6

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Umum

2.1.1. Pengertian Sekretaris

Pada bab ini, penulis akan sedikit membahas apa yang dimaksud dengan

sekretaris. Kata ini berasal dari bahasa Latin yaitu secretum yang artinya rahasia dan

orang yang memegang rahasia disebut secretarium atau secretaries.

Menurut Nuraeni (2008:1), Istilah sekretaris berasal dari bahasa Latin, yaitu

secretum yang artinya rahasia. Dalam bahasa Prancis disebut dengan secretaire.

Dalam bahasa Belanda disebut dengan secretares. Sementara itu, dalam bahasa

Inggris disebut dengan secretary, berasal dari kata secret yang berarti rahasia. Sesuai

dengan asal katanya, sekretaris merupakan orang yang harus bisa menyimpan rahasia

pimpinan atau perusahaan yang tidak perlu diketahui oleh orang atau pegawai lain.

Sedangkan menurut M. Braum dan Roman dalam Nuraeni (2008:3), Definisi

sekretaris adalah sebagai berikut:

Pembantu dari seorang pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapakan

surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinannya

mengenai kewajiban yang sudah dijanjikan, dan melakukan banyak kewajiban

lain yang bertujuan meningkatkan efektivitas dari pimpinannya tersebut.

Dari beberapa beberapa definisi diatas, jelas bahwa sekretaris bukan sekadar

pembantu pimpinan, tetapi juga seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan

tanggung jawab yang sangat tinggi.

7

2.1.2. Jenis Jabatan Sekretaris

Setiap sekretaris harus mengetahui dengan jelas kedudukan dan peranannya

dalam suatu organisasi. Ada kalanya dasar pendidikan dan pengalaman antara satu

dengan yang lain tidak sama, namun dengan adanya kesempatan yang didapat atau

perkembangan yang terjadi di dalam pembinaan karirnya serta kemampuan sekretaris

akan mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda.

Menurut Yatimah (2009:35-38), Maka sekretaris dibedakan berdasarkan luas

ruang lingkup tanggung jawabnya menjadi:

1. Sekretaris Organisasi

Sekretaris organisasi adalah seorang yang memimpin suatu sekretariat dari suatu

perusahaan atau sekretariat dari suatu instansi pemerintah tertentu, dengan fungsi

utama yaitu mengoordinasikan seluruh pelayanan administrasi yang menunjang

kegiatan operasional perusahaan. Seorang sekretaris organisasi disamping

bekerja atas instruksi, kadang-kadang juga bertugas dan mempunyai kedudukan

sebagai „pemimpin pelaksana‟ yang memiliki wewenang untuk ikut membuat

keputusan, pengarahan, melakukan koordinasi atas pelayanan administrasi,

mengadakan pengawasan, serta melakukan penyempurnaan organisasi dan tata

kerja. Dengan demikian, sekretaris organisasi harus memahami tujuan organisasi,

prinsip-prinsip, dan asas-asas manajemen atau organisasi dengan baik.

Sebutan lain dari sekretaris organisasi adalah sekretaris perusahaan, kepala

sekretariat, corporate secretary, atau administrator manager. Contoh sekretaris

organisasi: sekretaris jenderal, sekretaris wilayah daerah, sekretaris yayasan dan

sekretaris kabinet.

8

Berdasarkan uraian tersebut, sekretaris organisasi memiliki ciri-ciri sebagai

berikut:

a. Memimpin suatu unit kerja (sekretariat) atau pimpinan sekretariat

instansi/perusahaan.

b. Memiliki wewenang untuk ikut membuat kebijakan (policy).

c. Bertugas membantu melakukan fungsi manajemen, yaitu ikut membuat rencana

organisasi, membuat keputusan, membuat pengarahan, koordinator pelayanan

administrasi, serta melakukan pengawasan dan penyempurnaan organisasi.

d. Bertanggung jawab langsung kepada pimpinan puncak.

2. Sekretaris Pimpinan

Sekretaris pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan

pekerjaan kantor untuk pimpinannya. Sekretaris pimpinan merupakan seorang

pembantu pimpinan tertentu, dengan fungsi utama melaksanakan kegiatan

administrasi dan tugas perkantoran unuk kelancaran kegiatan manajerial

pimpinan. Sekretaris pimpinan dalam pengertian ini diangkat dan digaji oleh

organisasi yang bersangkutan. Contoh sekretaris pimpinan adalah: sekretaris

presiden, sekretaris menteri, sekretaris direktur, sekretaris bupati, sekretaris

walikota.

Adapun tugas sekretaris pimpinan adalah:

a. Ruang lingkup tugasnya meliputi semua aspek kegiatan kantor.

b. Kedudukannya langsung bertanggung jawab kepada pimpinan tingkat atas

atau menengah dan bukan tingkat pengawas.

c. Tugasnya meliputi tugas rutin, instruksi, dan kreatif.

9

3. Sekretaris Pribadi

Sekretaris pribadi tidak berstatus sebagai manajer, walaupun dia harus

menjalankan manajemen terhadap bawahannya. Dia merupakan pembantu

pimpinan dengan tugas utama melaksanakan tugas-tugas dari pimpinan yang

bersifat pribadi.

Ciri-ciri sekretaris pribadi, di antaranya:

a. Seorang pelaksana, bukan seorang pimpinan.

b. Tidak memiliki wewenang menentukan kebijakan (policy).

c. Tugasnya terbatas pada penyelenggaraan administrasi dan kegiatan

perkantoran.

d. Bertanggung jawab kepada pimpinan tertentu.

Sekretaris pribadi dalam pengertian ini bukan pegawai staf dari suatu

organisasi atau perusahaan, dan tidak digaji oleh organisasi atau perusahaan, tetapi

dipekerjakan dan digaji oleh seorang untuk membantu menangani pekerjaan dan

urusan pribadi orang yang mempekerjakannya. Contohnya: sekretaris pribadi artis,

penyanyi dan sekretaris seorang tokoh masyarakat.

Masih menurut Yatimah (2009:38-40), Jenis jabatan sekretaris, selain

dibedakan menurut luas ruang lingkup tanggung jawab dan tugasnya, juga dapat

dibedakan berdasarkan:

1. Kemampuan dan Pengalaman Kerja

Dilihat dari kemampuan dan pengalaman kerjanya, sekretaris dibedakan menjadi

dua

10

a. Sekretaris junior

Yaitu sekretaris yang baru memulai karirnya sebagai seorang sekretaris dan

belum memiliki banyak pengalaman kerja sebagai seorang sekretaris sehingga

masih harus banyak belajar dan mendapatkan bimbingan dari sekretaris yang

sudah berpengalaman atau sudah lebih dahulu ada. Selain itu, keberadaan

mereka dalam bekerja pun tidak bisa dilepas secara mandiri, tetapi harus

mendapatkan pengawasan dan perhatian secara seksama. Dengan kata lain,

sekretaris junior biasanya dipersiapkan sebagai regenerasi jabatan sekretaris

dalam organisasi.

b. Sekretaris senior

Yaitu sekretaris yang sudah memiliki kemampuan kerja dan memiliki banyak

pengalaman kerja sebagai seorang sekretaris. Dalam bekerja, ia tidak lagi

harus mendapatkan perhatian dan pengawasan yang seksama seperti sekretaris

junior, karena dapat bekerja secara mandiri sesuai dengan tugas yang

diberikan kepadanya.

2. Spesialisasi Bidang Keahlian

Jenis sekretaris bisa dilihat berdasarkan spesialisasi bidang keahlian yang

dimilikinya. Oleh karena itu, sekretaris jenis ini selain harus memiliki

kemampuan dan keterampilan kerja sebagai seorang sekretaris, dia juga harus

terampil, dan memiliki pengetahuan khusus sesuai dengan bidang keahlian yang

dimilikinya.

Contohnya: sekretaris bidang hukum, sekretaris bidang farmasi.

11

Berdasarkan teori-teori tentang sekretaris di atas, maka definisi sekretaris

adalah seorang yang membantu dalam bidang organisasi dan kedinasan atau dengan

kata lain melaksanakan fungsi perkantoran pimpinan agar pimpinan bisa

berkonsentrasi dan melaksanakan tugas-tugas manajerialnya dengan baik.

2.1.3. Tugas-Tugas Sekretaris

Tugas sekretaris pada dasarnya mencakup dua hal. Pertama, tugas-tugas yang

berhubungan dengan tugas kesekretarisannya. Kedua, yang sekaligus merupakan

tugas utama dari seorang sekretaris, yaitu membantu pimpinan agar pimpinan dapat

bekerja secara optimal, dan lebih profesioanal.

Menurut Yatimah (2009:42-44), Tugas sekretaris dapat dikelompokkan

menjadi empat kelompok besar, yaitu tugas rutin, tugas instruktif, tugas kreatif, dan

tugas koordinatif.

1. Tugas rutin

Merupakan tugas-tugas umum yang hampir tiap hari dihadapi tanpa menunggu

instruksi khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu harus dilaksanakan

sesuai aturan yang diterapkan dalam uraian tugasnya. Biasanya dilakukan secara

berskala atau rutin (setiap hari/minggu/bulan) dan umumnya tercantum dalam

uraian tugas (job descriptions).

Contoh tugas rutin adalah mengurus dan mengendalikan surat, korespondensi,

menangani dan menata arsip, melayani tamu kantor, menangani tamu dan

bertamu, menelepon dan menerima telepon, mengatur jadwal kegiatan pimpinan,

dan membuat laporan, serta membuat notulen atau risalah rapat.

12

2. Tugas instruksi

Merupakan tugas yang tidak selalu tiap hari dilaksanakan oleh sekretaris, tetapi

hanya dilaksanakan oleh sekretaris bila ada instruksi khusus dari pimpinan. Jadi,

tugas tersebut tidak rutin setiap hari/minggu/bulan, bahkan terkadang tidak

tercantum dalam uraian tugas. Berkaitan dengan kekhususan dari tugas tersebut,

untuk kelancaran pekerjaan yang dibebankan kepadanya, seorang sekretaris harus

memperhatikan hal-hal berikut: konsentrasi penuh, mendengarkan dengan

sungguh-sungguh, bertanya untuk hal yang kurang jelas, mencatat hal-hal yang

penting, dan meningkatkan wawasan.

Contoh yang termasuk ke dalam tugas instruksi adalah mempersiapkan rapat,

membuat notulen rapat, membuat konsep surat keluar, mempersiapkan

perjalanan dinas.

3. Tugas kreatif

Merupakan tugas atau pekerjaan yang dilaksanakan atas prakarsa sekretaris

sendiri. Dengan demikian, seorang sekretaris yang berdaya guna dan berhasil

guna harus penuh inisiatif dan dinamis. Tugas tersebut dilakukan guna

meringankan beban pekerjaan atau menciptakan efisiensi dan efektivitas kerja.

Tugas kreatif ini pun tidak terdapat dalam uraian tugas.

Contoh tugas kreatif adalah membuat rencana kerja sekretaris, mempelajari

pengetahuan penunjang pekerjaannya, membuat kliping koran dari perusahaan

atau instansi pesaing, mengusahakan pengembangan kepribadian, mempelajari

pengetahuan tentang bank (perbankan), pemantapan kepribadian, pengembangan

diri sekretaris, menyiapkan perabot kantor, perlengkapan, dan peralatan penting

13

bagi sekretaris/mempersiapkan alat-alat perlengkapan sekretaris, dan memahami

peraturan/keadaan organisasi tempat bekerja.

4. Tugas koordinatif

Merupakan tugas yang diartikan sebagai penyampaian kegiatan-kegiatan secara

teratur untuk mewujudkan keseluruhan waktu dan arah yang tepat dalam

pelaksanaan sehingga terdapat tindakan-tindakan yang seragam dan serasi untuk

mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan tugas koordinatif seorang

sekretaris adalah melakukan koordinasi dengan orang lain agar tugasnya

terlaksana dengan baik dan menjaga arus komunikasi dengan orang lain guna

menumbuhkan hubungan baik. Biasanya, tugas koordinatif ini diwujudkan

melalui kerja sama dengan unit atau bagian yang memiliki keterkaitan dengan

kegiatan yang akan dilaksanakannya.

Pelaksanaan tugas koordinasi akan berjalan efektif apabila tiap-tiap pegawai,

termasuk sekretaris sendiri, memiliki tugas yang jelas dan mengetahui mengapa

tugas tersebut harus dilaksanakan. Kemampuan yang harus dimiliki seorang

sekretaris dalam melaksanakan tugas koordinasi ini (apalagi kalau sekretaris

bertugas sebagai koordinator dalam suatu tim kerja sama) adalah kemampuan

berkomunikasi. Kemampuan ini penting mengingat setiap individu mempunyai

latar belakang, kemampuan berpikir, emosi, dan sebagainya yang berbeda. Oleh

karena itu, perlu dipahami cara-cara berkomunikasi, keterbukaan, dan sikap yang

lugas dalam menanganinya.

14

Menurut Hendarto (2008:7-9), Tugas-tugas sekretaris bisa dibagi sebagai

berikut:

1. Menurut wewenangnya

a. Tugas rutin

Yaitu tugas-tugas yang hampir setiap hari dihadapi dan harus dikerjakan tanpa

menunggu perintah atau instruksi khusus dari pimpinan, antara lain:

1) Melakukan pengetikan (surat, laporan, proposal).

2) Menelepon dan menerima telepon.

3) Menerima tamu.

4) Korespondensi.

5) Pengurusan surat-surat masuk.

6) Filling.

b. Tugas instruksi

Tugas-tugas yang tidak setiap hari dihadapi dan hanya dikerjakan bila ada

perintah dari pimpinan, antara lain:

1) Penyusunan jadwal perjalanan.

2) Pengaturan keuangan.

3) Persiapan dan penyelenggaran rapat.

c. Tugas kreatif

Tugas yang dikerjakan oleh sekretaris atas dasar inisiatif, antara lain:

1) Menggunting artikel atau iklan di surat kabar.

2) Mengirim ucapan selamat pada relasi.

3) Mengubah tata ruang kantor.

15

2. Menurut jenis tugasnya

a. Tugas administrasi/perkantoran

Tugas yang berhubungan dengan tulis-menulis, dokumentasi, dan pengetikan,

antara lain:

1) Menangani surat.

2) Pengetikan laporan.

3) Filling.

b. Tugas resepsionis

Tugas yang berhubungan dengan pekerjaan komunikasi, antara lain:

1) Menerima telepon.

2) Melayani tamu.

3) Menyusun jadwal perjanjian pimpinan.

c. Tugas keuangan

1) Menangani keuangan pimpinan.

2) Menangani Petty Cash.

d. Tugas insidenti

1) Mempersiapkan rapat.

2) Mempersiapkan pidato, presentasi.

3) Mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

Menurut Wursanto (2006:16-18), Tugas seorang sekretaris dapat dibagi

menjadi 2 macam, yaitu:

16

1. Tugas rutin

Yang dimaksud dengan tugas rutin adalah tugas pekerjaan yang dijumpai dan

dikerjakan setiap hari, tanpa mencari atau menunggu waktu khusus dan tanpa

menunggu perintah dari pimpinan untuk melakukannya. Tugas rutin biasanya sudah

ditentukan dalam uraian tugas atau gambaran tugas (job description) sesuai dengan

progam dan prosedur yang telah ditetapkan.

Tugas rutin seorang sekretaris pimpinan antara lain meliputi:

a. Membuat surat.

b. Menerima dan mengirim surat.

c. Mengetik.

d. Menerima tamu dan sekaligus membuat perjanjian dengan tamu untuk

kepentingan pimpinan.

e. Menerima telepon.

f. Mengirim faksimile.

g. Menerima dikte.

h. Menyiapkan rapat pimpinan.

i. Menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan sistem kearsipan yang telah

ditentukan oleh organisasi atau lembaga yang bersangkutan.

2. Tugas Insidentil

Tugas insidentil seorang sekretaris pimpinan meliputi:

a. Tugas atau prakarsa sendiri, merupakan tugas yang dilaksanakan atas

inisiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh, atau diperintah oleh pimpinannya.

Sekretaris melakukan pekerjaan atas pertimbangan sekretaris itu sendiri,

17

perlu atau tidak perlunya sesuatu dikerjakan guna membantu pimpinan dan

meringankan beban pekerjaan pimpinannya. Tugas atas prakarsa sendiri ini,

misalnya:

1) Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan, lengkap dengan

alamatnya, sehingga sewaktu-waktu rekanan atau pelanggan itu dapat

dihubungi dengan cepat, baik melalui surat, telegram, faksimile, telepon,

ataupun melaui internet.

2) Membuat daftar nama-nama tamu yang sering berkunjung untuk

keperluan negoisasi dengan pimpinan sehingga sekretaris dapat

membedakan antara tamu rutin dengan tamu insidentil, yaitu tamu yang

perlu melakukan janji terlebih dahulu dan tamu yang tidak perlu

melakukannya.

3) Membuat table atau grafik tentang hasil (produksi, pemasaran) sehingga

pimpinan dapat dengan mudah dan cepat membaca data-data yang

diperlukan.

b. Tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan, karena pimpinan tidak

memiliki waktu untuk mengerjakannya sendiri atau karena ada pekerjaan

lain yang lebih penting sehingga pekerjaan tersebut diserahkan kepada

sekretaris untuk diselesaikan. Kadang-kadang pimpinan menganggap pada

bidang-bidang tertentu sekretaris lebih menguasai sehingga ia memberi

kepercayaan kepada sekretaris untuk menyelesaikannya.

Menurut Lawalata (2012:7-9), Tugas dan pekerjaan sekretaris pada dasarnya

terbagi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu sebagai berikut:

18

1. Tugas rutin

Tugas rutin adalah tugas umum yang biasanya dilakukan oleh seorang sekretaris

setiap hari, tanpa adanya instruksi atau menunggu instruksi khusus dari

pimpinan. Tanpa adanya instruksi atau penugasan, seorang sekretaris sudah harus

melaksanakan tugas-tugas rutin ini. Tugas rutin seorang sekretaris adalah

a. Menyusun dan membuat surat (korespondensi).

b. Menata arsip atau berkas/berkas dokumen perusahaan (filing).

c. Mengurus dan mengendalikan surat masuk dan surat keluar.

d. Menerima dan melayani tamu-tamu pimpinan yang datang ke kantor.

e. Menerima dan melayani telepon-telepon yang ditujukan kepada pimpinan.

f. Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan.

g. Menyiapkan pembuatan laporan.

2. Tugas khusus

Tugas khusus (melaksanakan instruksi atau penugasan) adalah tugas yang tidak

selalu setiap hari harus dilakukan oleh sekretaris tetapi hanya dilaksanakan jika

ada instruksi atau penugasan dari pimpinan. Tugas khusus diperintahkan oleh

pimpinan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan

rahasia (secret keeper) perusahaan. Tugas khusus seorang sekretaris adalah:

a. Menyiapkan rapat (meeting arrangement) dan membuat notulen.

b. Mengatur pertemuan dengan rekan bisnis pimpinan.

c. Menyiapkan dan menyusun jadwal perjalanan dinas pimpinan.

d. Menyiapkan acara-acara kantor (company event).

19

e. Mengatur dan melaporkan pengeluaran-pengeluaran pimpinan (petty cash).

3. Tugas kreatif

Tugas kreatif adalah tugas-tugas yang dilakukan atas inisiatif sendiri tanpa

diminta atau diperintah oleh pimpinan. Tugas kreatif merupakan hasil

perrtimbangan sekretaris tentang perlu tidaknya sesuatu dikerjakan sehingga

dapat membantu meringankan beban pekerjaan pimpinan. Sekretaris harus dapat

menemukan sendiri segala sesuatu yang harus dikerjakan. Walaupun bersifat

kreatif, tugas ini harus dibatasi dengan aturan-aturan perusahaan dan persetujuan

pimpinan, sehingga tugas ini bisa diterima dan memberikan manfaat bagi

pimpinan atau perusahaan. Tugas seorang sekretaris adalah sebagai berikut:

a. Membuat perencanaan kerja.

b. Menyiapkan perlengkapan kantor yang mendukung pekerrjaan sekretaris.

c. Membuat dan menyiapkan formulir (form) yang dibutuhkan seperti telephone

message form, disposition form, guest form, dan sebagainya.

d. Mencari dan menemukan suatu artikel yang berhubungan dengan usaha yang

dijalankan perusahaan baik dari surat kabar, majalah bisnis, internet, atau

sumber lainnya. Artikel tersebut tentu saja memberikan manfaat banyak bagi

keberhasilan pimpinan dan perusahaan.

Berdasarkan teori-teori diatas, maka dapat disimpulkan sekretaris adalah

seseorang yang membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan

teknis. Bantuan yang diberikan oleh sekretaris kepada pimpinan akan berbeda

tergantung dari bidang usaha yang dikerjakan oleh pimpinannnya. Mulai dari

20

pengetikan surat, mengatur pertemuan bisnis sampai mengurus perjalanan dinas

yang harus dikerjakan dengan penuh rasa tanggung jawab.

2.2. Perjalanan Dinas

2.2.1. Pengertian Perjalanan Dinas

Menurut Wursanto (2006:209), Pengertian perjalanan dinas adalah sebagai

berikut:

Perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau pegawai suatu

lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan.

Sedangkan menurut Herlambang dan Marwoto (2014a:113) mengemukakan

bahwa “Perjalanan dinas adalah sebuah kegiatan perjalanan yang dilakukan untuk

mewakili sebuah lembaga atau perusahaan, dengan maksud dan tujuan tertentu, yang

dibiayai oleh lembaga atau perusahaan”.

Dari beberapa pendapat para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa perjalanan

dinas adalah sebuah kegiatan yang dilakukan oleh pegawai atau karyawan suatu

lembaga atau perusahaan yang dilakukan berkaitan dengan tugas pekerjaan

kedinasan, perjalanan dinas meliputi perjalanan dinas dalam kota, maupun luar negeri

yang biayanya ditanggung oleh perusahaan dan dilakukan selama beberapa waktu.

2.2.2. Tugas Sekretaris Dalam Mengurus Perjalanan Dinas

Menurut Wursanto (2006:209), Sekretaris yang bertugas mengurus perjalanan

dinas pimpinan. Dalam hal ini sekretaris bertugas:

21

1. Mempersiapkan segala sesuatu yang berkaitan langsung dengan perjalanan dinas

pimpinan, terutama yang berhubungan dengan materi dan dokumen yang

diperlukan oleh pimpinan.

2. Mengurus keberangkatan sampai dengan kepulangan.

3. Menyiapkan tiket, baik untuk keberangkatan maupun kepulangan.

4. Mengurus akomodasi selama dalam perjalanan dinas.

5. Apabila sekretaris ikut serta dalam perjalanan dinas itu, ia bertugas membuat

laporan perjalanan dinas pimpinan tersebut.

6. Dokumen perjalanan dinas yang harus dipersiapkan oleh sekretaris tergantung

pada jenis transportasi yang digunakan dalam perjalanan dinas.

Sedangkan menurut Hendarto (2008:111), Hal-hal yang biasanya harus

dilakukan sekretaris dalam menangani perjalanan dinas pimpinan, antara lain:

1. Mengatur tujuan, tanggal keberangkatan, dan transportasi yang digunakan.

2. Mengurus akomodasi

3. Mempersiapkan jadwal perjalanan dan pertemuan yang akan diadakan pimpinan

dalam perjalanan tersebut.

4. Mempersiapkan semua surat yang diperlukan.

5. Mempersiapkan semua dokumen pendukung pertemuan.

6. Mempersiapkan keperluan keuangan.

2.2.3. Macam-Macam Perjalanan Dinas

Menurut Wursanto (2006:211), Ditinjau dari segi wilayah negara tujuan,

perjalanan dinas dibedakan menjadi dua yaitu:

22

1. Perjalanan dinas dalam negeri yang kemudian dapat dibedakan menjadi:

a. Perjalanan dinas antarkota dalam suatu provinsi

b. Perjalanan dinas antarkota, antardaerah, atau antarprovinsi

2. Perjalanan dinas luar negeri atau perjalanan dinas antarnegara

Ditinjau dari segi transportasi yang digunakan, perjalanan dinas dibedakan

menjadi:

a. Perjalanan dinas lewat darat

b. Perjalanan dinas lewat udara

c. Perjalanan dinas lewat laut

2.2.4. Langkah-langkah Perencanaan Perjalanan Dinas

Menurut Wursanto (2006:212-214), Untuk menyusun perencanaan perjalanan

dinas pimpinan, sekretaris harus melakukan koordinasi dengan pimpinan agar

rencana sekretaris sesuai dengan rencana yang dibuat oleh pimpinan sehingga

perjalanan dinas dapat berjalan lancar. Apabila tidak ada koordinasi yang baik,

mungkin apa yang direncanakan oleh sekretaris justru akan menghambat perjalanan

dinas pimpinan.

Pada dasarnya perencanaan perjalanan dinas pimpinan meliputi beberapa hal

berikut:

1. Perencanaan pendahuluan

Perencanaan pendahuluan adalah perencanaan yang berkaitan dengan identifikasi

informasi yang harus diketahui oleh sekretaris dalam susunan perencanaan perjalanan

dinas. Beberapa informasi yang harus diketahui oleh sekretaris antara lain:

23

a. Jenis perjalanan dinas

Berbagai jenis perjalanan dinas telah dibahas di atas. Masing-masing jenis

perjalanan dinas memiliki konsekuensi tersendiri terhadap persiapan yang

harus dilakukan. Oleh sebab itu, sekretaris harus mengetahui jenis perjalanan

dinas yang akan dilakukan oleh pimpinan.

b. Tempat tujuan perjalanan dinas

Tempat tujuan perjalanan dinas harus diketahui oleh sekretaris karena hal

tersebut berkaitan dengan perencanaan transportasi, perencanaan akomodasi,

dan perencanaan keuangan.

c. Lamanya perjalanan dinas

Lamanya perjalanan dinas perlu diketahui oleh sekretaris, antara lain untuk

menentukan:

1) Perlengkapan yang harus dibawa oleh pimpinan selama mengadakan

perjalanan dinas.

2) Pejabat sementara (pjs) atau pengganti sementara (pgs), atau wakil

sementara (wks), selama ditinggal oleh pimpinan dalam tugas

mengadakan perjalanan dinas.

3) Waktu pelaksanaan acara perjalanan dinas

4) Persyaratan yang harus dipenuhi, terutama yang berkaitan dengan jenis

perjalanan dinas. Persyaratan tersebut perlu diketahui untuk menentukan

apakah pimpinan dapat memenuhi peryaaratan untuk melakukan

perjalanan dinas tersebut.

5) Kelengkapan materi yang harus dibawa

24

Kelengkapan materi perlu diketahui sedini mungkin agar sekretaris dapat

menyiapkannya secara lengkap berdasarkan data-data yng objektif dan up

to date.

Sedangkan menurut Nuraeni (2008:246-247), Untuk menyusun rencana

perjalaan dinas pimpinan, sekretaris dapat bekerja sendiri, tetapi tetap melakukan

konfirmasi dengan pimpinan tentang segala sesuatu yang harus dipersiapkan. Hal ini

perlu dilakukan karena biasanya pimpinan memiliki keinginan, pemikiran, dan

rencana tertentu berkaitan dengan perjalanan dinasnya. Bila konfirmasi tidak

dilakukan, tidak menutup kemungkinan apabila segala yang direncanakan sekretaris

tidak sesuai dengan keinginan, pemikiran, dan rencana pimpinan. Apabila hal ini

tejadi, sekretaris bukan memperlancar tugas pimpinan, tetapi justru menghambat

tugas pimpinan dalam perjalanan dinasnya.

Tahap awal perencanaan perjalanan dinas pimpinan adalah mengidentifikasi

beberapa informasi, yaitu mencakup hal-hal berikut:

1. Tujuan Perjalanan Dinas Pimpinan

Tujuan perjalanan dinas , apakah hendak mengadakan rapat di luar organisasi,

negoisasi atau penjajakan bersama, inspeksi mendadak ke kantor cabang, menemui

aparat pemerintah, atau lainnya, harus ditanyakan kepada pimpinan agar sekretaris

dapat mempersiapkan dokumen yang harus dibawa sesuai tujuan perjananan dinas

pimpinan.

2. Waktu Pelaksanaan Kegiatan Pokok Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas untuk diklat merupakan kegiatan pokok perjalanan dinas.

Informasi mengenai jadwal kegiatan pokok dapat dimanfaatkan oleh sekretaris untuk

25

menyusun jadwal perjalanan dinas dan sarana transportasi yang bisa digunakan,

mengurus dokumen, jenis akomodasi yang diperlukan (hotel dan mobil), dan

perkiraan anggaran.

3. Acara Lain di Luar Perjalanan Dinas

Tujuan pokok perjalanan dinas adalah mengikuti diklat, tetapi di sela kegiatan

pokok tersebut ada waktu luang yang akan digunakan untuk melakukan pertemuan

relasi bisnis di kota tempat diklat tersebut. Informasi ini perlu diketahui sekretaris

untuk pertemuan di luar kegiatan pokok ataupun menghubungi relasi bisnis yang lain.

4. Acara Setelah Kegiatan Pokok

Setelah semua rencana kegiatan disetujui oleh pimpinan, barulah sekretaris

membuat rencana dan persiapan perjalanan dinas, antara lain mengumpulkan

berbagai dokumen yang dibutuhkan, mengurus dokeumen perjalanan, menghubungi

biro perjalaanan, atau mengetahui pihak-pihak tertentu.

2.2.5. Dokumen Perjalanan Dinas

Menurut Dewi (2011:64-65), Dokumen yang harus dibawa pimpinan dalam

rangka perjalanan dinas dibedakan atas:

1. Dokumen khusus yang berhubungan langsung dengan tujuan perjalanan dinas.

2. Dokumen pendukung yang kemudian disebut dokumen perjalanan.

Contoh dokumen-dokumen tersebut missalnya:

a. Surat tugas

b. Passport (tanda bukti kewarganegaraan atau tanda bukti diri di negara lain)

26

c. Visa (surat ijin seseorang masuk ke negara lain dalam jenis single entry yang

berlaku sekali perjalanan masuk ke negara tertentu atau multiple entry yang dipakai

masuk ke negara beberapa kali tanpa perbaruan visa)

d. Fiskal (berkaitan dengan pajak yang harus dibayarkan kepada pemerintah

sehubungan dengan perjalanan seseorang ke luar negeri)

Sedangkan menurut Yatimah (2009:247-248), dokumen yang harus dibawa

pimpinan untuk perjalanan dinas dapat dibedakan sebagai berikut:

1. Dokumen khusus, yang berhubungan langsung dengan tujuan perjalanan dinas

2. Dokumen pendukung, yang kemudian dapat disebut dokumen perjalanan. Disebut

dokumen pendukung atau dokumen perjalanan karena fungsi dokumen ini adalah

sebagai pendukung pelaksanaan dan pencapaian tujuan perjalanan dinas.

Dokumen untuk perjalanan dinas pimpinan leewat udara dan lingkup dalam

negeri sama dengan dokumen perjalanan dinas lewat darat dalam lingkup dalam

negeri. Namun, jika perjalanan dinas lewat udara dan dilakukan antar udara atau ke

luar negeri, dokumen yang harus disiapkan dan dibawa pimpinan sekurang-

kurangnya adalah:

a. Surat tugas

Yaitu surat yang berisi penugasan kepada seseorang untuk melakukan perjalanan

ke luar negeri sehubungan dengan masalah dalam perusahaaan yang memerlukan

hubungan ke luar.

b. Paspor

Yaitu dokumen perjalanan yang diberikan izin untuk meninggalkan negaranya dan

berpegian ke negara tertentu. Paspor merupakan tanda izin bepergian ke negara

27

tertentu. Paspor merupakan tanda izin bepergian dan melalui perbatasan negara yang

dilaluinya, tanda bukti diri di negara asing, dan bukti perlindungan hukum.

c. Visa

Yaitu tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi

suatu negara tertentu dalam waktu tertentu. Hal ini menunjukkan bahwa si pemilik

paspor telah dibenarkan untuk memasuki wilayah neegaranya dalam waktu tertentu.

d. Fiskal

Yaitu pajak yang harus dikeluarkan oleh warga negara yang akan berangkat ke

luar negeri, yang harus dipenuhi di lapangan udara pada saat keberangkatan.

e. Health Certificate

Yaitu sejenis sertifikat kesehatan yang diberikan Departemen Kesehatan kepada

warga negara yang akan ke luar negeri. Kartu ini menerangkan bahwa si pemegang

bebas dari penyakit menular. Hal ini merupakan keharusan untuk memasuki negara

lain karena merupakan ketentuan Undang-Undang Kesehatan Internasional

(International Health Regulation) yang dikeluarkan oleh WHO.