Upload
buidung
View
222
Download
5
Embed Size (px)
Citation preview
32
Bab III Perancangan Penelitian dan Analisa Sistem Informasi
Organisasi
Aktifitas penelitian Efektifitas SI menggunakan pondasi Define, Measure,
Analyze, Improve, dan Control. Aktifitas dalam setiap tahap diuraikan pada
bagian awal bab. Selanjutnya akan dibahas tahap Define, yang meliputi keadaan
sistem kerja (work system) PT. TELKOM, tbk., dilanjutkan dengan komponen-
komponen Sistem Informasi (SI) Dashboard Daily Report Management System
(DRMS) dan Executive Information System (EXIST) PT. TELKOM, tbk untuk
mengetahui kondisi as is.
III.1 Kerangka Berpikir Analisa Efektifitas terhadap Sistem Informasi PT.
TELKOM, tbk.
Analisa efektifitas SI yang dilakukan pada penelitian di PT. TELKOM, tbk.
terbagi atas beberapa tahap berkesinambungan. Tahap-tahap tersebut dirangkai
dalam kerangka berpikir yang bertujuan agar proses pengukuran efektifitas dapat
berjalan secara sistematis dan terorganisasi dengan baik. Kerangka berpikir
tersebut menyadur Total Quality Management (TQM), yaitu: Define, Measure,
Analyze, Improve, dan Control. TQM sendiri berfokus pada kualitas dalam sistem
manajemen, bukan manajemen kualitas (1), dengan demikian TQM digunakan
untuk memastikan pengelolaan sistem yang baik, sedangkan kualitas dipastikan
dengan penilaian signifikansi efektifitas pada masing-masing variabel model.
Setiap tahap dalam kerangka berpikir yang dapat dilihat pada gambar III.1
disesuaikan dengan ilmu-ilmu Sistem Informasi. Pelaksanaan analisa efektifitas SI
dilakukan secara sekuensial sesuai arah dalam gambar III.1, yaitu dari tahap awal
Define hingga tahap akhir Control. Penjelasan lebih lengkapnya dapat disimak
pada sub bab berikut.
33
Gambar III.1 Framework Penelitian Efektifitas SI dan Instrumennya
Equipment
Konsumen
Produk dan Layanan
Proses Bisnis
Partisipan Informasi Teknologi
Konteks Infrastruktur
Work System
Application System
Data
People Kom
ponen-K
omponen SI
Solution Desirable Matrix
Signifikansi Efektifitas
CE
Audit Plan FMEA
Define Measure Analyze Improve Control
Uji Pendahuluan
Uji Korelasi
Uji Regresi
Uji Validitas & Reabilitas Instrumen
Adaptasi Model Efektifitas
Kualitas Informasi
Kualitas Sistem
Penggunaan (Minat
menggunakan)
Kepuasan Pengguna
Manfaat-
manfaat
Tahap statistik
34
III.1.1 Define
Tahap awal penelitian yang bertujuan untuk mendefinisikan lingkup
permasalahan, mendefinisikan spesifikasi yang akan diteliti dan tujuan
pengukuran efektifitas pada SI PT. TELKOM, tbk. Proses yang terdapat dalam
tahap ini mencakup observasi organisasi beserta Sistem Informasi yang akan
dianalisa, dan persiapan hal-hal penunjang untuk mendukung lancarnya
penelitian. Hal-hal penunjang itu adalah bahan-bahan literatur, penjadwalan,
personel yang terlibat.
III.1.1.1 Observasi Organisasi
Observasi dilakukan dengan menginventarisasi organisasi-organisasi yang
memiliki sistem informasi berskala besar. Skalabilitas ini dipandang dari
pengguna sistem informasi tersebut, jumlah informasi yang tersimpan maupun
yang ditransaksikan. Kemudian dipilih satu dari organisasi tersebut yang
memungkinkan untuk diteliti. Oganisasi terpilih adalah PT. TELKOM, tbk.
Sekilas organisasi ini dapat dilihat pada Lampiran B.
III.1.1.2 Lingkup Sistem Informasi yang Diteliti
Tahap ini dilakukan untuk menentukan Sistem Informasi tertentu yang akan
diteliti. Dilakukan dengan proses wawancara dan analisa terhadap berbagai Sistem
Informasi yang ada. Kriteria dalam analisa adalah:
(1) Availability Sistem Informasi untuk diteliti,
(2) Besar kecilnya dampak/pengaruh (tingkat critical) sistem informasi
tersebut bagi proses bisnis di organisasi,
(3) Jumlah pengguna Sistem Informasi,
(4) Adanya permasalahan pada sistem tersebut.
35
Setelah memperoleh SI yang akan dianalisa efektifitasnya, yaitu SI dashboard
DRMS & EXIST, dilakukan evaluasi sistem informasi yang dilakukan dengan
cara:
(1) Mendefinisikan work system SI dashboard DRMS & EXIST, meliputi
konsumennya, produk dan layanan yang dihasilkan, proses bisnisnya,
partisipan, informasi, teknologi, dan juga infrastruktur beserta konteks SI
tersebut.
(2) Mendapatkan gambaran SI yang lebih lengkap dengan menginventarisasi
komponen-komponen SI, mencakup people, equipment, application system,
dan data.
III.1.1.3 Penyiapan Bahan Literatur Pendukung
Dilakukan dengan mengidentifikasi, menginventarisasi, dan menentukan bahan-
bahan pendukung yang diperlukan dalam pelaksanaan penelitian, berupa:
(1) Struktur Organisasi.
(2) Dokumen-dokumen profil organisasi.
(3) Literatur pendukung, khususnya statistika.
III.1.1.4 Jadwal
Melakukan penjadwalan pelaksanaan penelitian dengan bertumpu pada tahap dan
proses penelitian, personel yang terlibat dan sumberdaya-sumberdaya lain yang
digunakan. Penjadwalan kemudian direpresentasikan ke dalam Tabel gant chart
sederhana.
III.1.1.5 Personel yang Terlibat dalam Penelitian
Menentukan personel yang terlibat dalam penelitian, dilakukan dengan
mengelompokkan stakeholder sistem dan fungsi dalam organisasi. Individu-
individu yang terlibat akan mengambil bagian dalam proses wawancara, sebagai
koresponden kuesioner dan perijinan penelitian.
36
III.1.2 Measure
Tahap selanjutnya dilakukan untuk memastikan semua hal yang dibutuhkan dalam
penelitian telah siap dan dapat digunakan. Tahap ini juga untuk memvalidasi
permasalahan, mengukur/menganalisa permasalahan dari data yang ada. Hal-hal
yang dipersiapkan meliputi pemilihan model yang digunakan, pemilihan
instrumen-instrumen yang digunakan dan pembuatan kertas kerja instrumen,
sedangkan pengukuran/analisa meliputi validasi model dan menguji data secara
statistika. Detail dari proses-proses tersebut adalah:
(1) Pemilihan model. Dalam melakukan pemilihan model dasar Efektifitas SI
dilakukan dengan cara:
a. Melakukan studi literatur mengenai efektifitas sistem informasi,
mereview model efektifitas SI tersebut.
b. Memilih model yang relevan dan memiliki variabel-variabel lengkap.
Model yang dipilih adalah model Kesuksesan SI DeLone dan McLean.
(2) Pemilihan instrumen. Proses ini bertujuan untuk mendapatkan instrumen-
instrumen yang digunakan dalam penelitian berdasarkan variabel yang
dimiliki oleh model. Caranya adalah:
a. Melakukan studi literatur terhadap variabel yang digunakan dalam
model, mereview instrumen-instrumen tersebut.
b. Memilih instrumen yang relevan dan memiliki parameter-parameter
lengkap.
(3) Pembuatan kertas kerja. Membuat kertas kerja yang akan digunakan
sebagai alat dalam melakukan kalkulasi instrumen-instrumen. Kertas kerja
berisi field terintegrasi dengan rumus-rumus yang dibutuhkan dalam
melakukan pengolahan data. Kertas kerja ini berupa file Microsoft Excel
dan file SPSS 16.0. Nantinya kertas kerja ini akan digunakan sebagai dasar
untuk merepresentasikan hasil pengukuran.
(4) Validasi Model. Model yang digunakan untuk analisa efektifitas SI harus
dilakukan validasi terlebih dahulu. Validasi dilakukan dengan
mengkonfirmasi model kepada organisasi, dengan demikian proses
37
penelitian dapat berlanjut sesuai dengan keadaan organisasi. Selain itu
validasi model dilakukan dengan teknik-teknik statistika, agar model
tersebut valid digunakan dalam mengukur efektifitas SI.
(5) Pengujian data. Hasil data yang diperoleh harus diuji terlebih dahulu agar
dapat digunakan dalam teknik statistika parametris. Uji ini meliputi uji
normalitas. Apabila data-data yang dikumpulkan tidak terdistribusi normal,
maka dilakukan transformasi dengan SPSS 16.0.
Pelaksanaan Measure adalah inti dari penelitian yang bertujuan mendapatkan
fakta-fakta objek penelitian, dalam hal ini adalah SI organisasi. Proses
pelaksanaan untuk mencapai tujuan penelitian meliputi:
(1) Wawancara.
(2) Review dokumen-dokumen organisasi.
(3) Survei.
III.1.3 Analyze
Tahap ini merupakan proses merangkum penemuan-penemuan yang terdapat
dalam setiap variabel model menjadi sebuah laporan. Dalam hal ini, hasil
penilaian kesuksesan setiap variabel akan digunakan sebagai referensi dalam
menentukan kesuksesan SI PT. TELKOM, tbk. secara keseluruhan. Tahap
pelaksanaannya secara terstruktur adalah sebagai berikut:
(1) Penemuan. Transformasi pengumpulan fakta menjadi penemuan. Proses ini
dilakukan dengan mengklarifikasi data, dan kemudian diterjemahkan ke
dalam suatu penemuan. Selain itu juga merangkum hasil penemuan-
penemuan dari penelitian yang dilakukan. Penemuan ini menggunakan
penilaian signifikansi efektifitas.
(2) Menganalisa dan menyimpulkan kesuksesan dan efektifitas SI dashboard
DRMS & EXIST. Analisa dilakukan dengan menggunakan signifikansi
efektifitas dan instrumen yang umum digunakan dalam Six Sigma, yaitu
38
Cause and Effect Diagram (CE). Dari hasil analisa berdasarkan nilai
presentase efektifitas setiap variabel dan metode Six Sigma dapat
disimpulkan efektifitas SI PT. TELKOM, tbk.
III.1.4 Improve
Proses memberikan saran, pendapat dan rekomendasi terhadap SI dashboard
DRMS & EXIST. Masukan yang diberikan bertujuan sebagai bahan pertimbangan
dalam mengembangkan SI lebih lanjut, selain itu agar PT. TELKOM, tbk.
memperkuat faktor-faktor yang telah efektif. Tahap ini menggunakan instrumen
Solution Desirable Matrix sebagai alat bantu mempertimbangkan prioritas
langkah improvement. Hasil-hasil yang diperoleh dari diagram CE diterjemahkan
menjadi sebuah saran. Analisa diagram CE, khususnya faktor-faktor lemah yang
mempengaruhi efektifitas SI di-cross check dengan fakta keadaan SI.
III.1.5 Control
Saran untuk control dilakukan agar setelah tahap improve kinerja dashboard
DRMS & EXIST dapat terus diawasi kualitasnya agar tidak menurun atau
mengawasi jika terjadi defect. Tahap control menggunakan instrumen audit plan
dan FMEA. Instrumen-instrumen ini digunakan untuk mengendalikan SI,
khususnya faktor-faktor lemahnya. Dengan instrumen FMEA perkembangan
kondisi sistem dapat terpantau secara berkala.
III.2 Proses Define
Bagian selanjutnya akan menjelaskan tahap Define. Seperti telah dibahas
sebelumnya, tahap ini mendefinisikan spesifikasi lingkup SI organisasi yang
diteliti, yaitu dashboard DRMS & EXIST. Setiap tahap-tahap pada define
menggunakan instrumen-instrumen yang telah dijelaskan di atas.
39
III.2.1 Work System Framework Information System Center P.T. Telkom
Information System Center PT. TELKOM, tbk. memiliki kerangka sistem kerja
(work system framework) dalam menjalankan bisnisnya. Definisi sistem kerja
tersebut adalah sebuah sistem dimana terdapat partisipasi personel dan/atau mesin
untuk melakukan sebuah proses bisnis menggunakan informasi, teknologi dan
sumberdaya-sumberdaya lain untuk memproduksi produk dan/atau layanan untuk
konsumen internal atau eksternal. Kerangka kerja PT. TELKOM, tbk. dapat
dilihat pada gambar III.2.
Konteks proses yang dibahas pada penelitian ini adalah DRMS & EXIST di PT.
TELKOM, tbk. Proses tersebut adalah sub Sistem Informasi Bisnis Intelligence
PT. TELKOM, tbk. yang menjadi salah satu dasar dalam mendukung Executive
Information Support PT. TELKOM, tbk. DRMS dan EXIST juga memiliki
kegunaan yang sama, yaitu menyediakan informasi bisnis organisasi di level
manajemen. Perbedaan mendasar dari kedua SI tersebut adalah DRMS
menyediakan informasi realtime harian kelangsungan bisnis PT. TELKOM, tbk.,
sedangkan EXIST berisi summary bisnis organisasi selama satu bulan yang telah
melalui proses validasi.
Konsumen
Produk dan Layanan
Proses Bisnis
Partisipan Informasi Teknologi
Konteks Infrastruktur
Gambar III.2 Work System Framework PT. TELKOM, tbk.
40
Pihak PT. TELKOM, tbk. menyatakan DRMS & EXIST sangat krusial bagi
proses kerja dan menjadi pendukung bisnis perusahaan. Pengguna SI berbasis web
ini adalah seluruh jajaran manajemen PT. TELKOM, tbk. sesuai dengan
wewenang masing-masing. Selain berfungsi sebagai dasar kebijakan yang akan
menjadi pemicu workflow bisnis, SI ini juga menjadi pemantau perkembangan
produk-produk PT. TELKOM, tbk. baik per hari maupun per bulan. Dari sudut
pandang teknis sistem dan network, aplikasi ini memiliki beban cukup berat
karena server dan jaringan akan dipenuhi oleh ratusan juta transaksi.
Untuk mengetahui situasi pola dan tipe proses SI dashboard ini, akan dibahas
elemen-elemen dalam framework sistem kerja DRMS & EXIST di PT. TELKOM,
tbk. Kerangka kerja diperoleh dari hasil wawancara dengan manajemen terkait,
yaitu pada Divisi Information System Center (ISC), khususnya bagian Enterprise
Application Operation ISC. Selain itu elemen-elemen ini diperoleh dari dokumen
manual DRMS & EXIST. Bagian selanjutnya akan membahas elemen-elemen
work system framework DRMS & EXIST.
III.2.1.1 Konsumen
Konsumen DRMS & EXIST adalah seluruh bagian dalam PT. TELKOM, tbk.,
yaitu direktorat, departemen, center, unit dan divisi, seperti dilampirkan pada
Lampiran C. Pada setiap bagian tersebut, setiap konsumen yang menggunakan
DRMS & EXIST berada pada tingkat manajemen. Setiap konsumen dapat
melakukan analisa dengan menggunakan fixed report berupa dashboard. Apabila
ingin melakukan analisa lebih lanjut dapat memanfaatkan customized report
berbentuk pivot Excel.
III.2.1.2 Produk dan Layanan
Produk yang diberikan oleh ISC, khususnya melalui DRMS & EXIST berupa
fitur-fitur yang terdapat di dalam dashboard. Produk-produk ini dapat digunakan
41
untuk menganalisa bisnis PT. TELKOM, tbk. DRMS & EXIST memiliki produk
berupa:
(1) Laporan: Finance, Operasional & Bisnis.
(2) Online Analitical Proccesing (OLAP): Customer, Capital Expenditure.
(3) Mining Tools: Macro Analysis, Industry Analysis.
ISC memberikan layanan untuk menunjang penggunaan DRMS & EXIST.
Layanan ini khususnya diberikan apabila konsumen menginginkan data tertentu,
terlebih laporan berdasarkan informasi lebih lanjut dari dashboard DRMS &
EXIST. Layanan yang diberikan oleh ISC adalah:
(1) Data support. Tugas bagian ini adalah memberikan dukungan atas
permintaan data khusus yang tidak terdapat dalam dashboard DRMS &
EXIST. Data tersebut diakses langsung dari database oleh pegawai ISC dan
direpresentasikan kepada konsumen berupa laporan dalam format
Microsoft Office atau Adobe Reader.
(2) Analis support. Apabila dalam melakukan interpretasi data yang telah
tersedia dalam DRMS & EXIST konsumen membutuhkan dukungan
personel, maka ISC menyediakan pegawai mereka untuk menjadi analis
bagi bagian tertentu. Analis ini bertugas untuk mengolah informasi dari
DRMS & EXIST.
III.2.1.3 Proses Bisnis
DRMS & EXIST memiliki proses bisnis tersendiri. Proses bisnis yang
ditampilkan bertujuan agar diperoleh gambaran secara lebih terstruktur akan
kegiatan yang terjadi dalam dashboard DRMS & EXIST. Secara lebih jelasnya
proses bisnis ini direpresentasikan pada Lampiran D.
Proses berawal dari diperolehnya data mentah melalui sistem-sistem terkait. Data
tersebut kemudian disimpan ke dalam Operasional database. Khusus untuk
42
database SISKA yang terdapat pada setiap DIVRE akan dilakukan replikasi
kedalam Customer Care Database (CCDB). Selanjutnya dengan melalui proses
Extract, Transform, Loading (ETL), data disimpan ke dalam datawarehouse, pada
saat yang sama dilakukan back up data. Untuk lebih memudahkan pencarian data
dan mengefisienkan waktu loading, data disaring kembali menggunakan ETL
tools Sagent ke dalam beberapa data mart yang sesuai peruntukkannya. Laporan,
OLAP dan Mining Tools yang terdapat pada dashboard DRMS & EXIST
mengambil data dari datamart-datamart tersebut. Data-data itu kemudian
digunakan oleh manajemen untuk me-review bisnis dan kemudian mengambil
langkah tertentu untuk kemajuan bisnis organisasi.
Manajemen juga dapat melakukan permintaan data tertentu yang tidak terdapat
dalam dashboard DRMS & EXIST. Permintaan ini diserahkan kepada unit ISC
untuk melakukan kustomisasi laporan, kemudian diserahkan kepada manajemen
yang meminta data. Selain itu manajemen dapat meminta admin untuk meng-
generate laporan di dashboard DRMS & EXIST. Penunjukan dilakukan oleh unit
ISC, kemudian disetujui oleh manajemen yang bersangkutan.
III.2.1.4 Partisipan
Partisipan adalah personel yang melakukan kegiatan dalam proses bisnis DRMS
& EXIST. Pada prakteknya partisipan terbagi menjadi dua bagian, yaitu user dan
ISC. Rincian lebih detilnya sebagai berikut:
(1) User adalah pihak yang melakukan permintaan laporan dari sistem. User
juga dapat terdiri dari semua bagian di PT. TELKOM, tbk. termasuk ISC.
User dibagi menjadi beberapa pihak sesuai dengan perannya masing-
masing, yaitu:
a. Manajemen sebagai pemilik informasi yang dapat menggunakan informasi
tersedia untuk mengambil keputusan dalam bisnis. User ini dapat
melakukan akses ke dashboard DRMS & EXIT kapan saja saat dibutuhkan,
43
juga mendelegasikan wewenang kepada seorang admin untuk melakukan
generate laporan.
b. Admin berfungsi sebagai penyedia jasa teknis bagi manajemen dalam
meng-generate segala jenis laporan yang diinginkan. Admin dapat berasal
dari bagian organisasi yang sama dengan manajemen, tetapi dapat juga
berasal dari ISC khususnya bagian Software Support Center (SSC) yang
diperbantukan. Keberadaan admin tergantung atas permintaan pihak
manajemen. Admin bertugas memberikan laporan dari menu yang terdapat
pada dashboard DRMS & EXIST, mengolah sesuai permintaan dan
kebutuhan informasi manajemen, kemudian menyerahkannya dalam jangka
waktu tertentu.
c. Analis adalah pihak yang meng-generate informasi dengan tingkat
abstraksi yang lebih tinggi dari admin dan manajemen. Analis juga dapat
berasal dari setiap bagian organsisasi atau diwakili oleh pihak SSC. Fungsi
analis adalah untuk melakukan analisa informasi secara lebih detil terhadap
suatu fenomena. Dalam melakukan analisa informasi yang diturunkan dari
pihak manajemen, analis menggunakan pivot Excel untuk dapat
mengkustomisasi laporan sesuai dengan yang mereka inginkan. Fitur pivot
Excel ini menggunakan data yang diperoleh langsung dari server
datawarehouse ketika laporan di-generate.
(2) ISC adalah pihak yang melakukan pengembangan dan kustomisasi aplikasi
DRMS & EXIST. Kegiatan yang dilakukan meliputi perancangan,
pemrograman hingga tes dan perawatan DRMS & EXIST. Selain itu ISC juga
melakukan dukungan terhadap datawarehouse yang menjadi tulang punggung
laporan dengan melakukan prosedur ETL dan input data. Penjelasan mengenai
partisipan beserta aktifitasnya juga dapat dilihat secara lebih terstruktur pada
Tabel III.1.
Tabel III.1 Aktifitas Partisipan SI DRMS
Partisipan Aktifitas
User 1) Melakukan request laporan dari dashboard DRMS & EXIST.
44
Partisipan Aktifitas
2) Mengambil keputusan dalam bisnis dengan dasar informasi dari
dashboard DRMS & EXIST.
3) Melakukan analisa informasi dari DRMS &EXIST secara lebih
detil dengan mengkustomisasi laporan menggunakan pivot
excel.
ISC 1) Melakukan pengembangan dan kustomisasi aplikasi, terdiri dari
proses rekayasa peranti lunak.
2) Melakukan perawatan peranti lunak.
3) Melakukan input dan edit data.
4) Melakukan prosedur ETL.
III.2.1.5 Informasi
Informasi yang ditransaksikan dalam dashboard DRMS & EXIST terdiri dari
informasi yang berhubungan dengan produk PT. TELKOM, tbk. Produk tersebut
terdiri dari wirelines (telepon rumah), wireless (Flexi), dan interkoneksi (Speedy).
Selanjutnya informasi-informasi produk PT. TELKOM, tbk. tersebut
direpresentasikan melalui dashboard DRMS & EXIST. Rincian informasi yang
ditransaksikan dalam SI DRMS & EXIST ini dapat dilihat pada Tabel III.2.
Tabel III.2 Informasi pada DRMS & EXIST
Produk Informasi
Laporan a. Finansial: Profit & Loss, Balance Sheets, Financial Ratio, I/C
Statement, Cash Flow.
b. Operasional & Bisnis: Capacity, Market & Sales, Churn, Production,
Product, Human Resources, Operational Performance, Technology
Performance.
OLAP a. Capital Expenditure: Market & Sales, Churn, Production, Product,
Operation Performance.
b. Customer: Transport, Service Node, Access Network, Support.
45
Produk Informasi
Mining
Tools
a. Macro Analysis: Global & Regional Perspective.
b. Industry Analysis: Domestic Perspective, Power of New Entrants,
Power of Customer, Power of Product, Substitute, Power of Supplier,
Competitive Rivalry, Regulator (Telco), Technology.
III.2.1.6 Teknologi
Teknologi yang digunakan dalam aplikasi DRMS & EXIST adalah berbasis web
dengan penggunaan ETL tools. Aplikasi berbasis web menjadi pilihan karena
pengguna DRMS & EXIST ini tersebar di seluruh kantor PT. TELKOM, tbk.
Indonesia. Dengan menggunakan aplikasi berbasis web, kustomisasi,
maintenance dan delivery aplikasi menjadi lebih mudah. Sedangkan ETL tools di
tingkat server berfungsi untuk mengefisienkan waktu dalam mengambil data dari
server, dan juga untuk mengefisienkan hardware yang digunakan secara
maksimal.
Dalam prakteknya, DRMS & EXIST menggunakan tools ETL Sagent yang
dikembangkan oleh Group 1 Software. Sagent ini berfungsi sebagai instrumen
yang melakukan filterisasi informasi dari data operasional sebelum masuk ke
dalam datawarehouse. Data yang telah “bersih” inilah yang kemudian menjadi
sumber informasi bagi DRMS & EXIST.
III.2.1.7 Konteks
Dashboard DRMS & EXIST adalah aplikasi yang berjalan continuously. SI ini
ada dan selalu berfungsi untuk memberikan informasi bisnis harian maupun
bulanan PT. TELKOM, tbk. SI yang dikembangkan sebagai early warning dan
laporan performansi ini memungkinkan PT. TELKOM, tbk. untuk mendeteksi dan
menganalisa fenomena-fenomena yang terjadi dalam bisnis mereka. Konteks
dashboard DRMS & EXIST dapat terlihat lebih detail pada arsitekturnya.
46
Gambar III.3 menampilkan arsitektur DRMS & EXIST. Sumber data operasional
yang berisi informasi produk PT. TELKOM, tbk. (SISKA, Billing Trendy, SBF-
20, Billing incon, CCDB), operasional internal organisasi (SAP, product owner)
dan informasi antara PT. TELKOM, tbk. dengan pihak eksternal organisasi
(EXTERNAL). Data-data operasional yang terpisah tersebut kemudian diproses
dengan instrumen ETL untuk kemudian dimasukkan ke dalam datawarehouse.
Data di dalam datawarehouse kemudian diekstraksi kembali sesuai dengan
kebutuhan informasi dalam DRMS & EXIST ke dalam data mart. Informasi di
dalam data mart itu kemudian dapat di-generate menjadi laporan, OLAP dan
mining tools yang ditampilkan pada dashboard DRMS & EXIST. Detil database
operasional adalah sebagai berikut:
(1) Systemanalyse und Programmentwicklung (SAP): sistem Enterprise
Resource Planning untuk pengolahan proses internal organisasi, khususnya
yang berhubungan dengan Finance dan HRD.
(2) Billing incon: sistem untuk tagihan interkoneksi penggunaan jaringan
antara PT. TELKOM, tbk. dengan operator lainnya.
(3) System Billing Focus 20 (SBF-20): sebuah inisiatif billing yang secara
konvergen mengintergasikan billing produk PT. TELKOM, tbk.
(POTS/wirelines, multimedia, data, fix-wireless) ke dalam sebuah sistem
billing secara umum, khususnya untuk pasca bayar.
(4) SISKA: Billing System untuk wirelines di setiap DIVRE.
(5) Billing trendy: sistem billing untuk produk flexi trendi.
(6) Product owner: berisikan data detail produk-produk yang digunakan dan
dimiliki oleh PT. TELKOM, tbk. Produk yang dimiliki meliputi
keseluruhan sistem dan produk bisnis PT. TELKOM, tbk.
(7) CCDB: Customer Care Database untuk menampung semua data konsumen
produk wireliness pada masing-masing DIVRE.
(8) External: menyimpan data detail semua pihak di luar PT. TELKOM, tbk.
yang memiliki korelasi dengan organisasi.
47
Gambar III.3 Arsitektur Dashboard DRMS & EXIST PT. TELKOM, tbk.
III.2.1.8 Infrastruktur
DRMS & EXIST sebagai sebuah dashboard memiliki infrastruktur sebagai tulang
punggung tersedianya data dan informasi yang reliabel dan cepat. Infrastruktur SI
DRMS & EXIST dapat dilihat pada Gambar III.4. Secara umum topologi jaringan
DRMS & EXIST berbentuk star dengan server TDW (Telkom datawarehouse)
sebagai pusatnya, berlokasi di Jakarta. Server TDW memiliki backup di Bandung
yang akan melakukan replikasi setiap terdapat perubahan pada datawarehouse.
Node jaringan ini terdiri dari server operasional, yaitu SISKA dari Divisi Regional
(DIVRE) 1 sampai 7, yang masing-masing berpusat di Medan (Divre 1), Jakarta
(Divre 2), Bandung (Divre 3), Semarang (Divre 4), Surabaya (Divre 5),
Balikpapan (Divre 6) dan Makasar (Divre 7). Data-data yang diperoleh dari
masing-masing DIVRE melalui SISKA disimpan ke dalam Regional
Datawarehouse (RDW) dan CCDB. Setelah melalui proses ETL menggunakan
48
Sagent, data disimpan ke dalam Telkom Datawarehouse (TDW) yang berlokasi di
Jakarta. Untuk server operasional TRENDY, SAP, dan INCON yang berada di
Bandung dilakukan replikasi ke datawarehouse di Jakarta.
`
CCDB
RDW`
SAGENT
SISKA D1
DASHBOARD
`SAGENT
SAP
`SAGENT
TDW
INCONTRENDIMART
`
CCDB
RDW`
SAGENT
SISKA D3
`
CCDB
RDW`
SAGENT
SISKA D4
`
CCDB
RDW`
SAGENT
SISKA D5
`
CCDB
RDW`
SAGENT
SISKA D6
`
CCDB
RDW
SISKA D2
TDW MART DASHBOARD
`SAGENT SBF20
`SAGENT EXIST
`SAGENT
SBF
MEDAN
BANDUNG USI
SEMARANG
SURABAYA
BALIKPAPAN
JAKARTA
BACKUP/ANALISA
BANDUNG ISC
OPERATION
JAKARTA
`
CCDB
RDW`
SAGENT
SISKA D7
MAKASAR
Gambar III.4 Infrastruktur Dashboard DRMS & EXIST PT. TELKOM, tbk.
Instrumen ETL SAGENT, mengekstraksi data dalam datawarehouse ke dalam
datamart untuk kemudian ditampilkan pada dashboard, yang diantaranya adalah
DRMS & EXIST. Dashboard yang ditampilkan menggunakan server yang berada
di Jakarta. Back up antara data yang terdapat pada datawarehouse, datamart dan
dashboard utama di Jakarta ke Bandung dilakukan setiap terdapat perubahan.
Backup Datawarehouse yang berada di Bandung juga digunakan untuk
melakukan analisa. Penggunaan datawarehouse backup untuk aktifitas analisa
49
bertujuan agar traffic data tidak terganggu, sehingga beban jaringan dan sistem
hanya terpusat untuk transaksi data operasional produk-produk organisasi.
III.2.2 Sistem Informasi Dashboard DRMS & EXIST PT. TELKOM, tbk.
Saat ini PT. TELKOM, tbk. memiliki beberapa SI untuk menjalankan operasional
internalnya. Setiap SI tersebut digunakan untuk tujuan dan kebutuhan tertentu,
selain itu fungsi-fungsinya juga berbeda-beda. Berikut ini akan dibahas definisi SI
di PT. TELKOM, tbk. khususnya SI DRMS & EXIST. Definisi mencakup
komponen-komponen SI, yaitu people, equipment, prosedur, data/informasi.
III.2.2.1 People
Terdapat berbagai peran yang dijalankan oleh personel dalam Information System
Center (ISC) sebagai penyelenggara sistem informasi di PT. TELKOM, tbk..
Untuk DRMS & EXIST ini personel ISC terdiri atas sistem analis, programmer,
network administrator, database administrator dan support data. Tabel III.3
menjelaskan peran setiap personel dalam dashboard DRMS & EXIST.
Tabel III.3 People dashboard DRMS & EXIST
Personel Peran
System Analyst Merancang SI dashboard DRMS & EXIST saat pertama kali
dikembangkan, yaitu:
(1) Mendefinisikan dan menganalisa requirement SI untuk
memahami sifat dashboard DRMS & EXIST
(2) Merancang proses bisnis untuk mendefinisikan dan
menganalisa informasi yang mengendalikan proses
bisnis, subjek pengendali informasi dan aliran informasi.
Programmer (1) Membuat Entity Relationship Diagram (ERP).
(2) Membuat algoritma pemrograman berdasarkan proses
50
Personel Peran
bisnis.
(3) Melakukan penulisan kode berdasarkan proses bisnis.
(4) Melakukan pengujian prototype aplikasi.
(5) Melakukan perawatan peranti lunak.
Network
Administrator
Membagi instances pada saat aplikasi DRMS & EXIST
dibuat.
Database
Administrator
Melakukan perawatan tabel-tabel database DRMS & EXIST.
Support Data Merespon apabila terdapat reaksi yang timbul dari user untuk
pengolahan laporan dari dashboard DRMS & EXIST.
III.2.2.2 Equipment
Equipment pada SI dashboard DRMS & EXIST meliputi hardware, software, dan
instrumen-instrumen lain yang digunakan. Seluruh equipment tersebut tidak
digunakan secara khusus hanya untuk SI dashboard DRMS & EXIST saja, tetapi
digunakan secara bersama dengan SI lainnya. Khusus untuk software yang
digunakan mencakup proses pengembangan SI oleh ISC hingga penggunaanya
oleh owner dan responden. Seluruh equipment yang digunakan dapat dilihat pada
Tabel III.4.
Tabel III.4 Equipment DRMS & EXIST
Equipment Detil Equipment
Hardware (1) DELL/HP PC: saat ini PT. TELKOM, tbk. menggunakan
workstation dari DELL & HP untuk operasional organisasi.
(2) HP Laserjet Printer: penggunaan piranti pencetak ini
berkaitan dengan dokumen-dokumen yang harus dibuat
dalam bentuk fisik.
51
Equipment Detil Equipment
(3) HP servers: digunakan untuk datawarehouse dan aplikasi-
aplikasi.
(4) CISCO network devices (switch: CT2950 series,C3750
series, C3550 series, c4506 series, c4948 series, C510
series; router: C1760; firewall: PIX-525), NETAsq firewall
F200: perangkat jaringan komputasi internal PT.
TELKOM, tbk. agar trafik data terkendali dan aman.
Software (1) PHP, Lotus Domino: digunakan untuk pengembangan
aplikasi internal dan portal organisasi.
(2) Oracle 9i: sebuah relational database management system
(RDBMS) yang menjadi engine untuk penyimpanan data
organisasi.
(3) Microsoft Windows: operating system yang digunakan
secara massal di PT. TELKOM, tbk.
(4) web browser (firefox, IE, opera): piranti lunak yang
digunakan untuk mengakses aplikasi-aplikasi.
(5) Microsoft Office: piranti lunak dalam operasional
pekerjaan.
(6) SAGENT: ETL tools yang digunakan dalam operasi
datawarehouse agar lebih efektif dan efisien dalam waktu.
(7) SAP: sistem Enterprise Resource Planning yang digunakan
untuk mengolah sumber daya keuangan dan manusia
organisasi.
Instrumen
lain
Prosedur pengembangan/kustomisasi DRMS& EXIST
52
III.2.2.3 Application System
Application system dapat berupa peraturan dan prosedur. Pada PT. TELKOM, tbk.
telah terdapat prosedur maupun peraturan SI. Prosedur dan peraturan yang ditaati
dapat terdokumentasi maupun tidak. Hasil wawancara untuk prosedur yang
terdapat dalam aplikasi DRMS & EXIST ini adalah:
(1) DRMS & EXIST hanya dapat di delivery kepada tingkat manajemen.
(2) Setiap pengguna DRMS & EXIST memiliki account yang terdiri atas
username dan password masing-masing, dan bertanggung jawab terhadap
penggunaannya.
(3) Konsumen SI dapat mengajukan permintaan data yang tidak terdapat
dalam dashboard DRMS & EXIST. Permintaan terhadap data tersebut
dilakukan apabila berkaitan dengan kepentingan bisnis organisasi. Data
tersebut akan dikeluarkan oleh ISC dengan nota dinas yang valid.
(4) Pengembangan DRMS & EXIST yang diajukan kepada ISC akan
dikerjakan dengan skala prioritas dan kepentingan.
(5) Konsumen SI dapat meminta analis DRMS & EXIST dari ISC. Fungsi
analis ini dapat lintas bagian, dengan demikian analis yang ditunjuk
bertanggung jawab secara fungsional kepada bagian tertentu, khususnya
sebagai fungsi analis, tetapi tidak secara struktural.
(6) Datawarehouse harus memiliki backup untuk mengantisipasi force
majeure dan keadaan failure lainnya. Kriteria untuk backup data adalah
berbeda lokasi geografis dan replikasi dilakukan setiap waktu.
(7) Setiap perubahan dan permintaan yang berkaitan dengan DRMS & EXIST
harus dilakukan setelah approval nota dinas yang berwenang.
III.2.2.4 Data
Data yang dibutuhkan dalam DRMS & EXIST ini meliputi field-field dalam tabel-
tabel yang berhubungan dengan produk PT. TELKOM, tbk. Data lainnya
berhubungan dengan operasional internal organisasi dan hubungan dengan pihak
53
eksternal. Data-data tersebut diekstraksi ke dalam datawarehouse. Rangkuman
data yang digunakan dalam DRMS & EXIST sebagai berikut:
(1) Wireliness adalah produk PT. TELKOM, tbk. yang menggunakan jaringan
kabel, biasa juga digolongkan sebagai Public Ordinary Telephone System
(POTS). Data untuk mendeskripsikan produk ini adalah:
a. DOSSIER: data pelanggan pada setiap divisi regional.
b. DOSSIER_NAS: Data pelanggan/ dossier nasional POTS dari SISKA
untuk menghitung LIS, Sales dan Churn.
c. DOSSIER_REV_NAS: Data pelanggan POTS dari SISKA yang
diperkaya dengan data revenue billing.
d. FACT_TRAFFIC_ALL: Data penggunaan jaringan PT. TELKOM, tbk.
untuk POTS
(2) Wireless adalah produk PT. TELKOM, tbk. yang tidak menggunakan
jaringan kabel. Saat ini PT. TELKOM, tbk. memiliki produk wireless Code
Division Multiple Access (CDMA). Berikut ini data-datanya:
a. Flexi.ERA_LIS_DETAIL: Data pelanggan Flexy Classy (pasca bayar)
untuk menghitung LIS, Sales dan Churn
b. Flexi.WIN_SUBSCRIBER: Data pelanggan Flexy Trendy (prabayar)
c. usertelkom1.DOSSIER_TRENDY: Data pelanggan Flexy Trendy
Nasional untuk menghitung LIS dan Sales.
d. usertelkom1.DOSSIER_TRENDY_CHURN: Data pelanggan Trendy
Nasional untuk menghitung Churn.
e. usertelkom1.DOSSIER_TRENDY_REV: Data pelanggan Trendy
Nasional untuk menghitung Churn ditambah data Revenue
f. DOSSIER_NAS: Detail Data Pelanggan Flexi
g. FLEXI.REV_DETAIL: Data Pelanggan Flexi Classy
h. Flexi.ERA_LIS_REV: Data pelanggan Classy yang diperkaya dengan
data revenue billing.
i. FACT_TRAFFIC_FLEXI: Data penggunaan jaringan PT. TELKOM,
tbk. untuk Flexi.
54
(3) Interkoneksi adalah data penggunaan jaringan PT. TELKOM, tbk. untuk
melakukan transaksi data dengan pihak eksternal, dalam hal ini operator
telekomunikasi lain. Data yang berhubungan dengan interkoneksi adalah
data trafik penggunaan jaringan.
(4) Finance adalah data yang berhubungan dengan seluruh aktifitas keuangan
perusahaan. Data-data ini diperoleh dari sistem Enterprise Resources
Planning SAP, dan diekstraksi ke dalam field PMS_SAP_ALL.
(5) Human Resources berisikan detil data sumber daya manusia PT. TELKOM,
tbk. yang diekstraksi dari SAP juga.