Embed Size (px)
DESCRIPTION
BAGAIMANA MENGWUJUDKAN SISTEM NOMBOR RUJUKAN FAIL ?. Oleh : Jabatan Perkidmatan Awam Malaysia. SISTEM NOMBOR RUJUKAN FAIL MAMPU. Sambungan…. PERHATIAN : Tidak semestinya semua kod mesti digunakan. Ikut keperluan agensi. 2. Kod rujukan pecahan perkara - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
1
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Administration
BAGAIMANA BAGAIMANA MENGWUJUDKAN SISTEM MENGWUJUDKAN SISTEM
NOMBOR NOMBOR RUJUKAN FAIL ?RUJUKAN FAIL ?
Oleh:Oleh:
Jabatan Perkidmatan Awam Jabatan Perkidmatan Awam MalaysiaMalaysia
2
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Administration
SISTEM NOMBOR RUJUKAN SISTEM NOMBOR RUJUKAN FAIL MAMPUFAIL MAMPU
Ruj. 1Ruj. 1 Nama Ringkas Organisasi Nama Ringkas Organisasi Peringkat Ibu PejabatPeringkat Ibu Pejabat
JPJ.IPJPJ.IP
Ruj. 2Ruj. 2 Nama Ringkas Organisasi Nama Ringkas Organisasi Peringkat Peringkat Negeri/Bahagian Negeri/Bahagian Daerah/CawanganDaerah/Cawangan
JPJ.KJPJ.K
Ruj. 3Ruj. 3 Nama Ringkas Bahagian/UnitNama Ringkas Bahagian/Unit JPJ.K:PSMJPJ.K:PSM
Ruj. 4Ruj. 4 Taraf/Klasifikasi KeselamatanTaraf/Klasifikasi Keselamatan (S)(R)(RB)(S)(R)(RB)
Ruj. 5Ruj. 5 Kod Organisasi Terlibat (No.)Kod Organisasi Terlibat (No.) 170170
3
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Administration
Sambungan….Sambungan….
Ruj. 6Ruj. 6 Kod Perkara Utama (No.)Kod Perkara Utama (No.) 2 2
Ruj. 7Ruj. 7 Kod Pecahan Perkara Utama Kod Pecahan Perkara Utama (Sub - subjek) (No.)(Sub - subjek) (No.)
2/12/1
Ruj. 8Ruj. 8 Kod Pecahan Kecil Perkara Kod Pecahan Kecil Perkara Utama (Sub - sub subjek )Utama (Sub - sub subjek )(No.)(No.)
2/1/12/1/1
Ruj. 9Ruj. 9 Kod Siri Kes (No.)Kod Siri Kes (No.) - 1- 1
- 2- 2
4
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Administration
PERHATIANPERHATIAN : :1.1. Tidak semestinya semua kodTidak semestinya semua kod mesti digunakan. Ikut mesti digunakan. Ikut
keperluan agensi.keperluan agensi.2. Kod rujukan 2. Kod rujukan pecahan perkara pecahan perkara
( Sub subjek ) dan ( Sub subjek ) dan kod pecahankod pecahan kecil perkarakecil perkara (Sub sub subjek) (Sub sub subjek) diberikan oleh organisasi diberikan oleh organisasi berkenaan berkenaan
5
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Administration
3. Hendaklah didaftarkan3. Hendaklah didaftarkan
4. Hanya jika benar-benar perlu 4. Hanya jika benar-benar perlu barubaru
lah digunakanlah digunakan
5. Menentukan subjek yang benar-5. Menentukan subjek yang benar-
benar tepat dan membayangkanbenar tepat dan membayangkan
maksud kandungan fail dapatmaksud kandungan fail dapat
mengelakkan pecahan kecilmengelakkan pecahan kecil
perkara digunakan.perkara digunakan.
6
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Administration
6. Bagi kod siri kes pengasingan antara kod pecahan kecil perkara dan kod siri kes hendaklah menggunakan tanda ( - ). Kod siri kes digunakan bagi fail yang mempunyai perkara yg sama tetapi mempunyai perbezaan dari segi nama, tempat, tahun dan sebagai nya. E.g. Fail peribadi, Bajet dll
7
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Administration
Contoh Kod Nama Ringkas Organisasi Contoh Kod Nama Ringkas Organisasi atau Bahagianatau Bahagian
BKBK
Nama ringkas Nama ringkas organisasiorganisasi
JPMJPM
Nama Ringkas Nama Ringkas Bahagian Bahagian KewanganKewangan
Ruj : JPM: BK/…../……
8
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Administration
Contoh Kod Organisisi itu sendiriContoh Kod Organisisi itu sendiri
BLBL
Nama ringkas Nama ringkas organisasiorganisasi
(INTAN WIL (INTAN WIL UTARA)UTARA)
INTANINTAN
Nama ringkas Nama ringkas bahagianbahagian
(Bhg. Latihan(Bhg. Latihan
108108
Kod Organisasi Kod Organisasi INTANINTAN
Ruj : INTURA:BL/108/……
9
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Administration
BLBL
Nama Nama ringkas ringkas
organisasiorganisasi
(INTAN)(INTAN)
INTANINTAN
Nama ringkas Nama ringkas bahagianbahagian
(BHG LATIHAN)(BHG LATIHAN)
108108
Kod Organisasi Kod Organisasi INTANINTAN
Ruj : INTAN.SWK:BL/108/……
SWKSWK
Nama ringkas Nama ringkas organisasi organisasi peringkat peringkat
negerinegeri
(SARAWAK)(SARAWAK)
Rujukan Fail Organisasi Peringkat NegeriRujukan Fail Organisasi Peringkat Negeri
10
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Administration
Rujukan Fail Bertaraf KeselamatanRujukan Fail Bertaraf Keselamatan
BLBL
Nama Nama ringkas ringkas
organisasiorganisasi
INTANINTAN
Nama Nama ringkas ringkas
bahagianbahagian
108108
Kod Kod organisasi organisasi
INTANINTAN
(S)(S)
Taraf Keselamatan Taraf Keselamatan Sulit (S), Sulit (S),
Rahsia Besar (RB), Rahsia Besar (RB),
Rahsia ( R )Rahsia ( R )
Ruj : INTAN.SWK:BL(S)/108/……
(RB)(RB)
(R)(R)
11
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Administration
KOD ORGANISASI AGENSI LAINKOD ORGANISASI AGENSI LAIN
BLBL
Nama Nama ringkas ringkas
organisasiorganisasi
INTANINTAN
Nama ringkas Nama ringkas Bahagian LatihanBahagian Latihan
Kod untuk fail dibuka oleh agensi INTAN atas urusan khusus Kod untuk fail dibuka oleh agensi INTAN atas urusan khusus dengan agensi lain iaitu Kem. Kewangan dengan agensi lain iaitu Kem. Kewangan
1010
Kod organisasi Kod organisasi Kementerian Kewangan Kementerian Kewangan
SWKSWK
Nama ringkas Nama ringkas organisasi organisasi
peringkat negeriperingkat negeri
(SARAWAK)(SARAWAK)
Ruj : INTAN.SWK:BL/10/……
12
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Administration
Contoh Kod Perkara Utama – Contoh Kod Perkara Utama – Perkara Utama : Perkara Utama : ADUANADUAN
BKPBKP
Nama Nama ringkas ringkas
organisasiorganisasi
INTANINTAN
Nama Nama ringkas ringkas
bahagianbahagian
108 / 108 / 22
Kod Kod AduanAduan
(S)(S)
Taraf Taraf keselamatan keselamatan
SulitSulit
No. Rujukan : No. Rujukan : 22
Ruj : INTAN:BKP(S)/108/2/……
13
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Administration
Contoh Kod Pecahan Perkara Utama Contoh Kod Pecahan Perkara Utama ( Sub Subjek)( Sub Subjek)
BKPBKP
Nama Nama ringkas ringkas
organisasiorganisasi
INTANINTAN
Nama Nama ringkas ringkas
bahagianbahagian
108 / 108 / 22 / /
Kod Kod AduanAduan
(S)(S)
Taraf Taraf Keselamatan Keselamatan
SulitSulit
No. Rujukan Fail pertama
Huruf A : Aduan Pecahan Perkara Utama : Aduan Awam
11
Kod Kod Aduan Aduan Awam Awam
( Kod diberi oleh ( Kod diberi oleh organisasi )organisasi )Ruj : INTAN:BKP(S)/108/22/1
14
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Administration
Contoh Kod Pecahan Perkara Utama Contoh Kod Pecahan Perkara Utama (Sub Subjek)(Sub Subjek)
BKPBKP
Nama Nama ringkas ringkas
organisasiorganisasi
INTANINTAN
Nama Nama ringkas ringkas
bahagianbahagian
108 108 / 2/ 2 / /
Kod Kod AduanAduan
(S)(S)
Taraf Taraf keselamatan keselamatan
SulitSulit
No. Rujukan Fail Kedua
Huruf A : Aduan Pecahan perkara utama: Aduan Agensi Lain
22
Kod Kod Aduan Aduan Agensi Agensi
LainLainRuj : INTAN:BKP(S)/108/22/2
15
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Administration
Contoh Kod Perkara UtamaContoh Kod Perkara Utama
BKBK
Nama Nama ringkas ringkas
organisasiorganisasi
INTANINTAN
Nama Nama ringkas ringkas
bahagianbahagian
108 / 108 / 8181
Kod Kod BelanjawanBelanjawan
(R)(R)
Taraf Taraf keselamatan keselamatan
RahsiaRahsia
Huruf B: BelanjawanHuruf B: Belanjawan
Ruj : INTAN:BK(R)/108/8181
16
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Administration
Kod Siri Kes Bagi Fail KakitanganKod Siri Kes Bagi Fail Kakitangan
• No rujukan anggota menggunakan Kod Siri No rujukan anggota menggunakan Kod Siri Kes ditulis selepas Kod Perkara Utama bagi Kes ditulis selepas Kod Perkara Utama bagi kakitangan “kakitangan “431431””
• Kod Siri Kes berturutan 1 hingga ke satu Kod Siri Kes berturutan 1 hingga ke satu angka melambangkan jumlah anggota dalam angka melambangkan jumlah anggota dalam organisasiorganisasi
• Empat nombor akhir Kad Pengenalan Empat nombor akhir Kad Pengenalan anggota boleh menggantikan Kod Siri Kesanggota boleh menggantikan Kod Siri Kes
17
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Administration
Contoh Fail Menggunakan Contoh Fail Menggunakan Kod Siri KesKod Siri Kes
BKPBKP
Nama Nama ringkas ringkas
organisasiorganisasi
INTANINTAN
Nama Nama ringkas ringkas
bahagianbahagian
108 / 108 / 431 431
Kod Kod PerjawatanPerjawatan
Taraf Taraf keselamatan keselamatan
Huruf K: Kakitangan – Fail Peribadi
11
Fail pertama Fail pertama bagi bagi
kakitangan kakitangan pertamapertama
-
Ruj : INTAN.SWK:BKP/108/431-1 431-1 – AHMAD ABD AZIZ– AHMAD ABD AZIZ
18
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Administration
BKPBKP
Nama Nama ringkas ringkas
organisasiorganisasi
INTANINTAN
Nama Nama ringkas ringkas
bahagianbahagian
108 / 431 108 / 431
Kod Kod PerjawatanPerjawatan
Taraf Taraf
keselamatankeselamatan
Huruf K: Kakitangan
22
Fail pertama Fail pertama bagi bagi
kakitangan kakitangan keduakedua
-
Ruj : INTAN.SWK:BKP/108/431-2 431-2 –– ISMAIL BIN SAHARIISMAIL BIN SAHARI
Contoh Fail Menggunakan Contoh Fail Menggunakan Kod Siri KesKod Siri Kes
19
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Administration
BKPBKP
Nama Nama ringkas ringkas
organisasiorganisasi
INTANINTAN
Nama Nama ringkas ringkas
bahagianbahagian
108 / 431 108 / 431
Kod Kod PerjawataPerjawata
nn
Taraf Taraf keselamatan keselamatan
Huruf K: Kakitangan – Fail Peribadi
57415741
Fail kakitangan Fail kakitangan menggunakan menggunakan
no. KPno. KP
-
Ruj : INTAN:BKP/108/431-431-57415741 – AHMAD ABD AZIZ– AHMAD ABD AZIZ
Contoh Fail Menggunakan Contoh Fail Menggunakan Kod Siri – 4 Angka Akhir No. KPKod Siri – 4 Angka Akhir No. KP
20
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Administration
Contoh Fail Menggunakan Kod Siri – Contoh Fail Menggunakan Kod Siri – Mengikut tahunMengikut tahun
Huruf B: Belanjawan
INTANINTAN BKBK
Taraf Taraf keselamatan keselamatan
108 / 108 / 81 81
Nama Nama ringkas ringkas
organisasiorganisasi
Nama Nama ringkas ringkas
bahagianbahagian
Ruj : INTAN:BK/108/81 81 – 2006 – BELANJAWAN 2006– 2006 – BELANJAWAN 2006
(S)(S)- 20062006
Kod Kod BelanjawanBelanjawan
Kod Kod TahunTahun
21
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Administration
PENUTUPPENUTUP1.1. Pastikan kulit fail yang dibuka betulPastikan kulit fail yang dibuka betul2.2. Pastikan tajuk fail tepatPastikan tajuk fail tepat3.3. Pastikan no rujukan digunakan betulPastikan no rujukan digunakan betul4.4. Pastikan fail ditutup mengikut prosedurPastikan fail ditutup mengikut prosedur5.5. Pastikan fail sambungan dibuka tajuk dan Pastikan fail sambungan dibuka tajuk dan
nombor rujukan sama seperti yang asalnombor rujukan sama seperti yang asal6.6. Elakkan surat keluar diedar tidak bersama Elakkan surat keluar diedar tidak bersama
fail dan tanpa direkod dalam Buku Daftar fail dan tanpa direkod dalam Buku Daftar Pergerakan Fail atau Kad Pergerakan Fail.Pergerakan Fail atau Kad Pergerakan Fail.
22
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Administration
INTAN Wilayah UtaraINTAN Wilayah Utara
Jabatan Perkidmatan Awam MalaysiaJabatan Perkidmatan Awam Malaysia
