47

BAB IV

EVALUASI DAN PEMBAHASAN

IV.1. Tujuan dan Perencanaan Evaluasi

IV.1.1. Tujuan Evaluasi

1. Menganalisis dan mengidentifikasi apakah sistem informasi akuntansi

persediaan yang sedang berjalan pada saat ini telah sesuai dengan standar

atau kebijakan perusahaan.

2. Mendeteksi kelemahan dan kekurangan yang terdapat pada sistem informasi

akuntansi persediaan yang meliputi pengendalian umum dan pengendalian

aplikasi.

3. Mengetahui apakah pengendalian-pengendalian yang diterapkan sudah

mampu menekan resiko seminimal mungkin yang meliputi resiko atas

pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.

IV.1.2. Perencanaan Evaluasi

Perencanaan evaluasi dimaksudkan agar dapat meringankan kerja evaluasi dari

segi biaya, waktu, dan penganalisaan atas bukti-bukti atau informasi yang memadai dan

cukup dan agar dapat dapat menjadi lebih tajam dan tepat guna untuk dapat

mengevaluasi dan menyimpulkan tingkat keefektifan pengendalian-pengendalian sistem

informasi akuntansi persediaan. Untuk itu penulis mengunjungi kantor dan pabrik PT.

Bernofarm untuk mendapatkan keterangan dari pihak external public relation agar dapat

memahami prosedur-prosedur yang ada dalam sistem informasi akuntansi persediaan.

  48

Perencanaan evaluasi yang dilakukan adalah:

a. Mengumpulkan informasi dari berbagai buku yang berhubungan dengan

sistem informasi manajemen persediaan.

b. Mencari informasi mengenai gambaran umum perusahaan.

c. Mengumpulkan dan mencari informasi mengenai latar belakang atau sejarah

perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi perusahaan, serta

uraian tugas dan wewenang pada PT. Bernofarm.

d. Melakukan wawancara dan studi kepustakaan dengan manajer untuk

mendapatkan penjelasan.

e. Mendapatkan dokumen sumber dan dokumen pendukung yang berkaitan

dengan sistem informasi akuntansi persediaan pada PT. Bernofarm.

f. Menganalisis hasil wawancara dan studi kepustakaan untuk

mengindentifikasi kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem

informasi akuntansi persediaan pada PT. Bernofarm.

g. Memberikan rekomendasi atas kelemahan-kelemahan yang ada dalam sistem

informasi akuntansi persediaan pada PT. Bernofarm.

Pada perencanaan evaluasi, tahap-tahap yang dilakukan adalah:

1. Ruang Lingkup Evaluasi

Ruang lingkup dari evaluasi sistem informasi akuntansi persediaan pada PT.

Bernofarm dibatasi pada hal-hal berikut ini:

a. Menganalisis dan mengevaluasi sistem yang sedang berjalan.

  49

b. Mengidentifikasikan kekurangan dan kelemahan sistem informasi

akuntansi persediaan agar dapat dikelola dengan efisien, efektif, dan

ekonomis.

c. Merumuskan rekomendasi sistem informasi atas persediaan pada PT.

Bernofarm.

2. Persiapan Penelitian Lapangan

Adapun instrumen yang digunakan terdiri dari wawancara dan studi

dokumentasi. Sumber informasi yang diperoleh hanya terbatas pada external

public relation PT. Bernofarm karena tidak ada akses untuk melakukan

wawancara langsung dengan pihak yang terkait dan karena adanya batasan-

batasan dalam melakukan penelitian pada PT. Bernofarm.

a. Wawancara

Wawancara dilakukan dengan melakukan tanya jawab secara langsung

dengan pihak-pihak yang terkait dalam perusahaan ataupun sistem

persediaannya untuk memperoleh informasi yang diperlukan.

b. Dokumentasi

Penulis melakukan studi dokumentasi yaitu dengan cara memeriksa atau

mengevaluasi terhadap dokumentasi dan catatan-catatan transaksi yang

dimiliki perusahaan. Pemeriksaan bukti-bukti dokumen dilakukan dengan

mengumpulkan dan mengevaluasi dokumen-dokumen yang ada.

  50

IV.2. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Jadi

PT. Bernofarm menggunakan sistem pencatatan persediaan secara periodik dan

sistem perhitungan harga pokok persediaan menggunakan metode FIFO (First in First

Out). PT. Bernofarm merupakan perusahaan farmasi yang memproduksi berbagai jenis

obat-obatan. PT. Bernofarm mempunyai 4 distributor utama yang berfungsi sebagai

pendistribusi produk farmasi dari PT. Bernofarm. Peningkatan permintaan persediaan

biasanya terjadi karena adanya bencana sehingga PT. Bernofarm memproduksi produk

lebih banyak daripada standarnya.

PT. Bernofarm menggunakan sistem forecasting untuk memperkirakan produksi

mendatang. Peningkatan dan penurunan permintaan persediaan PT. Bernofarm

dipengaruhi oleh beberapa faktor, diantaranya adalah:

1. Faktor bencana, dimana terjadinya peningkatan permintaan persediaan karena

adanya korban bencana yang membutuhkan obat-obatan.

2. Faktor Bulan Ramadhan, dimana terjadinya peningkatan obat tertentu dan

penurunan kapasitas produksi pada obat yang lain.

IV.3. Pengendalian Barang Jadi

IV.2.1. Pengendalian Umum

Pengendalian terhadap sistem informasi dalam suatu perusahaan adalah penting

untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kegiatan operasional perusahaan.

Penggunaan suatu sistem untuk data yang tidak diolah dengan baik dapat menimbulkan

dampak yang berpengaruh pada operasional sistem informasi perusahaan. Dengan

melakukan proses evaluasi dapat ditemukan kelemahan-kelemahan atau penyelewengan

  51

yang ada pada sistem informasi akuntansi persediaan yang sedang berjalan, sehingga

dapat memberikan suatu rekomendasi yang mendukung untuk memperbaiki kelemahan

sistem informasi akuntansi persediaan dalam meningkatkan operasional perusahaan

yang lebih baik dimasa yang akan mendatang.

IV.2.2. Pengendalian Khusus

Pengendalian khusus dilakukan untuk memastikan secara benar persediaan

barang jadi telah sesuai dengan jumlah yang tercatat dalam dokumen yang

mendukungnya. Pengendalian khusus ini meliputi pengendalian terhadap:

IV.2.2.1. Master List (daftar barang dagangan)

Harus memiliki master list barang-barang yang dijual berikut distributornya,

master list ini bisa berupa jika ada penambahan barang yang dijual atas barang yang

sudah tidak dijual. Namun pada dasarnya master list ini merupakan data dasar barang-

barang yang sudah jadi pada PT. Bernofarm.

Untuk memudahkan control terhadap barang-barang dagangan, master list bisa

dibuat menjadi kelompok tablet, kelompok kapsul, kelompok injeksi, kelompok krim,

dan kelompok sirup.

  52

Tabel Master List

  53

Sumber: Data diambil dari PT. Bernofarm

  54

IV.2.2.2. Aktivitas Barang

Aktivitas barang pada PT. Bernofarm dimulai dari aktivitas penerimaan barang

hasil produksi ke gudang dan pengeluaran barang untuk pendistribusian dari marketing

ke distributor.

1. Berikut adalah flowchart dari penerimaan barang:

  55

Penjelasan flowchart prosedur penerimaan barang:

1) PPIC menerima barang produksi beserta SP (Surat Produksi) dari pihak produksi

barang.

2) PPIC akan memeriksa kesesuaian jumlah barang yang diterima dengan surat

produksi. Jika barang yang diterima tidak sesuai dengan surat produksi maka

akan diserahkan ke pihak inventory control untuk melaporkannya ke bagian

produksi.

3) Inventory control memeriksa kembali barang produksi.

4) Jika barang sudah sesuai maka PPIC akan mencatat ke laporan stok barang.

5) PPIC membuat laporan stok barang harian berdasarkan pencatatan sebelumnya.

  56

2. Berikut adalah flowchart pengeluaran barang:

  57

Penjelasan flowchart prosedur pengeluaran barang:

1) PPIC menerima SO (Sales Order) dari marketing sebagai bukti pengeluaran

barang dan permintaan.

2) PPIC memeriksa kesesuaian SO (Sales Order) dengan stok barang yang ada pada

gudang. Jika barang yang diminta tidak sesuai dengan jumlah stok yang ada di

gudang, pihak PPIC mengembalikan SO ke marketing.

3) Marketing akan memeriksa kembali dan menentukan target penjualan, kembali

membuat SO dan menyerahkan ke pihak PPIC.

4) Jika SO telah disetujui maka Pihak PPIC akan membuat DO (delivery order)

empat rangkap yang akan diserahkan ke marketing, finance, shipping dan

disimpan sebagai arsip.

5) PPIC akan membuat laporan berdasarkan arsip dan mengeluarkan laporan stok

barang.

  58

IV.4. Laporan Atas Temuan Permasalahan dan Rekomendasi

Perbaikan

1. Kondisi : Pada gudang PT. Bernofarm sering mengalami kekosongan

beberapa jenis produk yang siap jual ketika adanya penawaran

barang yang dilakukan oleh pihak marketing kepada distributor. Hal

ini disebabkan gudang PT. Bernofram tidak memiliki stok

minimum untuk setiap jenis produk yang diproduksi. Kekosongan

barang ini menghambat pemasaran pada PT. Bernofarm dan sering

kali terjadinya pembatalan pemesanan barang oleh pihak distributor.

Kriteria : Gudang PT. Bernofarm seharusnya mempunyai stok minimum

untuk setiap jenis produk.

Sebab : Permintaan barang yang tinggi oleh pihak distributor dan tidak ada

pemberitahuan jika kalau barang yang tersedia sudah mencapai

batas jumlah minimum.

Akibat : Tidak adanya persediaan barang yang dapat dikirim langsung

kepada distributor ketika terjadi pesanan atas barang yang

bersangkutan.

Rekomendasi: Untuk mencegah terjadinya keterlambatan pengiriman dari PT.

Bernofarm ke distributor maka perusahaan perlu menerapkan sistem

stok minimum. Dengan adanya sistem stok minimum tersebut,

maka diharapkan perusahaan tidak akan mengalami kekosongan

barang.

  59

2. Kondisi : Pada masa pengkarantinaan produk, terdapat kesalahpahaman

antara pihak marketing dengan pihak bagian produksi. Setelah

produk selesai diproduksi, produk harus dikarantina dua minggu

sebelum didistribusikan ke distributor. Pada sistem, produk dicatat

sebagai produk yang tersedia tetapi tidak diberitahukan bahwa

produk itu adalah produk yang dikarantina. Sehingga bagian

marketing salah mengartikan dan mengira produk dapat

didistribusikan.

Kriteria : Gudang PT. Bernofarm seharusnya melakukan pemisahan data

antarproduk yang dikarantinakan dan produk yang siap dijual.

Sebab : Pada gudang PT. Bernofarm tidak terdapat sistem yang

memisahkan produk yang siap dijual dan produk yang

dikarantinakan.

Akibat : Terjadi keterlambatan pengiriman barang ke distributor karena

produk harus dikarantina selama dua minggu.

Rekomendasi: Pada sistem harus terdapat pemisahan data antarproduk yang

dikarantinakan dan produk yang siap dijual. Dengan adanya sistem

tersebut, maka tidak akan terjadi keterlambatan pengiriman barang

ke distributor.