Upload
ngoanh
View
220
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Kemajuan di bidang teknologi informasi telah memungkinkan instansi-
instansi atau perkantoran melakukan interaksi dengan konsumen melalui jaringan
komputer. Seiring dengan kemajuan teknologi, perkembangan dunia informasi
saat ini sudah berkembang semakin cepat dan semakin pesat, sehingga banyak
instansi yang meningkatkan kualitas pelayanannya dalam berbagai hal. Salah satu
perkembangan yang penting adalah semakin dibutuhkannya penggunaan sistem
yang berfungsi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan secara efisien,
cepat dan valid, selain itu juga mudah dalam pengolahan data dan juga mudah
dalam pencarian data saat diperlukan. Sebuah instansi yang ingin berkembang dan
mencapai sukses harus mengikuti era informasi dengan menggunakan alat
pendukung pengolah data yaitu komputer. Komputer merupakan salah satu alat
yang sangat mendukung dan mempermudah dalam pemrosesan dan pengolahan
data sehingga data yang diolah tersebut dapat menghasilkan suatu informasi.
Sistem pelayanan secara online adalah salah satu jawaban terhadap instansi
atau kantor-kantor yang bergerak dalam bidang melayani masyarakat. Salah satu
instansi yang sangat baik dalam menerapkan sistem pelayanan secara online
seperti ini adalah kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh yang bergerak di bidang
melayani masyarakat dalam proses pembuatan paspor atau Surat Perjalanan
Republik Indonesia (SPRI). Dengan adanya sistem pelayanan seperti ini,
2
masyarakat yang membutuhkan paspor RI untuk ke luar negeri tidak perlu lagi
datang langsung ke kantor Imigrasi untuk mengurusnya, mereka bisa mengakses
melalui jaringan internet/website untuk mengajukan pra permohonan.
Mengingat hal itu, penulis tertarik untuk membahas mengenai proses-proses
yang harus dilalui dalam mengajukan pra permohonan pengurusan paspor RI yang
diwujudkan dalam bentuk judul Tugas Akhir, yaitu “Analisa Sistem Informasi
Pelayanan Paspor Republik Indonesia Online Pada Kantor Imigrasi Kelas I
Banda Aceh”.
1.2 Perumusan Masalah
Adapun rumusan masalah dalam penulisan ini antara lain:
a. Mengimplementasikan sistem informasi pelayanan paspor Republik
Indonesia secara online.
b. Bagaimana cara mengakses sistem informasi pelayanan paspor online?
c. Proses apa saja yang harus dilalui dalam menjalankan sistem informasi
tersebut untuk pengentrian data?
d. Menjawab tantangan perkembangan teknologi dalam bidang informasi.
1.3 Batasan Masalah
Agar pembahasan lebih terfokus dan tidak menyimpang dari topik
permasalahan, maka dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis membatasi
permasalahan yang hanya bertitik pada:
a. Penggunaan sistem informasi pelayanan paspor Republik Indonesia
secara online.
3
b. Proses pengajuan pra permohonan personal dan tata cara pengentrian
data pemohon.
c. Panduan cek status permohonan Surat Perjalanan Republik Indonesia
(SPRI).
1.4 Tujuan dan Manfaat Penulisan
Tujuan dalam penulisan ini adalah sebagai berikut:
a. Untuk mengimplementasikan sistem pelayanan paspor Republik
Indonesia secara online pada kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh.
b. Untuk berinteraksi dengan masyarakat dan memberi kemudahan bagi
mereka dalam pengurusan paspor atau Surat Perjalanan Republik
Indonesia (SPRI).
c. Bagi penulis, tujuannya adalah untuk menambah ilmu pengetahuan dan
wawasan tentang situs internet, disamping sebagai bahan Tugas Akhir
penulis di akhir perkuliahan sebagai syarat kelulusan pada STMIK
U’Budiyah Indonesia.
Adapun manfaat dari penulisan ini adalah:
a. Dapat mempermudah masyarakat dalam proses pengurusan paspor RI.
b. Untuk pengurusan paspor RI, seseorang tidak perlu bolak-balik ke
kantor imigrasi sehingga dapat menghemat waktu, biaya dan tenaga
dalam proses pengajuan pra permohonan.
c. Bagi instansi sendiri manfaatnya adalah dapat membantu pihak kantor
Imigrasi dalam menerapkan dan memperkenalkan sebuah sistem kepada
masyarakat yang bahwa sistem tersebut dapat digunakan oleh
4
masyarakat dalam mengajukan permohonan paspor RI melalui internet.
Dengan dikenalnya sistem ini oleh masyarakat, pihak kantor Imigrasi
sangat terbantu dalam memperbaiki dan meningkatkan kualitas
pelayanannya kepada masyarakat dengan memanfaatkan media internet.
1.5 Sistematika Penulisan
Untuk memberikan gambaran tentang pembahasan Tugas Akhir ini dan
untuk mempermudah pemahaman, maka penyusunan Tugas Akhir ini terdiri dari
beberapa bab. Berikut sistematika penulisan Tugas Akhir yang akan disusun:
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini memuat tentang latar belakang masalah, perumusan masalah,
batasan masalah, tujuan dan manfaat penulisan, serta sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN KEPUSTAKAAN
Pada bab ini membahas tentang gambaran umum instansi meliputi sejarah
dan struktur organisasi serta kajian kepustakaan mencakup tentang landasan teori
yang membahas tentang dasar-dasar teoritis yang menjadi landasan pemecahan
masalah yang meliputi sistem, informasi, sistem informasi, pengertian paspor, dan
pengertian web.
BAB III METODE PENELITIAN
Dalam bab ini memuat tentang lokasi penelitian dan metodologi penelitian
yang mencakup tentang penelitian kepustakaan serta penelitian lapangan yang
meliputi pengamatan dan wawancara.
5
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Menguraikan hasil penelitian yang mencakup semua aspek yang terkait
dengan penelitian dan menjelaskan tentang penggunaan sistem informasi yang
sedang diteliti dan beberapa bagian penting yang berhubungan dengan materi
serta membahas tentang masalah-masalah yang diajukan.
BAB V PENUTUP
Memuat kesimpulan berdasarkan pembahasan sebelumnya yang berisi
tentang pernyataan singkat dan tepat yang dijabarkan dari hasil penelitian dan
pembahasan serta memuat saran untuk pengembangan dan penyempurnaan
dimasa yang akan datang.
6
BAB II
TINJAUAN KEPUSTAKAAN
2.1 Gambaran Umum Instansi
Arus globalisasi dunia sejak dahulu telah membawa dampak pada
peningkatan lalu lintas orang dan barang antar negara, sehingga batas-batas negara
semakin mudah ditembus demi berbagai kepentingan manusia seperti
perdagangan, industri, pariwisata dan lain sebagainya. Fenomena ini sudah
menjadi hal atau perhatian negara-negara di dunia sejak dahulu sebab setiap
negara mempunyai kedaulatan untuk mengatur lalu lintas orang yang akan masuk
dan keluar wilayah negaranya dan bahkan untuk berkunjung maupun untuk
berdiam sementara. Untuk mengatur hal tersebut, di Indonesia telah terdapat
peraturan-peraturan perundang-undangan yang mengaturnya yaitu, Undang-
undang Nomor 9 Tahun 1992 tentang Keimigrasian.
Undang-undang imigrasi merupakan peraturan yang mengatur hal ihwal lalu
lintas orang yang masuk atau keluar wilayah Negara Republik Indonesia dan
pengawasan terhadap orang asing di wilayah Negara Republik Indonesia.
Keimigrasian di Indonesia sudah ada sejak jaman kolonial Belanda, namun
pada tanggal 26 Januari 1950 diatur langsung oleh pemerintah Republik Indonesia
dan diangkat Mr. Yusuf Adiwinata sebagai Kepala Jawatan Imigrasi berdasarkan
Surat Penetapan Menteri Kehakiman Republik Indonesia Serikat No. JZ/30/16
tanggal 28 Januari 1950 yang berlaku surut mulai dari sejak tanggal 26 Januari
1950.
7
Organisasi Imigrasi sebagai lembaga dalam struktur kenegaraan merupakan
organisasi vital sesuai dengan sasanti Bhumi Pura Purna Wibawa yang berarti
penjaga pintu gerbang negara yang berwibawa. Sejak ditetapkannya Penetapan
Menteri Kehakiman Republik Indonesia, maka sejak saat itu tugas dan fungsi
keimigrasian di Indonesia dijalankan oleh Jawatan Imigrasi atau sekarang
Direktorat Jenderal Imigrasi dan berada langsung di bawah Kementerian Hukum
dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia.
Direktorat Jenderal Imigrasi semula hanya memiliki empat buah Direktorat
yaitu Direktorat Lalu Lintas Keimigrasian, Direktorat Ijin Tinggal dan Status
Kewarganegaraan Orang Asing, Direktorat Pengawasan dan Penindakan
Keimigrasian, Direktorat Informasi Keimigrasian.
Seiring dengan perkembangan zaman dan pengaruh globalisasi saat ini
dengan berbagai kepentingan kerjasama internasional antar negara serta berbagai
kepentingan pelaksanaan tugas-tugas keimigrasian, maka dibentuklah Direktorat
yang bernama Direktorat Kerjasama Luar Negeri Keimigrasian untuk menunjang
tugas-tugas keimigrasian dalam bekerjasama dengan negara lain. Sehingga saat ini
Direktorat Jenderal Imigrasi terdiri dari: Sekretariat Direktorat Jenderal,
Direktorat Lalu Lintas Keimigrasian, Direktorat Izin Tinggal Orang Asing dan
Status Kewarganegaraan, Direktorat Pengawasan dan Penindakan Keimigrasian,
Direktorat Informasi Keimigrasian dan Direktorat Kerjasama Luar Negeri. Setiap
personil Direktorat Jenderal Imigrasi harus berpegang pada nilai-nilai yang
terdapat dalam Panca Bhakti Insan Imigrasi yakni: Taqwa, Menjunjung tinggi
kehormatan, Cendekia, Integritas pribadi dan Inovatif.
8
2.1.1 Sejarah Kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh
Kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh diresmikan pada tanggal 12 Maret 1983
dengan wilayah kerja meliputi satu pemerintah kota yaitu Kota Banda Aceh dan dua
Kabupaten yaitu Kabupaten Aceh Besar dan Kabupaten Pidie dengan jumlah kecamatan
keseluruhan 63 kecamatan, dengan jumlah penduduk sekitar 1.024.572 orang. Kantor
Imigrasi Kelas I Banda Aceh resmi beroperasional sekitar tahun 1947. Disamping itu juga
Kantor Imigrasi Banda Aceh memiliki tiga Tempat Pemeriksaan Imigrasi (TPI), yaitu TPI
Bandara Sultan Iskandar Muda, TPI Pelabuhan Laut Malahayati dan TPI Pelabuhan laut
Ulee Lheu. Aktivitas keimigrasian pada Kantor Imigrasi Banda Aceh lebih terfokus
kepada pelayanan antara lain pemberian Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI),
pemberian dan perpanjangan Izin Tinggal bagi orang asing, dimana selama tiga tahun
terakhir ini menunjukkan hasil yang cukup signifikan.
Penegakan hukum pada Kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh selama ini cukup
berjalan dengan baik, hal tersebut tidak terlepas dari peranan Sistem Pengawasan Orang
Asing (SIPORA) serta didukung oleh kesiapan dan kesigapan dari personil Kantor
Imigrasi Banda Aceh. Sektor lain yang menonjol dari Banda Aceh adalah pariwisata.
Meskipun Kantor Imigrasi Banda Aceh memiliki beberapa TPI, akan tetapi lalu lintas
kedatangan dan keberangkatan orang keluar dan masuk negara Indonesia melalui TPI ini
relatif sepi.
Sejak dahulu Aceh juga dikenal sebagai kerajaan yang kuat beragama dan
menjunjung tinggi nilai-nilai agama islam, dan juga Banda Aceh terkenal sebagai kota
budaya karena kedudukannya sebagai pusat Kerajaan Aceh yang banyak menyimpan
khazanah budaya, monumen, tempat-tempat bersejarah dan makam raja-raja. Tempat-
tempat itu kini menjadi objek wisata yang bernilai historis dan spiritual serta keindahan
alam bumi Aceh tercinta.
9
2.1.2 Struktur Organisasi kantor Imigrasi
Setiap instansi maupun lembaga/organisasi pasti memiliki struktur-struktur
kepengurusannya secara teratur yang berguna untuk menentukan batasan
pekerjaan yang menjadi tanggung jawab dari setiap karyawan dengan jabatan
mereka masing-masing.
Kantor Imigrasi Banda Aceh menerapkan struktur organisasi untuk
menunjang terlaksananya tujuan dan menjaga kestabilan agar tidak terjadi
tumpang tindih antara satu jabatan dengan jabatan lainnya.
Berikut ini adalah struktur organisasi kantor imigrasi:
Gambar 2.1 Struktur organisasi kantor Imigrasi
KEPALAKANTORIMIGRASI
KEPALA SUBBAGIAN
TATA USAHA
KEPALAURUSAN
KEUANGAN
KEPALAURUSANUMUM
KEPALAURUSAN
KEPEGAWAIAN
KASIWASDAKIM
KASISTATUSKIM
KASUBSIPENTUSKIM
KASUBSIWASKIM
KASUBSILAHTUSKIM
KASUBSIDAKIM
KASILANTASKIM
KASIINSARKOM
KASUBSIINFORMASI
KASUBSILINTASBATAS
KASUBSIKOMUNIKASI
KASUBSIPERIZINAN
10
KETERANGAN:
- KASI INSARKOM : Kepala Seksi Informasi Sarana Komunikasi
- KASI LANTASKIM : Kepala Seksi Lalu Lintas Keimigrasian
- KASI STATUSKIM : Kepala Seksi Status Keimigrasian
- KASI WASDAKIM : Kepala Seksi Pengawasan dan Penindakan
Keimigrasian
- KASUBSI INFORMASI : Kepala Sub Seksi Informasi
- KASUBSI LINTAS BATAS : Kepala Sub Seksi Lintas Batas
- KASUBSI PENTUSKIM : Kepala Sub Seksi Penentuan Status
Keimigrasian
- KASUBSI WASKIM : Kepala Sub Seksi Pengawasan Keimigrasian
- KASUBSI KOMUNIKASI : Kepala Sub Seksi Komunikasi
- KASUBSI PERIZINAN : Kepala Sub Seksi Perizinan Keimigrasian
- KASUBSI LAHTUSKIM : Kepala Sub Seksi Penyidikan Penelaahan
Status Keimigrasian
- KASUBSI DAKIM : Kepala Sub Seksi Penindakan Keimigrasian
Dengan menerapkan struktur organisasi ini, suatu kantor atau instansi dapat
menunjang untuk terlaksananya suatu tujuan dan juga untuk menjaga kestabilan
dalam proses atau prosedur kerja agar tidak terjadi amburadul dan tumpang tindih
dalam pekerjaan antara satu jabatan dengan jabatan lainnya.
Dengan adanya struktur organisasi, proses kerja di suatu lembaga atau
instansi dapat teratur sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan karena setiap
jabatan sudah ada tugasnya masing-masing.
11
2.2 Landasan Teori
Sistem informasi pelayanan paspor secara online ini merupakan sebuah
sistem yang berbasis web dari sekian banyak sistem lainnya.
2.2.1 Konsep dasar sistem
Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang
sama untuk mencapai tujuan (Mcleod, 1998).
Sistem adalah kumpulan dari komponen apapun baik pisik ataupun non pisik
yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk
mencapai satu tujuan (Putra, 2008).
Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama
lain yang membentuk suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan
(Oetomo, 2002).
Sistem merupakan kumpulan dari bagian-bagian atau hal-hal yang saling
berkaitan dan beroperasi atau bekerja secara bersama-sama untuk mencapai satu
atau lebih tujuan atau sasaran (Kurniawan, 1998:5).
Menurut Jogiyanto (1997) suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-
sifat yang tertentu, yaitu :
a. Komponen sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-
komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem
atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari
sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu.
12
b. Batas sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan
sistem yang lain atau dengan lingkungan luar. Batas sistem ini
memungkinkan suatu dipandang sebagai satu kesatuan.
c. Lingkungan luar sistem
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.
d. Penghubung sistem
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-
sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain.
e. Masukan sistem
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal
(signal input).
f. Keluaran sistem
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
g. Pengolahan sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan atau sistem itu
sendiri sebagai pengolahannya. Pengolah yang akan mengubah masukan
menjadi keluaran.
13
h. Sasaran sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau
suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada
gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang
dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem
dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuannya.
Jadi, “sistem merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu” (Jogiyanto, 1997).
Pada dasarnya, yang dikatakan dengan sistem yaitu sekumpulan elemen
yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan.
Sebagai gambaran, jika dalam sebuah sistem terdapat elemen yang tidak
memberikan manfaat dalam mencapai tujuan yang sama, maka elemen tersebut
dapat dipastikan bukanlah bagian dari sistem (Kadir, 2003:54).
Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu
kelompok yang menekankan pada prosedur dan kelompok yang menekankan pada
elemen atau komponennya. Pendekatan yang menekankan pada prosedur
mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan pendekatan sistem
yang lebih menekankan pada elemen atau komponen mendefinisikan sistem
sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu
14
tujuan tertentu. Kedua kelompok difinisi ini adalah benar dan tidak bertentangan,
yang berbeda adalah cara pendekatannya (Sutabri, 2004).
Berdasarkan definisi diatas dapat kita ambil kesimpulan bahwa sistem
merupakan kumpulan dari beberapa komponen atau bagian-bagian yang saling
berinteraksi, saling bekerja sama dan saling menutupi antara satu sama lainnya
dalam berbagai hal untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Apabila
dalam sebuah sistem tidak ada elemen-elemen atau bagian-bagian dan sub-sub
bagian yang saling berinteraksi, maka sistem tersebut tidak akan berjalan dengan
lancar dan tidak sesuai dengan apa yang diharapkan, secara otomatis sistem
tersebut tidak mencapai suatu tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan. Sebagai
contoh, sebuah bangunan dapat dikatakan sistem karena bangunan tersebut terdiri
dari bagian-bagian yang saling berkaitan antara satu sama lain seperti batu bata,
pasir, semen, dan lain sebagainya. Bagian-bagian tersebut saling membutuhkan
dan bekerja sama sehingga sebuah bangunan dapat berdiri dengan kokoh. Jadi,
“Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan
dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling
berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu” (Sutabri, 2004).
2.2.2 Pengertian informasi
Informasi merupakan hasil pengolahan data yang memberikan arti dan
manfaat. Akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan tersebut bisa menjadi
informasi, hasil pengolahan data yang tidak memberikan makna atau arti serta
tidak bermanfaat bagi seseorang bukanlah merupakan informasi bagi orang
tersebut (Putra, 2008).
15
Informasi adalah “hasil pengolahan data yang telah mempunyai arti
sehingga dapat digunakan khususnya oleh manajemen dalam membuat
keputusan” (Kurniawan, 1998:13).
Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau
diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem
pengolahan informasi akan mengolah data menjadi informasi atau mengolah data
dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi yang menerimanya. Nilai informasi
berhubungan dengan keputusan. Nilai informasi dilukiskan paling berarti dalam
konteks pengambilan keputusan (Sutabri, 2004).
Perbedaan antara data dan informasi sering menjadi titik awal untuk
memahami sistem informasi. Pada gambar 2.2 memperlihatkan siklus informasi
yang menggambarkan pengolahan data menjadi informasi dan pemakaian
informasi untuk mengambil keputusan, hingga akhirnya dari tindakan hasil
pengambilan keputusan tersebut dihasilkan data kembali (Kadir, 2003).
Gambar 2.2 Siklus Informasi
Masukan(Data)
Proses(Model)
Keluaran(Informasi)
Penerima
TindakanKeputusan
HasilTindakan
Data(Ditangkap) Basis
data
16
Jadi, hal yang terpenting untuk membedakan informasi dengan data yaitu,
informasi itu mempunyai kandungan “makna”, sedangkan data tidak. Secara
konseptual, data merupakan deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan
transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung
kepada pemakai. Pengertian makna disini merupakan hal yang sangat penting,
karena berdasarkan maknalah si penerima dapat memahami informasi tersebut dan
secara lebih jauh dapat menggunakannya untuk menarik suatu kesimpulan atau
bahkan mengambil keputusan (Kadir, 2003).
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
lebih berarti bagi yang menerimanya (Jogiyanto, 1997).
Menurut Oetomo (2002) kualitas informasi ditentukan oleh beberapa faktor,
yaitu:
a. Keakuratan dan teruji kebenarannya
Artinya informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bisa, dan
tidak menyesatkan.
b. Kesempurnaan informasi
Kesempurnaan informasi sangat penting untuk mendukung faktor
keakuratan dan kesempurnaan di mana informasi tersebut disajikan dengan
lengkap.
c. Tepat waktu
Informasi harus disajikan secara tepat waktu, mengingat informasi akan
menjadi lebih dasar dalam pengambilan keputusan. Keterlambatan informasi
akan mengakibatkan kekeliruan dalam pengambilan keputusan.
17
d. Relevan
Informasi akan memiliki nilai manfaat tinggi, jika informasi tersebut
diterima oleh mereka yang membutuhkan, dan informasi tersebut menjadi
tidak berguna dan tidak bermakna jika diberikan kepada mereka yang tidak
membutuhkannya.
e. Mudah dan murah
Kini cara dan biaya untuk memperoleh informasi juga menjadi bahan
pertimbangan tersendiri. Bila cara dan biaya untuk memperoleh informasi
sulit dan mahal, maka orang akan menjadi tidak berminat untuk
memperolehnya.
Jadi, “informasi merupakan pemrosesan data yang diperoleh dari setiap
elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan
pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untuk menambah
pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada” (Oetomo, 2002).
Dari beberapa sumber diatas terlihat bahwa informasi merupakan hasil
pengolahan data yang telah memiliki arti sehingga informasi tersebut dapat
digunakan oleh pihak-pihak yang membutuhkan dalam mengambil suatu
kebijaksanaan. Data adalah elemen dari informasi, dimana data belum
memberikan tambahan pengetahuan atau suatu temuan tertentu. Dengan demikian,
“data merupakan bentuk mentah yang belum dapat bercerita banyak sehingga
perlu diolah lebih lanjut, Data diolah melalui suatu model agar menghasilkan
informasi” (Sutabri, 2004).
18
2.2.3 Pengertian sistem informasi
Data dengan informasi sering di kaitkan dengan adanya sistem informasi
yang sering dihubungkan satu sama lain. Perkembangan dari sistem informasi
menyebabkan juga perusahaan materi sistem informasi. Sistem informasi sekarang
ini semakin luas, perkembangan dari informasi ini juga menyebabkan perusahaan-
perusahaan peran dari sistem informasi itu sendiri, perkembangan informasi dapat
menentukan dalam mengambil keputusan dan untuk mengendalikan organisasi.
“Pendefinisian Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras (hardware) dan
perangkat lunak (software) yang dirancang untuk mentransformasikan data ke
dalam bentuk informasi yang berguna” (Bodnar dan Hopwood 1993).
Sistem informasi adalah sekumpulan hal, elemen, sub sistem atau bagian
yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu
kesatuan yang saling berinteraksi dan bekerja sama antara bagian yang satu
dengan yang lainnya dengan cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan
data, menerima masukan berupa data kemudian mengolahnya dan menghasilkan
keluaran berupa informasi yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat
bermanfaat dan dapat dirasakan akibatnya, sebagai dasar bagi proses pengambilan
keputusan, mendukung kegiatan manajemen dan operasional dengan
memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan tersedia bagi proses tersebut
guna mencapai tujuan (Kurniawan, 1998:30).
Sistem informasi manajemen merupakan sebuah kelengkapan pengolahan
dari proses-proses yang menyediakan informasi untuk manajer guna mendukung
operasi dan pembuatan keputusan dalam sebuah organisasi (Oetomo, 2002).
19
Sistem informasi memberikan nilai tambah terhadap proses, produksi,
kualitas, manajemen, pengambilan keputusan, dan pemecahan masalah serta
keunggulan kompetitif yang tentu saja sangat berguna bagi kegiatan bisnis
(Kroenke, 1992).
Ada empat peranan penting sistem informasi dalam organisasi (Alter, 1992).
1. Berpartisipasi dalam pelaksanaan tugas
2. Mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan pengendalian dalam sebuah
subsistem.
3. Mengkoordinasikan subsistem-subsistem.
4. Mengintegrasikan subsistem-subsistem.
Jadi, sistem informasi berupa kombinasi antara prosedur kerja, informasi,
orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan
dalam sebuah organisasi (Alter, 1992).
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan
istilah blok bangunan (building block), yang terdiri dari blok masukan, blok
model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan blok kendali. Sebagai
suatu sistem, keenam blok tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain
membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran (Sutabri, 2004).
a. Blok masukan (input block)
Input mewakili data-data yang masuk ke dalam sistem informasi, yang
dimaksud dengan input disini termasuk metode dan media untuk menangkap
data-data yang akan dimasukkan yang dapat berupa dokumen-dokumen
dasar.
20
b. Blok model (model block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang
akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan
cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
c. Blok keluaran (output block)
Produk dari sistem informasi ialah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan
manajemen serta semua pemakai sistem.
d. Blok teknologi (technology block)
Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi
digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
e. Blok basis data (database block)
Basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan
yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan perangkat lunak
digunakan untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data
untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.
f. Blok kendali (control block)
Banyak hal dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam,
temperatur, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang
dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem
dicegah dan bila terlanjur terjadi maka kesalahan dapat dengan cepat diatasi.
21
Sebuah sistem informasi yang baik tentu memiliki sistematika yang jelas,
ringkas, dan sederhana. Mulai tahap pemasukan data, pengolahan data dengan
prosedur yang ditentukan, penyajian informasi yang akurat, interpretasi yang tepat
dan distribusinya. Jadi tidak hanya sekadar mengotomatisasi prosedur lama tetapi
menata dan memperbaharui bahkan menciptakan aliran data yang baru yang lebih
efektif dan efisien. “Partisipasi dalam pelaksanaan tugas berarti bahwa sistem
informasi dapat melakukan hal-hal yang biasa dikerjakan seseorang. Istilah
otomasi biasa digunakan untuk menyatakan hal ini. Selain itu, sistem informasi
bisa memberikan fasilitas berupa informasi yang berguna bagi seseorang untuk
keperluan analisis atau pengambilan keputusan” (Kadir, 2003).
2.2.4 Pengertian paspor
Dalam kamus besar bahasa Indonesia, disebutkan pengertian paspor adalah
“Surat keterangan yang dikeluarkan oleh pemerintah untuk seorang warga
negaranya yang akan mengadakan perjalanan ke luar negeri” (http://sauri-
sofyan.blogspot.com/2010/03/pengertian-dan-jenis-paspor.html).
Sementara menurut wikipedia, paspor adalah “Dokumen resmi yang
dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dari suatu negara yang memuat identitas
pemegangnya dan berlaku untuk melakukan perjalanan antar negara”
(http://id.wikipedia.org/wiki/Paspor).
Paspor internasional adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat
yang berwenang dari suatu negara yang memuat identitas pemegangnya dan
berlaku untuk melakukan perjalanan antar negara. Paspor berisi biodata
pemegangnya yang meliputi antara lain, foto pemegang, tanda tangan, tempat dan
22
tanggal kelahiran, informasi kebangsaan dan terkadang juga beberapa informasi
lain mengenai identifikasi individual. Ada kalanya pula sebuah paspor
mencantumkan daftar negara yang tidak boleh dimasuki oleh si pemegang paspor
itu. Sebagai contoh, dahulu pemegang paspor Indonesia sempat dilarang
berkunjung ke beberapa negara, antara lain negara Israel dan Taiwan
(http://iguidepost.blogspot.com/2008/06/pengertian-paspor.html).
Saat ini beberapa negara telah mengeluarkan apa yang disebut e-paspor atau
elektronik paspor. E-paspor merupakan pengembangan dari paspor kovensional,
dimana pada paspor tersebut telah ditanamkan sebuah chip yang berisikan biodata
pemegangnya beserta data biometrik-nya, data biometrik ini disimpan dengan
maksud untuk lebih meyakinkan bahwa orang yang memegang paspor adalah
benar orang yang memiliki paspor dan berhak atas paspor tersebut.
Karena dengan sistem biometrik ini, paspor dapat diterbitkan setelah mendapat
persetujuan langsung dari Pusat (Online System). Sejak diterapkannya sistem ini
di Indonesia, maka pembuatan paspor saat ini bisa dilakukan di kantor Imigrasi
manapun yang berada dalam batas wilayah negara Republik Indonesia
(http://sauri-sofyan.blogspot.com/2010/03/pengertian-dan-jenis-paspor.html).
Paspor biasanya diperlukan untuk perjalanan internasional karena harus
ditunjukkan ketika memasuki perbatasan suatu negara, walaupun di negara
tertentu ada beberapa perjanjian dimana warga suatu negara tertentu dapat
memasuki negara lain dengan dokumen selain paspor. Paspor akan diberi cap
(stempel) atau disegel dengan visa yang dilakukan oleh petugas negara tempat
kedatangan (http://iguidepost.blogspot.com/2008/06/pengertian-paspor.html).
23
2.2.5 Pengertian web
Komputer pribadi dan jaringan komputer yang terhubung ke internet
semakin bertambah serta orang yang mengakses internet makin banyak pula. Oleh
karena itu, para ahli terus bekerja keras untuk mengembangkan berbagai macam
layanan atau aplikasi dalam internet (Oetomo, 2001).
Perkembangan dunia internet telah melahirkan suatu fasilitas layanan baru
yaitu web, yang merupakan layanan terpenting internet. Dewasa ini, fasilitas web
mengizinkan pengakses untuk mengakses dan berinteraksi dengan teks, grafik,
animasi, foto, suara, dan video (Oetomo dkk, 2007).
Web adalah sebutan bagi sekelompok halaman web, yang umumnya
merupakan bagian dari suatu nama domain atau sub domain di World Wide Web
(WWW) di Internet. World Wide Web maupun web saja adalah sebuah sistem
yang saling terkait dalam sebuah dokumen berformat hypertext yang berisi
beragam informasi, baik tulisan, gambar, suara, video, dan informasi multimedia
lainnya dan dapat diakses melalui sebuah perangkat yang disebut web browser.
“World Wide Web merupakan jaringan ribuan komputer dari seluruh dunia yang
terbagi atas client dan server yang menggunakan software khusus” (Putra, 2007).
Layanan multimedia internet atau yang dikenal World Wide Web (WWW)
merupakan aplikasi internet yang paling diminati para pengakes. WWW disukai
karena mencakup sumber daya multimedia, antara lain suara, gambar, video,
audio, dan animasi. Oleh karena itu, aplikasi demikian menjadi semacam sarana
untuk menyajikan informasi yang interaktif dan atraktif (Oetomo dkk, 2007).
24
Secara fisik web adalah kumpulan komputer pribadi, web browser, koneksi
ke ISP, komputer server, router, dan switch yang digunakan untuk mengalirkan
informasi dan menjadi wahana pertama berbagai pihak terkait. Web dibagi
menjadi beberapa jenis (Oetomo dkk, 2007), yaitu:
a. Web Search Engine: adalah web yang memiliki kemampuan untuk
melakukan pencarian dokumen berdasarkan kata kunci tertentu. Contoh:
Google dan Alltheweb.
b. Web Portal: adalah web yang berisi kumpulan link, search engine, dan
informasi. Contoh: Yahoo dan AOL.
c. Web perusahaan: adalah web yang mendeskripsikan suatu perusahaan,
layanan, fasilitas, dan segala sesuatu tentang perusahaan. Contoh: Andi
Publisher dan Indosat.
d. Web pribadi: adalah web yang memberikan profil pemilik web.
Web dikenal dengan sistem client-server. Komputer pengguna disebut
komputer client, sedangkan komputer yang diakses disebut server. Ketika kita
ingin mengunjungi sebuah situs, maka cara kerja web adalah sebagai berikut
(Oetomo dkk, 2007):
a. Masukkan alamat web yang dituju pada web browser. Alamat web dikenal
sebagai Universal Resource Locator (URL).
b. Browser akan meminta halaman web dari web server.
c. Web server mengirimkan data web yang diminta ke browser.
d. Browser mengintepretasikan data dan menampilkannya.
25
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Lokasi Penelitian
Penulis melakukan penelitian disebuah instansi pemerintahan yang bergerak
dalam bidang melayani masyarakat, yaitu pada kantor Imigrasi Kelas I Banda
Aceh yang beralamat di Jl. Tgk. Mohd. Daud Beureueh No. 82 Banda Aceh.
3.2 Metodologi Penelitian
Dalam penelitian ini penulis menggunakan beberapa teknik pengumpulan
data, adapun metode atau teknik pengumpulan data yang penulis gunakan yaitu:
1. Metode penelitian kepustakaan (Library Research)
Pengumpulan data dan bahan penulisan berdasarkan data teoritis dengan
cara penelaahan buku-buku perpustakaan dan panduan, materi kuliah, bahan
dari internet serta bahan pendukung lainnya yang berkaitan dengan
penulisan Tugas Akhir ini.
2. Metode penelitian lapangan (Field Reseacrh)
Penelitian lapangan adalah pengumpulan data yang dilakukan ditempat On
the Job Trainig (OJT), data tersebut diperoleh dengan cara, yaitu:
a. Pengamatan (observasi), melakukan pengamatan langsung terhadap
kegiatan-kegiatan kantor terutama proses pengurusan dan pembuatan
paspor Republik Indonesia serta sistemnya guna untuk mengumpulkan
data dan informasi yang berkaitan dengan permasalahan yang ada.
26
b. Wawancara (Interview), mengadakan wawancara berdasarkan tatap
muka dan tanya jawab dengan personal atau staf kantor yang dapat
memberikan masukan (input) untuk penulisan Tugas Akhir ini. Dalam
hal ini yang menjadi sumber informasi adalah kepala seksi Informasi
Sarana Komunikasi (INSARKOM) kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh.
3.3 Analisa Data
Adapun metode dalam menganalisis data yang dipakai disini adalah metode
deskriptif, yaitu metode yang mengolah dan menafsirkan data dengan maksud
agar bisa memberikan gambaran yang jelas dan wajar mengenai keadaan yang
akan diteliti. data yang diperoleh akan dipilih dan disusun secara sistematis
kemudian dianalisa berdasarkan kajian teori untuk mendapatkan deskripsi tentang
sistem dan proses pengurusan paspor pada kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh.
Sedangkan teknik pengolahan data yaitu data yang diperoleh dari hasil
penelitian akan dianalisa secara kualitatif dengan membandingkan antara teori
dengan hasil penemuan lapangan.
27
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil
Setiap kantor atau instansi pasti ada sebuah sistem aplikasi internal dan
eksternal kantor. Sistem aplikasi internal adalah sebuah sistem yang berlaku hanya
untuk sebuah kantor yang menerapkan aplikasi tersebut, dan yang memiliki hak
akses aplikasi itu hanyalah karyawan-karyawan kantor yang memiliki wewenang
untuk menjalankan sistem aplikasi tersebut. Sedangkan sistem aplikasi eksternal
adalah sebuah sistem yang diterapkan oleh suatu kantor atau instansi yang berlaku
untuk umum dan bisa diakses oleh semua orang. Misalnya sistem aplikasi online,
dan lain sebagainya.
Kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh menerapkan sebuah sistem aplikasi
yang bersifat eksternal untuk meningkatkan kualitas pelayanannya dalam
melayani masyarakat. Sistem aplikasi tersebut merupakan sebuah sistem yang bisa
diakses oleh semua orang dan siapa saja yang membutuhkan paspor Republik
Indonesia. Sistem aplikasi tersebut bisa diakses lewat internet atau website yang
telah ditetapkan. Dengan adanya sistem aplikasi tersebut, pihak kantor imigrasi
bisa melayani masyarakat secara online dalam bidang pengurusan paspor
Republik Indonesia.
Halaman Aplikasi paspor online atau yang disebut dengan xpasinet akan
tampil ketika pengunjung memilih menu layanan paspor online pada halaman
utama website Imigrasi, aplikasi ini sangat sederhana dan mudah dipahami.
28
4.1.1 Flowchart sistem informasi pelayanan paspor online
Flowchart sistem informasi pelayanan paspor online dalam mengajukan pra
permohonan paspor RI dapat dilihat pada gambar 4.1.
No
Yes
No Yes
Gambar 4.1 Flowchart sistem informasi pelayanan paspor online
Start
Akses
Pilihanmenu
Input biodata pemohonInput alamat pemohon
Upload datadokumen pemohon
Copy KTP WNIcopy Kartu Keluargacopy Akte Kelahiran/Surat Nikah/Ijazah
Input kodeverifikasi
LanjutPesan proses
penyelesaian prapermohonan
Tanda terima prapermohonan
End
29
Flowchart merupakan alat bantu yang digunakan untuk menerangkan logika
program, berupa suatu bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari
proses program.
Adapun bagan pada gambar 4.1 menjelaskan bagaimana proses yang harus
dilakukan oleh pemohon pada saat mengajukan pra permohonan paspor online
dengan penjelasan sebagai berikut:
1. Pemohon mengetik www.imigrasi.go.id untuk akses ke website Imigrasi.
2. Pada halaman utama website Imigrasi, pemohon memilih menu layanan
paspor online untuk akses ke dalam aplikasi. Kemudian muncul menu
utama tampilan umum fasilitas pra permohonan SPRI.
3. Pemohon memilih menu pra permohonan personal untuk melakukan entri
data pemohon dan dilanjutkan dengan entri alamat pemohon.
4. Upload data dokumen pemohon berupa copy KTP WNI, copy Kartu
Keluarga, copy Akte Kelahiran/Surat Nikah/Ijazah yang telah discan
sebelumnya.
5. Pemohon memasukkan kode verifikasi sesuai dengan gambar yang
ditampilkan, kemudian pilih OK dan muncul pesan proses penyelesaian
permohonan.
6. Setelah membaca pesan proses penyelesaian pra permohonan, pilih OK,
maka aplikasi akan menampilkan tanda terima pra permohonan.
7. Tanda terima pra permohonan tersebut harus dicetak oleh pemohon ke
printer dan membawanya pada saat datang ke kantor Imigrasi.
30
Berikut adalah tampilan umum fasilitas pra permohonan Surat Perjalanan
Republik Indonesia (SPRI).
Gambar 4.2 Tampilan umum fasilitas pra permohonan SPRI
Adapun fasilitas permohonan SPRI melalui internet/website ini dapat
dikelompokkan menjadi lima bagian, yaitu fasilitas input data permohonan
personal SPRI, fasilitas cek status permohonan personal SPRI, login perusahaan,
pendaftaran perusahaan, aktivasi pendaftaran perusahaan, dan FAQ.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses pengisian data pemohon pada
pra permohonan personal melalui internet/website adalah sebagai berikut:
1. Lakukan pengisian data pemohon yang sesuai dan valid. Perhatikan tanda
“*” berarti harus dilakukan pengisian data tersebut.
2. Pilih Kantor imigrasi tujuan yang diinginkan.
3. Siapkan dokumen yang telah discan seperti copy KTP WNI, copy Kartu
Keluarga, copy Akte Kelahiran/Surat Nikah, Ijazah, dll. Kemudian lakukan
proses upload untuk dokumen scanning tersebut.
31
4.2 Pembahasan
4.2.1 Cara mengakses sistem pelayanan paspor online
Untuk mengakses dan masuk kedalam sistem pelayanan paspor online, ketik
“www.imigrasi.go.id” pada halaman browser dan tekan enter, kemudian tampil
sebuah halaman yaitu halaman utama tampilan website imigrasi.
Gambar 4.3 Halaman utama website Imigrasi
Setelah halaman utama website Imigrasi muncul, pilih menu layanan
permohonan paspor online untuk masuk ke dalam aplikasi xpasinet atau sistem
pelayanan paspor Republik Indonesia.
32
Kemudian muncul halaman depan aplikasi xpasinet atau tampilan umum
fasilitas pra permohonan paspor RI.
Gambar 4.4 Link input data pada fasilitas pra permohonan SPRI
Pada halaman utama fasilitas pra permohonan SPRI ini, tekan link ”Pra
Permohonan Personal” untuk masuk ke proses pengisian data pemohon.
4.2.2 Proses atau panduan pengentrian data pemohon
Setelah menekan link pra permohonan personal akan muncul form untuk
pengentrian data dan identitas pemohon.
Tampilan form pengisian data pemohon adalah seperti pada gambar 4.5.
Gambar 4.5 Form input data informasi pemohon
Sayuthi
Aceh Besar 19-02-1989
1106091902890001
04-06-2007
Aceh Besar 19-02-2012
Kanim Kelas I Banda Aceh
165
33
Pada form seperti tampilan gambar 4.5, pilih kantor Imigrasi sesuai dengan
tempat pemohon akan melakukan pembuatan paspor, kemudian pilih jenis
permohonan yang diinginkan. Apabila jenis permohonannya penggantian paspor
karena habis berlaku atau karena hilang, rusak, akibat bencana alam dan lain
sebagainya dan apabila ada perubahan terhadap nama, alamat dan lain-lain pada
paspor, lakukan pengisian nomor paspor lama. Akan tetapi kalau jenis
permohonannya paspor baru atau paspor biasa pemohon tidak perlu mengisinya.
Sedangkan untuk jenis paspor terdapat tiga pilihan, yaitu jenis paspor 24H yang
berlaku untuk Tenaga Kerja Indonesia (TKI), paspor 48H berlaku untuk umum,
dan SPLP yaitu paspor untuk sekali jalan. Untuk nama lengkap, jenis kelamin,
tempat dan tanggal lahir, pekerjaan, status sipil, no identitas, tempat dikeluarkan,
tanggal dikeluarkan, berlaku s/d adalah berhubungan dengan data KTP.
Sedangkan untuk nama lain dan alamat Email boleh diisi apabila ada, tetapi tidak
diharuskan untuk pengisiannya. Kemudian perhatikan tanda ‘*’ dimana pemohon
harus melakukan pengisian data tersebut. Setelah terisi semua data pemohon tekan
tombol “lanjut” untuk melanjutkannya dan muncul form input alamat pemohon.
Gambar 4.6 Form input data informasi alamat dan keluarga pemohon
34
Pada gambar 4.6 masukkan alamat rumah dan nomor telepon jika ada,
kemudian masukkan data mengenai hubungan keluarga seperti nama ayah, nama
ibu, nama suami/istri bagi yang sudah menikah serta kewarganegaraan dan tempat
dan tanggal lahir mereka yang sesuai. Untuk alamat kantor, alamat orang tua, dan
alamat lama boleh diisi jika ada dan bersedia, tetapi pengisiannya tidak
diharuskan. Setelah semua data sudah terisi dengan benar tekan pada link “lanjut”
untuk menuju proses selanjutnya.
Kemudian tampil form untuk upload dokumen yang dibutuhkan,
tampilannya seperti pada gambar 4.7.
Gambar 4.7 Form input data dokumen pemohon
35
Pada tampilan gambar 4.7, pilih jenis dokumen yang akan diupload ke
internet/website. Dokumen tersebut berupa copy KTP WNI, copy Kartu Keluarga,
copy Akte Kelahiran/Surat Nikah/Ijazah yang telah discan dan disimpan
sebelumnya.
Setelah memilih jenis dokumen, tekan tombol “browse” untuk memilih file
yang akan diupload sesuai dengan jenis dokumen yang telah dipilih atau
ditentukan. Kemudian tekan tombol “upload” untuk melakukan proses upload file
dokumen tersebut ke website. Setelah melakukan proses upload, maka akan
terlihat seperti gambar 4.8.
Gambar 4.8 Form input data tampilan dokumen pemohon
36
Dokumen yang minimal harus diupload adalah copy KTP WNI, copy Kartu
Keluarga, copy Akte Kelahiran/Surat Nikah/Ijazah. Jika dokumen-dokumen
tersebut tidak lengkap, maka pemohon tidak dapat melanjutkan proses
selanjutnya. Tapi kalau dokumen-dokumen tersebut sudah lengkap semua,
pemohon baru bisa tekan tombol “lanjut” untuk melanjutkannya.
Proses selanjutnya adalah memasukkan kode verifikasi yang sesuai dengan
tampilan gambar pada website tersebut. Tampilannya seperti gambar 4.9.
Gambar 4.9 Form penginputan kode verifikasi
Setelah memasukkan kode verifikasi, selanjutnya tekan tombol “OK” dan
Aplikasi akan menampilkan pesan seperti yang terlihat pada gambar 4.10.
Gambar 4.10 Tampilan proses penyelesaian pra permohonan
Setelah membaca pesan yang muncul seperti pada gambar 4.10, tekan
tombol “OK”, maka aplikasi akan menampilkan Tanda Terima Pra Permohonan.
cxfnd
37
Tampilan tanda terima pra permohonan seperti yang ada pada gambar 4.11.
Gambar 4.11 Tanda terima pra permohonan
Tanda terima pra permohonan ini harus dicetak oleh pemohon ke printer.
Setelah menerima dan mencetaknya ke printer, maka proses pengajuan pra
permohonan melalui internet/website telah selesai dan berhasil.
Kemudian pemohon harus hadir pada kantor Imigrasi dengan membawa
tanda terima pra permohonan beserta dokumen persyaratan asli. Setelah itu
dilanjutkan dengan proses selanjutnya yaitu pembayaran, foto biometrik dan sidik
jari serta wawancara dengan petugas kantor Imigrasi.
Sebelum hadir ke kantor, pemohon bisa melakukan cek status
permohonannya dulu melalui fasilitas pra permohonan Surat Perjalanan Republik
Indonesia (SPRI). Karena dalam prosesnya melewati beberapa tahap proses alur
kerja sistem. Setelah mengecek status permohonannya, pemohon bisa mengetahui
pada tahap apa keberadaan status permohonanya.
Jl. Tgk. Mohd. Daud Beureueh No. 82Banda Aceh
Telp/Fax : (0651)23784
SayuthiAceh BesarLaki-laki
19-02-1989
Jl. Tgk. Mohd. Daud Beureueh No. 82Banda Aceh(0651)23784null
Kanim Kelas I Banda Aceh
38
4.2.3 Panduan cek status permohonan
Status permohonan dapat dilihat pada fitur Status Permohonan, untuk
melakukan cek status permohonan yaitu dengan cara menekan link “Status
Permohonan Personal” pada halaman utama aplikasi xpasinet atau tampilan umum
fasilitas pra permohonan SPRI.
Gambar 4.12 Link untuk cek status permohonan SPRI
Setelah menekan link status permohonan akan muncul form parameter input
untuk cek status permohonan SPRI.
Gambar 4.13 Parameter input untuk cek status permohonan SPRI
Pada tampilan form gambar 4.13 masukkan parameter yang dibutuhkan,
yaitu nomor permohonan saja atau kombinasi nama lengkap dan tanggal lahir.
39
Setelah memasukkan nomor permohonan atau nama lengkap, maka tekan
tombol ‘Lanjut’ dan akan muncul form kode verifikasi.
Gambar 4.14 Form penginputan kode verifikasi
Pada tampilan form gambar 4.14, masukkan kode verifikasi yang sesuai
dengan gambar yang ditampilkan pada website tersebut. Selanjutnya tekan tombol
‘OK’, maka aplikasi akan menampilkan status alur kerja dari permohonan
tersebut.
Gambar 4.15 Hasil cek status permohonan SPRI
Setelah mengetahui status permohonannya pada tahap penyerahan paspor,
maka pemohon bisa langsung hadir ke kantor imigrasi untuk pembayaran, foto
biometrik, sidik jari serta wawancara dan pengambilan paspor.
Demikianlah pembahasan tentang Aplikasi Layanan Paspor Online ini,
semoga aplikasi ini dapat membantu kita dalam pengurusan paspor RI.
Sayuthi
40
4.3 Kelebihan dan Kekurangan Sistem
Setiap sebuah sistem atau aplikasi tentunya memiliki kelebihan dan
kekurangannya masing-masing.
Adapun kelebihan dari sistem informasi pelayanan paspor online ini adalah:
a. Tidak menggunakan sistem login seperti username dan password sehingga
aplikasi dapat digunakan oleh semua orang.
b. Aplikasi ini berlaku untuk umum dan bisa diakses 24 jam oleh siapa saja,
kapan saja, dan dimana saja tanpa ada batasan waktu.
c. Pengolahan data secara otomatis dan terkomputerisasi sehingga dapat
membantu kinerja instansi dalam melayani masyarakat.
d. Prosesnya cepat dan mudah dalam penggunaannya.
e. Tidak membutuhkan waktu dan tempat yang banyak dalam mengelola dan
menyimpan data-data pemohon.
Adapun masih ada juga kekurangan dan kelemahan yang terdapat pada
sistem informasi pelayanan paspor online ini, antara lain:
a. Sistem ini tidak akan berjalan dengan lancar apabila terjadi gangguan
terhadap jaringan.
b. Jaringan yang kurang bagus membuat sistem lambat dan prosesnya lama.
c. Tidak ada perubahan atau pengembangan terhadap desain tampilan aplikasi
yang masih kurang sempurna.
41
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis dapat
mengambil beberapa kesimpulan diantaranya sebagai berikut:
a. Penerapan sistem informasi pelayanan paspor RI secara online pada kantor
Imigrasi Kelas I Banda Aceh merupakan salah satu bentuk dalam
mempermudah dan memperbaiki kualitas pelayanannya terhadap
masyarakat.
b. Dengan adanya sistem informasi pelayanan paspor online ini, pihak kantor
Imigrasi dapat berinteraksi dengan masyarakat sehingga masyarakat sangat
terbantu dalam mendapatkan informasi-informasi terbaru tentang
keimigrasian, serta memberi kemudahan bagi mereka dalam pengurusan
paspor atau Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI).
5.2 Saran
Dari hasil penulisan yang telah dibahas pada bab-bab sebelumnya, ada
beberapa saran dari penulis dalam menerapkan sistem tersebut:
a. Melakukan perkembangan terhadap sistem agar lebih lengkap dan sesuai
dengan kebutuhan.
b. Desain tampilan aplikasi perlu dilakukan pengembangan yang lebih
sempurna dan lebih disesuaikan lagi dengan instansi.
42
c. Sistem atau website yang sudah dibangun selalu diupgrade atau
diperbaharui seluruh data-data yang tersimpan demi menarik peminat
masyarakat dalam mendukung kinerja perkantoran.
d. Fasilitas yang telah dirancang dapat dipergunakan semaksimal mungkin
untuk mendapatkan hasil yang maksimal.
e. Pihak instansi diharapkan agar tidak juga mengandalkan sistem atau website
ini sebagai salah satu media pelayanan atau penyampaian informasi, karena
sebagian masyarakat masih sangat minim pengetahuannya terhadap internet.
Ada baiknya pihak instansi menyediakan program yang bisa melayani
melalui pesan singkat agar masyarakat lebih mudah dalam berinteraksi,
karena sebagian besar masyarakat masih menggunakan media handphone
(HP) dalam berkomunikasi.
Demikianlah kesimpulan dan saran dari penulis dalam penggunaan sistem
informasi ini, semoga sistem informasi ini dapat membantu ke arah yang lebih
baik dan dapat kita pergunakan dengan sebaik-baiknya.
DAFTAR PUSTAKA
Alter, Steven. 1992. Information Systems: A Management Perspective. TheBenjamin/Cummings Publishing Company, Inc.
Bodnar, George H., Hopwood, William S. 1993. Accounting Information System.5th Edition, Prentice-Hall, Inc.
Jogiyanto. 1997. Sistem Informasi Berbasis Komputer. BPFE-Yogyakarta :Yogyakarta.
Kroenke, David M. 1992. Management Information Systems. Watsonville:Mitchell McGraw-Hill.
Kurniawan Puji Agus. 1998. Sistem Informasi Manajemen. IPW, Jakarta
Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Andi : Yogyakarta.
Mcleod, Raymond. 1998. Sistem Informasi Manajemen. PT Prenhalindo : Jakarta.
Oetomo, B. Soetedjo. 2001. Perspektif e-Business. Andi : Yogyakarta.
Oetomo, B. Soetedjo. 2002. Perencanaan dan Pengembangan Sistem Informasi.Andi : Yogyakarta.
Oetomo, B. Soetedjo, Esther Wibowo, Eddy Hartono, dan Samuel Prakoso. 2007.Pengantar Teknologi Informasi Internet: Konsep dan Aplikasi. Andi :Yogyakarta.
Putra, Irwansyah. 2007. Pengembangan Sistem Informasi Cyber Online IAIN AR-RANIRY Darussalam-B.Aceh dengan menggunakan Macromedia dan XAMMP,Prodi Informatika Komputer. LP3I cabang B.Aceh.
Putra, Irwansyah. 2008. Pembuatan Website pada Medan-Aceh Partnershipmenggunakan Dreamweaver MX 2004 dan XAMMP Versi 1.6.6.A, Prodi TeknikKomputer. Politeknik LP3I Medan.
Republik Indonesia. 2008. Permenkumham No. M.HH-04.0T.03.01 Tahun 2008tentang Pedoman Penerapan E-Office Keimigrasian, Menteri Hukum dan Ham.
Sutabri, Tata. 2004. Analisa Sistem Informasi. ANDI: Yogyakarta.
Http://sauri-sofyan.blogspot.com/2010/03/pengertian-dan-jenis-paspor.htmlHttp://iguidepost.blogspot.com/2008/06/pengertian-paspor.htmlHttp://id.wikipedia.org/wiki/PasporHttp://www.imigrasi.go.id
ANALISA SISTEM INFORMASI PELAYANAN PASPORREPUBLIK INDONESIA ONLINE PADA KANTOR IMIGRASI
KELAS I BANDA ACEH
Karya Tulis Ilmiah(KTI)
Di ajukan untuk melengkapi tugas-tugas danmemenuhi syarat-syarat guna memperoleh Gelar Ahli Madya Komputer
STMIK U’Budiyah Indonesia
OlehSAYUTHI07123016
PROGRAM STUDI DIII MANAJEMEN INFORMATIKASEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA KOMPUTER
STMIK U’BUDIYAH INDONESIABANDA ACEH
2011
ANALISA SISTEM INFORMASI PELAYANAN PASPORREPUBLIK INDONESIA ONLINE PADA KANTOR IMIGRASI
KELAS I BANDA ACEH
Karya Tulis Ilmiah(KTI)
Di ajukan untuk melengkapi tugas-tugas danmemenuhi syarat-syarat guna memperoleh Gelar Ahli Madya Komputer
STMIK U’Budiyah Indonesia
OlehSAYUTHI07123016
PROGRAM STUDI DIII MANAJEMEN INFORMATIKASEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA KOMPUTER
STMIK U’BUDIYAH INDONESIABANDA ACEH
2011
ANALISA SISTEM INFORMASI PELAYANAN PASPORREPUBLIK INDONESIA ONLINE PADA KANTOR IMIGRASI
KELAS I BANDA ACEH
Karya Tulis Ilmiah(KTI)
Di ajukan untuk melengkapi tugas-tugas danmemenuhi syarat-syarat guna memperoleh Gelar Ahli Madya Komputer
STMIK U’Budiyah Indonesia
OlehSAYUTHI07123016
PROGRAM STUDI DIII MANAJEMEN INFORMATIKASEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA KOMPUTER
STMIK U’BUDIYAH INDONESIABANDA ACEH
2011
ii
ANALISA SISTEM INFORMASI PELAYANAN PASPORREPUBLIK INDONESIA ONLINE PADA KANTOR IMIGRASI
KELAS I BANDA ACEH
Karya Tulis IlmiahKTI
Oleh
Sayuthi07123016
Disetujui,
Dosen Pembimbing
(Mogi Diryanta Iskandar, S. Kom)
Diketahui,
Ketua Program Studi Ketua STMIK U’Budiyah IndonesiaManajemen Informatika
(Mogi Diryanta Iskandar, S. Kom) (Ahmad Fitri Annahar, SE.M.LIS)
iii
LEMBAR PENGESAHANKTI
ANALISA SISTEM INFORMASI PELAYANAN PASPORREPUBLIK INDONESIA ONLINE PADA KANTOR
IMIGRASI KELAS I BANDA ACEH
Karya Tulis Ilmiah oleh Sayuthi ini telah dipertahankan didepan dewan penguji padaTanggal 23 MEI 2011
Dewan Penguji:
1. Ketua (Agustiar, ST.,MT)
2. Anggota (Saiful Amri, S.Kom.,MM)
3. Anggota (Fathiah, ST)
iv
LEMBAR PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa Karya Tulis Ilmiah dengan judul
“Analisa Sistem Informasi Pelayanan Paspor Republik Indonesia Online
Pada Kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh” ini beserta seluruh isinya adalah
benar-benar karya saya sendiri, dan saya tidak melakukan penjiplakan atau
pengutipan dengan cara-cara yang tidak sesuai dengan etika keilmuan yang
berlaku dalam masyarakat keilmuan.
Atas pernyataan ini, saya siap menanggung risiko/sanksi yang dijatuhkan
kepada saya apabila kemudian ditemukan adanya pelanggaran terhadap etika
keilmuan dalam karya saya ini, atau ada klaim dari pihak lain terhadap keaslian
karya saya ini.
Banda Aceh, 23 April 2011Yang Membuat Pernyataan
(Sayuthi)
v
ABSTRAK
Kebutuhan akan sebuah informasi merupakan hal terpenting bagi setiap oranguntuk mengambil suatu keputusan. Internet merupakan suatu media yang menjangkauseluruh dunia dimana orang akan berlomba-lomba untuk memanfaatkannya sebagaisarana informasi dan publikasi yang murah dan cepat.
Sistem informasi pelayanan paspor online ini merupakan sebuahpemikiran dari hasil penelitian akan pelayanan, seseorang yang membutuhkanpaspor RI tidak perlu lagi membuang banyak waktu datang ke kantor Imigrasiuntuk mengurusnya. Mereka cukup dengan menggunakan media internet untukmengakses website Imigrasi dan mengajukan pra permohonan paspor RI. Selainitu, hal yang berupa informasi-informasi mengenai keimigrasian dapat diketahuioleh masyarakat.
Dengan ini penulis menganalisa pandangan tentang keakuratan dalam prosespenyampaian suatu data dan informasi dalam mempergunakan sistem yang berbasis webtersebut. Tujuannya adalah untuk mengembangkan sistem informasi pelayanan paspor RIonline ini supaya mempermudah proses pengajuan pra permohonan paspor RI dan prosespengolahan data untuk sebuah informasi yang lebih cepat, akurat, dan lebih tepat waktusesuai dengan yang diharapkan dan diinginkan oleh masyarakat.
Metode yang digunakan dalam menyelesaikan tugas akhir ini adalah metodeobservasi dan wawancara dengan menggunakan teknik pengumpulan data primer dansekunder.
Dengan adanya sistem ini maka diharapkan akan membantu dan mempermudahmasyarakat dalam pengurusan paspor RI.
Kata kunci : sistem informasi, website.
vi
ABSTRACT
The need for an information is paramount for everyone to take a decision. TheInternet is a medium that reaches around the world where people will be vying to use it asa means of information and publications that are cheap and fast.
Online passport information service system is an idea of the results of the studywill be of service, someone who needs a passport RI no longer need to waste a lot of timeto come to the Immigration Department to take care of it. They are simply using theinternet to access the website of Immigration and apply for a passport pre RI. In addition,the form of information regarding immigration can be known by the public.
With this the author analyzes the notion of accuracy in the process of delivering adata and information in the use of such web-based system. The goal is to develop Affairspassport information service system in order to facilitate this online pre-filing process fora passport RI and data processing for an information more quickly, accurately, and moretimely as expected and desired by society.
The method used in completing this final task is observation and interviewmethods of data collection techniques using primary and secondary.
With this system it is hoped will assist and facilitate the community in themanagement of passport RI.
Key words: information systems, websites.
vii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, segala puji beserta syukur marilah kita panjatkan
kehadhirat Ilahi Rabbi Allah Swt. yang telah melimpahkan rahmat dan nikmat-
Nya kepada kita bersama serta hidayah dan karunia-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan Tugas Akhir ini. Shalawat dan salam marilah kita sanjungkan
kepangkuan junjungan alam Nabi besar Muhammad SAW, yang telah membawa
umat manusia dari alam kebodohan kepada alam yang penuh dengan ilmu
pengetahuan seperti yang telah kita rasakan saat ini, dan beliau telah menjadi suri
tauladan bagi kita bersama sampai akhir zaman.
Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir yang berjudul “Analisa Sistem
Informasi Pelayanan Paspor Republik Indonesia Online Pada Kantor Imigrasi
Kelas I Banda Aceh” adalah untuk memenuhi salah satu syarat guna memperoleh
gelar ahli madya pada jurusan Manajemen Informatika STMIK U’budiyah
Indonesia. Dalam Tugas Akhir ini menjelaskan tentang pelayanan paspor secara
online pada kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh serta membahas proses-proses
yang harus dilalui dalam pengurusan paspor dengan menggunakan sistem yang
berbasis web.
Pada kesempatan ini, dengan hati yang tulus penulis ingin mengucapkan
terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada semua pihak-pihak yang telah
membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini hingga selesai. Semua
viii
ini penulis tidak sanggup membalasnya secara materi, melainkan Allah Swt. yang
membalasnya.
Penulis ingin mengucapkan kata yang lebih dari sekedar terima kasih
kepada:
1. Kepada kedua orang tua yang telah memberikan dorongan dan dukungan
dalam bentuk moril dan material serta dengan berkat do’a dan motivasi
mereka penulis dapat menduduki jenjang perkuliahan.
2. Bapak Mogi Diryanta Iskandar, S.Kom selaku pembimbing yang telah
banyak membantu penulis dalam proses penulisan Tugas Akhir hingga
selesainya penulisan ini.
3. Ketua Program Studi Manajemen Informatika yaitu bapak Irvanizam
Zamanhuri, M.SC.
4. Bapak Drs. Alfian Ibrahim, MS., selaku ketua STMIK U’Budiyah
Indonesia.
5. Pihak kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh yaitu Bapak Drs. Moh. Arsyad,
bapak Tri Hari Utomo, Mislina, kak Dinda Kinsaranate, kak Sari dan
kepada seluruh staf dan karyawan kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh.
6. Dosen-dosen pengajar dan kepada seluruh staf STMIK U’Budiyah
Indonesia yang telah banyak membantu serta kepada kawan-kawan
seperjuangan dan seangkatan yang telah memberi dukungan dan dorongan
mereka hingga selesainya penulisan ini.
Dalam penulisan ini penulis juga menyadari sepenuhnya bahwa
penyusunan Tugas Akhir ini belum sempurna baik dalam penulisan maupun isi
ix
disebabkan keterbatasan kemampuan penulis, namun penulis sudah berusaha
semaksimal mungkin untuk melakukan yang terbaik. Oleh karena itu, penulis
sangat mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun dari pembaca
untuk penyempurnaan Tugas Akhir ini dan demi kesempurnaan dimasa yang akan
datang. Lebih dan kurang pada penulisan ini penulis mohon maaf yang sebesar-
besarnya. Mohon ampun kepada Allah SWT, Maha pemilik kesempurnaan atas
segala kesalahan.
Akhir kata, penulis mengharapkan semoga penulisan ini dapat diambil
manfaat khususnya bagi pembaca sekalian, dan dapat memberi manfaat bagi kita
semua pada umumnya serta dapat berguna bagi yang memerlukannya.
Amin ya Rabbal’alamin...!
Wassalam
Banda Aceh, 15 April 2011
Penulis
Sayuthi07123016
x
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ................................................................................... iHALAMAN PERSETUJUAN ................................................................... iiHALAMAN PENGESAHAN ..................................................................... iiiHALAMAN PERNYATAAN..................................................................... ivABSTRAK ................................................................................................... vABSTRACT ................................................................................................. viKATA PENGANTAR ................................................................................. viiDAFTAR ISI................................................................................................ xDAFTAR GAMBAR ................................................................................... xii
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................ 11.1. Latar Belakang ........................................................................... 11.2. Perumusan Masalah ................................................................... 21.3. Batasan Masalah......................................................................... 21.4. Tujuan dan Manfaat Penulisan................................................... 31.5. Sistematika Penulisan ................................................................ 4
BAB II TINJAUAN KEPUSTAKAAN ..................................................... 62.1.Gambaran Umum Instansi .......................................................... 6
2.1.1 Sejarah Kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh................... 82.1.2 Struktur Organisasi Kantor Imigrasi................................. 9
2.2. Landasan Teori........................................................................... 112.1.1 Konsep dasar sistem ......................................................... 112.1.2 Pengertian informasi......................................................... 142.1.3 Pengertian sistem informasi.............................................. 182.1.4 Pengertian paspor ............................................................. 212.1.5 Pengertian web ................................................................. 23
BAB III METODE PENELITIAN ............................................................ 253.1. Lokasi Penelitian........................................................................ 253.2. Metodologi Penelitian ................................................................ 253.3. Analisa Data ............................................................................... 26
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN .................................................... 274.1. Hasil ........................................................................................... 27
4.1.1 Flowchart sistem informasi pelayanan paspor online....... 284.2.Pembahasan................................................................................. 31
4.2.1 Cara mengakses sistem pelayanan paspor online ............. 314.2.2 Proses atau panduan pengentrian data pemohon .............. 324.2.3 Panduan cek status permohonan ....................................... 38
xi
4.3. Kelebihan dan Kekurangan Sistem ............................................ 40
BAB V PENUTUP....................................................................................... 415.1. Kesimpulan ................................................................................ 415.2. Saran........................................................................................... 41
DAFTAR PUSTAKA
xii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Struktur organisasi kantor Imigrasi ....................................... 9Gambar 2.2 Siklus Informasi .................................................................... 15Gambar 4.1 Flowchart sistem informasi pelayanan paspor online ........... 28Gambar 4.2 Tampilan umum fasilitas pra permohonan SPRI .................. 30Gambar 4.3 Halaman utama website Imigrasi .......................................... 31Gambar 4.4 Link input data pada fasilitas pra permohonan SPRI............ 32Gambar 4.5 Form input data informasi pemohon ..................................... 32Gambar 4.6 Form input data informasi alamat dan keluarga pemohon.... 33Gambar 4.7 Form input data dokumen pemohon ..................................... 34Gambar 4.8 Form input data tampilan dokumen pemohon ...................... 35Gambar 4.9 Form penginputan kode verifikasi ........................................ 36Gambar 4.10 Tampilan proses penyelesaian pra permohonan ................... 36Gambar 4.11 Tanda terima pra permohonan .............................................. 37Gambar 4.12 Link untuk cek status permohonan SPRI .............................. 38Gambar 4.13 Parameter input untuk cek status permohonan SPRI ............ 38Gambar 4.14 Form penginputan kode verifikasi ........................................ 39Gambar 4.15 Hasil cek status permohonan SPRI ....................................... 39