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Automatisierte Rechnungsverarbeitungmit integriertem Workflow
Papier -rechnungen
Zentrales Scannen
Web Scannen
MFPs
Bezahlung undArchivierung
Kreditoren
Bezahlung
Archiv
Extraktion undValidierung
Rechnungs -nummer
Auftrags-/Bestellnummer
MwSt.
Rechnungs-Routing
Elektronische Rechnungen
Datei-Upload
E-Mail (PDF)
eInvoice (XML)
Prüfung undZuordnung
Rechnungs-genehmigung
Rechnungseingang und -erfassungErfassen Sie Rechnungen gleich bei ihrem Eingang, entweder zentral in der Post-stelle oder Finanzabteilung, oder dezentral in Zweigstellen. Rechnungen, ganz gleichob auf Papier oder digital, können unabhängig von ihrem Format oder ihrem Ein-gangskanal verarbeitet werden: als gescanntes Dokument, PDF-Datei oder E-Mail-Anhang. Elektronische Rechnungen, die an das E-Mail-Postfach eines Kundengeschickt werden, können automatisch importiert werden. Die Erfassung von Rech-nungen in der Poststelle erfolgt mittels Thick Clients, während die dezentrale Erfas-sung in der Niederlassung über den Web-Browser mit der Web Capture Stationdurchgeführt werden kann.
Extraktion und ValidierungRechnungen werden nach Lieferantenstammdaten und Empfänger oder Unterneh-menseinheit klassifiziert und die Rechnungsdaten nach Prüfung auf Rechtskonformitätextrahiert. Eine regelbasierte Validierung und der Abgleich mit Bestellinformationenaus dem ERP stellen sicher, dass nur Rechnungsdaten mit hoher Qualität zur Verar-beitung weitergeleitet werden. Für die Rechnungsvalidierung und -kodierung verwendenPoweruser Thick Clients. Buchhalter oder Außendienstmitarbeiter können mit der WebVerification-Funktion Fehler oder falsch zugeordnete Rechnungsdaten korrigieren.
Automatische Rechnungsverarbeitung vom Eingang bis zur Archivierung
Nutzen Sie das volle Potenzial einer optimierten Kreditorenbuchhaltung. Durch die Einführung einer automatisierten Lösung zur Rech-nungsverarbeitung wird die fehleranfällige manuelle Dateneingabe erheblich reduziert. Unternehmen können Betriebskosten senken,die Effizienz zentraler Geschäftsabläufe steigern sowie das Monitoring und das Berichtswesen vereinfachen.
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Routing von EingangsrechnungenRechnungen werden automatisch an die verantwortlichen Mitarbeiter der Kosten-stelle oder den Budgetverantwortlichen zur Prüfung und Genehmigung weitergeleitet.Vordefinierte Workflows stellen sicher, dass die Verarbeitung von Rechnungen im Ein-klang mit internen Genehmigungsrichtlinien steht. Indem der Abgleich mit den Auf-trägen automatisiert und die interne Kommunikation über den Rechnungsstatusreduziert werden, sparen Finanzabteilungen kostbare Zeit und Ressourcen.
Überprüfung und ZuordnungOptimierte und nach Best Practices durchgeführte Genehmigungsabläufe unterstüt-zen die Weiterleitung anhand von Geschäftsregeln, die Aufteilung nach Kostenstellen,oder die Eskalation und Ausnahmebehandlung. So können Eingangsrechnungen be-quemer, schneller und flexibler zugeordnet und verarbeitet werden. Nachdem die rich-tigen Werte oder die richtige Kostenstelle festgelegt wurden, wird die Berechnungdes entsprechenden Steuerwertes automatisch ausgeführt.
Genehmigung und AutorisierungDie Automatisierung des Rechnungsworkflows ermöglicht eine schnellere Genehmi-gung und erhöht den Durchsatz in Vergleich zur manuellen Verarbeitung. Das auto-matische Routing der Eingangsrechnungen erlaubt eine reibungslose Übergabe anden entsprechenden Budgetverantwortlichen bzw. an die Mitarbeiter der Kosten-stelle, sodass der Ablauf zur Zahlungsgenehmigung vereinfacht und optimiert wird.Das Ergebnis ist ein effizientes Management von Eingangsrechnungen.
Bezahlung und ArchivierungDie letzten Schritte des Ablaufs sind Bezahlung und Archivierung. Nach der Zuord-nung und Genehmigung einer Rechnung wird diese automatisch an das ERP- oderein anderes Finanz- oder Buchhaltungssystem geschickt, damit Bezahlung und Archi-vierung erfolgen können. Alle Phasen des Rechnungsworkflows können jederzeitnachverfolgt und überprüft werden, sodass Mitarbeiter einen kompletten Überblicküber alle Transaktionen haben und somit Compliance gewährleistet ist.
ABBYY ist ein führender Anbieter von Technologien und Ser-vices für Texterkennung und Dokumentenumwandlung. Das um-fangreiche Produktportfolio für Dokumentenverarbeitung undInformationserfassung ist verfügbar für unterschiedliche Platt-formen und Geräte. ABBYY bietet eine große Bandbreite von
Lösungen für spezifische Geschäfts- und Branchenbedürfnisse.Unternehmen in der ganzen Welt vertrauen auf ABBYY-Lösungenzur Optimierung papierbasierter Geschäftsprozesse. Mehr In-formationen unter www.ABBYY.com
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