Upload
ngokhanh
View
219
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
41
BAB 3
ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Riwayat Perusahaan
PT. Bangunan Jaya Perkasa adalah sebuah supermarket yang
menyediakan berbagai macam bahan yang diperlukan untuk kebutuhan
bangunan rumah / gedung. Terletak di jakarta pusat tepatnya di jalan salemba
raya nomor 32, yang didirikan oleh Bapak John Susanto pada tahun1997 dan
Bapak Candi selaku direktur utama PT. Bangunan Jaya Perkasa.
PT. Bangunan Jaya Perkasa sudah mempunyai konsep perusahaan yaitu
One Stop Shopping, dimana pelanggan cukup datang ke gerai Bangunan Jaya
Perkasa dan semua kebutuhan yang diperlukan untuk bahan bangunan dapat
langsung terpenuhi, didukung dengan lokasi yang strategis, sales yang siap
melayani tiap pelanggan.
Perusahaan ini sendiri berpusat di Pinangsia jakarta barat dan memiliki
cabang satu group yang tersebar di berbagai daerah di pulau jawa seperti
Jakarta, Tangerang, Bandung, & Yogyakarta. Dengan penghasilan rata
perbulan di Jakarta dapat mencapai Rp. 3.500.000.000,- sampai dengan Rp.
4.000.000.000,- perbulannya dengan dukungan 120 orang karyawan. Target
konsumen adalah para kontraktor dan memiliki pelanggan tetap, yaitu PT.
Ariko, PT. Mahatama, CV. Cahaya Kurnia Utama, PT. Andalas.
3.1.2 Kebijakan, Visi & Misi Perusahaan
3.1.2.1 Kebijakan
PT. Bangunan Jaya Perkasa berkomitmen untuk selalu
memberikan pelayanan dan kualitas produk yang terbaik melalui
pembelajaran, dan pengenalan atas kepuasan pelanggan.
42
3.1.2.2 Visi & Misi
Visi:
1. Menjadi perusahaan ritel bahan bangunan nasional yang
berkontribusi dalam pembangunan negara serta dipercaya oleh
masyarakat indonesia.
Misi :
1. Menjaga kualitas dan pelayanan untuk memberikan yang terbaik.
2. Meningkatkan pendapatan pertahun.
3.1.3 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Bangunan Jaya Perkasa
43
3.1.4 Tanggung Jawab Perdivisi
3.1.4.1 Manager Operational
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Manager Operational
adalah:
1. Memberikan ide tentang promosi yang akan diadakan dengan
membandingkan ide promosi yang dibuat oleh pesaing.
2. Mengatur dan mengorganisir omset yang dimiliki perusahaan.
3.1.4.2 Manager Accounting
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Manager Accounting
adalah:
1. Mengecek pekerjaan yang dibuat oleh staff accounting.
2. Membuat laporan akhir bulan & akhir tahun.
3.1.4.3 Manager Finance
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Manager Finance adalah:
1. Mengecek pekerjaan yang dibuat oleh staff keuangan.
2. Memberikan persetujuan dalam pembelian & pengeluaran biaya
untuk kebutuhan perusahaan.
3. Memberikan upah berupa gaji kepada karyawan.
3.1.4.4 Manager Tax
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Manager Tax adalah:
1. Mengecek pekerjaan yang dibuat oleh staff pajak.
2. Mengurus pajak pembelian & pengeluaran.
3.1.4.5 Bagian MD
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian MD adalah:
1. Melakukan pembelian barang.
44
3.1.4.6 Supervisor & HRD
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Supervisor adalah:
1. Mengawasi para sales.
2. Mengontrol transaksi jual beli.
3. Mengontrol dan mempersiapkan aktivitas sumber daya manusia
perusahaan.
3.1.4.7 Kepala Gudang
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Kepala Gudang adalah:
1. Melakukan pengecekan stock yang ada didalam sistem & stock
secara fisiknya.
2. Membuat laporan untuk pembelian barang.
3. Mengecek barang yang di keluarkan sesuai dengan SO.
3.1.4.8 Bagian Pengiriman
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Pengiriman adalah:
1. Melakukan pengiriman sesuai dengan SO.
2. Membuat surat jalan berdasarkan SO dan DO.
3. Proses pengiriman barang terjadi dengan adanya perjanjian
dengan customer.
3.1.4.9 Bagian In/Out
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian In/Out adalah:
1. Mengecek barang masuk dan barang keluar.
2. Mengecek barang yang akan dikirim.
3. Menandatangani surat jalan.
4. Menandatangani DO.
45
3.1.4.10 Bagian Komisi
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Komisi adalah:
1. Menyatukan / merangkap bon SO merah dan biru.
2. Menghitung komisi para sales.
3.1.4.11 Bagian Surat Hutang
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Surat Hutang adalah:
1. Membuat surat pengakuan hutang.
2. Membuat surat hutang cabang.
3.1.4.12 Bagian Konsinyasi
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Konsinyasi adalah:
1. Membuat surat pengakuan hutang konsi.
3.1.4.13 Bagian Inventory Control
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Inventory Control
adalah:
1. Mengontrol stok yang ada di gudang.
3.1.4.14 Kepala Kasir
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Kepala Kasir adalah:
1. Membuat laporan penjualan.
3.1.4.15 Bagian Pembayaran Putus
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Pembayaran Putus
adalah:
1. Membuat kontra bon tagihan pembayaran.
2. Membuat surat uang keluar untuk kebutuhan perusahaan.
3. Meng-input giro pembayaran tagihan ke supplier ke dalam buku.
46
4. Mengecek transaksi keluar masuk perusahaan yang dilakukan
melalui sistem transfer.
5. Meng-input data penjualan perusahaan.
6. Meng-input transaksi Bank.
3.1.4.16 Bagian Pembayaran Konsi
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Pembayaran Konsi
adalah:
1. Menge-print laporan penjualan.
2. Mengecek faktur yang ada di laporan penjualan.
3. Membuat pengakuan barang untuk accounting.
3.1.4.17 Bagian Perbankan
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Perbankan adalah:
1. Melakukan penyetoran ke Bank.
2. Melakukan pembayaran pajak.
3. Mengurus jamsostek dan pajak reklame.
3.1.4.18 Bagian Faktur Pajak
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Faktur Pajak adalah:
1. Membuat faktur pajak keluaran untuk customer.
2. Mengecek PO sudah sesuai atau belum.
3. Mengecek faktur pajak masukan dari supplier.
3.1.4.19 Bagian Laporan Harian
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Laporan Harian
adalah:
1. Membuat laporan penjualan harian
2. Mengecek stok barang ke sistem.
47
3.1.4.20 Bagian Barcode dan Promo
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Barcode dan Promo
adalah:
1. Menge-print barcode baru untuk barang yang baru masuk.
2. Mencetak kertas diskon, spanduk, dan reklame.
3. Membuat kartu member customer.
3.2 Analisis Lingkungan Internal & Ekternal Perusahaan
3.2.1 Analisis PEST
1. Politik
Dampak positif: Kebijakan politik pemerintahan Indonesia tidak
mempengaruhi secara langsung terhadap berjalannya proses bisnis pada
PT. Bangunan Jaya Perkasa. Walaupun terjadinya perubahan undang-
undang pajak, dan peraturan daerah tentunya tidak akan memberi
dampak secara langsung bagi para pelanggan PT. Bangunan Jaya
Perkasa. Meskipun begitu perusahaan harus tetap dapat mengikuti
peraturan perpajakan yang sedang berkembang saat ini.
Dampak negatif: Kebijakan pemerintah yang menaikkan UMP pada
wilayah Jakarta berdampak pada PT. Bangunan Jaya Perkasa, karena
kenaikan UMR ini membuat perusahaan harus lebih bekerja lebih keras
agar peningkatan pendapatan dapat menutupi biaya operasional.
2. Ekonomi
Dampak positif: Ekonomi merupakan tulang punggung penjalanan
sebuah bisnis didunia ini, dimana dampak pertumbuhan ekonomi yang
pesat membuat perkembangan pembangunan disuatu tempat atau
daerah terdorong, dalam hal ini penjualan bahan baku sebuah
bangunan.
Dampak negatif: Pertumbuhan ekonomi yang menyebabkan inflasi
yang berkepanjangan, mempunyai dampak buruk dimana stok barang
menumpuk karena daya beli masyarakat menurun.
48
3. Sosial
Dampak positif: Pertumbuhan SDM yang kreatif di Indonesia membuat
banyak pilihan untuk bergabung bersama PT. Bangunan Jaya Perkasa.
Serta dampak urbanisasi (perpindahan penduduk dari desa ke kota)
membuat pembangunan di Jakarta semakin pesat.
Budaya kerja perusahaan yang sejalur dengan budaya Indonesia.
Dampak negatif: Adanya pengaruh lingkungan luar atau dalam
perusahaan yang kurang baik sehingga membentuk suatu sifat sosial
yang kurang baik, seperti rasis dan pencurian yang sangat merugikan
PT. Bangunan Jaya Perkasa.
4. Teknologi
Dampak positif: PT. Bangunan Jaya Perkasa yang terlebih dahulu
sudah meng-implementasikan teknologi untuk membantu proses bisnis
berjalan, tetapi sudah waktunya bagi perusahaan untuk melakukan
upgrade ke spesifikasi yang mendukung proses bisnis yang baru,
dikarenakan proses bisnis baru yang akan diusulkan tidak
memungkinkan dijalankan menggunakan spesifikasi yang lama.
Dampak negatif: Infestasi dibidang teknologi untuk setiap perusahaan
merupakan suatu hal yang berat dimana untuk menjalankan proses yang
diinginkan agar mendukung visi misi perusahaan harus mengeluarkan
biaya yang tidak dibilang kecil. Dan ancaman dibidang teknologi
seperti virus dan hacker merupakan dampak yang dapat merugikan
perusahaan.
Jadi keterkaitan antara analisis PEST dengan perusahaan adalah
memahami pertumbuhan atau kemunduran pangsa pasar serta mengetahui
keadaan yang perlu untuk dikembangkan oleh perusahaan dan untuk menilai
situasi atau strategi serta arah perusahaan. Dari analisis diatas dapat
disimpulkan bahwa :
49
Tabel 3.2 Analisis PEST
Faktor Ancaman Peluang Solusi Peranan SI dan TI
Pol
itik
- Undang-
undang perdagangan yang baru.
- Kebijakan
pemerintah yang menaikkan UMP.
- Pergantian
gubernur baru yang banyak penataan ulang tata letak kota dan bangunan.
- Perusahaan tetap
mengikuti aturan walaupun pemerintah mengeluarkan undang-undang yang baru.
- Mengikuti
peraturan yang ditetapkan dan meningkatkan penjualan agar pengeluaran tidak lebih besar dari biaya operasional.
- E
kono
mi
- Inflasi yang berkepanjangan, mempunyai berdampak pada stok barang menumpuk karena daya beli masyarakat menurun.
- Pertumbuhan ekonomi yang pesat disuatu daerah berdampak besar terhadap pembangunan.
- Membuka cabang-cabang pada titik-titik perdagangan yang memiliki pangsa pasar penjualan yang tinggi.
- Menjual stok
barang dengan jumlah besar yang ditentukan, tetapi dengan harga yang lebih miring, dengan tujuan mendapatkan Cash.
-
50
Soci
al
- Pengaruh lingkungan luar / dalam perusahaan yang kurang baik sehingga membentuk suatu sifat sosial yang kurang baik, seperti rasis dan pencurian
- SDM Indonesia yang kreatif.
- Budaya kerja perusahaan yang sejalur dengan budaya Indonesia.
- Urbanisasi (perpindahan penduduk dari desa ke kota) membuat pembangunan di Jakarta semakin pesat.
- Melalukan training dan pendekatan persuasif ke para karyawan
- Meningkatkan Keamanan dibidang sistem infomasi yang ada dan akses kontrol seperti Access Card dan CCTV
Tek
nolo
gi
- Dampak lain yang mengancam dengan hadirnya teknologi adalah hacker, virus, malware.
- Peran teknologi pada PT. Bangunan Jaya Perkasa sudah cukup membantu proses bisnis yang berjalan tetapi perlu ditingkatkan.
- Membangun infrastruktur IT dengan sistem informasi yang baru, agar sejalan dengan proses bisnis yang diusulkan.
- Menyiapkan 1
Ruangan yang layak untuk server dengan pendingin udara.
- Meningkatkan
sekuritas dari berbagai aspek seperti, antivirus, data encryption, menerapkan VPN.
- Menerapkan sistem informasi baru yang berbasis web, dengan bahasa pemograman .ASP
51
3.2.2 Analisis 5 Daya Saing Porter
Analisis 5 daya saing Porter digunakan untuk mengetahui para pesaing
industri yang berada dilingkungan PT. Bangunan Jaya Perkasa. Berdasarkan
hasil wawancara kami terkait dengan Pesaing, Pendatang Baru, Pelanggan,
Pemasok, serta produk pengganti maka dibentuklah 5 daya saing porter PT.
Bangunan Jaya Perkasa, yaitu:
Gambar 3.2 Analisis 5 daya saing Porter
1. Kekuatan Tawar Menawar Pelanggan (Bargaining Power of
Customer)
Keberagaman model, kualitas dan harga menjadi tujuan utama
pelanggan untuk dapat memilih dimana dia dapat berbelanja yang
sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan. Namun kekuatan tawar
menawar pelanggan pada PT. Bangunan Jaya Perkasa terletak pada
keberagaman produk yang tersedia serta kualitas pelayanan yang
ramah, harga terjangkau terutama dibidang keramik & sanitasi. Berikut
adalah beberapa perusahaan yang sudah menjadi pelanggan lama pada
PT. Bangunan Jaya Perkasa :
1. PT. Mahatama Jaya
2. PT. Cahaya Karunia Utama
52
3. PT. Andalas Bangun Nusantara
2. Persaingan Industri (Industry Rivalry)
Perusahaan yang bergerak dibidang ritel bahan bangunan yang
dapat mengancam atau menjadi kompetitor PT. Bangunan Jaya Perkasa
adalah :
1. PT. Caturkarda Depo Bangunan
Merupakan pesaing utama yang bergerak di bidang supermarket
bahan bangunan. Dengan keunggulan utama yang terletak pada
keberagaman jenis alat bangunan (Tools) dengan merek yang
beregam, dan harga dipatok lebih miring dibandingkan dengan PT.
Bangunan Jaya Perkasa.
2. PT. Catur Mitra Sejati Sentosa(Mitra10)
Salah satu supermarket bahan bangunan yang lebih dahulu berdiri
dibandingkan dengan PT. Bangunan Jaya Perkasa. Mitra 10 unggul
dibidang keberagaman Cat dengan beragam kualitas, warna,
merek, sehingga membuat mitra 10 dengan mudah menjangkau
pasar menengah kebawah dibidang Cat karena keunggulan barang
yang disediakan.
3. Kekuatan Tawar Menawar Pemasok (Bargaining Power of
Supplier)
Pemasok mempunyai daya tawar menawar yang kuat atau
dengan kata lain dapat memonopoli pasar dan harga jika menjadi salah
satu penyedia bahan baku satu-satunya. Tetapi antara PT. Banguan Jaya
Perkasa dengan para pemasok, tawar menawar tidaklah begitu tinggi
karena saling membutuhkan dan sangat banyaknya pemasok dengan
berbagai merek yang ingin bergabung dengan PT. Bangunan Jaya
Perkasa. Selain itu PT. Bangunan Jaya Perkasa mempunyai pemasok
tetap 1 grup yaitu PT. Asri Pancawarna(Indogress).
Hal tersebut dapat dilihat dari PT. Bangunan Jaya Perksa sudah
mempunyai nama dimana proyek-proyek skala menengah sudah
53
menjadi pelanggan tetap. Dan disisi lain PT. Bangunan Jaya Perkasa
Membutuhkan asupan barang baku dari supplier lain untuk kemudian
dijual. Sehingga dengan kesepakatan harga yang baik diantara
keduanya tawar menawar tidak begitu besar. Dan berikut beberapa
pemasok yang bekerjasama dengan PT. Bangunan Jaya Perkasa :
1. PT. Surya Toto Indonesia
2. PT. Roman Ceramics International
4. Ancaman Pendatang Baru (Threat of New Entrants)
1. PT. Dunia Bangunan
2. PT. Kemenangan Jaya
Persaingan dalam hal supermarket ritel bahan bangunan
diperlukan jam terbang yang tinggi dan daya jual tersendiri untuk
dapat memastikan pelanggan dapat berpindah. Dikarenakan pemain-
pemain lama sudah menguasai sebagian besar pasar yang ada.
Sehingga sulit untuk melihat pendatang baru yang memiliki kekuatan
untuk bersaing.
5. Ancaman Produk Pengganti (Threat of Substitute Product)
Saat ini belum ditemukan produk pengganti yang dapat
merubah / mengancam keberadaan PT. Bangunan Jaya Perkasa, tetapi
tidak menutup kemungkinan jika suatu saat akan ada suatu produk baru
yang dapat menggantikan / mengancam keberadaan PT. Bangunan Jaya
Perkasa, dan pada saat itu perusahaan harus siap melakukan perubahan
untuk menghadapi ancaman tersebut.
54
Tabel 3.1 Kesimpulan Analisis 5 daya saing Porter
Faktor Ancaman Peluang Solusi Pengaruh SI dan TI
Kekuatan Tawar Menawar Pelanggan
-Pelanggan yang baru mengenal PT. Bangunan Jaya Perkasa, ditarik oleh kompetitor. -Pelanggan bosan karena tidak adanya inovasi meng-adakan model atau tipe baru. -Pelanggan memilih tempat yang lebih nyaman untuk berbelanja.
-Pelanggan telah loyal terhadap PT. Bangunan Jaya Perkasa.
-Memberikan daftar diskon yang sudah di tentukan oleh perusahaan. -Memberikan kuisioner Ya/Tidak dengan pertanyaan yang (ringan) seputar kualitas pelayanan, produk, dan harga. -Meng-adakan pameran produk baru setiap bulannya dengan didukung dengan potongan harga. -Memperluas areal perbelanjaan terutama ketersediaan lahan parkir, kerena mempermudah bongkar muat barang.
-Promosi besar-besaran melalui media massa.
Persaingan Industri
-Pesaing menjual salah satu produk menjadi produk andalan yang dapat memberikan keuntungan terhadap perusahaan. - Pesaing yang lebih dahulu berdiri sebelum PT. Bangunan Jaya Perkasa, lebih menguasai pasar yang ada. - Pesaing dapat
-Lokasi gerai PT. Bangunan Jaya Perkasa yang strategis.
- Memberikan promo harga yang menarik atau dengan memberikan bonus produk lain. - Mensurvey ke pesaing untuk dapat mengetahui titik kelemahan perusahaan tersebut dan memanfaatkan celah seperti membuka shopping chat melalui online shop. -Melakukan pendekatan ke pelanggan sehingga
-Promosi besar-besaran melalui media massa.
55
menjangkau pasar menengah kebawah.
mengenal apa yang mereka butuhkan -Menambahkan shopping cart pada website yang telah ada, agar memudahkan para pelanggan untuk berbelanja.
Kekuatan Tawar Menawar Pemasok
-Kenaikan harga jual dari pemasok. -Pemasok mengancam untuk berhenti medistribusikan barang ke PT. Bangunan Jaya Perkasa.
-Menaikan harga jual barang. -Menjaga hubungan yang baik agar proses binis berjalan lancar dan tepat sesuai keinginan.
-
Ancaman Pendatang Baru
-Dalam hal ini terjadinya perebutan atau penguasa pasar oleh para pendatang baru terbilang cukup kecil, tetapi tidak menutup kemungkinan hal tersebut dapat terjadi karena adanya strategi dan inovasi baru yang terus berkembang. -Pendatang baru datang dengan cara atau metode berbelanja yang baru. -Pendatang baru mengajak orang dalam(staff), untuk bekerja
-Menambahkan keberagaman produk baru yang berkualitas dengan harga yang miring(Menjadi tangan pertama suatu produk) .
- Menjaga kualitas pelayanan dan after service PT. Bangunan Jaya Perkasa. -Menambah gerai baru ditempat yang belum terjamah oleh para kompetitor. -Mengajak distributor untuk bergabung bersama PT. Bangunan Jaya Perkasa, sebagai penyalur pertama produk mereka, secara tidak langsung harga barang yang didapatkan akan lebih murah. -Melakukan pendekatan persuasif ke setiap jenjang karyawan.
-
56
sama membongkar kelemahan PT. Bangunan Jaya Perkasa
-Membangun sebuah sistem internal yang terintegrasi dari satu bagian ke bagian lain untuk meningkatkan proses bisnis yang ada, sehingga ketepatan informasi lebih baik. -Meningkatkan kemanan baik dari sistem informasi maupun kontrol fisik.
Ancaman Produk Pengganti
-Sampai saat ini belum ditemukan produk / ancaman penganti.
-Mempertahankan kualitas pelayanan. -Terus berinovasi untuk memikat pelanggan agar dapat meningkatkan jumlah pelanggan yang ada sekarang. -Menjaga hubungan yang kondusif dengan pesaing (persaingan sehat).
-
Kesimpulan yang didapat dari analisis 5 daya saing porter
adalah Peluang yang dimiliki oleh PT. Bangunan Jaya Perkasa cukup
besar dimana pendatang baru masih belum dapat menguasai pasar yang
ada, dan para pesaing lama memiliki kelemahan masing-masing, disisi
ini PT. Bangunan Jaya Perkasa dapat melalukan improvisasi dengan
menambahkan jenis produk yang lebih beragam dan dimungkinkan
produk yang belum ada dipara kompetitor sehingga dapat menarik
pelanggan lain yang kemudian didukung dengan iklan melalui media
elektonik serta penambahan modul cart pada website yang telah ada.
Untuk menjaga perkembangan pesat para kompetitor baru, maka
alangkah baiknya proses internal PT. Bangunan Jaya Perkasa didukung
dengan sistem internal yang lebih baik dalam kata lain yang lebih ter-
integrasi dan dengan kontrol yang lebih baik.
57
3.2.3 Value Shop
Tabel 3.3 Value Shop
Infrastructure - Didukung oleh para karyawan yang handal pada bidang masing-masing. - Jaringan Telepon dan Faximile yang baik. - Jaringan komputer yang terhubung ke server cukup baik.
Human Resource Development - Menyeleksi calon karyawan baru. - Melakukan training dan masa percobaan selama tiga bulan bagi karyawan baru apakah kemampuan
sesuai dengan kebutuhan perusahaan. - Menilai kinerja karyawan terhadap perusahaan.
Technological Development - Pengembangan software BJ Professional. - Pengembangan hardware dengan mengganti spesifikasi hardware yang mendukung.
Procurement - Memperoleh barang dari supplier. - Mengecek barang yang masuk dan keluar dari gudang. - Menginput barang yang masuk dan keluar ke dalam sistem. - Bertanggung jawab atas kehilangan atau kerusakan barang digudang.
C
L I
E
N
T
Knowledge Application
1. Penambahan modul
Cart pada website.
2. Pengembangan
applikasi berbasis SCM
dengan dukungan RFID.
3. Memperbaiki struktur
jaringan.
Allocation Of Resources
1. Penggunaan kas
perusahaan untuk
pengembangan applikasi
dan hardware.
2. Training karyawan.
3. Menambahkan Bagian IT.
Marketing The Capability
Mempromosikan tentang
keunggulan yang dimiliki PT.
Bangunan Jaya Perkasa baik dari
sisi jasa, maupun sistem yang
telah diusung untuk menambah
pelayanan.
Problem Specification
1. Infrastruktur Jaringan &
IT kurang memadai.
2. Terjadinya
ketidakcocokan antara stok
fisik dengan sistem.
3. Lambatnya proses
penjualan secara by-phone.
4. Laporan persediaan tidak
akurat.
Business Acquisition
1. Minat dan Kebutuhan
Pelanggan.
2. Informasi kondisi pasar.
3. Informasi perkembangan
pesaing.
Execute Solutions
1. Menerapkan arahan
strategi dan solusi yang
disarankan.
2. Melakukan pengukuran
dengan, BSC, ROI, dan
Customer Satisfaction.
Configure Solutions
1. Menghitung prioritas
biaya.
2. Jangka waktu yang
diperlukan.
3. Prioritas penanganan
masalah.
58
Dari analisis Value Shop dapat diketahui kekuatan dan kelemahan
perusahaan yang dijabarkan sebagai berikut :
Kekuatan
1. Pengecekan barang rusak oleh bagian In/Out saat menerima barang dari
supplier.
2. Barang yang diterima oleh bagian In/Out kemudian dicek kembali oleh
bagian gudang sesuai dengan SO.
3. Beberapa jenis barang harga lebih murah dibandingkan dengan pesaing.
4. Lokasi gudang dipantau oleh CCTV & Security 24 Jam.
5. Pelayanan sales yang ramah dan friendly serta follow up ke pelanggan yang
baik.
6. PT. Bangunan Jaya Perkasa mempunyai pemasok tetap 1 grup yaitu PT.
Asri Pancawarna (Indogress).
Kelemahan
1. Barang keluar dan masuk di-input manual ke database oleh bagian gudang.
2. Proses pengecekan bertahap yang memperlambat proses bisnis.
3. Lambatnya proses penjualan secara by-phone.
4. Kurangnya pendekatan secara langsung ke pelanggan.
5. Jaringan internal yang digunakan masih menggunakan Hub, dan struktur
yang memutar.
6. Server yang digunakan sudah dibawah strandar untuk mendukung proses
bisnis yang baru.
7. Pemanfaatan SI dan TI kurang optimal terutama bagian gudang.
8. Laporan persediaan tidak akurat.
3.3 Gambaran Strategi Bisnis Perusahaan
3.3.1 CONOPS dan CONOD
3.3.1.1 CONOPS (Concept of Operation)
CONOPS SCENARIO proses bisnis adalah sebagai berikut :
59
1. Pembelian
Pembelian stok barang dukur cara fast moving yaitu
dengan melihat barang manakah yang paling laku atau paling
cepat habis dibeli oleh pelanggan, sehingga perusahaan secara
konsisten akan terus menyediakan barang tersebut. Pemesanan
barang dilakukan dengan membuat PO oleh bagian MD -
purchasing. PO akan dikirim ke supplier, setelah supplier
mendapat PO dari perusahaan barang akan dikirim sesuai
dengan perjanjian yang dibuat untuk jadwal pengiriman. Setelah
barang sampai, pertama akan diterima dibagian In - Out. Bagian
In - Out akan mengecek barang yang dikirim tersebut sesuai
dengan SJ dan PO. Jika ada barang yang rusak barang tersebut
langsung dikembalikan melalui pengirim barang dari supplier
lalu, bagian In - Out membuat laporan barang reject ke bagian
MD - purchasing. Barang yang diterima dari bagian In - Out
diberikan ke bagian gudang beserta dengan SJ. Bagian gudang
akan menginput kode barang dan nomor SJ kedalam
BJProfessional. Setelah itu bagian gudang membuat laporan
barang masuk ke bagian accounting, lalu bagian MD -
purchasing membuat laporan pembelian 2 rangkap. Setelah itu
bagian finance akan menerima tagihan dari supplier dan
membayarnya.
2. Persediaan
Proses persediaan dimulai dari bagian In-Out menerima
barang masuk sesuai dengan surat jalan yang dikirimkan oleh
supplier kemudian barang tersebut akan diberikan ke bagian
gudang untuk dicek kembali kecocokan dengan SO, lalu bagian
gudang akan menginput stok barang masuk kedalam BJ
Profesional. Seletah menginput stok barang bagian gudang akan
mengecek posisi peletakan barang masuk agar terstruktur
didalam lokasi penyimpanan, kemudian setelah mendapatkan
60
lokasi barang yang ditetapkan, staff gudang akan menempatkan
barang sesuai dengan jenis dan lokasinya.
Jika barang memungkinkan ada barang untuk dipajang, bagian
gudang akan menentukan atau mencari rak yang tepat sesuai
dengan jenis, kondisi, dan ukuran barang, kemudian jika
menemukan rak yang sesuai dengan kondisi barang bagian
gudang akan mengeluarkan barang untuk dipajang.
Lalu proses untuk permintaan dari bagian In-Out, bagian
gudang akan menerima berupa sales order, yang berdasarkan
sales order tersebut bagian gudang mengecek kembali
ketersediaan barang dan kemudian lokasi penyimpanannya.
Lalu akan mengeluarkan barang, sebelum menyerahkan
kebagian In-Out barang yang dikeluarkan harus dikurangi
stoknya sesuai dengan sales order dan barang yang dikeluarkan,
ke BJProfesional.
3. Penjualan
Proses penjualan dimulai dari pemesanan oleh
pelanggan, setiap pemesanan dilakukan melalui sales. Sales
akan mengecek barang terlebih dahulu ke BJProfessional
apakah barang tersedia atau tidak. Barang yang tersedia akan
dicatat oleh sales yang berupa SO sesuai dengan pemesanan
yang diinginkan oleh pelanggan. SO akan dibuat menjadi 4
rangkap(bagian kasir, bagian In - Out, pelanggan, arsip). SO
pertama ke bagian kasir, bagian kasir membuat tagihan yang
diberikan ke pelanggan karena pelanggan harus membayar
terlebih dahulu sebelum menerima barang. Setelah membayar
sales mengkonfirmasi pembayaran ke bagian kasir dan bagian
kasir mengupdate bukti pembayaran ke BJProfessional. SO
kedua diberikan ke bagian In - Out, bagian In - Out akan
memberikan SO-nya ke bagian gudang, kemudian bagian
gudang akan mengeluarkan barang ke bagian In - Out beserta
SO. Sewaktu bagian gudang mengeluarkan barang admin
gudang akan mengurangi stok di BJProfessional. Barang yang
61
dikeluarkan oleh bagian gudang akan di cek kembali oleh
bagian In - Out, jika barang sudah sesuai barang akan di berikan
ke bagian pengiriman beserta SO. Bagian pengiriman membuat
SJ dan DO sesuai dengan SO dan mengirim barang beserta SJ
dan DO yang dibuat ke pelanggan. Setelah mengirim barang
bagian kasir membuat laporan penjualan ke bagian accounting,
bagian accounting menginput laporan penjualan ke dalam
BJProfessional, laporan penjualan akan dicek oleh bagian
finance melalui BJProfessional. Bagian finance membuat
laporan keuangan lalu diserahkan ke manager.
3.3.1.2 CONOD (Concept of Operations Diagram)
Setelah dibuat CONOPS, berikut akan dilampirkan CONOD
pembelian yang merupakan bagian dari keseluruhan proses bisnis :
1. Pembelian
Gambar 3.3 CONOD Pembelian PT. Bangunan Jaya Perkasa
62
Berikut adalah penjelasan CONOD Pembelian pada PT.
Bangunan Jaya Perkasa:
1. Bagian MD - purchasing membuat PO 4 rangkap (arsip, bagian
gudang, bagian finance, supplier).
2. Supplier mengirim barang beserta SJ ke bagian In / Out.
3. Bagian In - Out mengecek barang, apabila barang yang dikirim
rusak, barang langsung dikembalikan dan bagian In - Out
membuat laporan barang reject.
4. Jika barang diterima akan diberikan ke bagian gudang beserta SJ
dan PO.
5. Bagian gudang mengecek kembali barang sesuai SJ dan PO.
6. Bagian gudang menginput barang dan nomor SJ ke dalam
BJProfessional.
7. Bagian gudang membuat laporan barang masuk ke bagian
accounting.
8. Bagian accounting menginput laporan pembelian ke
BJProfessional.
9. Bagian finance menerima tagihan dari supplier.
10. Bagian finance melakukan pembayaran sesuai dengan PO.
63
2. CONOD Persediaan
Gambar 3.4 CONOD Persediaan PT. Bangunan Jaya Perkasa
Berikut adalah penjelasan CONOD Pembelian pada PT.
Bangunan Jaya Perkasa:
1. Bagian In-Out menerima barang masuk sesuai dengan surat
jalan yang dikirimkan oleh supplier kemudian dicek apakah
kualitasnya baik atau buruk.
2. Bagian gudang akan menginput stok barang masuk kedalam
BJ Profesional.
64
3. Mengecek posisi peletakan barang masuk agar terstruktur.
4. Setelah mengetahui lokasi barang yang ditetapkan, staff
gudang akan menempatkan barang sesuai dengan jenis dan
lokasinya.
5. Jika barang memungkinkan untuk dipajang, bagian gudang
akan menentukan atau mencari rak yang tepat.
6. Setelah ditemukan rak yang sesuai dengan kondisi barang
bagian gudang akan mengeluarkan barang untuk dipajang.
7. Jika ada permintaan dari bagian In-Out bagian gudang akan
menerima berupa sales order.
8. Berdasarkan sales order, bagian gudang akan mengecek
kembali ketersediaan barang dan kemudian lokasi
penyimpanannya.
9. Bagian gudang akan mengeluarkan barang.
10. Bagian gudang akan mengurangi stok sesuai dengan sales
order dan barang yang dikeluarkan, ke BJProfesional.
11. Bagian gudang akan menyerahkan barang ke bagian In-Out
untuk proses selanjutnya.
3. CONOD Penjualan
65
Gambar 3.5 CONOD Penjualan PT. Bangunan Jaya Perkasa
Berikut adalah penjelasan CONOD Penjualan pada PT.
Bangunan Jaya Perkasa:
1. Pelanggan memesan kepada sales.
2. Sales mengecek ketersediaan barang ke BJProfessional.
3. Sales membuat SO 4 rangkap (pelanggan, bagian finance, arsip,
bagian In - Out).
4. Sales memberikan SO bagian kasir, bagian kasir membuat tagihan
ke pelanggan.
5. Pelanggan membayar SO sesuai dengan pemesanan.
66
6. Sales mengkonfirmasi pembayaran yang dilakukan oleh
pelanggan.
7. Bagian kasir mengupdate bukti pembayaran ke dalam
BJProfessional.
8. Bagian Kasir membuat bukti pembayaran dan diberikan ke bagian
In - Out.
9. Bagian In - Out memberikan SO ke bagian gudang.
10. Bagian gudang mengeluarkan barang dan SO ke bagian In - Out
sesuai dengan SO.
11. Bagian gudang mengurangi stok barang yang ada di
BJProfessional sesuai dengan barang yang baru dikeluarkan.
12. Bagian In - Out memberikan barang dan SO ke bagian
pengiriman.
13. Bagian pengiriman membuat SJ dan DO sesuai dengan SO dan
mengirim barang ke pelanggan.
14. Bagian kasir membuat laporan penjualan dan diberikan ke bagian
accounting.
15. Bagian accounting meng-input laporan penjualan ke
BJProfessional.
16. Bagian finance membuat laporan keuangan sesuai dengan laporan
penjualan yang ada di BJProfessional lalu diberikan kepada
manager.
3.3.2 Analisa SWOT
Dalam analisa SWOT, hal yang dilakukan adalah membandingkan
faktor - faktor seperti Kekuatan, Kelemahan, Ancaman, dan Kesempatan.
Strategi ini penting untuk mendukung proses bisnis pada perusahaan. Berikut
67
adalah identifikasi Analisa SWOT pada PT. Bangunan Jaya Perkasa
berdasarkan 5 Analisa Porter, PEST, Value SHOP.
Strength (Kekuatan):
S1. Pengecekan barang rusak oleh bagian In/Out saat menerima barang dari
supplier.
S2. Kualitas dan ketepatan produk terjamin, Barang yang diterima oleh bagian
In/Out kemudian dicek kembali oleh bagian gudang sesuai dengan SO.
S3. Beberapa jenis barang harga lebih murah dibandingkan dengan pesaing.
S4. Keamanan gerai toko dan gudang dipantau CCTV 24Jam.
S5. Pelayanan sales yang ramah dan friendly serta follow up ke pelanggan yang
baik.
S6. PT. Bangunan Jaya Perkasa mempunyai pemasok tetap 1 grup yaitu PT.
Asri Pancawarna(Indogress).
Weakness (Kelemahan)
W1. Barang keluar dan masuk di-input manual ke database oleh bagian
gudang.
W2. Proses pengecekan bertahap yang memperlambat proses bisnis.
W3. Lambatnya proses penjualan secara by-phone.
W4. Kurangnya pendekatan secara langsung ke pelanggan.
W5. Jaringan internal yang digunakan masih menggunakan Hub, dan struktur
yang memutar.
W6. Server yang digunakan sudah tidak mampu untuk mendukung proses
bisnis yang diusulkan.
W7. Pemanfaatan SI dan TI kurang optimal terutama bagian gudang.
W8. Laporan persediaan tidak akurat.
Opportunity (Peluang)
O1. Pertumbuhan ekonomi yang pesat membuat perkembangan pembangunan
Property disuatu tempat atau daerah terdorong.
O2. Dampak urbanisasi (perpindahan penduduk dari desa ke kota) membuat
pembangunan di Jakarta semakin pesat.
68
O3. SDM yang kreatif di Indonesia membuat banyak pilihan untuk bergabung
bersama PT. Bangunan Jaya Perkasa.
O4. Pelanggan telah loyal terhadap PT. Bangunan Jaya Perkasa.
O5. Lokasi gerai yang strategis karena terletak pada daerah sentral bisnis ritel
bangunan.
O6. Karena adanya perkembangan teknologi PT. Bangunan Jaya Perkasa yang
sudah meng - implementasikan BJProfesional untuk membantu proses
bisnis berjalan.
O7. Budaya kerja perusahaan yang sejalur dengan budaya Indonesia.
O8. Banyaknya keberagaman produk baru yang berkualitas dengan harga yang
miring (Menjadi tangan pertama suatu produk) .
Threat (Ancaman)
T1. Karyawan mencuri dan memberikan data internal perusahaan.
T2. Ketidakstabilan ekonomi yang berdampak Inflasi yang berkepanjangan,
sehingga menyebabkan harga jual menjadi jatuh.
T3. Perkembangan Teknologi yang menyebabkan perkembangan hacker, virus,
malware bertumbuh dengan cepat.
T4. Kehilangan pelanggan di beberapa daerah.
T5. UUD Perdagangan baru.
T6. Kebijakan pemerintah untuk menaikan UMP.
T7. Pesaing menjual salah satu produk menjadi produk andalan yang dapat
memberikan keuntungan terhadap perusahaan.
T8. Pemasok mengancam untuk berhenti medistribusikan barang ke PT.
Bangunan Jaya Perkasa.
T9. Pendatang baru datang dengan cara atau metode berbelanja yang baru.
T10. Pendatang baru mengajak orang dalam(staff), untuk bekerja sama
membongkar kelemahan PT. Bangunan Jaya Perkasa.
3.3.3 Analisa Matriks IFAS (Internal Stategy Factor Analysis Summary) dan
EFAS (External Strategy Factor Analysis)
Tabel IFAS dan EFAS digunakan untuk menganalisa posisi perusahaan
terhadap strategi – strategi internal dan eksternal perusahaan yang dimiliki.
69
3.3.3.1 Perhitungan EFAS
Tabel 3.4 Perhitungan EFAS
FAKTOR-FAKTOR STRATEGI
EKSTERNAL
BOBOT RATING BOBOT X
RATING
PELUANG (OPPORTUNITY) 1. Pertumbuhan ekonomi yang pesat membuat perkembangan pembangunan Property disuatu tempat atau daerah terdorong.
0,08 2 0,16
2. Dampak urbanisasi (perpindahan penduduk dari desa ke kota) membuat pembangunan di Jakarta semakin pesat.
0,04 1 0,04
3. SDM yang kreatif di Indonesia membuat banyak pilihan untuk bergabung bersama PT. Bangunan Jaya Perkasa.
0,02 2 0,04
4. Pelanggan telah loyal terhadap PT. Bangunan Jaya Perkasa.
0,08 3 0,24
5. Lokasi gerai yang strategis karena terletak pada daerah sentral bisnis ritel bangunan.
0,10 3 0,30
6. Karena adanya perkembangan teknologi PT. Bangunan Jaya Perkasa yang sudah meng-implementasikan BJProfesional untuk membantu proses bisnis berjalan.
0,10 3 0,30
7. Budaya kerja perusahaan yang sejalur dengan budaya Indonesia.
0,03 2 0,06
8. Banyaknya keberagaman produk baru yang berkualitas dengan harga yang miring(Menjadi tangan pertama suatu produk) .
0,07 2 0,14
Total Peluang 0,52 - 1,28
ANCAMAN (THREAT)
1. Karyawan mencuri dan memberikan data internal perusahaan.
0,08 2 0,16
2. Ketidakstabilan ekonomi yang berdampak Inflasi yang berkepanjangan, sehingga menyebabkan harga jual menjadi
0,03 3 0,09
70
jatuh..
3. Perkembangan Teknologi yang menyebabkan perkembangan hacker, virus, malware bertumbuh dengan cepat.
0,03 2 0,06
4. Kehilangan pelanggan di beberapa daerah.
0,05 3 0,15
5. UUD Perdagangan baru. 0,04 4 0,16
6. Kebijakan pemerintah untuk menaikan UMP.
0,01 3 0,03
7. Pesaing menjual salah satu produk menjadi produk andalan yang dapat memberikan keuntungan terhadap perusahaan.
0,01 4 0,04
8. Pemasok mengancam untuk berhenti medistribusikan barang ke PT. Bangunan Jaya Perkasa.
0,05 3 0,15
9. Pendatang baru datang dengan cara atau metode berbelanja yang baru.
0,08 2 0,16
10. Pendatang baru mengajak orang dalam(staff), untuk bekerja sama membongkar kelemahan PT. Bangunan Jaya Perkasa.
0,10 1 0,10
Total Ancaman 0,48 - 1,10
Total EFAS 1,00 - 2,38
Koodinat titik Y (EFAS)
Peluang : 1,28
Ancaman : 1,10
Titik Y (Eksternal) : 0,18
71
3.3.3.2 Perhitungan IFAS
Tabel 3.5 Perhitungan IFAS
FAKTOR-FAKTOR STRATEGI INTERNAL
BOBOT RATING BOBOT X
RATING KEKUATAN (STRENGTH) 1. Pengecekan barang rusak oleh bagian In/Out saat menerima barang dari supplier.
0,04 2 0,08
2. Kualitas dan ketepatan produk terjamin, Barang yang diterima oleh bagian In/Out kemudian dicek kembali oleh bagian gudang sesuai dengan SO.
0,05 2 0,10
3. Beberapa jenis barang harga lebih murah dibandingkan dengan pesaing.
0,08 3 0,24
4. Keamanan gerai toko dan gudang dipantau CCTV & Security 24Jam.
0,05 2 0,10
5. Pelayanan sales yang ramah dan friendly serta follow up ke pelanggan yang baik.
0,08 3 0,24
6. PT. Bangunan Jaya Perkasa mempunyai pemasok tetap 1 grup yaitu PT. Asri Pancawarna(Indogress).
0,07 3 0,21
Total Kekuatan 0,37 - 0,97
KELEMAHAN (WEAKNESS) 1. Barang keluar dan masuk di-input manual ke database oleh bagian gudang.
0,11 2 0,22
2. Proses pengecekan bertahap yang memperlambat proses bisnis.
0,08 2 0,16
3. Lambatnya proses penjualan secara by-phone.
0,07 2 0,14
4. Kurangnya pendekatan secara langsung ke pelanggan.
0,05 3 0,15
5. Jaringan internal yang digunakan masih menggunakan Hub, dan struktur yang memutar.
0,08 2 0,16
6. Server yang digunakan sudah tidak mampu untuk mendukung proses
0,04 3 0,12
72
bisnis yang diusulkan. 7. Pemanfaatan SI dan TI kurang optimal terutama bagian gudang.
0,10 2 0,20
8. Laporan persediaan tidak akurat. 0,10 1 0,10 Total KELEMAHAN 0,63 - 1,25 Total IFAS 1,00 - 2,22
Koodinat titik X (IFAS)
Kekuatan : 0,97
Kelemahan : 1,25
Titik X (Internal) : -0,28
Dari hasil perhitungan EFAS dan IFAS maka dapat diketahui
posisi perusahaan sekarang yang sesuai agar dapat berkompetisi
dalam bisnis. Posisi perusahaan sekarang dapat ditentukan dengan
koordinat titik X (Internal) dan Y(Eksternal) yang telah dimasukkan
pada matriks IFAS dan EFAS.
Titik X (Internal) : -0,28
Titik Y (Eksternal) : 0,18
Gambar 3.6 Diagram Kuadran SWOT
Kuadran 1
Mendukung Strategi Perusahaan
Kuadran 2 (-0,28, 0,18).
Strategi Turn Around
Kuadran 4
Strategi Defensif
Kuadran 3
Strategi Disertifikasi
Kekuatan
Kelemahan
Peluang
Ancaman
73
3.3.4 Analisa Matriks SWOT
Setelah di deskripsikan dengan tabel IFAS dan EFAS, dibuatlah sebuah
matriks SWOT yang digambarkan secara jelas bagamana faktor peluang dan
ancaman yang dihadapi oleh perusahaan kemudian dapat disesuaikan dengan
kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Berdasarkan matriks SWOT di
bawah ini, dapat dibuat kemungkinan alternatif strategi yang dijabarkan
menjadi 4 yaitu SO (Strenght Opportunities), WO (Weakness Opportunities),
ST (Strenght Threats), WT (Weakness Threats).
Tabel 3.6 Analisa Matriks SWOT
Strenght (S)
S1. Pengecekan barang
rusak oleh bagian In/Out
saat menerima barang dari
supplier.
S2. Kualitas dan ketepatan
produk terjamin, Barang
yang diterima oleh bagian
In/Out kemudian dicek
kembali oleh bagian gudang
sesuai dengan SO.
S3. Beberapa jenis barang
harga lebih murah
dibandingkan dengan
pesaing.
S4. Keamanan gerai toko
dan gudang dipantau CCTV
24Jam.
S5. Pelayanan sales yang
ramah dan friendly serta
follow up ke pelanggan
yang baik.
Weakness (W)
W1. Barang keluar dan
masuk di-input manual ke
database oleh bagian gudang.
W2. Proses pengecekan
bertahap yang memperlambat
proses bisnis.
W3. Lambatnya proses
penjualan secara by-phone.
W4. Kurangnya pendekatan
secara langsung ke
pelanggan.
W5. Jaringan internal yang
digunakan masih
menggunakan Hub, dan
struktur yang memutar.
W6. Server yang digunakan
sudah tidak mampu untuk
mendukung proses bisnis
yang diusulkan.
W7. Pemanfaatan SI dan TI
kurang optimal terutama
74
S6. PT. Bangunan Jaya
Perkasa mempunyai
pemasok tetap 1 grup yaitu
PT. Asri
Pancawarna(Indogress).
bagian gudang.
W8. Laporan persediaan
tidak akurat.
Opportunity (O)
O1. Pertumbuhan
ekonomi yang
pesat membuat
perkembangan
pembangunan
Property disuatu
tempat atau daerah
terdorong.
O2. Dampak
urbanisasi
(perpindahan
penduduk dari desa
ke kota) membuat
pembangunan di
Jakarta semakin
pesat.
O3. SDM yang
kreatif di Indonesia
membuat banyak
pilihan untuk
bergabung
bersama PT.
Bangunan Jaya
Perkasa.
O4. Pelanggan
telah loyal
SO
(S1-O6) Sebaiknya
ditambah dengan teknologi
yang mendukung proses
kontrol kualitas barang.
(S3-O1, O2) Melakukan
promosi dengan jumlah atau
jenis pembelian produk
tertentu sehingga dapat
menarik minat para pembeli
yang datang.
(S3-O8) Menyajikan lebih
banyak jenis keberagaman
produk murah yang
berkualitas dengan
merangkul lebih banyak
pemasok.
(S5-O4) Membuat sejenis
kartu membership, sehingga
lebih mudah mendata
WO
(W1, W2-O1,O2)
Membangun sebuah SCM
karena agar barang digudang
lebih terstruktur dan proses
flow barang lebih cepat.
(W1, W2-O6) Membangun
sistem informasi baru
Bangunan Jaya Integrated
System, sehingga
mempercepat proses
pergudangan dan didukung
oleh RFID sehingga tidak
diperlukan bagian In – Out
untuk mengecek kondisi
barang.
(W3-O4, O6) Lambat karena
pencatatan dilakukan oleh
sales masih manual,
menerapkan Bangunan Jaya
75
terhadap PT.
Bangunan Jaya
Perkasa.
O5. Lokasi gerai
yang strategis
karena terletak
pada daerah sentral
bisnis ritel
bangunan.
O6. Karena adanya
perkembangan
teknologi PT.
Bangunan Jaya
Perkasa yang
sudah meng-
implementasikan
BJProfesional
untuk membantu
proses bisnis
berjalan.
O7. Budaya kerja
perusahaan yang
sejalur dengan
budaya Indonesia.
O8. Banyaknya
keberagaman
produk baru yang
berkualitas dengan
harga yang
miring(Menjadi
tangan pertama
suatu produk) .
pelanggan dan memberikan
reward saat berbelanja atau
periode yang kemudian
dapat ditukarkan saat poin
sudah terkumpul.
(S5-O5) Mengadakan
pameran produk-produk
yang kurang laku dengan
harga lebih miring, sehingga
dapat memasukan stok yang
baru.
Integrated System.
(W5-O6) Mendisain ulang
struktur jaringan PT.
Bangunan Jaya Perkasa dan
mengganti Hub dengan
Switch 24Port.
(W6-O1, O6) Mengganti
server lama untuk mendukung
sistem informasi baru, dan
diletakan diruangan dengan
pendingin udara khusus.
(W7-O4) Menambahkan
modul cart pada website
perusahaan sehingga
mempermudah para
pelanggan untuk dapat
berbelanja.
(W8-O6) Mengganti sistem
lama yang melakukan input
persediaan secara manual,
dengan sistem baru dengan
memanfaatkan TAG &
Reader RFID.
Threats (T)
Karyawan
ST WT
76
mencuri dan
memberikan data
internal
perusahaan.
T2.
Ketidakstabilan
ekonomi yang
berdampak Inflasi
yang
berkepanjangan,
sehingga
menyebabkan
harga jual menjadi
jatuh.
T3. Perkembangan
Teknologi yang
menyebabkan
perkembangan
hacker, virus,
malware
bertumbuh dengan
cepat.
T4. Kehilangan
pelanggan di
beberapa daerah.
T5. UUD
Perdagangan baru.
T6. Kebijakan
pemerintah untuk
menaikan UMP.
T7. Pesaing
menjual salah satu
produk menjadi
produk andalan
(S1, S2 – T1) Mengganti
sistem yang lama dan
meningkatkan kemanan data
internal, yang dimana
dokumen barang masuk
hanya dapat diakses melalui
sistem oleh yang
bersangkutan.
(S1, S2 – T10) Melakukan
training dan penilaian
kinerja serta sikap karyawan
setiap semesternya.
(S3-T2) Melakukan
penanaman modal seperti
deposito berjangka atau
reksadana.
(S3-T7) Melakukan survei
ke pasar, pesaing dan
pemasok untuk mengetahui
penyebab kejadian,
menambah tipe atau jenis
produk sejenisnya.
(S4-T1, T7, T10) Meng-
asuransikan dokumen atau
surat penting. Membatasi
(W1-T1) Meningkatkan
kontrol kemanan data, fisik
dan informasi sesuai jabatan
atau level, dengan data
encryption, sidik jari, cctv,
dan akses card.
(W3-T4) Menambahkan
modul cart pada website, agar
dapat meng-cover pelanggan
daerah tetapi hal ini hanya
untuk jangka pendek
dikarenakan biaya pengiriman
cukup mahal.
(W5-T3) Mengganti Hub
dengan Switch, dimana selain
proses pengiriman data lebih
cepat Switch dan kemanan
data lebih terjamin.
(W7-T3) Mengganti antivirus
lama dengan, Kaspersky
Internet Security 2013.
77
yang dapat
memberikan
keuntungan
terhadap
perusahaan.
T8. Pemasok
mengancam untuk
berhenti
medistribusikan
barang ke PT.
Bangunan Jaya
Perkasa.
T9. Pendatang
baru datang
dengan cara atau
metode berbelanja
yang baru.
T10. Pendatang
baru mengajak
orang dalam(staff),
untuk bekerja sama
membongkar
kelemahan PT.
Bangunan Jaya
Perkasa.
akses karyawan yang tidak
berkepentingan dengan
menambahkan akses card
pada setiap ruangan yang
beresiko.
(S5-T4) Membuka gerai
atau cabang baru dilokasi
yang memiliki pangsa pasar
tinggi.
Berdasarkan perhitung Efas-Ifas, PT. Bangunan Jaya Perkasa berada
pada posisi kuadran 2 , dimana kondisi perusahaan memiliki peluang, tetapi
kelemahan dibagian internal perusahaan membuat perusahaan menjadi lambat
berkembang. Berikut strategi yang didapatkan untuk mendukung strategi
berjalan perusahaan.
78
1. (W1, W2-O1,O2) Membangun sebuah SCM karena agar barang di gudang
lebih terstruktur dan proses flow barang lebih cepat.
2. (W1, W2-O6) Membangun sistem informasi baru Bangunan Jaya
Integrated System, sehingga mempercepat proses pergudangan dan
didukung oleh RFID sehingga tidak diperlukan bagian In – Out untuk
mengecek kondisi barang.
3. (W3-O4, O6) Lambat karena pencatatan dilakukan oleh sales masih
manual, menerapkan Bangunan Jaya Integrated System.
4. (W5-O6) Mendisain ulang struktur jaringan PT. Bangunan Jaya Perkasa
dan mengganti Hub dengan Switch 24Port.
5. (W6-O1, O6) Mengganti server lama untuk mendukung sistem informasi
baru, dan diletakan diruangan dengan pendingin udara khusus.
6. (W7-O4) Menambahkan modul cart pada website perusahaan sehingga
mempermudah para pelanggan untuk dapat berbelanja.
7. (W8-O6) Mengganti sistem lama yang melakukan input persediaan secara
manual, dengan sistem baru dengan memanfaatkan TAG & Reader RFID.
3.3.5 Business Product and Service
3.3.5.1 Business
PT. Bangunan Jaya Perkasa yang biasa dikenal sebagai BJ
HOME adalah salah satu supermarket bahan bangunan dari anak
perusahaan PT. Bangunan Jaya yang didirikan oleh Bapak John
Susanto. Berdiri sejak 1997 di percetakan negara raya, nomor 32.
PT. Bangunan Jaya Perkasa menjual produk barang untuk bahan
– bahan keperluan bangunan seperti obeng, palu, lampu-lampu,
keramik, bath up, pintu, gembok, water heater, gypsum, cat tembok,
dan sebagainya.
Kegiatan dimulai dari penjualan produk, dimana pelanggan
memesan kepada sales, kemudian sales mengecek ketersediaan
barang ke database. Apabila barang tersedia, maka sales membuat
SO 4 rangkap untuk pelanggan, bagian finance, arsip, dan bagian In -
Out. Sales memberikan SO bagian kasir, bagian kasir membuat
79
tagihan ke pelanggan. Pelanggan membayar SO sesuai dengan
pemesanan. Setelah itu, sales mengkonfirmasi pembayaran yang
dilakukan oleh pelanggan dan bagian kasir mengupdate bukti
pembayaran ke dalam database. Bagian Kasir membuat bukti
pembayaran dan diberikan ke bagian In - Out. Bagian In - Out
memberikan SO ke bagian gudang, kemudian bagian gudang
mengeluarkan barang dan SO ke bagian In - Out sesuai dengan SO.
Bagian gudang mengurangi stok barang yang ada di database sesuai
dengan barang yang baru dikeluarkan. Bagian In - Out memberikan
barang dan SO ke bagian pengiriman, lalu bagian pengiriman
membuat SJ dan DO sesuai dengan SO dan mengirim barang ke
pelanggan. Bagian kasir membuat laporan penjualan harian dan
diberikan ke bagian accounting. Bagian accounting meng-input
laporan penjualan ke database. Bagian finance membuat laporan
keuangan sesuai dengan laporan penjualan yang ada di database lalu
diberikan kepada manager.
Kegiatan berlanjut ke pembelian produk, dimana bagian MD -
purchasing membuat PO 4 rangkap untuk arsip, bagian gudang,
bagian finance, dan supplier). Kemudian Supplier mengirim barang
beserta SJ sesuai dengan PO ke bagian In - Out. Bagian In - Out
mengecek barang, apabila barang yang dikirim rusak, barang
langsung dikembalikan dan bagian In - Out membuat laporan barang
reject. Jika barang diterima akan diberikan ke bagian gudang beserta
SJ dan PO. Lalu bagian gudang mengecek kembali barang sesuai SJ
dan PO dan meng-input kode barang dan nomor SJ ke dalam
database. Setelah itu bagian gudang membuat laporan barang masuk
ke bagian accounting. Bagian accounting menginput laporan
pembelian ke database. Bagian finance menerima tagihan dari
supplier dan kemudian melakukan pembayaran sesuai dengan PO
yang ada.
81
3.3.5.3 Business Process Diagram
1. Business Process Diagram PT. Bangunan Jaya Perkasa
Gambar 3.8 Business Process Diagram PT. Bangunan Jaya Perkasa
85
3.3.5.4 Activity/Product Matrix
Berikut ini merupakan Matrix yang memperlihatkan hubungan
antara aktivitas bisnis dengan bagian – bagian di dalam perusahaan.
Tabel 3.7 Activity / Product Matrix
Keterangan :
S : Sales
G : Bagian Gudang
IO : Bagian In / Out
P : Bagian Pengiriman
Subject
Business Product Sale
s
Bag
ian
Gud
ang
Bag
ian
In /
Out
Bag
ian
Pen
giri
man
Keramik S G IO P
Obeng S G IO P
Tang S G IO P
Kunci Inggris S G IO P
Keran Air S G IO P
Shower S G IO P
87
3.3.5.6 Use Case Narrative
Pertama kali saat ada pelanggan yang berbelanja di PT.
Bangunan Jaya Perkasa pelanggan akan ditemani oleh salah satu sales
yang ada untuk melayani pelanggan tersebut dan mencatat pemesanan
pelanggan ke dalam sales order serta mendaftarkan pelanggan. Ketika
sales order sudah dibuat sales akan mengecek stok barang yang ada
sesuai dengan pemesanan pelaggan. Ketika barang ada, pelanggan akan
diminta untuk membayar terlebih dahulu sebelum memberikan barang
ditangan pelanggan. Pelanggan akan membayar jumlah nominal ke
bagian kasir sesuai dengan pemesanan pelanggan di sales order. Pada
saat pembayaran bagian kasir akan membuat tagihan dan diberikan ke
pelanggan, setelah dibayar bagian kasir akan membuat bukti
pembayaran, bukti pembayaran akan di-input kedalam database oleh
bagian kasir.
Setelah pelanggan membayar bukti pembayaran diberikan ke
bagian In/Out bersamaan dengan sales order. Bagian In/Out
memberikan sales srder ke bagian gudang untuk mengeluarkan barang
sesuai dengan sales order. Pada saat barang akan dikeluarkan, bagian
gudang akan meng-update stok barang lalu mengeluarkan barang yang
dipesan oleh pelanggan ke bagian In/Out.
Pada saat barang yang dipesan dan telah lunas dibayar oleh
pelanggan sampai di bagian In/Out, barang dicek kembali setelah dicek
barang diberikan ke bagian pengiriman. Bagian pengiriman akan
membuat surat jalan dan delivery order. Setelah itu barang akan dikirim
ke pelanggan bersama dengan surat jalan dan delivery order.
Pada akhir bulan bagian kasir akan membuat laporan penjualan
dan diserahkan ke bagian accounting, bagian finance membuat laporan
keuangan. Laporan-laporan tersebut akan diserahkan ke Manager.
Pada saat PT. Bangunan Jaya Perkasa ingin melakukan
pembelian stok barang, yang pertama dilakukan adalah bagian
MD/purchasing melakukan pemesanan barang ke supplier dengan
membuat purchase order dan mengirimkannya melalui fax ke supplier.
88
Supplier akan mengirimkan barang, surat jalan, dan fotocopy purchase
order yang sebelumnya dikirim oleh bagian MD/purchasing.
Barang yang dikirimkan oleh supplier akan diterima oleh
bagian In/Out. Bagian In/Out akan mengecek barang yang dikirim
sesuai dengan surat jalan dan purchase order. Apabila ada barang yang
rusak, barang tersebut langsung dikembalikan pada saat pengiriman itu
juga dan bagian In/Out akan membuat laporan barang reject dan
diserahkan kepada bagian MD/purchasing. Setelah barang dikonfirmasi
lalu diberikan ke bagian gudang, bagian gudang akan meng-input kode
barang dan nomor surat jalan ke dalam database dan mengalokasikan
tempat penyimpanan barang. Bagian gudang akan membuat laporan
barang masuk dan diserahkan ke bagian accounting. Bagian accounting
akan membuat laporan pembelian dan di-input kedalam database
89
3.3.6 Data and Information
3.3.6.1 Object State Transition Diagram
Gambar 3.13 Object State Transition Diagram
92
3.3.6.3 Activity/Entity Matrix
Berikut ini merupakan Matrix yang memperlihatkan aktivitas
bisnis yang mempengaruhi entitas data di dalam perusahaan.
Tabel 3.8 Activity/Entity Matrix
Keterangan :
C : Create
R : Read
U : Update
X : Tidak mempunyai wewenang untuk mengakses fungsi bisnis yang terkait diatas.
Subject Data Fungsi Bisnis
Pel
angg
an
Supp
lier
Bar
ang
Sale
s O
rder
Buk
ti
Pem
baya
ran
Pur
chas
e O
rder
Tag
ihan
P
embe
lian
Sura
t Ja
lan
Del
iver
y O
rder
Melayani Order R X X C X X X X X
Mengeluarkan Barang X X RU R X X X X X
Mengirim Barang X X X R R X X C C
Melakukan Pemesanan
Barang
X R R X X C X X X
Melakukan Pengecekan Stok
Barang
X X R R X X X X X
Melakukan Pengecekan
Kesesuaian Barang Masuk
X X R X X R X X X
Melakukan Pengecekan
Kesesuaian Barang Keluar
X X X R X X X X X
Mengupdate Stok Barang X X CU R X R X X X
Melunasi Tagihan Pembelian X R X X X R R X X
Menerima Pembayaran X X X R C X X X X
93
3.3.6.4 Data Dictionary
Berikut ini adalah class / entity yang ada di dalam sistem PT
Bangunan Jaya Perkasa, di sajikan dalam bentuk tabel sebagai berikut
Tabel 3.9 Data Dictionary
No Field Name Data Type
Field Length
Key Description
Pelanggan 1. ID_Pelanggan Char 4 PK Kode Pelanggan 2. Nama Varchar 20 Nama Lengkap Pelanggan 3. Alamat_Rumah Varchar 50 Alamat Lengkap Rumah
Pelanggan 4. Telepon Char 15 Nomor Telepon Pelanggan 5. Nomor_KTP Char 16 Nomor KTP Pelanggan 6. Nomor_NPWP Char 16 Nomor NPWP Pelanggan 7. Jenis_Usaha Varchar 15 Jenis Usaha Pelanggan Barang 1. ID_Barang Char 16 PK Kode Barang 2. ID_Purchase_Order Char 15 FK1 Kode_PO 3. Merk Varchar 10 Merk Barang 4. Harga Int 6 Harga Barang 5. Jumlah Int 4 Jumlah Barang Detil Barang 1. ID_Barang Char 16 PK Kode Kategori 2. Warna Varchar 10 Warna Barang 3. Tipe Varchar 16 Tipe Barang 4. Ukuran Varchar 10 Ukuran Barang 5. Lokasi_Penyimpanan Varchar 10 Lokasi Penyimpanan Barang 6. Lokasi_Display Varchar 10 Lokasi Display Barang Supplier 1. ID_Supplier Char 4 PK Kode Supplier 2. Nama Varchar 20 Nama Lengkap Supplier 3. Telepon Char 15 Nomor Telepon Supplier 4. Alamat Varchar 50 Alamat Lengkap Supplier 5. Jenis_Pasokan Varchar 20 Jenis Pasokan Barang 6. NPWP Int 16 Nomor NPWP Supplier Sales_Order 1. ID_Sales_Order Char 15 PK Kode Sales Order 2. ID_Pelanggan Char 4 FK1 Kode Pelanggan 3. ID_Barang Char 16 FK2 Kode Barang 4. Jumlah_Barang Int 4 Jumlah Barang yang
Diminta 5. Tanggal Datetime 8 Tanggal Permintaan Barang Surat Jalan 1. ID_Surat_Jalan Char 15 PK Kode Surat Jalan 2. ID_Sales_Order Char 15 FK1 Kode Sales Order
94
3. Tanggal_Pengiriman Datetime 8 Tanggal Pengiriman Barang 4. Nama_Supir Varchar 20 Nama Supir 5. Nomor_Mobil Varchar 8 Nomor Mobil Pengiriman Delivery Order 1. ID_Delivery_Order Char 15 PK Kode Delivery Order 2. ID_Sales Order Char 15 FK1 Kode Sales Order 3. Tanggal Datetime 8 Tanggal Delivery 4. Status Varchar 10 Status Pengiriman Barang Reject 1. ID_Barang_Reject Char 16 PK Kode Barang Reject 2. ID_Barang Char 16 FK1 Kode Barang 3. ID_Purchase Order Char 15 Kode Purchase Order 4. Jumlah Int 4 Jumlah Barang Reject 5. Tipe Varchar 16 Tipe Barang Reject Purchase Order 1. ID_Purchase_Order Char 15 PK Kode Purchase Order 2. ID_Supplier Char 4 FK1 Kode Supplier 3. ID_Barang Char 16 FK2 Kode Barang 4. Tanggal_Pesan Datetime 8 Tanggal Pemesanan Barang 5. Jumlah Int 4 Jumlah barang yang dipesan Detil Purchase Order 1. ID_Purchase_Order Char 15 PK Kode purchase order 2. Tipe Varchar 16 Tipe Barang 3. Merk Varchar 16 Merk Barang 4. Ukuran Varchar 10 Ukuran Barang Tagihan 1. ID_Tagihan Char 15 PK Kode Tagihan 2. ID_Sales_Order Char 15 FK Kode Sales Order 3. Jumlah_Tagihan Char 8 Jumlah Tagihan 4. Tanggal Datetime 8 Tanggal penagihan Bukti Pembayaran 1. ID_Bukti_Pembayaran Char 15 PK Kode Bukti Pembayaran 2. ID_Tagihan Char 15 FK1 Kode Tagihan 3. ID_Sales_Order Char 15 FK2 Kode Sales Order 4. Status Varchar 10 Status Pembayaran 5. Tanggal Datetime 8 Tanggal Pembayaran 6. Total_Harga Varchar 12 Total Harga Pembayaran
95
3.3.7 System and Application
3.3.7.1 System Communication Description
Gambar 3.15 System Communication Description
Dari gambar diatas dapat menunjukan bahwa alur jaringan dari
dalam perusahaan maupun luar perusahaan, dimana jaringan terluas
adalah jaringan telepon yang digunakan untuk melakukan pemesanan
barang ke supplier. Untuk didalam perusahaan sendiri yang
menghubungkan satu bagian dengan bagian lain dan ke database
menggunakan jaringan LAN, sedangkan untuk jaringan internet
terbatas hanya digunakan oleh top level management untuk
mendukung pengambilan keputusan dan email.
System PT. Bangunan Jaya Perkasa (BJ
Profesional)
LAN
FIREWALL
Internet
Jaringan
Telepon
96
3.3.7.2 System Data Flow Diagram
1. Data Flow Diagram Pembelian PT. Bangunan Jaya Perkasa
Gambar 3.16 Data Flow Diagram Pembelian PT. Bangunan Jaya Perkasa
97
2. Data Flow Diagram Persediaan
Gambar 3.17 Data Flow Diagram Persedian PT. Bangunan Jaya Perkasa
99
3.3.8 Network Connectivity Diagram
Gambar 3.19 Network Connectivity Diagram
Struktur jaringan pada PT. Bangunan Jaya Perkasa, dibagi menjadi 3
lantai. Seperti pada gambar 3.19 terdiri dari 3 bagian, dari paling bawah adalah
lantai 1 dan paling atas adalah lantai 3 yang merupakan kantor dan terdapat
komputer admin. Dihubungkan oleh 5 hub, 1 router, 1 modem, dan 1 server.
3.3.9 Security and Privacy
Keamanan merupakan suatu hal yang sangat vital untuk menjaga
kelangsungan perusahaan dalam hal pencurian atau hal lain yang berbau
kriminal. PT. Bangunan Jaya Perkasa telah memiliki sistem keamanan 24 jam,
dimana sistem keamanan tersebut membantu perusahaan menjaga kerahasiaan
data / informasi maupun keamanan asset perusahaan dalam bentuk fisik.
Sistem keamanan yang ada pada PT. Bangunan Jaya Perkasa dapat
digambarkan sebagai berikut.
100
Tabel 3.10 Security and Privacy
3.3.10 Standard
3.3.10.1 Technology Forecast
Saat ini teknologi adalah suatu hal yang utama pada suatu
perusahaan, dimana dengan adanya teknologi dapat meringankan atau
mempercepat proses bisnis yang ada di perusahaan. Berikut adalah
penjabaran teknologi saat ini yang digunakan oleh PT. Bangunan
Jaya Perkasa.
Keamanan Data / Informasi Keamanan Aset-Aset Fisik
1. BJ Profesional hanya memberikan
hak akses pada setiap individu /
bagian yang bersangkutan dan
dilengkapi dengan password.
2. Setiap komputer individu dipasang
password.
3. Setiap karyawan mendapatkan SP
jika tidak mengunci komputer saat
ditinggal.
4. Backup data ke HDD eksternal
setiap sore hari sebelum tutup hari.
5. Antivirus terupdate disetiap
komputer.
1. CCTV online 24 Jam di setiap sudut
ruangan.
2. Sensor gerak dan Access Card ADT
pada ruangan direktur yang
terhubung langsung dengan
kepolisian.
3. Security 24 Jam.
4. Sebelum tutup hari seluruh sudut
ruangan akan dicek dan dikunci oleh
bagian security.
5. Setiap karyawan diwajibkan untuk
mengunci meja, laci, ruangan,
sebelum ditinggalkan.
6. Setiap orang (terkecuali karyawan)
yang ingin masuk kedalam area
kantor atau gudang, diwajibkan
menukarkan KTP dengan
VisitorCard pada bagian security.
101
Tabel 3.11 Technology Forecast
Technology Forecast Jenis Keterangan
Jumlah
Hardware Komputer Processor - Intel Dual Core E2160 1.8Ghz
Mboard - ASUS P5G41T-M LX3 Ram - 1GB VGA - OnBoard HDD - 80 GB LCD - Acer 163W Keyboard - Logitech Mouse - Logitech
19
Printer Epson LX300 5 Epson TM-U220PD
4
Laptop HP Probook 4331s
1
Koneksi Hub 5 Model D-link 1 Router D-link 615
1
Server HP ProLiant ML150 G2 1
Software Operating System Windows XP Profesional sp2
19
Pendukung Windows Essential 2012 19 BJProfesional 19 Microsoft Office 2007 19
3.3.10.2 Knowledge & Skill Profile
Dalam perekrutan karyawan serta penempatannya, PT
Bangunan Jaya Perkasa menempatkan karyawannya berdasarkan
kemampuan dan tanggung jawab yang diberikan telah disesuaikan
dengan kompetensi yang mereka miliki.
102
Tabel 3.12 Knowledge & Skill Profile
Knowledge and Skills Profile
Sale
s
Bag
ian
Kas
ir
Bag
ian
Gud
ang
Bag
ian I
n /
Out
Bag
ian
MD
Bag
ian
Acc
ountin
g
Man
ager
Bag
ian
Pen
giri
man
Bag
ian
Fin
ance
1.0 Melayani Order Menerima Permintaan Barang X Mengecek Ketersediaan Barang ke
Database. X
Membuat SO X Mengkonfirmasi Pembayaran X X Mengeluarkan Barang X Meng-update Stok Barang X 2.0 Melakukan Pembelian Barang Membuat Purchase Order X Mengecek kesesusaian Barang
yang Datang X
Mengupdate Stock Barang X
Membuat Laporan Barang Masuk X Membuat Laporan Pembelian X 3.0 Melakukan Retur Pembelian Barang Mengecek Kondisi Barang yang
ingin di Retur X
Mengembalikan Barang Retur X Membuat Laporan Barang Reject X
Meng-update Stok Barang X 4.0 Pengiriman Barang Membuat SJ dan DO sesuai
dengan SO X
Mengirim Barang X 5.0 Menerima Pembayaran Membuat Tagihan Penjualan X Membuat Laporan Penjualan X Menerima Pembayaran X
7.0 Melakukan Pembayaran Tagihan Pembelian Mengecek Tagihan Pembelian
dengan PO X
Membayar Tagihan X 8.0 Menyetujui Dokumen Menyetujui Dokumen Keuangan X Menyetujui Dokumen Pembelian X 9.0 Pemahaman Terhadap Software BJ Proffesional X X X X X X X
103
3.3.11 Workforce
Gambaran strategi pada setiap divisi dengan tugasnya masing-masing
yang saling berkesinambungan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
oleh perusahaan. Dengan adanya perencanaan strategi pada tingkat
managemen dan karyawan, diharapkan dapat meningkatkan produktifitas dan
mendorong perusahaan untuk lebih mudah mencapai goal.
Perencanaan strategi pada tingkat manajemen adalah sebagai berikut:
1. Mencari informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan dikemudian
hari.
2. Meningkatkan kemampuan manajemen dalam hal kepemimpinan.
3. Meningkatkan kemampuan manajemen dalam mengontrol kegiatan
operasional perusahaan.
Perencanaan strategi pada bagian Staff adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan produktivitas karyawan.
2. Meningkatkan kedisiplinan karyawan dalam perusahaan.
3. Memberikan reward kepada karyawan apabila target tercapai.
3.4 EA Management Plan
3.4.1 EA Program Management
3.4.1.1 Governance and Principles
104
Gambar 3.20 Governance and Principles
Tujuan dari pengembangan EA di PT.Bangunan Jaya Perkasa
untuk meningkatkan Strategi, Bisnis dan Teknologi yang ada
sekarang untuk 3 tahun kedepan. Dimana pengawasan atas program
EA ini akan dilakukan oleh Direktur Utama sendiri dan dibantu oleh
bagian keuangan, dengan harapan adanya peningkatan EA dapat
membantu perusahaan lebih cepat mencapai visinya.
3.4.1.2 Support for Strategy and Business
Dengan adanya dukungan EA program dapat membantu
menyeimbangkan antara strategi yang dimiliki perusahaan dengan
proses bisnis yang berjalan sekarang dan kedepanya sehingga dapat
dilihat pengukuran dimana letak kelemahan perusahaan. Sehingga
dengan adanya EA dapat menghasilkan strategi yang baru dan
dukungan teknologi yang terbaru, dan mendukung proses bisnis yang
lebih cepat dan tepat.
105
3.4.1.3 EA Roles and Resposibility
Dalam pelaksanaan EA pada PT. Bangunan Jaya Perkasa
diperlukan Penanggung jawab dan Tim pelaksanaan.
Tabel 3.13 EA Roles and Resposibility
EA Team Position EA Team Role EA Responsibility
Direktur utama Pemimpin dan Pengambilan
keputusan
Menyetujui rancangan EA dan
menjaga konsistensinya.
Bagian IT Penanggung Jawab dan
pelaksana
Program EA
Bertanggung jawab,
Melaksanakan dan mengerjakan
segala sesuatu yang terjadi
selama program EA dijalankan
dan sesuai dengan jangka waktu
yang telah ditetapkan.
Webmaster Website support Pemeliharaan dari situs EA, isi
yang berhubungan, dan link ke
situs lain yang diperlukan
3.4.1.4 EA Program Budget
Untuk jangka waktu tiga tahun kedepan PT. Bangunan Jaya
Perkasa memerlukan pengembangan pada teknologi atau IT yang
digunakan saat ini, agar dapat mengembangkan bisnis perusahaan.
Berikut adalah tahapan-tahapan yang diperlukan oleh PT. Bangunan
Jaya Perkasa :
Tahun 2014
1. Memperbaiki struktur jaringan.
2. Memperbaiki proses bisnis yang ada.
3. Menambahkan bagian IT pada struktur organisasi.
4. Menganalisa dan meng-identifikasi proses bisnis yang ada.
5. Menambahkan modul cart pada website perusahaan.
106
Tabel 3.14 EA Program Budget Tahun 2014
Tahun 1 Rate Quantity Biaya Pembelian
Total
1. Enterprise Architecture 1.1 System
Analyst Rp 8.000.000
1
Rp 8.000.000
1.2 Data Architect Rp 5.000.000
1
Rp 5.000.000
UTP Cable (Belden) 305 Meter
2
Rp 925.000
Rp 1.850.000
1.3 D-Link N Wireless Router 4 Port 300Mbps-DIR 615
1
Rp 355.000
Rp 355.000
1.4 D-Link Switch 24 port 10/100 Mbps, Auto sensing - DES-1016A
1
Rp 360.000
Rp 360.000
1.5 Modul cart pada website PT. Bangunan Jaya Perkasa dengan menggungakan outsource (zent cart)
Rp 3.500.000
Rp 3.500.000
Total Rp 19.065.000
107
Tahun 2015
1. Memberikan training kepada karyawan, agar dapat meningkatkan
kemampuannya pada tiap divisi yang bersangkutan.
2. Membangun sistem informasi baru berbasis website “Bangunan
Jaya Integrated System” yang terintegrasi pada setiap bagian dan
mendukung SCM.
3. Meningkatkan keamanan sistem informasi perusahaan dengan
nambahkan antivirus.
4. Mengganti server lama untuk mendukung sistem informasi baru,
dan diletakan diruangan dengan pendingin udara khusus.
5. Menambahkan 1 unit PC pada bagian pengiriman.
Bangunan Jaya Integration System akan dibangun secara
outsourching maka biaya yang diperlukan pada tahun kedua adalah :
Tabel 3.15 EA Program Budget Tahun 2015
Tahun 2 Rate Quantity Biaya
Pembelian
Total
1. Enterprise Architecture
1.1 System
Analyst
Rp 8.000.000
1
Rp 8.000.000
1.2 Data
Architect
Rp 5.000.000
1
Rp 5.000.000
1.3 Web
Programmer
Rp 5.000.000
2
Rp 10.000.000
2. Infrastructure
2.1 Server IBM
System
X3500M4-
B2A
1
Rp 26.567.200
Rp 26.567.200
2.2 PC 1 Rp 4.039.000 Rp 4.039.000
108
2.3 Monitor
AOC 15.6"
E1620SWB
LED
3 Rp 615.000 Rp 1.845.000
2.4 Kaspersky
Small Office
Security – 10
User
2
Rp 2.601.000
Rp 5.202.000
2.5 Maintenance Rp 1.000.000 Rp 1.000.000
Total Rp 61.653.200
Tahun 2016
1. Mengganti sistem lama yang melakukan input persediaan
secara manual, dengan sistem baru dengan memanfaatkan
TAG & Reader RFID.Memperluas gedung PT. Bangunan
Jaya Perkasa dengan membeli lahan baru.
2. Me-review kinerja Bangunan Jaya Integrated System, dan
menonaktifkan BJProfesional.
3. Menghapuskan Bagian In – Out dari struktur organisasi.
Berikut adalah biaya yang akan dikeluarkan pada tahun ke tiga :
Tabel 3.16 EA Program Budget Tahun 2016
Tahun 3 Rate Satuan Biaya
Pembelian
Total
1. Enterprise Architecture
1.1 System
Analyst
Rp 8.000.000
1
Rp 8.000.000
1.2 Data
Architect
Rp 5.000.000
1
Rp 5.000.000
2. Infrastructure
2.1 Tag Mifare
109
1K 2000 Rp 5.000 Rp 10.000.000
2.2 Reader
RFD510P
4
Rp 9.000.000
Rp 28.000.000
2.3 Maintenance Rp 1.000.000 Rp 1.000.000
Total Rp 52.000.000
3.4.2 EA Current Architecture Summary
3.4.2.1 Strategic Goals and Initiatives
Tabel 3.17 Strategic Goals and Initiatives
3.4.2.2 Business Services and Information Flows
Di dalam proses bisnis perusahaan yang sedang berjalan akan
sedikit berbeda dengan yang akan di usulkan, karena proses bisnis
yang ada diperusahaan saat ini masih kurang efektif dalam
penyampaian data dan informasi masih memakan waktu karena
pengunaan teknologi yang masih kurang dan masih menggunakan
kertas. Dalam pengusulan yang diajukan diproses bisnis perusahaan
tersebut, perusahan dapat terhubung langsung dengan sistem baru
yang berbasis WEB dan penggunaan RFID untuk bisa menjaga
keamanan barang yang keluar dan masuk dari gudang, agar mencapai
kinerja maksimal dalam bekerja.
Strategic Goal Strategic Initiative Supporting EA Component(s)
Menjadi perusahaan ritel bahan bangunan nasional yang berkontribusi dalam pembangunan negara serta dipercaya oleh masyarakat
Indonesia.
Perusahaan menciptakan ide-ide baru demi
meningkatkan penjualan dalam persaingan ketat dengan pendatang baru
dan lama dengan memanfaatkan teknologi
yang tersedia.
New website database, New hardware database server, New stok sistem hardware dan software.
110
3.4.2.3 IT Security
Security yang dimiliki oleh PT. Bangunan Jaya Perkasa yaitu,
secara fisiknya adalah menggunakan CCTV 24 jam disetiap sudut
ruangan, penggunaan ADT pada ruangan direktur yang terhubung
langsung dengan kepolisian, penukaran Visitors Card dengan KTP,
pengamanan oleh satpam 24 jam, dan pengecekan ruangan dan laci
lemari yang belum terkunci, serta penggunaan access card untuk
setiap karyawan perusahaan.
Untuk keamanan data dan informasi, akan di instal software
anti-virus untuk setiap komputer di perusahaan dan ter-update, pem-
back up-an data ke dalam HDD eksternal, pemasangan password di
setiap komputer, dan pembedaan hak akses untuk setiap
penggunanya.
3.4.2.4 EA Standard
Karena sebelumnya PT. Bangunan Jaya Perkasa belum
menggunakan standart ISO maka, kami usulkan untuk menggunakan
ISO yaitu :
1. ISO 14258 (1998)
Merupakan standard internasional untuk Enterprise Architecture
mengenai konsep dan peraturan untuk model enterprise (concept
and rules for enterprise architecture model).
2. ISO 15704 (2000)
Merupakan standard internasional untuk Enterprise Architecture
mengenai syarat untuk enterprise architecture dan metodologi
yang diperlukan sebagai acuan (Requ irement for Enterprise
Reference Architectures and Methodologies).
3.4.2.5 Workforce Requirement
Dengan penambahan bagian IT dan penggunaan tekonologi
baru, maka dibutuhkan requirements yaitu, penambahan karyawan
111
dibagian IT sekitar 2 sampai 3 orang untuk me-maintance sistem dan
jaringan.
3.4.3 EA Architecture Summary
3.4.3.1 Future Operating Scenario
Future Operating Scenario merupakan sebuah dokumen naratif
yang menjelaskan operasi perusahaan akan dioperasikan untuk
beberapa tahun kedepan. Hal yang diusulkan untuk masa depan
perusahaan adalah dengan mengubah beberapa komponen dari
business flow, hal ini bertujuan untuk menyelesaikan masalah
perusahaan, dan memberikan solusi terbaik dengan mengubah sistem
input stok barang menggunakan RFID. Dengan penambahan sistem
RFID ini, diharapkan kejadian seperti hilangnya stok barang dapat
diminimalisir.
Untuk aplikasi, di PT Bangunan Jaya Perkasa akan
dikembangkan aplikasi yang real time, mengingat masalah yang
dihadapi adalah seringnya hilang stok barang akibat sistem update
stok masih manual, dan beberapa proses bisnis masih kurang up to
date, sehingga perlu dibuat suatu aplikasi yang dapat memberikan
informasi secara real time. Aplikasi yang diusulkan adalah dengan
membuat aplikasi berbasis web yang nantinya akan dinamakan
Bangunan Jaya Integrated System.
Kemudian untuk struktur organisasi, bagian in / out akan
digabungkan dengan bagian gudang. Kemudian akan diusulkan juga
untuk menambahkan bagian IT untuk menangani masalah – masalah
IT perusahaan seperti masalah jaringan komputer, hardware,
software, dan lain sebagainya.
112
3.4.3.2 Planning Assumptions
Planning assumption untuk mengusulkan business flow masa
depan perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Menambahkan bagian IT pada Struktur organisasi.
2. Menggabungkan bagian gudang dengan bagian In/Out.
3. Membangun aplikasi berbasis website “Bangunan Jaya Integrated
System” yang terintegrasi pada setiap bagian terutama bagian
gudang, agar mempermudah pengambilan keputusan dan
mempercepat proses bisnis yang ada.
4. Menerapkan sistem RFID pada bagian gudang.
5. Memperluas gedung PT. Bangunan Jaya Perkasa dengan membeli
lahan baru.
6. Menambahkan fasilitas pendukung pergudangan seperti lift
barang, sehingga mempermudah proses keluar masuk barang.
3.4.3.3 Sequencing Plan
Berikut ini merupakan gambaran dari PT Bangunan Jaya
Perkasa, dimana S1 - S2 adalah gambaran sistem yang telah
digunakan perusahaan, S2 - S3 adalah usulan untuk tahun pertama,
S3- S4 adalah usulan untuk tahun kedua, dan S4 - S5 adalah usulan
untuk tahun ketiga.
113
Gambar 3.21 Sequencing Plan Usulan
Penjelasan sequencing diagram:
- S2 - S3 Tahun Pertama (2014)
Usulan tahun pertama adalah dengan menerapkan sistem
informasi yang berbasis real time yang diterapkan PT Bangunan
Jaya Perkasa, karena sistem informasi ini akan memudahkan user
untuk membuat, membaca, dan menerima laporan – laporan yang
dibutuhkan dalam jangka waktu tertentu.
- S3 - S4 Tahun Kedua (2015)
Usulan tahun kedua adalah PT Bangunan Jaya Perkasa juga akan
membuat sebuah aplikasi berbasis website, hal ini untuk
mempermudah pertukaran informasi antar bagian yang ada di
dalam perusahaan PT Bangunan Jaya Perkasa.
- S4 - S5 Tahun Ketiga (2016)
Usulan tahun ketiga adalah dengan menerapkan sistem RFID. Hal
ini dimaksudkan untuk mencegah atau setidaknya mengurangi
BJ Proffesional
Integrated Real Tme
Information System
Aplikasi Berbasis Website Bangunan Jaya
Integrated System
Sistem RFID
*
*
*
*
* *
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
S1 S2 S3 S4 S5
Penginputan Stok Barang
Manual
114
resiko hilangnya stok barang, dan juga untuk meningkatkan
efektifitas dan efisiensi waktu dalam meng-update stok barang.
3.4.3.4 Estimasi Waktu
Dalam mengukur estimasi waktu berdasarkan sequencing plan,
kami membuat sebuah gambaran estimasi waktu yang harus
dilakukan oleh PT Bangunan Jaya Perkasa pada tahun pertama,
kedua, dan ketiga.
Tabel 3.18 Estimasi Waktu
Pada tahun pertama, PT Bangunan Jaya Perkasa akan membuat
perancangan sistem informasi berbasis real time selama kurang lebih
6 bulan, setelah itu akan dilakukan simulasi selama 2 bulan, training
2 bulan bersamaan dengan implementasi, dan sistem ini dapat
dikembangkan.
No
Implementasi
Kegiatan
Timeline
2014 2015 2016
S
1
S
2
S
1
S
2
S
1
S
2
1 Sistem
Informasi
Berbasis
Real Time
-Perancangan
-Simulasi
-Training
-Implementasi
2. Website -Perancangan
-Training
-Implementasi
3. RFID -Perancangan
-Training
-Implementasi
115
Tahun kedua, setelah dibuat sistem, maka akan dirancang
website kurang lebih 2 bulan, dan membutuhkan training kurang lebih
2 bulan, dan akan di implementasi terus kedepannya.
Untuk tahun ketiga, untuk menyiapkan visi dan misi PT.
Bangunan Jaya Perkasa, akan dibangun sebuah sistem RFID untuk
mencegah atau setidaknya mengurangi resiko hilangnya stok barang,
dan juga untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi waktu dalam
meng-update stok barang.
EA Repository
Gambar 3.22 EA Repository
(Sumber : Porter, 2005)
116
High Level View
Untuk EA Repository bagian High Level View, menunjukkan komponen-komponen seperti
Strategic Plan, Business Plan, Knowledge Warehouse, Business Systems, Wide Area Network,
dan Security Program. Komponen-komponen tersebut digunakan hanya untuk para eksekutif
yang berisikan diagram-diagram yang menunjukkan proses pelaksanaan Enterprise
Architecture di perusahaan. Namun untuk eksekutif dapat juga mengakses bagian Mid Level
View dan Detailed View.
Mid Level View
Untuk EA Repository bagian Mid Level View, menunjukkan komponen-komponen seperti
Goals & Initiative, Business Processes, Information Flows, Support Systems, Local Area
Network, dan System Certifications. Komponen-komponen tersebut digunakan hanya untuk
manajer operasional yang berguna untuk mengukur goal-nya sudah tercapai atau belum serta
mengukur kinerja dari proses bisnis perlu adanya peningkatan atau tidak, dan perlunya
kebutuhan TI terhadap kinerja perusahaan. Hak akses untuk bagian manajer operasional atau
manajer menengah dapat mengakses bagian Mid Level View dan Detailed View.
Detailed View
Untuk EA Repository bagian Detailed View, menunjukkan komponen-komponen seperti
Performance Measures, Investment Portfolio, Data Dictionary, Application Inventory,
Buildings & Equipments, dan Data Privacy. Komponen-komponen tersebut digunakan oleh
para staff perusahaan yang berguna untuk memberikan perincian dari pekerjaan dalam
pelaksanaan Enterprise Architecture. Bagian Staff hanya dapat mengakses Detailed View.