AVANT PROPOS

Hortensia RAMASIMANANA DVV International

Informatisation de suivi de rapport dactivits de

AVANT PROPOSLe cigle E.S.P BIG est labrviation de lEtablissement Suprieur et Professionnel Bureautique Informatique Gestion. Il a t fond expriences sur des formations informatique telles que en 1990. Et comme son nom lindique, lESP BIG durant ces dizaines dannes oriente ses continues en diverses options et filires en de gestion, le gnie logiciel, la linformatique

maintenance informatique, conception web. Mais il y a aussi dautres formations modulaires telles que linformatique bureautique, la communication, le franais Dans le cadre pdagogique de lE.S.P. BIG, aprs avoir labor un travail individuel de mini projet, qui reprsente la finalisation de la deuxime anne de formation et dapprentissage au sein de ltablissement; il est affirm que les tudiants enrichis dexpriences, prpars une intgration et imprgnation dans le milieu professionnel et tant arrivs terme de leurs tudes, pour lacquisition du Diplme dEtudes Suprieures Professionnelles en Informatique, effectuent un projet de stage. Prcisons entre autre que des cours thoriques et pratiques en informatique de gestion ont t pralablement attribus en guise de support ou de base mme sa prparation durant la priode de formation en premier cycle. Autrement, ce stage de trois mois pour le compte de DVV International est finalis par une rdaction dun rapport crit qui rsume les activits durant le stage et notre apport personnel. Pour cela, un thme de stage a t propos, ayant comme

intitule : Informatisation de suivi de rapport dactivit au sein du projet DVV International.

E.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 2009

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Informatique de gestion - Novembre



INTRODUCTION

Un projet est un ensemble dactivits qui sont prises en charge, dans un dlai donn et dans les limites de ressources imparties, par des personnes qui y sont affectes dans le but datteindre des objectifs dfinis. Dans le contexte des systmes dinformation au sein dune entreprise, on peut dfinir un projet comme un cycle dactivits techniques de dfinition-conceptionralisation-mise en uvre dune application de gestion. Comme toute autre chose, un projet doit avoir ses caractristiques comme sa taille (budget utilis, dure) ; sa nature (industriel, humanitaire, artistique, ) ; collectif ou individuel. Suivant ses objectifs, il y a 2 catgories de projet qui sont le projet de dveloppement conomique qui est la recherche de profit, et le projet de dveloppement social qui cherche le bien tre de la socit ou de la communaut. Et parmi ces deux catgories, la DVV International, lassociation o le stage a t effectu, adopte le projet de dveloppement social car elle a comme activit principale lducation des adultes. Lintervention durant ce stage porte sur la gestion administrative et financire de DVV International.


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Ainsi, nous ne pouvons pas nier limportance que joue le rle de la gestion administrative et financire dans une entreprise quelque soit sa nature (Commerciale, Association,) Etant un projet international non rsidentiel, la DVV International collabore avec le Ministre des Affaires Etrangres (MAE) et dautres bailleurs de fonds. Ainsi, les rapports dactivits pour tous les projets raliss sont des documents trs importants tant pour le Ministre concern que pour les bailleurs de fonds que ce soit interne ou externe. Or, il se peut que ces rapports soient disparus ou changs de place juste au moment o on a besoin de ces rapports. Il se trouve aussi que le feuilletage des documents par classeur prend beaucoup de temps et cest pour toutes ces raisons quon a conu lapplication pour linformatisation des rapports dactivit sur une base de donnes afin de faciliter la gestion de ces rapports. Alors, en tant que gestionnaire informaticienne, ayant dj acquis une exprience dans ce domaine (informatique de gestion) en ralisant un mini-projet en deuxime anne et aprs avoir reu les connaissances complmentaires en troisime anne lE.S.P BIG ; dans un but professionnel, un stage a t effectu au sein de cette association. Ceci afin de mettre en valeur et mettre en pratique les connaissances acquises et de faire partie du monde professionnel. La mission consistait apporter une connaissance la fois thorique et pratique sur la gestion administrative et financire dans un projet. Il sagissait en premier de grer la trsorerie, ensuite dassister aux oprations comptables et budgtaires, puis soccuper des oprations administratives et en fin de tenir et de grer des documents. Problmatique la pointe des nouvelles technologies de communication et dinformation, les tches savraient relativement complexe mettre en uvre et lourdes cause du traitement manuel de certaines tches. En effet, sa ralisation sollicite un nombre de comptences varies, de la rapidit et surtout du temps car il sagit bien de grer et de bien organiser. Il a t ncessaire dautomatiser un certain nombre de tches, en utilisant le logiciel ACCESS en pratiquant SGBD qui est un systme de gestion de bases de donnes.


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Ce systme a t choisi non seulement pour faciliter la gestion des informations mais aussi parce que les bases de donnes MS Access peuvent tre manipules par dautres environnements tournant sous MS Windows. A part ces avantages, nous savons que les applications ralises sous MS Access sont faciles accder ; do la faiblesse de la scurit des donnes. Le prsent rapport se compose en deux parties. La premire partie traite, dabord la prsentation gnrale de lentreprise en dfinissant le contexte de lentreprise, les outils et le cadre de travail, ensuite, il prsente le rapport dactivit en expliquant le droulement du stage et en fin un bilan gnral et une suggestion concernant lentreprise sur le stage. La deuxime partie, tablit en premier lieu le projet ralis au sein du centre daccueil et en second lieu, elle prsente la ralisation. Noublions pas qu chaque document il est important dy consacrer un espace pour la conclusion et que nous allons laborer aprs le corps du document.


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PARTIE I

PRESENTATION DVV ET STAGE


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CHAPITRE I : PRESENTATION DE LIIZ/DVVCette partie traite de l'identification des acteurs, des matriels utiliss et de la dfinition de lassociation et du stage effectu au sein de cette dernire.

I-1-Gnralits sur lIIZ/DVV : LIIZ/DVV est labrviation des en allemand de Institut fr Internationale c'est--dire

Zusammenarbeit

Deutschen

Volkshochschul

Verbandest ,

lInstitut pour la coopration Internationale de lAssociation Allemande pour lEducation des Adultes. Elle a pour sige social lObre Wilhelmstrae 32, D-53225 Bonn, mais comme cest une association internationale, elle sparpille dans diffrentes rgions dans le monde tel quen Afrique, en Asie, en Amrique Latine, en Europe centrale et orientale. Quant Madagascar, elle a son sige au lot VK 17A, Fenomanana Mahazoarivo Antananarivo 101 dont le nom est DVV International. Linstitut est part de lEducation des Adultes allemandes et de ses finalits nationales, europennes et internationales. Il soutient la conception et la mise en uvre de programme dEducation des Adultes dans de nombreux pays partenaires, promeut la coopration entre lEducation des Adultes allemande et internationale, et les changes dinformations et dexpriences dans ce domaine.

I-2- Historique de lIIZ/DVV :


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La DVV a t fonde en 1953 en tant quorgane central des fdrations rgionales des universits populaires en Rpublique fdrale dAllemagne au nombre de dix lpoque, passes seize aujourdhui. Dans les annes 50, la rconciliation et la comprhension entre le peuple de lEurope taient les objectifs majeurs des contacts et des partenaires internationaux. Dans les annes 60, lEducation des Adultes, axe sur le dveloppement,

devient partie prenante de laide lducation dans le cadre des efforts de dcolonisation. Des contacts furent nous et, trs tt, les premires expriences avec des partenaires en Afrique et en Amrique Latine eurent lieu, ce qui incita la DVV fonder la Division pour lEducation des Adultes dans des pays en voie de dveloppement, rebaptise en 1975 Division pour la coopration Internationale. Dans les annes 70, lintrt pour lchange dexpriences au niveau

international grandit au sein de lEducation des Adultes qui jouait elle-mme un rle croissant dans la coopration au dveloppement. Il fut possible dapprofondir lengagement avec des partenaires en Afrique et en Amrique Latine et de llargir lAsie. Les mutations qui marqurent lEurope centrale orientale et mridionale la fin des annes 80 et le processus dunification du dbut des annes 90 se traduisirent pour linstitut par des missions nouvelles et de nouveaux dfis quil apprhende, depuis 1993 sous une forme organisationnelle nouvelle en tant quInstitut de Coopration Internationale de la DVV, par de multiples initiatives et approches des projets. Des projets dans les domaines suivants en font partie : apprentissage culturel, dialogue entre lEurope et lIslam, prvention des crises et conflits, lutte contre la pauvret et ducation la politique de lEurope en ce qui concerne son largissement lEst. La DVV est reprsente Madagascar depuis 1987. Depuis Mars 1996, la reprsentation est dirige par une quipe nationale et dnomme Antenne de lIIZ/DVV Madagascar. Cest la fois un bureau de coordination de la collaboration locale et une interface entre les partenaires malgaches et lIIZ/DVV Bonn. Actuellement, elle est devenue DVV International.


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I-2-1- Activits : La DVV International a comme activit principale lducation des adultes. Mais comme on a dit auparavant, elle nest pas directement oprationnelle sur le terrain Madagascar. Ce sont les organisations partenaires qui mettent les programmes convenus en uvre, auprs des publics bnficiaires correspondants. Alors, les activits des partenaires, en tant quducation-formation des adultes et qui sont appuyes par DVV International, sont principalement et sans tre exhaustives : la formation sur la mthodologie et la pdagogie pour les jeunes et adultes ; le renforcement des capacits des entits de la socit civile ; laccompagnement dans lapprentissage de la vie associative ; la promotion dun environnement lettr travers lalphabtisation fonctionnelle et les activits de post-alphabtisation ; la formation sur la dmocratie, les Droits et Devoirs des citoyens. Mais part ces domaines dactivits, il y a aussi les activits dites privilgies telles que la conception, exprimentation et diffusion de programme sur objectif dducation et de formation des adultes : production et diffusion de matriels et de supports lapprentissage des adultes. Puisque quil sagit dducation des adultes, voici quelques exemples de photos en plein formation des adultes Cest une session de formation qui sest tenue Ambohimiadana Imeritsiatosika

Ici , le formateur explique et les apprenants formateur avec attention prennent des notes E.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 2009

Les apprenants coutent le

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Les apprenants sont entrain de faire leur devoir

I-2-2- Statut : La DVV est un organisme international nongouvernemental dappui lducation des adultes, a but non lucratif. Elle est rgie par accord de sige du Ministre Malgache des affaires trangres.

I-2-3- Partenaires : Comme on a dj dit auparavant, la DVV International a juste pour mission dappuyer lducation et la formation des adultes. En fait, elle nest pas directement oprationnelle sur le terrain. Alors, pour la mise en uvre des programmes convenus, auprs des publics bnficiaires correspondants, la DVV International travaille avec des partenaires et associations malgaches tels que lAssociation FANOITRA, FFF-MM, AMEA (Association Malagasy pour lEducation des Adultes),.etc. En ne citant que quelques unes, les principales activits des partenaires sont la formation sur la mthodologie et la pdagogie pour les jeunes et adultes, le renforcement des capacits des entits de la Socit Civile, laccompagnement des responsables locaux dans la mise en place et la gestion dactions ducativesE.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 2009

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dans les communes et la formation sur la dmocratie, les Droits et Devoirs des citoyens.

I-2-4- Concurrence :

Comme on a pu constater auparavant, DVV est un organisme international nongouvernemental. En ce moment, elle ne possde pas encore de concurrent sur le domaine de lappui et de la formation des adultes Madagascar.

I-2-5- Organisation : I-2-5-1 Organigramme: La DVV International possde un effectif de huit (8) personnes pendant les priodes de ce stage ; un chef de projet la fois coordinatrice et reprsentante du projet, un responsable administratif et financier, un responsable de qualit et une assistante de projet et trois stagiaires dont je faisais partie. Voici donc lorganigramme de DVV International

Organigramme de DVV International

Reprsentante (Chef du projet)

Responsable administratif et financier Responsable qualit


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Assistante administrative et financire

I-2-5-2 Description des postes: Reprsentante : A la fois reprsentante et coordinatrice des projets, elle a dabord pour fonction dassurer la reprsentation du Bureau du projet de DVV International Madagascar, de concevoir, planifier et raliser le programme du bureau, puis grer selon les procdures administratives et financires de ltablissement les fonds pour la ralisation des programmes du bureau en respectant les lignes budgtaires pour la gestion par signature des documents comptables et enfin veiller au maintien de la qualit de tout les programmes prvus et celle de la collaboration avec les partenaires.

Responsable administratif et financier: Il assure le contrle interne de DVV International, la gestion du personnel et les ressources humaines, le suivi et la mise en uvre des procdures, la supervision de ltat et de la gestion des patrimoines et enfin la production des rapports financiers.

Responsable qualit : En tant que responsable qualit, il a trois grandes missions. La premire est de transfrer la comptence en matire de gestion daction ducative la base. La seconde est de poursuivre en permanence leE.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 2009

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systme de management qualit de cette ducation de base et de lintgrer progressivement dans les autres domaines de formation promue par DVV International Madagascar et enfin la troisime est dassister en matire de communication vis--vis des partenaires et du public en contribuant la diffusion des informations relatives lducation et la formation des adultes.

Assistante

administrative

et

financire:

Sous

la

supervision

de

la

Reprsentante du Bureau du Projet et sous le contrle du responsable administratif et financier, lassistante assure la gestion de la trsorerie, lassistance aux oprations comptables et budgtaires, les oprations administratives, la tenue et la gestion des documents.

I-3- Objectifs et moyens de mise en uvre : I-3-1 Objectifs : Comme son nom lindique, dabord, la DVV International vise sur la mise en uvre dune Education des Adultes de qualit, rendre les adultes plus responsables dans leur vie de citoyen et plus performante dans leur statut de producteur . Elle a donc pour mission dappuyer lducation et la formation des adultes dans le but de renforcer un rseau de partenariat pour lEducation des Adultes, pour lamlioration de la condition de vie des destinataires des actions la base et rendre les adultes plus responsables. Compte tenu des ralits trs diverses qui prvalent dans les pays partenaires, la DVV International opre en vertu dune conception trs ouverte de lEducation des Adultes, marque par les conditions sociales. Les axes prioritaires sont lducation de base, lducation environnementale et lducation la dmocratie. Il est accord une importance particulire objective aux critres de lutte contre la pauvret, daide lautopromotion et de la promotion fminine.


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Et pour la concrtisation des diffrentes activits dont la principale est lEducation des Adultes, la DVV International avec ses partenaires se servent des supports lapprentissage pour les adultes, il existe actuellement prs de 50 ouvrages totalisant environ 500.000 exemplaires.

I-3-2 Moyen financier : Comme il sagit de trs grands projets, il doit y avoir de budget pour pouvoir les raliser. Or, la DVV International ne se conoit pas comme un bailleur de fonds, mais comme un partenaire professionnel, qui apporte ses expriences et ses ressources dans des projets communs, y participe sur un pied dgalit et ne cesse de profiter lui aussi du savoir et des expriences de ses partenaires. Elle finance ses activits de projet grce des subventions qui lui sont accordes notamment par le ministre fdral de la Coopration conomique et du Dveloppement, le Dpartement culturel du ministre des Affaires Etrangres allemand et lUnion Europenne. Et quant Madagascar, elle est finance en grande partie par la fdration Bonn ce qui fait que la DVV International na pas de recette part la vente des brochures et des livres de ses productions et ne fait quutiliser les fonds envoys par lAllemagne ainsi que dautres subventions obtenues par des diverses activits.

I-3-3- Moyen humain : Pour la mise en marche de ladministration du bureau du projet de DVV International, la DVV possde un effectif de huit (4) personnes. Un chef de projet la fois coordinatrice et reprsentante du projet, un responsable administratif et financier, un responsable de qualit et une assistante de projet. Mais pour la mise en uvre des activits et les programmes convenus pour lducation des adultes, elle collabore avec beaucoup de partenaires. Et ce sont les formateurs de ces partenaires que la DVV envoie sur terrain en les donnant des indemnits.


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I-3-4- Moyen matriel : Le fonds que la DVV International dispose est destin financer le cot de fonctionnement du bureau ainsi que les diffrents frais pour la mise en uvre des programmes convenus tels que frais de mission pour les descentes sur terrain, frais de reprsentation, indemnits des formateurs et achat des fournitures pdagogiques divers (ex. : emballages, markers, cahiers, stylos, ) Mais pour bien concrtiser le projet de lducation, la DVV International possde diffrents ouvrages et outils pdagogiques. Pour faciliter la formation et surtout pour quelle soit efficace, les formateurs ont besoin de ces outils et ces supports. Voici les diffrents outils et supports que la DVV International dispose : 1. Ouvrages : (ex. : Torolalana ; Revue Education des Adultes et

Dveloppement ; Vakiteny sy soratra ; Kajy ; etc.) 2. Affiches : (ex. : lettre et chiffre ; lettres combines ; bote images ; etc. ) 3. Tableau mou ; vido projecteur ; Ainsi est termine la premire partie o nous avons pu connatre

lenvironnement du centre daccueil. Maintenant nous allons parler du stage, plus prcisment, le rsum du stage effectu au sein de ce dernier.

I-3-4-1- Matriels informatiques utiliss :

Dabord la DVV International dispose de cinq ordinateurs ; le premier (portable) quip de Windows Vista (le poste de Mme la Reprsentante), le deuxime (portable) quip de Windows XP Pro (le portable de Mr le Responsable Administratif et financier) et le troisime quip de Windows 2007 Server (le poste de Mr le Responsable de Qualit) , le quatrime (le poste de la stagiaire concerne) et enfin le dernier qui est un poste disponible pour la projection ou tenue de note pour la runion .E.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 2009

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Chaque poste cit ci-dessus est quip dune imprimante pour ldition des diffrents documents. Enfin, une connexion Internet haut dbit et permanent qui permet de sinformer et de communiquer en temps rel avec les partenaires locaux ou trangers.

I-3-4-2- Logiciels utiliss :

Avant dentrer dans le vif de cette sous division nous allons dabord dfinir ce que cest un Logiciel. Un logiciel est un programme ou ensemble de programme qui assure une tche bien dfinie et un traitement particulier de linformation. Il y a deux types de logiciels : le logiciel systme et le logiciel dapplication. Le logiciel systme contrle le fonctionnement de lordinateur, jouant par consquent le rle de premire interface entre lhomme et la machine. Il gre les travaux essentiels, mais souvent invisibles, relatifs la maintenance des fichiers sur le disque dur, la gestion de lcran, etc. Un logiciel systme constitue donc une partie du systme dexploitation. Tandis que les logiciels dapplication permettent deffectuer une multitude des tches plus ou moins spcifiques pour lesquelles sont utiliss les ordinateurs. Toutes sortes de tches peuvent tre programmes do on peut trouver diffrents types de logiciels comme les logiciels de dessin (ex : Adobe Photoshop, Paintshop) ; les logiciels de musique et montage de vido (ex : Cake walk, MSMovie Maker) ; les logiciels anti-virus (ex : Norton, Avast ...) ; et le plus important pour notre tude, ce sont les logiciels de gestion (ex : Ciel, Saari, Gecom qui sont les plus connu et les plus utiliss). Mais chaque entreprise peut avoir aussi son propre logiciel de gestion. Comme toute autre entreprise ou association ou ONG, la DVV International a aussi son propre logiciel mais pour linstant, il ny a que le logiciel comptable nomm PROABIS pour la comptabilit. A part ceE.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 2009

logiciel, elle utilise aussi le

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logiciel intgr de MS Office qui est le MS Outlook pour lenvoi et rception des courriers lectroniques via les partenaires internes ou externes.

1.

Le logiciel comptable PROABIS :

Le PROABIS est le logiciel comptable adopt par tous les DVV International qui existent dans le monde. Celui-ci est utilis pour faciliter la gestion et la comptabilisation des mouvements de fonds envoy par le sige. Comme on a dit auparavant, le suivi journalier de la trsorerie interne de la DVV International c'est--dire le suivi des dpenses et recettes se fait laide de lenregistrement de chaque mouvement effectu dans un journal de caisse manuel et sur Excel.


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Mais la comptabilisation gnrale c'est--dire celle de tous les mouvements que ce soit banque ou caisse se fait par ce logiciel PROABIS. On peut voir les documents sortis par ce logiciel dans la partie annexe.

2.

Le logiciel de messagerie MS OUTLOOK :

Ce logiciel de messagerie est utilis pour lenvoi et la rception des courriers lectroniques via les partenaires internes ou externes. Il facilite le contact en permanence avec les partenaires internes ou externes.


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Mais puisque la messagerie lectronique ncessite une connexion un rseau internet, la DVV International dispose dune connexion Internet haut dbit et permanent grce un modem freedsl. Voici le schma du modem

Pour y accder, lutilisateur doit entrer le code client dans lespace client sur linterface de freedsl.

Mode daccs linternet de freedsl


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CHAPITRE II : RESUME DU STAGE

Dans cette partie, nous allons, en premier lieu, entamer la prsentation du stage qui consiste, en tout, prsenter lenvironnement technique de travail, le contexte et la mission de stage.

II.1 Prsentation du stage

3me anne ESP BIG 2007 : RESUME DU STAGE NOM & PRENOM : TITRE DU RAPPORT : DATE DE DEBUT DE STAGE : DATE DE FIN DE STAGE : ETABLISSEMENT : SOCIETE : NOM DES MAITRES DE STAGE : Hortensia RAMASIMANANA Gestion administrative et financire 05 Septembre 2007 05 Dcembre 2007 ESP BIG DVV International Mme Violette R Rasamoely; Mr Mamy Nirina Andrianarivony Fonction : Assistante de projet (Administration et finance) Mail :

[email protected]

II.2 Intervention durant le stage E.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 20 / 1422009




Rappelons que le stage a dur 3 mois de septembre 2007 au dcembre 2007. Dans cette sous-partie, nous allons voir ce qui sest pass durant ces trois mois. Le dbut de mon stage a concid avec la prparation de la clbration du 20 anniversaire de DVV International Madagascar. Alors, le premier mois a t consacr lorganisation de cet vnement en collaborant avec les quipes de DVV, avec ses partenaires et les autres stagiaires. Les tches quon a faites durant ce premier mois ne concernent alors que la clbration si on ne cite que la conception et ngociation pour la salle de runion, traiteur, animateur ; lancement de publicit visuel et audiovisuel, distributions des invitationsCest aussi dans le premier mois du stage quon a fait la connaissance avec ltablissement : son activit, ses personnels avec leur responsabilit correspondante et aussi les missions et tches que je vais y effectuer. Puisque ltude porte sur la gestion administrative et financire de DVV International, toutes les tches effectues durant ce stage sont bases sur la finance et ladministration.

La premire phase de ltude, consiste vrifier les rapports financiers des activits effectues, tablis par les prestataires c'est--dire rapprocher le montant engag par rapport aux dpenses relles effectues en justifiant pice par pice. Rappelons que chaque dpense doit tre justifie par une pice comme reue ou facture. Le but de la vrification est de voir dabord si les dpenses ralises sont adquates aux dpenses estimatives tablies avant le commencement de lactivit et puis sil y a des anomalies ou pas concernant les pices justificatives et les chiffres. Et enfin sil y a de reliquat restituer au prestataire ou lui rembourser. Et cest encore dans cette premire phase quon a fait le rapprochement du journal caisse dans Excel par rapport au journal caisse PROABIS, voir sil y a anomalie puis faire le classement pice par pice.


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La deuxime phase est la mise en pratique et la familiarisation avec les outils informatiques. La comptence sur la manipulation des appareils informatiques est trs importante car comme on a dit auparavant, chaque poste possde un ordinateur avec des accessoires informatiques.

Et en fin, ce qui correspond au stade final du stage, lactivit qui consiste vrifier sur terrain du fonctionnement des fonds sortis sur la ralisation des activits prvues en se dplaant sur le lieu o lactivit se droule. Le but sur cette descente est de voir la ralit comment on a dpens largent, sur quoi et quel prix.

II.2.1. Mission du stage

Puisque le cadre dtude durant le stage porte sur la gestion administrative et financire du bureau du Projet de DVV International Il sagissait en premier de grer la trsorerie, ensuite dassister aux oprations comptables et budgtaires, puis soccuper des oprations administratives et enfin la tenue et gestion des documents. Mais dans ces diffrentes missions, il y a les dtails des tches faire que nous allons voir successivement : 1. Gestion de trsorerie : cest prparer le budget hebdomadaire de trsorerie, tenir les livres de banque et de caisse, soccuper de la relation financire avec les banques et faire larrt priodique des journaux de caisse. 2. Assistance aux oprations comptables et budgtaires : tenir la situation du solde des comptes des partenaires, consultants et tierces personnes, participer llaboration du budget annuel du projet, participer la production du rapport danalyse des carts budgtaires et assister le conseiller dans les oprations comptables : tenue des pices comptables,E.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 2009

justification de solde des comptes. 22 / 142




3.

Oprations administratives : soccuper des dclarations et formalits administratives (fiscales, sociales, douanires, assurances,) ; faire le suivi des commandes, recouvrement des recettes sur ventes, livraisons

4.

Tenue et gestions des documents : effectuer le suivi du respect des clauses des contrats, notamment sur laspect financier, collecter les rapports financiers venant des partenaires et prestataires et vrifier leur exhaustivit et authenticit, procder aux premires remarques et rclamations vis--vis des auteurs des rapports.

La mission de mon stage sinscrit dans la dmarche de donner des propositions de solutions adquates aux problmes pour le bon fonctionnement du projet de DVV International selon ses besoins et selon ses moyens. En mappuyant sur les cours relatifs la 3me anne en Informatique de gestion, jai pu assister en tant que stagiaire excutif le chef de projet, le conseiller en gestion ainsi que les autres quipes de DVV International.

II.2.2. Les activits effectues pendant le stage : Les activits que jai effectues, peuvent tre classes en: activits journalires et en activits occasionnelles. 1. Les activits journalires : Cest lensemble de tches que lon doit faire chaque jour, tels que : 1. 2. 3. 4. Le classement des dossiers et des courriers ; Lenregistrement des mails ; La saisie ; la rception des appels tlphoniques.

1. 1. 2.

Les activits occasionnelles: assister une runion de planification du personnel de DVV assister une runion de planification et de budgtisation du partenaire de DVV. 23 / 142Informatique de gestion - Novembre




3.

Faire la gestion et suivi de la comptabilit : la tenu de caisse.

1. 1.

les imprvues : Effectuer une demande de rcpiss de dclaration Impt (IRSA) auprs du service contribution. Un rcpiss est livr par celle-ci pour certifier le paiement de limpt. Autrement dit, cest une sorte de reu que la Contribution dlivre.

Les papiers fournir pour une demande de rcpiss sont: 2. La fiche de ventilation, contenant : - raison social/ Nom commercial

- ladresse du sige - La rfrence bancaire - La nature de limpt - Lchance - La priode - Le montant 3. 4. Lordre de virement Le document contenant la nature de lImpt et le montant. II.2.3-La gestion et le suivi de la comptabilit: La comptabilit est la saisie et le classement continu des recettes et des dpenses dans lorganisation. Elle consiste effectuer le contrle permanent des fonds confis la direction du projet et constitue la base des dcomptes mensuels vis--vis de la centrale de DVV International.

Lutilisation des fonds doit tre justifie par DVV international. Une saisie exhaustive de tous les mouvements de trsorerie du projet est donc effectue cet effet dans le pays dintervention comme Madagascar. Dans ce cas, la direction du projet est tenue de fournir une documentation complte, ordonne et vrifie en termes dexactitude factuelle et comptable des mouvements de trsorerie du projet sous sa comptence.E.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 2009

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Voil pourquoi, tous les mouvements de trsorerie sont saisis instantanment. Il est donc important de veiller ce que chaque criture soit clairement libelle, vu que gnralement, ce sont les seules sources dinformation dont disposent les assistant(e)s la centrale de DVV international.

II.2.3.1.La gestion comptable:

La gestion de la comptabilit est effectue laide des tableaux Excel. Les registres comptables et les journaux doivent tre bien grs, afin que les contrles des comptes bancaires, de la caisse, des avances, des dettes, des recettes et des dpenses puissent tre effectus et justifis tout moment, et que les pices soient clairement numrotes. Par ailleurs, les documents comptables sont rdigs dans la langue officielle du pays, afin dy assurer la suivi et la gestion de la comptabilit.

1.

Les livres comptables : Pour grer la comptabilit, DVV dispose dun :

1.

livre de contrle du compte bancaire qui contrle les mouvements du compte bancaire ;

2. 3. 4. 5.

livre de contrle de la caisse ; livre de contrle des avances ; registre comptable ; registre des dpenses postales (en cas dutilisation de timbres) ; La centrale a prpar des modles quelle met la disposition des personnels en cas de

besoin.

1.

Les journaux: 25 / 142Informatique de gestion - Novembre




Gnralement, il y a lieu de tenir :

1.2.

un journal de caisse manuel ; un journal davances ; un journal de banque ; un registre des dpenses postales en cas dutilisation de timbres. Le journal de caisse, le journal davances et le journal de banque peuvent aussi tre grs

3. 4.

par ordinateur (tableaux Excel). Au besoin, la centrale de DVV international met des modles la disposition du personnel.

b-1) Le journal de caisse manuel : Le journal de caisse saisit instantanment la totalit des mouvements en liquide de la caisse dans lentreprise. Cest un livre suffisamment grand contenant : 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. la date le n de pice le libell du mouvement comptable Appro- caisse (Banque Les recettes Annulation remboursement en cas davance Avance les dpenses Dpense total Report26 / 142

Caisse)





15.

Solde Le solde du journal de caisse doit toujours correspondre au montant rel des liquidits

de la caisse. La direction du projet signe le dcompte mensuel pour attester quelle a vrifi le solde de la caisse la fin du mois. Lachat de timbres est dcompt titre de dpense. Lutilisation des timbres est explique part dans le livre comptable des dpenses postales.

Date

Libell

N

Entre

BK-KS Recette

Annulation rembourssem

Avance

Dpense Report relle

SOLDE

Schma du tableau :

b-2) Le journal des avances Le journal des avances saisit les avances verses aux partenaires, ainsi que les dcomptes de ces avances. ce moment, le paiement davances nest pas encore considr comme une dpense. Ce nest que lorsque les partenaires procdent au dcompte que lesE.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 2009

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dpenses sont prises en considration dans le dcompte du projet. Un partenaire ne peut obtenir aucune avance supplmentaire si lavance prcdente nest pas dj dcompte au moins 70%.

b-3) Le journal de banque Le journal de banque saisit tous les mouvements bancaires.

1. Le suivi et la gestion de la caisse :

Chez DVV, tous les mouvements de la trsorerie, tels que les recettes et les dpenses doivent tre suivis et enregistrs dans les journaux. Mais, cela exige des pices justificatives.

1.

Les pices comptables et les pices justificatives.

Puisque durant ce stage, ltude porte sur la gestion administrative et financire du projet de DVV International, nous nallons parler que des documents concernant ce cadre dtude. Dabord pour la gestion de ladministration, les documents ne sont autres que les documents correct pour les dclarations et formalits administratives (fiscales, sociales, douanires, assurances), les contrats de prestataire de service. Pour la gestion financire, plus prcisment, la gestion de trsorerie interne, il y a dabord le journal manuel pour les entres et sorties dargent : cest lenregistrement manuel des oprations comptable, les recettes et dpenses de DVV International. Mais concernant ces oprations, chaque mouvement doit tre justifi par une pice justificative c'est--dire que chaque dpense engage ou chaque recette effectue part lenregistrement dans le journal manuel et dans le ficher lectronique Excel, a une pice comptable correspondante.

a-1) Les pices comptables utilises:E.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 2009

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1. La fiche DED / Pice de caisse : Cette fiche de couleur rose appele aussi fiche rose est utilise pour justifier la sortie dargent en espce. On lappelle pice de caisse si elle tient lieu de pice justificative en cas dinexistence de facture en bonne et due forme. Dans ce cas on coche sur la case correspondante la pice de caisse (Voir la maquette). Mais dans le cas o il y a une sortie dargent titre dengagement des dpenses ou avances, le bnficiaire de ce montant sorti doit effectuer, au plus tard 48 heures aprs lutilisation de largent, la rgularisation de ses dpenses. Celle-ci concerne les factures ou les pices justificatives de chaque dpense, le montant restituer si le montant nest pas tout dpens. Le montant demand ainsi que le motif de dpenses doivent figurer dans cette pice. Le nom avec la fonction et lorganisme du bnficiaire doivent tre aussi vus dedans. Cette demande doit tre approuve par le responsable financier avant que le caissier fasse le paiement. Les signatures des trois parties qui sont le responsable financier, le caissier et le bnficiaire doivent y figurer. Ceci prouve que le responsable a accord la demande, le caissier a fait le paiement et le bnficiaire a reu la somme demand.

Exemple : 1. 2.3.

Date : 16-08- 2009 Nombre : 2 Dsignation qui est le dtail des dpenses : Crdit Telma Cot unitaire : 5000 Ar Montant : 10000Ar Montant en lettre : Dix mille Ariary Situation de caisse en gnrale, comporte : le solde antrieur de la caisse : 500000 Ar le solde demand : 10000 Ar le solde aprs :490000 Ar29 / 142Informatique de gestion - Novembre

4. 5. 6. 7.1.

1. 1.




1. 2. 3. 4. 5.6.

Le nom du bnficiaire : Rakoto La fonction/ Organisme : Comptable Signature du bnficiaire Signature du caissier Signature du responsable/ RAF : qui approuve la demande La rgularisation en cas de DED

Il est trs important de cocher dans la case de la demande dengagement de dpense sil sagit dun achat titre de provision ; C'est--dire, quon ne connat pas exactement le montant de la dpense. Par exemple : lors de lachat des repas pour les runions au sein de DVV . Aprs lachat de la provision, les dpenses relles effectues doivent tre rgulariss dans la fiche. Exemple de rgularisation en cas de DED: 7. 8.9.

Montant obtenu : 7000 Ar Montant justifi : 6400 Montant restitu : 600Ar

Par ailleurs, il sagit de la pice de caisse, si on sait dj le prix de la dsignation ; tel que : le frais de dplacement, le remboursement des carburants, lachat des crdits tlphonique, le salaire du personnel. Dans ce cas, on ne procde plus la rgularisation des dpenses. Cette fiche doit toujours tre suivie par des pices justificatifs, comme : les factures, chques, le budget, ltat rcapitulatif des dpenses engages, afin de justifier et de bien suivre ltat des dpenses. (Voir la maquette dans lannexe n1)E.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 2009

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1.

La fiche de recette :

La fiche de recette est utilise uniquement pour justifier une entre dargent en espce. Celle ci peut tre des ventes de brochures, des remboursements davance, dun approvisionnement de la caisse venant de la banque. Mais elle peut tre aussi un reliquat de dpenses sur une activit dont le dblocage est effectu par chque. Dans ce cas, la rfrence du chque est mentionner dans cette fiche au moment du remboursement. Ils doivent tre figurs dans cette fiche, dabord le montant encaisser, la date de lencaissement, le nom et la signature de lencaisseur dbiteur, le motif de lencaissement (vente de brochures, remboursement,) et enfin la signature du responsable rcepteur. Et comme chaque fiche se diffrencie par sa couleur, cette fiche de recette est de couleur jaune.

Exemple : 1. 2. 3. 4.5.

Numro de la pice : 01 Date du versement : 05/08/09 Nom du dbiteur qui paye : Rakoto Montant encaisser : 200000 Ar Motif du paiement : Encaissement pour vente de livre Moyen de paiement : par caisse. Signature du caissier et du responsable, Signature du dbiteur.

6. 7. 8.

La fiche de recette doit toujours tre accompagne par un bon de livraison, un reu, un Bon de livraison, et un chque pour le cas de lappro- caisse.E.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 2009

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(Voir la maquette dans lannexe n2)

1.

Le reu de chque :

Cette fiche est colore en vert, elle a la mme utilit que la fiche de demande dengagement de dpenses seulement le paiement se fait par chque. Comme la fiche DED, il doit y figurer le nom avec la fonction et lorganisme du bnficiaire, le montant demand ainsi que le motif de dpenses et les signatures des trois parties qui sont le responsable financier, le caissier et le bnficiaire. Du fait que la sortie se fait par chque, le numro du chque et sa date de rception doivent aussi y figurer sans oublier le numro de CIN du rceptionnaire pour question de scurit. Dans cette fiche, il ya aussi la partie pour la rgularisation des dpenses, les pices justificatives et le montant restitu ou rembours sil y en a.

(Voir la maquette dans lannexe n3)

Les lments qui doivent tre mentionns dans le reu de chque sont : 1. 2. 3.4. 5.

Le nom du bnficiaire Qualit : c'est--dire sa fonction Adresse Le numro de la CIN Le numro du chque La date Le montant La nature La signature du caissier, et du bnficiaire32 / 142Informatique de gestion - Novembre

6. 7. 8. 9.




10.

La signature du RAF : pour donner son approbation

1.

Le document de Proabis: Cest un document comptable sorti par le logiciel comptable Proabis. Il reprsente tous les mouvements comptables durant le mois : recette set dpenses ; banque et caisse. (Voir la maquette dans lannexe n4)

a-2) Les pices justificatifs : a-2-1) La facture : Cest le document qui atteste lachat ou la vente des marchandises. La facture est la pice justificative de la fiche DED. Elle indique la date du paiement, la quantit, le prix, la nature, ainsi que le montant. Cest un papier faisant office de preuve quun achat a t vraiment effectu. Voici un exemple de facture sur un achat de crdit tlphonique.

a-2-2) Le bon de commande :E.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 2009

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Cest un document utilis pour faire la commande, dans lequel sont inscris la dsignation de la marchandise, la quantit demande et le montant total. Elle accompagne la fiche de recette.

a-2-3) Le reu : Cest un crit par lequel lentreprise reconnat avoir reu la somme.

a-2-4) Le bon de livraison : Cest un document, servant de justificatif, lors de la livraison de la marchandise. Les lments qui sont mentionns dans le bon de livraison sont : 1. 2. 3. 4. 5. 6. La date Le nom de lentreprise Le nom/ ladresse du bnficiaire, ex : BIMTT Faravohitra La dsignation de la marchandise, ex : livre Zaridainam-pianakaviana La quantit, ex : 100 La signature de lentreprise et du bnficiaire (Voir la maquette dans lannexe n5)

a-2-5) Le chque : Cest un document crit par le titulaire dun compte bancaire donnant lordre sa banque de prlever une somme de son compte pour payer la personne nomme sur le chque. La copie du chque sert de justificatif pour le reu de chque et la fiche de recette.

a -2-6) Les pices justificatives des activits connexes :E.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 2009

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Les justificatifs relatifs des activits connexes, telles que : les sminaires, les runions, les missions, sont regroups sous forme dtat des frais. Lorsque le montant total est infrieur 1.000,00 , ils peuvent tre regroups en un seul montant et ne porter quun seul numro de justificatif. Les justificatifs correspondants classs par nature des frais et par date sont ensuite sous-numrots et joints au dossier. Pour les montants suprieurs 1.000 ,00 , les frais sont saisis sparment et par nature, chaque saisie doit porter un numro de justificatif.

a -2-7) Les justificatives des activits priodiques : Aussi, les paiements identiques et priodiques, savoir : les salaires et les rmunrations du personnel, les frais dessence, les frais de dplacement de bus ou de taxi etc.sont regroups rgulirement, pourvus dun numro de justificatif et dcompts dans un montant global.

a-2-8) Les justificatifs des vhicules de projets : Les justificatifs relatifs aux vhicules de projets, par exemple : les reus dessence, factures de rparation, doivent porter le numro dimmatriculation du vhicule.Des copies des carnets de bord doivent tre envoyes la centrale de DVV international en mme temps que les dcomptes mensuels, pour lui permettre de calculer et de vrifier le remboursement. Les justificatifs concernant lutilisation de vhicules pendant les missions doivent tre prsents laide de carnets de bord. Pour lutilisation prive dun vhicule, la direction du projet est tenue de payer une contribution de 0,30 par km au projet. Les trajets entre le domicile et le bureau ne sont pas considrs comme des dplacements de service que lorsque les mesures de scurit imposent de garer le vhicule dans le garage du domicile. Dans les autres cas, ils sont considrs comme des dplacements privs et doivent tre rembourss. Il est compens avec les paiements exigibles pour frais de dplacement.E.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 2009

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a-2-9) Les repas des runions : Pour, des raisons pratique, la DVV organise les repas pour les runions au sein du DVV afin dconomiser de temps des participants. Dans ce cas, les justificatifs doivent mentionner le motif du repas et les noms des participants, et devrait tre suivi dune fiche de prsence

a-2-10) Les autres justificatifs : Les justificatifs de format trop petit pour tre classs dans un dossier normal doivent tre colls ou agrafs sur une feuille plus grande. Par ailleurs, les justificatifs crits la main doivent tre lisibles. Si ncessaire, les informations doivent tre rptes en lettres dimprimerie.

Aussi, les pourboires, intrts dbiteurs et quantits importantes de boissons alcoolises ne sont pas pris en compte dans les dpenses.

1. La vrification et suivi de la comptabilit : Toutes les dpenses de lorganisation sont vrifies et signes par le responsable administratif et financier. Il est interdit de faire sortir des fonds sans son accord.

Les fiches mentionnes ci-dessus doivent toujours tre accompagnes des pices justificatives, pour faciliter le contrle. Dans des cas exceptionnels, les dpenses et les recettes sans justificatifs peuvent tre justifies laide dun document dans lequel la direction du projet dclare que la dpense ou la recette concerne a t correctement saisie en ce qui concerne sa nature et son montant, quelle a t rellement occasionne et quil na pas t possible de fournir loriginal du justificatif pour des raisons devant tre expliques. Les dpenses dont le motif ou le montant ne peuvent pas tre clairement justifis doivent tre expliques par la direction du projet.E.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 2009

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Les fiches pour les dpenses et les recettes doivent tre numrotes, et sont classs dans des classeurs par mois. Au sein de la DVV International, les recettes et les dpenses occasionnes dans le pays dintervention sont vrifies au moins une fois par an par les contrleurs des finances ou par des auditeurs indpendants et asserments, travaillant conformment aux standards daudits internationaux et originaires du pays dintervention. Aprs ajustement du solde avec la centrale de DVV international, les auditeurs prsentent un rapport certifi transmis DVV international Bonn pour vrification. La vrification des comptes par un auditeur externe exige un accord crit entre les ONG allemandes et le partenaire local. Le choix de lauditeur est ralis en accord avec lONG allemande.

Voici quelques exemples de questionnaire destins aux audits :


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1.

Conformit comptables

des

enregistrements oui

en partie

non

nant

a) b) c)

Les

libells

du

journal

sont-ils

satisfaisants et pertinents ? Chaque justificatif a-t-il t numrot clairement et dot dun identificateur? Seules les dpenses autorises dans le cadre d) du projet ont-elles t comptabilises? Les avances ont-elles t rfrences en tant que telles et dcomptes en bonne et due forme? e) Les justificatifs de recettes et de dpenses ont-ils t comptabiliss la date du paiement ? f) Les justificatifs et les journaux la comptables indiquent-ils clairement

monnaie dans laquelle ils ont t tablis?

2.

Pices justificatives

oui

en partie

non

nant

a) b) c) d)

Seuls les originaux des justificatifs ont-ils t comptabiliss? Des reus ont-ils t tablis en cas de perte de justificatifs ? Des Les justificatifs justificatifs (Nom regroups sont-ils du ont-ils t tablis? formellement fournisseur, corrects?

destinataire, montant de la TVA, date, prix et quantits) e)E.S.P BIG RAPPORT DE STAGE reus correspondants? 2009

Les justificatifs sont-ils accompagns des 38 / 142 Informatique de gestion - Novembre



Conclusion : Ainsi sachve la partie concernant la gestion de caisse et de la comptabilit de DVV International, o nous avons pu parler de lintervention durant le stage au niveau du dpartement comptabilit et finance, et de limportance que tient ce dpartement au sein de lorganisation, voyons maintenant lanalyse et les suggestions quon peut apporter.

CHAPITRE III : BILAN ET CRITIQUE

Dans ce chapitre, nous allons procder en premier lieu lanalyse des points forts, ainsi que les points faibles de lorganisation et du stage effectu chez lorganisme de coopration Allemande IIZ/DVV International, et afin les critiques afin de voir les anomalies existantes et surtout de trouver des solutions adquates pour y remdier.


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III-1- Bilan de lorganisation et du stage: III-1-1-Les points forts:

1. Les moyens matriels : Du point de vue matriel, DVV est solidement quip et bien organis logistiquement. Il possde des bureaux, des salles de runion, une bibliothque dans laquelle sont disposes les livres et les publications de DVV. Ces matriels nous a permis de travailler calmement avec de bonne atmosphre.

1. Les runions des partenaires de DVV International: De temps en temps, DVV met la disposition des partenaires les salles pour faire leur runion. Souvent, les partenaires se runissent pour discuter de la prparation dun atelier de budgtisation ou de planification, par exemple : latelier de la planification du Cercle Qualit EFAB, pour le cas de lassociation FANOITRA. Ces runions mont aid comment tenir une runion et surtout elles mont permis de rencontrer de nouvelles personnes et de crer de nouvelles relations professionnelles.

2. Les matriels informatiques : DVV International dispose au total de 6 ordinateurs. Chaque poste est quip dune imprimante pour ldition des divers documents. Dans la salle dinformatique, DVV possde un grand photocopieur, dun scanner et une connexion Internet haut dbit et permanent qui permet aux partenaires a confi. dchanger des informations temps ncessaire. Ces outils informatiques mont beaucoup aid sur la ralisation des travaux et tches quon m

b-1) Le cahier pour la photocopie :


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Les photocopies doivent tre imprativement enregistres dans un cahier. Ce cahier doit toujours tre mise jour. A la fin du mois, les photocopies sont totalises. Remplir ce cahier est trs important, car il permet de contrler et de vrifier le nombre de photocopies effectues par mois. Les lments mentionns dans ce cahier sont : - La date ; - Lheure ; - Le nombre de photocopie ; - Le n du compteur ; - Motif : c'est--dire, le document qui va tre photocopi ; - Le nom ou signature de la personne qui fait la photocopie. Ce cahier ma appris comment grer une photocopieuse.

b-2) Le logiciel comptable :

En principe, pour les projets de DVV International la comptabilit et les dcomptes sont effectus laide du logiciel comptable ProAbis spcialement conu. Ce dernier facilite la fois la comptabilit, la planification financire et le contrle du projet. Il est accompagn dun guide et disponible en allemand, anglais, franais et espagnol. Le personnel du service comptable des projets suit une formation lui permettant dacqurir les bases ncessaires lutilisation du logiciel. tant donn que les directions de projet sont les premires responsables de lintgralit et de lexactitude de la comptabilit financire de leurs projets, elles doivent galement se familiariser avec lutilisation du logiciel. Le document sorti par ce logiciel permet de voir les mouvements de la caisse et de la banque en mme temps, c'est--dire la comptabilit gnrale de DVV International. Seul le responsable administratif et financier a accs au logiciel comptable Proabis. Ce logiciel ma permis de connatre dautres logiciels comptables part ceux que je connaissais avant.E.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 2009

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3. La gestion de la communication : Les appels tlphoniques au sein de DVV sont grs par lassistante comptable et administrative. c-1) La ligne tlphonique : Chaque personnel dispose dun tlphone fixe de manire recevoir et mettre des appels et de faciliter lchange dinformation.

c-2) Le site web : Les mails reus par DVV doivent tre enregistrs et mis jour.

Les sites Web de DVV international sont : www.dvv-international.de et [email protected] ; Le site Web comporte:1.

Des informations sur DVV international et lAssociation allemande dducation des Adultes;

2. 3. 4.5.

Des nouvelles actuelles et des archives ; Des informations sur tous les projets ; Des informations sur nos publications ; Des informations sur le projet LApprentissage global dans les universits populaires ;

6.

Une srie de liens sur les bailleurs de fonds et les organisations dducation des adultes et de coopration au dveloppement.


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Les bureaux rgionaux et les bureaux des projets conoivent leurs propres sites Web, sur lesquels ils prsentent leurs propres informations suivant le mme modle de mise en page. Des modles et des aides (ex : guides de style) sont mis leur disposition.

Les sites Web des bureaux sont conus sous le nom suivant : www.dvvinternational.code pays

Les adresses lectroniques doivent suivre le schma suivant: Nom de [email protected] pays En navigant sur ces sites web, jau pu connatre les informations concernant les DVV International dans dautres pays.

1. La gestion des documents : Les archives comprennent : les lettres ou documents venant des ONG, des partenaires (ex : AMONTANA, TAFATAO, FANOITRA, AMEA), des ministres, des Ambassades et autres organisme allemande (ex : GTZ), de la banque, de la central DVV Bonn. Les courriers, archives et les documents reus sont classes dans des classeurs numrots par ordre numrique, alphabtique, par date, par anne.

d-1) Organisation des classeurs : Les classeurs sont disposs dans des tagres par ordre numrique. Exemple : 1. 2. MAD 050 : Contrat (bail/ Assurance) MAD 100 : - Ein (DVV- Entre) - Aus (DVV- Sortie) A : Afrique du SudE.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 2009

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B : Bonn E : Ethiopie G : Guine

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

MAD 200 : BNI et autres banques MAD 250 : Ministre (par ordre alphabtique) MAD 300 : ONG et association prives nationale MAD 310 : AMEA / TAFATAO (partenaires) MAD 330 : Partenaires avec conventions MAD 350 : Ambassade MAD 360 : Autre organismes allemandes MAD 400 : ONG et organismes internationaux Madagascar et ltranger MAD 450 : Alphabtisation MAD 600 : Douanes MAD 800 : Bon de commande des fournisseurs MAD 810 : Telma/ SIMICRO MAD 820 : Correspondance avec les fournisseurs

d-2) Principe de gestion des fichiers : La gestion des fichiers se fait de la manire suivante : MAD n- anne - la personne responsable/ la personne quon dlgue de faire la saisie. Ex : MAD 250- 08-Rv/ Rv

1. Le cahier de transmission :


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Ce cahier est utilis par les coursiers de DVV pour transmettre des documents ou des courriers lextrieur de lentreprise. Le cahier permet de vrifier si le document a t bien remis au destinataire. Le cahier comporte : 1. 2. 3. La date ; Lobjet ; Le destinataire.

1. La logistique : Au sein de DVV, la logistique est bien entretenue. Les bureaux sont bien ars, calme et organise.

2. La bibliothque : Toutes les publications et les livres de DVV sont classs dans une bibliothque bien organis o tout le monde peut consulter.

1.

Les points forts du stage Le stage ma permis daccrotre mon savoir faire et mes connaissances dans le

domaine de la comptabilit. Car Maintenant, je sais comment tenir et grer une caisse et les divers documents comptables. Le stage ma permis de connatre la procdure de classement des divers documents administratifs.

III-1-2-Les points faibles:


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1. Problme au sein de lentreprise : Certes, DVV est bien quip sur divers domaines, mais quelques inconvnients ont t encore constats. a- Sur le plan matriel : a-1) Le tableau : Sur le plan matriel, on a pu constater que le tableau utilis lors des runions manque et nest trs pratique.

a-2) Le classement des documents : Souvent, les documents ne sont pas bien rangs l o il faut, et souvent les classeurs sont dsordonns, ce qui rend difficile de chercher les dossiers. Par ailleurs, il y a des classeurs vides qui occupent les tagres, et prend de lespace. On a aussi constat durant le stage, que les classeurs ne sont pas regroups dans un mme endroit, ce qui rend la recherche difficile.

1.

Sur le plan personnel: Souvent, lors de labsence des responsables, les employs (FDM et AGS/

Coursiers) sont mal organiss, ce qui entrane des msententes et des conflits entre eux ; cela a t constat, lors de la prparation des repas pour une runion.

2.

Sur le plan informationnel:

Du point de vue informationnel, prcisment en ce qui concerne les rapports, le suivi des rapports que se soit un rapport financier ou un rapport technique se fait toujours manuellement. On enregistre dans un cahier tous les rapports dposs par les prestataires. Seul le responsable qui fait cet enregistrement connait la liste des rapports dj remis ou non encore remis selon lactivit. Or, il se peut quune autre personne comme la reprsentante par exemple, a besoin de savoir si un rapport correspondant telle activit a t dj dpos par un tel prestataire. Cette E.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 46 / 142 Informatique de gestion - Novembre2009



personne a besoin de se dplacer pour demander au responsable de suivi de rapport dactivit quelle date le prestataire a remis son rapport et o ce rapport a t archiv.

PARTIE IIE.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 2009

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PROJET

CHAPITRE I: SUGGESTIONS ET SOLUTIONS

I-1- SUGGESTIONS:


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Afin de remdier aux problmes cits ci- dessus et amliorer les points forts qui ont t constats, lorganisme devrait prendre des solutions sur mesures. Par exemple : vrifier constamment le classement des documents, amliorer les quipements, diviser les tches et attribution et surtout dautomatiser le suivi de rapport dactivit.

I-1-1- Sur le plan matriels: 1.Lorganisation des classeurs : Afin de mieux identifier et de contrler les documents. Les classeurs doivent tre regroups dans une seule pice, mais non dans des pices diffrentes. La disposition des classeurs devrait tre :1.

Economique : cest dire : enlever les classeurs sans contenu ou qui ne sont pas utiliser, afin davoir une conomie despace.

2.

Accessible : c'est--dire : facile trouver. Donc, il faudrait faire systmatiquement une vrification.

Mettre en uvre une mthode de classification simple et classique permet de faciliter le lorganisation des classeurs. 3. 4. 5. 6. Par ordre alphabtique : ex : A- Ab- Ac/ B- Bc- Bd Par ordre numrique Alpha- numrique : comprenant la foi des chiffres et des alphabets Surtout, par ordre chronologique : ex : MAI 2009/ JUIN 2009 .

1.La maintenance des quipements : Toutes les quipements doivent tre bien entretenus et organiss. Par exemple :E.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 2009

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1. 2.3. 4.

Changer le tableau en tableau plus pratique ( ex : le tableau blanc) Ajouter un autre tableau dans la salle de runion. Assurer que les matriels informatiques soient entretenus et mis jour en anti- virus. Etablir une connexion internet en rseau pour que tout le monde puisse consulter les courriers lectroniques sans attendre que les autres librent le modem et surtout pour quon puisse transfrer et consulter les documents tout moment sans besoin de se dplacer.

I-1-2- Sur le plan personnel: Le personnel constitue lune des bases fondamentales de la russite de toutes entreprises quelles quelles soient. Il faudrait donc les organiser et les motiver, car comment lorganisation peut- elle fonctionner sans ces lments ?

1.

Lorganisation du personnel : Daprs lorganisation interne de DVV constate dans la premire partie du

dveloppement, en cas dabsence de lassistante administrative et financire, une seule personne soccupe en mme temps de ladministration, de la comptabilit et des ressources humaines, c'est--dire : le RAF. Il est vrai que ces activits font partie du rle intgrante du RAF mais, il serait aussi prfrable de dsigner une autre personne qui pourra laider, ou bien encore de dlguer une autre personne la fonction administrative ou la gestion des ressources humaines elle- mme, afin dallger la charge de travail du Responsable Administratif et financier.

2.

La motivation : Le suprieur hirarchique devrait sintresser de manire aussi prcise aux attentes du

personnel. Elle/ il doit montrer de la reconnaissance et, surtout, aider le personnel dvelopper leur comptence. Par ailleurs, de temps en temps, le responsable devrait motiverE.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 2009

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ses employes pour leurs efforts, en guise de rcompense, dencouragement, et de les inciter faire encore plus du bon travail.

Exemple de moyens pour motiver le personnel : 1. 2.3.

Les primes Les promotions Les activits, ex : excursion, sortie, sport

I-1-3- Sur le plan informationnel: A part les informations strictement rservs la comptabilit, les rapports dactivits sont des lments fondamentaux au sein de DVV International. Ces documents lui permettent de faire le suivi de lavancement de ses activits, de savoir ceux qui sont dj ralises et ceux quon doit encore concrtiser. Et cest pour cela quon a suggerer dautomatiser le suivi des rapports dactivit pour que toutes les personnes qui ont besoin de ces rapports puissent les consulter sans difficulter. Cette informatisation est la bnfique tant pour les consultant que pour lenregistreur.

I-2- SOLUTIONS: I-2-1- Conception logiciel pour le suivi de rapport dactivit:Il a t ncessaire dautomatiser un certain nombre de tches, en utilisant le logiciel ACCESS en pratiquant SGBD qui est un systme de gestion de bases de donnes. Ce systme a t choisi non seulement pour faciliter la gestion des informations mais aussi parce que les bases de donnes MS Access peuvent tre manipules par dautres environnements tournant sous MS Windows. A part ces avantages,E.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 2009

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nous savons que les applications ralises sous MS Access sont faciles accder ; do la faiblesse de la scurit des donnes.

I-2-2- Etablissement de rseau informatique:Pour assurer la communication entre leurs quipements informatiques, les

entreprises installent des rseaux locaux, souvent dsigns par les abrviations RLE (Rseau Local dEntreprise) ou LAN (Local Area Network). Ces rseaux permettent dinterconnecter de manire relativement simple les diffrents quipements (micro-ordinateurs, imprimantes, stations de travail dun systme client / serveur, etc.). Selon lemplacement des machines au sein de DVV International, on a choisi la topologie de rseau en toile. La topologie en toile des rseaux locaux est analogue celle des systmes centraliss terminaux passifs : tous les nuds sont directement relis un quipement central, appel routeur ou switch , par lequel passent tous les messages. Les nuds sont dchargs de la gestion des communications, qui est assure par le concentrateur. La panne dun nud priphrique nentrave donc pas le fonctionnement du reste du rseau, mais en revanche la coupure savre totale en cas de dfaillance du noyau central. Cest pourquoi la technologie dun rseau en toile est concentre sur ce noyau qui doit tre trs fiable Voici le schma de ce type de rseau : systme rseau Client Serveur Schma de la topologie du rseau en toile


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LEGENDE : RPS : Reprsentante du projet RAF : Responsable Administratif et Financier RPQ : Responsable Qualit AAF : Assistante Administrative et Financire


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CHAPITRE II: ETUDE PREALABLE

Ltude complte de tous les domaines est ncessaire pour la mise en place dun systme informatique. Elle commence toujours par lanalyse pralable. Cette tude comporte trois tapes :

1. 2. 3.

Etude de lexistant Critique de lexistant Proposition de solution

Ltude pralable sert dlimiter le domaine du projet et dfinir les contraintes et les hypothses pour pouvoir dterminer le type de solution. Parmi les solutions proposes, une seule sera choisie et dtaille afin daccder ltablissement dun dossier complet rgissant le futur systme. Entamons par la premire tape qui est ltude de lexistant.E.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 2009

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II-1- ETUDE DE LEXISTANT :

Cette tude consiste recenser et regrouper les informations concernant la situation actuelle de DVV International et de dterminer les objectifs atteindre. Elle porte sur le plan organisationnel, le plan informationnel, le plan matriel et le plan ressources humaines de ltablissement ainsi que les infrastructures dans le but de faire une amlioration sur le systme dinformation existants ou plutt introduire un nouveau systme sil ny en a pas encore.

II-1-1 Niveau organisationnel II-1-1-1-Organisation gnrale des activits a) Prsentation :

La DVV International est une confdration allemande dont lactivit principale est lducation des adultes. Cest une trs importante association car depuis son existence, le nombre des adultes analphabtes diminue. La DVV International a pour statut juridique Organisation non-

Gouvernementale (ONG). Elle a pour sige social lObre Wilhelmstrae 32, D53225 Bonn, mais comme cest une association internationale, elle sparpille dans diffrentes rgions dans le monde tel quen Afrique, en Asie, en Amrique Latine, en Europe centrale et orientale. Quant Madagascar, elle a son sige au lot VK 17A, Fenomanana Mahazoarivo Antananarivo 101 dont le nom est DVV International. Mais part ces domaines dactivits, il y a aussi les activits dites privilgies telles que la conception, exprimentation et diffusion de programme sur objectif dducation et de formation des adultes : production et diffusion de matriels et de supports lapprentissage des adultes.E.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 2009

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II-1-1-2-Organisation structurelle de DVV International : a) Organigramme du domaine concern:

Une entreprise, quelque soit sa forme juridique et sa taille, doit toujours avoir un organigramme qui prsente la structure hirarchique de la socit. Il montre les diffrents services et fonctions qui existent dans la socit. Voici donc lorganigramme gnral de DVV International Madagascar.

ORGANIGRAMME DU DOMAINE CONCERNE

Reprsentante (Chef du projet)

Responsable administratif et financier Responsable qualit

Assistante administrative et financire


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b) Description du domaine concern (DVV Madagascar) : Pour le suivi de rapport dactivits au sein de lassociation DVV

International, les dmarches et tapes suivre sont les suivantes : Dabord, le partenaire prestataire aprs avoir accompli lactivit quon lui a confi remet les rapports dactivits de sa mission c'est--dire celui du rapport technique et du rapport financier lassistante administrative et financire. Cette dernire aprs avoir reu ces rapports, les enregistre dans un cahier denregistrement puis les remet aux responsables correspondant. Le rapport technique est transmettre auprs de la reprsentante pour une lecture quant au rapport financier, lassistante administrative et financire vrifie dabord les pices justificatives et fait le rapprochement des dpenses ralises par rapport aux dpenses prvisionnelles avant de lui passer auprs du responsable administratif et financier. Ensuite, ce dernier revrifie le rapport financier, le valide puis le renvoie auprs lassistante administrative et financire pour le classement. Le responsable qualit ainsi que les autres personnes en cas de besoin du rapport technique doivent le consulter dans le classeur o il est class.

c) Description: 1. Assistante administrative et financire: Assure dabord la rception des rapports dactivits dposs par les prestataires, celui du rapport technique et du rapport financier ; ensuite lenregistrement de ces rapports dans un cahier denregistrement puis la transmission de ces rapports aux responsables correspondants. Elle se charge galement de la vrification des pices justificatives du rapport financier ainsi quau rapprochement des dpenses ralises celles des prvisions. Et enfin avant le classement de ce rapport financier, lassistante renvoie ce rapport auprs du responsable administratif et financier pour une r-vrification et validation.

2.

Reprsentante: Elle assure la lecture et corrections des rapports techniques


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3.

Responsable administratif et financier: Assure la re-vrification et la validation du rapport financier aprs la premire vrification par lassistante administrative et financire.

4.

Responsable qualit: Lecture du rapport technique et copie pour archive en cas de besoin.

d) Tableau rcapitulatif des tches : Tableau n1 : POSTE TACHES DOCUMENTS RESSOURCES HUMAINES

-Rception des rapports -Rapport technique Assistance administrativ e et financire des prestataires -Transmission du rapport technique Reprsentante lecture -Vrification du rapport financier - Transmission du rapport financier au responsable financier Classement des la pour -Rapport financier Assistante administrative et financire partenaires

rapports

Administratio -Etude, n et finance rapport

relecture financier

de aprs 58 / 142

Responsable administratif et financierInformatique de gestion - Novembre




vrification -Validation financier du rapport -Rapport financier

-Lecture et correction des Reprsentatio n du projet rapports techniques -Rapport technique -Reprsentante du projet

-Lecture Qualit

du

rapport -Rapport technique

-Responsable qualit

technique et copie pour archive en cas de besoin

II-1-2 Niveau informationnel : Cette partie prsente tous les documents ncessaires pour le suivi des rapports dactivits. En effet, cette analyse nous permettra de connatre lutilit dun tel document, manipul par qui et quel moment. Ces documents sont les suivants : 1. 2. 3. Rapport technique (Maquette n 1) Rapport financier (Maquette n 2) Cahier denregistrement (Maquette n3)


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Chaque document est prsent sous forme de maquette. Maquette n 1 : RAPPORT TECHNIQUE

Rapport technique

(Activit)(Priode de ralisation) (Lieu dintervention)

Auteur

(Nom du projet) (Intitul activit) Localits REGION Districts Commune s Sites Dbut campag ne Participa nts (nombre)


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Cest un document que le partenaire prestataire dpose la DVV International aprs la fin de lactivit. Il permet au lecteur de voir les dtails du droulement de lactivit. Il sert aussi des archives pour connatre les activits dj ralises. La couverture de ce rapport figure le titre du rapport, lintitul de lactivit, la priode de ralisation ainsi que le lieu dintervention et enfin lauteur du rapport. Et pour le contenu du rapport, il doit y contenir les dtails de lactivit et le nombre de participants.

Maquette n 2 : RAPPORT FINANCIERETAT DE DEPENSE: (intitul activit) Lieu: Prio de: Missionnaires:Rubrique A HONORAIRES PROFESSIONNELLES Montant

Sous total A

B

DEPLACEMENT

Sous total B

C

HEBERGEMENT /SEJOUR


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sous total C D COMMUNICATION/FOURNITURES *Communication

*Duplication

*Matriels

Sous total D TOTAL A + B+ C + D

Montant obtenu Chque n: 0 0

Ralisati on

Reliqu at

0

Ce document permet de savoir les dpenses ralises sur une activit. Ce rapport y figure les dsignations de dpenses par rubrique, le total de chaque rubrique et le grand total des dpenses. Il figure aussi dans ce rapport lintitul de lactivit, la priode de ralisation et le lieu dintervention ainsi que les missionnaires.

Maquette n 3 : CAHIER DENREGISTREMENTN Activit / Intervention (Type, priode de ralisation) 1 2 3 Dsignation /Titre Partenaires/Auteurs /Prestataires Date de rception Lieu darchivage


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Ce cahier sert enregistrer tous les rapports dposes par les prestataires que ce soit technique ou financier. Il est utile pour le suivi des rapports dactivits et surtout pour savoir si un tel rapport dune activit quelconque a t dj dpos par un tel prestataire telle date et o estil archiv. On trouve dans ce cahier lintitul de lactivit qui est le sujet de ce rapport, la priode de ralisation. Il y figure aussi le titre du rapport (rapport technique ou rapport financier), lauteur du rapport, la date de rception par le responsable ou date de dpt par le prestataire et enfin le lieu o ce rapport est archiv.

TABLEAU RECAPITULATIF DES DOCUMENTS Tableau n2 : Document Rapport technique Auteur Destinataire Utilit

-Etabli par le - Lassistante administrative prestataire et financire - Permet au lecteur de voir les dtails du -Reu, enregistr et transmis par lassistante administrativ e et financire -Etabli par le - Lassistante administrative prestataire et financire (AAF) permet de savoir les dpenses ralises sur -Reu, enregistr, - Le responsable administratif 63 / 142 une activit - la Reprsentante droulement de lactivit -sert titre darchive pice justificative dune activit, -permet lvaluation et suivi

Rapport financier





vrifi et transmis par lassistante administrativ e et financire

et financier (RAF)

-retourn lAAF -Assistante administrative et -Class par lAAF Cahier ent de rapports dactivits -Complt lassistante administrativ e et financire -sert enregistrer tous les rapports dactivits dposs par les prestataires. - permet au responsable enregistreur de faire le suivi de ces rapports financire

denregistrem par

LEGENDE RT : Rapport technique RF : Rapport Financier CE : Cahier denregistrement RAF : Responsable Administratif et Financier AAF : Assistante Administrative et FinancireE.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 2009

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CIRCULATION DES INFORMATIONS

Poste de travail Prestataire Assistance

Administration Reprsentation Responsable administrativ et finance e et qualit financire

Oprations

Etablissement rapport technique

RT

RF

Etablissement rapport financier

RT/ RF

CE

Recueil rapport financier et techniqueRF RF RT

Enregistrement rapports

RF

Vrification rapport financierRT


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Classement rapport financier

Lecture et copie pour archive

EXPLICATION DE LA CIRCULATION DES INFORMATIONS La circulation des informations se droule comme suit : Aprs chaque ralisation dune activit, le partenaire prestataire concern doit tablir un rapport technique qui dcrit le droulement de lactivit et un rapport financier qui dtaille les dpenses ralises et les dposer auprs de lassistante de DVV International. Ds la rception de ces rapports, lassistante les enregistre tout de suite dans un cahier denregistrement. Le rapport technique est transmettre directement la reprsentante tandis que le rapport financier est dabord vrifier par lassistante avant dtre transmis au responsable financier. Une fois vrifi par l'assistante financire et revrifi par le responsable financier, ce rapport est classer dans le classeur du mois de la rception de lavance. En cas de besoin, le responsable qualit consulte et fait une copie du rapport technique.


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II-1-3 Niveau matriel :

Matriellement prcisment au niveau physique, la DVV International est trs quips en outils informatique mais le problme se pose sur lexploitation des ces matriels. En effet, ils ne sont pas optimiss faciliter les tches pour le suivi des rapports dactivits.

Tableau rcapitulatif des matriels informatiques existants dans chaque poste: Poste Reprsentante Caractristiques -Ordinateur portable : marque TOSHIBA L300 -Systme dexploitation Windows Vista 3Go RAM -Imprimante jet encre HP F300 Responsable administratif et -Ordinateur portable : marque TOSHIBA financier L300 -Systme dexploitation Windows Vista 3GB RAM -Imprimante Laser CANON LBP 2900 B -Onduleur UPS 650Va Responsable Qualit -Ordinateur PIV : marque DELL -Systme dexploitation Windows XP 512 MB RAM -Imprimante Laser CANON LBP 1120 -Onduleur UPS 650Va Assistante administrative et -Ordinateur PIV : marque PACKARD financireE.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 2009

Nombre 1 1

1

1 1 1

1 1 1

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BELL -Systme dexploitation Windows XP 512 MB RAM -Imprimante Laser CANON LBP 1120 -Onduleur UPS 650Va 1 1

II-2-CRITIQUE DE LEXISTANT : Cest la description des anomalies existantes dans ltablissement ainsi que les causes de ces anomalies. Le but est de pouvoir rectifier les erreurs en modifiant quelques tches ou en ajoutant dautres organisations ou mme des matriels. Le problme de DVV International est le suivi de rapport dactivit, le traitement manuel sur la gestion de ces rapports, lenregistrement, la consultation, le classement. Ainsi, les rapports sont remis et classs. On ne peut pas savoir temps immdiat la liste des projets et activits par anne, les lieux dintervention et le nombre de participants. Si telle est la situation actuelle de DVV International que peuvent en tre les causes en vue de dgager les solutions envisageables ?

II-2-1 Sur le plan organisationnel

Daprs lorganisation interne de DVV constate dans la premire partie du dveloppement, en cas dabsence de lassistante administrative et financire, une seule personne soccupe en mme temps de ladministration, de la comptabilit et des ressources humaines, c'est--dire : le RAF. Il est vrai que ces activits font partie du rle intgrante du RAF mais, il serait aussi prfrable de dsigner une autre personne qui pourra laider, ou bien encore de dlguer une autre personne la fonction administrative ou la gestion des


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ressources humaines elle- mme, afin dallger la charge de travail du Responsable Administratif et financier.

II-2-2-Sur le plan informationnel Du point de vue informationnel, prcisment on ce qui concerne les rapports, le suivi des rapports que ce soit un rapport financier ou un rapport technique se fait toujours manuellement. On enregistre dans un cahier tous les rapports dposs par les prestataires. Seul le responsable qui fait cet enregistrement connait la liste des rapports dj remis ou non encore remis selon lactivit. Or, il se peut quune autre personne comme la reprsentante par exemple, ait besoin de savoir si un rapport correspondant telle activit a t dj dpos par un tel prestataire. Cette personne a besoin de se dplacer pour demander au responsable du suivi des rapports dac

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