9

BAB II.

LANDASAN TEORI

A. Tinjauan Penelitian Terdahulu

Penelitian yang dilakukan oleh Wulandari (2016) di PT. Wira Karya Teknik

Consultan Palembang, meneliti tentang sistem akuntansi penggajian dan

pengupahan. Hasil penelitian menunjukan bahwa sistem akuntansi penggajian dan

pengupahan yang diterapkan perusahaan masih belum mendukung pengendalian

internalnya, beberapa kelemahan yang terjadi, yaitu tidak adanya Departemen

Personalia dan Umum yang seharusnya membawahi Bagian Kepegawaian, Bagian

Pencatat Waktu, Bagian Gaji dan Upah serta Departemen Akuntansi yang

membawahi Bagian Utang, Bagian Kartu Biaya, Bagian Jurnal dan Bagian Kasa.

Akibatnya staf administrasi yang seharusnya menangani fungsi operasi

mengerjakan tugas administrasi proyek, juga mengerjakan pekerjaan perhitungan

gaji dan upah dan sekaligus melakukan tugas pembayaran gaji dan upah. Daftar

hadir karyawan langsung dijadikan dasar pembayaran gaji tanpa diotorisasi terlebih

dahulu oleh fungsi pencatat waktu karena tidak ada personil pencatat waktu. Daftar

gaji dan upah langsung diotorisasi oleh Direktur karena tidak ada kepala Bagian

Personalia yang seharusnya melaksanakan otorisasi.

Penelitian yang dilakukan Pusparini (2017) di PT. Varia Usaha Beton

Kabupaten Sidoarjo, yang meneliti ketetapan perhitungan penggajian dengan

menggunakan metode kualitatif deskriptif. Hasil penelitian menunjukan masih

terdapat kelemahan dalam penerapan sistem akuntansi penggajian di perusahaan

tersebut, yaitu daftar hadir dan pulang kerja karyawan diisi sendiri oleh karyawan

10

tanpa pengawasan Bagian Pencacat Waktu. Rekapitulasi kehadiran karyawan

langsung dijadikan dasar untuk penentuan pembayaran gaji tanpa diotorisasi

terlebih dahulu oleh Bagian Pencatat Waktu, karena tidak ada personil yang

ditunjuk menjalankan fungsi pencatat waktu.

Penelitian lain dilakukan oleh Perdana (2018) di PT Barrens Asia Menca

Probolinggo, meneliti mengenai seberapa baik penerapan sistem informasi

akuntansi penggajian dan pengupahan di perusahaan tersebut. Hasil penelitian

menunjukan bahwa sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada perusahaan

tersebut belum diselenggarakan sesuai prosedur sistem informasi akuntansi yang

baik. memiliki beberapa kelemahan yang terjadi, yaitu daftar hadir dan pulang kerja

karyawan disi sendiri oleh karyawan tanpa pengawasan bagian pencatat waktu,

rekapitulasi jam hadir tidak diotorisasi oleh bagian pencatat waktu sebelum

digunakan untuk perhitungan penghasilan karyawan oleh bagian pembuat daftar

gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diotor langsung oleh direktur perusahaan.

Fungsi akuntansi langsung ditangani oleh fungsi keuangan karena perusahaan

hanya mempekerjakan satu orang bendahara.

Penelitian yang dilakukan Restiana (2012) di PT. Portofolio Artocsale

Bekasi yang meneliti sistem informasi akuntansi siklus pendapatan, siklus

pengeluaran dan siklus konversi di perusahaan tersebut menemukan beberapa

masalah, yaitu penerapan sistem informasi akuntansi yang diterapkan perusahaan

masih sederhana dan manual, tidak adanya Departemen Personalia dan Umum yang

seharusnya membawahi Bagian Kepegawaian, Bagian Pencatat Waktu, Bagian Gaji

dan Upah serta Departemen Akuntansi yang membawahi Bagian Utang, Bagian

11

Kartu Biaya, Bagian Jurnal dan Bagian Kasa. karena kurangnya personalia dalam

struktur organisasi perusahaan sehingga pengendalian internal tidak berjalan baik,

Fungsi akuntansi sekaligus menjalankan fungsi keuangan, otorisasi daftar gaji dan

upah langsung ditangani oleh Direktur perusahaan.

Penelitian yang dilakukan oleh Hidayat (2013) di PT. Cahaya Marta

Perkasa, Pamekasan Madura, menggunakan metode penelitian deskriptif dengan

fokus penelitian pada sistem akuntansi penggajian dan pengupahan karyawan tetap

dan borongan dan karyawan harian di perusahaan tersebut Hasil penelitian

menunjukan sistem penggajian sebagian telah berjalan dengan baik, yaitu

penggajian karyawan tetap dan karyawan borongan sudah dibayarkan secara bulan.

Masih terdapat kelemahan pada sistem penggajian karyawan harian yaitu tidak ada

pengawasan dari bagian pencatat waktu sehingga terjadi kasus menitip absen clock

card pada rekan kerja yang lain, Bagian keuangan sekaligus menangani pembuatan

daftar gaji dan upah yang seharusnya ditangani bagian gaji dan upah, serta

menangani fungsi akuntansi yang seharusnya ditangani oleh Departemen

Akuntansi.

Kesimpulan dari permasalahan-permasalahan pada perusahaan yang terjadi

pada penelitian terdahulu adalah perusahaan-perusahaan jasa konstruksi dan

penyedia tenaga kerja (labour supply) adalah belum dapat menerapkan sistem

informasi akuntansi penggajian dan pengupahan secara baik. Permasalahan-

permasalahan yang perlu diselesaikan, yaitu belum diterapkannya fungsi-fungsi

yang terkait dengan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, yaitu Fungsi

kepegawaian, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji dan upah, fungsi

12

akuntansi dan fungsi keuangan. Perlunya mempertimbangkan untuk menambah

personil sesuai dengan kebutuhan fungsi penyelenggaraan sistem akuntansi

penggajian dan pengupahan, otorisasi yang sesuai dengan fungsi dan

kewenangannya, tersedianya dokumen akuntansi yang lengkap sebagai pendukung

output sistem informasi akuntansi yang akurat bagi pihak manajemen. Maka dari

itu perlu dilakukan penelitian dan pengkajian lebih lanjut yang berhubungan

dengan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan

B. Teori dan Kajian Pustaka

1. Sistem Penggajian dan Pengupahan

a. Pengertian Gaji

Menurut Mulyadi (2016), gaji merupakan suatu pembayaran atas

penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan

tetap dalam sebuah perusahaan yang biasanya dibayarkan secara tetap perbulan.

Sedangkan menurut Mardi (2014), Gaji adalah sebuah bentuk pembayaran atau

bentuk hak yang diberikan oleh sebuah perusahaan atau instansi kepada pegawai

tetap.

b. Pengertian Upah

Menurut Mulyadi (2016) upah pada umumnya merupakan suatu

pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana atau

buruh kerja. Besarnya upah biasanya dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja,

atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan. Sedangkan menurut

Mardi (2014), upah merupakan sejumlah hak yang diberikan oleh suatu perusahaan

atau instansi kepada pegawai yang tidak tetap.

13

Menurut Prianthara (2010), sistem penggajian pada perusahaan-perusahaan

bervariasi, namun pada umumnya dapat digolongkan ke dalam :

• Sistem Gaji Tetap

Dalam sistem ini karyawan akan mendapat gaji yang besarnya relatif tetap,

misalkan karyawan lembur, karyawan tidak mendapat uang lembur,

sebaliknya bila peawai absen, maka gajinya juga tidak dikurangi

• Sistem Gaji Tetap dengan Variasi

Dalam sistem ini karyawan mendapat gaji tertentu tetapi bila karyawan

lembur atau melakukan prestasi tertentu akan dapat uang tambahan,

sebaliknya bila tidak masuk kerja atau terlambat masuk kerja, gajinya akan

dikurangi.

• Sistem Upah Variabel

Dalam sistem ini karyawan akan mendapat upah proporsional dengan

prestasi biasa dalam bentuk unit produksi, jam kerja atau hari kerja.

Sistem akuntansi gaji dan upah dirancang untuk menangani transaksi

perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya, perancangan sistem

akuntansi penggajian dan pengupahan ini harus dapat menjamin validitas, otorisasi

kelengkapan, klasifikasi penilaian, ketepatan waktu dan ketepatan posting serta

ikhtisar dari setiap transaksi penggajian dan pengupahan.

2. Sistem Informasi Akuntansi

a. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Romney dan Steinbart (2013) sistem informasi akuntansi adalah

suatu sistem yang mengidentifikasi, mengumpulkan, mencatat, dan menyimpan

14

data serta proses pengembangan, pengukuran, dan komunikasi informasi untuk

menghasilkan informasi bagi pengambilan keputusan. Sistem ini meliputi orang,

prosedur dan instruksi, data perangkat lunak, infrastruktur teknologi informasi,

pengendalian internal dan keamanan.

Menurut Mulyadi (2016), untuk menangani kegiatan pokok perusahaan,

umumnya dirancang sistem akuntansi yang terdiri dari :

• Sistem Akuntansi Pokok

• Sistem Akuntansi Piutang

• Sistem Akuntansi Utang

• Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

• Sistem Akuntansi Biaya

• Sistem Akuntansi Kas

• Sistem Akuntansi Persediaan

• Sistem Akuntansi Aset Tetap

b. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Hall (2001), tujuan utama sistem informasi akuntansi yang umum

untuk semua sistem yaitu :

• Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen

Sistem informasi menyediakan informasi tentang kegunaan sumber daya

ke pemakai eksternal melalui laporan keuangan tradisional dan laporan-

laporan yang di minta lainnya. Secara internal, pihak manajemen menerima

informasi kepengurusan dan berbagai laporan pertanggungjawaban.

• Untuk mendukung pengambilan keputusan manejemen

15

Sistem informasi memberikan para manajer informasi yang mereka

perlukan untuk melakukan tanggung jawab pengambilan keputusan.

• Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari

Sistem informasi meyediakan informasi bagi personel operasi untuk

membantu mereka melakukan tugas mereka setiap hari dengan efisien dan

efektif.

Menurut Romney dan Steinbart (2015), sistem informasi akuntansi

penggajian dan pengupahan juga digunakan untuk menyusun laporan untuk

kepentingan pemerintah baik itu pajak maupun praktik ketenagakerjaan.

Pengendalian yang memadai juga harus tersedia untuk mencegah :

• Kelebihan dalam pembayaran pegawai karena data waktu dan kehadiran

yang tidak valid

• Membayar cek gaji ke pegawai fiktif.

Kedua ancaman tersebut dapat diminimalkan dengan pemisahan tugas yang

tepat dengan membuat fungsi fungsi sebagai berikut :

• Mengotorisasi dan membat perubahan terhadap file induk penggajian untuk

kegiatan-kegiatan seperti perekrutan, pemecatan, dan kenaikan gaji.

• Mencatat dan memverifikasi waktu kerja pegawai.

• Menyiapkan cek gaji.

• Mendistribusikan cek gaji.

• Merekonsiliasi rekening bank penggajian

Menurut Mulyadi (2016) selain untuk pemerintah, sistem informasi

akuntansi penggajian dan pengupahan juga untuk kepentingan perusahaan yaitu :

16

• Laporan penilaian efisiensi dan produktivitas karyawan.

• Laporan analisis tingkat kemangkiran dan keterlambatan kerja karyawan.

• Analisis upah tak langsung menurut jenis biaya dan menurut departemen.

• Analisis realisasi biaya gaji dan upah dibanding dengan standar atas produk

yang dihasilkan.

• Analisis biaya lembur per departemen.

• Analisis biaya untuk tunjangan-tunjangan.

• Laporan biaya komisi penjualan.

• Laporan uang bermanfaat bagi tenaga kerja.

Mulyadi (2016) juga berpendapat bahwa informasi-informasi yang

diperlukan oleh manajemen dari aktivitas penggajian dan pengupahan dalam

perusahaan adalah:

• Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode

akuntansi tertentu.

• Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat

pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.

• Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode

akuntansi tertentu.

• Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan

setiap pusat pertaggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.

Dari pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi gaji dan

upah merupakan rangkaian prosedur perhitungan dan pembayaran gaji dan upah

secara menyeluruh bagi karyawan secara efisien dan efektif. Tentunya dengan

17

sistem akuntansi gaji dan upah yang baik bagi perusahaan akan mampu memotivasi

semangat kerja karyawan yang kurang produktif dan mempertahankan

karyawannya yang produktif, sehingga tujuan perusahaan untuk mencari laba

tercapai dengan produktifitas kerja karyawan yang tinggi.

3. Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi

a. Input sistem penggajian dan pengupahan

Input merupakan data yang dimasukan ke dalam sistem informasi. Menurut

Romney dan Stainbart (2016), ada lima sumber utama input pada sistem

penggajian. Departemen MSDM memberikan informasi mengenai perekrutan,

pemberhentian dan perubahan tingkat pembayaran (kenaikan gaji dan promosi

jabatan). Para pegawai mengajukan perubahan terkait dengan potongan yang

mereka tentukan secara bebas (misalnya iuran untuk dana pensiun). Departemen-

departemen memberikan data mengenai jam kerja aktual para pegawai. Petugas

pemerintah memberikan tingkat pajak dan instruksi untuk memenuhi ketentuan

peraturan. Perusahaan asuransi dan organisasi lain memberikan instruksi agar

perhitungan dan pembayaran berbagai potongan gaji untuk pembayaran pajak.

Selanjutnya, Romney dan Stainbart (2015) menyatakan bahwa

pembaharuan harus dilakukan terhadap database induk penggajian yang

merefleksikan berbagai jenis perubahan yang diajukan secara internal, seperti

perekrutan baru, pemberhentian, perubahan dalam tingkat pembayaran, atau

perubahan dalam gaji tertahan yang ditetapkan

Menurut Mulyadi (2016), dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi

penggajian adalah :

18

• Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

• Kartu jam hadir

• Kartu jam kerja

• Daftar gaji dan daftar upah

• Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah

• Surat pernyataan gaji dan upah

• Amplop gaji dan amplop upah

• Bukti kas keluar

b. Prosedur sistem penggajian dan pengupahan

Cushing di dalam Ruchyat Kosasih (1983) menyatakan bahwa proses sistem

penggajian dan pengupahan meliputi prosedur, logika dan model matematika yang

akan memanipulasi data. Data disimpan dalam bank data dengan cara tertentu untuk

menghasilkan suatu keluaran tertentu yang diinginkan.

Menurut Mulyadi (2016), fungsi yang terlibat dalam sistem informasi

penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut :

• Fungsi Kepegawaian

Bertanggungjawab dalam mencari, menyeleksi dan menempatkan

karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah, kenaikan

pangkat dan golongan, mutasi dan pemberhentian karyawan.

• Fungsi Pencatat Waktu

Bertanggungjawab terhadap pencatatan waktu hadir karyawan yang tidak

boleh diselenggarakan oleh fungsi operasi dan fungsi pembuat daftar gaji

dan upah

19

• Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah

Bertanggungjawab membuat daftar gaji dan upah karyawan yang berisi

penghasilan bruto beserta potongan-potongannya selama periode waktu

pembayaran gaji dan upah. Selanjutnya daftar gaji dan upah diserahkan

kepada fungsi akuntansi untuk dibuatkan bukti kas keluar.

• Fungsi Akuntansi

Bertanggungjawab membuat bukti kas keluar sebagai dasar pembayaran

gaji dan upah serta mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya

dengan pembayaran tersebut.

Sistem penggajian dan pengupahan di perusahaan merupakan suatu jaringan

prosedur yang membentuk suatu sistem. Mulyadi (2016) mengemukakan bahwa

prosedur sistem penggajian dan prosedur sistem pengupahan, yaitu :

Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur sebagai berikut :

• Prosedur pencatatan waktu hadir

• Prosedur pembuatan daftar gaji

• Prosedur distribusi biaya gaji

• Prosedur pembuatan bukti kas keluar

• Prosedur pembayaran gaji

Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur sebagai berikut :

• Prosedur pencatatan waktu hadir

• Prosedur pencatatan waktu kerja

• Prosedur pembuatan daftar upah

• Prosedur distribusi biaya upah

20

• Prosedur pembuatan bukti kas keluar

• Prosedur pembayaran upah.

Jaringan prosedur sistem penggajian digambarkan menurut diagram alir

berikut ini :

Gambar 2.1. Flowchart Sistem Penggajian

Bagian Pencatat Waktu Bagian Gaji dan Upah

Kartu Penghasilan Karyawan

Mulai

Mencatat Jam

Hadir

Karyawan

Kartu Jam Hadir

KJH 2

1Daftar hadir

karyawan

1

1

KJH 2

1Daftar hadir

karyawan

Membuat Daftar Gaji

Membuat Rekap Gaji

T

SPG

2

RDG 1

2

Daftar Gaji 1

Kartu Penghasilan Karyawan

2

8

DG 2

Bukti Kas 3Keluar

T A

KJH : Kartu Jam HadirRDG : Rekap Daftar GajiSPG : Surat Pernyataan Gaji

Membuat Daftar Hadir

21

Gambar 2.1. Flowchart Sistem Penggajian (lanjutan)

BAGIAN UTANG

KPK

SPG

2

RDG 1

2

2

KPK

SPG

2

RDG 1

2

DG 2

Membuat Bukti Kas

Keluar

DG 1

3

2

Bukti Kas 1 Keluar

Registrasi Bukti Kas

Keluar

34

7

RDG 2

DG 1

Bukti Kas 1 Keluar

9

Mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar

KPK : Kartu Penghasilan Karyawan

22

Gambar 2.1. Flowchart Sitem Penggajian (lanjutan)

Dimasukan

kedalam amplop

gaji bersama

dengan uang gaji

4

KPK

SPG

RDG 2

2

DG 1

3

Bukti Kas 1 Keluar

Mengisi cek dan meminta tandatangan

cek

Menguangkan cek ke bank & memasukan

uang ke amplop gaji

Membayarkan gaji kpd

karyawan &meminta

tandatangan atas kartu

penghasilan karyawan

Membubuhkan cap LUNAS

pada bukti dan dokumen

pendukung

6

6

KPK

SPG

RDG 2

2

DG 1

3

Bukti Kas 1 Keluar

7 8

23

Gambar 2.1. Flowchart Sistem Penggajian (lanjutan)

3

BKK 2

RDG 1

Membuat bukti

memorial

BKK 2

RDG 1

Bukti Memorial

Jurnal Umum

5

9

RDG 1

Daftar Gaji 1

Bukti Kas Keluar

Register Cek

N

Selesai

5

BKK 2

RDG 1

Bukti Memorial

Kertu Biaya

N

BKK : Bukti Kas Keluar

24

2.2. Flowchart Sistem Pengupahan

Jaringan prosedur sistem pengupahan digambarkan menurut diagram alir berikut

ini :

Bagian Pencatat Waktu Bagian Gaji dan Upah

Mulai

Mencatat Jam

Hadir

Kartu Jam Hadir

Membuat Daftar Hadir

KJH

Daftar Hadir Karyawan

Mulai

Mencatat Jam Kerja

Kartu Jam Kerja

Membuat Daftar

Jam Kerja

KJK

Daftar Kerja Karyawan

KJH

Daftar Hadir Karyawan

KJK

Daftar Kerja Karyawan

Membandingkan daftar hadir dan daftar jam kerja

karyawan

Membuat Daftar Upah

Membuat rekap daftar upah dan

Surat Pernyataan

Upah

SPU

2

RDU 1

2

Daftar 1 Upah

Kartu Penghasilan Karyawan

3

RDU = Rekap Daftar UpahSPU = Surat Pernyataan UpahKPK = Kartu Penghasilan Karyawan

1 2

1 2

25

Gambar 2.2. Flowchart sistem informasi pengupahan

Bagian Pencatat Waktu Bagian Gaji dan Upah

Mulai

Mencatat Jam

Hadir

Kartu Jam Hadir

Membuat Daftar Hadir

KJH

Daftar Hadir Karyawan

Mulai

Mencatat Jam Kerja

Kartu Jam Kerja

Membuat Daftar

Jam Kerja

KJK

Daftar Kerja Karyawan

KJH

Daftar Hadir Karyawan

KJK

Daftar Kerja Karyawan

Membandingkan daftar hadir dan daftar jam kerja

karyawan

Membuat Daftar Upah

Membuat rekap daftar upah dan

Surat Pernyataan

Upah

SPU

2

RDU 1

2

Daftar 1 Upah

Kartu Penghasilan Karyawan

3

RDU = Rekap Daftar UpahSPU = Surat Pernyataan UpahKPK = Kartu Penghasilan Karyawan

1 2

1 2

26

Gambar 2.2. Flowchart sistem informasi pengupahan (lanjutan)

Bagian Gaji dan Upah

8

KPK

Daftar Upah 2

Buku Kas 3 Keluar

T

A

27

Gambar 2.2. Flowchart sistem informasi pengupahan (lanjutan)Sistem

Mencatat nomor

cek pada register

bukti kas

Bagian Utang

3

KPK

SPU

2

RDU 1

2

Daftar 1 Upah

Membuat Bukti Kas

Keluar KPK

SPU

2

RDU 1

2

Daftar Upah 1

3

2

Bukti Kas Keluar

Register Bukti Kas

Keluar

5 4

7

RDU 2

Daftar Upah 1

Bukti Kas Keluar

10

28

Gambar 2.2. Flowchart sistem informasi pengupahan (lanjutan)

Bagian Utang

4

KPK

SPU

RDU 2

2

Daftar 1 Upah

3

Bukti Kas 1Keluar

Mengisi cek dan meminta tandatangan

atas cek

Menguangkan cek ke bank &

memasukan

uang ke amplop upah

Membayarkan upah kpd

karyawan &

meminta tandatangan atas kartu penghasilan

karyawan

Membubuhkan cap lunas pada

bukti &

dokumen pendukungnya

6

6

KPK

SPU

RDU 2

2

Daftar 1 Upah

3

Bukti Kas 1Keluar

7 8

Dimasukan ke amplop bersama uang upah

29

Gambar 2.2. Flowchart sistem informasi pengupahan (lanjutan)

Bagian Utang

BKK 2

5

RDU 1

Membuat bukti

memorial

BKK 2

RDU 1

Bukti Memorial

Jurnal Umum 9

10

RDU 2

DU 1

Bukti Kas 1Keluar

Register cek

N

Selesai

9

BKK 2

RDU 1

Bukti Memorial

N

Kartu Biaya

Kartu Harga Pokok

Produk

30

c. Output sistem penggajian dan pengupahan

Menurut Romney dan Stainbart (2015), output utama dalam sistem

penggajian adalah sejumlah cek (yang mungkin elektronik). Cek penggajian

dikirim ke bank untuk mentransfer/memindahkan dana dari rekening umum

perusahaan ke rekening penggajian. Para pegawai menerima cek gaji individu,

sejumlah cek juga dberikan ke agen-agen pemerintah, perusahaan asuransi dan

organisasi lain untuk memenuhi kewajiban perusahaan.