7

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Sistem Pengarsipan

2.1.1. Pengertian Sistem

Menurut Umam (2014:220) menjelaskan bahwa Sistem, berasal dari bahasa

Latin (systema) dan bahasa Yunani (sustema), adalah kesatuan yang terdiri atas

komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran

informasi, materi, atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk

menggambarkan entitas yang berinteraksi.

Menurut Susanto dalam Priansa dan Garnida (2013:170) menjelaskan bahwa

“Sistem adalah kumpulan atau grup dari sub sistem/ bagian/ komponen apapun, baik

fisik ataupun non fisik, yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama

secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu”.

Menurut beberapa ahli diatas penulis menyimpulkan bahwa “Sistem adalah

suatu komponen yang dihubungkan bersama untuk menghasilkan informasi, materi

atau interaksi dalam mencapai tujuan tertentu”.

2.1.2. Pengertian Arsip

Menurut International Standars Organization (ISO) dalam Priansa dan Garnida

(2013:157) menjelaskan bahwa arsip, adalah informasi yang disimpan dalam

berbagai bentuk, termasuk data dalam komputer, dibuat atau diterima serta

dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis dan

menyimpannya sebagai bukti aktivitas.

8

Menurut Ali dan Tanzili (2006:7) menjelaskan bahwa “arsip adalah bagian

yang sangat penting pada sebuah kantor, yaitu tempat menyimpan surat-surat dan

dokumen-dokumen kantor yang dapat dihadirkan kembali dengan otentik sewaktu

diperlukan”.

Menurut beberapa ahli diatas penulis menyimpulkan bahwa “Arsip adalah

bagian terpenting dalam menyimpan data atau dokumen-dokumen kantor yang

disimpan oleh suatu organisasi, karena proses pengarsipan dapat mempermudah suatu

organisasi dalam penemuan kembali data atau dokumen-dokumen yang disimpan”.

2.1.3. Fungsi dan Tujuan Arsip

Menurut Priansa dan Garnida (2013:158), fungsi dalam kearsipan yaitu:

1. Alat penyimpan warkat.

2. Alat bantu perpustakaan, khususnya pada organisasi besar yang menyelenggrakan

sistem sentralisasi.

3. Alat bantu bagi pimpinan dan manajemen dalam mengambil keputusan.

4. Alat perekam perjalanan organisasi.

5. Mengefektifkan dan mengefisienkan pekerjaan.

6. Alat untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi organisasi.

7. Alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan bagi yang membutuhkan

data.

8. Sumber informasi peristiwa dan kegiatan yang terjadi di kantor.

9

Menurut Martono dalam Priansa dan Garnida (2013:160), tujuan dari kearsipan

adalah:

a. Menyediakan warkat jika diperlukan.

b. Menghindari pemborosan waktu dalam mencari warkat yang diperlukan.

c. Mengumpulkan warkat-warkat yang mempunyai hubungan antara satu dengan

lainnya.

d. Menghemat tempat penyimpanan.

e. Mengamankan warkat yang penting baik dari bahaya pencurian atau kebakaran.

f. Menjaga kerahasiaan jika warkat benar-benar perlu dirahasiakan.

2.1.4. Manfaat Arsip

Menurut Ali dan Tanzili (2006:7), arsip mempunyai manfaat sebagai berikut:

1. Untuk menjelaskan surat-surat atau catatan-catatan yang penting.

2. Untuk menguatkan buku.

3. Untuk dokumen sejarah, foto, maupun arti serta peristiwa yang bersejarah dan

penting lainnya.

4. Untuk bahan studi dan ilmu pengetahuan.

5. Untuk catatan sebagai bahan penyelidikan dan pemikiran demi kemajuan.

2.1.5. Tugas Arsip

Menurut Sedarmayanti dalam Priansa dan Garnida (2016:167), menyatakan

bahwa unit kearsipan mempunyai tugas pokok:

1. Menerima warkat.

10

2. Mencatat warkat

3. Mendistribusikan warkat.

4. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip dengan sistem tertentu.

5. Memberikan pelayanankepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.

6. Mengadakan perawatan atau pemeliharaan arsip.

7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan.

2.1.6. Jenis-jenis Arsip

Menurut Priansa dan Garnida (2013:160), arsip pada dasarnya memiliki

banyak jenis. Berikut ini beberapa jenis arsip:

1. Berdasarkan Media

a. Arsip Berbasis Kertas ( Convetional Archives/Records)

Merupakan arsip yang berupa teks atau gambar atau numerik yang terutang di

atas kertas.

b. Arsip Lihat-Dengar (Audio-Visual Archives/Records)

Merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar. Contohnya: kaset video,

film, VCD, foto.

c. Arsip Kartografik dan arsitektual (Cartographic and Architectural

Archives/Records).

Merupakan arsip berbasis kertas tetap isinya memuat gambar grafik, peta,

ambar arsiptek lainnya, dan karena bentuknya unik dan khas maka dibedakan

dari arsip berbasis kertas pada umumnya.

11

d. Arsip Elektronik

Arsip elektronik merupakan arsip yang dihasilkan oleh teknologi informasi,

khusunya komputer (machine readable).

2. Berdasarkan Fungsi

a. Arsip Dinamis

Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, maupun penyelengaraan aktivitas di lingkungan

perkantoran, yang pada umumnya dipergunakan secara langsung dalam

penyelenggaraan administrasi. Arsip dinamis, terdiri dari dua macam:

1) Arsip Dinamis Aktif (Active Records)

Arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyelesaian suatu

kegiatan. Sehingga arsip aktif ini juga merupakan berkas kerja.

2) Arsip Dinamis Inaktif (Inactive Records)

Arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam penyelesaian

kegiatan, karena kegiatan sudah selesai tetapi sewaktu-waktu masih

diperlukan sehingga perlu disimpan.

b. Arsip Statis (Archive)

Arsip yang sudah tidak lagi digunakan dalam kegiatan oleh penciptanya, tetapi

mempunyai nilai tertentu sehingga pantas untuk dilestarikan/ diabadikan untuk

kepentingan umum, sejarah, atau sebagai bahan bukti.

12

2.2. Arsip Elektronik

2.2.1. Pengertian Arsip Elektronik

Menurut Haryadi (2009:52) menjelaskan bahwa “arsip elektronik adalah

kumpulan data yang disimpan dalam bentuk data scan-an yang dipindahkan secara

elektronik atau dilakukan dengan digital copy menggunakan resolusi tinggi,

kemudian disimpan dalam hard drive atau optical disk”.

2.2.2. Sistem Arsip Elektronik

Menurut Haryadi (2009:53) menjelaskan bahwa saat ini, beberapa vendor

menyediakan sitem pengarsipan profesional yang secara fungsional sesuai untuk

pengelolaan arsip atau dokumen secara benar. Ada tiga sistem utama yang tersedia

sebagai berikut:

1. Sistem manajemen dokumen elektronik atau electronic document management

system (EDMS) yang secara umum akan mengelola arsip atau dokumen elektronik

melalui komputer masing-masing pegawai. Misalnya, word processing,

spreadsheets, presentasi dan proyek.

2. Sistem pemindaian elektronik atau electronic imaging system (EIS) yang akan

mengelola dokumen hasil pemindaian (scan).

3. Software manajemen dokumen atau records management software (RMS) yang

akan mengelola dokumen kertas atau data yang disimpan dalam kantor atau pusat

penyimpanan dokumen.

13

2.2.3. Kelebihan Arsip Elektronik

Menurut Lawalata (2012:136), kelebihan dari arsip elektronik adalah:

1. Proses pengolahan yang cepat sehingga mempersingkat waktu pekerjaan.

2. Tingkat akurasi yang dihasilkan cukup tinggi. Informasi yang dihasilkan akurat,

sesuai dengan tujuan pengolahan data.

3. Kemudahan berinteraksi dengan penggunanya dalam menjalankan aplikasi-

aplikasi yang berbasis komputer.

2.2.4. Komponen Arsip Elektronik

Menurut Haryadi (2009:53), terdapat empat komponen dalam memilih

kearsipan elektronik:

1. Kecepatan Memindahkan Dokumen.

Metode utama dalam memindahkan data ke dalam sistem komputerisasi dokumen

diantaranya:

a. Scanning.

Memindai atau men-scan dokumen dilakukan untuk menghasilkan data atau

gambar yang dapat disimpan di komputer.

b. Conversion.

Mengkonversi dokumen adalah proses mengubah dokumen word processor

atau spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk disimpan sistem

komputerisasi. Aplikasi windows, seperti Microsoft Word, Excel, atau

Autidesk AutoCAD, dapat mencetak data yang tealh menjadi tampilan

14

unalterable dari dokumen. Tampilan ini biasanya disimpan sebagai kualitas

arsip tagged image file format (tiff) atau portable document format (pdf).

c. Importing.

Metode ini juga memindahkan data secara elektronik, seperti dokumen office

suite, grafik, audio clips, atau data video, kedalam sistem pengarsipan

dokumen elektronis. Data dapat dipindahkan dengan melakukan drag and drop

ke sistem dan tetap menggunakan format data aslinya.

2. Kemampuan Menyimpan Dokumen.

Setelah dipindahkan ke dalam sistem, dokumen harus disimpan secara benar.

Sistem penyimpanannya harus mampu mendukung perubahan teknologi,

peningkatan jumlah dokumen, dan mampu bertahan dalam waktu lama.

3. Kemampuan Mengindeks Dokumen.

Dokumen berupa kertas yang disimpan di kantor, harus dikelola agar bermanfaat

untuk organisasi. Caranya dengan melakukan pelabelan, penyortiran,

pengindeksan, penempatan ke folder, dan memasukkannya ke filling cabinet. Hal

ini berlaku juga pada arsip elektronik, yang memerlukan beberapa metode untuk

mengelolanya agar mudah dipahami oleh user pada saat ini atau pada masa yang

akan datang. Ada tiga metode dalam mengelola pengindeksan arsip elektronik.

a. Indeks fields.

Menggunakan kategorisasi tema dan kata kunci sebagai metode tradisional

yang digunakan dalam dokumen kertas.

15

b. Full text indexing.

Dengan meng-install software optical character recognition (OCR) menjadikan

pengindeksan lebih mudah dan cepat dibadingkan dengan menggunakan kata

kunci.

c. Folder atau file structure.

Sistem ini menyediakan metode visual dalam pencarian dokumen. Manajemen

arsip elektronik harus memiliki kemampuan yang sama untuk menciptakan

kembali sistem filling ini dengan banyak tingkatan.

4. Kemampuan Mengontrol Akses.

Hal ini merupakan aspek terpenting dari sistem pengarsipan dokumen secara

elektroniks, karena hampir setiap orang di dalam organisasi mampu membaca

dokumen di setiap komputer yang terhubung dengan LAN di seluruh kantor.

Untuk itu, perlu ada tingkatan yang berbeda antar pengguna dengan

mempertimbangkan faktor kerahasiaan dan keamanan arsip.

a. Ketersediaan yang luas dan akses yang fleksibel.

b. Keamanan yang komprehensif.

2.2.5. Konsep Dasar Kearsipan Elektronik

Menurut Sugiarto dan Wahyuno (2015:115), sistem kearsipan berbasis

komputer ini memiliki kabinet virtual yang didalamnya berisi map virtual. Tabel di

bawah ini menunjukkan perbedaan kearsipan konvensional dengan kearsipan

elektronik.

16

Tabel II.1

Perbedaan Komponen Kearsipan Konvensional dan Elektronik

Komponen Kearsipan Konvensional Kearsipan Elektronik

Kabinet Berupa rak atau lemari arsip yang

dibuat secara fisik.

Berupa kabinet virtual yang dibuat

dengan database.

Map Berupa map fisik untuk menyimpan

lembaran arsip.

Berupa map vitual atau folder untuk

menyimpan file dokumen.

Arsip Lembaran-lembaran surat hardcopy. Lembaran-lembaran surat yang sudah

di transfer ke dalam file gambar/ teks.

Sumber: Sugiarto dan Wahyuno dalam buku Manajemen Kearsipan Modern (2015:116).

1. Kabinet Virtual.

Database yang meniru bentuk dari kabinet nyata yang dipergunakan pada sistem

kearsipan konvensional.

2. Map Virtual.

Database yang atribut-atributnya seperti map yang sesungguhnya dalam sistem

kearsipan konvensional.

3. Lembaran Arsip.

Lembaran arsip yang tersimpan di dalam map virtual, bisa berbentuk file dokumen

atau gambar.

2.2.6. Manfaat Arsip Elektronik

Menurut Sugiarto dalam Priansa dan Garnida (2013:175), manfaat

penggunaan media elektronik dalam pengolahan arsip adalah:

17

1. Kecepatan.

Melalui penggunaan media elektronik maka proses pencarian, penemuan,

pendistribusian, dan juga pengolahan data akan dapat dilakukan dengan waktu

yang singkat.

2. Kemudahan.

Kita akan diberikan kemudahan dalam hal pencarian, penemuan, pendistribusian

dan juga pengolahan data, cukup memberi perintah kepda media tersebut, maka

media tersebut akan mengerjakan apa yang diperintahkan.

3. Kehematan.

Penggunaan media elektronik kita bisa menggunakan lebih sedikit tenaga, pikiran

dan juga biaya yang diperlukan dalam pengelolaan arsip.

Menurut Sukoco (2007:114), manfaat penggunaan media elektronik adalah:

1. Pengindeksan yang fleksibel.

Mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan

menghemat tenaga, waktu, dan biaya.

2. Mengarsip secara digital.

Sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminalisir

karena tersimpan secara digital. Juga risiko akan berpindahnya dokumen ke folder

yang tidak semestinya atau bahkan hilang sekalipun akan aman karena disimpan

secara digital.

3. Pencarian secara full-text.

18

Dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama file dan

menemukannya dalam bentuk full text dokumen.

4. Berbagi arsip secara mudah.

Berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan melalui

LAN bahkan internet.

2.2.7. Kemudahan Dalam Pengelolaan Arsip

Menurut Sugiarto dan Wahyuno (2015:118), beberapa kemudahan yang

diberikan sistem kearsipan elektronik berbasis komputer antara lain:

1. Mudah dioperasikan.

Di dalam pemograman komputer di kenal istilah Human ComputerInteractive.

Konsep tersebut dalam implementasinya akan menghasilkan program-program

aplikasi yang berorientasi visual sehingga mudah dioperasikan oleh pengguna.

2. Tampilan yang menarik.

Dengan kelebihannya dalam melakukan visualisasi, maka komputer mampu

memberikan tampilan yang menarik sehingga memberikan kenyamanan bagi

penggunannya.

3. Fasilitas pencarian dokumen.

Salah satu kelebihan utama sistem berbasis komputer adalah kecepatan proses

dalam pencarian dokumen. Komputer dapat memberikan kata-kata kunci

pencarian yang flexible.

4. Pencatatan lokasi fisik dokumen.

19

Fasilitas pencarian lokasi fisik, berarti akan mempermudah pengguna dalam

melakukan hard copy dari arsip yang di inginkannya.

5. Fasilitas gambar dan suara.

Penggunaan scanner membuat kemudahan dalam melakukan transfer dari bentuk

dokumen fisik ke dalam bentuk virtual. Kelebihan tersebut dengan kemampuan

komputer untuk melakukan proses imaging mempertajam dan memperjelas

dokumen.

6. Keamanan data.

Keamanan dokumen akan lebih terjamin dengan adanya level keamanan bertingkat

yang menggunakan ID pengguna dan password.

7. Retensi otomatis.

Penggunaan komputer juga akan memungkinkan pemeriksaan secara otomatis

retensi dokumen.