BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN - sir. ?· DESKRIPSI PEKERJAAN Tahap pertama rancang bangun aplikasi e –…

  • View
    212

  • Download
    0

Embed Size (px)

Transcript

19

BAB IV

DESKRIPSI PEKERJAAN

Tahap pertama rancang bangun aplikasi e portal untuk proses pengiriman

barang ekspor pada PT. Kelola Mina Laut adalah analisis sistem (yang mencakup

identifikasi masalah dan menentukan hasil identifikasi masalah atau solusi), tahap

yang kedua adalah desain sistem (yang mencakup desain bagan alir, desain diagram

berjenjang, desain data flow diagram, desain input output, desain antarmuka dan

pembangunan aplikasi). Berikut ini merupakan detail tahap rancang bangun

aplikasi e portal untuk proses pengiriman barang ekspor pada PT. Kelola Mina

Laut.

4.1 Analisis Sistem

Tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting,

karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap

selanjutnya.

4.1.1 Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah merupakan langkah awal untuk membuat sistem baru

atau mengembangkan sistem yang sudah ada. Berdasarkan hasil survey dan

wawancara yang dilakukan pada bagian admin ekspor dan marketing mengenai

transaksi ekspor penulis dapat menggambarkan sistem yang sedang berjalan dalam

bentuk document flow gambar 4.1, 4.2, 4.3 document flow export yang berfungsi.

Mulanya marketing mencetak rencana shipment kemudian diberikan kepada bagian

20

admin ekspor sebagai dasar membuat jadwal shipment, admin ekspor membuat

jadwal shipment dengan menggunakan bantuan perangkat lunak Microsoft Excel

selanjutnya dicetak dan diberikan pada bagian marketing untuk dilakukan

konfirmasi jadwal shipment.

.

Gambar 0.1 Document flow export

Proses Ekspor

Marketing PPIC Admin Ekspor Dokumentasi StuffingEMKL

(external entity)Shipping Company

(external entity)

Mulai

P/O, S/O, L/C

Membuat perencanaan

shipment

Menyiapkan informasi

ketersediaan barang

Ketersediaan barang

Rencana shipment mingguan

1

1

Rencana shipment mingguan

Memesan pelayaran yang

sesuai

Data booking pelayaran

2

2

Data booking pelayaran

Membuat D/O

D/OCarrier

3

3

D/OCarrier

D/OCarrier

Melakukan konfirmasi booking pelayaran

Ok ?

1

tidak

Membuat memo konfirmasi booking

pelayaran

ya

Memo konfirmasi booking pelayaran

Memproses memo konfirmasi booking

pelayaran

D/OCarrier

(disetujui)

4

4

D/OCarrier

(disetujui)

Pengambilan kontainer ke

depo

Surat jalan

5

5

Surat jalan

Membuat data preliminary export

shipment

Prelliminary export shipment

6

6

Prelliminary export shipment

Membuat shipping

instruction

Membuat commercial

invoice

Membuat packing list

4

D/OCarrier

(disetujui)

Membuat daftar isian kontainer

77

Isian kontainer

8

8

Membuat stuffing instruction

Stuffing instruction 9

Stuffing instruction

9

P/O, S/O, L/C

Isian kontainer

Shipping Instruction

Commercial Invoice

Packing List

10

11

Membuat rencana parkir

Rencana parkirkontainer

10

Shipping Instruction

Packing List

11

Membuat draftNPE + PEB

NPE + PEB(draft)

12

10

Shipping Instruction

Packing List

11

13

13

Commercial Invoice

Menentukan penerbitan tipe B/L

Tipe B/L?

1

H B/L

2

M B/L

3

M B/L(draft)

Membuat M B/LOriginal

M B/L(original)

54 12

NPE + PEB(draft)

H B/L(draft)

COO(draft)

Mengecek kesesuaian dokumen

Sesuai?

1

tidak

6

ya

NPE + PEB(draft)

H B/L(draft)

COO(draft)

14

14

NPE + PEB(draft)

Mengurus pembuatan NPE + PEB(original)

NPE + PEB(original)

7

8

21

Gambar 0.2 Document Flow Export

Dokumentasi StuffingEMKL

(external entity)Shipping Company

(external entity)

2

Data booking pelayaran

Membuat D/O

D/OCarrier

3

4

D/OCarrier

(disetujui)

Pengambilan kontainer ke

depo

Surat jalan

5

6

Prelliminary export shipment

Membuat shipping

instruction

Membuat commercial

invoice

Membuat packing list

4

D/OCarrier

(disetujui)

Membuat daftar isian kontainer

7

Isian kontainer

8

8

Stuffing instruction

9

P/O, S/O, L/C

Isian kontainer

Shipping Instruction

Commercial Invoice

Packing List

10

11

Membuat rencana parkir

Rencana parkirkontainer

10

Shipping Instruction

Packing List

11

Membuat draftNPE + PEB

NPE + PEB(draft)

12

13

3

M B/L(draft)

Membuat M B/LOriginal

M B/L(original)

54 12

NPE + PEB(draft)

H B/L(draft)

COO(draft)

Mengecek kesesuaian dokumen

Sesuai?

1

tidak

6

ya

NPE + PEB(draft)

H B/L(draft)

COO(draft)

14

14

NPE + PEB(draft)

Mengurus pembuatan NPE + PEB(original)

NPE + PEB(original)

7

8

22

Gambar 0.3 Document Flow Export

Proses Ekspor

DMG Dokumentasi

1

Membuat draft H B/L

Membuat draft M B/L

Membuat draft COO

H B/L(draft)

M B/L(draft)

COO(draft)

3

4

5

6

COO(draft)

H B/L(draft)

Mengurus pembuatan COO

original

Membuat H B/Loriginal

COO(original)

H B/L(original)

7

NPE + PEB(original)

15 16

15 16

COO(original)

H B/L(original)

8

M B/L(original)

2

Membuat draft M B/L

Membuat draft COO

M B/L(draft)

COO(draft)

17

18

17 18

M B/L(draft)

COO(draft)

Mengecek kesesuaian dokumen

Sesuai?

2

tidak

M B/L(draft)

COO(draft)

ya

19

19

3

23

4.1.2 Hasil Identifikasi Masalah

Berdasarkan identifikasi permasalahan maka diperlukan rancang bangun

aplikasi e portal untuk proses pengiriman barang ekspor pada PT. Kelola Mina

Laut yang mampu membantu admin ekspor dan marketing dalam mengintegrasikan

data dari kedua bagian tersebut, sehingga proses pengiriman barang khususnya

pembuatan jadwal dan konfirmasi jadwal pengiriman barang jauh lebih efisien.

Berikut ini adalah gambaran umum aplikasi e portal untuk proses pengiriman

barang ekspor pada PT. Kelola Mina Laut :

Gambar 0.4 Arsitektur e portal untuk proses export shipment

4.2 Perancangan Sistem

Perancangan sistem dimaksudkan untuk membantu menyelesaikan

masalah atau kendala pada sistem yang sedang berjalan saat ini sehingga dapat

INTERNET

WEB SERVER

IT MARKETING ADMIN EKSPOR

24

menjadi lebih baik dengan adanya sistem atau aplikasi yang baru. Perancangan

sistem menggunakan bahasa pemodelan untuk mempermudah analisa terhadap

sistem. Langkah langkah yang dilakukan dalam perancangan sistem ini adalah

membuat :

1. System Flow

2. Context Diagram

3. Diagram Jenjang Proses

4. Data Flow Diagram

5. Entity Relationship Diagram

6. Struktur Tabel

7. Desain Input Output

Berikut penjelasan dari tujuh langkah dalam perancangan aplikasi e

portal untuk proses export shipment pada PT. Kelola Mina Laut :

4.2.1 System Flow

System Flow merupakan gambaran alur sistem baru yang akan dibuat,

System Flow ini dibuat berdasarkan hasil analisa pada tahap alur sistem yang sedang

berjalan saat ini.

A. System flow data master user

Gambar 4.5 System flow data master user merupakan rancangan alur

sistem untuk menambahkan dan mengubah user atau pengguna aplikasi e portal,

dalam tahap atau proses ini ditujukan agar pengguna dapat menggunakan aplikasi

sesuai dengan bagiannya. Dimulai dari admin yang menambahkan data pengguna

25

yang kemudian disimpan di tabel user untuk diproses oleh aplikasi menu bagian

mana yang dapat di lihat atau digunakan oleh pengguna.

Gambar 0.5 System flow data master user

Master Data User

IT System

Ph

ase

Start

Show Account List

Account List

Entry Account Data

Update Account Data

End

user

Record Account Data

26

B. System flow master data continent

Gambar 4.6 System flow data master continent merupakan alur sistem

yang digunakan untuk menambahkan data continent yang disimpan pada tabel

continent untuk memudahkan pengguna padaa saat menentukan daerah pengiriman

barang dan beberapa data yang membutuhkan alamat.

Gambar 0.6 System flow data master continent

Master Data Continent