9

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori-Teori Umum

Teori-teori yang menjadikan dasar dari penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut:

2.1.1 Sistem

Pengertian sistem menurut Mathiassen (2000, p9) adalah kumpulan

komponen yang mengimplementasikan kebutuhan-kebutuhan pemodelan,

fungsi dan antar muka.

Menurut Hollander dkk (2000, p11), sistem adalah kumpulan

sumber daya yang dikumpulkan untuk mencapai tujuan.

Sedangkan menurut O’Brien (2005, p8), secara khusus

mengemukakan sebuah pengertian yang lebih tepat untuk bidang sistem

informasi, sistem adalah kumpulan komponen-komponen yang bekerja

sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima masukan (input)

dan menghasilkan keluaran (output) dalam suatu proses perubahan yang

terorganisir.

Menurut O’Brien (2005, p 714), pengertian sistem adalah sebagai

berikut:

a. Sekelompok elemen yang saling berhubungan dan membentuk

kesatuan.

b. Sekelompok komponen yang bekerja bersama menuju tujuan yang

bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam

proses transformasi yang teratur.

10

 

c. Perakitan metode, prosedur, atau teknik yang disatukan oleh interaksi

teregulasi untuk membentuk kesatuan organisasi.

d. Sekumpulan orang, mesin, dan metode yang teratur dan yang

dibutuhkan untuk menyelesaikan serangkaian fungsi tertentu.

Menurut Williams dan Sawyer (2005, pA2) sistem adalah kumpulan

komponen-komponen yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk

melakukan tugas untuk mencapai tujuan.

Menurut situs Wikipedia sistem adalah suatu kumpulan yang terdiri

dari komponen yang saling berhubungan untuk memudahkan aliran

informasi, untuuk mencapai tujuan tertentu.

(sumber: http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem)

2.1.2 Data

Pengertian data menurut Hollander dkk (2000, p7) adalah input

untuk sistem informasi. Data adalah fakta tentang aktivitas bisnis dan

proses bisnis.

Sedangkan menurut O’Brien (2005, p 696), data adalah fakta

mentah atau observasi, biasanya tentang fenomena fisik, atau transaksi

bisnis.

Menurut Williams dan Sawyer (2005, p12), data terdiri dari fakta-

fakta yang belum diolah dan belum diproses menjadi informasi.

Menurut McLeod (2007, p9), data terdiri dari fakta- fakta dan

angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai; fakta mentah

yang belum diolah.

11

 

2.1.3 Informasi

Menurut Hollander dkk (2000, p7), informasi adalah data yang

memiliki arti atau manfaat bagi pengguna informasi.

Pengertian informasi menurut O’Brien (2005, p 703) adalah data

yang sudah diubah menjadi suatu konteks yang bermanfaat dan berarti

untuk end-user tertentu.

Pengertian Informasi menurut McLeod (2007, p9) adalah data yang

telah diproses atau data yang memiliki arti.

Menurut Laudon (2007, p14), informasi adalah data yang telah

disusun ke dalam bentuk yang memiliki arti dan berguna bagi manusia.

Menurut situs wikipedia, informasi adalah hasil pemrosesan dari

sekelompok data yang mempunyai nilai pengetahuan bagi penggunanya.

(sumber: http://id.wikipedia.org/wiki/Informasi)

2.1.4 Sistem Informasi

Menurut O’Brien (2005, p 703), sistem informasi dapat merupakan

kombinasi teratur apapun dari manusia, hardware, software, jaringan

komputer, dan sumber data yang mengumpulkan, mentransformasikan, dan

menyebarkan informasi di dalam suatu organisasi.

Sedangkan menurut Connolly dan Begg (2005, p27), sistem

informasi merupakan sumber - sumber yang memungkinkan pengumpulan,

manajemen, pengendalian, dan penyebaran dari informasi yang ada di

dalam organisasi.

12

 

Menurut Laudon (2007, p14), sistem informasi adalah sekumpulan

komponen yang saling berhubungan yang bekerjasama mengumpulkan

(atau mengambil), memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi

untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, dan pengawasan

dalam suatu organisasi.

Menurut Turban (2008, p6), pengertian sistem informasi adalah

suplai informasi yang berguna untuk memproses data menjadi informasi

dan pengetahuan.

Menurut situs wikipedia, kegunaan sistem informasi dalam

perusahaan untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat untuk

memecahkan masalah dan pengambilan keputusan.

(sumber: http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_Informasi)

2.1.5 Analisis Sistem

Menurut Whitten dkk (2004, p38), system analysis adalah sebuah

teknik pemecahan masalah yang menguraikan sebuah sistem menjadi

bagian - bagian komponen dengan tujuan mempelajari seberapa bagus

bagian – bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk meraih

suatu tujuan. Analisis sistem merupakan sebuah istilah yang kolektif

mendeskripsikan fase – fase awal pengembangan sistem. Secara mendasar,

analisis sistem adalah mengenai pemecahan masalah. Ada banyak

pendekatan untuk pemecahan manasalah. Oleh sebab itu, tidaklah

mengejutkan jika ada banyak pendekatan untuk analisis sistem. Beberapa

pendekatan analisis sistem yang lebih popular adalah analisis terstruktur

13

 

(structured analysis), information engineering, discovery prototyping, dan

object-oriented analysis.

Dokumentasi dan produk jadi yang dihasilkan oleh tugas – tugas

analisis sistem biasanya disimpan dalam sebuah repository. Repository

adalah suatu set lokasi tempat para analis sistem, desainer sistem, dan

system builder menyimpan semua dokumentasi yang berhubungan dengan

satu atau lebih sistem atau proyek. Sebuah repository mungkin dibuat

untuk sebuah proyek atau dibagikan oleh semua proyek dan sistem. Sebuah

repository biasanya diimplementasikan sebagai kombinasi hal – hal

berikut:

a. Direktori jaringan pengolah kata, spreadsheet, dan komputer lain

b. Satu atau lebih dictionary atau encyclopedia peralatan CASE

c. Dokumentasi cetak (misalnya seperti yang disimpan dalam binder atau

library system)

d. Antarmuka komponen – komponen di atas (berguna untuk

komunikasi)

Menurut McLeod (2007, p74), analisis sistem adalah penelitian atas

sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau

memperbaharui sistem yang telah ada.

2.1.6 Analisis Sistem Informasi

Menurut Whitten dkk (2004, p186), information system analysis

adalah suatu fase pengembangan dalam sebuah proyek pengembangan

sistem informasi yang utamanya difokuskan pada masalah dan persyaratan

14

 

– persyaratan bisnis, terpisah dari teknologi apapun yang dapat atau akan

digunakan untuk mengimplementasikan solusi pada masalah tersebut.

2.1.7 Sistem Informasi Manajemen

Menurut Mulyadi (2001, p30), sistem informasi manajemen adalah

manajemen perusahaan menjalankan bisnis perusahaan dengan

menggunakan sistem informasi.

Menurut O’Brien (2005, p 706), sistem informasi manajemen

menyediakan informasi dalam bentuk laporan yang ditentukan sebelumnya

dan menampilkan dukungan berupa pengambilan keputusan bisnis, sebagai

contoh misalnya analisis penjualan, performa produksi, dan sistem

pelaporan biaya.

Sedangkan menurut McLeod (2007, p10), sistem informasi

manajemen adalah suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan

informasi bagi beberapa pemakai yang serupa. Sistem informasi

manajemen adalah salah satu dari lima subsistem utama CBIS. Tujuannya

adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam

perusahaan atau dalam sub-unit organisasional perusahaan. Informasi

menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa

yang telah terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang, dan apa yang

mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk

laporan periodik, laporan khusus, dan output dari simulasi matematika.

Menurut Turban (2008, p6), Sistem Informasi Manajemen

berhubungan dengan perencanaan untuk pengembangan, manajemen

15

 

pengaturan teknologi informasi untuk membantu orang mengerjakan tugas

yang berhubungan dengan proses informasi dan manajemen.

2.1.8 Sistem Informasi Manajemen Pendidikan

Menurut situs undiknas, Sistem Informasi Manajemen Pendidikan

(informasi berbasis Web) merupakan sarana untuk memperkenalkan

kepada mahasiswa, dosen dan karyawan teknologi berbasis web,

menggunakan serta mendapatkan layanan berbasis web. Dengan

penggunaan sistem informasi manajemen pendidikan berbasis web

diharapkan dapat menunjang pelaksanaan dan keberhasilan studi

mahasiswa, serta pengembangan diri dosen maupun karyawan.

(sumber:http://www.undiknas.ac.id/sistem-informasi-manajemen-

pendidikan.html)

Menurut situs digilib, Sistem Informasi Manajemen Pendidikan

merupakan sistem komputerisasi manajemen yang mengelola administrasi

akademik yang meliputi pemasukan data, pengolahan, dan editing data,

serta otomasi pelaporan. Dalam Tugas Akhir ini dicoba untuk membangun

sebuah Sistem Informasi Manajemen Pendidikan yang mencakup

administrasi akademik dan ruang dengan basis spasial yang diwujudkan

dalam sebuah aplikasi komputer client-server, mulai dari pembangunan

basisdata, perancangan sistem hingga implementasi sistem. Dengan

dikembangkannya SIMP ini dapat menjadi alat dalam mengelola dan

mencari informasi akademik secara efektif dan efisien.

16

 

(sumber:http://digilib.itb.ac.id/gdl.php?mod=browse&op=read&id=jbptitbg

d-gdl-s1-2006-adhitya-1380&q=Informasi)

2.1.9 Perancangan Sistem

Menurut Mulyadi (2001, p51), perancangan sistem adalah proses

penerjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan

sistem yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan.

Menurut Whitten dkk (2004, p39), system design adalah sebuah

sebuah teknik pemecahan masalah yang saling melengkapi (dengan analisis

sistem) yang merangkai kembali bagian – bagian komponen menjadi

sebuah sistem yang lengkap. Hal ini melibatkan penambahan,

penghapusan, dan perubahan bagian – bagian relatif pada sistem aslinya

(awalnya).

Pengertian perancangan sistem menurut situs Wikipedia adalah

proses mendefinisi arsitektur, komponen, modul, tampilan dan data untuk

sistem supaya memenuhi persyaratan.

(sumber: http://en.wikipedia.org/wiki/Systems_design)

2.2 Teori-teori Khusus

2.2.1 Enterprise Resource Planning (ERP)

Menurut Brady, Monk, dan Wagner (2001, p.153), ERP (Enterprise

Resource Planning) adalah sebuah sistem yang membantu untuk menngatur

proses bisnis seperti marketing, produksi, pembelian dan accounting dalam

suatu kesatuan yang terintegrasi. ERP menyimpan semua transaksi dalam suatu

17

 

database yang digunakan sisem informasi perusaham dan menyediakan

manajemen reporting tools.

Menurut Fiona Fui dan Hoon Nah (2002, p.2), ERP is a structured

approach to optimizing a company’s internal value chain. ERP adalah sebuah

pendekatan terstruktur untuk meningkatkan nilai dari rangkaian kegiatan

dalam perusahaan.

Menurut Khalid Sheikh, dkk (2002, p.494), ERP is a method for the

effective planning and control of all resources needed to take, make, ship, and

account for customer orders in a manufacturing, distribution, or service

company. ERP adalah sebuah metode untuk perencanaan yang efektif dan

pengendalian dari semua sumber daya yang diperlukan untuk digunakan,

dibuat, dimuat, dan akun untuk pesanan pelanggan dalam perusahaan jenis

manufaktur, distribusi, maupun jasa.

Menurut Whitten (2004, p33), “ERP adalah aplikasi yang sepenuhnya

mengintegrasikan system informasi yang kecil maupun inti fungsi business

termasuk process transaksi dan manajemen informasi untuk fungsi business

itu sendiri).

Menurut O’Brien (2005, p.699), Enterprise Resource Planning adalah

software lintas fungsi terpadu yang merekayasa ulang proses manufaktur,

distribusi, keuangan, sumber daya manusia, dan proses bisnis dasar lainnya

dari suatu perusahaan untuk memperbaiki efisiensi, kelincahan, dan

profitabilitasnya.

2.2.2 Proses Bisnis

18

 

Menurut Burlton (2001, p.72), proses bisnis adalah urutan kegiatan

yang terjadi dari awal sampai akhir untuk memberikan hasil yang

memuaskan bagi pelanggan. Proses bisnis dimulai dari masukan berupa

bahan mentah, informasi, pengetahuan, komitmen dan status yang akan

diubah menjadi suatu keluaran atau hasil yang berguna. Perubahan itu terjadi

sesuai dengan pedoman proses yang berlaku, seperti kebijakan, standar,

prosedur, peraturan dan pengetahuan masing-masing individu. Untuk

mendukung perubahan tersebut, dibutuhkan sumber daya seperti fasilitas,

perlengkapan, teknologi dan sumber daya manusia. Hasil dari suatu proses

bisnis adalah kemampuan proses tersebut menghasilkan produk ataupun

pelayanan yang baik dan memuaskan pelanggan.

Menurut Smith, Neal, Ferrara, dan Hyden (2002, p.4), proses bisnis

memiliki karakteristik :

• Besar dan kompleks, melibatkan arus bahan, informasi dan komitmen

bisnis.

• Sangat dinamis, ,menanggapi permintaan dari pelanggan dan mengubah

kondisi pasar.

• Didistribusikan secara luas dan disesuaikan melewati batas di dalam

bisnis.

• Pelaksanaan yang lama, seperti sebuah contoh proses permintaan untuk

kas dapat berjalan dalam jangka waktu berbulan-bulan bahkan bertahun-

tahun.

19

 

• Terotomatisasi, setidaknya dalam bagian. Aktivitas rutin seharusnya

dilakukan dengan komputer apabila memungkinkan, demi kecepatan dan

kehandalan. Otomatisasi ini dapat digunakan dengan menggunakan

aplikasi workflow.

• Ketergantungan terhadap intelejensi dan penilaian manusia. Manusia

melakukan tugas-tugasnya yang tidak terstruktur untuk didelegasikan

kepada komputer atau yang memerlukan interaksi pribadi dengan

pelanggan.

• Sulit untuk membuatnya terlihat. Di dalam banyak perusahaan, proses-

proses tidak dengan sengaja atau dengan tegas dilakukan, tetapi tidak

didokumentasikan dan harus lengkap, menanamkannya dalam sejarah

organisasi.

Menurut Jones Rama (2006, p.4), a business process is a sequence

of activitiees perfomed by a business for acquiring, producing, and selling

goods and services. Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang

dilakukan oleh sebuah bisnis dalam rangka penyediaan, produksi, dan

penjualan barang dan jasa.

Menurut Jeston dan Nellis (2006, p10), proses bisnis adalah proses-

proses yang memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan strategis dari

organisasi. Implementasi dari Business Process Management pasti

memberikan dampak pada bisnis dengan mendapatkan keuntungan

melalui proses-proses yang dijalankan.

2.2.3 Pendidikan

20

 

Menurut alen83.blogspot.com/arti-pendidikan-dan-batas-batas.html,

berdasarkan UU No.20 tahun 2003 tentang sistem Pendidikan Nasional,

pendidikan adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar

dan proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi

dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri,

kepribadian yang baik, kecerdasan, akhlak yang mulia, serta keterampilan yang

diperlukan oleh dirinya sendiri, oleh masyarakat, dan juga bagi bangsa dan

negara.

Batas-batas pendidikan :

a. Batas-batas pendidikan pada peserta didik.

Peserta didik sebagai manusia dapat memiliki perbedaan, dalam

kemampuan, bakat, minat, motivasi, watak, ketahanan, semangat, dan

sebagainya.

b. Batas-batas pendidikan pada pendidik

Sebagai manusia biasa, pendidik memiliki keterbatasan-keterbatasan.

Namun yang menjadi permasalahan adalah apakah keterbatasan itu dapat

ditolerir atau tidak. Keterbatasan yang dapat ditolerir ialah apabila

keterbatasan itu menyebabkan tidak dapat terwujudnya interaksi antara

pendidik dan peserta didik, misalnya pendidik yang sangat ditakuti oleh

peserta didik sehingga tidak mungkin peserta didik datang berhadapan

dengannya. Pendidik yang tidak tahu apa yang akan menjadi isi interaksi

dengan peserta didik, akan menjadikan kekosongan dan kebingungan

dalam interaksi. Serta pendidik yang bermoral, termasuk yang tidak dapat

21

 

ditolerir, karena pendidikan pada dasarnya adalah usaha yang dilandasi

moral.

c. Batas-batas pendidikan dalam lingkungan dan sarana pendidikan

Lingkungan dan sarana pendidikan merupakan sumber yang dapat

menentukan kualitas dan berlangsungnya usaha pendidikan.

(sumber:http://alen83.blogspot.com/2007/12/arti-pendidikan-dan-batas-

batas.html)

2.2.4 Manajemen Proses Bisnis

Menurut Burlton (2001, p.73), manajemen proses bisnis merupakan

suatu proses yang memastikan perkembangan yang berkesinambungan

dalam kinerja perusahaan. Seperti beberapa proses, manajemen proses

bisnis memerlukan pimpinan dan panduan. Kadang-kadang, manajemen

proses bisnis ini berarti melakukan suatu perubahan secara radikal, yang

berarti terjadinya pengecekan kembali seluruh proses yang sedang berjalan

dan memperbaharui keseluruhan proses tersebut. Namun, dapat juga hanya

sebatas pemantauan yang berkesinambungan atas proses yang berjalan dan

terjadi peningkatan dengan melakukan sedikit perubahan.

Menurut Gunjan Samtani, dkk (2002, p.132), Business Process

Management involves management of several components, including time,

cost, quality, scope, human resources, communications, procurement, risk

and integration. BPM is designed to streamline the internal and external

business processes of a company through a combination of several

techniques, such as designing workflows, process rules and application

22

 

components. BPM is a required element to direct data flow among the mass

of packaged applications, legacy systems, services and partners. Bisnis

Proses Manajemen melibatkan manajemen dari beberapa komponen,

termasuk waktu, biaya, kualitas, ruang lingkup, sumber daya manusia,

komunikasi, pengadaan, resiko, dan integrasi. BPM di desain untuk

mengefektifkan bagian internal dan eksternal proses bisnis dari perusahan

melalui beberapa teknik seperti merancang proses kerja, aturan proses, dan

komponen aplikasi. BPM adalah bagian yang diperlukan untuk

menghubungkan langsung aliran data diantara seperangkat aplikasi besar,

sistem yang sudah ada, layanan, dan partner.

Menurut Jeston dan Nellis (2006, p.11), BPM is:

• More than just software.

• More than just improving or reengineering your processes – it also deals

with the managerial issues.

• Not just hype – it is an integral part of management.

• More than just modeling – it is also about the implementation and

execution of these processes, which requires analysis.

“The achievement of an organization’s objectives through the

improvement, management, and control of essential business processes”.

BPM adalah:

• Lebih dari sekedar software

• Lebih dari sekedar meningkatkan atau menata kembali proses anda, tetapi

juga menyangkut pengelolaan manajemen.

23

 

• Tidak hanya terlibat, tetapi juga merupakan bagian dari manajemen.

• Lebih dari sekedar pemodelan, ini juga mengenai implementasi dan

mengeksekusi dari proses-proses ini, yang membutuhkan analisis

didalamnya.

“penghargaan dari pencapaian sasaran organisasi melalui peningkatan

manajemen, dan mengendalikan proses bisnis yang penting”

Menurut Nicolai Josuttis (2007, p.82), Business Process Management

usually refers to a technology-enabled means for companies to gain visibility

and control over long-lived, multistep processes that span a wide range of

systems and people in one or more organizations. Bisnis Proses Manajemen

biasanya terhubung ke fungsi penggunaan teknologi pada perusahaan untuk

meningkatkan kemampuan melihat kedepan dan mengendalikan semuanya,

langkah-langkah proses yang menghubungkan luasnya jarak antara sistem dan

manusia dalam satu atau lebih organisasi.

2.2.5 Empat Komponen Utama Solusi BPM

Menurut saltanera.com, setiap solusi Manajemen Proses Bisnis (BPM)

memiliki empat komponen utama:

• Pemodelan

Pengguna dapat mendefinisikan dan mendesain struktur dari setiap proses

bisnis secara grafis. Manajer proses dapat mendesain sebuah proses beserta

seluruh elemen, aturan, sub-proses, parallel proses, penanganan exception,

penangan error, dan workflow dengan mudahtanpa perlu memiliki

24

 

kemampuan programming khusus dan tanpa membutuhkan bantuan dari staf

IT.

• Pengintegrasian

BPM dapat menghubungkan setiap elemen dalam proses sehingga elemen-

elemen tersebut dapat saling berkolaborasi dan bertukar informasi untuk

menyelesaikan tujuannya. Pada level aplikasi, hal inibisa diartikan sebagai

penggunaan Application Programming Interface (API) dan messaging. Bagi

pengguna, hal ini berarti tersedianya sebuah workspace pada komputernya

ataupun perangkat wireless-nya untuk mengerjakan tugas sesuai dengan

perannya pada suatu proses bisnis.

• Pengawasan

Pengguna dapat mengawasi dan mengontrol performansi dari proses bisnis

yang sedang berjalan dan performansi dari setiap personil yang terlibat dalam

proses bisnis tersebut. Pengguna juga dapat memperoleh informasi mengenai

proses yang tengah berjalan,maupun yang telah selesai, beserta data-data

yang ada di dalamnya.

• Optimalisasi

Pengguna dapat menganalisa dan memonitor suatu proses bisnis, melihat

ketidakefisienan, dan juga memungkinkan pengguna untuk mengambil

tindakan dengan cepat dan merubah proses tersebut untuk meningkatkan

efisiensinya.

(sumber:http://id.saltanera.com/bahan/manajemen/manajemen-proses-bisnis-

mendorongefisiensi-dan-menumbuhkan-nilai-kompetitif)

25

 

2.2.6 Tahap pengembangan BPM

Menurut Jeston dan Nellis (2006, p.103), tahap pengembangan dalam

BPM terdiri dari aktivitas-aktivitas berikut :

a. Dokumentasi proses

Mendokumentasikan proses yang sedang berjalan, masalah yang sedang

dihadapi dalam proses yag sedang berjalan tersebut, kebutuhan informasi apa

saja yang dibutuhkan pada proses tersebut, yang nantinya berguna untuk

membuat pengembangan dari sistem yang ada sebelumnya dalam mengatasi

kelemahan yang terjadi

b. Simulasi

Menjelaskan kelayakan dan efisiensi dari pilihan-pilihan proses yang akan

dirancang kembali.

c. Membuat Activity Based Costing (ABC)

Untuk melihat perbedaan biaya dan waktu dari proses yang sedang berjalan

dengan proses yang akan dikembangkan. Jika proses yang sedang berjalan

ternyata lebih efisien dan efektif maka dilakukan perubahan dari sistem yang

lama.

d. Perencanaan kapasitas

Memastikan kemampuan dari sumber daya manusia memenuhi kebutuhan

pelanggan dan organisasi atas proses yang akan dikembangkan.

e. Workflow routing

Mengatur dan mengontrol proses pengembangan yang sudah dipilih agar

sesuai dengan proses yang akan dikembangkan.

26

 

2.2.7 BPM Success Stool

Menurut Jeston dan Nellis (2006, p.47), kunci sukses dari Business

Process Management (BPM) atau disebut BPM success stool, dipengaruhi oleh :

a. Proses

Dimana harus memiliki inovasi proses bisnis pada level yang sesuai atau

mendisain ulang strategi organisasi dan tujuan proses, dan seluruh

persetujuan pengakuan dari pentingnya proses yang terjadi di dalam

organisasi.

Gambar 2.1 BPM Success Stool

(Jeston dan Nellis, 2006, p48)

b. Orang

Sebagaimana sebuah manajemen di organisasi mencapai tahap kedewasaan,

akan dipahami bahwa orang merupakan kunci untuk mengimplementasikan

27

 

proses baru yang diinginkan. Organisasi harus memiliki penilaian kinerja

yang sesuai dan struktur manajemen untuk lintas proses kunci. Proses

pengaturannya haruslah proaktif dan juga dapat memprediksikan apa yang

akan terjadi, dan bukannya reaktif. Diantara semua hal, aspek orang yang

terlibat merupakan poin yang paling penting dari proyek BPM.

c. Teknologi

Dalam hal ini mengacu pada tools pendukung semua proses dan orang yang

terlibat dalam proyek BPM. Namun tidak pasti merupakan komponen atau

aplikasi dari software BPM (walaupun mungkin saja).

d. Pengaturan proyek

Komponen terakhir ini menggabungkan keseluruhan komponen proses,

orang dan teknologi. Apabila tanpa proyek yang berjalan baik maka

implementasi akan mengarah pada kegagalan.

2.2.8 BPM Project Framework

28

 

Gambar 2.2 BPM program framework

(Jeston dan Nellis , 2006, p49)

Menurut Jeston dan Nellis (2006, p.11), menjabarkan kerangka kerja

implementasi BPM yang terdiri dari 10 fase, diantaranya :

a. Dasar Organisasi (Organization foundation)

Fase ini membahas seluk beluk mengenai organisasi yang terkait secara jelas,

antara lain aspek internal dan eksternal organisasi, visi dan misi organisasi,

tujuan organisasi,sasaran organisasi, struktur organisasi, nama unit dan

29

 

deskripsi umum, strategi untuk mencapai tujuan, strategi implementasi

organisasi, pemilihan strategi, konteks model bisnis, pemasok, rekan kerja

sama, kerjasama dengan industri-industri, kerjasama dengan institusi-institusi

pemerintah, pembeda utama organisasi, sumber daya, dan strategi pembeda

utama.

b. Dasar proses (Process Foundation)

Fase ini membahas mengenai hasil analisa dari proses bisnis yang sedang

berjalan untuk dapat dikembangkan dan digunakan untuk menjalankan

proyek. Tahap ini terdiri dari process models, arsitektur awal proyek,

gambaran proses organisasi, dan daftar proses end to end.

c. Dasar teknologi (Technology Foundation)

Fase ini berisi gambaran sistem yang sedang berjalan serta teknologi dan

tools yang dibutuhkan oleh organisasi untuk dipergunakan oleh pihak-pihak

yang berkepentingan (stakeholder). Tahap ini terdiri dari gambaran arsitektur

dan blue print, penentuan peralatan dan teknologi yang dibutuhkan,

identifikasi sistem yang berjalan, canonical data and data sources dictionary,

portofolio fungsionalitas bisnis awal, dan penentuan tim proyek teknis yang

dibutuhkan.

d. Dasar BPM (BPM Foundation)

Fase ini merupakan platform dimana proyek BPM dijangkau, dibuat dan

diadakan. Tahap ini terdiri dari definisi pihak yang berkepentingan

(stakeholder) dalam proyek, harapan pihak berkepentingan (stakeholder)

yang disetujui dan didokumentasikan, process selection matrix, daftar proses

30

 

bisnis yang teridentifikasikan dan metriks awal (process worth matrix),

proses yang diprioritaskan untuk tahap elaborasi, rancangan awal

perencanaan proyek, strategi komunikasi awal dan analisis resiko awal. Fase

ini tidak hanya menyediakan cara untuk memulai proyek, namun juga

melengkapi langkah-langkah yang diperlukan dalam membuat proyek sukses.

Hal ini meliputi:

1. Jangkauan Proyek

2. Pemilihan dan struktur tim proyek

3. Harapan, pembuatan dan perjanjian dengan pemegang kepentingan.

4. Pembuatan tujuan proses-proses awal.

5. Penggunaan arsitektur awal proses untuk menyediakan awal yang cepat

bagi proyek dalam perspektif arsitektur.

e. Elaborasi (Elaboration)

Fase ini membahas mengenai proses bisnis yang sedang berjalan dan melihat

apakah proses bisnis tersebut perlu untuk dikembangkan lagi. Tahap ini

terdiri dari appropriate metrics to establish a baseline for future

improvement, root cause analysis, people capability matrix table, available

information, dan improvement priorities.

f. Pengembangan (Improvement)

Fase ini merupakan tahap pengembangan terhadap sistem, dimana bertujuan

untuk mengubah dari sistem yang lama ke sistem yang baru atau melakukan

modifikasi dari sistem yang lama agar sesuai dengan kebutuhan atau proses

bisnis saat ini, yang sesuai dengan pengembangan- pengembangan tahap

31

 

elaboration. Adapun tahapannya adalah redesigning process models,

simulation models and ABC details, future ABC, people capability matrix

and capacity planning, feasibility validation and gap analysis report dan

business case and approval.

g. Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) dan teknologi (People and

Technology Development)

Fase Pengembangan Manusia dan Teknologi perlu dikembangkan secara

paralel walaupun terdiri dari aspek-aspek yang berbeda yang berperan dalam

pengembangan. Tahap ini terdiri dari dissection and amalgamation of new

process info activities, Redesigning Role Descriptors and Goals,

Performance Management & Measurement for Appropriate Roles, People

Core Capability Gap Analysis, Business process orchestration, SOA

lifecycle, User interface dan Software test script and result.

h. Pengimplementasian (Deployment)

Fase ini merupakan penindaklanjutan dari pengembangan tahap-tahap

sebelumnya ke dalam sistem baru untuk dijalankan dalam kegiatan

operasional. Tahap ini terdiri dari deployment strategy dan training staff.

i. Pengawasan dan realisasi keuntungan (Monitor and Benefit Realization)

Fase ini sangat penting untuk dilakukan, karena sebuah proyek belum benar-

benar selesai walaupun sistem yang dikembangkan sudah mulai berjalan.

Perlu ditetapkan sebuah kerangka untuk mengelola manfaat proyek bisnis,

menetapkan target, ukuran dan berusaha untuk mencapainya. Tahap ini

32

 

terdiri dari benefit summary plan, benefit realization register, benefit

milestone matrix dan benefit delivery matrix.

j. Pengembangan berkelanjutan (Continuous Improvement)

Merupakan salah satu fase yang penting karena dalam tahap ini dijelaskan

aspek-aspek pendukung yang dibutuhkan agar pengembangan sistem dapat

tetap berjalan seiring dengan perkembangan dan perubahan bisnis.

• Integrated Enterprise Ecosystem

Gambar 2.3 Integrated Enterprise Ecosystem Portal

(Jeston dan Nellis , 2006, p121)

Menurut Jeston dan Nellis (2006, p.121), menjabarkan portal dalam suatu

perusahaan terdapat beberapa faktor yang saling terintegrasi atau berhubungan

dimana antara satu dan yang lainnya saling mendukung seperti yang dijelaskan

gambar diatas sangat lah penting. Dengan ada nya portal tersebut, maka

semakin memudahkan dan memperlancar proses bisnis yang ada di perusahaan.

33

 

2.2.9 BPM Maturity Model

Menurut Jeston dan Nellis (2006, p.171), BPM Maturity Model adalah

sebuah alat penjelasan yang memungkinkan penaksiran ‘as-is’ dari kekuatan dan

kelemahan, serta merupakan alat petunjuk yang memungkinkan pengembangan

dari sebuah roadmap untuk pengembangan. BPM Maturity Model juga sebagai

alat perbandingan yang memungkinkan adanya patokan untuk penaksiran dalam

menghadapi standar industri dan organisasi lainnya.

Menurut Menurut Jeston dan Nellis (2006, p300), BPM Maturity Model

adalah perlengkapan pendukung untuk membantu organisasi untuk lebih sukses

dengan BPM, dimana hasilnya adalah pencapaian yang lebih besar dalam hal

operasional dan keuntungan dalam kinerja bisnis. Terdapat perbandingan antara

low dan high maturity yang mengklarifikasikan kelengkapan dan lingkup dari

BPM Maturity. Acuan yang digunakan sebagai model untuk mengukur tingkat

maturity dari berbagai sisi BPM adalah Capability Maturity Model (CMM).

Menurut Menurut Jeston dan Nellis (2006, p302), terdapat 5 tahapan

maturity dari initiative BPM (lihat gambar):

Tahap 1 : Initial State

Sebuah organisasi yang berada pada tahap initial state akan

memiliki BPM yang belum terkoordinasi dan terstruktur.

Tahap 2 : Repeatable

Sebuah organisasi yang memiliki BPM Maturity tahap 2 sudah

memiliki pengalaman dalam membuat BPM dan akan membuat

34

 

BPM capability juga meningkatkan jumlah orang yang

mengawasi organisasi dari perpektif proses bisnis.

Tahap 3 : Defined

Sebuah organisasi yang memiliki tingkat maturity pada tahap

ketiga akan mengalami momentum peningkatan dalam

pencarian untuk mengembangkan BPM capability dan

memperluas jumlah orang yang terlibat dalam menilai

organisasi dari perspektif proses bisnis.

Tahap 4 : Managed

Sebuah organisasi yang berada pada BPM Maturity tahap 4

akan merasakan keuntungan dari memiliki BPM yang benar-

benar kuat dasarnya untuk pengembangan stratejik perusahaan.

Tahap 5 : Optimized

Sebuah organisasi yang berada pada BPM Maturity tahap 5

akan merasakan keuntungan dari memiliki BPM yang benar-

benar kuat dasarnya sebagai bagian inti dari pengaturan

operasional dan strategik dalam organisasi.

35

 

Gambar 2.4 Perbandingan low dan high comparison dan 5 tahap maturity

(Jeston dan Nellis, 2006, p301)

2.2.10 Business Process Modelling Notation

Menurut Owen dan Raj (2003, p4), Business Process Modeling

Notation (BPMN) adalah standar baru yang digunakan untuk pemodelan arus

proses bisnis dan layanan web.

Menurut Dirk Krafzig, dkk (2004, p.107), BPMN (Business Process

Modeling Notation) is a language that has been defined by the BPMI in order

to support a standardized, graphical representation of business process

diagrams. Notasi Pemodelan Proses Bisnis adalah sebuah bahasa yang telah

ditentukan oleh BPMI dalam rangka mendukung sebuah standarisasi,

penggambaran grafik dari diagram proses bisnis.

36

 

Menurut Marc Lankhorst (2005, p.33), The Business Process Modeling

Notation is one of the standards being developed by the Business Process

Management Initiative (BPMI). Notasi Pemodelan Proses Bisnis adalah salah

satu standar yang dikembangkan oleh BPMI (Business Process Management

Initiative).

Menurut Jeston dan Nellis (2006, p.22), BPMN dirancang untuk

melingkupi semua macam dari modelling dan memungkinkan pembuatan dari

proses bisnis end-to-end. Elemen BPMN yang terstruktur memudahkan

pembacanya dalam membedakan bagian-bagian dari diagram BPMN. Ada 3

macam dari sub-model didalam diagram BPMN, diantaranya:

a. Proses bisnis private (internal)

Adalah proses internal yang berisi organisasi tertentu dan merupakan tipe

proses yang dikenal dengan workflow atau proses BPM.

b. Proses publik (abstrak)

Menampilkan interaksi diantara sebuah proses bisnis internal dengan proses

lainnya.

c. Proses kolaborasi (global)

Menggambarkan interaksi diantara dua atau lebih enitas bisnis.

Menurut Gustavo Alonso, dkk (2007, p.80), The Business Process

Modeling Notation (BPMN) is a standard set of visual constructs to draw

Business Process Diagrams (BPDs). Notasi Pemodelan Proses Bisnis adalah

sebuah seperangkat standar bangunan visual untuk menggambarkan diagram

proses bisnis.

37

 

Menurut Jeston dan Nellis (2006, p196), Business Process Modeling

Notation (BPMN) adalah notasi standar yang dapat berupa ikon atau gambar

untuk pemodelan proses bisnis.

2.2.11 Business Process Diagram

Business Process Management Initiative (BPMI.org) (2004, p17)

menyebutkan bahwa Business Process Diagram merupakan spesifikasi notasi

dan semantik yang menunjukkan gabungan dari best practice di dalam

komunitas pemodelan bisnis. Business Process Diagram menunjukkan

ringkasan dari gambaran elemen BPMN dan hubungannya. Empat (4) elemen

dasar dari business process diagram adalah:

• Flow object

• Connecting object

• Swimlanes

• Artifacts

38

 

Tiga (3) flow object yang menggambarkan proses bisnis:

Element Notation

Events

Activities

Gateways

Gambar 2.5 Flow Object Notation

(BPMI.org, 2004, p31)

Terdapat 3 cara untuk menghubungkan flow object atau dengan informasi

yang lain, yaitu dengan connecting object dalam bentuk :

Element Notation

Sequence flow

Message flow

Associations

Gambar 2.6 Connecting Object Notation

(BPMI.org, 2004, p29)

39

 

Ada 2 cara untuk mengelompokkan “swimlane”:

Gambar 2.7 Swimlane Notation

(BPMI.org, 2004, p29)

2.2.12 Best Practice

Menurut musyrid.files.wordpress.com, best practice digunakan untuk

menggambarkan metode terbaik atau praktek inovatif yang berkontribusi bagi

peningkatan kinerja suatu organisasi, yang biasanya diakui sebagai yang terbaik

oleh organisasi sejenis. Dalam pengertian ini tercakup juga kemampuan untuk

selalu up-to-date dalam mengikuti cara-cara organisasi beroperasi baik dalam

satu industri maupun industri yang berbeda. Terkait dalam hal itu pula,

kemampuan untuk mengukur posisi diri relative terhadap yang lain juga menjadi

aspek penting best practice.

(sumber:musyrid.files.wordpress.com/2008/08/rute-menuju-best-practice-

er2.pdf)

Element Notation

Pools

Lanes

40

 

2.2.13 Service Oriented Architecture

Menurut Erl (2005, p14), service oriented architecture (SOA) adalah

cara untuk merepresentasikan sebuah model dimana logika otomatisasi dibuat

menjadi lebih kecil, dengan membedakan logika masing-masing unit. Secara

umum, unit yang dimaksud adalah gambaran besar logika bisnis.

Menurut Norbert Bieberstein, dkk (2005, p.3), A SOA can be expressed

as a set of flexible services and processes that a business wants to expose to

its customers, partners, or internally to other parts of the organization.

Sebuah SOA dapat di ekspresikan sebagai seperangkat layanan dan proses

fleksibel dari sebuah bisnis yang diharapkan dapat ditujukan untuk para

customer, partner, atau secara internal ke bagian lain di dalam suatu

organisasi.

Menurut Judith Hurwitz, dkk (2006, p.7), SOA is a new approach to

building IT systems that allows businesses to leverage existing assets and

easily enable the inevitable changes required to support the business. SOA

adalah pendekatan baru untuk membangun sistem teknologi informasi yang

memungkinkan bisnis untuk meningkatkan aset yang ada dan memungkinkan

perubahan mutlak yang diperlukan secara mudah untuk mendukung bisnis.

Menurut Nicolai Josuttis (2007, p.8), Service Oriented Architecture is a

paradigm for the realization and maintenance of business processes that span

large distributed systems. It is based on three major technical concepts:

services, interoperability, through an enterprise service bus and loose

coupling. Service Oriented Architecture adalah sebuah paradigma untuk

41

 

realisasi dan pemeliharaan dari proses bisnis yang mencakup sistem

terdistribusi yang besar. Ini berdasarkan 3 konsep tehnik: layanan,

interoperabilitas, melalui service bus perusahaan dan tidak saling berkaitan.

Menurut Khosafian (2007, p37), Service Oriented Architecture (SOA)

adalah framework yang mendukung penemuan, pertukaran pesan, dan integrasi

dalam servis yang berhubungan secara bebas dengan menggunakan standar

industri.

Menurut Laudon (2007, p201), Service Oriented Architecture (SOA)

adalah kumpulan dari servis yang dapat mengisi sendiri dan dapat

berkomunikasi dengan satu sama lain untuk menciptakan aplikasi perangkat

lunak. SOA adalah cara baru untuk membuat perangkat lunak dalam sebuah

perusahaan.

2.2.14 Balanced Score Card

Menurut Amin Widjaja Tunggal (2002, p2), Balanced scorecard adalah

kumpulan ukuran kinerja yang terintegrasi yang diturunkan dari strategi

perusahaan yang mendukung strategi perusahaan secara keseluruhan.

Menurut Suwardi Luis dan Prima A.Biromo (2007,p16), Balanced

scorecard didefinisikan sebagai suatu alat manajemen kinerja (performance

management tool) yang dapat membantu organisasi untuk menerjemahkan visi

dan strategi ke dalam aksi dengan memanfaatkan sekumpulan indicator

financial dan non-finansial yang ke semuanya terjalin dalam suatu hubungan

sebab akibat.

42

 

Menurut Suwardi Luis dan Prima A.Biromo (2007,p23), ada empat

perspektif dalam Balance Scorecard :

1. Perspektif keuangan (financial perspective)

2. Perspektif pelanggan (customer perspective)

3. Perspektif bisnis internal (internal business process perspective)

4. Perspektif pembelajaran dan pertumbuhan (learning and Growth

Perspective)

Pengertian Balance Scorecard (BSC) menurut Khoshafian (2007, p407) adalah

metodologi pengukuran dalam ilmu manajemen untuk mengukur dan mengikat

berbagai performa manajemen untuk mengindikasikan tujuan dari proses

sekarang juga dukungan pencapaian di masa yang akan datang.

2.2.15 Key Performance Indicators (KPI)

Menurut Khoshafian (2007, p28), KPI (key performance indicators)

adalah penilaian dari kinerja yang menunjukkan progress dari setiap taktik

untuk mencapai tujuan.

Menurut wikipedia, KPI (Key Performance Indicators) adalah metric

financial ataupun non-fiannsial yang digunakan untuk membantu suatu

organisasi menentukan dan mengukur kemajuan terhadap sasaran organisasi.

KPI digunakan dalam intelijen bisnis untuk menilai keadaan kini suatu bisnis

dan menentukan suatu tindakan terhadap keadaan tersebut. KPI sering

digunakan untuk menilai aktivitas-aktivitas yang sulit diukur seperti

keuntungan pengembanga kepemimpinan, perjanjian, layanan dan kepuasan.

KPI umumnya dikaitkan dengan strategi organisasi yang contohnya diterapkan

43

 

oleh teknik-teknik seperti Balance Scorecard. KPI berbeda tergantung sifat dan

strategi organisasi. KPI merupakan bagian kunci suatu sasaran terukur yang

terdiri dari arahan, KPI, tolok ukur, target, serta kerangka waktu.

(sumber: http://en.wikipedia.org/wiki/Key_performance_indicator)

2.2.16 Podcast Technology

Menurut prayudi.staff.uii.ac.id, Podcast adalah sebuah file suara/audio

yang bisa didownload dari internet untuk didengarkan sebagaimana layaknya

sebuah acara radio. Hanya saja ada satu unsur yang membedakan podcast dari

sekedar proses mengupload sebuah file audio (biasanya format MP3) ke internet

untuk kemudian bisa didownload oleh siapapun, yakni teknologi sindikasi yang

dikenal dengan RSS (Really Simple Syndication). Dengan demikian Podcast

dalam pengertian yang lain sebenarnya adalah sebuah blog bersuara (atau audio

blog). Sebenarnya Podcast tidak hanya terbatas pada suara saja, video juga bisa,

namun yang lebih popular adalah untuk suara.

(sumber : http://prayudi.staff.uii.ac.id/ )

Menurut tempointeraktif.com, Podcasting merupakan suatu

pendistribusian program audio dan video lewat internet yang memberikan

keluasaan pada subcriber yang tercatat untuk memilih file yang dikehendaki

(yang selanjutnya dikenal sebagai feed), yang didistribusikan secara broadcast

sebagai program on demand.

Contoh aplikatif yang umum:

• Memanfaatkan script dari open source

• Sistem distribusi yang digunakan adalah Podcast

44

 

• Content sistem podcast ini file multimedia yang berisi bahan-bahan

perkuliahan

• Sistem-sistem podcast ini meliputi : penyediaan content, web server, dan

distribusi content

• Proses implementasi sistem dilakukan dengan menggunakan web server

Apache 2.0.55, PHP 5.0.5, dan database MySQL 5.0.15

• Untuk sistem security aplikasi ini hanya dapat diakses oleh pihak-pihak intern

(sumber:http://www.tempointeraktif.com/hg/it/2006/07/12/brk,20060712-

80049,id.html)

Menurut Shel Holtz and Neville Hobson(2007, p3), pod cast adalah suara

atau video atau file yang direkam dan berisi berbagai macam dan disimpan

dalam format computer atau media digital yang dikenali dan dijalan. Seluruh file

disimpan di computer yang disebut server yang disimpan di internet dan

diperuntukan untuk orang orang.