Upload
doandien
View
239
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
MANUAL PENGGUNA
BAHAGIAN PENGURUSAN MAKLUMAT JABATAN PERANGKAAN MALAYSIA
MANUAL PENGGUNA
LANGKAH-LANGKAH SEMAKAN STATUS KATA
LALUAN DAN PENUKARAN KATA LALUAN AKAUN
DOMAIN/E-MEL JABATAN
Bahagian Pengurusan Maklumat Jabatan Perangkaan Malaysia Jabatan Perdana Menteri
MANUAL PENGGUNA
2
KANDUNGAN
1. PENDAHULUAN ....................................................................................................... 3
2. KEPERLUAN PERISIAN DAN PERKAKASAN ........................................................ 3
2.1 Operating System ........................................................................................... 3
2.2 Alat bantu ........................................................................................................ 3
3. SEMAKAN CAPAIAN YANG DIGUNAKAN .............................................................. 4
4. TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL SELEPAS 1 MAC 2014 .................................. 5
4.1 CAPAIAN 1 ..................................................................................................... 6
4.2 CAPAIAN 2 ..................................................................................................... 8
4.3 CAPAIAN 3 ................................................................................................... 10
5. NOTIFIKASI KATA LALUAN AKAN TAMAT TEMPOH .......................................... 10
6. LANGKAH-LANGKAH PENUKARAN KATA LALUAN ............................................ 11
7. MENGGUNA PAKAI KATA LALUAN BARU ........................................................... 14
7.1 CAPAIAN 1 ................................................................................................... 14
7.2 CAPAIAN 2 ................................................................................................... 16
7.3 CAPAIAN 3 ................................................................................................... 17
8. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN ......................................................................... 19
9. HELPDESK ............................................................................................................ 19
MANUAL PENGGUNA
3
1. PENDAHULUAN
Manual ini disediakan sebagai panduan kepada semua pengguna e-mel Jabatan
untuk melakukan sendiri semakan kata laluan sudah tamat tempoh atau tidak, dan
menukar kata laluan sekiranya telah tamat tempoh atau akan tamat tempoh.
Penukaran kata laluan ini adalah selaras dengan Dasar Keselamatan ICT (DKICT)
Jabatan, Seksyen 07 Dasar Kawalan Capaian yang mengkehendaki semua
pengguna menukar kata laluan akaun e-mel masing-masing setiap tempoh 90 hari.
2. KEPERLUAN PELAKSANAAN
2.1 Operating System
Sekurang-kurangnya Microsoft Windows XP Professional
2.2 Alat bantu
i) Komputer masing-masing yang mempunyai sambungan rangkaian;
ii) Perisian pelayar Internet seperti Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet
Explorer dll;
iii) Perisian MS Office Outlook sekurang-kurang versi 2003.
2.3 Prosedur yang terlibat:
i) Semakan jenis capaian Outlook yang sedang digunakan (Exchange atau
POP/SMTP);
ii) Semakan status kata laluan semasa (telah tamat tempoh atau belum);
(Langkah ini hanya perlu dibuat sekali sahaja iaitu kali pertama
pengguna mengakses e-mel selepas penguatkuasaan dilakukan);
iii) Kaedah menukar kata laluan
(Langkah yang akan digunakan untuk menukar kata laluan sebelum
tamat tempoh 90 hari);
iv) Mengguna pakai kata laluan baru.
(Langkah yang perlu dilakukan setiap kali sesudah menukar kata
laluan).
MANUAL PENGGUNA
4
3. SEMAKAN CAPAIAN YANG DIGUNAKAN
Terlebih dahulu, pengguna perlu menyemak apakah jenis capaian yang digunakan
oleh aplikasi MS Office Outlook pada komputer masing-masing. Jenis capaian yang
digunakan menentukan bagaimana kata laluan digunakan.
Terdapat dua (2) jenis capaian aplikasi MS Office Outlook yang digunakan di
Jabatan Perangkaan Malaysia iaitu
i) Exchange; dan
ii) POP/SMTP
Untuk menyemak jenis capaian Outlook yang digunakan pada komputer masing-
masing adalah seperti berikut:
a) Bagi komputer yang menggunakan MS Office Outlook 2007 atau versi yang
lebih terkini) :
i) Klik Start Menu > Control Panel
ii) Set View by: kepada Small Icons (bagi Windows 7); atau
Set Switch to Classic View (bagi Windows XP)
iii) Buka Mail > klik Show Profiles...
iv) Klik pada profil yang digunakan > Klik Properties > Klik E-mail
Accounts...
v) Semak pada tab E-mail, apakah jenis capaian yang digunakan bagi
alamat e-mel yang dipaparkan. Dalam contoh gambar di bawah, jenis
capaian yang digunakan adalah Exchange.
MANUAL PENGGUNA
5
b) Bagi komputer yang menggunakan MS Office Outlook 2003 :
i) Klik Start Menu > Control Panel
ii) Set View by: kepada Small Icons (bagi Windows 7); atau
Set Switch to Classic View (bagi Windows XP)
iii) Buka Mail > klik Show Profiles...
iv) Klik pada profil yang digunakan > Klik Properties > Klik E-mail
Accounts...
v) Semak pada akaun yang dipaparkan di bawah kolum Name. Dalam
contoh gambar di bawah, jenis capaian adalah POP/SMTP.
Setelah membuat semakan bagi mengenal pasti jenis capaian yang digunakan
(Exchange atau POP/SMTP), ia akan menentukan kaedah yang akan digunakan
untuk semakan dan menukar kata laluan dalam para 4 dan seterusnya
mengguna pakai kata laluan baru dalam para 7.
4. TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL SELEPAS 1 MAC 2014
Mulai 1 Mac 2014 iaitu selepas penguatkuasaan polisi kata laluan dibuat, pengguna
e-mel perlu menyemak sendiri sama ada kata laluan e-mel masing-masing telah
tamat tempoh atau belum.
Semakan ini hanya perlu dibuat sekali sahaja iaitu kali pertama pengguna
mengakses e-mel selepas penguatkuasaan dilakukan. Setelah semakan ini
dilakukan, pada masa akan datang pengguna tidak lagi perlu melakukan perkara 4.
MANUAL PENGGUNA
6
Ini kerana e-mel notifikasi akan dihantar kepada pengguna yang mana kata
laluannya hampir tamat tempoh.
Kaedah semakan terbahagi kepada 3 jenis, bergantung kepada lokasi dan jenis
capaian yang digunakan dalam aplikasi MS Office Outlook. Kaedah semakan yang
digunakan adalah berdasarkan Jadual Jenis Capaian di bawah.
Jenis Capaian
Lokasi
EXCHANGE POP / SMTP
Ibu Pejabat Putrajaya /
MINLON / ILSM Capaian 1 Capaian 3
JP Negeri / Pejabat
Operasi Capaian 2 Capaian 3
Jadual Jenis Capaian.
4.1 CAPAIAN 1
Kaedah ini adalah bagi pengguna e-mel yang berada di Ibu Pejabat Putrajaya,
Minlon dan ILSM sahaja (PC join domain) dan menggunakan setting MS
Exchange Server Settings.
i) PC dihidupkan;
ii) Login Windows seperti biasa;
iii) Jika login Windows berjaya sehingga memaparkan desktop - bermakna
kata laluan belum tamat tempoh. Capaian e-mel boleh digunakan seperti
biasa;
MANUAL PENGGUNA
7
iv) Jika login Windows memaparkan mesej seperti di bawah, tekan OK untuk
menukar kata laluan dengan segera;
Windows 7 Windows XP
v) Tukar kata laluan dalam ruangan yang disediakan;
Kata laluan yang baru PERLU memenuhi syarat berikut:
Tidak kurang daripada 12 aksara
Tidak mengulangi kata laluan lama/sebelum ini.
Tidak menggunakan username sebagai kata laluan.
Windows 7 Windows XP
vi) Tekan bagi Windows 7; atau
tekan OK bagi Windows XP untuk teruskan penukaran kata laluan;
vii) Penukaran yang berjaya akan dipaparkan mesej berikut;
Windows 7 Windows XP
MANUAL PENGGUNA
8
viii) Tekan OK.
Login Windows telah berjaya menggunakan kata laluan baru. Capaian e-mel
menggunakan MS Outlook akan terus login kepada server e-mel menggunakan
credential baru semasa login Windows menggunakan kata laluan baru.
Penggunaan kata laluan baru ditunjukkan dalam para 7.1 CAPAIAN 1.
4.2 CAPAIAN 2
Kaedah ini adalah bagi pengguna e-mel yang berada di JP Negeri dan
Pejabat Operasi yang menggunakan MS Exchange Server Settings.
i) PC dihidupkan;
ii) Login Windows seperti biasa;
iii) Buka aplikasi pelayar Internet seperti Internet Explorer, Mozilla Firefox dll;
iv) Taip URL Webmail - https://mail.stats.gov.my;
v) Login menggunakan ID masing-masing;
vi) Jika login melalui webmail berjaya dan memaparkan interface webmail -
bermakna kata laluan yang digunakan belum tamat tempoh;
vii) Jika webmail memaparkan mesej di bawah, bermakna kata laluan telah
tamat tempoh dan perlu ditukar dengan segera;
MANUAL PENGGUNA
9
viii) Masukkan maklumat dalam ruangan disediakan dan tekan Submit ;
Kata laluan yang baru PERLU memenuhi syarat berikut:
Tidak kurang daripada 12 aksara
Tidak mengulangi kata laluan lama/sebelum ini.
Tidak menggunakan username sebagai kata laluan.
MANUAL PENGGUNA
10
ix) Penukaran yang berjaya akan memaparkan mesej berikut, tutup pelayar
Internet.
Selepas ini, kata laluan lama tidak lagi sah digunakan. Penggunaan kata
laluan baru boleh dirujuk dalam para 7.2 CAPAIAN 2.
4.3 CAPAIAN 3
Kaedah ini adalah bagi SEMUA pengguna e-mel yang masih menggunakan
setting POP/SMTP.
Sila rujuk perkara 4.2 CAPAIAN 2. Kaedah yang digunakan adalah sama.
Untuk mengguna pakai kata laluan baru yang telah disetkan, sila rujuk para 7.3
CAPAIAN 3.
5. NOTIFIKASI KATA LALUAN AKAN TAMAT TEMPOH
Setelah semakan dilakukan pada kali pertama selepas penguatkuasaan polisi kata
laluan, pengguna tidak lagi perlu melakukan semakan. Pada masa akan datang
emel notifikasi dihantar kepada pengguna sekiranya kata laluan hampir tamat.
E-mel notifikasi yang dihantar adalah seperti di bawah:
MANUAL PENGGUNA
11
Sekiranya pengguna mula menerima e-mel notifikasi tersebut, kata laluan
hendaklah ditukar sebelum ia tamat tempoh pada tarikh yang dinyatakan. Untuk
menukar kata laluan sila ikuti langkah-langkah dalam para 6.
Selepas penukaran kata laluan dibuat, sila ikut para 7 untuk mengguna pakai kata
laluan baru berdasarkan jenis capaian yang digunakan.
6. LANGKAH-LANGKAH PENUKARAN KATA LALUAN
Terdapat beberapa kaedah bagi penukaran kata laluan yang boleh digunakan.
Namun dalam manual ini, kaedah yang diberikan ini boleh diguna pakai oleh semua
pengguna sama ada di Ibu Pejabat, JP Negeri mahupun Pejabat Operasi (PO) tidak
kira apa jua kaedah capaian e-mel yang digunakan.
Kaedah yang digunakan adalah menggunakan laman Webmail. Langkah-langkah
untuk menukar kata laluan menggunakan kaedah ini adalah seperti berikut:
i. Buka pelayar Internet (cth: Mozilla Firefox);
ii. Taip URL - https://mail.stats.gov.my
iii. Masukkan username dan password > Klik Sign in;
MANUAL PENGGUNA
12
iv. Klik Options > Change Your Password...;
v. Masukkan kata laluan semasa dan kata laluan baru kemudian klik
Save. Kata laluan yang baru PERLU memenuhi syarat berikut;
Tidak kurang daripada 12 aksara
Tidak mengulangi kata laluan lama/sebelum ini.
Tidak menggunakan username sebagai kata laluan.
MANUAL PENGGUNA
13
NOTA:
Polisi Complexity (gabungan antara perkataan, nombor dan simbol)
bagi kata laluan tidak ditetapkan tetapi digalakkan bagi meningkatkan
tahap keselamatan kata laluan yang digunakan.
vi. Penukaran yang berjaya akan menerima mesej berikut;
vii. Kemudian webmail akan sign out secara automatik ;
viii. Uji kata laluan baru dengan sign in semula menggunakan kata laluan
yang telah ditukar.
Setelah selesai, kata laluan baru mestilah digunakan untuk membuat capaian
kepada e-mel Jabatan masing-masing. Kata laluan lama sudah tidak sah untuk
digunakan.
MANUAL PENGGUNA
14
7. MENGGUNA PAKAI KATA LALUAN BARU
Setelah menukar kata laluan pada webmail, kata laluan lama sudah tidak sah untuk
digunakan. Kata laluan baru yang telah ditukar hendaklah digunakan dan
pengemaskinian kata laluan dalam MS Outlook pada komputer perlu dilaksanakan.
Kaedah penggunaan kata laluan baru terbahagi kepada tiga (3) jenis bergantung
kepada lokasi dan jenis capaian yang telah disemak melalui para 3 di atas.
Pecahan penggunaan berdasarkan jenis capaian adalah seperti berikut:
Jenis Capaian
Lokasi
EXCHANGE POP / SMTP
Ibu Pejabat Putrajaya /
MINLON / ILSM Capaian 1 Capaian 3
JP Negeri / pejabat
operasi Capaian 2 Capaian 3
7.1 CAPAIAN 1
Kaedah ini akan digunakan oleh pengguna di Ibu Pejabat Putrajaya, Wisma
Minlon dan Institut Latihan Statistik Malaysia (ILSM) yang menggunakan
capaian aplikasi MS Office Outlook jenis Exchange.
Kebanyakan komputer pengguna di tiga lokasi ini akan join domain Active
Directory STATS dan pengguna akan login Windows PC menggunakan ID
domain masing-masing iaitu sama dengan ID e-mel Jabatan.
Langkah-langkah untuk mengguna pakai kata laluan baru adalah seperti
berikut:
i) Restart komputer
ii) Login semula Windows PC menggunakan kata laluan baru.
iii) Buka aplikasi MS Office Outlook.
iv) MS Office Outlook akan connect kepada server secara automatik
menggunakan credential yang digunakan oleh pengguna semasa login
MANUAL PENGGUNA
15
Windows PC sebentar tadi. Pengguna tidak perlu menaip semula kata
laluan untuk mengakses e-mel.
v) Sekiranya MS Office Outlook terputus hubungan dengan server, Outlook
akan popup window meminta pengguna memasukkan username dan
password. Format username hendaklah sentiasa menggunakan
STATS\<username>. Gantikan <username> dengan id masing-masing.
Contoh : STATS\testuser
MANUAL PENGGUNA
16
7.2 CAPAIAN 2
Kaedah Capaian 2 akan digunakan oleh pengguna di JP Negeri dan
Pejabat Operasi yang menggunakan capaian aplikasi Office Outlook jenis
Exchange.
Komputer pengguna adalah stand-alone, tidak join domain.
Langkah-langkah untuk mengemaskini kata laluan baru adalah seperti
berikut:
i) Buka aplikasi MS Office Outlook;
ii) Tunggu sedikit masa untuk aplikasi Office Outlook initiate connection
dengan server;
iii) Outlook akan memaparkan popup window meminta pengguna
memasukkan username dan password. Format username hendaklah
sentiasa menggunakan STATS\<username>.
Contoh : STATS\testuser
iv) Sekiranya MS Office Outlook terputus hubungan dengan server,
Outlook akan popup window meminta pengguna menaip username dan
password. Apabila diminta pengguna hendaklah mengikutinya supaya
capaian sentiasa ada.
MANUAL PENGGUNA
17
7.3 CAPAIAN 3
Kaedah Capaian 3 akan digunakan bagi pengguna di SEMUA LOKASI
selain yang dinyatakan di atas yang menggunakan capaian aplikasi Office
Outlook jenis POP/SMTP.
Langkah-langkah untuk mengemaskini kata laluan baru adalah seperti
berikut:
i) Klik Start Menu > Control Panel
ii) Set View by: kepada Small Icons (bagi Windows 7); atau
Set Switch to Classic View (Windows XP);
iii) Buka Mail > klik Show Profiles...
iv) Klik untuk memilih profil yang digunakan > Klik Properties > Klik E-mail
Accounts...
v) Bagi versi MS Office 2007 atau terkini, klik akaun di bawah Name >
Klik Change...
MANUAL PENGGUNA
18
vi) Masukkan kata laluan baru pada ruangan Password:
vii) Klik Next > Finish untuk keluar;
viii) Bagi aplikasi MS Office Outlook 2003, ulang langkah i. - iv. seperti di
atas;
ix) Pilih View or change existing e-mail accounts > klik Next;
x) Klik akaun di bawah Name > Klik Change
xi) Masukkan kata laluan baru pada ruangan Password:
xii) Klik Next > Finish untuk keluar;
xiii) Tutup Control Panel.
MANUAL PENGGUNA
Februari 2014
19
8. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
Pengguna e-mel Jabatan yang masih menggunakan capaian e-mel Outlook
jenis POP3 dinasihatkan supaya menukar kepada jenis Exchange pada masa
akan datang. Terdapat beberapa kelebihan menggunakan jenis Exchange
berbanding menggunakan capaian POP / SMTP seperti paparan addressbook
Jabatan dan sharing calendar. Mohon berhubung dengan JTK untuk penukaran
setting tersebut.
9. HELPDESK
Sebarang pertanyaan dan bantuan teknikal berkenaan perkara di dalam manual ini,
sila berhubung dengan Pentadbir E-mel Jabatan atau Meja Bantuan Teknikal seperti
berikut:
i. Cik Azlinda Mat Sanin
Pegawai Teknologi Maklumat
No. Tel : 03-8885 7872
E-mel : [email protected]
ii. Encik Mohd Kasim Samad
Penolong Pegawai Teknologi Maklumat
No. Tel : 03-8885 7869
E-mel : [email protected]
iii. Encik Razman Hashim
Penolong Pegawai Teknologi Maklumat
No. Tel : 03-8885 7867
E-mel :[email protected]
iv. Meja Bantuan Teknikal BPM
Bilik Baik Pulih
No. Tel : 03-8885 7623
v. Encik Hidzir Idzani dan Mohd Hafidzzuddin (MINLON)
Penolong Pegawai Teknologi Maklumat (S)
No. Tel : 03-9847 9226
vi. Juruteknik Komputer ILSM dan JP Negeri