BAGIAN 1 TEORI ORGANISASI

BAB I

PENDAHULUAN

A.    LATAR BELAKANG

Sejak zaman primitif orang sudah mengenal adanya organisasi. Mereka hidup

berkelompok, budaya maupun ritualnya dalam rangka mempertahankan keberadaan

kelompoknya dan perkembanganya. Lebih-lebih balam zaman modern ini orang menganggap

organisasi menjadi sangat penting

Sejak orang dalam kandungan sudah berhubungan dengan dokter

yang memeriksa perkembanganya. Seorang dokter bekerja pada suatu organisasi mungkin

swasta ataupun pemerintahan. Dizaman globalisasi ini keberadaan organisasi makin menjadi

sangat penting, karena pengaruh globalisasi memvisualisasikan keadaan-keadan yang cepat

berubah.

B.     PENTINGYA MEMPELAJARI TEORI ORGANISASI

Manusia atau individu merupakan anggota dari suatu organisasi dan akan memperoleh

hasil yang lebihh besar daripada dikerjakan sendiri, karena anggota lain dalam organisasi ikut

berperan dalam mencapai hasil tersebut.

Pengertian organisasi dapat dilihat dari pendapat tokoh berikut. Menurut James L. Gibson,

John M. Ivencevich, James H Donnely Jr. Mengatakan “ Organisasi adalah kesatuan yang

memungkinkan anggota mencapai tujuan yang tidak dapat dicapai melalui tindakan individu

secara terpisah”.

Manusia atau individu merupakan anggota dari suatu organisasi dan akan memperoleh

hasil yang lebihh besar daripada dikerjakan sendiri, karena anggota lain dalam organisasi ikut

berperan dalam mencapai hasil tersebut.

Stephan P. Robbins memberikan pengertian yang kurang jelas tentang organisasi yaitu:

“ Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikkoodinasikan secara sadar, dengan

sebuah batasa yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus-

menerus untuk mencapai tujuan yang sama atau sekelompok tujuan”.

Dari kedua pengertian tersebut di atas, penulis berusaha memberikan pengertian yang lebih

kongkret dan mudah dipahami oleh siapapun, yaitu:

“ Organisasi adalah kesatuan sosial yang dikoodinasikan secara sadar, yang memungkinkan

anggota mencapai tujuan yang tidak dapat dicapai melalui tindakan individu secara terpisah”.

Organisasi dibutuhkan sebagai alat untuk mencapai suatu tujuan. Organisasi mempunyai dua

buah pengertian yang tidak dapat terpisahkan sebagai suatu keutuhan, bagaikan dua sisi

mmata uang.

a.       Organisasi mempunyai pengertian sebagai wadah.

Organisasi sebagai wadah statis, karena merupakan Bagan Organisasi yang mewadahi

seluruh anggotanya dengan status posisinya. Jadi merupakan piranti manajemen.

b.      Organisasi mempunyai pengertian sebagai proses.

Organisasi sebagai proses dinamis. Organisasi selalu bergerak menuju tercapainya tujuan

organisasi. Organisasi sebagai proses dinamis, karena harus mengadakan tugas kepada para

anggotanya.

Dalam organisasi dikenal adanya dua macam hubungan yaitu:

1.      Hubungan Formal berarti hubungan yang timbul dikarenakan adanya organisasi. Hubungan

ini merupakan hubungan resmi (Formal Relation)

2.      Hubungan Informal berarti hubungan yang berada di luar hubungan resmi atau kedinasan

(Informal Relation)

Ada butir-butir yang penting bagi pimpinan dalam pelimpahan wewenang, yaitu:

1.      Agar pimpinan dapat berkosentrasi terhadap pekerjaan yang penting-penting saja seperti

keputusan kebijaksanaan, rencana strategis, pengendalian dan lain-lainnya, sedangakan yang

sifatnya rutin dapat dikerjakan oleh bawahan.

2.      Agar tidak semuanya tidak bergantungg pada atasan/pimpinan.

Hal ini mencerminkan pekerjaan yang lancar. Bahkan budaya budaya “mohon petunjuk”

dapat dikikis habis.

3.      Merupakan dorongan bagi bawahan untuk lebih percaya diri, percaya lebih baik , kreatif, dan

bertanggung jawab.

Adapun ciri organisasi adalah sebagai berukut:

1.      Adanya sekelompok orang.

Organisasi besar ataupu kecil tidak boleh mengabaikan adanya orang-orang di dalam

organisasi.

2.      Antarhubungan

Antar hubungan sebagai ciri organisasi yang kedua. Hanya orang dalam organisasi akan

menciptakan suatu hubungan.

3.      Kerja sama yang didasarkan atas hak, kewajiban, dan tanggung jawab masing-masing orang

untuk mencapai tujuan. Adanya tujuan organisasi akan mencermikan hak dan tanggung

jawab masing-masing orang untuk mencapai tujuan organisasi. Kerja sama yang harmonis

merupakan suatu kiat untuk mencapai keberhasilan organisasi. Tetapi koordinasi yang baik

tesebut harus tetap harus didasari oleh hak, kewajiban dan tanggung jawab masing-masing

individu, untuk mencegah adanya kerja yang tumpang tindih, ataupun seorang merampas

tugas dan pekeriaan orang lain. Hak, kewajiban, dan tanggung jawab masing-masing individu

mutlak perlu disadari agar tidak terjadi mismanagement.

Hakiki Organisasi

Ada 3 hal yang perlu diperhatikan tentang hakiki organisasi yaitu:

1)      Merupakan tempat/wadah bagi orang-orang untuk dapat bergerak/ melakukan kegiatan

menuju tercapainya tujuan organisasi. Sebagai wadah oraganisasi dapat dipandang sebagai

alat yang digunakan orang-orang dalam organisasi untuk mencapai tujuan.

2)      Sebagai proses, organisasi juga merupakan proses penyusunan/pengaturan orang-orang yang

sesuai dengan tujuan organisasi. Yang diatur adalah tugas-tugas, wewenang, dan tanggung

jawab dalam hubungan-hubungan di dalam manajemen.

3)      Pengorganisasian merupakan langkah pertama dari pelaksanaan rencana yang telah disusun

sebelumnya.

Sifat Organisasi

1)      Sifat Statis.

Sebagai wadah dalam menyatukan dann mengelompokkan orang-orang, organisasi tersebut

bersifat statis. Organisasi sebagai wadah merupaka bagan organisasi atau piranti dalam

manajemen.

2)      Sifat Dinamis.

Oganisasi sebagai pproses menggambarkan adanya hubungan di antara orang-orang, adanya

pembagian tugas, adanya wewenang dan tanggung jawab , organisasi bersifat dinamis.

Kunci Organisasi

Sebagai wadah dan sifat organisasi, maka organisasi selalu berusaha untuk

mempertahankan keberadaannya (existence) dan berusaha untuk mengembangkan diri

(develop). Untuk dapat mempertahankan hal tersebut, sebaggai kunci keberhasilan organisasi

adalah efektivitas. Apabila suatu organisasi dirasakan tidak efektif , maka secepatnya

organisasi tersebut harus segera dibenahi.

Hubungan-hubungan

a)      Hubungan Formil

Yaitu hubungan yang timbul karena adanya organisasi. Jadi hubungan tersebut bersifat resmi.

Hubungan formil ini lebih banyak mengandung muatan instruksi atau top-down.

b)      Hubungan Informil

Yaitu hubungan diluar hubungan formil, atau diluar kedinasan. Hubungan formil ini

mempunyai kekuatan yang cukup besar dan merupakan arus balik. Hubungan formil ini lebih

banyak mengandung muatan-muatan tuntutan (demand) dan kebutuhan, jadi lebih banyak

mengandung muatan bottom-up.

 BAB II

STRUKTUR/DESAIN ORGANISASI

A.    PENGERTIAN

Struktur Organisasi menurut Miles adalah pengaturan antarhubungan bagian-bagian

dari kommponan dan posisi dalam oraganisasi/perusahaan. Stuktur organisasi menspesifkan

pembagian kerja dan menunjukkkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan saling

terkait; dalamm beberapa hal juga mmenunjukkan tingkat-tingkat spesialisasi dari kegitan

kerja. Disamping itu juga menujukkan hierarki dan kewenangan, dan menujukkan pula tata

hubungan laporan.

Hani Handoko Tampaknya senada dengan pengertian tesebut. Menurut Beliau Struktu

organisasi adalah merupakan mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi

dikelola. Stuktur Organisasi menujukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tatap

hubbungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-poosisi, maupun

orang-orang yang menunjukkan tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-berbeda

dalam suatu organisasi . Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja,

Standardisasi, koordinasi, sentralisasi, atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan

besaran (ukuran) satuan kerja. Beliau juga mengungkapkan hal yang sama,yaitu bahwa

struktur organnisasi memiliki lima hal yaitu:

1.      Spealisasi kegiatan.

2.      Standarisasi kegiatan.

3.      Koordinasi kegiatan.

4.      Sentralisasi dan desentralisasi pengambilan keputusan.

5.      Ukuran satuan kerja.

Dari kedua pendapat tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa stuktur organisasi

adalah susunan formal-formal dan mekanisme-mekanisme dengan mana organisasi dikelola.

Stuktur organisasi menunjukkan kerangka dan perwujudan sebagai hubungan-hubungan antar

komponen-komponen, bagian-bagian, fungsi-fungsi, kegiatan-kegiatan dan posisi, juga

menujukkan tungkat spesialis kegiatan kerja. Stuktur organisasi juga menunjukkan hierarki,

tugas dan wewenang, serta mempelihatkan hubungan pelopornya.

B.     FAKTOR UTAMA STRUKTUR ORGANISASI

Struktur Organisasi dapat diberikan pengertian sebagai mekanisme-mekanisme formal

dengan mana organisasi dikelola. Organisasi secara keseluruhan dan sub-sub unitnya

diorganisir agar kongruen dengan sasarannya, sumber dayanya dan lingkungannya. Struktur

Organisasi menunjukkan dan susunan sebagai,bagian-bagian, posisi, maupun orang-orang

dalam kedudukan, tugas, dan wewenang, dan tanggung jawab dalam suatu organisasi. Ada 4 (

empat) faktor utama stuktur Organisasi, yaitu:

a.       Stategi Organisasi.

Menurut Alfred D. Chandler, Struktur mengikuti strategi. Strategi akan menjelaskan

bagaimana aliran wewenang dan seluruh komunikasi diantara para manajer dan bawahan.

Aliran kerja sangat berpegaruh oleh strategi, sehingga bila strategi berubah, maka organisasi

juga berubah.

b.      Teknoloogi yang digunakan.

Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang atau jasa akan

membedakanbentuk struktur organisasi. Sebagai contoh, industri mobil yang menggunakan

teknologi industri yang tinggi, dibandingkan dengan industri pakayan yang menggunakan

teknologi industri rendah.

c.       Manusia atau orang-orang.

Orang-orang dalamm organisasi mempengaruhi strukturnya. Kemampuan cara

berpikir dari para anggota organisasi, serta kebutuhan mereka untuk bekerja sama untuk

mempengaruhi struktur organisasi. Kebutuhan manajer untuk mengambil keputusan, dan

saluran komunikasi yang mempengaruhi stuktur organisasi. Dengan pula orang-orang di luar

organisasi, seperti pelanggan, pemasok (supplier), dan lain sebagainya juga mempengaruhi

stuktur organisasi.

d.      Ukuran organisasi.

Besarnya organisasi dan banyaknya satuan-satuan/unit kerja sangat mempengaruhi

stuktur oraganisasi. Organisasi yang besar cenderung memiliki spesialisasi yang besar dan

prosedur yang lebih formal.

C.     BAGAN ORGANISASI

Struktur organisasi terlalu rumit untuk dijelaskan secara verbal. Untuk dapat

memperlihatkan stuktur organisasi secara jelas diperlukan suatu bagan organisasi, yang

merupakan visualisasi dan struktur organisasi yang menggambarkan susunan fungsi-fungsi,

bidang-bidang (departemen), atau posisi-posisi atau jabatan dalam organisasi dan

menujukkan hubungan-hubungan antara satu dengan yang lainnya. Satuan-satuan/ unit-unit

organisasi yang terpisan biasanya digambarkan dalam kotak-kotak, yang stu sama lain

dikaitkan /dihubungkan dengan garis, yang menunjukkan rantai perintah dan jalur

komunikasi.

Bagan organisasi menggambarkan 5 (lima) aspek utama struktur organisasi yang

dapat dijelaskan sebagai berikut:

1.      Pembagian kerja.

Setiap kotak menunjukkan tanggung jawab atau stuan organisasi untuk bidang tertentu dari

beban kerja organisasi.

2.      Manajer dan bawahan.

Garis menujukkan hubungan wewenang dan tanggung jawab yang menghubungkan atasan

dan atasan dalam keseluruhan organisasi. Aliran ini dimulai dari jenjang organisasi yang

tertinggi sampai karyawan yang terendah dalam sebuah organisasi. Oleh karena itu setiap

anggota organisasi mempunyai suatu kaitan manajer puncak organisasi. Dalam hal prinsip

garis komando harus jelas, Dimana seorang bawahan menerima tugas dan pelimpahan

wewenang dari manajernya dan melaporkan pertanggungan jawaban kepada manajernya.

3.      Jenis pekerjaan yang dilaksanakan.

Label atau deskripsi pada setiap kotak menunjukkan pekerjaan atau tugas-tugas pekerjaan

dan tanggung jawab yang berbeda-beda.

4.      Pengelompokkan bagian-bagian kerja

Keseluruhan bagan organisasi menuunjukkan dasar pembagian kegitan-kegiatan organisasi,

Misalnya atas dasar fungsional atau divisional, atau lainnya (departemenlisasai).

5.      Tingkat manajemen.

Sebuah bagan tidak hanya menunjuukkan manajer dan bawahan, tetapi juga hierarki

manajemen secara keseluruhan.

Model Bagan Organisasi

Ada 4 (empat) macam model bagan organisasi, yaitu:

a)      Model Piramid, bentuk ini yang paling banyak digunakan, karena sederhana, jelas dan

mudah dimengerti.

b)      Model Vertikal, bentuk vertikal sangat menyerupai bentuk piramid, yaitu pelimoahan

kekuasan dari etas ke bawah, hanya bagian vertikal berwujud tagak sebenaranya.

c)      Model Horizontal, bentuk horizintal digambarkan secara mendatar, aliran wewenang dan

tanggung jawab digambarkan dari kiri ke kanan.

d)     Model Lingkaran, bagan ini menekankan hubungan antara satu jabatan dengan jabatan yang

lainnya. Bagan bentuk lingkran jarang sekali digunakan.

BAB III

KOORDINASI

Koordinasi adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan dari

satuan-satuan yang terpisah suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Stoner dan Wankel menyoroti koordinasi dikaitkan dengan rentang manajemen dan desain

organisasi.

A.      KEBUTUHAN KOORDINASI

. Kebutuhan Koordinasi Menurut Stoner dan Wankel dapat dibedakan menjadi 3,

yaitu :

1.      Kebutuhan koordinasi atas ketergantungan kelompok (Pooled Interdependence).

Ketergangantungan kelompok terjadi apabila unit organisasi tidak tergantung satu sama lain

untuk melaksanakan pekerjaan sehari-hari tetapi tergantung pada prestasi yang memadai dari

setiap unit demi tercapainya hasil akhir

2.      Kebutuhan koordinasi atas ketergantungan sekuensial (Sequential Interdependence).

Ketergantungan sekuensial tercermin pada suatu unit organisasi yang harus melaksanakan

kegiatan atau aktifitas terlebih dahulu sebelum unit-unit selanjutnya dapat bertindak.

3.      Kebutuhan koordinasi atas ketergantungan timbal balik (Reciprocal Interdependence).

Ketergantungan timbal balik melibatkan hubungan saling memberi dan menerima dan saling

menguntungkan diantara unit-unit.

B.       MASALAH-MASALAH DALAM PENCAPAIAN KOORDINASI

Pendebedaan-Perbedaan yang mempersulit Efektivitas Koordinasi adalah :

1.      Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.

Hal ini terjadi apabila anggota berbeda dalam mengembangkan pandangannya sendiri dalam

mencari cara terbaik untuk meningkatkan kepentingan perusahaan.

2.      Perbedaan dalam orientasi waktu. Misalnya ada sala satu init yang lebih memperhatikan

masalah-masalah yang harus segera ditanggulangi, sedangkan unit lain lebih memusatkan

perhatiannya pada masala-masalah yang memerlukan pemecahan waktu lama (bertahun-

tahun).

3.      Perbedaan orientasi antarpribadi.

Misalnya unit produksi ingin meningkatkan produknya dengan meningkatnya permintaan

pasar. Sedangkan unit pebekalan/logistic ingin mengurangi jumlah bahan yang diperlukan

karena menipisnya dan sulitnya mencari bahan baku.

4.      Perbedaan dalam formulasi struktur.

Misalnya unit produksi dalam mengevaluasi kemajuan dengan mengukur imbalan kepada

karyawan dengan tercapainya sasaran. Sedangkan unit personalia dalam mengevaluasi

kemajuan dengan mengukur kinerja yang dicapai seorang karyawan dengan kinerja yang

dicapai sebelumnya.

C.       PENDEKATAN TERHADAP PENCAPAIAN KOORDINASI

1.      Pendekatan Potensi Koordinasi

Pendekatan ini dikaitkan dengan pendapat yang mengatakan bahwa kunci koordinasi

yang efektif adalah komunikasi. Pendekatan potensi koordinasi ini meliputi :

a)        Sistem informasin vertical adalah suatu sistem informasi dimana informasi dapat dikirimkan

keatas dan kebawah jenjang organisasi. Contoh: IDT (Impres Desa Tertinggal) dari Menrti

dalam negri sampai kedesa tertinggal dan sebaliknya.

b)        Sistem informasi lateral mengabaikan rantai komando. Hubungan lateral memungkinkan

adanya pertukaran informasi yang di butuhkan dapat dipertanggungjawabkan.

Contoh: dalam kasus tanah perlu adanya informasi lateral atau bada pertanahan nasional,

Departemen dalam negri, Departemen kehutanan, dan departemen pertanian.

2.      Pendekatan Struktur

Pendekatan struktur ini dilakukan apabila perusahaan emrasakan adanya iklim yang

tidak sehat pada unit-unit karena adanya penumpukan kegiatan/ proyek pada satu unit.

D.      MEMILIH MEKANISME KOORDINASI YANG CEPAT

Prinsip Koordinasi menurut Hellriegel dan John. W. Slacum Jr. yaitu :

1.      Prinsip Kesatuan Komando

Dalam prinsip kesatuan komando pegawai harus mempunyai satu pimpinan saja. Setiap

pegawai harus tahu kepada siapa ia harus melapor, dan siapa pemimpinnya. Hal ini sangat

penting untuk memperkecil kebingungan siapa yang harus membuat keputusan dan siapa

yang harus melakukannya/mengerjakannya.

2.      Prinsip Tangga

Prinsip tangga menunjukkan lebih jelas dan mendasarkan adanya rantai komando yang tidak

terputus (mantap) antara anggota organisasi dengan atasan langsungnya. Tugas-tugas yang

diberikan jelas dan tidak tumpang-tindih.

3.      Perinsip Rentang Kendali

Prinsip rentang kendali menunjukkan model yang sudah tua, yang masih digunakan sampai

sekarang. Prinsip rentang kendali memberikan gambaran berapa banyak bawahan yang dapat

diawasi secara efektif oleh seorang pimpinan. Prinsip rentang kendali ini berkeyakinan

kerasbahwa tidak mungkin seorang pimpinan dapat mengawasi bawahan dalam jumlah besar.