Upload
duongquynh
View
231
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
PPP EEE NNN DDD AAA HHH UUU LLL UUU AAA NNN
1.1. LATAR BELAKANG
Bagian Umum dan Protokol merupakan satuan organisasi di
lingkungan Sekretariat Daerah Kabupaten Malang berusaha sedapat
mungkin melakukan pembenahan diri sesuai dengan tuntutan perubahan
dan tuntutan lingkungan yang terjadi saat ini melalui pelaksanaan tugas
pokok dan fungsinya serta berusaha menjawab tuntutan masyarakat
terhadap terciptanya pemerintahan yang baik, bersih dan berwibawa.
Dengan dilatarbelakangi hal tersebut, Bagian Umum dan Protokol
Sekretariat Daerah Kabupaten Malang menyusun Rencana Stratejik
(RENSTRA) yang memuat pernyataan visi, misi , tujuan dan sasaran
serta strategi cara pencapaian tujuan dan sasaran dengan pendekatan
analisa lingkungan dan asumsi-asumsi faktor penentu keberhasilan
dalam pencapaian tujuan, sasaran program dan kegiatan strategis jangka
pendek dan jangka menengah.
1.2. MAKSUD DAN TUJUAN
Penyusunan Rencana Stratejik ( RENSTRA ) ini dimaksudkan
untuk menyusun dokumen perencanaan program dan kegiatan strategis
jangka pendek dan jangka menengah yang disesuaikan pada pernyataan
visi, misi, tujuan dan sasaran serta strategi cara pencapaian keberhasilan
dalam pencapaian mewujudkan tujuan dan sasaran.
Penyusunan Rencana Stratejik (RENSTRA) ini ditujukan untuk :
1. Sebagai dokumen garis besar pelaksanaan kinerja program dan
kegiatan Bagian Umum dan Protokol;
2. Mengetahui tingkat keberhasilan dan kegagalan dalam pelaksanaan
tugas-tugas pemerintahan yang diemban oleh Bagian Umum dan
Protokol yang diarahkan pada peningkatan efektifitas dan efisiensi
kinerja.
BAB
1
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
1.3. DASAR HUKUM.
1. Penyusunan Penyusunan Rencana Stratejik ( RENSTRA ) ini berlandaskan pada
PP Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian
dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah.
1.4. SISTEMATIKA PENULISAN.
BAB I : PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang.
1.2. Maksud dan Tujuan.
1.3. Dasar Hukum.
1.4. Sistematika Penulisan.
BAB II : GAMBARAN PELAYANAN
2.1. Tugas Pokok dan Fungsi
2.2. Struktur Organisasi
2.3. Kepegawaian
2.4. Sarana dan Peralatan Kerja Utama
2.5. Anggaran Tahun 2011 – Tahun 2015
2.6. Obyek / Sasaran Utama Pelayanan
BAB II : ANALISA STRATEJIK
3.1. Kekuatan
3.2. Kelemahan
3.3. Peluang
3.4. Tantangan
3.5. Isu Strategis
BAB IV : RENCANA STRATEJIK
4.1. Visi
4.2. Misi
4.3. Tujuan dan Sasaran
4.4. Strategi
4.5. Kebijakan
BAB V : PROGRAM (MATRIK)
5.1. Program, Kegiatan, Indikator Kinerja, Kelompok
Sasaran dan Pendanaan Indikatif ,
5.2. Program, Kegiatan Lintas SKPD, Indikator Kinerja,
Kelompok Sasaran dan Pendanaan Indikatif ,
5.3. Program, Kegiatan Lintas Wilayah, Indikator Kinerja,
Kelompok Sasaran dan Pendanaan Indikatif ,
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
5.4. Indikator Kinerja SKPD mengacu pada sasaran RPJMD
BAB VI : PENUTUP
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
GGG AAA MMM BBB AAA RRR AAA NNN PPP EEE LLL AAA YYY AAA NNN AAA NNN
2.1. TUGAS POKOK DAN FUNGSI
Bagian Umum dan Protokol memiliki tugas pokok dan fungsi sebagai
berikut :
a. Tugas Pokok Bagian Umum dan Protokol :
1. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan dibidang umum dan
protokol, melaksanakan urusan rumah tangga dan
keprotokolan ;
2 . Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Asisten
Administrasi sesuai dengan bidang tugasnya.
b. Fungsi Bagian Umum dan protokol :
1. Pelaksanaan urusan rumah tangga Kepala Daerah, Wakil
Kepala Daerah dan Sekretaris Daerah ;
2. Pelaksanaan Keprotokolan ;
3. Pelaksanaan kebersihan dan pemeliharaan gedung kantor dan
lingkungan Kantor Pemerintah Daerah ;
4. Penerimaan dan pelayanan keperluan tamu meliputi
pembersihan informasi, menyiapkan tempat dan jamuan,
mengkoordinir jawaban kuisioner;
5. Pengaturan dan pemeliharaan rambu-rambu jalan di
lingkungan Kantor Pemerintah Daerah.
2.2. STRUKTUR ORGANISASI
Berdasarkan Peraturan Bupati Malang Nomor 3 Tahun 2008 tentang
Organisasi Perangkat Daerah Sekretariat Daerah Kabupaten Malang,
struktur organisasi Bagian Umum dan Protokol sebagai berikut :
a. SUB BAGIAN RUMAH TANGGA
1. Menyusun konsep Program Kerja Sub Bagian Rumah
Tangga untuk acuan pelaksanaan tugas ;
BAB
2
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
2. Memelihara dan mengendalikan kendaraan dinas Bupati,
Wakil Bupati, Sekretaris Daerah, Asisten Sekretaris Daerah,
dan Kendaraan dinas pool ;
3. Mengurus surat – surat kendaraan dan surat – surat lainnya
yang diperlukan ;
4. Mengurus keperluan rumah tangga jabatan Bupati,Wakil
Bupati dan Sekretaris Daerah ;
5. Menyediakan tempat dan keperluan rapat serta pertemuan
dinas lainnya ;
6. Melaksanakan pemeliharaan kebersihan dan perawatan
gedung Kantor, Taman dan Jaringan Listrik di l ingkungan
komplek Kantor Kepala Daerah ;
7. Melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan oleh
Kepala Bagian Umum dan Protokol sesuai dengan bidang
tugasnya.
b. SUB BAGIAN PROTOKOL
1. Menyusun konsep Program Kerja Sub Bagian Protokol
untuk acuan pelaksanaan tugas ;
2. Mempersiapkan dan mengatur pelaksanaan segala bentuk
acara yang dilaksanakan oleh Pemerintah Daerah ;
3. Melaksanakan pembukaan dan penutupan
kursus/raker/bintek serta acara pelantikan dan peresmian,
upacara hari besar nasional dan Hari Jadi Kabuaten Malang
agar dapat berjalan lancar;
4. Melaksanakan segala bentuk kebutuhan dalam suatu acara
resmi lainnya yang diselenggarakan oleh Pemerintah Daerah
;
5. Mempersiapkan dan mengatur penerimaan tamu-tamu
Pemerintah Daerah yang berhak menerima pelayanan
Keprotokolan ;
6. Melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan oleh
Kepala Bagian Umum dan Protokol sesuai dengan bidang
tugasnya.
c. SUB BAGIAN PENGADAAN DAN PEMELIHARAAN
1. Menyusun konsep program Sub Bagian Pengadaan dan
Pemeliharaan;
2. Mengumpulkan informasi harga dan menilai mutu
perlengkapan yang diperlukan;
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
3. Mengumpulkan, mensistemasikan dan menganalisa data di
bidang harga dan mutu;
4. Mempersiapkan rencana dan proses pelaksanaan pengadaan
perlengkapan dan kebutuhan barang;
5. Mengadakan inventarisasi pembelian perlengkapan;
6. Mengatur tertibnya penyimpanan, perawatan dan
pemeliharaan terhadap barang;
7. Mengadakan pengadministrasian perlengkapan/barang-
barang bergerak dan tidak bergerak;
8. Membuat laporan data keadaan inventaris barang-barang
yang dipersiapkan untuk dihapus;
9. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala
Bagian Umum dan Protokol sesuai dengan bidang tugasnya.
2.3. KEPEGAWAIAN
Didalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, Bagian Umum dan
Protokol didukung oleh 72 orang pegawai dengan kriteria sebagai
berikut:
Golongan III : 19 orang
Golongan II : 40 orang
Golongan I : 9 orang
Non PNS : 4 orang
2.4. PEJABAT STRUKTURAL DAN FUNGSIONAL
Pejabat Struktural dan Fungsional pada Bagian Umum dan Protokol
adalah sebagai berikut :
a. Pejabat Struktural :
1. Kepala Bagian
2. Kepala Sub Bagian Rumah Tangga
3. Kepala Sub Bagian Protokol
4. Kepala Sub Bagian Pengadaan dan Pemeliharaan
a. Pejabat Fungsional :
1. Bendara Pengeluaran SKPD
2.4. SARANA DAN PERALATAN KERJA UTAMA
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
Sarana pendukung kinerja Bagian Umum dan Protokol yang
dipergunakan sampai dengan akhir Tahun 2011 adalah sebagai berikut :
- Komputer : 9 unit Keadaan : 8 baik, 1 perlu perbaikan - Printer : 4 unit Keadaan baik - Mesin ketik manual : 3 buah Keadaan 2 baik, 1 perlu perbaikan - Mesin foto copy : 1 unit Keadaan kurang baik - Pesawat telepon + fax : 1 unit Keadaan baik - Kendaraan unit roda 4 : 5 unit Keadaan baik (termasuk kendaraan Kabag Umum dan Protokol) - Kendaraan unit roda 2 : 3 unit Keadaan baik - Kendaraan unit roda 3 : 1 unit Keadaan baik - Kendaraan Pool/PKK : 17 unit Keadaan baik (termasuk bus)
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
2.4. ANGGARAN YANG DIKELOLA ( TA. 2011 S/D 2015 )
1. Tahun Anggaran 2011 Rp. 6.239.000.000,-
2. Tahun Anggaran 2012 Rp. 5.119.000.000,-
3. Tahun Anggaran 2013 Rp. 5.886.850.000,-
4. Tahun Anggaran 2014 Rp. 6.769.877.500,-
5. Tahun Anggaran 2015 Rp. 7.785.359.125,-
2.5. OBYEK ( SASARAN UTAMA ) PELAYANAN
Bagian Umum dan Protokol merupakan satuan organisasi yang
berada di bawah Satuan Kerja Perangkat Daerah Sekretariat Daerah
Kabupaten Malang, di bawah pembinaan Asisten Administrasi dan
merupakan unsur pendukung pelaksana Pemerintah Daerah di bidang
pelayanan Pemerintahan Umum yang memberikan pelayanan kepada
publik internal khususnya
1. Kepala Daerah / Wakil Kepala Daerah ;
2. Sekretaris Daerah ;
3. Asisten ;
4. Satuan Kerja Perangkat Daerah dilingkungan Sekretariat Daerah ;
5. Satuan Kerja Perangkat Daerah dilingkungan Pemerintah Kabupaten
Malang.
Disamping memberikan pelayanan kepada publik internal , Bagian
Umum dan Protokol juga memberikan pelayanan publik eksternal dalam
hal ini adalah :
1. Lembaga Pemerintah / Non Pemerintah di luar lingkungan Pemerintah
Kabupaten Malang.
2. Masyarakat luas.
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
AAA NNN AAA LLL III SSS III SSS SSS TTT RRR AAA TTT EEE JJJ III KKK
3.1. KEKUATAN
Kekuatan yang dimiliki oleh Bagian Umum dan Protokol dalam
pencapaian pelaksanaan tugas sebagai unsur pendukung pelaksana
Pemerintah Daerah di bidang pelayanan Pemerintahan Umum yang
memberikan pelayanan kepada publik internal khususnya ( Unsur
Pimpinan Pemerintah Kabupaten Malang) maupun eksternal ( Lembaga
diluar Pemerintah Kabupaten Malang dan masyarakat luas ) adalah :
1. Kewenangan berupa Tugas Pokok dan Fungsi yang diemban ;
2. Adanya dukungan dana / anggaran ;
3. Pegawai / Karyawan ;
4. Sarana dan peralatan kerja ;
3.2. KELEMAHAN
1. Terbatasnya jumlah sumber daya Pegawai yang berkuali tas ;
2. Terbatasnya sarana dan peralatan kerja ;
3.3. PELUANG
Peningkatan kualitas Pegawai melalui Diklat/Kursu/Pelatihan singkat
dan peningkatan kuantitas sarana dan perlatan kerja.
3.4. TANTANGAN
Tuntutan terhadap kualitas pelayanan.
3.5. ISU STRATEJIK
Terwujudnya pelayanan yang cepat dan prima secara profesional
melalui tertib administrasi dan pendayagunaan sumberdaya yang
dimiliki secara efektif dan efisien.
3
BAB
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
RRR EEE NNN CCC AAA NNN AAA SSS TTT RRR AAA TTT EEE JJJ III KKK
Perencanaan Stratejik merupakan suatu proses yang berorientasi pada
hasil yang ingin dicapai selama jangka waktu 1 (satu) sampai dengan 5
(lima) tahun secara sistematis dan berkesinambungan dengan
memperhitungkan potensi, peluang dan kendala yang ada atau yang mungkin
timbul. Proses ini menghasilkan dokumen yang disebut dengan Rencana
Stratej ik (RENSTRA) sebagai dokumen perencanaan jangka menengah.
Sebagai dokumen perencanaan jangka menengah, dokumen Rencana
Stratej ik memuat pernyataan visi , misi , tujuan dan sasaran serta strategi cara
pencapaian tujuan dan sasaran dengan pendekatan analisa lingkungan dan
asumsi-asumsi faktor penentu keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan
sasaran.
Dokumen rencana stratejik Bagian Umum dan Protokol Sekretariat
Daerah Kabupaten Malang dibuat secara partisipatif dengan melibatkan
seluruh komponen organisasi serta bersifat adaptif terhadap perubahan-
perubahan yang mungkin terjadi baik perubahan yang berasal dari internal
maupun eksternal organisasi. Dengan demikian diharapkan dokumen rencana
stratejik Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang
sangat akomodatif terhadap perubahan yang dimaksudkan sebagai penajaman.
4.1. V I S I
Visi Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang
merupakan cara pandang jauh kedepan yang berisikan cita-cita yang
ingin diwujudkan dan sekaligus menentukan arah perjalanan yakni
hendak kemana dan menjadi apa Bagian Umum dan Protokol di masa
depan nantinya. Visi tersebut digali dari keyakinan dasar dan nilai-nilai
yang dianut seluruh anggota organisasi Bagian Umum dan Protokol yang
didasarkan pada tugas pokok dan fungsinya serta dengan
mempertimbangkan faktor internal maupun eksternal disekitarnya. Oleh
4
BAB
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
karenanya penetapan visi adalah hal yang sangat penting sebagai sumber
acuan pelaksanaan tugas yang diemban oleh seluruh jajaran pimpinan
dan karyawan.
Secara logis visi Bagian Umum dan Protokol merupakan turunan
dari dan mendukung visi Pemerintah Kabupaten Malang.
Visi Bagian Umum dan Protokol
Terwujudnya pelayanan yang cepat dan prima secara
profesional,
tertib administrasi dan berdayaguna
Dengan penjelasan sebagai berikut :
1. Terwujudnya pelayanan yang cepat dan prima secara profesional berarti memberikan pelayanan sesuai dengan standar mutu dan kualitas kerja instansi pemerintahan secara profesional ;
2. Tertib administrasi adalah perbaikan sistem administrasi pemerintahan untuk mewujudkan good governance ;
3. Berdayaguna berarti kinerja Bagian Umum dan Protokol senantiasa memberikan manfaat, efektif dan efisien bagi kinerja Pemerintah Kabupaten Malang.
Untuk mewujudkan visi tersebut, maka dirumuskan misi yang menggambarkan amanah yang harus dituntaskan oleh organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai sesuai dengan visi yang telah ditetapkan.
4.2. M I S I
Untuk mewujudkan visi tersebut, maka dirumuskan misi yang
menggambarkan amanah yang harus dituntaskan oleh organisasi agar
tujuan organisasi dapat dicapai sesuai dengan visi yang telah ditetapkan.
Dengan adanya misi , diharapkan seluruh pegawai dan pihak-pihak lain
yang berkepentingan dapat mengenal lebih jauh tentang organisasi ;
program-program dan kegiatan serta hasil yang diperoleh dimasa
mendatang.
Misi Bagian Umum dan Protokol :
1. Meningkatkan tertib administrasi dan pelayanan urusan rumah tangga Pemerintah Kabupaten Malang ;
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
2. Meningkatkan ketert iban urusan dalam, kebersihan dan pemeliharaan kantor di lingkungan Pemerintah Kabupaten Malang ;
3. Meningkatkan kuali tas pelayanan Keprotokolan dalam pelaksanaan kegiatan kedinasan Pemerintah Kabupaten Malang ;
4. Meningkatkan tertib administrasi dan pelayanan urusan Pengadaan dan Pemeliharaan Barang Sekretariat Daerah Kabupaten Malang ;
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
4.3. TUJUAN DAN SASARAN
Tujuan merupakan sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan dalam
jangka waktu menengah 1 (satu) tahun sampai 5 (lima) tahun.
Berdasarkan uraian Visi dan Misi Bagian Umum dan Protokol
Sekretariat Daerah Kabupaten Malang menetapkan tujuan dan sasaran
sebagai berikut :
4.3.1. TUJUAN
Tujuan dalam rangka mewujudkan Misi Pertama ( Meningkatkan
tertib administrasi dan pelayanan urusan rumah tangga
Pemerintah Kabupaten Malang ) :
1) Meningkatkan tertib administrasi urusan rumah tangga
Pemerintah Kabupaten Malang ;
2) Meningkatkan kemampuan dan etos kerja staf.
Tujuan dalam rangka mewujudkan Misi Kedua ( Meningkatkan
ketertiban urusan dalam, kebersihan dan pemeliharaan kantor di
lingkungan Pemerintah Kabupaten Malang ) :
1) Optimalisasi sarana dan prasarana kerja guna peningkatan
ketertiban urusan dalam, kebersihan dan pemeliharaan Kantor
Pemerintah Kabupaten Malang ;
Tujuan dalam rangka mewujudkan Misi Ketiga ( Meningkatkan
kualitas pelayanan Keprotokolan dalam pelaksanaan kegiatan
kedinasan Pemerintah Kabupaten Malang )
1) Meningkatkan koordinasi dengan instansi terkait guna
mewujudkan kualitas pelayanan keprotokolan yang prima;
2) Meningkatkan kemampuan teknis aparat di bidang Keprotokolan
;
Tujuan dalam rangka mewujudkan Misi Keempat ( Meningkatkan
tertib administrasi dan pelayanan urusan Pengadaan dan
Pemeliharaan Barang Sekretariat Daerah Kabupaten Malang )
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
1) Meningkatkan kemampuan teknis aparat di bidang Pengadaan
dan Pemeliharan Barang;
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
4.3.2. SASARAN .
Sasaran merupakan penjabaran dari tujuan secara terukur
yang akan dicapai dalam jangka waktu satu tahun. Titik utama
sasaran adalah pelaksanaan, alokasi, distribusi dan pemanfaatan
seluruh sumberdaya yang mengarah pada hasil yang nyata.
Berdasarkan pada pengertian tersebut, Bagian Umum dan Protokol
menetapkan sasaran sebagai berikut :
Misi Pertama
Tujuan 1 : Meningkatkan tertib administrasi serta urusan
rumah tangga Pemerintah Kabupaten Malang.
Sasaran 1 : Terlaksananya kegiatan penatausahaan urusan
rumah tangga secara cepat, tepat, efektif dan efisien.
Sasaran 2 : Meningkatnya pengelolaan pelayanan umum yang
baik dan partisipatif.
Misi Pertama
Tujuan 2 : Meningkatkan kemampuan dan etos kerja staf.
Sasaran 1 : Meningkatnya disiplin kerja staf dan jumlah tenaga
trampil ( profesional ) pada t iap-tiap tahun.
Misi Kedua
Tujuan 1 : Optimalisasi sarana / prasarana kerja guna
peningkatan
ketertiban urusan dalam, kebersihan dan
pemeliharaan Kantor Pemerintah Kabupaten
Malang
Sasaran 1 : Tersedianya dan terpeliharanya sarana dan prasarana
kerja aparatur sesuai dengan kebutuhan.
Misi Ketiga
Tujuan 1 : Meningkatkan koordinasi dengan instansi terkait
guna mewujudkan kuali tas pelayanan bidang
keprotokolan.
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
Sasaran 1 : Terselenggaranya koordinasi berkala antar instansi
terkait.
Sasaran 2 : Terselenggaranya kegiatan kedinasan dan
pemerintahan Umum Kepala Daerah dan Wakil
Kepala Daerah.
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
Misi Ketiga
Tujuan 2 : Meningkatkan kemampuan teknis aparatur di
bidang
keprotokolan.
Sasaran 1 : Meningkatnya kemampuan aparatur yang
dibutuhkan
dalam tata cara pelaksanaan keprotokolan.
Misi Keempat
Tujuan 1 : Meningkatkan kemampuan teknis aparat di bidang
Pengadaan dan Pemeliharan Barang.
Sasaran 1 : Meningkatkan kemampuan aparat yang dibutuhkan
dalam tata cara pelaksanaan teknis Pengadaan dan
Pemeliharan Barang
4.4. STRATEGI PENCAPAIAN TUJUAN DAN SASARAN
Strategi pencapaian tujuan dan sasaran dari Visi dan Misi yang telah
ditetapkan, Bagian Umum dan Protokol menyusun Program dan Kegiatan
Kerja Tahunan yang merupakan kumpulan kegiatan nyata, sistematis dan
terpadu yang dilaksanakan oleh sub bagian dari organisasi Bagian
Umum dan Protokol guna mencapai sasaran, tujuan, misi dan visi.
4.4.1. PROGRAM
1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran.
2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur.
3. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur.
4. Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan
Capaian Kinerja dan Keuangan.
5. Program Peningkatan Pelayanan Kedinasan Kepala
Daerah/Wakil Kepala Daerah.
4.4.2. KEGIATAN
1. Penyediaan Jasa Surat Menyurat
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
2. Penyediaan Jasa Komunikasi, Sumber Daya Air dan
Listrik.
3. Penyediaan Jasa Peralatan dan Perlengkapan Kantor.
4. Penyediaan Jasa Administrasi Keuangan.
5. Penyediaan Jasa Kebersihan Kantor.
6. Penyediaan Alat Tulis Kantor.
7. Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan.
8. Penyediaan Komponen Instalasi Listrik/Penerangan
Bangunan Kantor.
9. Penyediaan Makanan dan Minuman.
10. Rapat-rapat Koordinasi dan Konsultasi ke Luar Daerah
11. Rumah Tangga Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah
12. Pemeliharaan Rutin/Berkala Gedung Kantor.
13. Pemeliharaan Rutin / Berkala Kendaraan Dinas /
Operasional.
14. Pemeliharaan Rutin / Berkala Perlengkapan Gedung
Kantor.
15. Pendidikan dan Pelatihan Formal.
16. Penyusunan Laporan Capaian Kinerja dan Ikhtisar
Realisasi Kinerja SKPD.
17. Penyusunan Laporan Keuangan Semesteran.
18. Penyusunan Laporan Keuangan Akhir Tahun.
19. Penerimaan Kunjungan Kerja Pejabat
Negara/Departemen/
Lembaga Pemerintah Non Departemen/ Luar Negeri.
20. Kunjungan Kerja Kepala Daerah / Wakil Kepala Daerah.
4.5. KEBIJAKAN
Kebijakan adalah proses perencanaan kerja yang berorientasi pada hasil
yang ingin dicapai selama jangka waktu 1 (satu) tahun secara sistematis
dan berkesinambungan dengan memperhitungkan potensi, peluang dan
kendala yang mungkin timbul yang dituangkan dalam bentuk Rencana
Kerja Tahunan. Dokumen Rencana Kerja Tahunan memuat sasaran
yang ingin dicapai, penanggung jawab, indikator kinerja (outcomes),
serta target yang akan dicapai dengan pendekatan analisa lingkungan
dan asumsi-asumsi faktor penentu keberhasilan dalam pencapaian.
Rencana Kinerja Bagian Umum dan Protokol secara umum dapat dilihat
pada gambaran tabulasi berikut ini :
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
No. SASARAN / PENANGGUNGJAWAB INDIKATOR KINERJA
OUTCOMES
TARGET
1 .
Ter laksananya pelayanan
umum dan ad minis trasi dalam
rangka penyelenggaraan
kegia tan dan urusan rumah
tangga Pemerintah Daerah.
- Subag Rumah Tangga
Terselenggaranya
pelayanan umum
urusan rumah tangga
sesua i s tandart mutu
dan e t ika
pemerintah.
100 %
No. SASARAN / PENANGGUNGJAWAB INDIKATOR KINERJA
OUTCOMES
TARGET
2 .
Tersedianya sarana dan
prasarana ker ja aparatur
dalam rangka penyelenggaraan
kegi -a tan pemerintahan umum
dan pener imaan kunjungan
tamu kenegaraan.
- Subag Rumah Tangga
- Subag Pengadaan dan
Pemeliharaan
- Subag Protokol
Terselenggaranya
kegia tan pemerintahan
umum dan penerimaan
kunjungan tamu
kenega raan sesuai
dengan s tandar mutu
dan et ika pemer intah.
100 %
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
P E N U T U P
A. TINJAUAN UMUM
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol tahun 2011 – 2015 disusun
dalam rangka memenuhi kewajiban untuk menyajikan dan melaporkan
segala program dan kegiatan dalam mengemban suatu tugas dan tanggung
jawab yang diberikan oleh pemberi delegasi wewenang.
Keterbatasan kapasitas dan kuali tas sumberdaya aparatur yang
dapat mengantisipasi perubahan-perubahan yang terjadi menjadikan
RENSTRA yang disusun oleh Bagian Umum dan Protokol ini masih jauh
dari sempurna dan lebih banyak dipandang sebagai suatu proses
pembelajaran daripada bentuk pemenuhan penilaian tampilan kinerja
organisasi. Oleh karena itu sikap adaptif dan responsif diberikan terhadap
segala bentuk saran dan kritik untuk perbaikannya.
B. TINJAUAN KHUSUS
Berangkat dari RENSTRA Bagian Umum dan Protokol tahun 2011 –
2015 yang dilatarbelakangi dari komitmen yang dibangun dari seluruh
potensi yang dimiliki, obyektifitas informasi penetapan indikator dan
penyajian angka-angka atas pencapaian kinerja diperoleh data dan angka
yang dapat diolah menjadi suatu informasi yang diharapkan serta dapat
memberikan gambaran tentang hasil kinerja organisasi Bagian Umum dan
Protokol.
BAB
6
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Baagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang merupakan suatu
Organisasi di lingkungan Sekretariat Daerah Kabupaten Malang yang
berusaha. Oleh karena itu Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang
membutuhkan pedoman dan acuan perencanaan, penganggaran, pelaksanaan
dan pengawasan kegiatan selama 5 (lima) tahun yang disebut Rencana
Strategis (RENSTRA) Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun
2011-2015.
Menurut pendapat Allison & Kaye, 1997 yang menyatakan bahwa
rencana strategis (RENSTRA) merupakan suatu proses sistemik yang
disepakati organisasi dalam membangun keterlibatan stakeholders utama
tentang prioritas yang hakiki bagi misinya dan tanggap terhadap lingkungan
operasi. Pendapat lain juga menyatakan bahwa RENSTRA merupakan suatu
bentuk perencanaan yang mencoba menjawab pertanyaan dasar tentang
siapakah kita? Kemana kita akan pergi ? Bagaimana kita pergi ? Apa makna
keberadaan kita ? Dari beberapa pendapat ini dapat disimpulkan bahwa
RENSTRA dapat membantu organisasi dalam mengungkapkan visi dan
mengidentifikasi langkah-langkah menuju Visi tersebut, serta menciptakan
fokus serta kemampuan organisasi terhadap perubahan internal dan eksternal.
Berdasarkan definisi diatas maka RENSTRA Bagian Umum dan Protokol
Kabupaten Malang Tahun 2011-2015 merupakan suatu dokumen perencanaan
jangka menengah yang menjabarkan tentang visi misi tujuan dan sasaran
Bagian Umum dan Protokol selama tahun 2011-2015 serta mengacu pada
Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Kabupaten
Malang Tahun 2010-2015 sebagaimana Peraturan Daerah Nomor 2 Tahun
2011.
Proses Penyusunan RENSTRA Bagian Umum dan Protokol berdasarkan
Permendagri Nomor 54 Tahun 2010 diawali dengan pembentukan Tim
Penyusun, pengumpulan /informasi, penyusunan rancangan, perumusan
rancangan, pengolahan data/informasi, analisis gambaran pelayanan,
perumusan isu-isu strategis, perumusan visi–misi-tujuan sasaran, merumuskan
strategi, kebijakan, program dan kegiatan selama 5 (lima) tahun, melaksanakan
FGD antar bidang
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
RPJM Nasional
RKP Nasional
RPJ PD &
RTRW
RPJM Daerah
RKP Daerah
Renja SKPD RENSTRA SKPD
RKA SKPD
RAPBD APBD
DPA SKPD
Pedoman
Pedoman
Bahan Bahan
Pedoman
Pedoman
Diacu
Dijabarkan
Diacu Diperhatikan
pembangunan, penyusunan rancangan akhir, verifikasi, pengesahan Bupati
serta penetapan oleh Kepala Bagian Umum dan Protokol untuk dapat
dilaksanakan.
Keterkaitan Renstra Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang
dengan dokumen perencanaan lain dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 1.1
Keterkaitan Antar Dokumen Perencanaan
RPJPD Kabupaten Malang Tahun 2005-2025 merupakan dokumen
perencanaan jangka panjang daerah yang menjadi acuan penyusunan
dokumen perencanaan jangka menengah (RPJMD). Tahapan dan skala
prioritas yang ditetapkan mencerminkan urgensi permasalahan yang akan
diselesaikan tanpa mengabaikan permasalahan lainnya, oleh karena itu
tekanan skala prioritas dalam setiap tahapan berbeda-beda, tetapi semua harus
berkesinambungan dalam rangka mewujudkan sasaran pokok pembangunan
jangka panjang.
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang tahun 2011-
2015 merupakan bagian integral dari RPJMD Kabupaten Malang tahun 2010-
2015 yang pelaksanaannya akan dijabarkan didalam Rencana Kerja Bagian
Umum dan Protokol setiap tahun mulai tahun 2011 sampai dengan tahun 2015.
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
Renja SKPD menjadi acuan untuk penyusunan RKA-SKPD (Rencana
Kerja Anggaran SKPD). Muatan RKA meliputi input (dana, tenaga kerja,
fasilitas, dll), kegiatan (proses) dan output/outcome. Sehingga perencanaan
dimulai dengan informasi tentang ketersediaan sumberdaya dan arah
pembangunan daerah. Critical pointnya adalah menyusun hubungan optimal
antara input, proses, dan output/outcome.
1.2 Landasan Hukum
Dalam menyusun Renstra Bagian Umum dan Protokol Kabupaten
Malang mengacu pada peraturan per-Undang-Undangan yang berlaku yaitu : 1)
landasan idiil Pancasila, 2) landasan konstitusional UUD’45, serta 3) landasan
operasional :
a. Undang-undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan
Negara;
b. Undang-undang Nomor 25 tahun 2004 tentang Sistem
Perencanaan Pembangunan Nasional;
c. Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan
daerah;
d. Undang-undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan
Keuangan Pusat dan Daerah;
e. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara
Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana
Pembangunan Daerah;
f . Permendagri Nomor 13 tahun 2006 tentang Pedoman
Pengelolaan Keuangan Daerah, sebagaimana telah diubah
dengan Permendagri Nomor 59 Tahun 2007;
g. Permendagri Nomor 54 tahun 2010 tentang Pelaksanaan
Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan,
Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan
Rencana Pembangunan Daerah;
h. Peraturan Daerah Kabupaten Malang Nomor 1 Tahun 2008
tentang Organisasi Perangkat daerah;
i. Peraturan Bupati Malang Nomor 25 Tahun 2008 Tentang
Organisasi Perangkat Daerah Badan Perencanaan
Pembangunan;
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
j . Peraturan Daerah Kabupaten Malang Nomor 6 tahun 2008
tentang RPJPD Kabupaten Malang Tahun 2005-2025;
k. Peraturan Daerah Kabupaten Malang Nomor 2 tahun 2011
tentang RPJMD Kabupaten Malang Tahun 2010-2015.
1.3 Maksud dan Tujuan
Maksud penyusunan Renstra Bagian Umum dan Protokol
Kabupaten Malang tahun 2011-2015 adalah :
a. Menjamin keterkaitan dan konsistensi antara perencanaan, penganggaran,
pelaksanaan dan pengawasan di Bagian Umum dan Protokol pada setiap
tahun anggaran selama 5 (lima) tahun ;
b. Memberikan arah bagi perencanaan dalam jangka lima tahun ke depan ;
c. Menjamin terciptanya integrasi, sinkronisasi dan sinergi antar dokumen
perencanaan ;
d. Menjamin tercapainya penggunaan sumberdaya secara efektif, efisien, dan
berkelanjutan ;
e. Memberikan indikator untuk melakukan evaluasi kinerja pembangunan
daerah.
Sedangkan tujuan penyusunan Renstra Tahun 2011-2015 ini adalah :
a. Tersedianya dokumen perencanaan jangka menengah yang merupakan
penjabaran visi-misi Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang untuk
mewujudkan keadaan yang diinginkan selama periode 5 (lima) tahun
mendatang ;
b. Sebagai pedoman/acuan dalam penyusunan Rencana Kerja (RENJA)
tahunan Bagian Umum dan Protokol.
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
1.4 Sistematika Penulisan
Sistematika penyusunan Renstra Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang 2010-2015 berdasarkan Permendagri 54 Tahun 2010 dibagi per bab sebagai berikut:
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
Bab I : Pendahuluan, berisikan :
1) Latar Belakang,
2) Landasan Hukum,
3) Maksud dan Tujuan, serta
4) sistematika penulisan
Bab II : Gambaran Pelayanan Bagian Umum dan Protokol
Kabupaten Malang, berisikan :
1) Tugas, fungsi dan Struktur Organisasi
2) Sumber daya
3) Kinerja Pelayanan
4) Tantangan dan Peluang Pengembangan
Pelayanan
Bab
III
: Isu-isu strategis berdasarkan Tugas dan Fungsi
1) Identif ikasi Permasalahan
2) Telaah Visi, Misi dan Program Kepala Daerah
2010-2015
3) Telaah RTRW dan Kajian Lingkungan Hidup
Strategis
4) Isu-isu Strategis
Bab IV : Visi,Misi, Tujuan, Sasaran, Strategi dan
Kebijakan
1) Visi dan Misi
2) Tujuan dan sasaran Tahun 2010-2015
3) Strategi dan Kebijakan
Bab V : Rencana Program dan Kegiatan, Indikator
Kinerja, Kelompok Sasaran dan pendanaan
indikat if
Bab VI : Indikator Kinerja SKPD
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
BAB II
GAMBARAN PELAYANAN BAGIAN UMUM DAN PROTOKOL
2.1 Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi Bagian Umum dan Protokol
a. Tugas pokok dan fungsi
Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang memiliki tugas pokok :
1) Menyiapkan bahan perumusan kebijakan dibidang Umum dan Protokol,
melaksanakan urusan rumah tangga dan keprotokolan;
2) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Asisten Administrasi
sesuai dengan bidangnya.
Sedangkan fungsi Bagian Umum dan Protokol adalah :
1) Pelaksanaan urusan rumah tangga Kepala Daerah, Wakil Kepala
Daerah dan Sekretaris Daerah ;
2) Pelaksanaan Keprotokolan ;
3) Pelaksanaan kebersihan dan pemerliharaan gedung kantor dan
lingkungan Kantor Pemerintah Daerah ;
4) Penerimaan dan pelayanan keperluan tamu meliputi pembersihan
informasi, menyiapkan tempat dan jamuan, mengkoordinir jawaban
kuisioner ;
5) Pengaturan dan pemeliharaan rambu-rambu jalan lingkungan Kantor
Pemerintah Daerah.
b. Struktur Organisasi
Dalam pelaksanaan tugasnya Kepala Bagian Umum dan Protokol
dibantu oleh 3 (tiga) orang Kepala Sub Bagian sebagaimana gambar
dibawah ini.
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
Gambar 2.1
Adapun deskripsi kerja masing-masing adalah sebagai berikut :
Untuk kelancaran tugasnya Kepala Bagian dibantu oleh 3 (tiga) orang Kepala
Sub Bagian yaitu Sub Bagian Rumah Tangga, Sub Bagian Protokol, Kpala
Sub Bagian Pengadaan dan Pemeliharaan.
- Sub Bagian Rumah Tangga, memiliki tugas pokok :
a) Memelihara dan mengendalikan kendaraan Dinas Bupati dan
kendaraan Dinas Pool ;
b) Pemeliharaan Kebersihan dan perawatan gedung Kantor, taman
dan Jaringan listrik dilingkungan komplek Kantor Kepala Daerah ;
c) Penyelenggaraan administrasi urusan rumah tangga Pemerintah
Kabupaten Malang ;
d) Melaksanankan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian
Umum dan Protokol sesuai bidangnya tugasnya.
Kepala Bagian Umum dan Protokol
Kasubag Protokol
Staf
Tenaga Kontrak
Kasubag Pengadaan dan Pemeliharaan
Kasubag Rumah Tangga
Staf
Tenaga Kontrak
Staf
Tenaga Kontrak
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
- Sub Bagian Protokol memiliki tugas pokok :
a) Mempersiapkan dan mengatur pelaksanaan segala bentuk acara
yang dilaksanakan oleh Pemerintah Daerah ;
b) Menyediakan sarana dan prasarana guna menunjang kebutuhan
dalam suatu acara resmi lainnya yang diselenggarakan oleh
Pemerintah Daerah ;
c) Mempersiapkan dan mengatur penerimaan tamu-tamu Pemerintah
Daerah yang berhak menerima pelayanan Keprotokolan ;
d) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian
Umum dan Protokol sesuai dengan bidang tugasnya ;
- Sub Bagian Pengadaan dan Pemeliharaan Barang memiliki tugas
pokok :
a) Persiapan rencana dan proses pelaksanaan Pengadaan
perlengkapan dan kebutuhan barang;
b) Menyimpan, merawat, dan memelihara terhadap barang
c) Pengadministrasian perlengkapan/barang-barang bergerak dan
tidak bergerak ;
d) Membuat laporan datakeadaan inventaris barang-barang
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
2.2 Sumber Daya SKPD
a. Sumber Daya Manusia Aparatur
Untuk menjalankan tugas pokok dan fungsi Bagian Umum dan Protokol
Kabupaten Malang didukung oleh Sumberdaya Manusia Aparatur sebanyak
68 0rang, secara rinci dapat dilihat pada table dibawah ini.
Tabel 2.1
Jumlah Pegawai berdasarkan pendidikan, pangkat, dan eselon.
Pendidikan Pangkat Eselon
Jenjang Jumlah Jenjang Jumlah Jenjang Jumlah
S1 12 orang Penata Tingkat I 2 orang III - a 1 orang
Sarmud/D3 2 orang Penata 1 orang IV- a 3 orang
SMA/SMK 29 orang Penata Muda Tk
I
11 orang
SMP 7 orang Penata Muda 7 orang
SD 15 orang Pengatur Tk I 4 orang
Tenaga
kontrak
3 orang Pengatur 7 orang
Pengatur Muda
Tk I
3 orang
Pengatur Muda 22 orang
Juru Tk I 3 orang
Juru 6 orang
Juru muda 2 orang
Jumlah 68 orang 68 orang
b. Sarana Dan Prasarana
Untuk menunjang kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi Bagian
Umum dan Protokol Kabupaten Malang telah tersedia sarana dan prasarana
sebagai berikut :
- Komputer : 11 unit Keadaan : 10 baik, 1 perlu perbaikan
- Printer : 9 unit Keadaan baik
- Mesin ketik manual : 4 buah Keadaan : 2 baik, 2 perlu perbaikan
- Mesin foto copy : 1 unit Keadaan perlu perbaikan
- Pesawat Telepon + fax : 1 unit keadaan baik
- Kendaraan roda 4 : 12 unit keadaan baik
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
- Kendaraan roda 2 : 18 unit Keadaan baik
- Kendaraan roda 3 : 1 unit keadaan baik
- Kendaraan pool/PKK : 19 unit Keadaan baik (termasuk bus)
c. Realisasi Anggaran Tahun 2006 – 2010 dan Proyeksi garan 2011-2015
Uraia
n
Tahun
2006
Tahun
2007
Tahun
2008
Tahun
2009
Tahun
2010
Rata-
rata
kenaik
an (%)
Realis
asi
Angg
aran
- 4.156.97
0.430
4.786.60
4.475
3.975.829.
500
5.407.50
2.250
-
Kenai
kan
- - 15% -17% 36%
8,5%
Tahun
2011
Tahun
2012
Tahun
2013
Tahun
2014
Tahun
2015
-
Proye
ksi
6.239.000
.000
5.119.00
0.000
5.886.85
0.000
6.769.877.
000
7.785.35
9.000
-
Kenai
kan 15% 15% 15% 15% 15%
15%
2.3 Kinerja Pelayanan Bagian Umum dan Protokol
Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang merupakan satuan organisasi
yang berada di bawah Satuan Kerja Perangkat Daerah Sekretariat Daerah
Kabupaten Malang, di bawah pembinaan Asisten Administrasi dan merupakan
unsure pendukung pelaksanaan Pemerinitah Daerah dibidang pelayanan
Pemerintahan Umum yang memberikan pelayanan kepada public Internal
khususnya :
1. Kepala Daerah/Wakil Kepala Daerah ;
2. Sekretaris Daerah ;
3. Asisten ;
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
4. Satuan Kerja Perangkat Daerah dilingkungan Sekretariat Daerah ;
5. Satuan Kerja Perangkat Daerah dilingkungan Kabupaten Malang.
Disamping memberikan pelayanan public internal, Bagian Umum dan Protokol
juga memberikan pelayanan public eksternal dalam hal ini adalah :
1. Lembaga Pemerintah / Non Pemerintah di luar lingkungan Pemerintah
Kabupaten Malang ;
2. Pelayanan terhadap masyarakat luas.
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
2.4 Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan Bagian Umum dan
Protokol
Di dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya Bagian Umum dan
Protokol memiliki faktor-faktor eksternal yang dapat mendukung dan juga dapat
menjadi hambatan. Namun demikian dalam pelaksanaannya dituntut untuk dapat
mencari alternatif-alternatif yang terbaik dalam menghadapi setiap permasalahan
yang ada.
a. Tantangan
Beberapa faktor penghambat yang diharapkan menjadi tantangan tersebut
dapat dijelaskan sebagai berikut :
- Demokratisasi dan keterbukaan yang tidak sesuai dengan koridor hukum
yang dilakukan oleh sebagian masyarakat.
- Masih adanya sikap arogansi dan apriori pelaku birokrasi terhadap partisipasi
publik.
- Masih adanya pemahaman yang kurang terhadap makna desentralisasi
maupun demokratisasi
- Beragamnya tingkat pendidikan masyarakat yang tentunya mempengaruhi
pola pikir dan pola tindak dari masyarakat itu sendiri.
b. Peluang
Sedangkan beberapa faktor pendukung yang diharapkan dapat menjadi
peluang adalah sebagai berikut:
- Adanya kebijakan otonomi daerah (desentralisasi) yang diterapkan sehingga
semakin leluasa untuk meningkatkan pemberdayaan masyarakat sebagai
wujud dari partisipasi publik.
- Adanya dukungan dari lembaga lain dalam peningkatan kapasitas
kelembagaan, manajemen maupun program.
- Kondisi stabilitas keamanan dan politik yang kondusif di Kabupaten Malang
Adanya kemungkinan keterbukaan kerjasama dengan berbagai lembaga lain
baik Pemerintah Pusat, Pemerintah Propinsi, Pemerintah Kota/Kabupaten
lain, Swasta , Lembaga Donor, LSM, dan lembaga-lembaga lainnya.
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
BAB III
ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI
3.1 Identifikasi Permasalahan
1. SUB BAGIAN RUMAH TANGGA
a. Kurang tertibnya administrasi urusan rumah tangga Pemerintah Kabupaten
Malang ;
b. Kurang efisiennya pemeliharaan dan pengendalian kendaraan Dinas Bupati,
Wakil Bupati, Sekretaris Daerah, Asisten Sekretaris Daerah, dan kendaraan
Dinas Pool ;
c. Kurang efektifnya pengurusan surat-surat kendaraan dan surat-surat lainnya
yang ;
d. Kurangnya pemeliharaan kebersihan dan perawatan gedung Kantor, Taman
dan jaringan listrik dilingkungan Kantor Kepala Daerah ;
2. SUB BAGIAN PROTOKOL
a. Kurangnya persiapan dan pengaturan pelaksanaan segala bentuk acara
yang dilaksanakan oleh Pemerintah Daerah ;
b. Kurang lengkapnya sarana & prasarana guna menunjang kebutuhan dalam
suatu acara resmi lainnya yang diselenggarakan oleh Pemerintah Daerah ;
c. Kurangnya persiapan dan pengaturan penerimaan tamu-tamu Pemerintah
Daerah yang berhak menerima pelayanan Keprotokolan ;
d. Tidak melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum
dan Protokol sesai dengan bidang tugasnya.
3. SU BAGIAN PENGADAAN DAN PEMELIHARAAN BARANG
a. Kurangnya informasi harga dan penilaian mutu perlengkapan yang
diperlukan ;
b. Kurang efektifnya persiapan rencana dan proses pelaksanaan pengadaan
perlengkapan dan kebutuhan barang ;
c. Kurang tertibnya penyimpanan, perawatan dan pemeliharaan terhadap
barang ;
d. Tidak adanya pengadministrian perlengkapan / barang-barang bergerak
dan tidak bergerak ;
e. Pembuatan laporan data yang tidak sesuai dengan keadaan inventaris
barang.
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
3.2 Telaahan Visi Misi dan Program
Dalam rangka mendukung terwujudnya visi RPJMD Kabupaten Malang
Tahun 2010-2015 sebagaimana Peraturan Daerah Kabupaten Malang Nomor 2
tahun 2011 yaitu Terwujudnya Masyarakat Kabupaten Malang yang Mandiri,
Agamis, Demokratis, Produktif, Maju, Aman, Tertib dan Berdaya Saing atau
MADEP MANTEB, maka Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang sebagai
salah satu lembaga teknis daerah yang bertugas dan bertanggungjawab
terhadap penyusunan dokumen baik jangka panjang (RPJPD), menengah
(RPJMD) dan jangka pendek (RKPD) yang sinergis, partisipatif dan akuntabel.
Dokumen ini akan digunakan sebagai pedoman/acuan seluruh SKPD dalam
menyusun Rencana Strategis dan Renja SKPD.
Berkaitan dengan hal tersebut diatas Bagian Umum dan Protokol akan
berperan mendukung misi RPJMD Kabupaten Malang yaitu terwujudnya
pemerintahan good governance, clean government, berkeadilan dan demokratis,
melalui terwujudnya visi dan misi Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang
Tahun 2011-2015.
3.3 Isu – isu Strategis
a. Pelayanan yang kurang efisien dan efektif ;
b. Kurangnya sarana prasarana aparatur sesuai kebutuhan ;
c. Kedisiplinan staf yang menurun & tenaga terampil yang berkurang ;
d. kurangnya koordinasi antar instansi guna tercapainya pelaksanaan segala
kegiatan yang menjadi tanggung jawab Bagian Umum dan Protoko.
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
BAB IV
VISI, MISI, TUJUAN , SASARAN, STRATEGI DAN KEBIJAKAN
4.1 Visi dan Misi
Sebagai dokumen Perencaan jangka menengah, dokumen Rencana Stratejik
memuat pernyataan visi, misi, tujuan dan sasaran serta strategi cara pencapaian
tujuan dan sasaran dengan pendekatan analisa lingkungan dan asumsi-asumsi
faktor penentu keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan sasaran.
Berkaitan dengan hal tersebut maka visi Bagian Umum dan Protokol Kabupaten
Malang Tahun 2011-2015 adalah
”Terwujudnya pelayanan yang prima melalui tertib
administrasi dan pendayagunaan sumber daya yang dimiliki
secara efisien dan efektif. ”
Sebagai upaya untuk mewujudkan visi tersebut maka dilaksanakan
misi :
“ Meningkatkan tertib administrasi dan kualitas pelayanan
urusan kerumahtanggaan Pemerintah Kabupaten Malang “
4.2 Tujuan dan Sasaran BAPPEDA Kabupaten Malang Th. 2011-2015
a. Tujuan dirumuskan sebagai berikut :
1) Meningkatkan tertib administrasi dan pelayanan urusan rumah tangga
Pemerintah Kabupaten Malang ;
2) Meningkatkan ketertiban urusan dalam,kebersihan dan pemeliharaan Kantor
dilingkungan Kabupaten Malang ;
3) Meningkatkan kualitas pelayanan Keprotokolan dalam pelaksanaan kegiatan
Kedinasan Pemerintah Kabupaten Malang ;
4) Meningkatkan tertib administrasi urusan Pengadaan dan Pemeriharaan
Barang Sekretaris Daerah Kabupaten Malang.
b. Sedangkan sasarannya adalah sebagai berikut :
1) Terciptanya tertib administrasi dan pelayanan urusan rumah tangga serta
kemajuan dan etos kerja staf Bagian Umum dan Protokol ;
2) Optimalisasi sarana prasarana kerja sehingga terjadi peningkatan ketertiban
urusan dalam, kebersihan dan pemeliharaan Kantor Pemerintah Kabupaten
Malang ;
3) Terciptanya koordinasi yang baik dengan instansi terkait sehingga
terwujudnya kualitas pelayanan Keprotokolan yang prima dan meningkatkan
kemajuan teknis aparat/staf Keprotokolan ;
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
4) Optimalisasi terhadap Pengadaan dan Pemeliharaan barang dilingkungan
Pemerintah Kabupaten Malang.
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
4.3 Strategi dan Kebijakan SKPD
a. Strategi
Strategi adalah cara yang ditempuh dalam rangka pencapaian
misi. Di dalam mewujudkan visi dan misi Bagian Umum dan
Protokol Kabupaten Malang, ditempuh dengan strategi yaitu :
1) Membangun koordinasi dan kerjasama yang efektif dan terintegrasi
2) Meningkatkan kualitas pelayanan Keprotokolan ;
3) Mengembangkan sistem pendataan/informasi/data inventaris barang
4) Mengembangkan kebersihan dan pemeliharaan lingkungan Pemerintah
Kabupaten Malang ;
5) Melaksanakan dan mengikutsertakan aparat pada diklat kepemimpinan dan
teknis fungsional
6) Melaksanakan kegiatan untuk mendukung kelancaran tugas kedinasan.
b. Kebijakan
1) Melaksanakan koordinasi , integrasi dan sinkronisasi kerjasama
dan perencanaan pembangunan
2) Menyediakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan ;
3) Melaksanakan sistem pendataan/informasi/data stat ist ik secara
periodik dan berkelanjutan
4) Melaksanakan monitoring dan evaluasi serta pengendalian
5) Menyediakan pelayanan administrasi perkantoran, sarana dan
pelaporan
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
Bab V
RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOR KINERJA,
KELOMPOK SASARAN DAN PENDANAAN INDIKATIF
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
TUJUAN SASARAN INDIKATOR SASARAN
KODE
PROGRAM DAN
KEGIATAN
Indikator Kinerja
Program (outcomes)
dan Kegiatan (output)
KONDISI AWAL
TARGET KINERJA PROGRAM DAN KERANGKA PENDANAAN KONDIS
I KINERJ
A AKHIR
2011 2012 2013 2014 2015
TARGET Rp. TARGET Rp. TARG
ET Rp.
TARGET
Rp. TARG
ET Rp.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
1. Meningkatkan tertib administrasi urusan rumah tangga Pemerintah Kabupaten Malang.
1. Terlaksananya ke-giatan penatausa-haan urusan rumah tangga secara cepat, tepat, efektif dan efisien
1. Meningkatkan tertib administrasi dan pelayanan urusan rumah tangga Pemerintah Kabupaten Malang
Program Pelayanan Administrasi Perkantoran
66,67 5.386.925.000
100 6.012.650.000
100 6.613.915.000 100 7.275.306.500 100 8.002.837.150
1. Penyediaan Jasa Surat Menyurat.
- Tertib administrasi Pengelolaan Surat Menyurat SKPD
97,62 210.500.000
100 25.000.000
100 27.500.000 100 30.250.000 100 33.275.000
2. Penyediaan Jasa Komunikasi, Sumber Daya Air dan Listrik
- Kualitas Pelayanan Penyediaan Sumber Daya Air & Listrik Kantor Bupati Malang
87,50 120.000.000
100 142.200.000
100 156.420.000 100 172.062.000 100 189.268.200
2. Meningkatnya pengelolaan pelayanan umum yang baik dan partisipatif
3. Penyediaan Jasa Peralatan dan Perlengkapan Kantor
- Tingkat kuallitas Pelayanan
100,00 267.500.000
100 150.000.000
100 165.000.000 100 181.500.000 100 199.650.000
4. Penyediaan Jasa Administrasi Keuangan
- Tertib administrasi Pengelolaan Keuangan SKPD
100,00 41.400.000
100 46.200.000
100 50.820.000 100 55.902.000 100 61.492.200
5. Penyediaan Jasa Kebersi
- Kualitaskebersihan Kantor Bupati
97,81 328.720.000
100 416.700.000
100 458.370.000 100 504.207.000 100 554.627.700
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
han Kantor
Malang
6. Penyediaan Alat Tulis Kantor
- Tertib administrasi Pengelolaan Surat Menyurat SKPD
999,99 32.430.000
100 79.600.000
100 87.560.000 100 96.316.000 100 105.947.600
7. Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan
- Tingkat kuallitas Pelayanan Penyediaan Cinderamata
999,95 428.500.000
100 252.500.000
100 277.750.000 100 305.525.000 100 336.077.500
8. Penyediaan Komponen Instalasi Listrik/ Penerangan Bangunan Kantor
- Kualitas Pelayanan Penyediaan Sumber Daya Listrik Kantor Bupati Malang
99,99 74.475.000
100 79.250.000
100 87.175.000 100 95.892.500 100 105.481.750
9. Penyediaan Makanan dan Minuman
99,98 2.200.000.000
100 2.580.000.000
100 2.838.000.000 100 3.121.800.000 100 3.433.980.000
10. Rapat-rapat Koordinasi dan Konsultasi ke Luar Daerah
66,21 29.000.000
100 104.200.000
100 114.620.000 100 126.082.000 100 138.690.200
11. Rapat-rapat Koordinasi dan Konsultasi ke Dalam Daerah
- - 100 475.000.000
100 522.500.000 100 574.750.000 100 632.225.000
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
12. Rumah Tangga Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah
81,35 1.654.400.000
100 1.662.000.000
100 1.828.200.000 100 2.011.020.000 100 2.212.122.000
TUJUAN SASARAN INDIKATOR SASARAN
KODE
PROGRAM DAN
KEGIATAN
Indikator Kinerja
Program (outcomes)
dan Kegiatan (output)
KONDISI AWAL
TARGET KINERJA PROGRAM DAN KERANGKA PENDANAAN KONDISI
KINERJA
AKHIR
2011 2012 2013 2014 2015
TARGET Rp. TARGET Rp. TARGET Rp. TARG
ET Rp.
TARGET
Rp.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Program Peningkatan Sarana Dan Prasarana Aparatur
8,00 984.575.000
100 1.203.500.000
z 1.323.850.000 100 1.456.235.000 100 1.601.858.500
2. Optimalisasi sarana dan prasarana kerja guna peningkatan ketertiban urusan dalam, kebersihan dan
3. Tersedia dan terpe-liharanya sarana kerja dan prasarana kerja apartur sesuai kebutu
2. Meningkatkan tertib administrasi dan pelayanan urusan dalam, kebersihan dan pemeliharaan kantor di lingkungan Sekretariat
1. Pemeliharaan Rutin/Berkala Gedung Kantor
- Tingkat efisiensi pemeliharaan terhadap penggunaan sarana & praarana kerja aparatur
Meningkatnya kapasitas sarana & prasarana aparatur
100 75.000.000
100 70.000.000
100 77.000.000 100 84.700.000 100 93.170.000
100%
2. Pemeliharaan Rutin/Berkala Kendaraan Dinas/Operasio
100 871.500.000
100 1.098.500.000
100 1.208.350.000 100 1.329.185.000 100 1.462.103.500
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
pemeliharaan Kantor Pemerintah Kabupaten Malang
han Daerah Kabupaten Malang
nal
3. Pemeliharaan Rutin/Berkala Perlengkapan Gedung Kantor
100 38.075.000
100 35.000.000
100 38.500.000 100 42.350.000 100 46.585.000
Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur
33 4.500.000
100 7.500.000
100 8.250.000 100 9.075.000 100 9.982.500
3. Meningkatkan ke-mampuan dan etos kerja staf.
4. Meningkatnya disiplin kerja staf dan jumlah tenaga trampil/pro-fesional pada tiap- tiap tahun
3. Meningkatnya wawasan pengetahuan, keterampilan dan profesionalisme aparatur melalui pendidikan dan pelatihan
1. Pendidikan dan Pelatihan Formal
- Meningkatnya jumlah staf/tenaga terampil setiap tahunnya sesuai kebutuhan
Belum terlaksananya pendidikan dan pelatihan
33 4.500.000
100 7.500.000
100 8.250.000 100 9.075.000 100 9.982.500
Sudah dilaksananya pendidikan dan pelatihan
Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan
0 300.000
100 450.000
100 495.000 100 544.500 100 598.950
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
Keuangan
4. Meningkatkan koordi-nasi dengan instansi terkait guna mewu-judkan kualitas pela-yanan yang prima
5. Terselenggaranya koordinasi antar instansi terkait
1. Penyusunan Laporan Capaian Kinerja/ Ikhtisar Realisasi Kinerja SKPD
- Tingkat keberhasilan pelaksanaan kegiatan
0 300.000
100 450.000
100 495.000 100 544.500 100 598.950
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
TUJUAN SASARAN INDIKATOR SASARAN
KODE
PROGRAM DAN
KEGIATAN
Indikator Kinerja
Program (outcomes)
dan Kegiatan (output)
KONDISI AWAL
TARGET KINERJA PROGRAM DAN KERANGKA PENDANAAN KONDISI
KINERJA
AKHIR
2011 2012 2013 2014 2015
TARGET Rp. TARGET Rp. TARGE
T Rp.
TARGET
Rp. TARG
ET Rp.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
5. Meningkatkan kemampuan teknis aparat di bidang Pengadaan dan Pemeliharan Barang;
6. Meningkatkan kemampuan aparat yang dibutuhkan dalam tata cara pelaksanaan teknis Pengadaan dan Pemeliharan Barang
2. Penyusunan Laporan Keuangan Semesteran
- Meningkatnya jumlah staf/tenaga terampil dalam tata cara pelaksanaan teknis keprotokolan
0 300.000 100 450.000 100 495.000 100 544.500
100 598.950
3. Penyusunan Laporan Keuangan Akhir Tahun
0 300.000 100 450.000 100 495.000 100 544.500
100 598.950
Program Peningkatan Pelayanan Kedinasan Kepala Daerah / Wakil Kepala Daerah
8,00 314.100.000 100 435.500.000 100 479.050.000 100 526.955.000
100 579.650.500
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
6. Meningkatkan kemampuan teknis aparat di bidang Keprotokolan
7. Meningkatkan kemampuan aparat yang dibutuhkan dalam tata cara pelaksanaan teknis keprotokolan
4. Meningkatkan mutu pelayanan keproto-kolan dalam pelaksa-naan kegiatan kedinasan dan Pemerintah Umum
1. Penerimaan Kunjungan Kerja Pejabat Negara / Departemen / Lembaga Pemerintah Non Departemen / Luar Negeri
- Meningkatnya jumlah staf/tenaga terampil dalam tata cara pelaksanaan teknis keprotokolan
0% 88 73.100.000 100 127.500.000 100 140.250.000 100 154.275.000
100 169.702.500 100%
8. Terselenggaranya kegiatan kedinasan dan Pemerintahan Umum Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah.
2. Kunjungan Kerja/Ins-peksi Kepala Daerah/ Wakil Kepala Daerah
- Tingkat keberhasilan pelaksanaan kegiatan
100 241.000.000 100 308.000.000 100 338.800.000 100 372.680.000
100 409.948.000
RENSTRA Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-2015
Bab VI INDIKATOR KINERJA BAGIAN UMUM DAN PROTOKOL
RENSTRA 2011-2015 58 dari 58
Bab VII
P E N U T U P
Rencana Strategis Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2011-
2015 adalah merupakan dokumen perencanaan untuk periode 5 tahun yang memuat visi,
misi, tujuan, strategi, kebijakan, program dan kegiatan pembangunan sesuai tugas pokok
dan fungsi SKPD, dan memperhitungkan potensi (kekuatan, kelemahan, peluang dan
tantangan). Renstra SKPD diperlukan sebagai alat untuk mengarahkan tujuan
organisasi/SKPD. Renstra merupakan awal dari proses akuntabilitas suatu organisasi.
Rencana Strategis Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang tahun
2011-2015 merupakan penjabaran dari RPJMD Kabupaten Malang tahun 2010- 2015 dan
sebagai pelaksanaan tahap kedua dari RPJPD Kab. Malang tahun 2005-2025.
Renstra Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang Tahun 2010-2015
nantinya akan dipakai sebagai pedoman dalam menyusun Renja SKPD dan mengacu
pada RKPD.
Malang, Agustus 2011
Kepala Bagian Umum dan Protokol
Kabupaten Malang
EKO DARMAWAN, SE
Pembina
NIP. 19680111 199503 1 004