BAB II

BAB II

STRUKTUR ORGANISASI dan MANAJEMEN PROYEK2.1 Uraian UmumSuatu proyek bisa dikatakan berjalan dengan baik dan lancar apabila administrasi, perencanaan, pengawasan dan evaluasi dalam proyek tersebut terorganisir dengan baik dan jelas. Dalam hal ini masing masing pihak terlibat dalam proyek yang akan dilaksanakan. 2.2 Unsur Unsur Yang Berperan Dalam Pelaksanaan Proyek

Pengelolaan proyek yang terpadu antara setiap unsur yang berperan dalam pelaksanaan proyek membuat tiap individu merasa bertanggung jawab untuk melaksanakan tugasnya.

Manajemen proyek yang baik di setiap unsur yang berperan dalam pelaksanaan proyek akan mempercepat pencapaian hasil yang baik dan memuaskan dari segi kualitas ( Quality ) maupun kuantitas ( Quantity ).

Secara umum unsur unsur yang berperan dalam pelaksanaan proyek adalah:1. Pemilik Proyek / Pengguna Anggaran

Dalam hal pelaksanaan dan pengawasan pekerjaan perlu dibuat susunan organisasi yang bertujuan untuk mengangkat pejabat dan personil dengan tugas dan wewenang serta tanggung jawabnya masing masing.Dalam hal ini pemerintah Nusa Tenggara Timur melalui Dinas Pekerjaan Umum Sub Bidang Bina Marga (Satker Pembangunan Jalan Nasional Wil.I NTT) sebagai pengguna anggaran.

Dibawah ini adalah struktur organisasi pemilik proyek serta gambaran umum tugas serta tanggung jawab dari masing masing seksi.STRUKTUR ORGANISASI PEMBERI KERJASATKER PEMBANGUNAN JALAN NASIONAL WILAYAH I NTT

Tugas dan tanggung jawab dari masing masing seksi adalah sebagai berikut:a) Satker Pembangunan Jalan Nasional Wil.NNTa. Tugas

1. Melakukan seluruh tugas pelaksanaan Satker Pembangunan Jalan Nasional Wil.I NTT terutama pelaksanaan rencana kerja yang telah ditetapkan dan dituangkan dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran ( DIPA Stimulus ).

2. Memimpin seluruh pelaksanaan rencana kerja yang telah ditetapkan dan dituangkan dalam DIPA Stimulus.

3. Memberikan pengarahan dan petunjuk petunjuk kepada Pejabat inti / perbendaharaan Satker Pembangunan Jalan Nasional Wil.I NTT dibawahnya untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan yang telah ditetapkan.

4. Menetapkan struktur organisasi dan pembantu pejabat inti/ perbendaharaan Satker Pembangunan Jalan Nasional Wil.I NTT dibawahnya sesuai kebutuhan.b. Tanggung jawab:

1. Bertanggung jawab atas pelaksanaan seluruh kegiatan / rencana kerja yang telah tertuang dalam DIPA Stimulus.

2. Bertanggung jawab atas semua pengeluaran Satker Pembangunan Jalan Nasional Wil.I NTT yang membebani APBN.b) Pejabat Pembuat Komitmen

a. Tugas

1. Menyiapkan dan melaksanakan perjanjian / kontrak dengan pihak penyedia jasa / barang.

2. Mengendalikan pelaksanaan perjanjian / kontrak.

3. Melaksanakan rencana kerja sebagaimana telah ditetapkan dalam DIPA Stimulus sesuai kegiatannya masing masing berdasarkan persetujuan Kepala Satker Pembangunan Jalan Nasional Wil.I NTT.4. Menandatangani Surat Perjanjian Kerja ( SPK ) / kontrak dengan persetujuan Kepala Satker Pembangunan Jalan Nasional Wil.I NTT.b. Tanggung Jawab

1. Bertanggung jawab atas kebenaran material dan akibat yang timbul dari kontrak / SPK atau keputusan dan surat bukti lainnya yang ditandatanganinya.

2. Bertanggung jawab kepada Kepala Satker Pembangunan Jalan Nasional Wil.I NTT atas realisasi keuangan dan keluaran / Stimulus kegiatan yang dilaksanakan sesuai rencana kerja yang ditetapkan dalam DIPA Stimulus, serta mutu keluaran / Stimulus sesuai yang direncanakan.c) Administrasi dan Keuangan a. Tugas

1. Menyelenggarakan pembukuan seluruh transaksi keuangan yang dilaksanakan Satker Pembangunan Jalan Nasional Wil.I NTT pada buku kas umum (BKU), buku pembantu, buku tambahan, serta buku buku tambahan lainnya.

2. Menandatangi kuintasi pembayaran uang persediaan dan bukti bukti pengeluaran lainnya.

3. Melakukan pembayaran melalui uang persediaan atas persetujuan Pejabat Pembuat Komitmen untuk belanja barang dengan nilai setinggi tingginya sebesar Rp.10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah), kecuali ada ketentuan lain dari Departemen Keuangan.

4. Menerima dan menyetor ke rekening Kas Negara atas pajak dan penerimaan lainnya yang dipungut serta melaporkannya menurut bentuk dan cara yang telah ditetapkan, tepat pada waktunya kepada masing masing instansi yang terkait.b. Tanggung jawab

1. Bertanggung jawab atas pengelolaan uang persediaan.

2. Bertanggung jawab secara pribadi atas kerugian keuangan Negara yang berada dalam pengurusannya.

3. Bertanggung jawab kepada kepala Satker Pembangunan Jalan Nasional Wil.I NTT.d) Administrasi Teknik / Pelaporana. Tugas

1. Melakukan monitoring pelaksanaan fisik oleh kontraktor pelaksana di lapangan.

2. Membuat laporan kemajuan pekerjaan fisik di lapangan.

3. Memonitor keberadaan Konsultan Pengawas di lapangan.

4. Memeriksa kelengkapan dan kebenaran semua dokumen teknis pelaksanaan fisik di lapangan, baik secara kuantitaf maupun kualitatif.

5. Menandatangani laporan laporan dan dokumen pelaksanaan fisik di lapangan sesuai kewenangan / ketentuan yang berlaku.b. Tanggung Jawab

1.Bertanggung jawab atas kebenaran seluruh laporan laporan dan dokumen teknis pelaksanaan fisik yang ditandatangani.

2. Bertanggung jawab kepada Pejabat Pembuat Komitmen.e) Pengawas Lapangan Pelebarana. Tugas

1. Melakukan monitoring pelaksanaan pekerjaan pengawasan oleh konsultan pengawas di lapangan.

2. Memeriksa kelengkapan dan kebenaran semua dokumen teknis kegiatan jasa konsultasi pengawasan.

3. Menandatangani laporan laporan dan dokumen teknis kegiatan jasa konsultasi pengawasan sesuai kewenangan/ ketentuan yang berlaku.b. Tanggung Jawab

1. Bertanggung jawab atas kebenaran seluruh laporan laporan dan dokumen teknis kegiatan jasa konsultasi pengawasan yang ditandatangani.

4. Bertanggung jawab kepada kepala Satker Pembangunan Jalan Nasional Wil.I NTT.f) Petugas Pelaporan E Monitoring

a. Tugas

1. Menghimpun laporan kemajuan pelaksanaan fisik di lapangan semua paket pekerjaan dari para pembantu direksi pekerjaan setiap 2 ( dua ) mingguan.2. Membuat laporan kemajuan pelaksanaan fisik di lapangan semua paket pekerjaan, baik secara elektronik maupun tertulis sesuai format dan mengirimkannya ke alamat tujuan sesuai ketentuan yang ada setiap 2 ( dua) mingguan.

3. Membuat laporan laporan lainnya sesuai dengan tuntutan dalam pelaksanaan kegiatan Stimulus Daerah.b. Tangung Jawab

1. Bertanggungjawab atas semua pekerjaan yang telah dibuat.

2. Bertanggungjawab kepada Pejabat Pembuat Komitmen.g) Petugas Administrasi Umum a. Tugas

1. Membantu menyelenggarakan kegiatan adminstrasi umum.

2. Melaksanakan tata kearsipan surat surat masuk dan keluar serta seluruh dokumen administrasi.b. Tanggung Jawab

1. Bertanggungjawab atas semua pekerjaan yang telah dibuat.

2. Bertanggungjawab kepada Pejabat Pembuat Komitmen.

2.Penyedia Jasa Pengawasan ( Konsultan Pengawas )

Adalah instansi / perusahaan yang ditunjuk oleh pemilik proyek untuk melaksanakan pengawasan terhadap pekerjaan yang dilaksanakan oleh kontraktor, sehingga dapat mencapai hasil yang sesuai dengan kontrak. Konsultan pengawas dalam proyek pemeliharaan berkala jalan Lingkar Luar Kota Kupang adalah PT.Seecons Berikut ini adalah struktur organisasi konsultan pengawas serta gambaran umum tugas dari masing masing seksi. STRUKTUR ORGANISASI KONSULTANPT. SEECONS

Fungsi dan tugas dari masing masing seksi adalah sebagai berikut :a) Site Engineer :

Memimpin,mengorganisir,mengendalikan dan mengawasi pelaksanaan proyek.

Mengatur dan mengurusi semua detail teknis lapangan yang diminta dalam acuan tugas untuk pelaksanaan yang baik.

Menentukan metode yang baik dari pengukuran kualitas pekerjaan agar sesuai dengan cara cara pembayaran dalam kontrak.

Memberikan rekomendasi untuk menerima atau menolak pekerjaan serta bahan bahan yang diragukan mutunya.

Menilai presentase kerja tiap tiap bagian.

Menyiapkan rekomendasi kepada pemimpin proyek untuk sertifikat pembayaran bulanan dan ikut menandatangani sertifikat tersebut.b) Chief Inspector :

Mengawasi dan mengontrol semua pekerjaan pengujian yang dilakukan kontraktor, guna melakukan pemeliharaan sumber material atau untuk pengawasan mutu material dan segera melapor secara tertulis kepada pengguna anggaran bila terdapat penyimpangan dalam prosedur pengujian yang dilaksanakan ataupun mutu bahan yang digunakan.

Memeriksa semua bahan yang dikirim ke lapangan, apakah sesuai spesifikasi atau tidak.

Mengawasi, mencatat dan mengontrol semua hasil pengukuran, perhitungan kuantitas dan sertifikat pembayaran serta menghimpun data data pendukung sertifikat bulanan ( monthly certificate ).

Mengawasi dengan teliti semua pekerjaan pengujian di lapangan maupun pengujian laboratorium guna keperluan pengendalian mutu.

Mencatat kemajuan pekerjaan kontraktor setiap hari dan membandingkan dengan jadwal pelaksanaan.c) Teknisi Laboratorium (Lab tech): Tugasnya adalah menguji kualitas semua material ( agregat, pasir, aspal ) yang digunakan dan kualitas hasil pekerjaan di lapangan.d) Inspector :

Memeriksa serta membukukan pekerjaan serta volume yang sudah dilaksanakan oleh kontraktor.

Bersama Chief Inspector membantu Site Engineer memeriksa, mengawasi dan mengontrol fisik pekerjaan yang dilaksanakan oleh kontraktor.e) Surveyor :

Tugasnya adalah sebagai juru ukur, baik sebelum dan selama pekerjaan dilaksanakan.

3. Penyedia Jasa Pemborong ( Kontraktor )

Adalah peserta lelang yang telah diterima oleh pemilik proyek dan diberi wewenang untuk melaksanakan proyek tersebut sesuai rencana kerja yang telah ada. Dalam hal ini kontraktor yang melaksanakan pekerjaaan peningkatan kapasitas jalan Lingkar Luar Kota Kupang adalah PT. Alam Indah Cendana Lestari.Berikut ini adalah struktur organisasi kontraktor serta gambaran umum tugas dari masing masing bagian.STRUKTUR ORGANISASI KONTRAKTOR

PT. ALAM INDAH CENDANA LESTARIPAKET PENINGKATAN KAPASITAS JALAN LINGKAR LUAR KOTA KUPANG

Uraian Tugas :a) Direktur :

Memimpin, merencanakan, mengorganisir, mengendalikan dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan proyek.

Menerima laporan dari masing masing bagian.

Menilai presentase kerja dari tiap tiap bagian pekerjaan.

Menetapkan upah kerja karyawan yang mengacu pada UMR setempat.b) Kepala Proyek. Mengkoordinir pelaksanaan pekerjaan berdasarkan rencana mutu kontrak dan memutakhirkan rencana mutu kontrak sesuai kondisi terakhir.

Memantau penanganan terhadap barang/ alat yang dipasok pelanggan.

Mendata perubahan perubahan pelaksanaan ( terhadap kontrak ).

Mengkoordinir pelaksanaan penyelesaian keluhan lapangan.

Memimpin rapat tinjauan manajemen di proyek.

Menempatkan personil yang cakap selama masa pemeliharaan proyek sampai penyerahan pekerjaan keduac) Highway Engineer :

Memastikan bahwa Rencana Mutu Kontrak di Lapangan berjalan dengan baik.

Menentukan apakah proses selanjutnya bisa dilaksanakan setelah proses sebelumnya.

Melaporkan semua permasalahan yang menyangkut pelaksanaan RMK di lapangan pada saat rapat dengan pimpinan perusahaan.

Memelihara bukti bukti kerjanya.d) Material Engineer :

Membantu Kepala Proyek dalam menyusun Rencana Mutu.

Membuat Rencana Inspeksi dan Test.

Melakukan koordinasi dengan pelaksana yang berkaitan dengan mutu.

Memelihara bukti bukti kerjanya.e) Peralatan :

Melakukan pemeliharaan sesuai jadwal terhadap alat alat berat maupun ringan dan membuat laporannya.

Mencatat dan melaporkan daftar peralatan yang dipakai di proyek ke Kepala Proyek.

Memelihara bukti bukti kerjanya.f) Logistik :

Melakukan pembelian barang/ alat sesuai dengan tingkatan proyek atas seijin Kepala Proyek dengan mengambil supliyer terseleksi baik berupa badan atau perorangan.

Memberi label keterangan pada setiap barang yang disimpannya, untuk menghindari kesalahan penggunaan.

Bertanggung jawab terhadap cara penyimpanan barang dan mencatat keluar masuknya barang barang gudang.

Membuat berita acara penerimaan material / bahan sesuai kondisi terakhir terhadap barang yang datang.

Memelihara bukti bukti kerjanya.g) Administrasi dan Keuangan :

Menyimpan data data kepegawaian di tingkat proyek.

Menyimpan arsip kebutuhan training yang dibuat General Superintendent, jika ada.

Memelihara bukti bukti kerjanya.h) Pelaksana dan Pembantu Pelaksana Menyimpan gambar kerja dengan baik.

Melaksanakan pekerjaan dengan konsisten sesuai dengan instruksi kerja yang diterimanya, hingga didapat hasil pekerjaan yang bermutu, tepat waktu dan biaya seefisien mungkin.

Menyelesaikan penyelesaian kerusakan pekerjaan.

Membuat Buku Harian Pelaksanaan.

Memelihara bukti bukti kerjanya.2.3 Hubungan Kerja Antara Pemilik Proyek, Konsultan dan KontraktorUnsur unsur yang berperan dalam pelaksanaan proyek dapat dilihat pada gambar di bawah ini.Gambar skema unsur unsur yang berperan dalam pelaksanaan proyek

Keterangan :

= Garis Komando

= Garis KonsultasiHubungan kerja antar unsur unsur yang berperan dalam pelaksanaan proyek dapat diuraikan sebagai berikut :1) Hubungan kerja antara pemilik proyek dan konsultan :

a. Pemilik proyek terhadap konsultan pengawas

Memberikan surat keputusan kepada konsultan pengawas untuk melaksanakan pengawasan terhadap proyek yang dimaksud.

Membayar pengawasan setelah selesai melaksanakan tugasnya.b. Konsultan pengawas terhadap pemilik proyek

Konsultan mengawasi pekerjaan sesuai dengan permintaan pemilik proyek.

Konsultan mengadakan pengawasan terhadap proyek yang dimaksud.

Memberikan hasil pengawasan terhadap pemilik proyek.2) Hubungan kerja antara pemilk proyek dan kontraktor pelaksana :

a. Pemilik proyek terhadap kontraktor pelaksana

Memberikan surat keputusan kepada konraktor pelaksana untuk melaksanakan pekerjaan sesuai rencana kerja dan syarat syarat.

Membayar jasa kontraktor pelaksana.

Menerima pekerjaan selesai.b. Kontraktor pelaksana terhadap pemilik proyek

Kontraktor melaksanakan pekerjaan fisik sesuai dengan rencana kerja yang diberikan.

Kontraktor menyerahkan hasil pekerjaan, setelah pekerjaan tersebut dilaksanakan.3) Hubungan kerja antara konsultan pengawas dan kontraktor pelaksana

a. Konsultan terhadap kontraktor pelaksana

Melakukan pengawasan terhadap kontraktor pelaksana agar pekerjaan berjalan sesuai perencanaan.b. Kontraktor pelaksana terhadap konsultan

Kontraktor melaksanakan pekerjaan sesuai rencana kerja dan syarat syarat yang diberikan.

Kontraktor harus mematuhi teguran dan saran dari konsultan pengawas di lapangan.

2.4.Manajemen Proyek.

Suatu pekerjaan akan berhasil dengan baik apabila didukung oleh sistem manajemen yang baik dan terkoordinir. Adapun rangkaian manajemen yang sederhana adalah sebagai berikut :a) Perencanaan / Planning.

Adalah proses kegiatan pemikiran , dugaan dan penentuan prioritas yang harus dilakukan secara umum sebelum melaksanakan tindakan yang benar. Pada bagian ini dipaparkan tentang kebutuhan penggunaan tenaga kerja, biaya, waktu, alat dan sumber sumber lain.b) Pengorganisasian / Organizing.

Adalah proses penyusunan, pembagian kerja ke dalam unit unit kerja dan fungsinya beserta penetapan kewenangan dan tanggung jawab. Hal ini dilakukan agar mencapai hasil pembagian kerja yang tepat.c) Pelaksanaan / Actuating

Adalah proses kegiatan yang dilakukan untuk membina dan mendorong semangat kerja pada karyawan ( anggota organisasi ) demi tercapainya tujuan.d) Pengendalian / Controlling

Adalah rangkaian kegiatan yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan, penyempurnaan dan penilaian untuk menjamin bahwa tujuan akan tercapai sebagaimana yang telah ditetapkan.

KEPALA SNVT

Nikholaus A.G.Botha,ST,MT

PPK LINGKAR LUAR-KOTA KUPANG

Ketsia A.S.Lance,ST,MT

ADMINISTRASI KEUANGAN

Jibrael Lobo Wie

KEPALA PENGAWAS LAPANGAN

Jahya W.Allo,ST

ADMINISTRASI TEKNIK

Sarah Y.Rumlaklak,ST

PENGAWAS LAPANGAN

Roy Moi,ST

James M,Puttyruolan A.md

SITE ENGINEER

Moses Lino,ST

CHIEF INSPECTOR

Dadang Agus Tri Setiawan,ST

LABTECH

Siti Aisyah Tawil

INSPECTOR

Soleman Lete

SURVEYOR

Simeon Y.Nomleni

DIREKTUR

Bambang Gunawan,SE

KEPALA PROYEK

Joni A.Manu,ST

HIGHWAY ENGINEER

Irwan Gunawan

PERALATAN

Deni gunawan,ST

LOGISTIK

Iskandar CH.Mekolie

ADM.& KEUANGAN

Yunus Y.Lenggu

PELAKSANA

Yesaya

PEMB.PELAKSANA

Davidson L.Rihi

MATERIAL ENGINEER

Peter B.Boimau,ST

Pemilik Proyek

Konsultan Pengawas

Kontraktor Pelaksana

PAGE II - 19