BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Sejarah …thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2010-1-00871-KA Bab 3.pdf · Meminta dan menilai pertanggungan jawaban direktur atas tugas - tugas yang dibebankan

41

BAB 3

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1 Sejarah Perusahaan

PT. Mitra Anugrah Pratama Sejahtera adalah suatu perusahaan yang bergerak

dibidang distribusi air minum beroksigen yang berdiri pada tanggal 4 Januari 2005

dengan SIUP No. 817/1.824.51, akte 03 tanggal 4 Januari 2005 Notaris Darmawan

Tjoa S.H, S.E dan Menteri Kehakiman C - 05441. Saat ini perusahaan memiliki satu

kantor dan membangun pabrik yang terletak di Bogor. Pendirinya adalah David

Putranegoro. Head Office perusahaan ini terletak pada Jalan Sentra Niaga Puri Indah

Blok T1 No.29 Puri Kembangan, Jakarta Barat 11610, Telp. / Fax. : (021) 582000 /

(021) 5803327. Website PT.Mitra Anugrah Pratama Sejahtera :

www.airoxindonesia.com dan email : [email protected].

3.2 Visi dan Misi

3.2.1 Visi Perusahaan

Visi PT. Mitra Anugrah Pratama Sejahtera adalah menjadi perusahaan

terdepan dalam menghasilkan produk berbasis air yang inovatif dan

bermutu, sebagai sumbangsih bagi peningkatan kualitas masyarakat.

3.2.2 Misi Perusahaan

Misi PT. Mitra Anugrah Pratama Sejahtera yaitu :

- Meningkatkan kesadaran masyarakat akan pentingnya konsumsi

produk yang sehat dan bermutu.

- Memanfaatkan teknologi mutakhir untuk menghasilkan produk

inovatif dan berkualitas dengan harga yang rasional.

42

- Membentuk team work yang solid sehingga dapat mengoptimalkan

produktifitas perusahaan.

- Menyelenggarakan manajemen perusahaan yang efektif dan efisien sehingga

pada akhirnya dapat meningkatkan kesejahteraan stakeholder.

3.3 Stuktur Organisasi dan Uraian Tugas

3.3.1 Struktur organisasi PT. Mitra Anugrah Pratama Sejahtera :

Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur Organisasi sejak 2005

43

3.3.2 Uraian Tugas

Adapun rincian dan pembagian tugas masing - masing bagian adalah

sebagai berikut :

1. Direksi

Membawahi : Kepala Bagian Aplikasi, Kepala Bagian Keuangan dan

Akuntansi, Kepala Bagian Pembelian, Kepala Bagian Penjualan dan

Pemasaran, Kepala Bagian Personalia dan Umum

Tugas dan tanggung jawab :

1. Menetapkan target - target operasi perusahaan yang harus dicapai

dalam suatu periode.

2. Mengesahkan rencana kerja perusahaan dalam suatu periode.

3. Mengawasi pelaksanaan rencana kerja atau operasi perusahaan secara

keseluruhan.

4. Meminta dan menilai pertanggungan jawaban direktur atas tugas -

tugas yang dibebankan kepadanya.

5. Mengadakan dan memimpin rapat - rapat para pemegang saham serta

mewakili para pemegang saham dalam kebijaksanaan pembagian

deviden.

6. Mewakili para pemegang saham dalam mengangkat dan

memberhentikan kepala bagian.

7. Menentukan kebijaksanaan umum agar dapat dipakai sebagai dasar

kegiatan perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan yang telah

ditetapkan oleh dewan komisaris.

44

8. Mengkoordinir tugas - tugas dari para manajer agar tujuan perusahaan

tercapai.

9. Mengadakan rapat - rapat secara periodik untuk menilai dan

mengevaluasi kegiatan dari para kepala bagian dan memberikan

petunjuk - petunjuk untuk peningkatan prestasi dimasa yang akan

datang.

10. Mempertanggungjawabkan seluruh kegiatan perusahaan kepada

dewan komisaris dalam rapat umum pemegang saham.

11. Mewakili dan menjaga nama baik perusahaan dalam menghadapi

pihak luar.

12. Melaksanakan tugas - tugas lainnya yang telah diberikan oleh dewan

komisaris.

2. Kepala Bagian Aplikasi

Bertanggung jawab langsung : Direksi.

Membawahi : Bagian TI.


1. Mempunyai tanggung jawab dalam merencanakan dan

mengkoordinasikan seluruh kegiatan sistem aplikasi didalam

perusahaan.

2. Merencanakan dan mengawasi seluruh kegiatan sistem yang

diterapkan dalam perusahaan.

3. Memberikan penilaian mengenai sistem yang telah diterapkan dan

yang akan diterapkan untuk kedepannya sebagai bahan perbaikan.

45

4. Menerima laporan - laporan dari staff TI dan melaporkan seluruh

kegiatan sistem yang sedang berjalan kepada direksi.

3. Kepala Bagian Keuangan dan Akuntansi


Membawahi : Supervisor Keuangan dan Akuntansi.



mengkoordinasikan seluruh kegiatan dibidang keuangan dan

akuntansi.

2. Merencanakan dan mengawasi seluruh kegiatan akuntansi perusahaan

sebagai sarana untuk menyusun informasi kepada pimpinan.

3. Menyusun dan mengawasi pelaksanaan sistem keuangan perusahaan

dan mengadakan perubahan - perubahan yang diperlukan.

4. Melaksanakan dan mengawasi pelaksanaan sistem pengawasan intern

dan keuangan perusahaan.

5. Memberikan saran - saran yang penting bagi kemajuan perusahaan

kepada pimpinan.

6. Melaporkan seluruh kegiatan dibidang keuangan kepada direksi dan

menerima laporan dari bawahannya.

4. Kepala Bagian Pembelian

Bertanggung jawab langsung : Direksi

Membawahi : Bagian Pembelian, Bagian Persediaan

46


1. Mengatur pembelian berdasarkan urutan kebutuhan yang mendesak

atau jadwal yang ditentukan.

2. Memantau penerimaan barang sesuai dengan surat pemesanan yang

dikeluarkan.

3. Membuat laporan perbandingan harga pemasok.

4. Mencari pemasok.

5. Kepala Bagian Penjualan dan Pemasaran


Membawahi : Supervisor Pemasaran, Supervisor Penjualan



mengkoordinasikan seluruh kegiatan dibidang penjualan dan

pemasaran.

2. Menyelidiki dan mengevaluasi situasi pasar dalam atau luar negeri

tentang produk.

3. Mengadakan transaksi penjualan secara maksimal dengan harga

yang optimal.

4. Mencari pasar - pasar baru untuk melempar hasil produksi

perusahaan.

5. Menetapkan kebijaksanaan penjualan.

6. Mengadakan tindakan untuk dapat menghadapi persaingan antara

lain dengan kebijakan harga promosi, saluran distribusi, dan

sebagainya.

47

7. Menjalin kerja sama yang baik dengan para pelanggan dan

memberikan insentif berupa bonus atas target penjualan yang telah

dicapai.

8. Menerima laporan dan bawahan bertanggung jawab penuh terhadap

pelaksanaan tugas para direksi.

6. Kepala Bagian Personalia dan Umum (HRD)


Membawahi : Bagian Personalia, Bagian Umum



mengkoordinasikan seluruh kegiatan - kegiatan dibidang personalia

dan umum yang meliputi kepegawaian.

2. Mengatur dan melaksanakan penempatan dan pemberhentian

karyawan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh perusahaan.

3. Memelihara dan meningkatkan kesejahteraan para karyawan.

4. Melakukan pencatatan dan perhitungan gaji, tunjangan, bonus, dan

intensif lainnya yang diberikan perusahaan untuk para karyawan

perusahaan.

5. Mengkoordinasi kebersihan pelayanan perusahaan.

6. Mengawasi pemakaian dan keamanan perawatan kendaraan -

kendaraan pabrik dan kantor secara cermat.

7. Menerima laporan dari bawahan dan bertanggung jawab kepada

direksi.

48

7. Supervisor Keuangan dan Akuntansi

Bertanggung jawab langsung : Kepala Bagian Keuangan dan Akuntansi.

Membawahi : Bagian Logistik, Bagian Keuangan


1. Mengawasi perencanaan dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan

dibidang keuangan dan akuntansi.

2. Merencanakan dan mengawasi seluruh kegiatan akuntansi perusahaan

sebagai sarana untuk menyusun informasi.

3. Mengawasi pelaksanaan sistem perusahaan dan mengusulkan

perubahan - perubahan yang diperlukan.

4. Mengawasi pelaksanaan sistem pengawasan intern dan keuangan

perusahaan.

5. Mengawasi penyusunan anggaran yang diadakan tahunan berdasarkan

kemampuan - kemampuan perusahaan sesuai dengan data - data yang

lalu, rencana kegiatan tahun yang akan datang.

6. Menganalisa penyimpangan - penyimpangan anggaran - anggaran

dengan pelaksanaannya dan penjelasannya.

7. Membuat jurnal dari tiap transaksi - transaksi yang terjadi sehingga

terdapat keseragaman perlakuan terhadap transaksi perusahaan.

8. Membuat ayat - ayat penyesuaian dengan persetujuan dari kepala

bagian keuangan dan akuntansi.

9. Membuat laporan keuangan pada akhir dari setiap periode.

49

8. Supervisor Pemasaran

Bertanggung jawab langsung : Kepala Bagian Penjualan dan Pemasaran.

Membawahi : Bagian Pemasaran.



mengkoordinasikan aktivitas pemasaran di lapangan.

2. Menyelidiki dan mengevaluasi situasi pasar.

3. Mengusulkan kebijaksanaan pemasaran.

4. Mengadakan tindakan untuk menghadapi persaingan antara lain

dengan kebijakan harga promosi, saluran distribusi, dan sebagainya.

5. Menerima laporan dari bawahan dan bertanggung jawab penuh

terhadap pelaksanaan tugas kepada kepala bagian penjualan dan

pemasaran.

9. Supervisor Penjualan

Bertanggung jawab langsung : Kepala Bagian Penjualan dan Pemasaran.

Membawahi : Bagian Penjualan



mengkoordinasikan aktivitas penjualan dilapangan.

2. Menyelidiki dan mengevaluasi situasi pasar.

3. Mencari pasar - pasar baru atau pelanggan.

4. Mengusulkan kebijaksanaan penjualan.

5. Menjalin kerja sama yang baik dengan pelanggan dan memberikan

intensif berupa bonus atas target penjualan yang telah dicapai.

50

6. Menerima laporan dari bawahan dan bertanggung jawab penuh

terhadap pelaksanaan tugas kepada kepala bagian penjualan dan

pemasaran.

10. Bagian TI

Bertanggung jawab langsung : Kepala Bagian Aplikasi.


1. Menjaga dan merawat sistem yang digunakan agar sistem tersebut

dapat berjalan dengan baik.

2. Memperbaiki sistem yang bermasalah sesuai perintah agar sistem

tersebut dapat berjalan menjadi lebih baik.

3. Membuat laporan terhadap keadaan sistem yang sedang dipergunakan

kepada kepala bagian aplikasi agar dapat ditindaklanjuti.

11. Bagian Keuangan

Bertanggung jawab langsung : Supervisor Keuangan dan Akuntansi.


1. Melakukan tugas penerimaan atau pembayaran uang tunai

berdasarkan surat bukti kas masuk atau keluar yang telah

ditandatangani oleh bagian keuangan.

2. Bertanggung jawab atas jumlah uang tunai yang diterima dan

dikeluarkan olehnya.

3. Menghitung dan menjumlahkan hasil penerimaan uang tunai setiap

hari, lalu menyerahkan kepada supervisor keuangan dan akuntansi

untuk disimpan dan keesokan harinya disetorkan ke bank perusahaan.

51

4. Melakukan penagihan piutang perusahaan kepada para pelanggan

sesuai dengan nota tanggal jatuh tempo dari batas waktu yang

diberikan.

5. Penagihan baru dapat dilakukan apabila ada perintah dari bagian

atasan dengan menerima daftar tagihan dan harus melaporkan semua

hasil tagihan maupun yang tidak berhasil ditagih dengan alasan

penolakan secara jelas.

12. Bagian Logistik

Bertanggung jawab langsung : Supervisor Keuangan dan Akuntansi


1. Melakukan pengiriman barang atas perintah bagian penjualan dan

harus minta tanda bukti penerimanya. Oleh pemesan serta

melaporkan barang yang telah diterima atau ditolak.

2. Membuat laporan barang yang dikirim dan dengan disertai alasan

penolakan penjualan.

13. Bagian Persediaan

Bertanggung jawab langsung : Kepala Bagian Pembelian.


1. Membuat laporan persediaan secara berkala.

2. Menerima kiriman barang dari pabrik yang dipesan oleh bagian

pembelian dan harus mencocokan dengan surat order pesanan, atau

membuatkan laporan atas penerimaan barang tersebut, serta

melakukan pencatatan kedalam kartu stock masing - masing.

52

3. Bertanggung jawab atas barang yang disimpan di gudang dan

mencatat jumlah keluar masuknya barang, serta memberitahukan

jumlah persediaan yang tinggal sedikit.

14. Bagian Pemasaran

Bertanggung jawab langsung : Supervisor Pemasaran.


1. Melaporkan situasi dan kondisi pasar.

2. Melaporkan persaingan dan kebijakan harga, promosi, saluran

distribusi dan sebagainya.

3. Mengusulkan kepada atasan untuk melakukan program promosi.

15. Sales

Bertanggung jawab langsung : Supervisor Penjualan.


1. Mencari pelanggan baru.

2. Memantau stock yang ada dipelanggan.

3. Melaporkan kepada atasan situasi dan perkembangan pasar.

16. Bagian Personalia

Bertanggung jawab langsung : Kepala Bagian Personalia dan Umum (HRD).


1. Melakukan pencatatan yang cermat mengenai data - data personalia

dari seluruh karyawan yang bekerja di perusahaan.

2. Melakukan pencatatan dan perhitungan gaji, tunjangan, bonus, dan

intensif lainnya yang di berikan perusahaan untuk para karyawan

perusahaan.

53

3. Mengawasi pemakaian dan keamanan perawatan kendaraan -

kendaraan pabrik dan kantor secara cermat.

17. Bagian Umum

Bertanggung jawab langsung : Kepala Bagian Personalia dan Umum (HRD)


1. Melakukan pencatatan yang cermat mengenai data - data kendaraan

dan inventaris perusahaan.

2. Mengkoordinasi kebersihan pelayanan perusahaan.

3. Mengatur pemakaian dan keamanan perawatan kendaraan -

kendaraan.

4. Mengatur dan membuat jadwal pemakaian kendaraan.

3.4 Arsitektur Sistem Informasi

Sistem jaringan yang digunakan oleh PT. Mitra Anugrah Pratama Sejahtera

adalah LAN (Local Area Network).

Arsitektur sistem yang digunakan adalah sebagai berikut :

1. Arsitektur Hardware Server :

- Processor : Intel core2duo e7400

- Harddisk : Hitachi SATA II 1TB 16MB

- Mainboard : ASUS P5KPL-AM SE

- VGA : POINT OF VIEW 9400GT 1GB 128Bit DDR2

- RAM : (2x) Vgen 2GB pc 5400 / 6400

- Optical Drive : Samsung DVDRW SATA

- Keyboard Mouse : Logitech KB Calssic plus PS2 and MS optical

PS2 black

54

- LCD Monitor : Samsung 19 Inch 932GW

- Speaker : Altec Lansing VS - 4121 2.1 speaker 31 watts

RMS \’Black Edition\’

- Printer - scanner : HP Laserjet M1319 MPF

- OS : Windows XP HOME (OEM)

- UPS

2. Arsitektur Hardware Client :

- Processor : Intel core2duo e5400

- Harddisk : Seagate SATA II 160GB 8MB

- Mainboard : ASUS P5KPL-AM SE

- VGA : POINT OF VIEW 7200GS 256MB 64Bit DDR2

- RAM : Vgen 1GB pc 5400 / 6400

- Optical Drive : Samsung DVDRW SATA

- Keyboard Mouse : Logitech KB Calssic plus PS2 and MS optical

PS2 black

- LCD Monitor : Samsung 15,6 Inch 633NW

- Speaker : Altec Lansing BXR - 1221 2.1 speaker 15 watts

RMS

- OS : Windows XP HOME (OEM)

- UPS

55

3. Software

- Microsoft Windows XP

- Winrar : untuk melakukan back up data

- Mozilla Firefox

4. Aplikasi : Accurate

3.4.1 User dari Aplikasi

Yang menggunakan aplikasi tersebut adalah :

1. Bagian Keuangan dan Akuntansi

Mencatat transaksi penjualan dan pembelian, mengatur keluar

masuknya uang, membuat jadwal pembayaran terhadap

tagihan yang telah jatuh tempo, serta membuat laporan

keuangan.

2. Bagian Penjualan dan Pemasaran

Mencetak faktur penjualan, Membuat laporan hasil transaksi

penjualan.

3. Bagian Pembelian

Membuat laporan hasil transaksi pembelian kepada supplier.

4. Kepala Bagian

Memantau semua hasil pekerjaan setiap bagian dalam setiap

periode waktu yang ditentukan.

56

3.4.2 Database

Adapun database yang disimpan oleh perusahaan yaitu :

1. Ms_Pelanggan

No_Pelanggan, Nama , Alamat, Kota, Negara, No_telepon, Kontak,

Email, Halaman_Website.

2. Ms_Barang

Tipe_Barang, No_Barang, Keterangan, Kuantitas, Harga_Unit,

Harga_Jual, Diskon, Gudang, Tanggal, Unit, Pemasok_Utama.

3. Tr_Penjualan

No_Surat Order, Item, Item_Description, Quantity, Satuan, Unit_Price,

Discount, Tax, Amount, Departemen, Proyek.

4. Tr_Laporan

No, Tanggal, Nama_Pelanggan, Jumlah, Sub_Total, Total.

3.5 Pendekatan Perspektif yang Digunakan

Perspektif yang digunakan dalam melakukan evaluasi ini adalah perspektif

customer, penulis memilih perspektif ini karena dalam bidang penjualan lebih terfokus

pada customer. Customer ini merupakan mitra bisnis perusahaan yang akan membantu

memajukan dan mengembangkan untuk menjaga kelangsungan perusahaan dengan

pendapatan dan keuntungan yang didapat.

Perspective

Business Goals

IT Goals

Process

57

Customer

1. Meningkatkan orientasi dan pelayanan terhadap customer

3.Menjamin kepuasan pengguna dengan memberikan dan

meningkatkan pelayanan

PO8 - Mengelola kualitas.

AI4 - Mendukung pengoperasian dan penggunaannya.

DS1 - Mendefinisikan dan mengelola tingkat pelayanan.

DS2 - Mengelola layanan pihak ketiga.

DS7 - Pendidikan dan pelatihan pengguna.

DS8 - Menangani kejadian yang ada dan dalam pelayanan.

DS10 - Mengelola masalah.

DS13 - Mengelola operasi.

Customer

1. Meningkatkan orientasi dan pelayanan terhadap customer

23. Memastikan bahwa pelayanan TI yang tersedia sesuai

dengan yang dibutuhkan.

DS3 - Mengelola kinerja dan kapasitas.

DS4 - Memastikan pelayanan yang berkesinambungan.

DS8 - Menangani kejadian yang ada dalam pelayanan.


58

Customer

2. Menawarkan produk dan layanan kompetitif.

5. Menciptakan kemampuan TI

PO2 - Menentukan informasi arsitektur.

PO4 -Mendefinisikan proses TI, organisasi, dan kerjasama.

PO7 - Mengelola SDM teknologi informasi.

AI3 - Akuisisi dan pemeliharaan infrastruktur TI

Customer

2. Menawarkan produk dan layanan kompetitif.

24. Meningkatkan efisiensi biaya TI dan kontribusinya

terhadap profitabilitas bisnis.

PO5 - Mengelola investasi TI.

DS 6 - Mengidentifikasi dan mengalokasikan biaya.

Customer

3. Membangun kontinuitas dan ketersediaan layanan.

10. Menjamin kepuasan bersama hubungan pihak ketiga.


59

Customer


16. Mengurangi pengerjaan yang tidak benar berupa solusi dan

layanan.


AI4 - Mendukung pengoperasian dan penggunaanya.

AI6 - Mengelola perubahan.

AI7 - Menginstal dan akreditasi solusi dan perubahan.

DS10 - Mengelola masalah.

Customer


22. Memastikan dampak bisnis minimum pada perubahan

peristiwa pelayanan jasa TI.

PO6 - Manajemen untuk mengkomunikasikan tujuan dan

arah.



DS12 - Mengelola lingkungan fisik.

60

Customer


23. Memastikan bahwa pelayanan TI yang tersedia sesuai dengan

yang dibutuhkan.



DS8 - Menangani kejadian yang ada dalam pelayanan.


Customer

4. Menciptakan ketangkasan dalam merespon perubahan

kebutuhan bisnis.

1. Menjawab kebutuhan bisnis dengan menyesuaikan strategi

bisnis.

PO1 - Mendefinisikan sebuah rencana strategi TI.


PO4 - Mendefinisikan proses TI, organisasi, dan

kerjasama.

PO10 - Mengelola proyek.

AI1 - Mengidentifikasi solusi secara otomatis.

AI6 - mengelola perubahan.

AI7 - Menginstal dan akreditasi solusi dan perubahan.

DS1 - Mendefinisikan dan mengelola tingkat layanan.

61


ME1 - Mengawasi serta mengevaluasi kinerja TI.

Customer


kebutuhan bisnis.

5. Menciptakan kemampuan TI.


PO4 - Menetapkan proses TI, organisasi, dan hubungan.

PO7 - Mengelola SDM teknologi informasi.

AI3 - Akusisi dan pemeliharaan infrastruktur TI.

Customer


kebutuhan bisnis.

25. Menyerahkan proyek - proyek dan anggaran tepat waktu,

memenuhi standar kualitas.



62

Customer

5. Mencapai optimalisasi biaya pelayanan.

7. Memperoleh dan memelihara aplikasi terintegrasi dan standar

aplikasi sistem.

PO3 - Menentukan arah teknologi.

AI2 - Memperoleh dan menggunakan aplikasi software.

AI5 - Mendapatkan sumber daya TI.

Customer


8. Memperoleh dan memelihara integrasi dan infrastruktur TI

standar.

AI3 - akuisisi dan pemeliharaan infrastruktur TI.

AI5 - Mendapatkan sumber daya TI.

Customer


10. Menjamin kepuasan bersama hubungan pihak ketiga.


Customer


24. meningkatkan efisiensi biaya IT dan kontribusinya terhadap

63

profitabilitas bisnis.


DS6 - Mengidentifikasi dan mengalokasikan biaya.

Customer

6. Mengandalkan dan memperoleh informasi yang berguna untuk

pengambilan keputusan strategis.

2. Menjawab kebutuhan pemerintah yang sejalan dengan dewan

direksi

PO1 - Menetapkan rencana strategis TI.

PO4 - Mendefinisikan proses TI, organisasi, dan kerjasama.



ME4 - Menyediakan tata kelola TI..

Customer



4. Mengoptimalkan penggunaan informasi


DS11 - Mengelola data.

64

Customer



12. Memastikan transparansi dan pemahaman biaya, manfaat,

strategi, kebijakan dan tingkat layanan TI.


PO6 - Manajemen untuk mengkomunikasikan tujuan dan

arah.

DS1 - Mendefinisikan dan mengelola tingkat layanan.


DS6 - Mengidentifikasi dan mengalokasikan biaya.


ME4 - Menyediakan tata kelola TI.

Customer



20. Memastikan bahwa transaksi bisnis dan pertukaran informasi

dapat diandalkan.

PO 6 - Manajemen untuk mengkomunikasikan tujuan dan

arah.

AI7 - Menginstall dan akreditasi solusi dan perubahan.

65

DS5 - Menjamin keamanan sistem.

Customer



26. Memelihara integritasi dan infrastruktur keterangan dan

proses.


DS5 - Menjamin keamanan sistem.

3.6 Uraian Sistem yang Berjalan

3.6.1 Fungsi yang terkait

Fungsi - fungsi yang berhubungan dengan sistem informasi

penjualan pada perusahaan ini adalah : bagian pemasaran, logistik, bagian

persediaan, bagian keuangan dan akuntansi, sales.

3.6.2 Dokumen yang digunakan

Dokumen - dokumen yang digunakan pada kegiatan penjualan

perusahaan ini adalah :

1. Sales Order

Bagian penjualan dan pemasaran akan membuat sales order pada saat

customer menyerahkan purchase order (PO) kepada pihak

perusahaan.

66

2. Invoice

Dokumen ini dibuat oleh bagian penjualan dan pemasaran. Dokumen

ini digunakan pada saat perusahaan akan menagih transaksi yang

dilakukan oleh customer.

3. Surat Jalan (SJ)

Dokumen ini dibuat oleh bagian persediaan pada saat produk yang

dipesan akan dikirim ke customer.

3.6.3 Proses Bisnis Yang Sedang Berjalan

Proses Bisnis yang sedang berjalan dalam PT. Mitra Anugrah

Pratama Sejahtera adalah sebagai berikut :

Dimulai dari customer menghubungi perusahaan untuk melakukan

pemesanan kepada sales, sales harus mengetahui manfaat serta update

harga dari masing - masing produk sehingga customer dapat mempercayai

kualitas dari produk yang ditawarkan dan mempermudah mengetahui harga

produk sebagai bahan pertimbangan. Setelah menerima purchase order

tersebut dari sales maka bagian penjualan dan pemasaran akan mencetak

sales order sesuai dengan pesanan jumlah produk dari customer. Sales

order ini terdiri dari 3 rangkap (1 disimpan oleh bagian penjualan dan

pemasaran, 1 lagi diberikan kepada bagian persediaan, 1 rangkap lagi

diberikan kepada logistik). Dan proses lanjutan dimulai dari adanya sales

order yang telah diotorisasi bagian penjualan dan pemasaran. Kemudian

bagian penjualan dan pemasaran akan mencetak invoice. Invoice terdiri dari

3 rangkap (1 rangkap diberikan kepada customer, 1 rangkap diberikan

kepada logistik, dan 1 rangkap diberikan kepada bagian keuangan dan

67

akuntansi). Kemudian bagian persediaan akan mencetak dan mengotorisasi

surat jalan sesuai dengan invoice yang telah diterima serta menyerahkan

produk kepada bagian logistik. Surat jalan ini terdiri dari 3 rangkap (1

rangkap disimpan oleh bagian persediaan, 1 rangkap diberikan kepada

logistik, dan 1 rangkap lagi diberikan kepada customer).

Proses pengiriman barang dilakukan setelah produk, SO, SJ, dan

invoice yang telah disiapkan. Kemudian logistik mengirimkan barang

kepada customer dan meminta otorisasinya. Setelah itu logistik melakukan

pemeriksaan dan mengotorisasi dokumen tersebut. Setelah itu bagian

keuangan dan akuntansi akan mencatat semua transaksi yang dilakukan ke

dalam buku besar dan membuat laporan berkala yang akan diserahkan

kepada direksi. Setelah memeriksa laporan tersebut, direksi akan

menandatangani laporan berkala tersebut.

68

3.7 Diagram Aliran Data

3.7.1 Overview Activity Diagram

Gambar 3.2 Overview Activity Diagram pada PT.Mitra Anugrah Pratama Sejahtera

69

3.7.2 Detail Activity Diagram Penjualan

3.7.2.1 Pemesanan Produk

Gambar 3.3 Detail Activity Diagram Penjualan Pada PT. Mitra Anugrah Pratama Sejahtera

(Pemesanan Produk)

Melakukan Pemesanan

{PO}

menerima PO

membuat PO

PO

Customer Sales

70

3.7.2.2 Mencetak Sales Order

71

3.7.2.3 Mencetak Invoice

72

3.7.2.4 Mencetak Surat Jalan

73

3.7.2.5 Pengiriman Barang

74

3.7.2.6 Melakukan Pencatatan Transaksi dan Pembuatan Laporan

75

3.8 Resiko dan Pengendalian Sistem Yang Sedang Berjalan pada PT. Mitra

Anugrah Pratama Sejahtera

3.8.1 Resiko yang ada pada sistem yang berjalan

1. Masih adanya ketergantungan terhadap karyawan tertentu dalam

menjalankan dan memperbaiki sistem sehingga mempersulit perusahaan

untuk menjalankan proses bisnisnya apabila karyawan tersebut

berhalangan hadir.

2. Pemeriksaaan terhadap server dan jaringan belum dilakukan secara

rutin.

3. Belum adanya penanganan khusus terhadap resiko yang mungkin

terjadi pada sistem informasi penjualan, penyelesaiannya hanya

dilakukan pada saat ada complain dari pengguna sistem.

4. Dalam penggunaan accurate, semua general report detail jika dicopy

ke microsoft excel maka harus membuat layout table secara manual.

5. Dalam penggunaan accurate, semua general report detail tidak dapat

diimport(diambil) dari microsoft excel ke accurate.

3.8.2 Pengendalian pada Sistem Yang Berjalan

1. Perusahaan merekrut tenaga ahli tambahan yang mengerti kondisi

sistem yang diterapkan pada perusahaan sehingga apabila terjadi

kerusakan, sistem tersebut dapat diperbaiki dengan cepat sehingga tidak

mengganggu waktu dan kinerja perusahaan.

2. Melakukan pemeriksaan terhadap server dan jaringan secara teratur

agar dapat terdeteksi apabila terjadi penyimpangan dan meminimalkan

76

kerugian perusahaan dengan melakukan penanggulangan penyimpangan

dengan cepat.

3. Perusahaan melakukan penanganan khusus sebelum terjadinya

penyimpangan maupun complain dari pengguna sistem dan memberikan

pelatihan khusus dalam menerapkan sistem.

Documents

BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Sejarah …thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2010-1-00871-KA Bab 3.pdf · Meminta dan menilai pertanggungan jawaban direktur atas tugas - tugas yang dibebankan