BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN PADA KOPERASI SARI BHAKTI

3.1 Gambaran Umum Koperasi

3.1.1 Gambaran Umum Koperasi

Koperasi Sari Bhakti adalah koperasi primer yang didirikan oleh

pekerja PT Indofood Sukses Makmur Bogasari Flour Mills yang

berkedudukan di daerah Khusus Ibukota Jakarta Raya, Jalan Raya

Cilincing, Tanjung Priok – Jakarta Utara. Koperasi Sari Bhakti disahkan

menjadi badan hukum pada tanggal 23 Agustus 1982 dan saat ini

beranggotakan lebih dari 2000 orang.

Koperasi Sari Bhakti berazaskan kekeluargaan dan bertujuan

untuk meningkatkan kesejahteraan anggota pada khususnya dan

masyarakat pada umumnya serta ikut membangun tatanan perekonomian

nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat yang maju, adil dan

makmur berlandaskan Pancasila dan Undang Undang Dasar 1945. Untuk

mencapai tujuan tersebut, Koperasi Sari Bhakti menjalankan usaha

simpan pinjam.

Jenis simpanan yang ada adalah sebagai berikut:

- Simpanan pokok, merupakan simpanan yang wajib dibayarkan oleh

anggota pada saat yang bersangkutan terdaftar sebagai anggota

koperasi. Besarnya simpanan pokok ditentukan oleh Rapat Anggota.

Simpanan pokok tidak diberikan bunga. Simpanan pokok hanya dapat

diambil pada saat keluar dari keanggotaan ataupun pensiun.

51

- Simpanan wajib, adalah simpanan yang wajib dibayarkan anggota

setiap bulannya sejak yang bersangkutan terdaftar sebagai anggota

koperasi. Pembayaran simpanan wajib dilakukan dengan cara

pemotongan langsung dari gaji anggota. Besarnya simpanan wajib

ditentukan oleh Rapat Anggota. Simpanan wajib tidak diberikan

bunga. Simpanan wajib hanya dapat diambil pada saat keluar dari

keanggotaan ataupun pensiun.

- Simpanan sukarela, merupakan simpanan yang dilakukan anggota

secara sukarela tanpa suatu batas waktu tertentu dengan besar jasa

simpanan ditentukan oleh surat keputusan pengurus dan wajib

diumumkan kepada anggota. Simpanan sukarela diberikan bunga

simpanan sukarela.

- Simpanan deposito, merupakan simpanan anggota yang disimpan

dalam jangka waktu tertentu dan besar jasa simpanan ditentukan oleh

surat keputusan pengurus dan wajib diumumkan kepada anggota.

Simpanan deposito diberikan bunga deposito.

Jenis pinjaman yang ada adalah sebagai berikut:

- Pinjaman darurat, merupakan pinjaman anggota untuk keperluan

darurat dan tidak terencana. Besar maksimal pinjaman darurat setiap

anggota adalah Rp 400.000 (empat ratus ribu Rupiah). Pinjaman

darurat akan ditagihkan pada bulan berikutnya dengan langsung

memotong gaji tanpa dikenakan bunga pinjaman. Setiap anggota

hanya boleh mendapatkan pinjaman darurat 1x setiap bulannya.

52

- Pinjaman terencana, merupakan pinjaman anggota yang mempunyai

jangka waktu pengembalian dan rumus besar maksimal pinjaman

yang ditentukan oleh surat keputusan pengurus dan wajib diumumkan

kepada anggota. Besar maksimal pinjaman terencana adalah 24 x

30% dari gaji bersih. Setiap anggota hanya boleh mendapatkan

pinjaman darurat 1x setiap bulannya. Pinjaman terencana dikenakan

bunga pinjaman terencana. Pinjaman terencana diberikan tanggal 15

setiap bulannya.

Kebijakan lainnya terkait dengan simpan pinjam Koperasi Sari

Bhakti adalah:

- Tagihan dibuat sebelum tanggal 22 setiap bulannya dan akan

ditagihkan kepada PT Indofood Sukses Makmur Bogasari Flour

Mills. PT Indofood Sukses Makmur Bogasari Flour Mills akan

memotong gaji dari masing-masing anggota berdasarkan tagihan yang

diberikan Koperasi Sari Bhakti.

- Jika anggota tidak bisa melunasi pinjamannya karena hal-hal seperti

PHK, meninggal, dan lain-lain, maka pembayaran pinjaman akan

diambil dari tunjangan Jamsostek, kemudian dari dana pension. Jika

masih belum mencukupi juga untuk melunasi pinjaman, maka

Pengurus akan mengambil tindakan lebih lanjut yang diperlukan.

53

3.1.2 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur organisasi dari sistem yang sedang berjalan

(Sumber: Koperasi Sari Bhakti)

3.1.3 Tugas dan Wewenang

3.1.3.1 Pengurus

a. Ketua Umum

- Bertanggung jawab atas pengelolaan koperasi dan usahanya

- Membentuk dan menetapkan struktur organisasi pengurus dan

pengelola koperasi

- Menetapkan tugas dan wewenang pengurus dan pengelola koperasi

- Menetapkan kebijakan dan strategi usaha koperasi

- Menetapkan anggaran tahunan koperasi

- Menetapkan perubahan pada sistem pengendalian manajemen dan

keuangan

54

- Memberikan persetujuan atas pihak penandatangan pada alat

pembayaran

- Melakukan perjanjian kerjasama dengan pihak ketiga yang bertujuan

memajukan kesejahteraan anggota

- Menetapkan perubahan tingkat suku bunga baik simpanan maupun

pinjaman

b. Sekretaris Umum

- Bertanggung jawab kepada Ketua Umum

- Melakukan kegiatan surat menyurat baik dengan pihak internal

maupun eksternal

- Melakukan kegiatan pengarsipan atas dokumen resmi koperasi, seperti

surat keputusan pengurus, kontrak perjanjian kerja sama, dan lain-lain

- Menyiapkan rapat bulanan pengurus, rapat koordinasi pengurus dan

pengawas, rapat tahunan anggota

c. Pengurus Bidang Simpan Pinjam

- Bertanggung jawab kepada Ketua Umum

- Bertanggung jawab atas simpanan dan pinjaman anggota

- Memberikan persetujuan atas pemberian pinjaman kepada anggota

- Melakukan koordinasi dengan Pengurus Bidang Keuangan dan

Akuntansi dalam hal penerimaan dan pengeluaran kas yang berkaitan

dengan simpan pinjam

55

- Mengusulkan kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan simpan

pinjam

- Memeriksa dan melakukan pengawasan terhadap pekerjaan Pengelola

Bidang Simpan Pinjam

d. Pengurus Bidang Keuangan dan Akuntansi

- Bertanggung jawab kepada Ketua Umum

- Bertanggung jawab atas laporan keuangan koperasi

- Bertanggung jawab atas keuangan koperasi

- Mengusulkan kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan keuangan

dan akuntansi

- Mengusulkan perubahan pada sistem pengendalian manajemen dan

keuangan

- Menyiapkan anggaran tahunan koperasi

- Melakukan transfer pembayaran kas

- Melakukan pengawasan dan pemeriksaan atas kondisi kas koperasi

baik kas masuk maupun kas keluar

- Melakukan analisa atas hasil laporan keuangan

- Melakukan koordinasi dengan Pengurus Bidang lain

e. Pengurus Bidang Pengelolaan Usaha

- Bertanggung jawab kepada Ketua Umum

- Bertanggung jawab atas pengelolaan usaha koperasi

56

- Mengusulkan kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan pengelolaan

usaha

- Melakukan pengawasan terhadap bidang usaha yang dijalankan

- Melakukan koordinasi dengan Pengurus Bidang Keuangan dan

Akuntansi dalam hal yang berkaitan dengan keuangan pengelolaan usaha

f. Pengurus Bidang Pembinaan Organisasi dan Pendidikan

- Bertanggung jawab kepada Ketua Umum

- Mengusulkan perubahan struktur organisasi pengurus dan pengelola

- Memberikan pelatihan-pelatihan yang berkaitan dengan koperasi

kepada anggota, pengelola, pengurus dan pengawas

- Melakukan studi banding ke koperasi-koperasi yang lain dengan tujuan

untuk pengembangan Koperasi Sari Bhakti

- Melakukan koordinasi dengan Pengurus Bidang yang lain terkait

dengan kebutuhan pelatihan dan pendidikan

3.1.3.2 Pengelola

a. Pengelola Bidang Simpan Pinjam

- Bertanggung jawab kepada Kepala / Wakil Kepala Bidang Simpan

Pinjam

- Bertanggung jawab atas isi database Simpan Pinjam

- Melakukan tugas operasional harian bidang Simpan Pinjam

- Melakukan penginputan atas transaksi simpanan

- Melakukan penginputan atas transaksi pinjaman

57

- Menerima pengajuan pinjaman anggota

- Menerima pengajuan simpanan anggota

- Menyiapkan Request For Payment yang berkaitan dengan transaksi

pinjaman maupun simpanan

- Menyiapkan laporan tagihan anggota

- Menyiapkan laporan Simpan Pinjam

- Melakukan koordinasi dengan pengelola bidang lainnya

b. Pengelola Bidang Pengelolaan Usaha

- Bertanggung jawab kepada Kepala / Wakil Kepala Bidang Pengelolaan

Usaha

- Menjalankan operasional harian bidang usaha koperasi

- Menyiapkan laporan pengeluaran usaha

- Menyiapkan Request For Payment yang berkaitan dengan transaksi

pengelolaan usaha

- Melakukan transaksi pembelian barang dagangan

- Melakukan koordinasi dengan pengelola bidang lainnya

c. Pengelola Bidang Keuangan

- Bertanggung jawab kepada Kepala / Wakil Kepala Bidang Keuangan

- Menyiapkan laporan buku bank harian

- Bertanggung jawab atas kesesuaian saldo antara buku bank dengan

rekening Koran

- Menyiapkan formulir Bank Keluar

58

- Melakukan tugas operasional harian bidang keuangan

- Melakukan koordinasi dengan pengelola bidang lainnya

d. Pengelola Bidang Akuntansi

- Bertanggung jawab kepada Kepala / Wakil Kepala Bidang Akuntansi

- Menyiapkan laporan keuangan

- Bertanggung jawab atas isi database Akuntansi

- Membuat jurnal atas setiap transaksi keuangan

- Menyiapkan data-data keuangan yang diperlukan oleh Pengurus

- Melakukan pengarsipan atas dokumen-dokumen keuangan

- Melakukan koordinasi dengan pengelola bidang lainnya

3.2 Sistem Yang Berjalan

3.2.1 Prosedur Setoran Simpanan Sukarela dan Simpanan Deposito

Prosedur simpanan sukarela dan simpanan deposito yang sedang berjalan

adalah sebagai berikut:

1. Anggota mengisi Formulir Setoran Simpanan, melampirkan bukti transfer

dan menyerahkan ke Pengelola Bidang Simpan Pinjam.

2. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menginput simpanan ke database Simpan

Pinjam.

3. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menyerahkan Formulir Setoran Simpanan

dan bukti transfer kepada Pengelola Bidang Keuangan.

59

4. Pengelola Bidang Keuangan memeriksa buku bank berdasarkan bukti

transfer dan menyerahkan Formulir Setoran Simpanan dan bukti transfer

kepada Pengelola Bidang Akuntansi.

5. Pengelola Bidang Akuntansi menjurnal dan membukukan penerimaan kas ke

database Akuntansi.

6. Pengelola Bidang Akuntansi mengarsip Formulir Setoran Simpanan dan

bukti transfer.

Untuk simpanan deposito dilanjutkan dengan:

7. Pengelola Bidang Simpan membuat sertifikat untuk simpanan deposito.

8. Pengurus Bidang Simpan Pinjam (Kepala Bidang) menandatangani sertifikat

deposito.

9. Pengurus Bidang Keuangan & Administrasi (Kepala Bidang)

menandatangani sertifikat deposito.

10. Sertifikat deposito diberikan kepada Anggota yang bersangkutan.

3.2.2 Prosedur Perhitungan Bunga Simpanan Sukarela dan Simpanan

Deposito

Prosedur perhitungan bunga simpanan sukarela dan simpanan deposito

yang sedang berjalan adalah sebagai berikut:

1. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menghitung bunga simpanan untuk periode

tertentu secara otomatis melalui aplikasi.

2. Pengelola Bidang Simpan Pinjam mencetak daftar bunga simpanan dan

menyerahkannya kepada Pengelola Bidang Akuntansi.

60

3. Pengelola Bidang Akuntansi menjurnal bunga simpanan dan

membukukannya ke database Akuntansi.

4. Pengelola Bidang Akuntansi mengarsip daftar bunga simpanan.

Untuk bunga deposito ditransfer ke rekening masing-masing anggota,

sehingga dilanjutkan dengan prosedur pengeluaran uang sebagai berikut:

5. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menyiapkan Request For Payment (RFP)

dan menandatangani RFP di kolom “Payment Requested By” kemudian

menyerahkan RFP beserta daftar bunga simpanan deposito kepada Pengurus

Bidang Simpan Pinjam.

6. Pengurus Bidang Simpan Pinjam menerima RFP beserta daftar bunga

simpanan deposito, memeriksa dan menandatangani RFP di kolom “Checked

By”.

7. Pengurus Bidang Simpan Pinjam menyerahkan RFP beserta daftar bunga

simpanan deposito kepada Ketua Umum.

8. Ketua Umum menandatangani RFP di kolom “Recommended For Payment

By” dan menyerahkan RFP beserta daftar bunga simpanan deposito kepada

Pengelola Bidang Keuangan.

9. Pengelola Bidang Keuangan menerima RFP beserta daftar bunga simpanan

deposito dan menandatangani RFP di kolom “Document Received By”,

kemudian menyerahkan RFP beserta daftar bunga simpanan deposito kepada

Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi.

10. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi memeriksa saldo

buku bank dan menandatangani RFP di kolom “Attested By” .

61

11. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi menyerahkan RFP

beserta daftar bunga simpanan deposito kepada Pengurus Kepala Bidang

Keuangan dan Akuntansi.

12. Pengurus Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi menerima RFP beserta

daftar bunga simpanan deposito dan menandatangani RFP pada kolom

“Endorsed For Approval By”, kemudian menyerahkannya kepada Pengelola

Bidang Keuangan.

13. Pengelola Bidang Keuangan menyiapkan formulir Bank Keluar dan

menandatanganinya di kolom “Disiapkan oleh”, kemudian menyerahkan

formulir Bank Keluar beserta RFP dan daftar bunga simpanan deposito

kepada Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi.

14. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi memeriksa

formulir Bank Keluar dan menandatanganinya di kolom “Diperiksa oleh:”.

15. Ketua Umum menandatangani formulir Bank Keluar di kolom “Disetujui

oleh:” dan menyerahkan formulir Bank Keluar beserta RFP dan daftar bunga

simpanan deposito kepada Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan

Akuntansi.

16. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi melakukan transfer

berdasarkan formulir Bank Keluar yang telah disetujui dan mencetak bukti

transfer.

17. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi menyerahkan

formulir Bank Keluar beserta bukti transfer, RFP dan daftar bunga simpanan

deposito kepada Pengelola Bidang Keuangan.

62

18. Pengelola Bidang Keuangan menandatangani formulir Bank Keluar di kolom

“Diterima oleh” kemudian menyerahkan formulir Bank Keluar beserta bukti

transfer, RFP dan daftar bunga simpanan deposito kepada Pengelola Bidang

Akuntansi.

19. Pengelola Bidang Akuntansi menjurnal dan membukukan bunga simpanan

deposito ke database Akuntansi dan menandatangani formulir Bank Keluar di

kolom “Dibukukan oleh”.

20. Pengelola Bidang Akuntansi mengarsip formulir Bank Keluar, bukti transfer,

RFP dan daftar bunga simpanan deposito.

3.2.3 Prosedur Penarikan Simpanan Sukarela dan Simpanan Deposito

Prosedur penarikan simpanan sukarela dan simpanan deposito yang

sedang berjalan adalah sebagai berikut:

1. Anggota mengisi Slip Penarikan untuk simpanan sukarela atau

menandatangani Sertifikat dan menyerahkan Slip Penarikan kepada

Pengelola Bidang Simpan Pinjam.

2. Pengelola Bidang Simpan Pinjam memeriksa saldo simpanan sukarela atau

deposito dan menginput tarikan simpanan sukarela atau deposito ke dalam

database Simpan Pinjam.

3. Pengelola Bidang Simpan Pinjam mencetak rekening simpanan sukarela atau

deposito anggota dan menyiapkan RFP berdasarkan Slip Penarikan,

menandatangani RFP di kolom “Payment Requested By”.

63

4. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menyerahkan RFP beserta Slip Penarikan

dan rekening simpanan sukarela atau deposito anggota kepada Pengurus

Bidang Simpan Pinjam.

5. Pengurus Bidang Simpan Pinjam menerima RFP beserta Slip Penarikan dan

rekening simpanan sukarela atau deposito anggota, memeriksa dan

menandatangani RFP di kolom “Checked By”.

6. Pengurus Bidang Simpan Pinjam menyerahkan RFP beserta Slip Penarikan

dan rekening simpanan sukarela atau deposito anggota kepada Ketua Umum.

7. Ketua Umum menandatangani RFP di kolom “Recommended For Payment

By” dan menyerahkan RFP beserta Slip Penarikan dan rekening simpanan

sukarela atau deposito anggota kepada Pengelola Bidang Keuangan.

8. Pengelola Bidang Keuangan menerima RFP beserta Slip Penarikan dan

rekening simpanan sukarela atau deposito anggota dan menandatangani RFP

di kolom “Document Received By”, kemudian menyerahkan RFP beserta

Slip Penarikan dan rekening simpanan sukarela atau deposito anggota kepada

Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi.

9. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi memeriksa saldo

buku bank dan menandatangani RFP di kolom “Attested By”.

10. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi menyerahkan RFP

beserta Slip Penarikan dan rekening simpanan sukarela atau deposito anggota

kepada Pengurus Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi.

11. Pengurus Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi menerima RFP beserta

Slip Penarikan dan rekening simpanan sukarela atau deposito dan

menandatangani RFP di kolom “Endorsed For Approval By”, kemudian

64

menyerahkan RFP beserta Slip Penarikan dan rekening simpanan sukarela

atau deposito anggota kepada Pengelola Bidang Keuangan.

12. Pengelola Bidang Keuangan menyiapkan formulir Bank Keluar dan

menandatanganinya di kolom “Disiapkan oleh”, kemudian menyerahkan

formulir Bank Keluar beserta RFP, Slip Penarikan dan rekening simpanan

sukarela atau deposito anggota kepada Pengurus Wakil Kepala Bidang

Keuangan dan Akuntansi.

13. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi memeriksa

formulir Bank Keluar dan menandatanganinya di kolom “Diperiksa oleh:”.

14. Ketua Umum menandatangani formulir Bank Keluar di kolom “Disetujui

oleh:” dan menyerahkan formulir Bank Keluar, RFP, Slip Penarikan dan

rekening simpanan sukarela atau deposito anggota kepada Pengurus Wakil

Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi.

15. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi melakukan transfer

berdasarkan formulir Bank Keluar yang telah disetujui dan mencetak bukti

transfer.

16. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi menyerahkan

formulir Bank Keluar beserta bukti transfer, RFP, Slip Penarikan dan

rekening simpanan sukarela atau deposito anggota kepada Pengelola Bidang

Keuangan.

17. Pengelola Bidang Keuangan menandatangani formulir Bank Keluar di kolom

“Diterima oleh” kemudian menyerahkan formulir Bank Keluar beserta bukti

transfer, RFP, Slip Penarikan dan rekening simpanan sukarela atau deposito

anggota kepada Pengelola Bidang Akuntansi.

65

18. Pengelola Bidang Akuntansi menjurnal dan membukukan bunga simpanan

deposito ke database Akuntansi dan menandatangani formulir Bank Keluar di

kolom “Dibukukan oleh”.

19. Pengelola Bidang Akuntansi mengarsip formulir Bank Keluar, bukti transfer,

RFP, Slip Penarikan dan rekening simpanan sukarela atau deposito anggota.

3.2.4 Prosedur Pengajuan Pinjaman Darurat dan Terencana

Prosedur pengajuan pinjaman darurat dan terencana yang sedang berjalan

adalah sebagai berikut:

1. Anggota mengisi Formulir Pengajuan Pinjaman Uang (FPPU) dan

menyerahkan ke Pengelola Bidang Simpan Pinjam dengan melampirkan

syarat-syaratnya, yaitu: slip gaji, fotocopy KTP suami/ istri.

2. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menganalisa plafon pinjaman, kemudian

menandatangani FPPU di kolom “Diperiksa oleh”.

3. Pengelola Bidang Simpan Pinjam kemudian menyerahkan FPPU kepada

Pengurus Bidang Simpan Pinjam beserta lampiran.

4. Pengurus Bidang Simpan Pinjam menandatangani FPPU di kolom “Disetujui

oleh” dan menyerahkan FPPU beserta lampiran kepada Pengelola Bidang

Simpan Pinjam.

5. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menginput pinjaman yang telah disetujui

ke database simpan pinjam dan menandatangani di kolom “Dibukukan oleh”.

6. Pengelola Bidang Simpan Pinjam memberikan uang secara tunai kepada

Anggota untuk pinjaman darurat.

66

7. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menyiapkan RFP untuk pinjaman

terencana berdasarkan FPPU dan menandatangani RFP di kolom “Payment

Requested By”.

8. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menyerahkan RFP beserta FPPU dan

lampiran kepada Pengurus Bidang Simpan Pinjam.

9. Pengurus Bidang Simpan Pinjam menerima RFP beserta FPPU dan lampiran,

memeriksa dan menandatangani RFP di kolom “Checked By”.

10. Pengurus Bidang Simpan Pinjam menyerahkan RFP beserta FPPU dan

lampiran kepada Ketua Umum.

11. Ketua Umum menandatangani RFP di kolom “Recommended For Payment

By” dan menyerahkan RFP beserta FPPU dan lampiran kepada Pengelola

Bidang Keuangan.

12. Pengelola Bidang Keuangan menerima RFP beserta FPPU dan lampiran, dan

menandatangani RFP di kolom “Document Received By”, kemudian

menyerahkan RFP beserta FPPU dan lampiran kepada Pengurus Wakil

Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi.

13. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi memeriksa saldo

buku bank dan menandatangani RFP di kolom “Attested By”.

14. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi menyerahkan RFP

beserta FPPU dan lampiran kepada Pengurus Kepala Bidang Keuangan dan

Akuntansi.

15. Pengurus Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi menerima RFP beserta

FPPU dan lampiran, dan menandatangani RFP di kolom “Endorsed For

67

Approval By”, kemudian menyerahkan RFP beserta FPPU dan lampiran

kepada Pengelola Bidang Keuangan.

16. Pengelola Bidang Keuangan menyiapkan formulir Bank Keluar dan

menandatanganinya di kolom “Disiapkan oleh”, kemudian menyerahkan

formulir Bank Keluar beserta RFP, FPPU dan lampiran kepada Pengurus

Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi.

17. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi memeriksa

formulir Bank Keluar dan menandatanganinya di kolom “Diperiksa oleh:”.

18. Ketua Umum menandatangani formulir Bank Keluar di kolom “Disetujui

oleh:” dan menyerahkan formulir Bank Keluar, RFP, FPPU dan lampiran

kepada Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi.

19. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi melakukan transfer

berdasarkan formulir Bank Keluar yang telah disetujui dan mencetak bukti

transfer.

20. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi menyerahkan

formulir Bank Keluar beserta bukti transfer, RFP, FPPU dan lampiran kepada

Pengelola Bidang Keuangan.

21. Pengelola Bidang Keuangan menandatangani formulir Bank Keluar di kolom

“Diterima oleh” kemudian menyerahkan formulir Bank Keluar beserta bukti

transfer, RFP, FPPU dan lampiran kepada Pengelola Bidang Akuntansi.

22. Pengelola Bidang Akuntansi menjurnal dan membukukan bunga simpanan

deposito ke database Akuntansi dan menandatangani formulir Bank Keluar di

kolom “Dibukukan oleh”.

68

23. Pengelola Bidang Akuntansi mengarsip formulir Bank Keluar, bukti transfer,

RFP, FPPU dan lampiran.

3.2.5 Prosedur Penagihan Pinjaman Darurat dan Terencana

Prosedur penagihan pinjaman darurat dan terencana yang sedang berjalan

adalah sebagai berikut:

1. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menghitung tagihan pinjaman (pokok dan

bunga) untuk periode tertentu secara otomatis.

2. Pengelola Bidang Simpan Pinjam memberikan daftar tagihan pinjaman

tersebut kepada Departemen Payroll PT. Indofood Sukses Makmur Bogasari

Flour Mills (PT. ISM Bogasari Flour Mills).

3. Departemen Payroll PT. ISM Bogasari Flour Mills memberikan daftar hasil

tagihan pinjaman kepada Pengelola Bidang Simpan Pinjam.

4. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menginput hasil tagihan pinjaman ke

dalam database Simpan Pinjam, kemudian memberikan daftar hasil tagihan

pinjaman kepada Pengelola Bidang Keuangan.

5. Pengelola Bidang Keuangan memeriksa buku bank berdasarkan daftar hasil

tagihan pinjaman dan menyerahkannya kepada Pengelola Bidang Akuntansi

untuk dijurnal dan dibukukan di database Akuntansi.

69

3.2.6 Prosedur Pembayaran Pinjaman Terencana

Prosedur pembayaran pinjaman terencana yang sedang berjalan adalah

sebagai berikut:

1. Anggota menyerahkan bukti transfer pembayaran pinjaman terencana beserta

rekening pinjaman terencana anggota kepada Pengelola Bidang Simpan

Pinjam.

2. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menginput pembayaran pinjaman ke

database Simpan Pinjam.

3. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menyerahkan bukti transfer pembayaran

pinjaman terencana beserta rekening pinjaman terencana anggota kepada

Pengelola Bidang Keuangan.

4. Pengelola Bidang Keuangan memeriksa penerimaan kas pada buku bank

berdasarkan bukti transfer pembayaran pinjaman terencana.

5. Pengelola Bidang Keuangan menyerahkan bukti transfer pembayaran

pinjaman terencana beserta rekening pinjaman terencana anggota kepada

Pengelola Bidang Akuntansi.

6. Pengelola Bidang Akuntansi menjurnal dan membukukan penerimaan kas ke

database Akuntansi.

7. Pengelola Bidang Akuntansi mengarsip bukti transfer pembayaran pinjaman

terencana beserta rekening pinjaman terencana anggota

70

3.3 Rich Picture Dari Sistem Yang Berjalan

3.3.1 Sistem Simpan

Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Simpan

71

3.3.2 Sistem Pinjam

Gambar 3.3 Rich Picture Sistem Pinjam

72

3.4 Temuan Masalah

Masalah-masalah yang diangkat dalam skripsi ini adalah:

1. Tidak adanya koordinasi antar bidang dalam Koperasi

Kegiatan operasional sehari-hari dilakukan oleh Pengelola (karyawan

koperasi) dan Pengurus. Meskipun demikian koordinasi antara Pengelola dengan

Pengurus masih sangat kurang.

Pengurus pada dasarnya tidak terlibat dalam kegiatan operasional sehari-hari.

Kriteria yang umumnya berlaku adalah koperasi sebaiknya memiliki seorang

manajer koperasi untuk mengkoordinasi kegiatan operasional para Pengelola.

Manajer koperasi ini bertanggung jawab kepada Pengurus atas segala kegiatan

operasional koperasi.

Belum adanya manajer koperasi ini disebabkan karena belum dirasa perlu

dan belum adanya kepercayaan Pengurus terhadap manajer koperasi.

Pengurus koperasi merupakan karyawan PT. Indofood Sukses Makmur

Bogasari Mills yang memiliki tingkat kerja yang tinggi. Tidak adanya manajer

koperasi menyebabkan Pengurus harus melakukan kegiatan operasional koperasi

sehari-hari. Hal ini membuat kadangkala kegiatan operasional koperasi tidak

dilakukan dengan maksimal karena Pengurus memiliki tugas dan tanggung jawab

di PT. Indofood Sukses Makmur Bogasari Mills yang menuntut perhatian

maksimal.

2. Proses otorisasi untuk pengeluaran uang terlalu panjang

Saat Formulir Pengajuan Peminjaman Uang (FPPU) telah disetujui, maka

Pengelola Bidang Simpan Pinjam akan menyiapkan Request For Payment (RFP).

73

Dalam RFP ini terdapat 6 kolom yang harus ditandatangani, yaitu Payment

Requested by, Checked by, Recommended for Payment by, Document Received

by, Attested by, dan Endorsed for Approval by. Tingkat otorisasi yang berlaku

saat ini dirasa terlalu banyak dan tidak efisien.

Kriteria yang umumnya berlaku adalah perancangan formulir didasarkan

pada prosedur dan kebutuhan otorisasi terhadap prosedur. Setelah menentukan

prosedur dan kebutuhan informasi barulah dirancang formulirnya. Tingkat

otorisasi yang digunakan harus cukup untuk menjaga aset dan kewajiban

perusahaan.

Masalah ini muncul karena formulir RFP yang digunakan merupakan

formulir RFP dari PT. Bogasari. Maka prosedur juga dibuat menyesuaikan

dengan formulir RFP tersebut. Perancangan prosedur otorisasi berdasarkan

formulir seharusnya tidak dilakukan.

Permasalahan ini menyebabkan munculnya tugas-tugas otorisasi redudansi

sehingga menambah beban kerja pengurus dan juga memperpanjang waktu untuk

memproses pengeluaran uang.

3. Pemberian pinjaman seringkali melebihi limit pinjaman yang

seharusnya

Pengelola melakukan perhitungan plafon dengan menggunakan aplikasi yang

ada. Hasil perhitungan tersebut disalin ke dalam kolom analisa dalam FPPU.

Tetapi kemudian pengambil keputusan tidak memperhatikan limit pinjaman yang

ada.

74

Kriteria yang berlaku adalah pemberian pinjaman harus memperhatikan limit

pinjaman untuk menjaga kontrol terhadap aset.

Pengendalian intern terhadap limit dalam pemberian pinjaman masih lemah.

Banyak anggota yang memanfaatkan kedekatan atau relasinya dengan pengambil

keputusan untuk mendapatkan pinjaman yang lebih banyak dari seharusnya.

Akibatnya adalah pinjaman seringkali tidak tertagih karena gaji anggota tidak

mencukupi untuk melakukan pembayaran pinjaman.

4. Kesalahan pencatatan oleh bidang akuntansi

Saat ini modul simpan pinjam memiliki database tersendiri yang terpisah

dengan database modul akuntansi. Setelah proses di modul simpan pinjam selesai

dilakukan, Pengelola Bidang Simpan Pinjam akan mencetak atau membuat

formulir untuk diberikan kepada Pengelola Bidang Keuangan & Administrasi.

Database modul simpan pinjam dapat diintegrasikan dengan database modul

akuntansi. Dengan adanya integrasi dapat mengurangi kegiatan manual sehingga

mempercepat waktu kerja dan mengurangi beban kerja.

Kesalahan pencatatan terjadi karena tidak adanya integrasi dari modul

simpan pinjam dengan modul akuntansi.

Akibat dari hal ini adalah data akuntansi yang tidak akurat.

5. Proses membuat Daftar Kas Keluar yang lama

Saat Kas Keluar sudah disetujui, maka dana akan ditransfer. Daftar kas

keluar yang berisi nomor rekening beserta jumlah yang harus ditransfer dibuat

secara manual.

75

Kriteria yang berlaku adalah aplikasi simpan pinjam yang digunakan dapat

membuat laporan sesuai dengan kebutuhan user.

Saat ini setelah Kas Keluar disetujui maka Pengelola menyusun laporan Kas

Keluar yang berisi nomor rekening dan jumlah secara manual.

Aplikasi yang ada saat ini belum bisa membuat daftar Kas Keluar

Akibatnya pembuatan laporan Kas Keluar masih membutuhkan waktu yang

lebih lama, serta memungkinkan adanya kesalahan manusia.

6. Tidak adanya master tabel yang menyimpan data master suku bunga

Jika ada perubahan suku bunga, maka Pengelola koperasi harus melakukan

penyesuaian atas suku bunga yang berlaku pada seluruh simpanan dan pinjaman

yang sudah terjadi secara satu per satu.

Kriteria yang berlaku adalah simpanan dan pinjaman harus dikenakan suku

bunga yang sesuai dengan kebijakan manajemen. Aplikasi harus bisa

memudahkan user untuk melakukan proses updating data.

Aplikasi yang ada saat ini belum dilengkapi dengan menu untuk merubah

suku bunga secara otomatis.

Akibatnya adalah proses perubahan suku bunga membutuhkan waktu yang

lama dan memungkinkan kesalahan manusia.

76

3.5 Rekomendasi Perbaikan

Rekomendasi perbaikan atas masalah-masalah tersebut adalah:

1. Struktur organisasi koperasi yang menggunakan Manajer Koperasi.

Struktur organisasi koperasi harus dirubah dengan menambahkan jabatan

Manajer Koperasi. Manajer Koperasi akan berfungsi sebagai koordinator dan

pengambil keputusan penuh terhadap kegiatan operasional sehari-hari. Manajer

Koperasi akan menentukan persetujuan atas pengajuan pinjaman, serta

mengkoordinasi Pengelola. Manajer Koperasi juga memegang kendali penuh

terhadap otorisasi pengeluaran uang dari kegiatan operasional sehari-hari yang

mencakup juga pengeluaran uang untuk pemberian pinjaman.

2. Permintaan kas keluar yang terbuat secara otomatis oleh aplikasi

Permintaan kas keluar dihasilkan berdasarkan data pengajuan pinjaman dan

tarikan simpanan yang sudah dientry sebelumnya ke dalam aplikasi. Setelah itu

otorisasi yang dibutuhkan hanya dari Manajer Koperasi. Hal ini mengurangi

waktu untuk memproses pengeluaran kas tanpa mengurangi tingkat kendali.

3. Aplikasi yang dapat memberikan batasan atas pengajuan pinjaman

Selain menghitung limit pinjaman yang layak diberikan, aplikasi dapat

memberikan batasan atas pengajuan pinjaman sehingga pemberian pinjaman

tidak melebihi limit tersebut. Pemberian pinjaman melebihi limit masih dapat

dilakukan dalam keadaan khusus, tetapi merupakan kewenangan Pengurus yang

lebih tinggi.

77

4. Integrasi database Simpan Pinjam dengan database Keuangan &

Akuntansi

Setiap transaksi harus dicatat oleh bagian akuntansi. Dengan adanya integrasi

database tidak diperlukan lagi input manual, melainkan hanya otorisasi dari

Pengelola Akuntansi.

5. Aplikasi dapat membuat daftar Kas Keluar secara otomatis

User tidak perlu lagi membuat daftar Kas Keluar secara manual, melainkan

aplikasi dapat membuat daftar Kas Keluar secara otomatis berdasarkan periode

tertentu.

6. Aplikasi yang dapat mengubah suku bunga secara otomatis sesuai

kebutuhan

User dapat menentukan suku bunga pada periode yang akan datang dengan

aplikasi. Kemudian aplikasi secara otomatis menggunakan suku bunga yang

telah baru untuk menghitung bunga dari semua simpanan sukarela dan pinjaman

terencana yang ada.