61

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

CV. Ras Karina adalah sebuah perusahaan yang resmi didirikan di

Jakarta Timur pada tahun 2007, dengan nomor akta JKT

543677/987/98765479. Perusahaan ini didirikan dengan tujuan untuk

memayungi usaha keluarga yang terdiri dari usaha perkebunan kelapa sawit

di Sumatera, beberapa properti berbentuk kios untuk usaha di Tanah Abang

dan Senen, serta Pusat Jajanan dengan nama “Taman kuliner” yang terletak

di Jl. Raya Kalimalang Kav. 22, Jakarta Timur.

Penulis hanya membuat sistem berbasis data pada pusat jajan ”Taman

Kuliner”.

3.1.2 Tujuan Perusahaan

Tujuan perusahaan mendirikan pusat jajan Taman Kuliner adalah

sebagai bentuk partisipasi kepedulian sebagai pemilik aset yang dapat

diupayakan sebagai penciptaan lapangan kerja dari usaha kuliner dan ikut

menghidupkan roda perekonomian sebagaimana yang terlihat saat ini

sebagai badan usaha yang dapat menciptakan lapangan kerja.

62

3.2 Struktur Organisasi

3.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Pada CV.Ras Karina

3.2.2 Tugas dan Wewenang

1. Komisaris Utama

Menerima laporan dari General Manager secara berkala.

2. General Manager

Menjalankan dan mengontrol serta menciptakan inovasi kreasi

usaha dan mengembangkan usaha.

General Manager

Perawatan • Sipil • Listrik

Kasir

Kontrol

General Affair

Keuangan dan

Administrasi

Kebersihan Keamanan

Personalia dan

Operasional

Komisaris Utama

63

3. Kontrol

Membantu tugas GM dan mengontrol jalannya segala fungsi tugas

dari masing - masing bagian organisasi perusahaan

4. Personalia dan Operasional

a. Membuat rencana kerja untuk subordinate

b. Mengeset perputaran karyawan pada setiap divisi

c. Mencatat absen dan lembur karyawan

d. Mengawasi dan menyupervisi kinerja karyawan / subordinate

setiap hari

e. Mengajukan penggajian kepada bagian keuangan dan admin

untuk mendapatkan persetujan GM

f. Mengurus semua hal yang berhubungan dengan aparat setempat

(Kelurahan, Camat, Kepolisian, dll)

g. Public Relation

5. General Affair

a. Mengontrol kelengkapan perlengkapan operasional.

b. Mengontrol keluar-masuk barang dari gudang minuman, dll

c. Menginventaris aset perusahaan

d. Menyupervisi pra-operasional Taman Kuliner (persiapan

kebersihan, dll)

64

6. Keuangan dan Administrasi

Harian

a. Memberikan uang kembalian untuk kasir yang akan bertugas

b. Menerima hasil pendapatan/penjualan dari kasir

c. Menerima laporan tagihan dari tenant

d. Melakukan pengecekan ulang atas tagihan tenant

Mingguan

Membuat penutupan tiap minggu per tenant dan mentransfer hasil

penjualan ke masing-masing tenant

Bulanan

a. Menyiapkan gaji dan upah karyawan

b. Memberikan laporan bulanan kepada GM mengenai

performance, biaya operasional Taman Kuliner

c. Membayarkan PPh dan pajak makanan minuman.

7. Keamanan

a. Menjaga keamanan lingkungan Taman Kuliner

b. Menciptakan kenyamanan lingkungan Taman Kuliner

c. Membantu kelancaran parkir kendaraan.

8. Kebersihan

a. Mempersiapkan kebutuhan pelanggan

65

b. Membersihkan lingkungan area Food Court. (Toilet, Mushola,

Office, Area Umum, dll) sebelum jam operasional & saat

operasional.

c. Mengelola pring dan gelas kotor di area yang telah disediakan

d. Mengelompokkan gelas dan piring sesuai kode Tenant

e. Menata meja dan kursi.

f. Membantu bagian Gudang minuman.

9. Kasir

a. Menyiapkan uang kembalian untuk bertugas

b. Melaporkan atau menyetorkan hasil penjualan per hari

10. Perawatan

Sipil

a. Memelihara tanaman dan lingkungan kolam di area TK maupun

luar area (parkir).

b. Menjaga dan memperbaiki barang-barang TK

Electrical

Menjaga dan memperbaiki barang – barang elektronik yang

digunakan di seluruh area Taman Kuliner

66

3.3 Prosedur yang Sedang Berjalan

Dalam melaksanakan bisnisnya, CV.Ras Karina mempunyai prosedur-

prosedur yang dilakukan. Prosedur yang sedang berjalan di CV.Ras Karina adalah

sebagai berikut:

1. Tahap pembelian barang

2. Tahap penjualan barang

3. Tahap pendaftaran tenant baru

4. Tahap perpanjangan kontrak tenant

5. Tahap rekapitulasi penjualan tenant

6. Tahap penyewaan tempat untuk event

3.3.1 Proses pembelian barang

Pada tahap ini akan dijelaskan bagaimana sistem memproses pembelian

barang dari supplier yang akan digunakan sebagai barang penjualan dan

stok. Prosedur yang dijalankan adalah sebagai berikut:

1. Pihak manajemen membeli minuman kemasan (air mineral,

minuman ringan, dll) dari pemasok untuk dijual ke tenant dan

pelanggan Taman Kuliner serta disimpan di dalam gudang sebagai

stok, apabila stok yang ada pada gudang sudah mencapai jumlah

minimum pihak menajemen akan melakukan pemesanan ulang.

2. Tenant hanya boleh menjual minuman kemasan yang telah dibeli

dari pihak manajemen

67

3. Pembelian yang dilakukan manajemen juga termasuk pembelian

alat tulis kantor, barang operasional (sabun, karbol, dll), perawatan,

servis dan investasi.

3.3.2 Proses penjualan barang

Pada tahap ini akan dijelaskan bagaimana sistem penjualan yang

ada di Taman Kuliner. Proses penjualan di Taman Kuliner terdiri dari

beberapa macam, yaitu:

1. Penjualan minuman dari Manajemen ke Tenant / Karyawan

2. Penjualan minuman dari Manajemen ke Konsumen

3. Penjualan lain-lain

Untuk penjelasan alur proses yang lebih rinci akan dijelaskan

kemudian pada flowchart

3.3.3 Proses pendaftaran tenant baru

Pada tahap ini akan dijelaskan bagaimana sistem memproses

pendaftaran untuk menjadi tenant pada Taman Kuliner. Prosedur yang

dijalankan CV. Ras Karina adalah sebagai berikut:

1. Pihak management melihat menu makanan yang ditawarkan oleh

calon tenant

2. Pihak manejemen juga melihat rancangan tempat yang akan

dibuat oleh calon tenant

68

3. Apabila calon tenant tersebut mendapat persetujuan untuk

menyewa tempat oleh pihak manajemen, maka tenant baru harus

menyerahkan uang tanda jadi sebesar 50% dari harga sewa.

4. Jika tenant sudah membayar uang tanda jadi, maka tenant baru

tersebut harus sudah mulai beroperasi dalam jangka waktu 2

minggu dari pembayaran tanda jadi

5. Pihak tenant baru juga harus melunasi sisa uang sewa 2 hari

sebelum operasional

6. Setelah pembayaran penuh dilakukan, maka dibuat kontrak sewa

selama 1 tahun

3.3.4 Proses perpanjangan kontrak tenant

Pada tahap ini akan dijelaskan bagaimana sistem memproses

perpanjangan kontrak tenant yang telah berakhir masa sewanya. Prosedur

yang dijalankan adalah sebagai berikut:

1. Tenant yang masa sewanya akan habis, harus membuat

pemberitahuan perpanjangan kontrak berupa surat tanda jadi

beberapa bulan sebelum kontrak sewa berakhir.

2. Selanjutnya tenant diwajibkan untuk melunasi sisa pembayaran dari

pembayaran sebelumnya.

3.3.5 Proses rekapitulasi penjualan tenant

Pada tahap ini akan dijelaskan bagaimana proses rekapitulasi penjualan

tenant. Prosedur yang dijalankan adalah sebagai berikut:

69

1. Tenant melaporkan hasil penjualan per hari ke manajemen.

2. Laporan penjualan tenant per hari selanjutnya akan direkap

menjadi laporan penjualan per minggu (senin-minggu).

3. Setelah merekap laporan penjualan per minggu, maka akan

dilakukan refund dari pihak manajemen kepada kepada tenant.

4. Selanjutnya laporan per minggu tersebut akan direkap kembali

menjadi per bulan dan pertahun.

3.3.6 Proses penyewaan tempat untuk event

Pada tahap ini akan dijelaskan bagaimana proses penyewaan tempat

yang dapat dilakukan oleh perorangan maupun oleh event organizer (EO).

Prosedur yang dijalankan adalah sebagai berikut:

1. EO / perorangan yang ingin menyelenggrakan event/acara harus

melakukan booking terlebih dahulu

2. Setelah melakukan booking, pihak manajemen akan

memberikan kuitansi yang akan ditandatangani oleh kedua

belah pihak.

3. Bila telah menandatangani kuitansi, maka pihak yang ingin

menyewa harus membayar biaya sewa yang telah ditetapkan.

3.4 Diagram Aliran Data (DAD)

Dari setiap proses bisnis yang terjadi di Taman Kuliner, kita dapat membuat

suatu flowchart dari tiap proses tersebut. Berikut flowchart dari proses bisnis di

Taman Kuliner:

70

3.4.1 Proses Pembelian Barang

T

T

71

3.4.2 Proses Penjualan Barang

3.4.2.1 Penjualan Minuman dari Manajemen ke Tenant / Karyawan

Mulai

Menjual Barang berupa Minuman

Membeli Minuman

T

Manajemen Tenant & Karyawan

Melakukan Pembayaran

Menerima pembayaran

Menerima Minuman

Menerima order

minuman

Memberikan minuman dan

faktur penjualan Faktur Penjualan

Memberikan struk

pembayaran

Menerima struk

pembayaran

Selesai

72

3.4.2.2 Penjualan Minuman dari Manajemen ke Konsumen

Mulai

Melakukan order minuman

Mencatat pembelian

minuman pada mesin kasir

Kasir Konsumen

Memberikan struk bukti

pembayaran

T

Memberikan minuman

Menerima minuman

Melakukan Pembayaran

Menerima pembayaran

Menerima struk bukti

pembayaran

Struk bukti pembayaran

Selesai

73

3.4.2.3 Penjualan lain-lain

TenantManajemen

Mulai

Manajemen memberikan

tagihan listrik & service charge

Menerima tagihan listrik dan service

charge

Menerima Pembayaran

Memberikan bukti

pembayaran

Selesai

Service charge

Tagihan Listrik

Melakukan Pembayaran

Menerima Bukti Pembayaran

Bukti Pembayaran

74

3.4.3 Proses Pendaftaran Tenant Baru

T

75

3.4.4 Proses Perpanjangan Kontrak Tenant

Tenant Manajemen

Mulai

Membuat Pemberitahuan Perpanjangan

Kontrak

Membuat Surat Tanda

Jadi

Surat Kontrak Baru

T

Menerima Pemberitahuan Perpanjangan

Kontrak

Membuat Surat Kontrak

Baru

Menandatangani Surat Kontrak

Baru

Melunasi sisa uang

sewa

Selesai

76

3.4.5 Proses Rekapitulasi Penjualan Tenant

T

T

77

3.4.6 Proses Penyewaan Tempat untuk Event

Penyewa Event Manajemen

Mulai

Melakukan pemesanan

tempat

Cek apakah tempat tersedia

Hasil Pengecekan TidakMendapat

kuitansi

Menandatangani kuitansi

Membayar biaya sewa

T

Ya

Selesai

Kuitansi Selesai

78

3.5 Data Flow Diagram (DFD) pada CV. Ras Karina

3.5.1 Diagram Konteks

Gambar 3.2 Diagram Konteks pada CV. Ras Karina

79

3.5.2 Diagram Nol

Gambar 3.3 Diagram Nol pada CV. Ras Karina

3.6 Kebutuhan Pengguna

3.6.1 Kebutuhan Informasi

Berikut ini adalah hasil analisis kebutuhan informasi pada CV.

Ras Karina:

80

Tabel 3.1 Tabel Kebutuhan Informasi pada CV. Ras Karina

Pengguna Informasi Waktu Digunakan

General Manager View semua data dan

Laporan

Saat pengambilan keputusan

perusahaan

Personalia dan Operasional

Data Karyawan Saat melakukan perputaran karyawan

pada tiap divisi, pencatatan absent dan

lembur

Personalia dan Operasional

Data Tenant Saat melakukan promosi

General Affair Data Persediaan Saat mengontrol keluar-masuk barang

General Affair Data Barang Saat mengontrol kelengkapan

perlengkapan barang operasional

General Affair Data Gudang Saat mengontrol keluar-masuk barang

Keuangan dan

Administrasi

Data Pembelian Saat memberikan laporan bulanan

kepada GM

Keuangan dan

Administrasi

Data Penjualan Saat memberikan laporan bulanan

kepada GM, menerima hasil

penjualan dari kasir

Keuangan dan

Administrasi

Data Penyewaan Saat ada EO atau perorangan yang

ingin menyewa tempat

Keuangan dan

Administrasi

Data Tenant Saat membuat laporan penutupan

mingguan dan menerima laporan

tagihan dari tenant

Keuangan dan Data Suplier Saat pembayaran PPh dan pajak

81

Administrasi makanan minuman

Keuangan dan

Administrasi

Data Karyawan Saat pembuatan laporan gaji dan upah

karyawan

3.6.2 Kebutuhan Keamanan Data

Keamanan data diperlukan untuk menjaga dan memelihara data pada

CV. Ras Karina, disebabkan data-data yang terdapat pada CV. Ras Karina

bersifat sangat penting bagi perusahaan. Berikut adalah hasil analisis

kebutuhan keamanan data pada CV. Ras Karina:

1. Keamanan data tenant

2. Keamanan data suplier

3. Keamanan data karyawan

4. Keamanan data peralatan

5. Keamanan data barang

6. Keamanan data pembelian

7. Keamanan data penjualan

8. Keamanan data penyewaan

9. Keamanan data persediaan

3.7 Permasalahan yang Dihadapi

Dari hasil survey dan analisa yang dilakukan oleh penulis, dapat disimpulkan

beberapa permasalahan yang ada pada CV. Ras Karina. Permasalahan tersebut

adalah sebagai berikut:

82

1. Kerahasiaan data kurang terjaga, karena seluruh karyawan bagian

manajemen dapat mengakses seluruh data yang ada (tidak ada autorisasi).

2. Data yang ada terbagi dalam beberapa file dan folder, sehingga saat data

yang disimpan semakin bertambah, pencarian kembali data-data yang

dibutuhkan akan lebih sulit serta memakan waktu yang lama.

3. Masih adanya kesulitan dalam mendapatkan informasi tentang persediaan

barang, karena jumlah minuman terjual pada laporan pembelian dan

penjualan belum akurat, sehingga tidak dapat diketahui jumlah pasti dari

persediaan minuman.

3.8 Usulan Pemecahan Masalah

Dari semua masalah yang dihadapi CV. Ras Karina, penulis mengambil

beberapa pemecahan masalah yang dapat digunakan untuk mengatasinya dan

memberi keuntungan bagi perkembangan perusahaan CV. Ras Karina, khususnya

pada foodcourt “Taman Kuliner”

Berdasarkan kebutuhan general manager dan para pegawai, maka penulis

mencoba dengan memberi alternatif usulan yang dapat memecahkan masalah yang

ada pada CV.Ras Karina, yaitu:

1. Membuat sistem basis data yang mencakup semua data yang

diperlukan dan diolah dalam sistem perusahaan.

2. Membuat login berupa username dan password dalam aplikasi

sehingga keamanan data lebih terjamin.

83

3. Mencantumkan nama pegawai yang mengupdate suatu data, sehingga

para pegawai tidak bisa sembarangan mengupdate sebuah data.

4. Menambahkan sistem pembuatan laporan rekap, mingguan, serta

detail jumlah dari setiap barang yang terjual.