20

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Instansi

Analisa dan riset penulis melakukan terlebih dahulu pada Kantor Kecamatan

Cikampek yang berada pada Jalan Ahmad Yani No. 105 Cikampek Selatan, Kabupaten

Karawang, Provinsi Jawa Barat. Jam operasional Kantor Kecamatan Cikampek dibuka

setiap senin-jum’at pukul 08:00-15:00 WIB.

3.1.1. Sejarah Instansi

Kecamatan Cikampek adalah sebuah Kecamatan di Kabupaten Karawang,

Propinsi Jawa Barat, Indonesia. Kecamatan ini termasuk kecamatan timur dari

Kabupaten Karawang. Kedudukan, Tugas dan Fungsi dari Kecamatan Cikampek ini

yaitu Mengkoordinasikan kegiatan pemberdayaan masyarakat, Mengkoordinasikan

upaya penyelenggaraan Trantibum, Mengkoordinasikan penyelenggaraan kegiatan

pemerintahan di tingkat kecamatan dan Membina penyelenggaraan pemerintahan desa.

Sedangkan Program dari kecamatan ini yaitu Musyawarah Perencanaan Pembangunan

Desa/Kecamatan, Peyelenggaraan Pembinaan Pemerintahan Desa dan Peningkatan

Disiplin Pegawai Negeri.

Adapun batas-batas wilayah Kecamatan Cikampek yaitu :

1. Sebelah Utara berbatasan dengan Kecamatan Tirtamulya.

2. Sebelah Selatan berbatasan dengan Kecamatan Klari

21

3. Sebelah Barat berbatasan dengan Kecamatan Purwasari.

4. Sebelah Timur berbatasan dengan Kecamatan Kotabaru.

1. Visi Kecamatan Cikampek

“Terwujudnya Pelayanan Publik yang Profesional , Responsif dan Akuntabel”.

2. Misi Kecamatan Cikampek

a.) Meningkatkan Kualitas Kinerja Pelayanan Publik

b.) Meningkatkan Kualitas Fungsi Koordinasi Penyelenggaraan Pemerintahan

Umum

c.) Meningkatkan Pemberdayaan Masyarakat.

3.1.2. Struktur Organisasi

A. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur Organisasi merupakan suatu susunan dari organisasi yang

menggambarkan dan menunjukan suatu hubungan antar bagian dari tiap anggota sesuai

dengan bidang pekerjaannya masing-masing. Struktur organisasi ini menggambarkan

kedudukan, jabatan, wewenang dan tanggung jawab seorang pekerja dalam perusahaan

atau organisasi sesuai tugas dan keahliannya. Dengan adanya struktur organisasi

tersebut akan menjadi jelas apa yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-

masing bagi karyawan.

22

Adapun struktur organisasi di Kecamatan Cikampek adalah:

CAMAT

SYUEB H. SULAIMAN, SH. MM

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL

- UPTD PERUMAHAN RAKYAT DAN KAWASAN

PEMUKIMAN

- UPTD PERTANIAN

- UPTD PERKEBUNAN

- UPTD PENDIDIKAN SD & PAUD

- UPTD PUSKESMAS

- UPTD KANTOR URUSAN AGAMA

- UPTD PUPR

- UPTD PASAR

- UPTD PENGENDALIAN PENDUDUK &

KELUARGA BERENCANA

- UPTD PEMBERDAYAAN PEREMPUAN &

PERLINDUNGAN ANAK

- UPTD PERINDUSTRIAN & PERDAGANGAN

- UPTD LINGKUNGAN HIDUP & KEBERSIHAN

SEKRETARIS CAMAT

ASEP AMRULLAH, S.Pd

SUBAG UMUM

PROGRAM & PELAPORAN

FATMAWATI, SH

SUBAG

KEPEGAWAIAN & KEUANGAN

TITIN ERWATY

SEKSI

PMD

EMAN SULAEMAN

SEKSI

KESEJAHTERAAN SOSIAL

SRI SUKARTINAH

SEKSI

PELAYANAN UMUM

Hj. NENENG RISNAENI

SEKSI

PEMERINTAHAN

H. HENDI SUHARYADI

SEKSI

KETENTRAMAN & KETERTIBAN

Drs. TITO YUNIANTO

Sumber: Tata Usaha Kecamatan Cikampek (2019)

Gambar III.1. Struktur Organisasi Kecamatan Cikampek

B. Fungsi Organisasi Kecamatan Cikampek

Untuk melengkapi struktur organisasi suatu perusahaan, diperlukan uraian tugas

yang akan menjelaskan mengenai wewenang dan tanggung jawab dan fungsi dalam

perusahaan. Berikut uraian fungsi organisasi jabatan Kecamatan Cikampek yaitu :

1. Camat

a. sebagian kewenangan yang dilimpahkan oleh bupati untuk menangani sebagian

urusan otonomi daerah.

b. Mengkoordinasikan kegiatan pemberdayaan masyarakat.

c. Mengkoordinasikan upaya penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum.

23

d. Membina menyelenggarakan pemerintahan desa dan kelurahan.

e. Memimpin, mengatur, membina dan mengendalikan pelaksanaan tugas pokok

dan fungsional kecamatan.

f. Menetapkan kebijakan teknis oprasional kecamatan sesuai dengan kebijakan

umum dan daerah .

g. Menetapkan rencana dan program kerja kecamatan sesuai dengan kebutuhan dan

peraturan perundang-undangan yang berlaku.

2. Sekertaris Camat

a. Menyiapkan bahan dan melaksanakan penyusunan program dan rencana

kegiatan.

b. Menyiapkan bahan dan melaksanakan pengelolaan ketatausahaan/surat

menyurat.

c. Menyiapkan bahan dan melaksanakan pengelolaan keuangan.

d. Menyiapkan bahan dan melaksanakan pengelolaan kepegawaian.

e. Menyiapkan bahan dan melaksanakan urusan kehumasan dan keprotokolan.

f. Menyiapkan bahan evaluasi dan dokumentasi serta melaksanakan pelaporan

kegiatan.

g. Melaksanakan pelayanan administrasi kepada seluruh unsur organisasi

kecamatan.

h. Melaksanakan koordinasi dan kerjasama dengan instansi/unit kerja terkait

dibidang tugasnya.

i. Mengevaluasi pelaksanaan tugas.

j. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai bidang tugasnya.

24

3. Subag Umum

a. Menyusun rencana kerja sebagai pedoman pelaksanaan tugas dan kerja tahunan.

b. Melaksanakan kegiatan surat menyurat, pengetikan dan penggandaan.

c. Menyiapkan bahan dan menyusun rencana kebutuhan barang unit (RKBU) dan

rencana tahunan barang unit (RTBU).

4. Subag Kepegawaian dan Keuangan

a. Menyusun rencana dan melaksanakan pengumpulan, pengelolaan analisa dan

penyajian data.

b. Menghimpun, menyiapkan bahan dan menyusun program dan rencana kerja

kecamatan.

c. Menghimpun, menyiapkan bahan dan menyusun rencana strategis, serta laporan

akuntabilitas kecamatan.

d. Menyusun rencana anggaran bulanan dan triwulan.

e. Menghimpun, menyiapkan bahan dan menyusun rencana kegiatan dang

anggaran (RKA) serta bahan rapat koordinasi pembangunan Rakorbang) dan

penyusunan anggaran pendapatan belanja daerah (APBD) dalam lingkup

tugasnya.

5. Kepala Seksi Pemerintahan

a. Melakukan pembinaan dan pengawasan tertib administrasi pemerintahan

kelurahan.

b. Memberikan bimbingan, supervisi, fasilitasi dan konsultasi pelaksanaan

administrasi kelurahan.

25

c. Membantu mempersiapkan bahan pembinaan dan pengawasan terhadap Lurah.

d. Melakukan pembinaan dan pengawasan terhadap perangkat kelurahan.

e. Melakukan evaluasi penyelenggaraan pemerintahan kelurahan di tingkat

kecamatan.

f. Mengumpulkan, mensistemasikan dan menganalisa data bidang pemerintahan

dan sosial politik di kecamatan.

g. Mempersiapkan bahan-bahan kegiatan dalam rangka pembinaan imigrasi,

urbanisasi dan perpindahan penduduk.

h. Melaksanakan pembinaan pelaksanaan administrasi kependudukan dan

pencatatan sipil serta melaksanakan pembinaan administrasi kelurahan.

i. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Camat sesuai bidang tugasnya.

j. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan atas pelaksanaan tugas kepada

Camat sesuai standar yang ditetapkan.

6. Kepala Seksi Ketentraman dan Ketertiban

a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan urusan Seksi ketentraman dan ketertiban

umum.

b. Pelaksanaan kegiatan urusan ketentraman dan ketertiban umum.

c. Pelaksanaan monitoring,evaluasi dan pelaporan di bidang ketentraman dan

ketertiban umum.

d. Menyusun rencana dan program kerja tahunan seksi ketentraman dan ketertiban.

e. Menyediakan peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis, pedoman dan

petunjuk teknis serta bahan-bahan lainya yang berhubungan dengan ketentraman

dan ketertiban sebagai pedoman serta landasan kerja.

26

f. Mengumpulkan, menghimpun dan mengolah data serta informasi yang

berhubungan dengan pelaksanaan tugas ketentraman dan ketertiban.

7. Kepala Seksi PMD (Pemberdayaan Masyarakat Desa)

a. Mendorong Partisipasi masyarakat untuk ikut serta dalam pelaksanaan

pembangunan di Desa/ Kelurahan dan Kecamatan.

b. Melakukan pembinaan dan pengawasan terhadap keseluruhan unit kerja, baik

pemerintah maupun swasta yang mempunyai program kerja dan kegiatan

pemberdayaan masyarakat diwilayah kerja Kecamatan.

c. Melakukan evaluasi terhadap berbagai kegiatan pemberdayaan masyarakat

diwilayah kecamatan baik yang dilakukan oleh unit kerja pemerintah maupun

swasta.

d. Melakukan tugas-tugas lain dibidang pemberdayaan masyarakat ssesuai dengan

Peraturan Perundang – Undangan.

e. Melakukan Pembinaan dan pengawasan terhadap pelaksanaan urusan kegiatan

kesejahteraan sosial.

f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Camat sesuai dengan tugas dan

fungsinya.

8. Kepala Seksi Kesejahteraan Sosial

a. membantu camat dalam penyiapkan bahan perumusan kebijakan, pelaksanaan,

evulasi dan pelaporan urusan kesejahteran soaial.

b. Penyiapkan bahan perumusan kebijakan urusan kesejahteraan sosial.

27

c. Pelaksanaan pengelola kegiatan kesejahteraan sosial.

d. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan dibilang kesejahteraan sosial.

e. Menyusun rancana dan program kerja tahunan seksi kesejahteran sosial.

f. Menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijaksanaan

teknis, petunjukan dan bahan bahan lainnya yang berhubungan dengan urusan

kesejahteraan sosial sebagai pedoman dan landasan kerja.

g. Menghimpun data dan informasi sarana dan prasarana kesejahteraan sosial.

9. Kepala Seksi Pelayanan Umum

a. membantu dalam camat dalam penyiapan bahan perumusan kebijakan,

pelaksanaan, evaluasi dan pelaporan urusan kependudukan.

b. Penyiapkan bahan perumusan kebijakan urusan kependudukan.

c. Pelaksanaan kegiatan kependudukan.

d. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan di bidang kependudukan.

e. Menyusun rencana dan program kerja tahunan seksi kependudukan.

f. Menghimpun dan mempelajari persatuan perundang-undangan, kebijaksanaan

teknis, pertunjukan teknis dan bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan

urusan kependudukan sebagai pedoman dan landasan kerja.

g. Menghimpun data dan informasi sarana dan prasarana kependudukan.

28

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Analisis prosedur sistem merupakan kegiatan menganalisis prosedur-prosedur

kerja yang terjadi pada sistem yang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan analisis ini

berupa gambaran yang nyata dari urutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit-

unit organisasi khususnya dalam kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan data.

Prosedur-prosedur pengolahan dan peristiwa kependudukan Surat Pengantar

Permohonan Pengajuan E-KTP, yang ada di Kantor Kecamatan Cikampek adalah

sebagai berikut :

a. Prosedur Penyerahan Berkas

Penduduk yang akan membuat E-KTP membawa foto copy kartu Keluarga, Surat

Pengantar Desa setempat, Akte Kelahiran dan Ijazah Terakhir. penduduk

menyerahkan berkas pendaftaran tersebut oleh petugas untuk dicek apakah sudah

sesuai/lengkap. Apabila persyaratan sudah lengkap , di lakukan acc pendaftaran

pengajuan E-KTP oleh petugas yang bersangkutan. Selanjutnya data penduduk

akan di simpan di buku register khusus E-KTP dan akan diberikan petugas formulir

permohonan E-KTP yang akan diberikan kepada pemohon.

b. Prosedur Pengisian Formulir

setelah berkas persyaratan di acc oleh petugas, penduduk mengisi formulir

permohonan pembuatan E-KTP dan selanjutnya melakukan Pemotretan dan cek

biometrik.

c. Prosedur Cek Biometrik

Setelah melakukan pengsian formulir permohonan penduduk melakukan

pemotretan dan cek biometrik. setalah itu, penduduk memberikan berkas

persyaratan kepada petugas kembali.

29

d. Prosedur Pengesahan Membuat Suket E-KTP

Petugas memberikan berkas persyaratan kepada kepala seksi pelayanan umum

untuk membuat surat keterangan E-KTP sementara untuk penduduk dan

mengesahkan berkas tersebut. Kasi Yan-Um memberikan Suket (surat keterangan)

E-KTP kembali kepada petugas, setelah itu petugas memberikan suket dan bukti

pengambilan E-KTP kepada penduduk.

3.3. Use Case Diagram

Use case pengajuan permohonan E-KTP

Sumber: penelitian penulis (2019)

Gambar III.2. Use Case Sistem Berjalan

30

Tabel III.1

Deskripsi Use Case Diagram Permohonan E-KTP

Use Case Name Permohonan E-KTP Baru

Requirements F-1.06

Goal

Petugas register berkas persyaratan.

Pemohon mengisi formulir permohonan.

KASI YAN-UM membuat suket dan

mengesahkan berkas.

Pre- Conditions

Penduduk Mengajukan Persyaratan.

Pemohon mengisi formulir permohonan E-KTP.

Pemohon melakukan cek biometrik dan

pemotretan.

Post- Conditions

Penduduk mendapatkan Surat Keterangan E-KTP

sementara dan bukti pengambilan E-KTP.

Failed end Condition

Kurangnya kelengkapan persyaratan tidak akan

diberikan surat keterangan E-KTP sementara

Actor

1. Penduduk

2. Petugas Pelayanan Umum

3. Kepala Seksi Pelayanan Umum

Main Flow/Basic Path 1. Penduduk mengajukan permohonan

2. Petugas Pelayanan Umum mendata Penduduk

3. KASI YAN-UM membuat suket dan

mengesahkan berkas

Alternate Flow/Invariant A Tidak menerima berkas persyaratan

Alternate Flow/Invariant B

Mempending berkas persyaratan sampai

persyaratan dilengkapi

31

3.4. Spesifikasi Dokumen sistem Berjalan

3.4.1. Spesifikasi Dokumen Masukan

Bentuk spesifikasi dokumen-dokumen masukan yang digunakan pada sistem

yang sedang berjalan, yaitu :

1. Nama Dokumen : Surat Pengantar E-KTP

Fungsi : Sebagai syarat permohonan E-KTP

Sumber : Penduduk

Tujuan : Petugas pelayanan umum

Media : Kertas

Jumlah : 1 (satu) Lembar

Frekuensi : Setiap ada pemohon

Bentuk : Lampiran A-1

2. Nama Dokumen : Formulir E-KTP

Fungsi : Untuk memenuhi persyaratan pengajuan E-KTP

Sumber : Penduduk

Tujuan : Petugas pelayanan umum

Media : Kertas

32

Jumlah : 1 (satu) Lembar

Frekuensi : Setiap mengajukan pembuatan E-KTP

Bentuk : Lampiran A-2

3. Nama Dokumen : fotocopy Kartu Keluarga

Fungsi : Sebagai identitas pemohon dalam pengajuan E-KTP

Sumber : Penduduk

Tujuan : Petugas pelayanan umum

Media : Kertas

Jumlah : 1 (satu) Lembar

Frekuensi : Setiap mengajukan pembuatan E-KTP

Bentuk : Lampiran A-3

4. Nama Dokumen : fotocopy Ijazah Terakhir

Fungsi : Untuk menyesuaikan identitas pada E-KTP

Sumber : Penduduk

Tujuan : Petugas pelayanan umum

Media : Kertas

33

Jumlah : 1 (satu) Lembar

Frekuensi : Setiap mengajukan pembuatan E-KTP

Bentuk : Lampiran A-4

5. Nama Dokumen : fotocopy Akte Kelahiran

Fungsi : Untuk menyesuaikan identitas yang terdapat pada

E-KTP

Sumber : Penduduk

Tujuan : Petugas pelayanan umum

Media : Kertas

Jumlah : 1 (satu) Lembar

Frekuensi : Setiap mengajukan pembuatan E-KTP

Bentuk : Lampiran A-5

34

3.4.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran

Berikut ini dokumen yang dihasilkan dari proses permohonan pengajuan E-

KTP :

1. Nama Dokumen : Surat Keterangan E-KTP Sementara

Fungsi : Sebagai E-KTP Sementara

Sumber : Kepala Seksi Pelayanan Umum

Tujuan : Penduduk

Media : Kertas

Jumlah : 1 (satu) Lembar

Frekuensi : Setiap ada pemohon pengajuan E-KTP

Bentuk : Lampiran B-1

2. Nama Dokumen : Surat Pengambilan E-KTP

Fungsi : Sebagai bukti telah melakukan pengajuan E-KTP

Sumber : Kepala Seksi Pelayanan Umum

Tujuan : Penduduk

Media : Kertas

Jumlah : 1 (satu) Lembar

35

Frekuensi : Setiap pengambilan E-KTP

Bentuk : Lampiran B-2

3. Nama Dokumen : E-KTP (Kartu tanda penduduk elektronik)

Fungsi : Untuk Identitas Diri

Sumber : Kepala Seksi Pelayanan Umum

Tujuan : Penduduk

Jumlah : 1 (satu)

Frekuensi : Setiap pembuatan E-KTP

Bentuk : Lampiran B-3

3.5. Permasalahan Pokok

Dari hasil pengamatan yang dilakukan penulis di Kantor Kecamatan Cikampek

terhadap sistem pelayanan umun khususnya dalam permohonan pengajuan E-KTP yang

menggunakan sistem manual dapat ditemukan beberapa masalah, yaitu:

1. Pengisian data permohonan E-KTP masih sangat manual yaitu menggunakan

pembukuan yang ditulis secara manual sehingga membuat pengajuan E-KTP

memakan waktu lama.

36

2. Informasi yang disampaikan Desa ke penduduk dalam persyaratan permohonan

pengajuan E-KTP tidak tersalurkan dan berakibat penduduk kurang melengkapi

persyaratan.

3. Pengajuan permohonan E-KTP baru proses nya terbilang lama dari yang sudah

pernah melakukan permohonan E-KTP.

3.6. Pemecahan Masalah

Berdasarkan masalah-masalah yang ditemukan pada sistem pelayanan

permohonan pengajuan E-KTP, maka penulis membuat pemecahan masalah, yaitu:

1. Dengan adanya website seksi pelayanan umum tidak melakukan pengisian data

dikarenakan sudah tersimpan dengan otomatis di webiste.

2. Dengan adanya website penduduk bisa melihat langsung persyaratan apa saja yang

diperlukan.

3. Penyediaan website guna mempermudah bagi semua orang yang terlibat, terutama

bagi penduduk yang akan melakukan permohonan pengajuan E-KTP. Website ini

diwujudkan dengan mudah nya upload dokumen yang menjadi persyaratan dan

mempermudah masyarakat dalam melakukan pengajuan permohonan E-KTP tanpa

memakan waktu yang lama.