BAB 4

Pemfailan

4.1 Pendahuluan

Memfail adalah proses menyusun, mengatur, mengasingkan, mengagihkan

serta menyimpan surat dan dokumen di tempat yang selamat. Ia juga memberi

kemudahan semasa membuat rujukan. Kerja memfail perlulah dikemaskini dari

semasa ke semasa mengikut kaedah-kaedah tertentu.

Memfail merupakan suatu tugas yang berulang dan sangat penting apabila

sesuatu dokumen perlu dirujuk dengan segera. Sebagai seorang setiausaha

haruslah memastikan sistem pemfailan yang digunakan adalah efisen dan efektif.

45

TM mengamalkan sistem pemfailan jenis fail jabatan di mana fail-fail di uruskan oleh

unit atau bahagian masing-masing bagi memudahkan rujukan dan sebagainya. Sistem

fail kaedah ini boleh digunakan kerana sesuai bagi surat menyurat. Selain itu,

kakitangan sesebuah unit atau bahagian akan mendapat pengetahuan yang lebih baik

dan meningkatkan kemahiran di dalam tugas-tugas memfail surat menyurat bagi

jabatan yang berkenaan. Sistem pemfailan ini juga lebih sesuai untuk fail-fail sulit

serta mudah untuk dikendalikan kerana saiz perabot tidak begitu besar.

Rajah 4.1.1 : Kabinet Fail di CMU

Jika kakitangan mengamalkan sistem pemfailan jenis fail pusat, mereka akan

mengambil masa yang agak lama untuk pergi ke bahagian fail pusat. Tindakan seperti

ini turut membuang masa pekerja semata-mata untuk mencari fail atau dokumen

sesebuah organisasi walaupun fail pusat diuruskan oleh kerani yang ditugaskan.

Dengan menggunakan sistem fail jabatan, ianya amat senang untuk dikendalikan serta

menjimatkan masa.

Kelebihan Kelemahan

Pekerja lebih cekap menguruskan

dokumen yang difailkan.

Tidak ada peluang mengetahui cara

sistem fail jabatan lain.

Ssesuai menyimpan fail sulit. Kakitangan banyak membuang masa

memfail dokumen daripada kerja lain.

Boleh menggunakan kod-kod tertentu. Perlu banyak menggunakan rak dan

46

almari atau kabinet.

Pengkhususan dalam bidang memfail

dapat diwujudkan.

Kos overhed pejabat akan meningkat

apabila terpaksa menambah lebih

tempat untuk menempatkan fail.

Fail dapat dicari dengan segera. Kakitangan cepat bosan memfail surat

yang serupa.

Jadual 4.1.1 : Kelebihan dan Kelemahan Fail Pusat

Terdapat dua (2) kaedah pemfailan yang digunakan iaitu pemfailan rekod dan

pemfailan yang menggunakan sistem atau menerusi laman web. Pemfailan rekod

tidak begitu luas dalam menguruskan kerja seharian. Ini kerana pihak TM lebih

mementingkan data atau maklumat disimpan melalui sistem. Pemfailan rekod hanya

digunakan dalam nombor rujukan dalam surat menyurat, merekod bilangan setem

yang digunakan dan merekod jumlah salinan apabila menggunakan mesin penyalin.

4.2 Pemfailan Rekod

Pemfailan rekod merupakan tugas-tugas menyimpan maklumat di dalam fail

bagi tujuan simpanan serta rujukan. Tujuan pemfailan ini amatlah penting kerana

setiap maklumat yang disimpan berkaitan dengan tugasan yang dilakukan di setiap

unit di TM. Ini juga bagi membuktikan bahawa setiap kerja yang dilakukan mempunyai

bukti bertulis.

47

4.2.1 Nombor Rujukan

Nombor rujukan amatlah penting. Ianya bertujuan untuk memudahkan kerja

merujuk surat yang telah dihantar kepada pelanggan terutamanya. Akan tetapi, di TM

salinan surat tidak buat ke atas surat yang hendak dipos kerana nombor rujukan hanya

ditulis pada buku rekod setem. Ini kerana dengan membuat salinan akan

membazirkan kertas dan ia adalah selari dengan kempen pengurangan penggunaan

kertas. Pihak TM hanya akan bergantung kepada surat yang di hantar kepada

pelanggan. Hanya seorang pekerja yang akan bertanggungjawab ke atas nombor

rujukan yang digunakan bagi setiap unit. Sebagai contoh untuk unit pengurusan kredit,

Encik Ayub sebagai penyelia pemasaran yang akan bertanggungjawab walaupun

beliau tidak mempunyai rekod untuk nombor rujukan.

Rajah 4.2.1.1 : Contoh Nombor Rujukan Pada Surat Rasmi TM

4.2.2 Rekod Setem

Setem digunakan sebagai tanda bayaran pos. terdapat dua (2) jenis setem

yang digunakan iaitu setem biasa dan setem hasil. Kedua-dua setem ini didapati dari

pejabat pos. Wang yang digunakan untuk membeli setem tersebut akan dituntut

48

mengikut jumlah wang yang digunakan. Setem biasa mempunyai pelbagai nilainya

yang tersendiri mengikut alamat surat. Setem biasa akan dilekat pada bahagian atas

kanan sampul tersebut. Setem hasil pula digunakan khas untuk borang perkhidmatan

talian tetap atau perkhidmatan talian perniagaan. Setem hasil hanya digunakan untuk

satu permohanan sahaja walaupun pelanggan tersebut memohon untuk dua atau tiga

akuan yang berlainan. Setem hasil akan dilekat pada bahagian bawah kanan borang

tersebut. Setiap unit akan merekodkan bilangan setem yang digunakan di dalam buku

rekod. Ini bertujuan bagi mengelakkan pembaziran setem serta mengelakkan

kemudahan setem disalahgunakan oleh seseorang pekerja. Di dalam buku rekod,

terdapat empat (4) bahagian yang perlu diisi.

Nombor Rujukan Nama Pelanggan Tarikh Jumlah Setem

Rajah 4.2.2.1 : Contoh Rekod Penggunaan Setem

49

4.2.3 Rekod Bilangan Salinan

Merekod bilangan salinan adalah satu langkah bagi mengelakkan pekerja

menyalahgunakan kemudahan yang telah disediakan oleh syarikat. Mesin penyalin

merupakan peralatan pejabat yang disediakan bagi memudahkan kerja serta

menjimatkan masa pekerja walaupun kos yang agak tinggi. Selain itu, salinan dapat

dibuat dengan jumlah yang banyak dengan kadar masa yang cepat. Di dalam buku

rekod, terdapat empat (4) bahagian yang perlu diisi.

4.3 Pemfailan Sistem

Sistem pemfailan di TM juga lebih fokus kepada penyimpanan data melalui

sistem teknologi maklumat. Implementasi Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)

dalam setiap organisasi pada masa kini merupakan satu fenomena biasa. Peranan

sistem teknologi maklumat adalah untuk membantu pekerja melaksanakan

tanggungjawab dengan lebih berkesan dan meningkatkan prestasi kerja di samping

memudahkan prosedur operasi bagi mengelakkan kekangan masa dan menjadikan

prosedur kerja lebih cepat lebih berkesan.

Selain itu juga, dengan penggunaan sistem teknologi maklumat dalam sistem

pemfailan dapat mengurangkan kos dan masa dapat diuruskan secara signifikan.

Justeru, ICT sememangnya dapat membantu pengurusan dalam membuat keputusan,

menyesuaikan diri dengan perubahan dan selanjutnya dapat meningkatkan komunikasi

dalam organisasinya. Pihak pengurusan TM tidak dapat dipisahkan daripada membuat

keputusan pada setiap hari kerana ini merupakan elemen penting dalam menjalankan

tugas merancang, membuat keputusan, menganalisis, sumber manusia, memimpin,

mengawal, berkomunikasi serta berfungsi dengan lebih cekap, berkesan, mudah dan

cepat yang melibatkan maklumat, proses dan kerja seperti khidmat pelanggan,

50

pelbagai rekod, kawalan inventori, pembelian stok dan sebagainya. Ini menunjukkan

bahawa sistem maklumat dan komunikasi adalah komponen-komponen yang

bersepadu yang mengumpul dan menyimpan maklumat bagi membantu organisasi

membuat keputusan, merancang, mengawal dan menganalisis.

Secara umum ICT dapat menukarkan data-data mentah yang tidak memberi

makna kepada maklumat yang tersusun dan berguna apabila ianya diproses, disimpan

dan boleh dikemaskinikan dengan mudah dan cepat dengan menggunakan pelbagai

perisian komputer yang ada. Maklumat-maklumat yang telah diproses ini sudah tentu

dapat membantu pihak pengurusan membuat keputusan-keputusan yang tepat dan

berguna dalam perancangan, pemantauan dan kawalan.

4.3.1 Sistem yang digunakan di TM

Sepanjang tempoh manjalankan latihan industri di CMU, saya telah didedahkan

dengan penggunaan kaedah pemfailan menggunakan sistem. Untuk memasuki

sistem-sistem yang akan digunakan, saya diberi identity dan kata laluan untuk setiap

sistem ini. Antara sistem yang telah digunakan ialah

1. TTWEB

2. E-Quest

3. WebBRAINS

4. E-Maklum

Setiap sistem mempunyai kelebihan dan peranan yang tersendiri dalam

menyiapkan tugasan di CMU dan Enterprise Sales. Berikut merupakan pengenalan

kepada fungsi-fungsi setiap sistem yang telah digunakan oleh saya semasa berada

kedua-dua unit tersebut.

51

4.3.1.1 TTWEB

TTWEB merupakan laman web yang penting untuk melakukan urusan seharian

di CMU. Hampir semua unit di TM menggunakan sistem ini. Sistem ini digunakan

untuk mencari maklumat pelanggan seperti nombor perkhidmatan, nombor akaun,

alamat pelanggan, bil tertunggak dan sebagainya. Kebiasaannya sistem ini digunakan

CMU.

Gambar Rajah TTWEB Langkah Kerja

1. Masuk ke laman web TTWEB,

http://10.2.55.53/ttweb/3270sa.

htm

2. Masukkan ID dan Password.

3. Tekan F2.

4. Masukkan nombor

perkhidmatan. Contohnya,

084-342776. Pastikan

penggunaan kod ‘00’ di antara

084 dan 3*****. Contohnya,

08400342776.

5. Tandakan dengan mana-mana

adjab pada bahagian tepi nama

pelanggan.

6. Tekan F3.

52

7. Semak jika akaun pelanggan

tersebut mempunyai amaun

tertunggak atau tidak.

8. Untuk kembali ke laman utama,

tekan F11.

Rajah 4.3.1.1.1: Mencari Akaun Tertunggak Menggunakan Sistem TTWEB

4.3.1.2 eQuest

eQuest atau lebih dikenali sebagai sistem pengurusan kredit TM ialah sistem

yang digunakan di unit CMU dan Enterprises Sales. Fungsi sistem ini ialah untuk

menyemakan akaun pelanggan samada akaun tersebut ‘Temporary Out of Service’

(TOS) atau ‘Return to Normal’ (RTN). Selain itu, sistem ini digunakan untuk mencari

‘cost center’ untuk kawasan Sibu dan mengemaskini fail bayaran akaun pelanggan

untuk kawasan Sibu.

Gambar Rajah eQuest Langkah Kerja

Masuk ke laman web eQuest iaitu

53

https://equest.intra.tm/juris10/ dan

masukkan ID pengguna dan kata laluan.

Masukkan akaun pelanggan dan tekan

pada jadual yang tertera. Tekan butang

SOA untuk mempamerkan bayaran yang

dibuat oleh pelanggan.

Masukkan jumlah bayaran di dalam fail

‘sisEnterprise’

Rajah 4.3.1.2.1 : eQuest

4.3.1.3 WebBRAINS

54

WebBrains digunakan untuk melakukan tugasan seharian di CMU. Sistem ini

digunakan untuk mencari pelarasan kredit dan caj alat rosak yang dikreditkan di dalam

bil palanggan. Tujuan mencari maklumat tersebut adalah sebagai rujukan kepada

akaun penamat pelanggan. Bil telefon yang mempunyai maklumat-maklumat tersebut

akan di cetak keluar dan di hantar terus kepada pelanggan.

Gambar Rajah WebBRAINS Langkah Kerja

Masuk ke laman web WebBrains iaitu

http://webbrains1.intra.tm/WebBRAINS/

dan masukkan ID pengguna dan kata

laluan.

Pilih untuk aplikasi untuk bil telefon untuk

akaun pelanggan sebelum Julai 2007 dan

bil telefon (format baru) untuk akaun

pelanggan selepas Julai 2007. Masukkan

nombor akaun pelanggan.

Pilih mana-mana bil yang mempunyai

pelarasan kredit iaitu RM 75.00 dan cetak

55

keluar bil tersebut.

Rajah 4.3.1.3.1: Mencari Bil Pelarasan Kredit menggunakan WebBRAINS

4.3.1.4 e-Maklum

e-Maklum digunakan untuk melakukan tugasan seharian di CMU. Sistem ini

merupakan laman web jabatan akauntan Negara Malaysia. e-maklum lazimnya

digunakan untuk menyemak pembayaran ke atas bil-bil Telekom Malaysia seluruh

Malaysia. penyemakan untuk setiap bahagian di Malaysia dimudahkan dengan

pembahagian nombor Electronic Fund Transfer (EFT) mengikut kawasan atau

bahagian. Untuk kawasan Sibu telah ditetapkan nombor digit awalnya 1092.

Penyemakan serta mengemaskini maklumat ini dilakukan pada setiap bulan.

56