Upload
vancong
View
239
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
78
BAB 4
RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
4.1 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
4.1.1 Struktur Organisasi
Pada sistem yang diusulkan, terdapat perubahan dan penambahan
bagian pada struktur organisasi sehingga struktur organisasi yang diusulkan
adalah sebagai berikut :
79
Gambar 4.1 Struktur Organisasi yang diusulkan pada PT Yulie Pangan Sentosa
DIREKTUR
Manajer Penjualan
Manajer Pembelian
Manajer Produksi
Bagian Penjualan
Bagian Pembelian
Bagian Produksi
Manajer Akuntansi
Manajer Keuangan
Bagian Keuangan
Bagian Akuntansi
Manajer Gudang
Bagian Gudang
Bagian Pengiriman
Bagian Penagihan
KOMISARIS
80
4.1.2 Uraian Tugas
Pada sistem yang diusulkan, terdapat perubahan dan penambahan
bagian pada struktur organisasi sehingga terjadi perubahan maupun
penambahan pada tugas – tugas dari setiap bagian yaitu sebagai berikut :
Bagian Penjualan :
1. Menerima Pesanan dari pelanggan.
2. Membuat Sales Order, Surat Jalan, Faktur Penjualan dan Surat
Retur
3. Mengecek status pelanggan dan jumlah transaksi yang telah
pernah dilakukan pelanggan untuk transaksi penjualan tunai
4. Membuat laporan penjualan tunai, Laporan Penjualan kredit,
Laporan Piutang dan Laporan Retur Penjualan
Bagian Gudang :
1. Mengeluarkan barang yang akan dikirim sesuai dengan Surat
Jalan yang diterima.
2. Menambah stok barang
Bagian Pengiriman :
1. Mengecek dan melakukan pengiriman barang ke pelanggan
berdasarkan surat jalan yang telah dibuat oleh bagian Penjualan
2. Bertanggung jawab terhadap barang dalam perjalanan ke lokasi
pelanggan maupun ke perusahaan.
81
3. Memastikan barang telah diterima oleh pelanggan dengan
membawa surat jalan yang telah ditandatangani oleh pelanggan.
4. Mengecek kesesuaian surat retur yang dibuat pelanggan dengan
barang yang diretur dan membawa kembali barang yang diretur
oleh pelanggan.
Bagian Penagihan :
1. Melakukan penagihan ke pelanggan berdasarkan Surat – surat
tagihan yang diterima dari bagian akuntansi
2. Menerima Pembayaran dari pelanggan jika pelanggan langsung
melakukan pembayaran pada waktu ditagih.
Bagian Akuntansi :
1. Melakukan pengecekan piutang pelanggan yang akan ditagih
2. Membuat Tanda Terima Pembayaran.
3. Menyiapkan Surat-surat tagihan untuk diberikan ke bagian
penagihan.
4. Mengecek Tanda terima Pembayaran yang telah ditandatangani
pelanggan
5. Menginput tanggal Tanda terima Pembayaran yang telah
ditandatangani
6. Mengecek dokumen-dokumen sebelum diarsip seperti Surat jalan,
Faktur Penjualan, Tanda terima Pembayaran dan Bukti
Penerimaan Kas / bank
82
Bagian Keuangan :
1. Meminta persetujuan kepala bagian keuangan untuk membuat
Bukti Penerimaan kas / bank
2. Melakukan pengecekan Pembayaran yang dilakukan pelanggan
dengan cara transfer
3. Melakukan konfirmasi ke bagian penjualan atas status
pembayaran pelanggan
4. Membuat Bukti penerimaan kas / bank
5. Mencairkan Cek / giro
6. Membuat laporan penerimaan kas / bank
4.2 Prosedur Sistem yang Diusulkan
4.2.1 Prosedur Sistem Penjualan Tunai
4.2.1.1 Pembayaran dengan uang tunai
Ketika pelanggan memesan barang, bagian penjualan akan
mengecek status pelanggan apakah pelanggan baru atau tidak, jika
pelanggan baru maka bagian penjualan akan menyimpan data-data
pelanggan. Jika pelanggan sudah pernah memesan, maka bagian
penjualan akan mengecek jumlah transaksi yang telah pernah
dilakukan, jika telah lima kali melakukan pemesanan, maka
pelanggan tersebut diperbolehkan untuk melakukan pembayaran
secara kredit. Setelah itu bagian penjualan akan membuat
• surat order (SO) 2 rangkap dan ditandatangani
83
• surat jalan (SJ) 4 rangkap dan ditandatangani
• faktur penjualan (FP) 3 rangkap dan ditandatangani
Setelah itu, bagian penjualan akan memberikan FP ke bagian
akuntansi untuk membuat tanda terima pembayaran 2 rangkap.
Kemudian TT akan ditandatangani dan diserahkan ke bagian
penjualan beserta FP. Kemudian bagian penjualan akan
memberikan SJ 4 rangkap ke bagian gudang dan FP 3 rangkap dan
TT 2 rangkap ke bagian pengiriman.
Setelah menerima SJ, bagian gudang mengeluarkan barang
sesuai dengan yang tertera di SJ dan menandatangani SJ kemudian
mengarsip SJ rangkap 4 dan memberikan surat jalan 3 rangkap
lainnya ke bagian pengiriman beserta barang pesanan
Setelah bagian pengiriman mendapat SJ 3 rangkap dari bagian
gudang kemudian bagian pengiriman mengecek barang yang akan
dikirim apakah sudah sesuai dengan surat jalan yang diterima. Jika
sesuai bagian pengiriman akan menandatangani surat jalan dan
mengirimkan barang ke pelanggan dengan membawa SJ, FP, dan
TT. Pelanggan akan menandatangani SJ, FP, TT dan melakukan
pembayaran dengan uang tunai. Bagian pengiriman akan
memberikan SJ, FP rangkap 1 dan TT rangkap 1 ke pelanggan dan
memberikan SJ, FP rangkap 2,3 dan TT rangkap 2 ke bagian
penjualan dan uang tunai ke bagian keuangan
84
Setelah bagian penjualan menerima SJ dan FP rangkap 2,3
dari bagian pengiriman, bagian penjualan akan mengarsip SO,SJ,
FP rangkap 2 dan memberikan SO rangkap 1, TT rangkap 2 dan SJ,
FP rangkap 3 ke bagian akuntansi untuk diarsip. Bagian akuntansi
akan memberikan TT ke bagian keuangan sebagai dasar pembuatan
BPK.
Setelah menerima uang tunai dari bagian pengiriman, bagian
keuangan akan membuat bukti penerimaan kas (BPK) 2 rangkap
kemudian ditandatangani dan meminta persetujuan kepala bagian
keuangan serta memberikan BPK rangkap 1 dan TT ke bagian
akuntansi. Setelah menerima BPK rangkap 1, bagian akuntansi
akan mengecek dan menandatangani BPK kemudian BPK dan TT
akan diarsip.
Setiap bulan bagian penjualan akan membuat laporan
penjualan tunai, sedangkan bagian keuangan akan membuat laporan
penerimaan kas dan bagian akuntansi akan membuat laporan jurnal.
4.2.1.2 Pembayaran dengan cara transfer
Ketika pelanggan memesan barang, bagian penjualan akan
mengecek status pelanggan apakah pelanggan baru atau tidak, jika
pelanggan baru maka bagian penjualan akan menyimpan data-data
pelanggan. Jika pelanggan sudah pernah memesan, maka bagian
penjualan akan mengecek jumlah transaksi yang telah pernah
dilakukan, jika telah lima kali melakukan pemesanan, maka pada
85
saat pemesanan berikutnya pelanggan tersebut diperbolehkan untuk
melakukan pembayaran secara kredit.
Setelah pelanggan memesan barang, bagian penjualan akan
membuat Sales Order (SO) 2 rangkap dan setelah pelanggan
melakukan pembayaran melalui transfer maka bagian penjualan
melakukan konfirmasi ke bagian keuangan untuk mengecek bank
apakah uang pembayaran telah ditransfer, jika sudah maka bagian
keuangan akan konfirmasi ke bagian penjualan untuk melakukan
pengiriman barang.
Setelah itu bagian penjualan akan membuat
• surat jalan (SJ) 4 rangkap kemudian ditandatangani
• faktur penjualan (FP) 3 rangkap dan ditandatangani
Setelah itu, bagian penjualan akan memberikan FP ke bagian
akuntansi untuk membuat tanda terima pembayaran 2 rangkap.
Kemudian TT akan ditandatangani dan diserahkan ke bagian
penjualan beserta FP. Kemudian bagian penjualan akan
memberikan SJ 4 rangkap ke bagian gudang dan FP 3 rangkap dan
TT 2 rangkap ke bagian pengiriman.
Setelah menerima SJ, bagian gudang mengeluarkan barang
sesuai dengan yang tertera di SJ dan menandatangani SJ kemudian
mengarsip SJ rangkap 4 dan memberikan surat jalan 3 rangkap
lainnya ke bagian pengiriman beserta barang pesanan
86
Setelah bagian pengiriman mendapat SJ 3 rangkap dari bagian
gudang kemudian bagian pengiriman mengecek barang yang akan
dikirim apakah sudah sesuai dengan surat jalan yang diterima. Jika
sesuai bagian pengiriman akan menandatangani surat jalan dan
mengirimkan barang ke pelanggan dengan membawa SJ, FP, dan
TT
Pelanggan akan menandatangani SJ, FP, dan TT. Bagian
pengiriman akan memberikan SJ, FP rangkap 1 dan TT rangkap 1
ke pelanggan dan membawa kembali SJ, FP rangkap 2,3 dan TT
rangkap 2 serta meminta bukti transfer dan memberikannya ke
bagian penjualan.
Setelah bagian penjualan menerima SJ dan FP rangkap 2,3
serta bukti transfer dari bagian pengiriman, bagian penjualan akan
mengarsip SO, SJ, FP rangkap 2 dan memberikan SO rangkap 1, TT
rangkap 2 dan SJ, FP rangkap 3 serta bukti transfer ke bagian
akuntansi untuk diarsip. Kemudian bagian akuntansi akan
konfirmasi ke bagian keuangan untuk membuat bukti penerimaan
bank dengan memberikan TT dan Bukti transfer sebagai dasar
untuk pembuatan bukti penerimaan bank.
Kemudian bagian keuangan akan membuat bukti penerimaan
bank 2 rangkap kemudian ditandatangani dan meminta persetujuan
ke kepala bagian keuangan. Kemudian BPB rangkap 2 akan diarsip
dan BPB rangkap 1 akan diberikan ke bagian akuntansi beserta TT
dan bukti transfernya.
87
Kemudian bagian akuntansi akan mengecek dan
menandatangani BPB rangkap 1 dan mengarsip BPB serta TT dan
bukti transfer.
Setiap bulan bagian keuangan akan membuat laporan
penerimaan bank, sedangkan bagian penjualan akan membuat
laporan penjualan tunai dan bagian akuntansi akan membuat
laporan jurnal.
4.2.2 Prosedur Sistem Penjualan Kredit
Ketika pelanggan mengirimkan PO, bagian penjualan akan membuat
• surat order (SO) 3 rangkap dan ditandatangani
• surat jalan (SJ) 5 rangkap dan ditandatangani
• faktur penjualan (FP) 4 rangkap dan ditandatangani
Kemudian bagian penjualan memberikan SJ 5 rangkap ke bagian
gudang dan FP 4 rangkap ke bagian pengiriman
Setelah menerima SJ, bagian gudang mengeluarkan barang sesuai
dengan yang tertera di SJ dan menandatangani SJ kemudian mengarsip SJ
rangkap 5 dan memberikan SJ 4 rangkap lainnya ke bagian pengiriman
beserta barang pesanan
Setelah bagian pengiriman menerima SJ 4 rangkap dari bagian gudang
kemudian bagian pengiriman mengecek barang yang akan dikirim apakah
sudah sesuai dengan surat jalan yang diterima. Jika sesuai bagian pengiriman
akan menandatangani surat jalan dan mengirimkan barang ke pelanggan
88
dengan membawa SJ dan FP yang sudah diterima dari bagian penjualan.
Kemudian Pelanggan akan mengecek barang yang dipesan, jika tidak sesuai
maka barang akan diretur kembali dan jika sesuai maka pelanggan akan
menandatangani SJ dan FP kemudian bagian pengiriman akan memberikan
SJ dan FP rangkap 4 ke pelanggan, dan memberikan SJ dan FP rangkap 1,2,3
ke bagian penjualan.
Setelah bagian penjualan menerima SJ dan FP dari bagian pengiriman,
bagian penjualan akan mengarsip SO, SJ dan FP rangkap 3 dan memberikan
SO, SJ dan FP rangkap 1,2 ke bagian akuntansi. Kemudian bagian akuntansi
akan mengarsip SO, SJ, FP rangkap 2 dan mengarsip sementara SO, SJ, FP
rangkap 1.
Setiap bulan bagian penjualan akan membuat laporan penjualan kredit
dan piutang berdasarkan faktur penjualan dan bagian akuntansi akan
membuat laporan jurnal.
4.2.3 Prosedur Sistem Retur Penjualan
Ketika mengirimkan barang, jika terdapat retur barang oleh pelanggan,
maka pelanggan akan membuat memo retur dan bagian pengiriman akan
mengecek apakah barang yang diretur sesuai dengan memo yang dibuat
pelanggan. Jika tidak sesuai, bagian pengiriman akan mengkonfirmasi ke
pelanggan. Jika sudah sesuai maka bagian pengiriman akan menandatangani
memo retur tersebut dan mengambil copyannya. Kemudian bagian
pengiriman akan memberikan memo retur tersebut ke bagian gudang beserta
barang yang diretur.
89
Setelah menerima memo retur dan barang retur dari bagian pengiriman,
kemudian bagian gudang akan mengecek barang retur dan menandatangani
memo retur serta memberikan memo retur ke bagian penjualan. Bagian
penjualan akan membuat dan menandatangani surat retur (SR) 3 rangkap dan
SR rangkap 3 akan diarsip. Kemudian SR rangkap 1 dan 2 serta memo retur
akan diberikan ke bagian akuntansi. Setelah menerima SR rangkap 1 dan 2
serta memo retur dari bagian penjualan, bagian akuntansi akan mengecek
memo retur dan surat retur kemudian SR rangkap 1 akan diarsip sementara
dan SR rangkap 2 serta memo retur akan diarsip.
Setiap bulan bagian penjualan akan membuat laporan retur penjualan
dan bagian akuntansi akan membuat laporan jurnal.
4.2.4 Prosedur Penagihan dan Penerimaan Kas
4.2.4.1 Pembayaran dengan uang tunai
Setiap hari Bagian akuntansi akan mengecek piutang
pelanggan, jika terdapat piutang yang telah dekat waktu jatuh tempo
( 15 hari sebelum waktu jatuh tempo), maka aplikasi program akan
menampilkan data-data pelanggan yang akan ditagih, kemudian
bagian akuntansi akan membuat tandaterima pembayaran (TT) 2
rangkap (program akan langsung mengurangi tagihan pelanggan
jika ada retur) dan memberikannya ke bagian penagihan beserta SR
(jika pernah terjadi retur), SO, SJ, FP rangkap 1 yang telah jatuh
tempo untuk dilakukan penagihan ke pelanggan.
90
Setelah bagian penagihan menerima surat-surat tersebut dari
bagian akuntansi, bagian ini akan melakukan penagihan ke
pelanggan, kemudian jika pelanggan belum membayar, bagian
penagihan akan memberikan lagi surat-surat tagihan tersebut pada
bagian akuntansi. Bagian akuntansi akan mengarsip sementara
surat-surat tagihan tersebut sampai penagihan selanjutnya. Dan
melakukan konfirmasi ke pelanggan untuk penagihan selanjutnya.
Jika pelanggan langsung membayar, pelanggan akan
menandatangani TT tersebut dan memberikan uang tunai.
Kemudian bagian penagihan akan mencantumkan tanggal pada TT
dan menandatangani TT tersebut kemudian memberikan SR, SO,
SJ, FP rangkap 1 dan TT rangkap 1 ke pelanggan. Setelah itu bagian
penagihan akan memberikan uang tunai dan TT rangkap 2 ke
bagian akuntansi. Dan setelah dicek, bagian akuntansi akan
menginput tanggal tanda terima sebagai tanda bahwa pelanggan
telah melunasi pembayaran dan memberikan uang tunai dan TT ke
bagian keuangan sebagai dasar untuk pembuatan BPK.
Setelah menerima uang tunai dari bagian akuntansi, bagian
keuangan akan membuat bukti penerimaan kas (BPK) 2 rangkap
kemudian ditandatangani dan meminta persetujuan kepala bagian
keuangan kemudian BPK rangkap 2 akan diarsip dan memberikan
BPK rangkap 1 dan TT ke bagian akuntansi. Setelah menerima
BPK rangkap 1 dan TT, bagian akuntansi akan mengecek dan
91
menandatangani BPK kemudian BPK rangkap 1 dan TT akan
diarsip.
Setiap bulan bagian keuangan akan membuat laporan
penerimaan kas dan bagian akuntansi akan membuat laporan jurnal.
4.2.4.2 Pembayaran dengan cek / giro
Setiap hari Bagian akuntansi akan mengecek piutang
pelanggan, jika terdapat piutang yang telah dekat waktu jatuh tempo
( 15 hari sebelum waktu jatuh tempo), maka aplikasi program akan
menampilkan data-data pelanggan yang akan ditagih, kemudian
bagian akuntansi akan membuat tandaterima pembayaran (TT) 2
rangkap (program akan langsung mengurangi tagihan pelanggan
jika ada retur) dan memberikannya ke bagian penagihan beserta SR
(jika pernah terjadi retur), SO, SJ, FP rangkap 1 yang telah jatuh
tempo untuk dilakukan penagihan ke pelanggan.
Setelah bagian penagihan menerima surat-surat tersebut dari
bagian akuntansi, bagian ini akan melakukan penagihan ke
pelanggan, kemudian jika pelanggan belum membayar, bagian
penagihan akan memberikan lagi surat-surat tagihan tersebut pada
bagian akuntansi. Bagian akuntansi akan mengarsip sementara
surat-surat tagihan tersebut sampai penagihan selanjutnya. Jika
pelanggan langsung membayar, pelanggan akan menandatangani
TT tersebut dan memberikan cek / giro. Kemudian bagian
penagihan akan mencantumkan tanggal pada TT dan
92
menandatangani TT tersebut kemudian memberikan SR, SO, SJ, FP
rangkap 1 dan TT rangkap 1 ke pelanggan. Setelah itu bagian
penagihan akan memberikan cek / giro dan TT rangkap 2 ke bagian
akuntansi. Dan setelah dicek, bagian akuntansi akan menginput
tanggal tanda terima dan memberikan cek / giro dan TT ke bagian
keuangan
Setelah menerima cek / giro dan TT dari bagian akuntansi,
bagian keuangan akan membuat bukti penerimaan kas (BPK) 2
rangkap kemudian ditandatangani dan meminta persetujuan kepala
bagian keuangan kemudian BPK rangkap 2 akan diarsip dan
memberikan BPK rangkap 1 dan TT ke bagian akuntansi. Setelah
menerima BPK rangkap 1, bagian akuntansi akan mengecek dan
menandatangani BPK kemudian BPK rangkap 1 dan TT akan
diarsip.
Jika cek/giro telah dicairkan maka bagian keuangan akan
membuat bukti penerimaan bank (BPB) 2 rangkap kemudian
ditandatangani dan meminta persetujuan kepala bagian keuangan
kemudian BPB rangkap 2 akan diarsip dan memberikan BPB
rangkap 1 ke bagian akuntansi. Setelah menerima BPB rangkap 1,
bagian akuntansi akan mengecek dan menandatangani BPB
trersebut kemudian akan diarsip
Setiap bulan bagian keuangan akan membuat laporan
penerimaan kas dan bank sedangkan bagian akuntansi akan
membuat laporan jurnal.
93
4.2.4.3 Pembayaran dengan cara transfer
Setiap hari Bagian akuntansi akan mengecek piutang
pelanggan, jika terdapat piutang yang telah dekat waktu jatuh tempo
( 15 hari sebelum waktu jatuh tempo), maka aplikasi program akan
menampilkan data-data pelanggan yang akan ditagih, kemudian
bagian akuntansi akan membuat tandaterima pembayaran (TT) 2
rangkap (program akan langsung mengurangi tagihan pelanggan
jika ada retur) dan memberikannya ke bagian penagihan beserta SR
(jika pernah terjadi retur), SO, SJ, FP rangkap 1 yang telah jatuh
tempo untuk dilakukan penagihan ke pelanggan.
Setelah bagian penagihan menerima surat-surat tersebut dari
bagian akuntansi, bagian ini akan melakukan penagihan ke
pelanggan, Jika pelanggan belum membayar, bagian penagihan
akan memberikan lagi surat-surat tagihan tersebut pada bagian
akuntansi. Bagian akuntansi akan mengarsip sementara surat-surat
tagihan tersebut sampai penagihan selanjutnya. Jika pelanggan
langsung membayar, pelanggan akan menandatangani TT tersebut
dan memberikan bukti transfer. Kemudian bagian penagihan akan
mencantumkan tanggal pada TT dan menandatangani TT tersebut
kemudian memberikan SR, SO, SJ, FP rangkap 1 dan TT rangkap 1
ke pelanggan. Setelah itu bagian penagihan akan memberikan bukti
transfer dan TT rangkap 2 ke bagian akuntansi. Dan setelah dicek,
bagian akuntansi akan menginput tanggal tanda terima dan
94
memberikan bukti transfer dan TT ke bagian keuangan sebagai
dasar untuk pembuatan BPB.
Setelah menerima bukti transfer dan TT dari bagian akuntansi,
bagian keuangan akan membuat bukti penerimaan kas (BPB) 2
rangkap kemudian ditandatangani dan meminta persetujuan kepala
bagian keuangan kemudian mengarsip BPB rangkap 2 dan
memberikan BPB rangkap 1 dan TT ke bagian akuntansi. Setelah
menerima BPB rangkap 1 dan TT, bagian akuntansi akan
mengecek dan menandatangani BPB kemudian BPB rangkap 1 dan
TT akan diarsip.
Setiap bulan bagian keuangan akan membuat laporan
penerimaan kas dan bank sedangkan bagian akuntansi akan
membuat laporan jurnal.
4.3 Activity Diagram
4.3.1 Event Table
4.3.1.1 Prosedur Sistem Penjualan Tunai
4.3.1.1.1 Pembayaran dengan uang tunai
Event Internal agent Starts when activity
Menerima Pesanan Bagian Penjualan Pelanggan memesan
barang
Mengecek status
pelanggan,
Membuat SO, SJ,
FP, konfirmasi ke
95
bagian akuntansi
untuk membuat TT
Mengeluarkan
barang
Bagian gudang Menerima SJ 5
rangkap dari bagian
penjualan
Menyiapkan barang
Mengirim barang Bagian pengiriman Menerima barang
dan SJ 4 rangkap
dari bagian gudang
Mengecek barang,
mengantarkan
barang ke
pelanggan
Menerima
pembayaran
Bagian keuangan Menerima uang kas
dari bagian
pengiriman dan TT
dari bagian
akuntansi
Membuat BPK 2
rangkap, meminta
persetujuan kepala
bagian keuangan
Membuat laporan Bagian penjualan Akhir bulan Membuat laporan
penjualan tunai
Membuat laporan Bagian keuangan Akhir bulan Membuat laporan
penerimaan kas
Membuat laporan Bagian Akuntansi Akhir bulan Membuat laporan
jurnal
Tabel 4.1 Event Table Prosedur Sistem Penjualan Tunai
(Pembayaran dengan uang tunai)
96
4.3.1.1.2 Pembayaran dengan Transfer
Event Internal agent Starts when activity
Menerima pesanan Bagian penjualan Pelanggan memesan
barang
Mengecek status
pelanggan,
melakukan
konfirmasi ke
bagian keuangan,
membuat SO 2
rangkap
Menerima
pembayaran
Bagian keuangan Menerima
konfirmasi dari
bagian penjualan
Mengecek
pembayaran,
konfirmasi ke
bagian penjualan,
Menyiapkan
pengiriman
Bagian penjualan Menerima
konfirmasi dari
bagian keuangan
Membuat SJ, FP,
konfirmasi ke
bagian akuntansi
untuk membuat TT
Mengeluarkan
barang
Bagian gudang Menerima SJ 4
rangkap dari bagian
penjualan
Menyiapkan barang
Mengirim barang Bagian pengiriman Menerima barang
dan SJ 3 rangkap
dari bagian gudang
Mengecek barang,
mengantarkan
barang ke
97
pelanggan
Mencatat
Pembayaran
Bagian keuangan Menerima TT dari
bagian akuntansi
Membuat BPB 2
rangkap, meminta
persetujuan kepala
bagian keuangan
Membuat laporan Bagian keuangan Akhir bulan Membuat laporan
penerimaan bank
Membuat laporan Bagian penjualan Akhir bulan Membuat laporan
penjualan tunai
Membuat laporan Bagian Akuntansi Akhir bulan Membuat laporan
jurnal
Tabel 4.2 Event Table Prosedur Sistem Penjualan Tunai
(Pembayaran dengan transfer)
4.3.1.2 Prosedur Sistem Penjualan Kredit
Event Internal agent Starts when activity
Menerima Pesanan Bagian Penjualan Pelanggan
Mengirimkan PO
Membuat SO, SJ,
FP
Mengeluarkan
barang
Bagian gudang Menerima SJ 5
rangkap dari bagian
penjualan
Menyiapkan barang
Mengirim barang Bagian pengiriman Menerima barang
dan SJ 4 rangkap
Mengecek barang,
mengantarkan
98
dari bagian gudang barang ke
pelanggan
Membuat laporan Bagian penjualan Akhir bulan Membuat laporan
penjualan kredit dan
piutang
Membuat laporan Bagian Akuntansi Akhir bulan Membuat laporan
jurnal
Tabel 4.3 Event Table Prosedur Sistem Penjualan Kredit
4.3.1.3 Prosedur Sistem Retur Penjualan
Event Internal agent Starts when activity
Menerima Retur
barang
Bagian Pengiriman Ada retur dari
pelanggan
Menerima barang
retur, Mengecek
barang yang diretur
dari pelanggan
Membuat Surat
Retur
Bagian Penjualan Menerima memo
retur dari bagian
gudang
Membuat Surat
Retur
Membuat laporan Bagian penjualan Akhir bulan Membuat laporan
retur penjualan
Membuat laporan Bagian Akuntansi Akhir bulan Membuat laporan
jurnal
Tabel 4.4 Event Table Prosedur Sistem Retur Penjualan
99
4.3.1.4 Prosedur Sistem Penagihan dan Penerimaan Kas
4.3.1.4.1 Pembayaran dengan uang tunai
Event Internal agent Starts when activity
Menyiapkan tagihan Bagian Akuntansi Setiap hari Mengecek piutang
pelanggan,
membuat tanda
terima pembayaran
2 rangkap,
menyiapkan
dokumen untuk
penagihan
Melakukan
Penagihan
Bagian Penagihan Menerima dokumen
tagihan dari bagian
akuntansi
Menagih pelanggan
Menerima
Pembayaran
Bagian keuangan Menerima uang kas Membuat Bukti
Penerimaan Kas,
meminta
persetujuan kepala
bagian keuangan
Membuat laporan Bagian keuangan Akhir bulan Membuat laporan
penerimaan kas
Membuat laporan Bagian Akuntansi Akhir bulan Membuat laporan
jurnal
100
Tabel 4.5 Event Table Prosedur Sistem Penagihan dan Penerimaan Kas
(Pembayaran dengan uang tunai)
4.3.1.4.2 Pembayaran dengan cek / giro
Event Internal agent Starts when activity
Menyiapkan tagihan Bagian Akuntansi Setiap hari Mengecek piutang
pelanggan,
membuat tanda
terima pembayaran
2 rangkap,
menyiapkan
dokumen untuk
penagihan
Melakukan
Penagihan
Bagian Penagihan Menerima dokumen
tagihan dari bagian
akuntansi
Menagih pelanggan
Menerima
Pembayaran
Bagian keuangan Menerima cek/ giro Membuat Bukti
Penerimaan Kas,
meminta
persetujuan kepala
bagian keuangan
Mencairkan cek /
giro
Bagian keuangan Cek / giro telah
jatuh tempo
Membuat Bukti
Penerimaan Bank,
101
meminta
persetujuan kepala
bagian keuangan
Membuat laporan Bagian keuangan Akhir bulan Membuat laporan
penerimaan kas dan
bank
Membuat laporan Bagian Akuntansi Akhir bulan Membuat laporan
jurnal
Tabel 4.6 Event Table Prosedur Sistem Penagihan dan Penerimaan Kas
(Pembayaran dengan cek / giro)
4.3.1.4.3 Pembayaran dengan cara Transfer
Event Internal agent Starts when activity
Menyiapkan tagihan Bagian Akuntansi Setiap hari Mengecek piutang
pelanggan,
membuat tanda
terima pembayaran
2 rangkap,
menyiapkan
dokumen untuk
penagihan
Melakukan
Penagihan
Bagian Penagihan Menerima dokumen
tagihan dari bagian
Menagih pelanggan
102
akuntansi
Menerima
Pembayaran
Bagian keuangan Menerima bukti
transfer dan TT dari
bagian akuntansi
Membuat Bukti
Penerimaan bank,
meminta
persetujuan kepala
bagian keuangan
Membuat laporan Bagian keuangan Akhir bulan Membuat laporan
penerimaan bank
Membuat laporan Bagian Akuntansi Akhir bulan Membuat laporan
jurnal
Tabel 4.7 Event Table Prosedur Sistem Penagihan dan Penerimaan Kas
(Pembayaran dengan transfer)
4.3.2 Overview Activity Diagram
4.3.2.1 Prosedur Sistem Penjualan Tunai
4.3.2.1.1 Pembayaran dengan uang tunai
103
Gambar 4.2 Overview Prosedur Sistem Penjualan Tunai
(Pembayaran dengan uang tunai)
104
4.3.2.1.2 Pembayaran dengan Transfer
Gambar 4.3 Overview Prosedur Sistem Penjualan Tunai
(Pembayaran dengan transfer)
105
4.3.2.2 Prosedur Sistem Penjualan Kredit
Gambar 4.4 Overview Prosedur Sistem Penjualan Kredit
106
4.3.2.3 Prosedur Sistem Retur Penjualan
Gambar 4.5 Overview Prosedur Sistem Retur Penjualan
107
4.3.2.4 Prosedur Sistem Penagihan dan Penerimaan Kas
4.3.2.4.1 Pembayaran dengan uang tunai
Gambar 4.6 Overview Prosedur Sistem Penagihan dan Penerimaan Kas
(Pembayaran dengan uang tunai)
108
4.3.2.4.2 Pembayaran dengan cek / giro
Gambar 4.7 Overview Prosedur Sistem Penagihan dan Penerimaan Kas
(Pembayaran dengan cek / giro)
109
4.3.2.4.3 Pembayaran dengan cara Transfer
Gambar 4.8 Overview Prosedur Sistem Penagihan dan Penerimaan Kas
(Pembayaran dengan transfer)
110
4.3.3 Workflow Table
4.3.3.1 Prosedur Sistem Penjualan Tunai
4.3.3.1.1 Pembayaran dengan uang tunai
ACTOR ACTIVITIES
Pelanggan
Bagian Penjualan
Komputer
Bagian Penjualan
Komputer
Bagian penjualan
Komputer
Bagian Penjualan
Komputer
I. Menerima Pesanan
1. Memesan barang
2. Entry data pelanggan
3. Mencari data pelanggan
4. Jika telah terdaftar, mengecek jumlah transaksi
pemesanan pelanggan
5. Jika belum terdaftar, menyimpan data pelanggan
6. Membuat SO
7. Menampilkan data pelanggan dan barang
8. Menyimpan SO
9. Mencetak SO 2 rangkap
10. Menandatangani SO 2 rangkap
11. Entry no SO
12. Menampilkan data-data SO
13. Menyimpan SJ
14. Mencetak SJ 4 rangkap
15. Menandatangani SJ 4 rangkap
16. Entry no SJ
17. Menampilkan data-data SJ
18. Menyimpan FP
111
Bagian penjualan
Bagian akuntansi
Komputer
Bagian akuntansi
Bagian penjualan
19. Mencetak FP 3 rangkap
20. Menyimpan jurnal penjualan tunai
21. Menandatangani FP 3 rangkap
22. Memberikan FP ke bagian akuntansi untuk
membuat TT
23. Menerima FP dari bagian penjualan
24. Entry no. FP
25. Menampilkan tanda terima
26. Menyimpan tanda terima
27. Mencetak tanda terima 2 rangkap
28. Menandatangani tanda terima 2 rangkap
29. Memberikan TT 2 rangkap dan FP ke bagian
penjualan
30. Memberikan FP 3 rangkap dan TT 2 rangkap ke
bagian pengiriman
31. Memberikan SJ 4 rangkap ke bagian gudang
112
Bagian gudang
Komputer
Bagian Gudang
II. Mengeluarkan Barang
32. Menerima SJ 4 rangkap dari bagian penjualan
33. Menyiapkan barang
34. Entry no SJ
35. Menampilkan data-data barang pesanan di SJ
36. Mengurangi stok
37. Menyimpan jumlah stok
38. Menandatangani SJ 4 rangkap
39. Mengarsip SJ rangkap 4
40. Memberikan barang dan SJ 3 rangkap lainnya ke
bagian pengiriman
Bagian Pengiriman
Pelanggan
III. Mengirim barang
41. Menerima barang dan SJ 3 rangkap dari bagian
gudang
42. Menerima FP 3 rangkap dan TT 2 rangkap dari
bagian penjualan
43. Mengecek barang pesanan
44. Jika tidak sesuai, konfirmasi ke bagian gudang
45. Jika sesuai, menandatangani SJ 3 rangkap
46. Mengirim barang ke pelanggan
47. Menandatangani SJ dan FP 3 rangkap dan TT 2
rangkap
48. Memberikan uang tunai untuk pembayaran ke
113
Bagian pengiriman
Bagian penjualan
Bagian Akuntansi
bagian pengiriman
49. Memberikan SJ dan FP rangkap 1 dan TT rangkap
1 ke pelanggan
50. Memberikan SJ, FP rangkap 2,3 dan TT rangkap 2
ke bagian penjualan
51. Memberikan uang kas ke bagian keuangan
52. Menerima SJ, FP rangkap 2,3 dan TT rangkap 2
dari bagian pengiriman
53. Mengarsip SO rangkap 2
54. Mengarsip SJ rangkap 2
55. Mengarsip FP rangkap 2
56. Memberikan SO rangkap 1, SJ, FP rangkap 3 dan
TT rangkap 2 ke bagian akuntansi
57. Menerima SO, TT rangkap 2 dan SJ, FP rangkap
3 dari bagian penjualan
58. Mengarsip SO rangkap 2 dan SJ, FP rangkap3
59. Memberikan TT ke bagian keuangan
Bagian keuangan
Komputer
IV. Menerima Pembayaran
60. Menerima TT dari bagian akuntansi
61. Menerima uang kas dari bagian pengiriman
62. Entry no TT
63. Menampilkan data BPK
64. Menyimpan BPK
65. Menyimpan jurnal penerimaan kas
114
Bagian keuangan
Bagian akuntansi
66. Mencetak BPK 2 rangkap
67. Menandatangani BPK 2 rangkap
68. Meminta persetujuan kepala bagian keuangan
69. Memberikan BPK rangkap 1 dan TT ke bagian
akuntansi
70. Mengarsip BPK rangkap 2
71. Menerima BPK rangkap 1 dan TT dari bagian
keuangan
72. Mengecek BPK rangkap 1
73. Menandatangani BPK rangkap 1
74. Mengarsip BPK dan TT rangkap 1
Bagian penjualan
Komputer
V.Membuat Laporan
75. Entri periode laporan
76. Menampilkan laporan Penjualan tunai
77. Mencetak laporan penjualan tunai
Bagian keuangan
Komputer
VI.Membuat Laporan
78. Entri periode laporan
79. Menampilkan laporan penerimaan kas
80. Mencetak laporan penerimaan kas
Bagian Akuntansi
Komputer
VII.Membuat Laporan
81. Entri periode laporan
82. Menampilkan laporan jurnal
83. Mencetak laporan jurnal
115
Tabel 4.8 Workflow Table Prosedur Sistem Penjualan Tunai
(Pembayaran dengan uang tunai)
4.3.3.1.2 Pembayaran dengan Transfer
ACTOR ACTIVITIES
Pelangan
Bagian penjualan
Komputer
Bagian penjualan
Komputer
Bagian Penjualan
I.Menerima Pesanan
1. Memesan barang
2. Entry data pelanggan
3. Mencari data pelanggan
4. Jika telah terdaftar, mengecek jumlah transaksi
pemesanan pelanggan
5. Jika belum terdaftar, menyimpan data pelanggan
6. Membuat SO
7. Menampilkan data pelanggan dan barang
8. Menyimpan SO
9. Mencetak SO 2 rangkap
10. Menandatangani SO 2 rangkap
11. Melakukan konfirmasi ke bagian keuangan untuk
mengecek pembayaran
Bagian keuangan
II.Mengecek Pembayaran
12. Menerima konfirmasi dari bagian penjualan
13. Mengecek pembayaran
14. Jika telah ditransfer, memberikan konfirmasi ke
bagian penjualan
116
Bagian Penjualan
Komputer
Bagian Penjualan
Komputer
Bagian penjualan
Bagian akuntansi
Komputer
Bagian akuntansi
Bagian penjualan
III.Menyiapkan Pengiriman
15. Entry no SO
16. Menampilkan data-data SO
17. Menyimpan SJ
18. Mencetak SJ 4 rangkap
19. Menandatangani SJ 4 rangkap
20. Entry no SJ
21. Menampilkan data-data SJ
22. Menyimpan FP
23. Mencetak FP 3 rangkap
24. Menyimpan jurnal penjualan tunai
25. Menandatangani FP 3 rangkap
26. Memberikan FP ke bagian akuntansi untuk
membuat TT
27. Menerima FP dari bagian penjualan
28. Entry no. FP
29. Menampilkan tanda terima
30. Menyimpan tanda terima
31. Mencetak tanda terima 2 rangkap
32. Menandatangani tanda terima 2 rangkap
33. Memberikan TT 2 rangkap dan FP ke bagian
penjualan
34. Memberikan FP 3 rangkap dan TT 2 rangkap ke
bagian pengiriman
117
35. Memberikan SJ 4 rangkap ke bagian gudang
Bagian gudang
Komputer
Bagian Gudang
IV.Mengeluarkan Barang
36. Menerima SJ 4 rangkap dari bagian penjualan
37. Menyiapkan barang
38. Entry no SJ
39. Menampilkan data-data barang pesanan di SJ
40. Mengurangi stok
41. Menyimpan jumlah stok
42. Menandatangani SJ 4 rangkap
43. Mengarsip SJ rangkap 4
44. Memberikan barang dan SJ 3 rangkap lainnya ke
bagian pengiriman
Bagian Pengiriman
Pelanggan
Bagian pengiriman
V.Mengirim Barang
45. Menerima barang dan SJ 3 rangkap dari bagian
gudang
46. Menerima FP 3 rangkap dan TT 2 rangkap dari
bagian penjualan
47. Mengecek barang pesanan
48. Jika tidak sesuai, konfirmasi ke bagian gudang
49. Jika sesuai, menandatangani SJ 3 rangkap
50. Mengirim barang ke pelanggan
51. Menandatangani SJ dan FP 3 rangkap dan TT 2
rangkap
52. Memberikan bukti transfer ke bagian pengiriman
118
Bagian penjualan
Bagian Akuntansi
53. Memberikan SJ, FP rangkap 1 dan TT rangkap 1 ke
pelanggan
54. Memberikan SJ dan FP rangkap 2,3 dan TT
rangkap 2 serta bukti transfer ke bagian penjualan
55. Menerima SJ dan FP rangkap 2,3 dan TT rangkap 2
serta bukti transfer dari bagian pengiriman
56. Mengarsip SO rangkap 2
57. Mengarsip SJ rangkap 2
58. Mengarsip FP rangkap 2
59. Memberikan SO, TT rangkap 2 dan SJ, FP rangkap
3 serta bukti transfer ke bagian akuntansi
60. Menerima SO, TT rangkap 2 dan SJ, FP rangkap 3
serta bukti transfer dari bagian penjualan
61. Memberikan TT dan bukti transfer ke bagian
keuangan
Bagian Keuangan
Komputer
VI. Mencatat Pembayaran
62. Menerima TT dan bukti transfer dari bagian
akuntansi
63. Menerima uang kas dari bagian pengiriman
64. Entry no TT
65. Menampilkan data BPK
66. Menyimpan BPK
67. Menyimpan jurnal penerimaan kas
68. Mencetak BPK 2 rangkap
119
Bagian Keuangan
Bagian Akuntansi
69. Menandatangani BPK 2 rangkap
70. Meminta persetujuan kepala bagian keuangan
71. Memberikan BPK rangkap 1 dan TT serta bukti
transfer ke bagian akuntansi
72. Mengarsip BPK rangkap 2
73. Menerima BPK rangkap 1 dan TT serta bukti
transfer dari bagian keuangan
74. Mengecek BPK rangkap 1
75. Menandatangani BPK rangkap 1
76. Mengarsip BPB rangkap 1
Bagian keuangan
Komputer
VII.Membuat Laporan
77. Entri periode laporan
78. Menampilkan laporan Penerimaan bank
79. Mencetak laporan penerimaan bank
Bagian penjualan
Komputer
VIII.Membuat Laporan
80. Entri periode laporan
81. Menampilkan laporan penjualan tunai
82. Mencetak laporan penjualan tunai
Bagian Akuntansi
Komputer
IX.Membuat Laporan
83. Entri periode laporan
84. Menampilkan laporan jurnal
85. Mencetak laporan jurnal
Tabel 4.9 Workflow Table Prosedur Sistem Penjualan Tunai
(Pembayaran dengan transfer)
120
4.3.3.2 Prosedur Sistem Penjualan Kredit
Actor activity
Pelanggan
Bagian Penjualan
Komputer
Bagian Penjualan
Komputer
Bagian penjualan
Komputer
Bagian Penjualan
I.Menerima Pesanan
1. Mengirimkan PO
2. Entry data pelanggan dan barang pada
form SO
3. Menampilkan data pelanggan dan
barang
4. Menyimpan SO
5. Mencetak SO 3 rangkap
6. Menandatangani SO 3 rangkap
7. Entry no SO
8. Menampilkan data-data SO
9. Menyimpan SJ
10. Mencetak SJ 5 rangkap
11. Menandatangani SJ 5 rangkap
12. Entry no SJ
13. Menampilkan data-data SJ
14. Menyimpan FP
15. Mencetak FP 4 rangkap
16. Menyimpan jurnal penjualan kredit
dan HPP
17. Menandatangani FP 4 rangkap
18. Memberikan FP 4 rangkap ke bagian
121
pengiriman
19. Memberikan SJ 5 rangkap ke bagian
gudang
Bagian gudang
Komputer
Bagian Gudang
II.Mengeluarkan Barang
20. Menerima SJ 5 rangkap dari bagian
penjualan
21. Menyiapkan barang
22. Entry no SJ
23. Menampilkan data-data barang
pesanan dari SJ
24. Mengurangi stok
25. Menyimpan jumlah stok
26. Menandatangani SJ 5 rangkap
27. Mengarsip SJ rangkap 5
28. Memberikan barang dan SJ 4 rangkap
lainnya ke bagian pengiriman
Bagian Pengiriman
III.Mengirim barang
29. Menerima barang dan SJ 4 rangkap
dari bagian gudang
30. Menerima FP 4 rangkap dari bagian
penjualan
31. Mengecek barang pesanan
32. Jika tidak sesuai, konfirmasi ke bagian
122
Pelanggan
Bagian pengiriman
Bagian penjualan
Bagian Akuntansi
gudang
33. Jika sesuai, menandatangani SJ 4
rangkap
34. Mengirim barang ke pelanggan
35. Mengecek barang yang dikirim oleh
bagian pengiriman
36. Jika tidak sesuai, melakukan retur
barang
37. jika sesuai, Menandatangani SJ dan
FP 4 rangkap
38. Memberikan SJ dan FP rangkap 4 ke
pelanggan
39. Memberikan SJ dan FP rangkap 1,2,3
ke bagian penjualan
40. Menerima SJ dan FP rangkap 1,2,3
dari bagian pengiriman
41. Mengarsip SO rangkap 3
42. Mengarsip SJ rangkap 3
43. Mengarsip FP rangkap 3
44. Memberikan SO, SJ dan FP rangkap
1,2 ke bagian akuntansi
45. Menerima SO, SJ, FP rangkap 1 dan 2
46. Mengarsip sementara SO, SJ, FP
rangkap 1 dan 2
123
Bagian Penjualan
Komputer
IV.Membuat Laporan
47. Entri periode laporan
48. Menampilkan laporan penjualan kredit
dan piutang
49. Mencetak laporan penjualan kredit
dan piutang
Bagian Akuntansi
Komputer
V.Membuat Laporan
50. Entri periode laporan
51. Menampilkan laporan jurnal
52. Mencetak laporan jurnal
Tabel 4.10 Workflow Table Prosedur Sistem Penjualan Kredit
4.3.3.3 Prosedur Sistem Retur Penjualan
ACTOR ACTIVITIES
Pelanggan
Bagian pengiriman
Bagian Gudang
I.Menerima Retur barang
1. Memberikan barang yang akan diretur dan memo
retur
2. Mengecek barang dan memo retur
3. Jika tidak sesuai, konfirmasi ke pelanggan
4. Jika sesuai, menandatangani memo retur
5. Memberikan memo retur dan barang retur ke
bagian gudang
6. Menandatangani memo retur
124
7. Memberikan memo retur ke bagian penjualan
Bagian Penjualan
Komputer
Bagian penjualan
Bagian akuntansi
II. Membuat Surat Retur
8. Menerima Memo retur dari bagian gudang
9. Entri nomor faktur
10. Menampilkan data barang dan pelanggan
11. Memilih barang yang akan diretur
12. Entry kuantitas barang yang akan diretur
13. Menampilkan Surat retur
14. Menyimpan Surat retur
15. Menyimpan jurnal retur penjualan
16. Mencetak surat retur 3 rangkap
17. Menandatangani surat retur
18. Mengarsip surat retur rangkap 3
19. Memberikan surat retur rangkap 1,2 dan memo
retur ke bagian akuntansi
20. Menerima Surat retur rangkap 1, 2 dan memo
retur dari bagian penjualan
21. Mengecek Surat retur dan memo retur
22. Mengarsip Surat retur rangkap 1,2 dan memo
retur
Bagian Penjualan
Komputer
III. Membuat Laporan
23. Entri periode laporan
24. Menampilkan laporan retur penjualan
25. Mencetak laporan retur penjualan
125
Bagian Akuntansi
Komputer
IV.Membuat Laporan
26. Entri periode laporan
27. Menampilkan laporan jurnal
28. Mencetak laporan jurnal
Tabel 4.11 Workflow Table Prosedur Sistem Retur Penjualan
126
4.3.3.4 Prosedur Sistem Penagihan dan Penerimaan Kas
4.3.3.4.1 Pembayaran dengan uang tunai
ACTOR ACTIVITIES
Bagian akuntansi
Komputer
Bagian akuntansi
Komputer
Bagian akuntansi
I.Menyiapkan Tagihan
1. Mengecek piutang pelanggan
2. Menampilkan data pelanggan yang telah jatuh
tempo
3. Membuat tanda terima
4. Mengecek retur pelanggan
5. Jika ada retur, menghitung total tagihan setelah
ada retur
6. Menampilkan tanda terima
7. Menyimpan tanda terima
8. Mencetak tanda terima 2 rangkap
9. Menandatangani tanda terima 2 rangkap
10. Menyiapkan tanda terima, SO, SJ, FP dan SR
(jika ada) untuk penagihan
11. Memberikan SO, SJ, FP, SR dan Tanda terima 2
rangkap ke bagian penagihan
Bagian Penagihan
II. Melakukan Penagihan
12. Menerima SJ, SO, FP,SR dan tanda terima 2
rangkap dari bagian akuntansi
13. Melakukan penagihan ke pelanggan
14. Jika pelanggan tidak membayar, memberikan SJ,
127
Bagian akuntansi
Pelanggan
Bagian penagihan
Bagian akuntansi
SO, FP dan tanda terima 2 rangkap ke bagian
akuntansi
15. Mengarsip sementara SJ, SO, FP, SR dan TT
untuk penagihan selanjutnya
16. Melakukan konfirmasi ke pelanggan untuk
penagihan selanjutnya
17. Jika pelanggan membayar, Mengecek tagihan
18. Menandatangani tanda terima 2 rangkap
19. Memberikan uang kas ke bagian penagihan
20. Mencantumkan tanggal dan Menandatangani
Tanda terima
21. Memberikan SO, SJ, FP, dan tanda terima
rangkap 1 ke pelanggan
22. Memberikan uang kas dan tanda terima rangkap
2 ke bagian akuntansi
23. Menerima uang kas dan tanda terima rangkap 2
dari bagian penagihan
24. Mengecek tanda terima dan uang kas
25. Menginput tanggal Tanda terima
26. Memberikan uang kas dan TT ke bagian
keuangan
Bagian keuangan
III.Menerima pembayaran
27. Menerima uang kas dan TT dari bagian akuntansi
28. Entry no TT
128
Komputer
Bagian Keuangan
Bagian akuntansi
29. Menampilkan data BPK
30. Menyimpan BPK
31. Menyimpan jurnal penerimaan kas
32. Mencetak BPK 2 rangkap
33. Menandatangani BPK 2 rangkap
34. Meminta persetujuan kepala bagian keuangan
35. Memberikan BPK rangkap 1 dan TT ke bagian
akuntansi
36. Mengarsip BPK rangkap 2
37. Menerima BPK rangkap 1 dan TT dari bagian
keuangan
38. Mengecek BPK rangkap 1
39. Menandatangani BPK rangkap 1
40. Mengarsip BPK rangkap 1 dan TT rangkap 2
Bagian Penjualan
Komputer
IV.Membuat Laporan
41. Entri periode laporan
42. Menampilkan laporan Penerimaan kas
43. Mencetak laporan penerimaan kas
Bagian Akuntansi
Komputer
V.Membuat Laporan
44. Entri periode laporan
45. Menampilkan laporan jurnal
46. Mencetak laporan jurnal
129
Tabel 4.12 Workflow Table Prosedur Sistem Penagihan dan Penerimaan Kas
(Pembayaran dengan uang tunai)
4.3.3.4.2 Pembayaran dengan cek / giro
ACTOR ACTIVITIES
Bagian akuntansi
Komputer
Bagian akuntansi
Komputer
Bagian akuntansi
I.Menyiapkan Tagihan
1. Mengecek piutang pelanggan
2. Menampilkan data pelanggan yang telah jatuh
tempo
3. Membuat tanda terima
4. Mengecek retur pelanggan
5. Jika ada retur, menghitung total tagihan setelah
ada retur
6. Menampilkan tanda terima
7. Menyimpan tanda terima
8. Mencetak tanda terima 2 rangkap
9. Menandatangani tanda terima 2 rangkap
10. Menyiapkan tanda terima, SO, SJ, FP dan SR
(jika ada) untuk penagihan
11. Memberikan SO, SJ, FP, SR dan Tanda terima 2
rangkap ke bagian penagihan
Bagian Penagihan
II. Melakukan Penagihan
12. Menerima SJ, SO, FP dan tanda terima 2 rangkap
dari bagian akuntansi
130
Bagian Akuntansi
Pelanggan
Bagian penagihan
Bagian akuntansi
13. Melakukan penagihan ke pelanggan
14. Jika pelanggan tidak membayar, memberikan SJ,
SO, FP dan tanda terima 2 rangkap ke bagian
akuntansi
15. Mengarsip sementara SJ, SO, FP, SR dan TT
untuk penagihan selanjutnya
16. Melakukan konfirmasi ke pelanggan untuk
penagihan selanjutnya
17. Jika pelanggan membayar, Mengecek tagihan
18. Menandatangani tanda terima 2 rangkap
19. Memberikan cek/giro ke bagian penagihan
20. Mencantumkan tanggal dan Menandatangani
Tanda terima
21. Memberikan SO, SJ, FP, SR dan tanda terima
rangkap 1 ke pelanggan
22. Memberikan cek/giro dan tanda terima rangkap 2
ke bagian akuntansi
23. Menerima cek/giro dan tanda terima rangkap 2
dari bagian penagihan
24. Mengecek tanda terima dan cek / giro
25. Menginput tanggal Tanda terima
26. Memberikan cek / giro dan TT ke bagian
keuangan
III.Menerima pembayaran
131
Bagian keuangan
Komputer
Bagian Keuangan
Bagian akuntansi
27. Menerima cek / giro dan TT dari bagian
akuntansi
28. Entry no TT
29. Menampilkan data BPK
30. Menyimpan BPK
31. Menyimpan jurnal penerimaan kas
32. Mencetak BPK 2 rangkap
33. Menandatangani BPK 2 rangkap
34. Meminta persetujuan kepala bagian keuangan
35. Memberikan BPK rangkap 1 dan TT ke bagian
akuntansi
36. Mengarsip BPK rangkap 2
37. Menerima BPK rangkap 1 dan TT dari bagian
keuangan
38. Mengecek BPK rangkap 1
39. Menandatangani BPK rangkap 1
40. Mengarsip BPK rangkap 1 dan TT rangkap 2
Bagian keuangan
Komputer
IV.Mencairkan cek / giro
41. Mencairkan cek / giro di bank
42. Entry no TT
43. Menampilkan data BPB
44. Menyimpan BPB
45. Menyimpan jurnal Penerimaan bank
46. Mencetak BPB 2 rangkap
132
Bagian keuangan
Bagian akuntansi
47. Menandatangani BPB 2 rangkap
48. Meminta persetujuan kepala bagian keuangan
49. Memberikan BPB rangkap 1 ke bagian akuntansi
50. Mengarsip BPB rangkap 2
51. Menerima BPB rangkap 1 dari bagian keuangan
52. Mengecek BPB rangkap 1
53. Menandatangani BPB rangkap 1
54. Mengarsip BPB rangkap 1
Bagian Penjualan
Komputer
V.Membuat Laporan
55. Entri periode laporan
56. Menampilkan laporan Penerimaan kas dan bank
57. Mencetak laporan penerimaan kas dan bank
Bagian Akuntansi
Komputer
VI.Membuat Laporan
58. Entri periode laporan
59. Menampilkan laporan jurnal
60. Mencetak laporan jurnal
Tabel 4.13 Workflow Table Prosedur Sistem Penagihan dan Penerimaan Kas
(Pembayaran dengan cek / giro)
4.3.3.4.3 Pembayaran dengan cara Transfer
ACTOR ACTIVITIES
I.Menyiapkan Tagihan
133
Bagian akuntansi
Komputer
Bagian akuntansi
Komputer
Bagian akuntansi
1. Mengecek piutang pelanggan
2. Menampilkan data pelanggan yang telah jatuh
tempo
3. Membuat tanda terima
4. Mengecek retur pelanggan
5. Jika ada retur, menghitung total tagihan setelah
ada retur
6. Menampilkan tanda terima
7. Menyimpan tanda terima
8. Mencetak tanda terima 2 rangkap
9. Menandatangani tanda terima 2 rangkap
10. Menyiapkan tanda terima, SO, SJ, FP, SR (jika
ada) untuk penagihan
11. Memberikan SO, SJ, FP, SR dan Tanda terima 2
rangkap ke bagian penagihan
Bagian Penagihan
Bagian Akuntansi
II. Melakukan Penagihan
12. Menerima SJ, SO, FP, SR dan tanda terima 2
rangkap dari bagian akuntansi
13. Melakukan penagihan ke pelanggan
14. Jika pelanggan tidak membayar, memberikan SJ,
SO, FP dan tanda terima 2 rangkap ke bagian
akuntansi
15. Mengarsip sementara SJ, SO, FP, SR dan TT
untuk penagihan selanjutnya
134
Pelanggan
Bagian penagihan
Bagian akuntansi
16. Melakukan konfirmasi ke pelanggan untuk
penagihan selanjutnya
17. Jika pelanggan membayar, Mengecek tagihan
18. Menandatangani tanda terima 2 rangkap
19. Memberikan bukti transfer ke bagian penagihan
20. Mencantumkan tanggal dan Menandatangani
Tanda terima
21. Memberikan SO, SJ, FP, SR dan tanda terima
rangkap 1 ke pelanggan
22. Memberikan bukti transfer dan tanda terima
rangkap 2 ke bagian akuntansi
23. Menerima bukti transfer dan tanda terima
rangkap 2 dari bagian penagihan
24. Mengecek tanda terima dan bukti transfer
25. Menginput tanggal Tanda terima
26. Memberikan bukti transfer dan TT ke bagian
keuangan
Bagian keuangan
Komputer
III.Menerima pembayaran
27. Menerima bukti transfer dan TT dari bagian
akuntansi
28. Entry no TT
29. Menampilkan data BPB
30. Menyimpan BPB
31. Menyimpan jurnal penerimaan Bank
135
Bagian Keuangan
Bagian akuntansi
32. Mencetak BPB 2 rangkap
33. Menandatangani BPB 2 rangkap
34. Meminta persetujuan kepala bagian keuangan
35. Memberikan BPB rangkap 1 dan TT ke bagian
akuntansi
36. Mengarsip BPB rangkap 2
37. Menerima BPB rangkap 1 dan TT dari bagian
keuangan
38. Mengecek BPB rangkap 1
39. Menandatangani BPB rangkap 1
40. Mengarsip BPB rangkap 1 dan TT rangkap 2
Bagian Penjualan
Komputer
IV.Membuat Laporan
41. Entri periode laporan
42. Menampilkan laporan Penerimaan kas
43. Mencetak laporan penerimaan kas
Bagian Akuntansi
Komputer
V.Membuat Laporan
44. Entri periode laporan
45. Menampilkan laporan jurnal
46. Mencetak laporan jurnal
Tabel 4.14 Workflow Table Prosedur Sistem Penagihan dan Penerimaan Kas
(Pembayaran dengan transfer)
136
4.3.4 Detailed Activity Diagram
4.3.4.1 Prosedur Sistem Penjualan Tunai
4.3.4.1.1 Pembayaran dengan uang tunai
Menerima Pesanan
Gambar 4.9 Detailed Prosedur Sistem Penjualan Tunai Menerima Pesanan
(Pembayaran dengan uang tunai)
137
Mengeluarkan Barang
Gambar 4.10 Detailed Prosedur Sistem Penjualan Tunai Mengeluarkan Barang
(Pembayaran dengan uang tunai)
138
Mengirim Barang
Gambar 4.11 Detailed Prosedur Sistem Penjualan Tunai Mengirim Barang
(Pembayaran dengan uang tunai)
139
Menerima Pembayaran
Gambar 4.12 Detailed Prosedur Sistem Penjualan Tunai Menerima Pembayaran
(Pembayaran dengan uang tunai)
140
Membuat Laporan (Bagian Penjualan)
Gambar 4.13 Detailed Prosedur Sistem Penjualan Tunai Membuat Laporan (Bagian
Penjualan)
(Pembayaran dengan uang tunai)
141
Membuat Laporan (Bagian Keuangan)
Gambar 4.14 Detailed Prosedur Sistem Penjualan Tunai Membuat Laporan (Bagian
Keuangan)
(Pembayaran dengan uang tunai)
142
Membuat Laporan (Bagian Akuntansi)
Gambar 4.15 Detailed Prosedur Sistem Penjualan Tunai Membuat Laporan (Bagian
Akuntansi)
(Pembayaran dengan uang tunai)
143
4.3.4.1.2 Pembayaran dengan Transfer
Menerima Pesanan
Gambar 4.16 Detailed Prosedur Sistem Penjualan Tunai Menerima Pesanan
(Pembayaran dengan transfer)
144
Mengecek Pembayaran
bagian keuangan
DETAILED ACTIVITY DIAGRAM MENGECEKPEMBAYARAN
PT YULIE PANGAN SENTOSAPROSEDUR SISTEM PENJUALAN TUNAI
12. Menerima konfirmasi dari bagian penjualan
13. Mengecek pembayaran
14. memberikan konfirmasi ke bagian penjualan
[telah ditransfer]
[belum ditransfer]
Gambar 4.17 Detailed Prosedur Sistem Penjualan Tunai Mengecek Pembayaran
(Pembayaran dengan transfer)
145
Menyiapkan Pengiriman
Gambar 4.18 Detailed Prosedur Sistem Penjualan Tunai Menyiapkan Pengiriman
(Pembayaran dengan transfer)
146
Mengeluarkan barang
Gambar 4.19 Detailed Prosedur Sistem Penjualan Tunai Mengeluarkan Barang
(Pembayaran dengan transfer)
147
Mengirim Barang
Gambar 4.20 Detailed Prosedur Sistem Penjualan Tunai Mengirim Barang
(Pembayaran dengan transfer)
148
Mencatat Pembayaran (Bagian Penjualan)
Gambar 4.21 Detailed Prosedur Sistem Penjualan Tunai Mencatat Pembayaran
(Pembayaran dengan transfer)
149
Membuat Laporan (Bagian Keuangan)
komputerbagian keuangan
DETAILED ACTIVITY DIAGRAM MEMBUAT LAPORANPT YULIE PANGAN SENTOSA
PROSEDUR SISTEM PENJUALAN TUNAI
77. Entri periode laporan
78. Menampilkan laporan penerimaan bank
79. Mencetak laporan penerimaan bank
BPB
{laporan penerimaan bank}
Gambar 4.22 Detailed Prosedur Sistem Penjualan Tunai Membuat Laporan (Bagian
Keuangan)
(Pembayaran dengan transfer)
150
Membuat Laporan (Bagian Penjualan)
komputerbagian penjualan
DETAILED ACTIVITY DIAGRAM MEMBUAT LAPORANPT YULIE PANGAN SENTOSA
PROSEDUR SISTEM PENJUALAN TUNAI
80. Entri periode laporan
81. Menampilkan laporan penjualan tunai
82. Mencetak laporan penjualan tunai
FP
{laporan penjualan tunai}
Gambar 4.23 Detailed Prosedur Sistem Penjualan Tunai Membuat Laporan (Bagian
Penjualan)
(Pembayaran dengan transfer)
151
Membuat Laporan (Bagian Akuntansi)
Gambar 4.24 Detailed Prosedur Sistem Penjualan Tunai Membuat Laporan (Bagian
Akuntansi)
(Pembayaran dengan transfer)
152
4.3.4.2 Prosedur Sistem Penjualan Kredit
Menerima Pesanan
Gambar 4.25 Detailed Prosedur Sistem Penjualan Kredit Menerima Pesanan
153
Mengeluarkan Barang
Gambar 4.26 Detailed Prosedur Sistem Penjualan Kredit Mengeluarkan Barang
154
Mengirim Barang
Gambar 4.27 Detailed Prosedur Sistem Penjualan Kredit Mengirim Barang
155
Membuat Laporan
Gambar 4.28 Detailed Prosedur Sistem Penjualan Kredit Membuat Laporan (bagian
Penjualan)
156
Membuat Laporan
Gambar 4.29 Detailed Prosedur Sistem Penjualan Kredit Membuat Laporan (bagian
Akuntansi)
157
4.3.4.3 Prosedur Sistem Retur Penjualan
Menerima Retur Barang
Gambar 4.30 Detailed Prosedur Sistem Retur Penjualan Menerima Retur Barang
158
Membuat Surat Retur
Gambar 4.31 Detailed Prosedur Sistem Retur Penjualan Membuat Surat Retur
159
Membuat Laporan
komputerbagian penjualan
DETAILED ACTIVITY DIAGRAM MEMBUAT LAPORANPT YULIE PANGAN SENTOSA
PROSEDUR RETUR PENJUALAN
23. Entri periode laporan
24. Menampilkan laporan retur penjualan
25. Mencetak laporan retur penjualan
Surat Retur
{laporan retur penjualan}
Gambar 4.32 Detailed Prosedur Sistem Retur Penjualan Membuat Laporan (bagian
Penjualan)
160
Membuat Laporan
Gambar 4.33 Detailed Prosedur Sistem Retur Penjualan Membuat Laporan (bagian
akuntansi)
161
4.3.4.4 Prosedur Sistem Penagihan dan Penerimaan Kas
4.3.4.4.1 Pembayaran dengan uang tunai
Menyiapkan Tagihan
Gambar 4.34 Detailed Prosedur Sistem Penagihan dan Penerimaan Kas Menyiapkan
Tagihan (Pembayaran dengan uang tunai)
162
Melakukan Penagihan
Gambar 4.35 Detailed Prosedur Sistem Penagihan dan Penerimaan Kas Melakukan
Penagihan (Pembayaran dengan uang tunai)
163
Menerima Pembayaran
Gambar 4.36 Detailed Prosedur Sistem Penagihan dan Penerimaan Kas Menerima
Pembayaran (Pembayaran dengan uang tunai)
164
Membuat Laporan
komputerbagian penjualan
DETAILED ACTIVITY DIAGRAM MEMBUAT LAPORANPT YULIE PANGAN SENTOSA
PROSEDUR SISTEM PENAGIHAN DAN PENERIMAAN KAS
41. Entri periode laporan
42. Menampilkan laporan Penerimaan kas
43. Mencetak laporan penerimaan kas
BPK
{laporanpenerimaan kas}
Gambar 4.37 Detailed Prosedur Sistem Penagihan dan Penerimaan Kas Membuat
Laporan
(Pembayaran dengan uang tunai)
165
Membuat Laporan
Gambar 4.38 Detailed Prosedur Sistem Penagihan dan Penerimaan Kas Membuat
Laporan (bagian akuntansi)
(Pembayaran dengan uang tunai)
166
4.3.4.4.2 Pembayaran dengan cek / giro
Menyiapkan Tagihan
Gambar 4.39 Detailed Prosedur Sistem Penagihan dan Penerimaan Kas Menyiapkan
Tagihan (Pembayaran dengan cek / giro)
167
Melakukan Penagihan
Gambar 4.40 Detailed Prosedur Sistem Penagihan dan Penerimaan Kas Melakukan
Penagihan (Pembayaran dengan cek / giro)
168
Menerima Pembayaran
Gambar 4.41 Detailed Prosedur Sistem Penagihan dan Penerimaan Kas Menerima
Pembayaran (Pembayaran dengan cek / giro)
169
Mencairkan cek / giro
Gambar 4.42 Detailed Prosedur Sistem Penagihan dan Penerimaan Kas Mencairkan Cek
/ giro (Pembayaran dengan cek / giro)
170
Membuat Laporan
Gambar 4.43 Detailed Prosedur Sistem Penagihan dan Penerimaan Kas Membuat
Laporan
(Pembayaran dengan cek / giro)
171
Membuat Laporan
Gambar 4.44 Detailed Prosedur Sistem Penagihan dan Penerimaan Kas Membuat
Laporan (bagian akuntansi)
(Pembayaran dengan cek / giro)
172
4.3.4.4.3 Pembayaran dengan cara Transfer
Menyiapkan Tagihan
Gambar 4.45 Detailed Prosedur Sistem Penagihan dan Penerimaan Kas Menyiapkan
Tagihan (Pembayaran dengan transfer)
173
Melakukan Penagihan
Gambar 4.46 Detailed Prosedur Sistem Penagihan dan Penerimaan Kas Melakukan
Penagihan (Pembayaran dengan transfer)
174
Menerima Pembayaran
Gambar 4.47 Detailed Prosedur Sistem Penagihan dan Penerimaan Kas Menerima
Pembayaran (Pembayaran dengan transfer)
175
Membuat Laporan
Gambar 4.48 Detailed Prosedur Sistem Penagihan dan Penerimaan Kas Membuat
Laporan
(Pembayaran dengan transfer)
176
Membuat Laporan
Gambar 4.49 Detailed Prosedur Sistem Penagihan dan Penerimaan Kas Membuat
Laporan (bagian akuntansi)
(Pembayaran dengan transfer)
177
4.4 UML Class Diagram
Gambar 4.50 UML Class Diagram PT Yulie Pangan Sentosa
178
4.5 Use Case Diagram
Gambar 4.51 Use Case Diagram PT Yulie Pangan Sentosa
179
4.6 Rancangan Database
Nama file : Ms_Barang
Primary key : Kode_Barang
Field Type Digit Keterangan Contoh
Kode_Barang varchar 4 Digit 1 – 4 = Initial
Nama Barang
JJC, JNDC, JJR
Nama_Barang varchar 20 Diisi Sesuai dengan
Nama Barang
Jelly Es Lilin, Jelly
Jus Jumbo
Kuantitas integer 4 Menunjukan Jumlah
yang diminta
1000, 2000
HPP Decimal 9 Diisi sesuai dengan
Harga Pokok
Penjualan
15000
Harga / dus Decimal 9 Diisi sesuai dengan
Harga per dus
20000, 40000
Tabel 4.15 Master file Ms_Barang
Nama file : Ms_Kendaraan
Primary key : No_Kendaraan
Field Type Digit Keterangan Contoh
No_kendaraan varchar 7 Digit 1 = ’B’
Digit 2 – 5 = Nomor Urut
Kendaraan
Digit 6 – 7 = XX
B1234YP
180
Jenis_Kendaraan varchar 10 Diisi Sesuai dengan
Nama Kendaraan
Yamaha
Warna varchar 6 Diisi Sesuai dengan
warna Kendaraan
Kuning
Type varchar 5 Diisi Sesuai dengan Type
Kendaraan
qqq
Tabel 4.16 Master file Ms_Kendaraan
Nama file : Ms_Karyawan
Primary key : ID_Karyawan
Field Type Digit Keterangan Contoh
ID_Karyawan varchar 5 Digit 1,2 = dua digit
pertama
jabatan
Digit 3 – 5 = Nomor Urut
Karyawan
Untuk Kepala Bagian
dan Manager Digit 1-3 =
intial Jabatan.
AK001 =
staff
Akuntansi
MAK01 =
Manager
Akuntansi
Nama_Karyawan varchar 30 Diisi Sesuai dengan
Nama Karyawan
A
Jabatan varchar 25 Diisi Sesuai dengan
Jabatan Karyawan
Staff
Akuntansi
181
Jenis Kelamin varchar 6 Diisi Pria atau Wanita Pria
Alamat varchar 50 Diisi Sesuai Dengan
Alamat yang sekarang
tinggal
Jalan A
Pswd varchar 6 Menunjukan password
masing-masing karyawan
111666
Tabel 4.17 Master file Ms_Karyawan
Nama file : Ms_Pelanggan
Primary key : ID_Pelanggan
Field Type Digit Keterangan Contoh
ID_Pelanggan varchar 5 Digit 1 = ‘P’
Digit 2 – 5 = Nomor Urut
Pelanggan
P0001
Nama_Perusahaan varchar 20 Diisi Sesuai dengan
Nama Perusahaan
PT A
Alamat varchar 50 Diisi Sesuai Dengan
Alamat Perusahaan
Jalan A
Nama_Pelanggan varchar 30 Diisi Sesuai dengan
Nama Pelanggan ( Nama
Pemilik Perusahaan )
A
No_Telepon varchar 12 Diisi sesuai dengan
nomor telepon
perusahaan
5678675
182
No_Fax varchar 12 Diisi sesuai dengan
nomor Fax perusahaan
111666
Tabel 4.18 Master file Ms_Pelanggan
Nama file : Ms_Account
Primary key : No_account
Field Type Digit Keterangan Contoh
No_account varchar 7 Digit 1-5 = no urut account 001
Account varchar 50 Diisi sesuai nama account Kas
Tabel 4.19 Master file Account
Nama file : Transaksi_SO_Header
Primary key : No_SO
Foreign Key : ID_Karyawan, ID_Pelanggan
Field Type Digit Keterangan Contoh
No_SO varchar 10 Digit 1,2 = ’SO’
Digit 3,4 = Tahun
yang berjalan
Digit 5 – 10 =
Nomor Urut SO
SO07000001
Tanggal_SO datetime 10 MM/dd/yyyy 12/12/2007
ID_Karyawan varchar 5 Digit 1,2 = dua
digit pertama
AK001 = staff
Akuntansi
183
jabatan
Digit 3 – 5 =
Nomor Urut
Karyawan
Untuk Kepala
Bagian dan
Manager Digit 1-3
= intial Jabatan.
MAK01 =
Manager Akuntansi
ID_Pelanggan varchar 5 Digit 1 = ‘P’
Digit 2 – 5 =
Nomor Urut
Pelanggan
P0001
Total Decimal 9 Diisi sesuai dengan
total pembayaran
3000000
Tabel 4.20 Transaction file Transaksi_SO_Header
Nama file : Transaksi_SO_Detail
Primary key : No_SO dan Kode_barang
Foreign Key : No_SO, Kode_Barang
Field Type Digit Keterangan Contoh
No_SO varchar 10 Digit 1,2 = ’SO’
Digit 3,4 = Tahun
yang berjalan
SO07000001
184
Digit 5 – 10 = Nomor
Urut SO
Kode_Barang varchar 4 Digit 1 – 4 = Initial
Nama Barang
JJC, JNDC, JJR
Kuantitas integer 4 Menunjukan Jumlah
yang diminta
30
Jumlah Decimal 9 Diisi sesuai dengan
jumlah pembayaran
2000000
Harga_Perdus Decimal 9 Diisi sesuai dengan
Harga Perdus
30000
Tabel 4.21 Transaction file Transaksi_SO_Detail
Nama file : Transaksi_SJ_Header
Primary key : No_SJ
Foreign Key : No_SO, ID_Karyawan, ID_Pelanggan, No_Kendaraan, No_Jurnal
Field Type Digit Keterangan Contoh
No_SJ varchar 10 Digit 1,2 = ’SJ’
Digit 3,4 = Tahun yang
berjalan
Digit 5 – 10 = Nomor
Urut SJ
SJ07000001
No_SO varchar 10 Digit 1,2 = ’SO’ SO07000001
185
Digit 3,4 = Tahun yang
berjalan
Digit 5 – 10 = Nomor
Urut SO
Tanggal_SJ datetime 10 dd-mm-yyyy 12/12/2007
ID_Karyawan varchar 5 Digit 1,2 = dua digit
pertama jabatan
Digit 3 – 5 = Nomor
Urut Karyawan
Untuk Kepala Bagian
dan Manager Digit 1-3
= intial Jabatan.
AK001 = staff
Akuntansi
MAK01 =
Manager
Akuntansi
ID_Pelanggan varchar 5 Digit 1 = ‘P’
Digit 2 – 5 = Nomor
Urut Pelanggan
P0001
No_kendaraan varchar 7 Digit 1 = ’B’
Digit 2 – 5 = Nomor
Urut Kendaraan
Digit 6 – 7 = XX
B1234YP
Status varchar 6 Diisi dengan status
update stok barang
Update
No_Jurnal varchar 10 Digit 1,2 = ’JU’
Digit 3,4 = Tahun yang
berjalan
JU07000001
186
Digit 5 – 10 = Nomor
Urut Jurnal
Tabel 4.22 Transaction file Transaksi_SJ_Header
Nama file : Transaksi_SJ_Detail
Primary key : No_SJ dan Kode_Barang
Foreign Key : No_SJ, Kode_Barang
Field Type Digit Keterangan Contoh
No_SJ varchar 10 Digit 1,2 = ’SJ’
Digit 3,4 = Tahun yang
berjalan
Digit 5 – 10 = Nomor
Urut SJ
SJ07000001
Kode_Barang varchar 4 Digit 1 - 4 = Initial
Nama Barang
JJC, JNDC, JJR
Kuantitas integer 4 Menunjukan Jumlah
yang diminta
30
Tabel 4.23 Transaction file Transaksi_SJ_Detail
Nama file : Transaksi_FP_Header
Primary key : No_FP
Foreign Key : No_SJ, ID_Karyawan, ID_Pelanggan, No_Jurnal
187
Field Type Digit Keterangan Contoh
No_FP varchar 10 Digit 1,2 =
’FP’
Digit 3,4 =
Tahun yang
berjalan
Digit 5 – 10 =
Nomor Urut
FP
FP07000001
No_SJ varchar 10 Digit 1,2 =
’SJ’
Digit 3,4 =
Tahun yang
berjalan
Digit 5 – 10 =
Nomor Urut
SJ
SJ07000001
Tanggal_FP Datetime 10 MM/dd/yyyy 12/12/2007
Tgl_habis_diskon
Datetime 10 MM/dd/yyyy 12/12/2007
Tgl_Penagihan
Datetime 10 MM/dd/yyyy 12/12/2007
Tgl_JatuhTempo
Datetime 10 MM/dd/yyyy 12/12/2007
Jenis_Penjualan
varchar 6 Diisi Tunai Tunai
188
atau Kredit
ID_Karyawan varchar 5 Digit 1,2 =
dua digit
pertama
jabatan
Digit 3 – 5 =
Nomor Urut
Karyawan
Untuk Kepala
Bagian dan
Manager
Digit 1-3 =
intial Jabatan.
AK001 = staff
Akuntansi
MAK01 =
Manager
Akuntansi
ID_Pelanggan varchar 5 Digit 1 = ‘P’
Digit 2 – 5 =
Nomor Urut
Pelanggan
P0001
No_Jurnal varchar 10 Digit 1,2 =
’JU’
Digit 3,4 =
Tahun yang
berjalan
Digit 5 – 10 =
Nomor Urut
JU07000001
189
Jurnal
Total Decimal 9 Diisi sesuai
dengan total
pembayaran
4000000
Status Varchar 5 Diisi dengan
status
penagihan
”Tagih”
Tabel 4.24 Transaction file Transaksi_FP_Header
Nama file : Transaksi_FP_Detail
Primary key : No_FP dan Kode_Barang
Foreign Key : No_FP, Kode_Barang
Field Type Digit Keterangan Contoh
No_FP varchar 10 Digit 1,2 = ’FP’
Digit 3,4 = Tahun
yang berjalan
Digit 5 – 10 =
Nomor Urut FP
FP07000001
Kode_Barang varchar 4 Digit 1 - 4 = Initial
Nama Barang
JJC, JNDC, JJR
Kuantitas integer 4 Menunjukan
Jumlah yang
diminta
30
190
Jumlah Decimal 9 Diisi sesuai dengan
jumlah pembayaran
3000000
Harga_Perdus Decimal 9 Diisi sesuai dengan
Harga Perdus
30000
Tabel 4.25 Transaction file Transaksi_FP_Detail
Nama file : Transaksi_TT_Header
Primary key : No_TT
Foreign Key : No_FP, ID_Karyawan, ID_Pelanggan
Field Type Digit Keterangan Contoh
No_TT varchar 10 Digit 1,2 = ’TT’
Digit 3,4 = Tahun
yang berjalan
Digit 5 – 10 = Nomor
Urut TT
TT07000001
Tanggal_TT datetime 10 MM/dd/yyyy 12/12/2007
Jenis_Pembayaran
varchar 8 Diisi Tunai, Cek,
Giro Atau Transfer
Tunai, Cek
ID_Karyawan varchar 5 Digit 1,2 = dua digit
pertama jabatan
Digit 3 – 5 = Nomor
Urut Karyawan
Untuk Kepala Bagian
AK001 = staff
Akuntansi
MAK01 =
Manager
191
dan Manager Digit 1-
3 = intial Jabatan.
Akuntansi
ID_Pelanggan varchar 5 Digit 1 = ‘P’
Digit 2 – 5 = Nomor
Urut Pelanggan
P0001
No_FP varchar 10 Digit 1,2 = ’FP’
Digit 3,4 = Tahun
yang berjalan
Digit 5 – 10 = Nomor
Urut FP
FP07000001
Diskon Decimal 9 Diisi sesuai dengan
harga diskon yang
berikan
20000
Total Decimal 9 Diisi sesuai dengan
total pembayaran
2000000
Tabel 4.26 Transaction file Transaksi_TT_Header
Nama file : Transaksi_TT_Detail
Primary key : No_TT dan No_Retur
Foreign Key : No_TT dan No_SR
Field Type Digit Keterangan Contoh
No_TT varchar 10 Digit 1,2 = ’TT’
Digit 3,4 = Tahun
TT07000001
192
yang berjalan
Digit 5 – 10 = Nomor
Urut TT
No_SR varchar 10 Digit 1,2 = ’SR’
Digit 3,4 = Tahun
yang berjalan
Digit 5 – 10 = Nomor
Urut SR
SR07000001
Tabel 4.27 Transaction file Transaksi_TT_Detail
Nama file : Bukti_Penerimaan_Bank
Primary key : No_BPB
Foreign Key : No_TT, ID_Karyawan, ID_Pelanggan, No_Jurnal
Field Type Digit Keterangan Contoh
No_BPB varchar 10 Digit 1,2 = ’PB’
Digit 3,4 = Tahun
yang berjalan
Digit 5 – 10 =
Nomor Urut PB
PB07000001
No_TT varchar 10 Digit 1,2 = ’TT’
Digit 3,4 = Tahun
yang berjalan
Digit 5 – 10 =
Nomor Urut TT
TT07000001
193
Tanggal_BPB datetime 10 MM/dd/yyyy 12/12/2007
ID_Pelanggan varchar 5 Digit 1 = ‘P’
Digit 2 – 5 =
Nomor Urut
Pelanggan
P0001
ID_Karyawan varchar 5 Digit 1,2 = dua
digit pertama
jabatan
Digit 3 – 5 =
Nomor Urut
Karyawan
Untuk Kepala
Bagian dan
Manager Digit 1-3
= intial Jabatan.
AK001 = staff
Akuntansi
MAK01 =
Manager Akuntansi
Jenis_Pembayaran
varchar 8 Diisi Tunai, Cek,
Giro Atau Transfer
Tunai, Cek
Keterangan varchar 50 Menunjukan
keterangan dari
penerimaan bank
No_Jurnal varchar 10 Digit 1,2 = ’JU’
Digit 3,4 = Tahun
yang berjalan
Digit 5 – 10 =
JU07000001
194
Nomor Urut Jurnal
Total Decimal 9 Diisi sesuai dengan
total pembayaran
2000000
Tabel 4.28 Transaction file Bukti_Penerimaan_Bank
Nama file : Bukti_Penerimaan_Kas
Primary key : No_BPK
Foreign Key : No_TT, ID_Karyawan, ID_Pelanggan, No_Jurnal
Field Type Digit Keterangan Contoh
No_BPK varchar 10 Digit 1,2 = ’PK’
Digit 3,4 = Tahun yang
berjalan
Digit 5 – 10 = Nomor
Urut PK
PK07000001
No_TT varchar 10 Digit 1,2 = ’TT’
Digit 3,4 = Tahun yang
berjalan
Digit 5 – 10 = Nomor
Urut TT
TT07000001
Tanggal_BPK datetime 10 MM/dd/yyyy 12/12/2007
ID_Pelanggan varchar 5 Digit 1 = ‘P’
Digit 2 – 5 = Nomor
Urut Pelanggan
P0001
195
ID_Karyawan varchar 5 Digit 1,2 = dua digit
pertama jabatan
Digit 3 – 5 = Nomor
Urut Karyawan
Untuk Kepala Bagian
dan Manager Digit 1-3
= intial Jabatan.
AK001 = staff
Akuntansi
MAK01 =
Manager
Akuntansi
Keterangan varchar 50 Menunjukan
keterangan dari
penerimaan kas
No_Jurnal varchar 10 Digit 1,2 = ’JU’
Digit 3,4 = Tahun yang
berjalan
Digit 5 – 10 = Nomor
Urut Jurnal
JU07000001
Total Decimal 9 Diisi sesuai dengan
jumlah pembayaran
2000000
Tabel 4.29 Transaction file Bukti_Penerimaan_Kas
Nama file : Transaksi_SR_Header
Primary key : No_SR
Foreign Key : No_FP, ID_Karyawan, ID_Pelanggan, No_Jurnal
196
Field Type Digit Keterangan Contoh
No_SR varchar 10 Digit 1,2 = ’SR’
Digit 3,4 = Tahun
yang berjalan
Digit 5 – 10 = Nomor
Urut SR
SR07000001
Tanggal_SR datetime 10 MM/dd/yyyy 12/12/2007
ID_Karyawan varchar 5 Digit 1,2 = dua digit
pertama jabatan
Digit 3 – 5 = Nomor
Urut Karyawan
Untuk Kepala Bagian
dan Manager Digit 1-
3 = intial Jabatan.
AK001 = staff
Akuntansi
MAK01 =
Manager
Akuntansi
ID_Pelanggan varchar 5 Digit 1 = ‘P’
Digit 2 – 5 = Nomor
Urut Pelanggan
P0001
No_Jurnal varchar 10 Digit 1,2 = ’JU’
Digit 3,4 = Tahun
yang berjalan
Digit 5 – 10 = Nomor
Urut Jurnal
JU07000001
Total Decimal 9 Diisi sesuai dengan
total pembayaran
2000000
197
No_FP varchar 10 Digit 1,2 = ’FP’
Digit 3,4 = Tahun
yang berjalan
Digit 5 – 10 = Nomor
Urut FP
FP07000001
status varchar 5 Diisi sesuai dengan
status retur
Sudah / belum
Tabel 4.30 Transaction file Transaksi_SR_Header
Nama file : Transaksi_SR_Detail
Primary key : No_SR dan Kode_Barang
Foreign Key : No_SR dan Kode_Barang
Field Type Digit Keterangan Contoh
No_SR varchar 10 Digit 1,2 = ’SR’
Digit 3,4 = Tahun yang
berjalan
Digit 5 – 10 = Nomor
Urut SR
SR07000001
Kode_Barang varchar 4 Digit 1 - 4 = Initial
Nama Barang
JJC, JNDC, JJR
Kuantitas_PerP
ack
integer 4 Menunjukan Jumlah
yang diminta
200
198
Jumlah Decimal 9 Diisi sesuai dengan
jumlah pembayaran
200000
Tabel 4.31 Transaction file Transaksi_SR_Detail
Nama file : Jurnal_header
Primary key : No _Jurnal
Foreign key : -
Field Type Digit Keterangan Contoh
No_Jurnal varchar 10 Digit 1,2 = ’JU’
Digit 3,4 = Tahun
yang berjalan
Digit 5 – 10 = Nomor
Urut Jurnal
JU07000001
Tanggal datetime 10 MM/dd/yyyy 12/12/2007
Tabel 4.32 Transaction file Jurnal_Header
Nama file : Jurnal_detail
Primary key : No_Jurnal dan NoUrut
Foreign Key : No_account Field Type Digit Keterangan Contoh
No_Jurnal varchar 10 Digit 1,2 = ’JU’
Digit 3,4 = Tahun
yang berjalan
Digit 5 – 10 = Nomor
JU07000001
199
Tabel 4.33 Transaction file Jurnal_Detail
Urut Jurnal
No_Urut integer 5 Diisi sesuai nomor
urut
1, 2, 3 dst
No_account varchar 3 Digit 1-3 = no urut
account
001
Total Decimal Menunjukan jumlah
pembayaran dari tiap
transaksi
2000000
Kolom varchar 6 Diisi “DEBET” atau
“KREDIT”
Debet / Kredit
200
4.7 Rancangan Formulir
SALES ORDER
No SO :
Tanggal : _______________ ID Pelanggan : ____________
ID Karyawan : _______________ Nama Perusahaan : ____________
Nama karyawan : _______________ Nama Pelanggan : ____________
Detail barang pesanan :
Kode barang Nama barang Kuantitas Harga PerDus Jumlah
TOTAL
Dibuat oleh
( )
Print Date : Page N Of M
Print Time :
Gambar 4.52 Rancangan Formulir Sales Order (SO)
201
SURAT JALAN
No SJ :
Jakarta, ______________ ID Karyawan : ____________
Nama Karyawan: ___________________
Kepada :
_________________________
Di
________________________________________
Jenis kendaraan _________________
Nomor kendaraan _________________
Kami kirimkan barang-barang sebagai berikut :
Kode Barang Nama Barang Kuantitas
Dibuat oleh Diperiksa oleh Dikirim oleh Diterima oleh
( ) ( ) ( ) ( )
Print Date : Page N Of M
Print Time :
Gambar 4.53 Rancangan Formulir Surat Jalan (SJ)
202
FAKTUR PENJUALAN
No FP :
Penjualan ______________
Tanggal Jatuh Tempo :
Tanggal Habis Diskon :
Tanggal Penagihan :
Jakarta, ______________ ID Karyawan : ____________
Nama Karyawan: ___________________
Kepada :
_________________________
Di
________________________________________
Detail barang pesanan : Term : 5/20,n/30
Kode barang Nama barang Kuantitas Harga PerDus Jumlah
TOTAL
Dibuat oleh Diterima oleh
( ) ( )
Print Date : Page N Of M
Print Time :
Gambar 4.54 Rancangan Formulir Faktur Penjualan (FP)
203
TANDA TERIMA PEMBAYARAN
No TT :
Jakarta, ______________
Telah diterima dari _____________________
Pembayaran untuk faktur penjualan :
Tanggal FP No FP Jumlah
Retur penjualan :
Tanggal SR No SR Jumlah
Total Retur
TOTAL PEMBAYARAN
Jenis pembayaran : _________________
Dibuat oleh Diserahkan oleh Diterima oleh
( ) ( ) ( )
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
Diskon Penjualan :
Tanggal Habis Diskon :
Keterangan :
TOTAL PEMBAYARAN Setelah Diskon
Print Date : Page N Of M
Print Time :
Gambar 4.55 Rancangan Formulir Tanda Terima Pembayaran (TT)
204
BUKTI PENERIMAAN BANK
No BPB :
Tanggal : ____________________
Sudah terima dari : _____________________
Untuk : __________________________________________
TRANSFER / CEK / GIRO: Rp ___________________
_______________________________________________________________________
Dibuat oleh Disetujui oleh Diperiksa oleh
( ) ( ) ( )
Print Date : Page N Of M
Print Time :
Gambar 4.56 Rancangan Formulir Bukti Penerimaan Bank (BPB)
205
BUKTI PENERIMAAN KAS
No BPK :
Tanggal : ____________________
Sudah terima dari : _____________________
Untuk : __________________________________________
Rp ___________________
_______________________________________________________________________
Dibuat oleh Disetujui oleh Diperiksa oleh
( ) ( ) ( )
Print Date : Page N Of M
Print Time :
Gambar 4.57 Rancangan Formulir Bukti Penerimaan Kas (BPK)
206
SURAT RETUR
No SR :
Jakarta, ______________ ID Karyawan : ____________
Nama Karyawan: ___________________
Kepada Yth :
_________________________
Di
________________________________________
Detail barang yang diretur :
Kode barang Nama barang Kuantitas
PerPack
Harga PerPack Jumlah
TOTAL
Dibuat Oleh
( )
Print Date : Page N Of M
Print Time :
Gambar 4.58 Rancangan Formulir Surat Retur (SR)
207
4.8 Rancangan Layar
Form Login Yang ada pada setiap akan Masuk kedalam Program PT Yulie Pangan Sentosa
Form Login
Gambar 4.59 Rancangan Layar Form Login
Gambar 4.60 Rancangan Layar Validasi Form Login (ID Karyawan Kosong)
208
Gambar 4.61 Rancangan Layar Validasi Form Login (Password tidak terdaftar)
Form Menu Utama Yang terdapat pada setiap Form Yulie Pangan Sentosa
Form Menu Utama ( Menu )
Gambar 4.62 Rancangan Layar Form Menu utama
209
Form Menu Utama ( Menu – Log Out )
Gambar 4.63 Rancangan Layar Form Menu Utama ( Log Out / Ganti User )
Form Menu Utama ( Menu – Profile Perusahaan )
Gambar 4.64 Rancangan Layar Form Menu Utama ( Profile Perusahaan )
210
Form Menu Utama ( Menu – Exit )
Gambar 4.65 Rancangan Layar Form Menu Utama ( Exit )
MANAGER AKUNTANSI
Form Login Sebagai Manager Akuntasi
Gambar 4.66 Rancangan Layar Form Login Sebagai Manager Akuntasi
211
Menu Utama
Gambar 4.67 Rancangan Layar Form Menu Utama (Manager Akuntansi)
Klik View Pada Menu Utama
Gambar 4.68 Rancangan Layar Form Menu Utama (View)
212
Klik View – Tanda Terima Pada Menu Utama
Gambar 4.69 Rancangan Layar Form View (Tanda Terima )
213
Klik Laporan Pada Menu Utama
Klik Laporan Piutang maka akan langsung menampilkan Laporan Piutang berdasarkan Pelanggan sedangkan Klik Laporan Jurnal akan langsung menampilkan Laporan Jurnal Per tanggal Transaksi
Gambar 4.70 Rancangan Layar Form Menu Utama (Laporan)
214
STAFF AKUNTANSI
Login Sebagai Staff Akuntansi
Gambar 4.71 Rancangan Layar Form Login Sebagai Staff Akuntansi
Klik Login akan ke Menu Utama
Gambar 4.72 Rancangan Layar Form Menu Utama (Staff Akuntansi)
215
Klik Transaksi Pada Menu Utama
Gambar 4.73 Rancangan Layar Form Menu Utama (Transaksi)
Cek Piutang TT Pembayaran – Validasi Jika Tidak terdapat Piutang Jatuh Tempo
Gambar 4.74 Rancangan Layar Validasi Form Transaksi (Cek Piutang Tanda Terima Pembayaran – Tidak ada piutang jatuh tempo)
216
Cek Piutang TT Pembayaran – Jika Terdapat Piutang Jatuh Tempo
Gambar 4.75 Rancangan Layar Form Transaksi (Cek Piutang Tanda Terima Pembayaran –Tanda Terima Pembayaran)
217
Tanda Terima Pembayaran Tunai – Validasi Jika Tidak terdapat Pembuatan Tanda Terima Pembayaran
Gambar 4.76 Rancangan Layar Validasi Form Transaksi (Tanda Terima Pembayaran (Tunai) – Faktur Telah dibuat)
218
Tanda Terima Pembayaran Tunai – Jika terdapat Pembuatan Tanda Terima Pembayaran
Gambar 4.77 Rancangan Layar Form Transaksi (Tanda Terima Pembayaran)
219
Klik Transaksi – Update TT Pembayaran ( Dengan Diskon )
Gambar 4.78 Rancangan Layar Form Transaksi (Update Tanda Terima Pembayaran – Dengan Diskon)
Klik Transaksi – Update TT Pembayaran ( Tanpa Diskon )
Gambar 4.79 Rancangan Layar Form Transaksi (Update Tanda Terima Pembayaran – Tanpa Diskon)
220
Klik Transaksi – Konfirmasi Piutang
Gambar 4.80 Rancangan Layar Form Transaksi (Konfirmasi Piutang)
221
Klik Laporan Pada Menu Utama
Klik Laporan Piutang maka akan langsung menampilkan Laporan Piutang berdasarkan Pelanggan sedangkan Klik Laporan Jurnal akan langsung menampilkan Laporan Jurnal Per tanggal Transaksi
Gambar 4.81 Rancangan Layar Form Menu Utama (Laporan)
222
MANAGER KEUANGAN
Login Sebagai Manager Keuangan
Gambar 4.82 Rancangan Layar Form Login Sebagai Manager Keuangan
Klik Login akan Masuk ke Menu Utama
Gambar 4.83 Rancangan Layar Form Menu Utama (Manager Keuangan)
223
Klik View Pada Menu Utama
Gambar 4.84 Rancangan Layar Form Menu Utama (View)
Klik View – Bukti Penerimaan Kas
Gambar 4.85 Rancangan Layar Form View (Bukti Penerimaan Kas)
224
Klik View – Bukti Penerimaan Bank
Gambar 4.86 Rancangan Layar Form View (Bukti Penerimaan Bank)
Klik Laporan Pada Menu Utama
Gambar 4.87 Rancangan Layar Form View (Laporan)
225
Klik Laporan Penerimaan Kas – Cetak Laporan
Gambar 4.88 Rancangan Layar Form Laporan Penerimaan Kas (Cetak Laporan)
Klik Laporan Penerimaan Bank – Cetak Laporan
– Gambar 4.89 Rancangan Layar Form Laporan Penerimaan Bank (Cetak Laporan)
226
STAFF KEUANGAN
Login Sebagai Staff Keuangan
Gambar 4.90 Rancangan Layar Form Login Sebagai Staff Keuangan
Klik Login Akan Masuk Ke Menu Utama
Gambar 4.91 Rancangan Layar Form Menu Utama (Staff Keuangan)
227
Klik Transaksi Pada Menu Utama
Gambar 4.92 Rancangan Layar Form Menu Utama (Transaksi)
Klik Transaksi - Bukti Penerimaan Kas
Gambar 4.93 Rancangan Layar Form Transaksi (Bukti Penerimaan Kas)