Upload
lamxuyen
View
225
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
23
BAB III
OBJEK PENELITIAN
III.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT GARUDA MAINTENANCE FACILITIES (GMF) AEROASIA adalah salah
satu perusahaan perseroan terbatas yang mempunyai badan hukum dimana izin
pendiriannya dilaksanakan atas dasar suratvkeputusan Menteri Negara BUMN RI No S-
26 t1/M-BUMN/2002 pada tanggal 8 maret 2002, yang kemudian di tindaklanjuti
dengan pendirian anak perusahaan dengan akte pendirian PT GMF AA No. 93 tanggal
26 April 2002 yaitu dikeluarkan oleh kantor notaris Arry Aupratno, SH. Pada tanggal 19
Agustus 2002, GARUDA MAINTENANCE FACILITY yang selama ini menjadi unit
bisnis strategis, dari PT GARUDA INDONESIA resmi dipisah (spin off) menjadi PT
GARUDA MAINTENANCE FAILITY AERO ASIA.
Secara operasional perusahaan ini berada dibawah naungan PT GARUDA
INDONESIA, tapi sistem pelaporan keuangan dan sistem administrasinya secara resmi
terpisah dari induk PT Garuda Indonesia. Dengan demikian PT GMF Aero Asia
mempunyai tanggung jawab untuk memberikan dukungan dalam melaksanakan operasi
jasa penerbangan dan juga tetap mendukung operasi penerbangan Garuda.
Menghadapi era globalisasi ini dan berkaitan dengan semakin canggihnya
informasi serta teknologi khususnya yang mengarah pada dasar persaingan bebas, maka
perusahaan perlu mengantisipasi adanya persaingan tersebut yang pada dasarnya dapat
mengakibatkan terjadinya penurunan pendapatan, sehingga mau tidak mau perusahaan
dituntut untuk meningkatkan pelayanannya kepada pelanggannya, baik kepada Garuda
Indonesia maupun kepada perusahaan penerbangan lainnya agar dapat mempertahankan
24
kelangsungan operasionalnya, tentunya dengan tidak melanggar aturan perundang-
undangan serta norma-norma bisnis yang ada.
Dalam prakteknya, pengaruh eksternal dalam suatu persaingan umumnya terjadi
dalam hal penentuan biaya perawatan, sedangkan secara internal adalah ketepatan waktu
perawatan pesawat itu sendiri. Persaingan biaya perawatan pesawat terbang merupakan
persaingan bisnis yang sangat signifikan dan umum terjadi dalam dunia bisnis
penerbangan.
Sedangkan on-time performance dan kepuasan pelanggan tidak semua dimiliki
oleh semua penerbangan, dalam hal ini hanya perusahaan yang mempunyai viai kedepan
saja yang dapat melakukannya karena visi tersebut tertuang dalam ation plan yang hanya
ditetapkan dalam surat keputusan direksi. Apabila hal ini tidak dicermati dengan
seksama maka sedikit demi sedikit dapat menghancurkan keberadaan perusahaan.
III.2 Visi dan Misi Perusahaan
Adapun visi perusahaan sebagai berikut :
1. Menjadi perusahaan perawatan peswat terbang yang berkualitas tinggi
dan profitable.
2. Menjadi perusahaan yang berkembang dan memuaskan semua pihak
yang terlibat dengan peran penuh seluruh karyawan yang kompeten,
berintegritas,bersemangat,berpikir positif dan berhati jernih yang
mendedikasikan pekerjaan sebagai ibadah.
25
Adapun misi perusahaan sebgai berikut :
1. Memberikan pelayanan dan dukungan terhadap operator penerbangan
dengan memebrikan solusi dalam perawatan pesawat, mesin pesawat dan
komponen pesawat dalam hal kualitas, biaya, pengiriman dan service.
2. Melakukan perbaikan dan peningkatan kualitas kerja secara terus
menerus
3. Mengembangkan organisasi dan sumber daya manusia yang profesional.
4. meningkatkan pendapatan dan keuntungan
III.3 Bidang Usaha
Pada PT GMF AEROASIA yang merupakan objek penelitian perusahaan ini
beregerak di bidang usaha pada service pesawat, dan penyediaan suku cadang.
III.4 Fasilitas
GMF AeroAsia berdiri di atas lahan seluas 115 Ha di dalam kompleks Bandara
Internasional Soekarno-Hatta, Cengkareng, Banten. Semua fasilitas perawatan ini terdiri
dari bangunan 480.000 m2 termasuk di dalamnya tiga hangar, satu spares warehouse,
workshops, utility buildings, ground support equipment building, chemical stores,
engine test cell dan management building. Selain itu, GMF AeroAsia juga memiliki
sebuah apron yang mampu menangani 50 pesawat, taxiways, run-up bay dan waste
treatment area. Dengan lahan yang luas dan peralatan yang baik, GMF AeroAsia
memiliki kemampuan untuk melakukan major modification pada pesawat saat perawatan
besar-besaran. Proses pembangunan fasilitas ini dilakukan secara bertahap, sejak tahun
1986 hingga 1991, proses pembangunan ini terdiri dari pembangunan tempat parkir
26
pesawat dan run-up yang selesai pada tahun 1986, hangar II pada tahun 1987, hangar III
pada tahun 1988 dan hangar I pada tahun 1991. Pembangunan terakhir yang dilakukan
adalah pembangunan gedung serba guna dan manajemen pada tahun 1993, dalam rentan
waktu pembangunan pada tahun 1986-1991, juga dibangun sejumlah fasilitas pendukung
lainya seperti workshop I dan workshop II, general store, komplek ground support
equipment (GSE), tempat pengolahan limbah, engine shop, engine test cell,dan
sebagainya , khusus untuk pembangunan fasilitas engine test cell, pihak Garuda
Indonesia melalui pemerintah Indonesia mendapat pinjaman lunak dari pemerintah
Prancis.
Hangar I.
Sebenarnya dimaksudkan untuk perawatan Boeing 747. Hangar ini memiliki luas 22.000
m2 dan cukup untuk 2 pesawat Boeing 747. Dilengkapi dengan satu bay yang digunakan
untuk heavy maintenance dari Boeing 747, memperbarui kabin dan memodifikasi wing
pylon dari pesawat milik Garuda Indonesia dan klien GMF yang lain.
Gambar 3.1 Hangar I
27
Hangar II. Memiliki luas area 23.000 m2. Hangar ini terdiri dari tiga aircraft bays yang
digunakan untuk perawatan minor, A dan B check. Hangar ini dapat menampung satu
pesawat berbadan lebar dan satu pesawat berbadan kecil
dalam masing-masing bay.
Hangar III.
Memiliki luas area 23.000 m2. Hangar ini terdiri dari tiga aircraft bays dan digunakan
khusus untuk heavy maintenance, apabila diperlukan, layout dapat memuat satu pesawat
berbadan lebar dan satu pesawat berbadan kecil di masing-masing bay. Dilengkapi
dengan enam roofmounted cranes dan satu bay khusus yang dilengkapi dengan purpose-
built docking untuk memfasilitasi pengerjaan pada MD11/DC10 dan pesawat Airbus
berbadan lebar.
Workshop I.
Memiliki luas area 10.785 m². Workshop ini merupakan tempat perbaikan komponen
yang dilepas dari pesawat. Pada workshop I terdapat unit kerja seperti composit, sheet
metal, dan machining. Workshop ini mempunyai kemampuan untuk memperbaiki dan
merawat komponen Boeing 747, Boeing 737, Airbus 300, DC9, DC10, Fokker 28.
Diantara komponen pesawat yang bisa diperbaiki diantaranya yaitu flight control
surface, leading gear, break system and wheel, radar domes galeys, engine pylons, thust
reverse doors, dan perlengkapan kabin pesawat.
28
Workshop II.
Memiliki luas area 11.814 m². Workshop II merupakan bengkel untuk memperbaiki
komponen pesawat yang rusak, workshop ini memiliki 2 buah bengkel yaitu :
• IERA shop (Instrument Electronic Radio and Avionic)
Workshop ini dilengkapi dengan pendingin udara dan ruangan bebas debu, IERA
memiliki kemampuan memperbaiki dan merawat komponen pesawat seperti
flight instrument, navigation and communication instrument, radar flight, data
recorder dan instrument digital modern.
• ELMO shop (Electrical Maintenance and Oxygen)
Workshop ini untuk perbaikan dan perawatan sistem pneumatik dan hidrolik.
ELMO shop dilengkapi dengan CSD (constan speed drive) test stand, fuel flow
ring dan hidrolik test machine.
Utility Building.
Merupakan pusat kelistrikan GMF seluas 3.240 m². Fasilitas ini memuat peralatan utama
yang diperlukan sebagai sumber tenaga penggerak bagi fasilitas yang ada dilingkungan
GMF. Beberapa sumber tenaga penggerak ini yaitu generator, transformator serta air
pressure untuk keperluan hangar, bengkel dan gedung perkantoran.
Ground Support Equipment (GSE).
Fasilitas ini merupakan bengkel perawatan dan perbaikan semua peralatan penunjang
kebutuhan peasawat seluas 6.813 m². Pada tempat ini juga terdapat kendaraan untuk
mengangkut perlengkapan pesawat.
29
Engine Test Cell.
Merupakan ruangan khusus untuk menguji mesin pesawat yang telah atau yang akan
dioperasikan seluas 1.577 m². Pengujian ini bertujuan untuk menghindari hal-hal yang
tidak diinginkan akibat dari adanya kerusakan pada engine ketika pesawat dijalankan.
Fasilitas ini dapat melakukan pengetesan APU (Axulary Power Unit) yang memiliki
daya dorong sekitar 1.000 lb (240 KN) dan dilengkapi dengan pengontrol komputer
dalam pengoperasiannya, pengujian didalam engine test cell ini meliputi temparature,
vibration, thrust, speed N1&N2 dan fuel flow.
Industrial Waste Treatment.
Merupakan tempat khusus dengan luas 573 m² yang digunakan untuk menampung
limbah seperti sampah dan kotoran dari pesawat dan bengkel. Selain itu dilengkapi
dengan sistem pengolahan limbah yang baik sesuai dengan AMDAL.
Apron.
Merupakan tempat parkir pesawat yang akan mengalami perbaikan atau yang sudah
diperbaiki. Tempat ini mempunyai luas 343.650 m². Mampu menampung sekitar 50
pesawat yang terletak didepan seluruh hangar. Selain itu juga tempat ini dilengkapi oleh
dua buah bay untuk pencucian pesawat dan area seluas 15.625 m² untuk engine run-up
dan swing compas area.
30
Management Building.
Ruangan perkantoran yang digunakan sebagai tempat melakukan kegiatan administrasi
para karyawan dengan luas 17.000 m². Dilengkapi dengan ruangan pertemuan, ruangan
kelas, ruangan seba guna, ruangan ibadah, dan sarana olah raga.
III.5 Struktur Organisasi
Setiap perusahaan pada dasarnya menginginkan agar tujuan perusahaan dapat
tercapai, maka untuk mewujudkan itu diperlukan ada struktur organisasi karena struktur
organisasi merupakan salah satu hambatan yang memperlihatkan aspeek-aspek penting
dari perusahaan yang mencakup wewenang dan tanggung jawab masing-masing fungsi
perusahaan.
Selain perusahaan harus memiliki struktur organisasi dan uraian tugas mengenai
batasan wewenang dan tanggung jawab setiap karyawan, masih dibutuhkan pula
kemampuan pemimpin tertinggi perusahaan dalam mengarahkan dan mengendalikan
sumber daya manusia yang dimilikki oerganisasi dengan sebaik mungkin guna
mengembangkan rencana organisasi agar dapat bertahan dan terus berkembang
Adanya struktur organisasi yang baik memungkinkan penetapan serta pemisahan
wewenang dan tanggung jawab setiap individu dalam seluruh jenjang organisasi
sehingga tugas-tugasnya dapat dilaksanakan secara efektif, terarah serta penuh
tanggungn jawab. Hal ini tentu juga akan menimbulkan suasana kerja yang mendukung,
nyaman dan terjalinnysa kerjasama yang baik antara setiap karyawan perusahaan.
Struktur organisasi pada setiap perusahaan berbeda satu sama lainnya sebab
tergantung pada jenis usaha perusahaan, luas usaha, besarnya tujuan yang ingin dicapai
dan masalah yang dihadapi perusahaan tersebut sehingga demikian struktur organisasi
31
harus sesuai dengan kondisi dan situasi yang sedang dihadapi perusahaan yang
bersangkutan.
President & Chief executive officer (CEO) dalam kegiatan operasionalnya
membawahi Deputy president & Chief operating officer (COO) dalam pekerjaannya
membawahi Aircraft maintenance & Planning control, Line maintenance, Material
management, Engineering service, dan Base maintenance yang membawahi Base
maintenance, Component maintenance, Engine maintenance.
III.5.1 Uraian Tugas
Untuk mencapai tujuan perusahaan diperlukan adanya hubungan yang
baik antara karyawan dan pimpinan, sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan
efisien, efektif, dan ekonomis. Dengan semakin berkembanganya perusahaan
tersebut maka diperlukan adanya pendelegasian wewenang dan tanggung jawab
myang jelas dalam semua tingkatan dalam struktur organisasi, sehigga tujuan
perusahaan dapat tercapai.
Manusia merupakan unsur yang terpenting dalam suatu sistem organisasi
karena sebagai pelaksana memiliki karakteristik tingkat pendidikan dan keahlian
yang berbeda satu dengan yang lainnya. Maka diperlukan pembagian tugas dan
tanggung jawab untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan bidang keahlian
masing-masing.
Dari struktur organisasi yang ada pada PT. GMF AEROASIA, akan
diuraikan tugas dan tanggung jawab dari masin-masing jabatan dalam organisasi
sebagai berikut :
32
1. President CEO
Tugas dan tanggung jawab adalah :
a. Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan-kegiatan perusahaan yang
telah direncanakan.
b. Memeriksa, menganalisa, mengevaluasi serta menginterprestasikan
laporan-laporan berkala dari bawahannya.
c. Membuat dan mengesahkan kebijakan-kebijakan perusahaan
d. Memipmpin rapat direksi dan memberi petunjuk kepada bawahan
2. Deputy President & Coo
Tugas dan tanggung jawab adalah :
a. Bertanggung jawab atas kegiatan operasional perusahaan.
b. Memeriksa, menganalisa, mengevaluasi serta menginterprestasikan
laporan-laporan berkala dari bawahannya.
3. Corporate Development ang marketing
Tugas dan tanggung jawab adalah :
a. Bertanggung jawab terhadap pengembangan bisnis perusahaan
b. Mencari pekerjaan dari customer (pelanggan)
c. Meningkatkan hubungan bisnis dengan baik.
4. Base Operation
Tugas dan tanggung jawab adalah :
a. Menyelenggarakan dan melaksanakan pembinaan data
b. Menyelenggarakan pekerjaan / kegiatan staf dalam managemen
operasional
33
c. Melaksanakan pengkajian masalah-masalah yang berkaitan dengan
bidang operasional
5. Base maintenance
Tugas dan tanggung jawab adalah :
a. Kegiatan perawatan yang dilakukan di hangar yang meliputi :
1) Kegiatan perawatan struktur aircraft
2) Kegiatan perawatan struktur overhaul
3) Kegiatan perawatan struktur repair
6. Aircraft Engineering (TEA)
Tugas dan tanggung jawab adalah :
a. Bertugas untuk menganalisa proses perawatan pesawat secara langsung di
lapangan sehingga dapat meningkatkan kehandalan pesawat
7. Line Maintenance
Tugas dan tanggung jawab adalah :
a. Bertugas untuk mengecek dan memastikan kondisi pesawat dalam
keadaan baik
b. Bertugas untuk mengecek dan memastikan bahwa pesawat layak terbang.
8. Material Management
Tugas dan tanggung jawab adalah :
a. Bertugas untuk merencanakan dan mengendalikan material sesuai jumlah
dan mutu yang telah direncanakan pada waktu tertentu.
b. Bertugas untuk mendapatkan harga yang sesuai dalam melakukan
pembelian dan barang tersebut tersedia pada saat dibutuhkan
34
9. Treasury Management
Tugas dan tanggung jawab adalah :
a. Bertugas untuk memenuhi kebutuhan pendanaan dan menghindari resiko.
b. Bertugas untuk memperoleh informasi keuangan.
c. Bertugas untuk menjaga agar biaya dana yang terhimpun berada pada
titik terendah sementara harga jual dana mampu memperoleh harga
tertinggi sehingga spread margin akan dicapai pada titik maksimal.
10. Human Capital and Corporate Affairs
Tugas dan tanggung jawab adalah :
a. Bertugas sebagai komunikator antar personal dan divisi dalam organisasi
b. Bertugas sebagai mitra strategis dan mitra bisnis yang mampu
mendemontrasikan keahlian dan kecakapan dalam mengembangkan
prinsip-prinsip organisasi, penterjemah visi dan misi, mengetahui bisnis
proses serta bagaimana mengembangkan cara terbaik agar semakin
efisien dan efektif dalam menjalankan bisnis.
11. Corporate Development and ICT
Tugas dan tanggung jawab adalah :
a. Bertugas untuk memberikan keyakinan kepada klien.
b. Bertugas untuk mengkoordinasikan berbagai upaya untuk meningkatkan
probabilitas.
12. Corporate planning and development
Tugas dan tanggung jawab adalah :
a. Menyusun perencanaan, pelaksanaan, organisasi, dan mengadakan
kontrol tergadap fungsi planning untuk mencapai tujuan perusahaan
35
b. Mengembangkan bisnis dengan baik
13. Quality Assurance
Tugas dan tanggung jawab adalah :
a. Memonitor kinerja quality management system GMF AeroAsia.
b. Melaporkan hasil kerjanya kepada accountable manager dan executive
vice president GMF AeroAsia.
c. Kepala divisi quality assurance mempunyai akses langsung kepada
accountable manager dan executive vice president GMF AeroAsia
apabila ditemukan penyimpangan-penyimpangan pekerjaan yang tidak
sesuai dengan prosedur.
14. Corporate Secretary
Tugas dan tangung jawab adalah :
a. Bertugas untuk memberikan masukan kepada Team Leader atas hasil
pendekatannya dengan national society.
b. Memberkan masukan kepada direksi
15. Finance
a. Mencatat penerimaan kas dan pengeluaran kas di buku kas finance
b. Mengecek mutasi dan saldo bank setiap hari
c. Mengkontrol dan menerima penagihan dan pembayaran dari customer
d. Melakukan pembayaran hutang dan pengeluaran perusahaan
16. Accounting
a. Membuat laporan keuangan (GL, P&L, Jurnal) per bulan per perusahaan
b. Membuat laporan penjualan counter
c. Membuat laporan penjualan
36
17. Component Maintenance
a. Bertanggung jawab kepada perawatan dan testing komponen-komponen
pesawat
b. Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan masalh ke
engineer-an dan dokumen-dokumen yang harus ditetapkan secara efisien
dan efektif sehubungan dengan kewajiban untuk memenuhi persyaratan
yang telah ditetapkan oleh dinas kelayakan udara setempat, internasional,
pabrik, dan pelanggan
c. Bertanggung jawab terhadap kelengkapan peralatan suku cadang dan
material untuk perawatan komponen-komponen pesawat
d. Kepala divisi component maintenance juga memiliki hak untuk
mendelegasikan semua tugas-tugas kepada seorang asisten pembantu
yang telah memenuhi kualitas
18. Engineering service
a. Bertanggung jawab dalam melaksanakan proses analisa program
perawatan tersebut dapat berjalan efektif dan efisien
19. Learning Center and Knowledge Management
a. Menyiapkan para pekerja yang profesional dari segi tekhnis maupun
bisnis secara cepat
b. Memfasilitasi proses sharing session dan workshop
37
III.6 Kegiatan Perusahaan
Garuda Maintenance Facility (GMF) bergerak dalam bisnis yang mempunyai
kegiatan serta lingkup kerja :
1. Perawatan, perbaikan dan overhaul untuk airframe, komponen dan engine
pesawat.
2. Kalibrasi tool dan equipment
3. Pembuatan dan perawatan sarana pendukung pesawat
4. Service
III.7 Prosedur Pengadaan suku cadang pesawat
Proses Purchase Requisition (PR) and Quotation
1. Purchase requisition
Proses pertama yang dilakukan pada proses pembelian adalah penerimaan PR
dari planner dan memeriksa validitas sari PR tersebut. Validitas PR tersebut
terkait apakah sudah benar kuantitas pembelian, nomor komponen, dan
refrensinya. Apabila PR tidak valid akan dikembalikan kepada planner untuk
diperbaiki. Setelah PR yang diterima valid maka akan diperiksa apakah item
yang bersangkutan termasuk dalam consignment atau tidak. Apabila
diperiksa kontrak consignment masih valid atau tidak. Apabila masih valid
akan dibuat order pembelian atau langsung permintaan barang apabila PO
(purchase order) sudah tersedia.
2. Quotation/Bidding
Request for quotation (RFQ) akan dikeluarkaan oleh bagian pembelian
kepada supplier, Original equipment manufactur, dan manufaktur yang
38
tercatat dalam approved vendor list (AVL). Apabila sudah mencapai waktu
penutupan, bagian pembelian harus menutup quotation. Apabila jumlah
penawar kurang dari 3, quotation harus diulang kecuali supplier merupakan
OEM, nilai komponen kurang dari $5000, atau memang kebutuhan barang
sudah urgent sedangkan penawar yang masuk tidak lebih dari 3 (apabila
terjadi hal ini harus dilengkapi dengan berita acara). Apabila sudah
mendapatkan 3 quotations maka bagian pembelian harus bernegosiasi
mengenai harga, waktu pengantaran, aturan pembayaran, dan setelah itu
membuat laporan justifikasi dan perbandingan harga untuk menentukan
supplier yang dipilih.
39
Gambar 3.2 Bagan alir Prosedur Purchase requisition and Quotation
40
Proses Pembuatan purchase order proposal approval (POPA)
1. Bagian pembelian bertanggung jawab untuk membuat POPA yang dilampirkan
dengan:
a. Purchase requisition
b. Computer print out dari sitem SAP yang menyatakan stock status,
historical used and purchased
c. Price comparison
2. Bagian pembelian harus mengajukan persetujuan berupa tanda tangan dari pihak
manajemen untuk meneruskan POPA menjadi purchase order (PO). Wewenang
dan tanggung jawab persetujuan POPA terdapat dalam aturan manual pengadaan.
Misalnya apabila harga POPA melebihi $10000 harus ditandatangani oleh
manager, general manager, dan vice president
3. Jika POPA tidak disetujui, bagian pembelian harus memeriksa dan mengevaluasi
proposal untuk direvisi apabila diputuskan untuk direvisi, namun apabila
diputuskan untuk membatalkan POPA sepenuhnya maka proses pembelian akan
dihentikan dan pembeli harus menginformasikan planner untuk membatalkan
atau merivisi PR
4. Jika POPA disetujui proses akan berlanjut menuju tahapan selanjutnya, yaitu
pembuatan proses pembelian dengan keluarnya PO
41
Gambar 3.3 Bagan alir prosedur pembuatan purchase order proposal approval (POPA)
42
Proses pembelian dengan keluarnya PO
1. Setelah POPA disetujui PO baru bisa di print dan kembali diberikan kepada
pihak-pihak yang berwenang untuk disetujui kembali
2. PO yang diajukan harus dilampirkan dengan POPA yang sudah disetuhui
lengkap dengan lampirannya
3. Apabila PO sudah disetujui bagian pembelian dapat mengkonfirmasi ke supplier
atas permintaan barang
4. Jika dibutuhkan CIA, bagian pembelian akan membuat form overhead payment
ke bagian keuangan dan meminta kembali persetujuan dari pihak-pihak yang
berwenang untuk pembayaran CIA
5. Setelah CIA dibayar (apabila dibutuhkan), pembeli mengawasi lead time dari
material yang telah dijanjikan oleh supplier. Apabila mendekati8 batas waktunya,
bagian pembelian mengirimkan peringatan pertama sampai peringatan ketiga.
Apabila setelah peringatan ketiga barang juga belum sampai, bagian pembelian
harus membatalkan permintaan pembelian.
6. Bagian pembelian harus mengevaluasi apakah komponen tersebut masih
dibutuhkan atau tidak. Apabila masih dibutuhkan maka akan dilakukan
permintaan quotation ulang atau apabila komponen sudah urgent kebutuhannya
akan langsung melakukan permintaan kepada pemenang kedua di proses bidding
sebelumnya
7. Bagian pembelian harus memonitor komponen sampai komponen tersebut
diletakan di gudang. Apabila material mengalami masalah clearance atau
dibagian penerimaan (receiving), komponen akan masuk dalam pending
material.
43
Gambar 3.4 Bagan alir prosedur pembuatan proses pembelian dnegan keluarnya PO
44
Pending material
1. Bagian pembelian harus memeriksa setiap material yang terhambat dibagian
receiving atau inspection area
2. Apabila terdapat masalah bagian pembelian mengevaluasi penyebab
terhambatnya komponen dan mendiskusikan penyelesaian masalah
3. Bagian pembelian harus mengerti penyebab material terhambat seperti dokumen
yang tidak lengkap, perbedaan kuantitas, perbedaan nomor komponen, perbedaan
fisik, kerusakan, packaging yang cacat, dan lain-lain
4. Bagian pembelian mendiskusikan dengan supplier mengenai penyelesaian
masalah dari material pending
5. Apabila tidak memungkinkan untuk diselesaikan bagian pembelian memutuskan
untuk membatalkan pesanan dan mengembalikan barang ke supplier.
45
Gambar 3.5 Alir bagan pending material
46
Material storage
1. Bagian gudang menerima barang, yang dilengkapi dengan slip penerimaan
barang dan slip pembalikan barang
2. Petugas gudang akan memeriksa dan memastikan bahwa persyaratan berikut
terpenuhi :
a. Dokumen-dokumen selesai
b. Servicable tag sesuai dengan purchase order (PO) dan nomor requsition order
(RO) untuk penelusuran
c. Barang dalam kondisi yang baik
d. Kuantitas sesuai dengan barang
e. Menerima slip
3. Jika satu atau beberapa persyaratan tidak lengkap, petugas gudang harus menolak
dan mengembalikan barang tersebut dengan slip penerimaan ke distribusi dan
alasan mengapa menolak barang tersebut.
4. Jika semua telah dicek dan semua persyaratan lengkap, petugas gudang harus
menyelesaikan dan menandatangani slip penerimaan barang kemudian menulis
lokasi dipaket. Jika ada perubahan lokasi petugas gudang harus update dan
menuliskan lokasi yang baru di slip penerimaan barang. Seluruh proses tersebut
secara otomatis tercatat melalui SAP
5. Jika ada perbedaan fisik, bagian gudang harus membuat laporan dan melakukan
pembetulan dan meminta pengawas gudang jika terdapat kesulitan untuk
pembetulan.
6. Jika terdapat perbedaan kuantitas, bagian gudang harus membuat laporan untuk
investigasi dan stamp “cycle counting tidak sesuai” di slip penerimaan barang
47
7. Jika tidak terdapat perbedaan semuanya. Bagian gudang harus stamp “cycle
counting sesuai” di slip penerimaan barang
8. Petugas gudang harus mengembalikan slip penerimaan barang yang asli untuk
penerimaan atau distribusi unit dan menjaga copy-an nya.
Gambar 3.6 Alir bagan material storage
48
III.5.2 Gambar Bagan Struktur Organisasi PT. GMFA
Board of Management
Pesident & CEO
Deputy President &
COO
Corporate Development & Marketing
Finance
Human Capital & Corporate
Affair
Base Operation
VP Corporate Development
& ICT
VP Treasury Management
VP Accounting
VP Sales & Maeketing
VP Line Maintenance
VP Aircraft Maintenance Planning &
control
VP Material Management
VP Engineering
Services
VP Internal Audit & Control
VP Quality Assurance & saftety
VP Corporate Scretary
VP Base Maintenance
VP Component
Maintenance
VP Engine Maintenance
VP Learing Center &
Knowledge Management
VP Human Capital
Management