28
19 BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Cibubur.com Cibubur.com adalah salah satu produk dari perusahaan yang bernama PT. Jaytee Impressa dan memiliki NPWP : 02.271.703.7.407.000. Perusahaan ini memiliki tiga produk media pemasangan iklan antara lain nutrisi.com yang memiliki ruang lingkup mengenai obat-obatan, edupedia.com yang memiliki ruang lingkup untuk pendidikan dan Cibubur.com yang menawarkan pemasangan iklan tanpa dibatasi ruang lingkupnya. Tetapi dalam pelaksanaanya ternyata nutrisi.com dan edupedia.com tidak berjalan sesuai dengan yang direncanakan sedangkan Cibubur.com yang tidak terlalu diharapkan menunjukkan perkembangan yang bagus. Sehingga pada saat ini yang tetap eksis dan diandalkan oleh perusahaan ini adalah Cibubur.com. sedangkan dua produk yang lain dihentikan operasionalnya. Cibubur.com dikhususkan untuk menyediakan jasa promosi bagi komunitas usaha di wilayah Cibubur dan sekitarnya. Jasa yang ditawarkan adalah pemasangan iklan pada media cetak dan media internet. Selain itu Cibubur.com juga menyediakan jasa dalam event organizer bagi client yang memasang iklan dalam cibubur.com dan ingin mengadakan acara seperti pameran dan sebagainya. Namun pada saat ini sebagian besar pusat profitnya masih berada dalam penerbitan media cetaknya. Cibubur.com mendistribusikan seluruh media cetaknya secara gratis ke seluruh perumahan Cibubur dan sentra-sentra bisnis yang ada di Cibubur dan sekitarnya seperti Bekasi, Bogor, dan Depok.

BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Cibuburthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-1-00096-KA Bab 3.pdfPemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin memasang

  • Upload
    ledieu

  • View
    213

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Cibuburthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-1-00096-KA Bab 3.pdfPemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin memasang

19

BAB 3

SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Sejarah Cibubur.com

Cibubur.com adalah salah satu produk dari perusahaan yang bernama

PT. Jaytee Impressa dan memiliki NPWP : 02.271.703.7.407.000. Perusahaan ini

memiliki tiga produk media pemasangan iklan antara lain nutrisi.com yang

memiliki ruang lingkup mengenai obat-obatan, edupedia.com yang memiliki ruang

lingkup untuk pendidikan dan Cibubur.com yang menawarkan pemasangan iklan

tanpa dibatasi ruang lingkupnya.

Tetapi dalam pelaksanaanya ternyata nutrisi.com dan edupedia.com tidak

berjalan sesuai dengan yang direncanakan sedangkan Cibubur.com yang tidak

terlalu diharapkan menunjukkan perkembangan yang bagus. Sehingga pada saat ini

yang tetap eksis dan diandalkan oleh perusahaan ini adalah Cibubur.com.

sedangkan dua produk yang lain dihentikan operasionalnya.

Cibubur.com dikhususkan untuk menyediakan jasa promosi bagi

komunitas usaha di wilayah Cibubur dan sekitarnya. Jasa yang ditawarkan adalah

pemasangan iklan pada media cetak dan media internet. Selain itu Cibubur.com

juga menyediakan jasa dalam event organizer bagi client yang memasang iklan

dalam cibubur.com dan ingin mengadakan acara seperti pameran dan sebagainya.

Namun pada saat ini sebagian besar pusat profitnya masih berada dalam penerbitan

media cetaknya. Cibubur.com mendistribusikan seluruh media cetaknya secara

gratis ke seluruh perumahan Cibubur dan sentra-sentra bisnis yang ada di Cibubur

dan sekitarnya seperti Bekasi, Bogor, dan Depok.

Page 2: BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Cibuburthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-1-00096-KA Bab 3.pdfPemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin memasang

20

Cibubur.com didirikan pada tanggal 10 Agustus tahun 2003 dan telah

beroperasi selama 3 tahun. (perintisan usaha) Sejak didirikan Cibubur.Com ini

mengalami pertumbuhan yang signifikan pada jasa media cetaknya. Pada awalnya

Cibubur.com memproduksi media cetak berupa buletin 4 halaman dengan oplah

2000 eksemplar setiap harinya. Dan hanya didistribusikan dalam perumahan Kota

Wisata saja. Kini pada tahun 2006 Cibubur.com memproduksi buletin 16 halaman

dengan oplah lebih dari 15000 eksemplar.

Page 3: BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Cibuburthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-1-00096-KA Bab 3.pdfPemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin memasang

21

3.2 Struktur Organisasi dan Jabaran Tugas dan Wewenang

3.2.1 Struktur Organisasi

Direktur Utama

Bagian Operasional Bussines Development

Marketing Designer

Admin Front (Customer Service)

Admin Back (Accounting)

IT Discount CardAdministrasi Staff Office

Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi Cibubur.Com

Page 4: BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Cibuburthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-1-00096-KA Bab 3.pdfPemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin memasang

22

3.2.2 Jabaran Tugas dan Wewenang

1. Bagian Operasional

♦ Mengontrol produktivitas di Cibubur.com

♦ Berwenang untuk operasional sehari-hari

♦ Mengontrol staff-staff bawahannya.

Bagian Operasional terdiri dari :

a. Designer

• Berusaha memahami keinginan client

• Jika client tidak memiliki contoh gambar untuk desain

gambar iklan, maka bagian designer akan melakukan

pemotretan pada objek yang diinginkan client

• Mendesain iklan sesuai dengan keinginan client

• Menyusun layout buletin setiap bulan

b. Marketing

• Melakukan telemarketing

• Berwenang memberikan discount

• Memberikan informasi kepada client

• Menagih client yang akan membayar tagihan

• Bertanggung jawab terhadap omset perusahaan

c. Admin Back (Accounting)

Membuat penagihan

Mencatat penerimaan iklan

Mencatat uang masuk

Page 5: BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Cibuburthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-1-00096-KA Bab 3.pdfPemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin memasang

23

Membuat laporan keuangan

d. Admin Front (Customer service)

• Menjawab telepon

• Menerima tamu / client

• Menerima keluhan atau kritikan dari client

• Mengentry dan mengupdate data-data client

e. Staff Office ( Distribusi )

• Mendistribusikan buletin

• Menjaga keamanan kantor

• Menjaga kebersihan kantor

2. Bagian Bussiness Development

♦ Menyusun Visi dan Misi perusahaan

♦ Menyusun perencanaan pengembangan

♦ Menyusun strategi kerjasama dengan client

♦ Menyusun strategi pemasaran

♦ Menyusun pengembangan IT

♦ Menyusun diversifikasi bisnis

♦ Menyusun budget untuk bisnis

Page 6: BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Cibuburthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-1-00096-KA Bab 3.pdfPemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin memasang

24

3.3 Tata Laksana Sistem Berjalan

Cibubur.com merupakan penyedia jasa promosi bagi komunitas usaha di

wilayah Cibubur dan sekitarnya. Jasa yang ditawarkan berupa pemasangan iklan

pada media cetak dan internet. Produk yang diiklankan tidak terbatas jenisnya.

Produk apapun diterima selama legal dan menjadi kebutuhan informasi bagi

masyarakat.

Pemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin

memasang iklan, client bisa menelepon, memesan secara online, atau client

datang sendiri ke kantor Cibubur.com. Selain itu cibubur.com memiliki tim

marketing yang tugasnya menghubungi calon client atau client. Tim marketing

menghubungi calon client atau client dengan mendatangi atau dengan

menelepon calon client atau client tersebut. Tim marketing ini memiliki target

omset dengan jumlah yang tertentu. Berdasarkan omset ini marketing

mendapatkan komisi. Komisi yang diperoleh bersifat progresif, semakin besar

omset yang diperoleh maka semakin besar pula komisinya. Persentase komisi

berkisar antara 10% sampai dengan 20% dari omset yang didapat. Marketing

juga diberi kebebasan oleh manajemen untuk memberikan discount kepada client

sampai dengan sebesar 10%. Namun pemberian discount ini akan berpengaruh

pada komisi yang akan didapatkan nantinya. Komisi yang akan didapatkan oleh

marketing ini merupakan sisa dari omset yang telah dipotong discount dikurang

20% dari sisa omset yang telah dipotong discount. Perhitungan ini biasanya

disebut pinalti untuk pemberian discount.

Pendapatan Cibubur.com didapatkan dari iklan yang dipasang oleh

pengusaha-pengusaha yang ada di Cibubur. Untuk saat ini persentase terbesar

Page 7: BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Cibuburthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-1-00096-KA Bab 3.pdfPemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin memasang

25

pendapatan diperoleh dari media cetak. Sedangkan media internet sementara ini

lebih cenderung sebagai media informasi bagi masyarakat Cibubur.

Iklan-iklan dalam media cetak dibagi menjadi beberapa kategori, yaitu :

1. Iklan Gambar/iklan kolom

2. Iklan Advertorial

3. Iklan Baris

4. Iklan Foto

Setiap kategori bentuk iklan memiliki karakterisik tersendiri yang

mempengaruhi harga pemasangan iklan. Yang pertama yaitu posisi iklan.

Pemasangan iklan di halaman depan akan membuat harga lebih mahal

dibandingkan dengan pemasangan iklan di halaman belakang. Pemasangan iklan

di halaman belakang akan membuat harga lebih mahal dibandingkan dengan

pemasangan di halaman tengah. Yang kedua yaitu ukuran iklan. Cibubur.com

memiliki standar tertentu dalam ukuran besarnya iklan yang akan dipasang

dalam satuan cm. Untuk ukuran terkecilnya yaitu 5 cm x 1 kolom. Yang ketiga

yaitu jenis foto iklan. Iklan dengan foto berwarna lebih mahal dibandingkan

dengan iklan foto hitam putih. Selain pemilihan karakteristik diatas dalam

penentukan harga pemasangan iklan. Cibubur.com juga memiliki paket

pemasangan iklan yang harganya lebih miring.

Pemasang iklan atau client diberi kebebasan dalam pemasangan iklan. Client bisa

memasang iklan per edisi atau bisa juga memasang iklan secara kontrak 6 edisi

sekaligus. Untuk kontrak iklan, Cibubur.com memberikan discount sampai

dengan 20%.

Page 8: BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Cibuburthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-1-00096-KA Bab 3.pdfPemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin memasang

26

Untuk pembayaran, client kontrak diberi keleluasaan melakukan

pembayaran dalam 3 term. Term tersebut ditentukan sendiri oleh client, baik

tanggal pembayarannya maupun jumlah pembayarannya.

3.3.1 Tata Laksana Penerimaan Pemasangan Iklan

Client yang ingin memasang iklan mengisi form Promotion Order

(PO) dua rangkap yang berisi data client, paket iklan yang dipilih dan

banyaknya cicilan serta uang muka yang ingin client bayar. Didalamnya

juga berisi materi yang client inginkan. Client dapat memilih berapa kali

cicilan yang ingin diambil dengan maksimum cicilan 3 term. Client

membayar uang muka dengan jumlah sesuai dengan keinginan client.

Setelah itu marketing memberikan PO rangkap yang ke-1 kepada client

dan membawa rangkap ke-2 untuk diberikan kepada administrasi untuk

dicatat dan diarsipkan. Setelah administrasi mencatat data-data client dan

semua data yang ada dalam PO, kemudian isi materi diberikan kepada

designer untuk dibuatkan contoh desain iklan.

3.3.2 Tata Laksana Pembuatan Desain Iklan

Berdasarkan isi materi yang diterima, jika gambar sudah tersedia

designer langsung mendesain iklan. Jika belum ada gambar, designer

akan memfoto objek yang diinginkan oleh client. Designer mendesain

iklan dengan menggunakan aplikasi yang sesuai keahlian designer, salah

satunya menggunakan adobe photoshop. Setelah desain dibuat, desain

iklan akan dicetak dalam dokumen yang bernama approval gambar iklan

Page 9: BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Cibuburthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-1-00096-KA Bab 3.pdfPemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin memasang

27

(AIG) sebanyak 1 rangkap. Approval gambar yang dibuat akan

diserahkan ke bagian marketing untuk ditunjukkan ke client sebagai

konfirmasi apakah client setuju dengan desain yang dibuat, jika setuju

maka client menandatangani Approval Iklan Gambar (AIG) tersebut

kemudian AIG diberikan kepada administrasi untuk dicatat. Jika client

tidak setuju maka AIG tersebut diberikan kembali kepada designer dan

memodifikasinya kembali sesuai dengan keinginan client. Setelah semua

AIG dari semua client cibubur.com telah dicatat oleh administrasi dan

dikumpulkan menjadi satu file. Kemudian file tersebut diberikan kepada

desainer dalam bentuk Compact Disc (CD) untuk mendesain buletin yang

akan diterbitkan pada awal bulan,sekitar tanggal 5 setiap bulannya.

Setelah desain tersebut selesai maka disimpan dalam bentuk CD dan

kemudian dikirimkan ke percetakan untuk dicetak.

3.3.3 Tata Laksana Tata Laksana Penagihan

Pada saat buletin telah disebarkan ke seluruh area cibubur.

Bagian accounting memeriksa client mana yang sudah jatuh tempo masa

cicilannya. Kemudian membuat invoice 3 rangkap untuk ditagihkan

kepada client. Besarnya tergantung keinginan client yang sudah

dicantumkan dalam PO. Kemudian memberikan kepada marketing untuk

ditagihkan kepada client. Kemudian client menandatangani 3 rangkap

invoice tersebut sebagai tanda bahwa client telah ditagih, kemudian

marketing memberikan rangkap ke 2 kepada klien. Bag. Marketing lalu

mengkonfirmasi pembayaran kepada client, jika client siap untuk

Page 10: BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Cibuburthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-1-00096-KA Bab 3.pdfPemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin memasang

28

membayar maka bag. Marketing akan datang untuk menerima

pembayaran. Atau client bisa juga membayar dengan mentransfer

pembayaran. Ketika client membayar tagihan, client mengembalikan

invoice rangkap 2 dan menerima invoice rangkap 1 yang menandakan

bahwa tagihan telah lunas. Kemudian invoice rangkap ke 2 dan 3 dicatat

oleh bagian accounting dan diarsip oleh bagian administrasi.

3.3.4 Overview Diagram

3.3.4.1 Prosedur Penerimaan Pemasangan Iklan

client marketing administrasi designer

memesan

menerima order

mencatat dataPO

PO

PO

isi materi

Gambar 3.2 Overview Diagram

Prosedur Penerimaan Iklan

Page 11: BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Cibuburthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-1-00096-KA Bab 3.pdfPemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin memasang

29

Ket :

PO : Promotion Order

AIG : Aprroval Iklan Gambar

3.3.4.2 Prosedur Pmbuatan Desain Iklan

marketing administrasidesigner

Membuat AIG

Meminta Persetujuan

setuju?

mencatat AIG

mendesain buletin

AIG

AIG

AIG

Buletin

AIG Ya

Tidak

Gambar 3.3 Overview Diagram

Prosedur Pembuatan Desain Iklan

Page 12: BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Cibuburthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-1-00096-KA Bab 3.pdfPemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin memasang

30

3.3.4.3 Prosedur Penagihan

Accounting marketing

prosedur penagihan

periksatagihan

menagihclient

mencatatpembayaran

invoice

invoice

invoice

invoice

Gambar 3.4 Overview Diagram

Prosedur Penagihan

Page 13: BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Cibuburthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-1-00096-KA Bab 3.pdfPemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin memasang

31

3.3.5 Identifikasi Events

3.3.5.1 Prosedur Penerimaan Pemasangan Iklan

Event Internal Responsibility

Start When Activity

Menerima

Order

Marketing Terima order dari

client

- Terima order

- Membuat

PO1

- Menyerahkan PO

Mencatat

data

Administrasi Menerima PO dari

marketing

- Menerima PO

- Mencatat Data PO

- Menyerahkan isi materi

3.3.5.2 Prosedur pembuatan desain iklan

Event Internal

Responsibility

Start when Activity

Membuat AIG Designer Menerima isi materi dari

bagian administrasi

- menerima isi

meteri

1 PO : Promotion Order 2 AIG : Aproval Iklan Gambar

Tabel 3.1 Event Tabel

Prosedur Penerimaan Pemasangan Iklan

Page 14: BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Cibuburthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-1-00096-KA Bab 3.pdfPemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin memasang

32

- membuat AIG

2

(desain)

- menyerahkan

AIG

Meminta

Persetujuan

Marketing Setelah menerima AIG

dari bagian designer

- menerima

AIG

- meminta

persetujuan

- menyerahkan

AIG

Mencatat AIG Administrasi Setelah menerima AIG

dari bagian merketing

- menerima

AIG

- mencatat AIG

- menyerahkan

file

Mendesain

buletin

Designer Menerima file dari

bagian administrasi

- menerima file

- mendesain

bulletin

- menyerahkan

desain buletin

Tabel 3.2 Event Tabel

Prosedur Pembuatan Desain Iklan

Page 15: BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Cibuburthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-1-00096-KA Bab 3.pdfPemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin memasang

33

3.3.5.3 Prosedur penagihan

Event Internal Agent Starts When Activities in the

event

Periksa tagihan Accounting Buletin telah

diedarkan

- cek client

yang telah

jatuh tempo

- membuat

invoice

- memberikan

invoice ke

bagian

marketing

Menagih Client Marketing Terima invoice dari

Bag. Accounting

- konfirmasi

pembayaran

- terima

pembayaran

- menukar

invoice

- kirim invoice

Mencatat

pembayaran

Accounting Terima invoice dari

marketing

- mencatat

invoice

Tabel 3.3 Event Tabel

Prosedur Penagihan

Page 16: BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Cibuburthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-1-00096-KA Bab 3.pdfPemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin memasang

34

3.3.6 Formulir dan Laporan Sistem Berjalan

3.3.6.1 Formulir Sistem Berjalan

Keterangan :

Formulir Promotion Order iklan gambar adalah tanda bukti pemesanan

pemasangan iklan gambar.

Gambar 3.5 Formulir

Promotion Order Iklan Gambar

Page 17: BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Cibuburthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-1-00096-KA Bab 3.pdfPemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin memasang

35

Fomulir ini diisi jika ada client yang ingin memasang iklan gambar,

isinya yaitu mengenai data client, jenis iklan yang dipilih, materi dan isi

materi. Materi yaitu bentuk data atau gambar tentang iklan yang

diberikan oleh client pada Cibubur.Com. Materi ini dapat berupa

gambar/brosur, foto, atau disket/CD. Isi materi diisi dengan besarnya

kolom yang diinginkan untuk memuat iklan pada buletin dan jangka

waktu pemasangan iklan. Pada PO juga dicantumkan jenis pembayaran

dan jumlah pembayaran, serta ditentukan pula tanggal jatuh tempo jika

client baru membayar uang muka.

Promotion Order ini terdiri dari 2 rangkap. Rangkap pertama diberikan

pada client jika client telah membayar lunas dan rangkap kedua dicatat

dan diarsip oleh bagian administrasi. Tetapi jika client membayar secara

cicilan maka yang diberikan pada client yaitu PO rangkap kedua

sedangkan PO rangkap kesatu diarsip sementara oleh administrasi hingga

client telah melunasi cicilannya. Lalu PO yang ada pada client ditukar

dengan PO yang ada pada administrasi.

Page 18: BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Cibuburthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-1-00096-KA Bab 3.pdfPemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin memasang

36

Keterangan :

Formulir Promotion Order iklan baris adalah tanda bukti pemesanan

pemasangan iklan baris. Fomulir ini diisi jika ada client yang ingin

memasang iklan baris, isinya yaitu mengenai data client dan isi iklan

baris yang berupa kalimat.

Formulir Promotion Order iklan baris hanya terdiri dari satu rangkap.

Gambar 3.6 Formulir

Promotion Order Iklan Baris

Page 19: BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Cibuburthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-1-00096-KA Bab 3.pdfPemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin memasang

37

Keterangan :

Formulir invoice digunakan untuk menagih client yang cicilannya telah

jatuh tempo. Invoice memiliki 3 rangkap.

Rangkap pertama untuk diberikan kepada client sebagai tanda bukti

bahwa client telah ditagih dan membayar.

Rangkap kedua untuk dicatat oleh bagian accounting

Rangkap ketiga untuk diarsip oleh bagian accounting

Gambar 3.7 Formulir Invoice

Page 20: BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Cibuburthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-1-00096-KA Bab 3.pdfPemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin memasang

38

Keterangan :

Formulir Approval Iklan Gambar (AIG) adalah formulir yang akan dikeluarkan setelah

designer mendesain layout gambar iklan sesuai dengan yang diinginkan oleh client

Hanya terdiri dari satu rangkap yang nantinya akan diberikan kepada client untuk

ditunjukkan apakah client setuju dengan design gambar yang dibuat oleh designer.

Gambar 3.8 Formulir

Approval Iklan Gambar

Page 21: BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Cibuburthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-1-00096-KA Bab 3.pdfPemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin memasang

39

3.3.6.1 Laporan Sistem Berjalan

Gambar 3.9 Laporan Penerimaan Iklan kolom

Per edisi

Gambar 3.10 Laporan Penerimaan Iklan Baris

Per edisi

Page 22: BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Cibuburthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-1-00096-KA Bab 3.pdfPemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin memasang

40

Keterangan :

Laporan penerimaan Iklan per Edisi digunakan untuk melaporkan berapa banyak

client yang memasang iklan pada setiap edisi, terbagi client yang memasang

iklan kolom dan iklan baris.

3.3.7 Workflow Table

3.3.7.1 Workflow Table Prosedur Penerimaan Pemasangan Iklan

Actor Event Avtivity

Marketing Menerima order 1.Menerima order dari client

2.Membuat PO2 2 rangkap

3.PO rangkap 1 diserahkan ke client

4.Kirim PO rangkap 2 ke bagian administrasi

Administrasi Mencatat data 5.Menerima PO rangkap 2 dari marketing

6.Mencatat data-data dari PO

7.Menyerahkan isi materi

8.Mengarsip PO rangkap 2 sementara

2 Promotion Order 2 Approval Iklan Gambar

Tabel 3.4 Workflow Table

Prosedur Penerimaan Pemasangan Iklan

Page 23: BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Cibuburthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-1-00096-KA Bab 3.pdfPemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin memasang

41

3.3.7.2 Workflow Table Prosedur Pembuatan Desain Iklan

Actor Event Activities Designer Membuat AIG 1. Menerima isi materi dari bagian administrasi

2. Membuat AIG3

3. Menyerahkan AIG ke bagian marketing

Marketing Meminta persetujuan 4. Menerima AIG dari bagian designer

5. Meminta persetujuan kepada client

6. Jika tidak setuju, AIG dikirim ke designer

untuk dimodifikasi ulang

Administrasi Mencatat AIG 7. Mencatat AIG

8. Simpan contoh layout gambar dalam suatu

file

9. Kirim file ke designer

Designer Mendesain buletin 10. Menerima file dari bagian administrasi

11. Mendesain buletin

12. Simpan desain dalam bentuk CD

13. Kirim CD ke Percetakan

Tabel 3.5 Workflow Table

Prosedur Pembuatan Desain Iklan

Page 24: BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Cibuburthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-1-00096-KA Bab 3.pdfPemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin memasang

42

3.3.7.3 Workflow Table Prosedur penagihan

Actor Event Activities

Accounting Periksa tagihan 1. memeriksa client yang sudah jatuh tempo

2. membuat invoice 3 rangkap

3. memberikan invoice 3 rangkap ke marketing

Marketing Menagih client 4. memberikan invoice 3 rangkap kepada client

untuk ditandatangani

5. memberikan invoice rangkap ke 2 kepada

client

6. menagih ke client

7. jika client siap membayar, marketing akan

datang untuk menerima pembayaran

8. menukar invoice rangkap 1 dengan invoice

rangkap ke 2 pada client

9. mengirim invoice rangkap 2 dan 3 ke

accounting

Accounting Mencatat

pembayaran

10. mencatat invoice rangkap 2 dan 3

11. memberikan invoice rangkap 2 dan 3 untuk

diarsip.

Tabel 3.6 Workflow Table

Prosedur Penagihan

Page 25: BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Cibuburthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-1-00096-KA Bab 3.pdfPemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin memasang

43

3.4 Analisis Temuan Hasil Survey

1. Laporan penerimaan iklan per edisi dan laporan rating client yang tidak

up to date.

Perusahaan yang sedang berkembang memiliki jumlah client dan

transaksi semakin banyak, sehingga membutuhkan sebuah sistem

akuntansi yang terkomputerisasi agar lebih mempercepat kinerja

perusahaan dan agar laporan yang diinginkan perusahaan lebih akurat,

sehingga perusahaan dapat merencanakan pengembangan bisnis untuk

kedepannya lebih cepat dan tepat.

Hingga saat ini perusahaan masih memandang bahwa belum

diperlukannya sistem yang terkomputerisasi karena sumber daya manusia

dalam bidang IT – nya masih kurang, alur keuangan masih belum terlalu

kompleks.

Hal ini mengakibatkan lambatnya penerimaan laporan yang

diinginkan oleh manajemen dan tidak termonitornya proses penerimaan

iklan hingga cetak buletin.

Berdasarkan analisis diatas, maka penyusun akan membuat sistem

informasi akuntansi penjualan yang akan menghasilkan laporan

penerimaan iklan per edisi dan laporan rating client yang akan selalu up

to date.

2. Tidak adanya pengawasan terhadap proses penerimaan iklan yang terdiri

dari iklan yang baru diterima, iklan dalam proses dan iklan yang siap

untuk dicetak

Page 26: BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Cibuburthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-1-00096-KA Bab 3.pdfPemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin memasang

44

Sebaiknya perusahaan mengadakan pengawasan terhadap semua

proses, termasuk dari proses penerimaan iklan.

Masalah tersebut disebabkan karena perusahaan menganggap

bahwa belum perlunya adanya pengawasan karena masih terbatasnya

sumber daya manusia dibidang Accounting.

Sehingga hal ini mengakibatkan manajemen tidak dapat

mengetahui kemajuan dalam penerimaan iklan setiap edisi/buletin.

Penyusun akan membuat sistem yang akan menampilkan data-

data yang berisi data iklan yang baru diterima, iklan dalam proses dan

iklan yang siap dicetak.

3. Bagian marketing yang merangkap sebagai penagihan sehingga semua

data dapat diakses.

Umumnya dalam suatu perusahaan setiap karyawan harus

memiliki pembagian tugas dan wewenang jelas.

Pada saat ini perusahaan masih dalam tahap pengembangan maka,

perusahaan menganggap belum perlunya penambahan sumber daya

manusia. Karena belum stabilnya pembagian tugas dan wewenang.

Hal ini mengakibatkan adanya campur tangan pihak yang tidak

berwenang dan memungkinkan terjadinya kesalahan dalam pembuatan

laporan. Hal ini juga dapat beresiko terhadap keamanan data perusahaan.

Berdasarkan analisis diatas, maka penyusun akan membuat Sistem

Informasi Akuntansi dalam pengendalian hak akses terhadap data-data

perusahaan.

Page 27: BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Cibuburthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-1-00096-KA Bab 3.pdfPemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin memasang

45

4. Tidak terdatanya client yang sudah memiliki loyalitas tinggi pada

perusahaan.

Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa melayani

konsumen, seharusnya perusahaan dapat memberikan timbal balik kepada

konsumen yang menunjukkan kepercayaan besar kepada perusahaan.

Timbal balik ini dapat berupa pemberian bonus atau bingkisan pada

event-event tertentu. Misalnya pada hari raya.

Perusahaan memiliki client yang sangat banyak, tetapi

kekurangannya, client yang menjadi pelanggan perusahaan tidak dapat

dibedakan antara client yang sering menggunakan jasa perusahaan

dengan yang tidak. Karena prosedur sistem akuntansinya hanya sampai

tahap pencatatan pelunasan tagihan.

Hal ini mengakibatkan perusahaan tidak dapat mengetahui

loyalitas client dalam menggunakan jasa perusahaan. Sehingga

perusahaan tidak dapat memberikan penghargaan terhadap client.

Berdasarkan analisis diatas, penyusun akan mengupayakan agar

sistem yang akan direkomendasikan, nantinya juga akan dapat

mengakumulasikan seringnya client menggunakan jasa perusahaan.

3.5 Identifikasi Kebutuhan Informasi

Berdasarkan hasil analisis yang penyusun peroleh, maka

dapat diidentifikasikan adanya kebutuhan penerimaan sebagai

berikut:

1. Identifikasi informasi penerimaan iklan per edisi.

Page 28: BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Cibuburthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-1-00096-KA Bab 3.pdfPemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin memasang

46

2. Identifikasi informasi penagihan iklan per bulan.

3. Identifikasi informasi iklan yang baru diterima.

4. Identifikasi informasi iklan dalam proses.

5. Identifikasi informasi iklan yang siap untuk dicetak.

6. Identifikasi informasi pengendalian hak akses terhadap

data perusahaan.

7. Identifikasi informasi penerimaan pelunasan tagihan.

8. Identifikasi informasi akumulasi seringnya client

menggunakan jasa perusahaan.

9. Identifikasi informasi rating client.