Upload
doquynh
View
220
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
33
BAB III
GAMBARAN OBJEK PENELITIAN
3.1. Sejarah Perusahaan
PT. Cowell merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang
pengembangan perumahan dan area pembangunan komersial di berbagai wilayah
yang ada di Indonesia. PT. Cowell pertama kali didirikan pada tahun 1981 di
bawah nama PT. Internusa Artacipta. Proyek yang pertama kali dikerjakan adalah
proyek Melati Mas Residence (sebelumnya: Villa Melati Mas) yang berlokasi di
daerah Serpong dengan pengerjaan yang memakan waktu lebih kurang 3 tahun.
Proyek villa Melati Mas Residence (MMR) diresmikan dan diluncurkan ke pasar
pada tahun 1984.
Setelah menjalani beberapa tahun dalam pengelolaan proyek pertama,
para pemegang saham PT. Internusa Artacipta, yaitu PT. Gama Nusapala membeli
kepemilikan perusahaan dari PT. Misori Utama dan PT. Indokisar Djaya. Hal ini
mengubah kepemilikan serta diikuti oleh perubahan tatanan manajemen
perusahaan. Sebagai hasil daripada pergantian susunan manajemen, perusahaan ini
mengubah namanya dari PT. Internusa Artacipta menjadi PT. Karya Cipta Putra
Indonesia. Perusahaan sekali lagi mengubah namanya pada tahun 2007 menjadi
PT. Cowell Development Tbk. sebagai akibat dari keputusan manajemen untuk
membuka saham agar dapat dibeli oleh publik.
34
Hingga sekarang, PT. Cowell memiliki beberapa anak perusahaan
yang menangani pembangunan proyek perumahan selain daripada yang ditangani
oleh PT. Cowell sendiri, yaitu:
• PT. Sandi Mitra Selaras menangani proyek apartemen Westmark.
• PT. Green Hill Garden menangani proyek di wilayah Billabong, Bogor.
• PT. Karya Agung Putra Indonesia membentuk badan kerja sama (BKS) dengan
PT. Cowell dalam menangani proyek Borneo Paradiso di daerah Balikpapan.
• PT. Mahkota Berlian Cemerlang menangani proyek di wilayah Purimas,
Surabaya.
Dengan berbekal perkembangan pesat proyek Melati Mas Residence,
pada tahun 2004 PT. Cowell memulai pengembangan kompleks perumahan baru
dengan nama Serpong Park (SP). Melalui proyek ini, PT. Cowell mencoba untuk
mendapatkan segmen pasar yang baru dengan menawarkan harga yang lebih
terjangkau daripada perumahan Melati Mas Residence.
Kesuksesan pengembangan kompleks perumahan tersebut dapat dilihat
melalui lebih dari 5000 keluarga yang menempati kedua kompleks tersebut dan
semakin banyaknya area komersial, seperti pusat perbelanjaan, ruko, serta fasilitas
rekreasi keluarga, yang dibangun di dalamnya.
Kompleks perumahan yang dikembangkan oleh perusahaan berlokasi
di tengah-tengah kompleks perumahan yang lebih besar, seperti Alam Sutera,
35
Gading Serpong, dan Bumi Serpong Damai (BSD), dimana berbagai fasilitas
publik (contoh: sekolah internasional, pusat perbelanjaan, dan pusat hiburan)
sangat banyak dijumpai serta berkembang dengan sangat pesat.
Secara lebih spesifik, Melati Mas Residence dan Serpong Park
berlokasi di wilayah Barat kota Jakarta, daerah Serpong, Tangerang, dengan akses
melalui dua jalan tol yaitu:
• Sekitar 6 km dari pintu keluar Gerbang Tol Tomang – Tangerang.
• Sekitar 5 km dari pintu keluar Gerbang Tol Pondok Indah – Serpong
Tangerang.
Kompleks perumahan dengan lokasi strategis serta dekat dengan akses
ke beberapa jalan tol memberikan keunggulan kompetitif tersendiri bagi Melati
Mas Residence dan Serpong Park. Kompleks tersebut terletak di wilayah
perkampungan dengan prospek yang sangat baik untuk pengembangan bisnis dan
sebagai perumahan dengan harga tanah yang masih lebih murah daripada di daerah
Jakarta.
Dalam mengembangkan kompleks, perusahaan selalu mengikuti
peraturan pemerintah yang mengharuskan setiap kompleks perumahan dilengkapi
dengan berbagai fasilitas publik dan sosial bagi para penghuninya, seperti tempat
ibadah, sekolah, taman, dan sebagainya. Dengan demikian, perusahaan
mengharapkan bahwa setiap penghuni dapat memiliki tempat tinggal yang aman
dan nyaman dalam setiap kompleks yang dikembangkannya.
36
3.2. Visi, Misi, Core Value, Value dan Kebijakan Mutu Perusahaan
3.2.1. Visi Perusahaan
“Menjadi Perusahaan yang dapat dibanggakan oleh semua pihak”
3.2.2. Misi Perusahaan
“Kita harus bersama bekerja keras dengan integritas yang tinggi untuk
selalu mendapatkan kepercayaan dari para Pelanggan & Stakeholder, serta
memberikan produk yang berkualitas tinggi dan tingkat pengembalian
investasi (nilai) yang baik”
3.2.3. Core Value Perusahaan
• Pelanggan
• Karyawan
• Tim yang hebat dan berkeinginan tinggi untuk menjadi yang terbaik
• Melaksanakan tugas dengan sempurna
• Integritas
• Para Stakeholder
3.2.4. Value Perusahaan
• Kelompok eksekutif dengan jiwa kewirausahaan yang tinggi
• Dapat diandalkan, setia, dan berdedikasi
• Kepemilikan dan rasa memiliki yang tinggi
37
• Bekerja keras dengan integritas dan skala ekonomis
3.2.4. Kebijakan Mutu Perusahaan
Cowell bertekad untuk memuaskan seluruh pihak yang berkepentingan
(stakeholder), sesuai visi, misi, dan core value, dengan berkomitmen:
• Menyediakan produk dan pelayanan yang terbaik di bidang Property
Developer, Estate, dan Building Management, yang didukung Sumber
Daya Manusia yang kompeten dan Sistem Informasi yang optimal serta
sarana dan prasarana yang memadai.
• Menerapkan Sistem Manajemen secara konsisten serta persyaratan dan
peraturan yang berlaku.
• Meningkatkan Sistem Manajemen secara berkesinambungan, khususnya
pada mutu produk dan pelayanan.
• Menetapkan dan meninjau Target Perusahaan yang ditinjau secara
berkala.
Kebijakan Mutu ini akan ditinjau ulang secara berkala.
38
38
3.3. Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1. Struktur Organisasi Keseluruhan PT. Cowell
(Sumber: PT. Cowell)
39
Berikut adalah pembagian tugas dan wewenang untuk masing-masing divisi/bagian yang
ada di dalam struktur organisasi perusahaan secara umum:
1. Direktorat Legal: menangani berbagai permasalahan perusahaan yang
berkenaan dengan hukum yang berlaku. Direktorat ini bertanggung jawab atas
masalah hukum perusahaan (pendirian, perpajakan, dan lain-lain), masalah
hukum dengan pihak ketiga (penghuni, kontraktor, dan sebagainya), serta
perwakilan perusahaan dalam kasus maupun perkara hukum.
2. Bagian ISO: Bagian ini merupakan bagian penilai kinerja perusahaan sebelum
mendapatkan sertifikasi ISO. Dalam perusahaan, ISO Manager menilai serta
memberikan masukan atas berbagai proses dalam perusahaan agar sesuai
dengan standarisasi ISO. Penetapan bagian ini dalam hierarki organisasi terkait
dengan kebijakan perusahaan yang ingin mendapatkan sertifikasi ISO dalam hal
manajemen.
3. Direktorat Operasional: bertanggung jawab dalam penanganan berbagai macam
proyek dan tugas-tugas lapangan perusahaan, terutama dalam rangka
pengembangan proyek tertentu serta berbagai pengerjaannya, yang dilimpahkan
kepada kontraktor (sistem alih kontrak). Selain itu, direktorat ini juga berperan
dalam pengawasan serta pemeliharaan lingkungan perumahan yang sedang
dibangun maupun yang telah ditempati.
40
• Departemen High Rise: departemen yang bertanggung jawab dalam
pembangunan, pengawasan, dan pemeliharaan proyek gedung-gedung
bertingkat (hingga saat ini berupa apartemen). Proyek apartemen Westmark
yang dikerjakan adalah milik anak perusahaan PT. Cowell yaitu Sandi Mitra
Selaras.
• Departemen Landed: departemen yang bertanggung jawab dalam
pembangunan, pengawasan, dan pemeliharaan proyek perumahan.
Departemen ini dibagi lagi sesuai lokasi proyek yang ditangani oleh
perusahaan, yakni:
a. Landed SP: menangani proyek perumahan di wilayah Serpong (proyek
Serpong Park, Serpong Terrace, dan Melati Mas Residence) dan wilayah
Billabong, Bogor − anak perusahaan PT. Green Hill Garden.
b. Landed BLPP: menangani proyek perumahan di wilayah Balikpapan
(proyek Borneo Paradiso) − badan kerja sama dengan PT. Karya Agung
Putra Indonesia.
c. Landed SBY: menangani proyek perumahan di wilayah Purimas,
Surabaya − anak perusahaan PT. Mahkota Berlian Cemerlang.
4. Direktorat Marketing & Business Development (Busdev): bertanggung jawab
atas perencanaan proyek, perencanaan pendapatan dari hasil penjualan rumah,
serta berbagai cara memasarkan perumahan yang telah selesai dibangun.
Direktorat ini dibagi ke dalam beberapa departemen sebagai berikut:
41
• Departemen Planning: departemen ini membuat gambaran/rancangan proyek
perumahan mulai dari tanah kosong. Rancangan yang dibuat disertakan pula
dengan perencanaan berbagai fasilitas umum, fasilitas sosial, dan sarana-
sarana sebagaimana ditetapkan oleh Pemda setempat.
• Departemen Busdev: departemen ini menetapkan bagian proyek yang dibuka
untuk dipasarkan dan membuat proyeksi keuangan atas bagian yang telah
dibuka. Departemen ini pula yang menghitung harga pokok serta
menetapkan harga jual atas masing-masing lot rumah.
• Departemen Marketing & Sales: departemen ini melakukan analisa pasar
dan menangani berbagai masalah penjualan, mulai dari promosi hingga
ketentuan-ketentuan yang disepakati bersama calon pelanggan. Departemen
ini dibagi lagi sesuai lokasi proyek yang ditangani oleh perusahaan, yakni:
a. Marketing & Sales Landed: menangani proyek perumahan di wilayah
Serpong (proyek Serpong Park, Serpong Terrace, dan Melati Mas
Residence) dan wilayah Billabong, Bogor − anak perusahaan PT. Green
Hill Garden.
b. Marketing & Sales Westmark: menangani proyek apartemen Westmark −
anak perusahaan PT. Sandi Mitra Selaras.
c. Marketing & Sales SBY/BLPP: menangani proyek perumahan di wilayah
Purimas, Surabaya − anak perusahaan PT. Mahkota Berlian Cemerlang;
serta wilayah Balikpapan (proyek Borneo Paradiso) − badan kerja sama
dengan PT. Karya Agung Putra Indonesia.
42
5. Direktorat Finance: Direktorat ini menangani masalah keuangan perusahaan,
seperti penganggaran, arus keluar-masuk kas, proyeksi keuangan untuk periode-
periode tertentu, dan sebagainya. Dalam kesehariannya, direktorat ini dibagi ke
dalam beberapa departemen:
• Departemen IT: bertanggung jawab dalam mengurus masalah yang
berhubungan dengan sistem informasi, database, networking, perencanaan
penggunaan teknologi baru, dan permasalahan komputer yang sering terjadi.
• Departemen Finance & Accounting: menangani masalah yang berkaitan
dengan pencatatan dan pengeluaran/penerimaan keuangan perusahaan.
Departemen ini juga bertanggung jawab untuk mengelola data keuangan
agar mampu menunjang kebutuhan perusahaan dalam perencanaan strategis
baik jangka pendek maupun jangka panjang.
a. Bagian Finance: Bagian ini merupakan bagian yang dapat menerima dan
mengeluarkan kas dari perusahaan; bagian-bagian lain yang memerlukan
kas harus meminta kepada bagian ini serta membuat laporan
pertanggungjawaban kas tersebut kepada bagian ini. Setiap periode
tertentu, bagian ini juga membuat penganggaran yang berkaitan dengan
alokasi keuangan perusahaan untuk masing-masing kebutuhan.
b. Bagian Accounting: Bagian ini melakukan pencatatan berbagai transaksi
keseharian perusahaan, mengelompokkan, dan melaporkannya secara
periodik dalam bentuk pelaporan keuangan. Bagian ini pula yang
memberikan data-data keuangan kepada bagian Finance untuk digunakan
dalam perencanaan/alokasi keuangan.
43
c. Bagian Purchasing: Bagian ini bertanggung jawab melakukan pembelian
berbagai kebutuhan dari bagian-bagian lain, seperti bahan-bahan
bangunan, media promosi, alat-alat kantor, dan sebagainya. Bagian
Purchasing menjalin hubungan dengan supplier dan membuat berbagai
ketentuan atau syarat-syarat pembelian dengannya.
6. Direktorat HRD: menangani berbagai urusan ketenagakerjaan, mulai dari
absensi, pengangkatan, mutasi, dan pemberhentian karyawan, penempatan
posisi karyawan, hingga masalah penggajian dan komisi. Direktorat ini juga
melakukan berbagai training untuk meningkatkan kualitas karyawan dan
melakukan evaluasi kinerja karyawan setiap periode tertentu.
Dari keseluruhan struktur organisasi PT. Cowell secara umum, struktur
beberapa departemen akan diberikan secara lebih terperinci dalam kaitannya
dengan lingkup pembahasan. Departemen tersebut adalah:
1. Departemen Sales & Marketing Landed dari Direktorat Marketing & Busdev.
2. Departemen Landed SP dari Direktorat Operasional.
3. Departemen IT dari Direktorat Finance.
44
Gambar 3.2. Struktur Organisasi Departemen Marketing & Sales Landed
pada PT. Cowell
(Sumber: PT. Cowell)
45
Departemen Marketing & Sales Landed dibagi lagi ke dalam beberapa
bagian berikut ini:
1. Bagian CR (Customer Relation): bagian ini bertanggung jawab untuk masalah
serah terima rumah dan menerima keluhan dari pelanggan atau penghuni.
• CR Manager: bertanggung jawab dalam pembuatan berita acara serah terima
rumah dengan pelanggan dan membuat perjanjian dengan pelanggan untuk
kegiatan tersebut. CR Manager juga menerima keluhan yang datang dari
pelanggan maupun penghuni dan menyampaikan keluhan tersebut kepada
bagian yang terkait. Setelah keluhan selesai dikerjakan, CR Manager
memeriksa hasil pengerjaan sebelum diberitahukan kepada pelanggan atau
penghuni. CR Manager juga memberikan otorisasi untuk dokumen tertentu
sebelum dilanjutkan pemrosesannya.
• CR Assistant Manager: memiliki tugas yang sama dengan CR Manager,
hanya untuk membantu pekerjaan CR Manager dalam kesehariannya.
2. Bagian Marketing & Sales: bagian ini bertanggung jawab atas penerimaan
pesanan untuk membeli rumah dari pelanggan dan menentukan ketentuan
pembelian rumah, seperti rencana pembayaran, potongan harga, dan sebagainya
hingga pembuatan perjanjian jual-beli. Dalam kesehariannya, bagian ini
ditangani oleh beberapa jabatan sebagai berikut:
• Marketing & Sales Manager: bertanggung jawab dalam pembuatan
keputusan taktis untuk kegiatan penjualan dan pemasaran serta membuat
perhitungan laba kotor untuk masing-masing lot yang terjual. Marketing &
46
Sales Manager juga memutuskan besaran insentif untuk masing-masing
karyawan yang berada di dalam kendalinya.
• Marketing Supervisor: mengawasi kinerja para Marketing Executive dan
memberikan arahan serta berbagai hal yang terkait dengan teknis penjualan
untuk disampaikan kepada calon pelanggan. Segala keputusan tentang
kegiatan operasional pemasaran dan penjualan dibuat oleh Marketing
Supervisor.
• Marketing Admin: menggunakan sistem IFCA untuk melakukan input serta
memproses berbagai data penjualan dan yang terkait dengan kegiatan
pemasaran. Marketing Admin juga mencetak serta membuat laporan atas
kegiatan penjualan untuk diberikan kepada Marketing & Sales Manager.
• Marketing Executive: menawarkan, menjelaskan, serta memberikan
informasi kepada calon pelanggan tentang lot yang dijual oleh perusahaan
dan segala hal terkait prosedur pelunasannya. Marketing Executive juga
mencatat pesanan pelanggan beserta rencana pembayaran yang dikehendaki.
3. Bagian Promotion: bagian ini menangani berbagai cara untuk menawarkan
produk perumahan kepada khalayak, mulai dari perancangan hingga penentuan
media yang digunakan untuk mencapai pelanggan, baik melalui pamrean,
pamflet di tempat umum, website, dan sebagainya.
• Promotion Manager: bertanggung jawab dalam pembuatan keputusan taktis
untuk kegiatan promosi. Bagian promosi diberikan anggaran setiap periode
tertentu untuk melakukan aktivitas promosi dan Promotion Manager harus
47
membagi anggaran tersebut untuk berbagai kegiatan yang akan dikerjakan
dalam periode tersebut. Otorisasi atas dokumen perolehan kebutuhan
promosi juga dilakukan oleh Promotion Manager.
• Event & Exhibition Supervisor: bertanggung jawab dalam penanganan acara-
acara yang diselenggarakan perusahaan untuk kegiatan promosi. Event &
Exhibition Supervisor merencanakan, menentukan denah dan penempatan
karyawan yang dibutuhkan dalam acara promosi serta mengawasi jalannya
acara.
• Promotion Supervisor: bertanggung jawab atas dokumen-dokumen promosi
yang dihasilkan oleh Promotion Admin dan persetujuan atas rancangan
gambar media promosi sebagaimana dibuat oleh Design Grafis.
• Promotion Admin: membuat dokumen-dokumen terkait kegiatan promosi,
termasuk kegiatan permintaan kebutuhan alat-alat promosi dan penerimaan
pesanan. Promotion Admin juga membuat penganggaran kas kecil serta
memberikan laporan hasil pertanggungjawaban penggunaan kas kecil
tersebut.
• Design Grafis: merancang gambar yang akan dicetak pada berbagai media
promosi, seperti spanduk, brosur, billboard, dan sebagainya.
• Lapangan: menangani berbagai hal terkait kegiatan lapangan pada aktivitas
promosi, seperti memeriksa kondisi spanduk atau billboard yang telah
dipasang, mengambil foto dan memberikan laporan atas acara-acara yang
diselenggarakan perusahaan untuk kegiatan promosi, mengawasi persediaan
media promosi, dan sebagainya.
48
Gambar 3.3. Struktur Organisasi Departemen Landed SP pada PT. Cowell
(Sumber: PT. Cowell)
Departemen Landed SP dibagi lagi ke dalam beberapa bagian berikut
ini:
1. Project Admin: menggunakan sistem IFCA untuk berbagai hal terkait
pembuatan kontrak dan pengerjaan proyek. Project Admin bertanggung jawab
dalam kelengkapan dokumen atas seluruh kegiatan pengerjaan (berdasarkan
informasi dari Project Manager dan Project Officer), penagihan dari
kontraktor, serta pembuatan laporan tentang kemajuan pengerjaan proyek.
Project Admin juga menangani masalah pembatalan proyek ataupun perubahan
nilai proyek.
49
2. Bagian Estate: bagian ini menangani berbagai hal terkait dengan lingkungan
perumahan, baik rancangan penempatan fasilitas umum dan sosial, kebersihan
lingkungan, kondisi jalanan, lampu jalanan, dan saluran air. Bagian Estate
terbagi ke dalam beberapa subbagian; meskipun demikian, di dalam subbagian
tersebut tidak terdapat pembagian tugas yang jelas antara Supervisor dan Staff.
Hal ini dikarenakan Staff hanya membantu pekerjaan Supervisor dalam
kesehariannya dan Staff juga tidak selalu tersedia pada beberapa subbagian di
bawah bagian Estate.
• Subbagian Civil & Security: menangani masalah kependudukan, seperti
pembuatan KTP, kartu keluarga, pelaksanaan sensus penduduk, serta
masalah keamanan lingkungan perumahan.
• Subbagian Administrasi & Keuangan: menggunakan sistem IFCA untuk
menangani masalah administrasi lingkungan rumah, seperti penagihan iuran
bulanan, memproses keluhan yang datang dari penghuni (diterima dari
bagian CR) terkait masalah lingkungan.
• Subbagian GA (General Affair) & Procurement: menggunakan sistem IFCA
untuk menampung seluruh permintaan pembelian dan penerimaan barang
pesanan dari berbagai bagian yang membutuhkan. Khusus untuk proyek
wilayah Serpong, bagian GA juga mengajukan pemesanan untuk pengadaan
alat tulis kantor, mendata absensi karyawan di kantor pemasaran wilayah
Serpong, dan menangani masalah-masalah umum kantor, seperti kerusakan
AC, mengganti lampu kantor, kebersihan kantor, dan sebagainya.
50
3. Bagian Project: bagian ini menangani pembangunan dan pengerjaan proyek
tertentu, baik berupa proyek rumah maupun non-rumah (seperti pembangunan
jalanan, pembuatan saluran air, pembuatan taman, dan sebagainya).
• Project Manager: bertanggung jawab dalam mengurus masalah yang
berhubungan dengan pembangunan proyek perumahan, mulai dari pemilihan
kontraktor, pengawasan operasional progress pekerjaan di lapangan, hingga
penyelesaian kontrak kerja dengan kontraktor yang bersangkutan. Project
Manager juga memberikan otorisasi atas berbagai hal yang terkait dengan
pengerjaan kontrak.
• Project Officer: bertanggung jawab dalam menangani berbagai
permasalahan seputar proyek yang sedang dikerjakan. Project Officer
memeriksa apakah pengerjaan proyek sesuai dengan yang telah
direncanakan dan disepakati sebelumnya serta menghitung persentase
pengerjaan proyek untuk setiap termin penagihan proyek.
• Site Engineer: bertanggung jawab dalam pengelolaan perjanjian dengan
kontraktor, terutama dalam hal rancangan, penetapan termin, dan material
yang digunakan oleh kontraktor. Site Engineer juga menyelenggarakan
tender dan memilih kontraktor berdasarkan tender tersebut.
• Pengawas Lapangan: bertanggung jawab dalam mengawasi pengerjaan
proyek-proyek tertentu dan melaporkan hasil kemajuan pengerjaan tersebut
kepada Site Engineer. Pengerjaan proyek yang diawasi juga bisa berupa
51
penanganan keluhan dari penghuni untuk masalah rumah, seperti tembok
bocor, kerusakan pagar, pemberian plester aci, dan sebagainya.
Gambar 3.4. Struktur Organisasi Departemen IT pada PT. Cowell
(Sumber: PT. Cowell)
Departemen IT dibagi lagi ke dalam beberapa bagian berikut ini:
a. IT Infrastruktur: bertanggung jawab dalam mengurus permasalahan
operasional tentang teknologi dan permasalahan umum komputer
perusahaan, mulai dari penanganan server, networking, dan technical
support lainnya.
• IT Infrastruktur Supervisor: bertanggung jawab atas seluruh
permasalahan infrastruktur teknologi informasi yang ada di dalam
perusahaan serta berbagai perangkat teknologi informasi yang
digunakan. IT Infrastruktur Supervisor juga bertanggung jawab atas
52
pengadaan berbagai perangkat komputer yang dibutuhkan oleh para
pengguna.
• IT Support Staff: menangani masalah instalasi aplikasi dalam komputer
masing-masing pengguna. IT Support Staff juga memberikan dukungan
atas update perangkat lunak ataupun memberikan usulan atas software
yang dapat digunakan untuk mempermudah pekerjaan pengguna.
• Help Desk: memberikan pemecahan masalah dan dukungan atas
penggunaan program komputer, seperti permasalahan error komputer,
virus, maupun kesulitan dalam menggunakan aplikasi tertentu. Help
Desk juga bertanggung jawab atas permasalahan teknis jaringan
komputer, baik instalasi maupun pemeliharaannya.
b. IT Application IFCA: bertanggung jawab dalam mengurus masalah
operasional yang berhubungan dengan sistem IFCA, seperti masalah
penggunaan dan berbagai bug/error, keluhan, dan permasalahan dalam
penggunaan sistem IFCA.
• IFCA Supervisor: melakukan penginputan atas seluruh data master ke
dalam sistem IFCA dan memberikan bantuan kepada pengguna apabila
menemui permasalahan sekitar penggunaan IFCA. IFCA Supervisor
juga membuat setting laporan yang dibutuhkan oleh masing-masing
bagian, menetapkan hak akses, serta mengelola data yang terdapat
dalam basis data aplikasi IFCA.
53
3.4. Proyek Perusahaan
Serpong – Tangerang adalah sebuah daerah yang bergabung dengan
wilayah Jabodetabek sejak tahun 2004 dan berkembang menjadi sebuah kota yang
independen serta modern, lengkap dengan berbagai fasilitas. PT. Cowell
membangun 3 kompleks perumahan di wilayah tersebut, yakni Melati Mas
Residence, Serpong Park, Serpong Terrace, dan proyek terbarunya berlokasi di
Balikpapan, Kalimantan Timur, dengan nama Borneo Paradiso.
Gambar 3.5. Melati Mas Residence Gambar 3.6. Serpong Park
(Sumber: http://www.cowelldev.com/cowell/index.php/projects)
Gambar 3.7. Serpong Terrace Gambar 3.8. Borneo Paradiso
(Sumber: http://www.cowelldev.com/cowell/index.php/projects)
54
Berikut adalah keterangan tentang salah satu proyek PT. Cowell yang
terletak di wilayah Serpong, yakni proyek Melati Mas Residence.
Dibangun pada tahun 1984, Melati Mas Residence telah menjadi
perintis kawasan perumahan di daerah Serpong. Tidak hanya menawarkan
keamanan dan kenyamanan, Melati Mas Residence juga memberikan berbagai
variasi rancangan rumah dan beberapa fasilitas, seperti pusat perbelanjaan,
kawasan bisnis, dan sarana olahraga, yang membuat para penghuninya “hidup
dalam lingkungan hidup.”
Pada tahap awal pengembangannya, 120 Ha (setara dengan 3000 unit
rumah) telah terjual. Tahap pengembangan berikutnya adalah dengan membangun
40 Ha (atau setara dengan 500 unit rumah) dan terakhir mengembangkan 15 Ha
(atau setara 200 unit rumah). Melati Mas Residence menyediakan rumah dengan
berbagai tipe rancangan, mulai dari yang dengan luas 51 meter-persegi hingga 250
meter-persegi.
55
Gambar 3.9. Peta Lokasi Proyek PT. Cowell
(Sumber: http://www.cowelldev.com/cowell/index.php/projects/browse/1/location/)
Gambar 3.10. Tipe Produk Proyek Melati Mas Residence
(Sumber: http://www.cowelldev.com/cowell/index.php/projects/browse/1/products/)
56
3.5. Kronologi Penggunaan Sistem Informasi
Dalam rangka membantu peng-input-an serta pemrosesan berbagai
data transaksi operasionalnya, PT. Cowell telah mulai menggunakan komputer
sejak tahun 2001. Program yang digunakan untuk mencatat serta mengolah data
tersebut menjadi informasi yang berguna masih tergolong sederhana, yaitu hanya
dengan menggunakan aplikasi Microsoft Word dan Microsoft Excel. Hal ini pun
masih berlanjut hingga sekarang untuk beberapa bagian yang belum diberikan
akses kepada sistem informasi perusahaan dengan nama software IFCA
(Information for Competitive Advantage).
Semakin banyaknya transaksi yang terjadi serta berbagai macam
kesalahan entry data maupun duplikasi data telah membuat perusahaan mencari
sebuah solusi sistem informasi yang dapat digunakan untuk mengelola data secara
lebih efektif dan efisien. Pada perkembangan selanjutnya, yaitu sekitar
pertengahan tahun 2004, perusahaan mengimplementasikan perangkat lunak Fox
Pro sebagai database perusahaan guna menampung seluruh data transaksi yang
diinput serta mengolah dan/atau menggunakannya untuk berbagai keperluan
pelaporan kepada pihak yang memerlukan.
Penggunaan Fox Pro sangat membantu dalam pemrosesan informasi
kepada pihak manajemen untuk keperluan pengambilan keputusan dan perusahaan
pun merasa cukup akan kemampuan program database tersebut dalam rangka
pengolahan serta penampungan berbagai data yang ada. Selama lebih kurang 4
57
tahun, perusahaan memiliki rencana untuk menggunakan sistem informasi yang
dapat menangani sebagian besar kegiatan perusahaan secara terintegrasi dengan
kemampuan pemrosesan real-time. Hal ini juga ditempuh sejalan dengan
perkembangan perusahaan yang telah memulai perencanaan proyek Serpong
Terrace pada waktu itu.
Pada tahun 2008, pihak manajemen sepakat untuk menggunakan
sebuah sistem yang terintegrasi antara satu bagian dengan bagian lainnya. Oleh
karenanya, perusahaan mulai mencari berbagai software ERP yang dapat
menunjang proses bisnisnya secara efektif dan efisien, namun juga sepadan
dengan biaya yang dikeluarkan. Akhirnya produk perangkat lunak ERP buatan
Malaysia, IFCA, terpilih sebagai software ERP yang digunakan PT. Cowell untuk
menangani sebagian besar kegiatan operasionalnya. Software IFCA dipilih karena
pertimbangan manajemen yang menganggap IFCA sebagai software ERP spesialis
untuk bidang usaha developer. Kegiatan studi kelayakan dan analisa berbagai
permasalahan maupun proses bisnis dilakukan selama lebih kurang 2 bulan, yakni
dari awal kwartal kedua tahun 2008 hingga pertengahan tahun 2008.
Fokus utama pengimplementasian sistem tersebut adalah untuk
berbagai divisi Back Office, yaitu dengan tekanan utama pada divisi Accounting &
Finance. Hal ini ditempuh perusahaan karena perusahaan akan membuka
sahamnya kepada publik (menjadi Tbk.) pada tahun yang bersangkutan sehingga
perusahaan membutuhkan pelaporan keuangan dan kondisi perusahaan secara
58
akurat, cepat, terpercaya, dan real-time sehingga dapat dianalisa kapanpun
dibutuhkan.
Modul yang dibeli perusahaan berjumlah 15 modul, dengan rincian: 6
modul untuk menangani pencatatan transaksi serta keuangan perusahaan, 7 modul
untuk menangani keperluan logistik serta pengelolaan proyek, dan 2 modul
lainnya untuk keperluan pengaturan sistem:
• 1 modul untuk bagian Marketing, yaitu modul Sales Administration.
• 2 modul untuk bagian Project, yaitu modul Contractor Management dan
Project Ledger.
• 1 modul untuk bagian Estate, yaitu modul Estate Management.
• 1 modul untuk bagian Customer Relation, yaitu modul Customer Service.
• 2 modul untuk bagian Purchasing & GA, yaitu modul Purchase Order dan
Inventory.
• 6 modul untuk bagian Accounting & Finance, yaitu modul Account Payable,
Account Receivable, Cash Book, Cash Flow, Fixed Asset, dan General Ledger.
• 2 modul untuk konfigurasi sistem IFCA, yaitu modul Master File Maintenance
dan System Administrator.
Dengan demikian, bagian-bagian dalam perusahaan yang belum
menggunakan sistem ERP IFCA adalah bagian HRD, Promotion, dan Legal. Akan
tetapi, bagian HRD telah memiliki sistem tersendiri untuk mencatat absensi
59
karyawan serta penghitungan gaji bulanan (meskipun tidak termasuk bonus dan
komisi, terutama untuk bagian Marketing).
Setelah melakukan review perusahaan selama 2 bulan, perusahaan
mulai mengimplementasikan sistem IFCA pada bulan Juni 2008. Proses
implementasi dilakukan oleh tim konsultan dari IFCA sendiri dan memakan waktu
sekitar 6 bulan untuk perencanaan implementasi, customizing, dan konversi data
(data perusahaan yang ada langsung di-synchronize ke dalam sistem yang baru,
bukan di-input satu per satu ke dalam sistem IFCA). Pada akhir tahun 2008, sistem
IFCA mulai dijalankan dengan kebijakan konversi sistem paralel pada bagian
Finance & Accounting. Konversi tersebut berlangsung selama tiga bulan.
Bersamaan dengan konversi paralel pada bagian Finance &
Accounting; untuk bagian lainnya dilakukan kebijakan konversi sistem langsung
(Direct Conversion) dan perusahaan melakukan GO LIVE pada bulan Maret tahun
2009. Semenjak itu seluruh divisi yang diterapkan sistem IFCA diunjuk admin-
nya dan diwajibkan untuk menggunakan sistem dalam menangani transaksi
kesehariannya. Sistem IFCA terus digunakan hingga sekarang meskipun untuk
bagian-bagian Front Office, yang telah diterapkan sistem, tidak terlalu digunakan
secara menyeluruh (masih terdapat banyak tugas yang tetap dikerjakan secara
manual).
60
3.6. Proses Bisnis yang Sedang Berjalan
3.6.1. Bagian Promotion
Bagian Promotion merupakan bagian dari Direktorat
Marketing & Business Development yang menangani masalah publikasi
berbagai produk perusahaan kepada khalayak. Bagian ini merupakan
pendukung dari kegiatan Marketing dan merupakan cost centre. Bagian
Promotion hanya berada di kantor pemasaran di wilayah Serpong dan
menangani seluruh proyek perusahaan.
Dalam kesehariannya, bagian Promotion tidak menggunakan
sistem IFCA dan hanya membuat dokumen secara manual, dengan bantuan
program Microsoft Word dan Microsoft Excel. Bagian tersebut memiliki
budget tertentu setiap tahunnya dan juga diberikan kas kecil untuk
melakukan pembayaran kepentingan sehari-hari, seperti biaya pemasangan
spanduk, upah teknisi, dan sebagainya. Berikut adalah proses bisnis yang
terjadi pada bagian ini dalam kesehariannya.
Proses bisnis dimulai dengan adanya kebutuhan untuk
melakukan publikasi, seperti mencetak spanduk, brosur, dan umbul-umbul.
Setiap ada kebutuhan, Promotion Admin akan menghubungi beberapa
supplier, baik yang baru maupun yang pernah dipesan sebelumnya, untuk
meminta penawaran harga. Setelah supplier memberikan penawaran harga,
Promotion Admin mencatat penawaran harga masing-masing supplier
beserta berbagai ketentuan pembelian ke dalam sebuah dokumen Data
61
Penawaran Supplier (DPS). Admin selanjutnya memberikan DPS tersebut
kepada Promotion Manager untuk diotorisasi dan dipilih salah satu
supplier untuk dilakukan pembelian.
Berdasarkan Data Penawaran Supplier, Promotion Admin
membuat Purchase Requisition (PR) manual dengan menggunakan
Microsoft Excel yang menspesifikasikan: nomor PR, tanggal pembuatan
PR, tanggal harus selesai, nama supplier, dan pekerjaan yang diinginkan
untuk dilakukan. PR manual dibuat sebanyak 2 rangkap dan admin harus
meminta tanda tangan pejabat yang terkait sesuai dengan nominal PR
tersebut.
Bagian Design Grafis memberikan Design gambar untuk
iklan kepada Promotion Admin untuk disertakan bersama dengan dokumen
PR manual. Design gambar diberikan sebanyak 2 lembar kepada
Promotion Admin.
Setelah ditandatangani, PR manual akan didistribusikan
sebagai berikut:
Rangkap ke-1, Design gambar cetakan pertama, dan Data Penawaran
Supplier dikirimkan kepada bagian General Affair (GA).
Rangkap ke-2 dan Design gambar cetakan kedua diarsip oleh
Promotion Admin.
62
Berdasarkan PR manual rangkap ke-1 dan Data Penawaran
Supplier dari Promotion Admin, bagian GA menggunakan sistem IFCA
untuk memasukkan serta menyimpan data permintaan pembelian melalui
menu Purchase Requisition Entry.
Bagian GA harus mencetak dokumen PR (dari sistem) untuk
disetujui terlebih dahulu oleh Estate Manager. Untuk melakukannya,
bagian GA menggunakan menu Print Purchase Request Cowell Before. PR
dicetak sebanyak 4 rangkap dan seluruhnya diserahkan untuk
ditandatangani oleh Estate Manager.
Dengan acuan persetujuan Estate Manager, bagian GA
melakukan persetujuan permintaan pembelian di dalam sistem IFCA
melalui menu Requisition Approval – MKG. Apabila terdapat perubahan
pada jumlah yang disetujui, bagian GA diwajibkan mencetak PR sekali lagi
melalui menu Print Purchase Requisition Cowell After. Setelah dicetak, PR
akan didistribusikan sebagai berikut:
Rangkap ke-1 dan 2 diberikan kepada bagian Purchasing.
Rangkap ke-3 dan 4 diarsipkan oleh bagian GA.
Bagian Purchasing di kantor pusat memproses pembelian
lebih lanjut. Setelah diterbitkan PO kepada supplier, salah satu tembusan
PO (rangkap ke-3) diberikan kepada bagian GA dan difotokopikan untuk
63
diberikan kepada Promotion Admin, kemudian disimpan hingga
barang/jasa diterima.
Pada saat barang pesanan tiba atau pekerjaan diselesaikan,
bagian Lapangan akan memeriksa barang dan/atau jasa yang
dikirimkan/dilakukan serta memeriksa kecocokannya dengan PO rangkap
ke-3, Kwitansi serta Surat Jalan yang diterima dari supplier. Jika telah
sesuai, Promotion Admin menuliskan penerimaan barang/jasa ke dalam
Tanda Terima sebanyak 2 rangkap.
Tanda terima rangkap ke-1 diberikan kepada supplier melalui
pengantar barang dari supplier. Promotion Admin kemudian
menggabungkan semua dokumen pembelian yang dimiliki sehubungan
dengan pembelian tersebut (PR manual rangkap ke-2, PO rangkap ke-3,
Kwitansi, Surat Jalan, Tanda Terima rangkap ke-2, serta Design iklan yang
hendak dipasang) dan memberikannya kepada bagian GA.
Pada saat kumpulan dokumen diterima, bagian GA menelaah
kesesuaian urutan dan kelengkapan dokumen yang ada, serta mengambil
dokumen Surat Jalan untuk dimasukkan ke dalam sistem IFCA melalui
menu Goods Receive Note (GRN) Entry untuk penerimaan berupa produk
(barang), atau Good Receipt Note – SPK untuk penerimaan jasa.
64
Bagian GA kemudian melakukan posting terhadap transaksi
penerimaan barang sebagai tanda bertambahnya persediaan barang di
dalam s istem. Untuk melakukannya, bagian GA menggunakan menu Post
Goods Receive Note (untuk barang) atau Pos Good Receipt Note – SPK
(untuk jasa).
Setelah melakukan posting, Bagian GA diwajibkan mencetak
GRN untuk diberikan kepada bagian yang meminta. Oleh karenanya,
bagian GA menggunakan menu Print Bukti Penerimaan Barang atau Print
Bukti Penerimaan Barang Jasa. GRN dicetak sebanyak 3 kali dan masing-
masing ditandatangani Estate Manager. Rincian distribusi GRN adalah
sebagai berikut:
Cetakan lembar pertama diberikan kepada Promotion Admin.
Cetakan lembar kedua dan ketiga diarsip oleh bagian GA.
Sebelum diberikan kepada Promotion Admin, bagian GA akan
menambahkan GRN lembar ke-1 ke dalam kumpulan dokumen pembelian
yang diberikan Promotion Admin sebelumnya. Bundel dokumen tersebut
dikembalikan kepada Promotion Admin untuk selanjutnya dibuatkan Surat
Pernyataan Persetujuan Pembayaran (SPPB).
SPPB dibuat sebanyak 2 rangkap dimana rangkap ke-1
diberikan kepada supplier terlebih dahulu sebagai bentuk konfirmasi
pembayaran. Supplier memeriksa kecocokan SPPB tersebut dengan
65
Kwitansi pernah yang dikirimkan sebelumnya, kemudian memberikan
konfirmasi melalui telepon. Selanjutnya, Promotion Admin
menggabungkan SPPB rangkap ke-2 ke dalam bundel dokumen pembelian
dan meminta tanda tangan GM Marketing & Sales serta Promotion
Manager untuk seluruh dokumen dalam bundel.
Setelah mendapat otorisasi untuk setiap dokumen, Promotion
Admin akan membuat Tanda Terima Pembayaran sebanyak 2 rangkap.
Tanda Terima Pembayaran merupakan rekap dari seluruh dokumen yang
ada di dalam bundel dan dicantumkan tanggal-tanggal dokumen tersebut
dibuat beserta terdapat kolom paraf untuk masing-masing dokumen.
Dibutuhkan otorisasi sebanyak 3 kali untuk Tanda Terima Pembayaran.
Otorisasi pertama dilakukan oleh Promotion Admin sendiri. Setelah
ditandatangani, Tanda Terima Pembayaran rangkap ke-1 dan 2 diberikan
kepada supplier.
Supplier memberikan tanda tangan sebagai otorisasi kedua
dan kedua rangkap Tanda Terima Pembayaran akan dikirimkan kembali
kepada Promotion Admin. Selanjutnya, admin akan meminta otorisasi
ketiga kepada Marketing Supervisor dan setelahnya memisahkan Tanda
Terima Pembayaran rangkap ke-2 sebagai arsip.
Tanda Terima Pembayaran rangkap ke-1 digabungkan ke
dalam bundel dokumen pembelian dan seluruh dokumen dalam bundel
66
akan difotokopi. Bundel dokumen yang asli diberikan kepada supplier
sebagai berkas pendukung untuk melakukan penagihan kepada bagian
Finance di kantor pusat, sedangkan hasil fotokopi dari dokumen dalam
bundel akan diarsipkan oleh Promotion Admin.
Apabila terdapat permintaan berbagai barang kebutuhan
promosi dari Marketing Executive, maka Marketing Exexutive akan
melakukan permintaan barang kepada Marketing Supervisor terlebih
dahulu. Marketing Supervisor kemudian mengisi Form Permintaan
Souvenir (untuk permintaan pengeluaran suvenir) atau Form Permintaan
Marketing Tool (untuk permintaan pengeluaran peralatan pemasaran) yang
selanjutnya diberikan kepada bagian Lapangan untuk dilakukan
pengeluaran barang. Ketika barang telah diberikan kepada Marketing
Executive yang meminta, bagian Lapangan mencatat pengeluaran barang
pada Stock List Marketing Tools dengan menggunakan Microsoft Excel.
Pada akhir setiap acara (event) promosi, bagian Lapangan
membuat laporan jumlah tamu yang datang dan dokumentasi event yang
akan diserahkan kepada Event & Exhibition Supervisor. Laporan tersebut
dijadikan dasar dalam pembuatan Laporan Keseluruhan Event yang
kemudian diberikan kepada Promotion Manager. Setiap bulannya, bagian
Lapangan membuat Stock List Marketing Tools, yaitu sebuah laporan yang
berisi stok berbagai barang promosi dan pemasaran, dan diberikan kepada
Promotion Supervisor.
67
67
Gambar 3.11. Bagan Alir Proses Pengadaan Kebutuhan Promosi pada Bagian Promotion
68
68
Gambar 3.11. Bagan Alir Proses Pengadaan Kebutuhan Promosi pada Bagian Promotion (Lanjutan)
69
69
Gambar 3.11. Bagan Alir Proses Pengadaan Kebutuhan Promosi pada Bagian Promotion (Lanjutan)
70
70
Gambar 3.11. Bagan Alir Proses Pengadaan Kebutuhan Promosi pada Bagian Promotion (Lanjutan)
71
71
Gambar 3.11. Bagan Alir Proses Pengadaan Kebutuhan Promosi pada Bagian Promotion (Lanjutan)
72
72
Gambar 3.11. Bagan Alir Proses Pengadaan Kebutuhan Promosi pada Bagian Promotion (Lanjutan)
73
73
Gambar 3.11. Bagan Alir Proses Pengadaan Kebutuhan Promosi pada Bagian Promotion (Lanjutan)
74
74
Gambar 3.11. Bagan Alir Proses Pengadaan Kebutuhan Promosi pada Bagian Promotion (Lanjutan)
75
75
Gambar 3.11. Bagan Alir Proses Pengadaan Kebutuhan Promosi pada Bagian Promotion (Lanjutan)
76
76
Gambar 3.11. Bagan Alir Proses Pengadaan Kebutuhan Promosi pada Bagian Promotion (Lanjutan)
77
77
Gambar 3.11. Bagan Alir Proses Pengadaan Kebutuhan Promosi pada Bagian Promotion (Lanjutan)
78
78
Gambar 3.12. Bagan Alir Proses Pengeluaran Barang Kebutuhan Promosi pada Bagian Promotion
79
79
Gambar 3.13. Bagan Alir Proses Pembuatan Laporan pada Bagian Promotion
80
3.6.2. Bagian Marketing
Bagian Marketing merupakan bagian dari Direktorat
Marketing & Business Development pada PT. Cowell. Bagian ini
menangani berbagai aktivitas penjualan yang menjadi siklus pendapatan
bagi perusahaan. Bagian Marketing bertugas, mulai dari terjun langsung ke
lapangan untuk menawarkan lot kepada calon pelanggan, hingga
melakukan entri data ke dalam sistem IFCA atas pesanan pelanggan
tersebut. Bagian ini, sesuai namanya, hanya berada pada kantor pemasaran
yang terletak di berbagai wilayah tempat proyek perusahaan dikerjakan.
Berbagai hal mengenai keputusan taktis penjualan dan strategi
pemasaran dilakukan oleh Supervisor, Direktur, maupun GM Marketing &
Sales tanpa menggunakan sistem IFCA. Prosedur bisnis di antara keempat
proyek perusahaan tidak berbeda dan berikut adalah proses bisnis yang
terjadi pada bagian Marketing dalam kesehariannya.
Aktivitas bagian Marketing dimulai pada saat Marketing
Executive menawarkan cluster kepada calon pelanggan. Pertama-tama,
terdapat calon pelanggan yang bertanya tentang rumah yang ditawarkan
kepadanya. Calon pelanggan akan diberitahukan berbagai informasi terkait
cluster, tipe, lot rumah, prosedur pembelian, serta cara pembayaran yang
dapat dilakukan. Jika calon pelanggan bertemu langsung dengan Marketing
Executive, brosur, Daftar Harga Rumah, dan peta lokasi perumahan akan
diberikan.
81
Setelah mencapai kesepakatan dan pelanggan menyatakan
keinginannya untuk melakukan pembelian, Marketing Executive akan
mencatat data diri pelanggan, lot yang dipesan, harga lot yang disepakati,
beserta jadwal pembayaran sesuai dengan cara pembayaran yang
diinginkan pelanggan ke dalam Kartu Transaksi dan Surat Pernyataan dan
Pemesanan Rumah (SPPR).
Apabila pada saat bernegosiasi pelanggan mendapatkan
potongan harga dari harga standar yang tercantum pada Daftar Harga
Rumah, Marketing Executive mencatat potongan harga tersebut ke dalam
Form Permintaan Discount Khusus. Formulir tersebut ditandatangani oleh
pelanggan, Marketing Executive, dan Marketing Supervisor sebelum
diproses lebih lanjut.
Kartu Transaksi dibuat sebanyak 3 rangkap dan
ditandatangani oleh Marketing Executive yang bersangkutan; sedangkan
SPPR, yang juga dibuat sebanyak 3 rangkap, dibubuhi materai terlebih
dahulu sebelum ditandatangani oleh pelanggan dan Marketing Executive.
Selanjutnya, pelanggan diwajibkan melunasi uang tanda jadi
atau booking fee kepada bagian Finance (kasir). Booking fee tersebut
merupakan tanda persetujuan pemesanan lot dan bernilai 5 atau 10 juta
rupiah, tergantung dari harga lot yang dipesan. Booking fee tidak akan
82
dikembalikan kepada pelanggan apabila pelanggan membatalkan
pemesanan lot.
Setelah pelanggan melunasi booking fee, Marketing Executive
akan memberikan seluruh rangkap Kartu Transaksi dan Form Permintaan
Discount Khusus (jika ada) kepada Marketing Manager.
Berdasarkan Form Permintaan Discount Khusus (jika ada),
Marketing Manager membuat perhitungan laba kotor dari penjualan lot
tersebut ke dalam sebuah dokumen Gross Profit Sales (GPS). Nilai
transaksi dikurangi dengan harga jual dasar, disertai perhitungan tambahan
bunga, sehingga diperoleh selisih penjualan (atau laba kotor). Setelah
selesai, GPS ditandatangani oleh Marketing Manager dan diberikan kepada
Marketing Admin untuk dimasukkan ke dalam sistem IFCA.
Marketing Manager melakukan penelaahan dan pemeriksaan
terhadap Kartu Transaksi yang diajukan, kemudian memberikan otorisasi.
Kartu Transaksi yang telah diotorisasi akan didistribusikan sebagai berikut:
Rangkap ke-1 diberikan kepada bagian Finance.
Rangkap ke-2 dilanjutkan kepada Marketing Admin.
Rangkap ke-3 dikembalikan dan disimpan sebagai arsip permanen oleh
Marketing Executive yang bersangkutan.
83
Marketing Executive kemudian mendistribusikan SPPR
sebagai berikut:
Rangkap ke-1 diberikan kepada bagian Finance.
Rangkap ke-2 diberikan kepada pelanggan.
Rangkap ke-3 diserahkan kepada Marketing Admin.
GPS yang diterima dari Marketing Manager akan di-input
oleh Marketing Admin dan disimpan melalui menu Discount Master File
pada record Special Discount. Berikutnya, diskon tersebut dipetakan ke
dalam lot yang dipesan, sesuai dengan cara pembayaran yang dikehendaki
pelanggan, melalui menu Discount Mapping Master File.
Ketika Kartu Transaksi rangkap ke-2 dan SPPR rangkap ke-3
diterima, Marketing Admin menelaah lot yang dipesan oleh pelanggan
untuk selanjutnya dimasukkan ke dalam sistem melalui menu Lot Master
File. Pada menu tersebut, admin memilih lot pesanan pelanggan dan meng-
input harga lot dengan acuan dari Daftar Harga Rumah.
Setelah melakukan entri harga lot pada Lot Master File,
admin memeriksa data pelanggan yang melakukan pemesanan. Apabila
data pelanggan sudah pernah terdaftar di dalam sistem, maka admin akan
langsung melanjutkan entri data booking melalui menu Booking Entry.
Sebaliknya, jika pelanggan belum pernah terdaftar sebelumnya, Marketing
Admin akan meminta bantuan IFCA Supervisor untuk mendaftarkan
84
pelanggan baru ke dalam sistem dengan cara mengirimkan data pelanggan
melalui fitur e-mail IFCA.
Dalam menu Booking Entry, sistem akan menampilkan data-
data pelanggan secara otomatis. Setelah pelanggan dipilih, admin
memasukkan berbagai data pemesanan, seperti tanggal booking, lot yang
dipesan oleh pelanggan, cara pembayaran pelanggan, serta tanggal rencana
serah terima rumah. Potongan harga yang telah dipetakan ke dalam lot juga
ditampilkan secara langsung oleh sistem. Setelah selesai, admin menekan
tombol “Approve This Document” agar data booking dapat diproses lebih
lanjut.
Segera setelahnya, admin akan melakukan pembuatan PPJB
(Perjanjian Pengikatan Jual Beli) melalui menu PPJB & AJB Entry dengan
mengisikan nomor PPJB dan tanggal pembuatan PPJB. Nomor PPJB
merupakan nomor dokumen manual yang disesuaikan dengan format yang
ditentukan oleh perusahaan, contoh: 100/COWELL-ST/XI/2010. Format
tersebut memiliki arti: nomor dokumen yang dikeluarkan per bulannya,
nama perusahaan, nama proyek, serta bulan dan tahun pembuatannya.
Untuk mencetak PPJB, admin menggunakan menu Mail
Merge PPJB. Pembuatan PPJB dilakukan dengan cara menggabungkan
data PPJB yang telah di-input sebelumnya ke dalam template yang telah
disediakan untuk masing-masing proyek. Setelah digabungkan, PPJB akan
85
ditampilkan dalam bentuk file Microsoft Word dan admin harus
memperbaiki isi PPJB yang memang disediakan untuk diisi secara manual,
contohnya adalah Harga Tanah, Harga Bangunan, PPN Tanah dan
Bangunan, BPHTB, dan uraian “terbilang” atas nilai transaksi (seperti: #
dua ratus sembilan puluh tujuh juta lima ratus ribu rupiah #). Jadwal
pembayaran juga dapat diperbaiki sebelum dicetak.
Admin menyimpan data PPJB dan mencetaknya sebanyak 2
lembar untuk ditandatangani oleh pelanggan dan saksi serta pejabat terkait
dari perusahaan tergantung nominal daripada PPJB tersebut. Rincian
distribusi PPJB akan berbeda tergantung dari cara pembayaran yang
diajukan pelanggan. Untuk cara pembayaran cash keras dan cash bertahap,
distribusinya adalah sebagai berikut:
Lembar pertama diberikan kepada pelanggan.
Lembar kedua diberikan kepada bagian Finance.
Sedangkan untuk cara pembayaran KPR, distribusinya adalah
sebagai berikut:
Lembar pertama diberikan kepada pihak bank.
Lembar kedua diberikan kepada bagian Finance.
Jika pelanggan menyampaikan adanya perubahan pada data
booking, admin melakukan perubahan melalui menu Edit Booking Entry.
Akan tetapi, sistem hanya menampilkan keempat field yang dapat diubah
86
datanya, yaitu Booking Date, Hand Over Date, Agent, dan Media. Setelah
selesai, admin menekan tombol Save dan sistem menyimpan perubahan
data booking tersebut serta mengubah field yang bersangkutan pada menu
Booking Entry.
Apabila pelanggan hendak mengganti lot pesanannya,
pelanggan akan diminta untuk datang ke kantor pemasaran dan bertemu
dengan Marketing Executive. Pelanggan diberikan formulir Permohonan
Pindah Kavling (PPK) dan diminta untuk mengisi keterangan pindah ke
dalam formulir tersebut. Formulir berisi data diri pelanggan, lot yang
pernah dipesan sebelumnya, dan lot tujuan pindah. Setelahnya, pelanggan
menandatangani PPK bersama dengan Marketing Executive.
PPK diberikan kepada Marketing Admin untuk ditelaah dan
dilakukan entri harga lot baru yang dipilih pelanggan pada menu Lot
Master File. Marketing Admin kemudian menyerahkan PPK kepada
Marketing Manager untuk diotorisasi. Jika PPK tidak disetujui, maka
Marketing Admin mengubah kembali harga lot baru yang dipilih pelanggan
menjadi nol dan Marketing Executive memberitahukan pelanggan tentang
penolakan perpindahan.
PPK yang telah diotorisasi diserahkan kepada Finance
Manager untuk ditelaah sekali lagi dan diberikan otorisasi. Setelahnya,
PPK diserahkan ke bagian Finance dan dilakukan entri data perpindahan
87
pemesanan lot ke dalam sistem IFCA melalui menu Transfer Unit. PPK
kemudian dikembalikan kepada Marketing Admin untuk diarsip.
Jika lot baru yang dipilih pelanggan memiliki harga yang
berbeda dengan lot yang pernah dipesan sebelumnya, Marketing Admin
meminta Marketing Executive untuk mengulangi proses pencatatan
pesanan pelanggan mulai dari pembuatan SPPR, kemudian dilanjutkan
dengan uraian prosedur yang sama seperti di atas, tanpa pembuatan Kartu
Transaksi terlebih dahulu.
Pembatalan pemesanan lot dapat dilakukan melalui telepon
atau pun pelanggan datang langsung menemui Marketing Executive.
Berbagai hal terkait pembatalan oleh pelanggan disampaikan oleh
Marketing Executive kepada Marketing Admin melalui telepon untuk
selanjutnya dimasukkan ke dalam sistem IFCA melalui menu Sales
Cancellation.
Untuk mencetak Formulir Pembatalan pesanan, admin
menggunakan menu Print Form Pembatalan bfr. Formulir Pembatalan
dicetak sekali dan diberikan kepada Marketing Executive untuk
ditandatangani bersama pelanggan (jika ada) dan Marketing Manager.
Setelah diotorisasi, Formulir Pembatalan diserahkan kepada bagian
Finance untuk diperiksa dan diotorisasi oleh Finance Manager.
Selanjutnya, bagian Finance melakukan posting pembatalan dalam sistem
88
IFCA melalui menu Post Sales Cancellation. Setelah posting dilakukan,
Formulir Pembatalan dikembalikan kepada Marketing Admin dan diarsip
permanen.
Setiap bulannya, Marketing Admin mencetak beberapa
macam laporan penjualan. Meskipun sistem memiliki banyak format
laporan penjualan, namun tidak semuanya diminta, tergantung kebutuhan
atasan. Laporan yang sering diminta untuk dicetak adalah sebagai berikut
(berdasarkan penamaan menu dalam sistem IFCA):
• Print Sales Status Cowell,
• Report Sales by Religion,
• Report Sales by Media,
• Report Sales by Payment Plan,
• Report Sales by STR,
• Report Sales by Type,
• Report Sales by Address,
• Report Penjualan dan Pembatalan,
• Report Stock Unit, dan
• Print Billing Schedule cwl.
89
89
Gambar 3.14. Bagan Alir Proses Pencatatan Pemesanan Lot pada Bagian Marketing
90
90
Gambar 3.14. Bagan Alir Proses Pencatatan Pemesanan Lot pada Bagian Marketing (Lanjutan)
91
91
Gambar 3.14. Bagan Alir Proses Pencatatan Pemesanan Lot pada Bagian Marketing (Lanjutan)
92
92
Gambar 3.14. Bagan Alir Proses Pencatatan Pemesanan Lot pada Bagian Marketing (Lanjutan)
93
93
Gambar 3.14. Bagan Alir Proses Pencatatan Pemesanan Lot pada Bagian Marketing (Lanjutan)
94
94
Gambar 3.14. Bagan Alir Proses Pencatatan Pemesanan Lot pada Bagian Marketing (Lanjutan)
95
95
Gambar 3.14. Bagan Alir Proses Pencatatan Pemesanan Lot pada Bagian Marketing (Lanjutan)
96
96
Gambar 3.14. Bagan Alir Proses Pencatatan Pemesanan Lot pada Bagian Marketing (Lanjutan)
97
97
Gambar 3.14. Bagan Alir Proses Pencatatan Pemesanan Lot pada Bagian Marketing (Lanjutan)
98
98
Gambar 3.15. Bagan Alir Proses Pembuatan Laporan Bulanan pada Bagian Marketing
99
3.6.3. Bagian Customer Relation
Bagian Customer Relation (CR) merupakan bagian yang
menangani serah terima dengan pelanggan dan berbagai keluhan dari
penghuni perumahan. Bagian ini terdiri dari 2 orang (CR Manager dan CR
Assistant Manager) yang masing-masing bertugas menangani proyek yang
berbeda. Bagian CR menggunakan menu-menu dalam sistem IFCA untuk
mencatat kegiatan operasionalnya. Berikut adalah proses bisnis yang terjadi
pada bagian CR.
Pertama-tama, bagian Project menghubungi CR untuk
memberitahukan bahwa rumah telah selesai dibangun dan bagian Project
memberikan laporan STK (Serah Terima Kunci) kepada CR. CR akan
memeriksa kelayakan rumah, apakah fisiknya telah sesuai dengan standar,
telah siap dihuni, dan pembayaran telah dilunasi.
Apabila seluruh aspek telah dipenuhi, CR melakukan
konfirmasi kepada pelanggan untuk melakukan serah terima rumah. Jadwal
yang telah disepakati dengan pelanggan akan dicatat pada Rencana Serah
Terima Kunci dan CR membuat Berita Acara Serah Terima sebanyak 2
rangkap dan dibubuhi materai:
Rangkap ke-1 diserahkan kepada pemilik rumah.
Rangkap ke-2 diarsipkan secara permanen oleh CR.
100
Pada saat serah terima dilakukan, CR memberikan kunci
rumah, kartu pengendali listrik, kartu PAM, denah rumah, dan hadiah (jika
ada, sesuai promosi yang berlaku pada saat pembelian). CR juga
menandatangani Berita Acara Serah Terima bersama dengan penghuni.
CR mencatat setiap rencana serah terima dengan pelanggan ke
dalam Laporan Rencana STK (dalam bentuk file Microsoft Excel). Laporan
tersebut dibuat untuk melakukan pengecekan masa retensi apabila
penghuni melayangkan keluhan. Penghuni melayangkan keluhan melalui
telepon atau datang langsung ke kantor pemasaran. Setelahnya, CR akan
memeriksa tanggal serah terima dan masa retensi atau garansi yang berlaku
bagi penghuni tersebut.
Masa garansi atau retensi yang diberikan perusahaan adalah
selama 2 bulan, terhitung sejak tanggal serah terima rumah, untuk berbagai
masalah seperti keretakan dinding, pintu macet, lantai keramik tergores,
dan sebagainya. Namun, diberikan pengecualian untuk masalah kebocoran
dinding rumah dimana untuk masalah tersebut diberikan masa retensi
selama 1 tahun. Apabila rumah sudah pernah direnovasi, maka masa retensi
tidak berlaku lagi.
Jika masa garansi sudah tidak berlaku lagi, penghuni akan
diberitahukan alasan penolakan; sedangkan jika masa garansi masih
berlaku, CR mencatat keluhan yang dilayangkan ke dalam Formulir
101
Permohonan Perbaikan (FPP) sebanyak 3 rangkap. FPP ditandatangani
oleh penghuni dan bagian CR yang menerima keluhan tersebut. Rincian
distribusi FPP:
Rangkap ke-1 diberikan kepada bagian menangani keluhan.
Rangkap ke-2 diberikan kepada penghuni rumah.
Rangkap ke-3 diarsip oleh bagian Marketing (CR).
Setelah FPP didistribusikan, CR memasukkan data lot
penghuni dan keluhan yang diajukan penghuni ke dalam sistem melalui
menu Customer Service Multi. Setelahnya, CR menelepon bagian lain
untuk meminta mereka agar merespon keluhan tersebut.
Dalam praktiknya, keluhan pelanggan yang dilayangkan
kepada CR hanya yang berkaitan dengan keempat hal berikut:
• Masalah perjanjian hukum atau pelaksanaan serah terima rumah →
keluhan ini akan diteruskan kepada bagian Legal.
• Masalah kerusakan rumah → keluhan ini akan diteruskan kepada bagian
Project.
• Masalah lingkungan dan yang berhubungan dengan kompleks
perumahan → keluhan ini akan diteruskan kepada bagian Estate.
• Masalah yang berhubungan dengan keuangan → keluhan ini diteruskan
kepada bagian Finance.
102
Untuk menugaskan bagian lain, CR menggunakan menu
Customer Service Assignment Entry Multi. CR memilih divisi/bagian yang
hendak ditugaskan untuk menangani keluhan dan menekan tombol “Post”,
yang berguna untuk menetapkan pelayangan keluhan kepada bagian yang
telah dipilih. Pada saat ini, kegiatan CR akan terhenti untuk sementara
karena menunggu bagian yang ditugaskan untuk menyelesaikan keluhan
tersebut.
Ketika keluhan telah selesai dikerjakan, bagian yang
ditugaskan akan menelepon CR dan CR menelepon penghuni untuk
meninjau perbaikan bersama-sama. Jika keluhan dianggap belum selesai,
maka bagian terkait tetap melanjutkan pekerjaan hingga selesai.
Sedangkan jika dianggap sudah selesai, CR menyimpan data
perbaikan dan memperbarui status keluhan penghuni menjadi “Completed”
melalui menu Customer Service Status Update. Segera setelahnya, CR
melakukan penutupan keluhan melalui menu Close SRF Transaction.
Setelah keluhan ditutup, maka data keluhan sudah tidak dapat diubah.
Secara dwimingguan, CR membuat Laporan Serah Terima
Kunci (STK). Laporan tersebut dibuat dengan menggunakan Microsoft
Excel dan merupakan rangkuman seluruh lot yang telah terjual, baik yang
telah dilakukan serah terima, masih dalam jadwal pertemuan, maupun yang
103
masih dalam proses pengerjaan. Laporan STK dicetak sebanyak 4 rangkap,
dimana:
Cetakan pertama diserahkan kepada Bagian Estate.
Cetakan kedua diserahkan kepada Bagian Project.
Cetakan ketiga diserahkan kepada GM Marketing & Sales.
Cetakan keempat diserahkan kepada Bagian Finance.
Setiap bulannya, CR membuat Laporan Komplain yang hanya
diarsipkan untuk penyimpanan internal jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
104
Gambar 3.16. Bagan Alir Proses Serah Terima Rumah pada Bagian Customer Relation
105
Gambar 3.17. Bagan Alir Proses Penanganan Keluhan Penghuni pada
Bagian Customer Relation
106
1
Customer Relation
Menerima konfirmasi dari
bagian lain bahwa keluhan telah diselesaikan
Sete lah pekerjaan
selesai
Menghubungi penghuni untuk
mel ihat hasil pekerjaan
Keluhan terselesaikan dengan baik?
Mengabarkan bagian terkait
bahwa pekerjaan perlu
di tindaklanjuti
Tidak
YaData penyelesaian
penanganan keluhan
Menyimpan data penyelesaian penanganan
keluhan
Complaint Update
Data penutupan keluhan
Menyimpan data penutupan keluhan
Complaint Closing
Selesai
Complaint
Gambar 3.17. Bagan Alir Proses Penanganan Keluhan Penghuni pada
Bagian Customer Relation (Lanjutan)
107
Gambar 3.18. Bagan Alir Proses Pembuatan Laporan pada
Bagian Customer Relation
108
3.6.4. Bagian Estate (Administrasi & Keuangan)
Bagian Estate merupakan bagian dari Direktorat Operasional
yang menangani masalah lingkungan perumahan. Pada bagian Estate, yang
memiliki akses terhadap sistem hanyalah subbagian Administrasi &
Keuangan serta GA (General Affair) & Procurement.
Subbagian Administrasi & Keuangan menangani
permasalahan penagihan iuran lingkungan bulanan kepada para penghuni.
Subbagian ini pula yang berhubungan dengan CR apabila terdapat keluhan
yang berkaitan dengan masalah lingkungan. Proses bisnis yang terjadi
sehubungan dengan penanganan keluhan dari bagian CR adalah sebagai
berikut.
Untuk berbagai keluhan internal, keluhan disampaikan oleh
CR kepada Estate Admin melalui telepon. Setelahnya, Estate Admin akan
menerima keluhan tersebut secara tertulis dalam Formulir Keluhan Internal
(FKI) yang telah diotorisasi oleh Marketing Manager dan GM Marketing
& Sales.
Estate Admin menandatangani FKI dan menyerahkannya
kepada Estate Manager untuk diotorisasi. Setelah diotorisasi, admin
melakukan dokumentasi berdasarkan fakta yang ada di lapangan. Estate
Admin kemudian menyerahkan FKI beserta dokumentasi kepada bagian
Project untuk dikerjakan.
109
Apabila pekerjaan telah diselesaikan, maka bagian Project
akan melakukan dokumentasi atas pengerjaan keluhan, menuliskan tindak
lanjut keluhan, serta menandatangani FKI. FKI diserahkan kepada Project
Manager dan GM Landed untuk diotorisasi dan dikembalikan kepada
bagian Estate untuk diotorisasi kembali oleh Estate Manager dan diarsip
oleh Estate Admin.
Sedangkan untuk berbagai keluhan eksternal, Estate Admin
menerima keluhan yang ditugaskan kepadanya oleh CR melalui telepon
dan menuliskannya ke dalam Daftar Keluhan Eksternal. Daftar tersebut
berisi tanggal dan keluhan diterima dari penghuni, hasil pengerjaan yang
dilakukan beserta tanggal penyelesaiannya, dan tanda tangan bagian
Project (yang mengerjakan) serta Estate Admin.
Berdasarkan daftar tersebut, Estate Admin menugaskan
pengerjaan melalui telepon kepada bagian Project dan menungggu
penyelesaiannya. Setelah pekerjaan diselesaikan, bagian Project akan
menghubungi Estate Admin.
Estate Admin memberikan Daftar Keluhan Eksternal kepada
bagian Project dan bagian tersebut menuliskan hasil pengerjaan serta
mendatanganinya. Daftar keluhan tersebut dikembalikan kepada Estate
Admin dan admin menandatanganinya kembali sebagai tanda bahwa
110
keluhan tersebut telah diselesaikan, serta menghubungi bagian CR untuk
diberitahukan kepada penghuni.
Proses bisnis utama yang dilakukan oleh subbagian
Administrasi & Keuangan sehubungan dengan masalah penagihan iuran
bulanan adalah sebagai berikut.
Proses bisnis dimulai pada saat terdapat lot yang telah
dilakukan serah terima, baru dihuni, ataupun baru dilakukan pembayaran
iuran. Lot tersebut didaftarkan melalui menu Import Hand Over Lot yang
dilakukan oleh Estate Admin.
Estate Admin selanjutnya akan memetakan Income Cd iuran
bulanan ke dalam lot yang sudah didaftarkan sebelumnya melalui menu
Maping Customer Estate.
Setelahnya, admin membuat jadwal penagihan iuran bulanan
untuk setahun ke depan pada setiap lot yang akan ditagih melalui menu
Generate Billing Schedule. Estate Admin juga melakukan pemeriksaan
ulang serta posting jadwal penagihan dalam menu tersebut dengan
menekan tombol “Posting Estate Mgm. Sch Billing”.
111
Estate Admin memberikan Kartu Iuran Penghuni kepada
penghuni. Kartu Iuran Penghuni diberikan satu tahun sekali dan akan
ditandatangani oleh admin setiap kali penghuni melunasi iuran bulanannya.
Setiap bulan, admin menagih iuran kepada pelanggan.
Penerimaan iuran bulanan tersebut dimasukkan ke dalam sistem melalui
menu Est.Mgm. – Receipt Entry. Berikutnya, Estate Admin menggunakan
menu Est.Mgm. – Receipt Verification untuk melakukan verifikasi sekali
lagi atas penerimaan iuran bulanan.
Setelah selesai, Estate Admin mencetak Laporan Iuran
Bulanan dari sistem IFCA dan mengirimkannya kepada bagian Finance
(kasir) bersama dengan setoran iuran bulanan yang diterima dari seluruh
penghuni yang berhasil ditagih setiap bulannya.
Ketika diperlukan oleh Estate Manager, Estate Admin
mencetak beberapa laporan, diantaranya: Report Estate (Lunas), Report
Estate (Belum Lunas), dan Estate Management Listing. Pelaporan tersebut
tidak menentu, sesuai kebutuhan manager dan semuanya disediakan oleh
sistem IFCA.
112
Gambar 3.19. Bagan Alir Proses Penanganan Keluhan Internal pada Bagian Estate
113
Gambar 3.19. Bagan Alir Proses Penanganan Keluhan Internal pada
Bagian Estate (Lanjutan)
114
Gambar 3.20. Bagan Alir Proses Penanganan Keluhan Eksternal pada Bagian Estate
115
Gambar 3.21. Bagan Alir Proses Pemungutan Iuran Bulanan Penghuni pada
Bagian Estate
116
Gambar 3.21. Bagan Alir Proses Pemungutan Iuran Bulanan Penghuni pada
Bagian Estate (Lanjutan)
117
Gambar 3.22. Bagan Alir Proses Pembuatan Laporan pada Bagian Estate
118
3.7. Modul-modul dan Menu yang Tersedia dalam Sistem IFCA
Menu-menu yang tersedia dalam sistem IFCA dikelompokkan ke
dalam 4 level menu. Hal ini digunakan untuk memudahkan pengelompokkan
berbagai menu yang ada sehingga tiap kelompok menu memiliki tujuan
penggunaan yang jelas. Berikut adalah tampilan layar dari sistem IFCA beserta
penjelasan atas level menu.
Gambar 3.23. Tampilan Level Menu dalam Sistem IFCA
Selanjutnya akan diberikan daftar berbagai menu yang terdapat di
dalam sistem IFCA. Seluruh menu yang diberikan di bawah ini terbatas sesuai
dengan keempat bagian yang telah dibahas proses bisnisnya. Daftar seluruh menu
disajikan dalam bentuk tabel dengan keterangan sebagai berikut:
Level 1
Level 2 (Modul)
Level 3
Level 4 (Menu)
119
• Kolom “Menu” berisi nama menu pada sistem IFCA.
• Kolom “Penggunaan Menu” berisi pernyataan “ya” ( ) atau “tidak” ( )
mengenai apakah menu digunakan oleh pengguna sistem dalam perusahaan,
tidak hanya terbatas pada keempat bagian yang telah dibahas proses bisnisnya.
• Kolom “Hak Akses Tiap Bagian” berisi pernyataan “ya” ( ) atau “tidak” ( )
mengenai apakah hak akses atas suatu menu perlu diberikan kepada keempat
bagian yang telah dibahas sebelumnya. Kolom ini dibagi lagi ke dalam empat
subkolom yang menunjukkan masing-masing bagian tersebut, yaitu:
a. GA: pemberian hak akses menu terhadap bagian General Affair.
b. MKT: pemberian hak akses menu terhadap Marketing Admin.
c. CR: pemberian hak akses menu terhadap bagian Customer Relation.
d. EST: pemberian hak akses menu terhadap Estate Admin.
• Kolom “Fungsi” berisi keterangan atas kegunaan dari masing-masing menu.
Selain itu, pada tabel akan dijumpai pula baris yang berisi langkah
level menu, secara berurutan, yang harus dipilih guna membuka suatu menu,
contoh:
Logistics → Purchase Order → Requisition
Level 1
Level 2 (Modul)
Level 3
120
120
Tabel 3.1. Penamaan Menu dan Tampilan atas Masing-masing Level Menu pada Sistem IFCA
3.7.1. Bagian General Affair (GA)
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Logistics → Purchase Order → Requisition
Purchase Requisition Entry –
MKG 1)
Untuk memasukkan data permintaan
pembelian
Requisition Approval – MKG Untuk melakukan persetujuan permintaan
pembelian
Cancel Approved Requisition Untuk membatalkan permintaan pembelian
yang telah disetujui
Purchase Requisition Report Untuk melihat dan mencetak seluruh
permintaan pembelian yang telah disetujui
1) MKG = Mall Kelapa Gading
121
121
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Logistics → Purchase Order → Requisition
Purchase Requisition Listing –
MKG
Untuk melihat dan mencetak semua
permintaan pembelian yang pernah dibuat,
beserta status untuk setiap permintaan
(approved, pending, atau cancel).
Print Purchase Request Cowell
Before
Untuk mencetak dokumen permintaan
pembelian sebelum disetujui
Print Purchase Request Cowell
After
Untuk mencetak dokumen permintaan
pembelian setelah disetujui
Logistics → Purchase Order → GRN1) Product
Goods Receive Note Entry Untuk memasukkan data penerimaan barang
1) GRN = Goods Receipt Note
122
122
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Logistics → Purchase Order → GRN Product
Post Goods Receive Note Untuk melakukan posting transaksi
penerimaan barang
Report GRN Audit Trail [MKG]
Untuk melihat dan mencetak laporan
penerimaan barang yang disertai jurnal
untuk transaksi tersebut
Print Bukti Terima Barang Untuk mencetak dokumen penerimaan
barang
Logistics → Purchase Order → GRN Service
Good Receipt Note - SPK1) Untuk memasukkan data penerimaan jasa
Pos Good Receipt Note - SPK Untuk melakukan posting transaksi
penerimaan jasa
1)SPK = Surat Perintah Kerja
123
123
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Logistics → Purchase Order → GRN Service
Print Bukti Terima Barang Jasa Untuk mencetak dokumen penerimaan jasa
Logistics → Purchase Order → GRN Return
Goods Receive Note Return Untuk memasukkan data pengembalian
barang yang telah diterima
Print GRN Return Listing Untuk melihat dan mencetak dokumen
pengembalian barang yang telah diterima
Post Goods Receive Note Return Untuk melakukan posting pengembalian
barang
Logistics → Purchase Order → Output
Purchasing Schedule Summary
Report
Untuk melihat dan mencetak laporan
ringkasan jadwal pembelian barang/jasa
124
124
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Logistics → Purchase Order → Output
Requisition Report Untuk melihat dan mencetak seluruh
permintaan pembelian yang telah disetujui
Purchase Order Status Report Untuk melihat dan mencetak status dari
masing-masing pesanan pembelian
Supplier Performance Report Untuk melihat dan mencetak laporan kinerja
para pemasok
Pricing History Report Untuk melihat dan mencetak laporan
mengenai harga barang yang pernah dibeli
Supplier Item Price Comparison
Untuk melihat dan mencetak laporan
perbandingan harga setiap barang dari
pemasok
125
125
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Logistics → Purchase Order → Output
Supplier Purchase Analysis
Untuk melihat dan mencetak rangkuman
pembelian dari pemasok selama bulan
tertentu
GL1) Interface Transaction
Report
- Menu Kosong-
Report PO2) Potong Termin
Untuk melihat dan mencetak laporan
pesanan pembelian untuk barang-barang
yang diminta oleh kontraktor
Report PO Cancel Untuk melihat dan mencetak laporan
pesanan pembelian yang pernah dibatalkan
1)GL = General Ledger 2)PO = Purchase Order
126
126
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Logistics → Purchase Order → Output
Report PO by Item Cd1)
Untuk melihat dan mencetak laporan
pesanan pembelian yang diurutkan
berdasarkan kode barang
Report Penerimaan Barang Untuk melihat dan mencetak laporan
penerimaan barang
1)Cd = Code
127
127
3.7.2. Bagian Marketing (MKT)
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Sales → Sales Administration → Setup
Sales Administration
Specification
Untuk mengatur default tipe transaksi untuk
berbagai transaksi dalam modul Sales
Administration
Property Type Master File
Untuk mengatur data master tipe-tipe rumah
(51/112, 67/144, dll.)
Lot Type Master File
Untuk mengatur data master tipe unit rumah
(standar, hook, dll.)
Block Master File
Untuk mengatur data master blok rumah
Zone Master File
Untuk mengatur data master zona rumah
128
128
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Sales → Sales Administration → Setup
Direction Master File
Untuk mengatur data master arah mata
angin
Unit of Measure Master File
Untuk mengatur data master satuan
pengukuran
Package Master File
Untuk mengatur data master hadiah
Lot Setup by Layout plan Cowell
- Menu Kosong-
Agent / Marketing Executive
Master Files
Untuk mengatur data master agen penjualan
Media Master File
Untuk mengatur data master media promosi
Discount Master File
Untuk mengatur data master diskon
129
129
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Sales → Sales Administration → Setup
Payment Plan Master File
Untuk mengatur data master rencana
pembayaran
Discount Mapping Master File
Untuk mengatur pemetaan diskon per tipe
rumah dengan cara pembayaran tertentu
COGS1) Component Master File
Untuk mengatur data master komponen cost
code (Tanah, Infrastruktur, Bangunan, atau
Utilitas)
Lot Master File Cowell
Untuk mengatur data master lot rumah
Sales → Sales Administration → Hold/Release Unit
Hold Release Unit By Board
Director
Untuk menahan atau melepaskan kembali
lot tertentu
1)COGS = Cost of Goods Sold
130
130
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Sales → Sales Administration → Hold/Release Unit
Print Hold Release Unit By
Board Director
Untuk melihat dan mencetak lot yang
ditahan atau dilepaskan kembali
Sales → Sales Administration → Booking
Booking Entry
Untuk memasukkan data booking
Booking Entry – Cowell
Untuk memasukkan data pemesanan
sementara
Print Booking List Cowell
Untuk mencetak daftar pemesanan
sementara
Sales Registration – Cowell
Untuk mengubah data pemesanan sementara
menjadi data booking
Cancel Booking Entry – Cowell
Untuk membatalkan pemesanan sementara
131
131
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Sales → Sales Administration → Booking
Post Cancel Booking Entry -
Cowell
Untuk melakukan posting pembatalan
pemesanan sementara
Edit Booking Entry
Untuk mengubah data booking
PPJB1) & AJB2) Entry
Untuk memasukkan nomor dan tanggal
PPJB atau AJB
Booking Entry Thru Floor Plan
– Cowell
- Menu Kosong-
Mail Merge Surat Pemesanan
Untuk mencetak dan melakukan pengeditan
Surat Pemesanan
Mail Merge PPJB
Untuk mencetak dan melakukan pengeditan
PPJB
1)PPJB = Perjanjian Pengikatan Jual Beli 2)AJB = Akte Jual Beli
132
132
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Sales → Sales Administration → Booking
Mail Merge Berita Acara Serah
Terima
Untuk mencetak dan melakukan pengeditan
Berita Acara Serah Terima
Mail Merge Pinjam Pakai
Untuk mencetak dan melakukan pengeditan
dokumen Pinjam Pakai
Mail Merge Rubah Cara Bayar
@ Ganti
Untuk mencetak dan melakukan pengeditan
formulir perubahan cara pembayaran
Form Freelance
Untuk mencetak formulir penggunaan
tenaga kerja dengan sistem alih kontrak
Form Permintaan Discount
Untuk mencetak Form Permintaan Discount
Khusus atas potongan harga yang diminta
pelanggan
133
133
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Sales → Sales Administration → Cancel
Sales Cancellation
Untuk membatalkan booking
Post Sales Cancellation
Untuk melakukan posting pembatalan
booking
Print Form Pembatalan bfr
Untuk mencetak dokumen pembatalan
booking sebelum dilakukan posting
Print Form Pembatalan aft
Untuk mencetak dokumen pembatalan
booking setelah dilakukan posting
Sales → Sales Administration → Transfer Unit
Transfer Unit
Untuk memasukkan data perpindahan
pemesanan lot
134
134
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Sales → Sales Administration → Transfer Unit
Pindah Kavling
Untuk mencetak formulir Permohonan
Pindah Kavling
Sales → Sales Administration → Activity Unit
Lot Activity Specification
???
Lot Activity Entry
???
Lot Activity Status
???
Lot Activity Type
???
PO – Delivery Date
???
Sales → Sales Administration → Listing
Print Property Type Master File
Untuk menampilkan dan mencetak daftar
tipe-tipe rumah
135
135
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Sales → Sales Administration → Listing
Print Lot Type Master File
Untuk menampilkan dan mencetak daftar
tipe unit rumah
Print Block Master File
Untuk menampilkan dan mencetak daftar
blok rumah
Print Zone Master File
Untuk menampilkan dan mencetak daftar
zona rumah
Print Direction Master File
Untuk menampilkan dan mencetak daftar
arah mata angin
Print UoM 1) Master File
Untuk menampilkan dan mencetak daftar
satuan pengukuran
1)UoM = Unit of Measure
136
136
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Sales → Sales Administration → Listing
Print Package Master File
Untuk menampilkan dan mencetak daftar
hadiah
Print Lot Master File
Untuk menampilkan dan mencetak daftar lot
rumah
Print Agent Master File
Untuk menampilkan dan mencetak daftar
agen penjualan
Print Media Master File
Untuk menampilkan dan mencetak daftar
media promosi
Print Debtor Type Master File
Untuk menampilkan dan mencetak daftar
tipe debitur
137
137
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Sales → Sales Administration → Listing
Print Discount Master File
Untuk menampilkan dan mencetak daftar
diskon
Print Payment Plan Master
Untuk menampilkan dan mencetak daftar
rencana pembayaran
Print Debtor Listing
Untuk menampilkan dan mencetak daftar
debitur (pelanggan)
Sales → Sales Administration → Report Sales
Print Sales Report cwl
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
penjualan lot
Print Cancellation Report
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
pembatalan booking
138
138
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Sales → Sales Administration → Report Sales
Report Sales By Religion
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
jumlah lot yang terjual dan dibatalkan
berdasarkan agama
Report Sales By Media
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
jumlah lot yang terjual dan dibatalkan
berdasarkan media promosi
Report Sales By Payment Plan
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
jumlah lot yang terjual dan dibatalkan
berdasarkan rencana pembayaran
139
139
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Sales → Sales Administration → Report Sales
Report Sales By STR1)
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
penjualan berdasarkan rencana serah terima
rumah
Report Sales By Type
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
jumlah lot yang terjual dan dibatalkan
berdasarkan tipe-tipe rumah
Report Sales By Address
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
jumlah lot yang terjual dan dibatalkan
berdasarkan kota asal pelanggan
Print Lot Status Cowell
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
status atas lot yang tersedia
1)STR = Serah Terima Rumah
140
140
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Sales → Sales Administration → Report Sales
Print Sales Status Cowell
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
status penjualan lot (sudah lunas, on
progress, atau dibatalkan)
Report Status Pembayaran
Komisi
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
status pembayaran komisi
Report Stock Unit
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
status lot serta kemajuan pembangunannya
Report Stock By Type
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
total lot yang tersedia beserta persentase lot
tersebut berdasarkan status pemesanannya
141
141
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Sales → Sales Administration → Report Sales
Report Penjualan & Pembatalan
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
penjualan dan pembatalan
Report Status Pembayaran
Komisi
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
status pembayaran komisi
Sales → Sales Administration → Output
Print Sales Listing
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
booking beserta rincian harga yang telah
disepakati
142
142
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Sales → Sales Administration → Output
Print Price Component Report
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
penjualan beserta perincian harga yang telah
disepakati. Perincian harga tersebut
ditelusuri ke dalam komponennya (misal:
tanah, bangunan, dan surat-surat)
Print Lot Status
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
status atas lot yang tersedia. Berbagai data
atas lot disajikan secara lebih mendetail
Print Lot Master File
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
tentang lot secara terperinci beserta harga
jual lot
143
143
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Sales → Sales Administration → Output
Print Billing Schedule cwl
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
penagihan pembayaran
Report Insentif Sales MMR
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
pembayaran insentif agen penjualan proyek
Melati Mas Residence
Report Insentif Sales SP
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
pembayaran insentif agen penjualan proyek
Serpong Park
Report Insentif Sales ST
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
pembayaran insentif agen penjualan proyek
Serpong Terrace
144
144
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Sales → Sales Administration → Output
Sales Report For Legal
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
penjualan untuk bagian Legal
Berita Acara Serah Terima
Untuk menampilkan dan mencetak Berita
Acara Serah Terima atas pembelian rumah
oleh pelanggan
Print Sales Cancellation Cowell
- Menu Kosong -
Report detail sales cwl
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
kemajuan penjualan masing-masing lot
(termasuk harga jual, penerimaan
pembayaran hingga saat ini, persentase
pembangunan, dan realisasi serah terima)
145
145
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Sales → Sales Administration → Output
Report summary sales cwl
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
ringkasan (total) kemajuan penjualan
(termasuk harga jual, penerimaan
pembayaran hingga saat ini, persentase
pembangunan, dan realisasi serah terima).
146
146
3.7.3. Bagian Customer Relation (CR)
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Front Office → Customer Service → Setup
Customer Service Specification
Untuk mengatur default tipe transaksi untuk
berbagai transaksi dalam modul Customer
Service
Complain Source Master File
Untuk mengatur data master sumber
keluhan penghuni
Labour Master File Untuk mengatur data master bagian (divisi)
yang menangani keluhan penghuni
Feedback Master File Untuk mengatur data master status keluhan
penghuni
147
147
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Front Office → Customer Service → Setup
Item Master File
Untuk mengatur data master item barang
yang diajukan keluhan
Front Office → Customer Service → Service
Customer Service Multi
Untuk memasukkan data keluhan penghuni
Customer Service Entry Listing
Untuk menampilkan dan mencetak daftar
keluhan yang pernah dilayangkan penghuni
Customer Service Entry Multi
Listing
Untuk menampilkan dan mencetak daftar
keluhan dan masalah yang harus ditangani
dalam keluhan tersebut
148
148
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Front Office → Customer Service → Assign
Customer Service Assignment
Entry Multi
Untuk membagi penugasan keluhan ke
bagian yang bertanggung jawab
Customer Service Assignment
Listing
Untuk menampilkan dan mencetak daftar
keluhan dan masalah yang harus ditangani
beserta bagian yang bertanggung jawab
Print SRF1) Assignment
Untuk mencetak dokumen penugasan
kepada bagian yang menangani keluhan
penghuni
1)SRF = Service Form
149
149
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Front Office → Customer Service → Update
Customer Service Status Update
Untuk memperbarui status keluhan dan
memasukkan pekerjaan yang telah
dilakukan sehubungan dengan keluhan
tersebut
Print SRF1) Update
Untuk menampilkan dan mencetak hasil
pembaruan keluhan beserta pekerjaan yang
telah dilakukan
Front Office → Customer Service → Close
Close SRF Transaction Untuk menutup keluhan penghuni ketika
pekerjaan telah selesai
1)SRF = Service Form
150
150
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Front Office → Customer Service → Close
Close SRF Transaction Listing Untuk menampilkan dan mencetak daftar
keluhan yang telah ditutup (diselesaikan)
Front Office → Customer Service → Output
Customer Service Analysis By
Service
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
analisa penanganan keluhan penghuni
Parts Utilization Report
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
penggunaan item dalam menangani keluhan
penghuni
Manpower Utilization Report
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
penggunaan tenaga kerja dalam menangani
keluhan penghuni
151
151
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Front Office → Customer Service → Output
SRF Aging Report – All Status
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
keluhan yang pernah dilayangkan dan diurut
berdasarkan umur keluhan tersebut
Customer Service Status Report
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
keluhan secara lengkap , termasuk masalah
yang harus ditangani, pembagian tugas,
pekerjaan yang telah dilakukan, beserta
status keluhan tersebut
Feed Back Analysis Report
Untuk menampilkan dan mencetak daftar
umpan balik dari penghuni atas hasil
pengerjaan keluhan
152
152
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Front Office → Customer Service → Output
Print Permohonan Perbaikan Untuk mencetak Formulir Permohonan
Perbaikan
153
153
3.7.4. Bagian Estate (EST)
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Front Office → Estate Management → Setup
Est.Mgm. – Charges M/F
- Menu Kosong -
Est.Mgm. – Income M/F1)
Untuk mengatur data master penerimaan
iuran dari penghuni
Front Office → Estate Management → Import Handover Lot
Est.Mgm. – Import Handover
Lot
Untuk mendaftarkan lot yang telah
dilakukan serah terima
Maping Customer Estate
Untuk memetakan tagihan iuran bulanan ke
dalam lot yang telah dilakukan serah terima
1)M/F = Master File
154
154
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Front Office → Estate Management → Charges Requisition [Internal]
Est.Mgm. – Charges Requisition
- Menu Kosong -
Est.Mgm. – Charges Request
Approval
- Menu Kosong -
Front Office → Estate Management → Billing Schedule
Est.Mgm. – Generate Billing
Schedule
Untuk menghasilkan jadwal penagihan iuran
bulanan untuk masing-masing lot
Est.Mgm. – Billing Shedule
Enquiry
Untuk melihat jadwal penagihan iuran
bulanan yang telah dibuat sebelumnya untuk
masing-masing lot
155
155
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Front Office → Estate Management → Cash Receipt [External]
Est.Mgm. – Receipt Entry
Untuk memasukkan data penerimaan iuran
bulanan
Est.Mgm. – Receipt Verification Untuk memeriksa data penerimaan iuran
bulanan
Est.Mgm. – Receipt Verification
Posting
Untuk melakukan posting hasil pemeriksaan
penerimaan iuran bulanan
Front Office → Estate Management → Output
Print Estate Management Lot
Untuk menampilkan dan mencetak daftar lot
yang telah dilakukan serah terima
Print Official Receipt Estate
Untuk mencetak kwitansi penerimaan kas
dari penagihan iuran bulanan
156
156
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Front Office → Estate Management → Output
Surat Tagihan – Estate
Untuk mencetak Kartu Iuran Bulanan
penghuni
Listing Estate
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
penerimaan iuran pada bulan tertentu
Report Estate (Lunas)
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
iuran bulanan yang telah dilunasi selama
setahun untuk masing-masing lot
Report Estate (Belum Lunas)
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
iuran bulanan yang belum dilunasi selama
setahun untuk masing-masing lot
157
157
Menu Penggunaan
Menu
Hak Akses Tiap Bagian Fungsi
GA MKT CR EST
Front Office → Estate Management → Output
Laporan Penerimaan Iuran
Bulanan
Untuk menampilkan dan mencetak laporan
penerimaan iuran pada bulan tertentu
158
3.8. Permasalahan yang Dihadapi
Berdasarkan prosedur bisnis yang dijalankan PT. Cowell dalam
kesehariannya, ditemukan beberapa proses yang tidak efisien sehingga
memperlambat aliran transaksi dan informasi. Selain itu juga ditemukan adanya
permasalahan dalam penggunaan sistem IFCA, tempat seluruh data transaksi di-
input dan diproses menjadi informasi yang berguna.
Adapun permasalahan secara umum terkait proses bisnis yang
ditemukan adalah sebagai berikut:
• Terdapat prosedur bisnis dimana beberapa dokumen harus dicetak melalui
sistem IFCA sebelum dan sesudah disetujui oleh atasan. Selain itu, terdapat
beberapa dokumen yang harus diberikan kepada supplier meskipun bukan
merupakan dokumen eksternal sehingga siklus pemrosesan menjadi lebih
lama dan menimbulkan kesulitan bagi pihak eksternal yang mengadakan
transaksi dengan perusahaan.
• Beberapa pejabat perusahaan, seperti Supervisor, Manager, dan GM, belum
memanfaatkan sistem IFCA. Berbagai pelaporan yang dibutuhkan oleh
beberapa pejabat tersebut masih diberikan dalam bentuk cetakan (hardcopy),
yaitu pada bagian General Affair, Marketing, dan Estate.
Sedangkan permasalahan secara umum terkait sistem IFCA yang
ditemukan adalah sebagai berikut:
• Penamaan menu yang tidak konsisten.
159
• Terdapat duplikasi fungsi dan nama menu.
• Cukup banyak menu yang tidak digunakan atau pun yang fungsinya tidak
diketahui oleh pengguna sistem.
• Masalah hak akses bagi para pengguna sistem yang dapat mengakses beberapa
menu yang tak berhubungan dengan job desc mereka.
• Pengguna sistem sering kali kurang memahami atau lupa cara melakukan entri
data pada menu-menu tertentu sehingga tingkat eror sistem akibat kesalahan
entri masih cukup tinggi.
• Kelemahan teknis menu atas user interface, seperti kurangnya penjelasan
mengenai tipe atau format data yang dapat atau harus dientri serta pemberian
nama field yang kurang jelas.
3.9. Usulan Pemecahan Masalah
Atas berbagai permasalahan yang dapat menimbulkan inefisiensi
operasional perusahaan sebagaimana telah disebutkan di atas, akan diberikan
usulan-usulan sebagai berikut. Narasi dan dokumentasi atas usulan yang diberikan
akan dibahas pada bab selanjutnya.
Solusi yang dapat diusulkan untuk berbagai permasalahan terkait
proses bisnis adalah:
• Memperbaiki proses bisnis yang sedang berjalan, dengan dibuat lebih
sederhana namun tetap memberikan pengendalian internal yang baik.
160
• Mengusulkan penggunaan sistem IFCA bagi para pejabat perusahaan,
terutama untuk melihat berbagai laporan yang disediakan oleh sistem. Hal ini
dilakukan untuk mengurangi biaya dan waktu yang dibutuhkan untuk
memperoleh informasi.
Selanjutnya, solusi yang dapat diusulkan untuk berbagai permasalahan
terkait sistem IFCA adalah:
• Pemberian nama baru untuk beberapa menu agar lebih jelas dan konsisten.
• Menghilangkan duplikasi pada fungsi dan nama menu.
• Penghapusan beberapa menu yang tak ada isinya dan yang tidak terlalu
penting kegunaannya.
• Perbaikan atas hak akses bagi para pengguna sistem agar hanya dapat
mengakses berbagai menu yang sesuai dengan job desc mereka.
• Pembuatan user manual untuk para pengguna sistem sebagai acuan dalam
melakukan entri data dan membantu pemahaman atas berbagai menu yang
belum pernah atau jarang digunakan.
• Melakukan evaluasi terhadap tampilan pengguna berbagai menu transaksi.
3.10. Length of Effort (LoE)
Length of Effort memberikan gambaran mengenai berbagai kegiatan
yang dilaksanakan selama praktik magang berlangsung di PT. Cowell.
161
161
Tabel 3.2. Deskripsi Hasil Kegiatan selama Praktik Internship di PT. Cowell (Length of Effort)
No Tanggal Jam
Kehadiran Materi Rincian Aktivitas
1. 15 Sep 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Perkenalan
kegiatan usaha
perusahaan
Perkenalan sistem
IFCA
• Melakukan presentasi awal tentang apa yang akan dilakukan di dalam
perusahaan.
• Briefing sekilas mengenai proses bisnis dari PT Cowell terkait dengan
modul Sales, berisi keterangan singkat atas seluruh proses yang
dijalankan dalam siklus pendapatan.
• Demonstrasi sekilas penggunaan sistem IFCA, dimana ditunjukkan cara
penginputan data dan mengakses serta menghasilkan laporan melalui
sistem.
2. 17 Sep 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Konfigurasi User
Menu
• Melakukan perbaikan dan pencocokkan User Menu pada sistem IFCA
antara Head Office (Cowell) dengan berbagai anak perusahaan.
• Melakukan konfigurasi untuk bagian Accounting. Ketidakcocokan dan
perbaikan dilaporkan kepada IFCA Supervisor.
3. 21 Sep 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Konfigurasi User
Menu
• Diberi pengarahan tentang cara mengambil menu dari Object Library
guna menambahkan menu-menu yang tidak ada dalam proyek lain,
sebagaimana diperlukan pada HO.
• Diberi pengarahan tentang pengeditan (rename) menu yang sebenarnya
162
162
sama namun dituliskan dan diletakkan sebagai menu yang berbeda.
• Konfigurasi dilakukan untuk Bagian Project.
4. 22 Sep 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Konfigurasi User
Menu
• Konfigurasi dilakukan untuk bagian General Affair dan Purchasing.
5. 01 Okt 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Konfigurasi User
Menu
Wawancara
Pengguna Sistem
IFCA
• Konfigurasi dilakukan untuk bagian Marketing.
• Melakukan wawancara kepada Marketing Admin dan Promotion Admin
pada kantor pemasaran di wilayah Serpong (Melati Mas Residence).
• Melakukan wawancara mengenai proses bisnis yang sedang berjalan,
laporan yang dihasilkan dan dibutuhkan.
• Mengamati cara penggunaan sistem IFCA (menu-menu yang dipakai
sehari-harinya dan fungsi dari menu), serta menanyakan keluhan atau
masalah yang sering dialami terhadap sistem IFCA.
6. 06 Okt 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Wawancara
Pengguna Sistem
IFCA
• Melakukan wawancara kepada Estate Admin dan bagian GA pada kantor
Departemen Estate di wilayah Serpong.
• Melakukan wawancara mengenai proses bisnis yang sedang berjalan,
laporan yang dihasilkan dan dibutuhkan.
• Mengamati cara penggunaan sistem IFCA (menu-menu yang dipakai
sehari-harinya dan fungsi dari menu), serta menanyakan keluhan atau
masalah yang sering dialami terhadap sistem IFCA.
163
163
7. 12 Okt 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Pembuatan User
Manual
Sales
Administration
• Diberikan briefing tentang pembuatan user manual sesuai standar ISO
dan diberikan contoh format user manual yang diinginkan.
• Diberikan pengarahan tentang menu-menu pada modul Sales
Administration, cara pengoperasiannya, dan batasan-batasannya.
• User Manual untuk modul Sales Administration diselesaikan hingga
menu Setup (Master File).
8. 13 Okt 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Pembuatan User
Manual
Sales
Administration
• User Manual telah diselesaikan untuk berbagai Transaction Files (menu
level 3 - Booking, Hold/Release Unit, Cancel, dan Transfer Unit).
9. 19 Okt 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Pembuatan User
Manual
Sales
Administration
• User Manual telah diselesaikan untuk berbagai Reports (menu level 3 -
Listing, Report Sales, Output)
10. 20 Okt 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Pembuatan User
Manual
Customer Relation
• Melakukan pengeditan terakhir pada user manual untuk modul Sales
Administration dan memberikannya kepada IFCA Supervisor.
• Diberikan penjelasan tentang Sales Recognition dan alasan tidak
dimasukkannya ke dalam lingkup user manual.
• Diberikan pengarahan tentang menu-menu pada modul Customer
Relation, cara pengoperasiannya, dan batasan-batasannya.
164
164
• User Manual telah diselesaikan untuk berbagai transaksi pada modul
Customer Relation.
11. 22 Okt 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Pembuatan User
Manual
Contractor
Management
• Melakukan pengeditan terakhir pada user manual untuk modul
Customer Relation dan memberikannya kepada IFCA Supervisor.
• Diberikan pengarahan tentang menu-menu pada modul Contractor
Management, cara pengoperasiannya, dan batasan-batasannya.
• User manual telah diselesaikan untuk bagian pembukaan.
12. 26 Okt 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Pembuatan User
Manual
Contractor
Management
• User Manual telah diselesaikan untuk beberapa transaksi (menu level 3
– Contract Award)
13. 27 Okt 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Pembuatan User
Manual
Contractor
Management
User Summary Log
• User Manual telah diselesaikan untuk beberapa transaksi (menu level 3
– Contract Progress)
• Diberikan pengarahan tentang pembuatan User Summary Log dari
sistem IFCA
• Merangkum User Summary Log dari sistem IFCA
14. 29 Okt 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Pembuatan User
Manual
Contractor
Management
• User Manual telah diselesaikan untuk beberapa transaksi (menu level 3
– Variation Order, Contract Closing, Contract Termination)
• Menyelesaikan pembuatan rangkuman User Summary Log.
165
165
15. 02 Nov 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Mengikuti rapat
dan membuat
notulen
• Mengikuti rapat antara bagian Project dan IFCA Supervisor dalam
membahas modul Contractor Management.
• Membuat notulen rapat atas hasil rapat tersebut.
16. 03 Nov 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Mengikuti rapat
dan membuat
notulen
• Melakukan pengeditan terakhir pada user manual untuk modul
Contractor Management dan memberikannya kepada IFCA Supervisor.
• Mengikuti rapat antara bagian Marketing dengan IFCA Supervisor
dalam membahas modul Sales Administration.
• Membuat notulen rapat atas hasil rapat tersebut.
17. 05 Nov 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Mengikuti rapat
dan membuat
notulen
• Mengikuti rapat antara bagian Purchasing dengan IFCA Supervisor
dalam membahas modul Logistics
• Mengikuti rapat antara bagian Finance dengan IFCA Supervisor dalam
membahas modul Back Office.
• Membuat notulen rapat atas hasil rapat tersebut.
18. 09 Nov 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Pembuatan User
Manual
Estate
Management
• Diberikan pengarahan tentang menu-menu pada modul Estate
Management, cara pengoperasiannya, dan batasan-batasannya.
• User Manual telah diselesaikan untuk sebagian transaksi (setting
penerimaan iuran bulanan).
19. 10 Nov 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Pembuatan User
Manual
Estate
• User Manual telah diselesaikan untuk sebagian transaksi (penerimaan
iuran bulanan dan pembuatan laporan).
• Melakukan pengeditan terakhir pada user manual untuk modul Estate
166
166
Management
List Formulir
Perbaikan Data
Management dan memberikannya kepada IFCA Supervisor.
• Membuat list atas formulir perbaikan data yang telah dikelompokkan ke
dalam Bindex (bukti fisik).
20. 12 Nov 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Mengikuti rapat
dan melakukan
wawancara
• Mengikuti rapat antara bagian Promotion, Planning, dan Legal dengan
IFCA Supervisor dalam membahas modul Estate Management.
• Melakukan wawancara kepada Project Admin pada kantor Departemen
Teknik di wilayah Serpong.
• Melakukan wawancara mengenai proses bisnis yang sedang berjalan,
laporan yang dihasilkan dan dibutuhkan.
21. 15 Nov 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Mengikuti rapat
dan membuat
notulen
Wawancara ulang
• Mengikuti rapat antara bagian Estate dengan IFCA Supervisor dalam
membahas modul Estate Management.
• Melakukan wawancara ulang dengan bagian Promotion, Marketing, dan
Estate mengenai otorisasi dokumen dan tembusannya.
22. 16 Nov 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Pembuatan User
Manual
Logistics
• Diberikan pengarahan tentang menu-menu pada modul Logistics, cara
pengoperasiannya, dan batasan-batasannya (hanya sebatas untuk bagian
GA).
• User Manual telah diselesaikan untuk beberapa transaksi (menu level 3
– Requisition)
23. 18 Nov 2010 08.00 – 17.00 Pembuatan User • User Manual telah diselesaikan untuk beberapa transaksi (menu level 3
167
167
8 jam Manual
Logistics
– GRN Product dan GRN Service).
24. 19 Nov 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Pembuatan User
Manual
Logistics
Penggunaan menu
transaksi pada
sistem IFCA
• User Manual telah diselesaikan untuk beberapa transaksi (menu level 3
– Inventory Issue, Inventory Receipt dan Output).
• Menggunakan sistem IFCA untuk mencoba memasukkan data-data
(Training) yang berhubungan dengan kegiatan bagian Marketing pada
modul Sales Administration.
• Menggunakan sistem IFCA untuk mencoba memasukkan data-data
(Training) yang berhubungan dengan kegiatan bagian CR pada modul
Customer Relation.
25. 26 Nov 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Penggunaan menu
transaksi pada
sistem IFCA
• Menggunakan sistem IFCA untuk mencoba memasukkan data-data
(Training) yang berhubungan dengan kegiatan bagian GA pada modul
Logistics.
• Menggunakan sistem IFCA untuk mencoba memasukkan data-data
(Training) yang berhubungan dengan kegiatan bagian Estate pada
modul Estate Management.
26. 29 Nov 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Pembuatan Job
Rules bagian
Purchasing
• Diberikan pengarahan tentang menu-menu apa saja yang seharusnya
ditangani oleh bagian Finance yang menangani pembelian dan batasan-
batasannya (hanya sebatas untuk bagian Finance yang menangani
pembelian).
168
168
• Membuat Job Rules untuk bagian Finance yang menangani pembelian
sesuai dengan arahan yang telah diberikan.
27. 30 Nov 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Pembuatan Job
Rules bagian
Finance Collection
• Diberikan pengarahan tentang menu-menu apa saja yang seharusnya
ditangani oleh bagian Finance yang menangani penerimaan uang dan
batasan-batasannya (hanya sebatas untuk bagian Finance Collection).
• Membuat Job Rules untuk bagian Finance Collection sesuai dengan
arahan yang telah diberikan.
28. 03 Des 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Penyelesaian Job
Rules bagian
Finance Collection
dan pembuatan Job
Rules bagian Kasir
• Menyelesaikan Job Rules untuk bagian Finance Collection.
• Diberikan pengarahan tentang menu-menu apa saja yang seharusnya
ditangani oleh bagian Finance Kasir dan batasan-batasannya (hanya
sebatas untuk bagian Finance Kasir).
• Membuat Job Rules untuk bagian Finance Kasir sesuai dengan arahan
yang telah diberikan.
29. 08 Des 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Penyelesaian Job
Rules bagian
Finance Kasir dan
pembuatan Job
Rules bagian
Finance Account
Payable & KPR
• Menyelesaikan Job Rules untuk bagian Finance Kasir.
• Diberikan pengarahan tentang menu-menu apa saja yang seharusnya
ditangani oleh bagian Finance Account Payable dan Finance KPR serta
batasan-batasannya (hanya sebatas untuk bagian Finance Account
Payable dan Finance KPR).
169
169
30. 10 Des 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Pembuatan Job
Rules bagian
Finance Account
Payable & KPR
• Membuat Job Rules bagian Finance Account Payable dan Finance KPR.
31. 15 Des 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Wawancara
pengguna sistem
IFCA
• Melakukan wawancara ulang kepada Marketing Admin dan Promotion
Admin pada kantor pemasaran di wilayah Serpong (Melati Mas
Residence).
• Melakukan wawancara ulang kepada Estate Admin dan bagian GA pada
kantor Departemen Estate di wilayah Serpong.
• Melakukan konfirmasi mengenai proses bisnis yang sedang berjalan,
laporan yang dihasilkan serta dibutuhkan, dan menu-menu yang
digunakan selama ini.
• Meminta contoh fotokopi formulir manual yang digunakan dalam
kegiatan operasional.
• Menanyakan keluhan atau masalah yang sering terjadi, baik oleh pihak
internal maupun eksternal dalam proses bisnis yang sedang berjalan.
32. 17 Des 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Pembuatan User
Manual untuk
bagian Finance
Account Payable &
• Diberikan pengarahan tentang menu-menu pada modul Back Office, cara
pengoperasiannya, dan batasan-batasannya (hanya sebatas untuk bagian
Finance Account Payable dan Finance KPR).
• Pembuatan User Manual telah diselesaikan untuk beberapa transaksi
170
170
KPR yang digunakan oleh bagian Finance Account Payable dan Finance
KPR.
33. 22 Des 2010 08.00 – 17.00
8 jam
Pembuatan User
Manual untuk
bagian Finance
Collection
• Diberikan pengarahan tentang menu-menu pada modul Back Office, cara
pengoperasiannya, dan batasan-batasannya (hanya sebatas untuk bagian
Finance Collection).
• Pembuatan User Manual telah diselesaikan untuk beberapa transaksi
yang digunakan oleh bagian Finance Collection.