Upload
vuongtu
View
220
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
39
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1. Riwayat PT PLN (Persero)
Berawal di akhir abad ke 19, perkembangan ketenagalistrikan di
Indonesia mulai ditingkatkan saat beberapa perusahaan asal Belanda yang
bergerak di bidang pabrik gula dan pabrik teh mendirikan pembangkit listrik
untuk keperluan sendiri.
Antara tahun 1942-1945 terjadi peralihan pengelolaan perusahaan-
perusahaan Belanda tersebut oleh Jepang, setelah Belanda menyerah kepada
pasukan tentara Jepang di awal Perang Dunia II.
Proses peralihan kekuasaan kembali terjadi di akhir Perang Dunia II
pada Agustus 1945, saat Jepang menyerah kepada Sekutu. Kesempatan ini
dimanfaatkan oleh para pemuda dan buruh listrik melalui delegasi
Buruh/Pegawai Listrik dan Gas yang bersama-sama dengan Pimpinan KNI
Pusat berinisiatif menghadap Presiden Soekarno untuk menyerahkan
perusahaan-perusahaan tersebut kepada Pemerintah Republik Indonesia. Pada
27 Oktober 1945, Presiden Soekarno membentuk Jawatan Listrik dan Gas di
bawah Departemen Pekerjaan Umum dan Tenaga dengan kapasitas
pembangkit tenaga listrik sebesar 157,5 MW.
Pada tanggal 1 Januari 1961, Jawatan Listrik dan Gas diubah menjadi
BPU-PLN (Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik Negara) yang
40
bergerak di bidang listrik, gas dan kokas. Pada tanggal 1 Januari 1965 BPU-
PLN (Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik Negara) dibubarkan dan
pada saat yang sama pula, 2 (dua) perusahaan negara yaitu Perusahaan Listrik
Negara (PLN) sebagai pengelola tenaga listrik milik negara dan Perusahaan
Gas Negara (PGN) sebagai pengelola gas diresmikan.
Pada tahun 1972, sesuai dengan Peraturan Pemerintah No.17, status
Perusahaan Listrik Negara (PLN) ditetapkan sebagai Perusahaan Umum
Listrik Negara dan sebagai Pemegang Kuasa Usaha Ketenagalistrikan
(PKUK) dengan tugas menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum.
Seiring dengan kebijakan Pemerintah yang memberikan kesempatan
kepada sektor swasta untuk bergerak dalam bisnis penyediaan listrik, maka
sejak tahun 1994 status PLN beralih dari Perusahaan Umum menjadi
Perusahaan Perseroan (Persero) dan juga sebagai PKUK dalam menyediakan
listrik bagi kepentingan umum hingga sekarang.
Sumber: http://www.pln.co.id/?p=102
3.2. Riwayat Pusat Pendidikan dan Pelatihan di PT PLN (Persero)
PLN Pusdiklat didirikan berdasarkan Keputusan Dir. PLN No.
033.K/DIR/1973 tanggal 22 Agustus 1973 sebagai tindak lanjut Peraturan
Menteri Pekerjaan Umum dan Tenaga Listrik No. 01/PRT/1973 dengan
menetapkan struktur organisasi dan tugas-tugas pokok lembaga pendidikan
dan pelatihan. Tugas-tugas pokok lembaga pendidikan dan pelatihan adalah
41
mengurus dan menyelenggarakan pengelolaan dan pembinaan terhadap
pendidikan, pelatihan, keterampilan dan penataran termasuk segala sesuatu
yang berhubungan dengan itu berdasarkan kebijaksanaan yang ditetapkan
oleh Direksi Perusahaan Umum Listrik Negara.
Dalam perjalanannya terjadi beberapa perubahan organisasi yaitu:
Keputusan Direksi Perusahaan Umum Listrik Negara No. 033.K/DIR/1976
tanggal 08 Juni 1976 tentang uraian tugas dan susunan organisasi Pusdiklat
dimana dalam perubahan ini hanya mengatur masalah struktur organisasi
namun tidak merubah tugas pokok lembaga pendidikan dan pelatihan;
Keputusan Dir. No. 095.K/DIR/2007 tanggal 08 Maret 2007 tentang
organisasi PT PLN (Persero) Jasa Pendidikan dan Pelatihan; Keputusan Dir.
No. 319.K/DIR/2008 tanggal 24 September 2008 tentang Organisasi PT PLN
(Persero) Pusat Pendidikan dan Pelatihan dan Keputusan Dir. No.
295.K/DIR/2010 tanggal 25 Mei 2010 tentang Organisasi PT PLN (Persero)
Pusat Pendidikan dan Pelatihan .
Hingga saat ini PLN Pusdiklat memiliki Kantor Induk di Jakarta dan
memiliki 12 Unit Pelaksana yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia, unit
tersebut adalah : Udiklat Bogor, Udiklat Jakarta, Udiklat Semarang, Udiklat
Pandaan, Udiklat Tuntungan, Udiklat Makassar, Udiklat Suralaya, Udiklat
Padang, Udiklat Banjarbaru, Udiklat Palembang, Unit Assesement Center,
dan Unit Sertifikasi.
Sumber: http://www.pln.co.id/pusdiklat/?p=297
42
3.3. Riwayat PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi
PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi, yang selanjutnya disebut
Unit Sertifikasi PLN / USER PLN merupakan salah satu Unit Pelaksana di
PT PLN (Persero) Pusat Pendidikan dan Pelatihan yang secara resmi dibentuk
pada tahun 2010 sesuai dengan Keputusan Direksi Nomor: 295.K/DIR/2010
dan 486.K/DIR/2010. Sejak Januari 2011 USER PLN mulai beroperasi untuk
melaksanakan sertifikasi kompetensi personel. Saat ini USER PLN sedang
dalam proses untuk menjadi Lembaga Sertifikasi Profesi (LSP) yang
mendapatkan akreditasi dari institusi yang berwenang, sehingga sertifikat
kompetensi personel yang diterbitkan oleh USER PLN nantinya dapat diakui
secara nasional dan/atau internasional. Dalam melaksanakan tugas dan
fungsinya sebagai LSP, proses pelaksanaan uji kompetensi mengacu pada
standar SNI ISO/IEC 17024 tahun 2009. Sedangkan standar kompetensi
sebagai acuan dalam proses assesmen / uji berupa standar kompetensi yang
telah ditetapkan oleh instansi tertentu maupun standar kompetensi yang
dikembangkan sendiri oleh LSP USER PLN.
Sumber: http://www.pln.co.id/pusdiklat/?p=580
43
3.4. Visi dan Misi PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi
Visi
Menjadi Lembaga Sertifikasi Personel (LSP) di bidang ketenagalistrikan
yang terpercaya dan diakui secara internasional
Misi
1. Melaksanakan sertifikasi kompetensi personel kepada tenaga kerja
bidang ketenagalistrikan dengan sertifikat kompetensi yang diakui secara
nasional maupun internasional untuk meningkatkan daya saing tenaga
kerja menghadapi era globalisasi.
2. Meningkatkan kualitas hasil kerja dan keselamatan kerja melalui proses
sertifikasi kompetensi sesuai dengan standar yang berlaku secara
nasional maupun internasional
3. Melaksanakan proses sertifikasi kompetensi yang dapat
dipertanggungjawabkan dan mengedepankan kepuasan stakeholder
Sumber: http://www.pln.co.id/pusdiklat/?p=580
3.5. Struktur Organisasi PT PLN (Persero) Pusdiklat
Dalam struktur organisasi PT PLN (Persero) Pusdiklat terdiri dari
Kepala Pusdiklat (Chief Learning Officer), Bidang-bidang, Unit Pendidikan
dan Pelatihan (Academy / Learning Unit), Unit Assessment Centre, dan Unit
Sertifikasi pada PT PLN (Persero) Pusdiklat.
Berikut gambaran struktur organisasi yang berada di PT PLN
(Persero) Pusdiklat:
44
Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT PLN (Persero) Pusdiklat
Sumber: Dokumen Keputusan Direksi PT PLN (Persero)
* Academy : untuk Udiklat Bogor, Udiklat Jakarta, Udiklat Semarang, Udiklat
Pandaan, Udiklat Makassar, Udiklat Suralaya, dan Udiklat
Palembang.
**Learning Unit : untuk Udiklat Tuntungan, Udiklat Padang, dan Udiklat Banjar
Baru.
3.5.1 Uraian Fungsi dan Tugas Pokok
Uraian fungsi dan tugas pokok pada Kepala Pusdiklat (Chief
Learning Officer), Bidang-bidang, Unit Pendidikan dan Pelatihan
(Academy / Learning Unit), Unit Assessment Centre, dan Unit Sertifikasi
pada PT PLN (Persero) Pusdiklat adalah sebagai berikut:
45
1. Kepala Pusdiklat (Chief Learning Officer)
Bertanggung jawab untuk memastikan terlaksananya strategi dan
pengelolaan Pusdiklat sesuai dengan misi Pusdiklat dengan
mengoptimalkan sumber daya yang tersedia secara efisien, efektif, dan
sinergis. Menjamin terselenggaranya pembelajaran sesuai dengan
kebutuhan perusahaan, meningkatkan mutu dan pelayanan dalam
pembelajaran serta memastikan terlaksananya Good Corporate
Governance (GCG) di Pusdiklat.
Tugas pokok sebagai berikut:
a. Merumuskan Rencana Jangka Panjang dan Rencana Kerja serta
Anggaran Pusdiklat.
b. Menetapkan kebijakan strategis terkait pengelolaan Pusdiklat.
c. Memastikan terlaksananya Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan
(RKAP) Pusdiklat sesuai dengan penetapan Direksi.
d. Memastikan terlaksananya penyusunan, pengembangan, dan
pengelolaan pembelajaran dan asesmen untuk mendukung
implementasi corporate university
e. Menetapakan kebijakan manajemen dalam rangka optimasi
pemberdayaan Udiklat, Unit Assesment Centre dan Unit Sertifikasi
serta membina penerapannya
f. Memastikan pengembangan organisasi dan kompetensi SDM
Pusdiklat
g. Menetapkan Laporan Manajemen Pusdiklat.
46
2. Bidang Perencanaan Dan Teknologi Informasi
Bertanggung jawab untuk memastikan perencanaan dan evaluasi
pembelajaran / korporat, pengembangan dan infrastruktur teknologi
informasi, dan manajemen mutu untuk mewujudkan pencapaian visi
sesuai dengan Rencana Jangka Panjang Pusdiklat.
Tugas pokok sebagai berikut:
a. Memastikan penyusunan dan pengendalian Rencana Jangka Panjang
dan Rencana Kerja dan Anggaran Pusdiklat.
b. Merencanakan kebutuhan pembelajaran dan asesmen yang dibutuhkan
PLN untuk periode 1 (satu) tahun secara sistematis.
c. Mengkoordinir penyusunan Laporan Manajemen dan Laporan Kinerja
Pusdiklat.
d. Mengawasi dan mengevaluasi terhadap pelaksanaan pembelajaran,
assesmen, dan pencapaian kinerja Pusdiklat.
e. Mensinergikan pengelolaan dan pengembangan teknologi informasi,
baik perangkat lunak maupun perangkat keras dalam rangka
mewujudkan learning management system terintegrasi.
f. Memastikan kualitas pada setiap proses bisnis pembelajaran sesuai
dengan standar mutu yang telah ditetapkan.
g. Mengoptimalkan sumber daya yang tersedia, melakukan pembinaan
dan pengembangan SDM di bidangnya melalui coaching, mentoring,
dan assignment.
47
3. Bidang Pembelajaran Teknik
Bertanggung jawab dalam pengembangan pembelajaran sesuai dengan
kebijakan dan kebutuhan perusahaan untuk meningkatkan kompetensi
SDM dan kinerja perusahaan pada bidang energi primer, pembangkitan,
energi baru dan terbarukan, proyek, transmisi, PDKB, distribusi, dan
niaga.
Tugas pokok sebagai berikut:
a. Memastikan penyusunan dan pengendalian Rencana Jangka Panjang
dan Rencana Kerja dan Anggaran pada bidang pengembangan
pembelajaran energi primer, pembangkitan, energi baru dan
terbarukan, proyek, transmisi, PDKB, distribusi, dan niaga
berdasarkan hasil learning needs yang telah disetujui oleh Learning
Council.
b. Bertindak sebagai Learning Partner dan membantu Learning Steering
Committee dalam merumuskan kebutuhan kurikulum dan silabus
pembelajaran pada bidang energi primer, pembangkitan, energi baru
dan terbarukan, proyek, transmisi, PDKB, distribusi, dan niaga.
c. Mengawasi dan mengevaluasi terhadap pengembangan materi
pembelajaran dan rencana pembelajaran sesuai dengan kurikulum dan
silabus yang telah disetujui oleh Learning Steering Committee bidang
pembangkitan, energi primer, energi baru dan terbarukan, proyek,
transmisi, PDKB, distribusi, dan niaga.
48
d. Merumuskan standarisasi dan pedoman penyelenggaraan
pembelajaran bidang pembangkitan, energi primer, energi baru dan
terbarukan, proyek, transmisi, PDKB, distribusi, dan niaga.
e. Mengawasi dan mengevaluasi terhadap pelaksanaan pembelajaran,
asesmen, dan pencapaian kinerja bidang bidang pembangkitan, energi
primer, energi baru dan terbarukan, proyek, transmisi, PDKB,
distribusi, dan niaga.
f. Mengoptimalkan sumber daya yang tersedia, melakukan pembinaan
dan pengembangan SDM di bidangnya melalui coaching, mentoring,
counseling, dan assignment.
4. Bidang Pembelajaran Non Teknik
Bertangung jawab dalam pengembangan pembelajaran sesuai dengan
kebijkan dan kebutuhan perusahaan untuk meningkatkan kompetensi
SDM dan kinerja perusahaan pada bidang kepemimpinan, budaya
korporat, dan penunjang korporat.
Tugas pokok sebagai berikut:
a. Memastikan penyusunan dan pengendalian Rencana Jangka Panjang
dan Rencana Kerja dan Anggaran pada bidang kepemimpinan, budaya
korporat, dan penunjang korporat berdasarkan hasil learning needs
yang telah disetujui oleh Leraning Council.
b. Bertindak sebagai Learning Partner dan membantu Learning
Steering Committee dalam merumuskan kebutuhan kurikulum dan
49
silabus pembelajaran pada bidang kepemimpinan, budaya korporat,
dan penunjang korporat.
c. Mengawasi dan mengevaluasi terhadap pengembangan materi
pembelajaran dan rencana pembelajaran sesuai dengan kurikulum dan
silabus yang telah disetujui oleh Learning Steering Committee bidang
kepemimpinan, budaya korporat, dan penunjang korporat.
d. Merumuskan standarisasi dan pedoman penyelenggaraan
pembelajaran bidang kepemimpinan, budaya korporat, dan penunjang
korporat.
e. Mengawasi dan mengevaluasi terhadap pelaksanaan pembelajaran,
asesmen, dan pencapaian kinerja bidang bidang kepemimpinan,
budaya korporat, dan penunjang korporat.
f. Mengoptimalkan sumber daya yang tersedia, melakukan pembinaan
dan pengembangan SDM di bidangnya melalui coaching, mentoring,
counseling,dan assignment.
5. Bidang Pengembangan, Inovasi, Dan Kemitraan
Bertangung jawab dalam pengelolaan aliansi, kerjasama, dan rantai
pasokan pembelajaran, pengelolaan pembelajaran berbasis digital,
penelitian dan pengembangan metode pembelajaran, pengembangan
instruktur dan assesor, serta pengembangan pembelajaran prajabatan dan
purnabakti sesuai dengan kebijakan dan kebutuhan perusahaan untuk
memastikan corporate university diterapkan secara berkelanjutan.
50
Tugas pokok sebagai berikut:
a. Memastikan penyusunan dan pengendalian Rencana Jangka Panjang
dan Rencana Kerja dan Anggaran pada bidang pengembangan
pembelajaran.
b. Mengelola aliansi, kerjasama, dan rantai pasokan pembelajaran.
c. Mengelola pembelajaran berbasis digital dalam rangka efektifitas dan
efisiensi pelaksanaan pembelajaran.
d. Memastikan penelitian dan pengembangan metode pembelajaran baik
untuk bidang teknik maupun non teknik dapat meningkatkan
efektifitas dan efisiensi pelaksanaan pembelajaran serta mendorong
tumbuhnya budaya inovasi.
e. Memastikan pelaksanaan program pengembangan instruktur dan
asesor PLN dan mengevaluasi kinerjanya.
f. Mengkoordinir pengembangan materi pembelajaran dan rencana
pembelajaran bidang Prajabatan dan Purnabakti.
g. Merumuskan standarisasi dan pedoman penyelenggaraan
pembelajaran bidang Prajabatan dan Purnabakti.
h. Mengawasi dan mengevaluasi terhadap pelaksanaan pembelajaran
bidan Prajabatandan Purnabakti.
i. Mengoptimalkan sumber daya yang tersedia, melakukan pembinaan
dan pengembangan SDM di bidangnya melalui coaching, mentoring,
counseling, dan assignment.
51
6. Bidang Keuangan, Sdm, Dan Administrasi
Bertangung jawab atas pengelolaan dan penyelenggaraan sumber daya
manusia dan keuangan Pusdiklat untuk menjamin tersedianya sumber
daya manusia, kelancaran proses adminstrasi serta menjamin pengelolaan
sumber daya keuangan secara efektif sebagai bagian pencapaian target
kinerja unit.
Tugas pokok sebagai berikut:
a. Memastikan penyusunan dan pengendalian Rencana Jangka Panjang
dan Rencana Kerja dan Anggaran pada Bidang Keuangan, SDM dan
Administrasi.
b. Memastikan pengembangan organisasi dan SDM Pusdiklat sesuai
dengan perkembangan kebijakan korporat
c. Memastikan pengelolaan keuangan, anggaran, dan akuntansi
memenuhi prinsip-prinsip Good Corporate Governace (GCG)
d. Memastikan efektifitas dan efisiensi fasilitas kerja, sistem keamanan,
keselamatan dan administrasi umum
e. Memastikan pengelolaan hukum, hubungan masyarakat, dan
hubungan industrial berjalan dengan baik untuk menciptakan
lingkungan yang kondusif
f. Memastikan pengelolaan perpustakaan di lingkungan Pusdiklat
berjalan dengan efektif dan efisien untuk meningkatkan budaya
pembelajaran
52
g. Mengoptimalkan sumber daya yang tersedia, melakukan pembinaan
dan pengembangan SDM di bidangnya melalui coaching, mentoring,
dan assignment.
7. Udiklat (Academy)
Bertangung jawab atas pengelolaan dan penyelenggaraan pembelajaran
yang unggul, khususnya kebutuhan pembelajaran yang menjadi fokus dari
Learning Council untuk meningkatkan kompetensi peserta pembelajaran
dan meningkatkan kinerja unit / korporat setelah pembelajaran
dilaksanakan.
Tugas pokok sebagai berikut:
a. Memastikan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Udiklat
b. Memastikan penyelenggaraan pembelajaran sesuai dengan standar
mutu yang telah ditetapkan
c. Memastikan penyusunan program kerja pembelajaran dan
pengelolaan Instruktur
d. Memastikan penyelenggaraan pembelajaran termasuk evaluasi kinerja
Instruktur
e. Memastikan penyusunan manual dan prosedur operasional Udiklat
f. Memastikan pengendalian dan evaluasi penyelenggaraan
pembelajaran
g. Mengevaluasi pengelolaan aset (termasuk laboratorium), administrasi
kepegawaian, kesekretarian dan umum
53
h. Memastikan pelayanan prima selama proses pembelajaran
berlangsung
i. Mengoptimalkan sumber daya yang tersedia, melakukan pembinaan
dan pengembangan SDM di bidangnya melalui coaching, mentoring,
dan assignment.
j. Secara bertahap mengembangkan materi pembelajaran dan rencana
pembelajaran sesuai denga akademi yang menjadi fokusnya.
8. Udiklat (Learning Unit)
Bertangung jawab atas pengelolaan dan penyelenggaraan pembelajaran
yang unggul untuk meningkatkan kompetensi peserta pembelajaran dan
meningkatkan kinerja unit / korporat setelah pembelajaran dilaksanakan.
Tugas pokok sebagai berikut:
a. Memastikan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Udiklat
b. Memastikan penyelenggaraan pembelajaran sesuai dengan standar
mutu yang telah ditetapkan
c. Memastikan penyusunan program kerja pembelajaran dan
pengelolaan Instruktur
d. Memastikan penyelenggaraan pembelajaran termasuk evaluasi kinerja
Instruktur
e. Memastikan penyusunan manual dan prosedur operasional Udiklat
f. Mematikan pengendalian dan evaluasi penyelenggaraan pembelajaran
54
g. Mengevaluasi pengelolaan aset (termasuk laboratorium), administrasi
kepegawaian, kesekretarian dan umum
h. Memastikan pelayanan prima selama proses pembelajaran
berlangsung
i. Mengoptimalkan sumber daya yang tersedia, melakukan pembinaan,
dan pengembangan SDM di bidangnya melaui coaching, mentoring,
dan assignment.
9. Unit Assessment Centre
Bertangung jawab atas pengelolaan dan penyelenggaraan assesmen dan
pemetaan kompetensi pegawai di lingkungan PT PLN (Persero), dan
tersedianya database hasil assesmen pegawai di lingkungan PT PLN
(Persero) untuk mendukung manajemen dalam memperoleh SDM yang
unggul sesuai dengan visi dan misi PT PLN (Persero).
Tugas pokok sebagai berikut:
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Unit Assessment Centre.
b. Memastikan efektifitas dan efisiensi pelaksanaan Assessment Centre
untuk pegawai di lingkungan PT PLN (Persero)
c. Memastikan efektifitas dan efisiensi pengembangan alat (tools)
Assessment Centre untuk pegawai di lingkungan PT PLN (Persero)
d. Menyusun manual dan prosedur operasional Assessment Centre untuk
pegawai di lingkungan PT PLN (Persero)
55
e. Memastikan pengelolaan asesmen pegawai PT PLN (Persero) untuk
mendukung pemetaan kompetensi pegawai dan proses asesmen dalam
program seleksi kandidat potensial dalam pengisian jabatan-jabatan
strategis sesuai dengan kebutuhan PT PLN (Persero)
f. Memastikan pengelolaan database hasil asesmen sesuai kebijakan PT
PLN (Persero), termasuk validitasnya dan mensinergikan dengan
sistem informasi pengelolaan karir pegawai
g. Mengoptimalkan sumber daya yang tersedia, melakukan pembinaan
dan pengembangan SDM di bidangnya melalui coaching, mentoring,
dan assignment.
10. Unit Sertifikasi
Bertangung jawab dalam pengelolaan sertifikasi kompetensi pegawai di
lingkungan PT PLN (Persero), pengelolaan tenaga ahli sebagai tim
penguji kompetensi dan berkerjasama dengan lembaga sertifikasi terkait
dan menjamin sistem mutu sertifikasi untuk mengoptimalkan target
kinerja dan mendukung manajemen dalam memperoleh SDM yang
unggul sesuai dengan visi dan misi PT PLN (Persero)
Tugas pokok sebagai berikut:
a. Memastikan pengelolaan program sertifikasi kompetensi yang
dilakukan oleh Pusdiklat maupun kerjasama dengan lembaga lainnya
b. Memastikan tersedianya tenaga ahli sebagai tim penguji kompetensi
pegawai di lingkungan PT PLN (Persero)
56
c. Memastikan terlaksananya kerjasama dengan lembaga sertifikasi
nasional dan internasional dalam mendukung program sertifikasi
kompetensi pegawai
d. Memastikan tersedianya program, metode dan prosedur operasional
dalam pengelolaan sertifikasi kompetensi pegawai termasuk metode
evaluasi kinerja pegawai pemegang sertifikasi kompetensi di unit /
user
e. Memastikan pelaksanaan perluasan akreditasi sertifikasi kompetensi
keahlian SDM
f. Mengelola database sertifikasi kompetensi pegawai dan
mensinergikan denga sistem informasi kepegawaian
g. Mengoptimalkan sumber daya yang tersedia, melakukan pembinaan
dan pengembangan SDM di bidangnya melalui coaching, mentoring,
dan assignment.
57
3.6 Analisis lingkungan Internal dan Eksternal Perusahaan
3.6.1 Analisis SWOT Perusahaan
Karena PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi termasuk
dalam kategori jasa sertifikasi maka analisis yang dibuat adalah analisis
SWOT dimana analisis dimulai dari intern perusahaan kearah eksternal.
Berikut ini adalah beberapa faktor SWOT yang didapatkan melalui
hasil wawancara, rangkuman hasil wawancara terdapat pada lampiran.
3.6.1.1 Faktor Internal Perusahaan
Tabel 3.1
Faktor Kekuatan (Strength) PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi
No. Faktor Kekuatan Perusahaan S-1 Memiliki dukungan dari Manajemen PLN S-2 Mendapatkan akreditasi / pengakuan dari lembaga akreditor KAN
sesuai standar ISO 17024 S-3 Memiliki sistem ujian online (SI-UJO)
a. Kekuatan (Strength) antara lain:
S-1 Memiliki dukungan dari Manajemen PLN.
PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi memiliki dukungan
dari Manajemen PLN dalam pengelolaan sertifikasi kompetensi
pegawai di lingkungan PT PLN (Persero).
58
S-2 Mempunyai akreditasi / pengakuan dari lembaga akreditor
KAN sesuai standar ISO 17024.
PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi telah mempunyai
akreditasi / pengakuan dari lembaga akreditor KAN sesuai standar
ISO 17024. Sehingga memiliki standar internasional yang
menetapkan kriteria untuk program sertifikasi organisasi bagi setiap
pegawai di lingkungan PT PLN (Persero)
S-3 Memiliki sistem ujian online (SI-UJO).
PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi telah memiliki
sistem ujian online (SI-UJO) untuk mengidentifikasi pegawai yang
over valued maupun yang under valued antara kompetensi yang
dimilikinya dengan tuntutan kompetensi di pekerjaannya. Sehingga
menjadi bagian dari pemetaan level kompetensi pegawai yang sangat
terkait erat dengan pembinaan kompetensi dan karir pegawai
nantinya.
Tabel 3.2
Faktor Kelemahan (Weakness) PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi
No. Faktor Kelemahan Perusahaan W-1 Proses bisnis sertifikasi masih baru di PLN W-2 Jumlah personil masih terbatas W-3 Sebagian sarana uji masih bergantung fungsi yang lain
59
b. Kelemahan (Weakness), antara lain:
W-1 Proses bisnis sertifikasi masih baru di PLN.
Proses bisnis sertifikasi masih baru di PLN. Sehingga hanya
menjadi pendukung dalam jalannya perusahaan, masih belum
menjadi bisnis inti.
W-2 Jumlah personil masih terbatas.
Terbatasnya jumlah personil menjadi kendala dalam
menjalankan pengelolaan sertifikasi, terutama dalam hal input data
dan sebagainya. Sehingga terkadang menjadi kewalahan ketika
banyaknya permohonan sertifikasi oleh unit induk/operasional.
W-3 Sebagian sarana uji masih bergantung pada fungsi lain.
Sebagian sarana uji masih bergantung dengan fungsi yang lain
karena proses bisnis sertifikasi masih baru di lingkungan PT PLN
(Persero). Sehingga terkadang menjadi kendala dalam pelaksanaan
sertifikasi.
3.6.1.2 Faktor Eksternal Perusahaan
Tabel 3.3 Faktor Peluang (Opportunity) PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit
Sertifikasi
NO. Faktor Peluang Perusahaan O-1 Penggunaan Teknologi Informasi untuk efisiensi perusahaan O-2 Adanya pasar potensial yang terdiri dari pihak internal PLN maupun
eksternal O-3 Pengembangan keragaman materi uji yang dimiliki
60
a. Peluang (Opportunity), antara lain:
O-1 Penggunaan Teknologi Informasi untuk efisiensi
perusahaan.
Dengan perkembangan teknologi, perusahan dapat
menggunakan teknologi untuk meningkatkan tingkat efisiensi
perusahaan baik dalam hal pengelolaan sertifikasi maupun
organisasi. Disamping itu perusahaan dapat meningkatkan daya
saingnya dengan perusahaan lain yang sejenis di Indonesia. Namun
dengan peningkatan di bidang teknologi harus diikuti dengan
peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia.
O-2 Adanya pasar potensial yang terdiri dari pihak internal
PLN maupun eksternal.
Terdapat potensi pasar “peserta uji” yang sangat besar terutama
dari jumlah pegawai PLN (Persero) yang tersebar di seluruh
Indonesia.
O-3 Pengembangan keragaman materi uji yang dimiliki.
Dengan pengembangan keragaman materi uji yang dimiliki PT
PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi maka akan meningkatkan
pengembangan ruang lingkup uji baik itu materi uji maupun skema
uji.
61
Tabel 3.4 Faktor Ancaman (Threats) PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit
Sertifikasi
No. Faktor Ancaman Perusahaan T-1 Perubahan regulasi ketenagalistrikan di lingkungan internal PLN
maupun eksternal T-2 Ada lembaga sertifikasi bidang ketenagalistrikan di lingkungan
luar PLN T-3 Belum adanya integrasi secara teknologi dalam administrasi
sertifikasi
b. Ancaman (Threats), antara lain:
T-1 Perubahan regulasi ketenagalistrikan di lingkungan internal
PLN maupun eksternal.
Perubahan regulasi ketenagalistrikan sangat mempengaruhi
fungsi dan keberlangsungan dari PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit
Sertifikasi. Misalnya di lingkungan internal terdapat perubahan
direksi yang dapat juga merubah regulasi di lingkungan PT PLN
(Persero).
T-2 Ada lembaga sertifikasi bidang ketenagalistrikan di
lingkungan luar PLN.
Ada lembaga sertifikasi bidang ketenagalistrikan di lingkungan
luar PLN. Hal ini di karenakan proses binis sertifikasi masih baru di
PLN.
T-3 Belum adanya integrasi secara teknologi dalam administrasi
sertifikasi.
Belum adanya integrasi secara teknologi dalam administrasi
sertifikasi akan menjadi ancaman di masa mendatang ketika semakin
banyaknya permohonan sertifikasi yang ada. Sehingga perusahaan
belum maksimal dalam menjalankan kegiatan secara efektif dan
efisien.
62
3.6.2 Matriks SWOT
Setelah semua informasi yang berpengaruh terhadap perusahaan
telah dikumpulkan, kemudian akan dibuatkan sebuah matriks SWOT
yang akan menggambarkan secara jelas bagaimana memanfaatkan
kekuatan dan peluang yang dimiliki oleh PT PLN (Persero) Pusdiklat
Unit Sertifikasi untuk meminimalkan kelemahan dan ancaman yang ada
pada perusahaan. Berdasarkan SWOT tersebut, kemudian dapat disusun
empat set kemungkinan alternatif strategis, yakni: SO, WO, ST, WT.
Tabel 3.5
Matriks SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threats) PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi
Strengths-S (Kekuatan)
1. Memiliki
dukungan dari Manajemen PLN.
2. Mendapatkan akreditasi / pengakuan dari lembaga akreditor KAN sesuai standar ISO 17024.
3. Memiliki sistem ujian online (SI-UJO).
Weaknesses-W (Kelemahan)
1. Proses bisnis sertifikasi
masih baru di PLN. 2. Jumlah personil masih
terbatas. 3. Sebagian sarana uji
masih bergantung fungsi yang lain.
Opportunity-O (Peluang) 1. Penggunaan
Teknologi Informasi untuk efisiensi perusahaan.
2. Adanya pasar potensial yang terdiri dari pihak
Strategi SO
� Mengembangkan teknologi informasi untuk sistem administrasi sertifikasi. (S1,O1)
� Dukungan teknologi
Strategi WO �
Menggunaan Teknologi Informasi untuk mengoptimalkan kinerja dan kegiatan operasional perusahaan. (W1,O1)
� Memperbaiki struktur kerja organisasi.
63
internal PLN maupun eksternal.
3. Pengembangan keragaman materi uji yang dimiliki.
informasi dalam menjalankan ISO 17024. (S2,O1)
(W3,O2) �
Merekrut karyawan yang berkualitas dan sesuai kebutuhan perusahaan. (W2,O3)
Threats-T (Ancaman) 1. Perubahan regulasi
ketenagalistrikan di lingkungan internal PLN maupun eksternal.
2. Ada lembaga sertifikasi bidang ketenagalistrikan di lingkungan luar PLN.
3. Belum adanya integrasi secara teknologi dalam administrasi sertifikasi.
Strategi ST
� Mempertahankan kualitas pelayanan dan materi uji. (S2,T2)
� Melakukan integrasi secara teknologi dalam administrasi sertifikasi. (S1,T3)
Strategi WT � Melakukan sosialisasi
materi uji yang lebih gencar. (W1,T2)
� Mengoptimalkan sumber daya yang ada melalui pelatihan dan pengembangan keahlian. (W2,T2)
64
3.7 Analisis Critical Succes Factor (CSF)
Analisis CSF dilakukan untuk mengetahui faktor-faktor yang menjadi
penentu atau pendukung perusahaan untuk mencapai tujuan yang ingin di
capai. Faktor- faktor penting yang merupakan kunci keberhasilan PT PLN
(Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi serta yang dijadikan sebagai tolak
ukurnya adalah sebagai berikut:
1. Pelayanan yang baik serta materi uji berkualitas.
Pelayanan yang baik dan materi uji berkualitas selalu menjadi incaran
para peserta uji, sehingga peserta uji akan merasa selalu diperhatikan. Maka
dari itu sangat penting bagi perusahaan untuk menjaga kualitas materi uji dan
pelayanannya agar tidak kalah bersaing dengan para pesaingnya.
2. Sumber Daya Manusia.
Sumber daya manusia adalah tulang punggung perusahaan. Tanpa
sumber daya manusia yang handal tentu perusahaan tidak akan dapat
beroperasi dengan baik dan sukses. Oleh karena itu, perusahaan memerlukan
sumber daya manusia yang berkualitas dan handal. Serta meningkatkan mutu
karyawannya melalui pelatihan-pelatihan agar karyawan semakin
memperdalam dalam penguasaan ilmu yang sangat dibutuhkan serta
berpengaruh besar terhadap perusahaan, sehingga karyawan akan semakin
65
dapat mengenal kondisi pasar dengan sangat baik dan dapat membina
hubungan dengan peserta uji semakin baik.
3. Sosialisasi materi uji yang baik dan juga tepat sasaran.
Perusahaan harus mensosialisasikan materi uji dengan baik agar
memudahkan peserta uji untuk mengikuti materi uji yang ada di perusahaan.
Maka dari itu, perusahaan perlu sosialisasi materi uji tepat pada sasarannya,
sehingga tidak ada kekeliruan dalam mengajukan permohonan uji
kompetensi.
4. Menggunakan Sistem Administrasi Sertifikasi.
Perusahaan harus menggunakan sistem administrasi sertifikasi, sehingga
semakin mempermudah proses administrasi sertifikasi bagi unit sertifikasi.
66
3.8. Sistem Yang Sedang Berjalan
Permohonan sertifikasi merupakan salah satu dari proses sertifikasi
yang dimiliki oleh PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi. Permohonan
sertifikasi adalah proses permohonan uji kompetensi oleh individu (setiap
karyawan) yang diajukan oleh atasan / unit induknya.
PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi adalah salah satu
perusahaan yang belum menerapkan database yang terintegrasi pada bagian
permohonan sertifikasi (offline) hingga monitoring hasil pelaksanaan
sertifikasi dan laporan sertifikasi .
Standar pelaksanaan uji kompetensi personel ini dimulai ketika Unit
Sertifikasi menerima surat usulan uji kompetensi (permohonan sertifikasi)
dikirimkan oleh Unit Induk / Operasional PLN, kemudian Unit Sertifikasi
akan membuat daftar hasil evaluasi peserta yang memenuhi persyaratan uji
kompetensi (verifikasi permohonan sertifikasi). Setelah proses verifikasi
permohonan sertifikasi, Unit Sertifikasi akan melakukan koordinasi terkait
pelaksanaan uji meliputi LSP (Lembaga Sertifikasi Personel), Tempat Uji
Kompetensi (TUK), dan Unit Induk / Operasional (UNIT). Koodinasi LSP
meliputi surat pelaksanaan kepada LSP dan surat penunjukkan administrator.
Lalu koordinasi TUK dan UNIT meliputi Penyiapan TUK (uji di unit),
penyiapan konsumsi (uji di unit), mengundang peserta uji.
Setelah koordinasi LSP, TUK, dan UNIT selesai dilaksanakan,
kemudian proses selanjutnya adalah pelaksanaan sertifikasi meliputi surat
pelaksanaan penguji (LSP) dan kesiapan sarana dan prasarana (TUK). Lalu
dilakukan monitoring hasil pelaksanaan sertifikasi meliputi daftar hasil
pelaksanaan dan surat laporan administrator. Selanjutnya membuat laporan
67
pelaksanaan sertifikasi meliputi laporan hasil pelaksanaan uji kompetensi
serta evaluasi terhadap hasil uji kompetensi (jumlah pegawai kompeten,
belum kompeten, dll). Untuk rincian Standar pelaksanaan uji kompetensi di
PLN Unit Sertifikasi (LSP), akan digambarkan dalam activity Diagram pada
Gambar 3.2
68
Act Standar Pelaksanaan Uji Kompetensi LSP
USER PLN
PLN USER (LSP)Tempat Uji
Kompetensi (TUK)
Unit Operasional
(UNIT)
Permohonan
Sertifikasi
Perusahaan
Verifikasi
Permohonan
Sertifikasi
Sesuai
Persyaratan ?
Koordinasi LSP,
Koordinasi TUK,
Koordinasi UNIT
Pelaksanaan
Sertifikasi
Kesiapan sarana
dan prasarana
Monitoring Hasil
Pelaksanaan
Sertifikasi
Laporan
Pelaksanaan
Sertifikasi
Permohonan
Sertifikasi Peserta
Gambar 3.2 Activity Diagram Standar Pelaksanaan Uji Kompetensi Personel
Sumber: Unit Sertifikasi PLN
69
3.9 Permasalahan
Kondisi yang terjadi di PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi
adalah masih manualnya pengelolaan data administrasi sertifikasi meliputi
pendaftaran sertifikasi hingga monitoring hasil pelaksanaan sertifikasi.
Permasalahan yang ada dalam PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi
adalah ketika banyak permohonan uji kompetensi yang masuk maka terdapat
banyak sekali input data permohonan sertifikasi karena proses permohonan
sertifikasi masih berjalan manual dengan menggunakan formulir permohonan
uji kompetensi (masih paper based / offline) sehingga PT PLN (Persero)
Pusdiklat Unit Sertifikasi memiliki keterbatasan dalam menginput data
kedalam Microsoft Access karena kekurangan tenaga dan sangat menguras
waktu (tidak efisien dan tidak efektif), sehingga mengakibatkan kesalahan-
kesalahan dalam pengelolaan data administrasi sertifikasi yang karena data
yang tidak akurat. Penyebab masalah ini adalah tidak adanya sistem yang
mendukung penglohan data administrasi sertifikasi secara sistematis. Setiap
perusahaan idealnya memiliki suatu database yang digunakan untuk
menyimpan data-data perusahaan. Data-data ini dapat digunakan sebagai
dasar untuk mendukung manajemen dalam proses pengambilan keputusan.
Oleh karena itu diperlukan solusi untuk mengatasi permasalahan ini.
3.10 Usulan Pemecahan Masalah
Setelah peneliti melakukan analisa terhadap sistem yang berjalan.
Menurut peneliti, solusi yang terbaik untuk mengatasi masalah di atas adalah
dengan merancang suatu sistem yag dapat mendukung pengelolaan data
administrasi sertifikasi meliputi pendaftaran sertifikasi hingga monitoring
70
hasil pelaksanaan sertifikasi, untuk meminimalisir kesalaha-kesalahan seperti
yang dijelaskan diatas yaitu dengan membangun suatu aplikasi sistem
informasi administrasi sertifikasi. Dengan aplikasi sistem informasi
administrasi sertifikasi maka semua data permohonan uji kompetensi akan
langsung masuk database sehingga tidak perlu lagi melakukan input data
permohonan sertifikasi. Karena masing-masing individu (peserta) dan
perusahaan (unit induk) tidak perlu lagi mengisi pada lembar formulir
permohonan uji kompetensi, cukup dengan input data pada aplikasi sistem
informasi administrasi sertifikasi, tentunya dengan otorisasi yang benar.
Sehingga pada aplikasi sistem informasi administrasi sertifikasi individu
(karyawan) memiliki hak akses peserta dan perusahaan (unit induk /
operasional) memiliki hak akses admin unit induk. Nantinya juga terdapat
juga hak akses untuk PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi yaitu
sebagai admin unit sertifikasi (USER) yang fungsinya untuk melakukan
verifikasi aplikasi permohonan uji kompetensi yang masuk apakah memenuhi
syarat atau belum memenuhi syarat, hingga ke monitoring pelaksanaan dan
keputusan sertifikasi apakah kompeten atau belum kompeten.