BAB II PENGOLAHAN DATA.docx

BAB II

PENGOLAHAN DATA

2.1 Latar belakang Sistem

Toko GTO Helmets merupakan sebuah toko yang bergerak dalam bidang penjualan

helm.Salah satu bagian yang sangat berpengaruh terhadap kinerja penjualan pada toko ini.Banyak

strategi-strategi yang dilakukan oleh toko ini untuk meningkatkan nilai penjualan agar tetap tinggi,

salah satunya antara lain seperti mengadakan promosi, memberikan diskon dan lain sebagainya.

Selain itu dalam pelayanan juga dapat menjadi salah satu hal penting yang digunakan untuk menarik

minat konsumen.

Pada pembukuan transaksi di toko ini juga dapat dikatakan masih mencatat pembukuan

penjualan atau jurnal-jurnal penjualan dan daftar produk dengan menggunakan catatan biasa. Dimana

akibat dari sistem yang ada sekarang itu mekanisme transaksi masih kurang efektif dalam hal waktu

karena lambatnya proses pelayanan,dalam hal pengarsipan data penjualan masih kurang akurat,rentan

rusak ataupun hilang,dan juga dalam hal pengecekan barang masih kurang efektif karena harus

mengecek langsung produk satu per satu.

Berdasarkan analisis yang dilakukan, terdapat beberapa permasalahan yang masih belum

terselesaikan.Dengan adanya hal tersebut ada baiknya toko melakukan perbaikan sistem yang berjalan

sekarang agar dapat meningkatkan kualitas pelayanan konsumen ataupun kualitas kerja karyawan agar

lebih efektif dan efisien.

2.2 Analisis Sistem Awal

2.2.1 Identifikasi Sistem Sekarang

2.2.1.1 Ruang Lingkup Sistem

Untuk mengetahui sistem yang ada sekarang di took yaitu dengan melakukan survey

dan wawancara ke karyawan dan pemilik toko tersebut. Survey yang dilakukan yaitu dengan

melihat proses transaksi pembelian produk di bagian pemasaran dan juga wawancara yaitu

menanyakan dari mulai pelangggan masuk hingga kasir memberikan struk dan mengenai data

perusahaaan. Dari hasil pengamatan yang dilakukan di tokoada beberapa hal yang

didapatkan :

Mendapatkan daftar harga dan data-data produk yang dijual.

Mengetahui sejarah toko

Mengetahui struktur organisasi dan kedudukan pengelola toko

Mengetahui data-data pekerja dan penempatan karyawan pada bidangnya sendiri.

Mengetahui mekanisme pembelian produk ke supplier

Mengetahui mekanisme transaksi penjualan

II-4

Bab II Pengolahan Data R-7

Mendapatkan prosedur kerja toko yang berjalan sekarang

1.1.1.1. Prosedur Kerja Sistem Bisnis Sekarang

Bag.pemasaran memberikan katalog produk kepada konsumen

Konsumen memilih produk yang akan dibeli dan mengisi form pemesanan produk.

Setelah mengisi form pemesanan,form tersebut diberikan ke pemasaran bersama

katalog produk.

Bagian pemasaran menerima data pesanan dari konsumen dan memberikan data

pemesanan produk ke bagian gudang.

Bagian gudang menerima data pemesanan dari pemasaran dan menlakukan

pengecekan produk. Apabila tidak tersedia maka bag.gudang akan membuat data

barang masuk/purchase order sebanyak 2 dokumen. Dokumen 1 disimpan di

bag.gudang dokumen 2 ke pemilik toko. Dan juga membuat data ketidak

tersediaan yang akan diberikan ke pemasaran beserta data pemesanan.

Jika barang tersedia maka bag.gudang membuat data ketersediaan barang yang

akan diberikan kepada pemasaran beserta data pemesanan.

Setelah barang tersedia maka Bag.pemasaran membuat nota harga dan diberikan

kepada kasir. Kemudian kasir membuat 2 rangkap struk pembayaran,dokumen 1

diberikan kepada konsumen dan dokumen 2 disimpan untuk laporan kepada

pemilik toko.

Selain itu kasir juga melakukan proses pembuatan laporan keuangan bulanan

dimana laporan itu dalam 2 rangkap,dokumen 1 untuk disimpan di kasir dan

dokumen 2 untuk diberikan kepada pemilik toko.

2.2.1.3. Penentuan Personil Kunci

a. Personil Kunci Dalam Sistem

Kasir

Bag.Gudang

Pemilik Toko

Bag.pemasaran

b. Personil Kunci Luar Sistem

Konsumen/pembeli

2.2.2. Memahami Kerja dari Sistem Bisnis dan Prosedur Awal

2.2.2.1 Pembuatan Flowmap Sistem Sekarang

Praktikum Perancangan Sistem Informasi dan Manajemen II-5


a. Membuat Tabel Entitas

Tabel 2.1 Entitas Sistem

ENTITAS DESKRIPSINYA

PEMILIK

Menerima data persediaan barang dan barang apa saja

yang telah terjual serta menerima laporan keuangan

bulanan.

BAGIAN GUDANG

Menerima data pesanan dari bagian pemasaran,

memeriksa persediaan, membuat data ketersediaan

produk, membuat purchase order produk, dan membuat

data ketidak tersediaan barang

PEMASARAN

Memberikan catalog kepada konsumen, memberikan data

pesanan kepada bag gudang, menyimpan data

ketersediaan produk

KASIR

Seorang yang melakukan transaksi pembayaran dengan

konsumen, selain itu juga membuat laporan keuangan

bulanan untuk diberikan kepada pemilik toko.



b. Flowmap Sekarang

Gambar 2.1 Flowmap Sekarang



2.2.2.2. Identifikasi Penyebab Masalah

Setelah menganalisa sistem yang berjalan sekarang terdapat beberapa

hal yang menjadi penyebab masalah dari mekanisme

pelayanan,penjualan,transaksi dan pengarsipan data diantara lain yaitu :

Sistem pengolahan data rekapan penjualan yang terdapat pada toko Gto

Helmet sekarang ini masih kurang efektif karena pengarsipan yang masih

dilakukan secara penulisan/ belum terkomputerisasi.

Proses pelayanan konsumen dalam pemesanan masih dilakukan secara

manual sehingga menyebabkan kurang efisiennya waktu.

Proses pengecekan barang di gudang masih dilakukan dengan mencari tanpa

komputerisasi dan belum tersimpan data secara otomatis sehingga

mengakibatkan haus dilakukan cek barang secara langsung ke gudang.

2.2.2.3. Tujuan Pengembangan Sistem

Setelah mengetahui masalah yang ada pada toko tersebut,maka yang menjadi tujuan

dari pengembangan sistem yaitu toko helm sudah menggunakan system secara

terkomputerisasi agar data rekapan penjualan tersimpan dalam system yang aman dan

terorganisir secara baik dan memudahkan seluruh karyawan ataupun pemilik dalam

penyusunan data tersebut, proses pelayan konsumen cepat dan mudah,dan juga proses

pengecekan barang di gudang lebih mudah dan cepat karena dengan mengembangkan sistem

akan menjadi leih mudah.

2.2.2.4. Ganchart Pengembangan Sistem

ID Task Name Start Finish DurationOct 2015 Nov 2015 Dec 2015

1/11 6/12 27/1222/11 13/1225/10 8/11 20/12 10/1 17/13/1

1 13d11/4/201510/19/2015

Perencanaan Sistem a) Merencanakan Proyek-proyek Sistem b) Mempersiapkan proyek-proyek sistem c) Mendefinisikan proyek-proyek sistem

2 15d11/27/201511/9/2015

Analisa a) Identify b) Understand c) Analyze d) Report

3 30d1/8/201611/30/2015Desain a) Desain Proses Bisnis b) Desain Pmemograman

4 10d1/22/20161/11/2016Pengembangan

5 6d2/1/20161/25/2016Testing

6 18d2/25/20162/2/2016

Implementasi a) Memberitahu User b) Melatih User c) Memasang Sistem d) Konversi Data e) Siapkan User ID

7 18d3/22/20162/26/2016

Pengoperasian & Pemeliharaan a) System Maintenance b) Back Up & Recovery c) Data Archive

Jan 2016

15/11 29/1118/10

Feb 2016

24/1 31/1 7/2 14/2 21/2 28/2

Mar 2016

6/3 13/3

Gambar 2.2Ganchart Pengembangan Sistem



2.2.3. Analisis Sistem Usulan

2.2.3.1. Kendala Proyek Sistem

Dana : Dana yang dibutuhkan untuk melakukan pengembangan cukup

besar

Waktu : Waktu untuk penyelesaian pengembangan proyek terlalu lama

SDM : Kemampuan personil atau karyawan masih kurang memahami akan

sistem yang akan dikembangakan

Pelatihan user yang akan mengunakan sistem : Dibutuhkan pelatihan user

untuk menggunakan system tersebut karena pengguna merupakan lulusan

SMA yang masih kurang memahami akan system tersebut.

2.2.3.2 Spesifikasi Kebutuhan Pengembangan Sistem

a. Kebutuhan Pengguna Sistem

Data penjualan dan pembelian barang

Daftar harga dan data barang yang diminati konsumen

Data pemesanan konsumen

Data produk atau barang yang tersedia

b. Kebutuhan Perangkat Keras dan Lunak

Hard disk : SEAGATE Barracuda 250GB SATA III 7200rpm 16MB

RAM : DDR 3SD RAM

Motherboard : Biostar

VGA :VGA Geforce PCI express 128 bit 1GB

DVD Room : Samsung

Hardisk Ekst :Hard Disk Eksternal 500GB Samsung

Monitor : LG LED L19E42SE 19”

Keyboard : WK-660

Mouse : Okaya MOK 019

Printer: Canon PIXMA iP2770

Intel : Intel Core 2 Quad Q8200 2.33Ghz LGA 775 Quad Core Processor

Software : Microsoft Office





2.2.3.3. Analisis kelayakan

a. Analisis Kelayakan Ekonomi

1. Rincian Biaya

Tabel 2.2 Rincian Biaya

No Jenis Biaya Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun4 Tahun 51 Biaya Pengadaan (Procurement Cost) a Biaya pembelian perangkat keras Motherboard Biostar Rp 750,000 Hard Disk Eksternal 500GB Samsung Rp 600,000 DVD Room Samsung Rp 350,000 VGA Geforce PCI express 128 bit 1GB Rp 700,000

SEAGATE Barracuda 250GB SATA III 7200rpm 16MB

Rp450,000

DDR 3SD RAM Rp 300,000 LG LED L19E42SE 19” Rp 600,000 1 Keyboard WK-660 Rp 100,000 1 Mouse Okaya MOK 019 Rp 99,000 1 Printer Canon PIXMA iP2770 Rp 750,000

1 Processor Intel Core 2 Quad Q8200 2.33Ghz LGA 775 Quad Core

Rp 4,000,000

Biaya Ruangan Perangakat Keras (Stop kontak,lampu,termina,mejal)

Rp1,750,000

Total Biaya Pengadaan Rp10,449,000 b Biaya Instalasi perangkat keras & Lunak Rp 500,000 Total Biaya Instalasi Rp500,000 2 Biaya Persiapan Operasi (Start-up Cost) a Biaya Pelatihan personil Pelatihan Microsoft Office Rp1,000,000 b Biaya Pembelian Perangkat Lunak DVD Windows 7 Ultimate 64 bit Rp900,000 DVD Microsoft Office 2013 Rp 800,000 Total Biaya Persiapan Operasi Rp 2,700,000 3 Biaya Proyek (Project-Related Cost)



No Jenis Biaya Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun4 Tahun 5 a. Biaya Konsultan

Programer (1 bulan/2 org x Rp. 1,000,000)

Rp 2,000,000

b Biaya Desain Sistem Rp 350,000 Biaya Rapat Rp 300,000c Biaya Penerapan Sistem Biaya pembuatan formulir Rp 150,000 Biaya latihan personal Rp900,000d Biaya Analisis Sistem Biaya pengumpulan data Rp1,250,000 Biaya Dokumentasi (Kertas, Tinta & CD) Rp300,000

Total Biaya Proyek (Project-Related Cost)

Rp5,250,000

4 Biaya Operasi dan Perawatan

Biaya Karyawan (operator, bagian administrasi)

Rp - Rp 2,750,000 Rp2,997,500 Rp3,267,275 Rp3,561,330 Rp 3,881,849

Biaya Overhead (listrik, supplies) Rp - Rp 3,500,000 Rp 3,815,000 Rp4,158,350 Rp4,532,602 Rp4,940,536

Biaya Perawatan Perangkat Keras (Maintenance)

Rp - Rp 400,000 Rp436,000 Rp475,240 Rp 518,012 Rp564,633

Total Biaya Operasi dan Perawatan Rp - Rp6,650,000 Rp 7,248,500 Rp 7,900,865 Rp 8,611,943 Rp9,387,018 TOTAL BIAYA-BIAYA Rp18,899,000 Rp 6,650,000 Rp 7,248,500 Rp 7,900,865 Rp 8,611,943 Rp9,387,018



2. Keuntungan

Tabel 2.3 Keuntungan

1 Keuntungan Berwujud Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5

A Pengurangan Biaya Operasi Rp- Rp2,000,000 Rp2,180,000 Rp2,376,200 Rp2,590,058 Rp2,823,163

B Pengurangan kesalahan - Kesalahan proses

Rp- Rp1,500,000 Rp1,635,000 Rp1,782,150 Rp1,942,544 Rp2,117,372

C Pengurangan biaya persediaan Rp- Rp1,000,000 Rp1,090,000 Rp1,188,100 Rp1,295,029 Rp1,411,582

Total Keuntungan Berwujud Rp- Rp4,500,000 Rp4,905,000 Rp5,346,450 Rp5,827,631 Rp6,352,117

2 Keuntungan Tak Berwujud

A Peningkatan pelayanan kepada Konsumen Rp- Rp4,000,000 Rp4,360,000 Rp4,752,400 Rp5,180,116 Rp5,646,326

B Peningkatan fasilitas Rp- Rp5,000,000 Rp 5,450,000 Rp5,940,500 Rp6,475,145 Rp7,057,908

Total Keuntunga Tak Berwujud Rp- Rp9,000,000 Rp9,810,000 Rp10,692,900 Rp11,655,261 Rp12,704,234

Total Keuntungan Rp-Rp13,500,000

Rp14,715,000 Rp16,039,350 Rp17,482,892 Rp19,056,352

Selisih Total Keuntungan dengan Total Biaya

Rp(18,899,000)

Rp6,850,000 Rp7,466,500 Rp8,138,485 Rp8,870,949 Rp 9,669,334



3. NPV

Tabel 2.4 Net Present Value

Tahun Ke

Laba Bersih Diskon Faktor

(7,5%) PV Kas Bersih

1 Rp 6,850,000 0.93025 Rp 6,372,213 2 Rp 7,466,500 0.86535 Rp 6,461,136 3 Rp 8,138,485 0.80505 Rp 6,551,887 4 Rp 8,870,949 0.74895 Rp 6,643,897 5 Rp 9,669,334 0.6968 Rp 6,737,592

Total PV Kas Bersih Rp 32,766,725

Total PV Investasi Rp 18,899,000

NPV Rp 13,867,725

Penjabaran Peritungan NPV :

PV Kas Bersih = Laba bersih x Diskon Faktor

Tahun 1 = Rp.6,850,000 x 0.93025 = Rp.6,372,213

Total PV kas bersih = PV kas bersih Tahun 1 + Tahun 2 +Thn 3 + Thn 4 + Thn 5

= Rp. 6,372,213 + Rp. 6,461,136 + Rp. 6,551,887 + Rp. 6,643,897 + Rp. 6,737,592

= Rp. 32,766,725

NPV = Total PV kas bersih – Total Investasi

= Rp. 32,766,725 - Rp.18,899,000

= Rp. 13,867,725

Maka Net Present Value yang didapat dari hasil perhitungan adalah Rp. 13,867,725



4. IRR

Tabel 2.5 Internal Rate Of Return

Tahun Ke Laba Bersih Diskon Faktor

(30%) PV Kas Bersih

1 Rp6,850,000 0.7692 Rp5,269,020

2 Rp7,466,500 0.5917 Rp4,417,928

3 Rp8,138,485 0.4552 Rp3,704,638

4 Rp8,870,949 0.3501 Rp3,105,719

5 Rp9,669,334 0.2693 Rp2,603,952

Total PV Kas

Bersih Rp19,101,257

Total PV Investasi Rp18,899,000

C1 Rp202,257

Penjabaran perhitungan C1 :

PV Kas Bersih = Laba bersih Tahun Ke-i x Diskon Faktor Tahun Ke-i

Tahun Ke 1 = Rp. 6,850,000 x 0.7692

= Rp. 5,269,020

Total PV Kas Bersih =

= PV kas bersih Tahun 1 + Thn 2 + Thn 3 + Thn 4 + Thn 5

= Rp5,269,020 + Rp4,417,928 + Rp3,704,638 + Rp3,105,719 + Rp2,603,952

= Rp19,101,257

C1 = Total PV kas bersih – Total Investasi

= Rp.19,101,257 – Rp.18,899,000

= Rp 202,257



Tabel 2.6 Internal Rate Of Return

Tahun Ke

Laba Bersih Diskon Faktor

(55%) PV Kas Bersih

1 Rp.6,850,000 0.95835 Rp.6,564,698

2 Rp.7,466,500 0.6128 Rp.4,575,471

3 Rp.8,138,485 0.39225 Rp.3,192,321

4 Rp.8,870,949 0.25135 Rp.2,229,713

5 Rp.9,669,334 0.16125 Rp.1,559,180

Total PV Kas Bersih

Rp18,121,382

Total PV Investasi

Rp18,899,000

C2 Rp(777,618)

Penjabaran perhitungan C1 :

PV Kas Bersih = Laba bersih Tahun Ke-i x Diskon Faktor Tahun Ke-i

Tahun Ke 1 = Rp. 6,850,000 x 0.95835

= Rp.6,564,698

Total PV Kas Bersih =

= PV kas bersih Tahun 1 + Thn 2 + Thn 3 + Thn 4 + Thn 5

= Rp.6,564,698+ Rp.4,575,471+ Rp.3,192,321+ Rp.2,229,713+ Rp.1,559,180

= Rp18,121,382

C2 = Total PV kas bersih – Total Investasi

= Rp18,121,382 – Rp.18,899,000

= Rp. (777,618)

Penjabaran perhitungan IRR :

IRR = P1 – (c 1xP2−P1C 2−C1

)

= 30 - (202,257 x55−30

777,618−202,257)

= 49,84%

MARR = 7.5% dan IRR = 49.84%,maka dengan hasil tersebut dikatan

bahwa proyek ini layak.



5. Payback Period (PP)

Tabel 2.7 Payback Period

Tahun Manfaat (Selisih total

keuntungan dengan total biaya)

Kumulatif

0 Rp (18,899,000) Rp (18,899,000)1 Rp 6,850,000 Rp (12,049,000)2 Rp 7,466,500 Rp (4,582,500)3 Rp 8,138,485 Rp 3,555,985 4 Rp 8,870,949 Rp 12,426,934 5 Rp 9,669,334 Rp 22,096,268

PP 0.56 Tahun

6.76 Bulan22.8 Hari

Tahun Ke 3,bulan ke 6 dan hari ke 23

Penjabaran Perhitungan :

Payback Period ¿innitial investmentannual cash∈ flow

¿Rp 4,582,500

8,138,485 = 0.52 tahun

= 0.52 tahun x 12 bulan = 6.76 bulan ( 6 bulan )

= 0.76 x 30 hari = 22.8 hari ( 23 hari )

Maka payback period terjadi pada tahun ke 3,bulan ke 6 dan hari ke 23.



6. ROI

Tabel 2.8 Return Of Ivestment

Tahun ke 0 Tahun Ke 1 Tahun ke 2 Tahun ke 3 Tahun ke 4 Tahun ke 5

Total Investasi Rp18,899,000

Net Profit Rp6,850,000 Rp7,466,500 Rp8,138,485 Rp8,870,949 Rp 9,669,334

Return Of

Investement 36.25% 39.51% 43.06% 46.94% 51.16%

Penjabaran perhitungan ROI :

Tahun Ke-1 = (Rp.6,850,000/Rp.18,899,000) x 100% = 36.25%

Tahun Ke-2 = (Rp.7,466,500/Rp.18,899,000) x 100% = 39.51%

Tahun Ke-3 = (Rp. 8,138,485/Rp.18,899,000) x 100% = 43.06%

Tahun Ke-4 = (Rp.8,870,949/Rp.18,899,000) x 100% = 46.94%

Tahun Ke-5 = (Rp.9,669,334/Rp.18,899,000) x 100% = 51.16%



b. Analisis kelayakan teknik

Tabel 2.9 Analisis Kelayakan Teknik

No.

Item Penilaian Spesifikasi Item PenilaianPenilaian

KelayakanIndeks

1Ketersediaan Teknologi

Hardware interface Baik 3

Software interface Baik 3

2Kemudahan Dioperasikan

Data base access model relationship

Baik 3

Design menu layout user friendls Sedang 2

Report layout Baik 3

TOTAL 2.8

Kesimpulan :Berdasarkan dari analasis kelayakan teknis yang telah dilakukan, telah didapatkan

bahwa nilai indeks akhir 145

=2,8, yang menunjukkan bahwa mendapatkan hasil

predikat baik, sehingga proyek ini dinyatakan Layak untuk diimplementasikan.

Keterangan :3 = Baik, 2 = Sedang, 1 = Kurang

c. Analisis kelayakan operasi

Tabel 2.10 Analisis Kelayakan Operasi

No. Item Penilaian Spesifikasi Item PenilaianPenilaian Kelayaka

nIndeks

1Kemampuan

PersonilKemampuan dalam

mengoperasikan softwareBaik 3

Pengoprasian database Baik 3

Kemudahan dalam database Baik 3

2 Efisiensi Sistem Waktu pengoperasian Baik 3

Kecepatan search engine Baik 3

Kapasitas penyimpanan data Sedang 2

TOTAL2.83333

3

Kesimpulan :Proyek pengembangan sistem dilihat dari analisis kelayakan teknik adalah Layak

karena nilai rata-rata indeksnya176

=2,83



d. Analisis kelayakan jadwal

Tabel 2.11 Analisis Kelayakan Jadwal

No. Item Penilaian KendalaWaktu

Pengerjaan

1

Waktu Pengembangan

Sistem4,6 bulan

3,6 bulan

2 Probabilitas Selesai 90%

Kesimpulan :Proyek pengembangan sistem diliat dari analisis kelayakan jadwal adalah Layak.

e. Analisis kelayakan hokum

Analisis kelayakan menggunakan UU No. 19 Tahun 2002, Pasal 72 ayat 3 UU Hak Cipta perangkat lunak (Software) computer dan Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UUITE), Pasal 5 & Pasal 1 dinyatakan layak.

Kesimpulan : Analisis Kelayakan Hukum layak


Documents

BAB II PENGOLAHAN DATA.docx