Upload
phamtuyen
View
217
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Saat ini, jabatan sekretaris tampaknya memiliki daya tarik yang luar
biasa. Ratusan calon mahasiswa berkeinginan memasuki berbagai pendidikan
sekretaris, baik tingkat kursus maupun tingkat akademi. Pada umumnya, para
calon mahasiswa tersebut menggambarkan jabatan sekretaris sebagai jabatan
yang terhormat, bergaji tinggi, dan memiliki wewenang luas di tempatnya
bekerja.
Tugas sekretaris sangat kompleks dan beragam sehingga apabila tidak
dikuasai, tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan pemimpin. Untuk
memahami tugas-tugas tersebut, diperlukan pedoman praktis yang mudah
dipahami dan dikerjakan.
Dalam dunia bisnis, peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan
perusahaan dalam mengembangkan usahanya. Pertemuan bisnis yang
diselenggarakan oleh perusahaan dalam dialog bisnis dengan para relasinya
merupakan salah satu peranan sekretaris yang sangat penting.
Dalam meniti karier sampai pada jenjang yang paling atas, disamping
harus cekatan dan lincah, seorang sekretaris harus memiliki ilmu pengetahuan
sekretaris yang mantap. Semakin tinggi persaingan profesionalisme di
lapangan bisnis modern, semakin menuntut kepribadian sekretaris yang
mantap disertai rasa percaya diri yang tinggi. Selain itu, dituntut juga
kemampuan berinteraksi yang efektif dan berkomunikasi dengan baik.
Oleh karena itu, setiap sekretaris perlu menyadari dan memahami
bahwa ia bertanggung jawab atas perkembangan pribadinya. Proses
pengembangan pribadi ini meliputi proses penemuan diri, perwujudan diri, dan
pengembangan perilaku agar mampu berperan serta secara aktif dalam
masyarakat.
Seorang sekretaris sangat diperlukan oleh pimpinan dalam melaksanakan
tugas-tugasnya. Dalam melaksanakan tugasnya, seorang sekretaris bekerja tiap
hari tanpa memerlukan perintah, perhatian, ataupun pengawasan khusus.
Tugas-tugas khusus meliputi membuka surat, menerima tamu, menyimpan
surat/arsip, menerima telepon, menyusun, dan membuat jadwal pimpinan.
Tugas-tugas sekretaris diantaranya:
1) Tugas khusus, yaitu tugas yang diperintahkan oleh pimpinan agar
diselesaikan secara khusus dengan disertai pendapat, pertimbangan, dan
pengalamannya. Tugas khusus tersebut diberikan karena adanya unsur
kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan.
2) Tugas istimewa, yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan.
3) Tugas resepsionis, yaitu menerima dan menjawab telepon serta mencatat
pesan lewat telepon, menerima tamu, mencatat janji-janji untuk pimpinan,
dan menyusun acara kerja pimpinan.
4) Tugas keuangan, yaitu menangani urusan keuangan pimpinan dengan
bank dan menyediakan dana untuk keperluan sehari-hari.
5) Tugas sosial, yaitu tugas yang berhubungan dengan kegiatan sosial.
6) Tugas business meeting, yaitu tugas seorang sekretaris dalam
mengorganisasikan suatu pertemuan.
Di dalam melaksanakan roda perusahaan seorang pimpinan melakukan
banyak komunikasi baik itu melalui telepon, surat-menyurat, rapat, perjalanan
dinas, dan lain-lain. Hal itulah yang membuat sekretaris banyak terlibat dalam
tugas-tugas telepon dan korespondensi. Bahwa dalam menjalankan
kepemimpinannya, seseorang direktur harus banyak berhubungan dengan
kertas-kertas kerja yang membuat seseorang sekretaris wajib memiliki
pemahaman atas pengeloaan dokumen kantor dan arsip.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan masalah adalah
bagaimana seorang sekretaris mampu untuk menangani segala macam tugas
sekretaris atau job deskriptionnya? dan apakah tugas yang dikerjakan oleh
sekretaris dapat mempengaruhi kinerja pimpinan?
1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui kinerja sekretaris dalam
melaksanakan tugas sehingga apa yang dikerjakan oleh sekretaris berpengaruh
pada keefektifitasan pimpinan.
1.4. Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian merupakan dampak dari tercapainya tujuan. Kalau
tujuan penelitian dapat tercapai, dan rumusan masalah dapat terjawab secara
akurat. Manfaat dari dilakukannya penelitian ini adalah:
1. Membantu peneliti untuk mengetahui pengaruh dari pekerjaan sekretaris
terhadap pimpinan maupun perusahaan.
2. Mengetahui pekerjaan-pekerjaan apakah sajakah yang paling menyita
waktu sekretaris dan resiko menjalani profesi sekretaris.
1.5. Hipotesa Penelitian
Menurut (Sugiyono, 70, 2003) hipotesis adalah jawaban sementara
terhadap rumusan masalah penelitian. Berdasarkan rumusan masalah yang
telah diuraikan sebelumnya maka hipotesis penelitian yang diajukan adalah
sebagai berikut :
1. H1 : Ada pengaruh yang signifikan antara Pelaksanaan Tugas Sekretaris
Terhadap Kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan PT Angkasa Pura 1
(PERSERO).
2. H0 : Tidak Ada pengaruh yang signifikan antara Pelaksanaan Tugas
Sekretaris Terhadap Kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan PT
Angkasa Pura 1 (PERSERO).
1.6. Metode Penelitian
Metode penelitian disini dimaksudkan sebagai cara untuk melakukan
penelitian dalam rangka memperoleh data dan informasi yang relevan untuk
dijadikan dasar pengambilan keputusan. Metode yang digunakan dalam
penelitian di sini adalah :
1.6.1. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan oleh adalah penelitian regresi linear
yaitu penelitian yang meneliti tentang hubungan antara 2 variabel yang diteliti.
Analisis linear pada dasarnya bertujuan untuk mengetahui seberapa besar
hubungan yang ada diantara dua variabel atau lebih, jika memang diantara
variabel tersebut terdapat hubungan yang signifikan (Sigit Santoso, 349,
2005).
1.6.2. Populasi dan Sampel
Populasi adalah objek atau subjek yang mempunyai kuantitas dan
karakteristik tertentu yang diterapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan
kemudian ditarik kesimpulan. Sedangkan sampel adalah sebagian dari jumlah
dan karakteristik yang dimiliki oleh populasi tersebut.
Dibandingkan dengan metode yang lain, pengumpulan data dengan
cara sampling membutuhkan dana yang jauh lebih sedikit, waktu yang lebih
cepat, dan dapat menghasilkan cakupan data yang lebih luas serta terperinci.
Hal ini berarti teknik pengambilan sampel penelitian yang gunakan adalah
representasi dari jumlah karyawan pada PT Angkasa Pura 1 (PERSERO).
1.6.3. Sumber Data
Sumber data yang digunakan untuk keperluan penelitian karyawan
pada unit Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi Teknis PT
Angkasa Pura 1 (PERSERO) antara lain:
1. Data primer merupakan data yang diperoleh peneliti untuk tujuan khusus
dalam menjawab masalah penelitian.
2. Data Sekunder adalah berupa data mengenai Standard Operation Procedure
Karyawan, Struktur Organisasi, tabel-tabel, buku acuan, dan lain-lain.
3. elakukan survey ke PT Angkasa Pura 1 (PERSERO).
1.6.4. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang akan digunakan dalam an penelitian
ini antara lain:
1. Penelitian Kepustakaan
Melakukan penelitian dan mempelajari berbagai bentuk bahan-bahan
tertulis yang berupa buku-buku serta media lainnya yang berkaitan dengan
pembahasan dan konsep yang ada kaitannya dengan motivasi dan kinerja
peneliti.
2. Penelitian Lapangan
a. Wawancara
Yaitu teknik pengumpulan data yang digunakan untuk memperkuat
fakta atau meningkatkan kepercayaan atas data yang telah didapatkan.
b. Dokumentasi
Yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mencatat,
memfotocopy atau menyalin dokumen-dokumen dalam perusahaan
yang ada kaitannya dengan permasalahan yang diteliti.
c. Observasi
Yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara
mengamati langsung terhadap aktivitas yang diteliti.
d. Kuesioner
Kuesioner yang dibagikan secara langsung oleh kepada
karyawan/populasi.
Adapun instrumen yang digunakan adalah daftar pertanyaan dengan
menggunakan skala ordinal (ordinal scale) dengan 5 kategori untuk masing-
masing pertanyaan dimana dapat diuraikan sebagai berikut:
Untuk pertanyaan variabel independen dalam hal ini Pelaksanaan
Tugas Sekretaris, jawabannya adalah:
Tabel 1.1.
Skor jawaban untuk Variabel
Pelaksanaan Tugas Sekretaris
Keterangan Skor
Sangat tidak baik 1
Tidak baik 2
Cukup 3
Baik 4
Sangat baik 5
Sedangkan uraian nomor item dari daftar pertanyaan
pelaksanaan tugas sekretari dan kinerja pimpinan adalah sebagai
berikut:
Tabel 1.2.
Uraian Nomor item pertanyaan dari Daftar Pertanyaan Pelaksanaan Tugas
Sekretaris dan Aktivitas Pimpinan
Variabel Nomor Item Pertanyan Jumlah
Pelaksanaan Tugas
Sekretaris (X)
1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10
10
Kinerja DDTP (Y)
11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20
10
Sedangkan jawaban untuk variabel dependen tentang Kinerja Deputi
Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura I
(PERSERO) sebagai berikut:
Tabel 1.3.
Skor Jawaban untuk variabel dependen Kinerja Deputi Direktur Teknik
Perencanaan dan Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura I (PERSERO)
Keterangan Skor
Sangat tidak baik 1
Tidak baik 2
Cukup 3
Baik 4
Sangat baik 5
Sebagai pedoman interprestasi untuk melihat kuat atau lemahnya
hubungan berdasarkan hasil koefisien korelasi (R) dapat ditampilkan dalam
tabel 1.4.
Tabel 1.4.
Pedoman untuk Memberikan Interprestasi Koefisien Korelasi
Interval Koefisien Tingkat Hubungan
0.00 - 0.199 Sangat Rendah
0.20 - 0.399 Rendah
0.40 - 0.599 Sedang
0.60 - 0.799 Kuat
0.80 - 1.000 Sangat Kuat
1.6.5. Teknis Analisis Data
Analisis kuantitatif dengan mengolah data dari hasil yang telah
dinyatakan dalam satuan angka untuk dianalisis dengan perhitungan statistik
terhadap variabel obyek yang diteliti, antara lain menghitung persamaan
regresi linear.
Adapun analisis regresi linear seperti di bawah ini:
1. Analisis Kuantitatif
Analisis kuantitatif dengan mengolah data dari hasil yang telah
dinyatakan dalam satuan angka untuk dianalisis dengan perhitungan statistik
terhadap variabel obyek yang diteliti, antara lain menghitung persamaan
regresi linear, adapun analisis regresi linear bentuk persamaan umumnya
adalah sebagai berikut:
dimana:
Y = Kinerja DDTP
Y= a + bx
a = Konstanta
b = Koefisien Regresi
X = Pelaksanaan Tugas Sekretaris
Pengujian hipotesis dengan menggunakan bentuk sebagai berikut:
Uji t dilakukan untuk melihat pengaruh dan untuk mengetahui apakah
koefisien model regresi yang diperoleh dari hasil analisis mempunyai nilai yang
signifikan. Koefisien regresi yang signifikan akan digunakan untuk menyusun
persamaan regresi.
2. Alat Bantu Olah Data Regresi
Untuk memudahkan pengolah data dari rumus-rumus yang ada tersebut di
atas maka digunakan alat bantu olah data menggunakan perangkat lunak aplikasi
statistik dari SPSS 17 yang paling familiar digunakan oleh .
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sekretaris
Menurut (John Robert Powers, 1, 2007) Arti sekretaris secara umum
berasal dari kata “secret” yang berasal dari bahasa Latin “secretum”, yaitu
rahasia. Sesuai dengan arti asalnya tersebut, maka sekretaris diartikan sebagai
seseorang yang bisa dipercaya, seseorang yang dapat ‘menyimpan rahasia’
atau sebagai pegawai yang menangani hal-hal yang bersifat rahasia
(confidential employee).
Beberapa definisi tentang sekretaris dan beberapa pendapat tentang
pengertian sekretaris dari para ahli.
1. H.W. Fowler dan F.G. Fowler,
“Secretary:
1. Person employed by another to assist him in correspondence, literary work,
getting information and other confidential matters.
2. Official appointed by society or company or corporation, and deal in the
first instance with business.
3. Minister in charge of Goverment Office Secretary of State of State-United
State of America and Vatican.”
(Sekretaris:
1. Orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu pekerjaan
korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi, dan masalah-
masalah rahasia lainnya.
2. Pegawai yang ditunjuk masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk
melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat terutama yang
berurusan dengan perusahaannya.
3. Menteri yang mengepalai Kantor Pemerintahan-Menteri di Amerika
Serikat dan Vatikan)
2. Louis C. Nanassy dan Willian Seldem,
“Secretary: an office employee who has responsible position than a
stenographer and whose duties usually include taking and transcribing
dictation; dealing with the public by answering the telephone, meeting callers,
and making appointments; and maintening or filling records, letters, etc. A
secretary frequently acts as an administrative assistants or junor secretary.”
(Sekretaris: Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih
bertanggung jawab daripada seorang stenografer dan tugas-tugasnya biasanya
meliputi pengambilan dan penyalinan dikte; berurusan dengan publik untuk
menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian; dan
memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Seorang
sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau
pimpinan muda.)
3. Webster’s New Words Dictionary:
“Secretary:
1. A person employed to keep record, take care of correspondence and other
writing task, etc., for an organization or individual.
2. A general official in ober all charge of such work.
3. An offcial in charge of department government.
4. A writing desk, especially one topped with a small bookcase.”
(Sekretaris:
1. Seorang pegawai yang memelihara warkat, melakukan korespondensi dan
tugas-tugas lainnya, dan sebagainya, untuk organisasi atau perseorangan.
2. Pegawai umum yang mengepalai bermacam-macam pekerjaan.
3. Seorang pegawai yang mengepalai suatu departemen.
4. Meja tulis, yang di atasnya terdapat rak buku kecil.)
Berdasarkan pengertian para ahli di atas, kita bisa menyebutkan bahwa
sekretaris adalah seseorang yang dapat dipercaya oleh pimpinan dalam
membantu memperlancar pekerjaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan
administratif yang menunjang kegiatan manajerial pimpinan atau kegiatan
operasional perusahaan, serta membantu pimpinan dalam membina tata
hubungan (komunikasi) dengan bawahan maupun pihak lain yang
berkepentingan dengan perusahaan.
Sekretaris masa kini dituntut tidak hanya piawai di bidang administrasi
perkantoran, namun harus mampu memahami bidang-bidang yang lain mulai
kehumasan hingga marketing perusahaan. Layaknya seorang sutradara baik
bagi atasan maupun perusahaan maka peran inilah yang harus dikuasai oleh
seorang sekretaris.
Sutradara sebagai orang di belakang layar biasanya tidak tampak berarti
namun kesuksesan seorang aktor atau keharmonisan keserasian skenario
membuat orang luar mengetahui hasil kerja sang sutradara.
Kita telah memahami bahwa abad 21 ini semua arus akan mengalir
dengan deras tanpa dapat dibatasi. Baik itu berupa arus informasi, arus sumber
daya manusia, arus teknologi serta arus budaya dari negara-negara di luar
Indonesia. Mengingat kecendrungan setiap perusahaan mengharapkan hasil
yang optimal, maka tuntutan terhadap kinerja sumber daya yang ada juga harus
optimal dan profesional.
Sekretaris sebagai sutradara, mengandung pengertian :
1. Ke dalam :
a. Menguasai filosofi perusahaan sehingga paham akan semua karakter
personil yang terlibat di dalamnya.
b. Dapat menciptakan keserasian atau keharmonisan hubungan antar
sesama personil melalui pembuatan laporan-laporan/report yang
disajikan menarik dan transparan (memiliki pola pikir yang positif
terhadap masing-masing individu). Sehingga atasan selaku pemain
utama dapat memahami dengan jelas apa dan bagaimana langkah-
langkah yang harus dilakukan.
2. Ke luar :
a. Semua peran dari pemain-pemainnya harus tampak apik. Seorang
sekretaris harus mampu mengatur kapan, dimana, bagaimana, dan apa
yang harus dilakukan atasan selaku pemain utama untuk menjadikan
perusahan berhasil (memiliki perencanaan kerja dan memahami
manajemen waktu).
Fungsi sekretaris dalam organisasi bisa dilihat dari tiga aspek, yaitu
berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris, kedudukan sekretaris dalam
organisasi, dan hubungan sekretaris dengan pimpinan.
1. Fungsi Primer
Fungsi primer sekretaris adalah memberikan jasa atau pelayan jasa
administratif yang menunjang kegiatan operasional
organisasi/perusahaan/unit organisasi melalui keterampilan, meliputi
pengetikan, penanganan telepon, penanganan agenda, penggandaan, dan
lain-lain.
Contoh tugas: Sekretaris mengetikkan laporan yang dibuat oleh atasan,
menerima telepon, memproses surat masuk, menyimpan atau mengambil
kembali arsip yang dibutuhkan atasan, dan mengatur agenda kerja atasan.
2. Fungsi Sekunder
Fungsi Sekunder sekretaris adalah turut menjamin kelancaran kegiatan
organisasi/perusahaan serta bertanggung jawab atas aktivitas rutin kantor
dengan memanfaatkan beberapa pengetahuan, misalnya bisnis perusahaan,
perbankan, statistik dan keuangan, hubungan antar manusia, komunikasi,
teknik persiapan rapat, dan lain-lain.
Contoh tugas: Sekretaris memberikan informasi tentang produk yang
dihasilkan kepada seseorang yang membutuhkan informasi tersebut
melalui telepon, membantu atasan untuk mengurus hal-hal tertentu yang
berkaitan dengan bank, melakukan penyempurnaan format laporan petty
cash yang dibuat setiap bulan agar lebih mudah dikaji, membina hubungan
baik dengan rekan sepekerjaan, berkomunikasi secara luwes dengan relasi
perusahaan sehingga tercermin citra positif perusahaan tempat ia bekerja,
dan membuat persiapan rapat dengan baik dan cermat.
2.2. Efisiensi, Efektivitas, dan Produktivitas Kerja Sekretaris
2.2.1. Efisiensi Kerja Sekretaris
Menurut (Durotul Yatimah, 81, 2009) Sekretaris sebagai tangan
kanan pimpinan dalam membantu kegiatan penyelenggaraan administrasi
sehari-hari, harus mampu bekerja secara efektif dan efisien. Efisiensi
mengandung arti bahwa dalam bekerja, seorang sekretaris harus memenuhi
persyaratan nilai guna, ketepatan waktu, ekonomis dalam tenaga dan biaya,
serta praktis dan memuaskan semua pihak yang dibantunya.
Berikut ini beberapa hal yang harus diperhatikan sekretaris dalam
bekerja untuk mendukung efisiensi kerja, antara lain:
1. Penggunaan alat-alat kantor, yang ditempatkan dengan tepat dan rapi di atas
meja sehingga mudah dijangkau.
2. Penataan ruang kerja, mesin-mesin kantor dengan kesesuaian ruang gerak,
frekuensi, dan jangkauan, serta menjaga kebersihan ruang kerjanya.
3. Penggunaan agenda kerja harian, yang dibuat sebagai alat bantu pengingat
dan penentu prioritas kerja.
Selain hal-hal di atas, ada beberapa faktor penunjang yang akan
mendorong sekretaris bekerja secara efisien, antara lain:
1. Bekerja secara penuh.
2. Setia kepada pimpinan dan perusahaan.
3. Itikad baik dan kemauan bekerja.
4. Tanggung jawab yang penuh dari sekretaris untuk melaksanakan tugas.
5. Saling percaya antar sesama pegawai.
6. Jujur dalam bekerja.
7. Mengakui bahwa atasannya (bosnya) adalah pimpinan yang harus
dipatuhinya.
2.2.2. Efektivitas Kerja Sekretaris
Efektif berarti bahwa suatu pekerjaan yang dilakukan itu mempunyai
nilai baik. Dalam hal ini, efektivitas kerja sekretaris mengandung arti bahwa
setiap pekerjaan yang dilakukan oleh seorang sekretaris harus menunjukkan
hasil kerja yang maksimal.
Untuk menghasilkan kinerja yang maksimal tersebut, berikut beberapa
hal yang harus menjadi perhatian bagi seorang sekretaris, adalah :
1. Menghilangkan kegiatan yang tidak perlu, misalnya menerima telepon
berlama-lama dengan teman.
2. Memanfaatkan dan mengendalikan waktu. Misalnya: jika tak ada
instruksi, lakukan prioritas-prioritas untuk tugas rutin.
3. Membuat prioritas kerja sesuai dengan batas waktu yang sudah ditentukan.
Misalnya: membuat urutan kerja sesuai batas waktu dan standar hasil.
4. Melakukan pendelegasian. Misalnya: melaksanakan pendistribusian surat
undangan rapat ke unit-unit lain.
5. Melaksanakan penyaringan atau seleksi terhadap tugas-tugas yang
menjadi tanggung jawabnya.
2.2.3. Produktivitas Kerja Sekretaris
Produktivitas kerja sekretaris mengandung arti bahwa setiap pekerjaan
yang dilakukan oleh sekretaris harus berhasil mencapai tujuan dengan cara
menghasilkan daya produksi. Berikut beberapa hal yang harus diperhatikan
untuk menghasilkan produktivitas kerja bagi sekretaris.
1. Adakah hubungan dengan tugas lain?
2. Apakah penundaan kerja akan merugikan biaya perusahaan?
3. Jika pekerjaan tertunda, apakah ada yang gawat?
4. Adakah pekerjaan lain yang sama pentingnya (jika ada, pilih yang paling
mudah dan cepat)?
2.3. Peranan Sekretaris
(Hartiti Hendarto, 5, 2006) Sekretaris dibutuhkan oleh setiap
organisasi untuk membantu dalam bidang organisasi dan kedinasan, atau
dengan kata lain, melaksanakan fungsi perkantoran pimpinan agar pimpinan
bisa berkonsentrasi dan melaksanakan tugas-tugas manajerial dengan baik.
Manajer yang sibuk membutuhkan banyak kaki tangan dalam meringankan
pelaksanaan tugasnya dan sekretaris merupakan posisi yang paling dekat dan
sering kali menjadi orang pertama yang mengetahui rencana kebijakan yang
dibuat pimpinan.
Dengan peranannya ini sering kali pekerjaan sekretaris menjadi
serabutan. Ia mengerjakan apa saja yang diminta oleh pimpinan, dari hal-hal
yang memang berhubungan perusahaan tempat ia bekerja, jabatan-jabatan lain
yang mungkin dipegang oleh pimpinan di luar perusahaan sampai hal-hal yang
bersifat pribadi/keluarga. Kelihatannya pekerjaan tersebut hanya kecil-kecil
saja, tetapi bila ditilik lebih jauh, hal-hal tersebut sangat besar kontribusinya
bagi kelancaran perusahaan karena dengan melakukan hal-hal tersebut,
pimpinan terbebas dari segala hal-ihwal pekerjaan administratif dan mampu
berkonsentrasi pada tugas-tugasnya.
Dalam menyelesaikan persoalan-persoalan penting, biasanya disertai
juga dengan penyelesaian hal-hal kecil seperti surat menyurat, mempersiapkan
pertemuan, menelepon, dan lain-lain. Hal-hal yang sepele inilah yang justru
menghambat tugas-tugas kepemimpinan pimpinan dan disinilah sekretaris
berperan. Sekretaris mutlak diperlukan supaya pimpinan terbebas dari tugas-
tugas yang menyangkut urusan informasi, penyimpanan arsip, dan
korespondensi supaya konsentrasi pimpinan tidak kacau balau. Data dan
informasi disaring dan diolah oleh sekretaris agar pimpinan sungguh-sungguh
mendapatkan data yang akurat dan valid.
Bila dirangkum, akan terlihat bahwa sekretaris memainkan peranan-
peranan seperti di bawah ini:
1. Penjaga/Beranda Perusahaan
Dalam menerima tamu, sekretaris menyeleksi siapa yang bisa dan tidak
bisa bertemu dengan pimpinan, kapan waktunya supaya diatur
jadwalnya dan tidak saling bertabrakan.
2. Filter dan Pengelola Informasi
Surat yang masuk dicatat, diatur, dan diolah terlebih dahulu. Sekretaris
mencari, mengolah, menyimpan, mengatur, dan bila diperlukan
mencari informasi-informasi yang diperlukan pimpinan. Boleh
dikatakan bahwa sekretaris adalah orang yang paling tahu berbagai hal
yang strategis dari sebuah perusahan.
3. Asisten Pribadi/Tangan Kanan Pimpinan
Sekretaris membantu pimpinan dalam tugas-tugas sehari-hari bahkan
untuk banyak kesempatan mewakili pimpinan untuk keperluan
perusahaan.
4. Secret Keeper/Pemegang Rahasia
Sekretaris yang baik menyadari bahwa ia memiliki informasi yang
tidak boleh diteruskan kepada pihak yang tidak berhak.
5. Penasihat untuk dimintakan berbagai pendapat.
6. Penghubung atau Humas
Sekretaris berdiri di antara pimpinan dan pihak lain. Untuk itu
sekretaris harus pandai menjabarkan kebijakan pimpinan ataupun
menjadi penyampai informasi dari luar.
7. Perawat/Pelindung
Walaupun bersifat pribadi, sekretaris harus memperhatikan
keselamatan dan kesehatan pimpinan termasuk di dalamnya
menciptakan suasana kerja yang menyenangkan sehingga pimpinan
tidak menjadi cepat lelah.
2.4. Jenis Jabatan Sekretaris
Menurut (Durotul Yatimah, 35, 2009) Dalam praktiknya, terdapat dua
macam sekretaris, yaitu:
1. Sekretaris organisasi (executive secretary)
2. Sekretaris pribadi (private secretary)
Kedua macam sekretaris tersebut dibedakan berdasarkan luas ruang
lingkup tanggung jawabnya, yaitu:
1. Sekretaris Organisasi (executive secretary)
Sekretaris organisasi adalah seorang yang memimpin suatu sekretariat
dari suatu perusahaan atau sekretariat dari suatu instansi pemerintah
tertentu, dengan fungsi utama yaitu mengoordinasikan seluruh pelayanan
administrasi yang menunjang kegiatan operasional perusahaan. Seorang
sekretaris organisasi, di samping bekerja atas instruksi, kadang-kadang juga
bertuga dan mempunyai kedudukan sebagai pemimpin pelaksana yang
memiliki wewenang untuk ikut membuat keputusan, pengarahan,
melakukan koordinasi atas pelayanan admnistrasi, mengadakan
pengawasan, serta melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja.
Dengan demikian, sekretaris organisasi harus memahami tujuan organisasi,
prinsip-prinsip, dan asas-asas manajemen atau organisasi dengan baik.
Sebutan lain dari sekretaris organisasi adalah sekretaris perusahaan,
kepala sekretariat, corporate secretary, atau administrator manager. Contoh
sekretaris organisasi, di antaranya sekretaris jenderal, sekretaris wilayah
daerah, dan sekretaris perusahaan.
Berdasarkan uraian tersebut, sekretaris organisasi memiliki ciri-ciri
sebagai berikut:
a. Memimpin suatu unit kerja (sekretariat)/pimpinan sekretariat
instansi/perusahaan.
b. Memiliki wewenang untuk ikut membuat kebijakan (policy).
c. Bertugas membantu melakukan fungsi manajemen (POAC), yaitu ikut
membuat rencana organisasi, membuat keputusan, membuat
pengarahan, koordinator pelayanan administrasi, serta melakukan
pengawasan dan penyempurnaan organisasi.
d. Bertanggung jawab langsung kepada pimpinan puncak.
2. Sekretaris Pribadi (private secretary) dan sekretaris pimpinan
Sekretaris pribadi tidak berstatus sebagai manajer, walaupun dia harus
menjalankan manajemen terhadap bawahannya. Dia merupakan pembantu
pimpinan dengan tugas utama melaksanakan tugas-tugas dari pimpinan yang
bersifat pribadi.
Ciri-ciri sekretaris pribadi, di antaranya:
a. Seorang pelaksana, bukan seseorang pimpinan.
b. Tidak memiliki wewenang menentukan kebijakan (policy).
c. Tugasnya terbatas pada penyelenggaraan administrasi dan kegiatan
perkantoran.
d. Bertanggung jawab langsung kepada pimpinan tertentu.
Sekretaris pribadi dalam pengertian ini bukan pegawai staf dari suatu
organisasi atau perusahaan, tetapi diangkat dan digaji oleh perseorangan.
Contohnya sekretaris pribadi artis dan sekretaris pribadi presiden.
Adapun sekretaris pimpinan merupakan seorang pembantu pimpinan
tertentu, dengan fungsi utama melaksanakan kegiatan administrasi dan tugas
perkantoran untuk kelancaran kegiatan manajerial pimpinan. Sekretaris
pimpinan dalam pengertian ini diangkat dan digaji oleh organisasi yang
bersangkutan.
Perbedaan prinsipil antara sekretaris organisasi dan sekretaris pribadi
adalah sekretaris organisasi, di samping bekerja atas perintah pimpinan,
memiliki pula wewenang untuk turut membuat rencana organisasi, membuat
keputusan, melakukan pengarahan, melakukan pengoordinasian, menjalankan
kontrol, dan melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja, serta
bekerja terutama untuk kepentingan organisasi membantu melakukan fungsi
manajemen tertinggi yang meliputi perencanaan, pembuatan keputusan,
pengarahan, pengoordinasian, pengontrolan, dan penyempurnaan. Adapun
sekretaris pribadi pimpinan, hanya melaksanakan atas perintah pimpinan dan
melakukan tugas yang sifatnya pribadi untuk kepentingan pimpinan. Dengan
kata lain, sekretaris pribadi pimpinan tidak melakukan fungsi manajemen
tertinggi. Di samping itu, tugas sekretaris pribadi pimpinan hanya
melaksanakan kegiatan administrasi dan tugas perkantoran untuk kelancaran
kegiatan manajerial pimpinan.
Dengan demikian, jelas bahwa wewenang sekretaris organisasi lebih
luas daripada wewenang sekretaris pribadi dan sekretaris pimpinan.
Jenis jabatan sekretaris, selain dibedakan menurut luas ruang lingkup
tanggung jawab dan tugasnya, juga dapat dibedakan berdasarkan:
1. Kemampuan dan Pengalaman Kerja
Dilihat dari kemampuan dan pengalaman kerjanya, sekretaris
dibedakan menjadi dua :
a. Sekretaris Junior, yaitu sekretaris yang baru memulai
karirnya sebagai seorang sekretaris dan belum memiliki
banyak pengalaman kerja sebagai seorang sekretaris sehingga
masih harus banyak belajar dan mendapatkan bimbingan dari
sekretaris yang sudah berpengalaman atau sudah lebih dahulu
ada. Selain itu, keberadaan mereka dalam bekerja pun tidak
bisa dilepas secara mandiri, tetapi harus mendapatkan
pengawasan dan perhatian secara seksama. Dengan kata lain,
sekretaris junior biasanya dipersiapkan sebagai regenerasi
jabatan sekretaris dalam organisasi.
b. Sekretaris Senior, yaitu sekretaris yang sudah memiliki
kemampuan kerja dan memiliki banyak pengalaman kerja
sebagai seorang sekretaris. dalam bekerja, ia tidak lagi harus
mendapatkan perhartian dan pengawasan yang seksama seperti
sekretaris junior, karena dapat bekerja secara mandiri sesuai
dengan tugas yang diberikan kepadanya.
2. Spesialisasi Bidang Keahlian
Jenis sekretaris bisa dilihat berdasarkan spesialisasi bidang keahlian
yang dimilikinya. Oleh karena itu, sekretaris jenis ini selain harus
memiliki kemampuan dan kererampilan kerja sebagai seorang
sekretaris, dia juga harus terampil dan memiliki pengetahuan khusus
sesuai dengan bidang keahlian yang dimilikinya. Contohnya sekretaris
bidang hukum, sekretaris bidang farmasi, dan sebagainya.
2.5. Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris
Menurut (Durotul Yatimah, 39, 2009) tugas sekretaris pada dasarnya
mencakup dua hal. Pertama, tugas-tugas yang berhubungan dengan tugas
kesekretarisannya. Kedua, yang sekaligus merupakan tugas utama dari seorang
sekretaris, yaitu membantu pimpinan agar pimpinan dapat bekerja secara
optimal, berhasil guna, berdaya guna, dan lebih profesional. Tugas tersebut
dapat berupa tugas ketatausahaan yang meringankan pekerjaan pimpinan,
memberikan pelayanan pada relasi, dan mengadakan hubungan kerja sama
dengan pimpinan atau relasinya.
Begitu banyaknya tugas seorang sekretaris dalam melaksanakan
fungsinya sebagai pembantu pimpinan (terutama dalam bidang administratif)
sehingga tugas sekretaris dapat dikelompokkan menjadi empat kelompok
besar, yaitu tugas rutin, tugas instruktif, tugas kreatif, dan tugas koordinatif.
1. Menurut wewenangnya
a. Tugas rutin
Merupakan tugas-tugas umum yang hampir tiap hari dihadapi tanpa
menunggu instruksi khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu
harus dilaksanakan sesuai aturan yang diterapkan dalam uraian tugasnya.
Biasanya dilakukan secara berskala atau rutin (setiap hari/Minggu/bulan)
dan umumnya tercantum dalam uraian tugas (job descriptions). Contoh
tugas rutin antara lain:
1. Mengurus dan mengendalikan surat
2. Korespondensi
3. Menangani dan menata arsip
4. Melayani tamu kantor
5. Menangani tamu dan bertamu
6. Menelpon dan menerima telepon
7. Mengatur jadwal kerja pimpinan
8. Melakukan pengetikan (surat, laporan proposal)
b. Tugas Intruksi.
Merupakan tugas yang tidak selalu tiap hari dilaksanakan oleh sekretaris,
tetapi hanya dilaksanakan oleh sekretaris bila ada instruksi khusus dari
pimpinan. Jadi tugas tersebut tidak rutin setiap hari/Minggu/bulan,
bahkan tidak tercantum dalam uraian tugas. Berkaitan dengan
kekhususan dari tugas tersebut, untuk kelancaran pekerjaan yang
dibebankan kepadanya, seorang sekretaris harus memerhatikan hal-hal
berikut: konsentrasi penuh, mendengarkan dengan sungguh-sungguh,
bertanya untuk hal yang kurang jelas, mencatat hal-hal yang penting, dan
meningkatkan wawasan.
Contoh tugas intruksi antara lain:
1. Mempersiapkan rapat
2. Membuat notulen rapat
3. Membuat konsep surat keluar
4. Mempersiapkan perjalanan dinas
5. Pengaturan Keuangan.
c. Tugas Kreatif
Merupakan tugas atau pekerjaan yang dilaksanakan atas inisiatif
sekretaris sendiri. Dengan demikian, seorang sekretaris yang berdaya
guna dan berhasil guna harus penuh inisiatif dan dinamis.
Tugas tersebut dilakukan guna meringankan beban pekerjaan atau
menciptakan efisiensi dan efektivitas kerja. Tugas kreatif inipun tidak
terdapat dalam uraian tugas. Contoh tugas kreatif antara lain:
1. Mempelajari pengetahuan penunjang pekerjaannya.
2. Membuat klipping koran dari perusahan atau instansi pesaing.
3. Mengusahakan pengembangan kepribadian.
4. Mengubah tata ruang kantor.
5. Memahami cara kerja mesin kantor dan audio visual.
6. Pengembangan diri sekretaris.
d. Tugas Koordinatif
Merupakan tugas yang diartikan sebagai penyampaian kegiatan-kegiatan
secara teratur untuk mewujudkan keseluruhan waktu dan arah yang tepat
dalam pelaksanaan sehingga terdapat tindakan-tindakan yang seragam
dan serasi untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
Tujuan tugas koordinatif seorang sekretaris adalah melakukan koordinasi
dengan orang lain agar tugasnya terlaksana dengan baik dan menjaga
arus komunikasi dengan orang lain guna menumbuhkan hubungan baik.
Biasanya, tugas koordinatif ini diwujudkan melalui kerja sana dengan
unit atau bagian yang memiliki keterkaitan dengan kegiatan yang akan
dilaksanakannya.
Dalam melaksanakan tugas koordinasi, sekretaris perlu memerhatikan
prinsip-prinsip tertentu agar pelaksanaan tugasnya dapat berjalan dengan
baik. Prinsip-prinsip tersebut di antaranya adalah koordinasi harus
dimulai dari tahap permulaan, koordinasi merupakan proses yang
dilakukan terus menerus sepanjang memungkinkan, koordinasi harus
dilakukan melalui berbagai pertemuan secara bersama-sama dan
perbedaan dalam pandangan harus dikemukakan secara terbuka dan
diselidiki secara menyeluruh untuk menjaga keharmonisan situasi
organisasi.
Selain memerhatikan prinsip-prinsip di atas, pelaksanaan tugas
koordinasi akan berjalan efektif apabila tiap-tiap pegawai, termasuk
sekretaris sendiri, memiliki tugas yang jelas dan mengetahui mengapa
tugas tersebut harus dilaksanakan. Kemampuan yang harus dimiliki
seorang sekretaris dalam melaksanakan tugas koordinasi ini (apalagi
kalau sekretaris bertugas sebagai koordinator dalam suatu tim kerja
sama) adalah kemampuan berkomunikasi. Kemampuan ini penting
mengingat setiap individu mempunyai latar belakang, kemampuan
berpikir, emosi, dan sebagainya. Oleh karena itu, perlu dipahami cara-
cara berkomunikasi, keterbukaan, dan sikap yang lugas dalam
menanganinya.
2. Menurut Jenis tugasnya
a. Tugas administrasi/ perkantoran
b. Tugas yang berhubungan dengan tulis-menulis, dokumentasi, dan
pengetikan,
antara lain:
1) Menangani surat
2) Pengetikan laporan
3) Filing
c. Tugas resepsionis
Tugas yang berhubungan dengan pekerjaan komunikasi, antara lain:
1) Menerima telepon
2) Melayani tamu
3) Menyusun jadwal perjanjian pimpinan
d. Tugas keuangan
1) Menangani keuangan pimpinan
2) Menangani petty cash
e. Tugas sosial
1) Mengatur rumah tangga kantor (perlengkapan kantor, alat tulis)
2) Mengirim ucapan selamat kepada relasi
3) Mempersiapkan resepsi
f. Tugas Insidenti
1) Mempersiapkan rapat
2) Mempersiapkan pidato, presentasi
3) Mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.
Selain empat kelompok tugas sekretaris di atas, (Durotul Yatimah, 42,
2009) dalam bukunya Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran,
merinci tugas-tugas sekretaris sebagai berikut:
1. Tugas Sekretaris Pribadi
Tugas sekretaris pribadi diantaranya sebagai berikut:
a. Memelihara sistem arsip
b. Menerima tamu dan (jika perlu) menolaknya dengan halus dan sopan.
c. Mengatur pertemuan dengan mengadakan hubungan dengan sejumlah
eksekutif atau sekretarisnya untuk memperoleh janji bersama yang
menyenangkan.
d. Menerima dan memberikan pesan lisan atau telepon dengan
memahami isi pesan tersebut.
e. Menyusun jawaban rutin terhadap surat dan memorandum.
f. Mengatur perlawatan bisnis, memesan tempat, mendapatkan tiket, dan
mempersiapkan rencana perjalanan.
g. Memelihara janji sehari-hari, melihat apakah janji itu dipenuhi, atau
apakah tindakan yang cocok telah dilaksanakan.
h. Membuat sistim peringatan untuk memastikan bahwa pekerjaan yang
dilakukan dilaksanakan pada waktunya.
2. Tugas Sekretaris Perusahan
Tanggung jawab pokok seorang sekretaris perusahaan, terutama
berhubungan dengan anggaran dasar, anggaran rumah tangga, peraturan-
peraturan, serta pemilik saham dan direktur.
Dari sudut administrasi, tugas sekretaris perusahaan adalah:
a. Memelihara arsip dan catatan, termasuk buku notula, buku catatan
saham, kontrak, persetujuan izin, persetujuan kerja, paten, lisensi, cap
dagang, dan catatan yang harus dipelihara.
b. Menetapkan kebijakan penyimpanan dan penghancuran warkat.
c. Bertanggung jawab terhadap hubungan dengan masyarakat keuangan,
khusunya hubungan dengan ahli analisis sekuritas (surat-surat
berharga).
d. Bertanggung jawab terhadap pengembangan dan pengadministrasian
kebijakan perusahaan mengenai bantuan perusahaan.
e. Bertanggung jawab dalam menjawab pertanyaan-pertanyaan pemilik
saham dan memelihara hubungan baik dengan pemilik saham.
f. Mengadministrasi rencana pemilihan dan pembelian saham, pensiun,
rencana pembagian laba, dan asuransi.
g. Mengurus persiapan dan distribusi laporan tahunan dan laporan lainnya
kepada pemilik saham.
h. Bertindak sebagai konsultan umum dan kepala departemen hukum.
2.6. Syarat-syarat Menjadi Sekretaris
Tidak semua orang yang melakukan profesi ini akan sukses. Seperti
halnya tidak semua orang mau dan bisa menjadi sekretaris, banyak faktor yang
menentukan kesuksesan seseorang sebagai sekretaris. Adapun syarat dasar
yang harus dimiliki seorang sekretaris menurut (John Robert Powers, 3,
2007) adalah:
1. Mempunyai pengetahuan umum yang luas.
2. Memahami seluk beluk organisasi, misi, fungsi, dan tugas-tugas lain.
3. Mempunyai ilmu pengetahuan yang berhubungan dengan bidangnya.
4. Memiliki pengetahuan tentang kearsipan (filing).
5. Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa Indonesia dan bahasa
asing, minimal bahasa Inggris.
6. Mampu menyusun laporan/notulen.
7. Mampu berkorespondensi.
8. Mampu menggunakan bahasa Indonesia dan bahasa asing dengan baik.
9. Memiliki kepribadian yang menarik dan baik.
10. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi.
11. Ketekunan, ketelitian, kerapihan, kejelian, kejujuran, keterbukaan,
kesabaran, dan keramah-tamahan, efisien serta bertanggung jawab.
12. Mampu berkomunikasi dengan baik.
Selain syarat dasar tersebut, ada pula yang berpendapat bahwa syarat
utama sekretaris adalah sebagai berikut:
1. Memiliki Integritas
Sekretaris merupakan orang kepercayaan pimpinan dalam organisasi, yang
diharapkan dapat membantu memperlancar pekerjaan pimpinan yang
begitu luas dan banyak. Kepercayaan yang diberikan oleh pimpinan
tersebut harus dimaknai sebagai bentuk penghargaan dan pengakuan dari
pimpinan atas kemampuan yang dimilikinya. Oleh karena itu, sekretaris
harus mampu secara sinergis bekerja sesuai dengan keinginan dan harapan
pimpinan dalam mencapai tujuan organisasi. Sebagai orang kepercayaan
pimpinan, sekretaris harus bekerja dengan jujur, tidak dapat dihasut,
disuap, atau dibujuk untuk mengkhianati pimpinannya.
2. Dapat Menyimpan Rahasia
Sekretaris adalah pegawai yang berhubungan dengan pekerjaan yang
bersifat rahasia (compidential employee), baik menyangkut rahasia
perusahaan, pekerjaannya maupun rahasia pribadi pimpinannya. Sebagai
tangan kanan pimpinan, ia dituntut untuk tidak memiliki sifat sok tahu,
suka mengobrol, atau sembrono dengan hal-hal yang bersifat rahasia.
3. Tekun dan Setia Pada Tugasnya
Ruang lingkup tugas seorang pemimpin sangat luas sehingga keberadaan
sekretaris diharapkan dapat membantu memperlancar tugas-tugas tersebut.
Ketekunan dan kesetiaan, baik terhadap pimpinan khususnya maupun
perusahaan umumnya, bisa dicerminkan dari rasa memiliki sehingga ia
berpendapat bahwa menjaga nama baik pimpinan atau perusahaan sama
pentingnya dengan menjaga nama baik dirinya.
4. Memiliki Kemampuan Sebagai Publik Internal
Salah satu seorang pemimpin adalah mengorganisasikan bawahannya
sehingga seorang sekretaris harus terlibat dengan urusan yang
berhubungan dengan bawahan. Sekretaris harus memiliki kemampuan
berkomunikasi dan berhubungan antar sesama dengan baik karena sesekali
ia akan menggantikan peran pemimpin apabila berhalangan atau
menugaskannya untuk segera menyelesaikan persoalan-persoalan yang
berhubungan dengan bawahan.
Adapula yang berpendapat bahwa secara umum, syarat untuk menjadi
seorang sekretaris diantaranya sebagai berikut:
1. Syarat Pengetahuan
Syarat pengetahuan yang dimaksud adalah pengetahuan yang berhubungan
dengan profesi sekretaris. Syarat ini dimaksudkan agar seorang sekretaris
tidak mengalami kesulitan dalam melaksanakan tugas dan pekerjaannya.
Syarat pengetahuan dewasa ini masih diukur oleh pendidikan dengan
menunjukkan bukti ijazah. Bagaimanapun kemampuan seseorang dalam
mengerjakan suatu pekerjaan, ia tidak mendapat tempat di dunia kerja kalau
tidak dapat menunjukkan selembar ijazah.
2. Syarat Keterampilan
Syarat keterampilan, yaitu keterampilan dalam melaksanakan tugas dan
perkerjaan seorang sekretaris. Syarat ini menuntut sekretaris untuk
melakukan pekerjaan dengan cermat, teliti, dan berhasil. Setidaknya, ada
tujuh keterampilan yang dapat mendukung pekerjaan sekretaris sehingga
berhasil dengan cermat dan teliti, di antaranya sebagai berikut:
a. Kemampuan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing
Salah satu tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam
menjaga hubungan dengan perusahaan lain atau relasi dan antarsesama
karyawan dalam perusahaan. Apalagi di era globalisasi sekarang ini,
kemampuan berbahasa asing akan sangat menentukan efektivitas
komunikasi yang dapat mendukung pencapaian tujuan organisasi.
b. Penguasaan Teknologi
Seorang sekretaris harus menguasai teknologi yang sesuai dengan
bidang usaha yang dibutuhkan oleh organisasi dalam upaya
pengembangan usahanya. Syarat ini penting mengingat sekretaris
adalah tangan kanan pimpinan, yang dalam berbagai kondisi harus
selalu siap untuk membantu dan mendukung menyelesaikan pekerjaan
pimpinan. Karena itu, sekretaris harus dapat mengimbangi kemampuan
yang dimiliki pimpinannya.
c. Keterampilan Mengelola Sumber Daya Manusia (SDM)
Kompetensi pengelolaan SDM sangat membantu proses kerja sama
antar karyawan. Tugas pengelolaan SDM tidak hanya milik bagian
personalia (HRD), tetapi mutlak untuk setiap pemimpin, termasuk
sekretaris. Ia harus dapat membantu pimpinannya dalam
mengorganisasikan bawahannya sehingga jika pimpinannya tidak
dapat atau berhalangan mengurusi masalah-masalah yang berhubungan
dengan bawahan, sekretaris dapat menggantikannya.
d. Penguasaan Komputer
Tugas utama seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam
bidang pekerjaan yang bersifat administratif. Penguasaan komputer
sangat membantu sekretaris dalam meningkatkan kecepatan dan
akurasi hasil kerjanya sehingga pimpinan akan terbantu dalam
menyelesaikan tugas-tugasnya secara optimal.
e. Teknik mengajar
Keterampilan ini harus dimiliki oleh seorang sekretaris, mengingat
keberadaannya sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk membantu
menjalankan program pengajaran yang direncanakan dalam
mengantisipasi dan menyikapi tuntutan perubahan bagi perusahaan
atau karyawan. Sekretaris harus tanggap merespons program-program
baru yang direncanakan oleh pimpinannya, bahkan dia harus mampu
mentransfernya kepada bawahan agar mereka memahami dan segera
melaksanakannya dalam bentuk pekerjaan seperti yang diharapkan oleh
pimpinannya.
f. Pengelolaan Keuangan
Keterampilan sekretaris dalam mengelola masalah keuangan berkaitan
dengan kebutuhan perusahaan dalam perencanaan keuangan untuk
meningkatkan efisiensi dan performance perusahaan. Pekerjaan yang
dilakukan oleh sekretaris, terutama berhubungan dengan masalah
keuangan yang akan digunakan untuk tugas operasional pimpinan dan
tuganya sendiri, harus mengarah pada peningkatan efisiensi dan
performance perusahaan. Dalam hal ini, sekretaris harus mampu
merencanakan dan membuat skala prioritas terhadap pengeluaran
anggaran yang akan dikeluarkannya. Jika perlu, anggaran yang sudah
direncanakan untuk pos tertentu, tidak perlu dikeluarkan apabila
penggunaan anggaran sebelumnya belum digunakan secara optimal.
g. Kemampuan Memecahkan Masalah
Setiap karyawan termasuk pimpinan dan sekretaris tentu akan
berhadapan dengan permasalahan yang kompleksitasnya beragam.
Pimpinan perusahaan akan berhadapan dengan masalah yang
berhubungan dengan tugas kepemimpinannya. Sekretaris juga akan
berhadapan dengan masalah yang berhubungan dengan tugas
kesekretarisannya. Sekretaris harus memiliki kemampuan dalam
menyelesaikan masalah mengingat ruang lingkup tugasnya yang luas
dan kompleks. Sekretaris tidak saja harus menyelesaikan persoalan
kerjanya sendiri, tetapi harus membantu mencarikan solusi terhadap
persoalan kerja pimpinannya. Pimpinan perusahaan tentu akan sangat
berat jika sekretaris tidak mampu menyelesaikan masalahnya sendiri
sehingga setiap masalah dari bawah harus diteruskan ke atas. Padahal,
dari pimpinan perusahaan diharapkan muncul kebijakan dan keputusan
strategis yang lebih menjangkau masa depan perusahaan. Oleh karena
itu, kemampuan sekretaris dalam mengidentifikasi masalah, mencari
akar permasalahan, dan menemukan solusinya akan sangat membantu
pimpinan perusahaan untuk mengambil keputusan yang efektif.
3. Syarat Kepribadian
Kepribadian dapat diartikan pula sebagai pola menyeluruh semua
kemampuan, perbuatan, dan kebiasaan seseorang, baik dari segi jasmani,
mental, rohani maupun emosi, yang ditata dalam cara yang khas dengan
mendapatkan pengaruh dari luar. Pola tersebut terwujud dalam tingkah
laku usaha seseorang dalam merealisasikan diri sebagai manusia
seutuhnya. Kepribadian sekretaris berarti seluruh perbuatan menyangkut
kemampuan dan kebiasaan yang tercemin pada tingkah laku seorang
sekretaris selama dia bekerja. Setiap orang mempunyai kepribadian dan
satu sama lainnya memiliki kepribadian yang berbeda.
2.7. Kepribadian Sekretaris
Kepribadian meliputi berbagai unsur, baik jasmani maupun rohani,
yang tercermin dalam tingkah laku. Kepribadian sekretaris berarti seluruh
perbuatan yang menyangkut kemampuan maupun kebiasaan yang tercermin
pada tingkah laku seorang sekretaris selama dia bekerja
Kepribadian sekretaris seyogjanya memiliki beberapa karakteristik sebagai
berikut:
1. Loyalitas
Loyalitas merupakan perasaan yang berwujud kesetiaan terhadap organisasi
dan pekerjaanya sehingga merasa memiliki, menjaga nama baik organisasi,
dan jika perlu membela nama instansi atau organisasi
2. Ketekukan dan kerajinan
Seorang sekretaris harus tekun dan rajin dalam melaksanakan pekerjaanya
karena biasanya pekerjaan kantor terbengkalai. Bila tidak tekun atau tidak
rajin, penyelesaian tugas berikutnya akan terhambat akibatnya, dapat
menimbulkan keruguan bagi organisasi.
3. Kesabaran
Tugas sekretaris banyak berhubungan dengan pelayanan terhadap pekerjaan
operasional yang selalu membutuhkan bantuan informasi dan administrasi
lainnya maka ia harus memiliki sifat sabar. Sifat sabar yang dimaksud
mengandung arti ulet dan tidak cepat putus asa dalam melaksanakan
pekerjaan.
4. Kerapian
Setiap pekerjaan menuntut kerapian karena pekerjaan yang rapi
menunjukkan bahwa pekerjaan tersebut ditata dengan baik. Selain kerapian
dalam pekerjaan, kerapian penampilan sekretaris juga penting. Misalnya,
dalam menggunakan pakaian, menata rambut, memakai make up, cara
duduk, cara berjalan dan sebagainya.
5. Dapat menyimpan rahasia
Fungsi sekretaris, selain membantu pimpinan adalah menyimpan rahasia.
Sebagai tangan kanan pimpinan, ia dituntut untuk menyimpan rahasia
karena kalau terjadi kebocoran dapat menimbulkan kerugian bagi
organisasi. Lebih-lebih kalau kebocoran itu sampai berada di tangan
perusahaan atau organisasi yang menjadi saingan.
Adapula yang berpendapat bahwa kepribadian sekretaris tercemin pada
hal-hal berikut:
1. Kebiasaan dan Tingkah Laku
Sikap sekretaris dalam menghadapi masalah-masalah di tempat kerja,
tercermin dalam sikap yang konkret, misalnya teliti, memiliki kemampuan
berinisiatif, dan menyesuaikan diri atau bersosialisasi dalam arti yang
positif.
2. Kemampuan Dalam Berbicara
Kemampuan dalam berbicara meliputi intonasi suara, ekspresi, dan
perbendaharaan kata. Maksudnya, sekretaris harus memiliki kemampuan
dalam hal mengemukakan ide kepada pihak lain dengan jelas.
Keterampilan verbal dalam berbicara secara lisan merupakan kemampuan
mengekpresikan bahan pembicaraan dalam kata-kata. Tidak ada aturan
yang mengikat atau standarisasi penggunaanya, baik menyangkut panjang
kata maupun rincian uraian yang akan disampaikan. Semua itu bergantung
pada unsur tingkat pengalaman, panjang pembicaraan, materi pembicaraan
(teknis, angka, atau narasi), dan waktu yang tersedia.
(Durotul Yatimah, 63, 2009) berpendapat bahwa kepribadian yang
cocok untuk sekretaris adalah sebagai berikut:
1. Bersifat simpatik, menyenangkan bagi orang lain, tidak egois, bersifat
terbuka, dan tenang.
2. Bersikap dewasa dalam berpikir maupun bertindak, artinya senantiasa
belajar meningkatkan kemampuan dan kualitas dirinya. Orang yang
kepribadiannya mantap tidak lagi ego sentries, tetapi sudah mencapai
tahap interdependence, artinya mampu berhubungan secara harmonis
dengan orang lain, namun tetap mandiri.
3. Senantiasa mengembangkan sikap-sikap positif yang dimiliki dan
berupaya mengikis segi segi kekurangan dirinya.
4. Banyak membaca buku, tulisan, maupun mempelajari pengalaman
orang lain yang sukses.
5. Luwes dalam pergaulan.
6. Sabar, bersemangat tinggi, bersedia bekerja keras, berinisiatif, dan
kreatif, telaten, tekun, tidak cepat bosan, dan tidak mudah putus asa.
7. Pandai berbicara dengan jelas, volume suara pas, mimik wajah sesuai,
gaya bicara menarik, kaya perbendaraan kata, mempunyai selera
humor, dan tidak gugup.
8. Kesehatan perlu dijaga dengan cara cukup beristirahat dan
mendapatkan asupan gizi yang baik. Sebaiknya, setiap pagi selalu
sarapan dengan gizi yang baik, seperti telur dan susu, agar aktivitas
sepanjang hari berjalan dengan lancar. Seorang yang rutin sarapan pagi
dengan menu yang baik, biasanya akan lebih berkonsentrasi sehingga
dapat berpikir dengan jernih.
9. Senantiasa bersih dan rapi, baik dalam menata kantor maupun
penampilan dirinya. Untuk itu, sebaiknya sekretaris memerhatikan:
a) Perawatan wajah: dengan berdandan sesuai dengan
profesinya
b) Penataan rambut: jangan terurai terlalu panjang, cukup
sebahu, tidak memakai bando, jangan menjepit rambut,
jangan diikat atau disanggul.
c) Pakaian sesuai profesinya: sebaiknya memakai setelan
blazer dengan rok yang sesuai. Jangan memakai rok mini dan
pakaian yang terlau ketat. Kantor tertentu mengizinkan
sekretaris memakai stelan blazer dengan celana panjang.
Apabila demikian, pilihlah warna yang netral. Periksa apakah
ada yang kurang sempurna, seperti jahitan yang lepas,
kancing yang lepas, dan sebagainya.
d) Aksesoris yang sederhana: jangan memakai anting-anting
yang besar. Bila ingin memakai kalung dapat dipandakan
dengan liontin kecil yang sederhana.
e) Sepatu: sebaiknya gunakan sepatu tertutup dengan tumit
yang tidak terlalu pendek, sebaiknya tinggi tumit 5 cm atau
yang sesuai dengan postur tubuh. Jangan membiasakan
memakai sepatu sandal ataupun sandal di kantor.
f) Sikap tubuh dapat mencerminkan watak seseorang.
Biasakan berdiri tegak, duduk atau berjalan dengan sikap
wajar, tidak membungkuk dan tidak kaku.
2.8. Pengembangan Kepribadian Sekretaris
2.8.1. Usaha Mengembangkan Kepribadian Sekretaris
Ada beberapa usaha yang dapat dilakukan untuk mengembangkan kepribadian
sekretaris, yaitu:
1. Gunakan kesempatan yang dapat dilakukan untuk mempraktikkan atau
melatih sikap-sikap positif yang perlu dimiliki.
2. Berusaha untuk selalu mengingat hal-hal utama dalam melakukan praktik.
3. Di samping perlu banyak membaca, sekretaris harus memperhatikan dan
mencatat pengalaman orang-orang di sekelilingnya yang telah berhasil di
bidang kesekretarisan, contohnya:
a. Memahami perasaan orang lain, tidak egois, dan mau menerima
penilaian orang lain.
b. Menghindarkan diri dari sebab-sebab yang tercela dari orang lain,
dan menghindari kebiasaan mencela.
c. Sanggup menahan emosi dalam segala keadaan.
2.8.2. Sikap Sekretaris Yang Menunjang Kelancaran Kerja
Ada beberapa sikap sekretaris yang dapat dikembangkan untuk menunjang
tugas-tugasnya, yaitu sebagai berikut:
1. Kebersihan dan kerapihan pribadi, meliputi:
a. Rambut. Rambut yang terlihat rapi, bersih, dan tertata. Rambut
diatur sedemikian rupa sehingga tidak menganggu ketika sedang
bekerja.
b. Muka. Muka tampak terpelihara, berseri-seri, dan bersinar. Tidak
merias muka berlebihan (wajar). Sesuai dengan jabatannya, wajah
sekretaris harus selalu tampak terpelihara, bersih, dan berseri-seri.
c. Pakaian. Cara berpakaian menunjukkan kepribadian dan
kewibawaan seseorang. Sekretaris harus dapat membedakan
pakaian untuk bekerja, berpesta, dan berekreasi.
Hal-hal yang perlu diperhatikan mengenai pakaian diantaranya:
1) Serasi, baik warna, potongan, dan model pakaian sehingga tidak
menimbulkan pandangan kurang baik.
2) Bersih, sederhana, dan tidak perlu terlalu mahal.
3) Sopan, untuk wanita tidak terlalu pendek, tidak terlalu ketat,
serta sesuai dengan situasi
4) Periksalah kesempurnaan pakaian, seperti kancing baju, ikat
pinggang, kerah baju, resleting tidak rusak, tidak ada yang sobek
dan sebagainya.
d. Perhiasan. Sebaiknya memakai perhiasan secukupnya, tidak
berlebihan.
e. Sepatu. Tidak memakai sepatu sandal. Tinggi sepatu disesuaikan
dengan tinggi badan. Jangan melepas sepatu ketika bekerja,
terutama ketika sedang menerima tamu.
2. Sikap badan, meliputi:
a. Sikap badan ketika berdiri: kaki berdiri sejajar
b. Sikap badan ketika duduk: tidak membungkuk atau miring, tetapi
tegap dan sempurna.
c. Sikap badan ketika berjalan: tidak dibuat-buat, tidak tertunduk
(tegap), tidak menyeret sepatu, dan tidak berjalan tergesa-gesa.
2.8.3. Sikap Sekretaris Selama Melaksanakan Pekerjaan
Dalam melaksanakan pekerjaannya, sekretaris sebaiknya
mengembangkan sikap atau tindakan yang dapat menunjang kelancaran
kerjanya. Beberapa sikap kerja yang sebaiknya dikembangkan oleh
sekretaris adalah:
1. Ketelitian (Accuracy)
Sikap cermat dan hati-hati dalam melakukan pekerjaan, misalnya ketika
berbicara, menghitung, mengoreksi hasil kerja, membetulkan
kesalahan, mengetik, menulis dan lain-lain. Akibat sekretaris yang
tidak teliti, pekerjaan tidak akan sempurna atau bahkan menyebabkan
kegagalan. Ketelitian dalam bekerja dapat diperoleh dengan banyak
berlatih atau membiasakan diri untuk selalu berkonsentrasi setiap
menghadapi suatu pekerjaan.
2. Pertimbangan Sebelum Bertindak (Good judgement)
Langkah-langkah untuk melatih diri dalam melakukan pertimbangan
yang tepat, antara lain memikirkan dengan baik pekerjaan yang sedang
dikerjakan, mengetahui waktu yang tepat untuk bertindak, meninjau
keadaan untuk mengetahui tindakan yang perlu dilakukan, dan
bertindak sesuai dengan kebutuhan.
3. Menyelesaikan Pekerjaan Dengan Sempurna (Follow through)
Pimpinan memberikan tugas dengan mengatakan hal-hal inti,
selanjutnya sekretaris menyelesaikan dari awal sampai akhir dengan
sempurna. Artinya, sekretaris harus mampu mengejakan semua bagian
tugasnya, dari awal sampai akhir secara sempurna.
4. Banyak Akal (Resourcefulness)
Banyak akal maksudnya mencari akal dan daya upaya mengatasi
masalah dan tidak mudah putus asa. Sekretaris diharapkan pandai
mencari akal dan berupaya mengatasi masalah, serta tidak mudah putus
asa bila menemui masalah yang sulit diselesaikan. Dalam
melaksanakan tugasnya, sekretaris mempunyai kemampuan untuk
mencoba berbagai cara sehingga dapat menyelesaikan pekerjaannya
secara sempurna.
5. Inisiatif (Initiative)
Inisiatif adalah kemampuan utnuk mengetahui hal-hal yang dikerjakan
dan cara mudah untuk mengerjakan tanpa diberitahu oleh orang lain.
Inisiatif memerlukan beberapa tahap pelaksanaan, antara lain:
a. Mengetahui dan memahami masalah
b. Mempelajari faktor-faktor yang erat kaitannya dengan masalah dan
menganalisisnya.
c. Membuat pertimbangan tentang perlu tidaknya suatu tindakan.
d. Melakukan tindak lanjut sesuai perhitungan dan pertimbangan yang
ada.
Menurut (John Robert Powers, 4, 2007) Hal-hal lain yang perlu
diketahui oleh seseorang sekretaris adalah :
1. Mengenal sifat-sifat dan pribadi pimpinannya, kebiasaan, hobi,
kelebihan dan kelemahan pimpinan dan senantiasa berusaha membantu
untuk melindungi dan mendapatkan hasil yang optimal baik untuk
sekretaris, pimpinan dan perusahaan.
2. Mengetahui sedetail mungkin tentang tujuan (goal) pimpinan, gaya
kerjanya (working style) dan tekanan-tekanan (pressure) yang
dihadapi pimpinan.
3. Selalu mencari informasi dan bantuan yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan pekerjaan.
4. Tidak selalu menunggu perintah atasan untuk bergerak.
5. Berikan feedback (umpan balik) kepada pimpinan.
6. Berinisiatif melakukan action (tindakan) tanpa harus
diawasi/disupersivi.
2.8.4. Sikap Sekretaris Dalam Melakukan Kerja Sama
Beberapa sikap sekretaris dalam melakukan kerja sama yang sebaiknya
dikembangkan adalah sebagai berikut:
1. ijaksana (discrection). Sikap hati-hati tidak membicarakan hal-hal lain
yang diketahuinya kepada orang lain yang tidak berkepentingan (menahan
diri dari yang bersifat rahasia).
2. Pertimbangan (consideration). Sikap bersedia dan rela mendahulukan
kepentingan orang lain daripada kepentingan pribadinya dengan
menggunakan pertimbangan yang rasional dan etis.
3. Taktis (tacticful). Untuk membentuk dan memelihara keramahtamahan
dalam hubungan kerja, sekretaris harus mempunyai sikap taktis dan
diplomatis untuk mencegah orang lain merasa malu atau tersinggung.
Saran untuk mengembangkan sikap taktis ini adalah sebagai berikut:
a. Pilih kata-kata yang tepat dalam berbicara.
b. Bertindak sesuatu bila perlu.
c. Tahan diri untuk berkata atau berkomentar yang kurang baik.
d. Mengakui salah jika memang bersalah.
e. Dalam situasi tertentu, bersikap seolah tak melihat/tak mendengar
4. Kesetiaan (loyality). Setia , jujur, rasa memiliki, dan membela pimpinan
atau perusahaan. Sikap setia dan jujur, baik terhadap pimpinan khususnya
maupun terhadap perusahaan umumnya, sehingga mempunyai perasaan
memiliki dan selalu berusaha untuk menjaga nama baik perusahaan.
Misalnya tidak berbuat curang/fitnah/khianat, selalu bersedia membantu
(baik dalam kesulitan maupun dalam kesibukan), menjaga nama baik
pimpinan/perusahaan.
5. Objektif (objectivity). Memperhitungkan sesuatu tidak berdasarkan
pertimbangan pribadi, tetapi berdasarkan hal-hal rasional yang sesuai
dengan kenyataan.
2.9. Tugas Pengembangan Sumber Daya Manusia
Sekretaris atau para pimpinan unit kerja harus mampu
mengembangkan sumber daya manusia. Sekretaris pun perlu ikut andil
dalam pengembangan sumber daya manusia (SDM).
Untuk itu, sekretaris seyogjanya memerhatikan beberapa hal yang
berkaitan dengan pengembangan SDM organisasi, yaitu:
1. Ada uraian tugas (job descriptions) yang jelas untuk anak
buah supaya tugas-tugas terlaksana sebaik mungkin.
2. Ada wewenang dan tanggung jawab yang jelas bagi anak
buah dalam melaksanakan tugas sehingga antara wewenang
dan tanggung jawab terdapat keseimbangan.
3. Ada aturan main yang harus ditaati, baik oleh pimpinan
maupun anak buah, baik berupa peraturan tertulis, tidak
tertulis, kebijaksanaan, perintah, atau instruksi. Tanpa
disiplin atau ketaatan terhadap peraturan pimpinan yang
telah disepakati bersama, organisasi tidak akan berjalan
dengan baik.
4. Adanya garis komando yang jelas, yaitu siapa yang berhak
memerintah dan siapa yang bertanggung jawab.
5. Adanya sasaran atau tujuan jelas organisasi yang harus
diinformasikan oleh pimpinan kepada anak buah, bukan
hanya pimpinan.
6. Balas jasa bagi bawahan/anak buah berdasarkan prestasi
adil dan wajar.
7. Harus ada kesesuaian antara motivasi individu dan
organisasi.
8. Wewenang yang dilimpahkan harus benar-benar didasarkan
pada kemampuan anak buah.
9. Wewenang harus mengikat dari jenjang atas ke bawah
karena wewenang berarti adanya hak untuk mengatur anak
buah sesuai dengan jenjang organisasi.
10. Setiap anak buah harus merasa dibutuhkan dan dihargai oleh
pimpinan.
11. Setiap anak buah harus merasa tenteram dan tenang dalam
situasi serta lingkungan yang sehat.
12. Tercipta kegairahan kerja dan inisiatif untuk berkembang.
13. Perlu diciptakan semangat senasib sepenanggungan dalam
mengemban tugas dan menghindari konflik antara pimpinan
dan anak buah.
14. Mengembangkan rasa tanggung jawab bersama dalam
organisasi, prestasi, atau sukses usaha yang memungkinkan
adanya kemajuan organisasi.
15. Ciptakan suasana kekeluargaan sehingga bawahan tidak
hanya dinilai sebagai anak buah yang harus diperintah.
Perlakukanlah anak buah sebagai mitra usaha sehingga ada
rasa ikut memiliki
2.10. Teori Kepemimpinan
Kata pimpin mengandung pengertian mengarahkan, membina atau
mengatur, menuntun dan juga menunjukkan ataupun mempengaruhi.
Pemimpin mempunyai tanggung jawab baik secara fisik maupun spiritual
terhadap keberhasilan aktivitas kerja dari yang dipimpin, sehingga menjadi
pemimpin itu tidak mudah dan tidak akan setiap orang mempunyai kesamaan
di dalam menjalankan kepemimpinannya.
2.10.2. Atribut-atribut Pemimpin
Secara umum atribut personal atau karakter yang harus ada atau
melekat pada diri seorang pemimpin adalah:
1. Mumpuni, artinya memiliki kapasitas dan kapabilitas yang lebih baik
daripada orang-orang yang dipimpinnya,
2. Juara, artinya memiliki prestasi baik akademik maupun non akademik
yang lebih baik dibanding orang-orang yang dipimpinnya,
3. Tangung jawab, artinya memiliki kemampuan dan kemauan bertanggung
jawab yang lebih tinggi dibanding orang-orang yang dipimpinnya,
4. Aktif, artinya memiliki kemampuan dan kemauan berpartisipasi sosial dan
melakukan sosialisasi secara aktif lebih baik dibanding orang-orang yang
dipimpinnya, dan
5. Walaupun tidak harus, sebaiknya memiliki status sosial ekonomi yang
lebih tinggi dibanding orang-orang yang dipimpinnya.
Meskipun demikian, variasi atribut-atribut personal tersebut bisa
berbeda-beda antara situasi organisasi satu dengan organisasi lainnya.
Organisasi dengan situasi dan karakter tertentu menuntut pemimpin yang
memiliki variasi atribut tertentu pula.
2.11. Pengertian Kinerja
Kinerja adalah sebuah kata dalam bahasa Indonesia dari kata dasar
"kerja" yang menterjemahkan kata dari bahasa asing prestasi. Bisa pula berarti
hasil kerja.
Pengertian Kinerja dalam organisasi merupakan jawaban dari berhasil
atau tidaknya tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Para atasan atau
pimpinan sering tidak memperhatikan kecuali sudah amat buruk atau segala
sesuatu jadi serba salah. Terlalu sering pimpinan tidak mengetahui betapa
buruknya kinerja telah merosot sehingga perusahaan / instansi menghadapi
krisis yang serius. Kesan–kesan buruk organisasi yang mendalam berakibat
dan mengabaikan tanda–tanda peringatan adanya kinerja yang merosot.
2.11.1. Pengertian Kinerja Menurut Para Ahli
Kinerja menurut (Anwar Prabu Mangkunegara, 67, 2000) “Kinerja
(prestasi kerja) adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai
oleh seseorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung
jawab yang diberikan kepadanya”.
Kemudian menurut (Ambar Teguh Sulistiyani 223, 2003) “Kinerja
seseorang merupakan kombinasi dari kemampuan, usaha dan kesempatan yang
dapat dinilai dari hasil kerjanya”. (Maluyu S.P. Hasibuan, 34, 2001)
mengemukakan “kinerja (prestasi kerja) adalah suatu hasil kerja yang dicapai
seseorang dalam melaksanakan tugas tugas yang dibebankan kepadanya yang
didasarkan atas kecakapan, pengalaman, dan kesungguhan serta waktu”.
Menurut (Barry Cushway, 98, 2002) “Kinerja adalah menilai
bagaimana seseorang telah bekerja dibandingkan dengan target yang telah
ditentukan”.
Menurut (Veizal Rivai, 309, 2004) mengemukakan kinerja
“merupakan perilaku yang nyata yang ditampilkan setiap orang sebagai
prestasi kerja yang dihasilkan oleh karyawan sesuai dengan perannya dalam
perusahaan”.
Menurut (Robert L. Mathis dan John H. Jackson Terjamahaan
Jimmy Sadeli dan Bayu Prawira, 78, 2001), “menyatakan bahwa kinerja
pada dasarnya adalah apa yang dilakukan atau tidak dilakukan karyawan”.
Kinerja merupakan suatu kondisi yang harus diketahui dan
dikonfirmasikan kepada pihak tertentu untuk mengetahui tingkat pencapaian
hasil suatu instansi dihubungkan dengan visi yang diemban suatu organisasi
atau perusahaan serta mengetahui dampak positif dan negative dari suatu
kebijakan operasional.
(Mink,76, 2003) mengemukakan pendapatnya bahwa individu yang
memiliki kinerja yang tinggi memiliki beberapa karakteristik, yaitu
diantaranya:
1. Berorientasi pada prestasi,
2. Memiliki percaya diri,
3. Berpengendalian diri,
4. Berkompetensi.
2.11.2. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kinerja
Menurut (Robert L. Mathis dan John H. Jackson, 82, 2001) faktor-
faktor yang mempengaruhi kinerja individu tenaga kerja, yaitu:
1. Kemampuan
2. Motivasi
3. Dukungan yang diterima
4. Keberadaan pekerjaan yang mereka lakukan
5. Hubungan mereka dengan organisasi.
Berdasarkan pengertian di atas, menarik kesimpulan bahwa kinerja
merupakan kualitas dan kuantitas dari suatu hasil kerja (output) individu
maupun kelompok dalam suatu aktivitas tertentu yang diakibatkan oleh
kemampuan alami atau kemampuan yang diperoleh dari proses belajar
serta keinginan untuk berprestasi.
Menurut (Mangkunegara, 2000) menyatakan bahwa faktor yang
mempengaruhi kinerja antara lain :
1. Faktor kemampuan Secara psikologis kemampuan (ability)
pegawai terdiri dari kemampuan potensi (IQ) dan kemampuan
realita (pendidikan). Oleh karena itu pegawai perlu ditempatkan
pada pekerjaan yang sesuai dengan keahlihannya.
2. Faktor motivasi Motivasi terbentuk dari sikap (attiude)
seorang pegawai dalam menghadapi situasi (situasion) kerja.
Motivasi merupakan kondisi yang menggerakkan diri pegawai
terarah untuk mencapai tujuan kerja. Sikap mental merupakan
kondisi mental yang mendorong seseorang untuk berusaha
mencapai potensi kerja secara maksimal.
Menurut David C. Mc Cleland, seperti dikutip (Mangkunegara, 68,
2001) berpendapat bahwa “Ada hubungan yang positif antara motif
berprestasi dengan pencapaian kerja”. Motif berprestasi dengan pencapaian
kerja. Motif berprestasi adalah suatu dorongan dalam diri seseorang untuk
melakukan suatu kegiatan atau tugas dengan sebaik baiknya agar mampu
mencapai prestasi kerja (kinerja) dengan predikat terpuji.
Selanjutnya Mc. Clelland, mengemukakan 6 karakteristik dari
seseorang yang memiliki motif yang tinggi yaitu :
1. Memiliki tanggung jawab yang tinggi
2. Berani mengambil risiko
3. Memiliki tujuan yang realistis
4. Memiliki rencana kerja yang menyeluruh dan berjuang untuk
merealisasi tujuan
5. Memanfaatkan umpan balik yang kongkrit dalam seluruh
kegiatan kerja yang dilakukan
6. Mencari kesempatan untuk merealisasikan rencana yang telah
diprogamkan.
Menurut Gibson ada 3 faktor yang berpengaruh terhadap kinerja, yaitu :
1. Faktor individu: kemampuan, ketrampilan, latar belakang
keluarga, pengalaman kerja, tingkat sosial dan demografi
seseorang.
2. Faktor psikologis : persepsi, peran, sikap, kepribadian,
motivasi dan kepuasan kerja.
3. Faktor organisasi : struktur organisasi, desain pekerjaan,
kepemimpinan, sistem penghargaan (reward system).
2.11.3. Penilaian Kinerja
Penilaian kinerja ( performance appraisal ) pada dasarnya merupakan
faktor kunci guna mengembangkan suatu organisasi secara efektif dan efisien,
karena adanya kebijakan atau program yang lebih baik atas sumber daya
manusia yang ada dalam organisasi. Penilaian kinerja individu sangat
bermanfaat bagi dinamika pertumbuhan organisasi secara keseluruhan, melalui
penilaian tersebut maka dapat diketahui kondisi sebenarnya tentang bagaimana
kinerja karyawan. Penilaian kinerja adalah cara mengukur konstribusi individu
( karyawan) kepada organisasi tempat mereka bekerja.
Menurut (Bambang Wahyudi, 101, 2002) “penilaian kinerja adalah
suatu evaluasi yang dilakukan secara periodik dan sistematis tentang prestasi
kerja / jabatan seorang tenaga kerja, termasuk potensi pengembangannya”.
Menurut (Henry Simamora, 338, 2004) “ penilaian kinerja adalah
proses yang dipakai oleh organisasi untuk mengevaluasi pelaksanaan kerja
individu karyawan”.
2.11.4. Tujuan Penilaian Kinerja
Menurut (Syafarudin Alwi,187, 2001) secara teoritis tujuan penilaian
dikategorikan sebagai suatu yang bersifat evaluation dan development yang
bersifat evaluation harus menyelesaikan :
1. Hasil penilaian digunakan sebagai dasar pemberian kompensasi
2. Hasil penilaian digunakan sebagai staffing decision
3. Hasil penilaian digunakan sebagai dasar mengevaluasi sistem
seleksi.
Sedangkan yang bersifat development penilai harus menyelesaikan :
1. Prestasi riil yang dicapai individu
2. Kelemahan- kelemahan individu yang menghambat kinerja
3. Prestasi- pestasi yang dikembangkan.
Manfaat Penilaian Kinerja Kontribusi hasil-hasil penilaian merupakan
suatu yang sangat bermanfaat bagi perencanaan kebijakan organisasi adapun
secara terperinci penilaian kinerja bagi organisasi adalah :
1. Penyesuaian-penyesuaian kompensasi
2. Perbaikan kinerja
3. Kebutuhan latihan dan pengembangan
4. Pengambilan keputusan dalam hal penempatan promosi,
mutasi, pemecatan, pemberhentian dan perencanaan tenaga
kerja
5. Untuk kepentingan penelitian pegawai
6. Membantu diaknosis terhadap kesalahan desain pegawai.
2.12. Aktivitas Pimpinan
Aktivitas adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh manusia dalam
memenuhi rangkaian kebutuhannya, yang telah diatur berdasarkan keinginan
dan ketentuan yang telah ditentukan. Pimpinan adalah seorang yang menyusun
rangkaian kegiatan penataan berupa kemampuan mempengaruhi perilaku
orang lain dalam situasi tertentu agar bersedia bekerja sama untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan. Dalam kegiatan administrasi yang dimaksud
dengan orang lain sebagian besar adalah para bawahan.
Aktivitas pimpinan adalah rangkaian kegiatan rutinitas yang dilakukan
berdasarkan tugas dan tanggung jawab serta wewenang yang diberikan untuk
menata kemampuan mempengaruhi perilaku diri dan orang lain.
Hal-hal yang dapat menunjang aktivitas pimpinan yaitu:
1. Gaji yang memadai sesuai dengan jabatan dan lama kerja
2. Tunjangan-tunjangan sesuai dengan jabatan dan lama kerja
3. Fasilitas kendaraan, tempat tinggal, dan lain-lain
4. Ruang kerja yang baik, bersih dan nyaman.
Seseorang pimpinan apapun wujudnya, dimanapun akan selalu
mempunyai beban untuk mempertanggungjawabkan kepemimpinannya.
Pimpinan seperti ini lebih banyak bekerja dibandingkan berbicara, lebih
banyak memberikan contoh-contoh baik dalam kehidupannya dibandingkan
berbicara besar tanpa bukti, dan lebih banyak berorientasi pada bawahan dan
keputusan umum dibandingkan dari orientasi dan keputusan sendiri.
Oleh karena itu seorang pimpinan membutuhkan peranan sekretaris
dalam menunjang kegiatannya agar berjalan dengan lancar sesuai dengan
tujuan yang telah ditetapkan.
2.12.1. Aktivitas Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi Teknis
PT Angkasa Pura I (PERSERO)
Kegiatan Deputi Direktur Teknik Perencanaan berdasarkan job
descriptionnya adalah:
1. Menetapkan dan mengurangi non value added activity di Direktorat.
2. Memastikan proses di Direktorat yang diperbaiki SOPnya telah ter
update.
3. Menilai ketepatan price list dalam proses pelelangan pekerjaan.
4. Menetapkan hasil pelaksanaan rekomendasi dalam Program Kerja
Corporate.
5. Menyiapkan program kerja investasi strategis yang terkait
pengembangan fasilitas bandara.
6. Mengevaluasi dan mengajukan RKA Unit ke tingkat Direktur.
BAB III
Tinjauan Umum Perusahan
3.1. Sejarah Perusahaan
Didirikan pada tanggal 20 Pebruari 1962 berdasarkan Peraturan
Pemerintah Nomor 33 tahun 1962 dengan nama Perusahaan Negara (PN)
Angkasa Pura Kemayoran yang mempunyai tugas pokok sebagai pengelola
dan pengusahaan bandar udara Internasional Kemayoran Jakarta.
Pada tanggal 17 Mei 1965 berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor
21 tahun 1965 Pemerintah merubah nama PN Angkasa Pura ”Kemayoran”
menjadi PN Angkasa Pura dengan maksud untuk lebih membuka kemungkinan
mengelola bandar udara lain di wilayah Indonesia.
Dalam rangka pembagian wilayah pengelolaan bandar udara,
berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 25 tahun 1987 tanggal 19 Mei 1987
nama Perusahan Umum (PERUM) Angkasa Pura dirubah menjadi Perusahaan
Umum (PERUM) Angkasa Pura I, hal ini sejalan dengan dibentuknya
Perusahaan Umum.
(PERUM) Angkasa Pura II yang secara khusus diberi tugas untuk
mengelola bandar udara Soekarno Hatta dan Halim Perdanakusuma.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 5 Tahun 1992 bentuk Perusahaan
Umum (Perum) Angkasa Pura I dirubah menjadi Perusahaan Angkasa Pura I
(PERSERO) dengan Akta Notaris Muhani Salim, SH tanggal 3 Januari 1993
dan telah memperoleh persetujuan Menteri Kehakiman dengan keputusan
Nomor C2-470.HT.01.01 Tahun 1993 tanggal 24 April 1993 serta diumumkan
dalam Berita Negara Republik Indonesia Nomor 52 tanggal 29 Juni 1993
dengan Tambahan Berita Negara Republik Indonesia Nomor 2914/1993.
Pada tanggal 24 Oktober 1974 berdasarkan Peraturan Pemerintah
Nomor 37 tahun 1974 Pemerintah merubah status badan hukum Perusahaan
dari Perusahaan Negara (PN) menjadi Perusahaan Umum (Perum). Pada
tanggal 1 Oktober 1985 bandar udara Internasional Kemayoran ditutup dan
mengalihkan seluruh kegiatan operasinya ke bandar udara Soekarno-Hatta.
Anggaran Dasar Perusahaan terakhir diubah berdasarkan keputusan
Rapat Umum Pemegang Saham tanggal 14 Januari 1998 dan telah diaktakan
dengan akta Notaris Imas Fatimah, SH Nomor 30 tanggal 18 September 1998.
Perubahan Anggaran Dasar telah mendapat pengesahan dari Menteri
Kehakiman Republik Indonesia Nomor C2-25829.HT.01.04 Tahun 1998
tanggal 19 November 1998 dan dicantumkan dalam Berita Negara Republik
Indonesia Nomor 50 tanggal 22 Juni 1999 dengan Tambahan Berita Negara
Republik Indonesia Nomor 3740/1999.
Saat ini PT Angkasa Pura 1 (PERSERO) mengelola 13 (tiga belas)
bandar udara di kawasan Tengah dan Kawasan Timur Indonesia serta
mengelola 2 (dua) Cargo Warehousing yaitu:
1. Bandara Ngurah Rai-Bali,
2. Bandara Juanda - Surabaya,
3. Bandara Hasanuddin - Ujung Pandang,
4. Bandara Sepinggan - Balikpapan,
5. Bandara Frans Kaisiepo - Biak,
6. Bandara Sam Ratulangi - Manado,
7. Bandara Syamsudin Noor - Banjarmasin,
8. Bandara Ahmad Yani - Semarang,
9. Bandara Adisutjipto - Yogyakarta,
10. Bandara Adisumarmo - Surakarta,
11. Bandara Selaparang - Mataram,
12. Bandara Pattimura - Ambon,
13. Bandara El Tari - Kupang dan
14. Warehousing Bandara Hasanuddin Makassar
15. Warehousing Bandara Sepinggan Balikpapan.
3.2. Visi, Misi, dan Nilai-Nilai Budaya Perusahaan
Perumusan Visi dan Misi PT Angkasa Pura 1 (PERSERO) mempunyai
arti dan peranan penting dalam membantu manajemen untuk mempertajam
bisnis inti (core business) maupun untuk mengidentifikasikan apa sebenarnya
kompetensi inti (core competence) PT Angkasa Pura 1 (PERSERO) dewasa
ini dan apa yang akan dikembangkan di masa mendatang.
3.2.1. Visi Perusahaan
Visi PT Angkasa Pura 1 (PERSERO) untuk periode 2009-2013 adalah :
“Menjadi perusahaan pengelola bandar udara kelas dunia yang
memberikan manfaat dan nilai tambah kepada stakeholder”.
3.2.2. isi Perusahaan
Misi adalah tujuan jangka panjang perusahaan yang menjadi
landasan didirikannya perusahaan yang hendaknya mencakup produk/jasa
yang diusahakan, sasaran pasar yang dituju dan upaya untuk meningkatkan
kemanfaatan kepada semua pihak terkait (stakeholders).
Misi PT Angkasa Pura 1 (PERSERO) untuk periode 2009-2013
adalah sebagai berikut :
1. Menyediakan pengusahaan jasa kebandarudaraan melalui pelayanan
yang memenuhi keamanan, keselamatan dan kenyamanan .
2. Memberikan pengalaman suasana kebandarudaraan yang berkesan bagi
pengguna jasa.
3. Meningkatkan nilai perusahaan dan kesejahteraan pegawai.
4. Mendukung peningkatan perekonomian untuk kesejahteraan
masyarakat.
3.2.3. ilai-Nilai Budaya Perusahaan
Nilai-nilai perusahaan adalah merupakan keyakinan yang dianut
perusahaan. Nilai-nilai ini adalah fondasi etika berorganisasi.
Nilai-nilai PT Angkasa Pura 1 (PERSERO) untuk periode 2009-
2013 adalah :
1. Terpercaya
2. Keramahtamahan
3. Kebersamaan
4. Kewirausahaan yang disesuaikan dengan budaya setempat
5. Proaktif dan responsif
6. Saling menghargai
3.3. Tujuan dan Arah Pengembangan Perusahaan
3.3.1. Tujuan Perusahaan
Tujuan perusahaan adalah sesuatu yang hendak dicapai secara garis
besar oleh perusahaan melalui berbagai upaya. Sebagaimana tercantum dalam
Akta Pendirian Perusahaan yang telah disahkan sesuai Keputusan Menteri
Hukum Dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor AHU-
64347.AH.01.02 Tahun 2008 tanggal 16 September 2008.
“Melakukan usaha dibidang jasa kebandarudaraan, pelayanan lalu
lintas penerbangan, serta optimalisasi pemanfaatan sumber daya yang dimiliki
Perseroan untuk menghasilkan barang dan/atau jasa yang bermutu tinggi dan
berdaya saing kuat untuk mendapatkan/mengejar keuntungan guna
meningkatkan nilai Perseroan dengan menerapkan prinsip-prinsip Perseroan
Terbatas”.
Untuk mencapai maksud dan tujuan tersebut diatas, Perseroan dapat
melaksanakan kegiatan usaha sebagai berikut :
1. Penyediaan, pengusahaan dan pengembangan fasilitas untuk kegiatan
pelayanan pendaratan, lepas landas, parkir dan penyimpanan pesawat
udara.
2. Penyediaan, pengusahaan dan pengembangan fasilitas terminal untuk
pelayanan angkutan penumpang, kargo dan pos.
3. Penyediaan, pengusahaan, dan pengembangan jasa pelayanan
penerbangan.
4. Penyediaan, pengusahaan dan pengembangan fasilitas elektronika,
navigasi, listrik, air dan instalasi limbah buangan.
5. Penyediaan lahan untuk bangunan, lapangan dan kawasan industri serta
gedung/bangunan yang berhubungan dengan kelancaran angkutan
udara.
6. Penyediaan jasa konsultasi, pendidikan dan pelatihan yang berkaitan
dengan kebandarudaraan dan pelayanan penerbangan.
7. Penyediaan jasa pelayanan yang secara langsung menunjang kegiatan
penerbangan yang meliputi penyediaan hanggar pesawat udara,
perbengkelan pesawat udara, pergudangan, jasa boga pesawat udara,
jasa ramp, jasa pelayanan penumpang dan bagasi, jasa penanganan
kargo dan surat, pelayanan jasa load control, komunikasi dan operasi
penerbangan, pelayanan jasa pengamanan, pelayanan jasa
pemeliharaan dan perbaikan pesawat udara, pelayanan penyediaan dan
pendistribusian bahan bakar pesawat udara.
8. Penyediaan jasa pelayanan yang secara langsung atau tidak langsung
menunjang kegiatan bandar udara meliputi jasa penyediaan penginapan
/hotel, jasa penyediaan toko, penyediaan restoran dan bar (cafe), jasa
penempatan kendaraan bermotor/parker, jasa perawatan pada
umumnya (kegiatan jasa yang melayani pembersihan dan pemeliharaan
gedung dan kantor di bandar udara), jasa penyediaan otomasi pelaporan
keberangkatan penerbangan.
9. Jasa penunjang kegiatan Bandar udara lainnya, meliputi penjualan
bahan bakar dan pelumas kendaraan bermotor di Bandar udara, jasa
pelayanan pengangkutan barang, penumpang di terminal kedatangan
dan pemberangkatan jasa pelayanan pos, jasa pelayanan
telekomunikasi, jasa tempat bermain dan rekreasi, jasa aluan wisata,
agen perjalanan, bank untuk pelayanan jasa perbankan di bandar udara,
penukaran uang, jasa pelayanan angkutan darat, penitipan barang, jasa
advertensi, first class lounge, business class lounge dan VIP room,
hairdresser and beauty salon, agrobisnis service, nursery, asuransi, jasa
penyediaan ruangan, vending machine, jasa pengolahan limbah buang,
jasa pelayanan kesehatan, jasa penyediaan kawasan industri, jasa
lainnya yang secara langsung atau tidak langsung menunjang kegiatan
bandar udara.
3.3.2. Arah Pengembangan Perusahaan
Arah pengembangan dalam mencapai tujuan perusahaan yang akan
dicapai pada periode tahun 2009 – 2013 meliputi :
1) Pemenuhan Customer satisfaction
2) Peningkatan Operational Excellence
3) Efektifitas Leadership & HR Management System
4) Peningkatan Shareholder Value
5) peningkatan perekonomian untuk kesejahteraan masyarakat.
3.4. Perencanaan Strategis Jangka Panjang Perusahaan Tahun
2009-2013
3.4.1 Perencanaan Strategis Jangka Panjang Perusahaan Tahun 2009-2013
Perencanaan Strategis Jangka Panjang adalah proses yang
mengarahkan setiap unit kerja dalam organisasi untuk melihat masa depan
perusahaan dengan mengembangkan prosedur dan program kerja yang
diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan.
Rencana Strategis ini dibuat dengan mengacu kepada Visi dan Misi
Perusahaan serta merupakan pokok-pokok kebijakan yang ditetapkan oleh
pemegang saham dan manajemen, untuk menjadi pedoman pengelolaan
perusahaan dalam lima tahun ke depan.
3.4.2. Spesific Direction
Adapun Specific Direction, yang merupakan petunjuk arah sebagai
pedoman untuk menentukan sasaran adalah sebagai berikut:
1. Fokus pada pemenuhan harapan pelanggan (penumpang, airline,
konsesioner) dengan efektifitas Customer Relationship Management.
2. Mengutamakan Safety & Quality Management System berorientasi
pada harapan pelanggan.
3. Orientasi pada Operation Excellence dengan dukungan integrasi
business process, IS-IT & SDM.
4. Penerapan IT yang terintegrasi yang memenuhi harapan pelanggan.
5. Fokus pada pemenuhan fasilitas pelayanan tourism di Bandara Ngurah
Rai.
6. Fokus pelayanan Bandara Hasanuddin sebagai bandara Transit
Kawasan Indonesia Timur.
7. Meningkatkan mutu layanan bandara Sam Ratulangi sebagai antisipasi
pintu gerbang wilayah Timur Indonesia (SDM & Sispro) secara
proporsional sesuai kebutuhan pasar dalam menghadapi open sky
policy.
8. Melakukan beauty contest untuk omzet dan konsesi.
9. Fokus pada pemenuhan fasilitas pelayanan Bandara Juanda sebagai
Bisnis Airport menuju City Airport.
10. Menjamin Effectiveness Leadership sebagai Role Model, Pelopor
Integrasi, Perubahan & Perbaikan Perusahaan melalui penerapan
Leadership System.
11. HR Management System Effectiveness selaras dengan GCG & KPI
personil, unit, Leadership
BAB IV
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.1. Metode Analisa
Analisa data dimulai dengan penelahaan dan penguraian data dari tiap
variabel bebas yang terdiri dari indikator-indikatornya dan variabel tidak
bebas. Disini variabel bebas adalah pelaksanaan tugas sekretaris, sedangkan
variabel tidak bebas adalah kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan
Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura 1 (PERSERO). Hasil penelahaan dan
uraian dari kelompok data tersebut pada akhirnya digunakan untuk menarik
kesimpulan akhir yang diharapkan.
Metode analisa penelitian akan menguraikan secara berturut-turut
tentang pendekatan dan rencana penelitian, lokasi dan waktu penelitian subjek
dan objek penelitian, populasi dan sampel, instrumen penelitian, pengelolaan
data dan analisa data.
4.1.1. Pendekataan dan Rancangan Penelitian
Penelitian ini merupakan penelitian survey dan observasi kerlinger
seperti dikutip oleh (Sugiyono, 7, 2007) berpendapat bahwa pada penelitian
survey, adalah penelitian yang dilakukan yang dilakukan pada populasi besar
maupun kecil, tepi data yang dipelajari dari data sampel yang diambil dari
populasi tersebut. David Kline dalam buku yang sama menjelaskan bahwa
penelitian survey pada umumnya dilakukan untuk mengambil suatu
generalisasi dari pengamatan yang tidak mendalam. Penelitian yang
menggunakan metode survey tidak memerlukan kelompok kontrol seperti
halnya pada penelitian yang menggunakan metode eksperimen.
Penelitian ini bersifat deskriptif menganalisis data dengan cara
mendeskripsikan data yang telah terkumpul sebagaimana adanya (Sugiyono,
169, 2009) menampilkan informasi yang digambarkan dalam bentuk
perubahan (variabel) yang terdiri dari beberapa indikator pada perubahan
tersebut, tanpa mempersoalkan hubungan antar perubahaan. Demikian pula
halnya pada penelitian ini informasi yang diperoleh dari data kuisioner
dipaparkan atau digambarkan dengan kata-kata secara jelas dan terperinci
dalam bentuk indikator dari pengubah (variabel) tersebut.
4.1.2. Lokasi dan waktu Penelitian
Didalam melakukan penelitian ini, memerlukan waktu selama 2 bulan
yang dimulai dari bulan April 2010 sampai dengan Mei 2010. Sedangkan
lokasi survei bertempat pada kantor pusat PT Angkasa Pura 1 (PERSERO) di
Kota Baru Bandar Kemayoran Blok B-12 Kaveling No.2 Jakarta Pusat
(10610). Telepon (021) 6541961, Fax (021) 6541513, HomePage:
www.angkasapura1.co.id.
4.1.3. Populasi dan Sampel
Populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas obyek/subyek
yang mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh
peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya, sedangkan
sampel adalah bagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki oleh populasi
tersebut, (Sugiyono, 90, 2009). Pada penelitian survey, teknik pengumpulan
data kelompok yang diambil sebagai sampel harus menggambarkan
karakteristik atau representasi dari populasi, oleh karena itu pada penelitian ini
sampel diambil dari populasi atau dalam hal ini adalah karyawan bagian Deputi
Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura 1
(PERSERO).
4.1.4. Istrumen Penelitian
Alat Bantu pengumpulan data pada penelitian ini adalah kuisioner, dari
kuisioner tersebut diharapkan dapat terkumpul informasi yang akurat dari
responden, sehingga yang diperoleh dari contoh dapat menggambarkan
keberadaan karyawan bagian Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan
Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura 1 (PERSERO).
Pada penelitian ini, kuisioner dipilih sebagai alat bantu penggumpulan
data berdasarkan pertimbangan bahwa dapat menghemat waktu, tenaga, dan
biaya serta data lebih mudah diolah.
Jenis pertanyaan pada kuisioner menggunakan skala pengukuran rating
scale, dalam skala model rating scale, responden tidak akan menjawab salah
satu dari jawaban kualitatif yang telah disediakan, tetapi responden menjawab
salah satu jawaban kuantitatif yang telah disediakan. Oleh karena itu rating
scale ini lebih fleksibel, tidak terbatas untuk pengukuran sikap saja tetapi untuk
mengatur persepsi responden terhadap fenomena lainnya (Sugiyono, 113,
2009). Dari jenis kuisioner pada penelitian ini, informasi yang diperoleh adalah
data kualitatif yakni sebuah data yang dinyatakan dalam bentuk bukan angka
dan di dalam ukuran skala ordinal. Agar data kualitatif ini dapat diolah dengan
komputer maka harus dikuantifikasikan yaitu pernyataan satuan dalam angka
atau dengan kata lain, diubah menjadi data kuantitatif dengan cara memberi
skor atau angka kode tertentu (Santoso Singgih, 3, 2003).
4.1.5. Analisis Data
Pada penelitian yang menggunakan data kualitatif diperlukan teknik
analisa data dengan menggunakan metode statistik. Statistik yang digunakan
untuk menganalisa data pada umumnya berupa statistik deskriptif, statistik
inferensial, statistik parametris atau statistik non parametris.
Oleh sebab itu, penelitian ini menggunakan statistik deskriptif yaitu
salah satu metode statistik untuk menganalisa data dengan cara
mendeskripsikan atau menggambarkan data yang sudah terkumpul, tanpa
membuat kesimpulan yang berlaku umum. Jadi statistik desriptif degunakan
hanya untuk mendeskripsikan data sampel, tanpa membuat kesimpulan yang
belaku umum atau populasi. Data hasil kuisioner yang telah diperoleh diolah
dengan menggunakan Software SPSS 17, lalu diolah untuk mendapatkan
perolehan hasil akhir dari data tersebut yang selanjutnya dapat dianalisa.
4.2. Analisis Deskriptif
Sebelum masuk pada pembahasan mengenai pengaruh pelaksanaan tugas
sekretaris terhadap kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi
Teknis PT Angkasa Pura 1 (PERSERO), pada bagian ini terlebih dahulu
dilakukan analisis deskriptif terhadap karakteristik responden yang digunakan
pada penelitian ini yaitu Para karyawan bagian Deputi Direktur Teknik
Perencanaan dan Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura 1 (PERSERO) sebagai
berikut:
1. Analisis Karakteristik Responden
Adapun karakteristik karyawan bagian Deputi Direktur Teknik
Perencanaan dan Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura 1 (PERSERO),
mencakup unsur-unsur pertanyaan meliputi jenis kelamin, usia, status
pendidikan dan kelas jabatan. Karateristik tersebut diharapkan dapat
memberi gambaran tentang keadaan responden, dan yang dijadikan
responden dalam penelitian ini berjumlah 25 orang. Dapat dilihat pada tabel
4.1. dan tabel 4.2. Untuk itu lebih jelasnya dapat disajikan sebagai berikut:
Rekapitulasi Variabel Pelaksanaan Tugas Sekretaris
Sumber: Data Primer yang diolah oleh : 2010
Untuk menginterprestasikan data pada tabel di 4.66. kita kembali ke hipotesis
yang menyatakan:
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
PTS10
PTS9
PTS8
PTS7
PTS6
PTS5
PTS4
PTS3
PTS 2
PTS 11 2 3 4 8765 1
09
PERTANYAAN
H0 : Tidak terdapat pengaruh antara pelaksanaan tugas sekretaris
terhadap kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan
Spesifikasi Teknis.
H1 : Terdapat pengaruh antara pelaksanaan tugas sekretaris terhadap
kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi
Teknis.
Kriteria Pengujian t test menggunakan dua sisi yaitu:
a. Jika t hitung > t tabel atau t hitung < t tabel maka H0 ditolak
b. Jika t tabel < t hitung < t tabel maka H0 diterima
Atau
Kriteria Pengujian t test menggunakan uji dua sisi:
a. Jika probabilitas < 0,05, maka H0 ditolak
b. Jika probabilitas > 0,05, maka H0 diterima
Dari perhitungan regresi linier dengan menggunakan program SPSS
for windows maka didapat hasil sebagai berikut:
Y = Kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan
Spesifikasi Teknis
a = Konstanta
b = Koefisien regresi
X = Pelaksanaan Tugas Sekretaris
Dimana :
Y = Kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi Teknis
X = Pelaksanaan Tugas Sekretaris
Y = a + bx
Y = 12,839+ 0,524x
-0,05
Ha Ha
H0
Ditolak
0
0,05
H1
Diterima
0,010 -0,010
-0,524 0,524
Keterangan dari persamaan Y = 12.839+ 0,524X adalah sebagai berikut:
a. Nilai Konstanta sebesar 12,839 menyatakan bahwa ada pengaruh
pelaksanaan tugas sekretaris dengan kinerja Deputi Direktur Teknik
Perencanaan dan Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura 1 (PERSERO)
adalah 12.839.
b. Nilai Koefisien regresi sebesar 0,524 menyatakan bahwa setiap
penambahan 1 (satu) point variabel pelaksanaan tugas, akan
meningkatkan kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan
Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura 1 (PERSERO) sebesar 13,363 (dari
12,839+ 0,524 = 13,363).
Pada tabel 4.65. diperoleh angka probabilitas (Sig.) sebesar 0,69
maka H0 ditolak. Jadi disimpulkan bahwa kedua variabel saling
berpengaruh atau signifikan antara variabel pelaksanaan tugas sekretaris
dengan kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi
Teknis PT Angkasa Pura 1 (PERSERO) yang dapat dilihat pada kurva
normalisasi pada grafik 4.7. di bawah ini :
Kurva Normalitas Uji Hipotesis antara Pelaksanaan Tugas Sekretaris dengan
Kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi Teknis PT
Angkasa Pura 1 (PERSERO)
Pada grafik 4.7. terlihat grafik kurva normalisasi pelaksanaan tugas sekretaris terhadap
kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura
1 (PERSERO), diperoleh angka probabilitas (sig. 2-tailed) sebesar 0,010 untuk satu
sisi [kolam sig. (2-tailed). Oleh karena angka tersebut lebih besar dari 0,05 maka H0
ditolak dan H1 diterima atau sebenarnya ada pengaruh yang signifikan antara
pelaksanaan tugas sekretaris terhadap kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan
Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura 1 (PERSERO).
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Setelah melakukan analisis hasil penelitian dan pembahasan yang ada di BAB
IV, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan akhir, sebagai berikut:
1) Dari hasil penelitian dapat ditarik kesimpulan bahwa karakteristik responden
pada bagian Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi Teknis PT
Angkasa Pura 1 (PERSERO) mayoritas berumur antara 36 -45 tahun, yaitu
sebesar 56% atau 14 responden. Sedangkan untuk jenis kelamin, mereka
mayoritas berjenis kelamin laki-laki yaitu sebesar 76% atau 19 responden,
untuk tingkat pendidikan, mereka mayoritas berpendidikan S1 yaitu sebesar
52% atau hanya 13 responden. Untuk status dimana mereka mayoritas
statusnya adalah menikah yaitu sebesar 88% atau sebanyak 22 responden.
2) Dari analisis data variabel pelaksanaan tugas sekretaris dapat disimpulkan
bahwa persentase (%) nilai nomor jawaban tertinggi (maximum) pada variabel
pelaksanaan tugas sekretaris bagian Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan
Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura 1 (PERSERO). Persentase (%) nilai
nomor jawaban tertinggi (maximum) pada variable pelaksanaan tugas
sekretaris terdapat pada pertanyaan nomor 4 (PTS4) yaitu kemampuan
sekretaris dalam menangani arsip dengan nilai 52% yang berarti mempunyai
pengaruh “baik”.
3) Persentase (%) nilai nomor jawaban terendah (minimum) pada variable
pelaksanaan tugas sekretaris terdapat pada pertanyaan nomor 7 (PTS7) yaitu
kegiatan sekretaris dalam penanganan telepon dengan nilai 40 % yang berarti
mempunyai pengaruh “cukup”.
4) Untuk variabel kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi
Teknis dapat disimpulkan bahwa persentase (%) nilai jawaban tertinggi
(maximum) pada variabel kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan
Spesifikasi Teknis terdapat pada pertanyaan nomor 2 (KDDTP2) yaitu
mengenai instruksi-instruksi yang diberikan oleh pimpinan terhadap sekretaris
dengan nilai 68% yang berarti mempunyai pengaruh “cukup”.
5) Persentase (%) nilai nomor jawaban terendah (minimum) pada variabel kinerja
Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi Teknis terdapat pada
pertanyaan nomor 10 (KDDTP10) yaitu pendekatan yang dilakukan pimpinan
untuk meningkatkan produktivitas kerja sekretaris dengan nilai 48% yang
berarti mempunyai pengaruh “cukup”.
6) Pada hipotesis, diperoleh secara simultan terdapat hubungan antara variabel
dependen dan variabel independen atau dengan kata lain, terdapat hubungan
antara variabel pelaksanaan tugas sekretaris terhadap kinerja Deputi Direktur
Teknik Perencanaan dan Spesifikasi Teknis. Dan diperoleh angka probabilitas
(sig.) sebesar 0,010 untuk dua sisi. Oleh karena angka tersebut jauh lebih besar
atau probabilitas (p) > dari 0,05, maka H0 ditolak. Jadi disimpulkan bahwa
kedua variabel saling berpengaruh atau signifikan antara variabel pelaksanaan
tugas sekretaris dengan variabel kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan
dan Spesifikasi Teknis.
5.2. Saran
1. Untuk meningkatkan pelaksanaan tugas sekretaris dalam mendukung
kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi Teknis PT
Angkasa Pura I (PERSERO), dibutuhkan Sumber Daya Manusia yang
tidak hanya unggul dalam kompetensi melainkan juga mempunyai sikap
dan kepribadian yang ramah dan menyenangkan. Mengingat pengaruh
pelaksanaan tugas sekretaris hanya sebesar 25% sedangkan 75%
dijelaskan oleh faktor lain diluar indikator yang ada pada kedua variabel
tersebut seperti kompetitor, tekanan pekerjaan yang belum
terealialisasikan oleh Direktur Operasi dan Teknik, stress karyawan,
permasalahan dengan rekanan perusahaan yang terkait dengan kerjasama
pengembangan bandara, dan lain-lain.
Maka perusahaan harusnya mengoutsourcing sekretaris sehingga sekretaris
mempunyai motivasi, sikap dan attitude yang lebih baik sehingga
diharapkan sekretaris tidak hanya dapat meningkatkan point kinerja Deputi
Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura I
(PERSERO) melainkan juga dapat menciptakan suasana kerja yang
menyenangkan bagi para karyawan Teknik Perncanaan. Namun mengingat
pada saat ini sudah tersedia SDM organik pada posisi sekretaris maka
penempatan SDM baru akan menunggu sampai SDM eksisting mencapai
masa purnabakti (pensiun).
DAFTAR PUSTAKA
Dubrin, Andrew, J. (2005). The Complete Ideal’s Guide: Leadership. Jakarta:
Prenada Media.
Hendarto, Hartiti dan Tulusharyono. (2006). Menjadi Sekretaris Profesional.
Jakarta: PPM.
________ http://id.wikipedia.org/wiki/Kinerja, diakses pada tanggal 17 Juni 2010.
Powers, John, Robert. (2007). Professional Secretary. Jakarta: John Powers Robert.
Santoso, Singgih. (2010). Mastering SPSS 18. Jakarta: P.T. Elex Media Komputindo,
Kompas Gramedia.
_________Sofa, Pakde. (2008). Teori Kepemimpinan.
(http://massofa.wordpress.com/2008/02/05/teori-kepemimpinan/), diakses pada
tanggal 5 Juni 2010.
Sugiyono. (2009). Metode Penelitan Administrasi dilengkapi dengan Metode R &
D. Bandung: Alfabeta.
Yatimah, Durotul. (2009). Pengembangan Sumber Daya Manusia Bidang
Keahlian:
Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran. Bandung:
Pustaka Setia.