Embed Size (px)
Citation preview
39
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN DAN TRANSISI
3.1 Sejarah Perusahaan
PT CUPUINTAN ADYAPERMATA didirikan pada tanggal 20 Desember
1990 sebagai sebuah perusahaan perdagangan umum. Menanggapi kebutuhan
daya dan bisnis peralatan listrik di Indonesia, pada 1995 para pendiri perusahaan
ini berkeinginan untuk menangkap potensi pasar di segmen ini dengan
melakukan perakitan dari Tegangan Rendah (LV) dan Tegangan Menengah
(MV) Switchboard Panel Listrik. Untuk memenuhi kebutuhan pelanggan,
akhirnya pada tahun 1999 perusahaan ini menambahkan pelayanan untuk
Mekanikal / Listrik dan Kontraktor Umum, Rekayasa dan Manufaktur.
Berkat Power Sistem International Limited, dari Inggris dan Industri
EverExceed Company Limited, dari Amerika Serikat yang telah menunjuk
perusahaan ini sebagai Distributor Tunggal untuk wilayah Indonesia, mereka
dapat menawarkan solusi custom Uninterruptible Power Supply untuk Industri,
Rectifier (Battery Charger), DC/AC Inverter untuk Industri dan Baterai dengan
standar terbaru untuk berbagai industri yang berbeda.
Perusahaan ini merancang dan membangun karya listrik mekanikal &
sistem daya untuk seluruh wilayah setiap proyek untuk Industri Pabrik
Pengolahan, Power Energy Plant, Pembangunan Komersial/Infrastruktur, Proyek
Gas & Perminyakan, Pertambangan, Petrokimia, Industri Telekomunikasi, dll.
Perusahaan ini menyediakan jasa sejak desain, instalasi, tes & commissioning
sampai dengan pemeliharaan berkala.
40
Engineering service perusahaan ini meliputi untuk survei, mekanik listrik
& pekerjaan sipil perhitungan, rekayasa dan desain detail, pemilihan dan tagihan
mendefinisikan bahan, gambar yang akan dikerjakan bangunannya, serta
konsultasi untuk sistem kelistrikan mekanik & pekerjaan sipil.
Tim engineering perusahaan ini berkualitas tinggi dengan pengalaman pada
banyaknya pengerjaan proyek. Perusahaan ini membuat perencanaan desain yang
berkualitas serta perencanaan terhadap hasil untuk setiap proyek yang
memberikan akses kendali terhadap manajemen proyek sampai kepada tahap
konstruksi berdasarkan kebutuhan pelanggan.
3.2 Organization Chart
Gambar 3.1 Organizational Structure
41
3.3 Current Architcture Documentation
3.3.1 Strategic Plan
3.3.1.1 Visi dan Misi
Adapun Visi dan Misi yang bada dalam Company Profile pada
PT CUPUINTAN ADYAPERMATA, adalah:
• Visi pada PT CUPUINTAN ADYAPERMATA
“Membangun dan mengembangkan PT CUPUINTAN
ADYAPERMATA agar tumbuh menjadi perusahaan yang
dapat memberikan manfaat sebesar-besarnya kepada
pemegang saham dan kesejahteraan karyawannya.”
• Misi pada PT CUPUINTAN ADYAPERMATA
“Meletakkan dasar-dasar manajemen yang berlaku secara
umum dalam upaya menggerakkan roda operasional
perusahaan yang diharapkan bergerak atas dasar
profesionalisme, kreatifitas, motivasi dan loyalitas sehingga
perusahaan dapat lebih cepat tumbuh dan berkembang serta
memberikan hasil yang sesuai target dan dapat dirasakan
manfaatnya langsung oleh pemegang saham dan seluruh
karyawan.”
3.3.1.2 Statement of Strategic Direction
Perusahaan PT CUPUINTAN ADYAPERMATA
memiliki harapan untuk mampu bersaing dengan perusahaan
42
besar lainnya dan menjadi salah satu perusahaan terbesar dalam
bidangnya. PT CUPUINTAN ADYAPERMATA terus
mengembangkan jasanya memberikan pelayanan terbaik pada
pelanggannya yang akan membawa mereka pada tujuan mereka
tersebut.
3.3.1.3 PEST
Faktor-faktor politik, ekonomi, sosial, dan teknologi
yang dapat mempengaruhi perusahaan, di antaranya :
• Politik
Positif : Adanya peraturan-peraturan yang mengatur
mengenai aktifitas konstruksi di Indonesia, yang di
lakukan oleh PT CUPUINTAN ADYAPERMATA, untuk
mengatur kegiatan persaingan agar tidak terjadi kegiatan
monopoli.
Negatif : Belum adanya peraturan yang menetapkan
tentang jumlah minimal harga tender sehingga terjadi
pemakaian bahan mineral yang tidak sesuai standart
nasional Indonesia.
• Ekonomi
Positif : Karena banyaknya pembangunan yang ada di
Indonesia, maka perkembangan konstruksi di Indonesia
semakin diminati, sehingga perusahaan asing sudah
mulai berinvestasi di Indonesia.
43
Negatif: Kurs mata uang asing yang naik-turun sehingga
mempengaruhi harga mesin dan bahan baku yang
dibutuhkan untuk pembuatan project.
• Sosial
Positif : Pada era globalisasi ini, persaingan di dunia usaha
semakin terlihat, terutama dalam penggunaan teknologi. Ini
berlaku pada semua negara didunia dan juga berlaku di
Indonesia yang beberapa tahun ini juga sudah masuk
kedalam pasar bebas dunia, yang sewajarnya bersaing secara
ketat untuk tetap bertahan dalam pasar bebas, ini memicu
negara kita untuk membenahi segala sektor terutama di
bidang infrastruktur, arsitektur, serta konstruksi.
Berbicara tentang perusahaan–perusahaan yang bergerak
dalam bidang Konstruksi, saat ini sudah banyak sekali
perusahaan yang bergerak dalam bidang itu. Baik masih
tingkat nasional maupun sudah internasional, salah satunya
adalah PT CUPUINTAN ADYAPERMATA.
Negatif: Sejauh ini faktor sosial tidak memiliki dampak
negatif untuk perusahan PT CUPUINTAN
ADYAPERMATA.
• Teknologi
Positif : Karena ketatnya kompetisi, maka dibutuhkan peran
Teknologi dan Sistem Informasi (SI) untuk membantu
44
perusahaan meningkatkan produktivitas. Serta membantu
efisiensi waktu dalam bekerja.
Akan tetapi, efisiensi bukanlah satu–satunya penentu utama
yang menentukan keunggulan perusahaan. Apabila
sebelumnya peranan SI sebelumnya berfungsi sebagai
penunjang dalam hal efisiensi biaya operasional,
meningkatkan ketepatan dan produktivitas operasi dari
berbagai fungsi perusahaan, maka sekarang dapat
ditingkatkan perannya sebagai salah satu alat strategis untuk
meningkatkan daya saing. Namun pengembangan strategi SI
harus disesuaikan dengan strategi perusahaan agar peran
dan fungsi SI tersebut dapat meningkat dan pada akhirnya
meningkatkan nilai perusahaan itu sendiri.
Negatif: Dengan menggunakan teknologi untuk membatu
proses produksi, maka PT CUPUINTAN ADYAPERMATA
membutuhkan biaya yang cukup besar, seperti : Biaya
pemasangan, Biaya pemeliharaan, dan Biaya training.
45
3.3.1.4 Lima daya persaingan Porter (Porter’s Five Forces Model)
Dengan adanya 5 daya pada PT CUPUINTAN
ADYAPERMATA, dapat diketahui pihak dari luar perusahaan
yang mempunyai pengaruh pada PT CUPUINTAN
ADYAPERMATA berikut dengan bentuk pengaruh yang
diberikan. Faktor yang mempengaruhi tersebut yaitu pesaing,
pendatang baru, supplier, client dan produk
pengganti/substitusi. Berikut ini adalah pihak pihak yang
mempengaruhi faktor tersebut.
Gambar 3.2 Lima daya persaingan Porter
Pendatang Baru - PT. Presam - PT. Sinar Mutiara Mas - PT. Infratect
Pesaing - PT. Lince Remaedi Raya - PT. Usaha Jaya Bhakti - PT. Jaya Gergas Permai
Customer - PT. Shell Indonesia
Supplier - Pamindo - Prima Mandiri - PT. Vifa Cipta Mandiri - PT. Adhiy Mix - PT. Dmanika Prakarsa Mukti
Produk Pengganti -Fondasi Cakar Ayam
Ancaman pendatang baru
Ancaman produk pengganti
Kekuatan tawar -menawar supplier
Kekuatan tawar -menawar klien
46
• Pesaing
Positif: Agar perusahaan mengetahui tolak ukur
perkembangan dari perusahaan lain.
Negatif: Persaingan yang kurang sehat dapat melakukan
manuver politik.
• Pendatang Baru
Positif: Menjadi motivasi perusahaan agar terus
memperbaiki kualitas perusahaan sehingga tidak
terkejar oleh perusahaan pendatang baru.
Negatif: Pangsa pasar menjadi semakin kecil, karena
adanya perusahaan pendatang baru.
• Produk Substitusi
Positif: Dengan tidak adanya produk substitusi
membuat perusahaan ini dapat fokus pada produksi
atau bidang usahanya saat ini.
Negatif: Produk substitusi dapat mengancam
penggunaan barang yang diproduksi oleh perusahaan
ini.
• Pelanggan
Positif: Dengan kebutuhan pasar yang sangat banyak dan
kualitas yang ditawarkan oleh perusahaan maka pelanggan
(customer) akan terus berdatangan pada perusahaan ini.
Negatif: Permintaan yang kadang tidak mampu dikerjakan
oleh perusahaan karena jumlah produksi dan tenggang
47
waktu yang diberikan tidak memungkinkan.
• Pemasok
Positif: Perusahaan memiliki persediaan yang cukup
untuk melakukan produksi, bahan baku dan mesin
diperoleh dari pemasok yang telah bekerjasama oleh
PT CUPUINTAN ADYAPERMATA.
Negatif: Kurs mata uang yang berubah-ubah
menyebabkan harga dari pemasok bahan baku tidak
stabil.
3.3.1.5 The result of a SWOT Analysis
(S) Strengths
S1. Pengalaman
S2. Jaringan Klien Kuat
S3. Mempunyai Supplier tetap
S4. Sertifikasi
S5. Pengetahuan luas
(W) Weaknesses
W1. Sistem IT yang belum terintegrasi
W2. Kurangnya inovasi yang dilakukan
W3. Keamanan rendah
W4. Estimasi biaya yang kurang akurat
W5. Rentang waktu yang kurang akurat
(O) Opportunities
O1. Proyek infrastruktur
48
O2. Pangsa pasar luas
O3. Teknologi baru
(T) Threats
T1. Kompetitor
T2. Budaya baru
T3. Teknologi canggih
T4. Politik dan keamanan nasional
T5. Daya tawar supplier
(SO) Strengths Opportunities
SO1 : Meningkatkan hubungan kemitraan
SO2 : wilayah pasar yang lebih luas
SO3 : peningkatan kualitas proyek
(WO) Weaknesses Opportunities
WO1 : inovasi produk
WO2 : KM system
WO3 : Birokrasi yang lebih sederhana
WO4 : perencanaan yang lebih baik
(ST) Strengths Threats
ST1 : meningkatkan image perusahaan
ST2 : Meningkatkan strategi yang lebih unggul
(WT) Weaknesses Threats
WT1 : meningkatkan sistem keamanan
WT2 : perencanaan yang terintegrasi
WT3 : employee benefit
49
3.3.1.6 ‘Concept of Operation’ CONOPS Scenarios
1. Bag. Marketing menerima PO dan memberikan Copy PO
ke Bag. Administration, GM, F/A, ENG/P, PCD, untuk di
verifikasi dan disetujui.
2. Setelah PO disetujui Bag. ENG/P membuat budget dan
membuat tim Project.
3. Setelah tim Project dibuat tim Project akan membuat surat
permintaan Material dan perlengkapan yang akan dikirim
kepada ENG/P dan disahkan oleh ENG/P.
4. Bag. ENG/P membeli material serta perlengkapan yang
nanti akan dikirim ke Bag. Construction yang nantinya
dipakai dan di olah oleh tim Project.
5. Bag. Construction yang di dalam nya terdapat Tim Project
telah menyelesaikan Project akan membuat term handover
yang dimana tujuan nya menyerahkan invoice Project
kepada vendor pemilik project.
3.3.1.7 General Competitive Strategy
Memperluas hubungan dengan lebih banyak klien melalui
kegiatan promosi pada perusahan atau pemerintah, memberikan
kepercayan dengan hasil kualitas yang baik, menjaga hubungan
baik dengan para klien dengan memberikan kesan yang baik.
50
3.3.1.8 Identify Strategic Goals
• Meningkatkan kerjasama dengan suplier.
• Menngkatkan jumlah proyek yang dapat dikerjakan.
• Menjaga hubungan dengan klien
• Meningkatkan image perusahaan
3.3.1.9 Identify Strategic Initiatives
Sebagai perusahaan yang mempunyai tujuan untuk
memajukan bisnisnya, PT CUPUINTAN ADYAPERMATA
memiliki strategi bisnis untuk mencapai tujuannya adalah :
• Menerapkan manajemen kualitas dan kepedulian sosial
• Meningkatkan kreatifitas produk dan layanan dengan
peningkatan Reaserch dan Development(Litbang)
3.3.1.10 Outcome Measures
Dipakai untuk mengidentifikasi perkembangan yang sudah
dicapai dengan tujuan yang ingin dicapai seperti kualitas
produk yang lebih baik, meningkatkan kepuasan pelanggan
atau proses yang lebih efisien, antara lain :
• Perusahaan dapat meningkatkan jumlah proyek dalam satu
periode.
• Pengelolaan keuangan menjadi lebih baik.
• Meningkatnya jaringan kemitraan.
51
3.3.2 SWOT Analysis
Dalam membuat tabel Internal Factory Analysis Summary (IFAS)
dan External Factory Analysis Summary (EFAS) dengan menentukan
mementukan faktor-faktor yang menjadi Strength serta Weakness PT
CUPUINTAN ADYAPERMATA, setelah itu memberikan bobot nilai
masing-masing faktor dari skala 0,0 (tidak penting) sampai 1,0 (sangat
penting) dan semua bobot tersebut jumlahnya tidak melebihi skor 1,00.
Menghitung rating untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala
dari 1 (dibawah rata-rata) sampai dengan 4 (sangat baik). Nilai rating
Strength dan Weakness selalu berbalik, begitu juga dengan Opportunity
dan Threat.
Faktor-faktor strategi internal Bobot Rating Nilai skor
Strength (S) : • Pengalaman 0,05 4 0,2 • Jaringat klien kuat 0,05 3 0,15 • Mempunyai Supplier tetap 0,15 3 0,45 • Setifikasi 0,1 3 0,3
• Pengetahuan luas 0,1 3 0,3
Sub total 0,45 1,40
Weaknesses (W) : • Sistem IT yang belum terintegrasi 0,05 2 0,1 • Kurangnya inovasi yang di lakukan 0,175 1 0,175 • Keamanan rendah 0,05 2 0,1 • Estimasi biaya yang kurang akurat 0,2 1 0,2 • Rentang waktu yang kurang akurat 0,075 2 0,15
Sub total 0,55 0,725
Total 1,00 2,13
Tabel 3.1 Internal Factory Analysis Summary
52
Dari tabel 3.1 Ifas faktor faktor Strength memiliki total skor 1,4
sedangkan Weakness memiliki nilai total skor 0,725. Seperti pada IFAS,
pada faktor strategi EFAS juga dilakukan identifikasi.
Faktor-faktor strategi eksternal Bobot Rating Nilai skor
Opportunities (O) : • Proyek infrastruktur 0,2 3 0,6 • Pangsa pasar luas 0,3 3 0,9
• Teknologi baru 0,15 4 0,6
Sub total 0,65 2,1
Threat (T) : • Kompetitor 0,1 2 0,2 • Budaya baru 0,025 2 0,05 • Teknologi canggih 0,1 2 0,2 • Politik dan keamanan nasional 0,025 1 0,025
• Daya tawar supplier 0,1 1 0,1
Sub total 0,35 0,575
Total 1 2,675
Tabel 3.2 External Factory Analysis Summary
Analisis tabel 3.2 menunjukkan bahwa pada faktor Opportunity
nilai skornya adalah 2,1 dan faktor Threat adalah 0,575. Kemudian
jumlah nilai skor dari dua faktor memiliki detail, Strength 1,4 Weakness
0,725 Opportunity 2,1 dan Threat 0,575.
Dapat diketahui nilai Strength dan Weakness mempunyai selisih
0,68 sedangkan nilai Opprtunity dan threat memiliki selisih 1,525. dari
hasil identifikasi tersebut diatas dapat digambarkan kedalam Diagram
SWOT
53
Opportunity Y
III 1,525 I
0,68 Weakness Strength
IV II Threat
Gambar 3.3 Diagram Cartesius Analisis SWOT
Dari nilai masing-masing faktor dapat digambarkan juga dalam
rumusan matrik SWOT.
IFAS Strength(S) Weakness(W) EFAS
Opportunity(O) Strategi(SO) Strategi(WO) =1,40+2,1 =0,725+2,1 =3,50 =2,825
Threat(T) Strategi(ST) Strategi(WT) =1,40+0,525 =0,725+0,525 =1,98 =1,3
Tabel 3.3 Kombinasi Strategi Matrik SWOT
X
54
Dari analisis matrik IFAS dan EFAS pada table 3.1 dan 3.2, telah disusun pula matrik SWOT untuk menganalisis rumusan alternative
strategi SO, WO, ST dan WT yang hasil analisisnya seperti pada table 3.4.
Eksternal Factors
Internal Facktor
T5. Daya tawar supplier
Meningkatkan strategi yang lebih unggul perencanaan yang terintegrasi
employee benefit
T2. Budaya baru
T3. Teknologi canggih
T4. Politik dan keamanan nasional
peningkatan kualitas proyek
perencanaan yang lebih baik
Eksternal Threats (T) ST WT
T1. Kompetitor meningkatkan image perusahaan meningkatkan sistem keamanan
O1. Proyek infrastruktur
O2. Pangsa pasar luas
O3. Teknologi baru
wilayah pasar yang lebih luas
inovasi produkMeningkatkan hubungan kemitraan
KM system
Birokrasi yang lebih sederhana
W4. Estimasi biaya yang kurang akurat
W5. Rentang waktu yang kurang akurat
Eksternal Oportunitiess (O)
S1. Pengalaman
S2. Jaringan Klien Kuat
S3. Mempunyai Supplier tetap
S4. Sertifikasi
S5. Pengetahuan luas
WOSO
Internal Strengths (S) Internal Weakness (W)
W1. Sistem IT yang belum terintegrasi
W2. Kurangnya inovasi yang dilakukan
W3. Keamanan rendah
Table 3.4 SWOT Analysis
55
3.3.3 CONOPS (Concept of Operations Scenario)
1. Bag. Marketing menerima PO dan memberikan PO tersebut ke Bag.
Administration.
2. Bag. Administration mendaftarkam dan memberikan Copy PO ke
GM, F/A, ENG/P, PCO, untuk di verifikasi dan disetujui.
3. Bag. ENG/P membuat budget dan membuat tim Project.
4. Setelah tim Project dibuat tim Project akan membuat surat permintaan
Material dan perlengkapan yang akan dikirim kepada ENG/P dan
disahkan oleh ENG/P.
5. Bag. ENG/P membeli material serta perlengkapan yang nanti akan
dikirim ke Bag. Construction yang nantinya dipakai dan di olah oleh
tim Project.
6. Bag. Construction yang di dalam nya terdapat Tim Project telah
menyelesaikan Project akan membuat term handover yang dimana
tujuan nya menyerahkan invoice Project kepada vendor pemilik
project.
3.3.4 Conops Diagram (Concept of Operation Diagram)
Concept of Operations diagram adalah penggambaran grafikal
tingkat atas bagaimana fungsi perusahaan, keseluruhan maupun beberapa
area yang terpusat. Gambar dibawah ini adalah Proses Bisnis yang sedang
berjalan di perusahaan.
56
Gambar 3.4 Proses bisnis yang sedang berjalan
3.4 Business Product & Service
3.4.1 Business Plan
3.4.1.1 Business Overview
PT CUPUINTAN ADYAPERMATA merancang dan
membangun karya listrik mekanikal & sistem daya untuk
seluruh wilayah setiap proyek untuk Industri Pabrik
Pengolahan, Power Energy Plant, Pembangunan
Komersial/Infrastruktur, Proyek Gas & Perminyakan,
Pertambangan, Petrokimia, Industri Telekomunikasi, dll.
57
Perusahaan ini menyediakan jasa sejak desain, instalasi, tes &
commissioning sampai dengan pemeliharaan berkala.
3.4.1.2 Executive Team Profile
• Project Manager: bertugas sebagai penanggung jawab
utama dari suatu proyek yang sedang berjalan
• Project Control: bertugas sebagai pengawas kinerja dari
proyek yang berjalan (termasuk bila ada penyimpangan
yang terjadi di dalam proyek) dan langsung bertanggung
jawab kepada Project Manager
• QC/QA Others Officers: bertugas mengawasi kualitas kerja
dari proyek yang berjalan
• Site Manager: bertugas mengawasi dan mengkoordinasi
pelaksanaan proyek di lapangan.
• HSSE/MDS/FIK: pengawas keselamatan kerja pada
pelaksanaan proyek
• Security Member: anggota yang bertugas menjaga
keamanan proyek yang sedang berjalan
• Finance: bagian yang berfungsi sebagai pengawas aliran
dana pada proyek
• Engineering: bagian yang merancang aspek-aspek teknis
pada proyek yang berjalan (membuat rancang bangun,
pondasi, arsitektur, drainase)
58
• Coord. SPV: koordinator para pengawas proyek
• Procurement: bagian yang bertugas membeli barang yang
diperlukan kepada supplier
• M/E Engineering: bagian dari Engineering yang
merancang bagian yang lebih spesifik pada proyek
(kelistrikan, ruang) serta turun langsung untuk menangani
proyek
• M/E Supervisor: pengawas dari kinerja M/E Engineering
• Purchasing: Bagian yang bertugas memesan barang yang
dibutuhkan ke bagian Procurement
• CVL Drafter: bertugas membuat tampilan dari rancangan
engineer melalui software PT CUPUINTAN
ADYAPERMATA.
• CVL Supervisor: mengawasi pengerjaan dari tampilan
proyek yang dibuat Drafter.
• Logistic/Gudang: mengawasi inventori dan arus keluar
masuk material dari penyimpanan
3.4.1.3 Relationship of Business Activities to Strategic Goals
• Memberikan pelatihan kepada staff yang dibutuhkan
keahliannya, sehingga dapat meningkatkan kemampuan
sumber daya dan juga meningkatkan kualitas proyek.
59
• Menerapkan manajemen mutu dan kepedulian lingkungan,
agar kualitaas proyek dan citra perusahaan PT
CUPUINTAN ADYAPERMATA baik di masyarakat luas.
• Meningkatkan inovasi produk dan layanan dengan
peningkatan Research & Development (litbang) untuk
kepuasan pelanggan, sehingga meningkatkan hubungan
baik dengan pelanggan, dan juga meningkatkan kualitas
proyek.
3.4.1.4 Market Outlook and Competitive Strategy
• Market Outlook
Pangsa pasar perusahaan untuk perusahaan kontruksi
cukup menjamin karena di era-globalisasi seperti saat ini
banyak di lakukan pembangunan dimana-mana dan
renovasi bangunan-bangunan untuk mengikuti
perkembangan zaman.
• Competitive Strategy
Perusahaan yang bergerak pada bidang konstruksi cukup
banyak, namun hal itu dijadikan motivasi untuk menjadi
perusahaan kontruksi terbaik di Indonesia, dengan
berusaha meningkatkan kualitas kinerja, kualitas proyek,
dan menjalin hubungan baik dengan para supplier dan juga
pelanggan.
60
3.4.1.5 Current Finansial Status
Status keuangan perusahaan pada saat ini masih dapat
dinilai baik karena perusahaan masih mampu membayar biaya
biaya material dan hutang bank dalam waktu yang sudah
ditetapkan dan menerima pembayaran dari klien, orientasi
keungan perusahaan sudah tidak lagi pada ruang fisik
dikarenakan besar jumlah nilai transaksi pada saat proyek
dijalankan.
3.4.1.6 Bussines Partnership and Alliances
PT CUPUINTAN ADYAPERMATA Sudah banyak
menjalani proyek-proyek infrastruktur yang membutuhkan
kemitraan dengan perusahaan konstruksi lainnya sehingga
secara tidak langsung hubungan kemitraan terjadi terutama
dengan perusahaan konstruksi pada status BUMN, sedangkan
kemitraan PT CUPUINTAN ADYAPERMATA sudah
mempunyai beberapa rekan tetap dalam hal memasok bahan
baku material proyek kerja.
61
3.4.2 Swim Lane Process Diagram
CAD OPERATION PROCESS
INCOMING PO PREPARATION IMPLEMENTATION END
MAR
CONST.
GM
PCO
ENG/P
F/A
ADM
RECEIVE PO
REGISTER
PODISTRIBUTION
COPY PO
COPY PO
COPY PO
COPY PO
PREPARE
BUDGED
ASSIGN
EXE. TEAM
REQUEST
MATERIAL &
EQP.
PURCHASE
MATERIAL &
EQP.
DELIVERY
MATERIAL &
EQP.
IMPLE
MENTATION
TERM/
HANDOVER
INVOICE
Gambar 3.5 Swim Lane Process Diagram
62
3.4.3 Business Process Service
3.4.3.1 Bisnis Proses Divisi Engineering
Gambar 3.6 Bisnis Proses Divisi Engineering
3.4.3.2 Bisnis Proses Divisi Marketing
Gambar 3.7 Bisnis Proses Divisi Marketing
63
3.4.3.3 Bisnis Proses Divisi Project
Gambar 3.8 Bisnis Proses Divisi Project
3.4.4 Product Matrix
Business activity & product matrix memetakan siklus hidup dari
produk penghasil pendapatan pada berbagai lini bisnis keseluruhan
perusahaan. Matriks ini menyoroti siapa pelaku proses bisnis dan
produk, serta luasnya rantai pasokan. Karena perusahaan ini perusahaan
jasa yaitu konstruksi maka produk yang kita keluarkan yaitu konstruksi.
Project Contro
l
Construction
Engineering/
Procurement
General Manage
r
Finance/ Accountin
g
Administration
Marketing
PCO Const ENG/P GM F/A Adm Mar Tabel 3.5 Activity/Product matrix
64
Keterangan :
• PCO : Project Control
• Const : Construction
• ENG/P : Engineering/ Procurement
• GM : General Manager
• F/A : Finance/ Accounting
• Adm : Administration
• Mar : Marketing
65
3.4.5 Use Case Narative & Diagram
3.4.5.1 Use Case Diagram
Sistem Informasi
PT Cupuintan Adyapermata
Bag. ENG/P
membuat PO
menerima dan
mempelajari PO
mendaftarkan PO
Memeriksa dan
Mensahkan PO
membuat persiapan
budget
mengesahkan
persiapan budget
membuat SPK
membuat permintaan
material
mengesahkan dan
membayar material
membuat
term/handover
membuat invoice
Bag. Marketing
Bag. Administration
Bag. GM
Bag. F/A
Bag. PCO
Bag. Construction
* *
*
**
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
Gambar 3.9 Use Case Diagram Sistem Informasi yang berjalan
Pada gambar diatas yaitu usecase diagram, suatu digram
yang digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan bisnis,
konteks, stakehorder (aktor) dan aturan bisnis untuk
66
berinteraksi dengan sistem, layanan dan aplikasi yang
diidentifikasi dengan solusi teknologi yang membutuhkan
pengembangan. Terdapat 7 aktor dan 11 aktifiti pada proses
bisnis yang berjalan.
3.4.5.2 Use Case Narative
3.4.5.2.1 Membuat Purchase Order (PO)
Engineering / Procurment (ENG/P)
membuat Surat Purchase order yang berisi tentang
rincian–rincian permintaan proyek yang salah
satunya berisi stok material.
3.4.5.2.2 Menerima PO
Bagian Marketing menerima PO yang dibuat
Bag ENG/P untuk dipelajari serta disahkan.
3.4.5.2.3 Mendaftarkan PO
Setelah PO dipelajari dan disahkan oleh
Bagian Marketing, Bagian Administration akan
mendaftarkan PO tersebut kedalam arsip.
3.4.5.2.4 Memeriksa dan mengsahkan PO
Bagian Financial/Accounting (F/A),
Construction, Project Control (PCO), serta General
67
Manager (GM) memeriksa serta mensahkan PO
yang telah di arsip oleh bagian Administrasi.
3.4.5.2.5 Membuat persiapan budget
Surat Pengembalian Material akan berisi
sisa material setelah selesai produksi/proyek.
3.4.5.2.6 Mengesahkan persiapan budget
Tiap Bulannya Project Manager akan meminta
Laporan Pembelian, Laporan Stock Produk,
Penggunaan Material, serta Pengembalian Material.
3.4.5.2.7 Membuat Surat Perintah Kerja (SPK)
Tim Project yang telah dibuat akan segera
dibuatkan SPK oleh Bag. ENG/P yang telah
membentuk tim project awal.
3.4.5.2.8 Membuat permintaan material
Bagian Construction membuat permintaan
material apabila project akan dimulai atau
persediaan material akan habis.
68
3.4.5.2.9 Mengesahkan dan membayar material
Material yang telah di pesan oleh
Bag.Construction akan di sahkan dan di bayar oleh
Bagian ENG/P bila pembelian telah dilakukan.
3.4.5.2.10 Membuat term/handover
Dalam perjalanan project bila project telah
selesai Bag. Construction akan membuat laporan
Term Handover yang nanti nya dibuatkan invoice
oleh Bag. F/A.
3.4.5.2.11 Membuat invoice
Bag.F/A bertugas membuat invoice dari
laporan Term Handover yang telah dibuat, untuk
diserahkan kepada klien Pemilik Project.
69
3.5 Data & Information
3.5.1 Object State Transition Diagram
Membuat PO Mempelajari PO Mendaftarkan PO
Memeriksa dan mengsahkan PO
/Start
/No Mnghapus PO
Membuat persiapan budget
/Yes /No
/Yes
Mengesahkan pesiapan budgetMembuat SPKMembuat permintaan material
/No
/Yes
Mengesahkan dan membayar material Membuat term/ handover Membuat invoice
Gambar 3.10 Object State Transition Diagram
70
3.5.2 Logical Data Model
Gambar 3.11 Class Diagram
Pada gambar diatas digunakan untuk menunjukkan gambaran
tentang apa saja yang berinteraksi pada setiap usecase pada sebuah sistem
71
informasi serta bagaimana behavior masing-masing objek pada interaksi
tersebut.
Gambar 3.11 diatas adalah gambar Logical Data Model pada
PT CUPUINTAN ADYAPERMATA dimana terdapat kelas :
- Tr_PO dengan atribut No FormPurchase, TglPO, NamaBarang,
Jumlah, Grand Total.
- Ms_Marketing dengan atribut KdMarketing, NamaPegMarketing,
NoTelp, AlamatMarketing, NoRekening.
- Tr_SPK dengan atribut NoSPK,, NoTrBudget, NoPO, TglSPK.
- Tr_Budget dengan atribut NoTrBudget, NoFormPurchase,
TglTrBudget, Jumlah.
- Ms_ENG/P dengan atribut KdENG/P, NamaPegENG/P, NoTelp,
AlamatENG/P, NoRekening.
- Ms_PCO dengan atribut KdPCO, NamaPegPCO, NoTelp,
AlamatPCO, NoRekening.
- Tr_Material dengan atribut NoMaterial, TglMaterial, NoTrBudget,
NoSPK, TglMaterial, Jumlah.
- Ms_Construction dengan atribut KdConstruction,
NamaPegConstruction, NoTelp, AlamatConstruction, NoRekening.
- Tr_Term/Handover dengan atribut NoTerm/Handover, NoSPK,
NoMaterial, Tgl Term/Handover
- Tr_Invoice dengan atribut NoInvoice, TglInvoice,
NoTerm/Handover, Jumlah, GrandTotal.
72
- Ms_F/A dengan atribut KdF/A, NamaPegF/A, NoTelp, AlamatF/A,
NoRekening.
- Ms_Administrasi dengan atribut KdAdmin, NamaPegAdmin,
NoTelp, AlamatAdministrasi, NoRekening.
3.5.3 Data Dictionary (Kamus Data)
- Tr_PO
Nama Tabel : Tr_PO
Primary Key : NoFormPurchase
Keterangan : Tr_PO berisi mengenai keterangan permintaan yang akan
di gunakan untuk menjalankan project
Nama Field Tipe Data Ukuran
Data
Keterangan
NoFormPurchase Varchar 12 Nomor form
TglPo Date - Nama dari suplier
Jumlah Int 13 Jumlah yang harus
dibayar
Gran Int 13 Total biaya yang di
keluarkan
Tabel 3.6 Tr_PO
73
- Ms_Marketing
Nama Tabel : Ms_Marketing
Primary Key : KdMarketing
Keterangan : Ms_Marketing berisi mengenai data bagian Marketing
Nama Field Tipe Data Ukuran
Data
Keterangan
KdMarketing Varchar 12 Kode marketing
NamaPegMarketing Varchar 20 Nama pegawai
marketing
NoTelp Int 12 Nomor telepon
AlamatMarketing Varchar 35 Alamat Pegawai
Marketing
NoRekening Int 13 Nomer rekening
Pegawai Marketing
Tabel 3.7 Ms_Marketing
- Tr_SPK
Nama Tabel : Tr_SPK
Primary Key : NoSPK
74
Keterangan : Tr_ SPK berisi mengenai Perintah pekerjaan yang akan di
kerjakan
Nama Field Tipe Data Ukuran
Data
Keterangan
NoSPK Varchar 12 Nomer Surat
Perintah Kerja
NoTrBudget Varchar 12 Nomer TrBudget
NoFormPurchase Varchar 12 Nomer
FormPurchase
TglSPK Date - Tanggal pembuatan
Surat Perintah Kerja
Tabel 3.8 TR_SPK
- Tr_Budget
Nama Tabel : Tr_Budget
Primary Key : NoBudget
Keterangan : Tr_ Budget berisi mengenai detail biaya yang di keluarkan
75
Nama Field Tipe Data Ukuran
Data
Keterangan
NoBudget Varchar 12 Nomer Budget
NoFormPurchase Varchar 12 Nomer
FormPurchase
TglBudget Date - Tanggal pembuatan
Budget
Jumlah Int 13 Jumlah Budget
Tabel 3.9 Tr_Budget
- Ms_ENG/P
Nama Tabel : Ms_ENG/P
Primary Key : KdENG/P
Keterangan : Ms_ENG/P berisi mengenai data bagian Enginereing dan
Procurement
76
Nama Field Tipe Data Ukuran
Data
Keterangan
KdENG/P Varchar 12 Kode Engineering
dan Procurement
NamaPegENG/P Varchar 20 Nama pegawai
Engineering dan
Procurement
NoTelp Int 12 Nomor telepon
AlamatENG/P Varchar 35 Alamat Pegawai
Engineering dan
Procurement
NoRekening Int 13 Nomer rekening
Pegawai Engineering
dan Procurement
Tabel 3.10 Ms_ENG/P
- Ms_PCO
Nama Tabel : Ms_PCO
Primary Key : KdPCO
Keterangan : Ms_PCO berisi mengenai data bagian Project Control
77
Nama Field Tipe Data Ukuran
Data
Keterangan
KdPCO Varchar 12 Kode Project
Control
NamaPegPCO Varchar 20 Nama pegawai
Project Control
NoTelp Int 12 Nomor telepon
AlamatPCO Varchar 35 Alamat Pegawai
Project Control
NoRekening Int 13 Nomer rekening
Pegawai Project
Control
Tabel 3.11 Ms_PCO
- Tr_Material
Nama Tabel : Tr_Material
Primary Key : NoMaterial
Keterangan : Tr_ Material berisi mengenai daftar barang yang
digunakan
78
Nama Field Tipe Data Ukuran
Data
Keterangan
NoMaterial Varchar 12 Nomer Material
NoTrBudget Varchar 12 Nomer TrBudget
NoSPK Varchar 12 Nomer Surat
Perintah Kerja
TglMaterial Date - Tanggal pembuatan
Material
Jumlah Int 13 Jumlah Barang yang
gi gunakan
Tabel 3.12 Tr_Material
- Ms_Construction
Nama Tabel : Ms_Construction
Primary Key : KdConstruction
Keterangan : Ms_Contruction berisi mengenai data bagian Construction
79
Nama Field Tipe
Data
Ukuran
Data
Keterangan
KdContruction Varchar 12 Kode
Construction
NamaPegConstruction Varchar 20 Nama pegawai
Construction
NoTelp Int 12 Nomor telepon
AlamatPegConstruction Varchar 35 Alamat Pegawai
Construction
NoRekening Int 13 Nomer rekening
Pegawai
Construction
Tabel 3.13 Ms_Construction
- Tr_Term/Handover
Nama Tabel : Tr_Term/Handover
Primary Key : NoTerm/Handover
Keterangan : Tr_ Term/Handover berisi mengenai daftar pengerjaan
project
80
Nama Field Tipe Data Ukuran
Data
Keterangan
NoTerm/Handover Varchar 12 Nomer
Term/Handover
NoSPK Varchar 12 Nomer Surat
Perintah Kerja
NoMaterial Varchar 12 Nomer Material
TglTerm/Handover Date - Tanggal pembuatan
Term/Handover
Tabel 3.14 Tr_Term/Handover
- Tr_Invoice
Nama Tabel : Tr_Invoice
Primary Key : NoInvoice
Keterangan : Tr_Invoice berisi mengenai daftar biaya yang digunakan
untuk pembuatan project
81
Nama Field Tipe Data Ukuran
Data
Keterangan
NoInvoice Varchar 12 Nomer Invoice
NoTerm/Handover Varchar 12 Nomer
Term/Handover
TglInvoice Date - Tanggal pembuatan
Invoice
Jumlah Int 13 Jumlah biaya yang
harus dibayar
GrandTotal Int 13 Total biaya yang
harus di bayar
Tabel 3.15 Tr_Invoice
- Ms_F/A
Nama Tabel : Ms_F/A
Primary Key : KdF/A
Keterangan : KdF/A berisi mengenai data bagian Finance and
Accounting
82
Nama Field Tipe
Data
Ukuran
Data
Keterangan
KdF/A Varchar 12 Kode Finance
Accounting
NamaPegF/A Varchar 20 Nama pegawai
Finance and
Accounting
NoTelp Int 12 Nomor telepon
AlamatPegConstruction Varchar 35 Alamat Pegawai
Finance and
Accounting
NoRekening Int 13 Nomer rekening
Pegawai Finance
and Accounting
Tabel 3.16 Ms_F/A
- Ms_Administrasi
Nama Tabel : Ms_Administrasi
Primary Key : KdAdmin
Keterangan : Ms_Admin berisi mengenai data orang yang melakukan
administrasi
83
Nama Field Tipe
Data
Ukuran
Data
Keterangan
KdAdmin Varchar 12 Kode
Administrasi
NamaPegAdmin Varchar 20 Nama pegawai
Administrasi
NoTelp Int 12 Nomor telepon
AlamatPegConstruction Varchar 35 Alamat Pegawai
Administrasi
NoRekening Int 13 Nomer rekening
Pegawai
Administrasi
Tabel 3.17 Ms_Administrasi
84
3.5.4 Actvity/Entity Matrix
3.5.4.1 Activity Listing
Gambar dibawah ini adalah Activity Listing, gambar yang
menunjukkan aktifitas yang terjadi pada sistem boundary. Hal
ini dibuat sebelum CRUD Matrix
Gambar 3.12 Activity Listing
85
3.5.4.2 Entity Matrix
Tipe Entitas
PO Budget SPK Material Term/handover Invoice
membuat PO C D
menerima PO R
mempelajari PO R
mendaftarkan PO R
memeriksa PO R R
mensahkan PO U R R U
membuat persiapan budget C R R
membuat SPK R C R R
membuat permintaan material C R
mensahkan material U
membayar material U
membuat term/handover C R
membuat invoice U,C,D
keterangan : PO : Purchase order SPK : surat perintah kerja
Tabel 3.18 Entity Matrix
Tabel di atas digunakan untuk pengembangan dengan
memetakan entitas data yang terpengaruh oleh aktivitas lini
bisnis yang terkait. Sering disebut “CRUD” matrix karena
mengidentifikasi tipe dasar bagi transformasi yang terjadi pada
data (create, read, update, delete) melalui proses bisnis. Entity-
activity matrix dapat membantu analisis dan programmer
dalam memindahkan dari class diagram ke DFD karena mereka
menggambarkan bagaimana sistem informasi akan berfungsi
untuk mendukung kebutuhan perusahaan.
86
3.6 System Application
3.6.1 System Communication Description
System Communication Description adalah teknis bagaimana data
di komunikasikan antar sistem pada seluruhan bagaimana perusahaan dan
spesifikasi mengenai tautan dan jaringan.
Proyek 1
1 USwitch
Sistem 3
Proyek 2
1 USwitch
Sistem 3
Kantoe Pusat
1 USwitch
Sistem 3
Internet
Sistem 1 Sistem 2 Sistem 2 Sistem 2Sistem 1Sistem 1
Gambar 3.13 System Communication Description
87
3.6.2 System Data Flow Diagram
Gambar 3.14 Data Flow Diagram
88
3.7 Networks & Infrastructure
3.7.1 Network Connectivity Diagram
Network Connectivity Diagram memperlihatkan koneksi fisik
antar suara dan jaringan video perusahaan termasuk WAN, LAN serta
ekstranet dan intranet.
Bagian Marketing
1 USwitch
ServerPrinterClien
Bagian Project
1 USwitch
ServerPrinterClien
Bagian Engineering
1 USwitch
ServerPrinterClien
1 USwitch
Router
Internet
Gambar 3.15 Network Connectivity Diagram
3.8 Security
3.8.1 Security Plan
Saat ini di PT CUPUINTAN ADYAPERMATA sudah memakai
teknologi untuk keamanannya yaitu dengan cara menggunakan code yang
89
hanya diketahui karyawan untuk keluar masuk kantor dan kantor
dilengkapi alarm untuk lebih menjaga keamanannya.
3.9 Standards
3.9.1 Technology Forecast
Technology forecast mendokumentasikan perubahan yang
diharapkan pada masa depan yang tampaknya terjadi atau akan terjadi.
Namun pada gambar dibawah ini menginformasikan teknologi yang
digunakan dalam perusahaan tersebut.
Tabel 3.19 Technology Forecast
3.10 Workforce
3.10.1 Workforce plan
Workforce plan mendeskripsikan bagaimana sumber daya
manusia dikelola pada seluruh perusahaan. Termasuk strategi untuk
memperkerjakan, penyimpanan dan pengembangan professional pada
tingkat eksekutif, menejemen, dan staf dalam perusahaan.
forecast area technology forecast
Current
operation system Microsoft windows xp office automation suite Microsoft office desktop PC ACER Aspire M1930 desktop monitor LG monitors persistent storage Usb flash drive personal digital assistants Smart phone
90
• Director
Pengambilan keputusan tertinggi dalam perusahaan untuk
strategi ke depan.
• General Manager
Monitoring dan pengambilan keputusan untuk kegiatan
operasional.
• Project/MTNC
Bertanggung jawab atas kinerja Electrical, Mechanical, dan
Civil, yang dimana bertugas dalam kelistrikan, mesin, dan
sttruktur bangunan.
• PRJ. CONTROL
Bertanggung jawab atas kinerja Cost & Schedule dan
QA/QC yang dimana masing-masing mempunyai tugas
untuk mengatur biaya, jadwal, serta pengawasan kualitas.
• ENG/PROC
Bertanggung jawab atas kinerja Procurement, Purchasing,
Staff Purch & Delivery, Engineer, M&E, CVL/ARC,
Draft/Est, bagian tersebut mempunyai tugas pengadaan
barang, pembelian, perancangan, kelistrikan, dan struktur
bangunan.
91
• HRD/GA
Bertanggung jawab atas kinerja Legal permit, HRD/GA,
yang bertugas untuk mengurus perizinan serta sumber daya
manusia
• F&A
Bertanggung jawab atas kinerja TAX BILLING,
Accounting, Cashier yang bertugas dalam pembayaran
pajak, dan keuangan.
• Marketing
Bertanggung jawab atas kinerja Sales & Promotion yang
bertugas dalam promosi dan pemasaran.
3.11 EA Management Plan
3.11.1 EA Program Management
3.11.1.1 Governance and Principles
Pada bagian ini menerangkan seputar pengelolaan
Program Enterprise Arsitektur yang akan diterapkan pada PT
CUPUINTAN ADYAPERMATA. EA bertujuan untuk
mensetarakan dan menyatukan lnisiatif Strategis, Proses Bisnis,
Arus Informasi, Sistem dan Jasa, dengan Infrastruktur Teknologi
bertujuan agar meyakinkan bahwa semua inisiatif, proses,
proyek, standar IT dan investasi utama membantu Visi, Misi, dan
Tujuan serta Sasaran dari PT CUPUINTAN ADYAPERMATA.
92
Untuk mendukung tujuan program EA seperti peningkatan
perencanaan, pengambilan keputusan dan komunikasi, PT
CUPUINTAN ADYAPERMATA telah menerapkan berbagi
informasi secara terbuka di seluruh lini bisnis, kecuali jika data
tersebut sangat rahasia.
Program EA akan mencoba untuk melibatkan seluruh
stakeholder pada semua tingkatan yang cocok dalam perusahaan.
Langkah-langkah ini akan menjadi penting dalam mencapai
dukungan yang maksimal. PT CUPUINTAN ADYAPERMATA
sebaiknya melihat teknologi sebagai bagian dari strategi bisnis
secara keseluruhan serta berkomitmen untuk berinvestasi dalam
teknologi yang nantinya sepenuhnya akan mendukung Visi,
Misi, dan Tujuan Strategis.
3.11.1.2 Support for Strategy and Business
Salah satu tujuan utama dari Program EA adalah untuk
mendukung tujuan strategis perusahaan, rencana bisnis, dan untuk
mengidentifikasi kesenjangan kinerja yang dapat diatasi melalui
penyetaraan Tujuan dana Sasaran, Proses Bisnis, Arus Informasi,
Sistem dan Jasa, serta Infrastruktur Teknologi. Dengan
menyetarakan area dan bisnis, biaya dapat dikurangi secara
dramatis, sementara perampingan kegiatan bisnis dan menghindari
duplikasi sistem dan kerja, yang nantinya meningkatkan dukungan
kepada para pekerja.
93
3.11.1.3 EA Roles and Responsibilities
EA Team Position EA Team Role EA Responsibilities
President Director EA Program Sponsor and
Executive Leadership
Champion of EA Program
Mempersiapkan dan menyediakan
sumber daya
Menentukan dalam solusi tingkat
tinggi
R&D Operasiona
Director
Executive Leadership and
decision-making
Memfasilitasi pembentukan dan
operasional program EA.
Memimpin resolusi tingkat tinggi
masalah EA.
Mengintegrasi EA dan
pengelolaan lainnya.
Chief Architct (3rd
Party)
EA Program Manager Mengelola program EA dan proses
dokumentasi.
Memilih dan menerapkan
kerangka kerja EA dan metedologi
dokumentasi.
Mengidentifikasi standar EA dan
mengelola manajemen konfigurasi
sub-proses EA.
Manager
Project/MTNC,
Recuirement Identifiers Berpartisipasi dalam program
pengambilan keputusan EA.
94
Manager PCO,
Manager ENG/P,
Manager HRD/GA,
Manager F/A,
Manager Mar
Mempromosi identifikasi yang
berkaitan dengan persyaratan IT
dan solusi EA untuk setiap situasi
dan LOB.
System Architecs (3rd
Party)
Analysis and Design Memberikan analisis teknis dan
dukungan desain untuk pemilihan
komponen EA dan implementasi.
Memastikan bahwa system TI
memenuhi persyaratan migrasi dan
interoperabilitas.
Mendukung dokumentasi EA.
Data Architecs (3rd
Party)
Analysis and Design Memberikan analisis teknis dan
dukungan desain untuk database
yang berhubungan dengan
pemilihan komponen EA dan
implementasi.
Memastikan bahwa database
memenuhi persyaratan integrasi
dan interoperabilitas
Mendukung dokumentasi EA.
Database Admin: Application and Database
support
Pemeliharaan Application
Software EA.
95
Pemeliharaan repositori EA dan
informasi.
End-User : Recuirements
Identification/QA
Mengidentifikasi kebutuhan
pengguna akhir untuk komponen
EA.
Memberika feedback mengenai
efektifitas solusi.
Research Analysis Requirement Analysis Dokumentasi dan memeriksa
kebutuhan user dan LOB.
Membantu dalam desain
komponen dan aktivitas
dokumentasi.
Tabel 3.20 EA Roles And Responsibility
96
3.11.1.4 EA Program Budget
2012 Total Budget
1. Entreprise Architecture Rp 500,000,000
Chief Entreprise
1.1 Architect
Rp 28,000,000
Systems
1.2 Architects
Rp 85,000,000
1.3 Data Architectuts Rp 80,000,000
EA Tool
1.4 / Aplications
Rp 200,000,000
1.5 EA analyst Rp 18,000,000
EA Repository
1.6 Server/software
Rp 48,000,000
Staff XP
Workstations
1.7 / software
Rp 27,000,000
1.8 Travel, training and support Rp 14,000,000
Tabel 3.21 EA Program Budget
97
3.11.1.5 EA Program Performance Measure
Program EA akan mencari kinerja di daerah-daerah
kuantitatif dan kualitatif dengan cara mengukur perubahan dalam
proyek-proyek yang dikerjakan, aplikasi yang digunakan /
dinonaktifkan, sistem integrasi dan pemakaian hasil survei.
Temuan ini akan dilaporkan kepada Chief Architect. Kepala
Arsitek bertanggung jawab untuk memastikan bahwa IT
berusaha mendukung langkah-langkah kinerja seperti yang
didefinisikan oleh kepemimpinan PT CUPUINTAN
ADYAPERMATA dan secara resmi dideskripsikan dalam tab
Pengukuran Kinetja Repositori EA.
3.11.2 EA Current Architecture summary
3.11.2.1 Strategic Goals and Initiatives
Tabel dibawah ini menunjukkan pemetaan tujuan strategis
khusus untuk inisiatif dan kemudian inisiatif tersebut ditujukan
untuk komponen pendukung EA.
Staging Area
Strategic Goal Staregic Initiative Supparting EA
Component(s)
Goal 1 :
Meningkatkan
kerjasama dengan
Mematuhi peraturan
peraturan yang telah
disetujui oleh kedua masing
Information &
Communication
98
supplier masing pihak, dan menjalin
kerjasama yang
menguntungkan oleh
supplier
Goal 2 :
Meningkatkan
Jumlah Proyek yang
dapat dikerjakan
Menyelesaikan proyek
sesuai waktu atau kurang,
mengerjakan proyek sebaik
mungkin
Information &
Communication
Standarisasi Produk
Goal 3 : Menjaga
Hub. dengan customer
Menetapkan hubungan
kemitraan yang lebih baik
Information &
Communication
Goal 4 :
Meningkatkan image
perusahaan
Menjaga serta
meningkatkan proyek
perusahaan, serta
kepedulian lingkungan
Information &
Communication
Standarisasi Produk
Tabel 3.22 Strategic Goals and Initiatives
3.11.2.2 Business Service and Information Flows
EA di rancang untuk meningkatkan proses bisnis dan
mengidentifikasi serta mengoptimalkan informasi di dalam dan
di antara proses-proses. Lines Of Business (LOB) memberikan
dasar menyelaraskan struktur dan layanan TI
99
Lines Of Business (LOB) PT CUPUINTAN
ADYAPERMATA pada saat ini di tunjukan dalam table dibawah
ini
PCO Const ENG/P GM F/A Adm Mar
Lines Of Business Key Processes Information Flow Supporting
Component
EA
PCO PO Mendapatkan copy PO
dan Menyetujui PO
untuk pembuatan
Prepare Budged
Mar
ENG/P
F/A
GM
ADM
Const Request
Material &
EQP
Membuat Request
Material & EQP untuk
Purchase Material &
EQP
ENG/P
Implementasi Melakukan
implementasi setelah
barang di kirim
Term/ Setelah melakukan
100
Handover Implementasi, Cost
melakukan Term/
Handover terhadap
Proyek
ENG/P PO Mendapatkan copy PO
dan Menyetujui PO
untuk pembuatan
Prepare Budged
Mar
ENG/P
F/A
GM
ADM
Prepare
Budged
Membuat Prepare
Budged setelah
mendapatkan PO, untuk
pembuatan Assign Exe.
Team
PCO
Mar
Assign Exe.
Team
Membuat Assign Exe.
Team untuk melakukan
tugas proyek di
lapangan
Const
Purchase
Material &
Membuat Purchase
Material & EQM untuk
Conts
101
EQM pembuatan surat
Delivery Material &
EQM
4frDelivery
Material &
EQM
Membuat Delivery
Material & EQM agar
proyek dapat di
kerjakan oleh Const
Const
GM PO Mendapatkan copy PO
dan Menyetujui PO
untuk pembuatan
Prepare Budged
Mar
ENG/P
F/A
GM
ADM
F/A PO Mendapatkan copy PO
dan Menyetujui PO
untuk pembuatan
Prepare Budged
Mar
ENG/P
F/A
GM
ADM
Invoice Membuat invoice untuk
dimasukan sebagai
Const
102
berkas
Adm Register PO Mendaftarkan PO agar
PO masuk kedalam
berkas
Mar
GM
Distribution Mendistribisikan PO
agar dapat di setujui
oleh bagian lainnya
Mar
ENG/P
F/A
GM
ADM
Mar Receive PO Menerima PO, dan
mempelajarinya.
Memberikan PO ke
ADM untuk di masukan
berkas
ADM
Tabel 3.23 Line of Business
3.11.2.3 Systems and Applications
PT CUPUINTAN ADYAPERMATA belum mempunyai
sistem yang lengkap dan mendukung aliran informasi diantara
semua lini yang ada pada PT CUPUINTAN ADYAPERMATA.
103
Sistem ini sebenarnya cukup berguna sekali pada perusahaan
karena dengan menggunakan sistem ini semua bagian pada
perusahaan bisa saling terintegrasi satu sarna lainnya yang dapat
mendukung" mencapai tujuan dan strategi dalam perusahaan.
3.11.2.4 Technology Infrastructure
Technology infrastructure yang digunakan di PT
CUPUINTAN ADYAPERMATA menggunakan LAN, dan TI
standart, karena kegiatan utama di perusahaan ini dalam proyek
(Lapangan). Sedangkan kegiatan di kantor hanya
mengkoordinasi dan mengelola saja.
TI yang di gunakan di perusahaan ini adalah:
Tabel 3.23 Technology Forecast
3.11.2.5 IT Security
Keamanan dan kerahasian dalam infrastructure teknologi
PT CUPUINTAN ADYAPERMATA sangat penting untuk
forecast area technology forecast
Current
operation system Microsoft windows XP office automation suite Microsoft office desktop PC ACER Aspire M1930 desktop monitor LG monitors persistent storage USB flash drive personal digitasl assistants Smart phone
104
keberhasilan bisnis. Keamanan yang di butuhkan untuk menjaga
keamanan data adalah Password dan segala bentuk enkripsi
dirasa sudah cukup untuk perusahaan ini.
3.11.2.6 EA Standards
Standar teknis berguna untuk memaksimalkan semua
kinerja di PT CUPUINTAN ADYAPERMATA. Namun
Standarisasi itu juga harus di patuhi bukan hanya diciptakan
untuk hasil maksimal.
3.11.2.7 Workforce Requirements
Persyaratan staf adalah komponen penting dari setiap
proyek/kegiatan bisnis. Sehingga diperlukan kualifikasi khusus
untuk setiap posisi staf yang diperlukan. Seperti posisi manajer
hanya dapat diisi oleh pegawai yang berkualitas. Namun
pelatihan pelatihan perlu di lakukan guna untuk menngkatkan
kualitas SDM. Walaupun sudah berkualitas namun SDM juga
perlu dikelola agar menjadi SDM yang sangat berkualitas
sehingga dapat membantu dalam pencapaian tujuan perusahaan.
105
3.11.3 EA Future Architecture summary
3.11.3.1 Future Operating Scenarios
Penggunaan sistem informasi yang terintegrasi yang
meningkatkan kinerja perusahaan sehingga dalarn pelaksanaan
bisnis perusahaan dapat berjalan lebih baik dan efisien. Sistem
informasi yang terintegrasi memperantarakan setiap bagian yang
ada dalarn perusahaan untuk melakukan komunikasi dan saling
berbagi data serta informasi penting pada setiap bagian yang
membutuhkan.
Dengan penggunaan sistem informasi yang telah
terintegrasi maka lajur kegiatan yang ada ialah sebagai berikut.
Bag. Marketting membuat PO yang nantinya PO akan diberikan
kepada Bag.Administrasi yang pada tahap lanjutnya akan
menggandakan PO untuk tembusan kepada Bag. F/A untuk di
setujui lalu diteruskan kepada Bag. PCO untuk diketahui dan
disetujui agar dapat dipersiapkan anggaran Project.
Setelah Anggaran dibuat, tim project yang akan
diturunkan disusun dan dipersiapkan untuk menjalankan project.
Saat project dilaksanakan Bag. Construction bertugas untuk
membuat permintaan material dan perlengkapan kepada Bag.
Eng/P, yang nanti akan melakukan pembelian kepada pemasok,
setelah pembelian dilakukan, Bag. Eng/P akan memberikan
material dan perlengkapan kepada Bag. Construction untuk di
implementasikan.
106
Project yang telah selesai dilaksanakan akan dibuatkan
laporan penyelesaian proyek oleh Bag. Construction untuk
dijadikan salah satu bagian dari invoice, Invoice dibuat oleh Bag.
F/Aberdasarkan laporan penyelesaian proyek untuk diserahkan
pada pemilik project.
Skenario ini memerlukan perubahan pada sistem informasi
yang dipakai saat ini dengan menggunakan rekomendasi yang
kami ajukan. Bagian terpenting seperti bagian Marketting,
bagian Engineering dan bagian PCO serta F/A akan
diprioritaskan dalam pengintegrasian sistem untuk menaikkan
kinerja perusahaan.
3.11.3.2 Planning Assumptions
Asumsi perencanaan sistem informasi yang telah terintegrasi
dalam waktu yang akan datang, mempengaruhi perubahan jalur
kegiatan bisnis yang ada, serta adanya penambahan perangkat yang
diperlukan untuk membantu jalan nya sistem agar terintegrasi
dengan baik dan benar serta dapat diandalkan.
3.11.3.3 Updating Current & Future Views
Skenario masa depan mengindikasikan pandangan saat ini
dan masa depan dimana sistem akan berubah dari setiap bagian ke
bagian divisi menjadi terintegrasi menjadi satu kesatuan sistem.
Agar terlaksana perubahan itu, diperlukan waktu untuk melakukan
107
perubahan dari keadaan sekarang dan masa depan dengan adanya
penyesuaian ulang dana dan strategi untuk memenuhi perubahan
yang diperlukan pada PT CUPUINTAN ADYAPERMATA.
3.11.3.4 Sequencing Plan
Gambar 3.16 Sequencing Plan
Gambar diatas yaitu sequencing plan menggambarkan
tahapan penerapan enterprise architecture. Pada tahun pertama
belum ada perubahan, dikarenakan pada tahapan ini difokuskan
untuk dokumentasi, kemudian untuk tahun kedua sistem pada
108
bagian PROJECT/MNTNC telah di integrasikan dengan electrical,
mechanical, CIVIL. Bag. PCO diintegrasikan oleh bagian Cost &
Schedule serta QA/QC, Bag. ENG/PROC diintegrasikan kepada
Procurement, purchasing, staff purc & delivery, Engineer, M&E,
CVL/ARC, DRAFT/EST, bagian HRD/GA diintegrasikan dengan
Legal/Permit dan HRD/GA, F/A diintegrasikan kepada
TAX/Billing, Accounting, Cashier, Bagian marketting
diintegrasikan kepada Sales & Promotion, pada tahun ketiga dari
enam bagian yang telah diintegrasikan yang pada tahap empat
dilanjutkan integrasi kepada general manager dan pembentukan
database akan di integrasikan kepada Director yang semua itu akan
di tangani oleh ERP MY SAP all in one pada quartal lima.
3.11.3.5 Configuration Management
PT CUPUINTAN ADYAPERMATA akan mengikuti proses
standar dimana perubahan dalam konfigurasi EA akan dibuat.
Standard EA akan dilaksanakan secara teratur dan terawasi.
Standard EA dapat dibebaskan tetapi terbatas kepada proses standar
memuaskan pengabaian berikut.
109
Gambar 3.17 Configuration Management
3.11.3.6 EA Repository
EA Repository dibuat untuk memudahkan akses terhadap
dokumentasi dari EA yang sangat perlu untuk perencanaan dan
pengambilan keputusan. EA Repository yang pada dasarnya adalah
sebuah halaman situs serta database yang menyimpan informasi dan
memberikan akses terhadap alat-alat dan sumber daya dari program-
program EA. Model repositori mengikuti rancangan Living Enterprise ™
dengan penggunaan 3 baris sebagai gambaran dan penjelasan dari
masing-masing tingkatan perusahaan dan 6 kolom yang menjelaskan
lini-lini bisnis perusahaan dalam area-area dari EA Framework
Repositori yang terbuat seharusnya dapat diakses dan diperbarui setiap
110
saat sehingga repositori yang dibuat sebaiknya berbentuk sebuah website
online berbentuk prtal yaI1g terletak pada jaringaI1 lokal (LAN/intranet)
perusahaan untuk menjaga keamanan dan mendukung akses terhadap
repositori oleh eksekutif, manajer, hingga staff-staff pendukung.
111
EA Management
Plan
Future EA Views EA Standards EAProgram EA Tutorial Site Map
PT CUPUINTAN ADYAPERMATA
ENTERPRISE ARCHITECTURE REPOSITORY
Current EA views Goals &
Initiatives
Products & Service Data &
Information
System &
Applications
Network &
Infrastructure
Security Solution
High Level View Strategic Plan Business Plan Knowledge
Warehouse
Business Systems Wide Area
Network
Security Program
Mid Level View Goals &
Initiatives
Business Process Information
Flows
Support Systems Local Area
Network
System
Certifications
Detailed View Performance
Measures
Investment
Portofolio
Data
Dictionary
Application
Inventory
Buildings &
Equipment
Data Privacy
Gambar 3.18 EA Repository
