53

BAB 3

DESKRIPSI RUANG SERVER DI PERUSAHAAN

3.1 Company Profile

PT Parit Padang Global, distributor farmasi dan kesehatan dengan real-

time online computer system yang pertama, didirikan oleh Bapak Tan Tjhoen

Lim pada tahun 1956. Nama Parit Padang diambil dari nama salah satu desa di

Pulau Bangka yang menginspirasi pendiri SOHO Group tersebut untuk menjadi

suatu perusahaan distribusi di bawah naungan SOHO Group.

Di bawah kepemimpinan yang kuat dari Bapak Tan Eng Liang, penerus

sang pendiri, PT Parit Padang Global tumbuh dengan pesat dan dinamis menjadi

salah stau perusahaan yang memimpin di Indonesia, seperti yang dinyatakan

pada visi perusahaan.

Selama lebih dari 50 tahun, dengan berkesinambungan dan konsisten PT

Parit Padang Global telah mendistribusikan produk-produk farmasi yang

terkemuka yang diproduksi oleh sister companies PT Parit Padang Global, yaitu

PT Soho Industri Pharmasi dan PT Ethica Industri Pharmasi, juga dari

perusahaan-perusahaan global lainnya, seperti AstraZeneca, Pfizer, Kimberly

Clark, dan lain-lain.

Untuk mendukung proses opersionalnya yang tersebar di seluruh bagian

di Indonesia dan untuk mempertahankan daya saing perusahaan, PT Parit

Padang Global meningkatkan sistem komputernya untuk menjadi perusahaan

distribusi farmasi dengan real-time online computer system yang pertama pada

54

tahun 2000. Hal ini memungkinkan kantor pusat perusahaan untuk menerapkan

suatu database yang terpusat untuk mendukung operasi sehari-hari pada semua

cabang penjualannya.

PT Parit Padang Global melakukan distribusi ke lebih dari 129.000 retail

berupa farmasi, rumah sakit, pusat kesehatan, klinik, dan outlet modern maupun

tradisional di seluruh Indonesia. Angka ini terus bertambah seiring dengan

aktivitas promosi di pasar. PT Parit Padang Global memiliki suatu jaringan yang

luas dengan 25 cabang, 46 stasiun, dan 27 partner lokal sebagai sub-distributor

untuk memenuhi kebutuhan pasar Indonesia, yang menghubungkan manufaktur,

farmasi, rumah sakit, lembaga kesehatan, dokter, suster, dan outlet modern

maupun tradisional, untuk melayani kebutuhan-kebutuhan konsumennya di

seluruh Indonesia. PT Parit Padang Global memiliki suatu gudang logistik pusat

di Jakarta dan suatu gudang untuk pusat timur di Surabaya untuk mendukung

penjualan yang dilakukan cabang-cabang secara nasional.

PT Parit Padang Global mengimplementasi solusi-solusi informasi pasar

yang menyeluruh dan inovatif, menyediakan para partner PT Parit Padang

Global real-time online data dari penjualan produk perusahaan. PT Parit Padang

Global menggunakan IFS (Industrial and Financial System), suatu Enterprise

Resource Planning System dari Swedia yang memungkinkan para partner

perusahaan memonitor peluncuran-peluncuran produk baru, inventory levels,

product returns, discount variability, dan meningkatkan market share dengan

berfokus pada target pasar. IFS dijalankan pada suatu sistem yang terintegrasi

dan terkomputerisasi penuh dengan lebih dari 300 interconnected computers

yang beroperasi 24 jam per hari, 7 hari per minggu, untuk merekam data

penjualan dan stok produk dari seluruh cabang.

55

3.2 Visi dan Misi Perusahaan

3.2.1 Visi

Menjadi salah satu perusahaan pemimpin di Indonesia yang

bergerak pada bidang distribusi produk dan jasa kesehatan yang

berkualitas dan berdedikasi pada tingkat tertinggi dari kepuasan

konsumen.

3.2.2 Misi

Dengan bangga melayani konsumennya dengan terus-menerus

menyediakan produk dan jasa kesehatan yang berkualitas dan mendorong

terciptanya hidup yang berkualitas dengan umur yang panjang.

56

3.3 Struktur Organisasi

3.3.1 Struktur Organisasi PT Parit Padang Global

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Parit Padang Global

57

3.3.2 Struktur Organisasi IT PT Parit Padang Global

Gambar 3.2 Struktur Organisasi IT PT Parit Padang Global

58

3.4 Deskripsi Pekerjaan

1. President Director

• Bertanggung jawab terhadap kemajuan perusahaan dan

mengkoordinasikan seluruh kegiatan perusahaan.

• Memimpin perusahaan dan mengawasi kelancaran perusahaan sesuai

dengan tujuan dan kebijakan yang telah diterapkan.

• Menjalankan hubungan dengan pihak luar, baik swasta maupun

pemerintah, yang bertujuan untuk kelancaran perusahaan.

• Menetapkan kebijakan-kebijakan perusahaan.

• Menerima dan memeriksa laporan dari masing-masing Vice President.

2. Secretary to President Director

• Melaksanakan notulensi dalam kegiatan rapat-rapat berkala Vice

President / Director.

• Mengumpulkan dan mengkompilasi/menyusun rencana kerja dan

anggaran dari tiap departemen untuk diperiksa dan disetujui Director.

• Mengumpulkan dan mengkompilasi/menyusun laporan bulanan tiap

departemen untuk diperiksa dan disetujui Director.

• Mengumpulkan dan mengkompilasi/menyusun laporan tahunan dari

tiap departemen.

3. Executive Vice President Human Capital Development & Public Affairs

• Mengembangkan dan menerapkan model human capital bagi

perusahaan.

• Membangun komitmen dan kemampuan karyawan.

• Mendorong kemampuan organisasi serta meningkatkan kompetensi

karyawan untuk mendukung pertumbuhan bisnis.

59

• Memastikan kelancaran pelaksanaan human capital development.

• Bekerja sama dengan konsultan eksternal untuk memastikan

pelaksanaan human capital development yang efektif.

• Mendorong proyek human capital lain yang diperlukan.

• Mengembangkan dan memelihara hubungan positif dan produktif

dengan media, konsumen, instansi pemerintah yang terkait, tokoh

masyarakat, organisasi, dan masyarakat pada umumnya.

• Mengembangkan strategi dan tanggapan terhadap situasi krisis yang

dapat berdampak negatif terhadap organisasi.

4. Executive Vice President Finance

• Mengkomunikasikan strategi perusahaan kepada dewan direksi.

• Menghadiri rapat direksi.

• Mengawasi perolehan pendapatan.

• Memimpin operasional.

• Mengidentifikasi cara untuk memaksimalkan pendapatan.

• Bekerja dengan komite audit untuk mempersiapkan anggaran.

• Menganalisis laporan keuangan.

• Mengatur tujuan, memonitor pekerjaan, dan mengevaluasi hasil untuk

memastikan bahwa tujuan-tujuan departemen organisasi dan

persyaratan operasi terpenuhi dan sesuai dengan kebutuhan dan misi

organisasi.

5. Strategy & Business Management Director

• Bermitra dengan seluruh department head dan senior manager.

• Mengidentifikasi dan mengklarifikasi kebutuhan dan sasaran bisnis.

60

• Memonitor kemajuan perusahaan untuk memastikan bahwa semua

benchmark tujuan terpenuhi.

• Mengevaluasi dan menyesuaikan proses yang mereka kerjakan sesuai

dengan kebutuhan.

• Mengevaluasi market size dan prestasi para kompetitor.

• Memberikan rekomendasi kepada senior management untuk membantu

dalam pengembangan tujuan perusahaan.

• Bertanggung jawab untuk menciptakan rencana bisnis untuk semua

anak perusahaan baru dan usaha bisnis.

• Bekerja dengan senior management memperbaiki misi dan

mengembangkan tujuan bisnis strategis perusahaan.

6. Executive Vice President Supply & Operations

• Menentukan aturan bisnis di daerah pasokan yang spesifik.

• Menetapkan prioritas dan merencanakan, mengkoordinasikan, dan

memonitor rencana kerja, menyulap tuntutan bersaing dan bekerja

untuk jangka waktu yang minimum.

• Berkomunikasi secara efektif.

• Mampu memelihara hubungan kerja dengan karyawan lainnya.

• Membuat laporan dan melakukan presentasi.

7. Corporate Secretary

• Melakukan kajian legal analisa industri pasar modal secara umum baik

di dalam negeri maupun kawasan regional untuk menilai tingkat resiko

terkait permasalahan hukum di perusahaan.

• Menyusun rekomendasi positioning perseroan dari sudut pandang legal

dikaitkan dengan dinamika dan sentimen pasar.

61

• Menyusun laporan terkait dengan regulasi berkala tentang

perkembangan pasar modal dan pasar keuangan yang mempunyai

relevansi terhadap perusahaan.

• Memfasilitasi permasalahan aspek legal.

• Mengevaluasi berdasarkan kajian hukum atas informasi penting yang

relevan tentang perusahaan sesuai dengan kebutuhan yang terkait

dengan investor.

8. Executive Vice President Consumer Health

• Membantu CSM dan CSA dengan kategori tingkat peramalan

keuangan.

• Melakukan analisis internal / eksternal mengenai penjualan, industri,

dan ROI.

• Mengelola persediaan.

• Mengevaluasi harga dan memberikan rekomendasi untuk CSM, CSA,

dan harga.

• Me-review tingkat layanan dan memberikan saran untuk pelanggan.

9. Executive Vice President Pharma

• Mengelola tim penjualan selama proses penjualan dan komunikasi /

kolaborasi dengan pengiriman jasa outsourcing.

• Bekerja sama dengan grup operasi untuk memberikan masukan sesuai

dengan syarat dan ketentuan yang berlaku.

10. Executive Vice President Distribution

• Bertanggung jawab mengembangkan, mengelola, dan memimpin

distribusi bisnis sebagai pusat laba yang independen.

• Memastikan biaya distribusi efektif dan efisien.

62

• Menghasilkan sebuah budaya keamanan dengan mengadopsi praktik

kerja yang aman.

• Pelayanan terhadap pelanggan:

o Menjadi agen perubahan dan benar-benar mengubah sistem dan

proses untuk berfokus pada kepuasan pelanggan.

o Mendesain metode inovatif di bidang penagihan pembayaran.

a. Secretary to Executive Vice President Distribution

• Menangani data dengan tepat, baik dokumen maupun kertas dan

elektronik.

• Melakukan penelitian, berkomunikasi dengan anggota staf serta

klien.

• Mencatat janji dan memastikan bahwa masing-masing dilakukan

pada waktunya.

• Mengatur dan menjadwalkan pertemuan.

• Menginformasikan dewan direksi dan para pemangku kepentingan

tentang pertemuan dan agendanya.

b. Distribution Operation Division Head

• Memeriksa dan memverifikasi catatan mengenai pengiriman dan

pengendalian persediaan.

• Mengatur setiap divisi bisnis dengan tetap mempertahankan dan

meningkatkan efisiensi operasional.

• Mengembangkan dan mempertahankan tim kerja yang produktif

melalui pelatihan dan pengembangan karir.

63

• Meningkatkan perbaikan secara terus-menerus, termasuk ulasan

strategis untuk fungsi gudang dan untuk meningkatkan kualitas

proses dan partisipasi dalam kinerja.

• Berpartisipasi dalam tim manajemen divisi dan memberikan

dukungan langsung kepada divisi.

• Memecahkan masalah dan memberikan solusi.

1) Regional Operation Department Head

• Mengawasi pengembangan bisnis baru dan mengembangkan

strategi untuk memenuhi tujuan keuntungan di wilayah

regional.

• Memberikan masukan mengenai perencanaan yang strategis

dan operasional untuk operasi regional.

• Berpartisipasi dalam pengembangan anggaran fiskal.

• Mengawasi dan bertanggung jawab untuk wawancara

perekrutan, pelatihan karyawan, perencanaan, serta

menetapkan dan mengarahkan pekerjaan dan kinerja penilai.

2) Distribution Operation Support Executive

• Mengawasi kegiatan pergudangan untuk memastikan proses

berjalan sesuai dengan prosedur yang ada, mengawasi kegiatan

gudang untuk mengatur persediaan, menangani produk, dan

layanan lain yang diperlukan.

• Memberikan arahan untuk perbaikan sistem.

• Melakukan pertemuan dengan department head lain untuk

membahas mengenai penjualan, pembelian, produksi, dan

64

catatan pengontrolan, sehingga kegiatan gudang tetap

terkoordinasi dan berjalan dengan lancar.

c. Internal Control & Quality Management Division Head

• Merencanakan dan melaksanakan audit internal dengan

mengidentifikasi, menilai, memantau, dan mengutarakan solusi

untuk semua risiko operasional.

• Mengembangkan dan melaksanakan pekerjaan lapangan audit dari

mengidentifikasi, menganalisis, mengevaluasi, mencatat informasi

dan kesimpulan, menggambar dan membuat rekomendasi pada

proses bisnis berdasarkan hasil audit untuk meningkatkan

pengawasan internal.

• Mengembangkan, menerapkan, dan memelihara kebijakan quality

assurance.

• Menyiapkan sistem pemantauan untuk mengontrol kualitas

produk/jasa dan meningkatkan kualitas untuk mengarahkan praktik

kerja dalam organisasi dengan tujuan untuk mencapai standar

tertinggi dari kualitas yang memenuhi persyaratan pelanggan.

1) Internal Control Department Head

• Melakukan penilaian risiko departemen / bidang fungsional

sesuai dengan jadwal.

• Melakukan pengujian audit terhadap daerah potensi risiko dan

mengidentifikasi masalah yang dilaporkan.

• Memantau dan memberikan saran kepada manajemen untuk

meminimalkan risiko akibat pengendalian internal yang buruk.

65

• Memberikan pelatihan untuk staf mengenai pengawasan

internal.

• Mengembangkan dan menerapkan prosedur operasi yang tepat

untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan yang ada.

2) Quality Management Department Head

• Mengembangkan rencana kerja dan anggaran untuk

departemen peningkatan mutu klinis.

• Memilih, melatih, dan menilai kinerja staf yang ditugaskan.

• Membuat dan memfasilitasi tim kerja.

• Mengidentifikasi peluang peningkatan mutu, terutama yang

berkaitan dengan standar kualitas klinis.

d. Raw Material Trading Division Head

• Menemukan sumber daya terbaik dengan harga terbaik untuk

menjaga proses manufaktur.

• Memantau proses dari awal sampai selesai dan berinteraksi dengan

supplier untuk mendapatkan umpan balik pada semua aspek bahan

baku.

• Menentukan apakah akan menggunakan supplier lagi atau mencari

kualitas yang lebih tinggi atau lebih hemat biaya.

e. Logistic Division Head

• Mengawasi penanganan dan transportasi produk jadi dari saat

meninggalkan jalur produksi hingga mencapai lokasi pelanggan.

• Berkomunikasi dengan departemen penjualan dan perusahaan

transportasi untuk memastikan semua pesanan tiba di lokasi

pelanggan.

66

f. Pharmacy Operation Department Head

• Memberikan informasi obat yang akurat dan tepat waktu kepada

staf kesehatan dan pasien.

• Mendokumentasikan semua kegiatan klinis dan intervensi secara

akurat dan lengkap.

• Mendukung dan berpartisipasi dalam tujuan meningkatkan kualitas

organisasi, manajemen risiko, dan program keselamatan pasien.

• Bertanggung jawab untuk menganalisis dan melaporkan reaksi obat

yang merugikan, kesalahan pengobatan, dan inisiatif farmasi

berkualitas.

• Mengembangkan dan mendokumentasikan kemampuan staf secara

berkelanjutan dan mengembangkan rencana perbaikan ketika

kekurangan dalam kompetensi teridentifikasi.

• Mematuhi semua standar peraturan dan bekerja dengan direktur

farmasi untuk mengidentifikasi dan mengembangkan proses untuk

memenuhi semua standar peraturan.

• Mengawasi dan membantu teknisi farmasi dan staf pendukung

lainnya secara efektif.

• Bekerja dengan direktur untuk menetapkan tujuan dan sasaran

farmasi serta bertanggung jawab untuk pelaksanaan dan

pemantauan.

• Bertanggung jawab dalam hubungannya dengan direktur dan

manajer farmasi klinis untuk mengevaluasi kinerja staf.

• Bertanggung jawab untuk pengembangan dan peninjauan kebijakan

farmasi dan prosedur.

67

g. Marketing Division Head

• Mengawasi penulisan siaran pers, salinan untuk materi pemasaran,

laporan tahunan, iklan, dan bahan terkait lainnya.

• Mengelola hubungan media dan kesempatan penelitian editorial

serta membangun hubungan dengan media industri.

• Membangun dan memelihara hubungan yang kuat dengan

stakeholder.

• Mengembangkan dan mengelola anggaran komunikasi.

• ‘ Memberikan kontribusi terhadap efektivitas total departemen,

berkomunikasi secara terbuka, memecahkan masalah secara

proaktif, menawarkan ide-ide kreatif, dan bekerja sebagai anggota

tim.

• Mengelola anggaran untuk menyediakan semua aktivitas

pemasaran sesuai anggaran yang disetujui.

• Melakukan pekerjaan yang terkait sesuai dengan kebutuhan.

1) Ethical Sales & Marketing Department Head

• Mempelajari kebutuhan pasar dan penawaran pasar.

• Mengarahkan sales kepada target pasar yang telah ditentukan

berdasarkan analisa pasar dan analisa pesaing dalam kompetisi

bisnis.

• Menentukan harga.

• Menganalisa target pasar.

• Melakukan promosi.

2) OTC – Consumer Sales & Marketing Department Head

68

• Mempertimbangkan faktor strategi pemasaran, sehingga

promosi dapat dilakukan lebih efisien serta tepat sasaran.

• Menciptakan produk baru, agar produk tersebut dapat diterima

di pasaran.

3) Health Care Sales & Marketing Department Head

• Membuat janji untuk bertemu dengan klien.

• Menawarkan produk ke dokter.

• Membujuk klien untuk membeli produk.

• Menyediakan layanan purna jual.

• Mengorganisir atau menghadiri konferensi medis.

• Mengelola catatan penjualan dan pelanggan.

4) Product Department Head

• Bekerja dengan direktur pemasaran untuk mendorong

pelaksanaan dan pemasaran produk.

• Mengidentifikasi tren di pasar kompetitif dan menentukan

strategi yang efektif untuk memanfaatkan tren untuk

kepentingan perusahaan.

• Bekerja dengan direktur pemasaran untuk menentukan strategi

produk.

• Bekerja dengan pihak eksternal untuk memastikan informasi

terbaru yang sedang digunakan.

• Melakukan analisis kompetitif, mengkomunikasikan fitur

produk, dan bekerja sama dengan tim internal untuk mengelola

bisnis untuk memastikan kepatuhan batas waktu.

5) Marketing Data Analysis Department Head

69

• Berpartisipasi dalam upaya tim perencanaan untuk proyek-

proyek pemasaran tertentu.

• Merancang dan mengimplementasikan perencanaan data.

• Membuat permintaan dengan menerapkan model statistik dan

kriteria daftar pemilihan.

• Mengekstrak dan memvalidasi daftar.

• Berkoordinasi dengan vendor pengolahan data.

6) Marketing Support Executive

• Membantu tim penjualan untuk menyelenggarakan seminar,

workshop, dan pameran.

• Memastikan dokumentasi produk yang tepat, penyimpanan,

pelabelan, dan kemasan berdasarkan SOP perusahaan.

• Melakukan komunikasi yang efektif dengan rekan internal dan

instansi pemerintah daerah.

h. Financial Control Division Head (for distribution)

• Mengelola fungsi keuangan dan mengawasi tim keuangan.

• Menyusun anggaran dan membuat prakiraan arus kas.

• Memelihara buku besar keuangan dan proses akuntansi.

• Memproduksi laporan keuangan secara tepat waktu.

• Menganalisis keuangan.

• Mengelola kas.

• Memastikan bahwa sistem berjalan tepat dan kontrol internal

diterapkan dan dipelihara.

• Mengawasi proses payroll.

i. Business Development Division Head

70

• Menindaklanjuti peluang bisnis baru dan menyiapkan pertemuan.

• Melakukan perencanaan dan menyiapkan presentasi.

• Mengkomunikasikan perkembangan produk baru untuk calon klien.

• Mengawasi perkembangan pemasaran.

• Menulis laporan.

• Memberikan masukan kepada manajemen.

j. Apoteker Penanggung Jawab

• Membuat dan mensterilisasi obat injeksi dari rumah sakit.

• Membuat obat yang sederhana.

• Memberikan (dispensing) obat, bahan kimia, dan preparat farmasi.

• Mengisi dan memberikan etiket pada semua container yang berisi

obat dan diberikan kepada pasien maupun bagian rumah sakit.

• Mengawasi semua pharmaceutical supplies yang dikirimkan dan

digunakan di berbagai bagian rumah sakit.

• Mengawasi pengeluaran obat narkotika dan alkohol dan membuat

daftar inventory.

• Membuat spesifikasi (kualitas dan sumber) dari pembelian semua

obat, bahan kimia, antibiotika, biological, dan preparat-preparat

yang dipakai dalam pengobatan pasien di rumah sakit.

• Memberikan informasi mengenai perkembangan terbaru berbagai

obat kepada para dokter, perawat, dan orang-orang lainnya yang

berkepentingan.

11. Executive Vice President Medical Affairs, Research, & Development

71

• Mendidik anggota departemen, melihat bagaimana pertanyaan

konsumen ditangani, dan menyediakan layanan informasi untuk

penyedia layanan kesehatan di masyarakat.

• Bekerja dengan urusan regulasi dan departemen hukum untuk

memastikan bahwa semua dokumen tertulis tersebut akurat dan

mematuhi pedoman yang seharusnya.

• Menyediakan informasi dan dukungan lainnya untuk orang-orang yang

diakui ahli di bidangnya.

• Memberikan masukan ilmiah dan keahlian dalam perancangan dan

konstruksi dari semua materi promosi dan acara.

• Meninjau laporan.

12. Information Technology Director

• Melakukan IT management.

• Membuat strategi dan pelaksanaan infrastruktur IT bagi organisasi.

• Mengawasi proyek-proyek teknis agar sejalan dengan tujuan

perusahaan dan mengarahkan efektivitas jaringan, pengembangan,

sistem pemulihan bencana, dan prosesnya.

• Bekerja secara professional dengan IT Engineers untuk menemukan

solusi dalam menjalankan aktivitas perusahaan.

a. Secretary to Executive Vice President IT

• Menyiapkan agenda dan jadwal kerja atasannya, termasuk rapat

dan perjalanan dinas.

• Menyiapkan tagihan, laporan, memo, surat, pernyataan keuangan,

dan dokumen-dokumen lain.

72

• Menerima dan mendistribusikan surat, memo, laporan, dan

dokumen lainnya dari atasannya kepada pihak terkait.

• Membuka, menyortir, dan mendistribusikan surat/dokumen yang

diterimanya.

• Mendokumentasikan surat, memo, laporan, dan dokumen lainnya.

• Menerima dan menyambungkan telepon untuk atasannya.

• Menerima dan mengantarkan tamu untuk atasannya ke ruangan

yang telah ditentukan.

• Mengerjakan tugas-tugas administratif lainnya yang ditugaskan

oleh atasannya.

• Melaksanakan sistem dan prosedur sesuai dengan standar ISO.

• Menyampaikan laporan pelaksanaan kerja sesuai dengan

kebutuhan.

b. IT Business Capabilities Planning & Delivery Department Head

• Pengiriman kemampuan bisnis melalui aplikasi online Akuisisi.

• Memanfaatkan alat administrasi untuk menetapkan pekerjaan dan

menghasilkan laporan seperti dashboard proyek, rencana kapasitas,

dan pemanfaatan sumber daya.

• Mengelola tim yang menghasilkan program yang kompleks yang

sangat terlihat dan penting untuk bisnis.

• Menganggarkan dan mengelola sumber daya manusia dan

keuangan untuk menjalankan program, proyek, dan tim sesuai

target yang dinyatakan.

c. IT Operation Management Division Head

73

• Menerapkan dan mengembangkan sistem informasi, workflow, dan

knowledge management, untuk menunjang aktivitas internal dan

eksternal perusahaan.

• Mengevaluasi dan melakukan tindakan korektif terhadap kinerja

sistem informasi sesuai dengan peningkatan kebutuhan internal dan

eksternal perusahaan mengikuti perkembangan teknologi di bidang

IT.

• Memantau pengeluaran biaya divisi yang dikaitkan dengan

anggaran tahunan yang telah ditetapkan.

• Menetapkan tujuan dan sasaran / target yang harus dicapai oleh

bawahannya dan memberikan bimbingan dalam proses

pencapaiannya.

1) Technology & Security Management Department Head

• Mengawasi operasi keamanan perusahaan serta memberikan

solusi melalui manajemen keamanan organisasi.

• Membangun keamanan perusahaan melalui proses kebijakan,

arsitektur, dan pelatihan.

2) Business System Performance Department Head

• Melakukan penelitian untuk memastikan bahwa sistem aplikasi

bisnis dapat dikembangkan dan dilaksanakan secara efektif

untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang sebenarnya.

d. IT Service Management Division Head

• Mengembangkan dan memelihara hubungan dengan klien.

• Bertanggung jawab atas kepuasan pelanggan.

• Berkomunikasi dengan klien.

74

• Mengembangkan, menerapkan, dan menganalisis laporan untuk

klien.

• Melakukan ulasan layanan reguler secara bulanan / triwulanan.

• Memberikan laporan mingguan kepada manajer layanan klien.

• Berpartisipasi dalam pertemuan tim layanan manajemen.

• Mengembangkan dan mengelola rencana perbaikan layanan kepada

klien.

• Menyajikan informasi kepada klien.

• Mengkoordinasi insiden yang terdapat di tim operasional untuk

menyelesaikan masalah dengan klien.

• Melakukan analisis masalah kinerja dengan klien.

• Mengembangkan dan menjaga hubungan kerja yang baik di seluruh

organisasi.

• Bekerja sama dengan manajer akun dalam mempertahankan klien

bisnis baru.

1) IT Service Operations Department Head

• Mengatur karyawan lainnya termasuk manajer.

• Mendelegasikan sesuai kebutuhan untuk memastikan operasi

berjalan lancar.

2) IT Change Management Department Head

• Mengelola proses change management secara keseluruhan.

• Bekerja sama dengan quality assurance untuk meninjau dan

memperbaharui rencana program secara keseluruhan.

• Menjaga komunikasi yang efektif dengan information

technology services dan semua unit bisnis untuk memastikan

75

bahwa proses dan prosedur change management memenuhi

persyaratan saat ini dan masa depan serta memastikan

kepatuhan terhadap prosedur change management untuk

menciptakan hasil yang berkesinambungan dan dapat

diprediksi.

13. Commercial Division Head

• Membantu direktur komersial.

• Menyelesaikan masalah kontrak dan komersial.

• Bekerja dengan manajer kontrak.

• Menemukan daerah yang tidak sesuai dengan praktik regulasi.

• Memberikan arah dan instruksi.

• Mengkaji, meneliti, dan mengembangkan arus proses operasional.

• Melakukan penilaian risiko.

• Memastikan bahwa semua pemangku kepentingan, seperti administrasi,

operasional, dan keuangan memahami dan mematuhi kewajibannya

sesuai dengan kontrak yang ada.

• Mengelola kegiatan operasional sehari-hari.

14. Alliance Sales & Marketing Director

• Mengembangkan strategi penjualan dan pemasaran.

• Bertanggung jawab atas marjin dalam program layanan aliansi.

• Mengembangkan, memimpin, dan mengarahkan pelaksanaan strategi

aliansi.

• Berkomunikasi dengan klien.

• Mengimplementasikan dan memfasilitasi rencana pemasaran tahunan

bagi perusahaan.

76

• Mengawasi kegiatan pengembangan usaha.

3.4.1 Deskripsi Pekerjaan Struktur Organisasi IT

1. IT Director

• Melakukan IT management.

• Membuat strategi dan pelaksanaan infrastruktur IT bagi

organisasi.

• Mengawasi proyek-proyek teknis agar sejalan dengan tujuan

perusahaan dan mengarahkan efektivitas jaringan,

pengembangan, dan sistem pemulihan bencana beserta prosesnya.

• Bekerja secara profesional dengan IT Engineers untuk

menemukan solusi dalam menjalankan aktivitas perusahaan.

a. Secretary to IT Director

• Menyiapkan agenda dan jadwal kerja IT Director, termasuk

rapat dan perjalanan dinas.

• Menyiapkan tagihan, laporan, memo, surat pernyataan

keuangan, dan dokumen-dokumen lain.

• Menerima dan mendistribusikan surat, memo, laporan, dan

dokumen lainnya dari IT Director kepada pihak terkait.

• Membuka, menyortir, dan mendistribusikan surat / dokumen

yang diterimanya.

• Mendokumentasikan surat, memo, laporan, dan dokumen

lainnya.

• Menerima dan menyambungkan telepon untuk IT Director.

• Menerima dan mengantarkan tamu untuk IT Director ke

ruangan yang telah ditentukan.

77

• Mengerjakan tugas-tugas administratif lainnya yang

ditugaskan oleh IT Director.

• Melaksanakan sistem dan prosedur sesuai dengan standar

ISO.

• Menyampaikan laporan pelaksanaan kerja sesuai dengan

kebutuhan.

b. IT Business Capabilities Planning & Delivery Division Head

• Menganalisa kebutuhan pengelolaan informasi untuk

mendukung aktivitas operasional perusahaan.

• Melakukan studi kelayakan antara kebutuhan perusahaan

dengan pilihan sumber daya yang berkaitan dengan teknologi

informasi yang tersedia di internal dan eksternal perusahaan.

• Memilih dan menyediakan sumber daya yang tepat sesuai

dengan kebutuhan perusahaan.

• Menyusun anggaran tahunan divisi IT.

• Mengimplementasikan visi, misi, dan nilai-nilai budaya kerja

di divisinya.

• Menerjemahkan strategi perusahaan yang telah diturunkan ke

dalam strategi divisi, ke dalam tujuan dan sasaran / target

yang harus dicapai.

1) IT Business Capabilities Department Head

• Bekerja dengan anggota tim untuk mengembangkan

kebijakan perusahaan.

• Menentukan bagaimana menyajikan informasi yang

terbaik dan logis dengan cara yang sesuai dengan media.

78

• Menerapkan inovasi dan praktik terbaik dari perusahaan

terkemuka.

• Melakukan penelitian dan menganalisis perubahan

kebijakan yang telah ditetapkan.

• Membantu memimpin tim dalam mengembangkan

kebijakan dan mengkomunikasikan proses bisnis.

2) IT Business Solutions Department Head

• Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengawasi

semua kegiatan yang berkaitan dengan pengembangan

implementasi desain, dan sistem informasi organisasi

serta aplikasi perangkat lunak.

• Menjaga, mendukung, dan meng-upgrade sistem aplikasi

yang ada.

a) IT System Architecture Specialist

• Bekerja dengan unit bisnis dan teknologi informasi

profesional untuk mengidentifikasi dan

mendokumentasikan kebutuhan proses bisnis.

• Mengidentifikasi dan mendokumentasikan

kekurangan sistem dan merekomendasikan

metodologi baru.

b) IT Application Development Section Head

• Merancang aplikasi prototipe.

• Menunjukkan struktur unit program dan

mengkoordinasikan rencana aplikasi dengan tim

pengembangan atau klien.

79

A. IT Application Developer

• Membuat / mengembangkan aplikasi, laporan

untuk kebutuhan bisnis, baik IFS maupun

aplikasi lainnya, seperti Cognos, Lotus Notes,

dan lain-lain.

• Membuat dokumentasi pengembangan aplikasi.

• Melakukan backup data production sesuai

jadwal piket hari Sabtu.

• Melaksanakan sistem dan prosedur sesuai

dengan standar ISO.

• Menyampaikan laporan pelaksanaan kerja

sesuai dengan kebutuhan.

c. IT Operation Management Division Head

• Menerapkan dan mengembangkan sistem informasi,

workflow, dan knowledge management, untuk menunjang

aktivitas internal dan eksternal perusahaan.

• Mengevaluasi dan melakukan tindakan korektif terhadap

kinerja sistem informasi sesuai dengan peningkatan

kebutuhan internal dan eksternal perusahaan mengikuti

perkembangan teknologi di bidang IT.

• Memantau pengeluaran biaya divisinya yang dikaitkan

dengan anggaran tahunan yang telah ditetapkan.

• Menetapkan tujuan dan sasaran / target yang harus dicapai

oleh bawahannya dan memberikan bimbingan dalam proses

pencapaiannya.

80

1) Technology & Security Management Department Head

a) IT Hardware & Network Performance Section Head

• Melaksanakan sistem dan prosedur sesuai dengan

standar ISO.

• Menyampaikan laporan pelaksanaan kerja sesuai

dengan kebutuhan.

• Mengelola dan menjaga perangkat hardware server.

• Melakukan backup data production pada hari

tertentu.

A. IT Hardware & Network Performance Executive

• Menjaga kelangsungan jaringan komputer dan

telekomunikasi yaitu local area network dan

wide area network: router, hub, switch, radio,

kabel, website perusahaan.

• Mengelola pemasangan dan setting jaringan

baik di kantor pusat maupun di cabang.

• Memantau kinerja jaringan untuk menjamin

kinerja tetap maksimum.

• Menangani masalah yang berkaitan dengan

jaringan.

• Menjaga keamanan perangkat lunak (software

security) untuk web dengan peralatan seperti

firewall, dan lainnya.

2) Business System Performance Department Head

• Mengatur sistem elektronik dan aplikasi.

81

• Mengkonfigurasi hardware dan software komputer.

• Meng-install dan memelihara router dan switch.

• Memecahkan masalah dan memastikan layanan bekerja

dengan baik.

• Mengevaluasi kebutuhan komunikasi pelanggan dan

merekomendasikan produk tambahan / jasa pada saat

yang tepat.

a) IT Messaging Management Specialist

• Menyediakan layanan pendukung yang disediakan

oleh tim Messaging.

• Membuat dan mengirim pesan yang terkait dengan

pekerjaan bisnis untuk klien dan mengubah

kebutuhan bisnis menjadi solusi.

b) IT Application Performance Management Specialist

• Memimpin sebuah tim analis untuk menilai

kebutuhan bisnis dan kemudian memberikan solusi

yang tepat.

d. IT Service Management Division Head

• Mengembangkan dan memelihara hubungan dengan klien.

• Bertanggung jawab atas kepuasan pelanggan.

• Berkomunikasi dengan klien.

• Mengembangkan, menerapkan, dan menganalisis laporan

untuk klien.

• Melakukan ulasan layanan reguler secara bulanan /

triwulanan.

82

• Memberikan laporan mingguan kepada manajer layanan

klien.

• Berpartisipasi dalam pertemuan tim layanan manajemen.

• Mengembangkan dan mengelola rencana perbaikan layanan

kepada klien.

• Menyajikan informasi kepada klien.

• Mengkoordinasi insiden yang terdapat di tim operasional

untuk menyelesaikan masalah dengan klien.

• Melakukan analisis masalah kinerja dengan klien.

• Mengembangkan dan menjaga hubungan kerja yang baik di

seluruh organisasi.

• Bekerja sama dengan manajer akun dalam mempertahankan

klien bisnis baru.

1) IT Service Management Department Head

• Menjaga ketersediaan sistem komputer yang mencakup

perangkat keras (server, peralatan jaringan, dan

jaringan), perangkat lunak, aplikasi server dan aplikasi

PC, database, dan menyediakan backup unit sesuai

kebutuhan.

• Memastikan sosialisasi dan pelatihan yang memadai bagi

pemakai aplikasi komputer yang baru agar dapat

digunakan secara optimal oleh user.

• Memastikan project management pengembangan sistem

komputer berjalan baik.

83

• Bertanggung jawab atas instalasi baru perangkat keras

dan perangkat lunak.

• Meningkatkan pengetahuan dan kemampuan diri staf di

bawahnya.

• Bertanggung jawab atas pemeliharaan sistem dan

instalasi perangkat baru.

• Melaksanakan sistem dan prosedur sesuai dengan standar

ISO.

• Menyampaikan laporan pelaksanaan kerja sesuai dengan

kebutuhan.

a) IT Technical Specialist

• Menganalisis dan merancang solusi untuk masalah

jaringan.

• Memberikan dukungan teknis kepada departemen

lain.

• Mendiagnosis dan memecahkan masalah hardware

dan software.

b) IT Service Operations Administrator

• Mengelola staf, anggaran, dan proses skala kecil IT

services untuk mencapai tujuan proyek dalam

rentang waktu yang telah ditentukan.

• Memberikan dukungan layanan IT.

• Menyediakan atau menjamin penyediaan

dokumentasi untuk staf IT.

84

• Mengoperasikan dan mendukung didefinisikannya

IT services.

• Menjamin penyediaan dan bila perlu memberikan

pelatihan untuk staf IT.

• Memiliki keahlian teknis yang signifikan.

c) IT Service Operation Section Head

• Memastikan pelayanan kepada semua pemakai

komputer dalam hal dukungan teknis hardware

maupun software.

• Memastikan sosialisasi dan pelatihan yang memadai

bagi pemakai aplikasi komputer yang baru agar

dapat digunakan secara optimal oleh user.

• Memastikan project management pengembangan

sistem komputer berjalan baik.

• Memastikan dokumentasi pelatihan tertata dengan

baik.

• Melaksanakan sistem dan prosedur sesuai dengan

standar ISO.

• Menyampaikan laporan pelaksanaan kerja sesuai

dengan kebutuhan.

A. IT Service Executive

• Memastikan sistem dan prosedur serta kebijakan

perusahaan dilaksanakan.

• Mengusulkan perubahan dan penambahan pada

sistem aplikasi sesuai kebutuhan perusahaan.

85

B. IT Branch Executive

• Mencegah masalah terjadi, mengusahakan agar

insiden tidak terjadi lagi, serta meminimalkan

dampak dari insiden yang tidak dapat dicegah.

2) IT Change Management Department Head

• Mengelola proses change management secara

keseluruhan.

• Bekerja sama dengan quality assurance untuk meninjau

dan memperbaharui rencana program secara

keseluruhan.

• Menjaga komunikasi yang efektif dengan information

technology services dan semua unit bisnis untuk

memastikan bahwa proses dan prosedur change

management memenuhi persyaratan saat ini dan masa

depan serta memastikan kepatuhan terhadap prosedur

change management untuk menciptakan hasil yang

berkesinambungan dan dapat diprediksi.

a) IT Problem Management Specialist

• Mencegah masalah dan dampak dari insiden yang

terjadi.

• Bekerja dengan tim arsitektur untuk memastikan

best practice yang diadopsi untuk menjamin

stabilitas dari aplikasi.

86

• Mengembangkan dan memelihara proses masalah

manajemen untuk memaksimalkan efisiensi dan

efektivitas.

• Menyediakan laporan untuk diserahkan kepada

manajemen senior sebagai pedoman untuk

mendukung keputusan.

b) IT Change Specialist

• Memastikan bahwa inisiatif perubahan baru yang

diperkenalkan ke dalam organisasi dapat membantu

memajukan tujuan organisasi serta cocok dengan

visi dan misi perusahaan.

3.5 Deskripsi Ruang Server dan Perangkat-perangkat Keras pada Ruang

Server PT Parit Padang Global

Ruang server PT Parit Padang Global didirikan pada tahun 2009. Ruang

server bagi PT Parit Padang Global merupakan aset karena di dalam ruangan ini

terdapat aplikasi dan database perusahaan yang bernilai, sehingga ruangan ini

harus selalu dalam kondisi yang baik dan aman. Server dijalankan selama 24 jam

nonstop, yang dikendalikan oleh IT Administrator & Infrastructure, didukung

dengan daya listrik perusahaan sebesar 99.000 watt. Sesuai dengan namanya,

ruang server adalah sebuah ruangan yang digunakan untuk menyimpan server

beserta komponen dan perangkat lainnya yang mendukung proses kerja server,

seperti rak server (server rack), keyboard, video monitor, and mouse (KVM),

switch, router, fiber optic cable, cable tray, raised floor, air conditioner (AC),

alat pengukur suhu dan kelembaban, smoke detector, uninterruptible power

87

supply (UPS), alat pemadam api ringan (APAR), lighting, bell alarm, panel

access door, dan generator set (genset). Penggunaan perangkat-perangkat keras

pada ruang server diatur oleh IT Hardware & Infrastructure Manager,

sedangkan pengawasan akan penggunaan perangkat-perangkat keras tersebut

dilakukan oleh IT Administrator & Infrastructure. Adapun deskripsi singkat dan

fungsi dari perangkat-perangkat tersebut adalah sebagai berikut.

1. Server merupakan alat pada suatu jaringan yang mengatur sumber daya

jaringan (network resources). Server bagi perusahaan berperan bagi

penyimpanan data, pengolahan data dan database, serta sebagai network

center.

2. Rak server atau server rack adalah rak yang khusus dirancang untuk

penempatan server ataupun peralatan jaringan seperti hub-switch dan

computer server. U adalah satuan ukuran standar untuk menunjuk vertikal

ruang yang digunakan atau ketinggian rak (bingkai besi yang dirancang

untuk menahan perangkat keras) dan lemari (lampiran dengan satu atau

lebih pintu). Unit pengukuran ini mengacu pada ruang antara rak-rak di atas

rak. 1 U sama dengan 1,75 inch.

3. Keyboard, video monitor, and mouse (KVM) merupakan suatu perangkat

keras yang digunakan untuk mengendalikan kinerja server. Di dalam ruang

server terdapat 7 unit KVM. 1 unit KVM mampu mengontrol 12 server.

4. Switch adalah komponen jaringan yang digunakan untuk menghubungkan

beberapa hub untuk membentuk jaringan yang lebih besar atau

menghubungkan komputer-komputer yang mempunyai kebutuhan

bandwidth yang besar. Setiap switch dihubungkan ke server.

88

5. Router digunakan untuk membagi protocol kepada anggota jaringan yang

lainnya. Di dalam ruang server terdapat 8 unit router. Setiap router

dihubungkan ke switch. Dengan adanya router, maka sebuah protocol dapat

dibagi kepada perangkat jaringan lain. Ketika perusahaan ingin membagi IP

address kepada anggota jaringan, maka perusahaan dapat menggunakan

router ini. Router memiliki fasilitas DHCP (Dynamic Host Configuration

Protocol). Dengan melakukan setting DHCP, maka perusahaan dapat

membagi IP address. Fasilitas lain dari router adalah NAT (Network

Address Translator), yang memungkinkan suatu IP address atau koneksi

internet dibagi ke IP address lain.

6. Kabel sebagai sarana penyalur atau pengalir hantar (transmitter) bertugas

menyalurkan setiap informasi yang telah diubah menjadi sinyal-sinyal

listrik. Jenis kabel yang digunakan pada ruang server PT Parit Padang

Global adalah fiber optic. Fiber optic cable merupakan sebuah kabel yang

terbuat dari serat kaca dengan teknologi canggih dan mempunyai kecepatan

transfer data yang lebih cepat daripada kabel biasa.

7. Cable tray yang digunakan di dalam ruang server adalah sebanyak 2 unit,

yang diletakkan di bawah raised floor. Panjang cable tray yaitu 5 meter.

Cable tray berperan untuk menyangga kabel-kabel elektrik yang terisolasi

yang digunakan untuk distribusi dan hubungan daya listrik.

8. Raised floor adalah sistem lantai yang berbentuk panggung yang dapat

memberikan fleksibilitas untuk akses kabel, pipa, dan infrastruktur IT

lainnya, yang diletakkan di bawah lantai kantor. Selain untuk jalur instalasi

kabel (cable tray), raised floor dapat juga digunakan sebagai jalur distribusi

udara untuk precision air conditioning system down flow. Hal itu

89

memungkinkan udara yang di-supply dari precision air conditioning

tersebut lebih efisien dan maksimum untuk mendinginkan sistem komputer

pada ruang server. Tinggi raised floor dari lantai adalah 50 cm.

9. Air conditioner (AC) merupakan

mesin pendingin yang berfungsi sebagai penyejuk ruangan. Di dalam ruang

server terdapat 3 unit AC. AC memastikan udara di dalam ruang server

tetap dingin dan berada pada kondisi yang stabil, sehingga server tidak

mengalami overheat. Suhu yang dingin dan stabil mendukung kinerja

server.

10. Alat pengukur suhu dan kelembaban digunakan untuk mengukur suhu dan

kelembaban ruangan pada saat real time dan pada waktu sebelumnya. Hal

ini bisa memudahkan kita menganalisa kondisi temperatur pada saat ini dan

kondisi di waktu sebelumnya secara langsung. Standar suhu ruang server

perusahaan yaitu 18o C.

11. Smoke detector adalah suatu alat yang digunakan untuk mendeteksi asap

kebakaran. Smoke detector memberikan peringatan awal akan terjadinya

kebakaran di dalam ruang server. Terdapat 4 unit smoke detector di dalam

ruang server.

12. Uninterruptible power supply (UPS) adalah baterai dengan inverter yang

berfungsi sebagai penstabil tegangan dan penanggung daya untuk beberapa

waktu saat padam listrik. Tidak hanya risiko kehilangan data, tapi kerusakan

terhadap sistem juga bisa diminimalisir. Terdapat 4 unit UPS di dalam ruang

server. 1 unit UPS mampu menangani 7-8 server. Dengan adanya UPS,

maka daya listrik di dalam ruang server dapat bertahan selama 1 jam, yang

memungkinkan untuk melakukan backup data. UPS selalu dicek selama 6

90

bulan sekali. Jika UPS mengalami kelebihan daya tampung, over voltage,

kepanasan, ataupun low battery, maka UPS akan berbunyi (memberikan

tanda).

13. Alat pemadam api ringan (APAR) atau fire extinguisher berfungsi sebagai

perangkat untuk mematikan api pada saat api pertama kali muncul.

Penggunaan APAR yang efektif akan mampu mencegah terjadinya bahaya

kebakaran yang fatal. Terdapat 2 unit APAR yang dapat digunakan apabila

terjadi kebakaran pada ruang server.

14. Lighting atau sistem penerangan pada ruang server didukung oleh lampu 18

W / 220 V yang berbentuk tabung, sebanyak 24 buah. Komponen

penerangan lainnya yang tersedia di dalam ruang server yaitu 3 buah lampu

emergency.

15. Bell alarm berfungsi untuk memberikan tanda atau peringatan akan adanya

bahaya kebakaran. Terdapat 1 unit bell alarm yang diletakkan di pintu luar

ruang server.

16. Panel access door atau sering disebut sistem kontrol akses (access control)

digunakan sebagai solusi keamanan.

Sistem kontrol akses memungkinkan hanya karyawan yang berwenang saja

yang diizinkan untuk masuk ke dalam ruangan tersebut. Sistem kontrol

akses (access control) yang digunakan pada ruang server PT Parit Padang

Global adalah ID card beserta magnetic strip dengan informasi yang

dikodekan. Pihak yang berwenang untuk melakukan akses memasuki ruang

server terbatas pada personil IT.

91

17. Generator set (genset) yang digunakan adalah automatic genset 100 kVA.

Genset ini akan bekerja secara otomatis ketika listrik mati. Genset mampu

bekerja selama 30 hari nonstop.

3.6 Spesifikasi Ruang Server dan Perangkat-perangkat Keras pada Ruang

Server

1. Ruang server

Ukuran (p x l x t): 5 meter x 3 meter x 2,5 meter

Total tinggi ruang server + raised floor: 3 meter

2. Server

Jumlah/banyak: 40 unit

Operating system: Windows Server 2003 & Windows Server 2008

Merk: Hewlett Packard & IBM

Hardware: HP Blade, VM ware, IBM rack mount server, HP rack mount

server

3. Rak server (server rack)

Jumlah/banyak: 6 unit

Ukuran (p x l x t): 60 cm x 60 cm x 200 cm

Material: Besi baja

Merk: Hewlett Packard & IBM

Kapasitas: 42 U = 73,5 inch

4. KVM

Jumlah/banyak: 7 unit

Lokasi: Di dalam ruang server

Merk: Fortinate

92

5. Switch

Jumlah/banyak: 13 unit

Lokasi: Di dalam ruang server

Merk dan vendor: Cisco

6. Hub

Jumlah/banyak: 1 core switch terbagi 108 port dan 1 core switch 24 port

Merk: Cisco

7. Router

Jumlah/banyak: 8 unit

Lokasi: Di dalam ruang server

Merk: Cisco Catalyst

8. Fiber optic cable

Jenis: UTP cot 6 & fiber optic

Merk: Amp

9. Cable tray

Jumlah: 2 unit

Panjang: 5 meter

Lokasi: Di bawah raised floor

10. Raised floor

Tinggi dari permukaan tanah: 50 cm

Jenis bahan: Wooden core (tahan api)

Kapasitas beban: 1 m2 / 100 kg

11. AC

Jumlah/banyak: 3 unit

Lokasi: Di sebelah server (presisi)

93

Merk: Uniflair

12. Alat pengukur suhu dan kelembaban

Jumlah/banyak: 1 unit

Lokasi: Di dalam ruang server

Merk: Testo

Standar suhu ruang server: 18o C

13. Smoke detector

Jumlah/banyak: 4 unit

Lokasi: Di dalam ruang server

Merk: FM 200

14. UPS

Jumlah/banyak: 4 unit

Lokasi: Di sebelah ruang server

Merk: APC Smart UPS VT

15. APAR

Jumlah/banyak: 2 unit

Tinggi: 51 cm

Kapasitas: 4,5 kg, 15 liter

Merk: Yamatoya

Lokasi: Di sebelah ruang server

Periode/masa kadaluarsa gas: 1 tahun

Jenis gas: Hallon non CFC

16. Lighting

Jumlah/banyak lampu: 24 buah

Daya lampu: 18 watt

94

Voltase lampu: 220 volt

Jenis lampu: TL

Bentuk lampu: Tabung

Lokasi: Di ruang server

Merk: Phillips

Komponen penerangan lain: 3 buah lampu emergency

17. Bell alarm

Jumlah/banyak: 1 unit

Lokasi: Di pintu luar ruang server

Merk: Potter PFC series

18. Panel access door

Jumlah/banyak: 2 unit

Merk: Draco

Ukuran: 242 cm x 82 cm

19. Genset

Jumlah/banyak: 1 unit

Merk: Denyo

Tipe: DCA 100 ESI

Kemampuan: 100 kVA

Lokasi: Basement kantor pusat

95

3.7 Topologi Jaringan PT Parit Padang Global

Gambar 3.3 Topologi Jaringan PT Parit Padang Global

Client meminta data ke database server dengan mengirimkan query

database, kemudian database server melayani permintaan tersebut dengan

mengirimkan data ke client melalui core switch. Core switch atau multi-layer

switching adalah cara untuk menggabungkan beberapa device network switch

menjadi satu kesatuan (integrated network). Melalui core switch data dikirim ke

access switch dengan bantuan distribution switch. Kemudian melalui access

switch, data dikirimkan ke komputer end user yang berada di lantai dasar, lantai

1, lantai 2, lantai 3, dan warehouse. Melalui core switch data dikirimkan ke

Branch Office JKT1 melalui Telkom. Core switch menghubungkan jaringan ke

distribution switch, kemudian distribution switch mengirimkan data ke Branch

Office Surabaya1, Surabaya2, Medan, Bandung, Semarang, Tangerang, Jakarta1,

96

Jakarta2, dan Jakarta3. Selanjutnya, core switch dihubungkan ke router. Dengan

bantuan router maka terhubunglah beberapa jaringan komputer yang berbeda,

seperti menghubungkan jaringan ke core router yang berfungsi mengirimkan

data ke switch. Selain itu, router juga mengirimkan informasi ke Branch Office

Malang, Solo, Yogyakarta, Denpasar, Bogor, Palembang, Banjarmasin, Jambi,

Lampung, Makassar, Pekanbaru, Batam, Cirebon, Padang, dan Samarinda. Di

samping itu, router juga mengirimkan data ke Branch Office Surabaya1,

Surabaya2, Medan, Bandung, Semarang, Tangerang, Jakarta1, Jakarta2, dan

Jakarta3 dengan menggunakan Icon +. Selanjutnya, core switch disambungkan

ke firewall yang didukung dengan Demilitary Zone (DMZ) yang berfungsi untuk

mengizinkan lalu lintas jaringan yang dianggap aman untuk dilalui dan

mencegah lalu lintas jaringan yang tidak aman. DMZ sendiri berfungsi untuk

melindungi sistem internal yang berhubungan dengan serangan hack (hack

attack). Kemudian, firewall dihubungkan dengan D-NET yaitu penyedia akses

internet dan layanan web di Jakarta dan kota lainnya dengan menggunakan

router.

3.8 Pedoman Kerja Akses dan Monitoring Ruang Server Teknologi Informasi

3.8.1 Ketentuan

1. Kartu akses berlaku di area IT.

2. Persyaratan temperatur untuk ruang server IT adalah 18 – 25°C dan

kelembaban (RH) 50 - 75%.

3. Hanya petugas yang memiliki kartu akses yang dapat memasuki ruang

server IT.

97

4. Petugas yang karena kebutuhan kerjanya perlu memasuki ruang server

IT (misalnya petugas kebersihan), hanya diperbolehkan memasuki

ruang server IT bila didampingi oleh petugas yang memiliki akses ke

ruang server.

5. Monitoring temperatur dan RH ruang server dilakukan setiap pagi dan

sore hari oleh petugas IT yang ditunjuk sesuai jadwal yang ditentukan

secara terpisah.

6. Hasil monitoring ruang server IT didokumentasikan dalam Form

Inspeksi Server dan UPS.

3.8.2 Akses dan Monitoring

1. Petugas memasuki ruang server IT dengan menggunakan kartu akses.

2. Segera setelah membuka ruang server dan masuk ke dalamnya,

petugas wajib memastikan bahwa pintu dalam keadaan tertutup

kembali.

3. Petugas yang masuk ke ruang server wajib mencatatkan kehadirannya

dalam Form Inspeksi Server dan UPS.

4. Petugas melakukan inspeksi terhadap server dan UPS yang ada dalam

ruang server IT.

5. Poin-poin yang diperiksa merujuk kepada Form Inspeksi Server dan

UPS: keadaan hard disk, power supply, fan, console, update antivirus,

dan lampu indikator pada UPS.

6. Hasil monitoring dicatat dalam Form Inspeksi Server dan UPS.

7. Jika pada saat monitoring ditemukan hal-hal ganjil atau tidak normal,

maka petugas IT wajib melakukan tindakan perbaikan seperlunya,

misalnya power supply untuk satu server terlihat error, petugas perlu

98

memeriksa kabel power dan memastikannya dalam keadaan terpasang

dengan baik, atau bila suhu ruangan di luar spesifikasi maka petugas

IT yang melakukan pemeriksaan wajib melakukan adjustment AC.

8. Tindakan perbaikan seperlunya yang dilakukan petugas dicatat dalam

Form Inspeksi Server dan UPS.

9. Apabila saat monitoring diketahui adanya air conditioner yang bocor,

atau adanya kerusakan hard disk server atau power supply tidak

berfungsi, atau tabung indikator UPS tidak menyala, petugas wajib

mencatat dalam Form Inspeksi Server dan UPS dan mengeluarkan

form perbaikan yang diatur dalam prosedur terpisah.