Embed Size (px)
Citation preview
27
BAB IV
PERANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Tahapan Perancangan Sistem
4.1.1. Analisa Kebutuhan
Pada dasarnya sistem yang dibangun tidak jauh beda dengan sistem yang
telah ada pada intansi tersebut namun sistem yang dibangun hanyalah peralihan dari
sistem manual ke sistem Komputerisasi. Sistem Komputerisasi sangat diharapkan
dapat membantu dan memudahkan petugas Persuratanan SMK SUKAMANDI pada
saat mengarsip surat masuk dan surat keluar.
A. Kebutuhan Pengguna
Analisa Kebutuhan pengguna dilakukan untuk mengetahui kebutuhan tiap
pengguna yang berinteraksi langsung dengan sistem yang akan dibangun yaitu :
Tata Usaha
A.1 Sekenario Kebutuhan Tata Usaha
a) Menginput data Surat Masuk
b) Membuat Memo
c) Menginput data surat Keluar
d) Menginput data Disposisi
e) Mencetak Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar
B. Kebutuhan Sistem
a) Staf Persuratan harus melakukan Login terlebih dahulu agar dapat mengakses
aplikasi kearsipan surat masuk dan surat keluar tersebut dengan
menggunakan username dan password dan pilihan hak ases ini agar privasi
masing-masing pengguna dapat terjaga
28
b) Setelah Login akan Menapilkan Halaman Utama dan menampilkan beberapa
menu yang akan di lihat atau digunakan
c) Sistem akan memproses dan menampilkan setiap melakukan pilihan menu
sesuai dengan kebutuhan pengguna
d) Sistem dapat menampilkan menu Buat Arsip untuk menginput data surat
masuk dan surat keluar
e) Sistem dapat menampilkan menu Buat Memo untuk menasukan data Memo
f) Sistem dapat menampilkan menu Desposisi untuk memasukan data Disposisi
g) Sistem dapat mecetak Laporan guna memberikan kepada pimpinan
h) Pengguna bisa langsung logout setelah selesai menggunakan aplikasi.
4.1.2. Rancangan Diagram Use Case
Gambar IV. 1. Use Case Diagram Sistem Usulan
29
Tabel IV.1
Deskripsi Use Case Menginput Data Pengguna Staf Persuratan
Use Case Name Menginput data Pengguna
Requirements Staf Persuratan Memilih menu master
Pre-Conditions Staf Persuratan Menambahkan pengguna dan
Memasukan Id User, nama user dan password
Goal Staf Persuratan berhasil menambahkan data user
Post-Conditions Staf Persuratan melihat data user
Failed end conditions Staf Persuratan gagal menambahkan data user
Actor Staf Persuratan
Main Flow / Basic Path 1.Staf Persuratan menambahkan data pengguna
2.Staf Persuratan memasukan Id User,nama user dan
Password
3. Id User, dan Password berhasil disimpan
4. Staf Persuratan berhasil menambahkan data
pengguna
Tabel IV.2
Deskripsi Use Case Melakukan Login
Use Case Name Melakukan Login
Requirements Staf Persuratan Melakukan Login
Pre-Conditions Staf Persuratan Memasukan Id User, dan password
Goal Staf Persuratan berhasil Login
30
Post-Conditions Staf Persuratan membuka Halaman utama aplikasi
arsip surat masuk dan surat keluar
Failed end conditions Staf Persuratan gagal Login
Actor Staf Persuratan
Main Flow / Basic Path 1.Staf Persuratan melakukan Login
2.Staf Persuratan memasukan Id User, dan Password
3. Id User, dan Password valid
4. Staf Persuratan berhasil Login
Alternate Flow/ Invariant
A
A1. Staf Persuratan mengelola data Surat Masuk dan
surat Keluar
Invariant B B1. Staf Persuratan melakukan Login
B2.Staf Persuratan Memasukan Id User, dan
password
B3.Id User, dan Password Tidak Valid
B4.Staf Persuratan Gagal Login
Invariant C Staf Persuratan tidak dapat masuk kedalam menu
halaman utama
Tabel.IV. 3
Deskripsi Use Case Menginput data Surat Masuk
Use Case Name Menginput data surat masuk
Requirements Staf Persuratan memilih menu surat
Pre-Conditions Staf Persuratan membuka menu input surat masuk
Goal Menu utama Input Surat masuk berhasil dibuka
31
Post-Conditions Data Surat Masuk tersimpan
Failed end conditions Data Surat yang dimasukan tidak valid
Actor Staf Persuratan
Main Flow / Basic Path 1.Staf Persuratan Menambahkan data surat masuk
2.Proses Memasukan data berhasil
3.Data Surat masuk telah tersimpan.
Alternate Flow/ Invariant A A1. Staf Persuratan menginput data surat masuk
A.2. Proses Penginputan data surat masuk telah
disimpan
Invariant B B1. Staf Persuratan Menambahkan data surat masuk
B2. Staf Persuratan menginput data surrat masuk
B3. Staf Persuratan gagal menyimpan data surat
masuk
Tabel IV.4
Deskripsi Use Case Menginput Disposisi data Surat Masuk
Use Case Name Membuat data disposisi surat masuk
Requirements Staf Persuratan membuka menu Arsip surat
Pre-Conditions Staf Persuratan Mengaktifkan Menu Arsip surat
masuk
Goal Menu surat masuk telah aktif
Post-Conditions Staf Persuratan Menambahkan data disposisi disurat
masuk
Failed end conditions Data Surat yang dimasukan tidak valid
32
Actor Staf Staf Persuratan
Main Flow / Basic Path 1.Staf Persuratan Menambahkan data disposisi surat
masuk
2.Proses Memasukan data disposisi berhasil
3.Data Surat disposisi telah tersimpan.
Alternate Flow/ Invariant A A1. Staf Persuratan menambahkan data disposisi
surat masuk
A.2. Proses Penambahan data disposisi surat masuk
telah disimpan
Invariant B B1. Staf Persuratan Menambahkan data disposisi
surat masuk
B2. Staf Persuratan memasukan data disposisi surrat
masuk
B3.Staf Persuratan gagal menyimpan data disposisi
surat masuk
Tabel IV.5
Deskripsi Use Case Menginput data Memo
Use Case Name Membuat data Memo
Requirements Staf Persuratan membuat data memo
Goal Menu data memo berhasil dibuka
Pre-Conditions Staf Persuratan membuka menu buat memo
Post-Conditions Staf Persuratan membuat data memo
Actor Staf Staf Persuratan
33
Main Flow/ basic fath 1. Staf Persuratan membuat data memo
2. Data memo telah berhasil disimpan
Alternate flow/ invariant
A
A1. Staf Persuratant elah berhasil membuat Memo
didalam sistem
A2. Staf Persuratan telah berhasil membuat Memo
didalam system
Tabel IV.6
Deskripsi Use Case Menginput data Surat Keluar
Use Case Name Menginput data surat keluar
Requirements Staf Persuratan menginput data Surat keluar
Pre-Conditions Staf Persuratan membuka menu input surat keluar
Goal Menu utama Input Surat keluar berhasil dibuka
Post-Conditions Data Surat keluar tersimpan
Failed end conditions Data Surat yang dimasukan tidak valid
Actor Staf Persuratan
Main Flow / Basic Path 1.Staf Persuratan Menambahkan data surat keluar
2.Proses Memasukan data berhasil
3.Data Surat keluar telah tersimpan.
Alternate Flow/ Invariant A A1. Staf Persuratan menginput data surat keluar
A.2. Proses Penginputan data surat keluar telah
disimpan
Invariant B B1. Staf Persuratan Menambahkan data surat keluar
B2. Staf Persuratan menginput data surrat keluar
34
B3. Staf Persuratangagal menyimpan data surat
keluar
Tabel IV.7
Deskripsi Use Case Mencetak Laporan
Use Case Name mencetak laporan
Requirements Staf Persuratan membuka Menu Laporan surat
Pre-Conditions Staf Persuratan mengaktiforeign keyan Menu Laporan
Goal Menu Laporan masuk telah aktif
Post-Conditions Staf Persuratan menampikan Laporan yang akan dicetak
Failed end conditions Data Laporan yang akan dicetak tidak valid
Actor Staf Persuratan
Main Flow / Basic Path 1. Staf Persuratan menampikan data Laporan perperiode
2. Laporan Yang akan di cetak tersedia
3. Staf Persuratan dan Mencetak data laporan
Alternate Flow/
Invariant A
A1. Staf Persuratan memilih laporan yang akan di cetak
A.2. Staf Persuratan mencetak laporan yang dipilih
Invariant B B1. Staf Persuratan memilih laporan surat masuk yang
akan dicetak
B2. Staf Persuratan memasukan tanggal periode yang
akan di cetak
B3. Sistem menampikan laporan berdasarkan periode
yang telah dimasukan
B4. Laporan berhasil dicetak
35
Invariant C C1. Staf Persuratan memilih laporan surat keluar yang
akan dicetak
C2. Staf Persuratan memasukan tanggal periode yang
akan di cetak
C3. Sistem menampikan laporan berdasarkan periode
yang telah dimasukan
C4. Laporan berhasil dicetak
4.1.3. Rancangan Diagram Aktivitas
1. Rancangan sistem aktivitas Login
Gambar IV. 2. Activity Diagram Form Login
36
2. Rancangan Sistem Aktivitas Home
Gambar IV. 3. Activity Diagram Form Menu Utama
3. Rancangan Aktivitas Data master
Gambar IV. 4. Activity Diagram Form Data Pengguna
37
4. Rancangan Aktivitas Input Data Surat masuk
Gambar IV. 5. Activity Diagram Form Input data surat masuk
5. Rancangan Aktivitas Menginput Data surat keluar
Gambar IV. 6. Activity Diagram Form Input data Surat Keluar
38
6. Rancangan Aktivitas input data Disposisi
Gambar IV. 7. Activity Diagram Form Input data disposisi
7. Rancangan activity Input data Memo
Gambar IV. 8. Activity Diagram Form Input data Memo
39
8. Rancangan activity laporan
Gambar IV. 9. Activity Diagram Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar
4.1.4. Rancangan Dokumen sistem usulan
Sistem usulan yang akan dibuat akan didasarlan pada sistem yang sudah
berjalan, dimana sistem ususlan ini hanya menambahkan proses inputan pada
bagaian tertentu contohnya menginput data surat masuk, menginput data surat
keluar, membuat memo, membuat disposisi surat masuk, menapilkan detail data
surat yang telah di arsip dan akan menghasilkan outputan yang berupa lapororan,
Sistem usulan yang akan dibuat dengan menggunakan aplikasi desktop
berupa netbeas dan xampp sebagai database yang menampung data yang telah
dibuat guna mempermudah pengguna untuk mengarsipkan data surat yang telah
di agendakan.
40
A. Dokumen Masukan
Dokumen masukan yang digunakan pada sistem usulan adalah :
1. Rancangan Dokumen Masukan
a. Nama Dokumen : Surat Masuk
Fungsi : Sebagai dokumen surat masuk yang akan
arsipkan
Sumber : Intansi luar
Tujuan : Staf Persuratan
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) lembar
Frekuensi : Setiap surat masuk yang diterima
Bentuk : Lampiran B.1
b. Nama Dokumen : Data Disposisi Surat Masuk
Fungsi : Sebagai Diteruskannya surat masuk yang akan
di arsipkan
Sumber : Kepala Sekolah, Staf TU
Tujuan : Staf Persuratan
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) lembar
Frekuensi : Setiap ada surat masuk yang didisposisi
Bentuk : Lampiran B.3
c. Nama Dokumen : Data Surat Keluar
Fungsi : Sebagai data surat untuk keluar yang akan
diarsipkan
Sumber : Intansi Sekolah
41
Tujuan : Intansi Luar
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) lembar
Frekuensi : Setiap data surat keluar yang telah dibuat
Bentuk : Lampiran B.1
d. Nama Dokumen : Memo
Fungsi : Sebagai data yang akan diagendakan
Sumber : Intansi Sekolah
Tujuan : Staf Persuratan
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) lembar
Frekuensi :Setiap adanya catatan yang harus diagendakan
Bentuk : Lampiran B.4
B. Dokumen Keluaran
Dokumen Keluaran yang digunakan pada sistem usulan adalah :
a. Nama Dokumen : Laporan surat keluar
Fungsi : sebagai laporan untuk ditunjukan kepada
kepala sekolah
Sumber : Staf Persuratan
Tujuan : Kepala Sekolah
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) lembar
Frekuensi :Setiap data laporan surat keluar diperlukan
Bentuk : Lampiran C.1
42
b. Nama Dokumen : Laporan surat masuk
Fungsi :sebagai laporan untuk ditunjukan kepada
kepala sekolah
Sumber : Staf Persuratan
Tujuan : Kepala Sekolah
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) lembar
Frekuensi :Setiap data laporan surat masuk diperlukan
Bentuk : Lampiran C.2
4.1.5. Rancangan Prototype
1. Rancangan Prototype Menu Pengguna
Gambar IV.10. Halaman Pengguna
43
2. Rancangan Prototype Menu Login
Gambar IV.11. Halaman Login
3. Rancangan Prototype Halaman Utama
Gambar IV.12. Halaman Menu Utama
44
4. Rancangan Prototype Input Surat Masuk
Gambar IV.13. Surat Masuk
5. Rancangan Prototype Input Surat Keluar
Gambar IV.14 Halaman Input Surat keluar
4. Rancangan Prototype Memo
Gambar IV.15 Halaman Arsip Memo
45
6. Rancangan Prototype Disposisi Surat
Gambar IV.16 Halaman Disposisi
7. Rancangan Prototype Laporan
Gambar IV.17 Halaman Laporan
46
4.2. Rancangan Perangkat Lunak
4.2.1. Rancangan Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar IV. 18.. Entity Relationship Diagram (ERD)
4.2.2. Logical Record Structure
Gambar IV.19. Logical Record Structure (LRS)
47
A. Spesifikasi File Tabel Pengguna
Nama File : User
Akronim : User
Fungsi : Untuk menyimpan data Pengguna
Tipe File : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Kunci field : id_user
Record : 75
Software : Mysql
Tabel IV.8 Tabel User
Elemen Data Type Size Keterangan
Id_user Varchar 20 Primary Key
Nm_user Varchar 25
Password Varchar 30
B. Spesifikasi File Tabel Katagori Surat
Nama File : Kategori surat
Akronim : kd_user
Fungsi : Untuk menyimpan data kategori surat
Tipe File : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
48
Kunci field : kd_surat
Record : 45
Software : Mysql
Tabel IV.9 Tabel kat.surat
Elemen Data Type Size Keterangan
Kd_surat Varchar 20 Primary Key
jenis Varchar 25
B. Spesifikasi Tabel input Surat Masuk
Nama File : Surat Masuk
Akronim : Surat_Masuk
Fungsi : Untuk menyimpan data Surat Masuk
Tipe File :Field Input Data
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Kunci field : no_surat
Record : 170
Software : Mysql
Tabel. IV.10. Input Surat Masuk
Elemen Data Type Size Keterangan
no_surat Varchar 20 Primay Key
kd_surat Varchar 20
tgl_surat Vacher 20
49
tgl_masuk Vacher 20
Prihal Varchar 30
Jenis_surat Varchar 25
Id_user Varchar 20 foreign key
Penerima Varchar 35
Pengirim Varchar 35
C. Spesifikasi Tabel Input Surat Keluar
Nama File : Surat Keluar
Akronim : Surat_Keluar
Fungsi : Untuk menyimpan data Surat Keluar
Tipe File :Field Input Data
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Kunci field : no_surat
Record :220
Software : Mysql
Tambel IV.11 Tabel Input Surat Keluar
Elemen Data Type Size Keterangan
no_surat Varchar 20 Primay Key
kd_surat Varchar 20
tgl_surat Vacher 20
tgl_keluar Vacher 15
Prihal Varchar 30
50
Jenis_surat Varchar 25
Id_user Varchar 20 Foreign key
Penerima Varchar 35
Pengirim Varchar 35
D. Spesifikasi Tabel Memo
Nama File : Memo
Akronim : Memo
Fungsi : Untuk menyimpan data Memo
Tipe File :Field Input Data
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Kunci field : Kd_Memo
Record : 370
Software : Mysql
Tabel IV.12. Tabel Memo
Elemen Data Type Size Keterangan
Kd_memo Varchar 25 Primay Key
Jenis Varchar 25
Tgl_input Vacher 25
Tanggal_memo Vacher 20
Isi Varchar 255
Pengirim Varchar 25
Id_user Varchar 20 foreign key
51
E. Spesifikasi Tabel Disposisi
Nama File : Disposisi Surat Masuk
Akronim : Disposisi
Fungsi : Untuk menyimpan data Disposisi
Tipe File :Field Input Data
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Kunci field : Kd_Disposisi
Record : 370
Software : Mysql
Tabel IV.13. Tabel Disposisi
Elemen Data Type Size Keterangan
Kd_dis Varchar 25 Primay Key
Kd_surat Varchar 25 foreign key
Tgl_diterima Varchar 20
Diteruskan Varchar 25
Isi Varchar 255
Id_user Varchar 20 foreign key
52
4.2.3. Class Model/ Class Diagram
Gambar IV. 20.Class Model/Class Diagram
4.2.4. Rancangan Squence Diagram
1. Squence Diagram Master
Gambar IV. 21, Squence Diagram Master Login
53
1. Squence Diagram Login
Gambar IV. 22. Squence Diagram Login
2. Squen Diagram Input Surat Masuk
Gambaran IV.23. Gambar Squence Diagram Input Surat Masuk
54
3. Squen Diagram Input Surat Keluar
Gambar IV.24. Gambar Squence Diagram Input Surat Keluar
4. Squence Diagram Buat Memo
Gambar IV.25. Squence Diagram Input Data Memo
55
5. Squence Diagram Buat Disposisi
Gambar IV.26. Squence Diagram Input Data Disposisi
6. Squence Diagram Buat Laporan
Gambar IV.27. Squence Diagram Input Laporan
56
4.2.5. Spesifikasi Hadware dan Software
1. Spesifikasi Hadware
a. Server
1. Leptop Hp
a) AMD EI-1200 APU with Redeom(tn) HD Graphics 1.40 GHz
b) RAM 2,00 GB usable
c) Hardisk 500 GB
2. Keyboard
3. Monitor dengan resolusi layar minimum
2. Spesifikasi Software
a. Microsoft Window 7
b. Aplikasi XAMPP, MYSQL, Apache
c. Aplikasi Netbeans IDE 8.1
4.3 Jadwal Implementasi
No KEGIATAN
WAKTU
BULAN I BULAN II BULAN III
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Persiapan Data Awal
2 Analisa
3 Desain Sistem
4 Desain Perangkat Lunak
5 Pembuatan & Tes Program
6 Tes Sistem
7 Pelatihan
8 Pembuatan Buku Petunjuk
9 Evaluasi & Operasional
