BADAN DIKLAT PROVINSI JAWA TENGAH TAHUN 20 12

PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

BADAN DIKLAT PROVINSI JAWA TENGAH

TAHUN 2012

Manajemen Perkantoran Modern

Oleh :Drs. PETRUS RESI, M.Si PP

Kamis, 13 September 2012pada Diklat Prajabatan

Gol III Kabupaten Karanganyar

Pukul 07.30s.d. 18.00 WIB


Drs. PETRUS RESI, M.SiEnde-Flores-NTT, 14 April 1955

Widyaiswara Madya Penmbina Utama Muda/IV C

Sarjana Administrasi Negara FIA Unibraw Malang 1983, S2 SP UKSW

Salatiga 2004Istri 1 anak 2 (laki-laki)

CPNS 1986 s.d. Eselon II di Kota Salatiga

Pelaksana Tugas Kasubbag Ortala 1988

Kasubbag Ortala 1989Kabag Organisasi 1993Kabag Sungram 1999

Kabag AP-3 2001Kakan Inkom 2003

Kadin Kop dan UKM 2008Kadisperindagkop dan UMKM 2009-

2010SAW 2011

Widyaiswara Juni 2011

Jl. Sadewa II/2 Perumnas Mapagan Ungaran08122802631

Email : [email protected]


TPU Setelah pembelajaran selesai, peserta mampu menerapkan manajemen perkantoran modern di

unit kerjanya dengan baik dan benar


1. Mendeskripsikan pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran

modern2. Menguraikan pelaksanaan manajemen

perkantoran modern3. Menerapkan teknik-teknik

korespondensi dengan baik dan benar4. Menerapkan teknik mengarsipkan

surat dengan baik dan benar5. Menyelenggarakan rapat dinas dengan

baik dan benar6. Mempraktikkan tata cara pembuatan

laporan dengan baik dan benar7. Menjelaskan teknologi informasi untuk

perkantoran modern

TPK : Peserta Diharapkan Mampu

wekawe

5

MEMAHAMI MAKNA MANAJEMEN PERKANTORAN

wekawe

6

TEORI MANAJEMENDr. Ermaya SuradinataM`anajemen adalah Suatu Proses Kegiatan Melalui Kegiatan Orang Lain Sesuai Kemampuan dan Keterampilan Untuk Mencapai Tujuan Yang TelahDitetapkan

GR. TerryDalam Bukunya “Principles of Management”Mengemukakan :Manajemen adalah Pencapaian Tujuan Yang Telah Ditetapkan Melalui / Bersama Orang Lain

wekawe

7

1.Planning (Perencanaan)2.Organizing (Pengorganisasian)3.Actuating (Penggerakan)4.Controlling (Pengawasan)

wekawe

8

Yang Digunakan Dalam Menajemen Untuk MencapaiTujuan :

1.Man2.Money3.Material

4. Machines 5. Methode6. Market



Apa yang Anda ketahui tentang Kantor ?!


Pengertian Kantor

Kantor ini tidakbaik, masa proposal sudah disampaikan sebulan yang lalu sampai saat ini belum dijawab

Memang tidak mudah untukbertemu dengan dia, kita harus minta waktu terlebih dahulu beberapa hari sebelumnya, ia orang kantor


Pengertian Kantor

Lalu, apakah saya bisa bertemu dengan pemilik kantor ini….?!

Sebaiknya Bapak datanglagi sekitar pukul 3 siang, Sekarang Bapak Kepala

sedangtidak ada di kantor


ck…ck…ck…. Katanya mau pergi keluar negri dek….

Alaah…..urusan kantor koq Pak….tidak untuk tamasya….Semuanya juga dibiayai kantor….

Pengertian Kantor


Waah……… rumahnya bagus Pak…..!!

Yaa……… Tapi rumah ini bukan milik kita… ini hanya fasilitas kantor lho Bu…..!!


Waahh….. kantornya bagus Pak… besar, bertingkat lagi…

Namanya juga kantornya orang-orang penting……


Ada surat dari Kantor Pertanian Semarang Dek…

Bapak dari kantor Pos ya….Kereeen….


Perkataan kantor berasal dari bahasa Belanda “kantoor” yang bisa diartikan sebagai :Menurut Prof. Prajudi

Atmosudirdjo :1. Ruang atau kamar kerja, atau

ruang tulis.2. Markas, atau ruang (kompleks)

dimana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas – aktivitas pokoknya.

3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi,

4. Instansi, badan, jawatan, perusahaan.


Menurut Prof. Prajudi Atmosudirdjo :1. Kewajiban, tugas, fugsi (duty, task,

function).2. Jabatan (tenure of official position).3. Markas atau ruang dimana seorang

pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters, or staff or collective authority of company, government, department, etc).

4. Jasa pelayanan (service, kind help).5. Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan –

urusan tertentu (the work which it is some body’s duty to do, work, and duties).

6. Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha (place, building, rooms, of business and clerical work).

Sedang pengertian kantor dalam bahasa Inggris “Office” yang bisa diartikan sebagai :


Di Indonesia sendiri pengertian kantor diartikan sebagai tempat, atau ruangan, dan proses kegiatan penanganan data / informasi.

Kantor

a. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian atau penyampaian data / informasi.

b.Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,

pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian / penyampaian data /

informasi.c. Sarana Pemusatan Kegiatan Bersifat Administratif atau manajerial

Simpulan :


PENGUMPULAN PENCATATAN PENGOLAHAN PENYIMPANAN PENDISTRIBUSIAN PENYAMPAIAN

DATA/INFORMASI

PEMUSATAN KEGIATAN

ADMINISTRATIF/MANAJERIAL/ FASILITATIF

SASARAN UTAMAKEGIATAN

PERKANTORAN

PENANGANAN DATA /

INFORMASI

FUNGSI 2 MANAJ.

6M + 1T

TEMPAT RUANGAN (STATIS)

PROSES KEGIATAN (DINAMIS)

SARANA

(FUNGSIO NAL)

KANTOR


MACAM-MACAM PEKERJAAN KANTOR

1. Tulis Menulis a. Surat Menyurat

b. Arsipc. Pendikteand. Pelatinane. Pengetikanf. Pengoreksiang. Penandatanganh. Penghitungani. Pembuatan Laporan

2. Bukan Tulis Menulis a. Penggandaan

b. Tata Ruang Kantorc. Tata Lingkungan Kantord. Pelayanan Tamue. Pelayanan Telepon


DEFINISI MANAGEMENT PERKANTORAN

1. Menurut Athur Grager Manajemen perkantoran adalah fungsi

tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi

2. Menurut Edwin Robinson Manajemen perkantoran berkenaan

dengan pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran

3. Menurut The Liang Gie Manajemen perkantoran merupakan

rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi, mengendalikan, menyelenggarakan secara tertib suatu kegiatan (office work)


Neitbits dlm Megatrend 2000

Kantor tidak mesti pada tempat yg tetap, rumah

bisa jadi kantor jika dilengkapi perangkat

komputer yg terhubung dalam dunia maya

(internet)


Ciri² Perkantoran Modern

1. Mempunyai bangunan dan tata ruang yang baik

2. Mengunakan alat dan perlengkapan tepat

3. Pegawai melaksanakan tugas secara profesional dan disiplin

4. Cara berfikir pegawai modern5. Menggunakan biaya secara efisien6. Tata laksana demokratis dan produktifKeuntungan Sistem

Komputer

1. Kecepatan2. Kecermatan3. Handal4. Keterkinian komunikasi5. Pemrosesan data cepat

dan akurat


ORGANISASI ADALAH “SETIAP BENTUK PERSEKUTUAN DUA ORANG ATAU LEBIH YG BEKERJASAMA UTK MENCAPAI TUJUAN YANG TELAH DITENTUKAN DAN TERIKAT SECARA FORMAL DALAM SUATU SUSUNAN HIERARKHIS”.

1.KELOMPOK ORANG2.KERJASAMA3.TUJUAN4.KETERIKATAN FORMAL5.SUSUNAN HIERARKHI


Tugas pokok sering juga disebut dengan tugas substantif yaitu : tugas – tugas yang mengenai tujuan dari organisasi itu sendiri.Tugas penunjang adalah : tugas – tugas yang bersifat membantu, melayani, memudahkan & melancarkan tugas pokok, serta tugas – tugas pimpinan.


PRINSIP KERJA EFEKTIF BY LEFFINGWELL 1. Perencanaan

What job, how, when, where, how faster finished the job

2. Jadwaltentukan jadwal, selaraskan dg jadwal lain, laksanakan walau sulit

3. Pelaksanaanscr trampil, teliti, cepat, tanpa upaya yg tak perlu, tanpa keterlambatan yg tak perlu

4. Ukurankualitas, kuantitas, sesuai potensi anda, prestasi masa lalu, prestasi organisasi lain

5. Imbalanuang, kondisi kerja yg baik, kesehatan, kebahagiaan, pengembangan diri


DEFINISI DATA1. Menurut The Liang Gie Data adalah hal peristiwa kenyataan

yang berisi pengertian untuk dasar menyusun keterangan pembuatan kesimpulan dan keputusan

2. Menurut Gorden Data adalah bahan mentah/bahan

baku informasi yakni sekelompok lambang tidak acak yang menunjukan jumlah tindakan sesuatu dsb.)

3. Menurut Webster’s Fakta-fakta - bisa tabel, grafik,

statistik dari mana kesimpulan dapat ditarik)


DEFINISI INFORMASI Informasi adalah data yang telah

diproses dan mengandung arti untuk pimpinan dalam pengambilan keputusan

Kegunaan Informasi tergantung padaa. Tujuan Penerimab. Ketelitian penyampaian dan pengolahan datac. Waktud. Ruang dan Tempate. Bentuk dan bidang yg perlu perhatianf. Semantik, hubungan kata dan arti yg diinginkan (sudah jelaskah, sesuai tujuan, tepat sasaran?)


FUNGSI KANTORMenurut : Mills & Standingford

1. Menerima informasi, misal : surat, telepon, laporan, faktur

2. Merekam Informasia.Informasi disimpan untuk memenuhi kebutuhan

pimpinan guna perencanaan dan pengendalianb.Hasil negosiasi, transaksi

3. Mengatur Informasia.Memberi informasi untuk pimpinanb.Penyiapan laporan

4. Memberi Informasi Misal : Instruktur, laporan perkembangan

5. Melindungi InformasiMelindungi hasil rekaman, mengamankan

uang di bank


EFISIENSI PERKANTORAN MODERN

1. FIKIRAN mencapai cara termudah: jangan mempersulit diri

2. TENAGA mencapai cara teringan:otomatisasi perkantoran

3. WAKTU mencapai cara tersingkat: rencanakan kegiatan dg sebaik-baiknya

4. RUANG mencapai cara terdekat: letakkan barang penting dekat2 & buang barang tak berguna

5. BENDA mencapai cara termurah: tetapi jangan beli barang yang cepat rusak

TOPIK DISKUSI

I. MEMBACA KORAN, MAIN GAME DAN NGOBROL PADA JAM KANTOR

II. LINGKUNGAN KERJA YANG TIDAK KONDUSIF

III. TIDAK ADANYA KETELADANAN PIMPINAN

IV. PERILAKU TIDAK JUJUR, KORUPSI DAN PENYALAHGUNAAN WEWENANG


PRESENTASIPENYAJI

KELOMPOK IKELOMPOK VIIKELOMPOK IIIKELOMPOK V

PEMBAHASKELOMPOK VIIIKELOMPOK IIKELOMPOK VIKELOMPOK IV



Fungsi Surat DinasA. Umum

Alat komunikasi tertulis untuk sampaikan informasi

B.Khusus Wakil penulis berhadapan dengan

penerima surat Alat pengingat ( Arsip ) Pedoman kerja ( SK, Surat Instruksi ) Bukti Tertulis ( Perjanjian ) Alat bukti ( Perkembangan instansi )


TEKNIK-TEKNIKKORESPONDENSI

Definisi Surat Menurut Zaenal Arifin

Surat adalah sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari pihak satu (org, instansi) kepada pihak kedua

Surat adalah kertas yang berisi bahan komunikasi tertulis dari seseorang kepada orang lain


• Format Menarik & sesuai ketentuan

• Bahasa Jelas, Ringkas, Tegas, Padat, Lengkap, Tepat, Sopan

• Harus bercirikan formal or Kedinasan

• Penggunaan Bahasa Indonesia Baku

Syarat Surat Dinas Yang Baik


SYARAT PENULIS SURAT

Menguasai :1. Materi komunikasi2. Bahasa3. Pemikiran penerima surat4. Posisi dalam hubungan kerja penulis dan

pembaca5. Tehnik korespondensi LANGKAH PENULISAN SURAT

1. Penegasan tujuan penulisan surat2. Pengumpulan data / informasi3. Perkiraan tentang pembaca4. Penysunan konsep5. Penyelesaian


BAGIAN - BAGIAN SURAT

1. Kepala surat2. Tanggal surat3. No surat4. Sifat surat5. Lampiran6. Hal7. Alamat

8. Kalimat pembuka9. Isi surat10.Kalimat penutup11.Nama jabatan12.Nama, NIP, tanda

tangan13.Tembusan14.Initial


Bagian suratContoh suratBagian surat

1. Kepala surat2. Tanggal surat3. Nomor surat4. Sifat surat5. Lampiran6. Hal /perihal7. Alamat dalam8. Kalimat pembuka9. Isi surat10. Kalimat penutup11. Nama Jabatan12. Nip /tanda tangan/cap 13. Tembusan14. initial

1

23

45

67

8

9

10

111213

14


Jenis-Jenis Surat Dinas1. Surat Undangan2. Surat Pengantar3. Surat Pemberitahuan4. Surat Permohonan Bantuan5. Surat Keterangan6. Surat Tugas7. Surat Edaran8. Surat Pernyataan9. Surat Pengumuman10. Surat Peringatan11. Surat Ucapan Terima Kasih12. Surat Permohonan Izin13. Surat Pemberian Izin14. Surat Perintah Kerja

15. Surat Perjanjian Kerja16. Surat Keputusan17. Surat Pengusulan18. Surat Susulan19. Surat Kuasa20. Surat Panggilan21. Surat Berita Acara22. Surat Laporan23. Surat Rekomendasi24. Surat Penunjukan25. Surat Pemberi Bantuan


DEFINISI ARSIPNaskah informasi yang dibuat dan diterima lembaga negara / swasta dalam bentuk tunggal / kelompok untuk kegiatan administrasi

TEKNIK MENGARSIP SURAT (FILING)

TUJUAN ARSIP1. Sebagai referensi2. Memberikan data / informasi pada pimpinan untuk pengambilan keputusan3. Memberi Keterangan Vital, misal bukti hukum


MACAM ARSIP

ARSIP DINAMISLangsung dipergunakan dlm penyelenggaraan Administrasi

ARSIP STATIS Tidak dipergunakan secara langsung dlm penyelenggaraan Administrasi

Arsip InAktifFrekwensi penggunaannya mulai menurun

Arsip AktifDipergunakan langsung dan terus menerus

MACAM ARSIP


NILAI GUNA ARSIP (ALFRED)

1. Administrative ValueKTP, Paspor, STNK, SIM, Kartu ASKES,

Kartu Keluarga2. Legal Value

Akte Notaris, A. Kelahiran, SK Pangkat, SK Jabatan, BPKB3. Fiscal Value

Buku Tabungan Bank, Kartu ATM, Akte Tanah, BPKB, Slip Tagihan4. Research Value

Buku Orasi Ilmiah, Skripsi, Makalah, Modul Diklat

5. Educational ValueIjazah, Sertifikat Training

6. Documentary ValueFoto Perkawinan, Foto Wisuda, Foto Kejuaraan, VCD


SIKLUS ARSIP

1. Tahap penciptaana. Sebagai media informasi untuk perencanaan,

pengorganisasian, pengambilan keputusanb. Arsip Eksternal (surat, laporan) diluar kendali organisasic. Arsip Internal ( terkendali )

2. Tahap pemanfaatana. Arsip dinamis aktif frekuensi penggunaannya

tinggib. Arsip dnamis inaktif frekuansi jarang

3. Tahap penyimpananTo file and to find

4. Tahap pemindahanPemindahan dari dinamis aktif ke dinamis inaktif

5. Tahap pemusnahana. Dibuang ke tempat sampahb. Menggunakan mesin


GEJALA SISTEM KEARSIPAN KURANG EFEKTIF

a. Sulit mencari arsip yg diperlukan

b. Hilangnya arsip pentingc. Kondisi “Banjir Arsip”d. Ruang Kantor Tersita untuk menyimpan arsip

DEFINISI FILINGProses klasifikasi, mengatur dan menyimpan arsip agar mudah ditemukan jika dibutuhkan


1. Sistem Alphabetisa. Arsip bedasarkan abjad ( a,b,c .. ) misal : surat, formulir, laporanb. Diklasifikasikan berdasar nama perusahaan, orang, instansi, tempat,

barang2. Sistem filing subjek

Masalah² dikelompokan jadi satu subjek.misal : kepegawaian ( cuti, kenaikan pangkat/kuangan/gaji, lumpsum )

3. Sistem nomorArsip berdasarkan kode nomor dengan sebagai pengganti nama orang / instansi

4. Sistem geografisArsip berdasarkan daerah wilayah / geografis

5. Sistem kronologisa. Arsip disusun menurut tanggal masukl dan keluarb. Surat masuk yang terakhir ditempatkan paling depan

5 Sistem Filling


PERALATAN FILING

1. Filing cabinet ( Almari arsip )a. Daya tampung 5.000 kertas disusun vertikal

berderet kebelakangb. Perlu ruangan untuk memindahkan keluar

masuknya arsip surat2. Guide

Sebagai petunjuk dan pemisah3. Folder

a. Tempat untuk menempatkan arsip dalam fileb. Berwujud lembaran berlipat tanpa daun penutup


PENYIMPANAN (FILING) ARSIP

Pemeriksaan arsipa. Diperiksa apakah sudah ada instruksi untukk disimpan (

realse mark, file, simpan ).b. Surat yang masih dalam proses jangan disimpan.

1. Mengindeksa. Menentukan nama apa / subjek apa surat disimpanb. Sistem abjad nama pengirim

Sistem numerik angka, dsb3. Memberi tanda

a. Pengkodean dengan memberi tanda garis dengan warna pada kata lengkap

b. Surat mudah disortir4. Mensortir Arsip

Mengelompokan surat untuk disimpan5. Menyimpan arsip di filing cabinet


PENEMUAN ARSIP (RETRIEVAL)

1. Peminjam Mengisi Formulir:- nama peminjam- nomor arsip- tanggal harus kembali - pengesahan petugas

2. Menaruh Kartu Subsitusi (Out Guide / Out Folder)a. Identifikasi arsip sedang dipinjamb. Penyimpanan mudah

3. Sekretaris tanggung jawab terhadap arsip, berwenang simpan + ambil arsip

4. Tindak lanjut menagih + mengingatkan pada peminjam


Rasio Penemuan = Jumlah arsip ditemukan x

100% Jumlah arsip

Arsip dicari = 60Arsip ditemukan = 56Ratio penemuan = 97,7 %a. > 99,5 % = arsip disimpan baikb. 97 % - 99,5% = arsip kondisi memuaskanc. < 97 % = arsip perlu dibenahi


PENYUSUTAN ARSIP

1. Dasar Pemindahan ArsipDilakukan setelah arsip inaktif (1 tahun arsip

jarang dipakai). Ada Jadwal Retensi Arsip2. Cara Pemindahan:a. Pemindahan Kontinue

Selesai digunakan, arsip dipindahkan jadi arsip

inaktif. Mis : kantor pengacara, arsitek, proyekb. Pemindahan Periodik

Arsip dipindahkan setelah 1 periode tertentu


3. Pemusnahan Arsip diperhatikan =a. Arsip tidak penting

Setelah selesai + tidak berguna bagi pimpinan sebaiknya dimusnahkan mis : pengumuman, undangan

b. Arsip Yang MembantuBerguna untuk kelancaran kegiatan organisasi,

misal: bukti pembayaran, disimpan s/d 1 tahun.c. Arsip Penting

Berguna untuk kelangsungan usaha misal: data laporan keuangan

d. Arsip VitalMenentukan exsistensi organisasi, tidak dapat

dimusnahkan misal : SK ttg struktur organisasi, laporan keuangan, hak cipta, rekam medik (arsip pasien), berkas, peserta, mahasiswa, murid

Pemusnahan Arsip


Contoh Jadwal Retensi Arsip

GOL. ARSIP JENIS ARSIP

UMUR ARSIPKET.

AKTIF INAKTIF

Vital 1. Akte Pendirian Perusahaan - - abadi2. Daftar Saham - - abadi3. Akta Tanah - - abadi4. SK. Pengangkatan - - abadi

Penting 1.Pertanggungjawaban Keuangan 5 th 25 th musnah2. Cek Bekas 5 th 25 th musnah3. Surat Perjanjian Sesuai

keperluanSesuai

keperluanmusnah

Mem-bantu

1. Laporan tahunan 2 th 10 th musnah2. Neraca 2 th 10 th musnah

Tidak Penting

1. Pengumuman 1 bulan - musnah2. Undangan 1 bulan - musnah


XVI. PENYIAPAN DAN PELAYANAN RAPAT

Rapat: Bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka,

diselenggarakan oleh banyak organisasi. Alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok. Media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat. Komunikasi kelompok secara resmi. Pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi. Pertemuan para anggota organisasi / para pegawai untuk

membahas kepentingan organisasi.


Langkah-Langkah Penyiapan Rapat

Mempersiapkan RuanganMembuat Daftar AcaraMembuat UndanganMempersiapkan Bahan RapatMempersiapkan Peralatan RapatMembuat Catatan RapatMengirimkan Catatan Hasil RapatMelakukan Pekerjaan Tindak Lanjut


Mempersiapkan Bahan Rapat

Acara atau Agenda RapatHasil Rapat yg LaluKertas Kerja yg akan dibahasBahan Referensi Rapat (peraturan2)Bahan2 bagi peserta Rapat


Mempersiapkan Peralatan Rapat

Papan Tulis dan SpidolFlip ChartOHP or LCD Proyektor and LaptopBlok Note dan pulpen bagi pesertaTape Recorder untuk merekam jalannya

rapat


Notulen / risalah rapat Catatan singkat tentang pembicaraan

Ditandatangani Ketua rapat

• Ringkas, jelas & tegas.• Ditulis pokoknya saja.• Dibuat oleh seorang penulis

yang cakap/mampu.

Susunan notulen rapat : Judul Notulen. Waktu dan tempat serta jam (mulai & selesai). Pemimpin (ketua dan sekretaris). Jumlah yang diundang:

Hadir :Tidak hadir :

Acara rapat (sebut secara berurutan). Jalannya rapat.

(Acara I sampai dengan penutup, termasuk keputusan rapat). Tempat, tanggal, bulan dan tahun. Pembuat notulen (Sekretaris). Pengesahan notulen oleh ketua.


1. Menurut E. Zainal Arifin, laporan adalah “bentuk penyajian fakta tentang suatu kegiatan”.

2. Menurut Prajudi Atmosudirdjo, laporan adalah “setiap tulisan yg berisi hasil pengolahan data-informasi”.3. Menurut Charles E. Redfield, laporan adalah “segenap hubungan dalam organisasi yang berujud penyampaian ide-ide dari satu pihak ke pihak lain, disebut juga komunikasi adm. (administrative communication)”.


Peranan Laporan dalam Administrative Communication sangat strategis, sebagai :1. Pertanggungjawaban & pengawasan /

pengendalian2. Penyampaian informasi3. Bahan pengambilan keputusan4. Alat pembina kerjasama5. Alat pengembang cakrawala wawasan

1. Harus benar dan obyektif2. Harus jelas dan cermat3. Harus langsung mengenai sasaran4. Harus lengkap5. Harus tegas dan konsisten6. Harus diusahakan secepat-cepatnya7. Harus tepat penerimanya


SYARAT LAPORAN YG BAIKBENAR & OBYEKTIFDidukung data lengkap, akurat, sahih tdk kadaluarsa.Analisis sec. Obyektif.Mudah dimengerti.Mengacu pada tuj lap.

JELASKalimat sederhanaGunakan istilah pop.Tata bhs & ejaan benarGunakan klmt logis.Gunakan klmt logis yg bukan ungkapan

LENGKAPMrp resume singkatTdk timbulkan mslhSertai data penunjang (Statistik, gambar, skema, bagan dll.)

TEGAS & KONSISTENTdk ada kontroversiKet. Tdk ber ubah2Gaya tulisan stabil.

LANGSUNG SASARANLap singkat, tepat, padat, jelas & langs mengenai sasaran.

TEPAT WAKTUPimp terima lap pada waktunyaLap dpt mencpai tuj.Perencanaan tepat

TEPAT PENERIMADiterima ol yg berkepTdk slh alamat/kirim


Ada beberapa bentuk cara penyajian dari laporan tertulis, yaitu sebagai berikut :Bentuk Memo / NotaBentuk SuratBentuk MemografBentuk MatriksBentuk Buku

Ada bermacam - macam teknik penyajian data, yaitu diantaranya adalah sebagai berikut :

Bentuk Bagan :Bagan Organisasi, Bagan Proses, Bagan Arus, Bagan Perbandingan, Bagan Gambar, & Bagan Pohon.Bentuk Grafik : Grafik Garis, Grafik Lajur, & Grafik Lingkaran.Bentuk Tabel : Variabel (untuk memudahkan analisis).Bentuk Matematik : Statistik (metodenya mean, median, & mode).


1. Menetapkan perihal (subyek), & judul laporan2. Mengumpulkan data dan fakta3. Evaluasi data4. Pengolahan data5. Memberi kode / menandai data6. Tabulasi7. Membuat kerangka laporan

1. Pendahuluan2. Batang tubuh3. Kesimpulan, saran & rangkuman4. Daftar pustaka5. Lampiran


Pendahuluan1. Memperkenalkan seluruh isi scr sepintas2. Latar Belakang Persoalan/masalah3. Menerangkan motivasi dan tujuan dr pembuat dlm menyusun laporan.4. Pendekatan dan Sistematika Laporan scr

ringkas5. Mengemukakan harapan.6. Prinsipnya mengajak pembaca untuk terus

membaca isinya


Batang Tubuh1. Jumlah Bab Tergantung Pada

Kebutuhan2. Menyajikan Dasar Teori Pembuatan

Laporan. Bisa juga Merupakan Hasil-Hasil Pada Tahun Yang Lalu

3. Menyajikan Materi dan Metode Yang Dipergunakan Dalam Menyusun Laporan

4. Menyajikan Data dan Fakta Yang Ditemukan di Lapangan.

5. Lebih Baik Ditambahkan Hasil Analisis Data beserta Pembahasannya


Kesimpulan.

• Kesimpulan adalah proses penyimpulan yg didasarkan atas data/fakta yg sdh di analisis dan menghasilkan pembuktian/penilaian thd masalah yg diteliti.


Saran-Saran• Langkah yg akan dijalankan terkait

dgn pemecahan masalah• Sifatnya Harus Dinamis & Logis• Dapat berasal dr yg disajikan

maupun diluar hal tsb.


Daftar PustakaDisusun menurut abjad latin dg :1. Sumber sbg acuan, ditulis secara leng kap, pengarang, judul buku, penerbit,

ko ta, tahun penerbitan.2. Sumber berupa surt kabar, nama sk, tg terbit, kolom beritanya.3. Dokumen/surat Kep lengkap nama, no. tanggalnya.4. Contoh: Munandar. 1992. Administrasi Perkantoran

Modern. Grasindo, Jakarta.


Lampiran Lampiran.1. Merupakan data pendukung uraian isi laporan.2. Berupa : Peraturan per uu an, surat surat, bagan, diagram, tabel, gambar, poto, denah, daftar, peta, dan lain lain.


1. Gordon B. Davis Integrasi manusia & mesin guna

menyajikan informasi yg dibutuhkan untuk pengambilan keputusan

2. Mc. Leod Turban & Watherbe Sekelompok komponen yg mengumpulkan,

memproses, menyimpan, menganalisa dan menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu

3. Teknologi Informasi Merupakan Sub Sistem dr Sistem Informasi

4. TI bagian dr seluruh komponen yg berhubungan dgn data/informasi via komputer. Mis: LAN, Homepage, Multimedia dll.

TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PERKANTORAN MODERNDEFINISI SISTEM INFORMASI


Customers

GovernmentCustomers

Business

Government

Business

C2C

B2CG2B

G2GG2C

B2B

Pengembangan E-Goverment


PENTINGNYA INFORMASI BAGI PIMPINAN1. Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi

Kerja2. Jalur Birokrasi menjadi semakin ringkas3. Memperluas akses thd pihak lain4. Memudahkan kontrol/pengawasan

langsung pada bawahan5. Melakukan evaluasi setiap saat untuk

perencanaan ke depan6. Memberikan Keputusan yg lebih pasti


JENIS-JENIS APLIKASI TI PADA PERKANTORAN MODERN

1. Spread Sheets a. Software untuk pekerjaan kantor dgn penggunaan

baris dan kolom b. Misal : Lotus, symphony, Excel2. Word Processing a. Software untuk pekerjaan kantor ketik mengetik b. Misal : Word for Windows, Chi Writer, Linux3. Desktop Publishing a. Software untuk pekerjaan kantor yg terkait pembuatan

desain dan grafik b. Misal : Power Point, Photo Shop, Correl Draw4. Communication a. Software untuk pekerjaan kantor yg berhubungan dg

komunikasi antar komputer b. Misal : LAN, Internet, Winpop, E-mail


MANFAAT TI BERBASIS INTERNET1. Dapat saling tukar informasi 2. Dapat Mengetahui perkembangan

terkini3. Dapat download informasi4. Dapat mengurangi penggunaan

kertas yg bertumpuk


Manfaat TI Terhadap Kantor

Keuntungan:1. Penangan informasi cepat2. Pekerjaan rutin beralih ke mesin3. Perbaikan kesalahan pekerjaan menjadi mudah4. Penghematan biaya gaji karena pegawai terbatas5. Penghematan biaya tak usaha karena penyimpanan data disk lebih praktis6. Untuk pengambilan keputusan, data cepat diperoleh7. Produktivitas kerja meningkat

Kerugian :1. Masalah kesehatan akibat radiasi komputer2. Kehilangan kontak personal karena serba mesin3. Perubahan dari manual ke elektronic butuh waktu4. Pegawai jadi “machine minders”(pemelihara mesin)


DAMPAK TI KARYAWANA. Keuntungan1. Mendorong untk belajar2. Menghilangkan kejenuhan3. Mempermudah dan mempercepat

Informasi4. Mempermudah memperbaiki

kesalahan5. Berkesempatan untuk berinovasi


B. Kerugian1. Cenderung karyawan machine minded2. Radiasi komputer3. Kehilangan kontak pesonal4. Implikasi terhadap pemberi kerja 5. Perlu waktu6. Menimbulkan kecemburuan karyawan


end

Trima Kasih atas perhatiannya….Mohon Ma’af Yang Sebesar-besarnya


Materi Diskusi1. a. Apa yang harus anda lakukan saat menerima surat masuk ? (tatacara mengawal surat masuk) b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat mengawal surat masuk ?2. a. Apa yang harus anda lakukan saat hendak mengirimkan surat ? (tatacara mengawal surat keluar) b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat mengawal surat keluar ?3. a. Apa yang harus anda lakukan agar arsip mudah ditemukan ? b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat melakukan kegiatan pengarsipan sehingga menyebabkan arsip susah ditemukan ?


4. a. Apa yang harus anda lakukan saat melakukan penyusutan arsip ? b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat melakukan penyusutan arsip sehingga menyebabkan kondisi “banjir arsip” atau hilangnya arsip yang masih dibutuhkan ?

5. a. Apa yang harus anda lakukan saat hendak menyusun surat dinas ? b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat menyusun surat dinas ?

6. a. Apa manfaat teknologi informasi dalam kegiatan perkantoran ? b. Menurut pengamatan Saudara, kesulitan apa yang seringkali terjadi dalam memanfaatkan teknologi informasi dalam kegiatan perkantoran di unit kerja Saudara ?


7. a. Apa yang harus anda lakukan saat menyusun Laporan ? b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat menyusun laporan ?

8. a. Apa yang harus anda lakukan saat menyelenggarakan sebuah rapat resmi ?

b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat menyelenggarakan kegiatan rapat ?

9. a. Apa saja manfaat teknologi komunikasi (telephon) dalam kegiatan perkantoran modern ?

b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat memanfaatkan telephon di tempat kerja ?


Materi UNTUK Diskusi 1. a. Apa yang harus anda lakukan saat menerima surat masuk ? (tatacara mengawal surat masuk) b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali PNS saat mengawal surat masuk ? 2. a. Apa yang harus anda lakukan saat hendak mengirimkan surat ? (tatacara mengawal surat keluar)

b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat mengawal surat keluar ?3. a. Apa yang harus anda lakukan agar arsip mudah ditemukan ? b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat melakukan kegiatan pengarsipan sehingga menyebabkan arsip susah ditemukan ?

4. a. Apa yang harus anda lakukan saat melakukan penyusutan arsip ? b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali PNS saat melakukan penyusutan arsip sehingga kondisi “banjir arsip” atau hilangnya arsip yang masih dibutuhkan ?5. a. Apa yang harus anda lakukan saat hendak menyusun surat dinas ? b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat menyusun surat dinas ?6. a. Apa manfaat teknologi informasi dalam kegiatan perkantoran ? b. Menurut pengamatan Saudara, kesulitan apa yang seringkali terjadi dalam memanfaatkan teknologi informasi dalam kegiatan perkantoran di unit kerja Saudara ?

7. a. Apa yang harus anda lakukan saat menyusun Laporan ? b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat menyusun laporan ?

8. a. Apa yang harus anda lakukan saat menyelenggarakan sebuah rapat resmi ?

b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat menyelenggarakan kegiatan rapat ?


PESTA PERTANYAAN

1. Tata cara pengiriman surat (Bab IV)2. Tata cara pengelolaan arsip (Bab V)3. Tata cara rapat dinas (Bab VI)4. Tata cara pembuatan laporan (Bab VII)5. Teknologi informasi dalam pemerintahan

(Bab VIII)


PESTA PERTANYAAN

25. Jelaskan perbedaan antara penanganan informasi yang dilakukan pada masa lalu dan teknik penanganan informasi pada masa sekarang !

Documents

BADAN DIKLAT PROVINSI JAWA TENGAH TAHUN 20 12