Upload
others
View
5
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
25
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Tinjauan perusahaan dilakukan untuk mendapatkan gambaran tentang proses
bisnis berdasarkan sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsi yang ada
diperusahaan. Berikut penulis jabarkan tentang perusahaan pelayanan jasa service
karburator pada Bengkel Makmur Jaya.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
Bengkel Makmur Jaya berdiri pada bulan 5 mei 1995 yang beralamat di
Jl.Pemuda Kranji Kec. Bekasi Barat Kota Bekasi yang didirikan oleh bpk. Ratmo.
Bengkel Makmur Jaya adalah nama usaha Jasa Service Mobil dengan nomer SKU
517:/247/SKU-Kel.Kr yang sudah berjalan sekitar 24 tahun lebih sampai saat ini.
Usaha Service ini merupakan usaha sendiri yang dikelola Bapak Ratmo. Bengkel
Karburator menyediakan jasa Service dan penggantian spare part mobil.
Saat ini Bengkel Makmur Jaya memiliki kunci 1 set T,kompresor,oli
mobil,mesin penghalus besi,dongkrak,jack stand, dan sebagainya. Dan juga memiliki
2 karyawan untuk membantu dalam pelayanan jasa Service Mobil.
Kebanyakan pelanggan Bengkel Makmur Jaya ini dari kalangan perumahan
sekitar dan teman temannya.
26
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Untuk menunjang kelancaran proses pada pelayanan jasa service ini maka
dibentuklah suatu organisasi yang disusun menjadi struktur organisasi. Struktur
organisasi pada Makmur Jaya dapat ditunjukan pada gambar dibawah ini:
Sumber : Bengkel Makmur jaya(2010)
Gambar III.1. Struktur Organisasi Bengkel Makmur jaya
Pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian berdasarkan
struktur organisasi diatas adalah:
1. Pemilik Bengkel
a. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan yang berjalan di dalam Bengkel.
b. Merekap dokumen-dokumen Bengkel.
c. Mengecek data laporan transaksi Bengkel.
d. Memperbaiki Mobil customer.
Pemilik Bengkel
Penjaga Bengkel
Admin Bengkel
27
2. Admin Bengkel.
a. Mencatat barang persediaan
b. Mencatat pemasukan dana dan pengeluaran dana
3. Penjaga Bengkel
a. Membersihkan di area bengkel dan membuang sampah pada tempatnya.
b. Memperbaiki Mobil customer.
c. Mengecek keluhan mobil
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem berjalan dalam pelayanan jasa service pada Bengkel Makmur
Jaya masih belum terorganisir dan belum menggunakan aplikasi khusus, dalam
memasukkan data-data hanya menggunakan proses manual dengan menulis di buku
nota. Adapun detail prosedur sistem berjalan pada pelayanan jasa service Bengkel
Makmur Jaya adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Penerimaan Barang
Proses awal penjaga bengkel melakukan penerimaan barang yang dibawa oleh
supplier, dilanjutkan dengan memastikan barang yang datang dicek keseluruhan.
setelah itu penjaga memberikan informasi kepada admin bahwa barang sudah datang
dan di cek kembali untuk melihat barang dan stoknya.
2. Prosedur Pengecekan Barang
Prosedur pengecekan dilakukan saat admin datang untuk merincikan barang
yang datang dengan mencatat detail barang apakah sesuai dengan yang dipesan jika
28
tidak sesuai maka barang tersebut akan dikembalikan ke supplier dengan jangka
waktu hari itu juga.
3. Prosedur Pembuatan Laporan
Admin bengkel mendata dan merekap setiap transaksi penerimaan dan
pengeluaran barang.
29
3.3. Activity Diagram
Penggunaan Activity diagram digunakan untuk mengetahui alur proses masuk
dan keluarnya barang yang terjadi pada Makmur Jaya
Sumber: Hasil Penelitian, 2019
Gambar III.2. Activity Pelayanan Bengkel Makmur Jaya
30
3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan
Spesifikasi dokumen sistem berjalan untuk menganalisis atau mempelajari
dokumen-dokumen yang ada pada sebuah sistem, khususnya sistem informasi
Makmur Jaya untuk digunakan sebagai acuan pada tahap perancangan sistem. Berikut
adalah dokumen-dokumen yang ada pada Makmur Jaya.
Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi Makmur Jaya adalah sebagai
berikut:
1. Nama Dokumen : Formulir Bengkel
Fungsi : Sebagai mendata transaksi
Sumber : Bagian admin
Tujuan : Customer
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap ada Customer
Bentuk : Lihat Lampiran A.1
2. Nama Dokumen : Faktur Perbaikan
Fungsi : Sebagai bukti transaksi perbaikan mobil
Sumber : Bagian admin
Tujuan : Customer
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
31
Frekuensi : Setiap terima barang
Bentuk : Lihat Lampiran A.2
3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Bentuk dokumen masukan yang digunakan pada sistem pembuatan data
transaksi barang
3. Nama Dokumen : Laporan Data Transaksi Barang
Fungsi : Sebagai bukti transaksi barang
Sumber : Supplier
Tujuan : Admin
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap laporan transaksi
Bentuk : Lihat Lampiran A.3
3.6. Permasalahan Pokok
Dalam usaha Bengkel yang memiliki banyak transaksi setiap harinya, sehingga
admin sulit untuk mengelola data dan waktu yang dibutuhkan cukup lama. Setiap
transaksi nota atau kwitansi sebagai bukti yang diperlukan oleh admin dan customer.
Penyimpanan data yang kurang baik pada bukti tersebut terkadang mengalami
kehilangan, kerusakan atau tulisan yang mulai pudar. Sehingga admin harus
melakukan pendataan ulang yang akan beresiko kesalahan pendataan dalam transaksi
kepada supplier. Pengolahan data yang masih manual dan penyimpanan data dalam
32
bentuk nota atau kwitansi asli menjadi rentan akan kehilangan serta proses transaksi
dan laporan kedepannya.
3.7. Pemecahan Masalah
Pada permasalahan pokok yang ada pada Bengkel Karburator sudah selayaknya
melakukan perubahan untuk meminimalisir kesalahan yang ada. Untuk memudahkan
operasi bisnis dan kemudahan transaksi pada bengkel maka perlu dibuat sistem
penyimpanan peralatan barang masuk dan keluar berbasis desktop yang dapat
menghemat waktu dalam pendataan. Perancangan sistem informasi berbasis desktop
disesuaikan dengan kebutuhan bengkel dan pelanggan terutama pada penyimpanan
data peralatan bengkel tersebut. Perancangan desktop pada Makmur Jaya sebagai
sarana untuk mempermudah dan meningkatkan produktivitas bengkel sehingga
mudah bersaing dalam kemajuan teknologi saat ini.