BAB IIKEPROTOKOLAN DI LINGKUNGAN BPKP

A. TATA UPACARA Tata Upacara adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam acara

kenegaraan atau acara resmi agar seluruh rangkaian dapat berjalan secara

tertib dan khidmat. Acara Kenegaraan adalah acara yang bersifat kenegaraan yang diatur

dan dilaksanakan secara terpusat yang dihadiri oleh Presiden dan atau Wakil

Presiden serta Pejabat Negara atau Undangan lainnya dalam melaksanakan

acara tertentu. Untuk lingkungan BPKP acara kenegaraan ini

keprotokolannya mengikuti keprotokolan yang diselenggarakan oleh Biro

Protokol Rumah Tangga Kepresidenan sehingga protokoler BPKP hanya

berkoordinasi dengan protokoler Kepresidenan sehingga pejabat dilingkungan

BPKP akan merasa nyaman berada dilingkungan Para Pejabat Negara.

Acara resmi adalah acara yang bersifat resmi yang diatur dan

dilaksanakan oleh BPKP dalam melaksanakan tugas dan fungsi tertentu dan

dihadiri oleh Pejabat Negara dan atau Pejabat Pemerintah serta undangan

lainnya dan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan tata tempat, tata upacara

dan tata penghormatan.

Jenis-jenis upacara yang memerlukan pengaturan protokol BPKP antara

lain adalah sebagai berikut:

a. Hari Besar Nasional.

b. Penyematan tanda kehormatan dan pemberian penghargaan.

c. Hari Ulang Tahun BPKP.

d. Pelantikan, pengucapan sumpah dan serah terima jabatan.

e. Penandatanganan kerjasama (MOU).

f. Peresmian pembukaan/penutupan workshop, Diskusi Panel, Seminar,

Lokakarya, Pendidikan dan Pelatihan, Konperensi.

g. Press release.

Pedoman Tata Upacara dilingkungan BPKP berkaitan dengan hal-hal sebagai

berikut :

1. Upacara Bendera.

1.1. Persiapan Upacara Bendera.

5

1.2. Pelaksanaan Upacara Bendera.

2. Upacara Pelantikan Pejabat.

2.1. Persiapan Pelantikan Pejabat.

2.2. Pelaksanaan Pelantikan Pejabat.

3. Pakaian untuk Upacara.

1. Tatacara Upacara Bendera Untuk melaksanakan upacara bendera dalam acara kenegaraan atau

acara resmi diperlukan:

2.1. Kelengkapan upacara;

2.2. Perlengkapan upacara;

2.3. Urutan acara dalam upacara.

Jenis-jenis upacara bendera yang memerlukan pengaturan protokol BPKP

antara lain adalah sebagai berikut:

a. Hari Besar Nasional.

Hari-hari besar nasional yang biasa diperingati dengan

menyelenggarakan upacara bendera baik ditingkat pusat maupun di

Kantor Perwakilan adalah sebagai berikut:

Tanggal 2 Mei, Hari Pendidikan Nasional (Keppres No. 316 Tahun

1959 tanggal 16 Desember 1959).

Tanggal 20 Mei, Hari Kebangkitan Nasional (Keppres No. 1 Tahun

1985 tanggal 7 Januari 1985).

Tanggal 17 Agustus, Hari Ulang Tahun Proklamasi Kemerdekaan

RI (Keppres No. 24 Tahun 1953 tanggal 5 Pebruari 1953).

Tanggal 1 Oktober, Hari Kesaktian Pancasila (Keppres No. 153

Tahun 1967 tanggal 27 September 1967).

Tanggal 28 Oktober, Hari Sumpah Pemuda (Keppres No. 316

Tahun 1959 tanggal 16 Desember 1959).

Tanggal 10 November, Hari Pahlawan (Keppres No. 316 Tahun

1959 tanggal 16 Desember 1959).

Tanggal 22 Desember, Hari Ibu (Keppres No. 316 Tahun 1959

tanggal 16 Desember 1959).

b. Penyematan tanda kehormatan dan pemberian penghargaan.

6

Satyalancana Karya Satya X tahun, XX tahun.

Penghargaan lainnya.

c. Hari Ulang Tahun BPKP.

d. Pelantikan, pengucapan sumpah dan serah terima jabatan.

e. Penandatanganan kerjasama (MOU).

f. Peresmian pembukaan/penutupan workshop, Diskusi Panel,

Seminar, Lokakarya, Pendidikan dan Pelatihan, Konperensi.

g. Press release.

Sebutan Para Pejabat Upacara Bendera.

a. Inspektur Upacara (Irup) sebutan bagi seseorang yang bertindak

selaku pembesar upacara.

b. Komandan Upacara (Danup) sebutan bagi seseorang yang

bertindak selaku pemimpin peserta upacara.

c. Penanggungjawab Upacara (Penjaup) sebutan bagi seseorang

yang bertindak sebagai penanggungjawab kegiatan upacara.

1.1. Persiapan UpacaraUntuk melaksanakan Upacara dalam acara resmi selalu

didahului dengan perencanaan. Tahap perencanaan yang utama

adalah menetapkan kebutuhan kelengkapan upacara, perlengkapan

upacara, dan urutan acara dalam upacara.

Kelengkapan Upacara meliputi: a. Penanggungjawab upacara,

Penanggung Jawab Upacara adalah pejabat yang bertugas

menyiapkan rencana upacara serta segala sesuatunya yang

berhubungan dengan pelaksanaan upacara.

b. Inspektur Upacara/Pembina Upacara.

Inspektur Upacara/Pembina Upacara adalah Pejabat dalam

upacara yang kepadanya disampaikan penghormatan yang

tertinggi oleh peserta yang hadir mengikuti upacara.

c. Pemimpin Upacara/Komandan upacara,

Pemimpin Upacara adalah pejabat yang bertugas memimpin

peserta upacara dengan jalan memberikan aba-aba.

7

d. Pembawa Acara/Master of ceremony (MC).

Pembawa Acara adalah pemandu pelaksanaan seluruh

rangkaian kegiatan upacara. Pembawa acara memegang peran

penting untuk keberhasilan suatu acara, karena apa yang

diucapkan akan berdampak langsung kepada pergerakan orang

lain untuk melakukan sesuatu dalam acara tersebut.

e. Petugas upacara

Penerima Tamu; Pemimpin Barisan; Pengebar Bendera;

Pembaca Naskah Pancasila, UUD 1945, Panca Prasetia Korpri

dll; Pembaca Doa.

Pembaca Naskah adalah petugas yang membacakan naskah-

naskah tertentu yang ditetapkan untuk suatu upacara.

f. Peserta upacara,

Peserta Upacara adalah seluruh yang hadir dan mengikuti

upacara

Perlengkapan upacara meliputi: a. Bendera Kebangsaan,

Bendera Kebangsaan berbentuk segi empat panjang

yang lebarnya duapertiga dari panjangnya, bagian atas

berwarna merah dan bagian bawah berwarna putih sedang

kedua bagian itu sama lebarnya.

Bendera dibuat dari kain yang kuat dan tidak luntur.

Bendera dikibarkan sepanjang hari, mulai saat matahari

terbit sampai dengan saat matahari terbenam dalam keadaan

cuaca apapun.

Jika pengibaran dilakukan pada waktu upacara bendera,

maka sebelumnya pada saat matahari terbit tidak dilakukan

pengibaran bendera.

Jika hujan turun pada saat matahari terbit atau pada

waktu akan dilakukan pengibaran, pengibaran bendera tetap

dilakukan sebagaimana biasa.

Apabila Bendera Kebangsaan dipasang pada suatu

acara resmi diluar upacara bendera maka dipasang pada

8

sebuah tiang bendera dan diletakkan disebelah kanan

mimbar.

b. Tiang bendera,

Tiang bendera harus terbuat dari bahan yang kuat,

kokoh, dan tahan lama.

Tinggi tiang bendera harus seimbang dengan bendera

yang dikibarkan. Umumnya tiang bendera yang mempunyai

ketinggian 17 m menggunakan bendera berukuran 2 x 3 m.

Tiang bendera didirikan di atas tanah di halaman depan

gedung.

c. Tali Pengerek Bendera,

Tali pengerek bendera harus terbuat dari bahan yang

kuat dan tidak mudah putus.

Untuk memudahkan pemasangan bendera, dapat

dibuatkan pengait bendera pada bagian atas dan bawahnya.

d. Mimbar upacara,

e. Naskah yang akan dibacakan: (Pancasila, UUD 1945,

Panca Prasetia Korpri, Doa).

f. Lambang kehormatan negara yaitu terdiri atas lambang

negara “Garuda Pancasila”, bendera kebangsaan “Sang Merah

Putih”, gambar resmi Presiden RI dan Wapres RI serta lagu

kebangsaan “Indonesia Raya”

g. Pengeras Suara/Sound System,

h. Papan-papan penunjuk yang diperlukan,

Langkah-langkah persiapan dalam pelaksanaan upacara bendera:a. Menyusun acara,

Penanggungjawab upacara harus membuat skenario

pelaksanaan upacara bendera apakah pelaksanaan upacara

dilaksanakan dalam ruangan atau diluar ruangan dan mengecek

9

kelengkapan upacara dan perlengkapan upacara serta

penunjukan petugas upacara.

Susunan acara menurut Inpres 14/1981 secara garis besar,

sebagai berikut :

Pengibaran Bendera Merah Putih diiringi lagu Indonesia

Raya.

Mengheningkan cipta.

Pembacaan Pancasila yang diikuti oleh peserta upacara.

Pembacaan Pembukaan UUD 1945.

Pembacaan Panca Prasetia Korpri yang diikuti oleh

peserta upacara.

Acara-acara lain, seperti :

o Upacara pemberian tanda-tanda

jasa/kehormatan atau penghargaan lainnya,

o Melepas mereka yang pensiun, dll.

Sambutan Pembina Upacara (apabila dipandang perlu).

b. Membuat Tata Ruang/Tempat/Lay Out.

Penanggungjawab upacara sebelum acara dimulai harus

mengatur atau membuat sketsa/lay out tempat upacara yang

diserahkan ke petugas yang mengatur tempat upacara.

c. Menetapkan jenis pakaian yang harus dipakai.

Dalam undangan atau pengumuman upacara harus dicantumkan

pakaian yang harus dikenakan.

d. melaksanakan gladi acara.

Sebelum acara dimulai seluruh petugas upacara harus

melakukan latihan dan gladi acara sehingga pelaksanaan

upacara dapat berjalan sesuai dengan skenario yang telah

ditetapkan.

1.2. Pelaksanaan UpacaraPelaksanaan upacara harus dilakukan dengan seksama

dengan memperhatikan antara lain sebagai berikut:

10

a. Mematuhi skenario pelaksanaan upacara yang tersusun

mulai dari nomor, waktu, acara, uraian pembawa acara, kegiatan

dan keterangan.

b. Menepati waktu.

c. Para peserta memakai pakaian yang sesuai dengan yang

telah ditetapkan.

Contoh skenario pelaksanaan upacara bendera peringatan HUT ke-

24 BPKP dapat dilihat pada Lampiran I.

Susunan acara pelaksanaan upacara bendera terinci

sebagai berikut:

Acara Pendahuluan

– Peserta upacara memasuki lapangan upacara

– Pejabat teras hadir di tempat upacara

Acara Pokok

– Pembina Upacara tiba di tempat upacara

– Penghormatan Peserta Upacara

– Laporan Pemimpin Upacara

– Pengibaran Bendera Merah Putih

– Mengheningkan cipta

– Pembacaan Naskah-naskah

– Amanat/Sambutan Pembina Upacara

– Laporan Pemimpin Upacara

– Penghormatan Peserta Upacara

Acara Penutup

– Pembina Upacara meninggalkan tempat upacara

– Pemimpin Upacara membubarkan barisan

Langkah-Langkah pelaksanaan upacara bendera terinci

sebagai berikut:

a. Bentuk Barisan

Bentuk barisan harus disesuaikan dengan keadaan

setempat/lapangan upacara dengan variasi bentuk-bentuk sbb :

11

– Bentuk barisan “SEGARIS’, ialah bentuk barisan disusun

dalam satu garis dan menghadap ke pusat upacara.

– Bentuk barisan “U”, atau “L” ialah suatu barisan yang disusun

dan dibentuk berbentuk huruf U atau L dan menghadap ke

pusat upacara.

b. Pengibaran Bendera

– Pengibaran bendera dilakukan oleh tiga orang pelaku upacara

dan disebut Kelompok Pengibar Bendera, masing-masing

bertugas sebagai :

o Pengibar bendera ( kanan)-mengikat bendera,pegang tali.

o Pembawa bendera (tengah)-membawa bendera, beri aba-

aba.

o Pengerek bendera ( kiri)-mengerek bendera-ikat tali.

– Tempat ketiga orang Kelompok Pengibar Bendera itu diatur

sedemikian rupa, sesuai dengan keadaan tempat/lapangan,

hingga tidak mengganggu ketertiban dan kekhidmatan

upacara.

– Apabila terjadi kesukaran-kesukaran pada waktu menaikkan

bendera kebangsaan, maka kesukaran tersebut tidak boleh

menghentikan kegiatan upacara yang sedang berlangsung.

Misalnya :

o Tali kerekan bendera macet, upacara berjalan terus

sampai selesai lagu Kebangsaan Indonesia Raya dan

setelah selesai, tali kerekan diperbaiki.

o Tali kerekan putus, petugas yang sedang menaikkan

bendera harus menangkap bendera yang jatuh dan

setelah itu direntangkan tegak lurus dengan dua tangan

sampai upacara selesai. Kemudian bendera dilipat untuk

disimpan.

– Apabila karena sesuatu hal upacara bendera tidak dapat

dilangsungkan di lapangan, pelaksanaan upacara dapat

dilakukan di ruangan (aula).

12

o Pelaksanaannya disesuaikan dengan keadaan dan

kemampuan, termasuk jumlah peserta, kelengkapan, dan

tempat upacara tanpa harus mengurangi kekhidmatan

jalannya upacara.

o Pemimpin upacara langsung mengambil alih pimpinan

peserta upacara.

c. Lagu Kebangsaan

– Apabila Lagu Kebangsaan diperdengarkan dengan musik,

maka lagu kebangsaan itu harus dibunyikan lengkap satu kali,

yaitu satu shofe dengan dua kali ulangan dengan tempo 88 –

96.

– Apabila dinyanyikan, maka dinyanyikan lengkap satu bait,

yaitu bait pertama dengan dua kali ulangan.

– Pada saat lagu diperdengarkan, maka setiap orang yang

hadir mengambil sikap sempurna dan memberikan

penghormatan kebesaran.

– Mereka yang tidak berpakaian seragam, memberikan hormat

dengan meluruskan lengan ke bawah dan melekatkan tapak

tangan dengan jari-jari merapat pada paha, sedang penutup

kepala harus dibuka, kecuali kopiah, ikat kepala, sorban, dan

kerudung atau topi untuk wanita yang dipakai menurut agama

atau adat-kebiasaan.

– Bagi mereka yang menghormat dengan cara mengangkat

tangan, tidak perlu turut menyanyikan Lagu Kebangsaan

Indonesia Raya.

– Jika tidak ada korps musik, tidak dibenarkan pada waktu

mengiringi pengibaran bendera memperdengarkan atau

memakai piringan hitam atau tape-recorder atau CD.

– Jika tidak ada korps musik/genderang dan atau sangkakala,

maka pengibaran diiringi dengan nyanyian bersama Lagu

Kebangsaan Indonesia Raya.

13

– Tidak boleh diperdengarkan/dinyanyikan pada waktu dan

tempat menurut sesukanya sendiri.

Tugas-tugas pokok yang terkait dengan pelaksaan upacara adalah sebagai berikut:a. Penanggungjawab Upacara

– Mengajukan rencana upacara kepada Pembina Upacara,

– Menentukan/menunjuk petugas pelaksana upacara,

– Menyiapkan/memeriksa tempat dan perlengkapan upacara,

– Memberikan informasi/melapor kepada Pembina, Upacara

tentang segala sesuatu sebelum upacara dimulai,

– Bertanggung jawab atas jalannya upacara kepada Pembina

Upacara.

b. Pembina Upacara

– Mensahkan acara upacara,

– Menerima laporan penanggung jawab upacara,

– Menerima laporan pemimpin/komandan upacara,

– Menerima penghormatan dari peserta upacara,

– Memimpin mengheningkan cipta,

– Menyampaikan amanat/sambutan.

c. Pemimpin Upacara

– Menyiapkan dan mengatur peserta upacara,

– Memimpin dan memberikan aba-aba penghormatan kepada

Pembina Upacara,

– Membubarkan peserta upacara bila acara selesai.

d. Pembawa Acara

– Membacakan acara demi acara sesuai urutan dan saat-saat

yang telah ditentukan,

– Mengetahui dengan tepat siapa-siapa petugas pelaksana.

e. Peserta Upacara

– Mengikuti segala aba-aba yang disampaikan oleh Pemimpin

Upacara,

14

– Berpakaian dan atribut sesuai yang ditentukan.

f. Pembawa Naskah

– Membawa dan membacakan teks resmi naskah pada saat

dan tempat yang telah ditentukan,

– Mengetahui dengan jelas gerakan dan cara membaca.

g. Penerima Tamu

– Mengetahui dengan jelas tamu yang diundang.

– Menunjukkan tempat duduk sesuai tempat yang telah

ditentukan.

Pengucapan/Pembacaan Naskah-Naskah Tertentu pada

Upacara Bendera.

a. Pancasila.

Setelah mengucapkan/membaca kata Pancasila, dilanjutkan

dengan mengucapkan/membaca angka satu, dua, tiga, empat,

lima berhenti sejenak kemudian melanjutkan

mengucapkan/membaca kalimat yang tercantum pada setiap Sila

secara lengkap dalam satu bait, tidak terputus/tanpa

pemenggalan kalimat.

Namun untuk Sila Keempat, harus diucapkan/dibaca dalam dua

bait/ada pemenggalan kalimat sebagai berikut:

“Empat ….. Kerakyatan yang dipimpin oleh hikmat kebijaksanaan

….. dalam permusyawaratan/perwakilan”.

b. Undang-Undang Dasar 1945.

Dibaca: Undang Undang Dasar Seribu Sembilan Ratus Empat

Puluh Lima.

c. Urutan pembacaan antara Pembukaan Undang-Undang Dasar

1945 dan teks Pancasila seyogyanya urutan pertama adalah

Pembukaan UUD 1945 kemudian Teks Pancasila, yang dapat

diucapkan/dibaca oleh pejabat tertentu atau oleh salah seorang

peserta upacara.

15

d. Khusus pada upacara bendera Peringatan Hari Kesaktian

Pancasila 1 Oktober teks Pancasila dibaca oleh Inspektur

Upacara.

2. Tata Cara Upacara Pelantikan Pejabat.Pejabat dilingkungan BPKP yang memangku jabatan harus

mengangkat sumpah pada waktu menerima jabatan atau pekerjaannya

(Pasal 1 ayat 1 Perpres 11/1959). Pengangkatan sumpah diucapkan

dihadapan pejabat yang berwenang mengambil sumpah dan dilakukan

dalam suasana khidmat.

Upacara pelantikan ialah upacara resmi pengangkatan pejabat

dilingkungan BPKP, untuk memangku jabatan tertentu, dengan cara

mengangkat sumpah/janji. Istilah yang digunakan : pelantikan,

pengambilan sumpah , atau pengangkatan sumpah.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pelantikan:

a. Penyelenggaraan upacara pelantikan para pejabat perlu

diatur secara baik agar pelaksanaan upacara itu dapat berjalan dengan

tertib, khidmat, dan lancar.

b. Pada pengucapan sumpah/janji, semua orang yang hadir

dalam upacara itu harus berdiri.

c. Pengucapan sumpah/janji dilakukan menurut agama/

kepercayaan masing-masing dan tidak boleh mewakilkannya kepada

orang lain.

d. Pejabat yang mengambil sumpah, mengucapkan sumpah –

kalimat demi kalimat dan diikuti oleh pejabat yang mengangkat

sumpah.

e. Sebagai dasar menentukan urutan berdiri para pejabat yang

akan dilantik adalah urutan nomor surat keputusan.

f. Jika yang dilantik mempunyai agama yang berbeda, urutan

berdiri dimulai dari yang beragama :

o Islam

16

o Protestan

o Katholik

o Hindu

o Budha

o Aliran Kepercayaan

Untuk poin e dan f, dapat pula diatur berdasarkan jumlah banyaknya

yang didahulukan.

2.1. Persiapan Pelantikana. Menjelang pelaksanaan upacara perlu menetapkan

kelengkapan dan perlengkapan upacara.

b. Kelengkapan Upacara terdiri atas :

Pejabat yang mengambil sumpah,

Pejabat yang mengangkat sumpah.

Para Saksi,

Rohaniwan,

Para undangan/tamu,

Pembaca Surat Keputusan,

Pembawa Naskah Berita Acara,

Ajudan (ADC),

Protokol,

Pembawa Acara,

Penerima Tamu,

Paduan suara (bila pada acara tersebut dinyanyikan Lagu

Kebangsaan Indonesia Raya).

c. Perlengkapan Upacara terdiri atas :

Surat Keputusan,

Naskah Surat Keputusan yang akan dibacakan,

Naskah Berita Acara Sumpah Jabatan,

Naskah Sumpah Jabatan,

Naskah Berita Acara Serah Terima Jabatan (bila perlu),

17

Surat undangan untuk para pejabat yang dianggap perlu

hadir,

Surat undangan,

Susunan Acara/skenario,

Meja tempat tanda tangan,

Lay out / tata ruang, dll.

d. Apabila rencana pelaksanaan pengambilan sumpah

sudah ditetapkan, yang perlu dipersiapkan adalah :

Pembuatan surat pemberitahuan kepada ybs,

Pembuatan surat undangan dan pendistribusiannya,

Surat permohonan untuk Rohaniwan,

Pembuatan naskah surat keputusan yang akan dibaca,

Pembuatan kata pengantar dan naskah sumpah,

Pembuatan berita acara sumpah jabatan masing-masing

pejabat sesuai agamanya,

Penunjukan para Saksi,

Pembuatan susunan acara,

Penyiapan tempat upacara / lay out,

e. Pada umumnya, susunan acara pengambilan sumpah

jabatan sebagai berikut :

Pejabat Upacara tiba di tempat upacara

Menyanyikan Lagu Indonesia Raya

Penyerahan Surat Keputusan (simbolis)

Pembacaan Surat Keputusan

Pengambilan Sumpah Jabatan

Penandatanganan Berita Acara Sumpah Jabatan

Pengucapan Kata-kata Pelantikan (fakultatif).

Penandatanganan Berita Acara Serah Terima Jabatan

(fakultatif)

Amanat/Sambutan Pejabat Upacara

Pembacaan do’a

Menyanyikan Lagu Bagimu Negeri

18

Pemberian ucapan selamat diawali oleh Pejabat Upacara

Ramah tamah

2.2. Pelaksanaan Pelantikana. Pendahuluan

Sebelum acara dimulai, pejabat yang akan

dilantik, para undangan, Rohaniwan, dan Saksi memasuki

tempat upacara.

Protokol mengatur tempat berdiri mereka sesuai

dengan tempat yang telah ditentukan.

Protokol atau Pembawa Acara memberikan

penjelasan secara garis besar kepada pejabat yang akan

dilantik, para Saksi, dan Rohaniwan mengenai jalannya

upacara.

Apabila sudah siap, protokol menjemput Pejabat

Upacara dan ketika memasuki ruangan, Pembawa Acara

memberi aba-aba “Pejabat Upacara (disebutkan nama

jabatannya) tiba di tempat upacara”.

Catatan : Pembawa Acara tidak boleh membacakan susunan

acara apabila Pejabat Upacara sudah memasuki tempat

upacara.

b. Pembacaan Surat Keputusan :

Surat Keputusan yang akan dibaca dibuat dalam

bentuk yang lebih singkat.

Konsiderans dan dasar hukum tidak perlu dibaca

penuh, melainkan dibaca “dan seterusnya”.

Diktum keputusan yang dibaca lengkap hanyalah

diktum yang berisi pengangkatan, sedangkan yang lain cukup

“dan seterusnya”

Apabila keputusan yang akan dibaca itu terdiri

atas beberapa keputusan, maka nomor-nomor keputusan

dibaca sekaligus secara berurut tanpa perlu pengulangan

membaca masing-masing keputusan.

19

Jabatan lama dalam lampiran tidak perlu dibaca.

c. Pengambilan sumpah jabatan :

Pejabat yang dilantik mengucapkan sumpah,

mengikuti kata-kata yang diucapkan oleh Pejabat yang

mengambil sumpah.

Pada waktu pengucapan sumpah jabatan,

semua orang yang hadir dalam upacara itu harus berdiri.

Sebelum dilantik, sebaiknya naskah sumpah ini

disampaikan terlebih dahulu kepada pejabat yang dilantik

untuk diketahui dan memudahkan lafal sumpah yang akan

diucapkan.

d. Bunyi sumpah jabatan PNS :

“Demi Allah, saya bersumpah :

“Bahwa saya, untuk diangkat pada jabatan ini, baik langsung

maupun tidak langsung dengan rupa atau dalih apapun juga,

tidak memberi atau menyanggupi akan memberi sesuatu kepada

siapapun juga;

Bahwa saya, akan setia dan taat kepada Negara Republik

Indonesia;

Bahwa saya, akan memegang rahasis sesuatu yang menurut

sifatnya atau menurut perintah harus saya rahasiakan;

Bahwa saya, tidak akan menerima hadiah atau suatu pemberian

berupa apa saja dari siapapun juga, yang saya tahu atau patut

dapat mengira, bahwa ia mempunyai hal yang bersangkutan atau

mungkin bersangkutan dengan jabatan atau pekerjaan saya;

Bahwa dalam menjalankan jabatan atau pekerjaan saya, saya

senantiasa akan lebih mementingkan kepentingan Negara

daripada kepentingan saya sendiri, seseorang, atau golongan;

Bahwa saya, senantiasa akan menjunjung tinggi kehormatan

Negara, pemerintah, dan pegawai negeri;

Bahwa saya, akan bekerja dengan jujur, tertib, cermat, dan

semangat untuk kepentingan Negara”.

20

Catatan :

– Bagi yang beragama Nasrani, kata-kata “Demi Allah”

dihapuskan dan diganti dengan kata-kata yang diucapkan

pada akhir sumpah “Kiranya Tuhan akan menolong saya”.

– Bagi yang beragama Hindu, kata-kata “Demi Allah” diganti

“Om Atah Paramawisesa”.

– Bagi yang beragama Budha kata-kata “Demi Allah” diganti

“Demi Sang Hyang Adi Budha”.

e. Penandatanganan Berita Acara Sumpah Jabatan:

Untuk masing-masing pejabat yang diambil

sumpahnya, disiapkan sebuah Berita Acara Sumpah Jabatan

sesuai dengan agamanya.

Penandatanganan Berita Acara ini dapat

dilakukan secara simbolis, apabila jumlah pejabat yang

diambil sumpahnya banyak, yang biasanya diwakili masing-

masing eselon atau golongan agama.

Urutan yang menandatangani Berita Acara

Sumpah Jabatan berturut-turut adalah pejabat yang diambil

sumpahnya, Saksi I, Saksi II, dan Pejabat yang mengambil

sumpah.

Berita Acara Sumpah Jabatan dibuat dalam

rangkap tiga, yaitu untuk yangbersangkutan, arsip instansi,

dan BKN.

f. Pengucapan kata-kata Pelantikan (fakultatif):

Di beberapa instansi ada kebiasaan, Pejabat

yang mengambil sumpah jabatan mengucapkan Kata-kata

Pelantikan, tetapi tidak diikuti oleh Pejabat yang mengambil

sumpah.

Sifatnya hanya penegasan belaka, sehingga

apabila tidak diucapkan tidak membatalkan sahnya

pengambilan sumpah jabatan.

Contoh :

21

“Dengan mengucapkan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha

Kuasa, atas rahmat dan taufikNya, maka pada hari ini …

tanggal … saya, dengan resmi melantik Saudara sebagai …

sesuai dengan Keputusan … Nomor … tanggal …

Saya percaya, bahwa Saudara akan melaksanakan

tugas dengan sebaik-baiknya, sesuai dengan tanggung jawab

yang diberikan”.

g. Penandatanganan Berita Acara Serah Terima Jabatan :

Apabila diperlukan, dapat ditandatangani Berita Acara Serah

Terima Jabatan antara pejabat lama dengan pejabat baru yang

disaksikan oleh Pejabat yang mengambil sumpah.

h. Pemberian ucapan selamat :

– Apabila dalam upacara pengambilan sumpah jabatan itu hadir

pula isteri/suami pejabat yang diambil sumpahnya, maka

dalam acara pemberian ucapan selamat, isteri/suami tersebut

berdiri di sebelah kiri pejabat yang bersangkutan.

– Pemberian ucapan selamat diawali oleh Pejabat yang

mengambil sumpah dan diikuti oleh para undangan lainnya.

3. Pakaian Untuk UpacaraUntuk setiap upacara harus ditentukan pakaian apa yang akan dikenakan

oleh peserta upacara. Jenis-jenis pakaian untuk upacara telah diatur

dengan Keputusan Presiden Nomor 18 Tahun 1972 tentang jenis-jenis

pakaian sipil yang terdiri dari 5 jenis yaitu:

a. Pakaian Sipil Harian (PSH).

PSH adalah berupa celana panjang dan jas lengan pendek dengan

potongan leher berdiri terbuka, tiga saku (saku atas kiri dan bawah

kanan-kiri), kancing lima buah, warna celana dan jas sama.

Dipakai untuk bekerja sehari-hari dan keperluan lainnya yang bersifat

umum, seperti upacara peresmian, pembukaan rapat kerja dsb.

b. Pakaian Sipil Resmi (PSR).

PSR adalah serupa dengan PSH tetapi mempunyai lengan panjang.

22

Dipakai untuk menghadiri upacara yang bukan upacara kenegaraan

dan dipakai malam hari. PSR dapat pula dipakai untuk upacara

pelantikan, audiensi kepada pejabat yang lebih tinggi kedudukannya.

c. Pakaian Sipil Lengkap (PSL) atau Suite.

PSL adalah berupa celana panjang dan jas warna sama, kemeja

warna putih, dasi dan sepatu hitam.

PSL dipakai pada upacara pelantikan pejabat tertentu dan menghadiri

upacara kenegaraan/resmi tertentu atau berpergian resmi ke luar

negeri.

d. Pakaian Sipil Dasi Hitam (PSDH) atau Black Tie.

PSDH dipakai pada jamuan resepsi/santap resmi atau kenegaraan,

khususnya dalam menjamu tamu-tamu resmi.

e. Pakaian Sipil Nasional (PSN).

PSN adalah berupa jas beskap hitam, celana panjang hitam dengan

strip satin disamping, sarung diikat didalam beskap, sepatu hitam serta

peci hitam. Bintang/Lencana penghargaan dapat dipakai pada PSN

dalam acara resmi disesuaikan menurut jenis acara tersebut.

PSN dipakai pada acara-acara resmi/kenegaraan diluar negeri.

f. Peci Nasional (PENAS)

Dipakai pada Pakaian Sipil Nasional (PSN), PENAS dapat dipakai pula

secara sukarela pada setiap jenis pakaian sipil dan harus dipakai

apabila ada ketentuan khusus untuk memakai peci nasional itu.

B. TATA TEMPAT

Tata tempat adalah aturan mengenai urutan tempat bagi pejabat negara,

pejabat pemerintah dan tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan,

atau acara resmi. Tata tempat pada hakekatnya mengandung unsur-unsur

siapa yang berhak didahulukan, atau siapa yang memperoleh hak menerima

prioritas dalam urutan. Orang yang berhak memperoleh urutan tempat untuk

didahulukan adalah seseorang dikarenakan jabatan, pangkat dan status serta

kedudukannya di dalam negara, pemerintahan atau masyarakat.

23

1. Pedoman Umum Tata Tempat

Aturan dasar tata tempat diatur dalam Penjelasan Umum PP No. 62

Tahun 1990 sebagai berikut:

a. Orang yang paling berhak mendapat tata urutan pertama/paling

tinggi adalah mereka yang mempunyai urutan paling

depan/mendahului.

b. Jika mereka berjajar, yang berada di sebelah kanan dari orang

yang mendapat urutan tempat paling utama dianggap lebih

tinggi/mendahului orang yang duduk di sebelah kirinya.

c. Jika menghadap meja, tempat utama adalah yang menghadap ke

pintu keluar dan tempat terakhir adalah tempat yang paling dekat

dengan pintu keluar.

d. Pada posisi berjajar pada garis yang sama, tempat yang terhormat

adalah di tempat paling tengah, dan di tempat sebelah kanan luar,

atau dengan rumus: posisi sebelah kanan lebih terhormat dari posisi

sebelah kiri (Genap=4-2-1-3, Ganjil=3-1-2). Urutan ini ditentukan pada

front row/baris utama dan pada baris pertama (first row) bagi

undangan tertentu. Kemudian, bila pengaturan tempatnya terdiri atas

dua blok (kanan dan kiri) maka urutannya adalah dimulai dari nomor

1,2,3 dan seterusnya.

Catatan: Pengaturan tata tempat dapat pula mengacu pada situasi

dan kondisi tempat, sifat acara serta kepatutan dan tempat yang

paling ujung tidak ditempati oleh perempuan.

e. Apabila naik kendaraan, orang yang mendapat tata urutan paling

utama di pesawat terbang naik paling akhir dan turun paling dahulu.

Di kapal laut, ia naik dan turun paling dahulu. Di mobil atau kereta api,

ia naik dan turun paling dahulu dan duduk paling kanan. Di mobil,

posisi duduk disesuaikan dengan pintu masuk dan tempat tujuan.

Catatan: Dalam hal tata tempat duduk, pengaturannya dapat

disesuaikan dengan situasi dan kondisi tempat yang akan dikunjungi.

24

2. Tata Tempat Pejabat Negara, Pejabat Pemerintah dan Tokoh Masyarakat Tertentu Tingkat Provinsi

Urutan diatur sebagai berikut:

a. Gubernur, Ketua DPRD Provinsi

b. Pangdam/Komandan Koramil, Komandan Tertinggi Kesatuan

Angkatan dan POLRI tingkat Provinsi setempat, Ketua Pengadilan

Tinngi, Kepala Kejaksaan Tinggi

c. Wakil Gubernur, Wakil Ketua DPRD Provinsi

d. Sekretaris Daerah Provinsi, Pejabat Eselon I.b/setingkat,

Bupati/Walikota, Ketua DPRD Kabupaten/Kota.

e. Wakil Bupati/Wakil Walikota, Wakil Ketua DPRD Kabupaten/Kota

f. Anggoat DPRD Provinsi, Asisten Sekretaris Daerah Provinsi,

Kepala Dinas, Kepala Badan Provinsi, Pejabat Eselon II.a/setingkat,

Kepala Kanwil Departemen

g. Kepala Biro Setda Provinsi, Pejabat Eselon II.b/setingkat

h. Kepala Bagian Setda Provinsi, Pejabat Eselon II.a/setingkat

3. Tata Tempat Pejabat Negara, Pejabat Pemerintah dan Tokoh Masyarakat Tertentu Tingkat Kabupaten/Kota

Urutan diatur sebagai berikut:

a. Bupati/Walikota, Ketua DPRD Kabupaten/Kota

b. Komandan Kodim, Komandan Tertinggi Kesatuan Angkatan

dan POLRI tingkat Kabupaten/Kota, Ketua Pengadilan Negeri,

Kepala Kejaksaan Negeri

c. Wakil Bupati/Wakil Walikota, Wakil Ketua DPRD

Kabupaten/Kota

d. Sekretaris Kabupaten/Kota, Pejabat Eselon II.a/setingkat

e. Anggota DPRD Kabupaten/Kota, Asisten Sekretaris

Kabupaten/Kota, Kepala Dinas, Kepala Badan Kabupaten/Kota,

Pejabat Eselon II.b/setingkat, Kepala Kantor Departemen

f. Kepala Bagian Sekretariat Kabupaten/Kota, Camat, Pejabat

Eselon III.a/setingkat

25

4. Tata Tempat dalam Acara Resmi di Daerah

Acara resmi di daerah yang diselenggarakan oleh instansi pusat, maka

Menteri/Pimpinan LPND adalah sebagai tuan rumah acara. Sedangkan

tuan rumah daerah adalah Gubernur atau Bupati/Walikota, dengan

pengaturan sebagai berikut:

a. Mereka yang dalam aturan tata tempat umum kenegaraan

mempunyai kedudukan lebih tinggi daripada tuan rumah/atasan

langsung tuan rumah, maka yang baersangkutan mendimpingi

pembesar upacara pada front row, yang urutannya mendahului tuan

rumah.

b. Bila hadir dua Kepala Daerah (Gubernur, Bupati/Walikota)

selaku tuan rumah Daerah, maka Gubernur sebagai tuan rumah

Daerah yang mendampingi pembesar upacara.

c. Pejabat negara/Pejabat Pemerintah lain yang

kedudukannya lebih tinggi dari tuan rumah (yang tidak terkait

langsung dengan acara) mendapat tempat di kursi undangan (bukan

di front row/baris utama).

5. Pengaturan Tata Tempat Perorangan

Isteri/Suami Pejabat Istri/Suami dari Pejabat Negara, Pejabat Pemerintah atau Tokoh

Masayarakat tertentu dalam acara resmi, maka urutan tempatnya

setingkat dengan urutan tata tempat suami/istrinya. (Penjelasan Pasal 4

ayat (2) UU No. 8 Tahun 1987 dan Pasal 10 ayat (1) dan (2) PP No. 62

Tahun 1990)

Pejabat yang MewakiliPejabat yang mewakili tidak menempati tempat dari pejabat yang

diwakilinya. Tempat baginya adalah sesuai dengan

kedudukan/jabatannya. (Pasal 11 ayat (1) dan (2).

26

Pejabat dengan Jabatan RangkapPejabat dengan jabatan rangkap yang tidak sama tingkatannya, maka

baginya berlaku tata tempat yang urutannya lebih dahulu. (Pasal 12 PP

No. 62 Tahun 1990).

Urutan Tempat MenteriUrutan tempat Menteri diatur menurut urutan Menteri yang ditetapkan

dalam Keputusan Presiden tentang Pembentukan Kabinet. Sedangkan

mengenai urutan tempat antar Pegawai Negeri diatur menurut senioritas

dengan memberikan urutan sesuai dengan jabatan. (Penjelasan Pasal 7

PP No. 62 Tahun 1990).

Mantan Pejabat Negara/PemerintahMantan Pejabat Negara/Pemerintah mendapat tempat setingkat lebih

rendah daripada Pejabat yang masih berdinas aktif, tetapi mendapat

tempat pertama dalam golongan/kelompok yang setingkat lebih rendah

itu. (Penjelasan Pasal 7 PP No. 62 Tahun 1990)

Tata Tempat Pejabat yang Menjadi Tuan RumahAcara resmi yang dihadiri Presiden RI atau Wakil Presiden RI, maka

Pejabat yang menjadi tuan rumah mendampingi Presiden RI atau Wakil

Presiden RI. Namun apabila acara resmi tidak dihadiri oleh Presiden RI

atau Wakil Presiden RI, maka yang mendampingi Pejabat Negara dan

atau Pejabat Pemerintah yang tertinggi kedudukannya (Pasal 4 ayat (4)

UU No. 8 Tahun 1987)

C. TATA PENGHORMATAN

Sebagaimana diatur dalam PP nomor 62 tahun 1990, Tata Penghormatan

mencakup penghormatan kepada Pejabat Negara/Pejabat Pemerintah,

Tokoh Masyarakat Tertentu, dan Lambang – lambang kehormatan Negara

Kesatuan Republik Indonesia (NKRI).

27

1. Penghormatan Kepada Pejabat Negara/Pejabat Pemerintah, Tokoh Masyarakat Tertentu.Tata Penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan pemberian

hormat bagi Pejabat Negara/Pejabat Pemerintah, Tokoh Masyarakat

Tertentu, dalam acara kenegaraan, acara resmi.

Berdasarkan pasal 3 undang-undang nomor 8 tahun 1987, “ Pejabat

Negara/Pemerintahan dan Tokoh Masyarakat Tertentu mendapat

penghormatan dan perlakuan sesuai dengan kedudukanya”.

Penghormatan sesuai dengan kedudukannya adalah sikap perlakuan

yang bersifat protokoler yang harus diberikan kepada seseorang dalam

acara kenegaraan atau acara resmi sesuai dengan jabatan dan atau

kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat.

Berdasarkan PP Nomor 62 tahun 1990, bentuk penghormatan kepada

pejabat Negara/Pemerintahan, Tokoh Masyarakat Tertentu, terdiri dari :

a. Penghormatan dalam bentuk Tata Tempat (preseance),

yaitu seseorang dengan kedudukan/jabatan tertinggi memperoleh

urutan tempat pertama,

b. Penghormatan dalam bentuk Tata Urutan (Rotation), yaitu :

1). Urutan sambutan dalam upacara, seseorang

dengan kedudukan/jabatan tertinggi mendapat giliran paling

akhir , namun pada acara yang bersifat non seremonial seperti

briefing, terjadi sebaliknya,

2). Seseorang dengan kedudukan/jabatan tertinggi

diberi hak untuk datang di tempat acara paling akhir dan pulang

paling awal.

3). Seseorang dengan kedudukan/jabatan tertinggi

apabila naik pesawat naik paling akhir sedangkan turun paling

awal, di Kapal Laut, Mobil dan Kereta Api, naik dan turun paling

dulu. Bentuk penghormatan pada saat menggunakan kendaraan

ini bisa menyimpang dari kelaziman apabila disediakan ruang

tunggu.

4). Dalam bentuk Jajar Kehormatan (Receiving Line),

seseorang dengan kedudukan/jabatan tertinggi harus datang

dari arah sebelah kanan pejabat yang menyambut, bila

28

seseorang dengan kedudukan/jabatan tertinggi tersebut yang

menyambut maka tamu datang dari sebelah kirinya.

c. Penghormatan dalam bentuk pemberian perlindungan,

ketertiban, keamanan, dukungan sarana dan fasilitas yang

diperlukan sesuai dengan kedudukannya dan atau jabatannya dalam

negara dan pemerintahan.

d. Penghormatan dalam bentuk penggunaan Bendera Sang

Merah Putih dalam menjalankan tugas jabatannya, yaitu :

1). Presiden/wakil Presiden, mantan Presiden/wakil

Presiden, Menteri, Ketua Lembaga-lembaga Negara, Jaksa

Agung dan Ketua BPK dapat menggunakan Bendera

Kebangsaan pada kendaraan/alat pengangkutan yang

digunakan, kecuali pada kapal. Bendera digunakan pada

kendaraan Presiden/wakil Presiden berukuran 36 x 54 Cm, bagi

pejabat lainnya ukuran 30 x 45 Cm dan dipasang pada bagian

depan mobil di tengah-tengah.

2). Presiden/wakil Presiden serta tamu negara dalam

kunjungannya ke daerah berhak memperoleh penghormatan

dengan pengibaran bendera Sang Merah Putih.

e. Penghormatan khusus kepada Presiden/wakil Presiden

dalam bentuk pengumandangan Lagu Kebangsaan Indonesia Raya

dalam menjalankan tugas jabatannya pada acara kenegaraan dan

acara resmi serta pada saat datang dan kembali dari kunjungan ke

daerah.

f. Penghormatan Jenazah apabila Pejabat

Negara/Pemerintahan dan Tokoh Masyarakat Tertentu meninggal

dunia, dalam bentuk pengibaran bendera setengah tiang, dengan

ketentuan sebagai berikut :

1). Selama tujuh hari untuk jabatan Presiden/wakil

Presiden, mantan Presiden/wakil Presiden, bendera dikibarkan

setengah tiang di seluruh pelosok negeri,

2). Selama lima hari bagi ketua lembaga-lembaga

negara, bendera dikibarkan setengah tiang di seluruh pelosok

negeri,

29

3). Selama tiga hari bagi Menteri Negara, wakil ketua

lembaga-lembaga tinggi negara, Panglima TNI, Kepala staf

angkatan dan Kapolri, bendera dikibarkan setengah tiang di

seluruh pelosok negeri,

4). Selama dua hari untuk pejabat negara, pejabat

pemerintahan dan tokoh masyarakat tertentu lainnya, dengan

pengibaran bendera setengah tiang di lingkungan instansinya

masing-masing.

2. Penghormatan Terhadap Lambang-lambang Kehormatan NKRIBerdasarkan PP nomor 40, 43, dan 44 tahun 1958, lambang-lambang

kehormatan NKRI terdiri dari : Lambang Negara Burung Garuda,

Bendera Kebangsaan Sang Merah Putih, Gambar Resmi Presiden dan

Wakil Presiden, dan lagu Kebangsaan Indonesia Raya.

a. Penghormatan Terhadap Lambang Negara Burung GarudaKetentuan mengenai lambang negara diatur dalam PP nomor 43

tanggal 26 Juni 1958. Penghormatan kepada Lambang negara

meliputi: tata tertib penggunaan lambang negara, tata cara

penggunaan lambang negara, dan hal-hal yang dilarang dalam

penggunaan lambang negara.

Tata Tertib Penggunaan Lambang Negara1). Lambang negara di dalam ruangan bersama-sama dengan

gambar Presiden dan Wakil Presiden harus mendapat tempat

yang sama utamanya,

2). Lambang negara harus dipasang sesuai dengan besar kecilnya

ruangan atau kapal dan dibuat dari bahan yang tahan lama,

3). Lambang negara bila terdiri lebih dari satu warna harus mengacu

kepada PP 66/ 1971, kalau digunakan satu warna agar

digunakan warna yang layak dan pantas, seperti : kuning emas,

perunggu, atau sawo matang.

30

Tata Cara Penggunaan Lambang Negara1). Lambang negara dipasang di gedung milik pemerintah, sebelah

luar atau dalam gedung pada tempat yang pantas dan menarik

perhatian,

2). Digunakan pada kapal-kapal pemerintah yang digunakan unatuk

keperluan dinas dan ditempatkan ditengah tengah bagian luar

anjungan.

3). Lambang negara pada bagian luar gedung hanya dibolehkan

pada : rumah jabatan presiden/wakil presiden, Menteri,

Gubernur, Walikota/bupati, gedung kantor departemen,

lembaga-lembaga negara dan kantor perwakilan RI di luar negeri,

4). Lambang negara diluar gedung diharuskan pada tiap-tiap :

Kantor Kepala Daerah, ruang sidang DPRD, Ruang sidang

pengadilan, Markas besar dan kantor-kantor TNI, Markas besar

dan kantor-kantor Polri, Kantor Perwakilan RI di luar negeri,

kantor Imigrasi, kantor Syahbandar, dan kantor – kantor negeri

lainnya,

5). Lambang negara digunakan pada Paspor RI, tiap-tiap nomor

lembaran negara, Berita Negara dan Tambahannya, dibagian

atas halaman pertama dan ditengah tengahnya,

6). Lambang negara untuk cap jabatan, hanya dibolehkan untuk cap

jabatan presiden/wakil presiden, Menteri, Ketua Lembaga-

Lembaga Negara, Jaksa Agung, Perwakilan RI di luar Negeri,

Kepala Daerah dan notaris. Lambang negara pada cap dinas

diperbolehkan untuk kantor-kantor pusat dari para pejabat

tersebut,

7). Lambang negara dapat digunakan pada surat dinas Presiden,

Wakil Presiden, Menteri, Ketua-ketua lembaga negara, jaksa

agung, kepala Perwakilan RI di luar Negeri, Gubernur/kepala,

daerah,

8). Lambang negara pada cap jabatan hanya diperbolehkan untuk

kartu nama Presiden/wapres Menteri, Ketua-ketua lembaga

31

negara, jaksa agung, kepala Perwakilan RI di luar Negeri,

Gubernur/kepala, daerah,

9). Lambang negara dapat digunakan pada mata uang logam dan

mata uang kertas, kertas bermeterai, ijazah Negara, barang-

barang negara dirumah jabatan Presiden/wapres, Menteri luar

negeri, kepala Perwakilan RI di luar Negeri, pakaian resmi yang

dianggap perlu oleh pemerintah, buku-buku, majalah, dan buku

kumpulan undang-undang yang diterbitkan oleh pemerintah

pusat, juga buku-buku kumpulan undang-undang yang diterbitkan

swasta dan surat-surat kapal dan barang-barang lain dengan ijin

menteri yang bersangkutan,

10). Lambang negara dapat digunakan di tempat diadakannya

peristiwa resmi seperti Gapura dan bangunan yang pantas,

11). Lambang negara dapat digunakan sebagai lencana oleh warga

negara Indonesia di luar negeri dan dipasang pada bagian dada

sebelah kiri.

Larangan Dalam Penggunaan Lambang Negara1). Dilarang menambah hurup, kalimat, angka, gambar atau tanda-

tanda lain pada lambang negara,

2). Dilarang menggunakan lambang negara sebagai perhiasan, cap

dagang, reklame perdagangan atau propaganda politik dengan

cara apapun juga,

3). Dilarang menggunakan lambang negara untuk perorangan,

perkumpulan, organisasi atau perusahaan swasta,

4). Lambang perseorangan, perkumpulan, organisasi atau

perusahaan swasta tidak boleh sama atau pada pokoknya

menyerupai lambangn negara.

Penggunaan Lambang Negara di luar Negeri.Penggunaan lambang negara di luar negeri oleh Perwakilan RI

dilakukan menurut peraturan atau kebiasaan pengunaan lambang

kebangsaan asing yang berlaku di negara tersebut.

32

b. Penghormatan Terhadap Bendera KebangsaanKetentuan mengenai Bendera Kebangsaan diatur dalam PP nomor 40

tahun 1958. Bendera Kebangsaan “Sang Merah Putih” adalah

lambang kedaulatan dan kehormatan negara, oleh karena itu

penggunaannya harus diselaraskan dengan kedudukannya.

Penghormatan kepada Bendera Kebangsaan, meliputi : ketentuan

mengenai ukuran bendera, waktu dan cara penggunaan bendera, dan

penggunaan bendera Sang Merah Putih bersama dengan bendera

kebangsaan asing.

Ukuran Bendera KebangsaanPerbandingan panjang dan lebar adalah 3 : 2, bagian atas warna

merah dan bawah warna putih, kedua bagian tersebut sama lebarnya.

Ukuran bendera yang dipasang harus diselaraskan dengan tempat

pemasangannya, yaitu besar kecilnya ruangan, halaman, kendaraan,

meja ruangan dan lain-lain. Namun demikian, pada umumnya ukuran

bendera lapangan adalah 2 x 3 M, sedangkan bendera ruangan

adalah 1 x 1,5 M. Bendera untuk kendaraan Presiden dan Wakil

Presiden adalah 36 x 54, untuk mantan Presiden dan Wakil Presiden,

Menteri, Ketua Lembaga Negara, ukurannya adalah 30 x 45 Cm,

sedangkan bendera meja adalah 10 x 15.

Waktu Pengibaran Bendera KebangsaanWaktu pengibaran bendera kebangsaan adalah siang hari antara saat

matahari terbit sampai terbenam, kurang lebih jam 6.00 sampai

dengan jam 19.00. Dalam keadaan luar biasa dimungkinkan

pengibaran bendera siang dan malam, misalnya negara dan bangsa

dalam keadaan sangat berduka dan sangat bersuka cita, untuk

mengobarkan semangat bela tanah air, atau menghormati kunjungan

kepala negara/pemerintahan asing.

Bendera yang dikibarkan pada malam hari harus diterangi lampu, bila

cuaca buruk misalnya hujan pengibaran tetap dilakukan dengan

33

bendera ukuran kecil. Bila hari besar Indonesia di luar negeri

bersamaan dengan hari berkabung di negara setempat, maka

bendera merah putih dipasang setengah tiang. Bila hari berkabung

Indonesia di luar negeri bersamaan dengan hari besar setempat,

maka bendera kebangsaan merah putih tidak dikibarkan.

Penaikan dan penurunan bendera kebangsaan Bendera kebangsaan dibawa dari tempat penyimpanan ke tempat

pengibaran dengan membawanya di atas kedua telapak tangan atau

di atas baki. Regu pengibar bendera paling sedikit 3 orang. Bendera

dinaikkan dan diturunkan dengan perlahan dan tidak menyentuh

tanah. Pada pemasangan bendera setengah tiang, terlebih dahulu

bendera dinaikkan satu tiang penuh, kemudian diturunkan kembali

perlahan-lahan hingga setengah tiang. Begitu juga waktu

menurunkannya bendera dinaikkan dulu satu tiang penuh baru

diturunkan perlahan-lahan seluruhnya. Bila terjadi rintangan pada

saat penaikan dan penurunan bendera, upacara harus tetap

dilanjutkannseolah-olah tidak terjadi apa-apa, baru setelah upacara

selesai dilakukan perbaikan. Bila bendera terjatuh, petugas pengibar

harus berusaha menggapainya supaya tidak menyentuh tanah dan

dengan kedua tangannya bendera tesebut dibentangkan tegak lurus

sebagimana mestinya sampai upacara selesai. Apabila penaikan

bendera diiringi lagu kebangsaan, diusahakan agar bendera

mencapai puncak pada saat iringan lagu kebangsaan selesai.

Penurunan hingga setengah tiang tidak diiringi lagu kebangsaan.

Tempat Pengibaran Bendera KebangsaanBendera kebangsaan dikibarkan di tengah halaman di muka gedung

atau rumah. Apabila hal tersebut tidak memungkinkan karena adanya

rintangan, maka bendera dikibarkan di temmpat ketinggian disebelah

kanan halaman gedung atau rumah tersebut.

Beberapa ketentuan mengenai tempat pengibaran yang perlu

diperhatikan, adalah sebagai berikut :

34

1). Bendera kebangsaan dikibarkan setiap hari di rumah jabatan

atau halaman rumah jabatan presiden, wakil presiden, menteri,

Kepala Daerah dan di Taman Makam Pahlawan,

2). Pada hari kerja di gedung atau halaman gedung Istana Presiden,

Istana Wakil Presiden, DPR, Mahkamah agung, Kejaksaan

Agung, Instansi Pemerintah lainnya dan gedung yang ditetapkan

oleh menteri yang bersangkutan.

3). Pada kantor perwakilan RI di luar negeri dan kediaman kepala

perwakilan RI di luar negeri. Dengan catatan penggunaan

bendera kebangsaan di luar negeri dilakukan menurut kebiasaan

dan aturan penggunaan bendera asing yang berlaku di negara

tersebut.

4). Pada hari sekolah dikibarkan di gedung atau halaman sekolah

negeri dan sekolah swasta.

5). Bendera kebangsaan juga dikibarkan pada waktu :

Menghormati kepala negara/kepala pemerintahan asing,

Memperingati hari-hari besar nasional,

Ditempat diselenggarakannya pertemuan, konferensi, seminar

dan sejenisnya selama waktu tertentu,

Sebagai tanda berkabung atas meninggalnya pejabat negara,

pejabat pemerintahan dan tokoh masyarakat tertentu,

dikibarkan setengah tiang. Bila saat berkabung bersamaan

dengan hari besar nasional maka bendera dikibarkan satu

tiang penuh,

Pengibaran bendera kebangsaan di luar negeri mengikuti

kebiasaan dan peraturan protokoler negara setempat.

Bendera Kebangsaan sebagai Penutup JenazahSebagai tanda penghormatan nasional kepada yang meninggal,

bendera kebangsaan dapat digunakan sebagai punutup Peti jenazah

atau usungan jenazah dari pejabat negara, pejabat pemerintah dan

tokoh masyarakat tertentu. Bendera kebangsaan diletakan

memanjang peti atau usungan dengan bagian warna merah di

sebelah kanan dan putih sebelah kiri dengan pengertian bahwa yang

35

berwarna merah diletakkan di atas bagian kanan badan jenazah.

Diatas bendera tidak boleh diletakkan sesuatu apapun, dan tidak

diturunkan ke liang kubur dan tidak boleh menyentuh tanah.

Bendera Kebangsaan Sang Merah Putih Bersama Bendera Kebangsaan Asing. Tata tertib pemasangannya adalah sebagi berikut :

1). Jika hanya ada satu bendera asing, Sang Merah Putih dipasang

di sebelah kanan,

2). Jika ada beberapa bendera asing, semua bendera dipasang

pada satu baris urut abjad. Sang Merah Putih ditempatkan di

tengah bila jumlah bendera ganjil, bila jumlahnya genap

ditempatkan di tengah sebelah kanan. Alternatif lainnya adalah

meletakkan dua Sang Merah Putih untuk mengapit bendera

asing,

3). Jika Sang Merah Putih dan bendera asing dipasang pada tiang

yang bersilang, Sang Merah Putih dipasang disebelah kanan,

dan tiangnya dipasang di depan tiang bendera asing.

4). Jika dalam konperensi internasional dipandang perlu memasang

bendera kecil (bendera meja), maka bendera-bendera tersebut

dipasang di meja di depan tempat duduk masing-masing anggota

delegasi.

Bendera Kebangsaan Sang Merah Putih pada Acara Penandatanganan MoU.Tata tertib pemasangannya adalah sebagi berikut :

1). Di belakang meja pimpinan (tempat penandatanganan MoU)

dipasang dua tiang bendera, sebelah kanan sang merah putih,

sebelah kiri bendera asing,

2). Bendera ukuran kecil (bendera meja) dapat dipasang di atas

meja dengan sistim silang atau paralel.

Bendera Kebangsaan Sang Merah Putih bersama Bendera Organisasi.

36

Jika bendera kebangsaaan dipasang bersama bendera atau panji

organisasi, selayaknya Bendera Kebangsaan diberi tempat terhormat

dengan ketentuan sebagai berikut :

1). Jika hanya ada sebuah bendera atau panji organisasi, Bendera

Kebangsaan dipasang di sebelah kakan, sedangkan panji

organisasi di sebelah kiri (tidak berdampingan),

2). Jika ada lebih dari dua panji atau bendera organisasi, maka

bendera organisasi tersebut dipasang pada satu baris,

sedangkan Bendera Kebangsaan ditempatkan di muka baris

tersebut,

3). Dalam pawai atau defile yang terdiri dari satu atau lebih

rombongan yang masing-masing membawa satu atau lebih

Bendera Kebangsaan, maka Bendera Kebangsaan dibawa

dengan memakai tiang di muka baris bendera atau panji

organisasi yang mendahului tiap rombongan,

4). Bendera kebangsaan harus tampak lebih besar dan dipasang

lebih tinggi dari bendera/panji organisasi,

5). Bendera kebangsaan tidak boleh dipergunakan untuk memberi

hormat kepada seseorang dengan menundukannya seperti lajim

dilakukan pada waktu memberi hormat dengan panji pada saat

pawai, defile.

Bendera Kebangsaan Asing di Indonesia.Tata tertib pemasangannya adalah sebagi berikut :

1). Warga negara asing di Indonesia dapat mengibarkan, memasang

dan membawa bendera kebangsaanya di muka umum pada hari

nasional negaranya, pada saat kunjungan pimpinan negaranya di

Indonesia, Hari Berkabungnya atau hari besar nasionalnya, pada

saat perlombaan internasional dimana negaranya ikut serta dan

pada kesempatan lain dengan seijin pemerintah Indonesia.

2). Pemerintah dapat melarang penggunaan Bendera Kebangsaan

Asing, apabila dipandang dapat menimbulkan gangguan

ketertiban dan keamanan umum.

37

3). Bendera Kebangsaan Asing selalu digunakan bersama Bendera

Sang Merah Putih, kecuali untuk pemasangan Bendera

Kebangsaan Asing di kantor/halaman kantor, kediaman/halaman

kediaman resmi, dan kendaraan Perwakilan Diplomati/Konsuler

negara asing,

c. Penghormatan Terhadap Gambar Resmi Presiden/Wakil PresidenGambar Presiden/Wakil Presiden tidak dimaksudkan untuk

dikultuskan, tetapi dipasang dalam rangka penghormatan kepada

Presiden/Wakil Presiden sesuai dengan kedudukannya sebagai

lambang kedaulatan dan kehormatan negara RI.

Tata tertib penghormatan terhadap gambar Presiden/Wakil Presiden

adalah sebagai berikut :

1). Apabila dalam satu ruangan gambar Resmi Presiden/Wakil

Presiden ditempatkan bersama-sama Lambang Negara, maka

Lambang Negara ditempatkan lebih tinggi dan berada diantara

Gambar resmi Presiden/wakil Presiden.

2). Gambar Resmi Presiden/Wakil Presiden dipasang di dalam tiap

gedung kantor pemerintah serta di dalam ruangan

pertemuan/rapat, dengan ukuran gambar yang sesuai dengan

besarnya ruangan.

3). Gambar presiden dipasang sebelah kanan sedangkan gambar

Wakil Presiden sebelah kiri (dilihat dari dalam gedung

menghadap keluar).

4). Ukuran standar resmi gambar Presiden/wakil Presiden yang

dikeluarkan Sekretariat Negara adalah 28x35 Cm, 50x60 Cm dan

90x120 Cm.

d. Penghormatan Terhadap Lagu KebangsaanLagu Kebangsaan Indonesia Raya diatur dalam PP nomor 44 tahun

1958 tanggal 26 Juni 1958.

Lagu Kebangsaan Indonesia Raya diperdengarkan untuk

menghormati Kepala/Wakil Kepala Negara, untuk penghormatan

kepada Bendera Kebangsaan pada saat upacara

38

penaikan/penurunan Bendera Kebangsaan, untuk penghormatan

tamu negara, pada upacara bendera pada peringatan hari besar

nasional, dapat pula diperdengarkan sebagai ungkapan rasa

nasionalisme, dan dalam rangkaian diklat.

Tata Tertib Penggunaan Lagu Kebangsaan1). Pada waktu lagu kebangsaan Indonesia Raya dinyanyikan dalam

suatu acara, maka orang yang hadir berdiri tegak di tempat

masing-masing.

2). Memberi hormat sesuai dengan tatacara yang ditentukan dan

menurut keadaan setempat.

3). Penutup kepala yang bukan merupakan perlengkapan dari

seragam harus dibuka, kecuali kopiah, ikat kepala, sorban, dan

kudung atau topi wanita yang dipakai menurut agama atau adat

kebiasaan.

Larangan dalam Penggunaan Lagu Kebangsaan1). Lagu Kebangsaan tidak boleh diperdengarkan pada waktu dan

tempat secara sembarangan,

2). Tidak boleh dinyanyikan dengan nada-nada irama, iringan, kata-

kata dan gubahan-gubahan lain daripada yang tertera dalam

lampiran PP nomor 44 tahun 1958,

3). Tidak boleh digunakan untuk keperluan iklan dalam bentuk

apapun juga,

4). Bagian-bagian lagu kebangsaan tidak boleh digunakan dalam

gubahan yang tidak sesuai kedudukan lagu indonesia Raya

sebagai lagu Kebangsaan,

5). Pada waktu mengiringi pengibaran/penurunan Bendera

kebangsaan, Indonesia Raya tidak boleh diperdengarkan dengan

menggunakan musik dari tape recorder.

39

D. TATA KUNJUNGAN PEJABAT BPKP

Kunjungan pejabat BPKP (utamanya Kepala BPKP, Sekretaris Utama, dan

Para Deputi), ke luar kantor adalah bagian dari pelaksanaan tugas pokok

dan fungsi pimpinan BPKP, di dalam menjalankan Keputusan Presiden

Nomor 31 Tahun 1983. Kunjungan yang diatur di dalam SOP ini

dikhususkan pada kunjungan kerja, dan sebaiknya juga tidak lepas dari

aspek-aspek protokoler.

Kunjungan kerja pejabat BPKP ke suatu instansi dan atau ke suatu daerah,

biasanya didasarkan pada suatu kesepakatan antara pimpinan instansi dan

atau pimpinan daerah dengan pimpinan BPKP. Pihak panitia terlebih dahulu

berkoordinasi dengan Pemerintah daerah dan atau instansi terkait untuk

pengaturan teknis dan non teknis, baik secara substansi atau pelayanan dari

sisi keprotokolan.

Kunjungan kerja Pimpinan BPKP ke suatu instansi dan atau ke suatu daerah

dapat dikelompokkan sebagai berikut:

1. Menghadiri Sidang Kabinet ataupun rapat lain atas undangan Presiden di

Istana Negara;

2. Kunjungan kerja dalam rangka menghadiri Rapat Dengar Pendapat (RDP)

dengan DPR;

3. Menghadiri Konferensi Internasional, musyawarah nasional, dan lain-lain

acara yang bersifat resmi;

4. Mendampingi Presiden/ Wakil Presiden, Menteri, ke suatu daerah tertentu,

yang terkait dengan tugas-tugas di bidang pengawasan.

5. Menghadiri pelantikan Kepala Perwakilan BPKP di daerah.

Masing-masing kunjungan tersebut mempunyai persiapan berbeda-beda.

Namun perlu ditetapkan prosedur minimal yang harus disiapkan, supaya

seluruh acara kunjungan kerja yang direncanakan dapat terlaksana dengan

baik dan lancar.

40

Ada tiga pokok bahasan yang perlu diperhatikan dalam kunjungan kerja

Pejabat BPKP, yaitu:

a. Persiapan Kunjungan kerja

b. Pelaksanaan Kunjungan kerja;

c. Petunjuk tambahan.

a. Persiapan Kunjungan Kerja

Kunjungan Pejabat BPKP sebaiknya dimulai dengan adanya disposisi

ataupun perintah lisan pejabat BPKP kepada petugas protokol terkait,

untuk menindaklanjuti undangan/ surat keputusan/ hasil rapat/

informasi awal yang diterima Pejabat BPKP terkait.

Petugas protokoler mengkonfirmasikan disposisi tersebut untuk

mendapatkan kepastian, dan mendaftarkan acara kunjungan kerja

tersebut ke dalam daftar agenda Pejabat BPKP terkait, untuk

menghindari terjadinya tumpang tindih jadwal kegiatan.

Bila dipandang perlu, segera dibentuk tim kecil untuk mempersiapkan

rencana kunjungan kerja tersebut, yang antara lain berupa langkah-

langkah sebagai berikut:

1) Menginformasikan sedini mungkin rencana kunjungan kerja

tersebut kepada instansi terkait/ daerah yang akan dikunjungi,

termasuk Kepala Perwakilan BPKP setempat.

2) Mengupayakan juga untuk menginformasikan rencana kunjungan

kerja ini kepada Irjen/ Irtama/ Inspektur dari instansi terkait.

3) Khusus untuk acara Rapat Dengar Pendapat (RDP) dengan DPR

hubungi Leason Officer BPKP di sana, untuk mendapatkan

kepastian materi yang akan dibahas, data yang harus disiapkan,

serta berapa kali jumlah penggandaan materi yang akan dibagikan.

4) Membuat surat pemberitahuan kepada pejabat setempat perihal

rencana kunjungan ini, ditandatangani oleh Sekretaris Utama, atau

pejabat yang mewakilinya.

41

5) Menginventarisir segala hal yang berhubungan dengan upacara/

acara, antara lain maksud dan tujuan acara, dan mengumpulkan

data-data/ informasi tentang:

Peta daerah/ lokasi

Lama penerbangan dari tempat asal

Jarak dan lama perjalanan dengan kendaraan darat

Rencana akomodasi

Susunan panitia daerah

Kelengkapan dan perlengkapan acara

Menyusun rencana acara

6) Apabila menginap:

Cek nama hotel dan data-data lainnya

Menyiapkan daftar nama untuk masing-masing pintu kamar

Untuk Kepala BPKP dan Eselon I, siapkan kamar sendiri tipe

Suite room, Eselon II disiapkan kamar yang sedikit dibawahnya

Cek kelengkapan di dalam kamar Pejabat BPKP sebelum

ditempati.

7) Membuat daftar pembagian kamar (bila menginap)

8) Pastikan petunjuk arah kiblat ada dan terpasang dengan benar.

9) Catat petunjuk tentang fasilitas sarapan di hotel, makan siang dan

makan malam, termasuk menu yang tersedia.

10) Bila diperlukan, dapat dibentuk Tim Pendahulu (advance team),

dengan tugas:

Menghadiri rapat koordinasi di daerah dan memberikan

informasi terakhir

Mengikuti pelaksanaan kegiatan gladi bersih dan memberikan

saran-saran penyempurnaan bila perlu

42

Menginvetarisir seluruh peserta upacara, terutama pada waktu

kedatangan, pelaksanaan dan pemberangkatan

Penentuan preseance (tata tempat dan tata urutan) pejabat

pada waktu menyambut dan di tempat acara

Mempersiapkan ruang istirahat

Pengecekan perlengkapan acara, antara lain kendaraan

rombongan, akomodasi dan perlengkapannya, bahan-bahan

informasi daerah.

Koordinasi dengan unsur-unsur panitia pelaksana

Mempersiapkan langkah-langkah yang perlu dan tepat bila

menghadapi keadaan dimana perlu mengadakan perubahan

acara.

11) Staf Perjalanan melaksanakan persiapan fisik segala hal yang

menyangkut kebutuhan pelaksanaan perjalanan:

Membuat dan mengirim surat pemberitahuan kepada anggota

rombongan.

Mempersiapkan boarding list dan boarding pass

Pengecekan daftar anggota rombongan

Koordinasi dengan tim pendahulu

Menyiapkan daftar acara

Koordinasi penyiapan administrasi dengan Bagian Keuangan

Koordinasi dengan pihak catering

Membawa label barang untuk memudahkan pengenalan pemilik

barang

b. Pelaksanaan Kunjungan Kerja

Hal – hal yang harus diperhatikan Tim pendahulu

1)Kedatangan di daerah :

43

Pejabat yang menyambut (beserta isteri)

Urutan pejabat yang menyambut dan tata tempatnya

Perlengkapan acara penyambutan

Penyediaan tempat istirahat beserta perlengkapan dan

kebersihannya

Kesiapan kendaraan beserta petugas pelayanan yang

diperlukan

2)Berangkat menuju tempat acara :

Pakaian (dress code) bagi seluruh rombongan

Kendaraan yang dipergunakan

Waktu keberangkatan

Jarak dan lamanya perjalanan

Waktu tiba di tempat upacara

Jarak bandara menuju tempat acara

3)Tiba di tempat upacara :

Tempat VVIP turun/naik kendaraan

Pejabat yang menyambut

Upacara penyambutan (jika ada)

Ruang Tunggu Utama

Petugas-petugas protokol

Pembawa Acara

Naskah pembawa acara

Pendamping VVIP pada saat tampil di depan/ penandatanganan

prasasti/ pemukulan gong, dan lain-lain.

4)Apabila menginap :

Jarak antara bandara dan penginapan, lamanya perjalanan

Kendaraan yang dipergunakan

44

Pejabat setempat yang mendampingi

5)Akomodasi :

Pengelompokan akomodasi bagi segenap rombongan

(rombongan resmi, rombongan staf, dan pendamping)

Perlengkapan akomodasi (telepon intern/ ekstern, Fax, internet,

musholla/ arah kiblat, dan lain-lain)

6)Kembali ke tempat asal :

Penyiapan barang souvenir yang akan dibawa

Tempat dan waktu pengumpulan barang

Pengangkutan barang

Kemungkinan penambahan/ pengurangan jumlah rombongan

Boarding list.

Hal – hal yang diperhatikan untuk Rombongan Utama

1) Keberangkatan

Kendaraan yang dipergunakan

Waktu keberangkatan

Tempat keberangkatan

Jarak dan lamanya perjalanan

Waktu mendarat/tiba

Jarak bandara menuju tempat acara

2)Apabila menginap, perhatikan pengaturan menginap sebagaimana

dalam butir b.4.

3)Akomodasi perhatikan pengaturan menginap sebagaimana dalam

butir b.5.

4)Pengecekan saat kembali ke tempat asal, lakukan prosedur

sebagaimana dalam butir b.6.

45

c. Petunjuk Tambahan

1) Penyambutan secara adat di daerah dapat diadakan sesuai

dengan situasi dan kondisi

2) Sehubungan dengan upaya BPKP mendukung pemerintah di

dalam pemberantahan korupsi, ada baiknya di setiap kesempatan

kunjungan kerja Pejabat BPKP ke daerah, agar diupayakan

dipertemukan juga dengan Kepala Kejaksaan Tinggi dan Kapolda

setempat.

E. TATA CARA PENYAMBUTAN TAMU 1. Tata Cara Penyambutan Tamu dalam Acara Resmi

Acara resmi yang diselenggarakan BPKP yang dihadiri tamu undangan

antara lain adalah Seminar, workshop, diskusi panel, dan lain – lain.

Tata tertib dalam peyambutan tamu dalam acara resmi adalah sebagai

berikut :

a. Setibanya di gedung BPKP, Undangan VIP (Ketua

Lembaga Negara, Menko, Menteri...) disambut oleh Kepala

Protokol/Ketua Panitia/Deputi BPKP di pintu masuk (lantai 1);

b. Dengan didampingi Kepala Protokol/Ketua Panitia/Deputi

BPKP, Undangan VIP (Ketua Lembaga Negara, Menko, Menteri...)

menaiki tangga dan disambut oleh Kepala BPKP dan bersama-sama

menuju ruang VIP (lantai 2) atau menaiki lift dan menuju ruang VVIP

(lantai3) dan disambut Kepala BPKP di depan Lift lantai 3;

c. Kepala Protokol/Ketua Panitia mempersilahkan Kepala

BPKP & Undangan VIP memasuki aula untuk acara resmi (apabila

ruang VIP di lantai 3, menggunakan lift);

d. Setibanya di aula, Kepala BPKP mempersilahkan tamu VIP

duduk sesuai dengan tempat duduk yang telah ditentukan;

e. Setelah acara resmi selesai, apabila ada konperensi pers,

Kepala Protokol/Ketua Panitia mempersilahkan Kepala BPKP &

Undangan VIP menuju ruang pers release;

f. Setelah selesai, Kepala Protokol/Ketua Panitia

mempersilahkan Kepala BPKP & Undangan VIP menuju meja makan

46

makan yang telah disiapkan (Di meja makan Kepala BPKP dan Tamu

VIP sudah disiapkan makanan meskipun acara makan secara

prasmanan);

g. Setibanya di ruang makan, Kepala BPKP mempersilahkan

tamu VIP duduk sesuai dengan tempat duduk yang telah ditentukan

dan mempersilahkan makan;

h. Undangan VIP diantar oleh Kepala BPKP/Kepala

Protokol/Deputi BPKP menuju ke kendaraannya.

i. Kepala BPKP kembali ke Aula (jika acara belum selesai)

atau kembali ke ruang Kepala BPKP.

2. Tata Cara Penyambutan Tamu dalam Pembicaraan Empat Mata, Pertemuan Bilateral dan Koperensi Pers. a. Tamu VIP (Ketua Lembaga Negara, Menko, Menteri...)

beserta staf tiba di BPKP, disambut oleh Kepala Protokol/Deputi

BPKP di lantai 1;

b. Kepala Protokol/Deputi BPKP mendampingi tamu VIP

menuju ruang kerja Kepala BPKP/Ruang Khusus/Ruang Rapat

Kepala di lantai 3;

c. Kepala BPKP menyambut Tamu VIP dan mengajak ke

ruang khusus untuk pembicaraan empat mata;

d. Pada saat pembicaraan empat mata, dilakukan pula

pertemuan paralel antara staf Tamu VIP dengan pejabat BPKP

(Deputi/Direktur); Apabila Tamu VIP mengajak staf yang levelnya

bukan pejabat (misalnya ajudan) maka point d tidak ada;

e. Jika terdapat persetujuan / MOU (Memorandum of

Understanding) antara BPKP & Instansi Tamu VIP tersebut, maka

acara penandatanganan dokumen tersebut dilakukan oleh Kepala

BPKP & Kepala Badan, Menko, Menteri... tersebut;

f. Apabila ada acara konperensi pers bersama , Kepala

Protokol/Deputi BPKP mempersilahkan dan mendampingi Kepala

BPKP & Tamu VIP beserta staf menuju ruang konperensi pers di

lantai 1.

g. Apabila butir f tidak ada, langsung ke butir h;

47

h. Selanjutnya Tamu VIP berpamitan, Kepala BPKP

mengantar sampai pintu ruang kerja kepala /sampai lift lantai 3 /

sampai ke kendaraan tergantung senioritas Tamu VIP tersebut ;

i. Kepala Protokol/Deputi BPKP mengantar sampai ke

kendaraan;

F. TATA CARA ACARA RESMI 1. Umum

Selain upacara–upacara resmi yang dilaksanakan oleh BPKP

sebagaimana tersebut di atas (upacara pelantikan dan upacara bendera),

dapat dilaksanakan pula acara-acara resmi lainnya yang dihadiri oleh

Pimpinan BPKP, yaitu:

Peresmian Proyek

HUT BPKP

Pembukaan / Penutupan seminar, loka karya, symposium, diskusi ilmiah

dsb

Temu wicara

2. Fungsi Protokol dalam acara-acara Resmi LainnyaSelain berfungsi sebagai pengatur tata urutan (preseance) pada

pelaksanaan upacara/pertemuan, protokol berfungsi juga baik pada tahap

persiapan hingga akhir acara.

Pertemuan dapat dihadiri oleh kalangan internal BPKP dan dapat pula

dihadiri oleh pejabat dari instansi lain, seperti Departemen, LPND, Pemda,

dan sebagainya.

Hal-hal yang harus dilakukan oleh protokol adalah sebagai berikut:

1) Tahap PersiapanHal-hal yang harus dilakukan dalam tahap persiapan adalah:

(1) Koordinasi dengan panitia penyelenggara (organizing commitee /

OC), dan Pejabat Protokol Instansi lain yang akan hadir pada acara

tersebut

(2) Perencanaan dan penyusunan daftar jadwal kedatangan (dan

keberangkatan) pejabat dengan Sekretariat OC

(3) Penyusunan daftar pejabat BPKP yang akan menyambut pejabat

tamu di bandara

48

(4) Persiapan pengadaan fasilitas VIP Room bandara

(5) Pengumpulan data sesuai tugas keprotokolan yang ditangani dan

membicarakan dengan OC melalui berbagai rapat/pertemuan

sebagai tindak lanjut, yang membahas masalah:

Jadwal kedatangan dan keberangkatan tamu

Transportasi

Akomodasi

Undangan dan RSVP (repondez s’il vous plait)

Pemasangan bendera di dalam dan di luar gedung

Penjemputan dan pengantara

Pendaftaran / registrasi peserta

Upacara pembukaan

Acara khusus, mencakup antara lain santap siang dan

santap malam

Pertemuan bilateral

Acara Istri / Suami

Upacara penutupan

Petugas penghubung

(6) Pertemuan dengan Advance Team instansi peserta, yang

membahas petunjuk/penjelasan teknis mengenai segala aspek

keprotokolan yang perlu diketahui/dilakukan oleh para peserta

berkaitan dengan kehadirannya dalam acara tersebut.

2) Tahap PelaksanaanHal-hal yang harus dilakukan dalam tahap pelaksanaan adalah:

(1) Menjemput tamu dan membantu kelancaran pengurusan dan

penyelesaian dokumen perjalanan (tiket dsb), serta barang bawaan

tamu

(2) Bekerjasama dengan pihak pengadaan kendaraan dan keamanan,

mengecek ketersediaan kendaraan bagi tamu guna kelancaran

penjemputan, pengantaran dan mobilitas tamu dari satu tempat ke

tempat lain

49

(3) Menyiapkan daftar kamar yang dibutuhkan tamu dengan

berkoordinasi dengan pihak hotel, terutama dalam melakukan

check-in dan check-out.

(4) Mendata jumlah undangan sesuai dengan acara, membuat dan

mengedarkan undangan, mengecek konfirmasi kehadiran (RSVP),

malekukan koordinasi dengan pihak-pihak tertentu berkaitan

dengan penyelenggaraan acara, dan membuat placing card sesuai

preseance.

(5) Membantu mendata peserta untuk keperluan pembuatan tanda

pengenal (ID badge/pin), dan membantu peserta dalam hal

pendaftaran/registrasi

(6) Pada saat upacara pembukaan, bekerjasama dengan petugas

Pembawa Acara / Master of Ceremony), mengecek tempat

upacara, memberitahukan waktu upacara dan menempatkan

peserta pada tempat duduknya sesuai preseance.

(7) Untuk acara khusus, memesan tempat untuk acara khusus, seperti

santap siang dan santap malam, menata ruangan dan menyusun

susunan tempat duduk (seating arrangement) sesuai preseance,

mengatur barisan penyambut (receiving line) dan mengarahkan

tamu ke tempat duduk, bekerjasama dengan petugas MC.

(8) Untuk pertemuan khusus peserta dengan Pimpinan BPKP

(bilateral), menampung dan meneruskan permintaan pertemuan

tersebut, mendampinginya ke tempat pertemuan, mengusahakan

tempat dan makanan/minuman ringan (refreshment), bekerjasama

dengan bagian terkait

(9) Acara untuk para isteri (ladies program), menyusun dan

menguslkan rencana acara, mengadakan koordinasi dengan

petugas terkait, mendampingi dan membantu kelancaran acara,

membantu pelaksanaan pertukaran cindera mata (jika ada)

(10) Dalam acara penutupan, langkah keprotokoleran yang

dilaksanakan adalah menyesuaikan dengan acara pembukaan

tersebut di atas.

(11) Bagi petugas penghubung (liasion officer), mendata jadwal

kedatangan dan keberangkatan tamu, mengecek ketersediaan dan

50

kesiapan kendaraan bagi tamu, menjemput dan mengantar tamu,

membantu menempatkan tamu di VIP / VIP Room, serta

mengarahkan tamu ke kendaraan, membantu mengurus kebutuhan

tamu, membantu mengarahkan tamu dalam acara khusus,

mengingatkan tamu mengenai susunan acara, waktu, pakaian, dll,

dan mendampingi tamu dalam acara resmi dan tidak resmi.

(12) Penting pula melibatkan Pejabat Protokol Pemerintah Daerah pada

event tertentu.

3) Tahap AkhirHal-hal yang harus dilaksanakan dalam tahap akhir adalah:

(1) Membuat perencanaan dan penyusunan daftar keberangkatan

tamu dengan berkoordinasi dengan OC

(2) Membantu tamu dalam pemesanan dan rekonfirmasi tiket

perjalanan

(3) Menyusun daftar pejabat BPKP yang akan melepas tamu di VIP

Room bandara

(4) Mempersiapkan fasilitas VIP Room bandara untuk para tamu pada

tingkat eselon I ke atas

(5) Membantu kelancaran pengurusan dan penyelesaian dokumen

perjalanan serta barang bawaan delegasi.

3. Lain lainTahap – tahap perencanaan, pelaksanaan dan akhir acara tersebut di atas

berlaku untuk acara – acara resmi yang diselenggarakan oleh BPKP

Pusat, sedangkan untuk unit BPKP di daerah (Perwakilan BPKP) agar

menyesuaikan dengan kondisi daerah setempat.

G. TATA CARA ACARA JAMUAN Langkah-langkah yang harus dilakukan pada saat menyelenggarakan acara

jamuan adalah sebagai berikut :

1. Penentuan tanggal, waktu dan tempatDalam menentukan waktu untuk mengadakan jamuan, harus diperhatikan

hari dan waktu yang dipilih tidak bertepatan dengan perayaan keagamaan

51

tertentu, karena hal tersebut akan sangat mempengaruhi kehadiran para

undangan.

2. Pembuatan undanganHal-hal yang harus diperhatikan dalam undangan :

1) Nama yang akan diundang

2) Sifat undangan

3) Waktu dan tempat

4) Petunjuk Pakaian/Dress code

3. Penentuan petugas, yang terdiri atas :1). Petugas lapangan berkoordinasi dengan satpam.

Menyambut tamu yang baru datang dan memberitahu dimana tempat

acara jamuan berlangsung. Bila cuaca hujan petugas harus

membawa payung untuk mengiringi tamu ke ruang acara jamuan

2). Petugas penerima tamu. Petugas penerima tamu selain

menerima tamu juga harus mempersiapkan :

(1). Buku tamu

(2). Bollpoint

(3). Cinderamata

(4). Baki/Nampan Persiapan bila ada acara pemberian cinderamata

(5). Taplak penutup baki/nampan

(6). Tempat penyimpanan payung bila cuaca kurang baik

3). Petugas pengantar tamu dalam ruang acara. Bila tamu

sudah melewati meja penerima tamu sebaiknya petugas pengantar

tamu langsung menyambut dan mempersilahkan Pejabat/tamu yang

datang ke tempat duduk dimana semestinya tamu tersebut harus

duduk. Sebaiknya petugas ini sebelumnya harus sudah mengenal

para tamunya agar tidak ada kesalahan penempatan.

4). Pembawa acara/MC

4. Penyusunan Jadwal acara. 5. Konfirmasi ulang tempat acara dan tamu undangan.6. Cek ruang, dekorasi dan perlengkapannya.

Sehari sebelum acara berlangsung sebaiknya petugas menghubungi

tempat dimana acara akan diadakan. Kemudian Melihat dan memeriksa

52

dekorasi apakah sudah sesuai dengan permintaan panitia. Penempatan

kursi dalam penyelenggaraan jamuan, sama seperti penempatan kursi

dalam acara resmi. Dalam hal ini yang tidak kalah penting yang perlu

diingat adalah perlengkapan yang akan dipakai di meja tamu utama

seperti :

1). Gelas tinggi berkaki dan tutupnya untuk tamu utama

2). Piring kue

3). Tempat buah

4). Hiasan bunga

5). Tissue Box

6). Taplak meja

Catatan :

Peralatan tersebut diatas diperlukan bila tempat acara jamuan adalah di

kantor/rumah.

H. TATA BUSANA

Tata Busana adalah pengetahuan tentang penggunaan jenis-jenis pakaian

yang sesuai dengan acara yang sedang berlangsung. Dalam suatu

undangan jamuan diplomatik atau resmi biasanya dituliskan jenis pakaian

yang harus dikenakan sesuai sifat acara yang diselenggarakan. Bila

ditentukan demikian, sebaiknya jangan mengganti dengan pakaian jenis lain,

karena akan menyinggung tuan rumah atau tamu lainnya. Oleh karena itu.

sebelum menghadiri suatu acara hendaknya undangan dibaca dengan

cermat agar tidak terjadi kesalahpahaman dengan pengundang atau tidak

rnempermalukan diri sendiri. Berikut ini adalah beberapa pengertian dan

peraturan mengenai pakaian pria dan warita yang digunakan untuk

menghadiri acara-acara kenegaraan atau acara resmi. Hal-hal yang harus

diperhatikan pada kartu undangan, antara lain:

1. Dress code biasanya tertulis: black tie, casual, long-suit,

smart casual atau lainnya yang merupakan petunjuk bagi pakaian

untuk pria, sedangkan untuk wanita/isteri biasanya hanya

menyesuaikan.

2. Sifat Undangan/Acara yang sering ditulis resmi, setengah resmi

53

atau tidak resmi untuk menentukan jenis pakaian.

3. Waktu penyelenggaraan acara: pagi, siang, sore atau malam

hari, agar dapat menentukan warna pakaian dan aksesori.

4. Tempat acara di luar atau di dalam ruangan, agar dapat

menentukan jenis bahan pakaian (khususnya wanita).

5. Musim/cuaca saat itu. Di beberapa negara, seperti Eropa dan

Amerika, musim sangat menentukan pakaian yang akan dikenakan

khususnya wanita.

Pakaian PriaPakaian Sipil Pria di Indonesia telah diatur dalam Keputusan Presiden RI Nomor.

18 Tahun 1972 tentang Jenis Jenis Pakaian Sipil, yang didasarkan pada tujuan,

sifat sifat acara maupun penggunaannya yang disesuaikan dengan tiap keperluan,

antara lain:

1. Pakaian Sipil Harian (PSH)

Pakaian Sipil Harian (PSH) dipakai untuk bekerja sehari-hari maupun

untuk keperluan-keperluan lainnya yang bersifat umum. Pakaian Sipil

Harian berupa celana panjang dan jas lengan pendek dengan potongan:

leher berdiri dan terbuka

Tiga saku, satu di atas kiri dan dua di bawah kanan dan kiri

kancing lima buah

warna celana dan jas sama.

Pakaian ini dikenal dengan sebutan safari, yang dikenakan oleh

Pegawai Negeri Sipil/kantor-kantor Pemerintah di Indonesia, dan

tidak digunakan oleh pejabat diplomatik Indonesia yang bertugas di

luar negeri, kecuali dengan kebijaksanaan Kepala Perwakilan RI di

negara yang bercuaca panas.

2. Pakaian Sipil Resmi (PSR)

Pakaian Sipil Resmi dipakai untuk menghadiri upacara yang bukan

upacara kenegaraan, menerima tamu-tamu luar negeri dan dipakai

dimalam hari. Pakaian Sipil Resmi modelnya hampir sama dengan

Pakaian Sipil Harian, hanya berlengan panjang. Pakaian ini biasanya

digunakan oleh pejabat Indonesia di dalam negeri.

3. Pakaian Sipil Lengkap (PSL)

54

Pakaian Sipil Lengkap (PSL) dipakai pada upacara-upacara rcsmi atau

kunjungan resmi keluar negeri. Pakaian Sipil Lengkap terdiri dan

celana panjang, kemeja lengan panjang putih, dan jas yang sewarna

dengan celana, serta dasi. Pakaian ini juga biasa disebut long suite dan

dikenakan sehari-hari oleh para pejabat diplomatik baik di dalam

maupun di luar negeri.

4. Pakaian Sipil Dasi Hitam (PSDH)/Black Tie

Pakaian Sipil Dasi Hitam dipakai pada jamuan, resepsi/acara resmi atau

kenegaraan, khususnya dalam rangka menjamu tamu-tamu

resmi/kenegaraan atau dalam kunjungan resmi/kenegaraan keluar

negeri. Pakaian Sipil Dasi Hitam terdiri dari:

celana panjang hitam dengan strip hitam sutra di samping

jas hitam atau putih dengan kerah sutra

kemeja khusus putih

ikat pinggang/sabuk khusus sutra hitam

dasi kupu-kupu hitam

sepatu hitam

5. Pakaian Sipil Nasional (PSN)

Pakaian Sipil Nasional dipakai untuk menghadiri acara-acara

resmi/kenegaraan di dalam atau di luar negeri, yang terdiri dari:

celana panjang

jas beskap tertutup yang sewarna dengan celana

sarung fantasi

Peci Nasional

Catatan:

Disamping harus dipakai pada Pakaian Sipil Nasional, Peci Nasional

dapat dipakai pada setiap jenis Pakaian Sipil, apabila ada ketentuan

khusus untuk memakai Peci Nasional itu. Bintang/lencana penghargaan

dapat dipakai pada Pakaian Sipil Nasional. Pakaian ini juga di gunakan

oleh Kepala Perwakilan RI sewaktu menyerahkan Surat-surat Kepercayaan

kepada Kepala Negara / Pemerintahan di tempat tugasnya.

6. Kemeja Batik/Smart Casual

Kemeja batik/Smart Casual dapat dikenakan untuk acara-acara yang

tidak resmi, seperti kunjungan silaturahmi, acara-acara sosial dan

55

acara-acara intern di Perwakilan RI dan lingkungan masyarakat

Indonesia.

I. ETIKET DALAM PERGAULAN YANG HARUS DIPAHAMI PROTOKOLEREtiket dalam pergaulan/diplomasi adalah tata cara dan perilaku yang

hendaknya dilakukan oleh para pejabat dalam menjalankan tugasnya

mewakili BPKP.

Dalam menjalankan tugas, para pejabat BPKP dituntut untuk :

1. Memperlihatkan kemampuan dan kepiawaiannya

berdiplomasi/negosiasi dalam mencapai misi BPKP.

2. Menjaga citra BPKP yang diwakilinya, artinya mampu

membawakan dirinya dalam kehidupan sehari-hari, dalam berhubungan

dengan institusi lainnya atau pejabat pemerintah setempat, dalam

kehidupan social dan dalam pertemuan-pertemuan resmi.

Tuntutan tugas tersebut, harus diimbangi dengan penampilan lahiriah serta

sikap dan perilaku yang di dalam kalangannya biasa mengikuti aturan/

tatanan protocol dan etiket pergaulan.

Dalam menjalankan tugasnya, pejabat BPKP akan terikat pada ketentuan-

ketentuan, seperti cara bersikap, cara berbicara/bercakap-cakap/

menyampaikan pendapat, cara berpakaian, cara makan, dan lainnya yang

mencerminkan karakter dan jati dirinya untuk dapat diterima semua pihak.

Mmemperlakukan etiket adalah untuk membuat orang lain senang, demikian

pula sebaliknya orang memperlakukan hal yang sama.

Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan dalam etiket

pergaulan/diplomasi, antara lain kartu nama dan undangan.

1. Kartu NamaKartu nama adalah kartu dengan ukuran tertentu yang memuat identitas

diri. Kartu nama berfungsi sebagai sarana yang baik dan sopan untuk

memperkenalkan diri. Tukar menukar kartu nama merupakan kebiasaan

56

yang lazim dilakukan dalam pergaulan / diplomasi, sebelum masing-

masing pihak melakukan pembicaraan yang lebih mendalam.

Kartu nama biasanya dibedakan atas :

a. Kartu nama dinas (business name card) memuat nama, jabatan,

alamat dan nomor telepon dan digunakan dalam hal-hal yang

berhubungan dengan kedinasan.

b. Kartu nama sosial (social name card) memuat nama, alamat, dan

nomor telepon dan digunakan dalam kesempatan yang tidak/kurang

resmi. Di depan nama biasanya disebutkan Mr., Mrs atau Ms.

Contoh : Mr. Andi Susanto, atau nama suami isteri : Mr. And Mrs. Andi

Susanto.

Ketentuan Kartu Nama dalam pergaulan/diplomasi, adalah :

1) Bentuk segi empat, warna putih dengan ukuran kurang lebih 5 x 7 cm.

2) Dicetak dengan tinta hitam dan nama lebih besar dari pada gelar.

3) Kepala BPKP/Perwakilan, menggunakan Lambang Negara warna

emas di bagian atas tengah, sedangkan untuk staf lainnya sesuai

kebijaksanaan Kepala BPKP/Perwakilan.

4) Dalam kartu tertera nama pejabat, jabatan, serta nama, alamat dan

nomor telepon kantor.

5) Sedapatnya hindari penyingkatan nama.

Kartu nama tidak saja digunakan untuk hal - hal yang berhubungan

dengan kedinasan, tetapi juga digunakan di dalam pergaulan, dengan

tujuan untuk :

a. Memperkenalkan diri.

b. Menjawab undangan-undangan yang bersifat informal.

c. Mengucapkan syukur, terima kasih atau duka cita.

d. Menyampaikan pesan, seperti :

p.f: pour feliciter, untuk mengucapkan selamat.

p.m: pour memoire, untuk mengingatkan.

p.r: pour remercier, untuk mengucapkan terima kasih.

p.c: pour consoler, untuk menyatakan turut berduka

cita.

57

p.p: pour presenter, untuk memperkenalkan diri.

p.p.c: pour prendre conger, untuk minta diri

dan pesan-pesan lain, misalnya, terima kasih atas

undangannya.

Apabila tidak ada waktu untuk mengadakan kunjungan perkenalan, maka

cukup mengirim kartu-kartu nama dengan dibubuhi singkatan pour

presenter, yang berarti perkenalan, melalui kurir atau pos sebagai tanda

perkenalan.

2. Undangan Untuk penyelenggaraan suatu acara, undangan harus dibuat dengan

cermat, dengan memperhatikan ketentuan atau kebiasaan yang berlaku,

agar yang diundang merasa mendapat suatu kehormatan dari

pengundang.

Jenis undanganJenis undangan merupakan terjemahan dari sifat acara yang akan

diselenggarakan, dan sangat menentukan langkah-langkah harus

dipersiapkan dalam menyelenggarakan suatu acara atau jamuan, serta

menentukan pakaian yang harus dikenakan, bila kita menghadiri

undangan.

Dalam dunia diplomasi, dikenal 3 sifat undangan, yakni formal, semi

formal, dan informal.

Bentuk dan Isi Undangan Undangan untuk acara resmi biasa dicetak dalam huruf sambung

dengan tinta hitam pada kertas putih berukuran kurang lebih 5 ¾ x 4 ½

atau tergantung teks yang dicantumkan, dan ditulis dalam bentuk

orang ketiga.

Kepala BPKP, Deputi, Direktur / Kepala Perwakilan, mencantumkan

jabatannya pada kop undangan, sementara staf-nya cukup

mencantumkan nama lengkap saja.

Undangan biasanya menggunakan kata pembukaan. Contoh : Kepala

BPKP mengharapkan kehadiran saudara pada ….

58

Nama yang akan diundang ditulis tangan dengan tinta hitam.

Tanggal dan waktu harus selalu dituliskan secara lengkap, misalnya

dari jam …..s/d jam ……

Tempat harus dituliskan dengan lengkap, misalnya : di Jalan Pramuka

Raya Nomor 33 Jakarta Timur. Penulisan tempat diletakkan pada

baris terakhir sesudah waktu undangan.

Untuk mengkonfirmasi/menjawab undangan, maka pada undangan

dituliskan RSVP ( Repondez s’il vous plait ), yang artinya : harus

dijawab atau Regrets Only (hanya dijawab bila tidak bisa hadir), di

pojok kiri bawah, dengan disertai nomor telepon. Apabila tdiak tertulis

RSVP, maka dianggap undangan tidak harus dijawab.

Undangan santap malam yang waktunya di atas jam 6, sebaiknya

mencantumkan jenis pakaian yang harus dikenakan, seperti long suit

atau balck tie. Jika tidak disebutkan ketentuan berbusana, yang

diundang boleh memakai busana informal.

Jika acara diselenggarakan untuk menghormati seseorang, maka

keterangan mengenai hal tersebut, biasanya dicantumkan pada baris

pertama kartu undangan, misalnya : Untuk menghormati …. ( In

honour of …..).

Mengirim Undangan Untuk semua jenis undangan, pada amplop harus ditulis dengan tinta

hitam, yang menyebutkan nama lengkap suami dan isteri yang akan

diundang, misalnya Mr. And Mrs ….. , serta alamat lengkap.

Undangan resmi harus dikirimkan sekitar 2 – 3 minggu sebelum acara

dilaksanakan, tidak melalui pos, melainkan diantar/kurir.

Siapkan/ tunjuk petugas yang akan menerima jawaban undangan.

Undangan melalui telepon dapat dilakukan untuk acara resmi, jauh

sebelum hari pelaksanaan acara, dan sangat berharap bahwa mereka

yang diundang dapat datang. Jika waktunya sangat mendesak,

undangan dapat dikirimkan melalui telegram, yang disampaikan dalam

bentuk Third Person Note dan jawabannya harus juga melalui telegram

atau melalui telepon.

59

Contoh pesan dalam undangan : This is Mr. Alatas office. The Minister

( and Mrs. Ali Alatas) invites General (and Mrs) A.K. Chawla to

luncheon in honor of Mr. Henry kissinger, on Friday, the tenth of

September at one o’clock, the Olympus Club. My name is Miss Ruru

and my number is 7694925. Setelah itu, undangan tersebut harus

diikuti dengan kartu untuk mengingatkan (reminder card), yang tidak

membutuhkan konfirmasi, dan biasanya dikirimkan dalam waktu 24

jam. Reminder card berbentuk undangan resmi yang dicetak dan

diatas RSVP dituliskan dengan tulisan tangan to remind.

Menerima / Menjawab Undangan Jawaban untuk undangan formal dapat ditulis tangan dengan tinta

hitam pada kertas berukuran sama dengan kartu undangan, biasanya

disertakan dalam undangannya, yang menyebutkan nama-nama yang

akan hadir. Tamu yang diundang harus mencantumkan nama lengkap

pengundang pada amplop.

Bahasa pada jawaban undangan harus sama, seperti yang digunakan

pengundang, yaitu bahasa orang ketiga, seperti accept with pleasure,

have the honor to accept the kind invitation of, regret that they will be

unable to accept.

Jika undangan dapat dihadiri, dalam kartu jawaban harus juga

mengulang tempat dan waktu. Jika tidak bisa menghadirinya, dalam

jawaban tidak perlu diulang tempat dan waktunya, akan tetapi

sebaiknya menuliskan alasannya.

Kecuali untuk alasan kematian, yang diundang harus selalu menelepon

pengundang secara pribadi dan atau menulis surat kepada

pengundang dengan memberikan alasan yang dapat diterima.

Alasan untuk menolak undangan yang dapat digunakan dan diterima

adalah adanya undangan resmi dari Istana Kepresidenan, kematian,

perkawinan dalam keluarga, sakit, tugas ke luar kota mendadak atau

kedatangan pimpinannya.

Jika pasangan tidak dapat hadir, sebaiknya yang diundang tidak hadir,

kecuali jika pengundang tetap memaksa untuk dating walaupun

sendiri.

60

.Jika pasangan tidak bisa hadir, jangan membawa teman lain sebagai

penggantinya.

Etiket Menerima / Menjawab Undangan Sadarilah bahwa mungkin belum waktunya anda diundang. Jangan

meminta undangan.

Jangan menanyakan apakah undangan yang sama juga sudah

dikirimkan kepada teman atau pimpinannya. (Carilah tahu mengenai

undangan dari pihak lain, secara tak kentara).

Begitu menerima undangan, jawab apa anda bisa hadir / tidak, serta

ucapan terima kasih. Jangan mendiamkan undangan yang diterima.

Jawablah undangan yang disampaikan dalam waktu 1-2 hari setelah

diterima. Jangan menjawab undangan pada saat-saat terakhir.

Tanyakan apakah dapat hadir bersama pengganti , bila suami/isteri

tidak dapat hadir. Jangan membawa teman sebagai pengganti suami /

isteri.

Pembatalan / Penundaan Undangan Jika undangan sudah diedarkan, sebaiknya acara tidak ditunda atau

dibatalkan, kecuali dengan alasan-alasan yang sangat mendesak.

Pembatalan undangan dapat dilakukan melalui telepon atau telegram,

jika tidak ada kesempatan atau waktu lagi. Contoh : penundaan

undangan jamuan santap malam resmi, dikirimkan melalui pos, jauh

sebelum hari pelaksanaan dan harus dicetak sama dengan undangan

yang pertama kali dikirimkan.

J. TANDA JASA DAN KEHORMATAN Tanda-tanda Jasa dan Kehormatan adalah semua jenis Tanda Kehormatan

berbentuk Bintang dan Satyalancana yang diatur dalam Undang-Undang dan

Peraturan Pemerintah. Penganugerahan dan pemakaiannya diberikan

berdasarkan Keputusan Presiden atau Pejabat yang diberi wewenang oleh

Presiden.

Tanda Kehormatan bentuk asli adalah Bintang lengkap dengan selempang

atau kalung dan patra, serta Bintang atau Satyalancana lengkap dengan pita

61

gantung. Miniatur adalah Pengganti Tanda Kehormatan bentuk asli berupa

Bintang Kecil atau Satyalancana Kecil lengkap dengan pita gantung

mini/kecil.

Tanda Jasa dan Kehormatan diberikan kepada seseorang yang berjasa

kepada Indonesia, dan sesuai dengan kelas atau tingkatan-tingkatannya.

Penentuan kelas didasarkan pada besar kecilnya pengaruh suatu jasa

terhadap pembelaan, pemeliharaan, kemajuan, kehormatan serta martabat

nusa dan bangsa; dan besar kecilnya usaha jasmani, rohani dan kebendaan

seseorang yang telah dicurahkan untuk melaksanakan perbuatan jasa.

Urutan Tanda-tanda Kehormatan Republik Indonesia dan Tanda-tanda

Kehormatan asing adalah sebagai berikut :

a. Bintang Negara Republik Indonesia

b. Satyalancana Negara Republik Indonesia

c. Bintang Negara Asing

d. Satyalancana Negara Asing

Jenis-jenis Tanda Kehormatan RIMenurut Undang-Undang Darurat Nomor 5 tahun 1959 dan UU no.4 tahun

1972 Tanda Kehormatan RI terdiri dari 3 jenis, yaitu Bintang (star),

Satyalancana (Merit Award), dan Samkarya Nugraha/Parasamya Purnakarya

Nugraha.

a. BintangTanda Kehormatan RI Bintang pemberiannya berdasarkan pada Undang-

undang. Bintang berbentuk persegi tiga atau lebih, dengan segala variasi

untuk Tanda Kehormatan. Pemiliknya terikat kode kehormatan yang berat,

baik tertulis maupun tidak tertulis. Pelanggaran terhadap kode tersebut

membawa akibat dicabutnya hak milik atas Bintang. Bintang terbagi dalam

Bintang Sipil dan Bintang TNI.

1). Bintang Sipil :

a). Bintang RI. Terbagi dalam lima kelas, yaitu : Adipurna, Adipradana,

Utama, Pratama, dan Nararya.

b). Bintang Mahaputera. Terbagi dalam lima kelas, yaitu :

Adipurna, Adipradana, Utama, Pratama, dan Nararya.

62

c). Bintang Jasa. Terbagi dalam tiga kelas, yaitu : Utama, Pratama,

dan Nararya

d). Bintang Budaya Parama Dharma

2). Bintang TNI :

Bintang Sakti, Bintang Dharma, Bintang Gerilya, Bintang Yudha

Dharma, Bintang Kartika Eka Paksi, Bintang Jalasena, Bintang Swa

Bhuwana Paksa, Bintang Bhayangkara, Bintang Garuda, Bintang

Sewindu Angkatan Perang RI

b. SatyalancanaTanda Kehormatan RI Satyalancana diberikan dengan Peraturan

Pemerintah atas kuasa Undang-Undang. Satyalancana berbentuk bulat

atau persegi, tidak merupakan Bintang dengan segala variasi untuk Tanda

Kehormatan. Pemiliknya terikat oleh kode kehormatan yang ringan.

Satyalancana terbagi dalam Satyalancana Sipil dan TNI :

1). Satyalancana Sipil :

a). Satyalancana Keamanan

b). Satyalancana Perintis Pergerakan Kemerdekaan I dan II

c). Satyalancana Peringatan Perjuangan Kemerdekaan

d). Satyalancana Pembangunan

e). Satyalancana Karya Satya Kelas I, II, III, IV, dan V

f ). Satyalancana Keudayaan

g). Satyalancana Kebaktian Sosial

h). Satyalancana Wira Karya

i ). Satyalancana Pepera

j ). Satyalancana Pendidikan

k). Satyalancana Dasa Warsa Polisi RI

l ). Satyalancana Jana Utama Polri

m).Satyalancana Ksatria Tamtama Polri

n). Satyalancana Karya Bhakti Polri

0). Satyalancana Prasetya Pancawarsa Polri

2). Satyalancana TNI :

Satyalancana Bhakti, Satyalancana Teladan, Satyalan cana Kesetiaan

8,16,24 tahun, Satyalancana Jasa Dharma Angkatan Laut RI,

63

Satyalancana Yudha Dharma Korps Komando Operasi Angkatan Laut,

Satyalancana Dwidya Sistha, Satyalancana Saptamarga,

Satyalancana Peristiwa, Satyalancana Gerakan Operasi Militer I (GOM

I), Satyalancana GOM II, Satyalancana GOM III, Satyalancana GOM

IV, Satyalancana GOM V, Satyalancana GOM VI, Satyalancana GOM

VII, Satyalancana GOM VIII Dharma Pala, Satyalancana Penegak

/G.30S/PKI, Satyalancana Seroja, Satyalancana Satya Dharma Tri

Komando Rakyat, Satyalancana Satya Dharma Dwi Komando Rakyat,

Satyalancana Santi Dharma

c. Samkarya Nugraha / Parasamya Purnakarya NugrahaTanda Kehormatan RI jenis ini berbentuk ular dan patra. Pemiliknya terikat

oleh kode kehormatan yang ringan. Samkarya Nugraha diberikan kepada

Kesatuan TNI untuk menghargai jasanya yang besar kepada Negara dan

bangsa Indonesia dalam tugas militer dan/atau pembangunan dalam

rangka mempertahankan kelangsungan hidup Negara dan bangsa.

Sedangkan Parasamya Purnakarya Nugraha adalah untuk menghargai

hasil karya tertinggi dari Pemerintah Daerah dalam mensukseskan

pelaksanaan Pembangunan Lima Tahun.

Syarat-syarat untuk mendapat Tanda Kehormatana. Syarat Umum

1). Bintang :

Warga Negara Indonesia, Berahlak dan berbudi pekerti baik, tidak

pernah dihukum penjara lebih dari 1 tahun karena melakukan

kejahatan.

2). Satyalancana :

Warga Negara Indonesia, berahlak dan berbudi pekerti baik.

b. Syarat khusus

1). Bintang :

Paling sedikit setia dan berjasa luar biasa terhadap nusa dan bangsa

dalam suatu bidang atau beberapa bidang.

2). Satyalancana :

64

Paling sedikit setia dalam melakukan tugasnya untuk kepentingan

nusa dan bangsa, paling sedikit telah mengabdi dalam melaksanakan

tugasnya selama 10 tahun (Satyalancana Karyasatya 10 tahun),

Pengabdian 20 tahun (Satyalancana Karyasatya 20 tahun), dan

pengabdian 30 tahun (Satyalancana Karyasatya 30 tahun ).

c. Syarat untuk Samkarya Nugraha adalah berjasa pada operasi militer /

kepolisian

Waktu Pakai dan Pencabutan Hak Pakai Tanda Kehormatana. Tanda Kehormatan dipakai pada upacara resmi dan kesempatan lain yang

ditetapkan lebih lanjut dengan Keputusan Presiden. Namun demikian,

Bintang dan Satyalancana dapat dipakai sehari-hari oleh anggota TNI dan

Kepolisian dalam bentuk pita harian. Pita Samkarya Nugraha dapat

dipakai sehari-hari oleh anggota Kesatuan tersebut.

b. Hak pakai Tanda Kehormatan dapat dicabut apabila syarat umum

pemakaian Tanda Kehormatan tidak terpenuhi lagi, dank ode ditetapkan

lebih lanjut oleh Pemerintah.

Cara Penyematan Tanda Kehormatan a. Tanda Kehormatan berupa Bintang berkelas lima, Satyalancana atau

Samkarya Nugraha, dapat dipakai sebagai berikut :

1). Bintang Kelas Satu.

Bintang asli digantungkan pada ujung pita selempang (leher 90 mm)

yang dikenakan dari pundak kanan ke pinggang sebelah kiri, dilihat

dari diri penerima Bintang.

Patra dikenakan pada dada kiri sebelah bawah.

2). Bintang Kelas Dua.

Bintang asli digantungkan pada pita kalung selebar 35 mm.

Patra dipakai pada dada kiri sebelah bawah

3). Bintang Kelas Tiga dan seterusnya dipakai pada pita gantung yang

berukuran lebar 35 mm dan panjang 40 mm pada dada sebelah kiri.

4). Satyalancana dipakai seperti Bintang Kelas Tiga yaitu pada pita

gantung yang berukuran 25 mm dan panjang 35 mm.

5). Samkarya Nugraha yang berbentuk ular-ular ditempatkan disebelah kiri

atas bendera kesatuan pada tiang bendera atau tiang kapal.

65

Samkarya Nugraha yang berbentuk Patra ditempelkan pada tempat

yang terhormat di kapal perang, pesawat terbang, panser dan

sebagainya dari kesatuan yang bersangkutan.

6). Bintang dan Satyalancana yang dipakai sehari-hari berbentuk pita

harian yang panjangnya selebar pita gantung dan lebarnya 10 mm

b. Bintang RI diberikan pada tanggal 17 Agustus

c. Tanda Kehormatan hanya boleh dipakai pada pakaian resmi atau pakaian

lengkap.

d. Pita harian dipakai pada seragam harian militer dan seragam polisi harian,

pada dada sebelah kiri diatas saku, sedangkan Samkarya Nugraha

disematkan pada tempat yang akan ditetapkan lebih lanjut dalam

Peraturan Pemerintah.

e. Tanda-tanda Kehormatan pada pita gantung dipakai berdampingan dari

kanan ke kiri dan dari atas ke bawah, berturut-turut menurut derajat jenis

Tanda-tanda Kehormatan yang sederajat, dan menurut urutan waktu

pemberian Tanda-tanda Kehormatan yang sederajat dan sekelas.

f. Apaila dipakai bersama-sama lebih dari satu Bintang Kelas Dua yang

berupa Bintang Kalung, maka yang dipakai adalah Bintang Asli dan Pita

Kalung dari Bintang yang tertinggi.

g. Derajat Bintang lebih tinggi dari derajat Satyalancana.

h. Tanda Kehormatan Negara Asing harus selalu dikenakan bersama-sama

dengan paling sedikit satu Tanda Kehormatan RI.

i. Penerima Tanda Kehormatan Bintang dapat dianugrahkan Tanda

Kehormatan lain, seperti Pemakaman dengan upacara militer,

Pemakaman atas tanggungan Negara, Pemakaman di Taman Makam

Pahlawan, serta pemberian tempat yang layak, dalam aturan tata tempat.

j. Pemerian Tanda Kehormatan ditetapkan dengan Undang-undang yang

mengatur bintang yang bersangkutan.

k. Pemberian Tanda Kehormatan dapat disertai dengan penyerahan uang

secara sekaligus atau tunjangan berkala untuk seumur hidup.

l. Pemberian hadiah uang diberikan apabila keadaan atau kehidupan

sehari-hari dari orang yang akan diberi Tanda Kehormatan tidak seimbang

dengan akibat dari jasa yang telah diabdikan untuk Nusa dan Bangsa.

66

m. Pemberian hadiah baik berupa sejumlah uang secara sekaligus, maupun

tunjangan berkala untuk seumur hidup diberikan dengan Keputusan lain

yang terpisah dari Keputusan tentang Pemberian Tanda Kehormatan.

n. Pemberian hadiah uang ditetapkan dalam Undang-undang yang mengatur

Tanda Kehormatan yang bersangkutan.

o. Hak Memakai Tanda Kehormatan tidak dapat beralih kepada istri, anak,

atau turunan dari penerima. Istri, anak atau turunannya boleh menyimpan

Tanda Kehormatan tersebut, namun tidak boleh memperjual-belikannya.

Jika penerima tidak mempunyai istri atau keturunan, maaka Tanda

Kehormatan harus diberikan kepada Kepala Negara.

Pemakaian Tanda-tanda Kehormatan Pada Pakaian SipilAturan pemakaian Tanda Kehormatan RI pada pakaian sipil berdasarkan

pada Surat Edaran Dewan Tanda-tanda Kehormatan RI nomor

032/BDTK/VIII/1983 tentang pemakaian Tanda-tanda Kehormatan pada

Pakaian Sipil. Yang dimaksud pakaian sipil disini adalah jenis pakaian yang

diatur dengan Keputusan Presiden RI nomor 18 tahun 1972.

a. Tanda Kehormatan Bentuk Asli hanya dipakai siang hari pada :

1) Pakaian Sipil Lengkap (PSL) untuk pria dan pakaian nasional (kain

dan kebaya) untuk wanita saat menghadiri :

a). Upacara Pelantikan Presiden atau Wakil Presiden RI.

b). Upacara Peringatan Hari Proklamasi Kemerdekaan RI.

c). Upacara Peringatan HUT TNI.

d). Upacara Resmi atau Kenegaraan, atau Bepergian Resmi ke luar

negeri, Peringatan Hari Besar dan Peristiwa Penting lainnya di

dalam negeri

2) Pakaian Sipil; Nasional (PSN) untuk pria, pakaian nasional (kain

dan kebaya) untuk wanita saat menghadiri upacara resmi atau

kenegaraan di luar negeri, kecuali ditentukan lain.

b. Tanda Kehormatan dalam bentuk miniature (tanpa Patra) hanya dipakai

malam hari pada :

1) Pakaian Sipil Lengkap (PSL) untuk pria dan pakaian nasional (kain

dan kebaya) untuk wanita saat menghadiri :

a). Upacara Pelantikan Presiden atau Wakil Presiden RI

67

b). Upacara Resmi atau kenegaraan atau bepergian resmi ke luar

negeri.

c). Upacara Peringatan Hari Besar atau peristiwa penting lainnya

2) Pakaian Sipil Dasi Hitam (PSDH atau black tie), atau Pakaian Sipil

Lengkap (PSL) untuk pria dan pakaian nasional (kain dan kebaya)

untuk wanita saat menghadiri :

a). Upacara resepsi peringatan Hari Proklamasi Kemerdekaan RI

b). Upacara Resepsi Peringatan HUT TNI

c). Jamuan Resmi atau kenegaraan, khususnya dalam menjamu tamu

resmi atau kenegaraan, atau kunjungan tamu resmi atau

kenegaraan dari luar negeri atau ke luar negeri

d). Resepsi peringatan Hari Besar dan Peristiwa penting lainnya.

c. Cara Pemakaian Tanda Kehormatan

1) Tanda Kehormatan yang berpita selempang dipakai sebagai berikut

a). Menyelempangkan Tanda Kehormatan dari pundak kanan ke

pinggang kiri sedemikian rupa sehingga bintang terletak

menggantung tepat dipinggang kiri

b). Memasang Patra Bintang pada tengah-tengah saku baju PSL atau

pada dada baju sebelah kiri pakaian nasional.

2) Tanda Kehormatan yang berpita Kalung dipakai sebagai berikut :

a). Mengalungkan Tanda Kehormatan dari leher ke tengah-tengah

dada sehingga bintang menggantung tepat di tengah dada

b). Memasang Patra bintang pada tengah saku baju PSL atau pada

dada baju sebelah kiri pakaian nasional.

d. Tanda Kehormatan yang berpita gantung dipakai pada dada baju sebelah

kiri atas sedemikian rupa sehingga ujung medali tepat pada bibir saku

baju.

e. Tanda Kehormatan dalam bentuk miniatur (tanpa Patra) dipakai pada

dada baju sebelah kiri atas sedemikian rupa sehingga ujung medali tepat

di bibir saku baju

68

69