Upload
vandan
View
216
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
BAB IV
PEMBAHASAN
Analisis dan pemahaman atas internal control PT Lahanwicaksana Prima dilakukan
dengan beberapa metode yaitu metode naratif dan kuisioner. Metode kuisioner di susun
dalam bentuk daftar pertanyaan yang dirancang untuk memperoleh jawaban apakah
terdapat elemen-elemen internal control yang seharusnya ada dalam perusahaan. Berikut
ini adalah keterangan mengenai penyusunan kuisioner internal control tersebut:
a. Setiap pertanyaan memiliki tiga pilihan jawaban dan dijawab menggunakan check
mark ( √ ) pada kolom jawaban yang telah disediakan.
b. Pertanyaan-pertanyaan dalam Internal Control Questionaire (ICQ) diminta untuk
dijawab “Ya” (Y), “Tidak” (T), atau “Tidak Relevan “ (TR). Jawaban “Ya” akan
menunjukkan ciri internal control yang baik, “Tidak” akan menunjukkan ciri
internal control yang lemah, dan “Tidak Relevan” berarti pertanyaan tersebut tidak
relevan untuk perusahaan tersebut.
IV.1 Pemahaman atas Komponen Internal Control
Dalam menilai keandalan internal control siklus penggajian, auditor
harus terlebih dahulu memahami internal control yang diterapkan oleh
perusahaan tersebut. Pemahaman ini dilakukan dengan cara mengevaluasi
internal control yang meliputi: lingkungan pengendalian, penilaian risiko,
aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, dan pemantauan. Evaluasi
ini dapat dilakukan dengan pengamatan terhadap aktivitas perusahaan secara
langsung, wawancara dengan pemilik dan pegawai perusahaan serta
menggunakan kuisioner atas internal control yang bersangkutan.
IV.1.1 Pemahaman atas Lingkungan Pengendalian
Pemahaman atas lingkungan pengendalian dimaksudkan agar
auditor dapat memahami sikap, kesadaran, dan tindakan-tindakan
yang dilakukan oleh pimpinan yang berhubungan dengan lingkungan
pengendalian.
Dengan metode kuisioner yang dipakai ini dapat dilihat
bagaimana keandalan dari setiap komponen internal control yang ada,
sehingga secara langsung juga bisa dilihat bagaimana internal control
tersebut bisa membantu perusahaan meminimalisasi kelemahan dari
sistem yang diterapkan perusahaan serta mengatasi permasalahan
yang dihadapi oleh perusahaan.
Berdasarkan evaluasi yang dilakukan melalui daftar pertanyaan
dan wawancara dengan pihak manager personalia, dapat disimpulkan
bahwa keandalan lingkungan pengendalian yang ada pada perusahaan
secara umum cukup memadai. Berikut ini akan diuraikan beberapa
aspek yang berhubungan dengan lingkungan pengendalian.
a. Integritas dan Nilai Etika
Integritas dan nilai etika merupakan standar prilaku yang
berlaku di suatu perusahaan, bagaimana standar tersebut
dikomunikasikan dan diterapkan. Integritas dan nilai etika
meliputi tindakan manajemen untuk menghilangkan atau
menguragi motif atau godaan yang menyebabkan pegawai tidak
jujur, melanggar hukum, ataupun bersikap tidak etis.
Sikap disiplin juga diterapkan kepada setiap karyawan
misalnya datang tepat pada waktunya, dan menjalankan pekerjaan
dengan penuh. Setiap karyawan juga dituntut untuk bertindak etis
dalam semua perbuatannya, misalnya bersikap sopan, tidak
bersenda gurau ditempat kerja, dan lain sebagainya.
Setiap penyimpangan yang terjadi harus segera dilaporkan
pada atasan (manajer) untuk dapat ditindak lanjuti. Apabila
karyawan melakukan pelanggaran, misalnya sering terlambat,
maka kepada karyawan tersebut diberikan surat peringatan. Untuk
pelanggaran yang sangat merugikan perusahaan atau melanggar
hukum, maka karyawan dapat dikenakan sanksi PHK.
Berdasarkan kuisioner internal control atas integritas dan
nilai etika (lampiran 1), terlihat bahwa keandalan internal control
atas integritas dan nilai etika pada PT Lahanwicaksana Prima
adalah memadai. Perusahaan memiliki standar prilaku dan etika
bagi pegawainya dalam melaksanakan pekerjaan. Standar tersebut
juga dikomunikasikan kepada pegawainya dengan harapan
mereka dapat bekerja secara jujur, bertanggung jawab, dan tidak
melakukan perbuatan-perbuatan yang dapat merugikan
perusahaan secara keseluruhan. Komunikasi yang dilakukan
berupa pemberitahuan lisan dan tertulis kepada pegawai saat
pegawai diterima bekerja oleh perusahaan. Secara tertulis, semua
nilai-nilai integritas dan etika dalam perusahaan termuat dalam
Buku Peraturan Kerja PT Lahanwicaksana Prima.
b. Komitmen terhadap Kompetensi
Kompetensi adalah pengetahuan dan keterampilan yang
diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas. Komitmen terhadap
kompetensi mencakup pertimbangan manajemen terhadap tingkat
kompetensi untuk suatu pekerjaan tertentu dan bagaimana
tingkatan tersebut diubah menjadi keterampilan dan pengetahuan
yang diperlukan. Dalam hal ini, perusahaan memberikan perhatian
yang benar, sebab keberhasilan perusahaan ditentukan oleh faktor
manusia dan tidak terlepas dari kompetensi masing-masing
karyawan.
Setiap karyawan yang diterima adalah karyawan yang
lulus tes yang diberikan perusahaan. Dalam hal menerima
karyawan baru, perusahaan memperhatikan kepribadian, tingkat
pendidikan, dan keahlian untuk beberapa posisi tertentu.
Perusahaan juga menyelenggarakan sistem percobaan selama 3
bulan bagi setiap karyawan baru yang diterima.
Berdasarkan kuisioner internal control atas komitmen
terhadap kompetensi (lampiran 2), terlihat bahwa keandalan
internal control atas komitmen terhadap kompetensi dalam
perusahaan adalah cukup memadai. Perusahaan dalam melakukan
rekruitmen karyawan baru memperhatikan tingkat pengetahuan
dan keterampilan dari karyawan untuk mendapatkan pegawai
yang memiliki kualitas yang baik. Untuk mengetahui kemampuan
calon karyawan, PT Lahanwicaksana Prima melakukan
wawancara dan berbagai tes. Wawancara dilakukan oleh bagian
personalia dan bagian yang membutuhkan karyawan baru.
Perusahaan mempertimbangkan hasil tes, wawancara, dan
pengalaman dalam menyeleksi penerimaan karyawan baru.
Perusahaan akan berusaha untuk menempatkan karyawan baru
yang diterima pada posisi dan keahlian yang sesuai. Hanya saja
perusahaan tidak memberikan program training ataupun pelatihan
untuk karyawan baru maupun karyawan lama untuk
meningkatkan kemampuan perusahaan dalam memenuhi dan
melaksanakan tugas yang diberikan kepada mereka.
c. Filosofi Manajemen dan Gaya Operasi
Filosofi manajemen dan gaya operasi suatu perusahaan
mencerminkan adanya sikap pengendalian. Dalam perusahaan, hal
ini ditandai dengan adanya tata tertib perusahaan, kebijakan
perusahaan dan larangan bagi karyawan yang dikomunikasikan
baik secara lisan maupun tertulis, dan dijadikan pedoman bagi
karyawan.
Manajemen terbuka atas saran dari bawahan, memberikan
penekanan akan pentingnya internal control, melakukan
pengarahan-pengarahan secara periodik untuk memperjelas arah
operasional perusahaan.
Berdasarkan kuisioner internal control atas filosofi
manajemen dan gaya operasi (lampiran 3), terlihat bahwa
keandalan filosofi manajemen dan gaya operasi perusahaan telah
memadai. Manajemen PT Lahanwicaksana Prima menerapkan
manajemen yang bersifat demokrasi dimana atasan bersedia
mendengarkan saran dari bawahannya. Manajemen juga
memperhatikan internal control perusahaan. Manajemen selalu
berupaya terus memperbaiki sistem yang telah berjalan agar
sesuai dengan perkembangan perusahaan dan perubahan eksternal
yang ada, seperti perubahan lingkungan ekonomi.
d. Partisipasi Dewan Komisaris dan Komite Audit
Perusahaan hendaknya memiliki dewan komisaris yang
berperan aktif dalam menentukan tujuan dan kebijakan
perusahaan, sehingga arah perusahaan menjadi lebih jelas dan
terarah, demikian pula dengan komite audit. Namun dalam PT
Lahanwicaksana Prima seperti terlihat dalam kuisioner internal
control atas dewan komisaris dan komite audit (lampiran 4),
keandalan internal control atas partisipasi dewan komisaris dan
komite audit berada dalam kondisi yang buruk. Perusahaan
memiliki dewan komisaris namun dewan komisaris tersebut tidak
terlibat secara aktif dalam mengawasi pelaksanaan kebijakan,
rencana, dan program kerja dalam rangka mencapai tujuan
perusahaan. Dewan komisaris juga tidak aktif berpartisipasi dalam
pengambilan keputusan yang terkait dengan operasi maupun
pencapaian tujuan perusahaan. Walaupun dalam uraian tugas, hal-
hal diatas merupakan tanggung jawab dewan direksi, namun pada
kenyataannya fungsi tersebut lebih banyak dijalankan oleh
direktur, karena dewan komisaris tidak memiliki peran aktif
dalam perusahaan. Selain itu juga perusahaan tidak membentuk
komite audit seperti layaknya perusahaan lain, yang komite
auditnya terdiri dari beberapa orang dari dewan komisaris (UU No
40 Tahun 2007). Sehinga tidak ada dewan komisaris yang
dibentuk menjadi komite audit dalam PT Lahanwicaksana Prima.
e. Struktur Organisasi
Struktur organisasi suatu perusahaan menunjukkan garis
tanggung jawab dan wewenang yang ada. Perusahaan memiliki
struktur organisasi tertulis dan terus diperbaharui sesuai dengan
perkembangan perusahaan, yang berarti pengendalian terus
dilakukan melalui struktur organisasi ini. Dengan memahami
struktur organisasi klien, auditor dapat mengerti garis wewenang
dan garis organisasi yang ada dalam perusahaan sekaligus elemen
fungsional usaha serta memperkirakan bagaimana internal control
diterapkan.
Secara umum, berdasarkan kuisioner internal control atas
struktur organisasi (lampiran 5), dapat diambil kesimpulan bahwa
dari segi struktur organisasi, keandalan internal control pada PT
Lahanwicaksana Prima telah memadai, karena guna menjamin
terlaksananya internal control yang andal, maka dibutuhkan
pemisahan fungsi yang memadai dalam struktur organisasi.
Pemisahan fungsi dilakukan untuk menghindari terjadinya
kesalahan baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja, yang
dapat mengakibatkan kerugian perusahaan.
PT Lahanwicaksana Prima bisa dikatakan telah memenuhi
semua pengendalian yang seharusnya ada dalam internal control
atas struktur organisasi, dimana dalam struktur organisasi tersebut
terlihat jelas garis wewenang dan tanggung jawab yang ada dalam
perusahaan, serta hubungan yang ada antara fungsi fungsi yang
ada.
f. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab
Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab dituliskan
dalam uraian tugas. Uraian tugas memperjelas struktur organisasi,
sehingga karyawan dapat mengetahui sampai sejauh mana
wewenang diberikan kepadanya dan apa tanggung jawabnya
terhadap perusahaan. Pendelegasian wewenang dan tanggung
jawab dapat mendukung penetapan tujuan perusahaan. Oleh
karena itu pimpinan perusahaan harus memastikan bahwa tujuan
perusahaan dapat dipahami oleh karyawan.
Berdasarkan kuisioner internal control atas pendelegasian
wewenang dan tanggung jawab (lampiran 6), keandalan internal
control atas pendelegasian wewenang dan tanggung jawab pada
PT Lahanwicaksana Prima sudah kurang memadai. Setiap
karyawan yang ada dalam perusahaan hanya mengetahui uraian
tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing secara lisan
yang diberitahukan oleh manajer masing-masing bagian pada saat
diterima berkerja di perusahaan. Pada dasarnya deskripsi tugas
yang dimiliki oleh perusahaan ini telah memadai untuk
pelaksanaan aktivitas sehari-hari, namun karena tidak
diberitahukan secara tertulis maka bisa berpotensi terjadinya
konflik antara karyawan dan perusahaan. Yang menjadi sisi
positifnya adalah setiap perubahan wewenang, tanggung jawab
serta uraian tugas pun langsung diberitahukan kepada bagian yang
bersangkutan.
g. Kebijakan dan Praktik-Praktik Sumber Daya Manusia
Sumber daya yang kompeten dan dapat dipercaya
berpengaruh pada internal control yang efektif, kerena itu penting
bagi perusahaan untuk memiliki kriteria dan proses seleksi yang
memadai dalam menerima pegawai, serta memiliki program yang
memadai untuk mengembangkan kompetensi atas kinerja
karyawan.
Beberapa tindakan yang menunjukkan kemampuan
PT Lahanwicaksana Prima dalam menerapkan kebijakan dan
praktik sumber daya manusia adalah:
1. Semua perubahan yang terkait masalah penerimaan pegawai,
pengangkatan pegawai, pemindahan pegawai ke bagian lain,
skorsing pegawai dan pemberhentian pegawai dilakukan
melalui bagian personalia
2. Pertimbangan perusahaan pada saat melakukan perekrutan
pegawai baru harus didasarkan pada kriteria yang jelas sesuai
dengan kebutuhan masing-masing bagian. Kriteria tersebut
mencakup persyaratan pendidikan sesuai dengan bagian yang
membutuhkan, dan pengalaman kerja yang memberikan nilai
tambah bagi calon pegawai.
3. Penilaian prestasi pegawai dalam jangka waktu tertentu.
Penilaian ini dilakukan oleh atasannya langsung guna
meningkatkan efisiensi dan loyalitas karyawan terhadap
perusahaan. Perusahaan melakukan penilaian atas kinerja
masing-masing bagian yang ada. Atas prestasi kerja yang baik
akan diberikan imbalan berupa kenaikan gaji ataupun promosi
jabatan.
Berdasarkan kuisioner internal control atas kebijakan dan
praktik sumber daya manusia (Lampiran 7), internal control atas
kebijakan dan praktik sumber daya manusia pada
PT Lahanwicaksana Prima cukup memadai. PT Lahanwicaksana
Prima dalam menerima karyawan baru selalu melakukan seleksi
atas kualitas karyawan terlebih dahulu agar sesuai dengan jabatan
yang akan dipegang oleh karyawan tersebut. Selain itu perusahaan
juga memperhatikan dan menilai prestasi karyawan dan
memberikan promosi bagi karyawan yang berprestasi.
Namun beberapa hal yang tidak diterapkan oleh
PT Lahanwicaksana Prima adalah:
1. Tidak ada program pelatihan (training) sebelum pegawai
ditempatkan dalam perusahaan
2. Tidak ada program yang dilakukan atau diberlakukan
perusahaan untuk memelihara hubugan yang baik antar
karyawan
3. Tidak terdapatnya rotasi pekerjaan karyawan untuk mengatasi
kejenuhan karyawan atas pekerjaannya
IV.1.2 Pembahasan atas Penaksiran Risiko
Pada tahap penilaian risiko, yang perlu diketahui oleh auditor adalah
proses penilaian risiko yang diterapkan pada perusahaan yang dapat
mempengaruhi kewajaran penyajian biaya gaji. Untuk penilaian risiko
yang berhubungan dengan penyajian laporan keuangan sesuai dengan
Standar Akuntansi Keuangan (SAK), perusahaan menerapkan internal
control yang cukup seperti yang terlihat pada kuisioner internal
control atas penaksiran risiko (lampiran 8).
Beberapa hal baik yang diterapkan perusahaan terkait dengan internal
control atas penetapan risiko :
1. Daftar gaji dan upah dibuat tepat pada waktunya untuk mencegah
pembayaran gaji yang terlambat kepada pegawai, dan perhitungan
yang ada dalam daftar gaji dan upah selalu diperiksa ulang oleh
bagian keuangan sebelum gaji dan upah dibayarkan, sehingga bila
terdapat kekeliruan atau kesalahan perhitungan dapat segera diatasi
2. Sistem absensi yang digunakan dapat memastikan bahwa setiap
karyawan yang ada dibayar sesuai dengan jam kerjanya, serta
dapat memastikan bahwa tidak ada pegawai yang bisa melakukan
absensi terhadap karyawan lain
3. Terdapat prosedur yang memadai atas penerimaan karyawan,
kenaikan pangkat, dan pemberhentian karyawan.
4. Serta setiap penerimaan karyawan, pengangkatan karyawan,
pemindahan karyawan ke bagian lain, skorsing pegawai, dan
pemberhentian pegawai segera dilaporkan ke bagian finance
Sedangkan beberapa kelemahan yang ada dalam hal internal control
dalam penilaian risiko adalah:
1. Perusahaan tidak membuat slip gaji atau bukti pembayaran gaji
yang diberikan kepada pegawai sehingga pegawai tidak
mengetahui rincian gaji yang diterimanya. Hal ini bisa
menyebabkan terjadinya kesalahpahaman antara pegawai dan
perusahaan mengenai jumlah gaji dan upah yang dibayarkan
2. Belum ada pemisahan antara bagian pembukuan dengan bagian
pembayaran gaji dan upah
3. Tidak ada rotasi yang dilakukan antara petugas yang menyiapkan
daftar gaji dan upah, serta petugas yang melakukan pembayaran
gaji dan upah.
IV.1.3 Pemahaman atas Aktivitas Pengendalian
Berikut akan dibahas hasil kuisioner lima subkomponen aktivitas
pengendalian yang ada yaitu:
1. Pemisahan Tugas yang Memadai
Pemisahan tugas diperlukan untuk mengurangi kesempatan
seorang karyawan berada disuatu posisi yang memungkinkannya
untuk melakukan, menutupi kesalahan dan kekeliruan yang
berhubungan dengan tugasnya.
Berdasarkan kuisioner internal control atas pemisahan tugas
yang memadai (lampiran 9), keandalan internal control atas
pemisahan tugas pada PT Lahanwicaksana Prima kurang memadai.
Beberapa hal yang memperlihatkan hal tersebut adalah:
• Tidak adanya pemisahan fungsi antara bagian pembukuan
dan pembayaran gaji sehingga risiko kecurangan masih bisa
terjadi.
• Tidak ada pemisahan fungsi antara fungsi pencatatan waktu
dan fungsi perhitungan gaji dan upah yang berakibat
terjadinya kecurangan (manipulasi) dan pembayaran gaji
• Tidak adanya rotasi petugas yang menyiapkan daftar gaji
dan upah dengan petugas yang melakukan pembayaran gaji
sehingga mereka dapat berkerja sama untuk melakukan
kecurangan.
2. Otorisasi yang Memadai atas Transaksi dan Kegiatan Perusahaan
Dalam perusahaan, setiap transaksi dan kegiatan hanya
terjadi atas dasar otorisasi dari pihak yang berwenang untuk
menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu,
hendaknya terdapat sistem yang mengatur pembagian wewenang
untuk otorisasi atas transaksi dan kegiatan.
Berdasarkan kuisioner internal control pada otorisasi yang
memadai atas transaksi dan aktivitas perusahaan (lampian 10),
keandalan internal control pada otorisasi yang memadai atas
transaksi dan aktivitas perusahaan adalah memadai. Setiap
prosedur kepegawaian pada PT Lahanwicaksana Prima telah
diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Hal itu bertujuan untuk
mengantisipasi adanya kecurangan dalam perhitungan gaji.
Beberapa hal yang menunjukkan bahwa keandalan internal
control pada otorisasi aktivitas dan transaksi perusahaan dalam
kondisi yang memadai adalah:
1. Bagian personalia mengotorisasi penerimaan pegawai,
pengangkatan pegawai, pemindahan pegawai ke bagian lain,
dan pemberhentian karyawan.
2. Setiap perubahan tarif pembayaran dan perubahan-perubahan
gaji dan upah diotorisasi oleh general manajer dengan
berkoordinasi dengan manajer personalia.
3. Setiap pegawai memiliki surat keputusan pengangkatan
sebagai karyawan perusahaan yang telah disahkan direktur
atau wakil manajemennya.
4. Daftar jumlah gaji dan upah yang dibuat oleh bagian
personalia kemudian di cek kembali oleh bagian finance untuk
memastikan bahwa pegawai yang tercantum dalam daftar gaji
dan upah adalah memang pegawai perusahaan, bukan
karyawan fiktif, serta tarif gaji dan upah yang dipakai sebagai
dasar perhitungan gaji dan upah adalah tarif yang berlaku
sesuai ketetapan pemerintah
3. Dokumentasi dan Catatan yang Memadai
Dokumentasi dan pencatatan yang baik membantu
perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya. Dokumentasi dan
catatan hendaknya memadai untuk memberikan keyakinan yang
memadai bahwa seluruh aktiva dikendalikan dengan layak dan
seluruh transaksi di catat dengan benar.
Berdasarkan kuisioner atas dokumentasi dan catatan yang
memadai (lampiran 11), maka bisa dilihat bahwa internal control
atas dokumen dan catatan pada PT Lahanwicaksana Prima cukup
memadai. Meskipun ada beberapa hal yang belum diterapkan
seperti tidak dibuatnya slip gaji yang diberikan kepada pegawai
dan perincian atas gaji yang dibayarkan sehingga karyawan tidak
mengetahui rincian gaji yang diterimanya, yang kemungkinan bisa
menimbulkan konflik antara karyawan dan perusahaan, namun
secara umum dalam siklus kepegawaian dan penggajian yang
diterapkan perusahaan, dokumen dan catatan yang digunakan
sudah cukup memadai, seperti beberapa hal dibawah ini:
1. Surat perjanjian kerja, yang berisi perjanjian kerja antara
perusahaan dan perkerja, beserta kesepakatan
2. Formulir data pekerja, yaitu dokumen yang berisi data-data
tenaga kerja, seperti nama, alamat, tempat tanggal lahir, jabatan
pekerja, dan lain-lain
3. Daftar hadir, yaitu dokumen yang mengindikasikan kehadiran
pekerja setiap harinya selama satu bulan
4. Rekapitulasi daftar hadir, yaitu catatan yang berisi total jam
kerja tiap pegawai dalam satu bulan
5. Daftar gaji dan upah, yaitu dokumen yang berisi jumlah gaji
dan upah yang akan diterima pegawai setiap bulannya
6. Rekap daftar gaji dan upah, yang membuat ringkasan gaji dan
upah tenaga kerja per divisi, yang dibuat berdasarkan daftar
gaji dan upah
7. Voucher keluar (bukti kas keluar), yang merupakan perintah
pengeluaran uang untuk pembayaran gaji karyawan
berdasarkan rekpitulasi yang dibuat oleh manajer personalia
dan telah diperiksa ulang oleh manajer keuangan
4. Pengendalian Fisik atas Aktiva dan Catatan Penting Perusahaan
Dokumen dan catatan hendaknya memadai untuk
memberikan keyakinan memadai bahwa seluruh aktiva
dikendalikan dengan layak dan seluruh transaksi dicatat dengan
benar.
Beradasarkan kuisioner internal control pada
pengendalian fisik atas aktiva dan catatan (lampiran 12), keandalan
internal control atas pengendalian fisik atas aktiva dan catatan
pada PT Lahanwicaksana Prima memadai, hal ini dapat dilihat
dari:
1. Adanya tempat khusus untuk menyimpan harta dan catatan
perusahaan, dan akses ke tempat tersebut dibatasi serta diawasi.
Hanya orang-orang yang diotorisasi yang berhak menggunakan
peralatan, dokumen dan catatan perusahaan.
2. Ada kotak penyimpanan uang kas untuk menghindari
kemungkinan terjadinya pencurian uang kas, dan yang berhak
memiliki akses ke kotak penyimpanan tersebut hanyalah orang-
orang yang mendapat otorisasi
3. Terdapat alat pemadam kebakaran yang diletakkan dibeberapa
tempat dalam perusahaan guna mengamankan harta dan catatan
penting perusahaan dan mencegah kemungkinan terjadinya
bahaya kebakaran
4. Ruang penyimpanan aktiva dan catatan penting perusahaan
dilengkapi dengan sistem fire proof save yang merupakan alat
pengaman dari bahaya kebakaran
5. Pengecekan Independen atas Kinerja
Pengendalian aktivitas terdiri dari empat kategori, yaitu:
pemisahan tugas yang memadai, otorisasi yang memadai atas
aktivitas dan transaksi, dokumen dan catatan yang memadai dan
pengendalian fisik atas aktiva dan catatan. Pengendalian ini
memerlukan pengecekan terpisah secara terus menerus untuk
memantau efektivitas pelaksanaannya. Kunci penting yang
diperlukan dalam pelaksanaan pengecekan terpisah adalah
independensi karyawan yang melaksanakan pengecekan tersebut.
Pada kuisioner internal control pengecekan independen
atas kinerja (lampiran 13) terlihat bahwa internal control pada
pengecekan independen atas kinerja PT Lahanwicaksana Prima
telah cukup memadai, beberapa hal yang mendukung pernyataan
tersebut adalah:
1. Adanya pemisahan antara fungsi pencatatan waktu hadir dan
fungsi akuntansi. Pemisahan fungsi ini secara otomatis
melakukan pengecekan terpisah terhadap pelaksanaan masing-
masing fungsi dalam pelakanan suatu transaksi.
2. Pengecekan pelaksanaan tugas karyawan yang dilakukan oleh
masing-masing kepala bagian yang ada dalam perusahaan
3. Adanya pembuatan rekap lembur yang dibuat oleh manajer
personalia berdasarkan catatan jam lembur yang dibuat kepala
bagian masing-masing, yang sekaligus pengecekan independen
atas jam lembur pegawai.
IV.1.4 Pemahaman atas Arus Informasi dan Komunikasi
Tujuan sistem informasi dan komunikasi suatu satuan usaha
adalah memberikan informasi-informasi kepada manajemen yang
dibutuhkan dan mengambil keputusan berdasarkan informasi yang ada.
Untuk memahami sistem penggajian yang ada dalam perusahaan,
maka dilakukan penilaian terhadap prosedur yang berhubungan
dengan sistem penggajian tersebut.
Berdasarkan kuisioner internal control atas pemahaman informasi
dan komunikasi (lampiran 14), terlihat bahwa Pemahaman atas
informasi dan komunikasi pada PT Lahanwicaksana Prima cukup
memadai. Hal ini terlihat dari sistem komunikasi yang telah diterapkan
sehingga dapat menjalin terjadinya komunikasi yang baik antara
bawahan dan atasan, frekuensi rapat antar bagian juga merupakan
sarana komunikasi yang diterapkan perusahaan, serta kebijakan dan
tujuan perusahaan yang dikomunikasikan secara memadai melalui
pertemuan-pertemuan, rapat, maupun secara lisan dari pimpinan
kepada karyawan.
Yang masih perlu diperbaiki adalah dalam hal sistem informasi
yang ada, karena sistem informasi yang ada belum dapat memastikan
kelengkapan pencatatan transaksi yang terjadi, serta sistem informasi
yang ada belum dapat membantu menghindari pencatatan ganda atas
beban gaji yang terjadi.
IV.1.5 Pemantauan
Aktivitas pemantauan berkaitan dengan efektivitas internal
control yang dijalankan perusahaan secara periodik dan terus menerus
untuk menentukan apakah internal control telah dilaksanakan dengan
semestinya dan telah diperbaiki sesuai dengan keadaan.
Pemantauan yang ada pada perusahaan secara umum dapat
dikatakan memadai, seperti terlihat pada kuisioner internal control
atas pemantauan (lampiran 15), perusahaan mempunyai kepala bagian
di setiap fungsi yang ada untuk mengawasi setiap aktivitas
bawahannya, dan menanggapi keluhan-keluhan yang disampaikan oleh
bawahannya melalui jalan musyawarah. Selain itu, sejalan dengan
perkembangannya, perusahaan telah beberapa kali mengubah struktur
organisasi, prosedur dan kebijakan yang ada. Perubahan ini
dimaksudkan untuk menyempurnakan efektivitas internal control
perusahaan agar sesuai dengan perkembangan dan perubahan
lingkungan perusahaan. Walaupun perusahaan tidak memiliki komite
audit bukan berarti aktivitas pemantauan tidak dilakukan, dalam
PT Lahanwicaksana Prima ini, fungsi pemantauan lebih banyak
dilakukan oleh pemilik perusahaan. Hanya saja pemantauan tidak
dilakukan dengan langsung terlibat aktif dalam operasi perusahaan.
IV.2 Pembahasan atas Prosedur Penggajian dan Kepegawaian
IV.2.1 Pembahasan atas Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Pegawai
Fungsi ini merupakan fungsi penting bagi audit atas penggajian,
karena mempengaruhi biaya gaji untuk periode yang bersangkutan.
Pencatatan waktu hadir menunjukkan jumlah jam kerja pegawai dalam
satu bulan.
Sistem pencatatan waktu yang digunakan perusahaan adalah
Finger Scan dimana mesin absensi tersebut langsung terhubung dengan
komputer manajer personalia melalui sistem online, sehingga setiap
absensi yang dilakukan oleh pegawai langsung terdeteksi dan ter-
update secara otomatis di komputer manajer personalia. Sistem absensi
yang diterapkan perusahaan tidak memungkinkan pegawai melakukan
absensi terhadap pegawai lain.
Berdasarkan prosedur pencatatan waktu hadir, ditemukan
kelemahan internal control perusahaan atas kegiatan pencatatan waktu
hadir pegawai. Kelemahan tersebut adalah ketika jaringan sistem online
dari mesin absensi ke komputer manajer personalia terputus karena
kesalahan jaringan pada sistem (server error) ataupun karena
terputusnya jaringan listrik sehingga absensi tidak bisa dilakukan atau
terdeteksi di komputer manajer personalia. Selain itu jika hal tersebut
terjadi, maka kemungkinan terjadinya human error dalam penghitungan
daftar jam kerja pegawai dan daftar jumlah gaji akan semakin besar.
Sejauh ini hal-hal diatas memang jarang terjadi di perusahaan, namun
hendaknya perusahaan siap mengantisipasi hal diatas, agar bisa segera
diatasi apabila hal tersebut benar-benar terjadi. Sebagai contoh
antisipasinya adalah memberlakukan sistem absensi cadangan (mesin
print pada kartu absen khusus) yang bisa digunakan pada saat server
error terjadi ataupun pada saat jaringan listrik terputus.
IV.2.2 Pembahasan atas Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah
Berdasarkan prosedur pembayaran gaji dan upah ditemukan
adanya kekuatan-kekuatan internal control atas kegiatan pembayaran
gaji dan upah. Kekuatan-kekuatan tersebut antara lain:
a. Daftar gaji dan upah serta rekap daftar gaji dan upah dibuat oleh
bagian personalia setelah terlebih dahulu menghitung jumlah jam
kehadiran pegawai berdasarkan rekap daftar pegawai. Hal ini
dilakukan untuk meyakinkan bahwa pegawai dibayar atas jam
kerja yang sebenarnya sehingga tidak merugikan perusahaan.
b. General manager memeriksa ulang daftar gaji dan upah serta
voucher keluar (bukti kas keluar) yang telah dibuat. Hal ini
dilakukan untuk meyakinkan bahwa perhitungan gaji dan upah,
serta voucher keluar dibuat secara benar dan teliti.
Selain kekuatan-kekuatan tersebut, juga terdapat kelemahan-
kelemahan internal control atas kegiatan pembayaran gaji dan upah.
Kelemahan-kelemahan tersebut antara lain:
a. Tidak ada pemisahan tugas antara bagian yang membuat rekap
jumlah jam kerja pegawai dengan bagian pembuat rekap daftar
gaji pegawai sehingga kemungkinan kecurangan bisa terjadi,
seperti penambahan pegawai fiktif.
b. Tidak ada slip gaji yang dibuat oleh perusahaan, sehingga
pegawai tidak mengetahui rincian gaji yang diterimanya setiap
bulan, hal ini berpotensi menimbulkan konflik antara pegawai dan
perusahaan.
c. Tidak adanya job rotation atas pegawai yang melakukan
penghitungan maupun pembayaran gaji dan upah.
d. Tidak digunakannya formulir yang pre-numbered untuk voucher
ataupun kas keluar.
PT Lahanwicaksana Prima tidak memberlakukan kebijakan
pemotongan gaji karyawan, karena semua aspek pajak (PPh pasal 21)
disubsidi penuh oleh kantor pusat. Sehingga gaji yang diterima oleh
karyawan tiap bulannya adalah murni take home pay tanpa dipotong
biaya asuransi maupun PPh pasal 21 untuk pajak penghasilan. Namun
kebijakan ini tidak berlaku bagi karyawan yang berada pada tingkat
manajerial, karena khusus untuk karyawan dalam tingkat manajerial
perusahaan tetap memberlakukan pemotongan untuk pajak penghasilan
sesuai dengan ketentuan pajak penghasilan PPh pasal 21, yang besarnya
bergantung dari jumlah gaji masing-masing pegawai tiap bulannya.
IV.3 Perbandingan Teori dan Prosedur yang Diterapkan Perusahaan
Untuk memahami keandalan prosedur penggajian pada PT
Lahanwicaksana Prima, maka dilakukan perbandingan antara prosedur
penggajian PT Lahanwicaksana Prima dengan prosedur penggajian yang baik
dan benar.
Perbandingan Prosedur Penggajian Menurut Teori Arens dan Loebbecke
dengan Pelaksanaan Prosedur Penggajian
PT Lahanwicaksana Prima
Teori Arens dan Loebbecke PT Lahanwicaksana Prima Fungsi kepegawaian dipisahkan dari fungsi pencatatan waktu dan fungsi penggajian
Fungsi kepegawaian tidak dipisahkan dari fungsi pencatatan waktu dan fungsi penggajian
Rekapitulasi absensi dan catatan lembur dilakukan oleh bagian pencatatan waktu
Audit kartu absensi dan catatan lembur dilakukan oleh bagian personalia
Distribusi gaji dilakukan oleh bagian penggajian
Distribusi gaji dilakukan oleh bagian keuangan
Bukti kas keluar dan formulir yang digunakan hendaknya pre-numbered
Bukti kas keluar dan formulir yang digunakan tidak pre-numbered
Petugas yang melakukan pembayaran gaji hendaknya dilakukan oleh seseorang yang tidak terlibat dalam fungsi penggajian
Petugas yang melakukan pembayaran gaji adalah petugas dari bagian keuangan (memiliki hubungan dengan fungsi penggajian)
IV.4 Pemahaman atas Internal Control Siklus Penggajian dan Kepegawaian
Pemahaman atas internal control siklus penggajian dan kepegawaian
dapat dilihat pada kuisioner internal control atas siklus penggajian dan
kepegawian (lampiran 16). Dari lampiran tersebut bisa dilihat bahwa internal
control atas siklus penggajian dan kepegawaian pada PT Lahanwicaksana
Prima berada dalam keadaan yang cukup memadai. Hanya ada beberapa hal
yang belum diterapkan oleh perusahaan yaitu job rotation pada karyawan
yang melakukan penghitungan maupun pembayaran gaji, tidak ada petugas
yang mengawasi waktu hadir karyawan serta tidak dibuatnya slip gaji untuk
karyawan. Selain dari beberapa hal di atas, internal control yang diterapkan
ataas siklus penggajian dan kepegawaian PT Lahanwicaksana Prima telah
cukup baik.
IV.5 Penilaian Risiko Pengendalian
Setelah mendapatkan pemahaman atas internal control penggajian dan
kepegawaian PT Lahanwicaksana Prima, maka langkah selanjutnya adalah
melakukan penilaian atas risiko pengendalian. Keperluan pengujian
pengendalian menggunakan atribut pengujian pengendalian yang mencakup
Test of Control, TRAO (Transaction Related Audit Objective), dan Key
Internal Control. Tujuan dilakukannya pengujian atas pengendalian (Test of
Control) adalah untuk memberikan keyakinan yang memadai atas internal
control yang dinyatakan dalam kuisioner memang benar-benar berfungsi dan
dijalankan dengan efektif dalam perusahaan. Pengujian atas pengendalian juga
dilakukan untuk mengetahui apakah semua Transaction Related Audit
Objective (tujuan audit terkait transaksi) telah dilaksanakan dengan efektif
sehingga dapat diandalkan oleh auditor untuk mengurangi luas
pemeriksaannya. Sedangkan key of internal control adalah internal control
yang utama, yang dianggap paling menentukan.
Langkah-langkah yang ditempuh untuk menetapkan tingkat risiko
pengendalian pada fungsi penggajian meliputi:
a. Mengidentifikasi tujuan audit berkaitan dengan transaksi atas fungsi
penggajian yaitu:
Atribut Pengujian Internal Control atas Siklus Kepegawaian dan Penggajian
Transaction Related Audit Objective
Key of Internal Control Test of Control
Pembayaran gaji yang dicatat adalah untuk pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan yang benar-benar ada (existence)
- Laporan absensi karyawan diotorisasi oleh manajer personalia
- Catatan kepegawaian yang memadai dan diperbaharui
- Bukti kas keluar diotorisasi sebelum pembayaran gaji
- Memeriksa daftar hadir karyawan
- Memeriksa catatan kepegawaian
- Meninjau struktur organisasi, mendiskusikan dengan karyawan dan mengamati pekerjaan yang sedang dilakukan
Transaksi penggajian yang ada dicatat (completeness)
- Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus pre-numbered dan diberi keterangan
Memeriksa urutan bukti kas keluar untuk pembayaran gaji
Transaksi penggajian yang dicatat adalah untuk jumlah jam kerja karyawan yang sebenarnya dan pada tingkat gaji yang tepat, potongan gaji diperhitungkan dengan layak (accuracy)
- Verifikasi intern atas perhitungan dan jumlah uang
- Tingkat gaji beserta potongannya diotorisasi dengan layak
- Memeriksa apakah ada indikasi internal control
- Memeriksa otorisasi catatan kepegawaian
Transaksi penggajian diklasifikasikan dengan
- Adanya bagan akun (charts of accounts)
- Meninjau bagan akun (charts of accounts)
layak (classification) yang memadai - Klasifikasi akun-akun
diversifikasi
- Memeriksa apakah ada indikasi internal control
Transaksi penggajian dicatat tepat waktu (timing)
- Adanya prosedur yang mengharuskan pencatatan transaksi segera setelah gaji dibayarkan
- Verifikasi intern atas tanggal
- Memeriksa prosedur manual dan mengamati ketika pencatatan dilakukan
Transaksi penggajian dimasukkan pada rekap gaji dan diiktisarkan dengan layak (posting and summarization)
- Verifikasi intern atas isi dari rekap gaji
- Membandingkan total pada rekap gaji dengan total pada buku besar
- Memeriksa apakah ada indikasi internal control
- Memeriksa laporan iktisar
b. Mengidentifikasi pengendalian khusus yang membantu pencapaian tujuan audit
berkaitan dengan transaksi. Pada tahap ini dilakukan identifikasi atas
pengendalian yang dilakukan dengan penelaahan kembali dokumen-dokumen
pemahaman atas internal control perusahaan, terutama yang berkaitan dengan
penggajian
c. Mengidentifikasi dan mengevaluasi kelemahan-kelemahan yang ada. Pada tahap
ini dilakukan identifikasi kelemahan yang ada dalam perusahaan, yang dimaksud
dengan kelemahan adalah pengendalian yang tidak memadai. Setiap kelemahan
perlu dicari pengendalian kompensasi yang dapat mengatasi kelemahan tersebut.
VI.6 Matriks Pengendalian Risiko
Setelah pemahaman atas internal control siklus penggajian dan
kepegawaian selesai, dilakukan proses penilaian atas risiko pengendalian.
Penilaian risiko pengendalian dilakukan dengan membuat matriks risiko
pengendalian yang juga berguna untuk mengidentifikasikan kekuatan (control)
dan kelemahan (weakness).
Di bawah ini adalah matriks pengendalian risiko atas fungsi penggajian
dan kepegwaian pada PT Lahanwicaksana Prima:
Matriks Pengendalian Risiko atas Fungsi Penggajian dan Kepegawaian
PT Lahanwicaksana Prima
Tujuan Internal Control
Exi
stan
ce
Com
plet
enes
s
Acc
urac
y
Cla
ssifi
catio
n
Tim
ing
Post
ing
and
Sum
mar
izat
ion
Dokumen kepegawaian yang memadai C C Mesin pencatat waktu kehadiran yang memadai C C C Audit ulang sebelum gaji dan upah dibayarkan C C C Pemisahan fungsi antara bagian pembukuan dan pembayaran gaji
C
Otorisasi untuk penerimaan dan pemberhentian C pegawai, perubahan data dan gaji pegawai, serta pencatatan waktu hadir
C
Bukti kas keluar di posting ke buku besar C C Semua transaksi dicatat menurut perkiraan tertentu
C
Con
trol
Sistem online dalam absensi yang otomatis langsung terupdate di komputer manajer personalia dan memudahkan pembuatan rekapitulasi daftar kehadiran pegawai
C C
Tidak digunakannya formulir Pre-numbered untuk bukti kas keluar
W W
wea
knes
s
Tidak ada job-rotation atas petugas yang melakukan pembayaran gaji pegawai
W W
Tidak dibuatnya slip gaji untuk diberikan kepada pegawai
W W W
Penetapan Risiko Pengendalian M M L L M L
Keterangan:
C : Control
W : Weak
L : Low
M : Medium
Menetapkan risiko pengendalian low atau medium yaitu dengan menelaah
masing-masing kolom untuk pengendalian terkait dan kelemahan serta
mempertanyakan “Apakah ada kemungkinan salah saji atau ketidakberesan yang
material dari jenis yang dapat dikendalikan tidak dicegah atau dideteksi dan
diperbaiki oleh pengendalian ini, dan apa dampak dari kelemahan ini ?” Kalau
kemungkinannya tinggi maka risiko pengendalian rendah. Misalkan untuk tujuan
internal control existence yaitu pembayaran gaji yang dicatat adalah untuk
pembayaran ke pegawai yang bukan pegawai fiktif, seperti yang terlihat pada
matriks pengendalian risiko, penetapan risikonya medium.
Dari matriks pengendalian risiko di atas, ditemukan adanya kelemahan audit
objektif atas transaksi, yaitu pegawai yang menyiapkan daftar gaji dan upah
dengan petugas yang melakukan pembayaran gaji tidak dirotasikan. Hal ini dapat
mengakibatkan kecurangan, yaitu petugas bisa saling berkerja sama untuk
melakukan pembayaran gaji dan upah pada pegawai fiktif dan mengambil
keuntungan. Prosedur audit yang seharusnya dilakukan adalah dengan
mencocokan daftar gaji dan slip gaji dengan data pegawai. Dengan demikian
kecurangan terhadap pembayaran gaji dan upah pada karyawan fiktif dapat
dihindari. Oleh karena itu penetapan risiko pengendaliannya medium, karena
pengendalian yang ada masih dapat membantu mencegah kecurangan tersebut
terjadi.
Kelemahan lain yang terdapat pada PT Lahanwicaksana Prima adalah tidak
digunakannya formulir pre-numbered untuk voucher keluar (formulir
pengeluaran kas). Hal ini bisa berdampak terjadinya manipulasi atau kecurangan
dalam penggunaan voucher keluar, sehingga perusahaan bisa mengalami
kerugian atas penggunaan voucher keluar yang tidak semestinya. Prosedur audit
yang seharusnya dilakukan adalah dengan memberi nomor urut atas voucher
keluar yang digunakan sehingga kecurangan bisa dicegah bahkan biasa diatasi.
Kelemahan lain juga terjadi pada prosedur penggajian PT
Lahanwicaksana Prima yaitu tidak dibuatnya slip gaji untuk pegawai sehingga
pegawai tidak mengetahui rincian gaji yang diterimanya. Penerimaan gaji hanya
bisa diketahui dengan melakukan pengecekan rekening pribadi masing-masing
oleh pegawai. Hal ini akan berdampak terjadinya kesalahpahaman antara
pegawai dengan perusahaan mengenai jumlah gaji yang dibayarkan. Prosedur
audit yang seharusnya dilakukan adalah membuat slip gaji yang kemudian
diberikan dan ditanda tangani oleh masing-masing pegawai sebagai bukti serah
terima gaji sehingga kesalahpahaman antar pegawai dan perusahaan bisa diatasi.
IV.7 Peranan Internal Control atas Prosedur Penggajian dan Kepegawaian
terhadap Penentuan Sifat, Saat dan Lingkup Audit
Berdasarkan pemahaman atas internal control prosedur penggajian dan
kepegawaian, hasil pengujian pengendalian, internal control quistionaire,
dapat ditarik kesimpulan bahwa internal control atas prosedur penggajian dan
kepegawaian pada PT Lahanwicaksana Prima cukup memadai. Dengan
pengendalian yang cukup memadai maka:
a. Sifat audit. Internal control yang cukup memadai memungkinkan auditor
untuk mengurangi pelaksanaan tes yang bersifat detail (substantive test of
transaction dan test of detail of balances). Sehingga auditor dalam
melakukan audit terhadap perusahaan lebih memfokuskan pada test of
control dan oleh karena itu pula, biaya audit dapat diperkecil
b. Saat pelaksanaan audit. Internal control yang memadai memungkinkan
auditor untuk bisa mulai melakukan audit sebelum tanggal neraca. Hal ini
dapat terjadi karena pelaksanaan audit lebih berfokus pada test of control
yang dilakukan bisa sebelum tanggal neraca. Karena pelaksanaan
substantive test of transaction dan test of detail of balances harus
dilakukan setelah tanggal neraca.
c. Lingkup pelaksanaan audit. Internal control yang memadai
memungkinkan auditor untuk mempersempit ruang lingkup pelaksanaan
audit, sehingga waktu dan biaya pelaksanaan audit dapat diminimalisasi.