22

BAB III

PEMBAHASAAN

3.1 .Tinjauan Umum Organisasi

3.1.1 .Sejarah dan Perkembangan PT.Lima Inti Sinergi

PT.Lima Inti Sinergi adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang

layanan jasa Telekomunisasi dan Teknologi Informasi , layanan jasa instalasi

perangkat transmisi VSAT ( Verry Small Aperture Terminal) , Radio , CME (Civil

Mechanical Electrical ) dan BTS ( Base Tranceiver Station ) termasuk jasa

maintenance .

PT.Lima Inti Sinergi didirikan oleh team berpengalaman dalam pekerjaan

jasa telekomunikasi pada tanggal 17 Oktober 2013 berdasarkan akta Notaris Eka

Asri Maesari SH , MH,M.Kn, melalui Surat Keputusan No AHU-59774.AH.01.01

Tahun 2013, yang ditetapkan pada tanggal 19 november 2013 dan bertempat di Jl.

Palbatu 5 No 8 , RT 008 RW 004 Kel.Menteng Dalam, Tebet Jakarta Selatan.

Berkomitmen untuk memberikan layanan jasa berkualitas dengan harga

yang kompetitif guna memenuhi kebutuhan pelanggan.Memperkuat kolaborasi

dengan mitra bisnis melalui komunikasi dan kerja sama yang baik. Adapun visi

dan misi pada perusahaan PT Lima Inti Sinergi Jakarta adalah sebagai berikut.

23

Visi

Menjadi Perusahaan terbaik dalam memberikan layanan jasa di setiap

kegiatan usaha yang bertujuan untuk mencapai kepuasaan pelanggan dan mitra

bisnis .

Misi

PT.Lima Inti Sinergi didukung oleh tim terbaik yang memiliki semangat dan

telah berpengalaman dibidangnya untuk:

1. Memberikan layanan jasa berkualitas dengan harga yang kompetitif guna

memenuhi kebutuhan pelanggan .

2. Memperkuat kolaborasi dengan mitra bisnis melalui komunikasi dan kerja

sama yang baik.

3.1.2 Struktur Organisasi dan Tata Kerja PT. Lima Inti Sinergi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian

serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan

kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang diharapkan dan diinginkan .

Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan

antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi

dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan

wewenang siapa melapor kepada siapa , jadi ada satu pertanggung jawaban apa

yang dikerjakan

24

Berikut adalah gambar Bagan Struktur Organisasi Pengadaan Barang dari

PT. Lima Inti Sinergi :

Sumber : PT.Lima Inti Sinergi

Gambar III.1

Struktur Organisasi

Berdasarkan Struktur organisasi diatas dapat dipaparkan tugas dari

masing masing bagian ialah sebagai berikut :

1 . Project Manager

a. Membuat rencana kerja dan anggaran kerja dan anggaran konstruksi

b. Mengendalikan seluruh kegiatan konstruksi

c. Melakukan koordinasi dengan semua pihak terkait

d. Membangun komunikasi internal dan eksternal

e. Menetapkan kebutuhan sumber daya

f. Menentukan alternatif mencapai target

g. Menyetujui rencana dan metode kerja

h. Menunjuk pemasok dan subkontraktor

Project Manager

Lukmanul Hakim

PC

Delivery PC OSS

PC New

Site PC CME

PC

Logistik

PC New

Site

Teknisi Teknisi Teknisi Teknisi Teknisi Staff

Logistik

25

i. Tercapainya sasaran biaya, mutu,waktu, K3 dan lingkungan

j. Efisiensi dan efektivitas penggunaan sumber daya

k. Terkoordinasinya semua pihak terkait

l. Kepuasan pelanggan

2. PC (Project Coordinator )

a. Melakukan pengawaasan , meneliti dan memberikan pengarahan-

pengarahan teknis dalam rangka pelaksanan pekerjaan

b. Memberikan petunjuk bimbingan dan saran kepada penyedia jasa dan

pelaksanaan pekerjaan yang sedang dijalankan

c. Meneliti permintaan anggaran untuk teknisi

d. Melakasanakan tugasnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku

e. Mengadakan hubungan kerja sama serta koordinasi hasil pekerjaan

secara berkala dengan penyedia jasa

f. Pembuatan laporan atas hasil pelaksanaan tugas secara berkala kepada

PPK

3. Staff Logistik

a. Mengecek dokumen , batch number , expired kuantiti terhadap fisik

barang yang diterima dan memastikan tersedianya informasi keakurasian

antara fisik dan dokumen

b. Melakukan penataan barang dan memastikan kemudahan dalam proses

pengambilan barang lebih mudah dan cepat

c. Melakukan bongkar muat barang dan pemindahan ke gudang penyimpanan

untuk mendukung proses penerimaan persediaan dan ke dalam sistem

26

d. Melakukan pencatatan ke kartu persediaan barang untuk memastikan

tersedianya dan stok barang yang update sesuai waktu dan prosedur yang

berlaku

f. Melakukan pengemasaan penyiapan barang yang akan dikirim untuk

memastikan tersedianya barang yang siap dikirim sesuai dengan prosedur

yang ditetapkan

4. Staff Teknisi

a. Melakukan Instalasi BTS , CME

b. Melakukan prepare persiapan sparepart

c. Melakukan Persiapan Tools yang dibawa

d. Membawa alat dokumentasi pekerjaan

3.1.3 Kegiatan Usaha atau Organisasi

PT.Lima Inti Sinergi bergerak di bidang jasa dan Telekomunikasi juga

Teknologi Informasi , layanan jasa instalasi perangkat transmisi VSAT ( Verry

Small Aperture Terminal) , Radio , CME (Civil Mechanical Electrical ) dan BTS (

Base Tranceiver Station ) termasuk jasa maintenance.

Ada beberapa jenis jasa Telekomunikasi dan Teknologi yang ditawarkan

oleh PT Lima Inti Sinergi, yaitu :

1. Jasa Instalasi BTS (Base Transceiver Station )

BTS (Base Transceiver Station) merupakan Sebuah Infrastuktur

Telekomunikasi yang memfasilitasi komunikasi nirkabel antara piranti

komunikasi dan jaringan operator .Piranti komunikasi penerima sinyal

BTS bisa telepon, telepon seluler ,jaringan nirkabel sementara operator

27

jaringan yaitu GSM , CDMA atau platform TDMA. BTS mengirimkan dan

menerima sinyal radio ke perangkat mobile dan mengkonversi sinyal-

sinyal tersebut menjadi sinyal digital untuk selanjutnya dikirim ke terminal

lainnya untuk proses sirkulasi pesan atau data.

2. Jasa Instalasi CME (Civil Mechanical Electrical )

CME (Civil Mechanical Electrical ) merupakan jasa instalasi pemasangan

instalasi elektrical yaitu berupa pemasangan rumah tinggal , gedung ,

pabrik , pemasangan tower dan pembuatannya

3. Jasa Delivery

Jasa Delivery merupakan jasa pengiriman semua barang (goods) yang

dikirim melalui udara (pesawat terbang), laut (kapal) , atau darat (truk

container) yang biasanya untuk diperdagangkan baik antar wilayah /kota di

dalam negeri.

Apapun jenisnya , semua barang kiriman , kecuali benda- benda pos dan

bagasi penumpang baik yang diperdagangkan maupun untuk keperluan

lainnya (nonkomersial )dan dilengkapi dengan dokumen pengangkutan

(SMU atau Air Way Bill) dikatergorikan sebagai kargo .

Ada Pihak Utama yang terkait dengan pengiriman kargo yaitu pihak

pengirim (shiipper), dan atau penerima (consignee), pihak pengangkut dan

pihak groundhandling dan atau warehouse operator .shipper bisa berupa

perorangan , badan usaha,dilakukan secara langsung tanpa perantara atau

melalui jasa ekspedisi pengiriman barang yang dikenal dengan istilah

freight forwarder atau ekspedisi muatan kapal laut atau ekspedisi muatan

pesawat udara

28

Jenis produk yang terdapat pada website supplier PT Lima Inti Sinergi adalah

sebagai berikut :

Sumber : PT.Lima Inti Sinergi Gambar III.2 : Website PT.Lima Inti Sinergi

3.2 Hasil Penelitian

3.2.1 Bidang Praktek yang Dilakukan

Dalam Pelaksanaan Penelitian yang dilakukan penulis selama 1 ( satu)

bulan pada PT.Lima Inti Sinergi , penulis ditempatkan pada bagian staff Logistik

adapun kegiatan selama melakukan Riset seperti :

1. Membantu proses persiapan Tools dan sparepart .

Staff Logistik dari PT.Lima Inti Sinergi memberikan Request pekerjaan

dan staff logistik mempersiapkan proses persiapan tools / alat dan sparepart yang

diperlukan Teknisi untuk pekerjaan yang direquest dari costumer .

2. Membatu proses Pengadaan barang

29

Team Dari PC ( Project Coordinator ) Dan Project Manager memberikan

request pekerjaan dan membutuhkan sparepart yang diperlukan dan apabila

sparepart yang dibutuhkan perusahaan tidak ada maka staff logistik wajib

melakukan Purchase Order (PO) / Pengadaan barang yang dibutuhkan sesuai

request yang perlu untuk pekerjaaan yang dibutuhkan dan yang direquest oleh PC(

Project Coordinator ) atau Project Manager .

Sumber : PT.Lima Inti Sinergi Tabel III. 1 : P.O Spare Part Management

1.2.2 Prosedur Persiapan Tools dan Sparepart Barang

Pelaksanan Prosedur persiapan Tools dan sparepart barang pada PT.Lima

Inti Sinergi , Sebagai berikut :

30

PC (Project Coordinator)

/ Project Manager

PC Logistik / Staff

Logistik

Teknisi

Sumber: PT.Lima Inti Sinergi Gambar III.3 : Prosedur persiapan Tolls dan sparepart barang

Keterangan :

1. PC (Project Coordinator) / Project Manager melakukan Request kepada

Staff Logistik atau PC Logistik untuk tolls atau sparepart

Request Diterima

Menyiapkan

Barang

Menyerahkan

Barang Barang Diterima

Menyerahkan

Barang Barang Diterima

Request Barang

(Tools/Sparepat)

Membuat Laporan

Pinjaman Barang

31

2. PC Logistik atau Staff Logistik mempersiapkan tools atau sparepart yang

di Request PC/ Project Manager

3. PC Logistik atau Staff Logistik Membuat laporan prosedur peminjaman

tools dan pemakaian sparepart yang dibutuhkan

4. Jika laporan sudah selesai PC Logistik atau Staff Logistik menyerahkan ke

PC (Project Coordinator) dan kemudian diserahkan ke Teknisi yang

bersangkutan untuk melakukan Pekerjaan .

Gambar : PT.Lima Inti Sinergi Gambar III.4 : Form Peminjaman Barang Tolls dan Sparepart

3.2.3. Prosedur Administrasi Pengadaaan Barang .

Prosedur administrasi pengadaan barang pada PT.Lima Inti Sinergi

dijelaskan dalam bentuk flowchart agar lebih mudah untuk dipahami.

32

PC LOGISTIK STAFF LOGISTIK PEMASOK

Sumber: PT.Lima Inti Sinergi Gambar.III.5

Alur Pengadaan Barang pada PT. Lima Inti Sinergi

Keterangan :

1. Bagian Gudang memberikan informasi mengenai data barang yang akan

dipesan kepada bagian pembelian menggunakan form yang berisi daftar

barang.

Mulai

Memberikan informasi

data barang yang akan

dipesan (PO)

(

Form atau

daftar barang

Menerima

daftar barang

Membuat SPP

Mengirim barang

dan Faktur

Menerima SPP

Membuat

Faktur

Menerima barang

dan Faktur

Membuat STTB Menandatangani

STTB Menerima STTB

Konfirmasi

Pembayaran

Melakukan

Pembayaran Menerima

Pembayaran

Membuat

Kwitansi

Menerima

Kwitansi dan

selesai

33

Sumber : PT.Lima Inti Sinergi Gambar III.6 : Form atau daftar barang yang akan dipesan

2. Bagian Pembelian menerima informasi atau form daftar barang yang didapat

dari Bagian Gudang. Kemudian Bagian Pembelian membuat SPP (Surat

Pengajuan Permohonan) untuk diberikan kepada supplier.

Sumber : PT.Lima Inti Sinergi

Gambar III.7 :Form SPP (Surat Pengajuan Permohonan)

34

3. Kemudian Supplier menerima SPP dan membuat faktur untuk mengirim

barang. Supplier mengirim barang beserta dengan faktur yang sudah dibuat

untuk Bagian Gudang.

Sumber : PT.Lima Inti Sinergi

Gambar III.8 : Form Faktur

4. Bagian Gudang menerima barang beserta faktur dan selanjutnya membuat

Bukti Tanda Terima dan memberikan kepada Bagian Pembelian untuk

ditandatangani.

Sumber : PT.Lima Inti Sinergi

Gambar III.9 : Form Surat Tanda Terima Baranng

35

5. Kemudian, Bagian Gudang menandatangani Bukti Tanda Terima dan

memberikan kepada Supplier.

6. Supplier menerima STTB dan mengkonfirmasikan pembayaran kepada Bagian

Pembelian.

7. Bagian Pembelian melakukan pembayaran kepada Supplier.

8. Supllier menerima pembayaran dari Bagian Pembelian dan membuat kwitansi

untuk diberikan kepada Bagian Pembelian.

Sumber : PT.Lima Inti Sinergi

Gambar III.10 : Kwitansi Pembelian

9. Bagian pembelian menerima kwitasi.

10. Selesai.

3.2.4. Prosedur Dokumen Pengadaaan Barang .

Prosedur Dokumen pengadaan barang pada PT.Lima Inti Sinergi dijelaskan

dalam bentuk flowchart agar lebih mudah untuk dipahami.

36

PC/PROJECT

MANAJER

PC LOGISTIK TEKNISI

Sumber: PT.Lima Inti Sinergi Gambar.III.11 : Alur Dokumen Pengadaan Barang pada PT. Lima Inti Sinergi

Keterangan :

1. Project manajer membuat atau mengisi form loog book dan kemudian

diberikan kepada bagian PC Logistik.

2. Kemudian, PC Logistik menerima form log book dan mengecek form tersebut.

3. Bagian PC Logistik memberikan kembali form tersebut yang sudah di periksa

terlebih dahulu kepda project manajer.

4. Kemudian, project manajer memberikan form log book kepada PC Logistik.

Mulai

Mengisi Log

Book / Form

Menerima Log

Book dan Form

Mengecek Log

Book / Form

Menerima Form

Menerima

Request dan Log

Book/Form

Menandatangani

Form

Mendistribusikan

Mendistribusikan

Request dan Log

Book/Form

Selesai

37

5. Kemudian PC Logistik memberikan form tersebut ke bagian teknisi untuk

ditanda tangani.

6. Setelah form di periksa dan ditanda tangani maka bagian teknisi memberikan

form tersebut kepada bagian PC Logistik.

7. PC Logistik menerima form. Selesai.

3.2.5. Kendala dan Cara Mengatasi dalam Administrasi Pengadaan Barang

Dalam Pelaksanaan Administrasi Pengadaan Barang di PT.Lima Inti

Sinergi beberapa kendala seperti :

1. Lambatnya proses pegiriman sparepart BTS dari vendor karena proses

Pengirman dari produknya yang membutuhkan waktu lama .

2. Lambatnya Proses perapian sparepart ke warehouse atau gudang Logistik

karena tempatnya yang kurang besar.

Untuk Mengatasi Kendala dalam pelaksanaan administrasi pengadaan barang

di PT.Lima Inti Sinergi dengan cara sebagai berikut :

1. Untuk mengatasi kendala lambatnya proses pengiriman sparepart BTS dari

vendor karena proses pengiriman dari produknya yang membutuhkan waktu

lama maka dari PT. Lima Inti Sinergi melakukan proses monitoring terhadap

pihak Delivery atau Cargo karena biasanya dari pihak Cargo ada

Keterlambatan.

2. Untuk Mengatasi lambatnya proses perapihan sparepart ke warehouse atau

gudang logistik karena tempatnya kurang besar maka dari PT.Lima Inti

Sinergi perlu melakukan perluasan.