Bag 2 Jenis-Jenis Surat

Kegiatan Belajar II

1. Kompetensi dasar: Dasar surat menyurat, jenis-jenis surat2. Indikator: Setelah mempelajari pokok bahasan ini, siswa diharapkan:

a. Mengenal bemacam-macam jenis surat.b. Siswa dapat menyusun bermacam-macam surat dengan tujuannyac. Siswa dapat menggunakan media seperti kantor pos, warkat pos dan benda-

benda pos lainnya.

Uraian MateriA. JENIS-JENIS SURAT

Dalam kehidupan sehari-hari terdapat bermacam jenis-jenis surat yang berdar, baik antar organisasi, antar instansi maupun antar perusahaan. Dalam hal-hal tertentu jelas ada perbedaan-perbedaan, baik asal surat, sifat surat, tujuan, cara pembuatan ataupun cara pengirimannya.Jenis-jenis surat dapat ditinjau dari beberapa segi sebagai mana yang diuraikan berikut ini.

1. Berdasarkan Sifat SuratBerdasarkan sifatnya dapat digolongkan menjadi 5 jenisa. Surat Pribadi

Adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.Contoh: Surtat dari orang tua kepada anaknya Surat persahabatan Surat perkenalan dan sebagainya

b. Surat Dinas PribadiDisebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang dikirimkan dari seseorang kepada instansi-instansi, perusahaan-perusahaan ataupun jawatan-jawatanContoh: Surat lamaran kerja Surat permohonan tidak masuk kerja dan sebagainya

c. Surat Dinas SwastaDisebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau langganannya atau instansi-instansi yang terkait.Contoh: Surat undangan rapat untuk para karyawan Surat undangan pertemuan untuk para relasi Surat rapat tahunan para pemegang saham dan sebagainya

d. Surat Niaga Adalah surat yang berisi soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para pelanggan.

Jenis-jenis Surat, SMKN 1 Mtr Page 1

Contoh: Surat perkenalan barang Surat penawaran barang Surat pesanan barang dan sebagainya

e. Surat Dinas PemerintahAdalah surat-surat yang berisi masalah-masalah administrasi pemerintahan yang dibuat oleh instansi pemerintah.Contoh: Surat keputusan Surat instruksi

2. Berdasarkan Wujud Surata. Surat Yang Menggunakan Kartu Pos

Kartu pos adalah blangko yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia atau instansi lain yang telah diberi izin oleh oleh PT Pos Indonesia untuk mencetaknya asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan PT Pos Indonesia.Kartu pos biasanya dibuat dengan menggunakan kertas karton yang berukuran 15 cm x 10 cm. Kartu pos mempunyai dua bagian.1) Bagian depan atau muka untuk menulis nama atau alamat pengirim serta

penerima.2) Bagian belakang untuk menulis berita-berita yang akan disampaikan.Contoh kartu pos:

Bagian muka kartu pos diatas terdiri dari:1. Alamat pengirim2. Alamat yang dituju


Bagian belakang kartu pos diatas terdiri dari:1. Tanggal2. Alamat yang dituju3. Salam pembuka (bila perlu)4. Isi surat5. Salam penutup

Kartu pos digunakan sebagai berikut:1) Mengirim berita yang singkat-singkat saja2) Untuk berita-berita yang tidak mengandung rahasia, sehingga terbaca oleh orang

lainpun tidak menjadi masalah.3) Dikirim untuk masalah-masalah yang bersifat santai, seperti mengirim dan

meminta lagi.4) Bukan untuk keperluan dinas atau resmi.5) Bukan untuk dikirim kepada orang tua, atau umurnya di atas pengirim.

b. Warkat Pos Adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambang dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia atau instansi yang telah diberi izin.Warkat pos dapat dilipat-lipat sehingga lipatan bagian luar dapat dipakai menulis nama dan alamat pengirim serta penerima. Bagian lipatan dalam untuk menulis berita-berita yang akan disampikan. Surat dengan memakai warkat pos bertujuan untuk surat yang bersifat keluarga, yang isinya berita yang panjang-panjang, yang bersifat rahasia keluarga, bukan keperluan dinas atau bersifat resmi.

c. Surat BersampulAdalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan ke dalam sampul atau amplop. Surat-surat yang memakai amplop atau sampul ini gunanya:1) Untuk surat-surat yang isinya panjang, sebab itu dapat ditulis dalam beberapa

lembar atau beberapa halaman,2) Untuk surat-surat yang isinya dirahasiakan atau tidak boleh dibaca oleh orang

lain,Jenis-jenis Surat, SMKN 1 Mtr Page 3

3) Untuk surat-surat resmi, surat dinas ataupun surat biasa,4) Untuk menjaga kebersihan dan kerapihan, serta5) Untuk menjaga sopan santun.Pemakaian sampul hendaknya disesuaikan dengan bentuk kertas supaya surat yang memakai sampul kelihatan rapi. Pemakaian sampul hendaknya: Sampul yang berukuran panjang untuk kertas-kertas yang berukuran pokok, Untuk sampul yang berukuran persegi empat hendaknya digunakan kuarto, Sampul yang berbentuk kecil digunakan kertas-kertas oktavo.

Contoh sampul surat

d. Surat KilatSurat kilat ialah surat yang pemberangkatan dan pengantarannya diutamakan dari surat biasa. Diusahakan bahwa surat itu harus sampai dalam 1 x 24 jam. Cara pengirimannya dapat dilakukan dengan hanya memberi perangko yang telah ditentukan oleh Perum Pos dan Giro dan lebih mahal dari perangko surat biasa.Contoh :


e. Surat Terbuka dan TertutupSurat terbuka ialah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum, misalnya surat dari pembaca kepada pembaca atau surat yang dikirimkan oleh pembaca untuk pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya. Biasanya surat-surat demikian berisi antara lain:1) Kritikan-kritikan terhadapan sesuatu keadaan atau kejadian yang tidak

menyenangkan,2) Saran-saran dan pendapat-pendapat serta gagasan untuk sesuatu hal yang kurang

baik atau tidak pantas,3) Keluhan-keluhan tentang sesuatu pelayanan yang mengecewakan,4) Ajakan, himbauan untuk berbuat sesuatu kebaikan atau menghindarkan sesuatu

yang kurang baik.Surat tertutup adalah surat-surat yang dikirimkan kepada alamat tertentu dan isinya tidak boleh diketahui orang lain.

f. Memorandum Dan NotaMemorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern (didalam lingkungan sendiri baik perusahaan, instansi lainnya). Pada umumnya memorandum digunakan dari atasan kepada bawahan atau antara pejabat yang sederajat kedudukannya. Cara pembuatannya diketik atau tulisan tangan. Memorandum dipergunakan untuk pemberitahuan, permintaan informasi, memberi petunjuk atau informasi.


Dari contoh memorandum di atas dapat digolongkan tiga bagian memorandum yang sangat penting, yakni kepala, badan, dan kaki memorandum. Contoh skema memo atau memorandum dapat dilihat dibawah ini:


Nota adalah alat komunikasi kedinasan antara pejabat dan suatu unit organisasi yang digunakan secara intern (dalam lingkungan sendiri) tetapi bersifat resmi. Guna nota adalah: Untuk meminta penjelasan Untuk memberikan keputusan, dan Untuk peningkatan supaya isinya mendapat perhatian sepenuhnya.

g. TelegramAdalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui radio atau alat telegrap mengenai sesuatu hal yang perlu mendapat penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dan jarak jauh. Ada dua macam cara penyampaiannya, yaitu: Telegram yang pengirimnya melalui Perum Telekomunikasi (seperti morse, telek,

dan teleprinter). Surat telegram atau surat kawat ialah yang dituliskan dengan gaya bahasa

telegram tetapi pengirimnya dilakukan oleh kurir (utusan atau petugas perusahaan atau instansi)

Blangko telegram dibawah ini terdiri dari:1. Bagian atas

Bagian ini diisi oleh petugas kantor telegram. Jadi, harus diperhatikan tempat-tempat khusus yang harus diisi oleh pengirim atau petugas kantor telegram.

2. Bagian tengahBagian ini tempat pengirim telegram menulis berita. Penulisan telegram harus mengikuti ketentuan yang sudah ditetapkan oleh Perum Postel. Untuk tata cara penulisan ini ada uraian khusus yang membicarakan mengenai telegram. Bagian tengah ini terdiri dari:a. Sifat telegramb. Alamat yang ditujuc. Isi telegramd. Nama pengirim (nama perorangan, instansi, atau organisasi)

3. Bagian bawahBagian ini terdiri dari:a. Bagian kiri perkataan “Priksa awal” (diisi oleh petugas kantor telegram)b. Bagian kanan perkataan”Periksa akhir” (diisi oleh petugas kantor telegram)c. Bagian “Nama” dan “Alamat pengirim” (diisi oleh pengirim telegram)

Contoh:


h. Surat BiasaAdalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbatas oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.

3. Berdasarkan Keamanan IsinyaBerdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolngkan menjadi tiga jenis.a. Surat Sangat Rahasia

Adalah surat-surat yang biasanya digunakan untuk surat-surat yang berhubungan dengan keamanan negara atau surat-surat yang berupa dokumen negara, sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat atau bangsa dan negara.Contoh: Surat-surat yang berhubungan dengan strategi perang. Surat-surat yang berhubungan dengan batas-batas negara. Surat-surat yang berhubungan dengan alat-alat perang, nuklir, pesawat dan

sebagainya.Dengan demikian penyampainnya harus hati-hati, sampul yang digunakan harus tiga sampul dan caranya: Surat atau dokumen telah dimasukkan ke dalam sampul pertama diberi tanda

sangat rahasia kemudian diberi lak.

Dokumen Sampul I Masukan

Dilem + dilakJenis-jenis Surat, SMKN 1 Mtr Page 8SRHS

Kemudian sampul yang berisi dokumen ini masukkan kedalam sampul yang kedua dan diberi lagi tanda sangat rahasia dan dilak.

Sampul I berisi dokumen Sampul IMasukan

Dilem + dilak

Sampul kedua yang telah berisi dokumen ini masukan lagi ke dalam sampul ketiga dan sampul ini tidak boleh diberi tanda sangat rahasia juga tidak boleh dilak, hanya dilem seperti surat biasa, tujuannya supaya tidak mengandung kecurigaan terhadap mereka yang tidak bertanggung jawab.

Sampu II Sampul IIIMasukan Tidak memakai SRHS

dan hanya dilem

b. Surat RahasiaAdalah surat-surat yang isinya harus dirahasiakan atau tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena kalau jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut. Contoh: Surat-surat atau dokumen mengenai resep-resep produksi. Dokumen atau surat yang berhubungan dengan keuangan perusahaan dan

sebagainya.

Cara penyampaiannya dengan menggunakan dua amplop atau sampul yaitu: Surat atau dokumen masukkan kedalam sampul pertama, kemudian diberitanda

rahasia dan diberi lak.

Dokumen Sampul IMasukan

Dilem + dilak

Sampul yang telah diberi isi dokumen tersebut masukkan lagi ke dalam sampul kedua dan jangan diberi tanda rahasia, jangan dilak cukup dilem seperti surat biasa, tujuannya sama yaitu untuk menghilangkan kecurigaan pihak yang tidak bertangung jawab.

Sampul I yang berisi dokumen Sampul IIMasukan Tidak pakai kode RHS

dan hanya dilemJenis-jenis Surat, SMKN 1 Mtr Page 9

SRHS SRHS

SRHS

SRHS

SRHS

c. Surat konfidensial Surat konfidensial adalah surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain, cukup diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya, surat laporan tentang karyawan yang korupsi.

4. Surat Berdasarkan Proses PenyelesaiannyaSurat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu:a. Surat sangat segera atau surat kilat

Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama, karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya sebab penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.Contoh: Surat-surat berita musibah Surat-surat panggilan Surat perintah dan sebagainya.

b. Surat SegeraSurat segera adalah surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesaiannya dari pihak penerima.Contoh: Surat pengumuman Surat penawaran Surat pesanan dan sebagainya.

c. Surat BiasaSurat biasa adalah surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.Contoh: Surat ucapan selamat hari raya, ulang tahun, dan sebagainya.

B. SURAT MENYURAT DINAS POSSurat berdasarkan dinas pos adalah surat-surat yang dikirimkan melalui kartu pos dan dikenakan biaya sesuai dengan peraturan dinas pos. Surat berdasarkan dinas pos dapat digolongkan menjadi empat jenis.

1. Surat BiasaSurat biasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.Jenis-jenis Surat, SMKN 1 Mtr Page 10

Dengan demikian, surat-surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya tidak dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas atau perangkonya cukup murah.Contoh: Surat ucapan selamat hari raya, ulang tahun. Surat mengenai persahabatan, perkenalan dan sebagainya.

2. Surat KilatSurat kilat adalah surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapatkan tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu surat kilat cara penyampaiannyapun, ongkos pengirimannya atau perangkonya lebih mahal dari pada surat biasa.Contoh: Surat promosi dan perkenalan barang. Surat penawaran barang. Surat pesanan barang. Surat pengumuman dan sebagainya.

3. Surat Kilat KhususSurat kilat khusus ialah surat yang dijamin pengirimannya selama 1 x 24 jam oleh PARPOSTEL dan harus sudah ada jaringannya pada daerah yang akan dikirimi surat kilat khusus ini. Cara pengirimannya ialah:(1) Surat yang akan dikirimkan diberikan kepada petugas pos.(2) Surat didaftar dan dibayar langsung kepada petugas pos.(3) Si pengirim surat diberi selembar bukti pengiriman yang disebut resi pos yang dapat

digunakan untuk bahan bukti bila ad penyimpangan dalam pengiriman surat.(4) Harga pengiriman / prangko lebih mahal dari surat kilat.(5) Memakai nomor monitoring yang sesuai dengan resi agar mudah memonitor, apakah

surat sudah sampai atau belum.Contoh:


Contoh resi surat kilat khusus:

Surat Kilat Khusus adalah surat-surat yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting dan harus segera ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya dari penerima. Dengan demikian kantor sangat mengutamakan sekali cara pengirimannya dan waktu penyampainnya kepada penerima sudah dapat dipastikan. Soal biaya dan ongkos atau perangko kilat khusus ini mahal, karena memperhitungkan hal-hal berikut ini:a. Ongkos disesuaikan dengan jarak antara tempat pengiriman dengan tempat penerima.b. Diperhatikan berat surat dan kertas surat tersebut.c. Pihak dinas pos sangat bertanggung jawab terhadap penyampain surat tersebut.Contoh: Surat berita musibah Surat panggilan Surat yang bersifat rahasia dan sebagainya.Biasanya dikirim dengan kilat khusus.

4. Surat TercatatSurat tercatat adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting, sehingga harus segera ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut mendapatkan tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya pula dari pihak penerima. Surat ini hampir sama dengan surat kilat khusus.Cara penyampainya oleh dinas pos sangat diutamakan. Ongkos atau perangkonya mahal, karena ada beberapa hal yang harus diperhatikan:a. Perangko disesuaikan denganjarak antara pengirim dan penerimab. Surat itu ditimbang duluc. Nama dan alamat pengiriman serta jenis surat dicatat oleh dinas pos.d. Setelah sampai ditempat penerimaan, penerima harus menendatangani tanda

penerimaan surat.


Tes Kompetensi III. Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan benar.

1. Apakah yang dimaksud dengan surat bersampul?

2. Sebutkan tiga kegunaan sampul surat!

3. Apa yang dimaksud dengan:

a. Surat Terbuka

b. Surat tertutup

4. Jelaskan apa kegunaan prangko!

5. Apa yang dimaksud dengan dengan :

a. Surat Pribadi

b. Surat Dinas Pribadi

6. Jelaskan mengapa kartu pos disebut surat terbuka!

7. Jelaskan apa kegunaan warkat pos!

8. Berdasarkan wujudnya surat dibolongksn stas tiga macam, sebutkan!

9. Apa yang dimaksud dengan surat kilat?

10. Apa yang dimaksud dengan surat konfidensial?

II. Praktek

1. Tulislah sutat yang ditujukan kepada otang tuamu yang mengabarkan bahwa kamu butuh

uang untuk bayar SPP.

2. Tulislah surat ijin kepada sekolah mu karena kamu berhalangan masuk karena sakit.

3. Menulis surat perkenalan dengan kartu pos.


Documents

Bag 2 Jenis-Jenis Surat