BAB I PENGELOLAAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN FARMASI …smkkesehatanyannas.sch.id/unduh.php?file=managemen_farmasi_kel… · SMK Kesehatan Yannas Husada BAB I PENGELOLAAN ADMINISTRASI

SMK Kesehatan Yannas Husada

BAB I

PENGELOLAAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN FARMASI

A. Gudang Farmasi Kabupaten / Kotamadya (GFK)

1. Definisi Gudang Farmasi

Adalah tempat penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pemeliharaan

barang persediaan berupa obat, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan lainnya

(seperti DDT, pompa, pipa, perbekalan KB, sepeda motor / sepeda roda dua, susu bubuk,

dll) yang tujuannya akan digunakan untuk melaksanakan program kesehatan di kabupaten /

kodya yang bersangkutan.

2. Kedudukan Gudang Farmasi

Sebagai unit pelaksana teknis dalam lingkungan Depkes yang berada di bawah

dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Depkes kabupaten / kodya.

3. Susunan Organisasi Gudang Farmasi

Gudang farmasi kabupaten / kodya dibagi dalam 2 type yang didasarkan kepada :

(a) Beban kerja

(b) Jumlah kefarmasian

(c) Institusi kesehatan

(d) Jumlah penduduk yang dilayani

(e) Jumlah proyek yang dilaksanakan

(f) Intensitas tata hubungan antar Depkes dengan Pemda sesuai dengan azas

dekonsentrasi, desentralisasi dan tugas perbantuan wilayah.

Susunan Organisasi Gudang Farmasi Type A

Susunan Organisasi Gudang Farmasi Type B

Kepala GFK dalam melaksanakan tugasnya, wajib mengikuti dan mematuhi

petunjuk - petunjuk Ka. Kandepkes Kabupaten / Kota Madya sesuai dengan peraturan

perundang- undangan yang berlaku.

Kepala Gudang

Farmasi Kab./Kodya

Ur. Tata Usaha

Sub. Sie

Penyimpanan & Penyaluran

Sub. Sie

Pencatatan & Evaluasi

Kepala Gudang

Farmasi Kab./Kodya

Petugas Tata Usaha

Sub. Sie

Penyimpanan & Penyaluran

Sub. Sie

Pencatatan & Evaluasi


Fungsi Pokok Urusan Tata Usaha adalah melaksanakan tugas - tugas keuangan,

kepegawaian, tata usaha dan urusan dalam / Rumah Tangga.

Fungsi Pokok Sub Seksi Penyimpanan dan Penyaluran adalah melaksanakan

tugas-tugas penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian obat, alat

kesehatan dan perbekalan farmasi lainnya.

Fungsi pokok Sub Seksi Pencatatan dan Evaluasi adalah melaksanakan tugas-

tugas penyiapan, penyusunan rencana, pencatatan dan pelaporan serta pengamatan

mengenai persediaan, penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian obat, alat kesehatan

dan perbekalan farmasi lainnya.

4. Tugas Gudang Farmasi di Kabupaten / Kodya

Yaitu melaksanakan pengelolaan, penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian

perbekalan farmasi dan alat kesehatan yang diperlukan dalam rangka pelayanan kesehatan,

pencegahan dan pemberantasan penyakit dan pembinaan kesehatan masyarakat di

Kabupaten / Kota Madya sesuai dengan petunjuk Kakandepkes Kabupaten / Kodya.

5. Fungsi Gudang Farmasi di Kabupaten / Kodya :

(a) Melakukan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian obat,

alat kesehatan dan perbekalan farmasi.

(b) Melakukan penyiapan, penyusunan rencana, pencatatan dan pelaporan mengenai

persediaan dan penggunaan obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi.

(c) Melakukan pengamatan mutu dan khasiat obat secara umum baik yang ada

dalam persediaan maupun yang didistribusikan.

(d) Melakukan urusan tata usaha, keuangan, kepegawaian dan urusan dalam.

GFK merupakan titik sentral pengelolaan obat di Daerah tingkat II. Untuk

meningkatkan efektifitas dan efisien pengelolaan obat diperlukan adanya koordinasi

dengan unit – unit yang terkait langsung antara lain : Pemda Dati II, Dinkes Dati II,

Kandep Trans, PHB Cabang.

6. Ruang Lingkup Pengelolaan Obat di Kebupaten atau Dati II

Pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi aspek

perencanaan pengadaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan penggunaan obat.

Aspek Pengelolaan Obat meliputi :

(a) Perencanaan Pengadaan : meliputi kegiatan penentuan jenis, perhitungan dan

penetapan jumlah untuk setiap jenis obat yang akan disediakan dengan metode

perhitungan yang telah ditetapkan.

(b) Pengadaan : meliputi perencanaan pengadaan, pelaksanaan pembelian,

pemantauan status pesanan, pemeriksaan penerimaan dan pemeliharaan mutu

obat.

(c) Distribusi : meliputi kegiatan pengendalian persediaan penyimpanan, pengeluaran

dan pengiriman obat.

(d) Penggunaan : meliputi peresepan, dispersing dan penerimaan pasien.

Proses perencanaan pengadaan obat di Kabupaten / Kodya diawali di tingkat

Puskesmas dengan menyiapkan dan menyediakan data yang diperlukan dan selanjutnya

dikompilasi menjadi data Kab / Kodya dengan teknik perhitungan yang telah ditentukan.

7. Dokumen – dokumen / Formulir yang harus ada di Gudang Farmasi saat terjadi

pengelolaan obat di Dati II sebagai berikut :

a) Dokumen pada saat perencanaan pengadaan obat.

Formulir I : Kartu kompilasi pemakaian obat

Formulir II : Data 10 Penyakit terbesar


Formulir III : Lembar kerja perencanaan pengadaan obat

Formulir IV : Penyesuaian rencana pengadaan obat (untuk semua sumber

anggaran)

b) Dokumen pada saat pengadaan barang.

Formulir V : Berita acara pemeriksaan penerimaan obat

Formulir Va : Lampiran berita acara pemeriksaan penerimaan obat

Formulir VI : Buku harian penerimaan obat

Formulir VII : Formulir realisasi pengadaan obat

c) Dokumen pada saat penyimpanan barang.

Formulir VIII : Kartu stok

Formulir IX : Kartu stok induk

d) Dokumen pada saat distribusi obat.

Formulir X : Kartu rencana distribusi

Formulit XI : Buku harian pengeluaran obat

Formulir XII : Lembaran pemakaian dan lembar permintaan obat

(LPLPO)

Formulir XIII : Form surat kiriman obat

e) Dokumen pada saat pencatatan dan pelaporan

Formulir XIV : Laporan mutasi obat

Formulir XV : Laporan kegiatan distribusi

Formulir XVI : Berita acara pencacahan akhir tahun anggaran

Formulir XVIa : Laporan pencacahan obat akhir tahun anggaran

Formulir XVII : Berita acara pemeriksaan / penelitian obat untuk dihapus

Formulir XVIIa : Lampiran laporan berita acara pemeriksaan / penelitian

obat untuk dihapus.

8. Tata Cara Pengelolaan Obat / Perbekalan Farmasi di GFK

Tahapan Kegiatan Pengelolaan Obat / Perbekalan Farmasi di GFK meliputi :

(a) Perencanaan

(b) Pengadaan

(c) Penyimpanan

(d) Distribusi

(e) Pencatatan

(f) Penggunaan

(g) Penghapusan obat

(a) Perencanaan Pengadaan Obat

Kegiatan perencanaan pengadaan obat bertujuan untuk menetapkan jenis dan

jumlah obat yang sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan

dasar termasuk program kesehatan yang telah ditetapkan. Tahapan perencanaan

pengadaan obat meliputi :

(1) Tahap persiapan yang meliputi :

i. Pembentukan Tim Terpadu : yang terdiri dari Kepala Depkes Dati II, Kepala

Dinkes Dati II, Ka GF Dati II, Ka. Sie Yankes Dinkes Dati II, Ka. Sie. P3

Dinkes Dati II, Ka Puskesmas, RSUD, Beppeda Dati II, Pemda Tk II (Bag.

Kesra & perencanaan program), PT. Askes Indonesia Dati II, Kantor

Transmigrasi, dll.


ii. Penyiapan dan pengumpulam data :

- Mengkompilasikan data pemakaian obat dari seluruh unit pelayanan

kesehatan / Puskesmas dari LPLPOB

- Menyusun data 10 penyakit terbesar

- Menyiapkan data pencacahan obat pada akhir tahun anggaran untuk tingkat

GFK dan Puskesmas

- Menyiapkan data tentang obat yang akan diterima pada tahun berjalan

- Menyiapkan daftar harga setiap jenis obat (digunakan harga patokan obat

inpres tahun lalu)

(2) Tahap pelaksanaan meliputi :

i. Perhitungan kebutuhan obat dengan menggunakan methode konsumsi, yaitu

methode rata – rata dengan memperhatikan kemungkinan kenaikan jumlah

kunjungan, waktu tunggu (lead time) dan jumlah stock penyangga (buffer

stock) serta jumlah kebutuhan obat selama 1 tahun.

Rumus perhitungan jumlah kebutuhan untuk periode yang akan datang dengan

menggunakan methode konsumsi adalah : Jumlah kebutuhan obat 1 tahun = 12 x pemakaian rata – rata / bulan (x) + persentase kenaikan

kunjungan (10%) + stock penyangga (10%) + waktu tunggu

(6 bulan pemakaian) = 20,4 kali Catatan :

Waktu tunggu tidak selalu 6 bulan. Waktu tunggu untuk masing – masing

daerah dapat berbeda (tergantung pada letak geografis)

ii. Proyeksi kebutuhan untuk perencanaan pengadaan obat menghitung rancangan

pengadaan obat periode tahun yang akan dating dapat menggunakan rumus :

a =

b + c + d – e – f

a = Rancangan pengadaan obat tahun yang akan datang

b = Kebutuhan obat untuk sisa periode berjalan ( april – maret )

c = kebutuhan obat untuk tahun yang akan datang

d = Rancangan stok akhir

e = Stok awal periode berjalan / stok per 31 Maret di GFK dan Unit Yankes

f = Rencana penerimaan obat pada periode berjalan ( april s/d maret )

Menetapkan rancangan stok akhir periode yang akan datang.

Rancangan stok akhir diperkirakan = hasil perkalian antara waktu tunggu

dengan estimasi pemakaian rata – rata / bulan di tambah stok penyangga

Contoh soal :

Andaikan perencanaan dibuat tanggal 1 Januari 2003 dan waktu tunggu

= 6 bulan serta rata – rata pemakaian obat tiap bulan x.

Umpama stok awal 8 x, maka dapat dihitung :

Rencana penerimaan obatperiode berjalan = 3x

Rata – rata kebutuhan obat tiap bulan = 300 capsul @ Rp. 1.000

b = 1/1 s/d

1/4 = 3 bulan = 3x

c = 20,4

d = 6 x

e = 8 x

f = 3 x

Maka a = b + c + d – e – f

= 3 x + 20,4 x + 6 x + 8 x + 3 x


= 40,4 x

= 40,4 x X 300 X Rp. 1.000

= Rp. 12.120.000

Jadi, rancangan pengadaan obat periode tahun yang akan datang Rp. 12.120.000

iii. Penyesuaian rancangan belanja obat dengan anggaran obat total yang tersedia

di Dati II. Kegiatan yang dilakukan :

(1) Melakukan analisis ABC – VEN

Analisa ABC (pareto) adalah pengklasifikasian obat berdasarkan jumlah

penyerapan dana, yang terdiri dari :

- Klasifikasi A menyerap dana sampai 70 %

- Klasifikasi B menyerap dana sampai 20 %

- Klasifikasi C menyerap dana sampai 10 %

Dalam pengisian tabel analisa pareto (ABC), penandaan obat klasifikasi A

adalah berdasarkan prosentase akumulatif lebih kecil atau sampai

mencapai 70 %. Sedangkan obat dengan klasifikasi B dengan prosentase

akumulatif mencapai lebih besar dari 70 % sampai mencapai 90 %. Dan

obat dengan klasifikasi C prosentase akumulatif melebihi 90 % hingga

100 %.

VEN adalah metoda pengklasifikasian obat berdasarkan tiga golongan,

yaitu :

V = Very Essential

E = Essential

N = Non Essential

(2) Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian kebutuhan dengan

anggaran yang tersedia

(3) Menyusun prioritas kebutuhan & penyesuaian kebutuhan berdasar data 10

penyakit terbesar

iv. Pengalokasian kebutuhan obat persumber anggaran. Kegiatan yang dilakukan :

(1) Menetapkan kebutuhan anggaran untuk masing – masing obat per sumber

anggaran

(2) Menghhitung presentase belanja untuk masing – masing obat terhadap

masing – masing sumber anggaran

(3) Menghitung presentase angaran masing – masing obat terhadap total

anggaran dari semua sumber.

(b) Pengadaan

Pengadaan merupakan proses untuk penyediaan obat yang dibutuhkan di unit

pelayanan kesehatan. Tujuan pengadaan obat adalah agar tersedianya obat dengan

jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin serta

dapat diperoleh pada saat diperlukan. Langkah – langkah dalam pengadaan barang :

(1) Pemilihan metode pengadaan

(2) Pemilihan pemasok

(3) Pemantauan status pesanan

(4) Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat

(5) Penerimaan dan pemeriksaan obat

Metoda pengadaan obat ada 4 macam, yaitu :

Pelelangan umum

Pelelangan terbatas


Pemilihan langsung

Pembelian / pengadaan langsung

Kegiatan penerimaan dan pemeriksaan obat :

Penyusunan rencana pemasukan obat

Penerimaan obat

Pemeriksaan mutu obat

Pengisian berita acara pemeriksaan dan penerimaan obat

Pencatatan harian penerimaan obat

Pengisian formulir realisasi pengadaan obat

(c) Penyimpanan

Penyimpanan adalah suatu kegiatan meyimpan dan memelihara dengan cara

menempatkan obat – obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari

pencurian serta gangguan baik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan

penyimpanan obat :

(1) Memelihara mutu obat

(2) Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab

(3) Menjaga kelangsungan persediaan

(4) Memudahkan pencarian dan pengawasan

Kegiatan Penyimpanan Obat :

(1) Pengaturan tata ruang

Pertimbangan dalam menentukan tata ruang adalah :

- Kemudahan bergerak arus barang

- Sirkulasi udara yang baik

- Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet

- Kondisi penyimpanan khusus untuk vaksin, narkotika dan alkohol atau zat

yang mudah terbakar

(2) Penyusunan stock obat

Pengaturan stock obat dilakukan dengan langkah – langkah sebagai berikut :

- Penerapan prinsip FIFO dalam penyimpanan dan pengeluaran barang

- Penyimpanan khusus untuk narkotika dalam lemari terkunci, vaksin dalam

lemari pendingin, alkohol dan zat –zat yang mudah terbakar dalam ruang

terpisah.

- Obat yang mempunyai batas kadaluwarsa disimpan dan dikeluarkan terlebih

dahulu bagi obat yang mendekati habis waktu kadaluwarsanya.

- Pallet digunakan untuk menyimpan obat dalam kemasan besar

- Obat berbentuk syrup dan cairan diletakkan pada rak / lemari yang paling

bawah

- Cantumkan nama masing – masing obat pada rak dengan rapi.

(3) Pencatatan stock obat

Fungsi pencatatan kartu stock :

- Untuk mencatat mutasi obat

- Alat bantu untuk menyusun laporan, prencanaan pengadaan, distribusi,

pengendalian persediaan dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik

dalam tempat penyimpanan

(4) Pengamanan mutu obat

Mutu obat yang disimpan di gudang dapat mengalami perubahan karena faktor

fisika maupun kimia. Perubahan mutu obat dapat diamati secara visual. Jika

dari pengamatan visual diduga ada kerusakan yang tidak dapat ditetapkan

dengan cara organoleptis, harus dilakukan sampling untuk pengujian

laboratorium.


Tanda – tanda perubahan mutu obat adalah sebagai berikut :

Tablet : - terjadi perubahan warna, bau atau rasa

- kerusakan berupa noda, berbintik – bintik, lubang,

sumbing, pecah, retak dan atau terdapat benda – benda

asing, jadi bubuk dan lembab

- kaleng atau botol rusak, sehingga dapat mempengaruhi

mutu obat

Kapsul : - perubahan warna isi kapsul

- kapsul terbuka, kosong, rusak atau melekat satu dengan

lainnya

Tablet salut : - pecah – pecah, terjadi perubahan warna

- basah dan lengket satu dengan yang lainnya

- kaleng atau botol rusak, sehingga menimbulkan kelainan

fisik

Cairan : - menjadi keruh atau timbul endapat

- konsistensi berubah

- warna atau rasa berubah

- botol – botol plastik rusak atau bocor

Salep : - warna berubah

- pot atau tube rusak atau bocor

- bau berubah

Injeksi : - kebocoran wadah (vial, ampul)

- terdapat partikel asing pada serbuk injeksi

- larutan yang seharusnya jernih tampak keruh atau ada

endapan

- warna larutan berubah

Tidak lanjut terhadap obat yang terbukti rusak adalah :

- Dikumpulkan dan disimpan terpisah

- Dikembalikan / diklaim sesuai aturan yang berlaku

- Dihapuskan sesuai dengan aturan yang berlaku

(d) Distribusi

Distribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan

pengiriman obat – obatan yang bermutu terjamin keabsahan serta tepat jenis dan

jumlah dari gudang obat secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan unit

– unit pelayanan kesehatan. Tujuan distribusi adalah :

(1) Terlaksananya pengiriman obat secara teratur dan merata sehingga dapat

diperoleh pada saat dibutuhkan

(2) Terjamin kecukupan dan terpelihara efisiensi penggunaan obat di unit

pelayanan kesehatan

(3) Terlaksana pemerataan kecukupan obat sesuai kebutuhan pelayanan dan

program kesehatan.


Kegiatan Distribusi :

Kegiatan Distribusi Rutin, mencakup distribusi untuk kebutuhan pelayanan

umum diunit pelayanan kesehatan. Kegiatan yang dilakukan adalah :

1) Perencanaan distribusi.

2) Penetapan frekwensi pengiriman obat.

3) Penyusunan peta lokasi, jalur dan jumlah pengiriman obat.

Kegiatan Distribusi Khusus, mencakup distribusi obat program dan perbekalan

kesehatan (untuk pelaksanaan program kesehatan yang telah ditetapkan)

Kegiatan distribusi khusus di Gudang Farmasi Kabupaten/Kotamadya dilakukan

sebagai berikut :

1. Gudang Farmasi Kabupaten/Kotamadya menyusun rencana distribusi obat

untuk masing-masing program sesuai dengan rencana pelaksanaan kegiatan

program yang diterima dari Provinsi atau Dinas Kesehatan Daerah Tingkat II.

Gudang Farmasi Kabupaten /Kotamadya bekerja sama dengan penanggung

jawab program, mengusahakan pendistribusian obat sebelum pelaksanaan

kegiatan masing-masing program.

2. Distribusi obat program kepada Puskesmas dilakukan atas permintaan

penanggung jawab program yang diketahui oleh Kepala Dinas Kesehatan

Tingkat II.

3. Untuk pelaksanaan program penanggulangan penyakit tertentu seperti malaria,

frambusia dan penyakit kelamin, bilamana obatnya diminta langsung oleh

petugas program kepada Gudang Farmasi Kabupaten/Kotamadya tanpa melalui

Puskesmas, maka petugas yang bersangkutan harus membuat laporan

permintaan dan pemakaian obat yang diketahui oleh Kepala Dinas Kesehatan

Dati II.

4. Obat program yang diberikan langsung oleh petugas program kepada penderita

di lokasi sasaran, diperoleh/diminta dari Puskesmas yang membawahi lokasi

sasaran. Setelah selesai pelaksanaan pemberian obat, bilamana ada sisa obat

harus dikembalikan ke Puskesmas yang bersangkutan. Khusus untuk program

diare diusahakan ada sejumlah persediaan obat di Posyandu yang pengadaannya

diatur oleh Puskesmas.

Tata cara pendistribusian obat

1. Gudang Farmasi Daerah Tingkat II (Gudang Farmasi) melaksanakan distribusi

obat ke Puskesmas dan Rumah Sakit di wilayah kerjaya sesuai dengan

kebutuhan masing-masing Unit Pelayanan Kesehatan.

2. Puskesmas induk mendistribusikan kebutuhan obat-obatan untuk Puskesmas

Pembantu, Puskesmas Keliling dan Unit-Unit Pelayanan Kesehatan lainnya

yang ada di wilayah binaannya.

3. Distribusi obat-obatan dapat pula dilaksanakan langsung dari Gudang Farmasi

ke Puskesmas Pembantu sesuai dengan situasi dan kondisi wilayah atas

persetujuan kepala Puskesmas yang membawahinya.

4. Tata cara pengiriman obat ke Unit Pelayanan Kesehatan dapat dilakukan

dengan cara penyerahan yaitu pengiriman dan pengawasan pengiriman obat

dilakukan oleh Gudang Farmasi. Cara lain adalah dengan pengambilan bila

puskesmas / RS mengatur sendiri pengambilan obat dari Gudang Farmasi.

5. Obat-obatan yang akan dikirim ke Puskesmas atau rumah sakit harus disertai

dengan dokumen penyerahan/pengiriman obat.

6. Sebelum dilakukan pengepakan atas obat-obat yang akan dikirim, maka perlu

dilakukan periksaan terhadap:

- jenis dan jumlah obat


- kualitas atau kondisi obat

- isi kemasan dan kekuatan sediaan

- kelengkapan dan kebenaran dokumen pengiriman obat.

7. Tiap pengeluaran obat dari Gudang Farmasi harus segera dicatat pada kartu

stok dan kartu stok induk obat serta Buku Harian Pengeluaran Obat.

Pencatatan pendistribusian obat; meliputi pencatatan dalam:

1. Kartu Rencana Distribusi

2. Buku harian pengeluaran obat

3. Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO)

4. Surat kiriman obat

(e) Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan data obat di Gudang Farmasi Kabupaten / Kotamadya

merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka penatausahaan obat-obatan secara

tertib, baik obat-obatan yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang

digunakan di unit-unit pelayanan, di Puskesmas dan Rumah Sakit.

Tujuan Pencatatan dan Pelaporan adalah tersedianya data mengenai jenis dan

jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran / penggunaan dan data mengenai

waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat.

Sebagian dari kegiatan pencatatan dan pelaporan obat ini telah diuraikan pada

masing-masing aspek pengelolaan obat. Berikut ini akan diuraikan secara ringkas

kegiatan pencatatan dan pelaporan obat yang perlu dilakukan oleh GFK.

1. Pencatatan dan Pengolahan Data Untuk Mendukung Perencanaan Pengadaan

Obat.

a. Kartu Rencana Distribusi.

b. Perhitungan tingkat kecukupan obat per UPK.

Kegiatan ini perlu dilakukan untuk memastikan bahwa rencana distribusi akan

dapat didukung sepenuhnya oleh sisa stok obat dalam gudang penyimpanan

Gudang Farmasi.

Perhitungan dilakukan langsung pada Kartu Rencana Distribusi Obat. Tingkat

kecukupan dihitung dari sisa stok obat di Gudang Farmasi dibagi dengan total

kebutuhan stok optimum obat Unit Pelayanan Kesehatan.

Jika tingkat kecukupan obat semakin menurun maka petugas Gudang Farmasi

dapat mempergunakan catatan pada Kartu Realisasi Pengadaan Obat untuk

memberikan umpan balik kepada sumber dana obat agar mempercepat

pengadaan obat yang alokasinya telah disetujui.

Jika ternyata semua pengadaan telah dilakukan, maka petugas Gudang Farmasi

harus segera menyesuaikan stok optimum obat bersangkutan untuk seluruh

UPK.

Tingkat kecukupan sisa stok obat di Gudang Farmasi dalam mendukung

rencana distribusi harus selalu dilaporkan kepada Kepala Dinas Kesehatan

Tingkat II setempat.

2. Laporan Pengelolaan Obat.

Sebagai unit kerja yang secara fungsional berada di bawah dan langsung

bertanggung jawab kepada Kepala Dinas Kesehatan Tingkat II, maka Gudang

Farmasi memiliki kewajiban untuk melaporkan kegiatan pengelolaan obat yang

dilaksanakan.


Laporan yang perlu disusun GFK terdiri dari :

Laporan Mutasi Obat.

Laporan Kegiatan Distribusi.

Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran.

Laporan Tahunan / Profile Pengelolaan Obat Dati II.

(f) Penggunaan

Penggunaan obat merupakan salah satu mata rantai yang tidak dipisahkan dengan

fungsi pengelolaan obat lainnya, yaitu perencanaan, pengadaan dan pendistribusian

obat. Aspek penggunaan obat di Gudang Farmasi Kabupaten / Kotamadya

diletakkan dalam konteks dukungan terhadap kerasionalan peresepan, meliputi hal-

hal sebagai berikut :

Pengendalian kecukupan suplai.

Jaminan mutu obat.

Evaluasi konsumsi obat terhadap pola morbiditas.

Penerapan pedoman pengobatan yang telah ditetapkan.

Penggunaan obat secara rasional

Penggunaan obat yang tepat sesuai pedoman / standar terapi akan dapat

menunjang optimasi penggunaan dana, meningkatkan cakupan dan mutu pelayanan

kesehatan. Ketepatan penggunaan obat di unit pelayanan kesehatan perlu didukung

antara lain dengan tersedianya obat yang tepat jenis dan jumlahnya serta mutu yang

baik.

Penggunaan obat dikatakan tepat / rasional, jika obat yang diberikan

memenuhi kriteria di bawah ini :

1. sesuai standar terapi yang ditetapkan untuk diagnosa yang di tegakkan.

2. tersedia pada saat dibutuhkan.

3. diberikan dengan dosis yang tepat.

4. cara pemberian dengan interval waktu pemberiaan yang tepat.

5. lama pemberiaan tepat.

6. harus efektif, aman dan mutu terjamin.

Dari keenam kriteria tersebut, maka criteria ketersediaan obat (butir 2) dan jaminan

mutu (butir 6) merupakan kontribusi eksklusif dari aspek pengelolaan obat

yang akan mendukung aspek medik dari pemberiaan obat oleh penulis resep

(butir 1, 3, 4 dan 5)

Faktor yang mempengaruhi terjadinya penggunaan obat yang tidak rasional

Secara umum faktor-faktor yang mempengaruhi terjadinya penggunaan obat

yang tidak rasional antara lain adalah :

1. Pemberian pengobatan belum didasarkan pada pedoman terapi yang telah

ditetapkan.

2. Kurangnya sarana penunjang untuk membantu menegakkan diagnosa yang

tepat.

3. Informasi yang sering “bias” yang dilakukan oleh industri farmasi akan

berakibat adanya peresepan obat-obat yang tidak tepat dan tidak sesuai dengan

kebutuhan pengobatan yang diperlukan.

4. Adanya tekanan dari pasien dalam bentuk permintaan untuk meresepkan obat-

obat berdasarkan pilihan pasien sendiri.

5. Sistem perencanaan dan pengelolahan obat yang lemah juga akan mendorong

terjadinya penggunaan obat yang tidak rasional. Salah satu contoh adalah

terbatasnya jumlah obat yang tersedia sehingga peresepan obat hanya

didasarkan pada jenis obat yang ada dalam persediaan.


Dampak ketik rasionalan penggunaan obat terhadap suplai obat.

Dari sudut penyediaan obat, dampak ketidak rasionalan penggunaan obat dapat

berakibat pada :

- Kualitas data penyakit akibat dari penetapan diagnosa yang keliru.

- Kualitas data konsumsi yang akan dijadikan dasar bagi perencanaan kebutuhan

obat.

- Pengadaan obat yang tidak cost effective, karena kurang mendukung pola

morbiditas.

- Pemborosan biaya.

Peran Gudang Farmasi dalam peningkatan penggunaan rasional

Gudang Farmasi dapat berperan dalam meningkatkan penggunaan obat secara

rasional melalui :

1. Perencaan obat terpadu di Dati II.

Perencanaan pengadaan obat yang didasarkan pada hasil analisis/evaluasi atas

data pola penyakit dan data penggunaan di UPK yang diolah oleh Gudang

Farmasi dan usulan dari unit pelayanan kesehatan dan unit kerja terkait lainnya

dalam rangka penyusunan rancangan pengadaan obat di setiap Daerah Tingkat

II diharapkan dapat menghasilkan penyediaan obat sesuai kebutuhan di unit

pelayanan kesehatan .

2. Distribusi obat.

Pendistribusian obat secara tepat jenis, tepat jumlah dan tepat waktu akan

sangat membantu upaya peningkatan secara rasional dimana peresepan obat

dapat di laksanakan berdasarkan pada kebutuhan, tidak didasarkan pada obat

yang tersedia.

3. Informasi dini atas pola penggunaan obat di unit pelanan kesehatan.

Berdasarkan evaluasi/analisis data penggunaan obat yang disampaikan melalui

LPLPO/LB2, Gudang Farmasi dapat memberikan informasi kepada Puskesmas

mengenai pola penggunaan obat di masing-masing Puskesmas. Informasi dapat

diberikan secara selektif sesuai prioritas, misalnya :

- pola penggunaan antibiotika antar Puskesmas.

- perbandingan penggunaan antibiotika dengan jumlah kunjungan kasus.

- perbandingan penggunaan jenis antibiotika dengan jenis penyakit.

- tingkat penggunaan obat suntik.

Informasi inidisampaikan oleh kepala Gudang Farmasi Kabupaten/Kotamadya

melalui Kepala Dinas Kesehatan Daerah Tingkat II pada acara pertemuan

bulanan antara Dinas Kesehatan Daerah Tingkat II dengan dokter Puskesmas

atau disampaikan langsung kepada masing – masing unit pelayanan kesehatan.

Dengan penyampaian informasi ini secara berkala dan berkelanjutan diharapkan

penggunaan obat yang lebih tepat di Puskesmas akan dapat di tingkatkan.

Dari kegiatan-kegiatan di atas diharapkan petugas Puskesmas akan dapat :

Mengenal dan mengidentifikasi berbagai masalah penggunaan obat

yang tidak tepat.

Memahami berbagai dampak ketidak tepatan penggunaan obat.

Mengenal dan memahami berbagai factor yang berpengaruh terhadap

terjadinya penggunaan obat yang tidak tepat.


(g) Penghapusan Obat

Penghapusan adalah rangkaian kegiatan dalam rangka pembebasan obat-obatan

milik/kekayaan Negara dari tanggung jawab berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku.

Tujuan Penghapusan Obat adalah sebagai berikut :

1. Penghapusan pertanggung jawaban petugas terhadap obat-obatan yang

diurusnya, yang sudah ditetapkan untuk dihapuskan sesuai ketentuan yang

berlaku.

2. Menghindarkan pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan dan

lain-lain) atas barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara.

3. Menjaga keselamatan kerja dan menghindarkan diri dari pengotoran lingkungan

Cara-cara Penghapusan :

Bupati/Walikota KDH Tk.II mengeluarkan Surat Keputusan Penghapusan Obat.

Dalam Surat Keputusan ini ditentukan cara penghapusan yaitu dengan jalan

Pemusnahan Obat.

Penghapusan dengan cara Pemusnahan.

1. Kepala Dinas Kesehatan Dati II, membentuk Panitia Pemusnahan, dengan

tugas-tugas antara lain :

Menentukan cara-cara pemusnahan dengan memperhatikan ketentuan

yang berlaku di bidang AMDAL.

Menyiapkan obat-obatan yang akan dimusnahkan.

Menyiapkan pelaksanaan pemusnahan, sesuai dengan tata cara yang

disetujui.

Membuat Berita Acara Pemusnahan.

Menyampaikan laporan pelaksanaan pekerjaan kepada Bupati / Walikota

KDH Tingkat II setempat.

2. Berdasarkan laporan dari Panitia Pemusnahan, Bupati / Walikota KDH

Tingkat II setempat melaporkan kepada Gubernur KDH Tingkat I, tentang

pelaksanaan Surat Keputusan Pemusnahan, yaitu :

Surat pengantar laporan pelaksanaan dari Kepala Dinas Kesehatan Dati II.

Berita Acara Pemusnahan.

B. Pengelolaan Obat di Puskesmas

1. Sasaran pokok pencatatan, pengolahan dan pelaporan obat di puskesmas :

Terlaksananya tertib administrasi dan pengelolaan obat

Tersedianya data yang akurat dan tepat waktu

Tersedianya data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian oleh unit yang

lebih tinggi

2. Macam – macam format pencatatan dan pelaporan obat di puskesmas dan sub unit

pelayanan kesehatan :

Kartu stock obat

Laporan pemakaian dan lembar permintaan obat ( LPI.PO )

Buku catatan harian penerimaan dan pemakaian obat

Buku catatan harian penerimaan resep

Laporan obat rusak / Daluarsa

Surat pernyataan obat hilang


3. Tugas dan wewenang

a) Kepala Puskesmas

Bertanggung jawab atas pelaksanaan pengelolaan obat dan pencatatan

pelaporan di Puskesmas.

Mengawasi dan membina pelaksanaan pengelolaan obat dan pencatatan

pelaporan

Mengajukan permintaan obat kepada Kadinkes Dati II / Ka GFK setempat.

Menyampaikan laporan bulanan pemakaian obat kepada Kadinkes Dati II

setempat

Melaporkan semua obat yang hilang, rusak, daluarsa dan obat yang tidak

dibutuhkan kepada Kadinkes Dati II / GFK setempat.

Mengembalikan obat – obatan yang tidak dibutuhkan, rusak dan daluarsa

kepada Kadinkes Tk II / GFK.

b). Petugas Gudang Obat Puskesmas

Menerima, menyimpan, memelihara obat yang ada di gudang membuat catatan

mutasi obat yang keluar maupun yang masuk gudang tobat Puskesmas dalam

kartu stok.

Mempersiapkan data penerimaan dan pemakaian obat

Mengkompilasi data pemakaian dan sisa obat dari masing – masing sub unit

Mempersiapkan laporan pemakaian dan permintaan obat

Menerima, menyimpan dan memelihara LPLPO yang sudah diisi.

Melayani permintaan obat oleh kamar obat dan Puskesmas Pembantu

Menerima dan mengumpulkan obat rusak / daluarsa dari gudang simpanannya,

kamar obat dan Puskesmas Pembantu

Mempersiapkan laporan obat hilang, rusak dan daluarsa

Melaporkan obat yang tidak dipakai, hilang, rusak dan daluarsa kepada Kepala

Puskesmas

Menyimpan kartu stok selama 10 tahun

c). Petugas Kamar Obat Puskesmas

Menyimpan, memelihara dan membuat catatan mutasi obat yang diterima

maupun yang dipakai oleh kamar obat Puskesmas dalam bentuk Buku Catatan

Harian Penerimaan dan Pemakaian Obat

Memberi tanda “ UMUM “ pada resep – resep untuk pasien umum

Memberi tanda “ PHB “ pada resep – resep untuk peserta PHB Asuransi

Kesehatan.

Memberi tanda “ Gratis “ pada resep – resep untuk pasien yang tidak membayar

biaya pelayanan.

Memelihara dan menyimpan resep obat secara tertib ( untuk bukti pengeluaran

obat kepada pasien )

Setiap awal bulan mempersiapkan data pemakaian obat dan jumlah penerimaan

resep ( umum, PHB dan gratis )

Membuat laporan dan secara berkala mengajukan permintaan obat kepada

Kepala Puskesmas / Petugas Gudang Obat.

Melayani permintaan obat untuk keperluan Kamar Suntik, Puskesmas Keliling

dan Posyandu

Menyimpan dan memelihara obat yang ada di Kamar Obat.

Menyerahkan kembali obat rusak / daluarsa kepada Petugas Gudang Obat.


d). Petugas Kamar Suntik

Menyimpan, memelihara dan membuat catatan obat yang digunakan maupun

yang diterimanya dalam bentuk Buku Catatan Harian Penerimaan dan

Pemakaian Obat.

Setiap awal bulan (atau jika stok hampir habis) mempersiapkan data pemakaian

obat dan melaporkan serta mengajukan permintaan obat kepada Kepala

Puskesmas / Petugas Kamar Obat.

Menyimpan obat yang ada di Kamar Suntik dengan baik / pada tempat yang

sesuai.

Menyerahkan kembali obat rusak / daluarsa kepada Kepala Puskesmas /

Petugas Kamar Obat.

e). Petugas Obat Puskesmas Pembantu

Menyimpan, memelihara dan membuat catatan obat yang digunakan maupun

yang diterima oleh Puskesmas Pembantu dalam bentuk Buku Catatan Harian

Penerimaan dan Pengeluaran Obat.

Setiap awal bulan mempersiapkan data pemakaian obat, sisa stok dan

melaporkan serta mengajukan permintaan obat kepada Kepala Puskesmas /

Petugas Gudang Obat.

Menyimpan resep – resep obat sebagai bukti penggunaan obat.

Menyerahkan kembali obat rusak / daluarsa kepada Kepala Puskesmas /

Petugas Gudang Obat.

f). Petugas Lapangan Puskesmas Keliling / Posyandu

Setiap kali melaksanakan kegiatan lapangan, mengajukan permintaan obat yang

diperlukan kepada Kepala Puskesmas / Petugas Kamar Obat

Mencatat pemakaian dan sisa obat

Menyimpan resep – resep obat sebagai bukti penggunaan obat

Setelah selesai dengan kegiatan lapangan, segera mengembalikan sisa obat

kepada Kepala Puskesmas.

4. Kartu Stok

a). Fungsi Kartu Stok

Sebagai sumber informasi tentang mutasi obat (penerimaan, pengeluaran,

hilang, rusak atau daluarsa)

Sebagai sumber data untuk menyusun LPLPO ( Laporan Pemakaian dan

Lembar Permintaan Obat )

Sebagai dokumen negara yang harus disimpan dan dipelihara secara tertib

selama 10 tahun.

b). Kegiatan yang dilakukan :

Letakkan kartu stok bersama obat bersangkutan pada lokasi penyimpanan

Pencatatan dilakukan secara rutin dar hari ke hari

Setiap terjadi mutasi obat langsung dicatat dalam kartu stok

Setiap ditemukan obat rusak / daluarsa atau hilang langsung dicatat di kartu

stok

Pada setiap akhir bulan jumlahkan penerimaan dan pengeluaran obat

c). Manfaat informasi di dalam kartu stok

Informasi di dalam kartu stok digunakan untuk :

Pengisian formulir LPL.PO

Menentukan jenis dan jumlah permintaan obat


Mengendalikan neraca pemasukan dan pengeluaran obat

d). Format kartu stok :

KARTU STOK GUDANG OBAT PUSKESMAS

Nama Obat : ……………………………….. Satuan : ………………………………..

Satuan Kemasan : ………………………………..

No. Kode : ………………………………...

Puskesmas : ……………………….

Kecamatan : ………………………. Kab/Kodya : ……………………….

Tgl No. Dokumen

Dari / Kepada

Penerimaan Pengeluaran Tgl Kadaluarsa

Sisa Stok

Paraf Ket.

1 2 3 4 5 6 7 8 9

5. Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO)

a). Pihak – pihak yang menggunakan LPL.PO

Gudang obat Puskesmas

Kamar obat

Kamar suntik

Puskesmas pembantu

Puekesmas keliling

Posyandu

b). Fungsi LPL.PO

Laporan pemakaian obat bulanan

Lembar permintaan obat

Laporan kunjungan resep

Dokumen bukti pengeluaran obat / sumber informasi

Dokumen bukt penerimaan obat / sumber informasi

Sumber informasi untuk perencanaan

Sarana untuk monitoring dan evaluasi persediaan dan penggunaan obat

Sumber informasi untuk melakukan supervisi dan pembinaan (hasil pengolahan

LPLPO)

Sarana untuk meningkatkan kepatuhan petugas dalammenyampaikan laporan

pemakaian obat

c). Kegiatan yang harus dilakukan :

Catat semua mutasi obat yang terjadi ( penerimaan, pengeluaran, obat rusak dan

lain – lain ). Pada kartu stok secara rutin, tertib dan tepat waktu

Kompilasi data obat dari masing – masing Sub Unit ( dari LPL.PO Sub Unit )

Laksanakan pengisian LPL.PO dengan memanfaatkan data dari kartu stok

gudang obat puskesmas dan data hasil kompilasi laporan dari setiap Sub Unit.

d). Sumber data pengisian LPLPO :

Kartu stok

Buku Catatan harian penerimaan dan pemakaian obat


Buku catatan harian penerimaan resep

e). Manfaat informasi LPLPO :

Mengendalikan tingkat stok di masing – masing Unit / Sub Unit Pelayanan

Kesehatan

Perencanaan distribusi

Perencanaan kebutuhan obat

Memantau pola penggunaan obat

Format LPLPO

LAPORAN PEMAKAIAN dan LEMBAR PERMINTAAN OBAT PUSKESMAS

PUSKESMAS : ............... KECAMATAN : ............... PELAPORAN BULAN / PERIODE : ............ DOKUMEN NO : ..............

KODYA : ............... PERMINTAAN BULAN / PERIODE : ............. GFK : ...............

PUSKESMAS : ...............

No. Nama Obat Satuan Stok

Awal Peneri- maan

Perse- diaan

Pema-kaian

Sisa Stok

Stok Opt.

1 PHB A Ket

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

1 Air Raksa Dental use

Btl

2 Aminofilin inj.

24mg/ml–10 ml

Amp

3 Aminofilin Tablet 10 mg

Tab

4 Amitriptilin

HCl tabb. Salut 25 mg

Tab

5 Amoksisilin

Kaps. 250 mg

Kaps

6 Amoksisilin dry Syr. 125mg/5ml

Btl

7 Ampisilina

Kaplet 500 mg

Kapl

8 Ampisilina dry Syr. 125 mg/ml

Btl

9 Antalgin

Tabl. 500 mg

Tab

10 Antasida DOEN

tabl. kombinasi

Tab

Jumlah kunjungan resep Umum PHB Jumlah

Bayar Tidak Bayar

Mengetahui / menyetujui Yang menyerahkan Yang meminta

Kepala Dinkes II Kepala GFK Pimpinan Puskesmas

( ……………………… ) ( …………………. ) ( …………………. )

6. Buku Catatan harian Penerimaan dan Pemakaian Obat a). Pihak – pihak yang menggunakan Buku Catatan Harian Penerimaan dan Pemakaian Obat :

Kamar Obat

Kamar Suntik

Puskesmas Pembantu

Puskesmas Keliling

Posyandu


b). Fungsi Buku Catatan Harian Penerimaan dan Pemakaian Obat :

Mencatat penerimaan dan pemakaian obat

Sumber data untuk menyusun laporan bulanan menggunakan format LPL.PO


Sediakan sebuah buku tulis ukuran folio dengan tebal 100 halaman dan buat

lajur seperti contoh dibawah ini.

Catat nama obat yang tersedia. Untuk satu jenis obat disediakan 1 – 2 halaman.

Laksanakan pencatatan atas penerimaan dan pemakaian obat.

Setiap akhir bulan jumlahkan seluruh penerimaan dan pemakaian obat dalam

satu bulan.

d). Format Buku Catatan Harian Penerimaan dan Pemakaian Obat :

Nama Obat : ..................... TGL / TH PENERIMAAN PEMAKAIAN SISA KET

1/7 – 93

.

.

.

dst s/d

31/7 – 93

Jumlah

e). Manfaat :

Untuk pengisian format LPLPO Sub Unit PK.

7. Laporan Obat rusak dan atau Daluarsa

a) Pihak – pihak yang menggunakan laporan obat rusak dan atau daluarsa :

Kepala Puskesmaa

Petugas Pengelola Obat

b). Kegiatan yang harus dilakukan :

Mengumpulkan obat – obatan yang rusak dan atau daluarsa

Catat jenis dan jumlah obat yang rusak / daluarsa tersebut pada formulir laporan

obat rusak / daluarsa seperti terlampir.

Catat jumlah obat yang rusak / daluarsa pada kartu stok pada kolom

pengeluaran.

Isi format laporan.

Kirimkan obat yang rusak / daluarsa bersama – sama laporan ke Dinas

Kesehatan Dati II

c). Manfaat informasi laporan Obat rusak dan atau daluarsa :

Untuk memperbarui catatan mutasi obat dalam kartu stok pada satuan kerja

yang melaporkan dan yang menerima kembali obat rusak / daluarsa.

Untuk mengetahui persediaan obat yang betul – betul dapat dipakai

Sebagai informasi awal untuk menelusuri penyebab kerusakan obat


d). Contoh Format Laporan Obat Rusak dan atau Daluarsa.

Laporan Obat Rusak / Daluarsa

No Jenis Obat No. Batch /

No. Lot

Tgl Daluarsa Jumlah Keterangan

1 2 3 4 5 6

1 Ampisilin 500mg Dp 10012356 01 – 6 – 92 100 Kaplet Daluarsa

2 Tiamin HCl 50mg Thm 11757 700 Tablet Rusak

Yang menerima Melaporkan / Menyerahkan Obat

( ……………… ) ( ………………)

8. Surat Pernyataan Obat Hilang

a). Pihak yang menggunakan :

Kepala Puskesmas

Petugas Pengelola

b. Pihak yang menyimpan untuk diproses lebih lanjut :

Lembar pertama untuk Dinas Kesehatan Dati II

Lembar kedua untuk Gdang Farmasi Kabupaten / Kodya

Lembar ketiga untuk Arsip Puskesmas


Mempersiapkan Surat Pernyataan Obat Hilang sesuai dengan petunjuk berikut.

Menyusun daftar obat jadi yang hilang seperti format terlampir.

d). Fungsi :

Sebagai bahan laporan kepada Kepala Dinas Kesehatan Dati II

e). Manfaat informasi Surat Pernyataan Obat Hilang :

Masukan untuk langkah – langkah pengamanan

f). Format Surat Pernyataan Obat Hilang :

Puskesmas : (1)__________________

Pemerintah Daerah Tk II. (2) ____________________________

Surat Pernyataan Obat Hilang

Pada hari ini, tanggal (3) _________ bulan (4) ________, kami yang bertanda tangan di bawah ini selaku Kepala Puskesmas (6) ___________________ Daerah Tingkat II Kabupaten / Kotamadya (7) _______________ telah memeriksa dan memastikan adanya

kejadian obat hilang di lokasi (8) ___________________ yang termasuk dalam wilayah kerja Puskesmas (9) __________ bersama –

sama dengan petugas pengelola obat bersangkutan. Jenis dan jumlah obat yang hilang dinyatakan pada lampiran surat pernyataan ini.

Kejadian tersebut timbul sebagai akibat dari (10)____________________________________

___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

Demikian surat pernyataan ini disusun, agar dapat dipergunakan seperlunya.

Petugas Pengelola Obat Kepala Puskesmas

(11) ________________ (12) ______________

( ……………………… ) ( ……………………. )


g). Lampiran Daftar Obat Hilang

LAMPIRAN DAFTAR OBAT HILANG

Lokasi : ( a ) ……………….

Tanggal : ( b ) ………………

No. Nama Obat No. Batch /

No. Lot

Jumlah Keterangan

9. Alur Pelaporan Pemakaian Obat dan Permintaan Obat sbb :

a). Skema Alur Pemakaian dan Permintaan Obat :

LPLPO LPLPO

LPLPO LPLPO LPLPO

= jalur pelaporan

= jalur distribusi obat

b). Waktu Pembuatan Laporan

Secara periodik setiap Unit dan Sub Unit Pelayanan Kesehatan harus membuat

laporan obat dengan menggunakan form LPLPO (Puskesmas, kamar obat, kamar

suntik, Puskesmas Pembantu, Puskesmas Keliling dan Posyandu)

Dinkes Dati II

/ GFK

Puskesmas

(Gudang Obat)

Kamar Obat Pustu

Pusling Posyandu Kamar Suntik

LPLPO


10. Pengawasan Obat di Puskesmas

a). Tugas Pengawasan

Salah satu tugas dan wewenang Kepala Puskesmas wajib melaksanakan

pengawasan melekat terhadap obat – obatan yang diterima, disimpan dan

didistribusikan dan yang digunakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku

b). Maksud dan tujuan pengawasan

Mencegah secara dini terjadinya penyimpangan atau ketidak cocokan antara

obat yang diterima, disimpan dan dikeluarkan di Puskesmas dengan dokumen

pendukungnya tanpa menunggu pelaksanaan stok opname pada akhir bulan atau

akhir tahun.

c. Informasi yang diperoleh dari pengawasan di Puskesmas

Kepastian bahwa seluruh obat baik jenis maupun jumlahnya yang diterima dari

gudang farmasi kabupaten dan yang dikeluarkan ke Sub Unit telah tercatat pada

kartu stok.

Kepastian bahwa penyimpanan obat di gudang Puskesmas sesuai dengan tata

cara / aturan penyimpanan obat serta secara fisik jumlahnya sama dengan

jumlah pada kartu stok.

d). Ruang lingkup pengawasan obat di Puskesmas

Kegiatan penerimaan dan penyimpanan obat

Distribusi dan penyerahan obat

Penggunaan obat – obatan akhir Sub Unit 4 PK

C. Administrasi Perbekalan Farmasi di Apotik

1. Definisi Apotik ( PP 25 Th. 1980 )

Apotik adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan

penyaluran obat kepada masyarakat.

2. Tugas dan fungsi Apotik

(a) Tempat pengabdian profesi seorang apoteker yang telah mengucapkan sumpah

jabatan

(b) Sarana farmasi yang melaksanakan peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran

dan penyerahan obat atau bahan obat

(c) Sarana penyaluran perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang

diperlukan masyarakat secara meluas dan merata.

3. Pengelolaan Apotik

Pengelolaan apotik dibidang pelayanan kefarmasian meliputi :

(a) Pembuatan, pengolahan, paracikan, pengubahan bentuk, pencampuran,

penyimpanan dan penyerahan obat atau bahan obat.

(b) Pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan penyerahan perbekalan kesehatan

dibidang farmasi lainnya.

(c) Informasi mengenai perbekalan kesehatan dibidang farmasi

4. Perbekalan Farmasi

Perbekalan farmasi yang disalurkan oleh apotik meliputi :

(a) Obat

(b) Bahan Obat

(c) Obat asli Indonesia

(d) Bahan obat asli Indonesia

(e) Alat kesehatan

(f) Kosmetika, dll


5. Aliran Barang Masuk

a). Prosedur pembelian

(1) Tahap persiapan

Perencanan dan penentuan perbekalan farmasi yang akan dibeli baik nama

barang dan banyaknya berdasarkan buku defecta yang berasal dari data

penjualan bebas, bagian peracikan maupun kartu stok yang ada digudang.

Dokumen yang diperlukan adalah daftar kebutuhan obat yang harus dibeli.

Mencari dan menemukan penyalur masing – masing obat yang dilengkapi

nama, alamat, nomor telepon penyalur ; daftar harga obat masing – masing

penyalur ; penentuan waktu dan frekuensi pembelian

Mengadakan perundingan dengan beberapa penyalur untuk merundingkan

persyaratan jenis, mutu barang yang diperlukan ; persyaratan harga dan

potongan – potongan yang diperoleh ; persyaratan pengiriman barang ;

persyaratan waktu pembayaran.

(2) Tahap pemesanan :

Disiapkan surat pemesanan barang rangkap tiga untuk dikirim kepada penyalur,

gudang dan arsip pembelian.

(3) Tahap penerimaan :

Barang yang diterima harus diperiksa oleh petugas gudang bila perlu disaksikan

oleh petugas pembelian dengan melakukan pemeriksaan sbb :

Mencocokkan surat pengiriman barang, faktur dengan surat pemesanan

barang

Mencocokkan surat pengiriman barang dan faktur dengan barang – barang

yang nyata – nyata dikirim, baik terhadap nama barang, kemasan, jumlah

serta pemeriksaan terhadap kadaluarsa

(4) Tahap penyimpanan barang :

Petugas gudang mencatat seluruh penerimaan barang hari itu dalam buku

harian penerimaan barang

Mencatat semua surat pengiriman barang ke kartu stok

Menyimpan barang sesuai dengan jenis dan sifat barang

Barang tertentu disimpan di tempat terpisah, misalnya :

- Narkotika, disimpan di lemari terkunci

- Serum, vaksin di lemari pendingin

- Bahan yang mudah terbakar di tempat tersendiri

(5) Pencatatan dokumen / faktur pembelian barang

Mengumpulkan faktur / bon pembelian barang

Mencatat dalam jurnal pembelian untuk semua faktur atau pembelian kredit

Mencatat dalam jurnal pengeluaran kas, untuk semua pembelian barang

secara kontan

Membuat posting ke buku besar pembantu dan buku besar umum

6. Aliran Barang Keluar

Prosedur penjualan :

a) Penjualan obat bebas, alkes dan lain - lain :

(1) Setiap pembelian obat bebas diberikan tanda bukti transaksi penjualan

berupa bon atau kwitansi penjualan rangkap 3 dan diberi nomor, tanggal,

nama barang, banyak harga satuan dan jumlah.

(2) Bukti transaksi tersebut digunakan untuk membayar pada kasir sejumlah

bon / kwitansi. Tembusan 1 dipegang sbagai arsip kasir setelah diberi

stempel lunas.

(3) Asli dan tembusan 2 diserahlan kepada pelayan apotik untuk pengambilan

barang; setelah tembusan 2 dan asli diberi tanda barang telah diambil.

Tembusan 2 sebagai arsip pelayan apotik yang menyerahkan barang.


(4) Bon yanga sli dan obat – obat bebas diserahkan kepada pasien.

b) Penjualan obat dengan resep dokter :

(1) Resep yang diterima dari pasien diberi harga sambil mengontrol

ketersediaan obat dan diserahkan pada pasien lagi

(2) Pasien membayar ke kasir harga obat yang akan diambil sesuai dengan

resep tersebut dan ditandai jumlah yang akan diambil serta diberi nomor

urut R/ dan catat nama, umur, alamat yang lengkap di belakang resep

(3) Resep yang sudah lunas diserahkan kepada asisten apoteker yang bertugas

untuk :

Menghitung komposisi obat

Menyiapkan etiket

Menyiapkan obat / bahan baku obat

Meracik obat sesuai ketentuan yang berlaku

Pengemasan obat yang sudah selesai diracik

(4) Obat yang sudah selesai diracik dikemas dan dikontrol kembali

Resep obat yang sesuai dengan nama pasien

Komposisi obat dan perhitungan dosis

Kelengkapan bahan obat yang sudah diracik

(5) Penyerahan obat oleh petugas yang ditentukan dengan kontrol yang ketat

antara nomor dan nama pasien harus sesuai.

(6) Paraf pasien yang telah memintan / mengambil obat tersebut.

(7) Resep yang sudah dikerjakan dilampirkan dengan kalkulasi perhitungan

harga pokok obat + laba + uang R/ (rangkap 2)

(8) Resep yang sudah dikerjakan dengan kalkulasi harga obat, disimpan secara

teratur sesuai tanggal, bulan dan tahun

(9) Kalkulasi harga pokok obat diserahkan ke bagian pembukuan untuk dicatat.

Documents

BAB I PENGELOLAAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN FARMASI …smkkesehatanyannas.sch.id/unduh.php?file=managemen_farmasi_kel… · SMK Kesehatan Yannas Husada BAB I PENGELOLAAN ADMINISTRASI