BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA DEPUTI BIDANG SISTEM …

1

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

DEPUTI BIDANG SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN

DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN I

NOMOR SOP : SOP/01/DIT.AK.I/2015

TGL. PEMBUATAN : 30 Desember 2015

TGL. REVISI : -

TGL. EFEKTIF : 01 Januari 2016

DISAHKAN OLEH : DIREKTUR ARSIP KEPEGAWAIAN I

Drs. H. BUDHI YUWONO, M.Si NIP. 19590516 198103 1 001

NAMA SOP : PENYUSUNAN RENCANA KERJA TAHUNAN

DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :

1. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Oganisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaima telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 58 Tahun 2013

2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah

3. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2014

1. Memahami Visi dan Misi Badan Kepegawaian Negara 2. Memahami Peraturan Kepala BKN Nomor 19 Tahun 2014 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara

KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN :

1. Panduan penyusunan program kerja tahunan 2. Komputer dengan aplikasi officedan printer 3. Rencana anggaran belanja

PERINGATAN : PENCATATAN/PENDATAAN :

Keterlambatan penyusunan program kerja tahunan akan menghambat jalannya pekerjaan

Disimpan sebagai data manual dan elektronik

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterang

an Kasub bag TU

Pengad Persuratan

Ka Subdit

Direk tur AK

Kelengkap an

Waktu Output

1 memerintahkan Pengadministrasi Persuratan untuk mencatat surat edaran penyusunan program kerja tahunan

agenda kerja surat edaran

5 menit disposisi -

2 mengagenda, menyiapkan lembar disposisi dan mengembalikan ke KaSubbag TU

disposisi surat edaran

10 menit

disposisi -

3 menyampaikan surat edaran penyusunan program kerja tahunan dari Kepala BKN ke Direktur AK

disposisi dan surat edaran

5 menit disposisi -

4 mendisposisikan surat edaran penyusunan program kerja tahunan dan mengembalikannya ke KaSubbag TU


20 menit

disposisi -

5 menyerahkan disposisi dan surat edaran penyusunan program kerja tahunan ke KaSubdit


20 menit

disposisi -

6 menyusun konsep program Kerja Tahunan unit kerja, jika sudah selesai diserahkan ke KaSubbag TU

RAB komputer printer

2100 menit

konsep RKT

-

7 mengumpulkan konsep program konsep RKT 60 konsep -

2

Kerja Tahunan dan menyampaikan kepada Direktur Arsip Kepegawaian I

menit RKT

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterang

an Kasub bag TU

Pengad Persuratan

Ka Subdit

Direk tur AK

Kelengkap an

Waktu Output

8 membahas dan mengoreksi konsep program kerja tahunan. Jika setuju ditandatangani dan mengembalikannya ke KaSubbag TU untuk dikirim ke Biro Perencanaan dan didokumentasikan, jika ada koreksi dikembalikan ke KaSubdit untuk diperbaiki melalui KaSubbag TU

RAB konsep RKT

600 menit

RKT, Konsep RKT

-

9 mengecek program kerja tahunan. Jika sudah ditandatangani dikirim ke Biro Perencanaan dan didokumentasikan, jika ada koreksi dikembalikan ke KaSubdit untuk diperbaiki

RKT konsep RKT

120 menit

RKT, Konsep RKT

-

10 mengirim Rencana Kerja Tahunan ke Biro Perencanaan dan mendokumentasikan

RKT 60 menit

RKT -

A

B

ada

koreksi

tanda tangan

3






TGL. REVISI : -




NAMA SOP : PELAKSANAAN REPOSISI TATA NASKAH





1. Mengerti arti reposisi tata naskah 2. Memahami panduan reposisi takah


1. SOP Retensi Tata Naskah 2. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan

1. Panduan reposisi tata naskah 2. Masker, sarung tangan dan ATK


No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterang

an Direk tur AK

KaSub dit AK

Kasi PAK

Analis Kep/Pengel.Kearsip

an

Kelengkap an

Waktu Output

1 mengkoordinasikan pencetakan listing PNS pusat kepada Direktur Lahta dan Infopeg, dan memerintahkan KaSubdit AK untuk melaksanakan reposisi tata naskah berdasarkan listing

listing PNS pusat

3000 menit

disposisi -

2 mengkoordinasi, mengendalikan dan memerintahkan Kasi PAK untuk melakukan reposisi takah

listing disposisi

30 menit

disposisi -

3 membagikan listing dan memerintah pengelola kearsipan dan analis kepegawaian untuk melaksanakan reposisi tata naskah

listing disposisi

30 menit

disposisi -

4 mencabut takah sesuai listing. Jika takah tidak ada maka berikan tanda - (minus) pada kolom yang tersedia di listing disamping nomor urut, lanjutkan periksa listing. Jika takah ada maka lanjutkan memeriksa

listing 5 menit

laporan -

A C B

tidak ada ada

4

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterang

an Direktur AK

KaSubdit AK

Kasi PAK

Analis Kep/Pengel.Kearsip

an

Kelengkap an

Waktu Output

5 memeriksa takah. Jika ada tanda X (kros) pada sampul takah maka berikan tanda X (kros) pada kolom yang tersedia di listing disamping nomor urut. Jika tidak ada tanda maka takah dicabut dan beri tanda ceklis (√) pada listing lalu periksa listing

listing takah

5 menit

laporan - SOP Retensi Tata Naskah

6 Memeriksa listing. Jika beban masih ada lanjutkan pencabutan takah. Jika sudah habis maka urutkan takah

listing takah

5 menit

laporan -

7 mengurutkan takah sesuai dengan instansi dan NIP baru sampai selesai 1 (satu) instansi. Jika satu instansi selesai masukkan kedalam lemari takah, jika belum selesai lanjutkan mengurutkan

takah 4500 menit

laporan -

8 Memasukkan takah kedalam lemari yang sudah ditentukan sesuai urutan NIP. Jika sudah selesai membuat rekapitulasi laporan, jika belum selesai lanjutkan memasukkan takah kedalam lemari

takah 900 menit

laporan -

9 membuat rekapitulasi laporan dan menyampaikan laporan ke Kasi PAK

komputer ATK

30 menit

laporan -

10 merekap laporan, mendokumentasi dan menyampaikan laporan ke KaSubdit AK

komputer ATK

30 menit

laporan -

11 merekap laporan, mendokumentasi dan mengirimkan laporan ke KaSubbag TU

komputer ATK

30 menit

laporan - SOP Pemb Eval & Pelapor an

habis

ada

selesai

belum selesai

selesai

belum selesai

A B C

5






TGL. REVISI : -




NAMA SOP :

PELAKSANAAN FASILITASI INFORMASI PENGELOLAAN ARSIP KEPEGAWAIAN





1. Memahami Visi dan Misi Badan Kepegawaian Negara 2. Memahami Peraturan Kepala BKN Nomor 18 Tahun 2011 tentang

Pedoman Pengelolaan Tata Naskah


SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan

1. Telepon, Fax, Email 2. Komputer dengan aplikasi office dan printer 3. ATK

PERINGATAN : PENCATATAN / PENDATAAN :


No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Kete

rangan Pengad Persura

tan

Op. Komp

KaSub bag TU

KaSub dit

Direk tur AK

Kelengkapan

Waktu Output

1 memerintah Pengadministrasi Persuratan untuk mencatat surat permintaan fasilitasi informasi pengelolaan arsip kepegawaian dari Instansi

Disposisi 5 menit

Disposisi

-

2 mengagendakan, menyiapkan lembar disposisi & menyampaikan surat permintaan fasilitasi informasi pengelolaan arsip kepegawaian ke KaSubbag TU

Disposisi 5 menit

Disposisi

-

3 menyampaikan surat permintaan fasilitasi informasi pengelolaan arsip kepegawaian ke Direktur AK

Disposisi 5 menit

Disposisi

-

4 mendisposisikan surat permintaan fasilitasi informasi pengelolaan arsip kepegawaian untuk ditindaklanjuti dan mengembalikan ke KaSubbag TU

Disposisi 30 menit

Disposisi

-

5 menyerahkan disposisi dan surat permintaan fasilitasi informasi pengelolaan arsip kepegawaian ke KaSubdit

Disposisi 15 menit

Disposisi

-

6

6 melakukan koordinasi ke instansi untuk menindaklanjuti permintaan tersebut, dan melaporkan hasilnya ke Direktur AK

Telepon Fax Komputer

1200 menit

Lapor an koordi nasi

-

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Kete

rangan Pengad Persura

tan

Operat

Komp

KaSub bag TU

KaSub dit

Direktur

Kelengkapan

Waktu Output

7 memeriksa dan mempelajari laporan hasil koordinasi KaSubdit. Jika setuju maka memerintahkan KaSubdit untuk menindaklanjutinya, jika tidak setuju maka memerintah KaSubdit untuk melakukan koordinasi kembali

Laporan koordinasi

120 menit

Lapor an koordi nasi

-

8 memerintahkan KaSubbag TU untuk membuat konsep surat jawaban dan atau surat perintah tugas jika diundang ke instansi

Disposisi 5 menit

Disposisi

-

9 memerintah operator komputer untuk membuat konsep surat jawaban dan atau surat perintah tugas

Disposisi 5 menit

Disposisi

-

10 membuat/mengoreksi konsep surat jawaban dan atau surat perintah tugas, lalu menyampaikan ke KaSubbag TU

Komputer 120 menit

Konsep surat

-

11 memeriksa konsep surat dan atau surat perintah tugas. Jika perlu perbaikan maka dikembalikan ke operator komputer. Jika tidak ada perbaikan disampaikan ke Direktur AK

Disposisi 15 menit

Konsep surat

-

12 memeriksa dan mempelajari surat jawaban dan atau surat perintah tugas. Jika setuju maka ditandatangani, jika tidak setuju maka dilakukan koreksi dan dikembalikan ke KaSubbag TU

Disposisi 30 menit

Surat jawa ban

-

13 memerintah Pengadministrasi Persuratan untuk mencatat surat jawaban dan memberi nomor surat

ATK 5 menit

Surat jawa ban

-

14 mengagendakan, memberikan nomor surat dan mencatat surat jawaban permintaan fasilitasi informasi pengelolaan arsip kepegawaian, menyampaikan ke KaSubbag TU

ATK 5 menit

Surat jawa ban

-

15 mengirim surat jawaban ke instansi dan mendokumentasikannya, serta menyerahkan surat perintah tugas ke KaSubdit dan mendokumentasikannya jika ada

ATK 15 menit

Surat jawa ban

- SOP Pemb Eval & Pela poran

tidak

setuju

setuju

setuju

ada

perbaikan

ada

koreksi

tidak ada

A B

7






TGL. REVISI : -




NAMA SOP : PELAKSANAAN VALIDASI ARSIP KEPEGAWAIAN ELEKTRONIK





1. Memahami Aplikasi SAPK 2. Memahami Aplikasi DMS 3. Memahami Aplikasi PDM


1. SOP SAPK, SOP DMS, SOP PDM 2. SOP Penyelesaian Permasalahan Arsip Kepegawaian 3. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan

1. Listing PNS yang sudah dipindai 2. Komputer dengan koneksi LAN



No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterangan KaSubdit AKE

KaSi PAKE

Lahtapeg /Analis Data &

Informasi

Kelengkapan

Waktu Output

1 mengkoordinasikan pencetakan listing PNS yang sudah dipindai ke Dit Lahta dan Inforpeg, dan memberikan listing tersebut kepada Kasi PAKE untuk dilakukan validasi

agenda kerja, listing

3000 menit

listing -

2 memberikan listing PNS yang sudah dipindai kepada pengolah data kepe-gawaian/analis data & Informasi untuk melakukan validasi

listing 15 menit listing -

3 menyiapkan, menyalakan komputer lalu membuka aplikasi dms melalui browser untuk memulai validasi

komputer aplikasi listing

5 menit -

4 memeriksa NIP dalam database DMS dengan NIP arsip kepegawaian elektronik. Jika sudah sesuai maka validasi selesai dan membuat laporan, jika berbeda maka dicatat NIP yang ada di arsip kepegawaian elektronik untuk dicek lebih lanjut


2 menit laporan - SOP DMS

5 memeriksa NIP tersebut. Jika tidak ada NIP baru maka gunakan NIP lama pada aplikasi SAPK untuk mendapatkan NIP baru, jika NIP baru


5 menit laporan -

C B A

NIP baru

Tidak ada

berbeda

sesuai

8

maka arsip kepegawaian elektronik dipindahkan ke database DMS sesuai dengan NIP baru tersebut

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku


KaSi PAKE

Lahtapeg /Analis Data &

Informasi

Kelengkapan

Waktu Output

6 membuka aplikasi SAPK untuk mencari NIP baru. Jika ada maka NIP baru dicatat lalu arsip kepegawaian elektronik dipindahkan ke database DMS sesuai dengan NIP baru tersebut, jika tidak ada maka dilakukan pengecekan melalui aplikasi PDM


10 menit laporan - SOP SAPK

7 membuka aplikasi PDM untuk mencari NIP baru. Jika ada maka NIP baru dicatat lalu arsip kepegawaian elektronik dipindahkan ke database DMS sesuai dengan NIP baru tersebut, jika tidak ada maka dicatat sebagai permasalahan NIP tidak ada dalam database PNS


10 menit laporan - SOP PDM

8 membuka aplikasi DMS untuk memindahkan image arsip kepegawaian elektronik ke database DMS sesuai NIP baru yang didapat, lalu membuat laporan


5 menit laporan - SOP DMS

9 membuat laporan dan atau mencatat permasalahan NIP tidak ada dalam database PNS, lalu menyampaikan ke Kasi PAKE

komputer ATK

5 menit laporan -

10 merekap dan mendokumentasikan laporan dan permasalahan, lalu menyampaikan ke KaSubdit AKE

komputer ATK

30 menit laporan -

11 merekap dan mendokumentasikan laporan, mengirim laporan ke KaSubbag TU, dan memerintahkan analis kepegawaian ahli untuk menyelesaikan permasalahan

komputer ATK

60 menit laporan - SOP Penyel Permasa lahan AK SOP Pemb Eval & Pelaporan

ada NIP

baru

Tidak ada NIP

baru

ada NIP

baru

Tidak ada

C A B

9






TGL. REVISI : -




NAMA SOP : ANALISIS DATA DAN INFORMASI ARSIP KEPEGAWAIAN





1. Memahami database 2. Memahami bahasa pemrograman 3. Memahami aturan kepegawaian


1. SOP Pelaksanaan Rekonsiliasi Data 2. SOP Pelaksanaan Validasi Arsip Elektronik 3. SOP Pelaksanaan Retensi Tata Naskah 4. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan

1. Software pendukung 2. Komputer dengan koneksi LAN



No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku


KaSi PAKE

Analis Data &

Informasi

Kelengkapan

Waktu Output

1 mengkoordinasikan penarikkan data dan informasi PNS sesuai kebutuhan ke Dit Lahta dan Inforpeg, dan memerintahkan Kasi PAKE untuk menindaklanjutinya

agenda kerja

3000 menit

data -

2 memerintahkan Analis Data dan Informasi untuk berkoordinasi lebih lanjut

15 menit data -

3 mengkoordinasikan lebih lanjut ke Dit Lahta dan Infopeg tentang kebutuhan dan format data dan informasi

1500 menit

data -

4 mengumpulkan data dan melakukan konversi data yang didapat menjadi database agar mudah dilakukan identifikasi


300 menit

data -

5 melakukan identifikasi data yang dibutuhkan. Jika data yang didapat sesuai dengan kebutuhan maka lanjutkan identifikasi, jika tidak sesuai maka koordinasikan kembali ke Dit Lahta dan Infopeg


60 menit data -

6 melanjutkan identifikasi sesuai kebutuhan. Jika untuk kebutuhan PNS

komputer aplikasi

15 menit data -

non aktif

aktif

sesuai

tidak sesuai

10

aktif lakukan analisis data aktif, jika untuk kebutuhan PNS non aktif lakukan analisis data non aktif

listing

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku


KaSi PAKE

Analis Data &

Informasi

Kelengkapan

Waktu Output

7 melakukan analisis data aktif lalu mengolah data tersebut menjadi suatu informasi yang dibutuhkan untuk rekonsialisasi dengan tata naskah dan atau untuk validasi arsip elektronik dan atau untuk kebutuhan yang lain. Membuat laporan hasil analisis lalu menyampaikan laporan dan informasi ke Kasi PAKE


3000 menit

Laporan Informasi data

- SOP Pelaksa naan Rekon siliasi Data SOP Pelaksa naan Validasi Arsip Elektro nik

8 melakukan analisis data non aktif lalu mengolah data tersebut menjadi suatu informasi yang dibutuhkan untuk retensi tata naskah dan atau untuk kebutuhan yang lain. Membuat laporan hasil analisis lalu menyampaikan laporan dan informasike Kasi PAKE


3000 menit


- SOP Pelaksa naan Retensi Tata Naskah

9 merekap dan mendokumentasikan laporan hasil analisis dan informasi lalu menyampaikan ke KaSubdit AKE

komputer ATK

30 menit Laporan Informasi data

-

10 merekap dan mendokumentasikan laporan hasil analisis dan informasi, mengirim laporan ke KaSubbag TU untuk ditindaklanjuti lebih lanjut

komputer ATK


- SOP Pemb Eval & Pelaporan

B A

B

A

11






TGL. REVISI : -




NAMA SOP : PELAKSANAAN VERIFIKASI DAN DISTRIBUSI ARSIP KEPEGAWAIAN





1. Memahami pengertian verifikasi arsip kepegawaian 2. Memahami pengoperasian aplikasi SAPK


1. SOP Pelaksanaan Pemindaian Arsip Kepegawaian 2. SOP Penyelesaian Permasalahan Arsip Kepegawaian 3. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan

1. Komputer yang terkoneksi jaringan LAN 2. ATK



No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterangan Kasi

VDAK

Lahtapeg/ Analis Kepeg.

Kasi PAKE

KaSubdit AKE

Kelengkap an

Waktu Output

1 membagi arsip kepegawaian yang masuk kepada Pengolah Data Kepegawaian/Analis Kepegawaian

Arsip Kep 15 menit

disposisi -

2 melakukan pengecekan dalam database PNS melalui aplikasi SAPK. Jika tidak ada dalam database maka dicatat sebagai permasalahan tidak ada dalam database, jika ada lakukan verifikasi arsip kepegawaian

Arsip Kep Komputer

2 menit disposisi -

3 melakukan verifikasi yaitu mencocokan data arsip kepegawaian dengan database. Jika tidak sama dicatat sebagai permasalahan beda data, jika sama kumpulkan sebagai arsip kepegawaian sudah verifikasi dan buat laporan verifikasi lalu sampaikan ke Kasi VDAK

Arsip Kep Komputer

3 menit laporan -

4 memerintahkan Pengolah Data Kepegawaian/Analis Kepegawaian untuk mendistribusikan arsip kepegawaian sudah verifikasi ke Kasi PAKE

Arsip Kep 5 menit tanda terima

-

ad

a

tidak ada

sama tidak sama

A B

12

5 mendistribusikan arsip kepegawaian sudah verifikasi ke Kasi PAKE untuk dipindai

Arsip Kep Tanda terima

10 menit

tanda terima

-

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterang

an Kasi VDAK

Lahtapeg/ Analis Kepeg.

Kasi PAKE

KaSub dit AKE

Kelengkap an

Waktu Output

6 mengembalikan arsip kepegawaian yang sudah dipindai ke Kasi VDAK


15 menit

tanda terima

- SOP Pelaks Pemindaian Arsip Kep

7 membagi arsip kepegawaian yang sudah dipindai kepada Pengolah Data Kepegawaian/Analis Kepegawaian

Arsip Kep 10 menit

disposisi -

8 mensortir dan mengelompokan arsip kepegawaian hasil pemindaian berdasarkan NIP dan jenis arsip kepegawaian, lalu melaporkan arsip kepegawaian yang siap didistribusikan kepada ke Kasi VDAK

Arsip Kep 30 menit

laporan -

9 memerintahkan Pengolah Data Kepegawaian/Analis Kepegawaian untuk mendistribusikan arsip kepegawaian yang sudah dipindai

Arsip Kep 5 menit

disposisi -

10 mendistribusikan arsip kepegawaian yang siap didistribusikan ke KaSubdit AK dan Direktur AK II


30 menit

tanda terima

-

11 melakukan rekapitulasi laporan dan permasalahan lalu disampaikan ke Kasi VDAK

Komputer ATK

15 menit

laporan -

12 merekap laporan dan permasalahan dan mendokumentasikannya, lalu menyampaikannya ke Ka Subdit AKE

Komputer ATK

30 menit

laporan -

13 merekap dan mendokumentasikan laporan , mengirimkan laporan ke KaSubbag TU, dan memerintahkan analis kepegawaian ahli untuk menyelesaikan permasalahan

Komputer ATK

60 menit

laporan - SOP Penyel Permasalahan AK SOP Pemb Eval & Pelaporan

B A

13






TGL. REVISI : -




NAMA SOP : PELAKSANAAN RETENSI TATA NASKAH





1. Memahami makna retensi tata naskah 2. Mengerti daftar listing pensiun


1. SOP Perekaman/Pencatatan dan Penyimpanan Arsip Kepegawaian 2. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan

1. Masker, Sarung tangan 2. ATK



No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterangan Direktur AK

Ka Subdit AK

Ka Sub Bag TU

Kasi PAK

Peng. Kearsipan/An.Kepeg

Kelengkapan

Waktu Output

1 mengkoordinasikan pencetakan listing PNS yang sudah pensiun 2 (dua) tahun atau lebih ke Dit Lahta dan Inforpeg, dan memberikan listing tersebut kepada KaSubdit AK untuk dilakukan retensi tata naskah

agenda kerja

3000 menit

listing -

2 memerintahkan Kasi PAK untuk melakukan retensi tata naskah berdasarkan listing dan takah bertanda merah yang sudah 2 (dua) tahun atau lebih

listing 30 menit

disposisi -

3 memerintahkan pengelola kearsipan /analis kepegawaian untuk melakukan retensi tata naskah berdasarkan listing dan takah bertanda merah yang sudah 2 (dua) tahun atau lebih

listing 30 menit

disposisi -

4 melakukan retensi takah dengan mencari takah berdasarkan listing, langsung dicabut, mencatat data retensi dan laporan

listing masker sarung tangan

5 menit

laporan data retensi

-

5 mencabut takah, mencatat data retensi dan laporan. Jika daftar di listing masih ada maka lanjutkan

listing masker sarung

5 menit


-

masih ada

sudah habis

14

retensi takah. Jika daftar di listing habis maka lakukan retensi takah yang bertanda merah

tangan

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku


Ka Subdit AK

Ka Sub Bag TU

Kasi PAK

Peng. Kearsipan/An.Kepeg

Kelengkapan

Waktu Output

6 mencari takah bertanda merah dan mengecek isi takah. Cabut takah yang sudah pensiun selama 2 (dua) tahun atau lebih, mencatat data retensi dan laporan

masker sarung tangan

10 menit


- SOP Perek/ Pencatatan dan Penyimpan. Arsip Kepeg

7 mencabut takah dan mencatat di laporan. Jika takah bertanda merah masih ada maka lanjutkan retensi takah. Jika takah bertanda merah sudah habis maka lakukan rekapitulasi laporan dan daftar data retensi


5 menit laporan data retensi

-

8 melakukan rekapitulasi laporan dan data retensi, mendokumentasikan dan menyampaikan laporan dan daftar data retensi ke Kasi PAK


30 menit


-

9 melakukan rekapitulasi laporan dan daftar data retensi, mendokumentasikan dan menyampaikan laporan dan daftar data retensi ke KaSubdit AK


30 menit


-

10 melakukan rekapitulasi laporan dan daftar data retensi, mendokumentasikan dan mengirim laporan ke KaSubbag TU


60 menit



11 mengkoordinasikan kepada Biro Umum untuk melaksanakan retensi takah


300 menit


-

A

sudah habis

masih ada

15






TGL. REVISI : -




NAMA SOP : PELAKSANAAN PEMINDAIAN ARSIP KEPEGAWAIAN





1. Biasa menggunakan komputer 2. Memahami Aplikasi DMS


1. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan 2. SOP Penyelesaian Permasalahan Arsip Kepegawaian

1. Komputer dengan koneksi LAN 2. Scanner dan printer



No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterangan KaSub dit AKE

KaSi PAKE

Lahtapeg/A.Kepeg/Peng.K’Arsipan

Kelengkapan Waktu Output

1 membagi arsip kepegawaian kepada Analis Kepegawaian/Pengolah Data Kepegawaian/Pengelola Kearsipan

agenda kerja 15 menit

disposisi -

2 meyalakan komputer dan scanner dalam rangka persiapan memulai pemindaian

komputer scanner

5 menit -

3 memilah arsip kepegawaian berdasarkan tebal tipis kertas yang digunakan. Jika kertasnya tebal maka lakukan pemindaian secara bersamaan dengan menggunakan fasilitas ADF (atas), jika tipis lakukan pemindaian satu persatu menggunakan fasilitas flatbed (bawah)

2 menit -

4 melakukan pemindaian dengan menggunakan fasilitas ADF dan memeriksa posisi image arsip kepegawaian yang dipindai, menetapkan jenis arsip dan diperbaiki posisinya jika terbalik, selanjutnya melakukan validasi

komputer scanner

5 menit laporan -

kertas tebal

kertas tipis

16

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterangan KaSub

dit AKE KaSi PAKE

Lahtapeg/A.Kepeg/Peng.K’Arsipan


5 melakukan pemindaian dengan menggunakan fasilitas Flatbed, menetapkan jenis arsip dan memeriksa posisi image arsip kepegawaian yang dipindai dan diperbaiki posisinya jika terbalik, selanjutnya melakukan validasi

komputer scanner

10 menit

laporan -

6 melakukan validasi data dasar PNS dengan data image yang diunggah. Jika NIP tidak ada dalam data dasar PNS maka dicatat sebagai permasalahan NIP tidak ada dalam database, jika NIP ada maka proses unggah dilanjutkan

komputer scanner

5 menit laporan -

7 melakukan pemeriksaan jumlah jenis dokumen yang diunggah, jika tidak sama lakukan pemindaian arsip kepegawaian yang belum terpindai, jika sama proses pemindaian selesai dan buat laporan

komputer scanner

2 menit laporan -

8 membuat laporan pemindaian dan permasalahan, mendokumentasikan dan menyampaikan laporan dan permasalahan kepada Kasi PAKE

komputer printer

10 menit

laporan permasalahan

-

9 merekap dan mendokumentasikan laporan dan permasalahan lalu menyampaikan laporan dan permasalahan ke KaSubdit AKE

komputer printer

15 menit


-

10 merekap dan mendokumentasikan laporan, mengirimkan laporan ke KaSubbag TU, dan memerintahkan analis kepegawaian ahli untuk menyelesaikan permasalahan

komputer printer

30 menit


- SOP Penyel. Permasalahan AK SOP Pemb Evaluasi dan Pelaporan

B A C

tidak ada

NIP ada

B

C

A

sama

tidak sama

17






TGL. REVISI : -




NAMA SOP :

PELAKSANAAN PENCATATAN/ PEREKAMAN DAN PENYIMPANAN ARSIP KEPEGAWAIAN





1. Mengetahui letak penyimpanan takah



1. Masker, sarung tangan 2. ATK



No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterangan KaSub dit AK

KaSi PAK

Pengel. Kearsipan

/Analis Kepeg

Kelengkap an

Waktu Output

1 melakukan koordinasi, mengendalikan dan memerintahkan Ka Seksi PAK untuk melaksanakan perekaman/pencatatan dan penyimpanan arsip kepegawaian

agenda kerja

15 menit disposisi -

2 membagi dan memerintahkan Pengelola Kearsipan/Analis kepegawaian untuk melaksanakan perekaman/pencatatan dan penyimpanan arsip kepegawaian



3 mencari takah. Jika tidak ada takahnya maka dicatat sebagai permasalahan takah tidak ada. Jika ada maka melanjutkan pekerjaan


5 menit permasalahan

-

4 mencatat arsip kepegawaian dalam kartu induk dan daftar isi, menyimpannya dalam tata naskah, dan memberikan tanda merah pada sampul takah bila PNS tersebut sudah pensiun atau meninggal dunia. Membuat laporan kegiatan

ATK 5 menit laporan - takah ada

takah tidak ada

A

18

19

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterangan KaSub dit AK

KaSi PAK

Pengel. Kearsipan

/Analis Kepeg


5 merekap laporan dan permasalahan, mendokumentasikan dan menyampaikan ke Kasi PAK

komputer scanner

15 menit


-

6 merekap laporan dan permasalahan, mendokumentasikan dan menyampaikan ke KaSubdit AK

15 menit

-

7 merekap laporan, mendokumentasikan dan mengirim ke KaSubbag TU, memerintah Analis Kepegawaian Ahli untuk menyelesaikan permasalahan

komputer scanner

30 menit


- SOP Penyel. Permas AK SOP Pemb Evaluasi dan Pelaporan

A

20






TGL. REVISI : -




NAMA SOP : PELAKSANAAN PEMELIHARAAN TATA NASKAH





1. Memahami pemeliharaan tata naskah


1. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan 2. SOP Pelayanan Kebutuhan Barang Perlengkapan dan ATK

1. Masker dan sarung tangan 2. Komputer dengan aplikasi office dan printer



No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterang

an

Pengel Kearsipan/An. Kepeg

Kasi PAK

KaSub dit AK

KaSub bag TU

Pengad Persu ratan

Kelengkapan

Waktu Output

1 mengecek, menginventarisir, mengklasifikasi jenis kerusakan takah dan pemeliharaan, lalu menyampaikan laporan hasilnya ke Kasi PAK

Masker Sarung tangan

240 menit

laporan -

2 memeriksa dan menganalisis laporan. Jika butuh perbaikan dan atau pemeliharaan takah maka direkap dan disampaikan ke KaSubdit AK. Jika tidak maka laporan didokumentasikan

Komputer Printer

30 menit

laporan -

3 memeriksa dan merekap kebutuhan untuk perbaikan dan atau pemeliharaan takah, mengirim permintaan tersebut ke KaSubbag TU

Komputer Printer

30 ment

Lembar permintaan

-

4 memerintah Pengadministrasi Persuratan untuk mengecek persediaan barang perlengkapan dan ATK

Disposisi 5 menit

disposisi

-

5 mengecek persediaan barang perlengkapan dan ATK, lalu melaporkan ke KaSubbag TU

Disposisi 15 menit

laporan -

butuh tidak

21

A B C

22

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterang

an

Pengel Kearsipan/An. Kepeg

Kasi PAK

KaSub dit AK

KaSub bag TU

Pengad Persura

tan

Kelengkapan

Waktu Output

6 mengecek laporan persedian perlengkapan barang. Jika ada maka permintaan tersebut dipenuhi dan memerintahkan Pengadministrasi Persuratan untuk mengirim ke KaSubdit AK. Jika tidak ada maka dibuat catatan bahwa permintaan tidak dapat dipenuhi dan mengembalikan surat permintaan ke KaSubdit AK

ATK Laporan

10 menit

disposisi laporan

- SOP Pel. Kebut. Barang Perl & ATK

7 mengirim permintaan barang untuk perbaikan dan atau pemeliharaan takah ke KaSubdit AK

10 menit

barang -

8 memeriksa kebutuhan perlengkapan barang yang datang dan membagikan ke Kasi PAK

10 menit

barang -

9 memeriksa kebutuhan perlengkapan barang dan membagikan ke Pengelola Kearsipan/Analis Kepegawaian

10 menit

barang -

10 melakukan perbaikan dan atau pemeliharaan tata naskah, lalu mendokumentasikan dan menyampaikan laporan hasilnya ke Kasi PAK

Komputer Printer

60 menit

laporan -

11 merekap laporan dan mendokumentasikan serta menyampaikan laporan ke KaSubdit AK

Komputer Printer

15 menit

laporan -

12 merekap laporan dan mendokumentasikanserta mengirim laporan ke KaSubbag TU

Komputer Printer

30 menit

laporan - SOP Pemb Eval & Pelap

A B C

ada tidak ada

23






TGL. REVISI : -




NAMA SOP : PELAYANAN PEMINJAMAN TATA NASKAH





1. Memahami pentingnya tata naskah


1. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan 1. Masker dan sarung tangan 2. Komputer dengan aplikasi office dan printer


SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan


No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Ketera ngan

Pemin jam

Takah

KaSubbag TU

Direktur AK

Kasi PAK

Peng. Kear sipan

KaSub dit

PAK

Kelengkapan

Waktu Output

1 mengajukan formulir peminjaman Tata Naskah (rangkap 3) yang diketahui oleh pejabat eselon II ( Pimpinan Tinggi Pratama) kepada KaSubbag TU

Formulir 5 menit

Formu lir

-

2 memeriksa keabsahan formulir peminjaman. Jika memenuhi syarat maka disampaikan kepada Direktur AK. Jika tidak memenuhi syarat maka dikembalikan kepada peminjam

Formulir 5 menit

disposisi

-

3 memeriksa formulir peminjaman. Jika setuju maka ditandatangani, jika tidak setuju maka diberi catatan alasan penolakan. Dikembalikan ke KaSubbag TU

Disposisi 15 menit

Formu lir

-

4 mengecek formulir peminjaman. Jika sudah ditanda tangan maka dicatat dalam buku peminjaman dan menyerahkan formulir ke peminjam serta mengarahkan peminjam ke Ka Seksi PAK. Jika ditolak maka dikembalikan kepada peminjam

Disposisi 5 menit

Formu lir

-

A

memenuhi

syarat

tidak

ditola

k

disetujui

24

25

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Ketera ngan

Pemin jam

Takah

KaSubbag TU

Direktur AK

Kasi PAK

Peng Kearsipan

KaSub dit

PAK

Kelengkapan

Waktu Output

5 mencatat, menyimpan 2 (dua) lembar formulir peminjaman, dan memerintahkan Pengelola Kearsipan untuk mengambil takah serta menyerahkan 1 (satu) lembar formulir ke pengelola takah

Formulir 10 menit

Formu lir

-

6 mengambil takah, mengeluarkan sampul plastik lalu memasukkan 1 (satu) lembar formulir ke dalam sampul takah, dan menyerahkan plastik takah ke Ka Seksi PAK

Masker 5 menit

Takah -

7 memeriksa, mengeluarkan isi sampul plastik dan mencatat arsip kepegawaian yang dipinjam, lalu memasukkan kembali arsip kepegawaian kedalam sampul plastik dan menyerahkannya ke peminjam berikut 1 (satu) lembar formulir peminjaman

Takah 10 menit

Takah -

8 merekap laporan peminjaman takah, mendokumentasikan dan menyampaikan ke KaSubdit AK

Formulir 5 menit

Laporan

-

9 merekap laporan peminjaman takah, mendokumentasikan dan mengirimkan ke KaSubbag TU

Laporan 10 menit

Laporan

- SOP Pemb Eval & Pelap

A

26






TGL. REVISI : -




NAMA SOP : PELAKSANAAN PENGEMBALIAN TATA NASKAH





1. Memahami tata naskah 2. Mengerti letak tata naskah


1. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan 1. Masker, Sarung tangan, ATK 2. Komputer, printer



No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterang

an Pemin

jam Takah

Kasi PAK

Pengel Kearsi

pan

KaSub dit AK


1 mengembalikan sampul plastik tata naskah yang dipinjam ke Kasi PAK

agenda kerja 1500 menit

Takah - dpt diperpanjang 5 hari kerja

2 memeriksa dan mengecek kesesuai arsip kepegawaian yang dipinjam dan yang dikembalikan. Jika ada kekurangan maka sampul plastik takah dikembalikan ke peminjam untuk dilengkapi. Jika sudah sesuai maka memerintahkan Pengelola Kearsipan untuk menyimpan kembali

ATK 10 menit

Disposisi -

3 menyimpan kembali sampul plastik takah ke dalam sampul takah dan mengambil formulir peminjaman untuk diserahkan ke Kasi PAK

Masker 5 menit

Formulir -

4 mengembalikan semua formulir peminjaman takah ke peminjam takah, mencatat, membuat laporan dan menyampaikan laporan ke KaSubdit AK

Komputer Printer

10 menit

Laporan -

5 merekap laporan dan mengirimkan laporan ke KaSubbag TU

Laporan Komputer Printer

15 menit

Laporan - SOP pembuatan evaluasi dan pelaporan

Tidak

sesuai sesuai

27

28






TGL. REVISI : -




NAMA SOP : PENYELESAIAN PERMASALAHAN ARSIP KEPEGAWAIAN





1. Memahami peraturan kepegawaian yang berlaku 2. Memahami penggunaan Aplikasi SAPK 3. Mampu menganalisis permasalahan


1. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan 2. SOP lain yang menemukan permasalahan

1. Masker dan sarung tangan 2. Komputer terkoneksi LAN dan printer



No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterang

an KaSub Dit

Analis Kepeg

Ahli

KaSub bag TU

Direk tur AK

Pengad Persu ratan

Kelengkap an

Waktu Output

1 memerintah Analis Kepegawaian Ahli untuk menyelesaikan permasalahan arsip kepegawaian

Disposisi 15 menit

Disposisi

- SOP yg ketemu permas.

2 memeriksa, meneliti dan menganalisa jenis permasalahan. Melakukan pengecekan ke tata naskah, aplikasi SAPK dan register NIP, lalu menganalisa hasil yang didapatkan

Komputer 120 menit

Hasil cek

-

3 menuangkan hasil analisa ke dalam laporan hasil pemeriksaan dan analisa, dan menyampaikan laporan ke KaSubdit

Komputer Printer

30 menit

Lapo ran

-

4 memeriksa laporan hasil analisa. Jika setuju maka diparaf dan memerintahkan Analis Kepegawaian Ahli untuk memembuat konsep surat penyelesaian permasalahan. Jika tidak maka meminta Analis Kepegawaian Ahli untuk memeriksa dan meneliti lebih dalam permasalahan tersebut

Disposisi 30 menit

disposisi

-

5 membuat/memperbaiki konsep surat penyelesaian permasalahan

Komputer Printer

30 menit

Konsep surat

-

A

setuju

tidak

B

29

arsip kepegawaian dan menyampaikan ke KaSubdit

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterang

an KaSub Dit

Analis Kepeg

Ahli

KaSub bag TU

Direk tur AK

Pengad Persu ratan

Kelengkapan

Waktu Output

6 memeriksa dan mengoreksi konsep surat penyelesaian permasalahan arsip kepegawaian. Jika ada koreksi maka konsep dikembalikan ke Analis Kepegawaian Ahli untuk diperbaiki. Jika setuju maka diparaf dan dikembalikan ke Analis Kepegawaian Ahli

disposisi 30 menit

Konsep surat

-

7 menyampaikan konsep surat penyelesaian permasalahan ke KaSubbag TU

Disposisi 5 menit

Konsep surat

-

8 memeriksa konsep surat penyelesaian permasalahan. Jika ada perbaikan dikembalikan ke Analis Kepegawaian Ahli untuk diperbaiki. Jika tidak ada perbaikan maka disampaikan ke Direktur AK

Disposisi 5 menit

Konsep surat

-

9 mengoreksi konsep surat penyelesaian permasalah arsip kepegawaian. Jika setuju ditandatangani dan mengembalikannya ke KaSubbag TU untuk dikirim dan didokumentasikan. Jika ada koreksi mengembalikannya ke KaSubbag TU untuk diperbaiki

Disposisi 60 menit

Surat penye lesaian

-

10 memerintah Pengadministrasi Persuratan untuk mencatat surat penyelesaian permasalahan di surat keluar

Disposisi 5 menit

Disposisi

-

11 mengagenda, memberi nomor surat, memasukkan surat penyelesaian permasalahan arsip kepegawaian ke amplop dan menyampaikan ke KaSubbag TU

ATK 5 menit

Agenda -

12 membuat laporan, mendokumentasikan, mengirim surat penyelesaian permasalahan arsip kepegawaian ke unit kerja/Instansi terkait dan menyampaikan ke KaSubdit untuk didokumentasikan

Komputer Printer

30 menit

Surat penye lesaian laporan

- SOP Pemb Eval& Lap

13 Membuat laporan, mendokumentasikan dan mengirim ke Analis Kepegawaian Ahli untuk didokumentasikan

Komputer Printer

15 menit

laporan -

14 Membuat laporan, mendokumentasikan surat penyelesaian permasalahan arsip kepegawaian

Komputer Printer

15 menit

laporan -

setuju

ada koreksi

A B

Tidak ada

Ada perbaikan

ada koreksi

setuju

30






TGL. REVISI : -




NAMA SOP : PENGELOLAAN SURAT MASUK





1. Memahami peraturan kepegawaian yang berlaku 2. Memahami administrasi persuratan



1. Komputer dan printer 2. ATK



No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterang

an Pengad Persu ratan

Sekretaris

Direk tur AK

KaSub Dit

Oper. Komp

Kelengkapan

Waktu Output

1 Mengendalikan surat masuk melalui e-office dan mengirim ke Pengadministrasi Persuratan untuk mencatat surat masuk

Disposisi 5 menit

Disposisi -

2 mengagenda, menyiapkan lembar disposisi dan menyampaikan kembali ke Sekretaris

Disposisi 5 menit

Disposisi -

3 menyampaikan surat masuk ke Direktur AK

Disposisi 2 menit

Disposisi -

4 meneliti dan memeriksa serta mendisposisikan surat masuk dan mengembalikannya ke Sekretaris

Disposisi 30 menit

Disposisi -

5 memeriksa disposisi surat dan input ke e-office. Jika untuk didokumentasikan maka langsung didokumentasikan, jika bukan maka diproses sesuai dengan isi disposisi Direktur AK

Disposisi 5 menit

Disposisi -

6 memproses isi disposisi surat. Jika permasalahan maka ditindaklanjuti untuk penyelesaian permasalahan. Jika bukan permasalahan maka digandakan dan didistribusikan ke KaSubdit sesuai disposisi Direktur AK

Disposisi 5 menit

disposisi

-

dokumentasi

bukan dok

permasalahan

Bukan

permasalahan

31

7 menyampaikan permasalahan ke KaSubdit untuk menindaklanjuti penyelesaian permasalahan

Bahan Disposisi

15 menit

Surat - SOP Penyel Permas AK

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterang

an Pengad Persu ratan

Sekretaris

Direk tur AK

KaSub Dit

Oper. Komp

Kelengkapan

Waktu Output

8 memeriksa disposisi surat. Jika untuk didokumentasikan maka langsung didokumentasikan, jika bukan maka dikoordinasikan dan ditindaklanjuti kemudian dikembalikan ke Sekretaris

disposisi 180 menit

Disposisi -

9 memeriksa surat tindak lanjut dari KaSubdit. Jika memerlukan jawaban/tanggapan maka memrintahkan operator komputer untuk membuat konsep surat jawaban/tanggapan, jika tidak maka didokumentasikan

Disposisi 10 menit

Disposisi -

10 membuat/memperbaiki konsep surat jawaban/tanggapan dan menyampaikan ke KaSubbag TU

Kompu ter Printer

60 menit

Konsep surat

-

11 memeriksa dan meneliti konsep surat jawaban/tanggapan. Jika perlu diperbaiki maka dikembalikan ke operator komputer untuk diperbaiki. Jika tidak ada maka disampaikan ke Direktur AK

Disposisi 10 menit

Konsep surat

-

12 memeriksa dan mengoreksi konsep surat jawaban/tanggapan. Jika setuju ditandatangani, jika tidak maka lakukan koreksi dan mengembalikannya ke KaSubbag TU

Disposisi 30 menit

Surat jawaban

-

13 mencatat di laporan, mendokumentasikan surat, mengirim surat jawaban/tanggapan ke instansi/unit terkait, input e-office dan menyampaikan ke KaSubdit

ATK 15 menit

Surat jawaban laporan

- SOP Pemb Eval& Pelaporan

14 mendokumentasikan surat disposisi 5 menit

Dokumentasi

-

Bukan

dok Dokume

n

tasi

A

tidak

perlu

jawaban

perlu

perbaikan

tidak

B

ada

koreksi

setuj

u

32






TGL. REVISI : -




NAMA SOP :

PELAKSANAAN KEBUTUHAN BARANG PERLENGKAPAN DAN ATK





1. Memahami administrasi barang


1. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan 1. Komputer dan Printer



No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterang

an KaSub dit

KaSub bag TU

Pengad Persu ratan

Kelengkap an

Waktu Output

1 mengirimkan daftar permintaan barang, perlengkapan dan ATK kepada KaSubbag Tata Usaha

Agenda kerja

5 menit Daftar Permintaan

-

2 memeriksa daftar permintaan dan melakukan koreksi bila diperlukan, lalu memerintahkan pengelola barang dan ATK untuk mengecek ketersediaan barang yang diminta

Disposisi 5 menit Disposisi -

3 menginventarisir ketersediaan barang perlengkapan dan ATK yang diminta, dan melaporkan kepada KaSubbag TU

Disposisi 15 menit Laporan -

4 memeriksa laporan persediaan barang dan mengoreksi daftar permintaan bila diperlukan, menyetujui dan menandatangani daftar permintaan, lalu memerintahkan pengelola barang dan ATK untuk mendistribusikan kebutuhan barang yang diminta

Laporan 5 menit Daftar Permintaan

-

5 mendistribusikan kebutuhan barang, mendokumentasikan daftar permintaan dan membuat laporan serta menyampaikan laporan ke

Komputer Printer

30 menit Laporan - SOP Pemb. Eval dan Pelaporan

33

KaSubbag TU

34






TGL. REVISI : -




NAMA SOP : PENGELOLAAN KINERJA





1. Memahami peraturan dan petunjuk SKP 2. Bisa mengoperasikan komputer


1. Komputer dan printer


SKP dibuat pada awal tahun dan menempati unit kerja dan atau jabatan baru


No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Kete

rangan Dep SINKA

Direk tur AK

KaSub Dit

Kasi PFT KaSub

bag TU

PFU Kelengka

pan Waktu Output

1 memerintahkan Direktur AK untuk membuat Sasaran Kerja Pegawai

Disposisi 10 menit

Disposisi

2 memerintahkan KaSubdit, KaSubbag TU dan Pejabat Fungsional Tertentu (PFT) untuk membuat Sasaran Kerja Pegawai. Lalu membuat SKP dan menyampaikan ke Deputi SInKa

Disposisi 300 menit

Konsep SKP

3 memeriksa SKP Direktur AK. Jika menyetujui maka ditandatangani dan dikirim ke KaSubbag TU, jika tidak setuju maka dilakukan koreksi dan dikembalikan ke Direktur AK

Konsep SKP

120 menit

SKP

4 memerintahkan KaSi untuk membuat Sasaran Kerja Pegawai, lalu membuat SKP dan menyampaikan ke Direktur

Disposisi 300 menit

Konsep SKP

setuju

Tidak setuju

35

A B C D E

36

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Kete

rangan Dep SINKA

Direk tur AK

KaSub Dit

Kasi PFT KaSub

bag TU

PFU Kelengka

pan Waktu Output

5 memeriksa SKP KaSubdit. Jika menyetujui maka ditandatangani dan mengirim ke KaSubbag TU, jika tidak setuju maka dilakukan koreksi dan dikembalikan ke KaSubdit

Konsep SKP

300 menit

SKP -

6 membuat SKP dan menyampaikan ke Direktur AK

Disposisi 300 menit

Konsep SKP

-

7 memeriksa SKP PFT. Jika menyetujui maka ditandatangani dan mengirim ke KaSubbag TU, jika tidak setuju maka dilakukan koreksi dan dikembalikan ke PFT

Konsep SKP

300 menit

SKP -

8 memerintahkan Pejabat Fungsional Umum (PFU) untuk membuat Sasaran Kerja Pegawai lalu membuat SKP dan me-nyampaikan ke Direktur AK

Disposisi 300 menit

Konsep SKP

-

9 memeriksa SKP KaSubdit, KaSubbag TU dan PFT. Jika menyetujui maka ditandatangani dan mengirim ke KaSubbag TU, jika tidak setuju maka dilakukan koreksi dan dikembalikan ke KaSubbag

Konsep SKP

300 menit

SKP -

10 memerintahkan Pejabat Fungsional Umum (PFU) untuk membuat Sasaran Kerja Pegawai lalu membuat SKP dan menyampaikan ke KaSubdit

Disposisi 300 menit

Konsep SKP

-

11 memeriksa SKP KaSi. Jika menyetujui maka ditandatangani dan dikirim ke KaSubbag TU. Jika tidak setuju maka dilakukan koreksi dan dikembalikan ke KaSi

Konsep SKP

120 menit

SKP -

12 membuat SKP dan menyampaikan ke KaSi/KaSubbag TU

Disposisi 300 menit

Konsep SKP

-

13 memeriksa SKP PFU. Jika menyetujui maka ditandatangani dan dikirim ke KaSubbag TU, jika tidak setuju maka dilakukan koreksi dan dikembalikan ke PFU

Konsep SKP

120 menit

SKP -

14 memeriksa SKP PFU. Jika menyetujui maka ditandatangani, jika tidak setuju maka dilakukan koreksi dan dikembalikan ke PFU

Konsep SKP

120 menit

SKP -

15 mengumpulkan SKP, mendokumentasikan dan mengirim ke Biro

Disposisi 60 menit

SKP Lapo ran

- SOP Analisis Akunt.

A B

C

D E

Tidak setuju setuju

setuju Tidak setuju

Tidak setuju

setuju

Tidak setuju setuju

Tidak setuju setuju

Tidak setuju setuju

37

Kepegawaian Kinerja






TGL. REVISI : -




NAMA SOP : ANALISIS AKUNTABILITAS KINERJA DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN





1. Memahami kinerja 2. Memahami peraturan dan petunjuk SKP 3. Mampu mengoperasikan komputer


1. SOP Pengelolaan Kinerja 2. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan

1. Aplikasi SKP, ATK 2. Komputer dengan koneksi LAN



No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku


KaSub Bag TU

Analis Akuntabilitas Kinerja

Kelengkapan

Waktu Output

1 memerintah Analis Akuntabilitas Kinerja agar mengumpulkan capaian kinerja individu dan unit kerja untuk dilakukan analisis

agenda kerja

10 menit data -

2 mengumpulkan capaian kinerja individu dan unit kerja

120 menit

data - SOP Pengelolaan Kinerja

3 melakukan identifikasi informasi capaian kinerja individu dan unit kerja. Jika ada yang belum terkumpul maka dikoordinasikan ke unit kerja terkait untuk dikumpulkan, jika sudah lengkap maka dilakukan analisisis

60 menit data -

4 menganalisis karakteristik, spesifikasi dan hal-hal lain yang terkait dengan akuntabilitas kinerja berdasarkan informasi dari laporan capaian kinerja individu dan unit kerja


3000 menit

data -

5 menyusun draft laporan akuntabilitas kinerja unit kerja sesuai dengan hasil analisis dan melakukan koordinasi


300 menit

data -

B

sudah lengkap

blm terkumpul

38

dengan unit kerja lain yang menangani penyusunan laporan akuntabilitas kinerja unit kerja

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku


KaSub Bag TU

Analis Akuntabilitas Kinerja

Kelengkapan

Waktu Output

6 menyampaikan draft laporan akuntabilitas kinerja unit kerja dan laporan hasil pelaksanaan tugas ke KaSub Bag TU



-

7 memeriksa draft laporan akuntabilitas kinerja unit. Jika perlu perbaikan maka kembalikan ke Analis Akuntabilitas Kinerja, jika tidak ada maka sampaikan draft laporan akuntabilitas kinerja unit kerja ke Direktur AK



-

8 memeriksa draft laporan akuntabilitas kinerja unit. Jika ada perbaikan kembalikan ke Analis Akuntabilitas Kinerja melalui KaSub Bag TU, jika sudah benar maka ditandatangani dan kembalikan ke KaSubBag TU.

komputer ATK

300 menit


-

9 merekap dan mendokumentasikan laporan hasil analisis, mengirim laporan Akuntabilitas Kinerja ke Unit Kerja terkait

komputer ATK



A

A B

perlu perbaikan

tidak ada

ada perbaikan

sudah benar

39






TGL. REVISI : -




NAMA SOP : PEMBUATAN EVALUASI DAN PELAPORAN





1. Memahami pembuatan laporan 2. Dapat menjalankan aplikasi SKP


1. Seluruh SOP kegiatan 2. SOP SKP 3. SOP Analisis Akuntabilitas Kinerja

1. Komputer, printer 2. Bahan laporan



No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterang

an KaSub dit

KaSub bag TU

Oper. Kom puter

Direk tur AK

Kelengkapan

Waktu Output

1 mengirimkan laporan kegiatan ke KaSubbag TU

agenda kerja

5 menit

Laporan SOP Kegiatan

2 memerintahkan Operator Komputer untuk merekap laporan kegiatan

Bahan laporan

5 menit

Disposisi

3 membuat/memperbaiki rekapitulasi laporan dan menyampaikan ke ke KaSubbag TU

Komputer printer

180 menit

Konsep Laporan

4 memeriksa konsep rekapitulasi laporan. Jika ada koreksi maka dikembalikan ke operator komputer untuk diperbaiki. Jika sudah benar maka konsep rekapitulasi di paraf dan disampaikan ke Direktur AK

Konsep laporan

30 menit

Konsep Laporan

5 memeriksa dan mengoreksi konsep rekapitulasi laporan. Jika ada koreksi maka dikembalikan ke KaSubbag TU untuk diperbaiki. Jika sudah benar maka konsep rekapitulasi ditandatangani dan dikembalikan ke KaSubbag TU

Konsep laporan

60 menit

Laporan Kegiatan

6 memerintahkan Operator Komputer untuk memasukkan laporan kegiatan kedalam realisasi aplikasi SKP

disposisi 5 menit

Disposisi

7 memasukkan rekapitulasi laporan Komputer 900 Konsep SOP SKP

Ada koreksi

Sudah benar

Ada koreksi

Sudah benar

A

40

kedalam realisasi aplikasi SKP, mencetak hasil realisasi dan menyampaikan ke KaSubbag TU

printer menit realisasi SKP

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Biaya Keterang

an KaSub dit

KaSub bag TU

Oper. Kom puter

Direk tur AK

Kelengkapan

Waktu Output

8 Memeriksa konsep realisasi SKP. Jika ada kesalahan maka dikembalikan ke Operator Komputer untuk diperbaiki. Jika sudah benar maka realisasi SKP di paraf dan didokumentasikan

Laporan 120 menit

Realisasi SKP

9 mendokumentasikan laporan kegiatan dan realisasi SKP, menyampaikan laporan kegiatan ke Deputi Bidang Sistem Informasi Kepegawaian dan menyampaikan realisasi SKP ke KaSubdit untuk dievaluasi

laporan 30 menit

Laporan Kegiatan Realisasi SKP

SOP Analisis Akunt. Kinerja

Sudah benar

Ada kesalahan

A B

41






TGL. REVISI : -




NAMA SOP : PELAKSANAAN PENGELOLAAN ANGGARAN DIREKTORAT





1. Memahami Rencana Kerja Tahunan Direktorat 2. Memahami Petunjuk Operasional Kegiatan Direktorat 3. Mengerti Pengelolaan Anggaran Direktorat


1. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan 1. Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) 2. ATK 3. Komputer dengan koneksi LAN



No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku


KaSub Bag TU

Pengelola Anggaran

Kelengkapan

Waktu Output

1 memerintahkan Ka Subbag TU untuk mengadakan rapat dengan Ka Subdit dan Pengelola Anggaran dalam rangka membahas perioritas kegiatan setelah menerima Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) dari Kepala/Sesma BKN

rencana kegiatan POK

5 menit disposisi -

2 mengundang/memberitahu Ka SubDit dan Pengelola Anggaran untuk rapat membahas prioritas kegiatan pada hari, tanggal dan tempat yang telah ditentukan. Melaporkan ke Direktur AK



3 menjelaskan POK, memimpin rapat pembahasan prioritas kegiatan, menyepakati dan menyetujui urutan prioritas kegiatan


180 menit

-

4 memerintahkan Ka Subbag TU mempersiapkan pelaksanaan pembayaran anggaran kegiatan

POK 5 menit disposisi -

5 memerintahkan Pengelola Anggaran untuk mempersiapkan pembayaran anggaran kegiatan

POK 5 menit disposisi -

A

42

No Kegiatan Pelaksana Mutu Baku


KaSub Bag TU

Pengelola Anggaran

Kelengkapan

Waktu Output

6 mempersiapkan administrasi dan dokumen yang dipersyaratkan untuk pembayaran anggaran kegiatan. Jika sudah lengkap diserahkan ke Ka Subbag TU, jika belum lengkap lanjutkan mempersiapkan administrasi dan dokumen

komputer POK ATK

900 menit

dokumen -

7 mengecek administrasi dan dokumen pembayaran kegiatan. Jika ada koreksi dikembalikan ke Pengelola Anggaran, jika tidak ada koreksi diserahkan ke Direktur AK

POK 5 menit dokumen -

8 memeriksa dan mengoreksi administrasi dan dokumen pembayaran kegiatan. Jika sudah lengkap maka diparaf dan diserahkan ke Ka Subbag TU, jika ada koreksi atau belum lengkap maka dikembalikan ke Ka Subbag TU untuk diperbaiki

POK 60 menit disposisi dokumen

-

9 membuat laporan pembayaran kegiatan danmenyerahkan administrasi dan dokumen pembayaran kegiatan ke Pengelola Anggaran

komputer ATK

10 menit laporan dokumen


10 mengirim administrasi dan dokumen pembayaran kegiatan ke Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) untuk ditandatangani, lalu mengirim ke Biro Keuangan setelah ditandatangan, kemudian melaporkan hasilnya ke Direktur AK melalui Ka Subbag TU, akhirnya merekap laporan dan mendokumentasikan dokumen pembayaran kegiatan

komputer ATK

300 menit

laporan dokumen

-

belum lengkap

sudah lengkap

baru

ada koreksi

baru

tidak ada

A

ada koreksi

baru

sudah paraf

Documents

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA DEPUTI BIDANG SISTEM …