ongelmatilanteissa?

Häiriötilanteet tilauksissa, saatavuuskyselyissä, hinnastoissa ym. neuvoo HL Group Oy,Puh. 0207 445 200

Ohjelman käyttökysymyksissä, ohjelmapäivityksissä ym. AutoFutur ohjelman asioissa:FuturSoft Helpdesk 0600-9-4044 / [email protected].

Documents

AutoFutur ja KoneFutur HL Group sähköinen kaupan liitäntä · HL Groupin kanssa. Samassa yhteydessä HL Group Oy toimittaa käyttäjätunnukset ja salasanat, joihin tässä ohjeessa