Bab2 Organisasi Berkas Sequential

Embed Size (px)

Citation preview

  • 5/11/2018 Bab2 Organisasi Berkas Sequential

    1/11

    ORGANISASI BERKASSEQUENTIAL

    Dalam organisasi sequential ini record-record direkarn secara berurutan padawaktu berkas ini dibuat dan harus diakses secara berurutan pada waktu berkas inidigunakan sebagai input.Dalarn beberapa kasus, record-record ini disusun dalarn urutan tertentu,berdasarkan field tertentu. Berkas yang dernikian disebut juga berkas tersortir (sortedfile), dan fieldnya disebut kunci sortir (sort key).Jika berkas disusun berdasarkan field NPM secara ascending, rnaka record Imendahului J,jika dan hanya jika isi field NPM dalam record I lebih kecil atau sarna

    dengan isi field record J.

    23

  • 5/11/2018 Bab2 Organisasi Berkas Sequential

    2/11

    Awal dari berkas --+- REC IREC2---

    REC I-IRECIREC 1+1

    ---

    REC N-IRECNkhir dari berkas --+-

    Organisasi berkas sequential dapat terdiri dari record-record yang berbedajenisrecordnya (record type). Sebagai contoh : sisitem penggajian terpadu (intregatedpersonal-payroll system) memnunyai sebuah berkas karyawan (employee file) yangterdiri dari dua jenis record.PersonnelREC EMPNO NAME PHONE ADDRESS MARITAL SEX EDUC SOTYPE STATUS YR DEC1

    PayrollREC EMPNO FUND ACCOUNT BASE % DATE DATETYPE TYPE CODE NO SALRATE TIME START CHANGE2

    Bekas karyawan tersebut dapat disusun berdasarkan field REC TYPE danEMPNO.

    24

  • 5/11/2018 Bab2 Organisasi Berkas Sequential

    3/11

    Panjang record dari organisasi berkas sequential ini adalah variabel, adabaiknya dibuat tidak variabel dengan menambahkan spasi (blank) pada recordsehingga didapatkan panjang record yang tetap.

    I s H 2 1 ' I I R I ' H 1 1 1 1 1 + 1 + 1 1 ' l w H N i i s l1 + 1 + 1 H u H I

    Karena record-record pada organisasi berkas sequential harus diakses secara berurut(consecutive), maka berkas sequential ini lebih banyak diproses secara Batch daripada Interative.Perlu dicatat bahwa kita harus menentukan pola akses, kemudian menentukanorganisasi berkas sequential berdasarkan urutan yang sesuai dengan pola aksesadalah penentuan akses berdasarkan field tertentu. Sebagai contoh :Berkas gaji yang disusun secara sequential berdasarkan NIP, hendak diakses ber-dasarkan NAMA, program tersebut tidak baik. Juga tidak baik mengakses recorddengan urutan seperti berikut :

    NIP = 131 587236, NIP =131587312, NIP =131 587212di mana NIP terse but tak berurutan dari kecil ke besar (ascending) maupun daribesar ke kecil (descending).

    Beberapa alasan berkas sequential disimpan dalam DASD daripada SASD.1. Pada umumnya komputer dihubungkan dengan sedikit tape drive, sehingga takcukup menunjang program aplikasi yang membutuhkan banyak berkas sequen-tial. Misalnya, bila digunakan 3 buah berkas sequential oleh sebuah program,katakan oleh master file, transaction file, update file. Karena hanya ada 2 tapedrive, maka salah satu dari ketiga berkas disimpan dalam disk.2. Sistem yang dikonfigurasi untuk fungsi berkas tertentu selalu disimpan dalamdisk. Misalnya, printer hanya dapat menerima semua berkas yang akan dicetak,bila terlebih dahulu disimpan dalam disk. Karena itu bila kita ingin membuatsebuah berkas laporan (report file), maka harus ditentukan dari disk ke printer.PEMBUATAN BERKAS SEQUENTIAL

    *Termasuk pembuatan berkas sequential adalah :

    pengumpulan datapemasukan datapengeditan datapenyortiran data yang telah diedit.

    ***

    25

  • 5/11/2018 Bab2 Organisasi Berkas Sequential

    4/11

    _._----'} - ; A T C H O F1RANSACI ICN

    FORM

    CORPECTEDFORM

    /ID A T A E N T R Y

    DEVICE

    UNEDITEDB A T C H OFl R A N S A C ' I l C N

    EDIT

    EDITB A T C H OF

    , . . - - - - - - 1 _ _ ; l R ANS = - = . . . : : : . . . , -CIICNSORT

    QORTEDB A T C H O F

    TRANSACI ' ICN

    Kalau d alam pembuata n b erk as tra nsak si seq uen tia l, b erk as in duk sequen tial,dan berkas kerja s equentia l, d ik enal sebaga i re co rd b ia sa , y ang te rd iri dari field-field,m aka dalam pem buatan berkas laporan sequential dikenal 3 jenis record:1. Header record, m en cakup report head er, p age head er, dan grou p header. D ik en als ebagai in fo rmasi p engena l (id en tify ing in fo rma tion).2. Detail record, m encakup isi laporan yang um umnya disusun dalam kolom .

  • 5/11/2018 Bab2 Organisasi Berkas Sequential

    5/11

    3. Footer record, mencakup report footer, page footer, dan group footer. Dikenalsebagai information ringkasan (summary information).Data ringkasan biasanya dihitung pada saat Control Break, yaitu pada saatterjadinya perubahan nilai dari Control Filed.

    Contoh : sebuah berkas disusun secara ascending berdasarkan fakultas dan jurusan.Control Break terjadi pada saat perubahan isijurusan (hitungjumlah mahasiswa perjurusan) dan juga pada saat perubahan fakultas (hitung jumlah mahasiswa perfakultas).RETRIEVAL TERHADAP BERKAS SEQUENTIAL

    Record pada berkas sequential di retrieve secara urut, satu per satu. Retrievedari sebuah berkas dapat dibagi 2, yaitu report generation dan inquiry. Bergantungpada jumlah/volume data yang dihasilkan.

    Umumnya berkas sequential diakses dalam model report generation. Karenarecord-record harus'diakses secara satu per satu, tentunya lebih efisien mengaksessetiap record dari berkas tersebut.Report generation dari berkas sequential adalah sarna seperti pembuatan berkaslaporan sequential, di mana input untuk prosesnya adalah berkas sequential. Sebagaicontoh, kita lihat logika dasar dari proses pembuatan report generation. Bila ada 3control level yaitu 1. salesmen ID, 2. departementy, dan 3. area.

    PRODUCESUMMARYDA TA FORLEV EL 1 ... 3

    PRODUCESUMMARYDA TA FORLEVEL 1 . 2

    R ITE FOOTE RFORLEV EL 1... 3

    1--_+ WR ITE FOOTERFORLEVEL 1 .2

    A DDS TOTOfALFOREA CH LEVEL OFCONTROL

    27

  • 5/11/2018 Bab2 Organisasi Berkas Sequential

    6/11

    *

    I '

    Inquiry dari berkas sequential mengalami hambatan, karena organisasi dariberkas ini memerlukan pengaksesan secara satu per satu. Namun ada beberapa contohinquiry yang dapat dikatakan memuaskan karena memerlukan pengaksesan semuarecord dari berkas.Mereka itu antara lain :

    Berapa rata-rata dan simpangan baku gaji seluruh pegawai PT.ABCBerapa jumlah pegawai yang beketja diatas 30 tahun ?Berapajumlah pegawai yang mendapat gaji diatas 200.000 rupiah dan tinggal dikota Jakarta ?

    **

    Banyaknya record yang harus diakses untuk mendapatkan informasi yangdiinginkan dibagi dengan banyaknya record dalam berkas tersebut disebut Hit Ratio.Contoh : inquiry NPM = 8622110 memerlukan pengaksesan record sebanyak 10 ari100 record yang ada dalam berkas mahasiswa. Berapa Hit Rationya ?

    Hit Ratio = 1~ = 0, 1Makin rendah Hit Ratio, makin tidak baik berkas itu disusun secara sequentiaLSebaliknya makin tinggi hit ratio makin baik berkas berkas tersebut disusun secarasequential.UPDATE TERHADAP BERKAS SEQUENTIAL

    Walaupun berkas induk bersifat relatif permanen, namun berkas tersebut perlujuga diupdate. Mengingat dalam dunia bisnis tak ada yang statis, semua berubah,pegawai ada yang masuk dan juga ada yang keluar, harga produk berubah, jabatanpekerjaan berubah.Karena kita bicara berkas sequential, updatingnya adalah model Batch.Record-record pada berkas transaksi dikumpulkan dan secara periodik/berkaladipakai untuk mengupdate berkas induk.Frekuensi di mana sebuah berkas induk harus diupdate berg antung pada

    beberapa faktor, yaitu :* Kecepatan dari perubahan data* Ukuran dari berkas induk* Keadaan yang mendesak dari kebutuhan* Data yang sedang berjalan pada berkas induk* Ratio aktivitas be.kas.

    Ratio aktivitas berkas adalah perbandingan jumlah record dari berkas indukyang update dan jumlah record dari berkas induk. Contoh : Record-record berkastran~iadruah: '

    28

  • 5/11/2018 Bab2 Organisasi Berkas Sequential

    7/11

    Inquiry dari berkas sequential mengalami hambatan, karena organisasi dariberkas ini memerlukan pengaksesan secara satu per satu. Namun ada beberapa contohinquiry yang dapat dikatakan memuaskan karen a memerlukan pengaksesan semuarecord dari berkas.Mereka itu antara lain:

    Berapa rata-rata dan simpangan baku gaji seluruh pegawai PT.ABCBerapa jumlah pegawai yang bekerja diatas 30 tahun ?Berapajumlah pegawai yang mendapat gaji diatas 200.000 rupiah dan tinggal dikota Jakarta?

    ***

    Banyaknya record yang harus diakses untuk mendapatkan informasi yangdiinginkan dibagi dengan banyaknya record dalam berkas terse but disebut Hit Ratio.Contoh : inquiry NPM = 8622110 memerlukan pengaksesan record sebanyak 10 ari100 record yang ada dalam berkas mahasiswa. Berapa Hit Rationya ?

    Hi' R 10 0 1t auo = 100 = ,Makin rendah Hit Ratio, makin tidak baik berkas itu disusun secara sequential.Sebaliknya makin tinggi hit ratio makin baik berkas berkas tersebut disusun secarasequential.UPDATE TERHADAP BERKAS SEQUENTIAL

    Walaupun berkas induk bersifat relatif permanen, namun berkas tersebut perlujuga diupdate. Mengingat dalam dunia bisnis tak ada yang statis, semua berubah,pegawai ada yang masuk dan juga ada yang keluar, harga produk berubah, jabatanpekerjaan berubah.Karena kita bicara berkas sequential, updatingnya adalah model Batch.Record-record pada berkas transaksi dikumpulkan dan secara periodik/berkaladipakai untuk mengupdate berkas induk.Frekuensi di mana sebuah berkas induk harus diupdate bergantung pada

    beberapa faktor, yaitu :* Kecepatan dari perubahan data* Ukuran aari berkas induk* Keadaan yang mendesak dari kebutuhan* Data yang sedang berjalan pada berkas induk* Ratio aktivitas berkas.

    Ratio aktivitas berkas adalah perbandingan jumlah record dari berkas indukyang update dan jumlah record dari berkas induk. Contoh : Record-record berkastransaksi adalah :

    29

  • 5/11/2018 Bab2 Organisasi Berkas Sequential

    8/11

    101 Ria 75102 Sudin 70103 Budi 60Record-record berkas induk adalah :101 Ria n. X 50103 Budi n. Y 30104 Susi n. Z 50105 Iwan J 1 . A 70

    Berapa ratio aktifitas berkasnya ?Ratio aktifitas berkas = } = 0, 5* Makin tinggi ratio aktifitas berkas, makin lama proses pengupdatean berkas

    induk.Makin tinggi kebutuhan akan data yang baru pada berkas mduk, makin seringberkas tersebut diakses.Makin sering berkas berkas induk diupdate, makin tinggi biaya pemrosesannya.

    **Mengapa pengupdatean berkas induk secara interaktif jarang dilakukan ?**

    Record diakses secara sequential untuk mendapatkan record yang diinginkan,Hampir semua berkas sequential tak dapat diupdate langsung di tempat (updatein place).Untuk mengupdate biasanya diperlukan berkas baru, sebagai pengganti berkaslama. Hal ini diperlukan ruang penyimpan.*

    BERKAS TURUNAN (GENERATION FILE)Berkas yang mempunyai nama sarna, tetapi berbeda tanggal prosespembuatannya disebut berkas turunan.

    Contoh : Biomns 21-02-87Biomns 23-02-87

    Ada 3 jenis update yang dapat diterapkan pada berkas induk :* penambahan record barn (insert a new record).* penghapusan record yang ada (delete an exiting record).* pengubahan record yang ada (modify an exiting record).Pengupdatean berkas induk oleh berkas transaksi memerlukan record key (key field)yang sarna. Pada insert record di berkas induk diperlukan isi field lainnya di sampingkey field dari berkas transaksi. Pada modify record diberkas induk diperlukan isi field

    30

  • 5/11/2018 Bab2 Organisasi Berkas Sequential

    9/11

    * delete a record that does not existmodify a record that does not exist.

    tertentu yang diperlukan untuk mengupdate, di samping key field dari berkastransaksi. Pada delete record di berkas induk hanya diperlukan key field yang sarnadari berkas transaksi.Dalam pengupdatean, dapat ditemukan beberapa kekeliruan (error), yaitu :* insert a record that already exist*

    1. Gambar dibawah ini menunjukkan suatu Sort yang diikuti oleh program edit.Mengapa sortir sebelum editing lebih disukai ?

    LATIHAN

    r "~~~~ ,-~~-{,W-~-o- mITData UneditedBatch of entry batch ofr r : c n device transactiona

    Edit-reject"'pOI'!

    Editedbatch oftrans.ctiems

    tranJactionfonm

    31

  • 5/11/2018 Bab2 Organisasi Berkas Sequential

    10/11

    Rec-Id Trans - Type111 2111 196 3400 196 1111 2400 3342 396 2

    2. Sebuah Installasi mempunyai dua buah tape drive dan sebuah disk drive. Suatuprogram aplikasi membutuhkan akses ke tiga buah sequential file: sebuah OldMaster file, sebuah transaction file, dan sebuah update Master file. File manakahyang harus disimpan pada disk?

    3. Misalkan sebuah Master file berisi 10 record. Anggaplah bahwa transaksi batchini akan di proses :

    Berapa file activity rano untuk transaksi batch ini ?_4. Faktor-faktor apakah yang harus dipertimbangkan pada saat memutuskan berapa

    kali suatu Sequential Master file harus diupdate ?5. Faktor-faktor apakah yang harus dipertimbangkan dalam menentukan berapa

    banyak generasi dari suatu file harus tetap dipertahankan ?6. Jelaskan sebuah proses untuk sebuah untuk mengupdate sebuah sequential

    Master file dari sebuah Sequential traansaction file, di mana file-file tersebuttidak mempunyai urutan-urutan sortir yang sepadan ?

    7. Jenis periode penyimpanan yang bagaimana untuk sequential Master file padaInstalasi Anda ? Berapa banyak generasi dari suatu sequential Master file yangdisimpan?

    8. Selidiki siapa yang merancang record layout untuk file pada instalasi anda ?Tentukan apakah setiap garis pedoman design formal digunakan dalam proses-design ?

    32

  • 5/11/2018 Bab2 Organisasi Berkas Sequential

    11/11

    11. Tulis sebuah program untuk mencetak atau menampilkan isi dari sebuah se-quential file.

    9. Selidiki apakah instalasi Anda mempunyai file yang dipisahkan ke dalam bagianaktif dan tidak aktif. Kriteria apakah yang digunakan untuk menentukan kapansebuah record occurrence menjadi tidak aktif. Bagaimana sebuah record dari fileyang tidak aktif diaktifkan kembali ?

    10. Tulis sebuah program untuk membuat sebuah sequential file.

    12. Tulis sebuah program untuk mengupdate sebuahsequential file, membuat sebuahversi baru dari file tersebut. Tambahkan dengan penyisipan, penghapusan, danpengubahan record. Anggaplah bahwa akan ada suatu transaksi maksimum yangditerapkan pada suatu file record.

    13. Kerjakan latihan no. 12 dengan anggapan bahwa akan ada sampai 5 transaksi permaster file record. Transaksi ini akan diproses berdasarkan urutan di mana recordtersebut diterima.

    14. Kerjakan latihan no. 12 dengan anggapan bahwa akan ada sampai 5 transaksi permaster file record. Anggap ada 3 jenis dari ubahan transaksi. Jenis 1 harusditerapkan sebelumjenis 2. Demikian pulajenis 2 harus diterapkan sebelumjenis3. Jangan menganggap bahwa transaksi selalu disortir menurut jenis.

    15. Tulis logik dasar untuk pembuatan laporan (report generation) jika dua recorddigabungkan untuk membentuk masmg-masing detail line.

    16. Tulis logik dasar untuk pembuatan laporan (report generation) jika tidak adadetail line tetapi hanya mencakup summary (factor) line.

    17. Tulis logik dasar untuk suatu master file update di mana record transaksi multipledapat mempengaruhi sebuah record master tunggal yang lama. Pertimbangkansemua kondisi yang mungkin.

    33