50

BAB IIDESKRIPSI OBJEK PENELITIAN

A. SEJARAH PERUSAHAAN

PT. Asuransi Wahana Tata adalah perusahaan swasta nasional bergerak di jasa asuransi umum, yang berkantor pusat di Jakarta, Indonesia. Perusahaan ini menjalankan bisnis utamanya melalui 48 jaringan kantor yang tersebar di seluruh Indonesia, dilayani oleh 800 karyawan yang penuh dedikasi dan profesional.PT. Asuransi Wahana Tata berawal dari sebuah perusahaan asuransi kerugian yang didirikan di Surabaya pada tanggal 25 Juli 1964, berkedudukan di JL. Blibis No. 19, Surabaya dengan nama PT. Maskapai Asuransi Madijo, disahkan dihadapan Akta Notaris Julis Nimrod Siregar SH. Dimuat dalam Berita Negara No. 81 tahun 1965 serta ditetapkan oleh Menteri Kehakiman RI tanggal 23 September 1964 No. J.A/108/22.

Sebelas tahun kemudian, pada tanggal 10 Maret 1975 berdasarkan rapat umum pemegang saham, PT. Maskapai Asuransi Madijo ditetapkan untuk diubah namanya menjadi PT. Asuransi Wahana Tata. Setelah berubah nama, kedudukan kantor pusat dipindahkan di Jakarta, yaitu di JL.Kalibesar Barat no. 5 Jakarta, dan mulai beroperasi tanggal 1 Mei 1975 dengan 35 orang karyawan.

Pada tahun 1979, kantor pusat dipindahkan ke Jl. Roa Malaka Selatan no 6 Jakarta. Sedangkan kantor pusat lama dijadikan cabang Kalibesar Jakarta sampai sekarang. Dari tahun ke tahun, Asuransi Wahana Tata terus berkembang semakin besar. Seiring dengan perkembangan itu dibuka cabang-cabang hampir di semua kota propinsi di Indonesia.

Karyawan pun semakin banyak, sehingga membutuhkan tempat yang lebih memadai. Untuk memenuhi kebutuhan itu, maka pada tanggal 6 Maret 1989 kantor pusat Asuransi Wahana Tata menempati gedung kawasan bisnis Kuningan, yaitu : Gedung Asuransi Wahana Tata, Jl. H.R. Rasuna Said Kav C-4, Jakarta Selatan.

Dengan memiliki tenaga-tenaga professional, PT. Asuransi Wahana Tata selalu berusaha menggunakan semua sumber daya yang dimilikinya untuk memanfaatkan maupun menciptakan peluang-peluang usaha, serta mengatasi tantangan yang dihadapinya. PT. Asuransi Wahana Tata bertekad untuk bersaing secara professional dengan badan usaha lain yang bergerak di bidang asuransi. Baik dalam menyediakan kapasitas penerimaan yang besar, penutupan asuransi yang aman, maupun dalam pelayanan manajemen yang memuaskan. Dalam meningkatkan sumber daya manusia dan mencetak tenaga yang professional maka perusahaan memberikan pendidikan berupa kursus, seminar, lokakarya baika di dalam maupun di luar negeri melalui lembaga pendidikan asuransi dan manajemen.

PT. Asuransi Wahana Tata telah mengalami perkembangan cukup pesat, dengan pembukaan beberapa cabang baru sehingga jumlahnya telah mencapai 30 cabang, kantor-kantor cabang yang ada sebagian besar berlokasi di beberapa kota besar di Indonesia. Perusahaan juga menjalin hubungan kerjasama yang luas dengan perusahaan asuransi dan re-asuransi baik di dalam maupun luar negeri.Perusahaan ini memiliki kapasitas untuk penutupan asuransi properti, motor vehicle, marine cargo, marine and aviation hull, engineering, oil & gas, money, liability, bond and personal accident insurance.PT Asuransi Wahana Tata juga bekerjasama dengan perusahaan reasuransi, baik itu domestik maupun internasional untuk berbagai macam class of business. Untuk domestik antara lain: Reindo, Marein, Tugu Re; serta dari luar negeri, yaitu: Swiss Re, Munich Re, dan Toa Re. Dengan kerjasama ini, perusahaan dapat megembangkan disiplin operasional dan strategi underwriting yang kokoh.Untuk mengembangkan bisnis dan layanan yang sesuai dengan tujuan strategis, sejak tahun 2005 perusahaan telah menggunakan sistem teknologi informasi terintegrasi dan on-line seluruh kantor, bernama Lintaswata.PT. Asuransi Wahana Tata senantiasa berusaha untuk menjadi perusahaan yang terpercaya, dan menjadi pilihan utama pelanggan dan mitra usaha, termasuk broker. Perusahaan sungguh memegang komitmen untuk menepati janji kepada nasabah dengan memberikan dukungan yang solid dan kuat, sejalan dengan visi, misi, dan nilai-nilai dasar perusahaan demi mempertahankan dan mengembangkan hubungan baik jangka panjang yang didasari saling percaya dengan pelayanan yang konsisten serta pendekatan berkelanjutan.B. LOKASI PT. ASURANSI WAHANA TATAKantor Pusat terletak di Gedung Asuransi Wahana Tata, Jl. H.R. Rasuna Said Kav. C4,Jakarta Selatan 12920 Tel. (021) 5203145, 5203146; Fax. (021) 5203149, 5205222-23 e-mail : aswata@aswata.co.id Website : http://www.aswata.co.idC. VISI, MISI DAN TUJUAN PERUSAHAAN, CRITICAL SUCCESS FACTOR DAN SWOT

1. Motto PT. Asuransi Wahana Tata

Trust is the key to our Insurance Protection

2. Visi Perusahaan

a) Untuk menjadi perusahaan asuransi yang memimpin dan dapat dipercaya.

b) Memberikan proteksi terbaik untuk klien.

c) Menjamin kestabilan dan kontinuitas perusahaan untuk pemegang saham.

3. Misi Perusahaana) Memperkuat komitmen dalam membangun kepercayaan klien dan partner bisnis.

b) Meningkatkan kualitas sumber daya manusia, professional tim dan manajemen.

c) Performa keuangan yang stabil dan sehat.

d) Perluasan jaringan kantor cabang.

4. Tujuan perusahaan

Menjadi lembaga asuransi swasta yang dapat dipercaya dan menjadi pilihan utama bagi para calon klien.

5. SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat)

a) Strength

1. Mempunyai dukungan TI yang menunjang performa internal perusahaan, dengan aplikasi Lintaswata sehingga seluruh kantor PT. Asuransi Wahana Tata dapat saling terhubung secara online maka dapat bertukar informasi antara kantor cabang dan pusat sehingga klien dapat terlayani di cabang manapun.

2. Berdiri sejak 1964, telah mempunyai pengalaman dan sudah mengerti permintaan pasar Indonesia.

b) Weakness

1. Sistem klaim untuk klien yang masih bersifat manual sehingga klien harus dating ke kantor cabang untuk mengajukan klaim.

2. Panjangnya prosedur klaim diproses, karena harus melewati survei dan screening finance terlebih dahulu.3. Tidak adanya penggantian kendaraan motor sementara di bagian CASCO (kendaran bermotor) yang dimiliki perusahaan asuransi lain.c) Opportunity

1. Adanya kebijaksanaan perusahaan yang mewajibkan seluruh aset perusahaan dan karyawan diasuransikan.

2. Adanya peluang kerjasama dengan investor asing, yang mencari perusahaan asuransi Indonesia untuk menjadi rekan bisnis.d) Threat

1. Munculnya pesaing-pesaing baru yang dapat mengurangi pangsa pasar.

2. Ketidakpuasan klien akan pelayanan Asuransi Wahana Tata, sehingga Wahana Tata dapat kehilangan klien.

3. Bencana alam dan ancaman keamanan tidak dapat diprediksi yang dapat merugikan perusahaan.6. Critical Success Factor

a) Meningkatnya pendapatan premiPenentuan target pendapatan premi yang selalu meningkat setiap tahun. Dengan semakin banyak polis yang dimiliki maka semakin banyak premi yang didapat oleh perusahaan.b) Kepercayaan klien

Kepercayaan klien akan berdampak pada perpanjangan polis yang akan dilakukan secara terus menerus, yang kemudian akan menambah jumlah polis.

c) Pembukaan cabang baru

Perluasan wilayah dengan membuka cabang baru, berdasarkan pengolahn data perusahaan. Salah satu dengan melihat antara cabang klien membuka polis dengan alamat tempat tinggal klien.D. LOGO DAN NILAI-NILAI PERUSAHAAN

1. Logo Perusahaan PT. Asuransi Wahana Tata

Gambar 2.1 Logo Perusahaan PT. Asuransi Wahana Tata2. Nilai-nilai Budaya Dasara) Integrity, mencakup nilai disiplin, tanggung jawab, bisa dipercaya, kejujuran dan tulus.

b) Proffesionalism, yang mencakup ilmu pengetahuan, keahlian dan kepetensi di bidang asuransi, dan sikap profesional dalam menjalankan bisnis asuransi.

c) Teamwork, yang mencakup: paham akan tujuan yang ingin dicapai, tahu dan mampu mengerjakan tugas pokok dalam koordinasi dengan orang/bagian lain, saling membantu menuju tercapainya tujuan bersama yang sudah ditentukan.

d) Excelent (terbaik), yang mencakup berusaha untuk pelayanan dan hasil yang terbaik. Tidak puas dengan hasil yang biasa atau standar, namun berusaha untuk mendapatkan hasil yang lebih baik.

e) Creative, selalu menciptakan dan menemukan cara baru untuk menghasilkan produk dan layanan terbaik bagi nasabah internal dan eksternal.E. KONSEP PERUSAHAANPT. Asuransi Wahana Tata, yang sejak berdirinya pada tahun 1964 menyadari bahwa persaingan bisnis asuransi sangat ketat dan harapan customer akan sebuah perusahaan asuransi pun semakin tinggi. Untuk itu organisasi atau perusahaan tidak boleh lengah dan kalah dalam persaingan ini. Kemampuan melihat hal ini sebagai hal yang positif dimana kesadaran berasuransi masyarakat pun ikut meroket dan pasar asuransi pun semakin luas untuk dijajaki. Oleh karenanya, perlunya persiapan organisasi dan segenap perangkat bisnis untuk dapat menangkap peluang yang ada dan membawanya menjadi manfaat bagi perusahaan dan kehidupan bersama dari internal perusahaan.

Sebagai sebuah komitmen, manajemen asuransi Wahana Tata telah mencanangkan sebuah program yang terintegrasi untuk meningkatkan daya saing. Mulai dari melakukan penataan kembali visi, misi, strategi dan nilai-nilai budaya perusahaan untuk dapat menyesuaikan diri dengan tantangan perkembangan bisnis yang ada; juga menata strategi dan proses service-nya kepada customer, beserta pengembangan produk dan layanan yang lebih baik, yang berfokus pada customer.

Di awal tahun 2011, diharapkan Asuransi Wahana Tata terlahir kembali menjadi perusahaan asuransi yang lebih modern, lebih berfokus pada customer-nya, lebih dikenal karena kualitas produk dan layanannya, serta berkembang semakin besar dan kuat sehingga menjadi sebuah rumah bagi semua karyawannya. Moment ini akan dicatat sebagai sebuah momentum baru, sebuah fase kebangkitan bagi Asuransi Wahana Tata menuju kemajuan dan kejayaannya dimasa mendatang, sesuai yang diamanatkan dalam visi dan misi-nya.

Manajemen tentunya tidak akan dapat mewujudkan ini semua tanpa adanya semangat dan kinerja nyata jajaran karyawan Wahana Tata di semua lini, kekuatan komitmen dari jajaran pemasar internal maupun eksternal, kerjasama yang erat dan saling percaya dengan rekanan bisnis, serta kepercayaan yang tinggi dari setiap customer. Untuk mewujudkan kebangkitan dan lahirnya Asuransi Wahana Tata yang baru untuk menjadi pemenang dalam persaingan bisnis ini, maka suatu telah dicanangkan oleh Manajemen suatu Project Plan untuk meningkatkan aktivitas komunikasi internal secara seimbang dan keuntungan dua belah pihak (Mutual Benefit) antara manajemen dan karyawan yang memuat beberapa program, yaitu:

1. Pencanangan Struktur Organisasi Perusahaan PT. Asuransi Wahana Tata yang baru.

2. Pencanangan New Service Experience bagi setiap customer PT. Asuransi Wahana Tata, dengan service campaign WE CARE (Welcome, Empathy, Creative, Accurate, Responsive dan Excellent).

3. Pencanangan New Claim Procedure (prosedur klaim yang baru).

4. Pencanangan New Product (Asuransi Kendaraan Bermotor ASWATA KENCANA dan Asuransi Rumah Tinggal ASWATA KIRANA).

5. Peresmian New Customer Area di Kantor Wilayah dan Sales Office.

6. Pengumuman akan diresmikannya 24 Hours Assistant.

Kegiatan tersebut berupa sarana sosialisasi dan sekaligus sebagai kampanye Asuransi Wahana Tata yang dikemas dalam konsep yang berintegrasi yaitu: Quantum Leap Asuransi Wahana Tata 2011.

F. STRUKTUR ORGANISASI

Agar kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan baik dan lancar, PT. Asuransi Wahana Tata menetapkan sturktur organisasi perusahaan beserta pembagian tugas dan wewenangnya dengan jelas.

Stuktur organisasi adalah bentuk hubungan formal yang terencana antara kelompok fungsi-fungsi sejenis dan antara afaktor fisik personalia yang dibutuhkan untuk melaksanakan fungsi-fungsi tersebut.

Struktur organisasi perusahaan tersebut dapat dilihat pada bagan berikut ini. Ini berdasarkan lampiran Surat Keputusan Direksi PT. Asuransi Wahana Tata, No: 004/SK/DIR/XI/2010, tanggal 1 November 2010, tentang struktur organisasi baru ASWATA .

Gambar 2.2 Struktur Organisasi PT. Asuransi Wahana TataDivisi Marketing Support: Hero Wirasmara, SE.

Membidangi masalah marketing communication, dan research and development. Bertugas untuk menjadi humas bagi perusahaan, mencitrakan perusahaan mulai dari mengatur penyeragaman media internal seperti logo, website, web design, jejaring sosial, media antar karyawan (bulletin), dan layout kantor, hingga berhadapan dengan media-media eksternal seperti misalnya membuat press release. Dibagian Marketing Support ini, peneliti ingin melakukan penelitian mengenai kepuasan komunikasi organsasi yang memiliki pengaruh terhadap produktivitas dari karyawan di PT. Asuransi Wahana Tata. Secara khusus,mendalami bagian manajemen internal relationship atau sebagi sebuah divisi yang menangani komunikasi internal antara karyawan dengan manajemen di perusahaan tersebut. Kaitan manajemen internal relationship dengan deskripsi peneliti dari keterkaitan dengan relavansi mengetahui pengaruh kepuasan komunikasi organisasi dengan produktivitas karyawan, karena tugas untuk mengisi dan menyusun keberlangsungan dari banyak media internal, kegiatan-kegiatan penjalin hubungan antara pihak manajemen dengan karyawan di perusahaan ASWATA menjadi bagian dari tugas Marketing Support. Mencitrakan perusahaan lewat beragam media internal yang digunakan menjadi penunjang dasar kesuksesan nilai-nilai budaya dasar yang ingin diterapkan oleh perusahaan.

Gambar 2.3 Jajaran Direksi dan Pembagian Regional PT. Asuransi Wahana TataKantor Pusat dan Kantor Regional

Keterangan :

Khusus di bagian Sales Office bahwa, dikantor cabang secara merata secara keseluruhan merupakan bagian dari marketing untuk memiliki pertanggung jawaban. Hal ini, perlu untuk diketahui karena untuk penerapan nilai-nilai budaya dasar lewat sarana media internal yang dibuat oleh Marketing Support harus diketahui oleh semua Sales Office yang ada di berbagai kantor cabang tersebar di 66 kota di Indonesia. Mengadakan pelatihan (Training) menjadi salah satu bentuk media komunikasi internal yang bersarana top down dan bottom up antara manajemen dan karyawan.G. DESKRIPSI KARYAWANJumlah karyawan PT. Asuransi Wahana Tata Jakarta Selatan sampai saat ini adalah sebagai berikut :

DivisiJumlah Karyawan

Marketing & Sales Corporate18 orang

Marketing Support15 orang

Marketing & Sales Retail27 orang

Human Resources Development5 orang

Business Support & Development 5 orang

Information & Technology5

Finance5

Human Resources Administration4

Accounting5

Special Risk11

TOTAL100 orang

Jam kerja karyawan mulai pukul 08.00 sampai 17.00 WIB. Karyawan yang melewati jam kerja diberi waktu jam lembur sesuai dengan peraturan yang berlaku. PT. Asuransi Wahana Tata membedakan status kepegawaian menjadi 3 kelompok berdasarkan sistem pembayaran yang diberikan oleh perusahaan, yaitu:1. Karyawan tetap Karyawan tetap adalah karyawan yang bukan direksi, bekerja full time untuk jangka waktu hingga 55 tahun, menerima gaji bulanan dan terdaftar dalam formasi karyawan pada manajemen umum.

2. Karyawan honorer

Karyawan honorer adalah karyawan yang bekerja berdasarkan perjanjian atau ketetapan direksi, dengan menerima honor bulanan dan mingguan.

Karyawan honorer dibagi menjadi dua, yaitu:

a. Karyawan honorer full time, yaitu yang bekerja delapan jam penuh setiap hari.

b. Karyawan honorer part time, yaitu yang bekerja tidak tetap atau yang bekerja kurang dari delapan jam setiap harinya.

3. Karyawan lepas.

Karyawan lepas adalah karyawan yang dipekerjakan di perusahaan hanya dalam jangka waktu tertentu berdasarkan perjanjian kerja.

Dalam usaha meningkatkan ketrampilan kerja karyawan, PT. Asuransi Wahana Tata menetapkan sistem rotasi kerja dari kantor Asuransi Wahana Tata, biasanya hal ini dilakukan satu kali dalam dua tahun. Dengan sistem ini diharapkan dapat memperoleh keuntungan sebagai berikut:

1. Karyawan menjadi terampil melakukan kerja dengan situasi apapun serta dalam terampil dalam beberapa bidang karena sesuai dengan permasalahan yang ada di masing-masing kantor Asuransi Wahana Tata.

2. Sebagai penyegaran diri ketika memperoleh suasana baru bagi karyawan sehingga tidak merasa jenuh terhadap pekerjaannya.

PT. Asuransi Wahana Tata menerapkan lima hari kerja, yaitu dari hari Senin hingga Jumat, sedangkan hari Sabtu dan Minggu libur. Jadi karyawan yang dikarenakan suatu hal diharuskan bekerja pada hari Sabtu atau Minggu akan dihitung sebagai kerja lembur. Jam kerja yang wajib dijalani dalam satu hari adalah delapan jam. Jam dinas karyawan PT. Asuransi Wahana Tata diatur menjadi dua bagian pokok, yaitu:1. Bagi karyawan seperti satpam, office boy, dan penjaga mesin seperti AC, pembangkit tenaga, jam kerjanya diatur secara sistem shift sebagai berikut:a. Shift pagi, jam kerja pukul 07.00 sampai 15.30

b. Shift sore, jam kerja pukul 15.30 sampai 23.30

c. Shift malam, jam kerja pukul 23.30 sampai 07.00

2. Bagi karyawan selain dengan jam kerja khusus seperti di atas, jam kerjanya dimulai dari jam 08.00 sampai 17.00 WIB.

PT.Asuransi Wahana Tata juga memberikan kesempatan kepada para karyawan untuk melakukan cuti kerja, yaitu kepada karyawan yang telah memenuhi syarat sebagai berikut:

1. Masa kerja satu tahun diberikan hak cuti kerja selama dua belas hari

2. Masa kerja enam tahun memperoleh hak cuti kerja selama satu bulan.

Apabila masa tugas karyawan PT. Asuransi Wahana Tata telah habis, maka karyawan akan habis atau pensiun setelah karyawan tersebut berusia lima puluh lima tahun. Karyawan yang telah pensiun akan tetap menerima gaji, namun akan dipotong 5% untuk iuran dana pensiun tiap bulannya. Pemutusan hubungan antara karyawan dengan PT. Asuransi Wahana Tata tidak hanya terjadi karena habisnya masa kerja saja, akan tetapi dapat juga terjadi karena hal-hal sebagai berikut:1. Berhenti karena permintaan dari karyawan tersebut.

Karyawan yang berhenti bekerja atas permintaan sendiri. Itu tidak akan mendapat uang kompensasi, kecuali telah bekerja selama sepuluh tahun.

2. Meninggal dunia

Bila pemutusan hubungan kerja dikarenakan meninggal dunia, PT. Asuransi Wahana Tata akan menyediakan uang duka serta asuransi. Asuransi sudah berlaku ketika karyawan tersebut diterima di PT. Asuransi Wahana Tata.H. KOMUNIKASI DALAM PT.ASURANSI WAHANA TATAKomunikasi memegang peranan yang sangat penting pada PT. Asuransi Wahana Tata, karena apabila tidak ada komunikasi yang baik antara pihak manajemen dan karyawan, maka akan terjadi kesalahpahaman yang akan merugikan pihak perusahaan. Bila terjadi permasalahan dengan publik maka cara yang diambil oleh manajemen PT. Asuransi Wahana Tata adalah sebagai berikut:a. Karyawan / Public internalManajemen mengusahakan tidak terjadinya konflik dan gejolak di lingkungan karyawan dengan pendekatan yang halus menggunakan media internal bersama yang didistribusikan kepada manajer-manajernya bagian yang ada di PT. Asuransi Wahana Tata.

b. Public EksternalManajemen PT. Asuransi Wahana Tata menyusun sebuah pengumuman dan berita acara serta seluruh masalah yang utama kepada kepala dewan komisaris dan direksi terlebih dahulu. Setelah disetujui, masalah tersebut dibawa kedalam Rapat Umum Pemegang Saham. Hasil keputusan rapat tersebut menjadi dasar pokok pihak manajemen untuk memberikan keterangan resmi kepada media/wartawan dan masyarakat umum/publik.

Kegiatan komunikasi yang digunakan untuk menjalin hubungan dengan public internal dan public eksternal pada PT. Asuransi Wahana Tata adalah sebagai berikut:

1. Internal

Manajemen bekerja sama dengan karyawan untuk membuat program-program demi meningkatkan kesejahteraan karyawan dengan cara:

a. Mengadakan rekreasi bersama untuk penyegaran dalam waktu sekali dalam setahun.

b. Membentuk organisasi-organisasi untuk bidang seni, olahraga, kerohanian tiap minggunya.

c. Acara-acara peringatan hari nasional, yaitu setiap tanggal 17 Agustus diadakan upacara bendera yang bertempat di semua perusahaan Asuransi Wahana Tata.d. Melalui media internal PT. Asuransi Wahana Tata yaitu Buletin yang terbit setiap dua bulan sekali.

e. Melalui pengumuman yang diletakkan di setiap bagian direksi.

f. Komunikasi secara langsung melalui media telefon yang sudah didesain untuk dapat berkomunikasi antar karyawan dan tentu saja lewat email internal.2. Eksternal

Manajemen mengadakan hubungan baik dengan media eksternal seperti TV, radio, surat kabar dan lain-lain. Adapun bentuk hubungan tersebut yaitu:

a. Bila ada acara yang akan diadakaan PT. Asuransi Wahana Tata pihak manajemen membuat draft Press Release yang akan dibagikan kepada wartawan-wartawan yang akan hadir.

b. Hubungan baik ini senantiasa dijalin dan PT. Asuransi Wahana Tata secara rutin memberikan informasi terbaru.

Pada PT. Asuransi Wahana Tata peran komunikasi perusahaan terdiri dari tiga hal yaitu: tujuan komunikasi, pelaku komunikasi dan bentuk informasi yang semuanya itu disesuaikan dengan khalayak yang ingin dituju, yaitu pihak internal dan juga pihak eksternal.

50