BAB 3 PENGUMPULAN DATA DAN OBSERVASI 3.1 Gambaran …thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-1-00271-KA Bab 3.pdfPT. Alas Makmur Langgeng Abadi beralamat di Jl. Anyar RT.01/02 Desa Leuwinutug

37

BAB 3

PENGUMPULAN DATA DAN OBSERVASI

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Latar Belakang Perusahaan

PT. Alas Makmur Langgeng Abadi merupakan perusahaan yang bergerak di

bidang produksi sandal. PT. Alas Makmur Langgeng Abadi didirikan pada tahun

1997 dengan nama PT. Indowangsa, namun pada tahun 2002 berganti nama menjadi

PT. Alas Makmur Langgeng Abadi.

Pemilik dari PT. Alas Makmur Langgeng Abadi terdiri dari tujuh orang, yaitu :

Ny. Elizabeth Jane, Tn. Lie Lukianto, Tn. Budi Hartanto, Tn. Sariman Husen, Tn.

Octavia Widyastuti Alim, Tn. Hadi Soetanto dan Ny. Surianti. Namun dalam

kesehariannya yang menjadi penanggungjawab dan pengurus dalam perusahaan ini

adalah Tn. Budi Hartanto, yang dibantu oleh Ny. Surianti.

PT. Alas Makmur Langgeng Abadi beralamat di Jl. Anyar RT.01/02 Desa

Leuwinutug Kecamatan Citeureup, Bogor.

PT. Alas Makmur Langgeng Abadi memiliki hasil produksi berupa sandal untuk

anak-anak, laki-laki, dan perempuan dengan spesialisasi yaitu sandal eva/spons.

Adapun para pelanggannya antara lain: BATA, O’NEILL, Danza, Sophie Martin dan

Carvil. Seiring berjalannya waktu, perusahaan ini telah berhasil mengekspor ke

pasar internasional, antara lain: United States, Italy, Malaysia, Thailand, dan India.

38

3.1.2 Visi Perusahaan

Visi perusahaan adalah membangun masa depan dengan pelanggan dengan

mengembangkan produk-produk baru dan membangun kesempatan bisnis yang

mengunggulkan perusahaan dalam persaingan.

3.1.3 Misi Perusahaan

Misi perusahaan antara lain :

• Mengembangkan design inovatif dan produk tanpa penurunan kualitas.

• Mementingkan segi kenyamanan dalam setiap produk.

• Menjadikan fashion sebagai sebuah pengalaman yang menarik untuk

pelanggan.

3.1.4 Annual Plan

PT. Alas Makmur Langgeng Abadi ingin mengembangkan perusahaan dengan

cara memperbanyak keragaman produksi sandalnya dengan jenis material lainnya

seperti kulit yang diharapkan dapat menembus pasar Eropa.

Meningkatkan kualitas produk yang baru untuk mendapatkan pelanggan dari

mancanegara, dengan meningkatkan kualitas kemampuan buruh dalam memproduksi

sandal kulit yang terbuat dari bahan kulit yang relatif mahal.

PT. Alas Makmur Langgeng Abadi juga ingin mempromosikan perusahaannya

lebih lanjut dengan membuat website untuk perusahaan. Berpartisipasi dalam

pameran alas kaki nasional dan international. Mempromosikan perusahaan dengan

kedutaan Indonesia yang ada di luar negeri dimana mereka mempromosikan produk

buatan Indonesia.

39

3.2 Struktur Organisasi

3.2.1 Struktur Organisasi

Tujuan pembentukan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan yang telah

direncanakan terlebih dahulu. Pembagian peran, ruang lingkup, tanggung jawab dan

wewenang kegiatan organisasi dapat terlihat dari struktur organisasi yang mulai

diterapkan oleh PT. Alas Makmur Langgeng Abadi sejak tahun 2002, namun baru

saja diperbaharui pada tahun 2006.

40

STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN

PT. ALAS MAKMUR LANGGENG ABADI

Sumber : PT. Alas Makmur Langgeng Abadi

Tahun : 2008

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan

41

3.2.2 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

Berdasarkan struktur organisasi di atas, dapat diuraikan masing-masing tugas dari

jabatan-jabatan tersebut. Uraian dari tugas masing-masing bagian adalah sebagai

berikut:

• Direksi

o Mengotorisasi giro/cek untuk pembayaran kepada supplier.

o Mengecek Laporan Pemegang Saham.

• General Manager

o Mengecek laporan keuangan.

o Mengecek laporan ekspor.

o Mengecek kelancaran proses ekspor.

o Mengontrol jalannya proses produksi secara lancar.

• Pemasaran

o Gudang Packing

Mengatur proses pengepakan barang.

Bertanggung jawab atas barang yang telah siap jual.

o Ekspedisi

Mengatur proses pengiriman dalam negeri.

Membuat Surat Jalan Ekstern.

o Ekspor

Mengatur proses pengiriman ke luar negeri.

Mengatur pemrosesan dokumen ekspor.

Membuat laporan ekspor.

42

• Keuangan

o Pembelian

Mengatur proses pemesanan bahan baku.

Membuat Purchased Order.

Melayani penerimaan barang.

o Keuangan

Membuat giro pembayaran ke supplier.

Mengecek kas kecil

Mengelola kas besar.

Mengecek surat penagihan.

Mengontrol piutang buyer.

o Kasir

Mengelola kas kecil.

Menerima Surat Penagihan dari supplier.

Mengecek kelengkapan dokumen (Surat Jalan, Kwitansi,

Pajak, dan Purchased Order).

o Accounting

Menerima bukti-bukti kas dan bank.

Membuat Jurnal dari bukti-bukti kas dan bank tersebut.

Membuat Surat Setoran Pajak, melakukan pembayaran pajak

dan melaporkan pajak ke Kantor Pelayanan Pajak

43

Membuat Surat Pajak Tahunan PPH Badan, melakukan

pembayaran jika ada kekurangan dalam pembayaran dan

melaporkan Surat Pajak Tahunan tersebut kepada kantor

pelayanan pajak.

Menginput stok ke komputer dan membuat laporan persediaan

Membuat laporan keuangan untuk para pemegang saham.

Membuat laporan pembelian.

Membuat laporan retur pembelian.

Membuat laporan penjualan.

Membuat laporan penyusutan.

Membuat laporan piutang karyawan.

• Umum

o Personalia

Mengatur penerimaan dan pemberhentian karyawan.

Mengurus kontrak kerja karyawan.

Mengecek dan mengolah absensi.

Menghitung gaji karyawan beserta lemburnya.

Melayani permohonan cuti.

o Security

Melayani penerimaan tamu.

Melaksanakan proses body checking setiap harinya.

o Klinik

Melayani kesehatan dan menunjang kesejahteraan karyawan.

44

o Umum

Melayani konsumsi para pekerja.

• Produksi

o PPIC (Production Planning Inventory Control)

Menghitung bahan baku yang akan digunakan.

Mengajukan proses pembelian bahan baku.

o Teknik

Melayani maintanance mesin.

o Pola

Membuat design sandal.

o Gudang Bahan

Bertanggung jawab atas bahan baku yang ada.

o Cutting

Melakukan pemotongan bahan baku.

o Gudang Upper

Bertanggung jawab atas pembuatan bagian upper dari sandal.

o Jahit

Melakukan proses penjahitan pada sandal.

o Sablon

Melakukan proses penyablonan pada sandal.

o Press

Membuat cetakan sandal.

Memberikan motif pada sandal.

Melakukan proses pressing.

45

o Gudang Aksesoris

Mengatur proses penambahan aksesoris pada sandal.

o Gudang Sole

Melakukan pengesolan sandal.

o Tumit

Melakukan penempelan di bagian tumit sandal.

o Assembling

Melakukan penempelan antara upper sole dengan bagian

tumit.

o Gurinda

Merapihkan sisi sandal hingga seluruh bagiannya menjadi

halus dan rapi.

o Finishing

Melakukan pengecekan ulang.

Melakukan pengemasan sandal.

• TI

o Memastikan sistem informasi perusahaan berjalan dengan baik.

o Menangulangi kesalahan terhadap sistem informasi perusahaan.

o Membantu user memahami sistem informasi perusahaan.

o Memelihara sistem informasi perusahaan.

o Mengganti password setiap user secara berkala.

46

3.3 Proses Bisnis

3.3.1 Narasi Proses

PT. Alas Makmur Langgeng Abadi memulai proses pembeliannya dengan

diterimanya PO Buyer dari customer oleh bagian PPIC. Setelah menerima PO Buyer,

bagian PPIC akan menghitung dan membuat SPK 3 rangkap yang akan diberikan ke

bagian produksi, bagian pembelian, dan yang terakhir akan diarsipkan di bagian

PPIC dan dimasukkan ke Tr. SPK.

Setelah menerima SPK dari bagian PPIC, bagian Pembelian akan membuat PO

berdasarkan SPK lalu mencetaknya sebanyak 5 rangkap yang masing-masing akan

diserahkan ke supplier, bagian PPIC, bagian keuangan, bagian produksi, yang

terakhir akan diarsipkan oleh bagian pembelian dan dimasukkan ke Tr. PO.

Saat barang datang, bagian gudang akan langsung melakukan pengecekan dan

mencocokannya dengan SJ supplier, jika barang sesuai, berdasarkan PO dan SJ yang

diterima, bagian gudang akan membuat BPB 2 rangkap yang akan diberikan ke

bagian keuangan dan sisanya akan dijadikan acuan dalam membuat SJI untuk

mengirim bahan baku ke bagian produksi setelah dimasukkan ke dalam Tr. BPB.

Jika dalam pengecekan ternyata terdapat barang yang tidak sesuai atau cacat,

maka bagian pembelian akan melakukan retur pembelian dan akan membuat RP 4

rangkap, dimana rangkap 1 akan diarsip, rangkap 2 akan diberikan ke bagian

gudang, rangkap 3 diberikan ke bagian akuntansi dan rangkap 4 akan dikembalikan

kepada supplier.

Setelah jatuh tempo, supplier akan mengirimkan SP ke bagian keuangan. Bagian

keuangan akan memeriksa dan mencocokan data BPB, PO, dan SP. Bagian

keuangan akan mengecek apakah barang yang datang telah sesuai dengan PO. SP

47

juga akan dicocokan dengan BPB sebelum pembayaran dilakukan. Setelah dinilai

benar, bagian keuangan akan melakukan pembayaran dengan membuatkan Giro dan

menyerahkannya ke Supplier. Setelah supplier menerima pembayaran, maka bagian

keuangan akan membuat BPK yang akan diotorisasi oleh supplier sebagai tanda

terima dari Giro yang telah dibayarkan oleh perusahaan.

BPK yang diterima oleh bagian keuangan akan diteruskan ke bagian akuntansi.

Berdasarkan BPK bagian akuntansi akan membuat laporan pembelian dan

berdasarkan stok yang ada akan dibuat laporan persediaan, sedangkan retur

pembelian akan digunakan untuk pembuatan laporan retur pembelian untuk setiap

periodenya.

3.3.2 Activity Diagram

3.3.2.1 Overview Activity Diagram

48

Keuangan KomputerAkuntansiProduksiGudangPembelianPPICSupplier

1.Membuat SPK

2.Melakukan pembelian

3.Menerima Barang

8.Melakukan penagihan

9.Melakukan pembayaran

11.Membuat laporan

{ SPK}{ SPK}

{SPK}

3

3

{PO}{PO}

{PO}

{PO}

{PO diarsipkan}12

34

5

2{SPK

diarsipkan}

1

{ SPK}2

Ms. Supplier

Ms. Brg

{PO} 2

{PO}4

{PO}5

{BPB}{BPB diarsipkan}

21

{BPB}2

{RP}2

{SP}

{SJ Supp}

{SP}

{Giro}

{BPK}{Giro}

{BPKsigned}

{BPK}

{BPKsigned}

{Lap. Pembelian}

PO Buyer

10.Menerima pembayaran

TR. BPK

Ms. Lokasi

TR. SPK

TR. PO

TR. Retur Pembelian

TR. BPB

MS.Stok

7.Mengirim bahan baku

{SJI}

TR.SJ Intern

{Lap. Persediaan}

{Lap. Retur Pembelian}

{RP}{RP}

34

{RP diarsipkan}1

4.Meretur Barang

{RP}2

2

{RP}3

{PO diarsipkan}{BPB diarsipkan}

{SP diarsipkan}

4

2

{ SPK diarsipkan}2

{PO diarsipkan}5

{SJ Suppsigned}

{RP diarsipkan}2

{SPK diarsipkan}3

PO Buyerdiarsipkan

{SJ Suppsigned}{RP}

5.Menerima retur pembelian

6.Mengirim pesanan kembali

{SJ Supp}

4

PO diarsipkan3

Gambar 3.2 Overview Activity Diagram

49

3.3.2.2 Detailed Activity Diagram

3.3.2.2.1 Detailed Activity Diagram Membuat SPK

KomputerPPIC

1. Menerima PO Buyer dari Customer

2. Mengecek bahan baku

4. Membuat SPK 3 rangkap

8. Menyerahkan SPK rangkap 3 kepada bag.pembelian

9. Menyerahkan SPK rangkap 2 kepada bag.gudang

10. Mengarsipkan SPK rangkap 1

TR. SPK

Ms. Brg

PO Buyer

{ SPK}{ SPK}

32

{SPKdiarsipkan}

1

3. Menampilkan data bahan baku

5. Menyimpan data SPK

6. Mencetak SPK 3 rangkap

DADMembuat SPK

{SPK}

{SPK}

3

2

{SPKdiarsipkan}

1

11. Mengarsipkan PO Buyer

PO Buyer

Gambar 3.3 Detailed Activity Diagram Membuat SPK

50

3.3.2.2.2 Detailed Activity Diagram Melakukan Pembelian

Bag. Pembelian Komputer

12. Menerima SPK rangkap 3 dari bag. PPIC

13. Memilih supplier

16. Membuat PO 5 rangkap

19. Menyerahkan PO rangkap 5 kepada bag.gudang

20. Menyerahkan PO rangkap 4 kepada bag.keuangan

21. Menyerahkan PO rangkap 3 kepada PPIC

22. Menyerahkan PO rangkap 2 kepada supplier

Ms. Supplier

SPK

14. Menampilkan data supplier

17. Menyimpan data PO

18. Mencetak PO 5 rangkap

DADMelakukan Pembelian

3

{PO}{PO}

{PO}{PO}

{PO diarsipkan}1

23

45

TR. PO

23. Mengarsipkan PO rangkap 1

TR.SPK15. Menampilkan SPK

{PO}

{PO}

{PO}

{PO}

{PO diarsipkan}1

2

3

4

5

24. Mengarsipkan SPK rangkap3

SPK diarsipkan3

Gambar 3.4 Detailed Activity Diagram Melakukan Pembelian

51

3.3.2.2.3 Detailed Activity Diagram Menerima Barang

KomputerGudang Pembelian

[kualitas baik dan item sesuai]

30. Meretur barang[ brg tdk sesuai atau rusak]

31. Menerima barang

26. Menerima Barang

27. Menerima PO rangkap 5 dari Bag. Pembelian

28. Menerima SJ dari Supplier

29. Mencocokan barang dengan PO dan SJ Supp

{PO}5

{SJ Supp}

{SJ Suppsigned}

33. Menampilkan Lokasi

35. Membuat BPB 2 rangkap

36. Menyimpan BPB

37. Mencetak BPB 2 rangkap

39. Mengarsipkan BPB rangkap 1

TR. BPB

32. Membuka Ms. Lokasi

TR.PO34. Menampilkan PO

{BPB}{BPB diarsipkan}

21

{BPB}2

38. Menyerahkan BPB rangkap 2 ke bag. Keuangan

{BPB diarsipkan}1

TR. Retur Pembelian

25. Menerima RP rangkap2

{RP}2

DADMenerima Barang

{RP}2{RP}

{RP}

34

{RP diarsipkan}1

2

MS.Lokasi

Gambar 3.5 Detailed Activity Diagram Menerima Barang

52

3.3.2.2.4 Detailed Activity Diagram Meretur Barang

DADMeretur Barang

Bag. Pembelian Komputer

40. Menerima SJ Supp

44. Menyerahkan RP rangkap 4ke Supplier

47. Mengarsipkan RP rangkap 1

42. Menyimpan RP

43. Mencetak RP 4 rangkap

TR. Retur Pembelian

{RP}

{RPdiarsipkan}

1

2

{SJ Suppsigned}

41. Membuat RP 4 rangkap

{RP}{RP}

{RP}{RP}

12

34

45. Menyerahkan RP rangkap 3 ke Akuntansi

46. Menyerahkan RP rangkap 2 ke Gudang

{RP}3

{RP}4

Gambar 3.6 Detailed Activity Diagram Meretur Barang

53

3.3.2.2.5 Detailed Activity Diagram Mengirim Bahan Baku

KomputerBag.Gudang

DADMengirim Bahan Baku

48. Menerima SPK rangkap 2

49. Menampilkan SPK

50. Membuat SJI

51. Menyimpan SJI

52. Mencetak SJI

53. Mengirim SJI ke Bag. Produksi

TR. SPK

TR. SJI

{ SPK}2

{ SJI}

{ SJI}

54. Mengarsip SPK rangkap 2

{ SPK diarsipkan}2

Gambar 3.7 Detailed Activity Diagram Mengirim Bahan Baku

54

3.3.2.2.6 Detailed Activity Diagram Melakukan Pembayaran

Bag. Keuangan Komputer

56. Mencocokan BPB, PO dengan SP dari Supplier.

58. Menampilkan PO

61. Mencetak BPK

62. Membuat Giro

63. Memberikan Giro dan BPK ke Supplier

57. Menampilkan BPB

59. Membuat BPK

60. Menyimpan BPK

DADMelakukan Pembayaran

{PO}4

{BPB}2

{SP}

TR. BPK

TR. BPB

TR. PO

{Giro}

{BPK}

55. Menerima SP dari Supplier

{BPK}

64. Mengarsipkan SP

65. Mengarsipkan BPB

{BPB diarsipkan}

{SP diarsipkan}

2

{SP}

66. Mengarsipkan PO rangkap 4

{PO diarsipkan}4

Gambar 3.8 Detailed Activity Diagram Melakukan Pembayaran

55

3.3.2.2.7 Detailed Activity Diagram Membuat Laporan

KomputerBag. Akuntansi

DADMembuat Laporan

68. Menerima BPK yang sudah ditandatangani

70. Membuat Laporan Pembelian

{BPKsigned}

{Laporan Pembelian}

69. Menampilkan BPK

TR.BPK

{Lap. Persediaan}

{Lap. Retur Pembelian}

67. Menerima RP yg telah ditandatangani

71. Membuat Laporan Persediaan

72. Menampilkan Stok

73. Mencetak Laporan Persediaan

74. Membuat Laporan Retur Pembelian

75. Menampilkan Retur Pembelian

76. Mencetak Laporan Pembelian

MS.Stok

TR. Retur Pembelian

{RP}3

Gambar 3.9 Detailed Activity Diagram Membuat Laporan

56

3.3.3 Kerangka Kerja Analitis

Dalam proses analisa sistem PT. Alas Makmur Langgeng Abadi menggunakan

internal perspective karena dalam perusahaan belum ada perencanaan biaya secara

terperinci, belum adanya layanan yang menunjang kepuasan pelanggan dan sumber daya

yang terdapat di perusahaan juga masih kurang. Oleh sebab itu, jika dievaluasi

menggunakan perspective yang lain, maka hasil yang didapat kurang maksimal (tidak

tepat). Sedangkan dalam internal perspective memusatkan perhatiannya kepada

pemantauan dan perbaikan biaya, mutu, dan ukuran berdasarkan waktu proses bisnis

perusahaan. Adapun pembahasan perspektif tersebut adalah sebagai berikut:

Internal perspective terdiri dari beberapa bisnis goals yaitu :

1. Meningkatkan dan memelihara fungsi proses bisnis.

2. Menurunkan biaya-biaya proses.

3. Menyediakan pemenuhan akan hukum external, regulasi dan kontrak.

4. Menyediakan pemenuhan akan kebijakan perusahaan.

5. Mengatur perubahan bisnis.

6. Meningkatkan dan memelihara operasional dan produktivitas para pekerja.

Adapun dalam internal perspectif terdiri atas elemen berikut :

57

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data

Alasan Proses Terkait

Pengendalian terhadap proses dari TI

Mendefinisikan sebuah rencana strategi

TI.

Pemuas kebutuhan bisnis dalam TI PO1

Menopang atau memperluas strategi dan

penguasaan kebutuhan menjadi

transparan mengenai keuntungan biaya

dan resiko.

Check list dan

wawancara

Untuk mengetahui rencana

strategis TI dalam sistem

perusahaan

Semua proses pembelian

dan persediaan dalam

perusahaan.

58

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data


Fokus

Memadukan TI dan manajemen bisnis

di dalam menerjemahkan kebutuhan

bisnis ke dalam penawaran pelayanan,

dan pengembangan dari strategi-strategi

untuk melahirkan pelayanan-pelayanan

ini dalam tata cara yang efektif dan

transparan.

59

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data



Mendefinisikan arsitektur informasi.

Pemuas kebutuhan bisnis dalam TI

PO2

Menjadi tangkas dalam merespon

kebutuhan-kebutuhan, untuk

menghasilkan informasi yang dapat

diandalkan dan konsisten dan untuk

mengintegrasi aplikasi secara kasat mata

ke dalam proses-proses bisnis.

Check List Untuk menjaga kualitas

informasi

Menerima Barang : karena

dalam proses menerima

barang, user harus

menginput beberapa data

sehingga dibutuhkan

ketelitian dan pengetahuan

terhadap sistem yang

digunakan

60

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data


Fokus

Menetapkan sebuah model data

perusahaan yang menyertakan skema

klasifikasi sebuah data untuk

memastikan integritas dan konsistensi

dari semua data.

61

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data



Menentukan arah teknologi.


PO3

Memiliki sistem-sistem aplikasi standar,

sumber daya-sumber daya dan

kemampuan-kemampuan yang stabil,

hemat biaya, terintegrasi yang

menyatukan kebutuhan-kebutuhan

bisnis sekarang dan di masa yang akan

datang.

Check list dan

wawancara

Mengetahui apakah

perusahaan memiliki

rencana terkait

pengembangan TI dalam

proses pembelian dan

persediaan

Menerima Barang: karena

dalam proses ini masih

dapat dilakukan

pengembangan aplikasi

62

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data


Fokus

Mendefinisikan dan

mengimplementasikan sebuah rencana

infrastruktur teknologi, arsitektur dan

standar-standar yang dikenali dan dapat

meningkatkan kesempatan teknologi.

63

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data



Mendefinisikan proses, organisasi, dan

hubungan TI.


PO4 Menjadi tangkas dalam merespon

stategi bisnis dalam mempersetujui

dengan kebutuhan penguasaan dan

menyediakan titik kontak yang

kompeten.

Check list dan

wawancara

Untuk mengetahui adanya

pemisahan fungsi tugas

dan tanggung jawab dalam

bagian TI

Keseluruhan sistem

pembelian dan persediaan

(pemeliharaan, dll)

64

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data


Fokus

Penetapan struktur organisasi TI yang

transparan fleksibel dan responsif dan

mendefinisikan dan mengimplementasi

proses TI terhadap peran, kepemilikan

dan tanggung jawab yang terkait dengan

proses pengambilan keputusan dan

bisnis.

65

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data



Mengatur investasi TI.


PO5 (tidak

dipakai)

Secara terus-menerus dan dapat

dibuktikan meningkatkan efisiensi biaya

TI dan kontribusinya pada keuntungan

bisnis dengan pelayanan yang

terintegrasi dan terstandarisasi yang

memuaskan ekspektasi pengguna.

Perusahaan tidak memiliki

IT budgeting

66

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data


Fokus

Investasi TI yang efektif san efisien dan

keputusan portfolio, dan dengan

mengatur dan melacak budget TI dalam

kaitannya dengan strategi TI dan

keputusan investasi.

67

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data



Mengkomunikasikan antara tujuan dan

keinginan manajemen.


PO6 Memasok informasi yang akurat dan

berkala dalam pelayanan TI sekarang

dan di masa yang akan datang dan

mengasosiasikan resiko dan tanggung

jawab.

Check list dan

wawancara

Untuk mengetahui apakah

tujuan utama dari

pembuatan sistem telah

dicapai

Proses penerimaan barang,

pembuatan laporan dan

formulir.

68

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data


Fokus

Menyediakan prosedur petunjuk dan

kebijakan yang akurat, dapat dimengerti

dan disetujui dan dokumentasi lain

kepada para pemegang saham, yang

berkaitan dengan kerangka kerja

pengendalian TI.

69

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data



Mengatur sumber daya manusia TI

Pemuas kebutuhan bisnis dalam TI. PO7 (tidak

dipakai) Memperoleh orang-orang yang

kompeten dan termotivasi untuk

membuat dan melahirkan layanan TI.

Tidak berhubungan

dengan sistem pembelian

dan persediaan serta tidak

ada spesifikasi persyaratan

untuk perekrutan

karyawan pada bagian

tersebut

70

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data


Fokus

Menyewa dan melatih setiap orang,

memotivasi melalui jalur karir yang

jelas, menugaskan peran yang

berkoresponden dengan kemampuan,

menetapkan proses review yang

terdefinisi, membuat deskripsi posisi

dan memastikan kesadaran terhadap

ketergantungan pada setiap individu.

71

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data



Mengatur proyek

Pemuas kebutuhan bisnis dalam TI PO10 (tidak

dipakai)

Memastikan pengiriman hasil proyek

dengan persetujuan-berdasarkan batasan

waktu, budget dan kualitas


proyek TI

72

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data


Fokus

Sebuah program yang terdefinisi dan

pendekatan proyek managemen yang

diimplementasikan pada proyek TI dan

mengijinkan para pemegang saham

untuk berpartisipasi dan mengawasi

resiko proses dan kemajuannya

73

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data



Identifikasi otomatisasi pemecahan masalah.

Pemuas kebutuhan IT perusahaan AI1

Penerjemahan bisnis fungsional dan syarat

pengendalian untuk rancangan otomatisasi

pemecahan masalah yang efektif dan efisien.

Check List

Menilai apakah

perusahaan memiliki

solusi teknologi yang

cukup untuk mendukung

bisnisnya.

Keseluruhan proses

bisnis dalam proses

pembelian dan

persediaan.

Fokus

Pengenalan kemungkinan secara teknis dan

pemecahan cost-effective.

74

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data


Pengendalian terhadap proses dari TI AI2

Memperoleh dan memelihara aplikasi software.

Pemuas kebutuhan IT perusahaan

Menyediakan aplikasi yang sesuai dengan

kebutuhan perusahaan, dan dilakukan dengan

tepat waktu dan dengan harga yang masuk akal.

Fokus

Menjamin bahwa ada ketepatan waktu dan

proses pembangunan cost-effective.

Check list dan

wawancara

Untuk menilai

apakah perusahaan

memiliki aplikasi

yang sesuai dengan

kebutuhan

perusahaan.

Proses penerimaan barang

beserta proses returnya.

75

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data



Memperoleh dan memelihara

infrastruktur teknologi.

Pemuas kebutuhan TI perusahaan AI3

Memperoleh dan memelihara integrasi

dan standar infrastruktur TI.

Check List

Untuk menjamin

keamanan infrastruktur TI

dalam perusahaan

sehingga proses yang

terkait dapat berjalan

dengan lancar

Keseluruhan proses dalam

sistem pembelian dan

persediaan.

Fokus

Penyediaan panggung yang sesuai untuk

aplikasi bisnis sejalan dengan definisi

arsitektur TI dan standar teknologi .

76

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data


Pengendalian terhadap proses dari

TI

Memungkinkan cara kerja dan

kegunaan.

Pemuas kebutuhan TI perusahaan AI4

Menjamin kepuasan dari pemakai

akhir dengan menawarkan pelayanan

dan tingkat pelayanan dan integritas

aplikasi dan pemecahan masalah

teknologi ke dalam proses bisnis.

Check list dan

wawancara

Untuk menilai apakah

user telah puas terhadap

aplikasi dan solusinya

dalam pemecahan yang

ada dalam operasional

bisnis

Penerimaan barang karena

proses ini dinilai cukup

kompleks sehingga user

membutuhkan pengetahuan

lebih detail.

77

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data


Fokus

Menyediakan pemakai yang efektif dan

cara kerja operasional dan pelatihan

material untuk dikirim pengetahuan

yang penting untuk operasional dan

kegunaan sistem yang sempurna.

78

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data



TI

Mendapatkan sumber daya TI.

Pemuas kebutuhan TI perusahaan

AI5

(tidak

dipakai) Meningkatkan efisiensi biaya TI dan

kontribusinya untuk keuntungan

perusahaan.

Karena perusahaan tidak

memiliki proyek terkait

dengan TI.

79

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data


Fokus

Memperoleh dan memelihara

kemampuan TI yang menghasilkan

strategi penyampaian, integrasi dan

standar infrastruktur IT dan

pengurangan resiko dari IT.

80

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data



TI

Mengendalikan perubahan-perubahan.

Pemuas kebutuhan TI perusahaan AI6 (tidak

dipakai) Merespon kebutuhan perusahaan

disesuaikan dengan strategi bisnis,

selagi mengurangi pemecahan masalah

dan penyampaian kekurangan

pelayanan dan diolah lagi.

Perusahaan tidak

memilik prosedur

perubahan dan

kemampuan untuk

menangani perubahan

yang mungkin timbul.

81

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data


Fokus

Mengendalikan perkiraan dampak,

otorisasi dan implementasi dari semua

perubahan pada infrastruktur TI,

aplikasi dan pemecahan masalah teknik,

meminimalkan kesalahan karena

kekurangan permintaan yang spesifik,

dan meragukan implementasi dari

perubahan yang tidak sah.

82

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data



Memberikan definisi dan mengatur

service level


Menjamin keseimbangan atas kunci

pelayanan TI dengan strategi bisnis.

Fokus

DS1(tidak

dipakai)

Mengidentifikasi kebutuhan pelayanan,

menyetujui service levels dan

mengawasi hasil service levels.

Perusahaan tidak

memiliki SLA (Service

Level Aggrement)

83

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data



TI

Mengatur kinerja dan kapasitas.

Pemuas kebutuhan TI perusahaan DS3(tidak

dipakai) Mengoptimalkan kinerja infrastruktur

TI, sumber daya dan kemampuan

dalam menanggapi kebutuhan bisnis.

Perusahaan tidak

memiliki rencana

penilaian kapasitas

sistem terhadap sumber

daya TI.

84

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data


Fokus

Menanggapi kebutuhan pada saat

pertemuan dalam SLAs ( Service Level

Agreement), meminimalkan keborosan

waktu, dan menggunakan secara terus-

menerus kinerja TI dan kapasitas

pengembangan pengawasan dan

pengukuran.

85

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data



TI

Menjamin rencana TI yang

berkelanjutan.

Pemuas kebutuhan TI perusahaan DS4

Menjamin pengurangan dampak bisnis

pada suatu kejadian karena kesalahan

pelayanan TI.

Check List

Untuk menilai pelayanan

rencanaan TI dalam

perusahaan.

Keseluruhan proses


pada perusahaan.

86

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data


Fokus

Membangun keuletan dalam

mengotomatisasi solusi dan

mengembangkan, memelihara dan

menguji perencanaan TI yang

berkelanjutan.

87

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data



TI

Menjamin keamanan sistem.


Mempertahankan keutuhan informasi

dan memproses infrastruktur,

memperkecil dampak kelemahan

keamaan serta kejadian.

Check List

Untuk menilai keamaan

terhadap sistem informasi

perusahaan

Pemberian Id dan Password

kepada setiap staf


dan proses pengantian

Password secara berkala

88

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data


Fokus

Mendefinisikan kebijakan keamanan TI,

rencana dan prosedur, dan memantau,

mendeteksi, melaporkan dan

memecahkan kelemahan keamanan dan

kecelakan.

89

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data



TI

Mengidentifikasi dan mengalokasikan

biaya-biaya.


Menjamin keakuratan dan pemahaman

atas biaya-biaya TI dan

mengembangkan efisiensi biaya

melalui informasi yang baik atas

pelayanan TI.

Check List

Untuk mengetahui

pengalokasi biaya TI

terhadap sistem pembelian

dan persediaan.

Keseluruhan sistem

pembelian dan persediaan.

90

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data


Fokus

Penangkapan kelengkapan dan

keakuratan atas biaya-biaya TI, keadilan

sistem atas alokasi disetujui para

pengguna, dan sistem untuk melaporkan

waktu atas penggunaan TI dan biaya-

biaya yang dialokasikan.

91

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data



TI

Mendidik dan melatih pemakai.


Secara efektif dan efisien mengunakan

aplikasi dan solusi teknologi dan

menjamin pemenuhan pemakai dengan

kebijakan dan prosedur.

Check List

Untuk menilai

keberhasilan user dalam

memahami sistem


Keseluruhan sistem


92

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data


Fokus

Pemahaman yang jelas terhadap

kebutuhan pelatihan pemakai TI,

melaksanakan strategi pelatihan yang

efektif dan mengukur hasilnya.

93

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data



TI

Mengatur service desk dan kejadian.

Pemuas kebutuhan TI perusahaan DS8(tidak

dipakai)

Membolehkan kegunaan efektivitas

sistem TI dengan menjamin dan

menganalisis pertanyaan pemakai

akhir, pertanyaan dan kejadian.


fasilitas service desk.

94

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data


Fokus

Sebuah fungsi service desk yang

professional dengan menanggapai

dengan cepat, peningkatan prosedur, dan

pemecahan dan analisis kecenderungan.

95

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data



TI

Mengatur konfigurasi.


Mengoptimalkan infrastruktur IT,

sumber daya dan kemampuan, serta

mencatat asset IT.

Check List

Untuk mengetahui

kecocokan data antara

sistem dan fisik

Penerimaan barang pada

bagian gudang.

96

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data


Fokus

Mendirikan dan memelihara keakuratan

kelengkapan gudang atas konfigurasi

sifat dan patokan asset, dan

membandingkannya terhadap kenyataan

konfigurasi asset.

97

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data



Mengatur data pembelian dan

persediaan.


Mengoptimalkan penggunaan informasi

dan menjamin bahwa informasi yang

ada diperlukan.

Fokus

DS11

Mempertahankan kelengkapan, akurasi,

ketersediaan dan keamaan data.

Check list dan

wawancara

Untuk menilai

ketersediaan informasi

bagi user

Pembuatan laporan :

Karena dalam proses ini

menuntut ketersediaan

informasi yang akurat.

98

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data



Mengelola lingkungan fisik


Menjaga asset komputer dan data bisnis

dan memperkecil resiko gangguan

perusahaan.

Fokus

DS12(tidak

dipakai)

Menyediakan dan memelihara lingkungan

fisik yang cocok untuk melindungi asset

TI dari akses, kerusakan atau pencurian.

Perusahaan tidak

menyediakan fasilitas

khusus dalam menunjang

keamanan asset TI

99

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data



TI

Mengelola operasi.


Memelihara integritas data dan

menjamin bahwa itu prasarana bisa

melawan dan sembuh dari kesalahan

dan kegagalan.

Check list dan

wawancara

Untuk memastikan bahwa

operasional perusahaan

sudah berjalan dengan

baik.

Berhubungan dengan semua

proses bisnis dalam

operasional perusahaan

terkait dengan proses


100

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data


Fokus

Mendapat tingkat servis yang cara

bekerja untuk pengolahan data

dijadwalkan, menjaga hasil sensitif dan

mengamati dan memelihara prasarana.

101

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data



TI

Pengawasan dan evaluasi pencapaian

TI.

Pemuas kebutuhan TI perusahaan ME1

Terlihat dan mengerti akan biaya TI,

keuntungan-keuntungan, strategi,

aturan-aturan dan tingkat pelayanan

seturut dengan penguasaan kebutuhan.

Check List

Untuk menilai apakah TI

dalam perusahaan telah

melakukan kegiatan

pengawasan terhadap

perkembangan performa

sistemnya

Semua proses yang terlibat

dalam proses pembelian dan

persediaan.

102

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data


Fokus

Pengawasan dan pelaporan pengukuran

dan pengidentifikasian dan

pengimplementasian perkembangan

performance.

103

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data



TI

Pengawasan dan evaluasi pencapaian

TI.

Pemuas kebutuhan TI perusahaan ME2

Melindungi pencapian tujuan TI dan

menyetujui dengan hukum yang

berhubungan, peraturan dan perjanjian.

Check list dan

wawancara

Untuk menjamin adanya

internal control yang baik.

Semua proses dalam sistem


Misalnya dalam penetapan

hak akses untuk setiap

bagian dan otorisasi pada

formulir yang ada.

104

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data


Fokus

Mengawasi proses pengendalian internal

untuk kegiatan yang berhubungan

dengan TI dan tindakan pengembangan

identifikasi.

105

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data



TI

Menjamin kepatuhan dengan syarat

eksternal.


ME3(tidak

dipakai)

Menjamin kepatuhan dengan hukum,

peraturan dan syarat-syarat perjanjian.


kebijakan khusus terkait

dengan TI perusahaan

106

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data


Fokus

Mengidentifikasi semua hukum yang

diterapkan, peraturan dan perjanjian dan

menyesuaikan dengan tingkat kepatuhan

TI dan meyakini proses TI untuk

mengurangi resiko dari ketidakpatuhan.

107

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data



TI

Menyediakan IT Governance.

Pemuas kebutuhan TI perusahaan ME4(tidak

dipakai) Mengintegrasikan peraturan TI dengan

tujuan peraturan perusahaan dan

kepatuhan dengan hukum, peraturan

dan perjanjian.


kebijakan khusus terkait

dengan TI perusahaan

108

COBIT

Domain Uraian

Teknik

Pengumpulan

Data


Fokus

Mempersiapkan papan laporan atas

strategi TI, tampilan dan resiko-resiko,

dan tanggapan untuk kebutuhan

peraturan sejalan dengan arahan.

Tabel 3.1 Analisa Penetapan Domain COBIT

109

3.4 Gambaran Software

PT. Alas Makmur Langgeng Abadi menggunakan sistem informasi dengan

bahasa pemograman C++, aplikasi penyimpanan database yang digunakan adalah

Dbase5th. Sistem jaringan yang digunakan adalah LAN (Local Area Network).

Pengguna sistem informasi pada PT. Alas Makmur Langgeng Abadi terbagi

menjadi :

• Bagian penjualan dengan hak akses :

o Tr. PO Buyer, Tr. Retur Penjualan, Tr. SPK

o Ms. Barang, Ms. Buyer, Ms. Lokasi, Ms. Area

o Laporan penjualan tertinggi

o Stok dan kartu stok

• Bagian PPIC dengan hak akses :

o Tr. SPK

• Bagian pembelian dan persediaan dengan hak akses :

o Tr. PO, Tr. Retur Pembelian

o Ms. Lokasi, Ms. Supplier, Ms. Barang

o Tr. BPB, Tr. SJ

• Bagian Accounting dengan hak akses :

o Tr. Kartu Hutang Piutang, Tr. PO, Tr. BPB

o Ms. Stok

o Laporan HPP (Harga Pokok Penjualan)

• Bagian keuangan dengan hak akses :

o Tr. BPK

110

o Hak akses secara penuh untuk membuka keseluruhan sistem.

• Bagian TI dengan hak akses :

o Hak akses secara penuh untuk membuka keseluruhan sistem.

Arsitektur sistem yang digunakan adalah sebagai berikut :

• User pada bagian : Produksi (1), Sample (1), Gudang bahan baku (1),

Akesoris (1), Gudang barang jadi (1), Accounting (4), Personalia (1),

Opersional (6), TI (1)

o System : Windows XP Profesional version 2002 Service Pack 2

o Registered to : Egyptian hak, home, 55274-640-4312605-23182

o Manufactured & supported by : Egyptian hak, Win XP

Profesional, Intel (R) Pentium (R) Dual, CPU E2160 @1,80

GHZ, 0,99GB of RAM

• Server

o System : M. Windows 2000, 5.00.2195, Service Pack 4

o Registered to : AlasMakmur, PT, 51879-000-0000025-00373

o Computer : Intel (R) Xeon (R) CPU, 3040@1,86GHZ, AT/AT

Compatible, 522, 316 KB RAM

• Printer

o Epson LQ- 2180 pada : personalia (1), accounting (3),

Operasional (2), PPIC (1)

Documents

BAB 3 PENGUMPULAN DATA DAN OBSERVASI 3.1 Gambaran …thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-1-00271-KA Bab 3.pdfPT. Alas Makmur Langgeng Abadi beralamat di Jl. Anyar RT.01/02 Desa Leuwinutug