17

BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

3.1.1. Sejarah Perusahaan

SMK Tri Mitra didirikan pada tanggal 05 Desember 2003 oleh Yayasan

Pendidikan Tri Mitra Karya Mandiri yang berkedudukan hukum di Kabupaten

Karawang. SMK Tri Mitra memperoleh izin operasional dari Dinas Pendidikan

Kabupaten Karawang. SMK Tri Mitra merupakan pengembangan dari Pendidikan

dan Pelatihan Kejuruan yang telah diselenggarakan oleh Yayasan Tri Mitra Karya

Mandiri sejak tahun 1999 dibawah bimbingan dan pembinaan Dinas Tenaga Kerja.

SMK Tri Mitra bertujuan untuk mengantisipasi kelangkaan tenaga kerja tingkat

menengah yang memiliki kompetensi sebagai berikut:

1) Mampu bekerja secara mandiri, mengisi lowowngan kerja yang ada sesuai

dengan program keahlian yang dimilikinya

2) Mendukung perkembangan industry yang ada dan yang akan datang melalui

peningkatan mutu dan kualitas. Program pendidikan di SMK Tri Mitra

mempunyai peranan penting dalam memenuhi kebutuhan dunia industry/dunia

kerja yang siap terap, hal ini mendukung link dan match pendidikan melalui

industry yang relavan.

SMK Tri Mitra adalah sekolah yang bergerak dibidang pendidikan yang

berada dikabupaten karawang tepatnya di Jl. By Pass Jomin – Jomin Barat – Kec.

Kotabaru – Kab. Karawanag. SMK Tri Mitra memiliki 6 program keahlian

diantaranya Teknik dan Bisnis Sepeda Motor, Otomatisasi dan Tata Kelola

18

Perkantoran, Teknik Komputer dan Jaringan, Teknik Audio Video, Teknik Logistik

dan Perbankan. SMK Tri Mitra ini berhasil mendidik dan menciptakan generasi yang

unggul.

3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan

1. Visi

Mewujudkan SMK Tri Mitra menjadi sekolah yang bermutu dan

berkeunggulan sehingga mampu menghasilkan SDM profesional yang mandiri dan

berdaya saing tinggi di era globalisasi.

2. Misi

Menyiapkan tenaga kerja tingkat menengah yang beriman, bertaqwa, cerdas,

terampil, mandiri, dan berkepribadian unggul, malalui proses pendidikan dan

pelatihan yang dinamis, terpadu dan sinkron dengan pasar tenaga kerja.

Tujuan Pendidikan Kejuruan, mengacu pada UU SISDIKNAS mengenai

tujuan pendidikan nasional (pasal 3) dan penjelasan pada tanggal 15 yang

menyebutkan bahwa pendidikan kejuruan merupakan pendidikan menengah yang

mempersiapkan peserta didik terutama untuk bekerja pada bidang tertentu. Tujuan

pendidikan sebagai berikut:

a. Menyiapkan peserta didik agar menjadi manusia produktif, mampu bekerja

mandiri, mengisi lowongan kerja yang ada di DU/DI sebagai tenaga kerja

tingkat menengah sesuai dengan kompetensi yang dimilikinya.

b. Membekali peserta didik agar mampu memilih karir, ulet dan gigih dalam

berkompetensi, beradaptasi dengan lingkungan kerja, mengembangkan sikap

profesional dalam bidang keahlian yang dimilikinya.

19

c. Membekali peserta didik dengan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni agar

mampu mengembangkan diri dikemudian hari baik secara mandiri maupun

melalui jenjang pendidikan yang lebih tinggi.

3.1.3. Struktur Organisai dan Fungsi

A. Struktur organisi

Sumber : SMK Tri Mitra Kotabaru (2019)

Gambar III.1.

Struktur Organisasi SMK Tri Mitra Kotabaru

Sebelum menjalankan aktifitas sangatlah penting membuat tata hubungan

dari pada wewenang dan tugas bagian masing-masing pada satuan pendidikan. Hal

ini sangatlah berguna agar pembagian tugas dan tanggungjawab dapat diketahui

STRUKTUR ORGANISASI SMK TRI MITRA KOTABARU

KOMITE SEKOLAH

WAKASEK

STAF TU

GURU

BENDAHARA

KEPALA SEKOLAH

20

dengan jelas oleh masing-masing individu didalam sekolah tersebut, sehingga tugas

dari setiap bagian dapat diarahkan dan dipertanggungjawabkan dengan sepenuhnya.

Untuk dapat menciptakan suatu organisasi yang baik ada beberapa pedoman yang

perlu diketahui oleh setiap pimpinan yaitu:

a. Penentuan tujuan yang jelas

Dimana tujuan organisasi harus jelas dan dapat dipahami oleh setiap orang,

baik dari tingkat yang paling tinggi, sampai tingkat yang paling rendah.

b. Pembagian pekerjaan

Pembagian pekerjaan yang cukup jelas sangat dibutuhkan dalam suatu

organisasi, agar setiap orang dalam organisasi mengetahui apa yang terjadi

tugas atau pekerjaannya, dan mengetahui apa yang menjadi tugas dan haknya.

c. Pendelegasian kekuasaan

Pendelegasian kekuasaan merupakan pemberian kekuasaan kepada masing-

masing orang. Dimana setiap pemberian tugas ini harus dibarengi dengan

pemberian hak, sehingga masing-masing orang dapat melaksanakan tugasnya

dengan baik.

d. Rentang kekuasaan

Rentang kekuasaan disebut juga span of management. Rentang kekuasaan

yaitu jumlah bawahan yang tepat diawasi oleh seseorang atasan yang baik.

e. Kesatuan pemerintah

Kesatuan pemerintah maksudnya setiap orang dalam organisasi dapat

menerima perintah dari satu orang atasan kepada siapa bawahan

mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas tersebut.

21

f. Keseimbangan wewenang

Kepada setiap orang diberikan wewenang yang diperlukan untuk dapat

melaksanakan tugasnya dengan baik, dan daripadanya dituntut pula

pertanggungjawabkan sebesar wewenang yang diberikan atau diterimanya.

Namun perlu diketahui, apabila tanggungjawab lebih besar dari wewenang

maka tidak mungkin seseorang dapat melaksanakan tugasnya dengan baik.

Sebaliknya apabila wewenang lebih besar dari tanggungjawab maka seseorang

akan dapat bertindak sewenang-wenang sehingga dapat menimbulkan

penyalahgunaan kekuasaan.

g. Organisasi harus fleksibel

Fleksibel artinya luas, tidak kaku jadi suatu organisasi tidak boleh kaku, harus

fleksibel dan dapat dirubah sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan kemajuan

zaman

B. Fungsi Organisasi

Adapun fungsi dan tanggungjawab struktur organsiasi pada SMK Tri Mitra

Kotabaru adalah sebagai berikut:

1. Komite Sekolah

a. Pengganti masyarakat ketika sekolah mengadakan penyelenggaraan program

kepala sekolah.

2. Kepala Sekolah

a. Gurudengan tambahan tugas sebagai kepala atau penyelenggara sekolah.

b. Kepala Sekolah sebagai Administrator.

c. Kepala Sekolah sebagai Motivator.

d. Kepala Sekolah sebagai Inovator.

e. Kepala Sekolah sebagai Educator.

22

f. Memberi pedoman,dibawah bimbingan dan petunjuk bagi pelaksana tugas

Bawahnya.

3. Wakasek

a. Pengganti kepala sekolah apabila kepala sekolah tidak dapat hadir.

b. Memberi Instruksi untuk melaksanakan pekerjaan.

c. Mengawasi pegawai-pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

d. Melatih pegawai-pegawai untuk melaksanakan tugasnya.

e. Pengurus dari kesiswaan, keorganisasian sekolah dan bimbingan konseling.

4. Bendahara

a. Pembuatan laporan anggaran keuangan.

b. Mengatur pemasukan dan pengeluaran dari dana BOS yang diterima.

5. Staf TU

a. Mengatur data-data sekolah.

b. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketata usahaan secara

berkala.

c. Pembinaan dan pengembangan karir para pegawai tata usaha sekolah.

6. Guru

a. Tenaga pengajar sekolah.

b. Mengecek kehadiran siswa-siswi.

c. Mengontrol siswa-siswi.

d. Mengajar dan memberikan ilmu serta didikan sesuai dengan KI/KD yang

sudah ditetapkan mentri pendidikan.

23

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur berjalan yang ada pada sistem informasi penerimaan siswa baru yang

sedang berjalan di SMK Tri Mitra Kotabaru adalah sebagai berikut :

3.2.1. Prosedur Sistem Berjalan Pendaftaran

1. Calon Peserta didik baru datang kesekolah dan membeli formulir pendaftaran

ke panitia penerimaan.

2. Panitia memberikan formulir pendaftaran calon peserta didik baru

3. Siswa menyerahkan formulir pendaftaran yang telah diisi lengkap beserta

kelengkapan persyaratan yang telah ditentukan ke Panitia Pendaftaran Siswa

Baru (PPSB).

4. Panitia Penerimaan Siswa Baru (PPSB) akan memeriksa formulir pendaftaran

serta kelengkapannya, apabila telah sesuai PPSB akan mencatatnya sebagai

data siswa baru sementara dan apabila kelengkapan persyaratan tidak lengkap

PPSB akan mengembalikan kembali kepada calon siswa untuk dilengkapi

kembali.

5. Setelah itu PPSB akan menyeleksi NEM calon siswa, formulir pendaftaran

yang sudah lengkap akan diberikan kepada kepala sekolah untuk diperiksa dan

ditandatangani dan diberikan kepada panitia pendaftaran dan calon siswa

untuk diarsipkan.

6. Panitia pendaftaran menerbitkan surat kelulusan berdasarkan formulir

pendaftaran yang sudah ditandatangan oleh kepala sekolah, yang selanjutnya

diberikan kepada kepala sekolah untuk ditandatangani.

7. Surat kelulusan yang sudah ditandatangan diberikan kepada panitia

pendaftaran dan calon siswa untuk diarsipkan.

24

3.2.2. Prosedur Sistem Berjalan Pendaftaran Ulang

1. Calon siswa datang kesekolah untuk meminta formulir pendaftaran ulang

kepada panitia penerimaan.a

2. Panitia memberikan formulir daftar ulang kepada calon peserta didik baru

untuk diisi dan dilengkapi.

3. Siswa menyerahkan formulir daftar ulang yang sudah diisi lengkap kepada

panitia pendaftaran siswa baru.

4. Formulir daftar ulang yang sudah diisi dan dilengkapi diperiksa oleh panitia

pendaftaran siswa baru, jika sesuai akan diarsipkan oleh panitia dan jika tidak

sesuai akan dikembalikan kepada calon siswa untuk dilengkapi.

5. Formulir daftar ulang yang sudah lengkap dan diarsipkan oleh panitia, akan

dibuatkan kwitansi pembayaran yang akan diberikan kepada calon siswa.

6. Kwitansi pembayaran dibuatkan dua rangkap, diarsipkan oleh panitia

pendaftaran dan diarsipkan oleh calon siswa.

25

3.3. Activity Diagram

3.3.1. Activity Diagram Pendaftaran

Gambar III.2.

Aktivity Diagram Sistem Berjalan Pendaftaran

26

3.3.2. Activity Diagram Pendaftaran Ulang

Gambar III.3.

Aktivity Diagram Sistem Berjalan Pendaftaran Ulang

3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : Formulir Pendaftran

Sumber : Calon peserta didik baru

Fungsi : Sebagai salah satu syarat pendaftaran

Frekuensi : Setiap terjadi pendaftaran

Media : kertas

Jumlah : 4 Lembar

27

Tujuan : Panitia

Format : Lampiran A.1

2. Nama Dokumen : Formulir Daftar Ulang

Sumber : Calon peserta didik baru

Fungsi : Sebagai formulir daftar ulang

Media : Kertas

Jumlah : 6

Tujuan : Panitia

Format : Lampiran A.2

3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Surat Keterangan lulus (diterima)

Sumber : Panitia

Fungsi : Bukti keterangan lulus

Frekuensi : Bukti keterangan lulus

Media : Kertas

Jumlah : 2 Lembar

Tujuan : pemberitahuan diterima

Bentuk : Lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Kwitansi Pembayaran

Sumber : Panitia

Fungsi : Bukti Pembayaran

Frekuensi : Bukti Pembayaran

Media : Kertas

Jumlah : 2 Lembar

28

Tujuan : Tanda Bukti Pembayaran

Bentuk : Lampiran B.2

3.6. Permasalahan Pokok

Permasalahan yang sering terjadi dalam pelaksanan penerimaan siswa baru

adalah waktu yang terlambat dari pihak pemegang keputusan yang bertugas untuk

membagikan surat edaran penerimaan siswa baru yang tidak tepat waktu sedangkan

calon siswa sudah datang ke sekolah dan siap untuk mendaftar, dalam proses

penerimaan yang dilakukan masih menggunakan formulir dalam bentuk kertas

sehingga calon siswa diwajibkan datang kesekolah dan mengisi data, tidak adanya

sistem yang mampu membantu proses penerimaan, dan berkas yang digunakan

untuk pendaftaran terkadang hilang ketika dibutuhkan kembali untuk mengecek data

siswa.

Setelah penulis melakukan analisa, penulis menemukan beberapa

permasalahan pokok yang di hadapi.Adapun permasalahan pokok dari sistem yang

ada pada SMK Tri Mitra Kotabaru pada saat ini adalah:

1. Dalam pembuatan arsip formulir pendaftran, formulir daftar ulang, surat

kelulusan masih dalam bentuk kertas atau buku yang memungkinkan

terjadinya kehilangan atau rusak.

2. Dalam proses pencatatan pendafataran masih manual sehingga menghambat

pembuatan laporan.

3. Keamanan Dokumen yang kurang terjamin karna dokumen yang digunakan

masih manual.

4. Berpeluang besar untuk dapat memanipulasi data karena sistem pendaftaran

yang kurang baik (belum terkomputerisasi).

29

3.7. Pemecahan Masalah

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, supaya semakin efektif dan efesien

penulis bermaksud merancang suatu system informasi pendaftaran calon siswa-siswi

baru berbasin online yang sudah terkomputerisasi dengan baik sehingga segala

kendala-kendala dapat teratasi.

1. Merancang aplikasi atau sistem informasi pendaftaran peserta didik baru yang

ada dan setiap kegiatan pendaftaran akan di lakukan secara online, sahingga

calon peserta didik baru tidak harus datang kesekolah yang bisa memakan

waktu dan biaya.

2. Penerapan komputerisasi dalam setiap proses pembuatan laporan, sehingga

menghasilkan laporan yang lebih baik dan rapih.

3. Mengembangkan dari sistem yang manual ke sistem yang terstruktur dan

terkomputerisasi sehingga aplikasi program menjadi lebih cepat, tepat dan

akurat, penyimpanan data juga lebih aman.

4. Merubah cara pendaftaran secara online dan menyimpan data pada database

agar data tersimpan dengan aman.