21

BAB IIPEMBAHASANA. Mengenal Microsoft WordMicrosoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata (word processor) yang biasa digunakan untuk membuat laporan, membuat dokumen berbentuk surat kabar, membuat label surat, membuat table pada dokumen, dan masih banyak lagi dukumen-dokumen lain yang biasa dibuat dengan menggunakan Microsoft Word. Sebelum memulai mengoperasikan Microsoft Word, ada baiknya jika kita mengenal beberapa istilah yang akan dipakai dalam paket latihan ini. Di antaranya adalah istilah Screen Layout (tampilan layar), Menu, dan Toolbar. Screen Layout atau tampilan layar, sesuai dengan arti kata-kata penyusunnya, merupakan sebuah tampilan yang ditunjukkan komputer anda saat mengoperasikan program ini. Untuk tampilan dalam Microsoft Word, dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

B. Kelebihan dan Kekurangan Microsoft WordKita tahu bahwa Microsoft Corporation merupakan perusahaan perangkat lunak terbesar di dunia. Microsoft mengembangkan, membuat, melisensikan dan mendukung berbagai jenis produk software untuk berbagai peralatan perkomputeran. Salah satu contohnya yaitu Microsoft Word atau biasa disebut dengan program pengolah kata. Berikut akan saya bahas mengenai kelebihan dan kekurangan pada Microsoft Word 2007.1. Kelebihan Microsoft Word 2007 :a. Fitur lebih mudah dieksplorasi dibanding edisi sebelumnya b. Word dilengkapi tool dasar untuk desktop publishingc. Formula pada Excel lebih mudah direferensikand. Presentasi dengan PowerPoint kini lebih atraktife. Outlook menambahkan fitur Task and Time Managementf. Perbaikan integrasi antar aplikasi dalam Office 2007g. File yang korup kini lebih mudah di selamatkan2. Kekurangan Microsoft Word 2007 :a. Perubahan desain yang drastis sehingga mengharuskan pengguna baru untuk mempelajari lagi dan membutuhkan waktu hingga terbiasa.b. Antarmuka baru yang dihadirkan tidak selalu intuitif.c. Tab kontekstual dan style gallery agak mengganggu.d. Pengguna Office edisi sebelumnya (2000 dan 2003) perlu menginstal converter untuk dapat membukan file Office 2007.e. Menyimpan file untuk web terasa lebih kompleks dibanding pada edisi sebelumnya.

C. Memulai Mengoperasikan Microsoft WordUntuk membuka Microsoft Word,ada beberapa cara diantaranya adalah :1) Klik tombol start pada yang ada di taskbar.2) Pilih menu Program.3) Kemudian pilih dan klik program aplikasi Microsoft Word.4) Tunggu sampai jendela program Microsoft Word ditampilkan.Selain menggunakan menu Start juga dapat menggunakan ikon Word yang tertampil diatas tampilan walpaper. Untuk menggunakan menu diarahkan penunjuk mouse pada ikon Word, kemudian lakukan Dobel klik. Tanda berhasil membuka Microsoft Word, jika tertampil jendela Word dengan tampilan New Document.

D. Mengenal Layar Kerja Microsoft Word1. Ikon Kontrol Menu (Control Menu Ikon) Digunakan untuk mengontrol jendela yang sedang aktif. Letaknya dipojok kiri paling atas sebelah baris judul.2. Baris Judul (Title Bar) Adalah informasi berisi nama file dan nama program yang aktif atau sedang dikerjakan dalam Microsoft Word.

3. Tombol Ukuran (Sizzing Button) Digunakan untuk menentukan besar tampilan layar jendela Word. Letaknya sebelah ujung kanan pada baris judul. Macam-macam tombol ukuran :a. Minimize Button : Untuk memperkecil ukuran jendela wordb. Maximize Button : Untuk memperbesar ukuran jendela wordc. Restore Button : Untuk mengembalikan jendela ke ukuran semulad. Close/Exit Button : Untuk menutup jendela dan mengakhiri program word4. Baris Toolbar (Tool bar) Adalah kumpulan perintah dalam bentuk ikon-ikon yang berisi tool atau alat untuk mempermudah menyelesaikan dokumen. Fungsi utama Toolbar adalah mempercepat akses kesejumlah perintah yang sering dipakai. Untuk menggunakan Toolbar, klik salah satu icon yang yang mewakili perintah yang kita inginkan. Bila ikon tampak tertekan kedalam, berarti ia sedang diaktifkan. Untuk menonaktifkannya, kita tinggal menekan ikon tersebut sekali lagi. Secara default, toolbar di Ms.Word ada dua yaitu Toolbar Standar dan Formating.a. Toolbar Standar

Berisikan beberapa ikon untuk mengerjakan operasi standar,seperti menyimpan, membuka, mencetak dokumen. Biasanya, akan lebih cepat dengan mengklik sebuah tombol pada toolbar daripada memilih perintah pada suatu menu. Toolbar Standar dapat ditampilkan atau disembunyikan dengan mengklik View > Toolbar > Standar.b. Toolbar Formating

Berisikan ikon untuk mem-format obyek-obyek pada dokumen. Obyek tersebut bisa berupa gambar,tabel,atau text dan sebagainya. Toolbar foramating bisa juga digunakan untuk memilih berbagai jenis huruf dan ukurannya. Toolbar formating dapat ditampilkan atau disembunyikan dengan memilih View > Toolbar > Formating.5. Rulers Adalah mistar tabulasi yang terdapat pada bagian atas atau samping kiri dokumen. Mistar atau ruler ini berguna sebagai indikator lebar dan tinggi halaman dokumen berikut marginnya. Untuk Ruler horizontal berfungsi juga sebagai alat pengaturan tabulasi dan indentasi. Ruler ini bisa ditampilkan dan juga bisa dihilangkan. Caranya, klik View+Ruler.

6. Area Pengetikan Adalah tempat kita untuk mengetik atau membuat dokumen. Kita dapat memulai mengetik teks pada posisi keberadaan kursor dan setelah itu kursor secara otomatis bergerak ke arah kanan dengan jarak satu karakter.7. Kursor Berbentuk garis vertikal yang berkedip-kedip. Setiap karakter yang kita ketik akan muncul pada posisi kursor ini.a. Panah Atas : Memindahkan satu baris ke atasb. Panah Bawah : Memindahkan satu baris ke bawahc. Panah Kiri : Memindahkan satu karakter ke kirid. Panah Kanan : Memindahkan satu karakter ke kanane. Home : Memindahkan ke awal baris pengetikanf. End : Memindahkan ke akhir baris pengetikang. Ctrl+Home : Memindahkan ke awal dokumenh. Ctrl+End : Memindahkan ke akhir dokumeni. Ctrl+panah atas : Memindahkan ke awal paragraf sebelumnyaj. Ctrl+panah bawah : Memindahkan ke awal paragraf selanjutnyak. Ctrl+panah kiri : Memindahkan ke awal kata sebelumnyal. Ctrl+panah kanan : Memindahkan ke awal kata berikutnya8. Task Pane Merupakan jendela yang ditampilkan di sebelah kanan dokumen dan membantu ketika mengedit dokumen. Jendela task pane akan ditampilkan secara otomatis sesuai dengan pekerjaan yang sedang dilakukan.9. Scroll Bar Adalah papan navigasi untuk menggulung layar dokumen, baik secara vertikal maupun horizontal. Bisa juga menggeser lembar dokumen ke kekiri atau ke kanan. Scroll bar yang digunakan untuk menggulung secara vertikal dikenal dengan nama Vertical Scroll bar dan untuk menggeser ke kiri atau ke kanan, disebut Horizontal Scrool bar. Cara menampilkan atau menyembunyikan Scrool Bar, Klik ToolsOptionViewBeri tanda centang pada Horizontal Scrollbar.

10. Office Assistant Merupakan ikon untuk menampilkan menu bantuan (help) dari suatu program aplikasi. Biasanya ditampilkan dalam bentuk gambar animasi menarik.11. Tampilan Pilihan Layar (Tombol View) Digunakan untuk mengubah tampilan jendela dokumen dengan cepat (Normal, Web Layout, Print Layout, Outline, atau Reading).12. Status Bar Adalah baris informasi pada posisi paling bawah dokumen. Status bar ini memberikan informasi mengenai jumlah halaman, halaman yang aktif dan sebagainya.

E. Membuat Dokumen Baru

1. Membuat Dokumen BaruJika kita baru memulai mengoperasikan Microsoft Word, biasanya akan langsung ditampilkan dokumen kosong yang siap untuk ditulisi. Namun, jika komputer tidak secara otomatis menyediakan dokumen kosong, cara berikut ini bisa menjadi alternatif dalam membuat dokumen baru.1) Pada jendela Microsoft Word, pilih menu File, klik tombol New, kemudian klik tombol General.2) Double klik pada icon Blank Document untuk membuat dokumen baru.3) Jendela siap untuk digunakan pengetikan.Atau bisa juga menggunakan alternatif lain :1) Klik tombol New Document yang ada pada baris menu.2) Pada jendela program Microsoft Word, dapat kita pilih menu File | New, maka setelah kita memilih Blank Document, dokumen kosong akan ditampilkan pada layar komputer anda.3) Selain kedua alternatif di atas, bisa juga dengan langsung menekan tombol Ctrl+N, maka dokumen baru akan ditampilkan di layar anda.

2. Membuka File yang sudah tersimpan

1) Klik menu File dan klik tombol Open, maka akan tampil kotak dialog Open.2) Pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih dahulu.3) Klik pada nama file yang akan dibuka.4) Klik tombol Open, maka file yang tadi dipilih akan dibuka oleh Microsoft Word.

3. Menyimpan DokumenHal ini dimaksudkan untuk menjaga kemungkinan kehilangan dokumen. Langkah tersebut antara lain :1) Pilih menu File, kemudian pilih submenu Save As.2) Kemudian akan tertampil kotak dialog Save As.3) Masukkan nama File. Nama File dapat lebih dari 1 suku kata dan hendaknya dapat berfungsi untuk menjelaskan nama berkas tersebut.4) Kemudian klik kotak Save.Selain menggunakan menu diatas,dapat juga menggunakan menu shortcut pada Standard Toolbar yang ditunjuk dengan gambar disket menggunakan klik mouse atau dengan menekan (Ctrl) + S atau F12.

4. Menutup File Dokumen1) Setelah menyimpan file dokumen, untuk menutup file, pada jendela Microsoft Word, pilih menuFile, klik tombol Close, maka Microsoft Word akan menutup file dokumen yang sedang aktif.2) Atau bisa dilakukan dengan menekan tombol close pada baris menu.

F. Mengedit Dokumen1. Mengetik Dokumen SederhanaPada saat memulai program aplikasi Microsoft Word , secara otomatis, dokumen baru yang masih kosong yang diberi nama Document1 akan ditampilkan dan siap digunakan. Setiap mengetikkan teks, teks yang Anda ketik akan muncul di posisi kursor dan kursor akan bergeser ke kanan. Anda dapat memindahkan kusor dengan keyboard atau mouse. Jika teks yang yang sedang anda ketik mencapai akhir dari baris, maka teks tersebut akan dilipat dan kursor secara otomatis pindah ke awal baris berikutnya. Bila perlu tekan tombol Enter untuk memindahkan titik sisip ke baris berikutnya, hanya jika anda ingin memulai pengetikan di baris baru sbelum mencapai batas kanan, membuat baris kosong atau memulai paragraf baru.Microsoft Word mendefinisikan sebuah paragraf sebagai sejumlah karakter, kata, atau kalimat yang diakhiri dengan tanda paragraf. Tanda paragraf akan disisipkan pada waktu anda menekan tombol Enter. Tanda paragraf ini penting untuk mengetahui di mana suatu paragraf dimulai dan berakhir pada dokumen anda. Dalam keadaan defaultnya, tanda paragraf ini tidak ditampilkan.

2. Mengedit TeksJika anda membuat kesalahan selama proses pengetikan, anda dapat memperbaikinya dengan berbagai cara berikut ini :1. Tekan tombol Backs Space untuk menghapus satu karakter di kiri titik sisip.2. Tekan tombol Delete untuk menghapus karakter di kanan titik sisip.3. Untuk menghapus teks yang baru saja Anda ketik, pilih dan klik menu Edit, Undo Typing (Ctrl+Z) atau klik tombol Undo pada toolbar Standard.4. Untuk pindah ke baris baru tanpa menyisipkan sebuah tanda paragraf, tekan tombol Shift+Enter. 3. Meng-Copy/Menyalin TeksUntuk menyalin teks yang anda pilih ke lokasi lain, ikuti langkah berikut ini :1. Pilih teks yang akan anda salin.2. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Copy (Ctrl+C).3. Tempatkan titik sisisp di lokasi baru.4. Kemudian pilih dan klik menu Paste (Ctrl+V).

4. Meng-Cut-Paste/Memindahkan TeksUntuk memindahkan teks yang Anda pilih ke lokasi yang baru, ikuti langkah berikut ini :1. Pilih teks yang akan Anda dipindahkan.2. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Cut (Ctrl+X).3. Tempatkan titik sisip pada lokasi baru.4. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Paste (Ctrl+V)

5. Format Teks1. Pilih atau sorot teks yang akan anda format, kemudian atur formatnya sesuai yang anda inginkan.2. Tempatkan titik sisip pada posisi awal pengetikan teks,atur formatnya, kemudian ketik teks yang Anda inginkan.Dengan cara ini, semua teks yang Anda ketik mulai dari posisi titik sisip akan mengikuti format yang Anda pilih sampai Anda melakukan perubahan kembali atau memindahkan posisi titik sisip ke bagian lain pada dokumen.

6. Mengubah Jenis dan Bentuk Huruf (Font)Setiap jenis dan bentuk huruf (Font) mempunyai nama, misalnya Arial, Times, Courier, dan lain-lain. Untuk mengubah Font dari teks yang sebelumnya adalah :1. Pilih atau sorot teks yang akan Anda ubah fontnya.2. Pilih dan klik font yang Anda inginkan pada tombol daftar pilihan font yang terdapat pada baris toolbar Formatting atau tekan tombol Ctrl+Shift+F.

7. Mengubah Ukuran Huruf (Font Size)Semua teks yang anda ketikkan pada dokumen baru dengan menggunakan template Blank Document akan memakai pilihan default font Times New Roman dengan ukuran huruf 12 point. Untuk mengubah ukuran huruf (font size) dari teks yang sebelumnya anda ketik, ikuti langkah berikut :1. Pilih atau sorot teks yang akan Anda ubah ukurannya.2. Pilih dan klik ukuran yang anda inginkan pada tombol daftar pilihan Font Size yang terdapat pada baris toolbar formatting atau tekan tombol Ctrl+Shift+P.

8. Mengatur Format ParagrafDalam Microsoft Word, paragraf adalah segala sesuatu yang diakhiri dengan menekan tombol Enter. Paragraf mungkin berupa judul laporan, bagian suatu daftar, baris kosong di antara dua paragraf, sekumpulan teks atau kalimat yang 7 mempunyai satu pemikiran. Anda dapat mengatur format paragraf dengan menggunakan salah satu cara berikut ini :1. Pilih paragraf yang akan anda format, kemudian atur formatnya sesuai dengan keinginan anda.2. Tempatkan pada titik sisip pada posisi awal pengetikan paragraf atauformatnya, kemudian ketik paragraf yang Anda inginkan. Dengan cara ini,semua paragraf yang anda ketik mulai dari posisi titik sisip akan mengikutiformat yang anda pilih sampai anda melakukan perubahan kembali ataumemindahkan posisi titik sisip ke bagian lain pada dokumen.

9. Mencetak DokumenApabila anda ingin mencetak dokumen anda, dokumen tersebut harus sudah diaktifkan atau ditampilkan di layar. Untuk mencetak dokumen yang sedang aktif di layar, ikuti langkah berikut ini :1. Pilih dan klik menu File, Print (Ctrl+P). Kotak dialog Print akan ditampilkan.2. Pada tombol daftar pilihan Name, pilih dan klik printer driver yang anda inginkan. 3. Anda dapat menentukan halaman yang akan anda cetak, dengan cara melakukan pemilihan dan pengisian pada kotak Page Range.1) Klik tombol pilihan All, jika Anda bermaksud mencetak seluruh isi dokumen.2) Klik tombol pilihan Selection , bila Anda ingin mencetak teks yang anda pilih.4. Apabila anda ingin mencetak dokumen tersebut lebih dari sati kali, isilah kotak isian Number of Copies dengan jumlah salinan yang anda inginkan.5. Pada tombol daftar pilihan Print what, pilih Document bila ingin mencetak isidokumen.6. Tentukan halaman yang akan dicetak pada tombol pilihan Print. 7. Klik OK.

10. Menentukan Ukuran Kertas dan Orientasi Halaman

Sebelum melakukan pengetikan naskah, ada hal yang harus diperhatikan oleh seorang operator, yaitu menentukan ukuran kertas. Hal ini dimaksudkan agar diperoleh hasil ketikan sesuai dengan ukuran kertas yang dimaksudkan dalam konsep naskah.Langkah untuk menentukan ukuran kertas dan orientasi halaman adalah sebagai berikut :1. Dari menu File, pilih menu Page Setup.2. Kemudian pilih submenu Paper Size.3. Pada kotak Paper Size, klik penunjuk panah bawah untuk memilih ukuran kertas yang disediakan oleh Word, seperti A4, Letter, Folio, Legal dan lain-lain. Untuk mengubah dengan ukuran tertentu dapat digunakan kotak, Width : untuk mengubah lebar kertas dan kotak, Height : untuk mengubah ukuran tinggi kertas.4. Untuk mengubah orientasi kertas dapat dipilih Portrait (untuk cetak tegak) dan Landscape (untuk cetak miring).5. Pada kotak Apply to, tentukan lingkup setting antara lain :1) Whole Document : untuk seluruh naskah.2) Selected Document : untuk teks yang terpilih6. This Point Forward : mulai dari titik sisip berada sampai dengan seterusnya.7. Akhiri dengan klik Ok dan Cancel untuk membatalkan setting.

11. Menentukan Batas Margin

Untuk pengetikan dokumen, secara otomatis Word akan mengatur ukuran margin sesuai dengan ukuran kertas yang dipakai. Namun, demikian aturan margin tersebut dapat diubah sesuai dengan kebutuhan. Untuk mengubah ukuran margin dapat dilakukan melalui dua cara, yaitu melalui menu Page Setup atau mengubah Ruler.Langkah mengubah margin menggunakan menu Page Setup adalah sebagai berikut :1. Tempatkan titik sisip dimana perintah margin akan dimulai.2. Dari menu File, pilih Page Setup3. Pilih submenu Margin.4. Dari kotak dialog, sesuaikan ketentuan Top (batas atas) , Right (batas bawah) , dan lain-lain. Akhiri pengisian ketentuan kotak dengan tombol Tab.5. Apply to, digunakan untuk menentukan lingkup setting.6. Akhiri dengan menekan klik OK.Selain itu, perubahan margin dapat diubah melalui Ruler dengan menggunakan mouse. Mengatur margin menggunakan Ruler, yaitu menggeser tanda margin pada Ruler. Jika pointer mouse menunjuk dua arah anak panah, lakukan drag ke kiri atau ke kanan untuk mengubah ukuran margin.

12. Menentukan Jarak Spasi Antar BarisJarak spasi antar baris adalah jarak antara sebuah baris dengan baris berikut di dalam suatu paragraf. Dalam keadaan default,spasi antarbaris yang digunakan adalah 1 spasi (single), namun demikian jarak spasi antarbaris dapat diubah sesuai dengan ukuran yang lain,sesuai dengan kebutuhan naskah. Untuk mengubah ketentuan jarak spasi antarbaris dapat dilakukan langkah-langkah sebagai berikut 1. Jika naskah telah diketik, pilih bagian naskah yang akan diubah. Jika naskah belum diketik, letakkan posisi titik sisip di mana suatu paragraf akan mulai diketik. Pengaturan spasi antar baris mulai dari posisi kursor.2. Dari menu Format ,pilih submenu Paragraph, kemudian akan tampil kotak dialog sebagai berikut :

3. Pada kotak spacing,aturlah jarak spasi ;a. Before : spasi sebelum paragrafb. After : spasi sesudah paragrafc. Line spacing : mengatur jarak antar baris :1) Single : jarak spasi tunggal2) 1,5 lines : jarak spasi 1 baris3) Double : jarak spasi ganda4) At least : menentukan spasi yang paling kecil.

13. Menutup Jendela Microsoft Word1) Pada jendela Microsoft Word, pilih menu File, klik Exit, maka jendela Microsoft Word akan tertutup.2) Pastikan bahwa dokumen yang telah anda ketik sudah tersimpan dengan benar.3) Selain dengan menu File, menutup jendela Microsoft Word juga dapat dilakukan dengan menklik tombol X (close) yang terletak di pokok kanan atas dari jendela Microsoft Word.

3