BAB II

ORGANISASI DAN ADMINISTRASI PELAKSANAAN PROYEK

2.1 Organisasi Pelaksanaan Proyek

2.1.1 Umum

Organisasi sangat diperlukan untuk kelancaran pelaksanaan suatu proyek baik

pada tahap perencanaan maupun pelaksanaan suatu proyek. Organisasi adalah suatu

sarana atau struktur yang memungkinkan orang untuk bekerja sama secara efektif

untuk mencapai suatu tujuan yang lebih jelas dan terarah.

Dalam pelaksanaan suatu proyek terdapat unsur-unsur pelaksanaan dan masing-

masing mempunyai tugas dan wewenang sesuai dengan kedudukannya. Struktur

organisasi dalam suatu proyek perlu diketahui untuk menjelaskan hubungan tugas,

tanggung jawab, serta wewenang dari perorangan maupun kelompok. Dalam

penanganan suatu proyek terlibat beberapa unsur proyek, yaitu :

a. Pemberi Tugas (Owner)

b. Konsultan (Tim Supervisi)

c. Kontraktor

Keberhasilan suatu proyek tergantung dari kerja sama semua unsur proyek yang

terlibat didalamnya serta adanya pembagian kerja yang baik dan teratur untuk

mencapai kesatuan tindakan dalam mencapai tujuan proyek.

3

Hubungan kerja unsur-unsur proyek digambarkan dalam suatu diagram seperti

Gambar 2.1

Gambar 2.1 Hubungan Kerja Unsur-unsur Proyek

Keterangan :

: Garis Kerja

: Garis Koordinasi

Penjelasan gambar :

1. Hubungan kerja antara Pemberi Tugas dengan Konsultan (dalam hal ini Tim

Supervisi) adalah hubungan kontraktual yang dituangkan dalam surat perjanjian

kerja.

2. Hubungan kerja antara Pemberi Tugas dengan Kontraktor adalah hubungan

kontraktual yang dituangkan dalam surat perjanjian kerja.

3. Hubungan kerja antara Konsultan dengan Kontraktor adalah hubungan fungsional

dalam menjalankan ketentuan tugas dan tanggung jawab masing-masing

sebagaimana telah tertuang dalam dokumen pelaksanaan.

4

Pemberi Tugas

Hendra Tanujaya

12

Konsultan

Anton Salim

Kontraktor

PT. Langko Anugrah Sejahtera

3

Dalam proyek pembangunan Hotel Fave Langko ini PT. Mitra Surya

Persada yang berpusat di Surabaya memberi tanggung jawab sepenuhnya

kepada PT. Langko Anugrah Sejahtera yang berada di Mataram. Kedua

perusahaan ini merupakan milik Bapak Hendra Tanujaya sehingga tidak ada

sistem kontrak kerja yang berlaku diantara keduanya, hanya saja PT. Mitra

Surya Persada mempercayai Bapak Bambang Subianto untuk menjadi

pimpinan proyek tersebut.

a. Pemberi Tugas

Pemberi tugas adalah badan atau pejabat yang memberikan suatu pekerjaan dan

menanggung semua biaya dari pekerjaan tersebut. Pemberi tugas dapat berupa

perorangan maupun instansi baik pemerintah maupun swasta. Pada Proyek

Pembangunan Hotel Fave Langko ini yang bertindak sebagai pemberi tugas

adalah Hendra Tanujaya.

a) Kewajiban pemberi tugas secara umum:

1. Bertanggung jawab atas tercapainya seluruh sarana proyek yang dikelolanya.

2. Memimpin seluruh staf proyek dan bersama-sama melaksanakan kegiatan yang

tercantum didalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) sesuai dengan

ketentuan, prosedur dan jadwal yang ditetapkan.

3. Bersama bendahara menyediakan, mengelola dan bertanggung jawab terhadap

keuangan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

4. Menyetujui berita acara supervisi dan berita acara lain yang dibuat oleh

konsultan pengawas atau penanggung jawab lapangan.

5. Mengadakan koordinasi dan memberikan pengarahan terhadap pelaksanaan

proyek dalam kegiatan sehari-hari.

6. Menyampaikan informasi mengenai hambatan yang dihadapi melalui jalur

utusan langsung guna mendapatkan petunjuk penyelesaian masalah.

5

b) Hak pemberi tugas secara umum:

1. Mengambil tindakan-tindakan yang mengakibatkan pengeluaran sesuai dengan

tujuan yang telah ditetapkan untuk masing-masing tolak ukur dan batas-batas

sesuai dengan jenis pengeluaran yang tercantum dalam Daftar Isian

Pelaksanaan Anggaran (DIPA) dan pedoman pelaksanaan.

2. Mengadakan hubungan kerjasama dengan instansi lainnya baik pusat maupun

daerah menurut keperluannya, termasuk pembuatan kontrak kerja.

3. Mengatur tata kerja proyek yang terperinci dalam memperhatikan petunjuk

yang ditetapkan Departemen atau Lembaga yang berada diatasnya.

4. Berhak memutuskan kontrak apabila proyek tidak selesai tepat pada waktunya.

b. Konsultan Perencana

Konsultan adalah badan hukum yang diserahkan tugas oleh pimpinan pelaksana

kegiatan untuk melaksanakan pekerjaan pengawasan maka dibentuk Tim Pengawas

atau Tim Supervisi. Konsultan perencana adalah suatu badan hukum yang diserahi

tugas oleh pimpinan proyek untuk melaksanakan perencanaan pekerjaan.

Konsultan perencana berfungsi untuk membantu mengelola proyek dalam

pelaksanaan pengadaan dokumen, konstruksi dan memberikan penjelasan terhadap

persoalan-persoalan perencanaan yang timbul pada saat konstruksi. Dalam Proyek

Pembangunan Hotel Fave Langko ini menggunakan jasa konsultan perencana

Anton Salim Consulting Engineer.

a) Kewajiban konsultan perencana secara umum:

1. Menyusun uraian, maksud dan tujuan perencanaan.

2. Mengumpulkan data-data lapangan, penyelidikan tanah dan lingkungan.

3. Membuat perencanaan dan pengurusan untuk mendapatkan izin pendirian

bangunan serta hasil penelitian dan pengujian anggaran untuk pelaksanaan

konstruksi fisik.

4. Membuat gambar-gambar kerja dan perhitungan konstruksi, listrik, tata udara

6

serta plumbing.

5. Membuat gambar detail, rencana kerja dan syarat-syarat (RKS), rencana

volume dan biaya, jadwal pelaksanaan dan pelelangan.

6. Memberi penjelasan pekerjaan (Aanwijzing) dan melakukan pengawasan secara

berkala dari segi arsitektur.

b) Hak konsultan perencana secara umum:

1. Berhak mendapatkan imbalan jasa atas kerja yang telah dilakukan.

2. Berhak mendapatkan peninjauan dan dokumentasi terhadap pelaksanaan

pekerjaan.

3. Berhak menolak pekerjaan dari kontraktor berdasarkan penilaian-penilaian

yang diberikan.

c. Konsultan Pengawas

Konsultan pengawas adalah badan hukum yang diserahi tugas oleh pemberi

tugas untuk melaksanakan pengawasan proyek. Kegiatan pengawasan bertujuan agar

hasil pekerjaan bangunan sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan. Tugas

utama pengawas sangat penting dalam pengarahan di lapangan.

Konsultan pengawas adalah perusahaan yang memenuhi persyaratan yang

ditetapkan untuk melaksanakan tugas-tugas konsultasi dalam bidang pengawasan

pekerjaan konstruksi. Konsultan pengawas bertugas mengawasi seluruh kegiatan

pekerjaan konstruksi mulai dari penyiapan, penggunaan dan mutu bahan, pelaksanaan

pekerjaan serta pelaksanaan hasil atas hasil pekerjaan sebelum penyerahan. Dalam

Proyek Pembangunan Hotel Fave Langko ini jasa konsultan pengawas yang

digunakan sudah merangkap dengan jasa konsultan perencananya.

a) Kewajiban konsultan pengawas secara umum:

1. Mengawasi pelaksanan pekerjaan konstruksi dari segi kualitas, kuantitas dan

laju pencapaian volume/realisasi fisik.

7

2. Menilai hasil pelaksanaan pekerjaan dan membuat berita acara penyerahan

pekerjaan.

3. Mengadakan pemeriksaan terhadap semua bahan yang dipakai dan berhak

menolak jika tidak memenuhi persyaratan teknis.

4. Mengambil kebijaksanaan lapangan apabila terdapat kesulitan teknis di

lapangan, misalnya:

1) Mengadakan perubahan-perubahan kecil pada gambar-gambar untuk

penyesuaian pelaksanaan yang tidak mempengaruhi harga pekerjaan.

2) Perubahan-perubahan pekerjaan yang membawa akibat pada perubahan

harga pekerjaan/kontrak, harus diajukan terlebih dahulu kepada Pemimpin

Pelaksana Kegiatan untuk mendapatkan persetujuan.

3) Menyelesaikan masalah-masalah yang menyebabkan keterlambatan

pelaksanaan.

b) Hak konsultan pengawas secara umum:

1. Merupakan wakil pemberi tugas dalam hal pengawasan pelaksanaan pekerjaan.

2. Berhak menolak pekerjaan dari kontraktor berdasarkan penilaian-penilaian

yang diberikan.

d. Kontraktor

Kontraktor adalah suatu badan hukum yang berbentuk perusahaan baik umum

maupun perorangan yang bergerak dalam bidang pelaksanaan pembangunan fisik dari

suatu konstruksi. Dalam melaksanakan tugasnya kontraktor selaku pelaksana fisik

harus mendapatkan persetujuan dari Tim Supervisi dan berkewajiban membuat

laporan harian, mingguan, bulanan, dan laporan akhir guna dapat mengetahui

kemajuan fisik konstruksi dan digunakan sebagai evaluasi baik oleh Tim Supervisi

maupun oleh Pemberi Tugas. Dalam pelaksanaan Proyek Pembangunan Hotel

Fave Langko ini yang bertindak sebagai kontraktor pelaksana adalah PT.

Langko Anugrah Sejahtera.

8

a) Kewajiban Kontraktor secara umum:

1. Memahami dan mentaati seluruh ketentuan yang tercantum dalam surat kontrak

kerja.

2. Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan gambar-gambar serta persyaratan yang

telah ditentukan.

3. Menyerahkan pekerjaan bila telah selesai dan disetujui oleh pengawas.

4. Mengadakan pengujian untuk contoh-contoh bahan konstruksi yang akan

dipakai.

5. Melaksanakan seluruh perintah dari pemberi tugas selama tidak menyimpang

dari persyaratan yang telah ditetapkan dalam kontrak kerja.

b) Hak Kontraktor secara umum:

1. Mengikuti proses pelelangan setelah mendapatkan undangan dari pimpinan

proyek melalui pengumuman atau edaran.

2. Berhak mendapatkan imbalan jasa yang besarnya sesuai dengan bobot atau

prestasi pekerjaan yang telah dicapai di lapangan.

3. Mengadakan perhitungan ulang apabila terjadi penyimpangan atas gambar kerja

dengan pelaksanaan yang dilakukan atas perintah pemberi tugas.

4. Mendapatkan penambahan biaya berdasarkan harga yang telah disepakati

apabila terjadi penambahan pekerjan atas perintah pemberi tugas.

c) Tanggung jawab Kontraktor secara umum:

1. Bertanggung jawab terhadap keselamatan pekerjaan selama pelaksanaan.

2. Bertanggung jawab atas kekeliruan yang terjadi karena kelalaian pelaksana.

3. Bertanggung jawab atas kekuatan dan kekokohan hasil pekerjaan sesuai dengan

persyaratan yang telah ditentukan.

4. Bertanggung jawab atas keselamatan bangunan selama masa pemeliharaan.

9

2.2 Administrasi Pelaksanaan Proyek Secara Umum

Setiap pimpinan proyek menerima Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA),

maka mulai dilakukan design dan detailed engineering atau fase membuat gambar-

gambar rencana dan gambar-gambar kerja serta RKS dan estimasi harga. Hasil kerja

diproduksikan dalam tahap ini dinamakan dokumen pelelangan yang pada prinsipnya

merupakan resep dan aturan permainan dalam membangun dan mendirikan proyek

tersebut. Dalam kontrak engineering, khususnya dalam pekerjaan sipil, maka tiap-tiap

proyek mempunyai kekhususan yang mandiri dan ini semua diuraikan dalam uraian

teknis maupun uraian khusus. Untuk proyek-proyek konstruksi, dokumen kontrak

mengandung:

a. Dokumen pelelangan, meliputi:

1) Gambar-gambar bestek

2) Rencana kerja dan syarat-syarat (RKS)

3) Lampiran-lampiran

4) Risalah Aanwijzing

b. Dokumen kontrak, meliputi:

1) Gambar-gambar bestek

2) Rencana kerja dan syarat-syarat (RKS)

3) Lampiran-lampiran

4) Addendum (bila terjadi perubahan pada pekerjaan)

5) Surat klarifikasi

2.2.1 Gambar Bestek

Gambar bestek merupakan penjelasan secara visual dari proyek yang akan

didirikan yang memperlihatkan lingkup dan bentuk pekerjaan yang harus dibuat

(Ibrahim, 1993). Gambar bestek terbagi dalam beberapa macam gambar pekerjaan

konstruksi antara lain:

10

a. Gambar prarencana (Preliminary drawing)

Gambar ini dibuat untuk memberikan konsepsi kasar dari ide yang akan

dilaksanakan dan dikerjakan bilamana pekerjaan akan dilelang dengan system

design and build dan negotiated contract.

b. Gambar informasi (Information drawing)

Gambar ini hanya ditampilkan dalam anwijzing dengan maksud agar para pengikut

lelang dapat menghitung dan mengajukan penawarannya, walaupun gambar

desainnya belum selesai akan tetapi biasanya dipergunakan untuk kalkulasi

membuat penawaran.

c. Gambar proyek (Site drawing)

Site drawing memperlihatkan denah dari lokasi proyek, topografi lapangan dan

fasilitas-fasilitas sarana dari keseluruhan proyek.

d. Gambar kerja (Detailed working drawing)

Gambar ini merupakan suatu gambar yang memuat gambar pelaksanaan secara

rinci dan tiap-tiap bagian konstruksi dalam bentuk gambar potongan-potongan

memakai skala yang sesuai dan jelas.

e. Gambar hasil pelaksanaan (As built drawing)

Pada akhir proyek, kontraktor memuat gambar As built yang artinya gambar yang

dibuat dan disesuaikan dengan konstruksi setelah selesai dilaksanakan.

2.2.2 Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS)

Dalam penyusunan kerja dan syarat-syarat perlu diperhatikan dalam hal job

descriptions harus sesuai dengan Peraturan Pemerintah No.80/Kepres/2003, yang

memuat:

a. Syarat Umum:

1) Keterangan mengenai pemberian tugas

2) Keterangan mengenai perencana

11

3) Keterangan mengenai direksi

4) Syarat-syarat peserta pelelangan

5) Bentuk surat penawaran dan cara penyampaiannya

b. Syarat administrasi:

1) Jangka waktu pelaksanaan

2) Tanggal penyerahan pekerjaan

3) Denda atas keterlambatan

4) Besarnya jaminan pelelangan

5) Besarnya jaminan pelaksanaan

c. Syarat Teknis:

1) Jenis dan uraian pekerjaan yang harus dilaksanakan

2) Jenis dan mutu bahan

3) Gambar detail, gambar konstruksi dan lain sebagainya.

2.2.3 Lampiran-lampiran (Appendixes)

Pada bagian akhir dari dokumen tender ini diadakan lampiran-lampiran yang

merupakan keterangan tambahan seperti:

a. Daftar kuantitas pekerjaan (bill of quantity)

b. Table harga bahan dan ongkos pekerjaan

c. Surat jaminan tender (tender bond)

d. Surat jaminan pelaksanaan (performance bond)

e. Bentuk kontrak perjanjian pemborong

f. Pembuatan surat penawaran.

2.2.4 Risalah Aanwijzing

Dokumen ini adalah hasil penjelasan pada waktu Aanwijzing (hari penjelasan

antara pihak owners, calon-calon pemborong, konsultan) yang telah dibukukan dan

nantinya merupakan bagian dari dokumen kontrak yang mengikat setelah

12

ditandatangani oleh paling sedikit dua wakil peserta pelelangan pekerjaan. Dalam

acara penjelasan lelang, yang harus dijelaskan kepada peserta lelang adalah

mengenai:

1. Metoda pengadaan/penyelenggaraan pelelangan.

2. Cara penyampaian penawaran.

3. Dokumen yang harus dilampirkan dalam dokumen penawaran.

4. Acara pembukaan dokumen penawaran.

5. Metoda evaluasi.

6. Hal–hal yang menggugurkan penawaran.

7. Jenis kontrak yang akan digunakan.

8. Ketentuan dan cara evaluasi berkenaan dengan preferensi harga atas penggunaan

produksi dalam negeri.

9. Besaran, masa berlaku dan penjamin yang dapat mengeluarkan jaminan

penawaran.

2.2.5 Surat-surat Klarifikasi

Surat-surat klarifikasi ini dikerjakan secara tertulis kepada pemborong yang

memenangkan pekerjaan dan surat-surat klarifikasi tersebut merupakan bagian dari

dokumen kontrak yang mengikat. Surat-surat klarifikasi ini sangat mempengaruhi

lamanya proses evaluasi tender yang dibuat, apabila:

a. Ada kesalahan kalkulasi.

b. Ada pernyataan yang tidak jelas dalam surat penawaran pemborong.

c. Ada hal yang lupa dan lain-lain.

2.2.6 Estimasi Biaya Proyek

Estimasi biaya merupakan biaya perkiraan yang digunakan untuk

memperkirakan jumlah biaya yang diperlukan/disiapkan bagi pembangunan suatu

13

konstruksi. Estimasi biaya proyek secara umum dapat dibagi empat yaitu:

a. Estimasi kasar untuk pemilik.

Estimasi ini dibutuhkan oleh pemilik proyek untuk melaksanakan ide untuk

membangun proyek tersebut.

b. Estimasi pendahuluan oleh perencana.

Estimasi ini dilakukan lebih teliti dan dilakukan setelah estimasi terdahulu/sudah

ada gambar.

c. Estimasi detail oleh kontraktor.

Estimasi ini berbentuk penawaran dan disebut juga fixed price.

d. Biaya sesungguhnya setelah proyek selesai.

Biaya proyek dapat dibagi menjadi dua bagian yaitu:

1) Biaya Langsung (Direct cost)

Biaya langsung adalah biaya yang langsung berhubungnan dengan

konstruksi/bangunan. Biaya ini meliputi:

a) Biaya bahan/material.

b) Biaya upah buruh / Man power.

c) Biaya Peralatan / Equipment.

2) Biaya tak langsung (Indirect cost).

Biaya tak langsung adalah biaya yang berhubungan dengan

konstruksi/bangunan, tetapi harus ada dan tidak dapat dilepaskan dari proyek

tersebut. Biaya ini terdiri dari:

a) Overhead

Biaya overhead merupakan biaya penunjang pelaksanaan konstruksi baik di

lapangan maupun di kantor.

b) Biaya tak terduga (cotigencies)

14

Biaya tak terduga merupakan suatu biaya yang disiapkan sebagai akibat dari

suatu bencana alam yang besarnya berkisar antara 0.5% sampai dengan 5%

dari biaya total.

c) Keuntungan (Profit)

Keuntungan merupakan hasil jerih payah dari keahlian ditambah dari faktor

resiko yang besarnya relatif masing-masing proyek.

2.2.7 Sistem Kontrak

Dalam pelaksanaan pekerjaan pembangunan perlu diperhatikan macam dan

jenis kontrak dengan variasinya dikenal dan diterapkan dalam dunia bisnis konstruksi.

Keanekaragaman proyek konstruksi maupun engineering sangat dipengaruhi oleh

beberapa faktor, misalnya:

a. Urgensi

b. Penyiapan dan sumber dananya

c. Pola pemanfaatan

d. Pengaturan jadwal

e. Situasi dan kondisi setempat.

Maka dikembangkan jenis-jenis kontrak yang dapat memenuhi kebutuhan dan

keinginan antara pemilik proyek dengan pemborong. Sistem kontrak dibagi menjadi

dua, yaitu:

a. Fixed price contract

Kontrak ini merupakan suatu kontrak kerja yang didasarkan pada harga yang

telah disetujui dan pelaksanaannya sesuai dengan bestek yang telah ditetapkan dan

diterima oleh kontraktor.

1) Lump sum contract

Pekerjaan yang dilakukan dibawah kontrak semacam ini memerlukan gambar-

gambar kerja yang jelas, spesifikasi dan bestek yang akurat dimana kedua

15

belah pihak mempunyai satu interpretasi yang sama terhadap isi dan maksud

dari dokumen tender tersebut. Oleh karena itu owner tahu jelas dari awal

berapa biaya yang harus dikeluarkan dan pihak kontraktor juga dapat

menghitung biayanya dengan tepat.

Keuntungan bagi kontraktor yaitu:

a) Pelaksanaan pekerjaan dapat diprogramkan.

b) Memungkinkan melaksanakan kontrol dengan efisien.

c) Kelengkapan dari gambar dan bestek menjamin bahwa pekerjaan

tambahan dan pekerjaan kurang ataupun perubahan konstruksi akan

minimum.

2) Unit price contract

Unit price contract adalah kontrak yang menitik beratkan per unit volume, per

unit panjang atau per unit berat. Kontrak ini dipakai bila kualitas dan bentuk

dari pekerjaan tersebut secara detail dapat dispesifikasikan, tetapi jumlah

volume atau panjangnya tidak dapat diketahui atau dihitung dengan tepat.

Dalam unit price contract ini owner harus memiliki penaksiran volume yang

dapat dipertanggungjawabkan.

Variasi dari unit price contract:

a) Flate rate, artinya harga tetap tidak berubah sampai kontrak selesai.

b) Slinding rate, artinya harga dapat dikaitkan dengan perkiraan volume.

b. Prime cost contract

Owner pada sistim kontrak ini mengganti ongkos yang dikeluarkan kontraktor

untuk melaksanakan pekerjaannya, ditambah dengan satu bentuk tambahan ongkos

untuk biaya kerja pemborong. Kontrak semacam ini dapat juga dipakai untuk

pekerjaan desain, pengadaan barang/peralatan, pekerjaan konstruksi, manajemen

ataupun kombinasi dari pekerjaan tersebut. Prime cost contract mencakup

beberapa hal yang meliputi:

16

1) Cost plus persentagefee

Biaya ini merupakan suatu kontrak yang memiliki fleksibelitas yang tinggi

atau secara teknis pelaksanaan dan biaya kontrak pada dasarnya tidak

memiliki mekanisme untuk menekan biaya dan waktu.

2) Cost plus pixed fee contract

Kontrak ini hanya merumuskan secara garis besar dan jelas mengenai

pekerjaan dan biaya dari kontrak yang telah ditetapkan sehingga pelaksanaan

pekerjaan biasa tidak efisiensi dan dapat meningkatkan biaya yang terjadi dan

waktu pelaksanaannya biasanya molor.

3) Cost plus variable percentage contract

Pada kontrak ini kontraktor didorong bekerja lebih efisien karena biaya

kontrak disesuaikan dengan actual cost yang ditekan agar harga/biaya proyek

actual tanpa fee sekecil-kecilnya.

4) Target Estimasi Kontrak

Kontrak ini sering kali diadakan provesi untuk menyelesaikan target bilamana

ada variasi pekerjaan dan target ini ditetapkan oleh pemborong serta fee

pemborong minimum setengah dari aktual fee, terlepas dari aktual proyek

yang melebihi target.

5) Guaranteed maximum cost contract

Pengeluaran-pengeluaran yang terjadi di atas harga maksimum akan menjadi

beban kontraktor. Jika terjadi hal sebaliknya biaya total yang terjadi lebih

kecil dari maximum price maka selisih biaya yang terjadi dari harga

maksimum dapat dibagi antara ownerdan kontraktor sesuai dengan peraturan

yang telah disepakati. Pada sistem kontrak ini, pihak owner diakhir proyek

kemungkinan akan mengeluarkan biaya yang lebih kecil dari biaya

maksimum.

17

6) Convertible cost contract

Pemilik proyek dalam sistem kontrak ini melelangkan proyeknya melalui

kontraktor yang menawarkan dengan harga memadai dan owner juga

memperkerjakan kontraktor secara cost plusbasis serta meneliti pengeluaran-

pengeluaran yang terjadi sampai pada suatu saat dapat dibuat perjanjian

kontrak, sehingga owner harus disiplin dan rajin dalam mengontrol biaya serta

harus memperhitungkan meningkatkan produktifitas dan juga pekerjaannya.

7) Cost plus time and material contract

Kontrak ini merupakan suatu pekerjaan “Borong Kerja” dengan atau tampa

material yang berdasarkan waktu kerja. Material dapat disuplai oleh owner

atau pemborong.

Dalam pelaksanaan Proyek Pembangunan Hotel Fave Langko ini tidak

menggunakan sistem kontrak apapun karena owner (pemilik) sekaligus menjadi

kontraktornya.

2.2.8 Jenis Pelelangan

Adapun jenis-jenis pelelangan berikut ciri-cirinya sebagai berikut :

a. Pelelangan umum

1) Pelelangan ini terbuka untuk umum bagi dunia usaha yang memenuhi syarat/

kualifikasi dibidangnya.

2) Diumumkan secara luas melalui media masa, cetak dan sebagainya.

b. Pelelangan terbatas

1) Pelelangan untuk pekerjaan tertentu, diikuti oleh minimal lima rekanan.

2) Syarat rekanan yang mengikuti adalah tercantum dalam Daftar Rekanan

Mampu (DRM).

3) Rekanan tersebut tercantum dalam Daftar Rekanan Terseleksi

18

(DRT) yang dipilih diantara DRM.

4) Pelelangan ini diumumkan secara luas.

c. Pemilihan langsung

1) Membandingkan dan melakukan negosiasi dari tiga penawar yang ditunjuk

baik teknis maupun harganya.

2) Rekanan-rekanan tersebut tercatat dalam DRM yang sesuai dengan bidang

usahanya.

d. Pengadaan langsung

Suatu bentuk penunjukan secara langsung tanpa melalui pelelangan/tender.

Untuk penunjukan ini diharuskan bahwa pemborong merupakan penawar yang

termasuk dalam Golongan Ekonomi Lemah (GEL) dan nilai proyek berkisar

antara Rp. 5 juta sampai Rp. 15 juta dengan menggunakan surat perjanjian kerja

(SPK). Sedangkan nilai proyek kurang dari Rp.5 juta tidak menggunakan Surat

Perjanjian Kerja (SPK) dan penawaran tidak disyaratkan berasal dari pemborong

Golongan Ekonomi Lemah tapi tercatat dalam DRM Golongan Ekonomi Lemah

(GEL).

Dalam pelaksanaan Proyek Pembangunan Hotel Fave Langko ini

menggunakan jenis pelelangan Penunjukan Langsung. Konsultan Perencana

yang ditunjuk adalah Anton Salim.

Suatu bentuk Penunjukan Langsung tanpa melalui pelelangan/tender dapat

dilakukan, apabila:

1) Keadaan Tertentu, yaitu:

a) Penanganan darurat untuk keamanan dan keselamatan masyarakat yang

pelaksanaan pekerjaannya tidak dapat ditunda atau harus dilakukan segera,

termasuk penanganan darurat akibat bencana alam.

b) Pekerjaan perlu dirahasiakan yang menyangkut keamanan dan keselamatan

Negara yang ditetapkan oleh Presiden.

19

c) Pekerjaan yang berskala kecil dengan nilai maksimum Rp. 50 juta dengan

ketentuan untuk keperluan sendiri, teknologi sederhana beresiko kecil,

dilaksanakan oleh badan usaha kecil/koperasi kecil.

2) Keadaan Khusus, yaitu:

a) Berdasarkan tarif resmi pemerintah.

b) Pekerjaan spesifik yang hanya dilaksanakan oleh pabrikan, pemegang hak

paten.

c) Jenis pekerjaan yang seluruhnya dilaksanakan oleh kelompok swadaya

masyarakat setempat.

d) Pekerjaan yang hanya dapat dilakukan dengan penggunaan teknologi khusus.

2.3 Proses Pelelangan Pekerjaan Secara Umum

Proses pelelangan pekerjaan harus melalui beberapa tahapan, antara lain:

2.3.1 Pengumuman pelelangan

Cara yang dipakai untuk mengumumkan pelelangan sebuah pekerjaan atau

proyek biasanya menggunakan fasilitas media massa yang ditujukan kepada publik.

Tender yang diumumkan kepada publik tersebut disebut sebagai Tender Terbuka,

yang artinya proyek tersebut dapat dikerjakan oleh umum, sedangkan disebut Tender

Tertutup karena pekerjaan yang akan dilelangkan hanya dapat dikerjakan oleh

beberapa kontraktor/konsultan yang sudah dikenal dan memiliki kekhususan

tersendiri.

2.3.2 Dokumen pelelangan

Dokumen pelelangan adalah pengumuman/undangan lelang, pedoman

prakualifikasi, instruksi kepada penawar, syarat-syarat umum dan khusus kontrak,

daftar kuantitas dan harga, spesifikasi teknis dan gambar, bentuk surat penawaran,

bentuk kontrak, serta bentuk surat jaminan (penawaran, pelaksanaan, dan uang

muka).

20

Pengikut pelelangan sebaiknya memeriksa dan meneliti lokasi tersebut dan

mengetahui serta menguasai sepenuhnya kondisi fisik medan, luas dan macam

pekerjaan, bahan-bahan yang diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan. Apabila

terdapat perbedaan ukuran-ukuran di antara gambar dan RKS, maka yang dianggap

berlaku adalah penjelasan/keputusan-keputusan di dalam penjelasan

pekerjaan/Aanwijzing atau keputusan pengawas/direksi.

2.3.3 Calon peserta lelang

Calon peserta pelelangan adalah para calon peserta lelang yang telah lulus

prakualifikasi dan telah disyahkan oleh pengguna barang/jasa serta diundang oleh

panitia lelang untuk mengikuti pelelangan. Bila calon peserta kurang dari 3 (tiga),

maka panitia mengusulkan pengadaan pemilihan langsung dengan negosiasi atau

penunjukan bila hanya ada satu calon peserta untuk mendapatkan persetujuan dari

penyedia barang/jasa. Pengikut pelelangan dianggap telah menguasai sepenuhnya hal

ikhwal yang dimaksud dalam dokumen pelelangan setelah diadakan penjelasan

pekerjaan/Aanwijzing.

2.3.4 Pemberian penjelasan pekerjaan (Aanwijzing)

Pemberian penjelasan mengenai dokumen lelang berupa pertanyaan dari peserta

dan jawaban dari panitia serta keterangan lainnya termasuk perubahannya, dibuatkan

berita acara. Berita Acara Penjelasan (BAP) ditandatangani oleh panitia dan dua

wakil dari calon peserta/rekanan.

2.3.5 Pemasukan dokumen penawaran

Sistem pemasukan dokumen penawaran menggunakan sistem satu sampul.

Keterangan-keterangan yang harus disertakan dalam dokumen penawaran:

a. Kelengkapan persyaratan administrasi:

1) Surat kesanggupan melaksanakan pekerjaan

2) Neraca perusahaan terakhir, asli bermeterai Rp.6000,-

21

3) Daftar susunan pemilikan modal perusahaan

4) Daftar susunan pengurus perusahan

5) Salinan akte pendirian perusahaan dan akte perubahan terakhir (bila ada

perubahan).

6) Salinan Surat Izin Usaha Proyek Jasa Konstruksi (SIUPJK) yang masih

berlaku.

7) Salinan kartu tanda anggota GAPENSI yang masih berlaku.

8) Jaminan penawaran dari Bank Pemerintah/Asuransi kerugian yang telah

ditetapkan oleh Menteri Keuangan.

9) Salinan kartu NPWP yang masih berlaku

10) Surat pernyataan ASTEK, asli bermeterai Rp.6000,-

b. Persyaratan - persyaratan teknis:

Berisi tentang metode pelaksanaan pekerjaan, jadwal waktu pelaksanaan,

daftar personil yang akan ditempatkan pada proyek bersangkutan, daftar

pengalaman kerja 5 tahun terakhir, dan struktur organisasi pelaksanaan pada

proyek yang bersangkutan.

c. Kelengkapan persyaratan biaya:

1) Surat penawaran harga dengan diberi materai Rp.6000,-

2) Rekapitulasi Rencana anggaran biaya

3) Perincian anggaran biaya, yang diisi lengkap dengan harga satuan dan jumlah

harga tiap pekerjaan, harga satuan upah dan bahan, serta daftar analisa harga

satuan pekerjaan.

Semua surat-surat, dokumen, isian-isian dan lampiran-lampiran yang dibuat

penawar harus dibubuhi tanda tangan yang sah dari penawar atau orang yang diberi

kuasa untuk itu dan diketik diatas kertas kop perusahaan. Penawar bertanggung jawab

atas sah dan tidaknya tanda tangan tersebut.

22

2.3.6 Pembukaan tender

Pada hari yang telah ditentukan semua calon peserta membawa amplop

penawaran dan dimasukkan ke dalam kotak besar yang telah disediakan, hal ini

dilakukan sebelum acara tender dilakukan. Kemudian masing-masing amplop

penawaran dibuka satu persatu dihadapan semua peserta tender, semua kelengkapan

termasuk surat penawaran akan ditulis. Besarnya jaminan tender diatur dalam

dokumen tender dan umumnya berkisar 3% dari total biaya pekerjaan fisik.

2.3.7 Proses evaluasi tender

Pada proses evaluasi ini dipakai bermacam-macam cara, pada umumnya cara

yang dipakai adalah dengan sistem bobot/sistem skoring. Biasanya yang memiliki

pengumpulan nilai paling banyak akan ditunjuk sebagai pemenang.

2.3.8 Penetapan dan penunjukan pemenang

Calon peserta yang telah diputuskan sebagai pemenang tender oleh panitia

pelelangan akan diberitahukan secara tertulis dan sifat pemberitahuannya dapat

dilakukan dalam 2 (dua) macam, yaitu:

a. Dengan memakai surat perintah kerja, yang di dalam surat tersebut menerangkan

bahwa peserta yang bersangkutan dinyatakan memenangkan tender proyek dan

diminta dalam tempo sekian hari untuk memulai pekerjaan fisiknya di lapangan.

b. Dengan memakai Letter of award atau surat pemberitahuan yang isinya

menjelaskan bahwa calon kontraktor atau konsultan telah memenangkan tender

dan sekaligus sebagai tanda bagi calon tersebut untuk memulai melakukan

persiapan-persiapan administrasi.

2.4 Sistem Laporan Secara Umum

Setiap rekanan mempunyai tanggung jawab melaporkan setiap proses

pelaksanaan pekerjaan yang dilaksanakan, apabila sesuai dengan waktu yang

23

ditetapkan atau tidak, tidak menyimpang dari RKS atau bestek dan kualitas serta

kelayakan hasil pekerjaan.

Untuk pekerjaan konsultan laporan yang harus diserahkan kepada pemilik

proyek adalah :

a. Laporan pendahuluan

Laporan pendahuluan (inception report) biasanya diserahkan setelah satu

bulan dari permulaan kontrak. Laporan ini meliputi perkiraan pekerjaan, program

semua jenis pekerjaan, hambatan yang timbul serta cara penanggulangannya,

kebutuhan tenaga kerja, kunjungan-kunjungan lapangan, dan jadwal-jadwal

lainnya, serta design note.

b. Laporan bulanan

Laporan ini diserahkan dalam waktu 10 (sepuluh) hari dari akhir bulan

pertama sampai bulan kelima, meliputi kemajuan terakhir semua jenis pekerjaan,

tenaga kerja, masalah-masalah yang timbul dan kunjungan-kunjungan lapangan.

Jika waktunya bersamaan dengan laporan pendahuluan, maka laporan bulanan

tidak diperlukan.

c. Laporan perencanaan

Laporan perencanaan yang harus diserahkan secara garis besar terdiri atas 2

bagian. Bagian pertama berisi informasi dan data-data dasar yang dipakai dalam

perencanaan dan hitungan-hitungan, sedangkan bagian kedua berisi gambar

pelaksanaan.

d. Laporan akhir

Laporan ini merangkum tanggapan dan perubahan yang disepakati yaitu

meliputi:

24

1) Kesimpulan dan saran (executive summary) yang harus didahului dengan surat

penyerahan laporan yang menyatakan pokok-pokok kesimpulan dan saran.

2) Bagian pokok yang memuat uraian dan hasil pekerjaan jasa

3) Gambar dan spesifikasi.

4) Ringkasan analisa menyeluruh yang rinci dan luas pada masing-masing

bidang.

5) Data dan dokumentasi yang menggambarkan pendekatan dan metodologi

yang dipilih oleh konsultan dalam memberikan jasa.

Sedangkan untuk jasa konstruksi, kontraktor harus menyerahkan laporan

terperinci dalam formulir pada waktu-waktu yang ditentukan dengan mencantumkan

susunan staf pelaksana, jumlah tenaga kerja menurut waktu yang diperlukan di

lapangan, keterangan mengenai peralatan, dll. Laporan yang diserahkan oleh

kontraktor pada pemilik proyek berupa:

a. Laporan harian

Laporan ini berisi jumlah dan macam bahan atau barang yang ada di lapangan

yang belum berakhir, jumlah tenaga kerja untuk tiap macam tugas/ketrampilan,

jumlah dan macam peralatan yang dapat digunakan dan yang tidak dapat

digunakan, bagian pekerjaan permanen yang dilaksanakan, keadaan cuaca, dan

catatan lain yang berkenaan dengan pelaksanaan perubahan design.

b. Laporan mingguan

Laporan yang mencatat pekerjaan dan kemajuan pekerjaan setiap minggu yang

merupakan rekapitulasi dari laporan harian.

c. Laporan bulanan

Laporan yang mencatat kemajuan dan hasil pekerjaan tiap bulan dan merupakan

rekapitulasi dari laporan mingguan.

25

d. Laporan akhir

Merupakan laporan terakhir untuk serah terima pekerjaan yang menyatakan

bahwa kondisi bangunan tidak ada yang rusak.

Disamping laporan hasil pekerjaan pihak konsultan dan kontraktor, pengawas

pun memberikan laporan hasil pengawasannya guna mengevaluasi seluruh hasil

pekerjaan. Laporan yang disajikan merupakan laporan yang memiliki kriteria sbb:

1) Mudah dibaca oleh siapa saja.

2) Memberikan informasi yang layak.

3) Tidak berlebih dalam penyajian.

Laporan hasil pemeriksaan pengawasan pekerjaan disampaikan kepada

pimpinan bagian proyek melalui pengawas lapangan dan dijadikan sebagai bahan

untuk penyusunan laporan di tingkat selanjutnya. Laporan hasil pemeriksaan ini berisi

pekerjaan yang mengalami penambahan atau pengurangan. Sedangkan laporan dari

direksi/pengawas yang ditunjuk oleh pimpinan proyek disampaikan langsung kepada

pimpinan proyek sebagai bahan acuan untuk mengadakan pemeriksaan terhadap

kegiatan proyek yang dilaksanakan.

26